Questionário Organização e Métodos

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POLÍCIA MILITAR DO DISTRITO FEDERAL
DEPARTAMENTO DE EDUCAÇÃO E CULTURA/ISCP
ACADEMIA DE POLÍCIA MILITAR DO DISTRITO FEDERAL
LUCAS FONCECA DE MORAES
ANDRÉ AGUIAR TRINDADE
DIEGO VITORINO DE MORAIS
NICOLAS DE MELO VALLE
LUIZ DE CARVALHO LEAL NETO
JORGE DE ANDRADE E SILVA RODRIGUES PEREIRA
		
ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS
Brasília/DF
2019
LUCAS FONCECA DE MORAES
ANDRÉ AGUIAR TRINDADE
DIEGO VITORINO DE MORAIS
NICOLAS DE MELO VALLE
LUIZ DE CARVALHO LEAL NETO
JORGE DE ANDRADE E SILVA RODRIGUES PEREIRA
ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS
Trabalho apresentado no curso de Ciências Policiais, do Instituto Superior de Ciências Policiais, como exigência parcial para aprovação na disciplina de Organização e Métodos
Instrutor: Professor César Viana 
Brasília/DF
2019
QUESTIONÁRIO COM AS RESPOSTAS
Com base na aula ministrada pelo professor Cesar Viana e os textos “As empresas são grandes coleções de processos e Processo, que processo?”. Responda as questões a seguir:
Obs: os grupos serão os mesmos já definidos na disciplina, o documento em Word deverá ser enviado para registro e correção.
1. Caracterize o que é Mapeamento de processos (exemplifique).
 		Trata-se do desenho dos fluxos de processos interligados e interdependentes em determinada organização. Traz maior precisão do que um simples diagrama, mostrando todas outras características do processo, como: elementos, atores, eventos e resultados. Tem por escopo fornecer informações e propriedades sobre o processo que está sendo desenvolvido, e desta forma auxiliar os executores na tomada de decisão. Como exemplo, cita-se o modelo de mapeamento AS IS, que demonstra o correto fluxo do processo, bem como suas características e propriedades.
2. Exemplifique uma ação que poderá ser feita no pelotão de vocês e que caracterize uma modelagem de processos (descreva pelo menos tarefas).
 		Uma ação que poderia ser realizada no pelotão seria a divisão de setores da Academia em blocos e áreas para a realização de faxinas, de modo que o pelotão seria dividido em 5 a 6 grupos, e cada integrante seria responsável por uma tarefa. Ex.: Cadete responsável pela fiscalização (antes, durante e depois) e coordenação da faxina; Cadete responsável por levar e recolher os materiais; Cadete responsável por varrer e fazer montes de lixo; Cadete responsável por recolher o lixo; Cadete responsável por despachar o lixo em recipiente apropriado;
3. Responda o que vem a ser Gestão de processos e Gestão por processos, caracterize
 		Gestão de processos trata-se de disciplina que visa desenvolver, melhorar, obter características de determinado processo, ou seja, verificar se os processos mapeados, estão sendo controlados e mantidos sobre controle, para se ter um bom funcionamento. 
 		Gestão por processos trata-se do macro, em que a organização é vista de forma ampla e abrangente; trata-se ainda, da inter-relação entre os diversos processos de uma organização. 
 4. Defina o que é o modelo AS-IS e quando ele é utilizado.
 		O modelo AS-IS é uma das ferramentas de gestão que dispõe o administrador no âmbito do mapeamento de processos. Tal modelo define a situação atual do processo, ou seja, como ele é na prática daquela organização.
 		O modelo AS-IS geralmente é utilizado quando o administrador solicita aos indivíduos envolvidos no dia a dia do processo que relate como é realizada suas atribuições na organização. É também chamado de levantamento, onde o administrador terá o diagnóstico das atividades desenvolvidas pela organização.
5. Cite os níveis de detalhamento de expressão do processo, explique o que cada um é.
 	 Os processos podem ser expressos em vários níveis de detalhes, que seriam:
a) Diagrama de processo anotação simples do fluxo de trabalho básico. Omite detalhes menores;
b) Mapeamento do processo maior precisão do que um diagrama, contendo relacionamento com outros elementos, como atores, eventos e resultados;
c) Modelagem representa o desempenho do que se está sendo estudado e, portanto, requer maior precisão de dados do processo e dos fatores que afetam seu desempenho, Fornece capacidade de simulação.
