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SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
GERENCIAIS EM SAÚDE
Caro(a) aluno(a),
A Universidade Candido Mendes (UCAM), tem o interesse contínuo em
proporcionar um ensino de qualidade, com estratégias de acesso aos saberes que
conduzem ao conhecimento.
Todos os projetos são fortemente comprometidos com o progresso educacional
para o desempenho do aluno-profissional permissivo à busca do crescimento
intelectual. Através do conhecimento, homens e mulheres se comunicam, têm
acesso à informação, expressam opiniões, constroem visão de mundo, produzem
cultura, é desejo desta Instituição, garantir a todos os alunos, o direito às
informações necessárias para o exercício de suas variadas funções.
Expressamos nossa satisfação em apresentar o seu novo material de estudo,
totalmente reformulado e empenhado na facilitação de um construto melhor para
os respaldos teóricos e práticos exigidos ao longo do curso.
Dispensem tempo específico para a leitura deste material, produzido com muita
dedicação pelos Doutores, Mestres e Especialistas que compõem a equipe docente
da Universidade Candido Mendes (UCAM).
Leia com atenção os conteúdos aqui abordados, pois eles nortearão o princípio de
suas ideias, que se iniciam com um intenso processo de reflexão, análise e síntese
dos saberes.
Desejamos sucesso nesta caminhada e esperamos, mais uma vez, alcançar o
equilíbrio e contribuição profícua no processo de conhecimento de todos!
Atenciosamente,
Setor Pedagógico
Este módulo deverá ser utilizado apenas como base para estudos. Os créditos da autoria dos conteúdos aqui apresentados são dados aos seus respectivos autores. 3
SUMÁRIO
UNIDADE I – SISTEMAS DE INFORMAÇÃO EM SAÚDE PARA MUNICÍPIOS ............5
1. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ..........................................................................6
2. FORMAS DE ENQUADRAMENTO E CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO ......................................................................................................................7
3. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO EM SAÚDE .......................................................................8
4. PRINCIPAIS FONTES DE INFORMAÇÕES E DE SISTEMAS EM SAÚDE NACIONAL
....................................................................................................................................................10
UNIDADE II – IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL ERP
EM INDÚSTRIAS NORDESTINAS: UMA ANÁLISE DA PERCEPÇÃO DOS
USUÁRIOS APÓS A IMPLANTAÇÃO DE UM ERP EM DUAS INDÚSTRIAS
NORDESTINAS ..........................................................................................................................20
1. CONTABILIDADE: PROVEDORA DAS INFORMAÇÕES PARA A TOMADA DE
DECISÃO. .................................................................................................................................22
2. SISTEMAS DE INFORMAÇÕES ........................................................................................24
3. SUBSISTEMAS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL ....................................26
4. TOMADA DE DECISÃO .....................................................................................................26
UNIDADE III – O USO DE INFORMAÇÕES EM SAÚDE NA GESTÃO DOS SERVIÇOS
.......................................................................................................................................................31
UNIDADE IV - SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE SAÚDE: A EPIDEMIOLOGIA E A
GESTÃO DE SERVIÇO .............................................................................................................35
1. PADRÃO DE QUALIDADE DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO ..............................35
2. O ATUAL SISTEMA DE INFORMAÇÃO HOSPITALAR ................................................36
UNIDADE V - PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
GERENCIAL ...............................................................................................................................38
1. PROCESSOS DECISÓRIOS E INFORMAÇÕES ...............................................................38
1.1 UMA CARACTERIZAÇÃO REFERENCIAL ...............................................................38
1.2. TIPOLOGIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ....................................................41
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2. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO .......................43
2.1. ELEMENTOS PARA A UNIFORMIZAÇÃO DA LINGUAGEM ...............................43
2.2. FATORES DETERMINANTES E CONDICIONANTES DO PLANEJAMENTO .....48
3. SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS: UMA RETROSPECTIVA DE
EXPERIÊNCIAS DO ESTADO DO PARANÁ E DO GOVERNO FEDERAL ......................50
3.1. O SISTEMA DE ACOMPANHAMENTO FÍSICO (SAF) ............................................50
3.2. O SISTEMA DE ACOMPANHAMENTO DE OBRAS (SAO) ....................................51
3.3. A SALA DE SITUAÇÃO GERENCIAL .......................................................................52
4. EQUÍVOCOS E VERDADES NA ESTRUTURAÇÃO DE SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO .........................................................................................................................63
4.1. ALGUMAS PREMISSAS FALSAS ..............................................................................63
4.2. ASPECTOS RELEVANTES NO DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE
SISTEMAS .............................................................................................................................65
4.3 ATRIBUTOS DESEJÁVEIS NAS INFORMAÇÕES ....................................................66
5. ASPECTOS ESTRATÉGICOS, DIFICULDADES E TENDÊNCIAS ................................67
REFERÊNCIAS ...........................................................................................................................72
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UNIDADE I
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO EM SAÚDE PARA MUNICÍPIOS1
Carvalho, A. O e Eduardo, M.B.P
Um Sistema de Informação (SI) pode ser definido como um conjunto de procedimentos
organizados que, quando executados, proveem informação de suporte à organização. Um SI em
geral processa dados, de maneira informatizada ou não, e os apresenta para os usuários,
individuais ou grupos, que são os responsáveis pela sua interpretação. A forma como se processa
essa interpretação, uma atividade inerentemente humana, é extremamente importante para a
compreensão da reação da organização às saídas do sistema.
São diversos os resultados possíveis para uma organização quando ela recebe as saídas de um SI.
Muitos sistemas são usados rotineiramente para controle e requerem pouco de tomada de
decisão. Um sistema de agendamento de consultas, por exemplo, requer pouca atenção dos
níveis diretivos da organização.
Em geral, essas aplicações são altamente estruturadas e previsíveis, sendo necessário
somente atenção às exceções. Em contrapartida, outros sistemas são mais voltados ao
planejamento estratégico da organização, como os sistemas de priorização e alocação de
investimentos. Nesses casos, os sistemas dão suporte à decisão dos gerentes. Embora os SI sejam
anteriores ao fenômeno da computação eletrônica, e em alguns casos não dependam em absoluto
de um computador, a explosão da informação e as necessidades de processar grandes volumes de
dados requerem novas ferramentas.
[...]
1 Carvalho, A. O. Sistemas de Informaçãoem Saúde para Municípios, volume 6 / André de Oliveira Carvalho,
Maria Bernadete de Paula Eduardo. – – São Paulo: Faculdade de Saúde Pública da Universidade de São Paulo,
1998. – (Série Saúde & Cidadania). Disponível em:
http://bvsms.saude.gov.br/bvs/publicacoes/saude_cidadania_volume06.pdf. Acesso em: 20 out. 2012.
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1. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
É importante reconhecer que Sistemas de Informação podem ser classificados segundo
diversas categorias. Um modelo para essa definição é o de Keen e Morton, que classifica os
sistemas de informação em: Sistemas de Informação Transacional (SIT), Sistemas de Informação
Gerencial (SIG) e Sistemas de Apoio à Decisão (SAD). Cabe observar que as fronteiras entre
esses diversos sistemas não é muito nítida, uma vez que sistemas gerenciais são também sistemas
de apoio à decisão. A diferenciação entre esses sistemas é definida pela possibilidade de
estruturá-los e, consequentemente, informatizá-los. Outras classificações, como os sistemas
especialistas, os sistemas de informação executiva, os sistemas de informação geográfica, são
tidos como englobados pelas três classificações usadas a seguir:
Sistemas de Informação Transacional – SIT
Têm como características:
• objetivar tarefas estruturadas, em que são claros os procedimentos, as regras de decisão e os
fluxos de informação;
• visar à eficiência, que pode ser traduzida por redução de custos, tempo ou pessoal, ou ainda,
por aumento de produtividade;
• relevância indireta dos gerentes.
Sistemas de Informação Gerencial – SIG
Têm como características:
• ajudar gerentes no processo de decisão em tarefas semiestruturadas;
• apoiar e não substituir o julgamento do gerente;
• aumentar a efetividade do processo de decisão em vez de sua eficiência.
Sistemas de Apoio à Decisão – SAD
Têm como características:
• apoiar as decisões: prescinde de estruturação suficiente para que recursos analíticos ou
computacionais possam fornecer apoio ao discernimento e julgamento do gerente;
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• aumentar o alcance e capacidade do gerente, assim como sua efetividade;
• relevância dos gerentes na criação de uma ferramenta de suporte, portanto não devendo
objetivar automatizar o processo de decisão, predefinir objetivos ou impor soluções, mas apenas
prover o suporte para o processo decisório.
Esses sistemas têm sido enfocados em paralelo à evolução do uso dos computadores. A
quebra do paradigma da computação centralizada, focalizada no processamento de dados,
permitiu o surgimento do enfoque de uso dos dados como componentes de informação de apoio
à gerência e ao processo de decisão. Por outro lado, a evolução das tecnologias, com o advento
dos microcomputadores, das redes, da computação distribuída, das ferramentas voltadas para o
usuário final, a redução global dos custos, permitiram o acesso departamental a dados relevantes,
quebrando de certa forma o monopólio dos Centros de Processamento de Dados (CPD) no
acesso e manipulação dos dados.
Portanto, o ambiente propício à criação dos novos SI é grandemente favorecido pelos
avanços tecnológicos que tornaram possível o desenvolvimento de aplicações para os gerentes e
pelos gerentes, em contraste com o desenvolvimento de aplicações unicamente funcionais,
operacionais e transacionais.
2. FORMAS DE ENQUADRAMENTO E CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
Os Sistemas de Informação podem ser enquadrados segundo seus propósitos. Esse
enquadramento pode permitir a diferenciação e o posicionamento dos diversos tipos de sistema
de acordo com seus objetivos, que podem ser:
• Planejamento estratégico: voltado para as decisões que norteiam os rumos da organização.
• Controle gerencial: dirigido para o uso eficiente e efetivo dos recursos da empresa para
alcançar seus objetivos.
• Controle operacional: voltado para a execução das tarefas essenciais ao funcionamento da
organização.
[...]
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O enfoque dos SI precisa levar em consideração que a base de dados necessária para
apoiar uma determinada decisão deve ser construída dentro do contexto dessa decisão e não
como um esforço paralelo ao processo de desenho de bases de dados corporativos, na esperança
de que esses dados venham a ser usados “algum dia”. É importante notar que essa perspectiva
leva a supor que as aplicações voltadas para o planejamento estratégico e controle gerencial
devem ser separadas daquelas de controle operacional, enquanto as bases de dados podem ser
comuns. Somente com a atenção focalizada primeiro na decisão, para então definir as
informações requeridas no seu apoio, pode ser possível visualizar quais os dados pertinentes, que
merecem ser coletados e mantidos, e onde essa coleta deve ser feita. A possibilidade de bases de
dados distribuídas em redes, acessadas por microcomputadores, tende a facilitar esse enfoque.
Os SI podem ser categorizados ainda de acordo com o tipo de decisão: estruturada,
semiestruturada e não estruturada. Atividades estruturadas podem ser automatizadas e não
dependem de intervenção direta do gerente, sendo o foco dos sistemas de controle operacional.
Atividades não estruturadas têm como ponto central o processo de julgamento e decisão do
gerente e dificilmente podem ser automatizadas. As atividades intermediárias, semiestruturadas,
são o ambiente onde os sistemas de apoio à decisão encontram maior potencial de
desenvolvimento.
3. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO EM SAÚDE
As Especificidades
Gerenciar um serviço de saúde significa cuidar dos aspectos organizacionais e funcionais,
tal como em qualquer empresa. Isso quer dizer que gerenciar sistemas de saúde requer lidar com
aspectos administrativos como controlar estoques de materiais, equipamentos, gerir finanças,
recursos humanos, etc., isto é, controlar aspectos que representam as condições de organização e
funcionamento dos serviços de saúde.
Em saúde, além disso, há os aspectos gerados pela prática de saúde, isto é, aqueles
decorrentes do atendimento prestado, do ato clínico, ao indivíduo ou à coletividade.
Compõem obrigatoriamente os sistemas de gerência em saúde os sistemas informativos
da condição do doente, de sua vida, do meio ambiente e de outros fatores que interferem no
processo saúde-doença e que constituem os Sistemas de Informação em Saúde (SIS).
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Os Enfoques Teóricos e Metodológicos
Essa especificidade exige para o desenho e implementação dos SIS uma clara
fundamentação clínica e epidemiológica em planejamento, programação e avaliação em saúde,
além dos conhecimentos em SI e TI. Isso porque esses sistemas deverão informar sobre a doença
dos indivíduos e seu perfil na comunidade, sobre as causas e condições que propiciam o
aparecimento delas, sobre a atividade clínica, condutas, normas técnicas, tecnologias em saúde
utilizadas, ações programáticas e resultados, como extensão e impacto das ações na população ou
grupos de risco. Assim, a construção de Sistemas de Informação em saúde requer equipe
multiprofissional, para onde confluam os vários saberes técnicos para essa confecção,sendo
fundamental a opinião dos profissionais usuários.
Enfoque epidemiológico
O enfoque epidemiológico na construção de Sistemas de Informação em saúde é
essencial para a constituição do conhecimento sobre o processo saúdedoença, sem o que se
exercerá uma gerência desvinculada de seus objetivos. A esse respeito, consultar o manual
Vigilância em Saúde Pública, integrante do projeto, bem como a sua bibliografia.
Avaliação em saúde
À decisão configuram-se dois momentos: o da avaliação do problema ou da ação e o da
execução da ação ou de uma nova ação dentro da alternativa escolhida. O próprio processo de
execução implicará o acompanhamento, monitoramento e controle; portanto, é necessário mais
de uma avaliação.
A avaliação em saúde é o ato de apreensão das relações entre as necessidades de saúde e
as práticas e técnicas de saúde, visando verificar a capacidade dessas práticas ou técnicas em
responder às necessidades geradas no processo saúde-doença.
A palavra avaliação, em sentido lato, refere-se ao termo “valor” e supõe emitir um juízo
de valor. Esse processo requer dados corretos sobre a realidade e enfoques teóricos e
metodológicos apropriados para a coleta, tratamento e interpretação.
[...]
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4. PRINCIPAIS FONTES DE INFORMAÇÕES E DE SISTEMAS EM SAÚDE
NACIONAL
Relacionamos nesta seção as principais fontes de informações e de Sistemas de
Informação em saúde, de âmbito nacional, muitos dos quais já estão disponíveis através da
Internet.
Em alguns desses sistemas, a coleta tem sido feita pelo próprio município, sendo os dados
enviados para o nível regional e estadual do SUS e posteriormente para os órgãos responsáveis
pelo processamento em todo o país.
Há, com certeza, uma enorme variedade de sistemas produzidos pelos Estados e
municípios que não foram incluídos aqui, não apenas pela extensão do que isso representaria,
mas porque não é objetivo deste trabalho. Os municípios, ao implementarem seus Sistemas de
Informação, podem recorrer aos respectivos níveis regionais e estaduais, e a outros municípios,
para conhecer as outras alternativas, que, se eficientes em seus objetivos, poderão ser adotadas,
se estiverem consoantes com as necessidades de saúde e prioridades definidas.
Apresentar os sistemas disponíveis na Internet tem como objetivo mostrar a importância
de uma rede de comunicação, de fácil acesso e baixo custo, que permite a obtenção rápida de
dados importantes para o gerenciamento em saúde. Sem dúvida, é uma fonte de informações, de
artigos científicos, de experiências e de comunicação com vários órgãos de saúde, estaduais,
nacionais e de diversos países, que permite obter várias respostas em tempo oportuno. Um
instrumento bastante valioso para subsidiar a gerência.
Convém ainda lembrar que o processo de inserção de informações nas páginas da Internet
é bastante dinâmico, e muito do que se apresenta aqui poderá modificar-se em pouco tempo, tais
como endereços, páginas de apresentação, produtos disponíveis, etc. Portanto, os endereços e
home-pages apresentados a seguir representam apenas um retrato da situação de alguns dos sites
selecionados, até o momento da produção deste manual, para integrar a ilustração de alguns dos
sistemas e bases de dados disponíveis na Internet.
DATASUS
http://www.datasus.gov.br
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As informações de saúde disponíveis no DATASUS estão agrupadas como informações
estratégicas, informações epidemiológicas, informações de mortalidade, informações
hospitalares, informações ambulatoriais e informações administrativas.
Informações Estratégicas
Sistema Integrado de Tratamento de Séries Estratégicas (SÍNTESE)
Oferece aos gestores de saúde, pesquisadores e entidades da sociedade acesso a dados de
diferentes bases sobre o quadro de saúde da população brasileira. O acervo possui séries
históricas que permitem seu tratamento através do próprio sistema, possibilitando a análise da
evolução de um determinado fenômeno ao longo do tempo.
Fornece informações sobre assistência à saúde, capacidade instalada, mortalidade,
morbidade hospitalar, notificações epidemiológicas, bem como as de caráter previdenciário,
demográfico, ensino de saúde e índices econômicos, obtidas dos sistemas do DATASUS, Centro
Nacional de Epidemiologia (CENEPI), IBGE, DATAPREV, FGV e outros.
Os dados de saúde do SÍNTESE estão sendo progressivamente incorporados à home-page
do DATASUS, em estatísticas de saúde, visando torná-los disponíveis aos usuários da Internet.
Estatísticas de saúde do SÍNTESE compreendem: AIH pagas, internações, SADT,
permanência, óbitos, etc., agrupadas por região, UF, ano/mês, especialidade, natureza, regime,
gestão, causa (CID), faixa etária, sexo, dentre outros agrupamentos.
As principais informações de saúde disponíveis via DATASUS são:
• mortalidade;
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• morbidade hospitalar do SUS;
• produção ambulatorial do SUS;
• rede hospitalar do SUS;
• rede ambulatorial do SUS;
• recursos do SUS;
• créditos a prestadores;
• pesquisa de assistência médico-sanitária;
• população residente;
• alfabetização;
• abastecimento de água;
• instalações sanitárias;
• coleta de lixo.
Bulletin Board System (MS-BBS)
O MS-BBS coloca disponíveis, 24 horas por dia, arquivos com informações extraídas dos
bancos de dados do DATASUS, que podem ser copiados pelo usuário para seu computador
(download) e manipulados de acordo com suas necessidades.
