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Aula 03 Livro Didático Digital Rodrigo Souza da Costa Gestão de Estoque Diretor Executivo DAVID LIRA STEPHEN BARROS Diretora Editorial ANDRÉA CÉSAR PEDROSA Projeto Gráfico MANUELA CÉSAR ARRUDA Autor RODRIGO SOUZA DA COSTA Desenvolvedor CAIO BENTO GOMES DOS SANTOS Autor RODRIGO SOUZA DA COSTA Sou o professor Rodrigo Souza da Costa e me sinto honrado por poder, de alguma forma, contribuir com sua formação. A área de gestão é um dos principais problemas (se não o principal) para o crescimento socioeconômico do país. Dessa forma, a importância de especializar-se fica cada vez mais evidente para quem busca uma posição de destaque no mercado. Nossa profissão é muito dinâmica. Mudanças nas formas de gestão nos coloca em constante uma busca constante por aprendizado e adaptação ao ambiente de competição das empresas. Quando me foi passada a tarefa de lhe acompanhar em parte desse aprendizado, procurei buscar subsídios em minha formação e atuação profissional que pudessem ser relevantes para o seu aprendizado. Entre os meus passos nessa formação destaco: • Sou graduado em Administração pela Universidade Estadual de Maringá (UEM), realizei meu Mestrado em Administração pela Universidade Federal do Paraná (UFPR) e o Doutorado em Administração pela Pontifícia Universidade Católica do Paraná (PUCPR). • Atuo desde 2007 no ensino na graduação e Pós-graduação em diversas instituições do Sul do Brasil. • Realizo pesquisas na área de Administração, sobretudo no que tange a Estratégia Empresarial e Internacionalização de Empresas, tendo publicado mais de 40 artigos em periódicos e eventos nacionais e internacionais. Ministro as seguintes disciplinas: Teoria das Organizações, Estratégias Empresariais, Diagnóstico Organizacional, Gestão de Recursos Empresariais, Gestão da Produção, Gestão da Cadeia de Suprimentos, dentre outras. Espero que possa contribuir significativamente nessa etapa de sua formação. INTRODUÇÃO: para o início do desenvolvimen- to de uma nova competência; DEFINIÇÃO: houver necessidade de se apresentar um novo conceito; NOTA: quando forem necessários obser- vações ou comple- mentações para o seu conhecimento; IMPORTANTE: as observações escritas tiveram que ser prioriza- das para você; EXPLICANDO MELHOR: algo precisa ser melhor explicado ou detalhado; VOCÊ SABIA? curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias; SAIBA MAIS: textos, referências bibliográficas e links para aprofun- damento do seu conhecimento; REFLITA: se houver a neces- sidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou discutido sobre; ACESSE: se for preciso aces- sar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast; RESUMINDO: quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últimas abordagens; ATIVIDADES: quando alguma ativi- dade de autoapren- dizagem for aplicada; TESTANDO: quando o desen- volvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas; Iconográficos Olá. Meu nome é Manuela César de Arruda. Sou a responsável pelo projeto gráfico de seu material. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que: SUMÁRIO Gestão e controle de suprimentos ............................................. 12 Funções e Classificação dos Estoques .....................................................12 Funções dos Estoques ................................................................................ 15 Classificação ABC de Estoques: O Diagrama de Pareto ...... 16 Políticas de Controle de Estoques .................................................................21 Nível de Serviço .................................................................................................22 Estoque Médio ....................................................................................................22 Estoques: Básico, Em Trânsito e de Segurança .....................23 Ponto de Ressuprimento ...........................................................................23 Ciclo de Pedido ..................................................................................................24 Giro de Estoque ..................................................................................................24 Custo de Estoques e o Lote Econômico de Compras ................24 Custo do Item .......................................................................................................25 Custo do Pedido ................................................................................................25 Custo Unitário de Manutenção do Estoque .............................25 Custo de Falta de Estoque ...................................................................... 26 Lote Econômico de Compras ............................................................... 26 A Função Compras ..............................................................................29 Estrutura da função de compras ........................................................29 Organizações alternativas para compras ................................... 39 Seleção de Fornecedores ........................................................................47 Terceirização: fabricar ou comprar ....................................................52 Bibliografia .............................................................................................60 Gestão de Estoque 9 UNIDADE 03 Gestão de Estoque10 Olá, meu caro aluno! Tudo bem com você? Nesta unidade, o essencial é que você compreenda como se dá a gestão e o controle de suprimentos, principalmente sabendo qual a função e importância dos estoques para a empresa e utilizando técnicas de classificação destes estoques, com destaque para a Classificação ABC de Estoques, que tem como base o Diagrama de Pareto. Além disso, vale ressaltar aqui, a importância de você saber como são estipuladas as políticas de controle de estoques, bem como saber definir os custos relativos em estoque e estabelecer qual é o lote econômico de compras. Por fim, você verá a importância de saber como a função compras é organizada dentro das empresas, bem como entender formas alternativas de organização e seleção de fornecedores. Entendeu? Ao longo desta unidade letiva você vai mergulhar neste universo! INTRODUÇÃO Gestão de Estoque 11 Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 3. Nosso objetivo é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes competências profissionais até o término desta etapa de estudos: • Entender as funções e classificações dos estoques; • Analisar as políticas de controle dos estoques; • Elaborar os custos relacionados ao estoque e calcular o lote econômico de compras; • Entender a organização da função compras. Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento? Ao trabalho! OBJETIVOS Gestão de Estoque12 Gestão e Controle de Suprimentos Nesta unidade, vamos abordar uma atividade primária da Logística Empresarial, e da maior importância para a Gestão de Suprimentos em qualquer o organização: o gerenciamento dos estoques. Os estoques são importantes para qualquer segmento industrial, para os produtores agrícolas e pecuários, comerciantes atacadistas e varejistas, e quaisquer segmentos da indústria e mesmo da economia global. Se para alguns produtores é vantajoso esperar a época de melhor preço para comercializar sua safra, mantendo-a por alguns meses em estoque, em outros casos, como no setor pecuário, manter os animais por mais tempo antes do abate significa aumento de despesas em alimentação sem o ganho em peso no nível desejado. O equilíbrio necessário entre essas duas situações pode ser obtido através da gestão e controle de estoques de forma eficaz e eficiente. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante! Funções e Classificação dos Estoques Mas o quede ferramentas e supervalorizando os custos de materiais indiretos, inclusive os incorridos em estocagem, compras, inspeção e atividades similares. Além do mais, a análise de custos de curto prazo deixa de considerar as prováveis mudanças futuras nos custos relativos à mão de obra, materiais. Para decidir pela compra, a visão de longo prazo é a correta. Os números de custos devem incluir todos os itens relevantes, diretos e indiretos, e devem refletir o efeito das variações de custos antecipados. b) Capacidade. Quando o custo para fabricar uma peça é calculado, a determinação dos custos administrativos relevantes passa a ser uma tarefa difícil. Como ocorre na maioria das análises de custos administrativos, os custos relevantes para a decisão de fazer ou comprar são os custo incrementais (aqueles que não seriam incorridos se a peça fosse produzida externamente). c) Exigências da produção. A necessidade de um estreito controle das operações de produção é particularmente aguda em algumas empresas. Uma companhia cuja demanda está sujeita a extremas flutuações de curto prazo acha que seu departamento de produção deve operar programas excepcionalmente apertados. Este tipo de companhia geralmente produz um pequeno inventário das peças usadas em vários produtos diferentes. Entretanto, produz para um cliente individual requisitá-las. Peças exclusivas, portanto, influenciam o planejamento e programação de numerosas operações de submontagem e montagem. A condição eficiente das operações de montagem, portanto, depende da capacidade da empresa em obter as peças exclusivas não estocadas sem notificação; d) Exigências de qualidade. As exigências