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2 Apresentação .............................................................................................................................. 5 Objetivos do Curso ..................................................................................................................... 7 Objetivo Geral ....................................................................................................................... 7 Objetivos Específicos ............................................................................................................. 7 Estrutura do Curso ..................................................................................................................... 8 MÓDULO I – FUNDAMENTOS E MODELOS DE GESTÃO DE RISCOS ........................ 9 Apresentação ............................................................................................................................ 9 Objetivos do Módulo ............................................................................................................... 10 Estrutura do Módulo ............................................................................................................... 11 Aula 1 – Governança Pública e a Gestão de Riscos ................................................................. 12 Aula 2 – Fundamentos da Gestão de Riscos ........................................................................... 16 Aula 2.1 – Fundamentos ..................................................................................................... 16 Aula 2.2 – Controles Internos da Gestão............................................................................. 20 Aula 2.3 – Evolução histórica .............................................................................................. 23 Aula 3 – Modelos de Gestão de Riscos ................................................................................... 27 Aula 3.1 – COSO ................................................................................................................... 27 Aula 3.2 - ISO 31000 ............................................................................................................ 29 Aula 3.3 - THE ORANGE BOOK ............................................................................................. 31 Finalizando .............................................................................................................................. 33 MÓDULO II - MODELO DE GESTÃO DE RISCOS NA APF - CASO MJSP .................. 36 Apresentação .......................................................................................................................... 36 Objetivos do Módulo ............................................................................................................... 37 Estrutura do Módulo ............................................................................................................... 37 Aula 1 - A Política e Gestão de Riscos e Controles Internos .................................................... 38 Aula 2 - Instâncias de Supervisão ............................................................................................ 42 Aula 3 - Metodologia de Gerenciamento de Riscos do MJSP ................................................. 47 Aula 3.1 - O Processo de gerenciamento de riscos ............................................................. 47 Aula 3.2 – O Sistema AGIR ................................................................................................... 49 Finalizando .............................................................................................................................. 50 MÓDULO III – PROCESSO DE GESTÃO DE RISCOS - CASO MJSP .......................... 53 Apresentação .......................................................................................................................... 53 Objetivos do Módulo ............................................................................................................... 54 Estrutura do Módulo ............................................................................................................... 54 Aula 1 - Análise de Ambiente e Fixação de Objetivos ............................................................. 55 Aula 1.1 - Contexto .............................................................................................................. 55 3 Aula 1.2 - Análise do contexto operacional ........................................................................ 58 Aula 1.3 - Análise do contexto ambiental ........................................................................... 62 Aula 1.4 - Documentação da Etapa ..................................................................................... 64 Aula 2 - Identificação dos Riscos ............................................................................................. 65 Aula 2.1 - Elementos Básicos do Risco ................................................................................ 66 Aula 2.2 - Categorias de Riscos ............................................................................................ 66 Aula 2.3 - Identificação e Análises ....................................................................................... 67 Aula 3 - Avaliação de Riscos .................................................................................................... 72 Aula 3.1 - Probabilidade e Impacto - Mensuração .............................................................. 72 Aula 3.2 - Matriz de Risco - Nível do Risco e Incerteza ....................................................... 75 Aula 3.3 - Documentação e Artefatos Previstos ................................................................. 77 Aula 4 - Tratamento de Riscos ................................................................................................ 79 Aula 4.1 - Resposta aos Riscos ............................................................................................ 79 Aula 4.2 - Plano de Implementação de Controles ............................................................... 81 Aula 4.3 - Documentação e Artefatos Previstos ................................................................. 