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Ciclo de Vida de um Projeto Empresarial Apresentação 1. OBJETIVO Esta prática laboratorial apresenta as principais atividades inseridas em cada fase do ciclo de vida de um projeto empresarial. Assim, conceituar projetos e conhecer cada uma das etapas do ciclo de vida deles será fundamental para a realização do experimento. Ao final deste experimento, você deverá ser capaz de: compreender a definição do ciclo de vida de um projeto empresarial e suas fases;• identificar as fases do ciclo de vida de um projeto empresarial;• reconhecer as principais atividades em cada fase do ciclo de vida de um projeto empresarial.• 2. ONDE UTILIZAR ESSES CONCEITOS? Na prática e no dia a dia da gestão de projetos empresariais, conhecer o ciclo de vida de um projeto e as atividades desenvolvidas em cada fase dele permite ao gestor orientar as ideias que surgem no decorrer do projeto. Este experimento vai aproximá-lo da relação que existe entre as mais diversas atividades de distintos segmentos em cada fase do ciclo de vida de um projeto. Assim, você será capaz de elaborar projetos nas mais diversas áreas, como, por exemplo, uma viagem para participar de um congresso de estudantes, um projeto para construção de uma empresa júnior ou a criação/desenvolvimento de um projeto ou serviço a ser ofertado. 3. O EXPERIMENTO Neste experimento, você vai utilizar os conceitos abordados para compreender as fases do ciclo de vida de um projeto empresarial e distribuir as atividades desenvolvidas em cada fase do ciclo de vida de um projeto no quadro. Cada atividade específica tem uma correlação com cada uma das fases do ciclo de vida do projeto, que, em conjunto, formam uma ordem cronológica e sistemática para a sua conclusão. 4. SEGURANÇA Nesta prática, não são aplicados itens de segurança. 5. CENÁRIO O cenário é composto de uma figura gráfica das fases do ciclo de vida do projeto e de uma lista das atividades. O aluno deverá fazer a correção das atividades com as respectivas fases do ciclo de vida do projeto. Cada fase do ciclo deverá ter cinco atividades, relacionadas conforme a necessidade do projeto. Sumário teórico CICLO DE VIDA DE UM PROJETO EMPRESARIAL Antes de estudar o ciclo de vida de um projeto empresarial – ou de qualquer outro projeto –, é fundamental que você compreenda alguns conceitos básicos que envolvem a definição de projeto. Em primeiro lugar, um projeto precisa ter início e fim previamente definidos, ou seja, uma data para iniciar e outra para concluir aquilo que o projeto se propôs a entregar. Em segundo lugar, o projeto precisará identificar como essas entregas (saídas) serão realizadas em termos de eficiência e eficácia. Mas afinal, o que seria um projeto? Para Larson e Gray (2016), o projeto é um empreendimento com o objetivo de criar um produto, serviço ou resultado com base em um plano cronológico. Já para Vargas (2009), trata-se de um empreendimento caracterizado por uma sequência lógica e clara de eventos, com início, meio e fim, que busca alcançar determinado objetivo, considerando tempo, custos, recursos e qualidade. Assim, pode-se entender que um projeto ou um grupo de projetos são elaborados para criar um produto ou serviço ou gerar um resultado, definindo os custos e recursos envolvidos e, essencialmente, prazos de execução, monitoramento e conclusão. Os projetos podem ser elaborados em qualquer tipo de empresa, área (política, construção civil, tecnologia da informação, estratégia militar, pesquisa e desenvolvimento, administração de empresas, etc.) ou segmento (educação, saúde, segurança pública, etc.) e envolver os mais diversos produtos, serviços ou resultados. A Figura 1, a seguir, fornece alguns exemplos de projetos. Figura 1 - Tipos de projetos. Fonte: Adaptada de Xavier (2016, p. 06). Uma característica fundamental do projeto é que ele precisa ser específico e ter prazos definidos, afastando, assim, a concepção de projetos dos procedimentos contínuos e repetitivos, sem prazos de conclusão, como pagamento de uma folha salarial, por exemplo. Mas atenção, como a maioria dos esforços das