Dentre esses arquivos, estão o cadastro de hospitais, as tabelas de procedimentos
médicos, de municípios e da Classificação Internacional de Doenças (CID), além do movimento
das Autorizações de Internação Hospitalar (AIH), desde janeiro de 1992. Contém, também,
aplicativos para manuseio dessas informações, software do SÍNTESE e alguns aplicativos
genéricos de domínio público.
Alguns dos arquivos disponíveis via FTP são: arquivo de CEP, com seus respectivos
municípios, arquivos de municípios do Brasil, tabela de procedimentos, cadastro de hospitais,
AIHs, informações cadastrais do SIA, dentre outras.
Informações Epidemiológicas
Sistemas de Informação do Programa Nacional de Imunização (SI–PNI)
O Programa Nacional de Imunização (PNI) visa contribuir para o controle ou erradicação
das doenças infecto-contagiosas e imunopreveníveis, tais como a poliomielite (paralisia infantil),
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sarampo, difteria, tétano, coqueluche, tuberculose e outras, mediante a imunização sistemática da
população.
O programa foi formulado em 1973, a partir de uma proposta básica elaborada por
técnicos do Departamento Nacional de Profilaxia e Controle de Doenças (Ministério da Saúde) e
da Central de Medicamentos (CEME – Presidência da República) e por renomados sanitaristas e
infectologistas. O PNI é parte integrante do Programa da Organização Mundial de Saúde, com o
apoio técnico, operacional e financeiro da UNICEF e contribuições do Rotary Internacional e do
Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD).A gestão nacional do PNI está subordinada à Coordenação de Imunizações e Auto-
Suficiência em Imunobiológicos (CIAI) do Centro Nacional de Epidemiologia (CENEPI) da
Fundação Nacional de Saúde.
A informatização do PNI foi desenvolvida pelo DATASUS (GTSA), segundo
especificação da CIAIM.
O Sistema de Informação do PNI (SI–PNI) tem por objetivo possibilitar aos gestores
envolvidos no programa a avaliação do risco quanto à ocorrência de surtos ou epidemias, a partir
do registro dos imunos aplicados e quantitativo populacional vacinado, que são agregados por
faixa etária, em determinado período, em uma área geográfica. Por outro lado, possibilita o
controle do estoque de imunos, necessário aos administradores que têm a incumbência de
programar sua aquisição e distribuição.
O SI–PNI é formado por dois subsistemas:
• Subsistema de Avaliação do Programa de Imunização (API): fornece informações sobre a
cobertura vacinal (em rotina e em campanhas), taxa de abandono e controle do envio de boletins
de imunização; pode ser utilizado nos níveis federal, estadual, regional e municipal.
• Subsistema de Estoque e Distribuição de Imunobiológicos (EDI): controla o estoque e a
distribuição dos imunobiológicos em âmbito estadual e federal.
Sistemas de Informação para o Programa de Agentes Comunitários de Saúde (SI–PACS)
O Programa de Agentes Comunitários de Saúde (PACS) tem por finalidade a implantação
de modelo assistencial mais compatível com a realidade da população, contribuindo para a
consolidação do Sistema Único de Saúde (SUS).
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Seus objetivos são incorporar o agente comunitário de saúde ao SUS; capacitar os agentes
comunitários para a execução de trabalhos no primeiro nível de atenção à saúde, garantindo
cuidados à população com grau de resolubilidade compatível com sua função; garantir o trabalho
integrado do agente com a equipe da unidade de saúde a que estiver vinculado; fortalecer a
ligação entre os serviços de saúde e a comunidade; ampliar o acesso à informação; cooperar com
a organização comunitária no trato com os problemas de saúde.
A Coordenação de Saúde da Comunidade (COSAC) da Secretaria de Assistência à Saúde
do Ministério da Saúde (SAS), em conjunto com o DATASUS, desenvolveu um Sistema de
Informações para o PACS denominado SI–PACS.
O sistema foi desenvolvido para dar suporte operacional e gerencial aos serviços de
coleta de dados realizados pelo PACS, oferecendo a seus usuários três alternativas de
implantação: nos municípios, nas regionais das secretarias estaduais de saúde e nos Estados.
O SI–PACS está estruturado em quatro módulos:
• Cadastro: para cadastramento e manutenção dos dados das tabelas utilizadas nas aplicações do
sistema e cadastramento dos dados sobre saneamento e saúde;
• Consulta: para verificação dos dados das tabelas utilizadas nas aplicações do sistema e dos
dados sobre saneamento e saúde;
• Relatórios: para emissão de relatórios de produção, gerenciais e estatísticos referentes aos
serviços processados;
• Utilitários: para processamento de rotinas de integridade e segurança do sistema.
Obs.: O SI–PACS está em processo de integração com o Sistema de Informação do Programa de
Saúde da Família (SI–PSF) que passará a ser um sistema de atenção básica à saúde, englobando
os dois programas. Sistema de Acompanhamento do Programa de Controle de Endemias do
Nordeste (PCDEN)
Oferece aos gestores dos três níveis (federal, estadual e municipal) do Sistema Único de
Saúde dados para o acompanhamento e controle das ações do Programa de Controle de
Endemias do Nordeste (PCDEN), tanto em nível físico quanto orçamentário, podendo sua
aplicação ser estendida para qualquer outro programa de controle de endemias. Fornece
informações sobre desenvolvimento das ações de combate às endemias.
Sistema de Acompanhamento e Controle do Vetor de Chagas (SACCH)
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Oferece à Fundação Nacional de Saúde informações extraídas das fichas de trabalho de
campo, para subsidiar o planejamento e execução das ações de saúde. Tem como principais
produtos informações voltadas ao controle da infestação de triatomíneos, sorológico,
entomológico, da aplicação de inseticidas, no acompanhamento das operações de combate ao
vetor da doença de Chagas. Inclui, na parte operacional, o controle de rendimento, consumo de
inseticida, insetífugo, atualização de RG e o acompanhamento entomológico de classificação e
exame parasitológico para detecção da infestação natural do vetor.
Informações de mortalidade
Sistema de Informações de Mortalidade (SIM)
Oferece aos gestores de saúde, pesquisadores e entidades da sociedade, informações da
maior relevância para a definição de prioridades nos programas de prevenção e controle de
doenças, a partir das declarações de óbito coletadas pelas secretarias estaduais da Saúde.
A base de dados nacional gerada, é gerenciada pelo DATASUS em cooperação com o
CENEPI.
Atualmente, os dados são distribuídos através do CD-ROM de Informações de
Mortalidade, contendo os dados definitivos de 79 a 92 e dados parciais, sujeitos à retificação, de
93 a 95, no formato DBC. Os dados podem ser consultados na home page do DATASUS
(Estatísticas de Saúde – Mortalidade), ou obtidos através da própria home page, na parte
referente a Arquivos – CD-ROM de Mortalidade.
O sistema de Seleção de Causa Básica de Morte (SCB), desenvolvido em parceria com o
Centro Brasileiro de Classificação de Doenças da Universidade de São Paulo, pode ser utilizado
como um módulo do SIM, permitindo a efetiva descentralização para as secretarias municipais
da Saúde do módulo local do Sistema de Informações de Mortalidade.
Sistema de Seleção de Causa Básica (SCB)
Sistema especialista, desenvolvido em cooperação com o Centro Brasileiro de
Classificação de Doenças da USP, representando a técnica mais atual da automação da seleção
da causa básica da morte. Executada há várias décadas, a seleção da causa básica da morte em
Atestados de Óbito demanda aplicação de regras constantes da Classificação Internacional de
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Doenças (CID) e exige codificadores especializados que centralizam, nas secretarias estaduais da
saúde, toda a codificação do Estado.
Esse sistema foi adaptado para os códigos da CID-10, de forma a facilitar o processo de
descentralização da codificação dos Atestados de Óbito, de acordo com a filosofia do SUS.
Sistema de Informações de Nascidos Vivos (SINASC)
O SINASC tem como objetivo oferecer dados sobre nascidos vivos, por sexo, local onde
ocorreu o nascimento, tipo de parto e peso ao nascer, dentre outros. A base de dados nacional é
gerada pelo DATASUS em cooperação com o CENEPI.
A operacionalização do sistema é realizada através da Declaração de Nascimento (DN) e
de um programa para microcomputador, em todos os Estados. Há dados coletados a partir de
1992, importantes para a análise epidemiológica, estatística e demográfica.
A disseminação dos dados é feita através de CD-ROMs, Anuário sobre Nascidos Vivos e,
futuramente, por meio de uma home-page do DATASUS. O programa SINASC.EXE e maiores
informações podem ser obtidos por consulta aos responsáveis nas unidades da federação,
devidamente relacionados na Internet (http://www.datasus.gov.br/catalogo/sinasc.htm).Informações Hospitalares
Sistema de Autorização de Internação Hospitalar (AIH)
Oferece ao gestor de saúde informações que viabilizam efetuar o pagamento dos serviços
hospitalares prestados pelo SUS, através da captação de dados em disquete das Autorizações de
Internação Hospitalar (AIH) relativas a mais de 1,3 milhão de internações por mês.
Fornece informações sobre verbas destinadas para cada hospital que integra o SUS, as
principais causas de internações no Brasil, a relação dos mais frequentes procedimentos
realizados mensalmente em cada hospital, município e Estado, a quantidade de leitos existentes
para cada especialidade e o tempo médio de permanência do paciente no hospital.
Além do pagamento, fornece informações, de âmbito nacional, de auditoria, vigilância sanitária e
vigilância epidemiológica.
AIH em Disquete (AIHDISQ)
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Trata-se da captação dos dados das autorizações de internações hospitalares, através de
meio magnético – disquetes – que são gerados no próprio hospital, por meio de programa
desenvolvido pelo DATASUS e distribuído gratuitamente às unidades hospitalares.
Essa forma de captação de dados abrange atualmente cem por cento das AIHs/mês,
possibilitando a implantação de bases de dados locais – Módulo Gerencial Básico –, por meio da
leitura e gravação dos disquetes gerados pelas unidades hospitalares, nas secretarias municipais
da Saúde que estiverem capacitadas para o trabalho com informática.
Essas bases de dados locais permitirão às secretarias municipais da Saúde, aos conselhos
municipais de saúde e ao público em geral o acesso às informações referentes às internações
ocorridas no município e, ainda, a interferência da auditoria nas internações indevidas, antes do
efetivo pagamento. Possibilitará ainda, aos municípios classificados como semiplenos (NOB
3/93), o processamento do faturamento mensal das internações (descentralização do sistema
AIH).
Base de Dados do SIH/SUS (BDAIH)
Contém dados armazenados a partir da Autorização de Internação Hospitalar (AIH) do
Sistema Único de Saúde (SUS), que podem ser acessados através de menus de consulta.
O menu de opções financeiras fornece a quantidade de AIHs apresentadas e valores
efetivamente pagos por competência, desde maio de 1992, a cada hospital
e por especialidade. O menu de opções cadastrais permite o acesso ao cadastro de hospitais com
a devida qualificação e o cadastro de terceiros.
Sistema de Gestão Hospitalar (SIGHO)
Oferece ao gestor da Unidade de Saúde (US) o controle do processo de internação de
pacientes, desde sua entrada até sua saída, com anotações de toda a movimentação e
identificação de recursos dados no atendimento. Informa os leitos disponíveis, a taxa de
ocupação e emite a Autorização de Internação Hospitalar (AIH). Disponibiliza informações
epidemiológicas e o perfil de atendimento da população nas diferentes procedências atendidas
pela US. Fornece informações sobre endemias e morbidade dos pacientes internados pelo SUS.
Informações Ambulatoriais
Sistema de Informações Ambulatoriais do SUS (SIA–SUS)
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Oferece aos gestores estadual e municipal de saúde, em conformidade com as normas do
Ministério da Saúde, instrumentos para operacionalização das funções de cadastramento,
controle orçamentário, controle e cálculo da produção e para a geração de informações
necessárias ao Repasse do Custeio Ambulatorial (RCA).
Oferece, também, informações para o gerenciamento de capacidade instalada e
produzida, bem como dos recursos financeiros orçados e repassados aos prestadores de serviços.
Banco de Dados Nacional de Informações Ambulatoriais do SUS (BD–SIASUS)
Oferece aos gestores de saúde, pesquisadores e entidades da sociedade informações sobre
capacidade operacional dos prestadores de serviço (públicos e privados), orçamento e controle
dos repasses dos recursos financeiros, custeio das unidades ambulatoriais, informações sobre a
administração das atividades ambulatoriais realizadas em todo o país.
Sistema Central de Marcação de Consultas (CMC)
O sistema administra o encaminhamento de pacientes para o atendimento médico pelas
unidades especializadas, solicitado por unidades básicas de saúde, proporcionando agilidade e
conforto ao paciente, fornecendo informações consolidadas para o gerenciamento do ambiente
ambulatorial municipal ou estadual.
Sistema de Gerenciamento de Unidade Ambulatorial Especializada (SIGAE)
Oferece ao administrador da unidade ambulatorial especializada do SUS informações
essenciais para sua gestão, permitindo a racionalização dos atendimentos, com a consequente
redução de filas, a avaliação da resolutividade e da eficiência desses atendimentos, o
conhecimento do perfil básico da clientela e dos recursos funcionais da unidade, através da
marcação de consultas, escala médica e controle de procedimentos e diagnósticos.
Tem como principais produtos o índice de resolubilidade, agenda médica, relatórios do
perfil da clientela, de oferta e produção da unidade e de recursos funcionais disponíveis,
informações financeiras relativas ao faturamento ambulatorial e agendamento de consultas por
horário, proporcionando maior conforto aos pacientes.
Fornece informações estratificadas de endemias e morbidade relativas à população
atendida pelo ambulatório.
Este módulo deverá ser utilizado apenas como base para estudos. Os créditos da autoria dos conteúdos aqui apresentados são dados aos seus respectivos autores. 19
Sistema de Gerenciamento de Unidade Ambulatorial Básica (SIGAB)
Tem como objetivo automatizar a coleta de dados sobre os procedimentos executados,
permitindo melhorar o atendimento do paciente e aumentar a produtividade da unidade de saúde.
Através da tecnologia de leitura óptica de marcas, garantem-se a integridade e a rápida
captação de todos os dados dos atendimentos realizados. Oferece, a qualquer momento, ao gestor
da Unidade de Saúde, informações sobre o atendimento clínico, odontológico, imunizações e
serviços complementares, permitindo a realização de estudos epidemiológicos.
Fornece informações estratificadas de endemias e morbidade relativas à população
atendida pelo ambulatório.
Informações Administrativas
Sistema de Catalogação de Material (SICAM)
Desenvolvido para gerar e manter um catálogo de material único, a ser utilizado por todos
os órgãos vinculados à FNS, de forma a propiciar o intercâmbio de informações entre eles,
estabelecer uma padronização, garantir a integridade dos dados e permitir a adoção de técnicas
gerenciais modernas. Tem por objetivos específicos: controlar e manter o cadastro de material;
controlar e manter o cadastro de grupo, subgrupo e classe; controlar e manter o cadastro de
contas contábeis (integrado com o SIAFI); controlar e manter o cadastro de unidade de material;
permitir consultas específicas nas informações contidas na base de dados; consultar e atualizar
em tempo real.
Sistema de Compras (SICOMP)
Oferece informações essenciais para a gestão dos processos de compras, por meio da
padronização das rotinas administrativas e da codificação de materiais, visto que trabalha com os
itens codificados através do Sistema de Catalogação de Material (SICAM) e utilizados pelos
sistemas de Material de Consumo (SICON) e de Material Permanente (SIPER).
Tem por objetivos específicos: controlar e manter o cadastro de fornecedores; emitir ascartas convites; emitir o mapa de apuração de preços; controlar e manter o cadastro de processos
de compras; permitir consultas específicas nas informações contidas na base de dados.
[...]
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UNIDADE II – IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
CONTÁBIL ERP EM INDÚSTRIAS NORDESTINAS: UMA ANÁLISE DA
PERCEPÇÃO DOS USUÁRIOS APÓS A IMPLANTAÇÃO DE UM ERP
EM DUAS INDÚSTRIAS NORDESTINAS2
Américo, E. de O.; et. al.
A informação nasceu para guardar memória dos fatos passados, mais do que nunca, ela
avança em direção ao futuro, na busca por se antecipar às decisões e visando resguardar
eminentes riscos. Os avanços tecnológicos têm liberado os profissionais dos trabalhos rotineiros
e proporcionando um tempo maior para análise e interpretação das informações acerca dos
negócios da organização, isso se dá através do sistema de informações. São eles os responsáveis
por proporcionar uma gama de informações capazes de auxiliar o gestor no processo decisório. O
atual ambiente econômico e social caracteriza-se pela sua dinâmica e complexidade. Fatores
como a competição, globalização dos mercados, consciência ecológica e social, distribuição de
renda, entre outros, ganham ênfase e influenciam os diversos campos do conhecimento. Nesse
contexto o sistema de apoio à gestão está estritamente ligado à vida econômico-financeira da
empresa.
As mudanças vistas no meio empresarial acirraram a competição entre as organizações,
gerando uma série de transformações que são responsáveis pelos novos rumos da gestão
corporativa, pautada na obtenção de resultados reais e satisfatórios. O atual contexto fez surgir
outras necessidades e inovações que não atingiram única e exclusivamente o modus operandi do
gerir, pelo contrário, repercutiu na organização como um todo, desde a maneira de interagir com
a sociedade, passando pela parcela de responsabilidade a ela atribuída e culminando com o
retorno esperado pelos investidores.
2 AMÉRICO, E. de O.; et. al. Implantação do Sistema de Informação Contábil ERP em Indústrias Nordestinas: Uma
Análise da Percepção dos Usuários após a Implantação de um ERP em duas Indústrias Nordestinas. Disponível em:
http://search.babylon.com/?q=A+vis%C3%A3o+cont%C3%A1bil+x+ERP%3A+sistemas+e+subsistemas+artigos+c
ient%C3%ADficos&s=web&as=0&rlz=0&babsrc=SP_ss. Acesso em: 13 nov. 2012
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As inovações tecnológicas desencadeadas no meio empresarial, bem como as
administrativas, seguidas pelo aumento do consumo, proporcionam um reflexo positivo nas
indústrias, impulsionando as organizações para que estejam aptas a enfrentar novos desafios. É
notório que as organizações, diante de tão grandes avanços, irão necessitar de meios que
auxiliem a tomada de decisão por parte dos gestores. Com o objetivo de satisfazer essa premissa
básica são desenvolvidos os sistemas de informação. Neste sentido, Martins (2003) e Marion
(2005) afirmam que a Ciência Contábil é a responsável por dotar os gestores de informações
relevantes.
