Slide da Unidade - Compras e Negociação

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<p>ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS</p><p>GUSTAVO SILVA OLIVEIRA</p><p>U N I D A D E 0 3</p><p>Unidade 3 | Introdução</p><p>O processo de compras compreende uma gama de fatores</p><p>indispensáveis para o desenvolvimento empresarial,</p><p>cabendo ao planejamento das empresas buscar</p><p>constantemente o aprimoramento das atividades e</p><p>buscando novas alternativas para conduzir as compras.</p><p>Unidade 3 | Objetivos</p><p>1. Verificar quais os atributos para obter um fluxo contínuo de</p><p>suprimentos para a produção, com preços acessíveis e padrões de</p><p>quantidade e qualidade.</p><p>2. Identificar os sistemas de compras que permitem comprar melhor e</p><p>encorajar novos fornecedores;</p><p>3. Definir a relação entre cliente e fornecedor para obtenção da</p><p>qualidade correta, além de investigar o sistema de custos</p><p>envolvidos nas compras;</p><p>4. Conhecer as condições adequadas de compras, as etapas para uma</p><p>boa negociação e aferir as características de atendimento e</p><p>relacionamento dos fornecedores.</p><p>Função compra</p><p>Para o correto fornecimento de produtos e</p><p>serviços, cabe à função de compras, adaptar as</p><p>questões de quantidade e qualidade.</p><p>Cabe lembrar que a função de compras deve</p><p>estar em concordância com as questões de</p><p>baixos custos e maximização de lucros, em</p><p>virtude da grande representatividade dos</p><p>materiais na estrutura do custo final de</p><p>produção.</p><p>A função compra</p><p>• Negociação adequada entre fornecedores e empresa;</p><p>• Buscar os melhores preços obedecendo padrões de</p><p>qualidade e quantidade;</p><p>• Controlar o fluxo de materiais para operacionalização dos</p><p>processos;</p><p>Estrutura de compras</p><p>Atualmente a estrutura de compras das organizações se configura da seguinte forma:</p><p>• Competência para realizar as compras;</p><p>• Apontamento de compras;</p><p>• Apontamento de preços;</p><p>• Apontamento dos estoques e do consumo;</p><p>• Apontamento de fornecedores;</p><p>• Especificações;</p><p>• Catálogos.</p><p>Atividades da Seção</p><p>de Compras</p><p>Pesquisa Aquisição Administração</p><p>Outras</p><p>competências</p><p>Estrutura de compras</p><p>Atividades de responsabilidade do setor de compras.</p><p>Gestor de</p><p>Materiais</p><p>Líder de</p><p>compras</p><p>Comprador</p><p>diverso</p><p>Comprador</p><p>técnico</p><p>Comprador de</p><p>materia-prima</p><p>Colaborador</p><p>de compra</p><p>Transportador</p><p>Estrutura de compras no ambiente empresarial.</p><p>Estrutura de compras</p><p>Estrutura de compras</p><p>Cada seção possui um responsável com atribuições para tomada de decisões. Assim, a</p><p>descrição dos cargos pode se configurar da seguinte maneira:</p><p>• Líder de compras: responsável por aferir as solicitações de compras dos diversos</p><p>produtos, pesquisar fornecedores, preços, concorrência, controle de prazos;</p><p>• Comprador diverso: efetua compras, porém sob inspeção do líder de compras e em</p><p>menor magnitude;</p><p>• Comprador técnico: atende necessidades técnicas, realizando compras de produtos</p><p>específicos. Responsável também pela assessoria técnica quanto a controle e</p><p>acompanhamento da entrega de produtos;</p><p>• Comprador de matéria-prima: suprimento de matéria-prima para todas as frentes de</p><p>produção, sob inspeção do líder de compras;</p><p>• Colaborador de compra: tem como função receber, lançar e controlar as solicitações</p><p>de compras e posteriormente elaborar conexão de fornecedores de acordo com cada</p><p>material;</p><p>As organizações adaptam-se as novas tendências</p><p>com os elementos básicos, que são:</p><p>• Duas ou mais aprovações: Neste sistema os</p><p>atores envolvidos nas decisões do fornecedor</p><p>escolhido. Corroborando nas decisões dos</p><p>compradores;</p><p>Sistema de compras</p><p>• Sistema de compras a três cotações: toma como premissa uma quantidade mínima de</p><p>cotações visando estimular competidores recentes. Anteriormente, seleciona</p><p>concorrentes potenciais evitando perda de tempo com muitos fornecedores não</p><p>potenciais;</p><p>• Documentação escrita: permite o registro de todas as etapas de negociação para</p><p>posterior revisão e conferência em relação a quaisquer dúvidas que venham a surgir</p><p>durante do processo de compras;</p><p>• Sistema de preço objetivo: afere o preço previamente, e explora a competição entre</p><p>fornecedores destacando que seus preços estão incoerentes</p><p>• Representa um documento que permite a autorização para que os responsáveis</p><p>realizem as compras. Além disso, é realizada em projetos em funcionamento ou até</p><p>mesmo para fornecimento da empresa.