6. Cite quais são as informações básicas de um modelo.
 	Um modelo necessita ter como informações básicas:
a) Fatores que afetam ou interagem com o processo, como cliente, fornecedores e eventos externos;
b) Estrutura hierárquica ou funcional – como as pessoas trabalham em conjunto;
c) Estrutura departamental ou funcional – como as pessoas trabalham em conjunto;
d) Decisões tomadas durante o processo; e
e) Atividades que ocorrem dentro do processo.
7. Explique o que vem a ser um fluxograma.
 	Fluxograma é a demonstração, através de símbolos, do fluxo do processo. Cada símbolo representa uma etapa do processo, o qual indica seja início ou término, seja decisão, direção ou atividade que precisa ser executada, entre outros.
8. Detalhe os principais símbolos utilizados.
	Os principais símbolos utilizados são:
9. Detalhe com um fluxograma a atividade da retirada de faltas na formatura.
	10. Utilizando BPMN defina o que vem a ser: piscina, raia, pista, handoff, evento, atividade e gateway.
		Piscina: É o agrupamento de tarefas em um processo. É desdobrado em raiais, as quais indicas as áreas responsáveis por cada atividade dentro do processo.
		Raia: É a representação gráfica que tem por base a disposição do processo por unidades organizacionais.
		Pista: É a limitação, para divisão de tarefas, dos setores responsáveis por cada raia dentro da piscina.
		Handoff: É a mudança de responsável no curso do processo;
		Evento: São os fatos que acontecem no fluxo do processo.
		Atividade: Desdobramento lógico dos eventos. Os eventos impõe a realização de atividades para o desencadeamento do processo, até que sua finalidade seja atingida.
		Gateway: São os desvios que o processo sofrerá, dentro das hipóteses apresentadas, tal qual na tomada de decisão, onde o SIM dirá o caminho para uma ação e o NÃO para outra ação. 
		11. Quais são as fases da modelagem AS-IS?
	Para realização da modelagem AS-IS na qual irá se buscar apontar a situação atual dos processos da organização.
	As seguintes fases devem ser seguidas para sua realização, quais sejam a realização da entrevista (identificação das tarefas e atividades) e posteriormente o desenho dos fluxos (retratando o resultado das entrevistas). 
12. Explique o que vem a ser:
a) PDCA
	Ferramenta utilizada no controle de processos para melhoria da qualidade destes. Se divide em quatro fases quais sejam: Planejar (Plan) momento em que irá se definir metas e métodos para alcance das metas e consequentemente do objetivo final, Fazer (Do) Nesta fase irá se educar e treinar conforme o método escolhido e assim realizar o trabalho e coletar dados, Checar (Check) momento em que se verifica os resultados e Agir (Act) fase na qual se atua de forma corretiva através do feedback recebido. Vale ressaltar que tal ferramenta deve ser aplicada continuamente sempre no intuito de melhorar os processos sempre que algum erro ou falha é detectada.
b) PDSA
	Ferramenta da administração que diferentemente da anterior (PDCA) tem como foco o aproveitamento de oportunidades através do ciclo da Gestão da Oportunidade e não apenas detectar aquilo que é bom ou ruim dentro do processo, ou mesmo, certo ou errado. Por meio de quatro fases que são: Planejar (Plan), Fazer (Do), Estudar (Study) e Agir (Agir), o que se busca são oportunidades de melhorias, que independem de erros ou falhas, através de uma postura mais proativa, preventiva e que se preocupa mais com a saúde das práticas e não com a simples ausência de problemas destas, sempre com intuito de aperfeiçoar resultados. 
c) PDCSL
	Considerada mais completa que as anteriores (PDCA e PDSA) por atender, segundo autores, o que prega a essência do Aprendizado Organizacional, o PDSCL que se divide em cinco fases: Planejar (Plan), Do (Fazer), Checar (Check), Estudar (Study) e Aprender (Learn) e tem como foco sistematizara busca por novas entradas (inputs) capazes de levar a força de trabalho ou o indivíduo a aprender (ou não) algo capaz de gerar uma nova visão de gestão que permita gerar aperfeiçoamentos, refinamentos e inovações para a organização, ou seja, não se busca a simples melhora da performance, mas também, compreender o problema. 