84 Aula 5 - Informação, Comunicação e Monitoramento ........................................................... 87 Aula 5.1 - Monitoramento ................................................................................................... 89 Aula 5.2 - Relatório .............................................................................................................. 91 Aula 5.3 - Documentação e Artefatos Previstos ................................................................. 92 Aula 6 - Técnicas úteis para a Gestão de Riscos ...................................................................... 96 Aula 6.1 – Brainstorming ..................................................................................................... 96 Aula 6.2 - Análise de Árvore de Falhas – AAF ...................................................................... 98 Aula 6.3 - Diagrama de causa e efeito ............................................................................... 100 Aula 6.4 - Análise BOW TIE ................................................................................................ 101 Aula 6.5 - Priorização de Processos ................................................................................... 102 Aula 6.6 - FMEA – Análise dos Modos de Falha e Efeitos ................................................. 103 Aula 6.7 - Entrevistas estruturadas ou semiestruturadas ................................................. 104 Aula 6.8 - DELPHI ............................................................................................................... 106 Aula 6.9 - Análise de Perigo e Pontos Críticos de Controlegarantia razoável de cumprimento dos objetivos da entidade. Para o TCU (BRASIL, 2020b), implantar o processo de gestão de riscos deve ser incorporado aos demais processos organizacionais, a começar do planejamento estratégico, de forma a subsidiar a tomada de decisão e assegurar o alcance dos objetivos, sejam eles estratégicos, operacionais, específicos de um projeto, processo, função, serviço, produto, ativo ou programa. Conforme estabelecido na Política e Gestão de Riscos e Controles Internos do MJSP, a metodologia de gestão de riscos e controles internos do Ministério deve ser estruturada com base no modelo do Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - COSO, da Norma Internacional ISO 31000 e de boas práticas, contemplando os seguintes componentes: a) ambientes interno e externo; b) fixação de objetivos; c) identificação de eventos; d) avaliação de riscos; e) resposta a riscos; f) atividades de controles internos, informação e comunicação; e 48 g) monitoramento. No sentido de garantir a integração ao processo de Planejamento Estratégico - PE do Ministério, conforme previsto na metodologia do MJSP, o ciclo do processo de gerenciamento de riscos acompanha o ciclo do PE e ocorre em até 90 (noventa) dias da data de aprovação do Plano Estratégico do MJSP, ou 60 (sessenta) dias, nos casos de repactuação. A metodologia estabelecida no MJSP contempla cinco etapas, as quais serão apresentadas detalhadamente no Módulo III. A Análise de Ambiente e Fixação de Objetivos tem por finalidade priorizar os processos de trabalhos viabilizadores dos objetivos estratégicos do Ministério e identificar os fatores que podem interferir na condição que a organização tem de atingir seus resultados, bem como definir e estruturar um conjunto de informações que servirá de apoio às demais etapas do processo de gerenciamento de riscos. Na Identificação de Riscos, são documentadas as características de todos os eventos associados aos processos de trabalho das unidades do MJSP, priorizados na etapa anterior, que possam comprometer a capacidade do Ministério alcançar os resultados propostos em sua estratégia. A Avaliação de Riscos tem como objetivo mensurar a probabilidade dos riscos identificados ocorrerem, os seus impactos sobre os objetivos e, ainda, determinar a magnitude do risco (nível do risco), elementos que servirão de base para as decisões sobre o tratamento desses riscos. O Tratamento de Riscos envolve a identificação das alternativas mais adequadas para modificar o nível do risco (Resposta ao Risco) e o planejamento do conjunto de medidas a serem implementadas para tratar esses riscos. A etapa Informação, Comunicação e Monitoramento tem por finalidade garantir a qualidade da informação e o acesso adequado para que aqueles que necessitam dessas informações possam cumprir as suas responsabilidades. Orientada pela política e estabelecida pelo Comitê de Gestão Estratégica – CGE, a gestão de riscos no âmbito do MJSP é integrada ao seu planejamento estratégico, conforme o fluxo do processo de gerenciamento de riscos a seguir: 49 Figura 13 - Processo de Gerenciamento de Riscos e Controles Internos do MJSP Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Aula 3.2 – O Sistema AGIR Dentre as medidas para implantação da gestão de riscos no âmbito do Ministério, o lançamento do Sistema de Apoio à Gestão da Integridade e Riscos (AGIR), em novembro de 2019, representou a consolidação do Modelo de Gerenciamento de Riscos e Controles Internos da Gestão do MJSP. Desenvolvido pela equipe técnica da AECI, o sistema AGIR tem por objetivo ser um instrumento de apoio e facilitação da implantação e aplicação da metodologia de gerenciamento de riscos e controles internos da gestão do MJSP. Nesse sentido, o Sistema Agir deve ser utilizado por todos os servidores envolvidos no gerenciamento de riscos em cada unidade do MJSP, destacando o papel dos servidores que compõem a instância de supervisão denominada Unidade de Gestão de Riscos e Controles Internos - UGRC e Gestores dos Processos de trabalho constantes da cadeia de valor. 