No que tange à Decisão, seu papel reveste-se de suma importância, pois consiste na
alimentação de informações sobre valores relevantes que dizem respeito às consequências de
curto e longo prazo sobre medidas de introdução ou corte de produtos, administração de preços
de venda, opção de compra ou produção etc. (MARTINS, 2003, p. 22).
Marion (2005, p. 23), expõe “na verdade, ela coleta todos os dados econômicos,
mensurando-os monetariamente, registrando-os e sumarizando-os em forma de relatórios ou
comunicados, que contribuem sobremaneira para a tomada de decisão”. Sendo premissa contábil
a informação, deve-se tratá-la visando evitar interferências que levem o gestor a decidir
erroneamente. Não obstante ao apresentado, é válido lembrar que a sistematização existente
dentro da estrutura organizacional, resulta em um sistema informacional responsável pela
socialização das informações necessárias a tomada de decisão pela gestão, fazendo com que a
organização cresça e prospere. O papel de prover as informações para a tomada de decisão é
dado a Contabilidade, e estruturado dentro de um sistema informacional, sabe-se que existem
alguns sistemas responsáveis por auxiliar o gestor neste processo.
A partir das necessidades apresentadas, a ciência contábil desencadeou um processo de
evolução no tratamento, dispensado as informações, ou seja, elas passaram a ser processadas de
acordo com o perfil do usuário, se desprendendo algumas vezes da rigidez dos aspectos legais e
dando passos mais firmes no âmbito gerencial. Em paralelo, alguns pesquisadores buscam em
seus estudos formas de introduzir na organização uma estratégia voltada aos resultados,
incorporando estes conceitos ao cotidiano dos colaboradores.
Horngren, Foster e Datar (2006) explicam que esta estratégia é a maneira pela qual elas
combinam capacidades com oportunidades de mercado visando à consecução de seus objetivos.
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Desenvolvendo uma estratégia que reflita bem os caminhos para o atingimento das metas, faz-se
necessário a presença de um núcleo responsável por prover o gestor das informações essenciais à
tomada de decisão. Viu-se ainda que elas devam ser capazes de contribuir para a consolidação
desta cultura na organização, proporcionando um comprometimento dos colaboradores cada vez
mais nítido. Em decorrência do ritmo deflagrado pelas mudanças e da evolução do conceito de
estratégia, explicam Montgomery e Porter (1998, p. 5) que “estratégia é a busca deliberada por
um plano de ação para desenvolver e ajustar a vantagem competitiva de uma corporação”. Nesta
assertiva eles evidenciam que as corporações trabalham pela sua consolidação dentro de cada
setor ao qual pertence, objetivando defender-se de possíveis investidas por parte dos agentes
integrantes do mercado (novos produtos ou possível substituição dos seus por outros,
fornecedores e clientes).
No entanto, sabe-se que a implantação de sistemas de informações deva levar em
consideração fatores como, princípios, crenças e valores das organizações, bem como, qual a
estrutura formal nela adotada, porém verifica-se que o processo de implantação, principalmente
quando este processo é realizado a partir de sistemas.
Em decorrência de tudo isso que foi apresentado, se estabelece a seguinte questão
problema: Quais os fatores que os usuários apontariam quando do processo de implantação de
um sistema de informações e estariam tais implantações desencadeando “traumas
organizacionais”?
Para responder a pergunta formulada buscou-se analisar o processo de implantação do
sistema de informação contábil nas indústrias, como sendo capaz de proporcionar benefícios ao
usuário, garantindo sua comunicação e confiabilidade.
[...]
1. CONTABILIDADE: PROVEDORA DAS INFORMAÇÕES PARA A TOMADA DE
DECISÃO.
A contabilidade é responsável por prover aos gestores informação para o processo
decisório. Forma-se, no entanto, uma barreira informacional, quando se buscam novas
ferramentas tecnológicas para atender às necessidades que lhes são impostas a um limite racional
no custo informacional, conforme trata Oliveira e Vasconcelos (2005, p. 66):
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Atualmente, as empresas buscam, cada vez mais, implementar soluções que reduzam os
seus custos e maximizem os seus resultados, necessitando que a contabilidade auxilie na
identificação, na condução e no acompanhamento das melhorias oriundas dessas novas soluções
e ferramentas gerenciais.
Ao responder favoravelmente as necessidades ela estará se aproximando daquilo que
deseja aos seus usuários:
Para cumprir seu papel como fonte de informações úteis para o processo de tomada de
decisão, a contabilidade deve acercar-se de características fundamentais à administração, tais
como: ser útil, oportuna, clara, íntegra, relevante, flexível, completa e preditiva (fornecer
indicadores de tendências), além de ser direcionada à gerência do negócio (OLIVEIRA;
MÜLLER; NAKAMURA, 2000, p. 3).
Na perspectiva de Iudícibus (2006, p. 22) “(...) a função da Contabilidade (objetivo)
permanece praticamente inalterada através dos tempos, ou seja, quanto a prover informação útil
para a tomada de decisões econômicas.” Mostrando apenas um aperfeiçoamento no método de
tratá-las em decorrência de seus usuários.
A Contabilidade existe desde os primórdios da civilização nascida, a princípio, da
necessidade de mensurar o patrimônio quantificando-o para estabelecer uma moeda de troca e
assim determinar parâmetros de comercialização. O tempo passou e as necessidades passaram a
ser outras, assim a Contabilidade sofreu modificações buscando adaptar-se ao cenário real e ao
seu aprimoramento para melhor atender aos usuários.
De acordo com Martins (2006, p. 19), “até a Revolução Industrial (século XVIII), quase
só existia a Contabilidade Financeira (ou geral), que, desenvolvida na Era Mercantilista, estava
bem estruturada para servir as empresas comerciais”.
Para a apuração do resultado de cada período, bem como para o levantamento do
balanço dos estoques em termos físicos, eram utilizados valores monetários simples: o
profissional contábil verificava o montante pago por item estocado, e dessa maneira valorava as
mercadorias. Fazendo o cálculo basicamente por diferença, computando o quanto possuía de
estoque iniciais, adicionando as compras do período e comparando com o que ainda restava,
apurava o valor de aquisição das mercadorias vendidas (MARTINS, 2006).
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Esse novo cenário se deu principalmente devido a tecnologia desenvolvida pelos
computadores e as vantagens fornecidas por esse novo instrumento de trabalho. O profissional
contábil no passado depreendia muito tempo para realização das práticas contábeis, diferente de
hoje, onde a tecnologia propicia grandes vantagens para ele. Esse profissional precisa estar
disponível para as novas mudanças e apto a aderir à inovação tecnológica.
2. SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
Ao se analisar o perfil sistêmico da organização, o alicerce fundamental é o
conhecimento e a informação. Deles derivam os caminhos que levam a organização a crescer e
se consolidar. Para Laudon e Laudon (2004, p. 7) sistemas de informação são o “(...) conjunto de
componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui
informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma
organização”. Dentre os diversos desafios destaca-se o de gerir com qualidade e eficiência os
recursos postos a sua disposição. O sistema deverá apresentar a resposta em tempo hábil, sem
desvios e mais próxima possível da realidade a que se propõe.
Quando se trata de sistemas, se depara com necessidades diferentes e perfis distintos,
que buscam informações diversas. E elas devem está estruturada de acordo com o nível
hierárquico do gestor, sendo assim ofertando aquilo que se adéqua as características do gestor. É
característica dos sistemas de gestão ser alicerçados por vários subsistemas, visando um melhor
aproveitamento e evitando um retrabalho no “input” dos dados. Cada nível ou perfil processa a
informação da maneira mais adequada as suas necessidades, ao utilizar este tipo de subdivisão
podem-se evitar interferências nas informações.
A Contabilidade e suas práticas existem na sociedade desde tempos remotos, e seus
processos de registros foram evoluindo para acompanhar o próprio desenvolvimento social.
Segundo Lopes de Sá (1999, p. 17), “Antes que o homem soubesse escrever e antes que soubesse
calcular, criou ele a mais primitiva forma de inscrição que foi a artística, da qual se valeu para
também evidenciar seus feitos e o que havia conquistado para seu uso”.
A partir disto, aplica-se o sistema de informação como um conjunto de recursos
humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o
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processo dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir às organizações o
cumprimento de seus objetivos principais. Os próprios meios e recursos disponíveis de
evidenciação dos fatos, percebe-se que os registros e controles, nem sempre assumiram a mesma
característica, ou eram determinado de mesma forma, mais tão somente a lógica contábil inserida
em suas ações, caracterizam-se como a mesma. Com relação aos objetivos da contabilidade,
baseado na estrutura conceitual básica da contabilidade, Iudícibus (2000, p. 53), comenta que “O
objetivo da contabilidade pode ser estabelecido como sendo o de fornecer informações
estruturadas de natureza econômica, financeira e, subsidiariamente física, de produtividade
social, aos usuários internos e externos à entidade objeto da contabilidade”.
O sistema pode ser entendido como uma entidade que possui mais de um componente,
os quais se integram para chegar a um objetivo comum; em processamento de dados, o sistema
pode ser entendido como um conjunto de equipamentos, que podem ser mecânicos, eletrônicos
ou ainda como um conjunto de programas (planos e normas técnicas).
A informação é um dado processado e armazenado que possui um valor real para
tomada de decisão. A boa informação deve ter algumas características para que possa ser
interpretada corretamente, dando apoio à tomada de decisão através dos relatórios gerenciais e
legais como: conteúdo e consistência, para quando processada garanta bons relatórios; precisa e
confiável para não haja dúvidas quanto a sua veracidade; atual, para que não haja distorções;
valor econômico, pois poderá ser melhor mensurado, orientado a melhorar a viabilidade dos
recursos empregados; objetividade e indicação das causas, para que os relatórios retratem a real
situação do fato que gerou.
Assim para que a informação seja capaz de proporcionar benefícios ao usuário, deve
apresentar algumas características básicas para garantir sua comunicação e confiabilidade,
conforme a NBC T 1, que trata das características da informação contábil
[...]
Para Lopes de Sá (1999, p. 23): “Tudo indica que foram os desenvolvimentos da
sociedade, apoiados nos Estados, nos Poderes religiosos e de suas riquezas, somados a das artes
de escrever e contar que influíram, decisivamente, na evolução dos registros contábeis”.
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A informação contábil deve ser revestida de qualidade sendo objetiva, clara, concisa,
permitindoque o usuário possa avaliar a situação econômica e financeira da entidade, bem como
fazer inferências sobre a tendência futura, de forma a atender sempre os próprios objetivos da
entidade empresarial.
Verifica-se isso, na análise dos primeiros registros, que descreviam uma só operação,
sendo que à medida que foram se intensificando as relações comerciais, passaram a registrar
mais de uma operação, surgindo mecanismos de controle que procuravam aprimorar o modo de
relatar e interpretar, até enfim chegarem à evolução da escrita; se dinamizarem com o progresso
tecnológico e, finalmente chegando à chamada “Era da Informação” com a introdução de
computadores, dos sistemas de informação, da Internet e das redes de comunicação.
Para Bio (1985), o sistema de informação contábil deve produzir informações que
possam atender os seguintes aspectos: I – Níveis empresariais: estratégico, tático, operacional. II
– Ciclo administrativo: planejamento, execução, controle. III – Nível de estruturação da
informação: estruturadas, semiestruturadas, não estruturadas.
3. SUBSISTEMAS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL
O sistema de informação contábil (SIC) é definido por Wu (1983, apud PADOVEZE,
2000, p. 145) como sendo “uma entidade ou um componente, dentro de uma organização, que
processa transações financeiras para prover informações para operação, controle e tomada de
decisão aos usuários.” Por sua vez, Moscove e Simkin (1981 apud PADOVEZE 2000, p. 114)
definem o sistema de informação contábil como sendo “um componente organizacional que
acumula, classifica, processa, analisa e comunica informações financeiras relevantes para a
tomada de decisões, para entidades externas e setores internos.”
[...]
4. TOMADA DE DECISÃO
Tomar uma decisão é algo que não pode ser considerado como fato isolado, deste
decorre uma série de acontecimentos, de caráter sequenciado tendo como desencadeador a
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decisão tomada. Claro que diariamente nas organizações, esta importância dada ao ato decisorial
perde forças, para Paiva (2000) a informação é algo importante que visa produzir uma análise
detalhada das alternativas, ajudando assim a minimizar os impactos negativos advindos de uma
decisão errônea.
A tomada de decisão é estruturada em uma série de estágios em que o conhecimento se
torna fundamental e se estrutura de forma cíclica, seguindo as etapas a seguir: (a) Formulação de
planos de longo e curto prazo (planejamento); (b) Implantação dos planos (Direção e
Motivação); (c) Avaliação do desempenho(Controle); e (d) Comparação do desempenho real
com o planejado (Controle) (GARRISON; NOREEN, 2001).
Para Garrison e Noreen (2001), a tomada de decisão se estrutura em um ciclo de
planejamento e controle, este por sua vez é seguido de uma série de decisões. Inicia-se o
percurso a partir do planejamento, quer seja curto ou longo prazo, passando pela sua
implantação, avaliação do desempenho e por fim a comparação entre o real e aquilo planejado.
(...) fluxo harmônico das atividades administrativas que passam pelo planejamento, pela
direção e motivação e pelo controle e retornam ao planejamento. Todas essas atividades
envolvem a tomada de decisões, de modo que elas são retratadas como o ponto em torno do qual
as demais atividades giram (GARRISON; NOREEN 2001, p. 3)
Diante de mercados cada vez mais globalizados e barreiras físicas reduzidas pela
evolução tecnológica, é uma necessidade latente dotar as empresas locais de tecnologias capazes
de superar as dificuldades da concorrência global. Essa prática deve ser encarada como um fator
de cooperação para o favorecimento da organização, na qual a responsável direta é a
contabilidade, através da informação repassada aos gestores. Para isso deve-se ter a consciência
que um anseio deles por uma informação capaz de auxiliá-los nas decisões no cotidiano.
Os autores Santos e Padoveze (2006, p. 65), explicam que “a busca por uma maior
participação nos mercados em um ambiente competitivo faz com que as grandes empresas
busquem, constantemente, meios informacionais que subsidiem seus gestores nas tomadas de
decisões das empresas”. Outra preocupação perene é o custo dessa informação, pois ele será
fator determinante na viabilidade do sistema informacional, dando o norte que deve ser seguindo
por aqueles que o desenvolvem. Algo também que preocupa os gestores é o fato deste não suprir
a exigência temporal. Destes fatos advêm as preocupações em discutir estes fatos visando um
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desenvolvimento de ferramentas capazes de auxiliar o profissional contábil e o gestor neste
processo.
Dentro da definição dos parâmetros do sistema informacional, observa a adoção de
subsistemas, ou seja, sistemas específicos que são responsáveis por informações direcionadas e
que no futuro próximo irão alimentar outros sistemas, produzindo uma visão diferenciada da
organização. Diante dessas premissas de tratamento informacional, é preponderante que os
gestores estejam conscientes do papel da indústria na sociedade pós-industrial, verificando assim
a necessidade de reestruturação/adaptação dos processos produtivos e gerenciais, podendo assim
verificar seus reflexos na contabilidade. Esses fatores devem ser levados em consideração por
serem norteadores na definição da missão da empresa.
Para Oliveira, Müller e Nakamura (2000, p. 2) a contabilidade é um “(...) grande „banco
de dados”. Seus dados são úteis à administração, além de representarem um instrumento
gerencial eficaz para o processo decisório e de controladoria.”
A missão, crenças e valores dentro de uma organização constituem o alicerce que a irá
sustentar estruturalmente. Diante desta visão, a missão é a razão da existência da organização
enquanto as crenças e valores, dizem respeito ao relacionamento entre a organização e seus
fornecedores, clientes, funcionários, governo etc., bem como as atividades por ela
desempenhadas (GUERREIRO, 1989; SANTOS e PONTE, 1998).
O Modelo de Gestão da organização é definido com base nos princípios norteadores
emanados da missão, crenças e valores, sendo o caminho para consecução dos objetivos e
produzindo resultados diretamente no patrimônio da organização (MACHADO, 1997, apud
SANTOS e PONTE, 1998).
A visão sistêmica de uma organização fica fortemente evidenciada na participação do
modelo de decisão como elemento de sustentação ao processo decisório e este impacta o
processo de gestão. Existem dois fatores que exercem uma força modeladora neste processo de
gestão, como se pode verificar na Figura 1, a missão, crença e valores, advindos dos acionistas e
proprietários, bem como o modelo de gestão adotado.
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Figura 1 – Modelo de Decisão
Fonte: Santos e Ponte (1998).
Ao optar por não definir claramente um modelo de decisão, a organização incorrerá na
geração de indícios de conflitos e indefinições, que proporcionam distorções em relação aos
objetivos pré-estabelecidos. Este modelo de decisão proporciona um apoio ao processo decisório
como um todo, facilitando assim a escolha do gestor pela alternativa que atenda aos pré-
requisitos estabelecidos no modelo de gestão (SANTOS; PONTE, 1998).
[...]
Esta pesquisa objetivou responder a questão-problema:Quais os fatores que os usuários
apontariam quando do processo de implantação de um sistema de informações. E estariam tais
implantações desencadeando “traumas organizacionais”?
Guiando-se pelo norte apontado na referida questão-problema verifica-se que até a
década de 80 o mundo movimenta-se normalmente sem mudanças bruscas, a partir da década de
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90 essas mudanças tornaram-se bem acentuadas: na tecnologia, nas informações, na própria
estruturação da sociedade, bem como nas diversas estruturas sociais.
Nesse contexto, aponta-se como sendo necessária mais agilidade para que se possa
acompanhar a nova evolução. Com isso a contabilidade também precisou dar um salto rumo à
praticidade e modernidade, visando à competitividade e eficiência. Daí surgiu os Sistemas de
Informações Contábeis com o objetivo de acompanhar as atualizações e promover melhores
resultados para empresa.
Os resultados desse estudo espelham um pouco dessa nova realidade, a partir da
evidenciação da importância desse sistema no mundo da contabilidade, em particular nas duas
empresas pesquisadas, em que se constata a importância da implantação dos Sistemas Contábeis
de Informações e as barreiras para atingir o pleno funcionamento do sistema, além da redução de
custos em longo prazo, visto que no início haverá dispêndio com programas, computadores e
treinamentos. Ele aponta ainda a que a não participação dos demais níveis envolvidos no
processo durante a decisão estratégica de opção por um tipo de sistema, leva-a às vezes a
barreiras que poderão chegar a inviabilizar o bom andamento do sistema.