de qualidade exclusiva frequentemente representam uma segunda condição requerendo controle das operações de produção da peça. Certas peças de produtos técnicos são ocasionalmente muito difíceis de fabricar. Contornar esta Gestão de Estoque58 dificuldade, muitas vezes, requer uma especificação de qualidade exata não usual que a peça deverá atender. Em certos campos tecnológicos ou em áreas geográficas particulares, a empresa poderá achar que sua própria firma está em melhores condições para realizar uma produção aceitável. e) Instalações de capacidade limitada. Outra razão para compra em vez de fazer certas peças é a limitação física imposta pelas instalações de produção da empresa, que a administração decide usar o máximo possível na sua produção mais lucrativa. Dependerá, então, de fornecedores subcontratados para equilibrar suas necessidades totais quando sua capacidade estiver totalmente utilizada; e durante os períodos com parte da capacidade folgada, suas compras podem ser proporcionalmente reduzidas. f) Política de fontes múltiplas. Algumas firmas ocasionalmente fabricam e compram a mesma peça não padronizada, para ter disponível uma segunda fonte experiente e confiável de suprimento, para utilizar em eventuais emergências. g) Considerações sobre controle gerencial. As empresas ocasionalmente compram e fazem a mesma peça com o propósito de desenvolver dados de controle gerencial. Algumas empresas usam o desempenho de custo e qualidade dos fornecedores subcontratados como verificação de sua própria eficiência de produção interna. Se os custos internos para uma peça particular se elevam acima do custo do fornecedor, a empresa terá evidências de um desajuste. h) Considerações sobre aquisição e estoques. A decisão de comprar produz vários benefícios significativos na gestão das atividades de suprimentos e estoques. Para a gerência de suprimentos, uma decisão de compra tipicamente significa que terá poucos itens para comprar e poucos fornecedores para lidar. Usualmente, embora nem sempre, quando um componente é fabricado internamente, várias peças ou materiais diferentes devem ser comprados externamente para apoiar as operações internas. A correspondente decisão de comprar usualmente envolve somente um ou dois fornecedores e uma redução relativa nas compras, documentação e atividades de acompanhamento associadas. A mesma redução relativa na carga de trabalho ocorre nos Gestão de Estoque 59 grupos de recebimento, inspeção, estocagem e gestão de estoques. A tendência no sentido de favorecer a decisão de fabricar internamente a fim de estabilizar a produção e a flutuação de mão de obra é usualmente maior em pequenas do que nas grandes empresas. i) Fabricação própria. As competências essenciais mudam e uma reavaliação periódica das decisões de terceirização é uma necessidade estratégica. Embora seja geralmente oneroso e difícil retomar uma atividade para a fabricação interna, mudanças nas atividades essenciais, na tecnologia ou na estratégia podem exigir que uma empresa reverta à decisão de fazer ou comprar. O envolvimento contínuo é sempre necessário quando a decisão de comprar foi adotada. Gerenciar uma relação flexível para uma atividade terceirizada permite à empresa a realização dos ajustes quando os problemas surgem. Gestão de Estoque60 BIBLIOGRAFIA BALLOU, R. H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, 2001. CHITALE, A.K.; GUPTA, R.C. Materials Management: Text and Cases (2. edition). Nova Delhi: PHI, 2011. DIAS, M. A. P. Administração de materiais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 2010. POZO, H. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 2001. VIANA, J. J. Administração de Materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2011.significam os estoques, na área de suprimentos? Bom, nesse caso, estoque ou inventário refere-se a bens acumulados para uso ou consumo posterior, abrangendo matérias-primas, materiais em processo, peças de manutenção e produtos acabados, mantidos em quaisquer quantidades em espera ou em trânsito por certo período de tempo, para transformação ou consumo na fábrica, ou despacho para entrega ao cliente. Gestão de Estoque 13 E qual seria a importância da gestão de estoques? Precisamos levar em consideração que há dois aspectos principais da relevância da gestão de estoques da empresa: o operacional e o financeiro. Com relação à logística operacional, os estoques ajudam na economia da produção e podem estabelecer diferenças de ritmo entre o fluxo de recebimento de matérias-primas e alguns componentes, de fabricação e de expedição dos produtos para distribuição ou consumo. Para responder rapidamente a um aumento imprevisto de demanda, a indústria precisa manter estoques de produtos acabados ou de matérias-primas e semielaborados para rápida fabricação e entrega em prazo compatível com o previsto no atendimento. Porém, se a entrega de matérias-primas ou de embalagens não consegue acompanhar as necessidades da produção em curto prazo, justifica-se a manutenção de estoques desses itens. NOTA: Os investimentos em estoque, envolvem os itens mais diversos, geralmente classificados em grupos específicos, de acordo com a forma de aquisição ou aplicação em matérias-primas, peças e outros itens comprados de terceiros; peças e outros itens fabricados internamente; alguns produtos em processamento (semielaborados ou parcialmente montados); e produtos finalizados, podendo o estoque total de uma empresa ser composto de qualquer junção desses grupos básicos. Gestão de Estoque14 Quando falamos no lado financeiro, o estoque representa um investimento de capital da empresa e a manutenção de estoques que deve proporcionar retorno de capital à empresa. Quanto maiores forem os estoques, desde que se mantenham todas as condições, menor será a taxa de retorno, que representa um dos indicadores de eficiência da gestão financeira. IMPORTANTE: Por outro lado, se a demanda pelos produtos da empresa mostra-se abaixo da esperada, formam-se estoques de produtos acabados, de produtos em processo e de matérias-primas e embalagens. Em qualquer caso, o estoque faz o papel de elemento regulador de velocidade de fluxo para a produção. NOTA: Outro indicador básico pode atenuar a eficiência da gestão, mesmo quando a taxa de retorno é baixa e o índice de rotatividade de estoques, obtido pela divisão do valor da produção anual pelo valor médio do estoque total da empresa. Vamos imaginar que uma empresa com taxa de retorno de 5%, parece um indicador baixo para satisfazer os investidores; porém, associada ao índice de rotatividade de estoques de 24 vezes por ano, resultando no efeito acumulado de retorno de 120% ao ano sobre o investimento em estoques, o que sugere um excelente desempenho. Gestão de Estoque 15 Funções dos Estoques É à administração da empresa quem define os níveis de estoque adequados à demanda prevista, ao plano de produção e ao nível de serviço oferecido ao cliente, considerando os recursos requeridos. Portanto, o estabelecimento da política de estoques da empresa implicará na escolha dos itens, quantidades e montantes investidos, local de sua disponibilização e monitoração das variações ao longo do tempo, em geral, através de programas de computador, que permitem rapidez, precisão e baixo custo. Isto poderá ser obtido mediante o desempenho de quatro de suas principais funções: a) Especialização geográfica, possibilitando a entrega de sortimentos de produtos aos diversos mercados e obtendo maior cobertura; b) Estoques intermediários, acumulando produtos não acabados entre operações de produção permitindo quantidades fabricadas e distribuídas maiores que a demanda de mercado; c) Equilíbrio entre suprimento e demanda, função reguladora para superar variações de demanda devido à sazonalidade e outras situações similares; d) Administração de incertezas mediante a manutenção de estoques de segurança para cobrir as incertezas de curto prazo tanto de demanda quanto de ressuprimento. RESUMINDO: Portanto, o controle de estoques é tarefa vital da logística empresarial, pois os itens respondem por uma parcela substancial do capital investido pela empresa e, embora a empresa deva sempre ter o produto na quantidade que o cliente necessita, nunca deverá ser apanhada com estoque em excesso. Gestão de Estoque16 Também temos outras funções importantes para os estoques (DIAS, 2011): a) Obtenção de economias de escala nas compras e no transporte mediante o aumento do tamanho dos lotes de compra; b) Obtenção de economias na produção por meio de grandes lotes de fabricação de um mesmo produto; c) Melhoria do nível de serviço mediante a manutenção de estoques mais próximos aos pontos de venda nas quantidades adequadas; d) Garantia contra contingências na obtenção de matérias-primas e outros insumos mediante a manutenção de estoques de reserva; e) Garantia de uso uniforme da mão de obra por meio da manutenção do contingente, da produção estável e aumento de estoques; f) Proteção contra aumentos de preços mediante antecipação das compras, evitando a redução do ritmo de produção. Classificação ABC de Estoques: O Diagrama de Pareto Você sabia que hoje existem diversas técnicas de controle dos estoques de mercadorias da empresa? Pois é, em todo caso, para minimizar o capital investido em estoques e dos custos operacionais, cada item deverá ser controlado com base na disponibilidade desejada e as quantidades monitoradas, permanente