AUXILIAR ADMINISTRATIVO

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AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
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MERCADO DE TRABALHO- job
description
Quem é o AUXILIAR ADMINISTRATIVO?
O Auxiliar administrativo é um profissional que atua
no dia-a-dia de diversas áreas da empresa. Ele dá
suporte a todas as áreas, é um profissional que
adentra o mercado para apoiar a estrutura
empresarial como um todo
É um profissional dinâmico
Apoia nos controles, demandas e, é responsável pela
organização e elaboração de documentos;
Acompanhamentos e preenchimentos de formulários
e planilhas;
Produção e acompanhamento de cronogramas;
Recebimento de materiais e organização de estoques;
Confecção de relatórios;
Participação de reuniões;
Atendimento ao cliente interno e externo;
44h Semanais;
Ensino médio completo ou em andamento;
Informática básica( Word, Excel, Power point, e-
mails, digitação)
Conhecimento básico de técnicas profissionais
(atendimento ao cliente, rotinas administrativas,
organização e controle de arquivos, atendimento ao
telefone, reposição e estoque de materiais);
Organização;
Foco;
Comprometimento;
Principais qualificações no geral:
O auxiliar administrativo dará apoio aos
profissionais da área a que foi contratado, as
atividades podem ser variadas com uma grande
gama de informações. O auxiliar administrativo deve
saber se portar sendo discreto pois, cuidará de
informações confidenciais. Deve-se ter o maior
cuidado no tratamento das informações e
documentos sendo manipulados ou confeccionados;
Cabe ao profissional entender sua importância dentro
da empresa e se comprometer nas entregas, assim
como fazê-las com maior qualidade possível;
TGA- Teoria Geral da Administração;
Aonde a teoria e a prática se encontram?
O que é Empresa?
MISSÃO, VISÃO e VALORES;
Cultura Organizacional;
PF e PJ, qual a diferença?
Curiosidades úteis :Termos utilizados no dia a dia.
Qual meu papel nesta engrenagem?
TGA- Teoria Geral da Administração
A administração segundo Idalberto Chiavenato (livro
Administração Teoria , processo e prática):
“A tarefa de Administração consiste e, interpretar os
objetivos propostos pela organização e traduzi-los em
ação empresarial através de Planejamento,
organização, direção e controle de todos os esforços
realizados em todas as áreas e em todos os níveis da
empresa, a fim de atingir tais objetivos da melhor
forma possível.”
A administração é uma ciência, técnica e arte. Ciência
por que tem princípios bem definidos e
conhecimentos devidamente codificados, arte por
que lida com situações concretas e abstratas e técnica
por que utiliza de tecnologia e estruturação para
alcance de resultados.
História da TGA- Teoria Geral da Administração;
A teoria geral da administração surgiu no século
passado. Ela atravessou várias fases podemos
observar abaixo quais são elas:
1 - Ênfase nas tarefas.
2 - Ênfase na estrutura organizacional.
3 - Ênfase nas pessoas.
4 - Ênfase na tecnologia.
5 - Ênfase no meio ambiente.
6 - Ênfase nas competências e na competitividade.
TGA- Teoria Geral da Administração- Situando-se
na historia da Administração;
Teoria da Administração Clássica: Henri Fayol (
França- Foco na organização ) 14 princípios de Fayol:
Divisão do trabalho, Autoridade e responsabilidade,
Unidade de comando, Unidade de direção,
Disciplina, Prevalência dos interesses gerais  ,
Remuneração, Centralização, Hierarquia, Ordem,
Equidade, Estabilidade dos funcionários  , Iniciativa,
Espírito de corpo.
1-Ênfase nas tarefas
Teoria da Administração cientifica: Taylor( EUA-
Foco na produção-avanço na produção em massa):
Observação e mensuração. Fragmentação de tarefas
e definição de métodos para fazer o trabalho.
HERNY FORD. 
2-Ênfase na estrutura organizacional.
Teoria da Burocracia: Marx Weber (Alemanha- Foco
na racionalidade e eficiência) 7 dimensões da
Burocracia: Formalização, Divisão do trabalho,
Principio da hierarquia, Impessoalidade, competência
técnica, Separação entre pessoalidade e
administração, Profissionalização do funcionário.
Teoria estruturalista: Desenvolvida a partir de
estudos de rigidez e limitações do modelo
burocrático.
3 - Ênfase nas pessoas.
Escola das relações humanas: Elton Mayo e Kurt Lewin
- Da engenharia para a psicologia. Observa-se que
além das capacidades técnicas, o funcionário tem
necessidades psicológicas que tem reflexo direto no
seu trabalho. Comunicação, motivação, organização
informal, novos grupos sociais, liderança, abordagens
participativa com preocupação com a satisfação do
trabalho.
Teoria comportamental: Surgiu do livro de Herbert A.
Simon - O comportamento administrativo, onde
desenvolve a teoria das decisões, para ele as decisões
são mais importantes que a ação subsequente.
Adoção de técnicas comportamentais, ênfase na
dinâmica e não na estrutura, foco no processo
decisório.
4 - Ênfase na tecnologia.
Joan Woodward –Inglesa, socióloga e estudiosa, em
seus estudos sobre a tecnologia, observa a objetivo
de Extrair o máximo de eficiência da tecnologia para
alcançar os objetivos. 
Teoria da contingência: Preocupação com a
tecnologia e o ambiente para uma abordagem mais
ampla sobre o desenho organizacional.
5 - Ênfase no meio ambiente.
Teoria da contingência: Lidar com as demandas do
ambiente, nenhuma organização existe por si
própria, mas sim para solucionar uma necessidade da
sociedade. Não existe um modelo organizacional
ideal que funcione para todas as empresas. As
empresas que não se adaptam ao ambiente, tendem a
desaparecer.
6 - Ênfase nas competências e na competitividade.
Era da informação- Novas abordagens – Capital
intelectual- Constantes adaptações
Base da Administração: Conhecido por muitos como
PDCA, o conceito de Planejar, Dirigir Controlar e Agir,
vem do POCD, que contextualiza o que é necessário
para uma execução de sucesso e resultado, seja, ela de
projetos ou dia-dia 
Administração e a indústria 4.0
Com o decorrer dos anos, a história passou por
inúmeras adaptações, tanto pelas invenções quanto
pelas teorias e conceitos.
O que podemos observar, é que em dados momentos,
tudo se torna uma só estrutura, tratando de empresas
e indústria. Abaixo um resumo que nos situa em que
era estamos e o que podemos esperar
Aonde a teoria e a prática se encontram?
“A Administração é a ciência de se organizar as
coisas para chegar a um proposito”.(Clemente
Nóbrega)
Ser um administrador é ver na prática o que a historia
nos mostra, porém , é uma atividade orgânica que
depende do ser humano para ser colocada em prática.
Para obter respostas de teorias e estudos, sempre
haverá uma pessoa responsável por input de dados e
informações. São os estudos que nos mostram a
evolução, assim como em administração, o processo
evolutivo de uma organização é mensurado por dados
e fatos .
O dia-a-dia é repletode coletas de informações e de
históricos, aos quais tornam-se base para tomada de
decisão diária. Seja um relatório gerencial, seja um
controle de visitantes, todas as informações são
pautadas para a mensuração de resultados.
O que é EMPRESA?
Segundo o dicionário: EMPRESA é: Organização
econômica, civil ou comercial, constituída para
explorar um ramo de negócio e oferecer ao mercado,
bens ou serviços.
A empresa constitui-se de oferta comercial de bens
ou serviços, em troca de remuneração capital , ganho
econômico, dinheiro, visando LUCRO. 
Para que haja o resultado final, LUCRO, a empresa
traça metas, objetivos e estratégias que são seguidas
por todos os departamentos, assim caminhando para
o mesmo objetivo.
A pessoa responsável em gerir e direcionar a empresa
para o alcance de metas e objetivos é o empresário,
não necessariamente formado em administração,
porém com grande conhecimento em gestão de
pessoas e processos administrativos e gerenciais.