Diante do resultado da pesquisa é notável a necessidade de um sistema com menor
tempo de implantação diante das dificuldades na adaptação profissional e no interagir com o
novo sistema. Por outro lado há benefícios como a confiança que o programa traz e a eficiência
nas informações por ele transmitidas.
Por fim, aponta-se como fato limitador ao estudo a modalidade de estudo de caso,
direcionada a duas organizações industriais nordestinas que tiveram a instalação de um sistema
ERP simultâneos.
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UNIDADE III
O USO DE INFORMAÇÕES EM SAÚDE NA GESTÃO DOS SERVIÇOS3
Almeida, M. F
É já bastante conhecida a importância do uso de informações epidemiológicas no
planejamento e na avaliação dos serviços de saúde (1). O uso de informações epidemiológicas na
gestão dos serviços de saúde vem sendo enfatizado, no processo de municipalização, como um
dos importantes mecanismos para a definição de políticas locais.(2)
____________________________________________________________________________________________________________
No entanto, o uso dessas informações tem se restringido à elaboração de diagnósticos ou
planos municipais de saúde, que, nem sempre, têm servido de base para a programação de ações
de saúde. Há, ainda, um uso muito limitado das informações epidemiológicas na definição de
metas e prioridades da programação de saúde, bem como de sua utilização na avaliação da
qualidade dos serviços de saúde.
Analisando-se os sistemas de informação em saúde existentes observa-se que há uma
dicotomia entre os sistemas de informação epidemiológica e os sistemas de gerenciamento dos
serviços de saúde.
A dicotomia das informações epidemiológicas e de gerenciamento dos serviços de saúde
tem razões históricas relacionadas à forma de organização dos serviços de saúde no país. Mesmo
com a criação do SUS o processo de unificação das antigas instituições existentes ainda não está
totalmente consolidado mostrando-se, talvez, um pouco mais demorado que o desejável. Neste
momento de transição, de unificação das antigas estruturas, ainda não foram amplamente
incorporadas novas práticas de gerenciamento dos serviços.
É preciso lembrar que as lógicas dos sistemas de informações gerenciais e
epidemiológicas são distintas. Nos sistemas de informação epidemiológica a base da coleta de
dados é a população e as informações serão mais fidedignas e de melhor qualidade quanto maior
3 ALMEIDA, Marcia Furquim de. O uso de informações em saúde na gestão dos serviços. Saude soc., São Paulo,
v. 4, n. 1-2, 1995. Disponível em:
http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S010412901995000100008&lng=en&nrm=iso. Acesso em:
11 nov. de 2012.
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for sua cobertura e quanto mais detalhados forem os dados para a descrição dos eventos (óbitos,
nascimentos, doenças e agravos).
A concepção de sistemas de informações gerenciais dos serviços de saúde pressupõe a
obtenção de informações sobre quantas, quais e onde foram produzidas as ações de saúde, por
quem e a que custo operacional, tendo como base de coleta de dados os serviços de saúde. Cabe
mencionar, contudo que a prática institucional mais frequente no momento da alocação de
recursos tem consistido na avaliação da relação entre o programado e o produzido, não se
levando em conta os elementos acima mencionados enquanto parte dos sistemas de informações
gerenciais, necessários ao processo de tomada de decisões muito menos se tem considerado a
incorporação de indicadores epidemiológicos.
Outro aspecto a ser considerado refere-se às informações gerenciais dos sistemas de
abrangência nacional (SIH e SIA-SUS). Estas recobrem apenas os dados gerados nos serviços de
saúde que fazem parte do SUS, informando apenas sobre a clientela usuária destes serviços,
dificultando, dessa forma, o conhecimento da disponibilidade e dos custos do total de serviços de
saúde existentes nos níveis nacional, estadual e mesmo municipal, pois não há dados acessíveis
para se realizar esta avaliação. Felizmente, no Estado de São Paulo é possível sanar, em parte,
esta lacuna com as informações sobre internações hospitalares do Boletim 106 da Secretária de
Estado da Saúde. Entretanto, o mesmo não ocorre com as informações ambulatoriais. É preciso
lembrar que, para algumas áreas do Estado, como Região Metropolitana, estima-se que a
clientela usuária do SUS seja cerca de 50% da população(3), para outras áreas, não há dados
disponíveis.
O processo de municipalização acentuou a necessidade de descentralização da produção,
gerenciamento e análise das informações, possibilitando aos municípios assumir o papel de
gestores dos serviços de saúde. Todavia, este processo de municipalização dos serviços de saúde,
pode reforçar, ainda mais o tipo de prática institucional de tomada de decisões, anteriormente
mencionada. O que aqui se ressalta é a necessidade de agilizar a produção de informações
gerenciais do SUS nos níveis estaduais e municipais, pois estas se constituem em bases para o
repasse de recursos financeiros do sistema. Dessa maneira, as informações que se destinavam ao
acompanhamento de programas locais de saúde podem acabar ficando em segundo plano, tendo
em vista a prioridade de produzir as informações que garantam o repasse financeiro.
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Tendo em vista algumas das questões acima colocadas a ABRASCO (Associação
Brasileira de Pós-Graduação em SaúdeColetiva) teve a iniciativa de criar um grupo de trabalho
para discutir propostas de uma política de informações em saúde, ao qual foi posteriormente
acrescida a participação da ABEP (Associação Brasileira de Estudos Populacionais), sendo então
formado o grupo de Trabalho em Informações em Saúde e População (GTISP). Entre as diversas
sugestões do GTISP, há a proposta que o processo de descentralização deve conter, entre as suas
diretrizes, a compatibilização conceitual e metodológica na produção de informações em saúde
de modo a garantir a comparabilidade e complementaridade das informações geradas nos
diversos níveis hierárquicos do SUS. Fato que, se concretizado, irá permitir maior agilidade de
acesso às informações existentes nos sistemas de abrangência nacional(4).
Há, ainda, que se considerar que o processo de descentralização das informações em
saúde coloca também a necessidade de existência de capacidade técnica (recursos humanos e
equipamentos) para a produção e gerenciamento das informações no nível municipal. As
experiências mais conhecidas no Estado de São Paulo concentram-se em municípios de grande
porte como São Paulo, Campinas, Ribeirão Preto e Santos. Estes municípios dispõem de
infraestrutura técnica e muitos contaram com o apoio de universidades para a implantação e
desenvolvimento de seus sistemas de informação. Estes fatos vêm mostrar a importância da
participação dos níveis federal e estadual na capacitação dos municípios neste processo.
Algumas propostas de sistemas de informações locais vêm incorporando indicadores
epidemiológicos e sociais, porém elas têm encontrado dificuldades de compatibilização na
agregação das informações existentes nos diferentes sistemas. A base de dados dos diversos
sistemas reflete a operação dos serviços nos quais as informações são geradas ou as divisões
administrativas existentes, que nem sempre são compatíveis entre si. Um exemplo deste tipo de
dificuldade são os dados sobre o abastecimento de água, disponíveis em função das bacias
hidrográficas que alimentam o sistema, não existem informações sobre o número de domicílios
com água encanada, discriminadas por distritos do Município de São Paulo ou mesmo por
municípios, para algumas áreas do Estado. No momento, este se constitui em um dos principais
entraves para a incorporação de informações mais abrangentes nos sistemas de informação em
saúde.
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Outra questão importante refere-se a definição de quais são as informações que devem ser
restritas ao uso local ou municipal e aquelas que devem compor sistemas de informação de
abrangência estadual ou nacional, ressaltando-se a importância da compatibilização conceitual e
metodológica entre os diferentes níveis hierárquicos destes sistemas, bem como a necessidade do
estabelecimento de fluxos que possibilitem maior agilidade e acessibilidade aos dados
Essas considerações mostram que apesar de pouco utilizados, os indicadores
epidemiológicos são importantes na programação em saúde, pois dada a própria natureza, dos
dados usados na sua construção permitem recuperar as informações sobre a população como um
todo, não se restringindo apenas à clientela usuária SUS. Somente com estas informações pode-
se obter uma melhor compreensão do modelo assistencial e de seus problemas, colaborando para
sua reorientação, onde e quando se fizer necessário. A prática corrente de alocação de recursos
com base na relação entre o programado e produzido tende a manter a atual organização dos
serviços. Cabe, ainda, enfatizar a importância do uso de informações epidemiológicas para a
avaliação da qualidade dos serviços de saúde contribuindo para a identificação e correção de
pontos de estrangulamento da atenção à saúde.
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UNIDADE IV - SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE SAÚDE:
A EPIDEMIOLOGIA E A GESTÃO DE SERVIÇO4
Moreira, M. L.
1. PADRÃO DE QUALIDADE DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO
A utilização de sistemas de informações enquanto instrumento de definição do perfil
epidemiológico, ações de planejamento e avaliação de serviço, passa primeiramente pela
avaliação da qualidade dos dados e informações geradas.
Para garantir a confiabilidade de sua utilização nos processos de decisão o Centro de
Informações de Saúde, vem pesquisando a qualidade dos dados e sistematizando rotinas que
permitam identificar o grau de alcance dos objetivos estabelecidos para cada sistema e
acompanhando o grau de entendimento do conceito de suas variáveis. Como exemplo, citamos o
trabalho, em cooperação técnica com a Fundação SEADE, relativo à coleta do dado diagnóstico
do sistema AIH.
Parece-nos claro que a questão da qualidade da informação está intrinsecamente
vinculada à sua utilização na gestão do Sistema de Saúde. O avanço dos recursos de informática
tem permitido avaliação da coleta de dados e o retorno das informações em tempo hábil às
tomadas de decisões.
A expectativa de que as informações só podem ser utilizadas após a devolução pelos
órgãos estaduais ou nacionais, tem diminuído com a descentralização da gestão do Sistema de
Saúde. Os sistemas de informação têm sido moldados para serem tratados no nível local
verificando-se o aumento de sua utilização enquanto instrumento de reorganização e definição
das ações de saúde.
4 MOREIRA, Marizélia Leão. Sistema de Informação de Saúde: a Epidemiologia e a Gestão de Serviço. Saude
soc., São Paulo, v. 4, n. 1-2, 1995. Disponível em:
<http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S010412901995000100009&lng=en&nrm=iso>. Acesso
em: 29 out. 2012.
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Com o exposto acima não eximimos o Estado de seu papel de gerente maior, assumindo a
responsabilidade na devolução de dados gerados fora do município, mas referente a residentes no
mesmo.
2. O ATUAL SISTEMA DE INFORMAÇÃO HOSPITALAR
Desde janeiro de 1994 as informações da AIH - Autorização de Informação Hospitalar,
instrumento que registra o atendimento hospitalar pelo SUS -Sistema Único de Saúde são
entregues em meio magnético ao gestor.
A mudança do meio de coleta, de papel para disquete, ampliou de tal forma sua utilização
enquanto sistema de informação, que desencadeou um processo de recuperação de utilização do
método epidemiológico como um dos fundamentos do planejamento e estabelecimento de uma
programação assistencial, em confronto a forte conotação de sistema de pagamento.
O meio magnético muito contribui para a qualidade dos dados. A utilização de
parâmetros de aceitação na digitação do código de diagnóstico reduz o número de
inconsistências, porém na utilização epidemiológica, o cruzamento de diagnóstico por sexo e
faixa etária, tem apresentado problemas. Essa avaliação tem levado ao estabelecimento de
rotinas que permitem identificar as AIH(s) com problemas e providenciar sua correção antes do
encaminhamento para processamento, garantindo a confiabilidade das informações geradas a
partir dessa base de dados.
A elaboração do perfil de atendimento hospitalar tem permitido ao gestor a avaliação de
indicadores quantitativos que alertam sobre a qualidade da ação prestada e sua reprogramação,
seja no custo dos serviços de diferentescomplexidades ou de ações de saúde que envolvam os
atendimentos ambulatoriais, de vigilância a ambientes de trabalho ou de saúde coletiva, através
da identificação de fatores de risco.
Entre as principais utilizações da informação hospitalar na gestão do serviço de saúde,
destacamos as seguintes:
1. organização da demanda entre os diferentes níveis de complexidade dos serviços, a partir da
caracterização da necessidade da população, como por exemplo: o estabelecimento de ações
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ambulatoriais a pacientes de grupo de risco, acompanhamento das ações estabelecidas para o
atendimento a doenças crônico-degenerativas, etc.
2. organização do fluxo de acesso em um modelo assistencial hierarquizado e regionalizado,
permitindo a utilização racional dos recursos, que atualmente destinam-se ao atendimento à
saúde da população como um todo, e não mais de forma carimbada ao atendimento hospitalar.
3. o acompanhamento da resolutividade do serviço através dos clássicos indicadores hospitalares.
Além das informações acima mencionadas os gestores completam o perfil
epidemiológico com informações advindas do perfil socioeconômico, nascidos vivos,
mortalidade e relativas ao meio ambiente.
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UNIDADE V - PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO GERENCIAL5
Sanches, O. M
1. PROCESSOS DECISÓRIOS E INFORMAÇÕES
1.1 UMA CARACTERIZAÇÃO REFERENCIAL
Uma das atividades mais importantes que as pessoas realizam no seu dia a dia é a de
TOMADA DE DECISÕES. Tais atividades são importantes até mesmo quando o seu exercício
se restringe a não decidir sobre um determinado fato ou questão, dado que a ausência de decisão
já é, em si mesma, uma forma de decisão.
Outra atividade das pessoas, igualmente frequente, é a de CONTROLE E AVALIAÇÃO
DE DECISÕES PASSADAS (suas e dos outros), seja em razão de suas consequências, dos
imperativos dos processos de aprendizado, de observações de terceiros ou como parte das
atividades preliminares à tomada de uma nova decisão. Tais atividades, saliente-se, não são
exercidas em ambientes estáveis e neutros, mas sim sob o dinamismo da realidade, que é
necessário conhecer da forma mais acurada possível, e de um vasto conjunto de pressões, cujo
monitoramento é condição essencial à obtenção de sucesso na implementação das decisões ou
avaliações.
Em ambas as atividades os ingredientes básicos são: INFORMAÇÃO, PREFERÊNCIAS
DO DECISOR e INTUIÇÃO. A primeira, porque o conhecimento -- HISTÓRICO, FACTUAL
e PROSPECTIVO -- necessário para se decidir e/ou avaliar somente se torna disponível por
meio de informações. O segundo, porque de um modo geral as pessoas não decidem apenas com
base nas informações propiciadas por terceiros mas, sobretudo, a partir de suas experiências
passadas e preferências. O terceiro, em parte derivado dos dois anteriores e da ação do lado
criativo da mente -- aquilo que De Bonno1 chama de pensamento lateral --, por constituir a
intuição uma qualidade essencial aos bons decisores. Contudo, será sobre o conjunto de
5 Sanches, O. M Planejamento Estratégico de Sistemas de Informação Gerencial Disponível em:
http://www2.camara.leg.br/atividade-legislativa/orcamentobrasil/orcamentouniao/estudos/artigos/antes-de-
2005/Artigo240.pdf. Acesso em: 11 nov. 2012.
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informações disponíveis -- E RARAMENTE O DECISOR CONTA COM TODAS AS
INFORMAÇÕES DE QUE NECESSITARIA -- que o decisor irá exercer seus JULGAMENTOS
DE VALOR (PREFERÊNCIAS + INTUIÇÕES) com vistas à melhor escolha, seguindo o
processo de cinco estágios que caracteriza as decisões, ou seja:
a) Enunciação do problema e definição do seu contexto;
b) Levantamento de alternativas para seu equacionamento;
c) Antecipação das possíveis consequências de cada alternativa;
d) Determinação dos possíveis resultados de cada alternativa;
e) Escolha do melhor curso de ação.
Por consequência, a qualidade da decisão ou da avaliação depende, intrinsicamente, da
qualidade das informações colocadas à disposição do indivíduo (no momento em que irá
decidir), da capacidade que este possui para interpretá-las corretamente, e de sua experiência
para combiná-las de modo apropriado -- inclusive pela adequada seleção do instrumental
analítico -- à natureza da situação que requer a decisão e/ou avaliação e ao contexto em que
ocasionará efeitos.
O processo de decisão e avaliação que acabamos de descrever ocorre, de modo similar,
no âmbito das organizações, sejam elas públicas ou privadas, com a diferença de que nestas tais
processos tendem a ocorrer de modo mais fragmentado em razão da divisão de papéis e
responsabilidades pelos seus vários departamentos. Nas organizações as áreas que envolvem a
maior quantidade de decisões críticas costumam ser as de: PLANEJAMENTO, TECNOLOGIA
DOS PROCESSOS, AMPLITUDE DAS OPERAÇÕES e CONTROLE (administrativo,
operacional e de resultados). Nestas áreas, como será detalhado mais adiante, a maior parte das
decisões são atípicas (não-programadas) e têm caráter estratégico (arte de explorar condições
favoráveis com o fim de alcançar objetivos específicos), dado que, em tais áreas, a equívoca
tomada de decisão tende a ocasionar grandes prejuízos ou consequências danosas à realização
dos objetivos da empresa ou organização.
É por essa razão que as organizações, a fim de instruir os processos decisórios críticos
(estratégicos) que lhes são peculiares, estruturam sistemas de apoio -- usualmente chamados
"Sistemas de Informação Gerencial" ou "Sistemas de Apoio a Decisões" --, com vistas a
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tornar disponíveis informações selecionadas, organizadas de acordo com o seu ambiente
operacional e com as necessidades dos decisores.
Os sistemas de informação gerencial têm assumido utilidade crescente também pelo seu
potencial para fundamentar o planejamento -- em todas as suas etapas --, para dar consistência às
ações políticas (pelo fato das organizações modernas tenderem à complexidade em decorrência
das novas tecnologias e demandas do ambiente), para apoiar o exercício de novas atribuições
pelas gerências do setor público (cujas responsabilidades passaram a englobar preocupações com
qualidade e produtividade) e para ordenar de forma integrada o volume crescente de informações
tornado disponível na sociedade moderna.