ou periodicamente. Nesta situação, nem todos os itens que estão no estoque, requerer a mesma quantidade de matéria prima disponível para satisfazer os clientes, merecem a mesma atenção da administração de materiais, dada a sua essencialidade para o processo. Gestão de Estoque 17 Devemos ficar atentos, pois precisamos focar a atenção sobre as matérias-primas e componentes necessários à fabricação dos produtos podem concluir que o mais evidente dos critérios possíveis é o investimento que se faz de cada um deles. Os itens que demandam altos investimentos durante o ano, ou outro período qualquer, merecem uma atenção especial, porque as economias obtidas no estoque significam recursos disponíveis para investimentos em outras necessidades da empresa. Caro aluno, visto que as exigências de armazenagem não são as mesmas para todos os produtos a decisão sobre a política de estoques requer uma classificação dos itens de acordo com alguns atributos, por exemplo, os mais competitivos, rentáveis, que oferecem melhor nível de serviço aos clientes. Temos então, o Método da “Curva ABC” estabelece que uma pequena parcela dos itens do estoque responde pela maior parte dos investimentos. Assim, será provável que menos de 20% dos itens respondam por 70% ou até 80% do investimento total (itens da Classe A). Um grupo intermediário de itens (da Classe B), formado por cerca de 20% dos itens, que respondem por 20% dos investimentos. Por fim, um grupo maior de 60% a 70% dos itens (da Classe C), que contribuem apenas com cerca de 10% do investimento total, podendo esses números variar livremente. Os itens classificados como A, são os Itens mais importantes monetariamente, que devem receber toda a atenção no primeiro momento do estudo e sobre os quais as primeiras decisões serão tomadas. Correspondem, em média, a 80% do valor monetário total, abrangendo no máximo 20% dos itens estudados. SAIBA MAIS: Portanto, é necessário que se adote um critério que permita distinguir claramente a importância relativa dos itens do estoque, ou seja, um método de hierarquização ou de atribuição de prioridades. Gestão de Estoque18 Já ositens B, são aqueles intermediários que deverão ser tratados logo após as medidas aplicadas aos itens da classe A. São os segundos em importância e correspondem, em média, a 15% do valor monetário total do estoque e abrangem no máximo 30% dos itens estudados. Por fim, os itens C são aqueles de menor importância, volumosos em quantidade e com valor monetário reduzidíssimo, permitindo maior tempo para sua análise e tomada de decisão. São tratados após todos os itens das classes A e B, e constituem 50% dos itens e participam com 5% do valor total do investimento em estoques. Desta forma, alguns critérios podem ser estabelecidos a níveis de serviço diferenciados para as diversas classes, diminuindo o capital investido em estoques, ou usados métodos diferentes para controlar o estoque, diminuindo o esforço total de gestão. Veja o exemplo a seguir: Os itens do estoque da ABC Ltda. foram organizados por relevância, considerando a sua participação no valor monetário de todo o estoque e classificados em três grupos: “A”, “B” e “C”, conforme a tabela a seguir: IMPORTANTE: A curva que representa os itens e valores acumulados na ordem de proporção do investimento total é denominada curva ABC, dispondo no eixo horizontal os itens ordenados da esquerda para a direita, da maior para a menor porcentagem de investimento e no eixo vertical, a porcentagem acumulada do investimento. Gestão de Estoque 19 Item Peça Custo Unitário Consumo (peças) Valor Mensal Participação (%) Total Acumulado A 01 02 03 RA-10 RA-20 RB-20 50,00 10,00 3,00 5.000 20.000 50.000 250.000,00 200.000,00 150.000,00 250.000,00 450.000,00 600.000,00 31,7 57,0 76,1 B 04 05 06 07 RA-30 RA-15 RC-10 RA-18 8,00 5,00 2,50 20,00 10.000 6.000 10.000 1.000 80.000,00 30.000,00 25.000,00 20.000,00 680.000,00 710.000,00 735.000,00 755.000,00 86,2 90,0 93,2 95,7 C 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 RA-40 RC-20 RB-18 RB-26 RC-25 RC-28 RA-22 RC-16 RA-26 RA-16 RC-18 1,00 2,20 0,50 3,00 1,50 0,70 1,00 1,50 0,50 0,50 0,50 10.000 4.000 10.000 1.500 1.000 2.000 1.000 500 1.000 800 200 10.000,00 8.800,00 5.000,00 4.500,00 1.500,00 1.400,00 1.000,00 750,00 500,00 400,00 100,00 765.000,00 773.800,00 778.800,00 783.300,00 784.800,00 786.200,00 787.200,00 787.950,00 788.450,00 788.850,00 788.950,00 97,0 98,1 98,7 99,3 99,5 99,7 99,8 99,9 99,94 99,99 100,00 Total acumulado 788.950,00 100,00 Figura 4.1 – Classificação dos Estoques da Empresa ABC Ltda. Fonte: Elaborado pelo Autor (2019) Gestão de Estoque20 A partir das informações sobre as mercadorias em disponibilidade, obteve-se a Curva ABC (Figura 4.1) para os itens do estoque. Portanto, o Gerente de Materiais deverá priorizar os contatos com os fornecedores dos itens de classe A – peças RA-10 RA-20 e RB-20 – monitorando os problemas referentes aos pedidos e entrega dessas mercadorias. Em seguida, os itens da classe B e finalmente os itens mais relevantes da classe C. Figura 4.1 – Gráfico da Classificação ABC Fonte: CHITALE; GUPTA (2011) Quantidade acumulada (Unidades) 3 A B C 0 755.000800.000 600.000 400.000 200.000 788.950 7 10 18 20 IMPORTANTE: Os três grupos são constituídos, respectivamente, pela Classe A: 17% dos itens com participação de 76% do valor total dos estoques; Classe B: 22% dos itens respondendo por 20% do valor total e Classe C: 61% dos itens respondendo por 4% do investimento em estoques. Gestão de Estoque 21 Esses resultados são de suma importância, pois, remete ao fato que o esforço de gestão poderá ser direcionado à negociação com os fornecedores dos três itens do grupo A, no sentido de obter uma redução de 2% no custo de aquisição dessas mercadorias, equivalente a R$ 12.000. Políticas de Controle de Estoques Este tipo de política consiste em estabelecer normas sobre o que comprar e produzir, quando adquirir e em que quantidades, e como distribuir geograficamente os estoques em unidades de produção e centros de distribuição. Por sua vez, o nível de serviço ao cliente é uma meta estipulada pela alta administração, que compreende os objetivos de desempenho esperados da gestão de estoque, sendo uma meta estipulada pela alta administração, que compreende. Muitas metodologias de controle de estoques, simples ou complexos, têm um processo diferenciado e determinado, não podendo ser aplicados indistintamente para todas as empresas. Em geral, eles visam determinar o nível de serviço, o custo de manutenção do estoque, o tempo de ressuprimento, os níveis de estoque, os lotes econômicos de compra, o lote padrão de requisição, dentre muitos outros. REFLITA: Para conseguir um bom resultado em relação aos itens do grupo B, os esforços seriam empenhados na negociação com quatro fornecedores visando a um desconto de 7,74%; e, em relação ao grupo C, com onze fornecedores visando a um desconto médio de 35,55% sobre o custo desses itens. Gestão de Estoque22 O método do controle de estoque vai depender da empresa e do sistema de distribuição que ela tem, porém sempre focando o custo de estoque como uma das metas. Mas quais outras variáveis devem ser definidas para o entendimento da política de estoques? Nível de Serviço O Nível de Serviço está relacionado ao atendimento das necessidades ou exigências do cliente em relação a datas e pontualidade na entrega do pedido, levando em consideração os estoques mantidos para o atendimento, definindo um grau de atendimento em percentual; por exemplo, nível de serviço de 90% em uma semana, significa manter estoques para entregar 90% dos itens nesse prazo. Estoque Médio O Estoque Médio está ligado a quantidade normalmente mantida em estoque de materiais básicos, componentes, materiais em processo e produtos acabados, equivalente à soma do estoque básico, em trânsito e de segurança. Em geral, ele costuma ser calculado pela metade da quantidade pedida no ponto de ressuprimento, se for considerado apenas o estoque básico. EXPLICANDO MELHOR: A política de estoque da empresa define o nível de serviço e os níveis de estoque adequados a cada departamento de fabricação, estabelecendo os valores para o estoque médio, básico, em trânsito e de segurança referentes aos itens mais significantes. Na sequência, você verá quais são os principais conceitos relacionados à gestão de suprimentos. Vamos lá? Gestão de Estoque 23 Estoques: Básico, Em Trânsito e de Segurança O estoque básico é a parcela do estoque médio recomposta por um pedido de suprimento, ou seja, pela aquisição de um novo lote. Já o estoque em trânsito se trata da parcela que já foi pedida e que se encontra no veículo de entrega em trânsito, na expedição da fábrica aguardando a partida do veículo em que está embarcada, ou na prancha de entrega aguardando a recepção pela empresa. Do ponto de vista logístico, segundo o estoque em trânsito tem representado uma proporção crescente do estoque total devido à tendência de redução do tamanho e aumento da frequência dos pedidos, e à adoção de estratégias baseadas no tempo, como o sistema JIT. Por fim, temos o estoque de segurança que é parcela destinada a proteger a empresa contra as incertezas de demanda, de fornecimento e do tempo de espera do suprimento. Ele é utilizado em caso de situações mais elevada que a esperada ou de períodos de espera de suprimento mais longos, sempre ao final do ciclo de ressuprimento. Ponto de Ressuprimento Com