Os elementos fundamentais para a composição de
uma empresa são: 
Material: matéria-prima, maquinário, logística e
tecnologias para que a empresa possa entregar o que é
proposto;
Capital Humano: Entende-se como capital humano
todo e qualquer funcionário que disponha de sua
habilidade e trabalho para que seja realizado o
trabalho com o material, transformando-o em
produto ou serviço.
Financeiro: Todo o valor em espécie investido para o
funcionamento da empresa, compra de material,
pagamento de salários, compra de tecnologia e etc.
Tipos de empresas:
MEI- Microempreendedor individual 
O microempreendedor individual é o único dono da
empresa, pode ter somente um funcionário e não
pode ter filiais de sua empresa. Faturamento anual
Máximo R$ 81mil
EI -Empresário Individual
Empresário Trabalha sozinho, desempenha a
atividade da empresa em seu nome e utiliza somente
seus investimentos e pode responder pela empresa
com seus bens pessoais. Faturamento anual máximo
R$360mil
EIRELI- Empresa individual de responsabilidade
limitada 
Empresário trabalha sozinho, porém não pode
responder pela empresa com seus bens pessoais, é
utilizado somente o capital da empresa para estes
fins. Pra registro deste tipo de empresa, o
empresário precisa ter um capital de abertura de
pelo menos cem salários mínimos correntes, e não
há faturamento máximo anual.
Tipos de empresas:
Sociedade simples 
Formada por no mínimo 2 sócios com
responsabilidade patrimonial limitada. Os
empresários deverão ter responsabilidade tanto com
capital quanto com bens próprios. Muito utilizada
em casos de advogados, médicos e etc. Faturamento
anual até R$4,8 mi.
Sociedade empresária
Pelo menos dois sócios. Os empresários respondem
pela empresa com o capital da empresa na proporção
de suas cotas. Empresários deverão ter
responsabilidade tanto com capital quanto com bens
próprios. Podem ser LTDA ou S/A. LTDA -
funcionamento simples, dividida entre os sócios por
cotas. S/A – Sociedade anônima, dividida em ações
que podem ser compradas por qualquer pessoa,
acionistas.
Tipos de empresas:
Empresa Publica: Têm capital investido pelo
governo, são as estatais. Ex: correios.
Empresa Privada: Têm capital investido por
qualquer pessoa , seus donos.
Mista: Têm capital misto investido. Tanto por
donos de empresas quanto pelo estado. Ex:
Petrobras.
Setores empresariais:
Setor primário: Pesca e agricultura são exemplos
deste setor. São atividades de cunho matéria
prima para demais setores.
Setor secundário: são empresas que fabricam
produtos industrializados e vendem aos
consumidores. Vestuário, tecnologia e
alimentação.
Setor terciário: É composto pelo comércio em
geral e pessoas autônomas que atuam na área de
comércio.
PF e PJ, qual a diferença?
PF – Pessoa Física: Indivíduos, Seres Humanos.
Possuem CPF ( cadastro de pessoa física)
000.000.000-00
PJ- Pessoa Jurídica: Entidade abstrata. Possui CNPJ
(Cadastro Nocional de pessoa Jurídica)
00.000.000/0001-00, além de inscrição estadual e
municipal.
ex: governo, empresas, organizações e grupos criados
com finalidades específicas.
MISSÃO, VISÃO e VALORES;
MISSÃO: Por que a empresa foi criada, qual a razão
do negócio existir
VISÃO: Aonde a empresa quer chegar. Traçar os
objetivos com futuro em mente. Realizável dentro
do período de tempo definido na estratégia da
empresa.
VALORES: Princípios que cada integrante da empresa
deve seguir. É a direção da imagem que a empresa
quer passar como corporação ao publico externo.
EX: Coca-Cola FEMSA
 
Missão: Satisfazer com excelência a nossos
consumidores de bebidas.
Visão: Ser líder total de bebidas, gerando valor
econômico, social e ambiental sustentável,
gerenciando modelos de negócio inovadores e
ganhadores, com os melhores colaboradores do
mundo.
Valores: São a chave para guiar nosso conduta. Eles
expressam quem somos e no que acreditamos.
Cultura Organizacional
É o conjunto de missão, visão, regras e normas de
conduta que devem ser praticados pelos
colaboradores da empresa. É necessário que seja
aplicada e vivida por todos os funcionários da
empresa, principalmente pela liderança. 
Sua definição deve ser feita em conjunto, levando
em consideração os traços culturais da região e
como a empresa quer ser vista e quais os propósitos
ela quer transparecer á sociedade.
Segundo Chiavenato( um dos mais importantes
escritores da historia da administração e recursos
humanos), a cultura organizacional tem papel
fundamental na motivação dos trabalhadores , por
isso, deve-se investir no publico interno e no capital
humano, pois, os colaboradores são os principais
responsáveis pelos resultados e crescimento do
negócio.
TGA e o dia-a-dia
Curiosidades úteis :Termos utilizados no dia a dia.
Invite : Convite para reunião.
Call: Uma reunião por telefone.
Mil contra: Parte do CNPJ de uma empresa ex: 000-1
Budget: Orçamento
TI: Quem cuida da parte de tecnologia da empresa
Facilities: Pessoa ou área que cuida da base da
empresa. Ex: Funcionamento de ar condicionado,
manutenções, 
mobiliários e etc.
Cliente interno: todos os funcionários aos quais
prestamos serviço dentro da empresa.
NF : Nota Fiscal.
Qual meu papel nesta engrenagem?
A administração teórica, se torna prática todos os
dias, mesmo que indiretamente. Todos os
integrantes da empresa são responsáveis pelo
crescimento diário e alcance de metas e objetivos da
empresa.
O meu trabalho é parte fundamental para que esta
“engrenagem” funcione de forma correta e sem
problemas. 
Sou eu quem decido se meu trabalho vai evoluir ou
se vou estacionar. 
O dia-a-dia dentro de uma empresa é sempre
desafiador e necessita que os colaboradores queiram
estar na estrutura da empresa desempenhando seu
papel da melhor forma possível. A empresa cresce e
o funcionário que faz seu trabalho de forma melhor
possível, também cresce como profissional. 
PERGUNTAS
Qual a sua meta profissional?
Quais os passos que devo dar para alcançar meu
objetivo?
Lembrando que assim como uma empresa, nós
também temos que ter definidas as metas que
desejamos e o 
que precisamos para chegar lá..
Marketing pessoal;
Etiqueta do atendimento;
Postura profissional;
Regras e Politicas;
O dia a dia do profissional;
Conhecimentos básicos e indispensáveis;
Para ilustrar melhor, vamos imaginar um médico que
resolve trabalhar de bermudas e chinelos. Ao chegar
na clinica para ser atendido com urgência, o médico
vem de pronto para atender. Você se sentiria
tranquilo em se colocar sob a responsabilidade deste
profissional?
Marketing pessoal;
Vamos nos comparar com um produto, quando
falamos em produto, logo nos vem a mente a
imagem do produto que desejamos. Nós somos o
nosso produto, portanto, quando vendemos o nosso
serviço/ trabalho, nossa imagem tende a ser o que o
nosso produto é.
Temos tido ultimamamente mudanças nos âmbitos
de como as empresas estão abrindo os leques no que
diz respeito a vestuário para trabalho. Estamos
vivendo uma modernização nos parâmetros de
aceitação de aparência e apresentação pessoal.
Algumas empresas como escritórios e lojas, vem
flexibilizandoo seu Dress Code. As politicas de
Recursos Humanos que são responsáveis em dirigir
a forma que a empresa quer ser vista pelo cliente e
sociedade chama-se Dress Code ou código de
vestimenta, que compõe a cultura organizacional.
Cada empresa adequa a sua cultura conforme a sua
estratégia perante o mercado. Vimos isso a alguns
slides atrás. Aqui eu gostaria de me ater ao
entendimento pessoal de cada individuo sobre o
que deve ser observado quanto a postura
profissional.