50 Figura 14 - Tela Inicial do sistema AGIR Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). SAIBA MAIS! 1. O TCU elaborou um GUIA com dez passos que, se observados, contribuirão para o êxito da sua organização na incorporação da gestão de riscos aos seus processos de governança e gestão. (BRASIL, 2018k) Finalizando Neste módulo, você aprendeu que implementar e fortalecer a gestão de riscos em sua organização implica: • Definir e implementar uma estrutura de gestão de riscos adequada à organização. Essa estrutura exige o comprometimento explícito da liderança, o que deve ser formalizado por meio de uma política. • Definir claramente os papéis e as responsabilidades dos atores e das unidades da organização de forma que todos compreendam os limites de suas responsabilidades e como se posicionam na estrutura de gestão de riscos, possibilitando que estejam informados, habilitados e https://portal.tcu.gov.br/data/files/3F/D5/65/C0/27A1F6107AD96FE6F18818A8/10_passos_boa_gestao_riscos.pdf 51 autorizados a exercer seus papéis e responsabilidades no gerenciamento de riscos. • Implantar o processo de gestão de riscos, que deve ser incorporado aos demais processos organizacionais, a começar do planejamento estratégico, de forma a subsidiar a tomada de decisão e assegurar o alcance dos objetivos, sejam eles estratégicos, operacionais, específicos de um projeto, processo, função, serviço, produto, ativo ou programa. • Ser a Política e Gestão de Riscos e Controles Internos, no caso do MJSP, um dos elementos constantes do normativo que institui o Sistema de Governança do Ministério e está disposta no ANEXO VIII, da Portaria MJSP nº 2/2022 (BRASIL, 2022). • Saber que a responsabilidade pelo gerenciamento de risco cabe a cada agente público no desempenho de suas atividades na unidade de seu trabalho. • Saber que as Instâncias de Supervisão e as competências para o gerenciamento de riscos e controles internos estão definidas no Anexo IV do Sistema de Governança da PGRCI do MJSP, abrangendo os níveis estratégico, tático e operacional. • Estar a metodologia de gestão de riscos e controles internos do Ministério estruturada com base no modelo do Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - COSO, da Norma Internacional ISO 31000 e de boas práticas, contemplando os seguintes componentes: • a) ambientes interno e externo; • b) fixação de objetivos; • c) identificação de eventos; • d) avaliação de riscos; • e) resposta a riscos; • f) atividades de controles internos, informação e comunicação; e • g) monitoramento; 52 • Entender que o ciclo do processo de gerenciamento de riscos acompanha o ciclo do PE e ocorre em até 90 (noventa) dias da data de aprovação do Plano Estratégico do MJSP, ou 60 (sessenta) dias, nos casos de repactuação. • Saber que o Sistema de Apoio à Gestão da Integridade e Riscos (AGIR) é a ferramenta que consolida o Modelo de Gerenciamento de Riscos e Controles Internos da Gestão do MJSP, devendo ser utilizado por todos os servidores envolvidos no gerenciamento de riscos em cada unidade, destacando o papel dos servidores que compõem a instância de supervisão denominada Unidade de Gestão de Riscos e Controles Internos - UGRC e Gestores dos Processos de trabalho constantes da cadeia de valor. 53 MÓDULO III – PROCESSO DE GESTÃO DE RISCOS - CASO MJSP Apresentação As etapas do processo de gestão de riscos são basicamente as mesmas nos diversos modelos citados neste referencial, com algumas variações terminológicas. Por exemplo, o COSO IIdenomina “resposta a risco” o que a ISO 31000 chama de “tratamento de riscos”. Este módulo descreve o processo de gestão de riscos implantado no MJSP, com fundamento na norma ISO 31000 e no COSO II. A partir da definição dos processos prioritários, os Gestores dos processos estratégicos e suas equipes, com o uso do sistema AGIR, conduzem as etapas de identificação e avaliação dos riscos a eles relacionados, definição da opção de tratamento do risco e elaboração do plano de implementação de controle, sinteticamente apresentadas no diagrama a seguir: Figura 15 - Diagrama do processo de gerenciamento de riscos do MJSP Fonte: Manual de Gerenciamento de Riscos e Controles Internos do MJSP (BRASIl, 2020a). 54 Objetivos do Módulo Tendo como referência o processo implantado no âmbito do MSJP, o módulo tem o objetivo de fornecer as informações básicas sobre o processo de identificação, avaliação e controle de riscos organizacionais. Estrutura do Módulo Este módulo compreende as seguintes aulas: Aula 1 – Análise de Ambiente e Fixação de Objetivos. Aula 2 – Identificação dos Riscos. Aula 3 – Avaliação de Riscos. Aula 4 – Tratamento de Riscos. Aula 5 – Informação, Comunicação e Monitoramento. Aula 6 – Técnicas úteis para a Gestão de Riscos. 55 Aula 1 - Análise de Ambiente e Fixação de Objetivos Nesta etapa você deve obter uma visão abrangente de todos os fatores que podem influenciar a capacidade da organização de atingir os resultados esperados. O resultado desta etapa será o relato conciso dos objetivos organizacionais e os critérios específicos para que se tenha êxito; dos objetivos e do escopo da gestão de riscos e do conjunto de elementos-chave para a estruturação da atividade de identificação dos riscos. É especialmente importante que o escopo da gestão de riscos seja definido claramente, para que o restante do processo permaneça dentro dos limites desejados. Tendo como referência os produtos do Planejamento Estratégico do MJSP, serão coletadas, analisadas e documentadas informações sobre os objetivos a serem atingidos e como fazer para alcançá-los, de modo a identificar os principais processos de trabalho das unidades do Ministério que contribuem para a consecução dos projetos estratégicos e, consequentemente, para o alcance dos objetivos propostos na estratégia do MJSP. Com os processos de trabalho definidos e priorizados, e com os objetivos estabelecidos, o próximo passo será demonstrar as características ambientais e contextuais destes processos de trabalho. Aula 1.1 - Contexto De acordo com Chiavenato (2012), os objetivos de uma organização devem ser definidos pela alta administração e servir de direção a todos os principais planos, além de especificar os resultados desejados e os pontos finais nos quais se pretende chegar, para, assim, conhecer cada etapa a ser percorrida. É no momento do planejamento, dessa parte integrante das funções administrativas, que aparece a pergunta: “para onde se quer ir?” As funções administrativas de uma organização são desenvolvidas dentro de um processo administrativo, composto 56 pela interação das funções de planejar, organizar, dirigir e controlar. É na fase do planejamento que se desenvolve o processo para alcançar uma situação futura almejada, que pode ser a longo, médio ou curto prazos. Vale ressaltar que os objetivos fixados devem ser alcançáveis e mensuráveis. Além disso, eles precisam estar alinhados à missão e à visão da organização, pois, de