empresas, o projeto tem como meta principal satisfazer às necessidades do cliente, de modo que seu sucesso será medido justamente pelo alcance de três fatores básicos: o seu escopo, o cumprimento dos seus prazos e os custos envolvidos. O escopo é aquilo que se pretende alcançar, de forma organizada e sistemática, com o detalhamento das etapas e das responsabilidades. Os prazos são o tempo envolvido para empreender cada etapa do projeto, definindo início, meio e fim. Por fim, os custos são o montante dos recursos financeiros previstos versus realizados para a execução e a conclusão do projeto. Esses três fatores estão diretamente vinculados ao conceito de eficiência e eficácia. Resumidamente, pode-se afirmar que o projeto terá sucesso se for concluído conforme planejado. Para isso, ele poderá depender de diferentes perspectivas, porém seus valores de entrega precisam necessariamente envolver elementos da eficiência e da eficácia (Figura 2). Figura 2 - A eficiência e a eficácia como sucesso do projeto. Fonte: Elaborada pelo autor (2022). O projeto pode ter uma variedade de complexidades, dependendo do ambiente técnico e do ambiente de negócios em que estará inserido. Por isso, o desempenho da empresa balizará o desempenho do projeto, apesar de não ser condicionante. No entanto, o sucesso do gerenciamento do projeto representará o sucesso da implementação do produto ou do serviço, beneficiando, assim, o sucesso organizacional. Desse modo, a estrutura organizacional é fundamental nesse aspecto. A seguir, confira os principais stakeholders envolvidos na organização. Gerente do projeto: pessoa responsável pelo gerenciamento do projeto, que envolve execução, monitoramento e conclusão, assim como alinhamentos e ajustes com os demais interessados. • Cliente: pessoa ou área que será beneficiada com a criação do produto, serviço ou resultado derivado do sucesso da execução do projeto. • Membros: pessoas que, direta ou indiretamente, contribuirão com a execução do projeto.• Patrocinador: pessoa de dentro ou de fora da empresa responsável pela disponibilização dos recursos, que concede abrangência e limitações e age como validador das ações e etapas do projeto. • Alguns gerentes de projetos acreditam ser bastante útil utilizar os ciclos de vida para melhor planejar, executar, monitorar e controlar um projeto. Considerar que um projeto empresarial apresenta um ciclo de vida permite ao gestor pensar o que deve ser produzido em cada etapa do projeto. Para isso, além de considerar os stakeholders, é necessário definir os “pedaços” menores, denominados fases, cujos títulos e quantidades são determinados pela necessidade de controle das empresas (XAVIER, 2016). Assim, pode-se definir o ciclo de vida do projeto como uma série de fases pelas quais o projeto precisa transitar, do início à sua conclusão. Essas fases são um conjunto de atividades relacionadas de forma lógica que culminam em uma ou mais entregas na conclusão do projeto, podendo ser sequenciais, interativas ou sobrepostas, com nomes, quantidades e durações determinadas pela própria necessidade do projeto (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2017). Dessa forma, pode-se entender que o ciclo de vida define as fases que conectam o início e o fim do projeto, geralmente enfatizando qual trabalho precisa ser feito em cada fase, quando as entregas (saídas) devem ser geradas, como elas serão revisadas, verificadas e validadas, quem estará envolvido em cada fase e, por fim, como controlar e aprovar cada fase. Uma das características essenciais do projeto é a sua cronologia sequencial e ordenada, partindo de uma atividade dentro de uma cadeia de processo com previsão de conclusão. As fases precisam ter prazos definidos, com um ponto de início, fim ou controle (revisão ou ponto de verificação) (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE,2017). Assim, todos os projetos têm etapas a serem definidas e executadas. Ao conjunto dessas etapas, dá-se o nome de ciclo de vida do projeto. Cada ciclo de vida dependerá da especificidade de cada projeto. Por exemplo, para um projeto de desenvolvimento