Apresentação pessoal
Quando falamos de lojas e escritórios, temos a
segmentação dos tipos para que haja um bom senso
de comportamento e vestimenta
Por exemplo: 
1-Uma loja de maquiagens, pode ter abertura de uso
de maquiagem mais colorida, com um cabelo com
mais detalhes e uma roupa despojada. 
Entende-se despojada por roupa menos séria. 
2- Uma loja de artigos para esportes, pode-se utilizar
um tênis, uma calça de moletom e camiseta
3- Um escritório de designer de interiores que projeta
ambientes sustentáveis, pode-se utilizar, Jeans,
sapatênis, camiseta, as mulheres também podem
utilizar saia, vestido e sapatos baixos.
4-Um escritório de investimentos, que fica em um
prédio de empresas de investimentos, comporta
uma necessidade maior de ternos, calça social,
sapatos social, saias e vestidos abaixo do joelho,
dentre outras necessidades . 
Nos exemplos acima, observa-se que a forma de
apresentação pessoal dos funcionários condiz com o
que é ofertado por ambas as empresas.
Quando falamos de produto, tudo o que é relacionado
a oferta para o cliente, leva a demonstrar o grau de
compromisso que a empresa tem com a marca dela. 
Sites logísticos- Normalmente em sites logísticos,
pede-se uso de sapato fechado, não utilização de
shorts e regatas. Isso se dá para evitar que a pessoa
tenha seu pé ferido em caso de pisar em pallets e
lascar a madeira, onde pode acabar machucando o pé
da pessoa. No caso de shorts e regatas, o uso de
roupas que cubram a maior parte do corpo torna-se
proteção, caso algum material estoure em altura e
acabe entrando em contato com a pele.
A amplitude das regras condizem com cada empresa e
cada politica de vestimenta. Mas existem alguns casos
onde a necessidade de algumas regras são para
segurança. 
Exemplo: 
Todos os lugares devem se atentar aos perigos de
operação. Assim como as pessoas que trabalham no
local. Lembrando que o trabalho diário envolve
atividades diárias que nem sempre condiz com sua
atividade, simulados de emergência por exemplo, são
feitos com frequência e é necessário sair das mesas,
andar por alguns minutos. A segurança também diz
respeito aos tipos de calçados adequados e roupas
adequadas pra cada ambiente.
Quando falamos de lojas e escritórios, temos a
segmentação dos tipos para que haja um bom senso de
comportamento e vestimenta. 
Por exemplo: 
1-Uma loja de maquiagens, pode ter abertura de uso de
maquiagem mais colorida, com um cabelo com mais
detalhes e uma roupa despojada.
Entende-se despojada por roupa menos séria. 
2- Uma loja de artigos para esportes, pode-se utilizar
um tênis, uma calça de moletom e camiseta.
3- Um escritório de designer de interiores que projeta
ambientes sustentáveis, pode-se utilizar, Jeans,
sapatênis, camiseta, as mulheres também podem
utilizar saia, vestido e sapatos baixos.
4-Um escritório de investimentos, que fica em um
prédio de empresas de investimentos, comporta uma
necessidade maior de ternos, calça social, sapatos
social, saias e vestidos abaixo do joelho, dentre outras
necessidades . 
Nos exemplos acima, observa-se que a forma de
apresentação pessoal dos funcionários condiz com o
que é ofertado por ambas as empresas.
Quando falamos de produto, tudo o que é relacionado
a oferta para o cliente, leva a demonstrar o grau de
compromisso que a empresa tem com a marca dela. 
As Roupas e sapatos devem ser adequados para o
dia-a-dia da posição. 
Um operador de logística por exemplo deve utilizar
sapatos de bico reforçado com CA- CERTIFICADO DE
APROVAÇÃO conforme NR6.
Conforme NR6- Norma regulamentadora , são
normas e regras para que as profissões sejam
regulamentadas e possam ser aplicadas- O
empregador é responsável por disponibilizar EPI ao
funcionário, no caso, além de uniforme apropriado,
o calçado também inclui-se e em muitas vezes não
pode ser substituído por se tratar de itens
padronizados. O empregado tem a responsabilidade
de utilizar de forma correta e cuidar da manutenção
e limpeza e boa apresentação do mesmo. Toda
entrega de EPI deve ser controlada e assinada por
seu utilizador.
Cabelos bem aparados;
Barbas bem feitas;
Unhas bem cortadas;
Roupa bem passada e limpas;
Utilize desodorante com frequência;
Em caso de fiscalização, se o funcionário não estiver
cumprindo as determinações, no caso uso correto de
EPI, a empresa será multada conforme NR28 prevê.
Higiene e apresentação pessoal
Homens:
Mulheres:
Cabelos bem penteados e limpos;
Maquiagem simples ;
Unhas bem feitas e limpas com tamanho razoável a
necessidade da posição que desempenha.
Roupa bem passada e limpas;
Utilize desodorante com frequência;
Para ambos:
Higiene bucal e corporal todos os dias;
Perfumes: não se deve utilizar muito perfume, no dia-
a-dia lidamos com mais pessoas, e elas podem ter
alergias. Não exagere.
Quanto a empresa utiliza uniformes:
Para ambos:
O uniforme disponibilizado deve ser bem
passado e deve ter cuidados na lavagem para que
não perca a sua cor, que é a cor utilizada pela
empresa. 
Não deve ter rasgos ou manchas;
Deve ser do tamanho correto, não deve ser
apertado para valorizar partes do corpo, lembre-
se, o uniforme foi pensado para atender as
necessidades da posição/vaga.
Uniformes antigos não devem ser descartados de
maneira simples. Ao que se diz respeito a logos,
deve ser cortados e descartados de forma a não
poder ser utilizado de má fé. Lembre-se que o
logo é a marca da empresa, o lixo caseiro
costuma ir para locais apropriados, porém nem
todos os lugares tem este descarte correto. A
empresa não quer ver seu logo “jogado” em local
não recomendado ou desrespeitando o meio
ambiente.
Etiqueta do atendimento;
O bom atendimento é a melhor maneira da empresa
criar uma imagem positiva e criar uma boa reputação
na sociedade. Afinal melhor marketing é o boca-boca.
“O momento da verdade” do cliente começa no
atendimento da empresa.
Quando falamos de atendimento, entende-se por
contato com cliente interno ou externo. 
Todos nós nos comunicamos de forma a resolver
problemas. Somos nós que somos a empresa
solucionando problemas e ofertamos serviços. 
Todo atendimento deve sem acolhedor, imparcial e
atencioso sem deixar margens para conotação
pessoal.
Deve-se evitar gírias e conversas que não condizem
com o ambiente profissional.
Seja proativo e demostre seu interesse no
atendimento;
Seja claro e explique ao dizer não.
Seja honesto, se não souber a resposta, diga ou tente
procurar. Ofereça que ligue novamente mais tarde ,
porém se for realmente procurar a resposta.
Etiqueta do atendimento;
Como deve ser o atendimento telefônico?
1-Não demore para atender o telefone. O ideal é deixar
dar 2 toques no máximo e atender.
2-Somente transferir a ligação para solução dos
problemas. Todos nós já passamos por situações onde
fomos transferidos até a ligação cair e termos que
fazer tudo de novo. Se informe, saiba o que os
departamentos são responsáveis, isso ajuda muito na
solução de problemas. 
3-Evite conversas paralelas á ligação. Isso abre
conotação de desrespeito a pessoa que está sendo
atendida. A atenção deve ser voltada a pessoa
atendida.
4-O tom de voz deve ser calmo /natural e a pronuncia
deve ser bem definida. O entendimento se dá sempre
que a comunicação é bem feita.
5-Não coloque a pessoa em espera por muito tempo.
Isso causa desconforto em quem espera.
Etiqueta do atendimento;
Como deve ser o atendimento presencial?
1- Acolhedor e atencioso, não se deve abrir espaço
para conotações pessoais, os problemas e soluções
devem ser para todos sem trocas pelo serviço
prestado;
2-Não se deveter contato físico pois este também
abre conotação pessoal;
3-A postura profissional deve ser séria porém
carismática com intuito de deixar a pessoa a ser
atendida a vontade para dizer quais os problemas e no
que quer ser ajudada. 