acordo com o COSO (2007; 2017), é a partir dos motivos da sua existência que a alta administração estabelece os objetivos relacionados às operações, à conformidade e à comunicação. Com relação aos níveis de planejamento, eles se estruturam em estratégico, tático e operacional. Nesse sentido, o COSO (2007; 2017) explica que os objetivos são fixados no nível estratégico, estabelecendo-se uma base para os objetivos operacionais e, ainda, acrescenta que eles são um pré- requisito para identificação eficaz de eventos, avaliação de riscos e respostas a esses riscos. No âmbito do MJSP, é por meio do processo de Gestão Estratégica que se dá o estabelecimento, para toda a organização, dos objetivos a serem atingidos e de como fazer para alcançá-los. “Gestão Estratégica é o processo gerencial contínuo e sistemático que objetiva definir a direção a ser seguida pelo Ministério, visando otimizar sua relação com os ambientes interno e externo, por meio do alcance dos objetivos propostos.” (Anexo X, art. 1º - Portaria nº 2/2022) Conforme apresentado na Figura a seguir, a elaboração do Planejamento Estratégico é composta por seis etapas, tendo como produto quatro documentos essenciais: a cadeia de valor; o mapa estratégico; os indicadores e metas; e a carteira de projetos estratégicos. 57 Figura 16 - Processo de Planejamento Estratégico do MJSP Fonte: Manual de Gerenciamento de Riscos e Controles Internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Os objetivos do MJSP estão elencados no Mapa Estratégico 2020-2023 e foram estabelecidos em consonância com o PPA sob três dimensões: Sociedade e Governo, Habilitadores e Fundamentos. Figura 17 - Mapa Estratégico: Dimensão X Objetivos Estratégicos Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Para avaliar o alcance desses objetivos, foram definidos Indicadores e Metas, por meio dos quais se avalia o sucesso da estratégia. 58 A Carteira de Projetos Estratégicos é um conjunto de projetos que contribui para o alcance dos objetivos propostos na estratégia e é gerenciado pelas unidades e acompanhado por todo o Ministério. Adicionalmente, a Cadeia de Valor compõe o MJSP em suas atividades de relevância estratégica, o que possibilita compreender os principais processos primários que o Ministério executa para entregar valor à sociedade, assim como permite conhecer também os processos de suporte e gerenciamento que contribuem para o funcionamento da organização. Assim, integram o planejamento estratégico do MJSP os quatro documentos essenciais (cadeia de valor; mapa estratégico; indicadores e metas estratégicos; e carteira de projetos estratégicos), que, associados, definirão o objeto da gestão de riscos. Aula 1.2 - Análise do contexto operacional A gestão de riscos no âmbito do MJSP deve ser integrada ao planejamento estratégico, orientada pela política e estabelecido pelo Comitê de Governança Estratégica – CGE, na qual o processo de trabalho constitui-se em elemento base para a aplicação da metodologia. A partir da análise do contexto operacional, considerando os níveis da organização, é possível a identificação de eventos de riscos, avaliação de riscos e escolha de ações mais adequadas para assegurar o alcance dos objetivos estratégicos. 59 Figura 18 - Níveis da estrutura do gerenciamento de risco do MJSP Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). A associação dos elementos apresentados nos quatro documentos resultantes do planejamento estratégico do MJSP estabelece uma estrutura referencial organizada em níveis e define os processos de trabalho para as demais etapas do gerenciamento de riscos. Em especial, da Carteira de Projetos Estratégicos, por meio do qual é explicitado o conjunto de projetos que contribuem para o alcance dos objetivos propostos na estratégia, à Cadeia de Valor, contendo os processos finalísticos e de suporte executados pela organização. Os processos de trabalho, objeto da gestão de risco, serão os processos estratégicos, ou seja, os processos contidos na Cadeia de Valor do MJSP que estão vinculados com os atributos dos projetos e indicadores relacionados ao Planejamento Estratégico ciclo 2020-2023. O processo será considerado estratégico, caso tenha pelomenos 1 (um) projeto ou 1 (um) indicador associado. 60 Figura 19 - Processo Estratégico – Alinhamento Cadeia de Valor e Indicadores/Projetos Estratégicos Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Assim, cada órgão/unidade deve, a partir da criação de equipe formalmente constituída com este propósito, identificar quais são os principais processos de trabalho e como eles contribuem para o alcance da estratégia sob sua responsabilidade. Considerando o mapa estratégico do MJSP, o alinhamento dos processos finalísticos será realizado com projetos e indicadores associados aos objetivos estratégicos da perspectiva de sociedade e governo e habilitadores; já o alinhamento dos processos de governança, gestão e suporte será realizado com projetos e indicadores associados aos objetivos estratégicos da perspectiva de fundamentos. Após a identificação dos processos de trabalho que serão objeto da gestão de risco, sugere-se o uso do Diagrama de Escopo e Interface do Processo (DEIP), utilizado na metodologia de gestão de processos como ferramenta para delimitar o escopo de trabalho, permitindo identificar, conhecer e documentar o processo. O DEIP possibilita a visualização do processo em nível macro, identificando seus principais elementos: entradas, etapas, saídas, reguladores, sistemas e infraestrutura; de forma que retrate o funcionamento do 61 processo, bem como seja conhecido pela equipe. É importante salientar que é necessário definir o objetivo do processo de trabalho que será objeto da gestão de risco. Figura 20 - Diagrama de Escopo e Interfaces do Processo (DEIP) Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Além disso, no sentido de conhecer e demonstrar as características dos referidos processos de trabalho, entre outras, devem ser coletadas informações sobre as rotinas e controles existentes e suas formas de execução, os sistemas informatizados utilizados, o montante de recursos orçamentários ou financeiros alocados (materialidade), as vulnerabilidades, fraquezas, situações críticas efetivas ou potenciais já identificadas (criticidade) e a importância relativa ou o papel desempenhado pelo processo de trabalho no alcance dos objetivos estratégicos (relevância). 