relação ao Ponto de Ressuprimento, é quando um novo pedido é emitido ao fornecedor, sendo expresso ou em unidades ou em dias de suprimento. Em condições de certeza de demanda e de ciclo de atividades, o ponto de ressuprimento (PR) é calculado pelo produto da demanda diária médio (D) pela duração média (T) do ciclo de atividades (PR = D x T). Quando o estoque de segurança (ES) é necessário em vista das condições de incerteza, oponto de suprimento (PR) é dado por (PR = D x T + ES). Gestão de Estoque24 Ciclo de Pedido O ciclo de pedido é o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa, sendo expresso em dias e dado pela soma do tempo de emissão do pedido com o tempo de preparação do pedido e o tempo de transporte. Giro de Estoque O giro de estoque (ou rotatividade do estoque) está relacionado entre o consumo anual (ou de certo período) e o estoque médio do produto no ano (ou no período considerado), expressa em termos de inverso da unidade de tempo, ou em vezes por ano. Um exemplo claro é, se o consumo anual de um item é de 4.800 unidades e o estoque médio no mesmo período é de 600 unidades, o giro do estoque é de oito vezes por ano. Custo de Estoques e o Lote Econômico de Compras Um objetivo da política de estoque compatível com os interesses de lucro dos proprietários da empresa refere-se à diminuição do custo total de estoque. Entenda que quanto maior for o volume de estoque, maior será o seu custo de manutenção ou carregamento, requerendo menor quantidade de pedidos de lotes de compra maiores, fazendo em menor custo de aquisição e menores problemas de falta ou atraso, para compensar com um menor custo. Os custos associados aos estoques de mercadorias incluem os custos do item, do pedido, custo unitário de manutenção e da falta de estoque (DIAS, 2010). Na sequência, serão detalhados esses custos, bem como os elementos relacionados ao Lote Econômico de Compras. Gestão de Estoque 25 Custo do Item O custo do item está relacionado ao custo de aquisição, incorrido para comprar ou produzir internamente uma quantidade do item mantida em estoque, obtido pela multiplicação do custo unitário pela quantidade comprada ou produzida. Custo do Pedido O custo do pedido se refere ao custo total da requisição de compra, para encomenda da mercadoria se esta for adquirida externamente, desde o momento em que o pedido é feito até o momento em que a mercadoria é estocada. Estão incluídos aqui: • o custo administrativo: custo de manutenção da estrutura da área de compras, envolvendo gastos com pessoal, aluguel, comunicação, material de escritório, etc...; • custo de processamento das requisições: pedidos de compra aos fornecedores, sendo diretamente determinados com base no volume de requisições ou pedidos ocorridos no período; • custo de transporte: despesa de frete e seguro para o transporte de entrega da mercadoria nas instalações da empresa; • custo de inspeção de qualidade da mercadoria antes seguir para o estoque. Custo Unitário de Manutenção do Estoque Este custo é para manter uma unidade de certo item em estoque por determinado período, em geral, um ano (BALLOU, 2001). É obtido pela soma dos seguintes itens: • Custo de capital: custo de oportunidade do capital correspondente ao valor do item em estoque; • Custo de armazenagem: custo do espaço ocupado pela mercadoria, seguros, taxas, etc...; • Custo de obsolescência, deterioração ou perda, no caso de produtos de alta tecnologia, perecíveis, etc... Gestão de Estoque26 Custo de Falta de Estoque Já este custo, não é considerado por ser de difícil apropriação. Por definição, reflete as consequências econômicas, tais como as vendas perdidas ou a perda de futuros negócios quando o item não está disponível ou demora a ser entregue ao cliente. Lote Econômico de Compras O Lote Econômico de Compras é a quantidade perfeita que deve ser comprada em um pedido de um item adquirido externamente de um fornecedor que resulta no mínimo custo total anual obtido pela soma de dois tipos básicos de custo: • Custo de armazenagem, que aumenta à medida que a quantidade do material pedido aumenta; • Custo do pedido do item, que diminui à medida que a quantidade pedida aumenta. Pode ser demonstrado que não é econômico estocar itens quando as necessidades médias, sejam dos clientes ou da produção, tenham um excesso correspondente à metade da quantidade econômica do pedido. Por sua vez, o Custo Total Anual do item é dado pela soma do custo anual de compra do item mais o custo dos pedidos anuais mais o custo de armazenagem por ano. O objetivo deste lote é determinar a quantidade ideal de compra que minimiza o Custo Total de estocagem, sem que sejam admitidas faltas do material (DIAS, 2010). O Lote Econômico de Compras pode ser IMPORTANTE: O Lote Econômico de Compras é importante para sabermos se é econômico ou não estocar um item é um problema relativamente simples, pois basta analisar se os custos de estocagem excedem os custos de compra ou de produção. Gestão de Estoque 27 visualizado quando observamos todos os custos envolvidos, conforme a figura a seguir: Figura 4.2 – Quantidade do Lote Econômico de Compra Fonte: DIAS (2010) Devemos saber, em primeiro lugar, como calcular o custo total dos nossos estoques. Este custo pode ser definido pela seguinte fórmula: 2 QI Q CBCPCT ⋅+⋅+⋅= Onde: P = Preço unitário de compra C = Consumo do item B = Custo de pedido Q = Quantidade do lote I = Custo de armazenagem Gestão de Estoque28 Depois disso, temos que, no entanto, estabelecer algumas suposições que são necessárias para avaliar qual o Lote Econômico de Compras ideal (DIAS, 2010; VIANA, 2011): a) O consumo mensal do item é determinístico e com uma taxa constante; b) A reposição é instantânea quando os estoques chegam ao nível zero; e o período de análise é de um ano, sem faltas de estoque. Assim, o cálculo do Lote Econômico de Compras pode ser realizado utilizando a seguinte equação (DIAS, 2010; VIANA, 2011): I CB2Q ⋅⋅ = Onde: Q = quantidade do lote econômico C = taxa de consumo do item B = custo do pedido I = custo de armazenagem Gestão de Estoque 29 A Função Compras Agora, vamos falar sobre o processo de compra. De acordo com toda organização industrial, comercial ou de serviços, de pequeno, médio ou grande porte, para poder funcionar normalmente, precisa comprar, adquirir máquinas, equipamentos, instalações, matérias- primas, peças, componentes, embalagens e serviços. E que antes mesmo do início das operações de fabricação, materiais e outros insumos deverão estar disponíveis em quantidades estipuladas e atendendo às especificações que representam as necessidades do usuário, para que seja mantida, com certo grau de certeza, a continuidade do abastecimento a fim de atender à demanda prevista e, portanto, às metas programadas de produção e distribuição. Apesar de ser um processo importante para toda a cadeia de suprimento, cabe ao Departamento de Compras a obtenção de um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender às necessidades de produção, coordenação do suprimento para que o investimento seja o mínimo, aquisição de materiais e outros insumos aos menores preços, obedecendo aos padrões de qualidade definidos e a negociação justa e honesta das melhores condições para a empresa, inclusive preço, prazo de entrega e forma de pagamento. Estrutura da função de compras Sobre as funções do departamento de compras, observamos que a função de suprimento apresenta um caráter mais amplo que as compras, visto que se destina pôr à disposição da empresa todos os produtos, bens e serviços externos necessários para o tudo funcione bem. Outra expressão associada a essa função é “aquisição”, esta abrange não só as compras, como outras formas contratuais de obtenção de bens, inclusive empréstimos, aluguéis, arrendamento e outras concessões. Gestão de Estoque30 Assim, cabe à função de suprimento: a) Previsão das necessidades de materiais e serviços da empresa; b) Elaboração de cronograma de abastecimento; c) Descrição e especificação em termos quantitativos e qualitativos; d) Prospecção no mercado dos produtos e fornecedores que as satisfaçam; e) Aquisição dos itens demandados; f) Recepção dositens adquiridos nas condições demandadas; g) Provisão do preço a ser pago ao fornecedor. Com isso, a função de compra é mais restrita, tendo por objetivo adquirir os bens e serviços que a empresa realmente necessita, garantindo o seu abastecimento nas quantidades demandadas em termos de tempo, qualidade e preço, e abrangendo as funções do suprimento descritas de “d” a “g”. Portanto, as atividades típicas de compras incluem: • Pesquisa de fornecedores: estudo e análise de mercados, materiais, custos, fontes de suprimento, cadastro de fornecedores e inspeção de suas fábricas; • Aquisição: análise de cotações, conferência de requisições, forma de licitação, negociação de contratos, colocação de pedidos e recepção de materiais; • Administração: controle de estoques, transferência de materiais, padronização de materiais; • Atividades relacionadas às estimativas de custos, relações comerciais e alienação de materiais descartáveis. Gestão de Estoque 31 Os princípios básicos da organização do serviço de compras relacionam-se: I) aos níveis de decisão; II) registros de compras, fornecedores, preços, estoques, e consumo; III) às especificações, desenhos, catálogos, etc... Além disso, as práticas do Departamento de Compras podem variar de acordo com a administração, tamanho