Com relação a esse último aspecto é relevante assinalar a transição que se operou nas
últimas três décadas na disponibilidade de informações, passando-se da escassez para a super
abundância de dados e informações. Em razão disso, a separação das informações relevantes das
irrelevantes e a construção de modelos referenciais para orientar escolhas em situações ambíguas
passaram a constituir os maiores desafios dos sistemas de apoio à decisões das organizações. No
setor público esse desafio é ainda maior, por serem as suas organizações, de um modo geral,
menos especializadas ("target oriented") que as do setor privado, dotadas de menor flexibilidade
para estruturarseus processos e gerenciadas de modo a que a separação entre os níveis gerenciais
(superiores, intermediários e operacionais) é menos clara e definida.
A tarefa de separar as informações relevantes das meramente circunstanciaisvem se
tornando mais e mais difícil por duas razões: a crescente disponibilidade de dados e as pressões
da sociedade para que os agentes públicos decidam com melhor embasamento. A
disponibilidade de dados e informações sobre os ambientes e temas de interesse de cada
organização vem crescendo de forma progressiva. Hoje são produzidos cerca de 10.000
periódicos técnico-científicos por mês e as tecnologias de comunicação de dados e de
interconexão entre os bancos de dados espalhados pelo mundo inteiro tornaram disponíveis uma
quantidade imensa de dados e informações. Essa difusão de elementos informacionais cria
meios de controle pelas instituições da sociedade (imprensa, partidos políticos,sindicatos,
etc.) e gera nos decisores públicos a compulsão para agir -- por idealismo ou por oportunismo
com consequente demanda por informações atualizadas e adequadamente arranjadas em
consonância com as suas necessidades específicas.
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Esse conjunto de circunstâncias, aliado à velocidade das transformações no mundo
moderno, leva a que os processos decisórios das organizações se refiram, com crescente
frequência, a decisões não rotineiras de maior complexidade, exigindo sistemas de apoio cada
vez melhor estruturados e a atuação sistemática do especialista (gerente de informação) na
integração de elementos informacionais para o adequado atendimento às necessidades de
decisores particularizados.
É preciso ter bem claro, entretanto, que ao nível das gerências superiores as informações
propiciáveis por sistemas de apoio à decisões nem sempre se destinam a informar. Dada à
quantidade de canais de comunicação de que estes dispõem e que os submetem a um permanente
"bombardeio" de informações atualizadas, o gerente tende a adquirir um conhecimento bem mais
amplo, particularizado e multidimensional da realidade do que o sistema poderia lhe propiciar.
Sob tais circunstâncias, a grande importância do sistema além da indexação dos dados
selecionados em arranjos pré-determinados, passa a ser a de proceder o saneamento da
informação, quando a pluralidade das comunicações acabe por gerar "ruídos" (em razão de
redundâncias ou desencontros nos dados e notícias transmitidas), e oferecer elementos
complementares.
1.2. TIPOLOGIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Na medida em que se sobe ou desce em uma estrutura organizacional modificam-se as
demandas por informações, bem como a tipologia das associações a serem procedidas entre os
dados disponíveis nos sistemas de informações à disposição dos vários níveis. Assim, no nível
de gerência de projetos há necessidade de toda uma gama de detalhes que carecerá de interesse
no nível mais elevado, e neste, o resultado do projeto carecerá de significado se não estiver
integrado a um contexto mais amplo, seja ele espacial, financeiro, programático ou político.
É este pressuposto que explica o fato dos sistemas de informação gerencial serem
descritos como possuindo uma estrutura piramidal integrada por três segmentos. O segmento
inferior, abrangendo os dados relativos às transações operacionais da organização (ligados às
decisões relativas ao dia a dia); o segmento intermediário, integrado pelos sistemas de apoio ao
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planejamento e às decisões de caráter tático e o segmento superior, composto pelos sistemas
gerenciais de apoio à formulação de políticas, planos e decisões de caráter estratégico.3
Planejamento (Ação Estratégica) ---------------> OBJETIVOS
Controle Gerencial (Ação Tática) ---------------------> DESAFIOS
Controle do Funcionamento (Ação Operacional) ---------------> METAS
O setor público brasileiro, ainda na contramão das tendências organizacionais da era da
multimídia, se caracteriza pela profusão de níveis organizacionais e grande diversidade de estilos
gerenciais, pela superposição de atribuições e por uma forte tendência para centralizar em
poucos polos (unidades ou pessoas) os encargos de acompanhamento e avaliação da execução e
de assessoramento às decisões de natureza estratégica. Essa situação é potencializada pela
inexistência de requisitos mínimos para o exercício das chefias, expressiva rotatividade na
ocupação dos cargos e frequente deslocamento do polo coordenador da ação governamental.
Tais aspectos são suficientemente críticos para que se entendam as razões das
dificuldades que cercam o desenvolvimento e a implantação de sistemas de informação de
múltiplo uso nas organizações públicas. Nestas, mais do que em qualquer outras, é indispensável
que os sistemas de informação gerencial4 sejam moldados para se ajustar ao estilo de gestão de
seus principais usuários e às suas necessidades específicas, preferências e idiossincrasias sob
pena de prematura obsolescência.
A sobrevivência destes sistemas depende, igualmente, da sua capacidade de atender as
necessidades do decisor com oportunidade (em tempo de serem úteis) ou de colocar à sua
disposição o instrumental (programas de acesso direto a vários bancos de dados) que lhes
permita obter, direta e rapidamente, informações relevantes e confiáveis de que necessitam para
instruir suas decisões.
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2. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
2.1. ELEMENTOS PARA A UNIFORMIZAÇÃO DA LINGUAGEM
A maior parte da literatura especializada em planejamento estratégico e em sistemas de
informação gerencial focaliza a aplicação destes instrumentos no setor privado, fato que cria uma
série de problemas na definição do referencial teórico. As empresas, como se sabe, se
distinguem, em muitos aspectos, das organizações públicas, em especial porque estas últimas,
como tem sido assinalado por vários autores (em especial Kaufmann6), parecem ser imortais. A
diferença entre as organizações públicas e privadas fica bem evidente quando se observa, por
exemplo, que assertivas do tipo "atualmente, as empresas precisam responder eficaz e
eficientemente às mudanças verificadas para garantirem seu status que no mercado", plenamente
válidas no setor privado como paradigmas de sobrevivência, são de questionável validade no
setor público, onde organizações como SUNAB, CONAB e CEME, de sofrível performance há
vários anos, continuam a existir.
A questão da eficácia da comunicação, tida como um dos grandes problemas de nossa
época, merece também atenção em nossas preocupações com a uniformização da linguagem. Na
comunicação humana, em especial nas discussões técnicas, é comum ocorrer o fenômeno da
"INCOMENSURABILIDADE", descrito por Khun7 como aquele que ocorre quando pessoas que
percebem uma situação de maneira diversa se utilizam de um mesmo vocabulário
-- atribuindo às palavras diferentes significados -- para discuti-la. Comenta ele: "se não podem
nem mesmo comunicar-se entre si como é que poderão entender-se e persuadir um ao outro ?"
Logo, é necessário que se explicitem os significados atribuídos aos termos básicos a fim de
enriquecer o processo de comunicação.Foi em razão dessas duas contingências que sentimos ser conveniente explicitar o
significado -- no contexto da administração pública -- dos termos que delimitam o tema sob
apreciação, a bem da clareza e de evitar perplexidades desnecessárias. Por essa razão,
destinaremos esta parte da abordagem à sistematização dos significados que estamos atribuindo
aos termos "Planejamento", "Estratégico", "Informação", "Planejamento Estratégico", "Sistema
de Informação" e "Sistema de Apoio a Decisões".
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a. Planejamento
Em termos linguísticos o termo PLANEJAMENTO significa ato ou efeito de planejar.
Portanto, se PLANEJAR É CONHECER A REALIDADE PRESENTE E FORMULAR
IMAGENS DE UMA REALIDADE DESEJÁVEL E VIÁVEL PARA O FUTURO, BEM
COMO ARTICULAR AS PROVIDÊNCIAS QUE VIABILIZEM À MATERIALIZAÇÃO DE
TAL REALIDADE, podemos definir planejamento como o conjunto de ações integradas,
situadas no tempo e no espaço, orientadas para a solução de problemas (existentes ou
antecipados) ou implementação de mudanças através do apropriado emprego dos recursos. Não é
nem inspiração nem projeção, muito menos "achologia". O planejamento é um processo
articulado que envolve a definição de objetivos e o equacionamento dos meios que permitam
atingi-los. Requer, portanto, previsões confiáveis -- fundadas em adequado diagnóstico da
realidade atual, da evolução histórica dos fenômenos e das tendências existentes --, o
envolvimento dos escalões superiores -- que garantirão implementabilidade às decisões -- e
legitimação pelo ambiente.
b. Estratégia/Estratégico
O termo ESTRATÉGIA tem seu significado associado à ideia de um teatro de operações
(de guerra) cujo Comandante-em-Chefe delineia as linhas articuladoras do conjunto de operações
que lhe permitirá vencer o inimigo. Note-se que não se trata do plano para uma batalha, mas sim
das ações que possibilitarão a vitória final.
No Novo Dicionário Aurélio (2ª Edição, 1992), o termo ESTRATÉGICO é definido
como "aquilo que é relativo a estratégia", sendo esta -- a Estratégia -- definida, além do seu
significado militar, como “a arte de aplicar os meios disponíveis/explorar condições favoráveis
com vistas à consecução de objetivos específicos”. Em contraposição a este o dicionário indica o
termo TÁTICO, definido como "o processo utilizado (meios colocados em prática) para sair-se
bem num empreendimento qualquer." Em outras palavras, a estratégia (com caráter de arte,
daquilo que é criativo e original), se refere às linhas articuladoras para o conjunto de operações,
enquanto a tática tem a haver com e eficácia das operações parciais que viabilizam bons
resultados no conjunto das operações. Portanto, pode-se dizer que, no âmbito da administração
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pública, esse termo transmite a ideia daquilo que tem caráter de política pública -- aqui entendida
como o conjunto de definições com influência significativa e generalizada no comportamento da
administração e dos agentes que com ela interagem -- ou de diretriz superordenadora dos
esforços nos horizontes de médio e longo prazos.
c. Planejamento Estratégico
Segundo Bio8, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO é aquele que se orienta para a
definição das ações do sistema empresa no meio ambiente com vistas a orientá-la para a posição
futura desejada. Envolve, portanto, a realização de levantamentos e as avaliações de situações
com vistas à definição da estratégia da organização para fazer frente aos problemas estruturais e
aos desafios percebidos no futuro, bem como para a fixação de objetivos e a seleção dos
instrumentos de intervenção sobre o ambiente. Similar é a percepção de Davis9, que ao tecer
considerações sobre os três níveis de planejamento referidos na literatura (estratégico, tático e
operacional), assevera: "o PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO é aquele que lida com
considerações de longo prazo. As decisões a serem tomadas com relação aos negócios em que a
organização deva entrar, os mercados para os quais se deva voltar, a composição de sua pauta de
produtos, etc."
d. Informação
Em nossos dias existem muitas definições de informação. Uma boa parte destas são
suficientemente expressivas, mas muitas são de questionável validade. Para os fins de nossa
abordagem preferimos acolher a indicada por Davis, que -- após salientar ser este termo bastante
impreciso sem uma adequada qualificação10 afirma: "Uma definição utilitária de informação para
os fins de sistemas de informação é a seguinte: Informação é o resultado do processamento de
dados num formato que tem significado para o usuário respectivo e que tem valor real ou
potencial nas decisões presentes ou prospectivas."11
A informação, no sentido peculiar a sistemas de informação, pode revestir-se de
diferentes atributos, quais sejam:
a) ser VERDADEIRA ou FALSA, se corresponde à realidade ou não;
b) ser NOVA ou VELHA, se adiciona ou não conhecimento novo a quem a recebe;
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c) ser CORRETIVA ou RATIFICATIVA se modifica ou confirma informação anterior;
d) ser ORIGINAL ou COMPLEMENTAR, se inclui ou atualiza/amplia informação.
Em qualquer caso, os elementos comunicados só terão o caráter de informação se
contribuírem para ampliar o nível de conhecimento de quem as recebe, para reduzir suas
incertezas ou para instrumentalizar (serem levados em conta) as decisões que deva tomar.
e. Sistema de Informação
Segundo se depreende dos textos de Polloni12, SISTEMA DE INFORMAÇÃO é “todo e
qualquer sistema [conjunto de partes coordenadas com vistas à realização de um propósito] que
processe dados em informações e que produza resultados para um fim específico.” Logo, que
propicie informações úteis. Porém, para que a informação seja útil ela deve propiciar uma
realista descrição da realidade -- para o que deverá preencher uma série de atributos --, estar
disponível quando for demandada, possuir custo limitado, ser formatada segundo as preferências
e necessidades do decisor.
A maior parte dos sistemas de informação possuem quatro componentes básicas: dados
(arranjados de modo a permitir o atendimento às necessidades dos usuários), processos ou
programas (para o apropriado arranjo dos dados com vistas à produção de informações
relevantes), operadores (com conhecimento e experiência suficientes para tirar partido dos
recursos disponíveis) e canais de comunicação (para captação dos elementos informacionais e
difusão dos resultados de suas operações. Em sua evolução eles costumam percorrer cinco
estágios -- incorporando-se nos estágios mais avançados as práticas e técnicas peculiares aos
anteriores --, quais sejam:
1) associação não estruturada;
2) operação com instrumentos estruturadores;
3) operação com bancos e comunicação de dados;
4) operação com centros de informação; e
5) integração total dos sistemas da organização.
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f. Sistema de Apoio a Decisões
Chamam-se Sistemas de Apoio a Decisões aqueles sistemas orientados para a
evidenciação de parâmetros de regularidade ou de anormalidade nas atividades básicas da
organização, para a oportuna geraçãode informações qualificadas (indicadores e estatísticas)
sobre temas relevantes para o âmbito de atuação dos decisores de posições chave, para o apoio às
ações de planejamento da organização (incluida as de reavaliação dos objetivos) e para a
produção de elementos complementares necessários às decisões. Segundo Polloni13, no âmbito
dos Sistemas de Apoio a Decisão podem ser identificadas três classes de decisões: "Decisões
estruturadas: estão ligadas diretamente à gerência de controle operacional, seguindo normas e/ou
regras bem definidas. Seus procedimentos são documentados e automatizados. Decisões
semiestruturadas: dizem respeito à atuação de gerências intermediárias, exigindo capacidade de
análise e julgamento, e experiência na área do negócio. Não são automatizadas por completo,
pois requerem informações não-estruturadas, de forma conjunta, sumarizada e com projeções.
Decisões não estruturadas: são decisões tomadas pelo alto escalão da empresa. Precisam de
informações aleatórias e de grande complexidade. Contam quase totalmente com a intuição
humana."
g. Planejamento Estratégico de Sistemas de Informação
De acordo com Furlan14, "o Planejamento Estratégico de Sistemas de Informação é a
etapa inicial em que se estabelecem os propósitos básicos para que possamos implantar sistemas
computadorizados estáveis e de apoio à tomada de decisões". Como tal, deve ser elaborado de
modo a propiciar os elementos necessários para suportar os negócios da organização, atingir os
objetivos desta, e atender às necessidades de informação de sua alta administração. Em termos
mais específicos o Planejamento Estratégico de Sistemas de
Informação pode ser caracterizado como o conjunto de ações integradas com vistas à:
1) determinação do usuário do sistema, dos elementos necessários para o apoio às suas decisões,
e das suas preferências em termos de formatação dos dados;
2) identificação das áreas de interesse estratégico para a atuação do decisor e dos elementos
importantes em cada uma destas;
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3) determinação do âmbito operacional da organização e dos seus objetivos (de curto, médio e
longo prazos);
4) identificação de concorrentes, opositores e adversários;
5) realização do diagnóstico da situação dos sistemas de informação disponíveis ou mobilizáveis
como fontes de dados e informações;
6) sistematização de estrutura que satisfaça as necessidades e que seja viável no prazo disponível
para a sua operacionalização;
7) fixação de objetivos e de metas para o sistema e para sua implantação;
8) capacitação dos recursos humanos envolvidos na operacionalização do sistema;
9) determinação dos recursos necessários e dos responsáveis pelo desenvolvimento e
implantação do sistema;
10) definição dos requisitos mínimos a serem atendidos nas simulações e testes-piloto.
É preciso não confundir planejamento estratégico de sistema de informação com
informação estratégica, embora alguns desses sistemas -- em especial aqueles que atendem aos
decisores de mais alto nível da organização -- possam até objetivar a sua produção.15
2.2. FATORES DETERMINANTES E CONDICIONANTES DO PLANEJAMENTO
Estratégico de Sistemas de Informação
A condição essencial para que se empreenda o planejamento estratégico de um sistema de
informação é que exista, de maneira inequívoca, o reconhecimento de sua utilidade pelos
escalões gerenciais superiores e vontade político-administrativa no sentido de legitimar a sua
implantação e operação. Sem isso, não obstante ser inquestionável a utilidade do planejamento,
ele não terá efetividade ou viabilidade de implementação.
O segundo aspecto essencial, como ressaltado várias vezes no decorrer desta abordagem,
é a clara definição dos usuários: quem são, onde se localizam e quais as suas necessidades,
preferências e idiossincrasias. Um dos maiores problemas nesse sentido é que, de modo geral, os
usuários dos sistemas de apoio a decisões não definem com clareza ou não são capazes de
antecipar as suas necessidades -- e, de fato, muitas delas não são antecipáveis-, delegando tal
incumbência a seus assessores. Para minimizar essa tendência será indispensável que, após a
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determinação dos usuários, se realizem entrevistas com estes e seus principais assessores, que se
promova a análise de seus papéis, que se empreenda o acompanhamento das demandas derivadas
de sua rotina de trabalho, e que se realizem simulações de atendimento dentro da dinâmica de
operações normais de tais usuários.
Confirmada a conveniência do sistema e reconhecidos os usuários e suas necessidades, o
desenvolvimento do sistema de informação deve iniciar-se pela precisa definição dos seus
objetivos -- correlacionados aos da organização e às necessidades das gerências que dele se
utilizarão -- e das respectivas fontes de alimentação.
Outro elemento essencial no planejamento desses sistemas são as fontes de informação.
Com relação a estas é indispensável que se evite o suprimento seletivo, ou seja,9 que a fonte só
forneça informações que tenham conotação positiva em relação às suas ações ou operações.
Consolidada a premissa de que informação é poder, quanto mais relevante e atualizada esta for,
maior será a resistência dos supridores em torná-la disponível. Por outro lado, os dados e
informações só tem relevância quando possuem sentido utilitário para que o usuário
instrumentalize os seus processos decisórios, carecendo de utilidade prática as informações
defasadas, de domínio público ou de limitada expressividade.