de software, o ciclo de vida do projeto envolverá as fases de: (1) definição; (2) design; (3) código; (4) integração/testes; e (5) manutenção (LARSON; GRAY, 2016). Conforme Xavier (2016), um projeto de implantação de uma nova tecnologia pode envolver as fases de: (1) definição; (2) estudo de viabilidade técnica; (3) pesquisa; (4) seleção da tecnologia/fornecedores; (5) implementação ou construção; (6) implantação; e (7) acompanhamento inicial da operação. Contudo, normalmente, o ciclo de vida do projeto envolve as fases de: (1) início/definição; (2) organização e planejamento; (3) execução; e (4) encerramento/entrega (LARSON; GRAY, 2016; PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2017). Carvalho (2018) ainda considera a fase de monitoramento e controle como essencial no ciclo de vida do projeto, como você pode ver na Figura 3. Figura 3 - Ciclo de vida do projeto. Fonte: Adaptada de Carvalho (2018, p. 31). No processo de iniciação, ocorre a definição geral do projeto, quando é obtido o compromisso da organização contratada para executar o projeto. No processo de planejamento, deve-se manter um esquema de trabalho viável para atingir os objetivos que determinam a existência do projeto. Já no processo de execução, deve-se coordenar pessoas e recursos para realizar e concluir o trabalho planejado, conforme os requisitos e especificações definidas anteriormente. Nessa fase, busca-se satisfazer às necessidades dos clientes e das partes interessadas no projeto. Os processos de monitoramento e controle são necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto. Além disso, busca-se identificar todas as áreas que requerem mudanças nos planos e iniciá-las, para assegurar que os objetivos do projeto serão atingidos. No processo de encerramento, ocorre a formalização da aceitação do projeto pelo cliente e o seu término de forma organizada. Xavier (2016) ressalta que, em cada fase, precisa haver um grupo de atividades ou ações que, relacionadas de forma lógica, resultam na entrega final ou na conclusão do projeto. Por isso, as fases estão associadas à conclusão das entregas previstas no projeto e constituem o seu ciclo de vida. É importante ressaltar que não há limites claramente definidos entre uma fase e outra, de modo que, em alguns momentos, há sobreposição de fases. Vamos a um exemplo bem prático! Na fase de concepção e identificação do ambiente e detalhamento da demanda do Projeto Esporte e Lazer da Cidade (PELC), a equipe utilizou como campo de pesquisa as cinco regiões do país, com o propósito de formar e informar os atores responsáveis pela gestão, pela operação e pelo controle social dos núcleos do PELC, conforme mostra a Tabela 1, a seguir. Região Data Local Atividades 1. Apresentação do objeto da pesquisa e da metodologia – professora Carla Andréa Ribeiro. 2. Oficina com participantes – levantamento das questões avaliativas – realizada pelos estudantes da UnB – cursos de graduação e pós-graduação em educação física. Centro-Oeste 3 a 5/9/2008 Brasília 3. Oficina com gestores e especialistas (pesquisadores da Rede Cedes e formadores – compreensão conceitual do programa. Tabela 1 - Oficinas de apresentação da pesquisa (PELC). Fonte: Adaptada de Sousa et al. (2011, p. 59). Na fase da elaboração do mesmo programa, com base na lista de componentes descritos na fase de concepção/definição, foram extraídos dados que permitiram elaborar a estrutura e definir a construção dos indicadores e coleta dos dados (Tabela 2). Enfoque avaliativo Componente Indicador Eficácia quantitativa Satisfação do beneficiado % de beneficiados satisfeitos Mensuração da adesão % de adesão (inscritos/número de vagas – meta) * 100 Tabela 2 - Indicadores do PELC. Fonte: Adaptada de Sousa et al. (2011, p. 70). Observe que a Tabela 2 está diretamente relacionada com a fase de monitoramento e controle descrita por alguns autores como essencial para a execução e o sucesso do projeto. Essas informações são apenas para dar sustentação e facilitar a compreensão da relação do ciclo de vida do projeto com as fases do ciclo. É fundamental que se analise bem o ciclo de vida do projeto, definindo as fases conforme a necessidade do projeto, para que o êxito individual delas (escopo, prazo e custos) agregue valor ao projeto de forma sistemática, atendendo, assim, às necessidades do cliente. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CARVALHO, F. C. A. Gestão de projetos. São Paulo: Pearson, 2018. LARSON, E. W.; GRAY, C. F. Gerenciamento de projetos: o processo gerencial. 6. ed. Porto Alegre: AMGH, 2016. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do conhecimento do gerenciamento de projetos. 6. ed. Newtown Square-PA: PMI, 2017. SOUSA, E. S. et al. Sistema de monitoramento e avaliação dos programas Esporte e Lazer da Cidade e Segundo Tempo do Ministério do Esporte. Belo Horizonte: Gráfica e Editora Ideal, 2011. VARGAS, R. V. Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. 7. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2009. XAVIER, C. M. S. Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o escopo do projeto. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2016. Roteiro INSTRUÇÕES GERAIS 1. Neste experimento, você irá aprimorar seus conhecimentos sobre o ciclo de vida de um projeto empresarial, entendendo cada etapa, bem como suas atividades. 2. Utilize a seção “Recomendações de Acesso” para melhor aproveitamento da experiência virtual e para respostas às perguntas frequentes a respeito do Laboratório Virtual. 3. Caso não saiba como manipular o Laboratório Virtual, utilize o “Tutorial” presente neste Roteiro. 4. Caso já possua familiaridade com o Laboratório Virtual, você encontrará as instruções para realização desta prática na subseção “Procedimentos”. 5. Ao finalizar o experimento, responda aos questionamentos da seção “Avaliação dos Resultados”. RECOMENDAÇÕES DE ACESSO DICAS DE DESEMPENHO Para otimizar a sua experiência no acesso aos laboratórios virtuais, siga as seguintes dicas de desempenho: Feche outros aplicativos e abas: Certifique-se de fechar quaisquer outros aplicativos ou abas que possam estar consumindo recursos do seu computador, garantindo um desempenho mais eficiente. • Navegador Mozilla Firefox: Recomendamos o uso do navegador Mozilla Firefox, conhecido por seu baixo consumo de recursos em comparação a outros navegadores, proporcionando uma navegação mais fluida. • Aceleração de hardware: Experimente habilitar ou desabilitar a aceleração de hardware no seu navegador para otimizar o desempenho durante o acesso aos laboratórios virtuais. • Requisitos mínimos do sistema: Certifique-se de que seu computador atenda aos requisitos mínimos para acessar os laboratórios virtuais. Essa informação está disponível em nossa Central de Suporte. • Monitoramento do sistema: Utilize o Gerenciador de Tarefas (Ctrl + Shift + Esc) para verificar o uso do disco, memória e CPU. Se estiverem em 100%, considere fechar outros aplicativos ou reiniciar a máquina para otimizar o desempenho. • Teste de velocidade de internet: Antes de acessar, realize um teste de velocidade de internet para garantir uma conexão estável e rápida durante o uso dos laboratórios virtuais. • Atualizações do navegador e sistema operacional: Mantenha seu navegador e sistema operacional atualizados para garantir compatibilidade e segurança durante o acesso aos laboratórios. • PRECISA DE AJUDA? Em caso de dúvidas ou dificuldades técnicas, visite nossa Central de Suporte para encontrar artigos de ajuda e informações para usuários. Acesse a Central de Suporte através do link: https://suporte-virtual.algetec.com.br Se preferir, utilize os QR Codesabaixo para entrar em contato via WhatsApp ou ser direcionado para a Central de Suporte. Estamos aqui para ajudar! Conte conosco! https://www.mozilla.org/pt-BR/firefox/new/ https://suporte-virtual.algetec.com.br/ https://suporte-virtual.algetec.com.br/ https://suporte-virtual.algetec.com.br/ https://suporte-contato.algetec.com.br/ https://suporte-virtual.algetec.com.br/ DESCRIÇÃO DO LABORATÓRIO PROCEDIMENTOS 1. INICIANDO O PROJETO Ligue o notebook. Leia o texto introdutório. Abra o arquivo "Ciclo de vida de um projeto" e siga para o fluxograma. Preencha as etapas do fluxograma. 