4-Atitudes ríspidas não são indicadas. Tenha
paciência e cordialidade. 
5- Seja atencioso e busque apresentar as soluções. O
não também é aceito se bem justificado.
Postura profissional;
O que é postura profissional?
É o conhecimento, habilidades, ética e
responsabilidades relativas ao profissional e sua
atividade de atuação. 
O profissional deve entender o que é necessário para
que sua profissão seja aplicada com seriedade e ética.
Assim, é imprescindível o autoconhecimento.
A postura profissional acompanha o profissional por
toda a carreira. Ela define qual o caráter e quem é o
profissional. É criado uma imagem para este
profissional como se fosse sua marca no mercado. 
Seus valores morais e experiências de vida são
pontos de construção de sua pessoa como
profissional. Por isso o autoconhecimento é
necessário para a formação da pessoa além das suas
capacidades técnicas em sua área. 
Alguns pontos a serem aplicados:
1-Pontualidade;
2-Ética;
3-Idoneidade
4-Seriedade
5-Imparcialidade
Regras e Politicas;
As politicas são os norteadores que induzem o
caminho estratégico da empresa. Nelas estão
contidos os ideais, missão e valores da empresa em
todos os aspectos para a construção de identidade da
empresa. As politicas é o que nos faz saber como a
empresa quer ser vista e tratada no mercado como
ofertante de produtos e serviços assim como a sua
marca quer ser vista por seus clientes, fornecedores,
diretoria e funcionários. 
A identidade da empresa é constituída por toda a
junção de valores, regras, posturas profissionais e
demais ações orgânicas que influenciam o dia-a-dia.
Portanto, pela diversidade cultural e de pessoas,
sendo necessário que haja um norte para que todos
possam seguir, sendo este norte, as Politicas, regras e
regimentos.
O dia a dia do profissional auxiliar administrativo;
O profissional auxiliar administrativo tem como base
o atendimento ao cliente, seja ele interno ou externo,
além das demandas diárias da área que está alocado.
Ele compõe um time que tem que entregar, seja
atividades, resultados e metas, serviços ou soluções.
A resiliência ajuda este profissional pois o mercado
atualmente busca entregar sempre com menor
tempo, o trabalho sob pressão é um dos vilões da
administração, uma vez que alguém sempre depende
de nossos serviços ou resultados para apresentar
relatórios gerenciais e métricas. 
É este profissional que será o agente de soluções e de
inserção de dados. 
A proatividade, paciência e tranquilidade são
imprescindíveis para o sucesso das atividades. 
Não leve nada para o pessoal, todos estão trabalhando
para o mesmo proposito. Aprender, ensinar e crescer
entregando com qualidade e excelência. 
Conhecimentos básicos e indispensáveis;
O profissional, quando é contratado, deve procurar
saber a maior quantidade de informações possíveis
sobre sua área, sobre a empresa, sobre o mercado,
sobre as politicas e sobre os produtos que ofertam. 
Para o profissional auxiliar administrativo, é
necessário os conhecimentos básico a seguir
descritos:
1-Atendimento ao cliente;
2-Noções básicas de informática
Tudo o que é especificamente necessário é treinável.
Basta a pessoa ser interessada e querer estar na vaga.
Compras: Cotações e negociação de materiais e
serviços;
Administrativo/Facilities: Controle de estoque de
materiais /serviços e 5S;
Financeiro: fluxo de caixa, BUDGET, forecast, centro
de custo, conta contábil e rateio;
RH: Seleção de currículos para recrutamento e
seleção, Entrevistas e devolutivas;
GERAL: Confecção de planilhas e relatórios;
 Organograma, Fluxograma e Cronogramas;
Setor de Compras: Garante o funcionamento
orgânico das empresas, permite a aquisição de
produtos e materiais para que cada área funcione
sem interrupção visando a melhor qualidade e o
menor preço. Para que isso seja possível, existem
alguns itens básicos a serem observados para
desempenhar bem esta atividade.
Neste curso, vamos abordar o básico das principais
funções da empresa, pois vamos preparar o
profissional de auxiliar administrativo para ajudar a
desempenhar cada função da melhor maneira
possível com conhecimentos imprescindíveis de
cada área.
Compras: Cotações de materiais e serviços
Normalmente os recursos dispensados para a
aquisição de serviços e materiais, sejam eles matéria
prima ou básicos para funcionamento das áreas, tem
recursos limitados pelos orçamentos anuais ou em
caso de matéria prima, conforme venda dos
produtos finais. 
Para que haja um norteador de valores de compra, são
necessários atenção ao Budget(orçamento financeiro).
O trabalho da equipe de compras é vasto. As tarefas
básicas para esta área são: Cotações e negociação. 
Na prática:
Cada empresa tem sua forma de trabalhar e sua
politica de compras, porém, para que haja um bom
trabalho, são consideradas na hora da cotação
algumas informações como:
1 - O que será comprado.
Marca, cor, tamanho, tipo de entrega, tempo de
pagamento...
Algumas empresas trabalham com formulários de
requisição de compra, outras com softwares de
compras com obrigatoriedade de inserção do maior
numero de informações sobre o produto a ser
comprado. Em casos de materiais de valor mais
elevado ou de menor procura no mercado, é
necessário informar ao comprador o por que a
requisição está sendo feita. 
O comprador através desta requisição saberá
exatamente o que vai ser comprado, o que tem que ser
considerado e as margens de variáveis que podem ou
não ser aceitas. 
Exemplo: No caso abaixo, a pessoa precisa de caneta
marcadora para marcação de tamanhos em produtos
galvanizados. 
Material: Material de escritório
Descrição do item: Caneta Marcadora
A requisição do material acima foi feita via e-mail
conforme abaixo:
P: Neste caso, qual a chance de erro de compra deste
pedido? 
R:Muito grande, uma vez que a requisição é vaga e
não descreve o produto. Quem recebe a requisição
entende que o produto seria para uso em escritório e
não um produto para uso especifico em galvanizado. 
 
Como seria uma requisição com o mínimo de
informações para que a compra fosse correta?
Abaixo um modelo:
Material: Material de escritório
Descrição do item: Pincel marcador permanente
Marca: Pilot 
Quantidade: 5
Cor: Preto
Quanto maior a quantidade de informações, mais
assertiva a compra. 
Algumas empresas, definem em sua politica de
compras os valores e as quantidades de cotações
para cada valor. Normalmente, são feitas 3 cotações
para a escolha do melhor preço para os produtos. 
Os 3 fornecedores tem que ser relativamente
parecidos no mercado, ter melhores preços, prazos e
igual ou menor tempo de entrega.
Como escolher um fornecedor?
A escolha de fornecedores são conforme cada politica
de compras de cada empresa, basicamente, o que tem
sido usado no mercado é a pesquisa sobre o
fornecedor, a saúde financeira e o que o fornecedor
tem aplicado no mercado. Pode ser feitas pesquisas de
CNPJ para analise de situação, se está ativo ou não,
entre outros documentos específicos á atividade que
deverá ser feitas.
Após observar que a empresa pode ser fornecedora,
e atende aos requisitos da empresa, é pedido uma
proposta de serviço e cotação, em casos de serviços
ou uma cotação, nos casos de materiais. 
Após recebimento dos orçamentos, é necessário a
análise das propostas e cotações. Ao lado um modelo
de mapa de cotação para análise.
Negociação de serviços e materiais
Para que seja feita a negociação de serviços e
materiais, é necessário que o comprador saiba
exatamente o que está comprando. Em muitas
empresas, é aplicado o descritivo ou edital do
serviço que está sendo comprado. Quando o
requisitante faz a requisição, ele descreve com
detalhes tudo o que tem que ser considerado para
aquela compra em um memorial descritivo, ao qual
se tornará parte integranteda requisição de compra
e do edital de compra.
Todos estes documentos serão anexos do contrato de
prestação de serviço, em caso de serviço, ou do
processo de compra. 