O equacionamento da problemática relacionada com os dois últimos fatores, através do
direcionamento do sistema para a obtenção de elementos relevantes e ajustados às necessidades
dos usuários que ocupem posições focais na estrutura da organização, pode ser processado
através da utilização de um novo tipo de profissional, o Coordenador do Atendimento ao Usuário
(esteja este vinculado ou não a um Centro de Informação16). Este tipo de providência vem
assumindo importância crescente para o bom desempenho dos sistemas de informação e para a
satisfação dos usuários.
A característica essencial do "Coordenador de Atendimento ao Usuário" é merecer
integral confiança deste, sem o que não receberá descrição franca das suas reais necessidades e
das deficiências dos produtos do sistema. Além disso, tal agente necessita:
a) conhecer muito bem cada um dos bancos de dados do sistema e dos sistemas aos quais este se
ache articulado;
b) ser capaz de identificar atipicidades nas séries de dados e de propor medidas corretivas
apropriadas;
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c) possuir suficiente conhecimento técnico do setor, a fim de assegurar a compatibilidade entre
os dados combinados e a confiabilidade dos resultados propiciados;
d) saber o suficiente sobre os recursos de informática em uso, bem como sobre as suas
potencialidades e limitações;
e) ter domínio sobre os problemas mais comuns de alimentação e de atualização de cada série de
dados abrangida pelo sistema;
f) ter habilidade para se relacionar com pessoas de destacado perfil profissional, em especial com
os analistas, gerentes setoriais e usuários.
O outro requisito básico é que o desenvolvimento, a implantação e a operacionalização
do sistemaseja colocado em mãos de analistas competentes, atualizados e de boa vontade, isto é,
de profissionais que ao invés de criarem dificuldades se envolvam no equacionamento das
soluções que se façam necessárias para a viabilização do resultados
objetivados pelo sistema.
3. SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS: UMA RETROSPECTIVA DE
EXPERIÊNCIAS DO ESTADO DO PARANÁ E DO GOVERNO FEDERAL
"Quem não aprende com o passado acabará, no futuro, como refém de seus repetidos erros."
Provérbio Chinês
3.1. O SISTEMA DE ACOMPANHAMENTO FÍSICO (SAF)
Nos anos de 1975 e 1976 o Sistema de Planejamento do Estado do Paraná desenvolveu e
implantou o Sistema de Acompanhamento Físico - SAF, com vistas ao1 acompanhamento da
ação governamental. Apesar do entusiasmo da equipe envolvida – que tivemos o privilégio de
coordenar --, a operacionalização do SAF defrontou-se com uma série de problemas, dentre os
quais cabe ressaltar:
a) ser um projeto demasiado ambicioso e detalhado, pretendendo não só o acompanhamento e
avaliação de todos os projetos e atividades do Estado, mas também a comparação do
desempenho de unidades de vários setores;
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b) visar o atendimento simultâneo a vários usuários, ou seja, do Governador, do Sistema de
Planejamento, dos Secretários de Estado, dos Diretores-Gerais e das Assessorias de Controle de
Resultados, cada um dos quais com demandas peculiares;
c) ter sido desenvolvido e implantado antes que as unidades setoriais de planejamento atingissem
um nível de consolidação que permitisse a sistematização dos fluxos de informações e a
realimentação do sistema com avaliações críticas;
d) desconsiderar o preceito técnico de que sistemas complexos não devem ser convertidos para
processamento de dados antes de atingirem maturidade em sua operação por procedimentos
convencionais;
e) subestimar a importância dos aspectos políticos, tecnológicos e comportamentais.
Esses problemas resultaram na gradual perda da credibilidade no sistema, conduzindo à
sua rápida obsolescência e consequente desativação. A experiência, no entanto, teve o mérito
de propiciar um importante aprendizado, o qual embasou o desenvolvimento de novos sistemas
mais ajustados à realidade, como o SAO, o SAS e o Sistema Sala de Situação, apreciados a
seguir.
3.2. O SISTEMA DE ACOMPANHAMENTO DE OBRAS (SAO)
O SAO, implantado em 1977, corresponde à antítese do SAF, caracterizando-se como um
sistema simples, de preocupações bem definidas, voltado para dois usuários principais (o
Governador e o Secretário de Planejamento), com gerência própria e dispondo de uma rede
estruturada de informantes.
No desenvolvimento do SAO foi adotada a premissa de que para a estrutura superior do
Governo seria mais importante o acompanhamento da distribuição espacial e temporal da
execução dos empreendimentos do que conhecer detalhes da execução. Essa decisão decorreu,
inclusive, da constatação de que os aspectos formais da execução já eram regidos por normas
legais bastante rígidas, controlados pelos setores técnicos e de controle interno de cada órgão, e
fiscalizados pelo Tribunal de Contas do Estado, bem como de que a estrutura superior do
Governo poderia solicitar informações mais detalhadas sobre qualquer empreendimento sempre
que isso fosse considerado desejável.
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Em consequência o sistema foi concebido para trabalhar com um número muito limitado
de variáveis de cada obra17. Em contrapartida, conferiu-se ênfase particular à exatidão dos dados,
com vistas a assegurar elevada confiabilidade às informações baseadas no sistema, fato que se
converteu no seu maior sustentáculo.
O cadastramento de obras se iniciava com a avaliação, no início de cada Governo, das
obras concluídas e em andamento, transferindo as primeiras para o arquivo de obras nessa
situação e formando o cadastro das obras que teriam seguimento no novo período
governamental. Feito isto, o sistema era aberto para o cadastramento das novas obras que
atendessem a pelo menos uma das seguintes condições:
a) que a obra já estivesse de fato em execução;1
b) que a obra tivesse sido objeto de convênio/edital de licitação; ou
c) que a obra estivesse incluída em programação formalmente aprovada pelo Governador para
execução no exercício.
As obras apenas intencionadas, assim como aquelas previstas por ocasião da
programação orçamentária, não podiam ser cadastradas no sistema enquanto não preenchessem
uma dessas condições.
3.3. A SALA DE SITUAÇÃO GERENCIAL
Em 1976, a Secretaria de Estado do Planejamento, através da Coordenadoria de
Informações Técnicas, desenvolveu uma primeira caracterização de "Sala de Situação Gerencial
do Estado". Segundo delineado no respectivo projeto, a "Sala", constituir-se-ia num subsistema
de informações gerenciais práticos e com aceitável grau de consistência, orientado para propiciar
elementos de gestão e para a visualização da imagem do setor público na conjuntura
socioeconômica paranaense.
O mencionado subsistema -- operando através de gráficos, quadros magnéticos e arquivos
especiais -- deveria constituir-se em instrumento dinâmico de orientação, controle e avaliação
para a formulação de planos e metas de governo. Ao ser implantado, no entanto, o subsistema
acabou tendo receptividade bem menor do que a esperada e, passada a novidade, foi perdendo o
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interesse e acabou sendo desativado no ano seguinte. As razões do seu insucesso parecem ter
sido:
a) constituir sistema muito ambicioso para a época, dado que na ocasião o Estado apenas se
iniciara na era do teleprocessamento;
b) conferir ao aspecto coreográfico dos mapas e gráficos demasiada importância, apresentando
informações dissociadas de uma série histórica que ensejasse comparações mais perceptíveis;
c) operar com defasagem de atualização incompatível com as expectativas da administração
superior do Estado (Governador e Secretários);
d) situar-se em local não estratégico, isto é, distante do Governador do Estado, definido como o
seu principal usuário;
e) não dispor de uma rede de informantes com nível de autoridade institucional para apoiar
efetivamente a alimentação do sistema; e
f) apresentar algumas incompatibilidades com o estilo de gestão do Governador JAYME
CANET JUNIOR (austero, pragmático e independente).
No início de 1980, quando do equacionamento das necessidades do Gabinete do
Governador NEY BRAGA, evidenciou-se a conveniência de estruturar e implantar uma nova
"Sala de Situação Gerencial", para suprir as suas necessidades nos campos de informações
gerenciais e de controle da implementação das decisões, bem como no de acompanhamento dos
pleitos das lideranças políticas. Tomada a decisão, foram definidas algumas orientações básicas a
fim de evitar os problemas ocorridos na experiência anterior.
A primeira dessas foi a adoção da premissa de que qualquer sistema de informações só
possui utilidade e viabilidade de consolidação se ele se ajustar ao estilo de gestão da respectiva
área gerencial e se constituir uma resposta funcional às suas necessidades. Em consequência, foi
promovida uma ampla avaliação junto ao Governador do
Estado, no sentidode determinar as carências de informações de que se ressentia, as suas
idiossincrasias (predileções e aversões), os dados e assuntos que considerava essenciais, os de
utilidade ocasional e os sem maior importância. As percepções derivadas desta análise1 foram
confirmadas e consistidas com pessoas que conviviam mais de perto com tal decisor e
judiciosamente respeitadas.
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Garantiu-se, assim, a adequação dos recursos do sistema ao estilo do usuário. Em outras
palavras, orientou-se a formatação das informações de modo seletivo, garantindo, a
disponibilidade de uma base de dados mais estável e suscetível de rápidas agregações – pela
gerência da Sala de Situação -- e de múltiplas associações tão logo estas fossem requeridas pelos
principais usuários do sistema.
Outra orientação básica foi a de que Sala de Situação deveria localizar-se bem próxima
do decisor, não só para facilitar o seu emprego, mas, também, para criar a associação psicológica
do sistema ao próprio Governador, conferindo-lhe respeitabilidade.
No que se refere à alimentação do sistema, foi considerado indispensável o emprego da
estrutura institucional de acompanhamento de resultados de mais alto nível, ou seja, das
Assessorias de Controle de Resultados, dadas as suas possibilidades de acesso direto aos titulares
dos órgãos, preservada, entretanto, a informalidade do relacionamento.
Assim, a fuga a procedimentos burocráticos foi adotada não apenas como simplificadora,
mas também, como maneira de estreitar o relacionamento interpessoal.
Como características adicionais desejáveis no Sistema da Sala de Situação, bem como
nos seus subsistemas, foram fixadas:
a) funcionalidade e simplicidade - implicando na pluralidade de sistemas de reduzida
complexidade operacional ou tecnológica (não complicar quando possível simplificar);
b) sistematicidade e atualidade - requerendo a geração de fluxos regulares e adequados para
alimentação e operação dos sistemas;
c) respeitabilidade e isenção - envolvendo a seleção de fontes fidedignas e a estruturação de
mecanismos que dificultasse a manipulação seletiva das informações;
d) confidencialidade e segurança - implicando na constituição de procedimentos que impedissem
a divulgação de elementos ainda não consistidos; e
e) facilidade de atualização - implicando no uso de teleprocessamento, com atualização "on
line", em pelo menos parte do sistema.
A Sala de Situação Gerencial do Governador do Paraná foi estruturada a partir de três
sistemas básicos e de diversos sistemas auxiliares. Os sistemas básicos eram o Sistema de
Acompanhamento de Obras - SAO, o Sistema Sala de Situação - SAS e o Sistema de
Acompanhamento de Decisões Estaduais - SADE, articulados de modo a permitir diversas
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formas de acesso sobre as bases de dados18, e a atender a alternância de interesses dos usuários.
Dentre os sistemas auxiliares possuíam maior relevância o Sistema de Informações Estatísticas -
SIE e o Sistema de Referência de Dados - SRD (operados pelo Departamento Estadual de
Estatística e acessáveis por teleprocessamento), o Sistema de Referência de Estudos, o Sistema
de Informações Institucionais, e o Sistema de Acompanhamento de Notícias Econômicas
(operados pela Coordenadoria de Informações Técnicas da Secretaria de Planejamento).
3.3.1. Sistema de Acompanhamento de Obras - SAO
O SAO se revestiu de grande importância na determinação da forma como se distribuía a
ação do Governo Estadual sobre a base territorial e do ritmo da execução dos programas a cargo
de cada órgão. Seus objetivos básicos eram:1
a) propiciar informações atualizadas (posição em meados do mês precedente) sobre cada obra em
execução/executada pelos órgãos da administração direta e indireta do Estado;
b) propiciar uma pronta recuperação (via terminal) das informações sobre obras, segundo
diversas modalidades de agregação (tipo de obra, setor, localidade, região, tipo de obra por
região, obra por setor e localidade, etc.);
c) subsidiar a preparação de dossiês de viagem a localidades do interior, para uso do Governador
e dos Secretários de Estado.
O SAO gerava 6 diferentes opções de relatórios básicos e 23 combinações de tais opções,
muitas das quais disponíveis para consultas on line (o que era um grande avanço para a época).
Os chamados relatórios básicos do sistema eram: por obra específica; por município; por órgão;
por tipo (Prédio, Rodovia, Ferrovia, etc.); por fase (Programada, Licitada, Concluída, etc.); por
datas (ano, mês e ano, e período).
3.3.2. Sistema Sala de Situação - SAS
O SAS foi concebido com o propósito de sistematizar as informações básicas de uso frequente
pelo Governador, Secretários de Estado e dirigentes de entidades da administração indireta, bem
como nos documentos técnicos, com vistas a propiciar densidade, coerência e consistência ao
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discurso oficial. Visava, além disso, a sistemática produção de elementos para o
acompanhamento dos níveis de desempenho das entidades de cada setor e da evolução da
economia paranaense em contraste com a performance a nível nacional. Em termos mais
específicos o sistema tinha como objetivos:
a) propiciar aos principais decisores do Estado o acesso a demonstrativos de dados básicos sobre:
o desempenho anual de cada setor da administração estadual, no período de 1970 a 1983, o
desempenho mês a mês no decorrer da gestão, e comparações entre o desempenho médio atual e
o dos períodos precedentes;
b) propiciar informações sobre o desempenho dos principais setores governamentais em cada um
dos exercícios da década de 70, com base em pesquisas a fontes fidedignas e inquestionáveis;
c) tornar disponíveis à administração pública estadual, com o máximo de atualização, séries
completas de índices básicos ao nível nacional, regional e estadual, tais como: PIB, Renda
Interna, INPC, Salário Mínimo, Exportações e outros índices;
d) propiciar o acompanhamento sobre as principais atividades relacionadas aos setores primário,
secundário e terciário da economia paranaense, procedendo a sua comparação com médias ou
montantes regionais e nacionais, sempre que possível;
e) reunir informações básicas sob o ponto de vista gerencial e institucional, sobre cada um dos
municípios paranaense.
Na estruturação do SAS optou-se por um sistema de registro de dados que permitisse, por
meio de operações simplificadas,19 a obtenção de elementos inteligíveis para o apoio às decisões
do Governo, a ampliação dos níveis de consistência na formulação de políticas, e uma maior
eficácia na avaliação de resultados.
Com relação à quantificação dos resultados, foi dada preferência às Unidades de
Produto Final 20, por entendê-las mais adequadas -- menos ambíguas do que os indicadores --
para a comparação dos resultados com os níveis atingidos no passado e com as metas
estabelecidas. Quanto aos recursos de informática, a opção foi pela alimentação e atualização
via terminais remotos, mediante "interfaces" conversacionais, com um mínimo de códigos e
referenciação automática dos passos a seguir em cada operação.1
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3.3.3. Sistema de Acompanhamento de Decisões - SADE
O SADE tinha por finalidade cadastrar as indicações, solicitações e denúncias
encaminhadas (por parlamentares, prefeitos ou entidades) ao Governador ou aos Secretários de
Estado -- formal ou informalmente --, acompanhar a sua tramitação e apreciação pelos órgãos
para os quais eram despachadas, e registrar as decisões (parciais e finais) tomadas em relação a
cada uma destas. Destinava-se, igualmente, ao registro dos pleitos do Governo ou dos órgãos do
Estado encaminhados à esfera federal e da situação da respectiva apreciação pelas unidades com
jurisdição sobre a matéria.
Este subsistema possuía grande utilidade para o Governador, em especial na preparação
de suas audiências com parlamentares, prefeitos e lideranças partidárias, por lhe permitir dar uma
resposta consistente sobre o estágio de qualquer questão que lhe tivesse sido submetida
anteriormente. Além disso, o mantinha informado sobre o conjunto de pleitos de cada
parlamentar e respectivos atendimentos. A conjugação dos elementos registrados no sistema com
os disponíveis no SAO e no Cadastro de Informações sobre os municípios paranaenses era
possível gerar relatórios sobre o nível de intervenção político-institucional em cada região.
3.4. O Sistema GRAFF e seus Sucessores
O Sistema Gerencial de Acompanhamento Físico-Financeiro (GRAFF) foi desenvolvido
pela Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF/SEPLAN) na segunda metade dos anos 70, com
vistas a propiciar a realimentação dos processos de planejamento governamental.
Suas características básicas eram: simplicidade (expressar o desempenho por meio de um
índice consolidado), seletividade (atuar sobre programas relevantes), oportunidade (apoiar a
adoção de medidas corretivas em tempo hábil), expressividade (comunicar resultados por meio
de quadros e gráficos), e reciprocidade (propiciar indicações úteis aos executores e permitir o
registro das causas dos desvios de execução).
Após uma série de testes-piloto o GRAFF foi aplicado no acompanhamento de programas de
desenvolvimento regional, do programa de mobilização energética e de alguns projetos
financiados com recursos externos. Apesar de ter propiciado alguns resultados concretos o
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sistema acabou sendo desativado, no início dos anos 80, com base em avaliações, realizadas pelo
Sistema de Controle Interno, que concluiram pela necessidade de sistema mais abrangente,
detalhado e multifuncional. Esse sistema mais abrangente, entretanto, jamais chegou a ser
desenvolvido e implantado.
Segundo o depoimento de servidores federais que trabalharam no GRAFF, as principais
determinantes do seu fracasso foram:
a) ter concepção muito técnica, não levando em conta as idiossincrasias de cada polo de decisão;
b) exigir um nível de precisão no planejamento que era incompatível com a realidade da
capacidade de programação da época (ele trabalhava com percentuais de execução);
c) gerar informações que colocavam gerentes públicos em situações embaraçosas, nem sempre
merecidas, como a distorção nos custos pelo fato de não apropriar custos indiretos ou não levar
em conta os atrasos nos repasses financeiros;
d) trabalhar com categorias muito abrangentes (à época ainda não existia o detalhamento por
subprojetos) o que acabava por exigir o desdobramento dos projetos em várias ações (cada qual
mensurada por um tipo de unidade de medida);1
e) enfrentar problemas conceituais quanto ao entendimento a ser dado -- em cada situação – a
expressões como: acompanhamento (andamento ou resultado?), custos incorridos (liberação ou
aplicação?), resultado físico (da ação ou do programa?), etc.