</p><p>Sistema de compras</p><p>• Neste momento ocorre o registro dos distintos</p><p>preços dos fornecedores quanto aos materiais em</p><p>que a compra foi requerida. Esta cotação deve ser</p><p>disponibilizada para verificação sempre que</p><p>necessário.</p><p>Coleta de preços</p><p>A solicitação de compra ocorre por</p><p>intermédio de um contrato com as</p><p>formalidades necessárias entre os</p><p>fornecedores e as organizações, compondo</p><p>as premissas necessárias em relação aos</p><p>atributos das compras estabelecidas.</p><p>Solicitação de compras</p><p>Número da</p><p>solicitação de</p><p>compra</p><p>Recebimento Retorno</p><p>Número da</p><p>solicitação de</p><p>compra</p><p>Recebimento Retorno</p><p>Solicitação de compras</p><p>Número da</p><p>solicitação de</p><p>compra</p><p>Recebimento Retorno</p><p>Número da</p><p>solicitação de</p><p>compra</p><p>Recebimento Retorno</p><p>Supervisão de compra</p><p>• Anteriormente foi mencionado da</p><p>indispensabilidade de um bom</p><p>relacionamento entre os compradores e</p><p>fornecedores. Cabendo aos compradores</p><p>envolvidos a elaboração de um documento</p><p>com informações dos fornecedores.</p><p>Supervisão de compra</p><p>Cabe ao comprador responsável realizar a manutenção dos arquivos registrando</p><p>todas as informações como:</p><p>• Monitoramento de todas as etapas de compras;</p><p>• Vitalidade dos materiais;</p><p>• Prazos a serem cumpridos;</p><p>• Oscilações de preços;</p><p>• Entradas de produtos;</p><p>• Condições de pagamentos;</p><p>• Mudanças nos volumes solicitados.</p><p>Qualidade correta e Preço-custo</p><p>Controle e garantia da qualidade</p><p>• Um dos pontos que exige maior atenção por parte dos gestores é</p><p>controlar a qualidade de manter constante os níveis</p><p>predeterminados de qualidade para materiais, considerando as</p><p>políticas restritivas das organizações.</p><p>Controle e garantia da qualidade</p><p>Garantia das</p><p>conformidades</p><p>Questões internas</p><p>Materias Matéria prima</p><p>Instalações Custos</p><p>Colaboradores</p><p>Questões externas</p><p>Mercado</p><p>Consumidores</p><p>Governo</p><p>Juros</p><p>Concorrência</p><p>Diagnósticos que a organização deve realizar.</p><p>Controle e garantia da qualidade</p><p>O controle de qualidade no ambiente empresarial é de responsabilidade de um grupo de</p><p>pessoas com atributos técnicos e podem se configurar pelas seguintes ações:</p><p>• Gerência participativa: contato direto entre os gerentes e os demais colaboradores para</p><p>alinhas informações;</p><p>• Comunicabilidade eficiente: elo de comunicação bem consolidado para que as não</p><p>conformidades sejam resolvidas instantaneamente. Em algumas empresas existe um</p><p>sistema de comunicação integrado.</p><p>• Capacitação de colaboradores: Para um efetivo funcionamento e andamento das atividades,</p><p>as organizações devem focar no treinamento e capacitação de seus colaboradores;</p><p>• Inovação: as empresas devem buscar constantemente as novidades de mercado, visando</p><p>otimizar seus processos produtivos e atender com maior agilidade os clientes;</p><p>Controle e garantia da qualidade</p><p>• Atendimento de qualidade: considerar</p><p>constantemente as especificações de acordo com as</p><p>exigências dos consumidores;</p><p>• Capacitação de colaboradores: Para um efetivo</p><p>funcionamento e andamento das atividades, as</p><p>organizações devem focar no treinamento e</p><p>capacitação de seus colaboradores.</p><p>Controle e garantia da qualidade</p><p>• Atenuação de falhas: durante o processo pode acontecer</p><p>falhas, tanto internas quanto externas. Assim cabe aos</p><p>gestores traçar um protocolo para ações corretivas e</p><p>preventivas;</p><p>• Ferramentas de controle de qualidade: atualmente a</p><p>literatura traz inúmeras ferramentas que corroboram com</p><p>a identificação e solução de não conformidades em tempo</p><p>hábil e com eficiência.</p><p>Controle e garantia da qualidade</p><p>As distintas definições dos padrões de qualidade podem se configurar, por:</p><p>• Especificações;</p><p>• Marca;</p><p>• Desenhos;</p><p>• Mercado;</p><p>• Amostra;</p><p>• Combinações de definições.</p><p>Preço-custo</p><p>Os custos podem se retratar de diversas maneiras conforme os processos empresariais e podem</p><p>ser explorados das seguintes maneiras:</p><p>• Custo padronizado: Neste sistema o</p><p>custo é anteriormente determinado cientificamente,</p><p>adotando condições normais de operações;</p><p>• Custo da fabricação: sistema implantado em produções constantes, produzindo na maioria dos</p><p>casos para estoques;</p><p>• Custo conforme determinação de produção: as empresas realizam suas produções conforme</p><p>encomendas ou lotes pre-estabelecidos.