Toda esta documentação é comprovação que o melhor
negocio foi feito e que a melhor negociação foi a
vencedora. 
Algumas empresas dependendo de seus certificados,
passam por auditorias mensais ou anuais para
garantirem a idoneidade das operações de cada área,
por isso, a importância de um processo de compra
bem estruturado e sério, com uma riqueza de
detalhes e de transparência. 
O negociador nunca deve colocar interesses
particulares em meio a uma negociação feita para
empresa. As trocas de favores não são aceitas, mais
tarde falaremos sobre complience e o que deve ou não
ser feito diante de processos que envolvam capital
financeiro ou de troca.
Administrativo
A área administrativa é o setor da empresa que é
responsável pela gestão e o planejamento estratégico
da empresa. 
Por ela passa todas as áreas da empresa, fazendo
assim com que o negócio aconteça. 
Ela é composta por: 
Presidência ou diretoria- Nível estratégico;
Gerencia- Nível estratégico operacional;
Coordenação- Nível operacional;
Supervisão- Nível operacional;
Esta á a área que define e faz com que estratégias
sejam moldadas para o alcance de metas e objetivos.
Aqui, a quantidade de informações e a qualidade de
coleta das mesmas é o diferencial para uma tomada
de decisão assertiva.
Facilities
Facilities é uma área que está sendo reconhecida e a
uns anos vem sendo muito observada. 
A área é responsável pelo funcionamento da
empresa. Funcionamento desde serviços como
portaria, recepção, limpeza, restaurante,
manutenções civil, hidráulica, elétrica, ar
condicionado, paisagismo, bombeiros, ambulatório
até a documentação para funcionamento do
empreendimento, layout, mobília e demais itens que
sejam imprescindíveis para o trabalho dos
funcionários de uma empresa.
Existem serviços variados que Facilities acaba
fazendo também, como cuidar de frotas de veículos.
Este profissional é multidisplinar e trabalha para o
bem estar físico e mental de todos. 
O dia-a-dia de Facilities depende muito de controles,
cuja falta de material impacta diretamente toda a
empresa.
Por isso, o controle de estoque é um dos controles
indispensáveis. Varias formas de controle são
adotadas, depende do profissional e como ele executa
a tarefa. 
Controle básico de Contratos fixos da empresa:
Todos os contratos de serviços fixos da empresa
devem ser 
Mapeados e devem estar em um controle que seja
rastreável.
Os contratos devem ser negociados ou cotados pelo
menos
 com 03 meses de antecedência dependendo de seu
grau de complexidade até mais tempo.
Como em administração tudo deve ser coordenado de
forma que não falte, não impactando o serviço
prestado e nem o trabalho do cliente interno.
Metodologia 5S - Aplicada a todas as áreas da empresa.
Seiri – Senso de utilização
Seiton – Senso de ordenação
Seiso – Senso de limpeza
Seiketsu – Senso de saúde
Shitsuke – Senso de autodisciplina
1.
2.
3.
4.
5.
Financeiro: 
Neste tópico vamos observar o básico de
entendimento sobre alguns conceitos que todo
profissional tem que saber sobre assuntos que de
relevância diária. Em administração, o profissional
abrange várias informações e estas são inputs de
relatórios e de dia-a-dia da área.
Quando falamos de financeiro, entende-se que a área
é quem libera e lida com o retorno monetário dos
serviços e produtos. 
Dependendo do tamanho das empresas, os
departamentos são enxutos e esta nomenclatura
abrange também a área de contabilidade. 
O foco deste tópico é preparar o profissional para
identificar as informações básicas da área de
finanças/contabilidade entendendo o conceito e
sabendo aplicar as atividades de forma correta para
não impactar negativamente no resultado final da
área.
Entende-se que cada profissional lida diariamente
com necessidades diferentes. Neste tópico vamos
abordar :
O que é?
Para que serve?
Como funciona?
Fluxo de caixa:
O que é?
O fluxo de caixa registra todas as contas a pagar e a
receber da empresa, com ele é possível ter a projeção
futura dos gastos e recebimentos, assim
possibilitando a empresa antecipar a situação futura
e inserir estratégias para aumentar lucro e diminuir
gastos mantendo a saúde financeira. 
Para entender o fluxo de caixa, é necessário dar um
passo atrás e entender o que é um controle de caixa. O
controle diário de caixa, possibilita o
acompanhamento diário do que entra e do que sai do
empreendimento, abaixo temos um modelo simples
do mesmo pra entendimento.
Fluxo de caixa:
O que é?
Abaixo temos o modelo de fluxo de caixa da mesma
empresa. 
 
BUDGET e o FORECAST
Budget que quer dizer orçamento na língua inglesa,
é o nome da planilha de planejamento anual das
variáveis e custos, receitas e despesas definido no
plano de contas. Diante deste planejamento é
possível observar se a empresa está dentro do que
foi definido saudável no ano. Dentro desta planilha
de previsões podemos observar algumas premissas
para que a análise seja assertiva. Normalmente o
Planejamento deve ser feito 1vez ao ano.
Despesas : As contas que serão pagas durante o
ano. 
Conta contábil: Alocação da conta quando paga
para alimentar as informações de contabilidade e
financeiro.
Variáveis: São os índices de maior relação com as
despesas, utiliza-se o valor aproximado “futuro” de
acordo com o mercado.
Previsto: O que foi provisionado
Realizado: O valor efetivo de pagamento da
despesa quando ela acontece.
O Forecast não é nada mais que o acompanhamento
do Budget com o que previram e ajustando conforme
as despesas vem e são ou maiores que o provisionado
ou menores, alocando os valores de “sobra” onde irá
“faltar” fazendo uma “dança das cadeiras” para que o
Budget não estoure. O forecast é analisado a cada mês
ou conforme a necessidade da empresa.
Você irá ouvir falar muito a expressão por exemplo:
“forecast 5+7”, 
Utiliza-se a palavra forecast mês analisado + meses
faltantes para o final do ano.
Centro de custo
O centro de custo nada mais é do que a separação
interna das despesas da empresa entre áreas,
projetos ou filiais. 
Cada empresa emprega a nomenclatura conforme
definição prévia da área de contabilidade. 
É o endereço que deve ser enviado a “conta”. EX:
Vamos dizer que eu sou do departamento de
Administração/ Diretoria, meu C.C- centro de custo
é G1548, e vou encaminhar um documento via
SEDEX-10, o valor ficará alocado no meu centro de
custo, porém quem fará esta postagem no correio
será a recepção, que fica alocada no centro de custo
de Facilities G2020. 
Se a recepcionista não adicionar o numero de centro
de custo de Administração/ Diretoria, quando chegar
a conta para pagamento em contas a pagar, a pessoa
que vai lançar pode considerar que a conta do serviço
deve ser de Facilities e não Administração/ Diretoria,
impactando o Budget previsto de serviços de correio
da área. Por isso a importância de saber o endereço de
cada Centro de custo. 
 Todas as despesas da empresa devem ser alocadas
nos centros de custos corretos, possibilitando então a
contabilização correta de tributos e valores. Assim
também, consegue-se mapear as despesas realizadas e
que devem ser consideradas em época de construção
de Budget.
Rateio
O rateio nada mais é do que o direcionamento de
despesas para cada departamento. 
Quando falamos de despesas em áreas comuns ou
departamentos que faz serviços para todos os outros,
por exemplo Facilities com a conta de telefone,
material de escritório, correios e motoboy em caso de
empresa, ou contas como energia, água, água de
reservatório de bombeiros, lixo, entre outros serviços
quando falamos de prédios ou galpões que utilizam
estes serviços compartilhados. 
O rateio pode ser feito considerando o centro de
custo, metro quadrado ou registros de hidrômetro
ou medidor de energia.
Exemplos de rateio na prática : 
O departamento de RH – Relações Humanas: 
Longe de ser o departamento que só paga osalário dos
funcionários, dá férias, demite e contrata, recursos
humanos vem ganhando cada vez mais espaço nas
empresas sendo elas de pequeno ou grande porte. 