62 Aula 1.3 - Análise do contexto ambiental Adicionalmente, é importante que seja procedida a análise dos ambientes internos e externos, nos quais a unidade e seus processos de trabalho estão inseridos. Para tanto, com enfoque na identificação das forças e fraquezas, bem como das oportunidades e ameaças que podem impactar as atividades 63 executadas, sugere-se a utilização da ferramenta Análise de SWOT, ou qualquer outra técnica que permita a identificação. A expressão SWOT refere-se à junção das iniciais das palavras inglesas Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), que devem ser reconhecidas considerando-se o ambiente interno; Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças), identificadas na análise do ambiente externo. Figura 21 - Análise SWOT Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). A utilização desta técnica irá auxiliar a equipe na etapa de identificação dos riscos, pois, conhecendo as vulnerabilidades, as fraquezas identificadas no ambiente interno e as ameaças do ambiente externo que norteiam o processo de trabalho, permitirá a detecção de prováveis eventos de risco e suas causas. Assim, essa etapa consiste em priorizar os processos estratégicos para o Ministério, documentar as informações colhidas a partir do DEIP, do relato sintético do contexto do processo de trabalho e da análise SWOT. Tais informações formam os artefatos necessários para a próxima etapa, que será a identificação dos riscos. 64 Aula 1.4 - Documentação da Etapa Figura 22 - Diagrama da Etapa “Análise de Ambiente e Fixação de Objetivos” Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Em síntese a Unidade de Gestão de Riscos e Controles Internos – UGRC do Órgão/Unidade, em parceria com a Coordenação-Geral de Gestão Estratégica e Inovação Institucional – CGE/SPO/SE, deverá realizar as seguintes atividades: • Alinhamento Estratégico – Objetivos, Indicadores/Metas, Projetos Estratégicos e Processos de Trabalho. • Seleção dos processos estratégicos, objeto da gestão de riscos. O Gestor do Processo e sua equipe deverão realizar as seguintes atividades: •Elaborar o Diagrama de Escopo e Interface do Processo – DEIP; •Descrever o relato sintético do contexto do processo de trabalho; e •Elaborar a Análise Swot. 65 Aula 2 - Identificação dos Riscos O simples fato de executar alguma atividade abre a possibilidade de ocorrência de eventos ou situações cujas consequências constituem oportunidades para obter vantagens (lado positivo) ou então ameaças ao sucesso (lado negativo). Eventos são situações em potencial, de origem interna ou externa, que podem provocar impactos positivos ou negativos na consecução dos objetivos da organização. Os eventos negativos são denominados riscos, enquanto os positivos, oportunidades. Figura 23 - Conceito de Risco (metodologia MJSP) Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Para que os riscos possam ser gerenciados é necessário primeiro identificá-los para, posteriormente, decidir o tipo de resposta e planejar a forma de tratamento a ser dada a esses riscos. Dessa forma, com o propósito de conhecer os riscos inerentes ao cumprimento dos objetivos do MJSP, essa etapa trata da identificação e da documentação das características de todos os eventos que possam comprometer a capacidade do Ministério de alcançar os resultados propostos em sua estratégia. 66 Aula 2.1 - Elementos Básicos do Risco O risco é tudo que pode acontecer (incerteza) e impactar negativamente o alcance do objetivo. De maneira geral, um risco está associado aos seguintes componentes: • Uma fonte de risco - aquilo que tem o potencial intrínseco de prejudicar; • Um evento - algo que pode acontecer de tal forma que a fonte do risco tem um impacto envolvido; • Uma causa – (o quê e por quê) normalmente uma série de causas diretas e intrínsecas para a presença do perigo ou ocorrência do evento; • Uma consequência - resultado ou impacto nos objetivos da organização. Figura 24 – Elementos básicos do risco Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Aula 2.2 - Categorias de Riscos Embora não haja uma classificação de riscos que seja consensual, exaustiva e aplicável a todas as organizações, a classificação de riscos em categorias, além de auxiliar na identificação dos eventos, permite a visão dos tipos de risco mais relevantes com os quais a organização pode se deparar. Conforme disposto na IN Conjunta MP/CGU Nº 01/2016 (BRASIL, 2016) e em normativos e orientações internas, para o mapeamento dos riscos, devem ser consideradas, entre outras possíveis, as seguintes tipologias de riscos: a) Riscos operacionais: eventos que podem comprometer as atividades do órgão ou da entidade, normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas; 67 b) Riscos de imagem/reputação do órgão: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade (ou de parceiros, de clientes ou de fornecedores) em relação à capacidade do órgão ou da entidade em cumprir sua missão institucional; c) Riscos legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades do órgão ou da entidade; d) Riscos financeiros/orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade do órgãoou da entidade de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou, ainda, eventos que possam comprometer a própria execução orçamentária, como atrasos no cronograma de licitações; e e) Riscos para a integridade: riscos que configurem ações ou omissões que possam favorecer a ocorrência de fraudes ou atos de corrupção. Aula 2.3 - Identificação e Análises A identificação dos riscos será realizada no nível dos processos de trabalho finalísticos e de suporte executados pelas unidades do MJSP, especificamente, os que contribuem para a consecução dos projetos estratégicos e, consequentemente, para o alcance dos objetivos propostos na estratégia. Dessa forma, a equipe responsável pela identificação e documentação dos riscos deve garantir a participação de servidores que, além da condição de aplicar a metodologia de gerenciamento de riscos e controles internos, possuam conhecimento e visão holística das competências e dos processos de trabalho da unidade, em seus diferentes níveis, na consecução dos objetivos propostos na estratégia do MJSP. 68 Assim, tendo como