Além disso, defrontou-se com deficiências na prestação de informações – seja pelo fato
do órgão executor não ter interesse em informar seus desempenhos sofríveis, seja por
deficiências no treinamento dos encarregados da alimentação --, e com a seletividade das
liberações financeiras -- que acabou por conduzir a um padrão genérico de justificação para os
desvios de execução, qual seja, "atraso nas liberações financeiras".
Nestes últimos dez anos (1988 a 1997) a SOF/SEPLAN tentou, por várias vezes, reativar
o acompanhamento através de sistemas similares ao GRAFF, sem obter sucesso.
Recentemente (a partir de 1992), foi desencadeada uma nova tentativa de criar algo
parecido, através do Sistema Integrado de Avaliação das Ações de Governo (SIAG), cujo
desenvolvimento foi atribuído ao SERPRO, concebido para operar a partir da integração das
bases de dados do Plano Plurianual (SIPPA), do Sistema Integrado de Dados Orçamentários
(SIDOR) e do Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI).
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Segundo o projeto do SIAG, este sistema se destina a produzir informações de caráter
estratégico -- acompanhamento e avaliação da implementação de políticas públicas -- para o
apoio ao processo decisório dos órgãos que compõem a administração pública federal; fomentar
a utilização de indicadores que evidenciem a correlação dos gastos realizados com a
programação estabelecida e seus objetivos (acompanhamento físico-financeiro da execução);
assegurar integração entre o planejamento, o orçamento e a execução das ações do Governo
(integrar a ação governamental); identificar órgãos e regiões com melhor custo benefício na
implementação de ações (produtividade); e apoiar a atuação dos órgãos de controle interno
(propiciando elementos para a monitoração do desempenho).
O SIAG, no entanto, se acha desenvolvido apenas ao nível de módulo piloto, não tendo
obtido legitimação para a sua implantação nos ambientes maiores da administração pública
federal e para operar sob condições de normalidade.
3.5. Sistemas de Apoio a Parlamentares e Relatores do Congresso Nacional
O Congresso Nacional tem necessidade de bons sistemas de informação e comunicação.
Essa necessidade decorre da pluralidade de atividades que desenvolve no dia a dia, envolvendo
quase todos os parlamentares, tais como o funcionamento dos plenários do Congresso Nacional,
do Senado Federal, da Câmara dos Deputados, das oito Comissões Permanentes do Senado, das
dezesseis Comissões Permanentes da Câmara dos Deputados, de, em média, seis Comissões
Parlamentares de Inquérito, da Comissão Mista de Orçamento e das reuniões de lideranças.
Tais sistemas, desenvolvidos ao longo dos anos, têm funcionado de modo satisfatório.
Alguns destes possuem caráter administrativo (normas regimentais), outros são de simples
referência (normas jurídicas e andamento de proposições) e uns poucos de suporte aos processos
decisórios (apoio a relatores, multimídia e específicos das CPIs). Dada a natureza desta
abordagem daremos atenção apenas aos que opoiam a atuação substantiva dos parlamentares na
produção legislativa, na formulação de políticas, na alocação de recursos e no acompanhamento
da ação governamental.
Nesse sentido cabe observar que, dentre as ações de caráter substantivo empreendidas
pelos parlamentares no âmbito do Parlamento, as mais importantes -- embora1 nem sempre as dê
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mais status -- são aquelas praticadas na condição de Relator. No exercício desta função cabe ao
parlamentar analisar com profundidade os projetos-- sejam estes oriundos do Executivo ou do
Legislativo --, apreciar as emendas que lhe tenham sido propostas, propor novos ajustes e
fundamentá-los, discutir suas propostas de substitutivo com as lideranças partidárias, dar parecer
em plenário sobre os pedidos de destaque e elaborar a redação final. Esse conjunto de
atribuições tende a propiciar ao Relator uma considerável latitude decisória, em especial nas
proposições de maior complexidade.
Em razão disso, a maioria dos sistemas estruturados para suporte aos processos decisórios
no âmbito do Congresso Nacional se destinam a apoiar os relatores dos projetos de maior
densidade, em especial daquelas proposições cujo ciclo se repete periodicamente, tais como os
relativos ao plano plurianual, à lei de diretrizes orçamentárias, à lei orçamentária anual e aos
créditos adicionais.
Os sistemas desenvolvidos com essa finalidade precisam observar alguns princípios
básicos, sob pena de serem rapidamente abandonados. Em primeiro lugar, é indispensável que
os arquivos com os dados básicos e com as decisões finais sejam tornados disponíveis para
consulta por todos os parlamentares, a fim de que estes não se julguem preteridos em seus
direitos. Não obstante, dado que no ambiente político as tendências de decisão tendem a mudar
com grande frequência, os módulos onde se registram as decisões preliminares dos relatores
precisam ser protegidos contra o acesso não autorizado até que estas sejam oficializadas, a fim
de evitar que decisões preliminares sejam tornadas públicas e gerem constrangimentos
desnecessários. A preocupação com a segurança se justifica também pelo valor que possuem as
informações sobre políticas públicas, alocação de recursos e detecção de irregularidades, dado
que aqueles que têm acesso a estas com uma certa antecipação podem tirar amplos benefícios de
tal conhecimento -- sejam estes econômicos, políticos ou pessoais.
Dois outros requisitos indispensáveis a tais sistemas são a instrumentalidade para
simulações -- em especial no que se refere à regionalização e setorialização dos gastos -- e a
capacidade de gerar produtos intermediários com rapidez, ainda que com algum sacrifício no
nível de exatidão dos dados e na forma de apresentação destes.
Dentre os sistemas de apoio a parlamentares e relatores, desenvolvidos e em operação no
âmbito do Congresso Nacional, merecem destaque:
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a) Sistema de Apoio à Apreciação do Plano Plurianual
Este sistema, cujos procedimentos básicos vêm sendo objeto de sucessivos aprimoramentos visa
propiciar informações úteis e oportunas ao relator do principal instrumento de planejamento
criado pela reforma constitucional de 1988. O módulo inicial, desenvolvido em 1992 para apoiar
a primeira revisão do Plano Plurianual (que acabou convertida na Lei nº 8.446, de 1992), tornou
possível a sistematização de emendas sobre o mesmo objeto, a realização de simulações sob
diversas modalidades de acolhimento às emendas propostas e a documentação das decisões
sobre cada emenda ou dispositivo constante do projeto originário do Poder Executivo.
b) Sistema de Apoio à Apreciação da Lei de Diretrizes Orçamentárias
O sistema se orienta para a análise comparativa dos projetos de lei de diretrizes
orçamentárias que tramitam pelo Congresso Nacional a cada ano, permitindo a justaposição1 dos
textos aprovados nos últimos três anos ou das várias propostas em apreciação. Além disso,
oferece subsídios para a fixação das decisões alocativas básicas (tabelas com a evolução histórica
dos indicadores mais relevantes), permite o registro das decisões sobre cada emenda proposta ao
projeto original, e possibilita a tempestiva produção dos textos alternativos derivados das
apreciações preliminares.
c) Sistema de Apoio à Apreciação da Lei Orçamentária Anual
Este sistema é, atualmente, constituído de três módulos: subsistema de apoio aos relatores
parciais e setoriais, subsistema de apoio ao relator geral e subsistema de processos e
procedimentos para a montagem da redação final da lei orçamentária. O subsistema de apoio aos
Relatores Parciais do Orçamento, operado com o concurso de microcomputadores, permite a
montagem seletiva dos bancos de fontes – em estrito acatamento às orientações do Parecer
Preliminar --, a sistematização das emendas por tipo de realização e por localidade, a realização
de simulações, o registro das decisões tomadas com relação a cada emenda proposta e seus
fundamentos, as fontes e origens dos recursos alocados e a indicação das unidades executoras
dos empreendimentos.
O subsistema de apoio ao Relator-Geral, operado com o concurso de microcomputadores,
permite catalogar os pleitos de parlamentares, lideranças e entidades; administrar os saldos do
banco de fontes; sistematizar um conjunto de informações necessárias à função (evolução do
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PIB, renda por setor, exportações, preços, arrecadação de tributos, gastos por categorias, etc.); e
registrar as decisões tomadas em relação a cada pleito e respectivos fundamentos.
O subsistema de montagem da redação final da lei orçamentária, operado com o concurso
de "main-frame", permite que se realize o fechamento dos três orçamentos (fiscal, seguridade e
investimentos) por fontes de recurso e grupos de despesa, a sistematização das transferências do
orçamento fiscal para o de seguridade, a montagem de demonstrativos evidenciadores do
acatamento às vinculações constitucionais (educação e irrigação) ou legais (combate aos
desequilíbrios regionais e alocações ao setor saúde), e o fechamento dos demonstrativos da
receita das entidades da administração indireta.
d. Sistema de Voz e Imagem dos Plenários
Outro sistema de grande relevância, por hora disponível apenas para parte do Congresso
Nacional, é o "Sistema VIP - Voz e Imagem dos Plenários", implantado no Senado Federal no
início de 1993. Este sistema, embora aparente constituir parte do instrumental de comunicação,
se enquadra, na verdade, no elenco dos sistemas de apoio a decisões disponíveis no Congresso
Nacional. Por seu intermédio, sem sair de seu gabinete e utilizando-se de "interfaces amigáveis",
o parlamentar pode acompanhar o que está ocorrendo nos vários plenários, a "temperatura" dos
debates, a frequência (quem e quantos ali estão) e, decidir, dependendo do seu posicionamento
sobre cada matéria, a qual plenário ir -- "estar no lugar certo na hora certa" -- e que
comportamento adotar nos debates e votações. Pode ainda, acompanhar os noticiários nos canais
de televisão e realizar, concomitantemente com o exercício de tais ações de monitoramento,
consultas a textos (leis, projetos, discursos e sinopses) ou a dados e indicadores.21
Além dos sistemas próprios o Congresso Nacional possui acesso a uma série de bancos
de dados da administração federal -- com destaque para o SISBACEN (do Banco1 Central), o
SIAFI (do Ministério da Fazenda), o NJUR (do Senado Federal), o IBGE (da Fundação IBGE), o
ARUANDA (do INPI) o SIDOR (do Ministério do Planejamento), -- de grande abrangência e
operacionalidade. A exploração destes recursos, no entanto, se ressente, de existir apenas um
reduzido número de pessoas com suficiente qualificação e experiência para acessá-los e pelo
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limitado instrumentaldisponível para a extração de dados e sua organização em formato
apropriado às demandas dos decisores.
4. EQUÍVOCOS E VERDADES NA ESTRUTURAÇÃO DE SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
"Quanto maior a quantidade de informações disponíveis, mais difícil a decisão".
Lei de HARWOOD
Na montagem de bases de dados seletivas ou de sistemas de informações para
acompanhamento de ações do setor público, para a avaliação do desempenho governamental ou
para o suporte a decisões estratégicas a base conceitual existente e as experiências acumuladas
recomendam que se tenha muito cuidado com os aspectos ressaltados neste capítulo. Por certo,
dependendo da natureza do sistema, alguns deles serão mais importantes do que outros, mas, em
geral, todos eles possuem grande relevância para a eficácia, efetividade e operacionalidade dos
sistemas de informação.
4.1. ALGUMAS PREMISSAS FALSAS
A nossa experiência, fortemente influenciada pela cultura administrativa em que temos
vivido -- e, portanto, nem sempre generalizável --, demonstra que algumas premissas
normalmente aceitas nem sempre correspondem à realidade no âmbito dos sistemas de
informação gerencial do setor público. Dentre estas cumpre destacar:
a) que a qualidade técnica da concepção do sistema é o fator determinante do seu bom
funcionamento (como se as pessoas fossem afeitas a submeter suas demandas ao metodológico e
a abdicar de suas idiossincrasias e intuições);
b) que a operação do sistema através de computadores lhe confere garantia de efetividade (como
se o computador constituísse uma ferramenta mágica);
c) que a normatização do sistema e a fixação de normas cogentes irá assegurar cooperação (como
se as pessoas fossem dadas a obedecer normas regulamentares);
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d) que quanto mais rico em dados e mais detalhadas as informações propiciadas melhor será o
sistema (como se os gerentes fossem ávidos por informações abundantes);
e) que o bom treinamento dos operadores e usuários do sistema irá assegurar uniforme
assimilação de sua terminologia peculiar (como se fosse possível confiar na genialidade dos
instrutores na aplicação de todos os instruendos);
f) que a simplicidade do sistema dispensará instruções detalhadas sobre este (como se fosse
possível que pessoas com diferentes "backgrounds" pudessem entender de modo uniforme aquilo
que se pretende com o sistema);
g) que o sistema será de grande utilidade para aqueles que o alimentam com dados e informações
(como se fosse possível lhes oferecer algo de que eles não dispõem);
h) que o sistema propiciará, quase sempre, informações formatadas em consonância com as
expectativas dos usuários (como se estes se preocupassem em limitar seus pedidos ao que é
disponível);
i) que é viável implantar um sistema unitário e funcional para o acompanhamento e avaliação
global do Plano do Governo (como se os planos fossem meios programáticos sem conteúdo
político);1
j) que os assessores do usuário serão capazes de definir as suas necessidades de informação
gerencial (como se estes lhes confiassem todos os seus interesses e idiossincrasias); e
l) que o usuário não precisa compreender como o sistema funciona, basta saber como usá-lo
(como se este pudesse confiar num sistema cujo funcionamento não conhece).
Além destes, resta apontar, com destaque, o pressuposto que constitui a causa mais
frequente de insucesso dos sistemas de informação gerencial, qual seja o de que as pessoas não
se incomodam de prestar informações de caráter estratégico ou sobre o próprio desempenho.
Informação é poder e, portanto, quanto mais estratégica ela for, maior será a resistência em
torná-la disponível. Quanto ao desempenho, no setor público a maior parte dos seus agentes não
gosta nem da palavra quanto mais das suas consequências.
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4.2. ASPECTOS RELEVANTES NO DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE
SISTEMAS
As mesmas experiências fundamentam as orientações a seguir, que reputamos da maior
importância no desenvolvimento e implantação de sistemas de informação, merecendo séria
consideração por parte das equipes técnicas, quais sejam:
a) informações são recursos para instrumentalizar o processo decisório e não a solução para os
problemas;
b) a implantação de sistemas de informações deve iniciar-se pela clara descrição dos resultados
que se deseja, de como este deverá operar dos seus usuários e dos fluxos de informações;
c) quanto mais simples e específico o sistema maior a sua eficácia e confiabilidade. Em nossa
cultura administrativa é preferível operar com vários sistemas específicos e intercomplementares
do que com um sistema complexo;
d) a compatibilidade do sistema com o ambiente administrativo (cultura, recursos, etc.) em que
irá operar é requisito essencial, dado que cada organização possui aspectos culturais,
organizacionais e operacionais absolutamente singulares;
e) quanto mais próxima a gerência do sistema de informações se encontrar do topo da estrutura
de poder da organização, maior a probabilidade de que as informações sejam prestadas com
oportunidade e adequação aos fins;
f) a funcionalidade dos sistemas de informações dependem, sobremaneira, das pessoas que os
operam e de sua habilidade para se relacionar com colaboradores e usuários;
g) os níveis inferiores da estrutura organizacional tendem a resistir ao fornecimento de
informações que lhes criem vulnerabilidades, mas as informações que não exponham
vulnerabilidades tendem a possuir pouco interesse para os níveis superiores;
h) o melhor sistema é aquele que oferece a informação com oportunidade (em tempo de ser
usada, ainda que inexata) e satisfatória confiabilidade (é melhor um erro de 10% do que um
chute de 100%);
i) a uniformização dos conceitos, no âmbito dos sistemas cujos resultados devam ser integrados
para a produção de elementos gerenciais, é providência essencial;
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j) os dados devem ser tratados segundo critérios, categorias de agregação e unidades de
referência que permitam associações legítimas e comparações válidas (a interpretação dos dados
é extremamente dependente de como estes são coletados);
l) a importância de prevenir-se contra a ocorrência de erros não deve ser super-enfatizada, sob
pena de inviabilizar o sistema.
Além disso, cabe assinalar que a viabilidade de se implantar um sistema de informação
gerencial com razoável chance de sucesso depende, essencialmente, da existência2 de vontade
política nesse sentido e de uma filosofia organizacional orientada para a ação planejada rumo a
um conjunto estável de objetivos.
4.3 ATRIBUTOS DESEJÁVEIS NAS INFORMAÇÕES
Para terem efetiva utilidade no apoio aos processos decisórios as informações gerenciais
devem possuir os seguintes atributos:
a) adequação às necessidades - prestar-se aos fins que determinaram a sua solicitação pelo
usuário;
b) seletividade ou personalização - restringir-se ao que é do interesse direto do usuário e respeitar
suas idiossincrasias;
c) apropriado detalhamento - nível de pormenores adequado ao nível do usuário, sem se exceder
em detalhes ou abusar do sincretismo;
d) confiabilidade - informações muito distorcidas podem ser mais prejudiciais do que a falta de
informações.A fidedignidade das fontes é essencial, pois será esta que dará anoção do risco
assumido ao decidir com base nos elementos que propiciaram;
e) oportunidade - ser gerada em tempo de ser utilizada pelo decisor ou responsável pelo exercício
do controle;
f) clareza e concisão - a forma com que a informação é apresentada potencializa o seu valor
(decisores dispõem de pouco tempo);
g) expressividade das quantificações - utilizar unidades de medida que possuam relevância para
expressar os resultados ou fenômenos observados;
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h) agregabilidade - possibilitar a agregação ou reorganização dos dados disponíveis para o
atendimento às demandas específicas dos gerentes que deles se utilizam;
i) comparatividade - permitir que uma determinada situação seja validamente comparada com
outra cujas consequências são conhecidas;
j) economicidade - que os custos de coletar, armazenar e processar dados e informações não
excedam o valor dos benefícios propiciados.
Além disso, tanto quanto possível, deverá permitir o consorciamento das avaliações
quantitativas com apreciações qualitativas (efetiva utilidade dos resultados para os cidadãos) que
se relacionem com os fenômenos ou situações observadas.
5. ASPECTOS ESTRATÉGICOS, DIFICULDADES E TENDÊNCIAS
“Na década dos 90, a computação pelo usuário final absorverá 75% dos recursos
computacionais das organizações”.