2. ELABORANDO O PROJETO Analise as atividades e determine a etapa do ciclo de vida do projeto. Prossiga e visualize o fluxograma completo. 3. AVALIANDO OS RESULTADOS Siga para a seção “Avaliação dos Resultados” e responda de acordo com o que foi observado no experimento, associando também com os conhecimentos aprendidos sobre o tema. https://suporte-contato.algetec.com.br/ https://suporte-virtual.algetec.com.br/ AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS 1. Qual a definição para o ciclo de vida de um projeto? 2. Quais as consequências ao não ter o controle em um projeto? TUTORIAL 1. INICIANDO O PROJETO Ligue o notebook clicando com o botão esquerdo do mouse sobre o botão indicado. Maximize a tela clicando com o botão esquerdo do mouse sobre a tela. Leia o texto introdutório e feche o texto clicando com o botão esquerdo do mouse em “OK”. Abra o arquivo clicando com o botão esquerdo do mouse sobre ele. Visualize as etapas passando o mouse sobre cada uma e leia a descrição. Insira a etapa no fluxograma clicando com o botão esquerdo do mouse sobre as etapas. Siga para a próxima etapa clicando com o botão esquerdo do mouse em “Continuar”. 2. ELABORANDO O PROJETO Determine cada etapa clicando com o botão esquerdo do mouse sobre as caixas de seleção e selecione a opção adequada. Visualize as atividades clicando e arrastando com o botão esquerdo do mouse sobre a barra de rolagem. Siga para a próxima página clicando com o botão esquerdo do mouse sobre o botão indicado. 3. AVALIANDO OS RESULTADOS Siga para a seção “Avaliação dos Resultados” e responda de acordo com o que foi observado no experimento, associando também com os conhecimentos aprendidos sobre o tema. Pré Teste 1) Um projeto é uma combinação de recursos de uma empresa que atuam de forma combinada para criar um produto ou serviço, de modo a prover e realizar as estratégias organizacionais, assim como, alcançar os objetivos organizacionais.Assim, considerando as características dos projetos, assinale a alternativa que apresenta exemplos de projeto. A) Construção da muralha da China; planejamento e preparação para os Jogos Olímpicos; etiquetagem de ampolas e comprimidos. B) Preparação para a Copa do Mundo; pagamento de fornecedores; construção de usinas hidroelétricas. C) Exploração da área de pré-sal; campanha eleitoral presidencial brasileira; construção de uma faculdade no interior do estado de Alagoas. 2) As fases do ciclo de vida dos projetos podem variar de acordo com a especificidade e a complexidade de cada projeto. Normalmente, são utilizadas quatro fases no ciclo de vida do projeto, entre elas a fase inicial da definição, em que se definem as especificações gerais e específicas do projeto.Com base na característica da fase de definição, assinale a alternativa que corresponde corretamente a uma de suas atividades. A) Elaborar os cronogramas de prazos. B) Definir as principais responsabilidades. C) Elaborar o orçamento dos custos envolvidos. O ciclo de vida do projeto pode ser dividido em fases que normalmente estabelecem uma série de atividades e ações que envolvem direcionamentos necessários para que a operação seja iniciada, visando a atender às necessidades do projeto (VARGAS, 2009).Diante disso, analise as afirmações a seguir. I. A correta análise do ciclo de vida do projeto permite definir o que será ou não alcançado no projeto. II. O ciclo de vida do projeto avalia como o projeto está progredindo, permitindo ajustes e mudanças. 3) III. O ciclo de vida do projeto permite que seja indicado o status atual do projeto, ou seja, em que fase ele se encontra. Quais afirmações estão corretas? A) Apenas a afirmação I está correta. B) As afirmações I, II e III estão corretas. C) Apenas a afirmação II está correta. 4) Em cada fase do ciclo de vida do projeto, há a possibilidade de ajustes e mudanças, o que pode ser chamado de adicionar valor agregado ao projeto. Em geral, mudanças e ajustes precisam ser feitos em fases posteriores da execução do projeto, como, por exemplo, na fase de monitoramento e controle. Considerando as fases do ciclo de vida do projeto, em qual(is) fase(s) o potencial de adicionar valor agregado é mais alto? A) Definição. B) Planejamento. C) Execução. 