referência as informações coletadas na fase de Análise do Ambiente e Fixação de Objetivos, a equipe responsável irá identificar os riscos associados aos processos de trabalho priorizados, sendo que a declaração de cada risco, entre outros aspectos, deve, necessariamente, contemplar a identificação do evento de risco, suas causas e seus impactos nos projetos e nos objetivos estabelecidos no Planejamento Estratégico do MJSP. Adicionalmente, é indispensável conhecer, por meio da avaliação dos controles internos da gestão existentes, os principais mecanismos, instrumentos e agentes de controle que atualmente permitem o enfrentamento do risco identificado, bem como o nível de confiança desses controles. São exemplos de atividades de controles: aprovações, conferências, autorizações, verificações, validações, conciliações, monitoramento, travas em sistemas, segregação de funções, entre outras. O objetivo desta etapa é levantar potenciais eventos de riscos relacionados ao processo de trabalho, objeto da gestão de riscos, e posteriormente, as possíveis causas e consequências, e apresentá-los num formato estruturado. Inicialmente, considerando o objetivo do processo de trabalho, sugere-se o levantamento de todos os eventos, tudo o que pode acontecer, todas as possibilidades de desvios de objetivo e as incertezas que podem impactar negativamente o seu alcance. Para auxiliar esse levantamento, pode-se utilizar: • o Diagrama de escopo e interface do processo – DEIP que foi elaborado na etapa anterior; • informações sobre o contexto do processo; 69 • as fontes de risco, elementos que tem o potencial intrínseco de prejudicar, como, por exemplo, recursos materiais, financeiros, pessoas, tecnologia, ambiente externo, fluxo do processo etc. Figura 25 – Fontes de Risco (metodologia MJSP) Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). A fim de identificar o maior número possível de riscos, seguem algumas perguntas que poderão ser realizadas ao analisar o processo de trabalho: 1) Qual é a fonte de cada risco? 2) O que poderia acontecer se pudesse: a. aumentar ou diminuir a consecução eficaz dos objetivos? b. tornar a consecução dos objetivos mais ou menos eficiente? c. fazer com que as partes interessadas tomem atitudes que possam influenciar a consecução dos objetivos? d. gerar benefícios adicionais? 3) Qual seria o efeito nos objetivos? 4) Qual a probabilidade deles acontecerem? Quando, onde e por quê? 70 5) Quem poderia estar envolvido ou sofrer o impacto? 6) Quais controles existem atualmente para tratar esse risco? 7) O que poderia fazer com que o controle existente não surtisse o efeito desejado sobre o risco? Após o levantamento dos eventos de riscos, é preciso identificar as suas causas (aquilo que faz com que o evento seja, exista ou aconteça) e as suas consequências (efeito direto no objetivo). Sugere-se utilizar as fraquezas e ameaças citadas na Análise SWOT para identificar as causas dos eventos de risco. É importante destacar que pode haver várias causas para um evento de risco, bem como vários efeitos se o evento vier a ocorrer. Em síntese o Gestor do processo e sua equipe deverão realizar as seguintes atividades: • Identificar todos os eventos de risco que podem impactar negativamente o objetivo do processo estratégico, considerando o DEIP e Análise SWOT; • Identificar as causas para o evento de risco considerando as fontes de risco, análise SWOT ou diagrama de causa e efeito (Ishikawa). É imprescindível que as causas sejam fatos evidenciados na realidade do processo de trabalho; • Identificar as consequências, relação direta do evento de risco sobre o impacto no objetivo; • Identificar o tipo de risco: operacional, legal, financeiro/orçamentário, imagem/reputação do Órgão, • Identificar os controles existentes, as ações mitigadoras para tratar o risco atualmente. • Avaliar os controles existentes em termos da efetividade do desenho e da operação. 71 72 Aula 3 - Avaliação de Riscos Identificados os riscos, é importante compreender o efeito combinado de suas causas e consequências na realização dos objetivos da organização. Nesse sentido, os riscos são avaliados com base em dois aspectos: a probabilidade do risco ocorrer e o seu impacto sobre um ou mais objetivos. A avaliação de risco deve considerar as perspectivas das partes interessadas impactadas pelo risco e, sempre que possível, ser suportada por evidências objetivas, fundamentadas em uma identificação bem realizada. Nesse contexto, essa etapa, valendo-se das informações coletadas nas fases anteriores, tem como objetivo mensurar a probabilidade dos riscos identificados ocorrerem e os seus impactos sobre os objetivos, bem como, a partir da combinação dos valores obtidos, determinar o nível de cada um desses riscos (probabilidade x impacto). Aula 3.1 - Probabilidade e Impacto - Mensuração Probabilidade é a chance do risco ocorrer. É medida a partir da frequência esperada ou observada das causas ou do evento de risco. Impacto é o efeito da ocorrência de um risco. É medido ao partir do efeito do evento de risco, que terá um nível de impacto sobre o objetivo que se deseja alcançar. Assim, deverão ser considerados alguns critérios para a análise, como custo, prazo, reputação, qualidade etc. A avaliação dos riscos deve ser feita por meio de métodos de análise quantitativo, qualitativo ou a combinação de ambos (semiquantitativo), para definir o nível de risco e suas escalas, que auxiliam na medição da probabilidade e do impacto (muito baixo, baixo, provável, quase certo, raro, quase impossível etc.). 73 Conforme estabelecido pelo CGE, para a avaliação dos riscos identificados, serão utilizadas as escalas de classificações de probabilidade e impacto, conforme tabelas abaixo: Escala de Probabilidade Escala de Impacto Considerando as informações coletadas sobre os eventos de risco, suas causas e seus impactos nos processos priorizados, bem como os controles existentes, cada risco identificado na etapa Identificação dos Riscos deverá ser avaliado em relação aos aspectos de probabilidade do risco ocorrer e o seu impacto sobre um ou mais objetivos do processo. Para a atividade da avaliação da probabilidade e do impacto do risco, poderão ser utilizadas as mesmas abordagens da etapa de Identificação, tais como: brainstorming, informações históricas, relatos, entrevistas, workshops e seminários. É importante salientar que, como as causas dos riscos são fatos geradores que motivam a possibilidade da ocorrência do risco (probabilidade) e as consequênciasrefletem o “tamanho” do impacto negativo sobre o objetivo, a atuação dos controles como mecanismos de mitigação do risco deve ser considerada para a etapa da avaliação. 