Além da missão de contratar o funcionário, o
popularmente conhecido RH trata do cuidado com o
funcionário, trata de direcionar sua carreira, avaliar
e dar feedback do trabalho desempenhado por cada
funcionário apoiando, treinando e conscientizando
os líderes para este papel. O RH tem também a tarefa
de cuidar do clima organizacional, além do cuidado
físico e mental dos colaboradores. No dia-a-dia, trata
dos assuntos voltados a pessoa que podem impactar
diretamente no trabalho desempenhado, dando
soluções, informando e apoiando. 
Antigamente, o DP-Departamento pessoal era
considerado RH, porém , este departamento acaba
sendo incorporado pela nomenclatura RH pois
entende-se que DP é o departamento que cuida de
verbas rescisórias, cálculos de salários, bônus,
metas, prêmios, férias e tudo voltado ao pagamento
e ressarcimento da hora trabalhada do funcionário.
O RH começa a ter maior visibilidade como cuidador
do capital humano da empresa, são divididos alguns
principais assuntos e processos.
Relações humanas vem atualmente ganhando novos
nomes como: Gestão e Gente, Gestão de pessoas,
DHO- Desenvolvimento Humano Organizacional
conforme a estratégia de cada empresa. 
O departamento de RH – Relações Humanas: 
Entre as principais e já conhecidas atribuições do RH,
podemos descrever algumas que não são tão
conhecidas, porém vem se tornando indispensáveis
para as empresas de todos os portes:
Atração e retenção de talentos;
Formação de equipes de alta performance;
Desenvolvimento de talentos;
Estabelecimento de objetivos e metas;
Estabelecimento de meritocracia;
Aplicação de politicas de Diversidade; 
RH: Recrutamento e Seleção 
Em cada empresa a seleção de currículos é feita de
maneira que melhor se adapte ao departamento. Para
que haja uma boa seleção, é necessário seguir alguns
princípios básicos.
3-A escolha dos currículos devem obedecer critérios
mínimos definidos em conjunto RH + Liderança da
área dona do Head count ( contagem de cabeças-
tradução)- quantidade de funcionários que o
departamento pode ter.
1- Descrição da vaga: A vaga deve ser descrita de
acordo com o Job description(descrição do
trabalho).Quanto mais clara as necessidades de
habilidades para aderência a vaga, maior a chance de
pessoas que tenham mais aderência se candidatem. 
2-O processo tem que ser definido e padronizado
para que haja facilidade na escolha dos currículos.
Uma vez que definidos os processos tornam a
atividade mais idônea e clara para todos. 
4-A escolha de currículos mais detalhados e claros é
o que facilita para a contratação da pessoa correta.
Um currículo bem detalhado com principais e mais
importantes informações torna o processo mais
rápido. Imagina quantos currículos a área de RH
recebe para cada vaga, físicos, pelo site de vagas das
empresas e por e-mail?
O recrutamento é o conjunto de procedimentos que
capta os talentos e os fazem interessar pela vaga da
empresa. Existem vários métodos que tornam esta
captação mais efetiva ex: sites de oferta de vagas,
headhunters (caça talentos), recrutamento direto etc.
A seleção em si é o procedimento ao qual leva-se em
consideração o melhor alinhamento á cultura
organizacional e a descrição da vaga. 
As entrevistas são feitas de acordo com a
necessidade de cada empresa e com quantas pessoas
a empresa achar pertinente. Normalmente quem
chama o invite( convite) é o Analista de RH ou
auxiliar de RH/administrativo.
Com a indústria 4.0 também o RH ganha
ferramentas de filtro e inteligência artificial para os
processos. Toda esta adequação torna a atividade
mais produtiva e eficaz fazendo os analistas terem
menos quantidade de currículos e candidatos e mais
qualidade. 
Com o passar do tempo e com a situação de pandemia,
os recrutamentos e entrevistas são agilizados pois em
sua maioria acontecem online. 
Assim como a entrevista em si, a devolutiva, seja ela
positiva ou negativa, é importante, pois, sempre
temos que ter em mente que trata-se de pessoas que
estão sendo entrevistadas, pais, mães e futuros
profissionais da área. O lado humano é primordial, a
cordialidade e se colocar no lugar do outro é o segredo
para um RH ser o cuidador do capital humano. 
Confecção de planilhas: As planilhas são registros
formais ou informais que ajudam no gerenciamento
de informações. Podem ser de controle interno,
externo, histórico ou de controle para as áreas da
empresa. São elas que nos ajudam a controlar e a
entender o dia-a-dia da empresa e nos munem de
dados para informações de tomada de decisão.
Como dito anteriormente há vários tipos de
planilhas, vamos abordar as mais simples e
indispensáveis para o dia-a-dia do auxiliar
administrativo.
Controles em geral. 
As planilhas de controle são estruturadas da melhor
forma possível para levante de informações e
controle. Com elas é possível mensurar todo o
trabalho feito, desde presença de reuniões, até um
Dashboard de vendas mensais. É imprescindível o
entendimento da pessoa que confecciona sobre o
que deve ser controlado ou a informação que pode
ser necessária posteriormente.
Relatórios: Os relatórios devem ser instrumentos de
informação para tomada de decisão. Todo relatório
deve ser estruturado a informar qual o motivo do
relatório, quais informações trazem e quais
indicadores de coleta de informação foram
utilizadas. As informações devem ser apresentadas
de forma simples e objetiva e direta para que a
reunião ou a pessoa que precisa das informações não
se canse quando estiver lendo o relatório. Alguns
cuidados devem ser observados, a fonte das
informações e a gramática são fatores importantes
para um relatório. Anexo algumas informações
básicas e estruturais para relatórios:
1.Título: Exemplo: relatório de despesas
2.Introdução: resumo dos objetivos do relatório
3.Desenvolvimento: Como e quais os dados utilizados
e descritos. 
4.Conclusão
Os relatórios apoiam nas tomadas de decisão, é como
uma foto atual do negócio, por isso é necessário
coletar as informações corretas e claras.. 
Organograma, Fluxograma e Cronogramas qual a
diferença?
Organograma Organizacional : é a representação
gráfica da hierarquia das partes da empresa. Nele está
descrito como a empresa funciona e quem é o
representante de cada área. Existem vários tipos de
organograma, abaixo podemos observar alguns deles.
1-Organograma clássico ou vertical.
2-Organograma horizontal.
3-Organograma circular ou radial .
4-Organograma linear de responsabilidade.
5-Organograma funcional.
6-Organograma em barras.
7-Organograma matricial
1 - Organograma clássico ou vertical: É um
organograma de hierarquia. Pode descrever os
departamentos assim como seus responsáveis. As
empresas mais tradicionais utilizam para estruturar
a hierarquia e cada ponto perante os departamentos.
Ajuda no entendimento da departamentalização da
empresa.
2. Organograma horizontal: O organograma
horizontal tem a característica de menor relação de
poder entre os participantes porém, ainda a
organização está estruturada. 
3 - Organograma Radial ou circular: A relevância da
equipe é acentuada e leva em conta a exposição dos
cargos. 
4- Organograma Linear de responsabilidade: Relação
entre atividades e funções, não é diretamente ligada
a hierarquia.
5 - Organograma funcional: Descreve os cargos e
funções dentro da hierarquia. 
5 - Organograma Barra: Descreve os cargos dentro da
hierarquia utilizando a forma de funil com a função
mais alta de cima para baixo com a menor função. 
5 - Organograma Matricial: Tem como objetivo
dividir as áreas entre profissionais responsáveis e
suas equipes dentro de um só objetivo.
Fluxograma: É a representação gráfica de um
processo e os caminhos a seguirem para alcance do
processo. As etapas do fluxograma são definidas por
meio de formas geométricas conforme abaixo:
Cronograma: É uma ferramenta para gerir prazos e
atividades de longo prazo no decorrerde um projeto
ou dia-a-dia.