	13. O que são Stakeholders?
 	Stakeholders (Stake = interesse, participação, risco e Holder = aquele que possui) são tanto pessoas quanto outras organizações que, de alguma forma, são impactadas pelas ações que determinada empresa, negócio ou indústria realiza. Desta forma este termo abrange todas as partes interessadas e que indiretamente também têm capacidade de influenciar com suas decisões nesta organização. 
	Sendo assim, o termo stakeholders abrange desde a equipe interna envolvida em um projeto e os acionistas, até governo, concorrência, mídia especializada, ONGs, sindicatos. E dentro deste aspecto é válido diferenciar stakeholders de shareholders uma vez que para estes últimos só o fator econômico é levado em consideração, já no que tange aos primeiros, fatores como política, sociologia, economia e ética são também levados em conta. 
 
		14. Cite as responsabilidades do Analista de Negócios.
	São elas:
	ELICITAR as necessidades reais dos stakeholders, desta forma: a) descobrir e publicar algo que é latente ou potencial; b) considerar, propor e detalhar informações ou respostas.
	AJUDAR as organizações a encontrar as melhores soluções para suas necessidades ou problemas de acordo com os contextos internos e externos, além de descobrir novas oportunidades
15. Explique o que é o modelo dos oito gatilhos e quando empregamos.
	Consiste na realização de várias análises com o objetivo de levantar evidências presentes no próprio processo para gerar melhorias que sejam dele decorrentes. Parte do pressuposto que o questionamento sobre o atual sequenciamento de atividade pode levar a alternativas que sejam mais eficientes e/ou eficazes. O modelo dos 8 gatilhos não se trata, efetivamente, de uma metodologia concatenada de análise com 8 passos sequenciais. Pelo contrário: configura um modelo de análise único com o objetivo de questionar o status quo do processo e propor melhorias que tragam melhores resultados. O termo “8 gatilhos” faz referência a oito aspectos que podem ser considerados no momento desta investigação.
16. Cite os oito gatilhos.
	São eles:
1) Resultado de indicadores do processo
2) Variação de indicadores do processo
3) Gargalos
4) Handoffs
5) Interações humanas
6) Interações externas
7) Regras do negócio
8) Gaps.
17. O que vem a ser a modelagem TO-BE?
	Depois de analisar o processo “As Is”, como ele é, a fase do “To Be” tem o objetivo de criar ou desenhar projetos novos e melhores, mais eficientes e eficazes. Neste contexto, a simulação de cenários toma um papel bastante relevante, pois será como o auxílio dela que se poderá comparar o que está por vir no processo (o “To Be”, o futuro), com o que está ocorrendo agora no processo atual. Esse processo conta com as seguintes atividades principais:
 a) desenho do processo “To be”; 
b) definição das atividades do processo; 
c) análise de lacunas e comparações;
d) desenho e análise da infraestrutura de tecnologia da informação;
e) simulação, testes e aceite do modelo; 
f) criação do plano de implantação.
	18. O que vem a ser a modelagem TO-DO?
	Ela parte da modelagem TO-BE e analisa os processos de forma a agregar valor ao processo, ou seja, implementar práticas ou tecnologias que podem otimizar os processos institucionais e evitar desperdício.
		19. Defina e exemplifique um plano de ação:
		Plano de ação é uma ferramenta que lista as ações necessárias para o alcance de um objetivo. 	Como exemplo: Plano de ação em tópicos para lavar uma determinada viatura:
		-Estacionar a viatura no local onde será realizada a limpeza
		-Separar os materiais de limpeza e secagem
		-Verificar a fonte de água
		-Executar a limpeza e secagem
		-Verificar se a limpeza foi realizada corretamente
		20. O que é um procedimento?
		É a forma com que algo é executado.
		21. Qual é a ferramenta utilizada para definir um procedimento?
		Para definir um procedimento, diversas ferramentas da qualidade podem ser utilizadas. Como exemplo: Brainstorming e 5W2H e ciclo PDCA.