74 Nesse sentido, para efeito da mensuração da probabilidade e do impacto, avalia-se como os controles existentes respondem aos eventos de riscos identificados, pois o controle reduz o risco inerente. Assim, para subsidiar a avaliação dos riscos, é indispensável que se faça a avaliação dos controles, considerando aspectos como o desenho (a forma como foi planejada, a sua eficácia, formalização etc.) e a operacionalidade (forma de execução e temporalidade), conforme é sugerido a seguir: 75 Aula 3.2 - Matriz de Risco - Nível do Risco e Incerteza O risco é uma relação da probabilidade com o impacto. Portanto, o nível de risco é expresso pela combinação da probabilidade de ocorrência do evento e das suas consequências e o quanto ele pode afetar os objetivos da instituição. Figura 26 – Função Nível de Risco (metodologia MJSP) Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Utilizando-se de métodos qualitativo e/ou quantitativo, os valores das dimensões são definidos para estimar a probabilidade e o impacto (consequência), tomando-se por base o objetivo a ser alcançado. O produto da probabilidade pelo impacto é uma forma de classificar os riscos. A metodologia utilizada, no MJSP, para a etapa da Avaliação dos Riscos, utiliza as escalas numéricas definidas pelo CGE, a fim de mensurar o risco em termos de probabilidade e impacto. Na sequência, é possível construir a matriz de riscos, conforme apresentado na figura a seguir, com a finalidade de relacionar os níveis de probabilidade e impactos, para definir o nível de risco: 76 Figura 27 - Matriz probabilidade x impacto Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). O resultado desse processo de análise é a definição do nível do risco (combinação do produto entre probabilidade e impacto), classificada conforme a escala abaixo, que foi aprovada pela CGE mediante a Resolução nº 2/2018 e materializada numa matriz de riscos. A escala apresentada a seguir reflete os limites de exposição aceitáveis pelo Ministério, ou seja, a tolerância ao risco: Figura 28 – Escala para classificação de Níveis de Risco Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). 77 Figura 29 - Matriz de Riscos Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Aula 3.3 - Documentação e Artefatos Previstos Figura 30 - Diagrama da Etapa “Avaliação de Riscos” Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). 78 De forma a estruturar a sistemática da avaliação de risco, você pode utilizar o seguinte formulário para esta etapa: Em síntese o Gestor do processo e sua equipe deverão realizar as seguintes atividades: • Avaliar os controles existentes em termos da efetividade do desenho e da operação; • Mensurar a probabilidade e o impacto de cada risco identificado considerando as suas causas, a possibilidade de ocorrerem, bem como os controles internos existentes e sua avaliação. Considerar nessa atividade o uso de relatos sobre o processo de trabalho, séries ou informações históricas, entrevistas, brainstorming etc. • Identificar o nível de risco utilizando a Matriz de Riscos. 79 Aula 4 - Tratamento de Riscos Conhecido o nível de risco, é necessário estabelecer a estratégia que será adotada para tratar o evento de risco. Figura 31 - Níveis de Risco Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). O tratamento de riscos envolve a identificação das opções de tratamento desses riscos, avaliação dessas opções e a seleção das alternativas mais adequadas para modificar o nível do risco (Resposta ao Risco), bem como a elaboração do Plano de Implementação de Controles contemplando o conjunto de medidas a serem implementadas. Aula 4.1 - Resposta aos Riscos De acordo com o COSO (2007; 2017), as respostas incluem evitar, reduzir, compartilhar ou aceitar os riscos: 80 1) Evitar - sugere que nenhuma opção de resposta tenha sido identificada para reduzir o impacto e a probabilidade a um nível aceitável. Significa descontinuação das atividades que geram o risco, ou seja, não executar, interromper ou substituir a atividade que gera o risco; 2) Reduzir - reduz o risco residual a um nível compatível com as tolerâncias desejadas ao risco. Serão adotadas medidas para reduzir a probabilidade ou o impacto dos riscos, ou, até mesmo, ambos; 3) Transferir ou Compartilhar - reduz o risco residual a um nível compatível com as tolerâncias desejadas ao risco. Sugere-se a redução da probabilidade ou do impacto dos riscos pela transferência ou pelo compartilhamento de uma porção do risco com as partes interessadas ou envolvidas; 4) Aceitar - indica que o risco inerente já esteja dentro das tolerâncias ao risco. Nenhuma medida é adotada para afetar a probabilidade ou o grau de impacto dos riscos. Dessa forma, para responder aos riscos em função do nível obtido na matriz de risco, o modelo aprovado pelo CGE/MJSP propõe a adoção das ações apresentadas na tabela: (*) Por envolver situações relacionadas a atos de corrupção e/ou fraudes, para riscos classificados como Riscos de Integridade, é recomendado aos gestores não selecionar como resposta ao risco o tipo ACEITAR. Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). 