Ética no trabalho
Relacionamento interpessoal no trabalho
Complience;
Diversidade;
Segurança do trabalho;
Ética no trabalho: A ética é em muitos cursos,
matéria, devido ao seu alto nível de atenção. Aborda
desde como se portar em um ambiente de trabalho
até mesmo como deve ser o comportamento fora o
ambiente de trabalho para algumas profissões.
Podemos analisar a ética como um norteador de
postura profissional e pessoal que condiz com as
atividades a serem desenvolvidas. Um médico tem a
sua ética profissional quando não discute o caso de
seu paciente com nome do mesmo fora do ambiente
controlado , assim como, tem a sua ética quando
também não aceita valores por procedimento dentro
do SUS para adiantar processos. Este exemplo vem
de encontro para evidenciar que cada profissão,
além das normas e regras escritas, tem também um
conjunto de regras éticas que compõe o dia-a-dia de
cada carreira e empresa. A ética é um objeto
inegociável. 
Relacionamento interpessoal no trabalho: Os
relacionamentos interpessoais entende-se por
contato pessoal entre todos os indivíduos que
compõe a empresa, de forma que cada um acaba se
juntando cada qual com sua empatia. Quando as
ações entre os colaboradores se estreitam, fica mais
fácil o entendimento e os feedbacks. É preciso
sempre se manter focado no profissional e na
produtividade. É necessário saber qual o momento
estamos e quando podemos falar para não haver
situações constrangedoras ou confusão de
entendimentos.
Compliance: Trata-se de um setor, regras e de
procedimentos anticorrupção. É uma medida com
objetivo de identificar fraudes, desvios e não
cumprimento de normas de uma empresa. Na maioria
das empresas, existe um departamento ou comissão
que avalia denuncias ou supostos desvios e discutem
qual a ação necessária a ser tomada. 
Diversidade: É o respeito á raça, nacionalidade,
cultura, gênero, idade, orientação sexual e demais
diferenças entre os colaboradores. Toda empresa
deve fomentar o respeito mútuo entre seus
colaboradores visando a humanidade e o
profissionalismo dos integrantes do organismo
empresa.
Segurança do trabalho: É um conjunto de medidas
de prevenção adotadas para garantir a segurança,
saúde e bem estar do funcionário em seu local de
trabalho. Dentre estes estão as NR(normas
regulamentadoras) que por sua vez garantem a
forma eficaz do que é necessário para cada
profissional em sua carreira para sua segurança. EX:
NR 10 ( segurança em manuseio com eletricidade) e
NR35 (segurança em trabalho em altura). Em
algumas empresas há profissionais dedicados
somente á esta área. 
Como redigir um e-mail profissional;
Invite de reunião- Presencial ou online;
Encomendas livros de protocolo;
Cartas simples e comercial,
Protocolos;
Check lists;
Lista de presença;
Arquivos
Como redigir um e-mail profissional;
Os e-mails profissionais devem ser simples, objetivos
e curtos. É necessário que você se coloque no lugar
da pessoa que vai ler, afinal, o tempo está cada vez
mais escasso nos dias atuais, e as informações tem
um fluxo muito rápido de atualização. 
Tenha atenção a gramática, sem gírias ou
abreviações de palavras, lembre-se que caixa alta
é sinônimo de GRITO na internet;
Seja gentil e cordial, dirija-se ao interlocutor
sabendo como eles devem ser chamados
hierarquicamente, senhor ou senhora é
educação;
Direto e sem delongas, vá direto ao ponto, redija
de forma clara objetiva e sem historias.
Concentre-se no tipo de comunicação que está
sendo feita. E-mail também é documento formal,
portanto, escreva para qualquer pessoa entender,
tanto o assunto quanto a forma escrita.
Escreva o destinatário e assunto por ultimo. É
uma técnica para que se você sem querer envie o
e-mail quando estiver digitando, ele não seja
entregue de forma incompleta ou equivocada. 
Leia...Sei que muitas vezes escrevemos os e-
mails com pressa e no entremeio de algumas
tarefas e reuniões, porém, o primeiro a entender
o objetivo do e-mail é você. Nesta leitura o
objetivo é corrigir, portanto, guarde este tempo
precioso. 
Tenha uma atenção ao seu endereço de e-mail.
Ele deve ser profissional com seu nome
completo, de preferencia, evite apelidos ,
números , abreviações que não condizem com
você, lembre-se, o e-mail é o seu endereço
particular, é sua nomenclatura e sua marca. 
Tenha um tempo para desenvolver a sua
assinatura profissional...Algumas empresas tem a
assinatura desenvolvida pela área de comunicação
padronizada, é interessante procurar saber as
diretrizes de cada empresa antes de redigir sua
assinatura. Lembre-se que a sua assinatura é o
que seu cliente precisa saber sobre você. 
O que devo adicionar na minha assinatura? 
Além do seu nome completo, seu número de
telefone empresarial, seu e-mail, o site da empresa, o
logo e endereço, afinal você é o contato entre o
cliente e empresa.
Invite de reunião- Presencial ou online;
Existem vários softwares de reuniões online
atualmente. Com a pandemia, as reuniões online
foram mais popularizadas e aceitas, tornando
reuniões presenciais mais escassas. As reuniões
online possibilitaram a interação de equipes de vários
lugares do Brasil e do mundo, tornaram também o ato
de se reunir menos complexo, porém algumas
reuniões presenciais são necessárias quando se diz
respeito a temas mais complexos e que necessitam de
contato visual e físico.
Os invites ou convites de reuniões devem ter a
seguinte estrutura:
Data da reunião e horário;
Formato, se online, link da reunião;
Título da reunião;
Assunto a ser tratado;
Convidados
Cartas, encomendas livros de protocolo: mesmo com
a popularização da internet, dos e-mails e do
WhatsApp, ainda é usual, principalmente pelo poder
judiciário a entrega de correspondências físicas.
Hoje é necessário em toda empresa um método de
registro e recebimento de correspondências e
pacotes, pois é uma forma de rastreio de
recebimento dos itens.
As cartas podem ter prazos a serem respondidas,
portanto, há necessidade de indicação de data de
recebimento, pois, com isso pode ser observado
quando a mesma foi recebida em poder do
destinatário. Muitas empresas utilizam-se de
carimbos de datação de áreas diferentes para
registro de recebimento. 
Normalmente, quem recebe as correspondências e
pacotes, são os profissionais das recepções e
portarias, ao qual é responsável em informar a
existência da mesma ao seu destinatário final. Para
tanto, é utilizado o método de livro de registro ou
livro de protocolo, que é utilizado para registrar a
entrada da correspondência, o destinatário, quem
recebeu e ao final assina quem retirou de onde
chegou. É um método manual , ao qual garante a
veracidade de informações e o rastreio das
correspondências para eu não haja intercorrências.
O livro de protocolo ou registro compõe das
seguintes informações:
Destinatário;
Endereço;
Observação;
Recebido em;
Assinatura e carimbo;
Modelo de livro de protocolo ou registro;
Cartas
As cartas são uns dos modelos de comunicação mais
antigos e ainda muito utilizados até hoje pela
facilidade de rastreio e de comprovação de
recebimento. 
Data:por extenso no formato cabeçalho, ela
vem alinhada á esquerda do documento;
Destinatário, vem também alinhado á esquerda
após a data, com modo de tratamento
antecipando o nome da pessoa que irá receber a
informação contida no texto do documento;
Texto, deve ser justificado respeitando o
vocabulário conforme a pessoa que for recebe-la,
atenção a gramatica e as palavras utilizadas,
jamais utilizar abreviações e gírias. Atenção à
regras gramaticais como parágrafo, letra
maiúscula... 