e tipo da indústria, registrando- se cinco princípios bem reconhecidos pela maioria dos pesquisadores do assunto. Primeiramente, temos a qualidade certa. O contrato de compra e venda deve conter uma especificação de qualidade muito clara, incluindo o nível de qualidade desejável e os métodos de teste e inspeção. A qualidade particular de um item poderá ser a qualidade certa para certo propósito, mas não para outros propósitos. IMPORTANTE: Por envolver a aplicação de grande parte dos investimentos da empresa, as compras tornam-se uma função-chave e às vezes complexa, devido à natureza e diversidade dos produtos e serviços objeto de aquisição e por ter que se adaptar ao ambiente dinâmico dos negócios empresariais. NOTA: Ela deve ser mensurável e entendida até onde for possível. A qualidade certa é normalmente aquela que é decidida tendo em vista a preferência do comprador e os fatores de custo. Gestão de Estoque32 Também devemos saber a quantidade certa. Como o fluxo de materiais para deve garantir a continuidade da produção, ou seja, sem qualquer interrupção, a quantidade se torna no parâmetro mais importante da compra. Conceitos como Lote Econômico de Compra, Lote Econômico de Produção e outros servem como diretrizes gerais, mas o comprador deverá usar seu conhecimento, experiência e capacidade analítica para determinar a quantidade do pedido, após considerar fatores como estrutura de preços, descontos, disponibilidade do item, relações recíprocas favoráveis com o fornecedor e decisões de fazer ou comprar. Outro fator importante é o momento certo. O material deverá ser comprado no momento certo de modo que os custos de produção possam ser mantidos sob controle. NOTA: A decisão da quantidade certa está relacionada ao período para o qual a compra deve ser realizada e ao mínimo custo total para evitar faltas ou excesso de mercadorias. SAIBA MAIS: Para determinar o momento certo, o gerente de compra estima o tempo de espera (aquele decorrido desde o reconhecimento da necessidade do item até o momento em que ele chega e é disponibilizado para uso), para todos os componentes, devendo também considerar situações de emergência, como greves, piquetes, etc... Gestão de Estoque 33 O ponto de ressuprimento do material é decidido com base na demanda durante o tempo de espera mais a duração do estoque de segurança. Temos também que saber qual o preço certo. É uma tarefa difícil determinar o preço certo, aquele que oferece o melhor valor final investido na compra do material, sendo uma combinação de vários fatores que determinam o preço certo de um item a ser comprado. A quantidade, qualidade, prazo de entrega, curva de demanda e oferta, tendências da concorrência, relações comerciais, distâncias, restrições do governo, serviços pós-venda, descontos, termos de compra e outros são importantes fatores que orientam a determinação do preço certo de um item. Uma análise comparativa das cotações de vários fornecedores deve ser realizada, com base nos preços correntes de mercado, servindo de base para as negociações e considerando os efeitos da curva de aprendizagem do produto. Por fim, temos que definir qual o lugar certo, ou seja, qual o local apropriado do suprimento, considerando a localização do depósito ou armazém onde o material deverá ficar estocado, bem como os custos de transporte e movimentação dos materiais, que deverão ser diminuídos. Sobre os tipos de compras mais comuns, considerando o momento de decisão, incluem as compras normais e as compras de emergência. Gestão de Estoque34 As normais são feitas quando o prazo for compatível para obter as melhores condições comerciais e técnicas na aquisição dos materiais, sendo mais vantajosa para o comprador. Já as compras de emergência são decididas quando a necessidade ocorre devido a uma falha no planejamento ou por problemas operacionais, com isso, são eliminadas várias etapas do processo de compras normais, trazendo desvantagens para o comprador por implicarem em preços maiores que os praticados normalmente pelo vendedor. De acordo com o formato da compra, podem ser programáveis ou de concorrências repetitivas, realizadas mediante a colocação de pedidos para necessidades constantes de itens de consumo regular, ou para necessidades eventuais que não se repetem na programação, e mediante contratos de longo prazo, em geral por um ano, para aquisição de materiais de consumo regular para entregas parceladas mediante prévia autorização, obtendo-se preços unitários mais baixos, devido às economias e efeitos favoráveis da programação prévia da produção pelos fornecedores. Já sobre a frequência da necessidade de suprimento da empresa, as compras podem ser constantes e programadas, de bens Fonte: Freepik Gestão de Estoque 35 de investimento (incluindo máquinas, equipamentos e veículos); de emergência e sofisticadas. E quanto ao mercado fornecedor, podem ser de produtos de venda corrente, com preços atualizados; sob encomenda, com preços pontuais fixados pelo vendedor caso a caso; e em regime de escassez, onde há pouco poder de barganha por parte do comprador na negociação. Quando as condições de mercado são estáveis, isto não se configura um problema, mas quando está instável, aí sim, é de suma importância decidir quando e como as compras deverão ser feitas, entre as diversas configurações apresentadas abaixo: a) Compra de lote ordinário: pedidos em quantidades econômicas somente para necessidades imediatas de certos itens, para os quais não são mantidos estoques de segurança, requerendo, para sua utilização, a garantia de que o suprimento nunca será interrompido. Mesmo nessas circunstâncias, devido ao elevado risco, é recomendada a manutenção de um estoque de reserva e a sua adoção somente quando há uma forte expectativa de queda do preço de mercado do item. b) Compra à termo ou para liquidação futura: compromisso de receber e pagar certa quantidade de mercadoria, em geral, commodities, em data futura por preço determinado no momento da contratação; no caso de contratos futuros padronizados e negociados em bolsas, a liquidação pode ser financeira, caso em que a empresa paga ou recebe a diferença entre o preço contratual e o preço de mercado em vigor na VOCÊ SABIA? Quais os métodos de compras industriais mais abrangentes? Independentemente do tamanho do pedido, da natureza da operação, do montante envolvido o comprador está sempre interessado em obter o melhor preço consistente com os requisitos de qualidade e prazo de entrega. Gestão de Estoque36 data de liquidação.Em ambos os casos, essa modalidade é utilizada como instrumento de hedge ou para garantia de abastecimento em data futura. c) Compra especulativa: é geralmente adotada com o propósito de lucro, na expectativa de alta de preço do item em médio prazo, e não devido às necessidades imediatas ou futuras da empresa. Representa um elevado risco no caso de inversão da expectativa, sendo geralmente considerada atitude antiética, condenável, fugindo do objetivo social da organização. d) Compra recíproca: compra preferencial de um fornecedor eleito por fidelidade e não por iniciativa do gerente de compras, nem por critérios técnicos (preço e/ou qualidade); faz parte da política da empresa e ocorre raramente. e) Compra concentrada: compras realizadas junto a um pequeno número de fornecedores pré-qualificados, ou até mesmo de uma única fonte, sendo diferenciada da compra recíproca devido às condições de venda altamente favoráveis, em termos de serviço, preço e prazos de entrega e de pagamento. Como desvantagens, há o número limitado de itens e a necessidade de bancar o fornecedor em caso de dificuldades financeiras. f) Compra diversificada: compras realizadas junto a um grande número de fornecedores, método flexível e comumente usados, em que são garantidos os benefícios da concorrência perfeita entre os fornecedores, inclusive melhor serviço e preço certo. A necessidade de manutenção de um bom relacionamento comercial com vários fornecedores, uma tarefa difícil, é única desvantagem indicada. g) Compra por oferta: trata-se de concorrência pública entre fornecedores registrados, realizada sem qualquer favoritismo. As propostas são apresentadas lacradas, e a melhor delas é escolhida em presença dos interessados, para a devida contratação. h) Contrato anual: método mais usado nas compras e aquisições governamentais realizadas por convite direto dos executivos em grandes quantidades de diversos itens, com preços e outras condições de compra e venda especificadas. Gestão de Estoque 37 Figura 4.3 – Tipos abrangentes de compras industriais Fonte: CHITALE; GUPTA (2011) i) Pedido em branco: ordem de compra com campos em branco, por médio e longo prazo, em que itens geralmente de baixo valor são envolvidos e o fornecimento é realizado quando o vendedor recebe uma requisição de embarque “de boa fé”; j) Compra de “bazar”: forma de venda de mercadorias até acabar o estoque, com pagamento em dinheiro, pode ser utilizada para atendimento de pedidos de vários departamentos. Os bens e serviços adquiridos por uma empresa são os mais diversos, e as principais diferenças estão nos aspectos de valor e risco dos itens, fatores críticos para a lucratividade, e até mesmo para a sobrevivência da empresa. Gestão de Estoque38 Fonte: Freepik O aspecto de valor considera as características que reforçam o lucro do produto final e a capacidade de manter vantagem competitiva no mercado (POZO, 2001Com