</p><p>Os custos podem ser divididos de duas maneiras, conforme alocação e aferição:</p><p>• Diretos: gastos típicos, relacionados diretamente com produto e serviço, como por exemplo:</p><p>salários e encargos com a produção.</p><p>• Indiretos: todos os gastos para a organização realizar as atividades, sem ter relação direta com o</p><p>produto e serviço, como por exemplo: energia elétrica, água, aluguéis.</p><p>Preço-custo</p><p>Já conforme as questões de formação ou natureza, os custos configuram-se da</p><p>seguinte maneira:</p><p>• Fixos: Gastos que não se alteram com o volume de produção, como por exemplo,</p><p>depreciação, aluguel.</p><p>• Variáveis: gastos relativos à quantidade de produção e vendas, exemplo:</p><p>comissão de venda, transporte, insumos.</p><p>Condições de compra, Negociação e Fontes de</p><p>fornecimento</p><p>Condições de compra</p><p>Prazos</p><p>Para que os processos produtivos ocorram de</p><p>maneira constante e sem falhas é necessário a</p><p>definição dos prazos, considerando os eventos</p><p>que podem ocorrer em determinado período.</p><p>Condições de compra</p><p>Carregamento (frete)</p><p>O carregamento em algumas empresas compreende os custos mais onerosos, pois compreende</p><p>uma parcela representativa no preço do produto. Em alguns casos o frete não está incluso no</p><p>preço do produto.</p><p>Embalagens</p><p>• Em algumas ocasiões são atribuídos valores relacionados às embalagens nos preços dos</p><p>produtos.</p><p>• Visto que alguns produtos necessitam de maiores cuidados em relação a proteção e para isso</p><p>são utilizadas embalagens tanto de proteção como de sofisticação.</p><p>Formas de pagamento</p><p>• Um dos grandes desafios para as empresas é alcançar boas formas para realizar os</p><p>pagamentos. Estas formas estão diretamente ligadas em muitos casos com questões de prazos</p><p>e benefícios para os dois lados negociantes.</p><p>Negociação</p><p>• Um dos principais objetivos dos processos</p><p>de compras é manter uma relação direta e</p><p>franca entre empresa e fornecedores.</p><p>Em concordância com Dias (2010), em suma</p><p>os processos de negociação seguem as</p><p>seguintes questões:</p><p>• Preparação: nesta etapa são definidos os</p><p>objetivos e a busca no atendimento das</p><p>expectativas;</p><p>• Abertura: fase em que ocorre a</p><p>consolidação e são explorados os objetivos</p><p>das partes envolvidas;</p><p>Negociação</p><p>• Exploração: confere-se as necessidades com perguntas objetivas;</p><p>• Apresentação: neste momento é realizado a relação dos objetivos e</p><p>expectativas iniciais com as necessidades da outra parte;</p><p>• Clarificação: adota-se as argumentações verificadas como</p><p>oportunidades para fornecer mais informações;</p><p>• Ação final: nesta fase busca-se o acordo ou decisão final.</p><p>Fontes de fornecimento</p><p>• Conforme observado anteriormente, no momento de escolha dos</p><p>fornecedores deve-se analisar questões de preço, qualidade,</p><p>prazos, condições de pagamento, descontos, entre outros.</p><p>• O processo de compras precisa estabelecer parcerias com</p><p>fornecedores idôneos que atuem de acordo com o esperado pelos</p><p>compradores.</p><p>Fontes de fornecimento</p><p>Fornecedor</p><p>Matéria-prima</p><p>ServiçosMão de obra</p><p>Classificação dos fornecedores.</p><p>Fontes de fornecimento</p><p>Diferença entre os fornecedores:</p><p>• Rotineiros: configuram-se nos fornecedores comuns, com atributos de produtos</p><p>padronizados e comerciais;</p><p>• Específicos: prestam bens e serviços de maneira isolada, pois apresentam</p><p>mecanismo específicos que não são oferecidos por fornecedores habituais;</p><p>• Monopolista: Quando detém produtos exclusivos no mercado consumidor. Nestes</p><p>casos a marcha de manobra se torna inexistente, corroborando para que os</p><p>compradores continuem a manter seu interesse na aquisição.</p><p>Resumindo</p><p>• Nesta unidade letiva, compreendemos que o processo de compras é bastante</p><p>complexo e que a empresa deve estar se atualizando constantemente para adquirir</p><p>produtos com quantidade necessária e qualidade.</p><p>• Verificamos toda a estrutura de compras com seus componentes e responsáveis e os</p><p>diagnósticos necessários.</p><p>• Verificamos os sistemas de compras e as medidas essenciais para realização dos</p><p>procedimentos corretos e benéficos para a empresa. Juntamente com estes fatores</p><p>agregamos as questões de controle e garantia da qualidade para desenvolvimento</p><p>empresarial e premissas de preço-custo.</p><p>• Por fim, verificamos as condições de compras que as empresas podem articular, as</p><p>fontes de fornecimento e as questões de negociação atualmente praticadas no</p><p>mercado competitivo.</p><p>Obrigado!</p>