5) Segundo Larson e Gray (2016), a fase de execução é quando ocorre o maior esforço do projeto, seja físico ou mental, pois ocorrem o monitoramento e o controle de prazos e custos.Com base nisso, é correto afirmar que: A) o custo de promover mudanças no projeto é pequeno nas fases iniciais e vai crescendo exponencialmente. B) o custo de promover mudanças no projeto é maior na fase de planejamento. C) no ciclo de vida do projeto, após o seu início, não é possível adicionar custos de ajustes e mudanças. Experimento * Este laboratório também está disponível para dispositivos Android. Conteúdo interativo disponível na plataforma de ensino! Pós Teste 1) Para Larson e Gray (2016), a fase de fechamento é caracterizada pela entrega do produto, serviço ou resultado ao cliente, envolvendo, ainda, revisões do pós-projeto para avaliar o desempenho e captar as lições aprendidas.Assinale a alternativa correta quanto à capacidade de adequação do projeto a ajustes e mudanças. A) A capacidade de se alterar as características finais do projeto é grande na fase de conclusão. B) A capacidade de se alterar as características finais do projeto é grande na fase de execução. C) A capacidade de se alterar as características finais do projeto é grande na fase inicial do projeto. 2) A descrição do ciclo de vida do projeto pode ser genérica, representada graficamente ou detalhada com diversos gráficos, fluxogramas ou tabelas. Ao longo do ciclo de vida do projeto, diversas considerações, ajustes e mudanças podem ser feitos. Com base nisso, considere as asserções a seguir: I. As características do projeto tendem a mudar com a conclusão e o encerramento de cada fase do projeto. PORQUE II. A incerteza relativa aos prazos e custos tende a diminuir com o término e a conclusão de cada fase (VARGAS, 2009). Assinale a alternativa que apresenta a relação correta entre as asserções. A) As duas asserções são verdadeiras, e a II justifica a I. B) As duas asserções são verdadeiras, mas a II não justifica a I. C) A I é verdadeira, ao passo que a II é falsa. Um projeto é desenvolvido a partir de uma ideia, progredindo para um plano, que será planejado, executado e concluído. Casa fase do projeto constitui o ciclo de vida do projeto, caracterizado por entregas de um determinado trabalho, atividade ou ação (VARGAS, 3) 2009).Com base nisso, assinale a alternativa que corresponde corretamente à fase de monitoramento e controle. A) Fase que ocorre paralelamente às demais fases do projeto, com o objetivo de acompanhar e verificar aquilo que está sendo realizado. B) Fase inicial do projeto, quando uma determinada necessidade é identificada e transformada em um problema estruturado a ser resolvido por ele. C) Fase responsável por detalhar tudo aquilo que será necessário para a execução do projeto, incluindo cronogramas, inter-relações, alocação de recursos e análise de custos. 4) De acordo comVargas (2009), é fundamental que o escopo seja analisado durante o ciclo de vida do projeto. Para o autor, um escopo genérico demais não fornecerá sequer referenciais para a medição de desempenho, ao passo que escopos muito reduzidos tornarão o projeto inviável, devido ao tamanho de suas limitações e restrições.Com base nisso, assinale a alternativa correta. A) Quanto mais genérico e reduzido for o projeto, mais baixo será o seu desempenho. B) Quanto mais reduzido for o projeto, maior será o seu desempenho. C) Quanto mais genérico for o projeto, maior será o seu desempenho. 5) Na prática, o ciclo de vida do projeto é utilizado pelos times de projeto (membros, gerente, patrocinador) para descrever a distribuição do tempo e das principais atividades ao longo da vida do projeto (LARSON; GRAY, 2016).Com base nisso, considere o planejamento de uma festa de aniversário de 15 anos. Qual alternativa apresenta etapas da fase de planejamento? A) Seleção de tema, data e local e elaboração da lista de convidados. B) Definição do limite do orçamento e pagamento de contas. C) Contratação de materiais e serviços e ensaio da valsa.