isso, o aspecto de risco refere-se à possibilidade de falhas, não aceitação no mercado ou fonte de suprimento não disponível. De acordo com esses critérios, os materiais, produtos e serviços adquiridos podem ser classificados em quatro categorias – genéricos, commodities, distintivos e críticos: • Itens genéricos: Aqueles que tipicamente não entram na composição no produto final, como materiais de escritório, de higiene e limpeza, de manutenção, reparo ou operacionais; adquiridos através do e-commerce e pagos por cartão de crédito para reduzir custos de aquisição, às vezes até mais elevados que o preço. • Commodities: Itens fundamentais para o produto da final, como embalagens básicas e serviços logísticos, que reforçam a lucratividade da empresa. Com pouca diferenciação de marca, o preço é o fator Gestão de Estoque 39 determinante, mas custos de transporte e de manutenção de estoques são também relevantes. São comprados em volume a preços baixos. • Itens distintivos: Itens de engenharia, peças com limitado número de fornecedores ou com longo tempo de espera, representam uma ameaça à continuidade das operações ou elevado custo de aquisição. Requerem a contratação de fornecedores e transportadores especiais para eliminar a falta de estoque, um programa de padronização de insumos para torna-los genéricos, ou elevados investimentos em estoques de segurança. • Itens críticos: Itens críticos para o produto final, exclusivos, que conferem vantagem competitiva ao produto final no mercado. O foco da aquisição está na inovação (uso de novas tecnologias) para que confira mais valor de mercado ao produto. Alternativamente, esses itens são tratados com a simplificação, relações mais estreitas com os fornecedores e/ou alteração de valor agregado. Organizações alternativas para compras Mas, como pode ser organizado o Departamento de Compras? Bem, as compras podem ser centralizadas ou descentralizadas, de acordo com o tipo de organização. A centralização de compras permite a visão global da organização do serviço; poder de negociação dos níveis de preços junto aos fornecedores; influência no mercado devido ao nível de relacionamento com os fornecedores; análise eficiente do mercado devido à especialização do pessoal; controle financeiro das obrigações associado ao controle de estoques; economia de escala nas compras programadas, gerando custos mais baixos; maior facilidade de implantação do sistema de qualidade; eliminação da perda de tempo do pessoal da produção. Em contrapartida, a descentralização permite a adequação da compra devido ao conhecimento da área de atuação do comprador; menor estoque e a variedade mais adequada, por causa de peculiaridades regionais da qualidade, quantidade, variedade; coordenação, em virtude do relacionamento direto com o fornecedor, Gestão de Estoque40 Por outro lado, a abordagem de sistema integrado da administração de materiais considera a compra uma função de segundo escalão, conforme demonstrado na organização interna típica da administração de materiais de uma indústria. A atividade de compra pode ser dividida em cinco seções, cada qual cobrindo uma ampla gama de tarefas encontradas na operação de compra: a) Administrativa; b) Compra; c) Expedição; d) Compras especiais; e) Expediente levando a unidade operacional a atuar de acordo com as necessidades regionais; flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de tramitação dos pedidos, resultando em faltas menos frequentes. IMPORTANTE: Uma forma intermediária é a organização de comitê com representantes das áreas funcionais da empresa participando das decisões, que se beneficia da ampla experiência aplicada nas decisões, que passam a ser tomadas numa esfera mais científica; menor pressão e mais harmonia entre compradores, pessoal interno, e vendedores; e participação das áreas dentro do espírito de engenharia simultânea, construindo um ambiente favorável ao melhor desempenho do ponto de vista político e profissional. Gestão de Estoque 41 Figura 4.4 – Organograma da Gerência de Compras Fonte: CHITALE; GUPTA (2011) Administração de materiais Gerêcia de Tráfego Seção de compras Compradores Expedidores Assistentes Gerêcia de Depósitos Seção de Expedição Seção de Expedição Registros diversos Emissão de pedidos Gerêcia de Compras Gerêcia de Estoques Seção administrativa Arquivos Operacionais Gerêcia de Controle de Desperdícios Seção de Compras Especiais • Seção Administrativa abrange todas as tarefas associadas ao processo de gestão, com ênfase no desenvolvimento de políticas, procedimentos, controles e a mecânica de coordenação das operações de compra com outros departamentos da empresa. • Seção de Compras supervisiona uma ampla variedade de tarefas, tais como a revisão de requisições, análise de especificações, análise informal de valor, desenvolvimento e localização de fornecedores, entrevista com pessoal de vendas,estudos sobre custos e preços e negociação. • Seção de Expedição é responsável pela atividade de acompanhamento do pedido, envolve vários tipos de conexões de trabalho com os fornecedores, tais como o rastreamento da posição do pedido, elaboração de correspondências, contatos diretos e eventuais visitas à planta ou escritório dos vendedores. Gestão de Estoque42 • Seção de Compras Especiais elabora estudos e projetos que requerem conhecimento especializado e esforços contínuos, incluindo análise de valor, estudos de mercado e econômico, estudos especiais de custos e pesquisas especiais de vendedores. • Seção de Expediente está envolvida com a emissão de pedidos, manutenção de arquivos dos processos das operações, material de consulta e literatura sobre materiais, catálogos, registros para mercadorias, fornecedores, preços, etc... As atividades de aquisição das mercadorias ou dos serviços nas grandes empresas atravessam algumas situações de suma importância no setor de compra e com isso devem ser finalizadas com a presença de todas as partes do processo, obedecendo ao seguinte roteiro: Gestão de Estoque 43 Análise das necessidades Identificação das necessidades Exigências dos usuários Recompra direta Recompra modificada Nova compra Análise de mercado Vendedores potenciais Avaliação das fontes pré-selecionadas Escolher o vendedor Decisão de fazer ou comprarFazer Comprar alguns componentes Comprar Tipo de compra Seleção do vendedor Pré-seleção das fontes potenciais Avaliação de desempenho pós-compra Figura 4.5 – Processo de Compras Fonte: COYLE; BARDI; LANGLEY (2003) Gestão de Estoque44 1. Análise das necessidades de compra: Identificação ou reavaliação das necessidades do usuário, que pode ser realizada por um departamento ou indivíduo da empresa compradora, clientes ou outras firmas contratadas para este fim. E definição e avaliação dos requisitos do usuário, através de critérios mensuráveis simples, como no caso de materiais de consumo, ou muito complexos, como no caso de máquinas automáticas, robôs, empilhadeiras. 2. Decisão sobre fabricar ou comprar: mesmo optando por fabricar o item, a empresa poderá ter de comprar alguns materiais e/ou componentes. 3. Identificação do tipo de compra: estipulando a complexidade e o tempo necessário ao processo, de acordo com um dos três tipos de compras – recompra direta ou compra rotineira; recompra modificada (que altera o fornecedor ou um insumo rotineiro); ou nova compra (devido a uma nova necessidade do usuário). 4. Seleção dos fornecedores: através de análise de mercado, em que se avalia o número de fornecedores qualificados e se decide sobre o método de compra mais recomendado – negociação, proposta competitiva, etc...; identificação dos possíveis fornecedores que podem satisfazer as necessidades do usuário, considerando novas fontes de suprimento, inclusive no exterior; prospecção das fontes possíveis, considerando as demandas (características críticas) e os desejos (características negociáveis, não críticas) do usuário. 5. Pré-seleção: avaliação na base selecionada de fornecedores que atende às demandas do usuário, daqueles que poderão melhor atender seus desejos, através do uso de propostas competitivas, ou, se não for possível, através de processos específicos bastante complexos; escolha do fornecedor, que determina a relações que existirão entre as partes contratantes e com os fornecedores não selecionados; colocação do pedido de compra, realizada mediante emissão da ordem de compra ou aceitação da proposta de fornecimento pelo meio mais rápido possível; e recepção da entrega do produto ou serviço, desde que satisfaça às necessidades do usuário, registrando os dados de desempenho da compra para uso nas próximas aquisições. Gestão de Estoque 45 6. Avaliação de desempenho pós-compra: realizada para determinar se os itens ou serviços realmente satisfazem as necessidades do usuário ou se requerem ações corretivas. Essas atividades estão sujeitas a influências de fatores internos à empresa, como a experiência do gerente de compras, a quem cabe determinar como cada atividade será realizada; e de fatores externos, inclusive medidas governamentais. Portanto, a eficiência do processo de aquisição pode ser alcançada com a determinação do tipo de compra; determinação dos níveis necessários de investimento; execução do processo de aquisição e avaliação a eficiência do processo de aquisição. Já sobre as principais fontes de informações sobre preços, temos quatro fontes genéricas de informações sobre preços em situações de compra: mercados de commodities, listas de preços, cotações de preços e negociações. a) Mercados organizados: Certas mercadorias são negociadas em bolsas, como petróleo, grãos, minerais, metais e recursos naturais como carvão e madeira. Nesses mercados, com a liberdade de oferta e demanda, essas forças determinam o preço que todos os fornecedores potenciais irão cobrar. NOTA: O sucesso na finalização dessas atividades, aumenta o valor para a cadeia de suprimento, inclusive para a empresa que compra e que vende. Por outro lado, podemos considerar que nessa atividade da cadeia de suprimento é que as empresas mostram-se mais diferentes, com políticas e processos de aquisição de materiais e serviços, os mais diversos possíveis. Gestão de Estoque46 b) Listas de preços: São preços publicados geralmente para produtos padronizados como materiais de escritório; os catálogos dos vendedores, inclusive eletrônicos, descrevem os itens disponíveis e listam seus preços, permitindo uma pequena margem para descontos aos clientes tradicionais. c) Cotação de preço: Método usado por compradores tanto para itens padronizados quanto para itens de especialidade, sendo particularmente úteis para a promoção de competição entre fornecedores. As cotações dos fornecedores são válidas por um tempo determinado, devendo ser utilizadas dentro do período de validade. d) Negociação: Método muito útil quando os outros métodos não são aplicáveis ou falharam. Serve principalmente para os casos em que o comprador está interessado numa aliança estratégica ou relação de longo prazo com o fornecedor. Pode demandar tempo razoável, mas os benefícios potenciais podem ser significantes em termos de preço e qualidade. E como se forma o custo de aquisição de um item? Bom, o custo total de aquisição de um item é formado pelos seguintes componentes: a) Custo básico de entrada ou preço inicial do item, cotado pelo fornecedor e cobrado em fatura; b) Custos diretos de transação, aqueles incorridos para detectar as necessidades de estoque, elaborar e transmitir o pedido de compra, e para processar o fluxo de materiais para adquirir o item; c) Custos de relacionamento com o fornecedor: aqueles incorridos para criar e manter o relacionamento com o fornecedor, incluindo viagens, orientação do vendedor, consolidação de pedidos, inspeção e verificação pelo usuário; d) Custos de transporte: inclui o custo de transporte e demais despesas até a entrega FOB, inclusive de movimentação das mercadorias e de carregamento no veículo de transporte; e) Custos de controle de qualidade, incluindo os custos de conformidade e de não conformidade; Gestão de Estoque 47 f) Custos logísticos e operacionais, incluindo os custos de recebimento, inspeção, registros, desembalagem, contagem e movimentação para os locais de uso; g) Custos do tamanho do lote, que afetam diretamente as necessidades de espaço, fluxo de movimentação, preço unitário e fluxo de caixa relacionado; h) Custos de produção e logísticos: inclusive os itens que podem ser afetados pelos fornecedores de mercadorias aparentemente similares, e custos logísticos afetados pelo tamanho do produto, peso, volume e forma, impactando os custos de transporte, movimentação, estocagem e danos aos materiais adquiridos.Seleção de Fornecedores A terceirização tornou-se a maneira de aumentar a flexibilidade de uma empresa para enfrentar rapidamente a mudança nas condições de mercado. Fonte: Freepik OPENOPEN Gestão de Estoque48 Por isso, não é raro o registro de parcerias entre empresas, com investimentos para o desenvolvimento de fornecedores associados a projetos de novos modelos ou empreendimentos das montadoras de veículos e outras grandes companhias, inclusive em mercados internacionais. Para obter sucesso no fornecimento, com a melhor decisão sobre fazer ou comprar é preciso uma boa seleção de fornecedores e o completo domínio das técnicas de negociação. Um dos instrumentos mais eficazes no relacionamento de uma empresa compradora com seus fornecedores é a confiança mútua, que permite negociações transparentes e evidências do interesse na perpetuação da relação comercial com a priorização de ganhos mútuos nas transações. EXPLICANDO MELHOR: De um lado, o comprador receberá mercadorias de qualidade a preços compatíveis com a capacidade financeira e, de outro, os fornecedores terão a garantia da continuidade dos negócios com clientes fiéis e satisfeitos. NOTA: A garantia de uma programação para certo tempo de fornecimento, em geral por todo um trabalho operacional e contábil (doze meses), é um dos elementos-chave do sucesso desse relacionamento comercial, sendo praticamente renovado mediante a atualização dos dados do fornecedor para seu desempenho no período vincendo. Gestão de Estoque 49 Portanto, depois de feito um cadastro inicial que atende a critérios políticos, por exemplo, de apoio político a empresas regionais, de pequeno e médio porte, técnicos que garantem a disponibilidade de, pelo menos, dois fornecedores para cada item, evitando a exclusividade; e legais requeridos para inserção no segmento de compras públicas. Como fazemos o cadastramento de novos fornecedores? Esse procedimento, pré-qualifica os potenciais fornecedores da empresa para as licitações de aquisições em progressão é processado em duas etapas. A primeira, da análise preliminar envolve: a) Análise social e verificação dos atos constitutivos da sociedade, das relações de vínculo da empresa e dos sócios etc...; b) Análise econômico-financeira com base em demonstrativos contábeis, informações bancárias etc... para comprovação da solvência da firma. c) Análise técnica preliminar, que envolve a linha de produtos, capacidade dos equipamentos e certificação de qualidade. A segunda etapa, da análise complementar daquelas firmas aprovadas na fase preliminar, define ou não o registro e envolve: a) Análise jurídica, mediante verificação de certidões negativas de atos executivos e de regularidade com o recolhimento de tributos federais, estaduais e municipais; b) Análise técnica conclusiva, inclusive envolvendo visitas técnicas de especialistas e de acordo com formulário padrão abrangendo os seguintes elementos – recursos humanos, recursos materiais, organização, produção e controle de qualidade. Em relação aos principais critérios de avaliação dos fornecedores, os sistemas recomendados para a avaliação e seleção dos fornecedores consideram diversos fatores que se traduzem na obtenção de índices de preço, de qualidade e de serviço. O índice de preço é representado pela relação percentual entre preço mais baixo e preço de mercado; o índice de qualidade, pela Gestão de Estoque50 relação percentual entre lotes aceitos e lotes fornecidos e o índice de serviço, pela relação percentual entre pedidos entregues no prazo e o total de pedidos. Entretanto, os critérios de seleção de fornecedores devem incluir a qualidade, confiabilidade, capacidade, aspectos financeiros e outros atributos desejáveis: a) Qualidade. Esse aspecto refere-se geralmente às especificações desejadas para o item, por exemplo, aspectos técnicos, propriedades físico-químicas, dimensionais, design, entre outras. Pode incluir outros fatores, tais como o tempo de vida útil do produto, facilidade de uso e/ou de reparo, requisitos de manutenção e confiabilidade. A aprovação pode ser concedida mediante inspeção prévia, por amostragem ou individual, em que se compara a qualidade real do produto do fornecedor com as especificações desejadas. b) Confiabilidade. Compreende o histórico de entregas, desempenho do produto, garantias e atendimento às reclamações, aspecto relevante do programa de qualidade total. Os compradores exigem entregas pontuais e consistentes, para evitar colapso na linha de produção, tempo de espera do pedido mais longo que o esperado e impacto negativo na qualidade do produto final. Em relação ao serviço de transporte, devido às constantes greves de operadores rodoviários, por exemplo, a empresa poderá contratar parte do frete com ferrovias que servem o percurso, que, no impedimento dos caminhões, absorveriam a parcela da carga rodoviária não atendida. c) Capacidade do fornecedor. Abrange a capacidade de produção e das instalações: técnica, gerencial e organizacional; e os controles operacionais, indicando a viabilidade de o fornecedor suprir o item na quantidade e qualidade demandada, com pontualidade e consistência. d) Aspectos financeiros. Consideram o preço e a situação financeira do fornecedor, visto que finanças instáveis podem comprometer os prazos de entrega dos bens adquiridos, especialmente no longo prazo. Por outro lado, a produção da empresa poderá ser paralisada na ocorrência de concordata ou falência do fornecedor de Gestão de Estoque 51 um material crítico para a fabricação do produto. Nas considerações sobre suprimento de longo prazo, as relações trabalhistas do vendedor devem ser consideradas no aspecto qualitativo e quantitativo. No primeiro caso, a ocorrência de greves, piquetes etc... Poderá provocar colapso no fornecimento programado e aumentará o custo de estoques do comprador para prevenir eventuais paradas. O aspecto quantitativo refere-se aos direitos de trabalhadores mais antigos da empresa que acumulam direitos trabalhistas, tornando excessivamente onerosa a demissão sem justa causa. e) Outros critérios. Outros atributos desejáveis, mas nem sempre necessários, incluem a atitude do vendedor, que deve ser sempre positiva; imagem