Saudação: despedida ao final da carta, também,
alinhada á esquerda.;
Assinatura: Alinhada á esquerda com nome do
escrevente;
Cartas Comerciais:
As cartas comerciais são utilizadas para iniciar,
manter ou finalizar relações entre empresas. Sua
estrutura é parecida com a carta simples pessoal ,
porém , há algumas particularidades a serem
adicionadas em seu conteúdo:
Papel timbrado;
Data: por extenso no formato cabeçalho, ela
vem alinhada á esquerda dodocumento;
Assunto: Breve descrição sobre o que será
tratado o texto á seguir;
Destinatário, vem também alinhado á esquerda
após a data, com modo de tratamento
antecipando o nome da pessoa que irá receber a
informação contida no texto do documento;
Texto, deve ser justificado respeitando o
vocabulário conforme a pessoa que for recebe-la,
atenção a gramatica e as palavras utilizadas,
jamais utilizar abreviações e gírias. Atenção à
regras gramaticais como parágrafo, letra
maiúscula... 
Saudação: despedida ao final da carta, também,
alinhada á esquerda.;
Assinatura: Alinhada á esquerda com nome do
escrevente, seu cargo e dados de contato do
mesmo;
Nome da empresa;
Cartas Comercial de agradecimento:
Formatos de endereçamento :
Por mais que muitas coisas tenham se modificado ao
decorrer dos tempos, uma coisa que ainda é padrão é
a forma de endereçamento de correspondências,
seja ela carta ou encomendas. Existem os
endereçadores, que são programas com formato de
endereçamento, porém é necessário saber o básico
para um bom endereçamento, afinal, o que
queremos é que nossa informação chegue ao
destinatário;
Protocolos: São documentos que garantem a entrega
de documentos e serviços. O formato pode variar,
porém a estrutura tende a ter as informações básicas
como: o que a pessoa que recebe está recebendo,
quem entregou , quantidade e descrição e
assinatura, tanto de quem entregou para quem
recebeu e data de entrega e recebimento. Os
protocolos respaldam as entregas e garantem
serviços e entregas. Abaixo modelo de protocolos:
Check list: É um método de verificação e controle de
informações e atividades, ao qual nos permite
análise dos dados e métrica de informações. Pode
parecer básico porém é muito efetivo na qualidade e
quantidade de atividades. Pelos check lists podemos
observar a quantidade de atividades desenvolvidas,
quais ainda não foram terminadas, o por que ainda
não e se há necessidade de melhoria de meios ou
aumento de pessoas para as atividades. Não é um
documento que é feito á toa ou que aumenta o
serviço, como ouvimos muitas vezes. É através
deste documento que muitas empresas terceiras
garantem o serviço prestado e comprova a
informação necessária diariamente ao
administrador.
Lista de presença: A lista de presença deve constar o
nome dos convidados, além dos dados sobre a
reunião referida. Alista de presença é um documento
muito importante para a comprovação da
disseminação de informações, assim como de ciência
das informações pautadas e resolvidas na reunião;
Arquivo: A maioria das vezes quando falamos de
arquivo, todos torcem os narizes, o arquivo é uma
atividade que dispõe de técnica, paciência e
entendimento, pode parecer que o arquivamento é o
ato de guardar um documento, porém, é importante
saber que o arquivamento é uma das mais
importantes atividades do dia-a –dia e que guarda
informações e história. Há vários métodos para
realização desta atividade. Hoje temos duas formas
de arquivamento, a física, utilizada por muitos anos
e a digital. 
O físico ainda é indispensável em algumas áreas,
normalmente, o documento é digitalizado e enviado
para arquivo pois se trata de uma comprovação do
documento. Estamos em plena era digital, contudo,
ainda o processo de certificação de veracidade e
autenticidade de documentos ainda está em
andamento, portanto, ainda há a necessidade de
guarda de documentos.
Os métodos mais utilizados tanto físico quanto
digital é o alfabético ou numérico.
Para uma metodologia dar certo é necessário
constância. Assim, é necessário não deixar acumular
os documentos, arquivando já no local correto
sempre que puder. Escolha um dia na semana e se
esforce em deixar tudo organizado. 
Em caso de envio de arquivos para serem guardados
fora da empresa, é necessário fazer um inventário do
que está sendo encaminhado, com numeração e
devido endereço de arquivamento por parte da
empresa que vai receber, pois em caso de auditorias,
você saberá exatamente qual caixa deve voltar da
guarda.
Cada empresa tem seu método de arquivamento,
vale ressaltar que se houver um método já aplicado,
devemos segui-lo. 
Para arquivos digitais, devem ser sempre nomeados
conforme padrão da empresa e em casos onde não
haja padrão, é necessário sempre pensar nas pessoas
que por ventura irão precisar do documento. Os
nomes devem ser intuitivos, de fácil procura e de
indução é logica á pesquisa.
A organização é fundamental para um bom processo
de arquivamento. Lembre-se sempre que é a historia
dos processos, área ou dia-a-dia da área.
Onde posso Trabalhar?
Um auxiliar administrativo é um profissional
versátil e necessário na maioria das empresas, lojas,
supermercados, farmácias, construção, logística,
saúde e etc. Todos os lugares precisam de gestão
administrativa, que acaba por sua vez, demandando
de um auxiliar administrativo para execução dos
processos diários, nas atividades e em todos os
vieses da atividade. 
Inicio de uma carreira promissora, metas
para um profissional de administração.
A administração é uma carreira abrangente e
multifuncional, quem adentra a área, tem a chance de
atuar em muitas áreas e funções, a administração dá a
base para que o profissional se especialize em várias
áreas e se destaque conforme a área que mais se
identifica. Aprender sempre e saber os porquês das
atividades e processos torna o profissional cada vez
mais apto e informado sobre as áreas, tornando seu
trabalho assertivo e bem direcionado. 
As metas de carreira são necessárias para o
profissional saber qual caminho caminhar para
chegar ao seu objetivo. Estruturar a carreira, evoluir
e estar sempre disposto a aprender é o que torna
possível qualquer alcance de metas.
Currículo: O currículo é um documento que contem
a sua vida profissional. Ele apresenta as suas
experiencias e suas vivencias em sua carreira, leva as
suas características e seu perfil profissional. É por ele
que o recrutador verifica a paridade com a vaga que
ele tem, portanto, deve ser bem estruturado e não
deve conter excessos, 
Algumas informações principais que devem constar:
1-Nome completo;
2-Nacionalidade, estado civil e idade;
3-Endereço completo incluindo CEP;
4Telefones atualizados e em ordem de facilidade de
ser encontrado;
5-Link para site pessoal(se tiver LinkedIn ou perfil
em redes sociais, tomando sempre cuidado, pois
quem vai acessar vai ver sua vida para te contratar
para uma posição remunerada para representar a
empresa);
6-E-mail( de preferencia com uma nomenclatura
sem apelidos, o melhor é que se tenha um e-mail o
mais aproximado do seu nome possível para este
caso, trás mais credibilidade para o profissional);
7-Faça um breve resumo sobre suas experiências;
8-Coloque seus objetivos profissionais;
9-Descreva os cargos tempo de “casa”, empresa e
principais atividades;
10-Adicione informações de educação e formação;
11-Adicione cursos relevantes que tenha finalizado
Entrevista de emprego: Ao ser chamado para uma
entrevista é necessário atenção para algumas
informações:
1-Confirme com a pessoa que está te contatando a
vaga que você foi selecionado, para que na hora da
entrevista você não cometa equívocos sobre a área
que está sendo entrevistado;
2-Pesquise sobre a empresa, saiba com que trabalham,
quais as marcas, quantos funcionários, qual a posição
dela no mercado. 
3-verifique a localização da mesma, veja se há
necessidade de locomoção através de ônibus ou
outros meios de transporte. Estas informações são
informações que podem definir sua disposição tanto
para vaga quanto para recursos. 
4-Demonstre que está interessado na vaga e na
empresa. Demonstre seus conhecimentos sobre a
empresa em questão e o quanto está interessado.
5-Analise quais os pontos fortes que pode empregar
na vaga e fale para o entrevistador quais seus
conhecimentos que agregam valor a sua pessoa
compondo o quadro de colaboradores na vaga
citada.
6. Seja verdadeiro e claro nas informações e no seu
conhecimento sobre as necessidades da vaga;
E-book oferecido pelo 
Centro Educacional Setede Setembro
 curso de "AUXILIAR ADMINISTRATIVO".