ROBERT BENJAMIN (1986, p.13)
A variedade dos recursos tecnológicos hoje disponíveis permite que as escolhas sejam
realizadas em consonância com as singularidades da organização. Segundo Zmud22, ao comentar
estratégias de sistemas de informação gerencial, "cada organização representa um2 contexto
único para a implantação de novas tecnologias. Se de fato o sucesso é desejado, as decisões que
conduzam à informatização da organização deverão refletir um elevado grau de compreensão de
ambas, tecnologia e organização". Nesse sentido é preciso não esquecer que só se poderá
compreender bem a organização se compreendidas as pessoas que a integram, pois são estas que
a energizam, lhe dão personalidade e que asseguram o seu funcionamento.
Esta é apenas uma das muitas razões pelas quais o desenvolvimento de recursos humanos
deverá se constituir, nos anos 90, no elemento estratégico básico para o sucesso na implantação e
operação de sistemas de informação.
Isso ocorre porque enquanto os "hardwares" e "softwares" já se acham bastante
desenvolvidos -- com promissoras perspectivas no campo da inteligência artificial -- a utilização
destes recursos pelas pessoas ainda é bastante tímida. Por outro lado, a viabilidade da utilização
de sistemas de informação mais sofisticados, em todo o seu potencial, dependerá da evolução
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dos processos administrativos das organizações e da qualidade e motivação dos recursos
humanos que alimentam e operam tais sistemas.
A adequada mensuração dos fatos e eventos tem muito a haver com o sucesso ou o
fracasso dos sistemas de informações. Como assinala Hatry24, sem adequadas unidades de
medida e apropriados processos de mensuração as chamadas "AVALIAÇÕES" são,
provavelmente pouco mais do que simples estórias de comunicação social, criadas pelos setores
interessados e detentoras de um mínimo de utilidade. É certo que existem ainda sérios
problemas no campo da mensuração das ações governamentais -- tais como a inexistência de
mecanismos para a apropriação dos custos indiretos, a inexpressividade dos resultados
quantitativos em setores como saúde (o aumento no número de atendimentos possui algum
significado?) e segurança (prender mais pessoas significa efetividade?) e os elevados custos das
mensurações inambíguas em atividades complexas. Não obstante, é preciso fugir da Lei de
Greshan, pela qual "os fatores mensuráveis tendem a afastar os fatores imensuráveis", resistindo
a tentação de empregar unidades de mensuração mais tradicionais e facilmente disponíveis em
detrimento daquelas efetivamente relevantes para expressar a ação avaliada.
Outro aspecto de caráter estratégico é o estrito monitoramento da noção de realidade em
que o sistema se acha ancorado. No setor privado a mais implacável forma de controle é o
exercido pelo ambiente externo, onde a realidade é a realidade, tendo a visão organizacional de
se manter ajustada aos seus imperativos sob pena da não-sobrevivência. No setor público a
avaliação de desempenho é realizada por intermédio de instrumentos internos de controle, com
limitadas preocupações com o ambiente externo, e adotando como referencial de realidade uma
imagem que frequentemente se acha muito distante da realidade. Em consequência, na
articulação de sistemas de informação será importante que este se assente num bom
conhecimento da realidade e que, durante a sua implementação, a imagem derivada do
diagnóstico inicial seja periodicamente atualizada.25
Não se deve esquecer, igualmente, o aspecto assinalado por vários autores --Zmud,26
SAREM27 e Davis28--, de que não obstante as cautelas técnicas no seu desenvolvimento e os
testes realizados, o momento da implantação de um novo sistema constitui etapa crítica, da qual
dependerá o seu sucesso ou fracasso. É com a implantação do sistema que seus processos são
expostos ao dinamismo da realidade, que as pessoas -- maioria das quais com limitado
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conhecimento sobre ele -- serão envolvidas, que as tecnologias empregadas serão testadas em
condições normais e que os usuários irão apreciar criticamente os resultados propiciados no
atendimento às suas necessidades.
Assim, quando da implantação de novos sistemas o gradualismo constitui a melhor
estratégia. O processo gradual permite a identificação e a correção dos problemas2 antes que
estes atinjam magnitude capaz de comprometer a sua operacionalidade ou de causar impacto
negativo nas etapas posteriores de implantação. Os sistemas multifuncionais, abrangentes e
linearizadores da mensuração devem constituir o coroamento da integração de sistemas
intercomplementares e não o seu ponto de partida.
Não restam dúvidas de que a implementação dessas estratégias e a implantação de
sistemas de informação e uso estratégico de seus produtos enfrenta dificuldades de diferentes
ordens. Uma destas são as limitações ainda existentes no campo da integração entre bases de
dados e sistemas, dado que, não obstante os avanços tecnológicos nesse sentido, a independência
que tem sido buscada pelas organizações públicas na definição das estruturas dos seus sistemas e
na opção por "hardware" e "software" acaba criando sérios problemas a essa desejável
integração.
Outra dificuldade presente nos sistemas de informação, sobretudo na medida em que
estes se consolidam e passam a operar por vários anos, é a da administração da superabundância
de dados e taxionomias do sistema, bem como na harmonização da pluralidade de interfaces que
se tornam necessárias para compatibilizar as mudanças operadas no sistema ao longo do tempo
(estruturas básicas, classificações, associações entre dados, módulos de cálculo, etc.). Saliente-se
que parte dessas dificuldades derivam da relutância dos administradores públicos em realizar a
recodificação dos eventos passados para a estruturamais recente, pelo temor de acusações de
adulteração. Isso tem sido constatado, por exemplo, nos sistemas de apoio à apreciação da lei
orçamentária anual desenvolvidos no âmbito do Congresso Nacional.
Além disso, nos sistemas de informação que operam com dados de vários exercícios,
existem dificuldades na validação ou legitimação destes. Em termos práticos não existe como
assegurar que as informações relativas a anos de há muito passados sejam fidedignas, ainda que
estas tenham sido publicadas, pois formalização e exatidão são coisas bastante distintas.
Contudo, ainda que se admita que a formalização é um bom indicativo de fidedignidade, os
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dados que se acham publicados podem ter sido produzidos sob contextos cujas diferenças os
descaracterizam para efeito de comparações válidas. Por exemplo, a diferente disponibilidade de
recursos nos municípios em 1988 e 1989 só pode ser entendida se levada em conta as
modificações tributárias realizadas pela Constituição de 1988.
Outra dificuldade enfrentada pelos sistemas de informação é a da qualidade intrínseca dos
processos decisórios, ou seja, da qualidade do decisor e dos instrumentos de que se utiliza. Não
existe sistema que possa elevar os níveis de excelência do decisor, sobretudo se este for
preconceituoso em relação a novas tecnologias ou avesso à atualização de suas habilidades na
utilização dos modernos recursos da telemática. Felizmente a tendência atual é na direção
apontada, há cerca de dez anos, por Robert Benjamin, do uso dos recursos informacionais pelo
próprio usuário, sem intermediários. Não há como revertê-la, inclusive porque nos países em que
a informática chegou antes ela já é bastante expressiva. Isso vem ocorrendo até mesmo com os
usuários situados em posições de comando ou de assessoria à cúpula decisória das organizações.
Tais usuários, pelo nível de conhecimento que desenvolvem dos recursos e das possibilidades da
moderna telemática, tendem a ser bastante exigentes nas suas demandas pelo suporte que os
sistemas da organização lhes devem propiciar.
Não podemos desconhecer que se vive hoje, em todas as Nações desenvolvidas, a
transição para um novo modelo de organização. Nesse novo modelo as principais características
deverão ser: maior linearidade (menos níveis de gerência intermediária), maior qualificação dos
recursos humanos, flexibilidade das estruturas (organização dos meios por tarefas e projetos),
estrito controle de qualidade sobre seus produtos (qualidade total), e o uso2 intensivo da
descentralização. No contexto destas a tendência será para processos decisórios mais
estruturados, inclusive no que se refere às decisões não programadas (mediante a utilização
intensiva de "check list" e de fundamentação), menos personalisticos (sendo instruidos pela ação
de equipes multidisciplinares) e fortemente orientados para um intensivo monitoramento dos
resultados. Portanto, dependentes de sistemas de informações com altos níveis de excelência e
fortemente orientados para o atendimento às demandas específicas de cada núcleo decisório.
Desse modo, no desenvolvimento de sistemas de informações de apoio às decisões será preciso
levar em conta também essas novas tendências e perspectivas, sem perder de vista que o
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substantivo -- adequação do sistema às demandas do usuário – deve prevalecer sobre o
metodológico sempre que a funcionalidade o impuser.
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1 DE BONNO, Edward. Lateral Thinking: A Textbook of Creativity. Penguin. Londres, 1970.
2 Segundo apontado por ZMUD,Robert W. Information Systems in Organizations. Scott,
Foresman and Company. Glenview, Illinois, 1983. (p.58-67), a diferença básicaentre os
sistemas de apoio a decisões e os sistemas humanos, citados na literatura técnica como HIPS
("human information processing system"), é que ao longo do processo evolutivo os seres
humanos desenvolveram um conjunto sofisticado de filtros que eliminam as informações
irrelevantes ou que suprem (a partir da associação aos modelos de realidade construídos pela
experiência de vida) a indisponibilidade de informações. Veja-se, por exemplo,
quantas informações do ambiente são desprezadas durante o ato de dirigir um veículo e quantas
são integradas, numa fração de segundo, numa manobra defensiva diante da perspectiva de um
acidente.
3 Segundo WEITZEN, Skip H. O Poder da Informação. Makron Books, New York, 1991(p.36),
"Dentro de qualquer organização, a extração e a personalização de informações úteis acontece
em três níveis: OPERAÇÕES E PRODUÇÃO. Compilação, computação, cópia e comparação
de dados. Este é o primeiro nível onde ocorre a "trituração de números" e onde 80% das
informações são extraidas, manuzeadas e armazenadas. CONTROLE DO GERENCIAMENTO.
Adaptação e análise das informações, para gerenciar e supervisionar recursos e atividades. Este
nível, que é responsável por 15% das informações utilizadas dentro da organização, é onde os
dados são adaptados e muitas das decisões tomadas. SISTEMAS DE GERENCIAMENTO DE
INFORMAÇÕES. Sintetização e coordenação de informações. Neste nível, as informações
altamente personalizadas são utilizadas pelo pessoal de nível senior. Muito embora o volume de
informações seja menor do que 5% do total, a grande maioria das decisões deste nível é tomada a
partir desses dados."
4 Os sistemas de informação gerencial, também chamados "Sistemas de Apoio a Decisões"
distinguem-se dos sistemas de apoio administrativo, também chamados "Sistemas de Apoio a
Operações" (contabilidade, recursos humanos, orçamento, patrimônio, estoques, etc.) cujos
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procedimentos são normalmente balizados por normas legais, não cabendo personalização. Isso
não quer dizer que estes últimos não ofereçam elementos para a tomada de decisões, mas sim
que tais elementos devem ser capturados pelos sistemas gerenciais mediante alimentação seletiva
ou compartilhamento das bases de dados, a fim de evitar as distorções ocasionadas pela
superabundância de elementos informacionais.
5 STOKEY,Edith & ZECKHAUSER, R. A Primer for Policy Analysis. W.W.Norton &
Company. New York. 1978 (p.4).
6 KAUFMAN, Herbert. Are Government Organizations Immortal? Brookings. Washington,
1976.
7 KHUN, Thomas S. A Estrutura das Revoluções Científicas. Editora Perspectiva. São Paulo,
1978. (P.246).
8 BIO, Paulo Rodrigues. Sistemas de Informação: Um Enfoque Gerencial. Atlas. Rio de Janeiro,
1989. (p.40)
9 DAVIS, Gordon B. Management Information Systems: Conceptual Foundations, Structure
and Development. McGraw-Hill. Tokyo, 1974. (p.133).
10 DAVIS, Gordon B. Idem. Ibidem. (p. 4), observa: "Information is as imprecise term as
commonly used. It can refere to raw data, organized data, the capacity of a communication
channel, etc.”
11 DAVIS, Gordon B. Idem. Ibidem. (p.15).
12 POLLONI, Enrico G.F. e Outros. Management Information Systems: A Estratégia da
Informação. Thema Editorial. São Paulo, 1992. (p.32)
13 POLLONI, Henrico G. F. et all. Idem. Ibidem (p.15),
14 FURLAN, José D. Como Elaborar e Implementar Planejamento Estratégico de Sistemas de
Informação.MAKRON Books. São Paulo, 1991. (p.6).
15 Nesse particular o entendimento que acolhemos é o de que a informação é estratégica quando
propicia conhecimentos que estruturam (dão nexo de causalidade) outras informações relevantes
para a área em que a organização atua, quando contribui para viabilizar ganhos ou minimizar
perdas (pela antecedência com que é obtida), ou quando gera para quem a possui (enquanto seu
conhecimento ficar limitado a um âmbito restrito) uma condição de superioridade em relação aos
seus concorrentes, opositores ou adversários. Um exemplo de informação estratégica, no setor
privado, seria o conhecimento de que os laboratórios de uma certa empresa desenvolveram um
motor elétrico de grande autonomia e baixo custo de produção e manutenção. No setor público,
teria esse caráter, o conhecimento de que a prioridade de certo Governo será para a navegação
fluvial. Para ambos, teria esse caráter a informação que evitasse a aquisição de equipamentos em
vias de se tornarem obsoletos ou de desempenho aquém do necessário.
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16 Entende-se por “Centro de Informação” a estrutura criada no âmbito de uma organização com
vistas a possibilitar que os integrantes desta, sobretudo os de nível gerencial, satisfaçam
diretamente, de modo rápido e seguro -- mediante a utilização de linguagens apropriadas--, as
suas necessidades de informações formatadas segundo arranjos especiais. Para apreciações mais
detalhadas sobre este conceito vide BIO, Sérgio R. Idem, Ibidem e FERNANDES, Aguinaldo A.
e ALVES, Murilo M. Gerência Estratégica da Tecnologia da Informação. Livros Técnicos. Rio
de Janeiro, 1992.
17 Os registros no SAO, abrangiam um máximo de 20 informações sobre cada obra cadastrada,
ou seja: órgão executor, fonte das informações, tipo e denominação da obra, municípios
beneficiados (até 5), forma de execução da obra, dimensões físicas (unidade e quantidade), fase
de execução, percentual já executado, investimentos previstos e realizados, reajustes previstos e
realizados, adicionais previstos e realizados, datas originais de início e término da obra e datas
atualizada de início e término da obra.
18 Convém destacar, entretanto, que a referência básica adotada foi o Município, unidade capaz
de assumir, simultaneamente, a condição de base territorial, base política, base social e base
econômica.
19 O paradigma da simplicidade derivou da convicção de que a criação de sistemas mirabolantes
constitui, quase sempre, uma manobra evaziva destinada a ocultar a insuficiência de
conhecimento para a seleção das variáveis relevantes e dos dados necessários ao processo
gerencial.
20 Conforme aponto em meu trabalho intitulado: A Mensuração Multidimensional como
Requisito Essencial à Avaliação do Desempenho das Organizações Estaduais. EBAP(Tese de
Mestrado). Rio de Janeiro. 1988 (p.134), “as unidades de mensuração fisica de empreendimentos
podem ser classificadas em três categorias principais ... com a seguinte caracterização básica:
UNIDADES DE TRABALHO - Retratam as ações de natureza interna que as organizações
equacionam e desenvolvem para conseguir o resultado desejado.
Relacionam-se, por exemplo, ao número de aulas ministradas, número de policiais em serviço,
número de exemplares distribuídos, número de horas/máquina, etc; UNIDADES DE PRODUTO
FINAL - Demonstram os serviços diretos prestados à uma determinada clientela servida, como
decorrência das ações empreendidaspara o atingimento de objetivos e metas fixadas.
Relacionam-se, por exemplo, ao número de estudantes graduados, de ocorrências policiais
atendidas, de famílias assistidas, de hectares arados, de km pavimentados, etc; e UNIDADES DE
RENDIMENTO - Evidenciam os valores atingidos no cumprimento dospropósitos
organizacionais ou dos propósitos sociais do governo ... através de um ou mais programas, e
demonstram a maneira pela qual se está dando atendimento a uma necessidade pública bem
determinada. Expressam, por exemplo, os índices deredução do analfabetismo, de regressão ou
elevação da criminalidade, de incremento na produtividade agrícola e efeitos assemelhados.”
Portando, enquanto as unidades de trabalho indicam o volume de trabalho realizado e as
unidades de produto final retratam os resultados do trabalho, as unidades de rendimento tem por
escopo demonstrar os efeitos ou consequências do trabalho.
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21 Este sistema possibilita o uso estratégico da informação de duas maneiras: a realização de
simulações permite visualizar os interesses que serão atendidos; e a integração dos dados em
informações e a sistematização destas em cenários permite determinar as objeções que devem ser
levantadas no decorrer do processo de discussão entre as lideranças partidárias e destas com os
representantes do Governo.
22 ZMUD, Robert W. Idem. Ibidem (p.216).
23 Com relação à importância das pessoas que integram e se identificam com a instituição
ZMUD, Robert. W.Idem. Ibidem (p.48) adverte: "As organizações não devem imaginar que
serão capazes de tirar pleno partido dos recursos informacionais se dependerem de fontes
externas como consultores e vendedores para obter informações sobre as melhores opções
tecnológicas. Fontes internas precisam ser cultivadas para a correta identificação dos novos
produtos e serviços que melhor se ajustam ao contexto único da organização. A ausência dessas
fontes internas de informação (pessoas ou grupos) é que explicam a maior parte do uso
inapropriado, ou do desuso, de recursos informacionais."
24 HATRY, Harry. Avaliação da Produtividade e seus Resultados nos Governos Locais. Revista
de Finanças Públicas, nºs 326 a 328, Abr/Dez de 1976. (p. 22).
25 O que se percebe é que a dependência de uma boa interpretação da realidade conduz as
organizações privadas à especialização dos seus sistemas de informação, limitando a sua
abrangência às variáveis efetivamente relevantes, conferindo-lhes objetividade e fidedignidade.
26 ZMUD, Robert W. Idem. Ibidem.
27 SAREM/SEPLAN. Informações para o Planejamento. Brasília, 1979.
28 DAVIS, Gordon B. Idem. Ibidem.
29 BENJAMIN, R. Information Technology in te 1990's: A Long Range Planning Scenario. MIS
Quarterly, June 1986.(p.11-31).