ou impressão que projeta, por exemplo, através de embalagem resistente; apoio de treinamento no caso de equipamentos, inclusive robôs; e a disponibilidade de serviços de assistência técnica para eventuais reparos nos equipamentos adquiridos. Considera-se ainda o critério da localização geográfica do fornecedor, confrontando fontes domésticas de suprimento com fornecedores do exterior, que em geral oferecem preços mais baixos, maior capacidade técnica, confiabilidade de suprimento e qualidade mais elevada. Porém, grandes distâncias aumentam o custo de transporte; e as formalidades, o custo de processamento. Ademais, fatores como atendimento de pedidos de emergência, cumprimento de prazos de entrega, rápida entrega e maior cooperação nas relações com compradores, favorecem os fornecedores locais. Porém, a natureza da mercadoria ou serviço objeto da aquisição é que definirá a importância relativa dos critérios descritos. Apesar de algumas dificuldades, as compras podem ser eficientemente administradas quando se desenvolve relações de parceria de sucesso com o fornecedor. Mediante parcerias, são estabelecidas relações de mútua confiança e reciprocidade, e obtidas informações para melhorar o design do produto, assistência técnica, controle de qualidade, etc... Essa necessidade torna-se mais crítica quando as empresas diminuem o número total de fornecedores, frequentemente em conjunto Gestão de Estoque52 No entanto, poucas delas conseguem ter sucesso com a implantação dessa estratégia para realizar mudanças radicais e transformação nos negócios. A decisão de fazer ou comprar ficou muito maissimples com o auxílio de computadores e afetou fortemente a capacidade da empresa de otimizar a utilização de seus recursos. Essa nova modelagem, estimula a mudança em relação às práticas do passado: grande pressão sobre as margens de lucros, utilização mais eficaz dos recursos, especialização das empresas em produtos e tecnologia resultando em maiores diferenciais de custo entre fazer e comprar para muitos usuários. com a gestão de qualidade total ou sistemas de produção e estoque Just-in-time (JIT). Essa estratégia geralmente envolve alianças desenvolvidas em toda a cadeia de suprimento, com fornecedores, operadores logísticos terceirizados, transportadores e membros do canal. Terceirização: fabricar ou comprar? VOCÊ SABIA? A maioria das empresas encontra na terceirização uma estratégia para diminuir os custos, acessar novos talentos e capacidades e conseguir maior flexibilidade financeira. Gestão de Estoque 53 A terceirização, mais que a redução de custos, oferece a oportunidade de conseguir inovação, e o reconhecimento dessa oportunidade tornou os gerentes defensores dessa atividade, que cresce rapidamente tanto nas indústrias manufatureiras como de serviços. Um grande número de funções empresariais está sendo subcontratada junto a firmas especializadas que podem usar suas experiências para aumentar a eficiência da função subcontratada, resultando em níveis de assessoria mais baixos, custos reduzidos e mais flexibilidade, e conferindo maior competitividade à companhia que tomou tal decisão. Nesse caso, podemos ter problemas estratégicos quando adotamos a terceirização. A principal questão que as empresas têm diante de si, segundo é o desconhecimento da competitividade, dos pontos fortes e da excelência da produção do fornecedor subcontratada. Considerando o que fazer e o que comprar, as decisões devem ser tomadas com base nas competências essenciais que são reforçadas por ambas as partes, em vez de se lançar em tecnologias com que não está familiarizada. Esta é uma consideração estratégica fundamental que direciona as decisões originais de fazer ou comprar, que fundamentalmente formatam o caráter da empresa. DEFINIÇÃO: Mas o que é a terceirização? Bom, se trata de uma forma de organização estrutural que permite a uma empresa transferir a outra suas atividades-meio, proporcionando maior disponibilidade de recursos para sua atividade-fim, reduzindo a estrutura operacional, diminuindo os custos, economizando recursos e facilitando a administração; significa, portanto, uma subcontratação, ou seja, a contratação de terceiros, por parte de uma empresa, para a realização de atividades geralmente não essenciais. Gestão de Estoque54 Fonte: Freepik Fique atento, pois quando uma empresa terceiriza alguma coisa, tende a torna-la mais genérica, pode perder o controle sobre ela e a passar uma boa parte de sua tecnologia, particularmente na área da fabricação ou da prestação de serviço, para o seu produto; em resumo, pode estar suprindo as pessoas que poderão também suprir os seus competidores. Apesar desse risco, a tendência na administração de materiais é de comprar até 90% dos componentes não críticos e de fabricar internamente os 10% críticos. As considerações favoráveis à decisão de fabricar internamente as peças e componentes em vez de compra-las incluem as seguintes considerações de custo: a) quando os custos de qualidade e de manutenção de estoques forem baixos; quando o preço das compras mais recentes for elevado e se os custos forem incrementais administrativos e de capital; b) desejo de integrar as operações da planta; c) uso produtivo do excesso de capacidade da planta para ajudar a absorver os custos administrativos e a operar acima do ponto de equilíbrio; Gestão de Estoque 55 d) necessidade de exercer controle direto sobre a produção e/ ou qualidade; e) quando é necessário sigilo de design; f) desejo de manter a mão de obra estável (evitando demissões em épocas de redução de demanda, mesmo que isto implique em reduzir os lucros); g) ocorrência de fornecedores pouco confiáveis, incapazes de satisfazer os padrões de qualidade, entrega com pontualidade e normas de preços. Já as considerações favoráveis à decisão de comprar peças e componentes em vez de fabricá-las internamente incluem as seguintes: a) instalações de produção de capacidade limitada; b) considerações de custo, quando o preço das compras mais recentes for baixo, se os custos de transporte, de recebimento e inspeção não são elevados; e se o fornecedor for certificado; c) necessidade de pequenos volumes; d) pesquisa de fornecedores e de especialistas; e) Seleção de fornecedores e negociação f) desejo de manter a mão de obra estável (evitando novas contratações em épocas de aumento de demanda); considerações de controle gerencial indireto; g) considerações sobre estoques e aquisições, inclusive visando a manutenção dos estoques aos níveis mais baixos possíveis. Mas quais são os riscos da terceirização de atividades da empresa? Podemos definir que os principais riscos oferecidos pela terceirização incluem: a) Perda de controle: confiar o processo inteiro a um terceiro pode causar a perda de controle e de talentos, resultando em excesso de dependência e perda do recurso da informação chave sem a gestão contínua e ativa do contrato de terceirização. O sucesso de um programa Gestão de Estoque56 de terceirização exige profissionais de suprimento competentes em gestão de fornecedores. b) Perda de foco no cliente: As metas e objetivos do fornecedor subcontratado podem diferir daqueles da empresa. Eventualmente, o fornecedor perderá contato com o plano de negócio e a estratégia da empresa, deflagrando um conflito de interesses se o fornecedor desempenhar funções terceirizadas similares para outras organizações, levando os recursos chave de uma firma para uso de outros clientes. c) Perda de claridade: A falta de articular claramente as responsabilidades do fornecedor subcontratado deve ser evitada com a elaboração e assinatura de um contrato de prestação de serviços desenvolvido antes de começar os serviços terceirizados, evitando despesas extraordinárias para qualquer mudança ou necessidade evidenciada pelo fornecedor. d) Perda de controle de custo: Muitas decisões de terceirização são tomadas em um esforço para baixar o custo total; no entanto, mudanças nos objetivos da companhia e a elevação dos preços podem elevar os custos além das estimativas elaboradas pela análise inicial. e) Gestão ineficaz: Um fornecedor subcontratado sem cuidadosa pré-qualificação poderá não desempenhar a função terceirizada melhor que a organização que o contratou, demonstrando falta de eficiência, eficácia e capacidade. Uma terceirização negligente, em última análise, custa mais que manter uma função internamente. f) Perda de confidencialidade: A terceirização envolve o fornecimento de dados sobre as propriedades da corporação, havendo possibilidade de perda de controle dessas funções e da proteção da informação subjacente, particularmente em ambiente onde a invasão de privacidade pode estar servindo à espionagem industrial. Portanto, a empresa deve se certificar da segurança do sistema do fornecedor terceirizado contra ameaças internas e externas. g) Gestor da terceirização: A terceirização estratégica é uma tendência emergente no mundo empresarial, requerendo um novo cargo de gestão – o Executivo Chefe de Recursos, que deverá iniciar e gerenciar a terceirização para apoio direto à linha base da companhia. Gestão de Estoque 57 Temos que saber também, quais os fatores que influenciam a decisão de fazer ou comprar. Dessa forma, os principais fatores que influenciam a decisão de fazer ou comprar incluem: a) Tempo. Os cálculos de custos de curto prazo tendem a focar nos custos diretos mensuráveis, frequentemente subestimando os custos