81 Assim, conclui-se que o apetite ao risco do MJSP, ou seja, o nível de risco que o órgão está disposto a aceitar é baixo (classificação 1-4) e médio (classificação 5-11). Já para os riscos de integridade, o apetite é nível baixo, isto é, somente poderão ser aceitos os riscos de classificação 1-4, o que significa que, para todos os demais níveis (médio, alto e extremo) deverá ser proposto tratamento ao risco. É importante salientar que, caso o gestor adote uma resposta ao risco distinta daquela aprovada pela CGE, deverão ser apresentadas justificativas que contemplem aspectos a serem considerados na implementação dos controles. Portanto, a etapa de tratamento de risco consiste em selecionar uma resposta a partir das ações que deverão ser adotadas para modificar o nível do risco. O gestor, juntamente com a sua equipe, selecionará uma resposta conforme a estratégia a ser adotada para responder ao evento de riscos, o que deverá ser apreciada também pelo titular do Órgão/Unidade. Aula 4.2 - Plano de Implementação de Controles Depois de selecionadas as respostas para cada risco, o próximo passo é a elaboração dos planos ou estratégias para os eventos de risco que receberão tratamento. No referido plano, são definidas as ações necessárias para assegurar que as repostas aos riscos sejam executadas. As ações a serem implementadas para tratar os riscos implicarão a introdução de novos controles ou a modificação dos já existentes. Para tanto, os seguintes aspectos devem ser levados em consideração: 82 Assim, na elaboração do Plano de Implementação de Controles, cada ação de tratamento do risco deve conter, pelo menos, os elementos a seguir: 1. Evento de Risco/Nível de Risco: produto da probabilidade pelo impacto, conforme matriz de risco obtida na fase de Avaliação dos Riscos; 2. Resposta a Risco: opção de tratamento em função do nível de risco residual, conforme o modelo aprovado pelo CGE/MJSP; 3. Controle Proposto: registrar a ação a ser implementada para responder ao evento de risco; 4. Tipo de controle proposto: preventivo, se atua na causa, ou corretivo, se atenua no efeito; 5.Objetivo do Controle Proposto: melhorar o controle existente ou adotar controle novo; 6. Área responsável pela implementação do controle proposto; 7. Responsável pela implementação do controle proposto: gestor do processo ou servidor designado quando a implementação da ação; 8. Como será implementado: informar-se por meio de projeto, melhoria no sistema, criação de norma, plano de contingência etc; 9. Intervenientes: outras áreas e servidores intervenientes na ação; e 10. Período de execução: data prevista para início e para a conclusão da ação. Visa auxiliar o gestor na proposição das ações de tratamento, que irão compor o Plano de Implementação de Controles. 83 Para cada risco a ser mitigado, algumas medidas deverão ser adotadas como, por exemplo, capacitação de servidores, redesenho de processos, elaboração de normas, procedimentos internos, ações de tecnologia da informação, segregação de funções. Cabe destacar que o gestor poderá decidir adotar mais de um controle para cada evento de risco. A tabela a seguir apresenta uma lista de controles básicos: 84 Aula 4.3 - Documentação e Artefatos Previstos Figura 232 – Diagrama da Etapa “Tratamento de Riscos” Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). A seguir são apresentadas sugestões de formulários a serem utilizados pelo gestor do processo e sua equipe para a definição da resposta ao risco: Figura 33 - Mapa de Riscos do Processo Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). 85 Figura 34 – Plano de Implementação de Controles Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Figura 35 - Plano de Implementação de Controles de Detalhes Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Em síntese o Gestor do processo e sua equipe deverão realizar as seguintes atividades: • Definir a opção de tratamento do risco, selecionando o tipo de resposta; e 86 • Elaborar o plano de implementação de controle e submeter à aprovação pelo titular do Órgão/Unidade e demais dirigentes indicados da Unidade de Gestão de Riscos e Controles Internos -UGRC. A Unidade de Gestão de Riscos e Controles Internos – UGRC deverá: • Propor alterações na resposta ao risco e/ou plano de implementação de controles, se for o caso; • Aprovar o Plano de Implementação de Controles; • Submeter o Plano de Implementação de Controles ao Comitê de Gestão de Riscos e Controles Internos- CGRC para conhecimento e ao Comitê de Governança Estratégica, quando solicitado. 87 Aula 5 - Informação, Comunicação e Monitoramento Para que o gerenciamento de riscos e controles internos possa alcançar seus objetivos, a qualidade da informação e a forma de comunicação constituem- se em elementos críticos. O acesso à informação adequadamente detalhada, confiável, íntegra, oportuna, e de fácil obtenção é vital para que aqueles que necessitam dessas informações cumpram as suas responsabilidades. Ainda, o fluxo das comunicações deve permitir que informações fluam em todas as direções e alcance todo o MJSP. Todos os interessados devem ser informados dos direcionamentos estratégicos estabelecidos pelo Comitê de Governança Estratégica e das responsabilidades de cada um no processo. Além disso, as informações externas relevantes aos processos também devem ser consideradas e compartilhadas tempestivamente. A comunicação em direção à sociedade também é objeto de controle, reduzindo riscos de respostas inadequadas às necessidades da população. Nesse sentido, compartilhar e comunicar informações é importante para que os processos e as decisões do gerenciamento de riscos sejam documentados em uma extensão apropriada. Documentar cada etapa do processo de gestão de riscos permite: (a) mostrar às partes interessadas que o processo está sendo conduzido adequadamente; (b) fornecer evidências de uma abordagem sistemática de identificação e análise de riscos; (c) analisar criticamente as decisões ou processos; (d) desenvolver uma base de conhecimento de risco relacionado à organização; (e) fornecer aos responsáveis pela tomada de decisões um plano de gestão de riscos; (f) oferecer um mecanismo e uma ferramenta para a prestação de contas; e, (g) facilitar o monitoramento e a análise crítica contínua. 88 Ainda, o monitoramento de toda a estrutura de governança e de gerenciamento de riscos e controles internos permite que o MJSP se certifique da adequação dessa estrutura aos seus objetivos estratégicos. Com base nesse monitoramento, devem ser elaborados os Relatórios dos Planos de Implementação dos Controles, que serão avaliados pelas Instâncias de Supervisão, cujas atribuições estão ilustradas na Figura a seguir. Figura 36 - Atribuições das Instâncias de Supervisão Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Caso sejam percebidas deficiências ou vulnerabilidades, a instância responsável pelo aperfeiçoamento dos instrumentos de gerenciamentos de riscos e controles fará as devidas recomendações. A comunicação entre as Instâncias de Supervisão do gerenciamento de riscos e controles internos ocorre por meio dos níveis de relacionamento delineados no Modelo de Relacionamento a seguir: 89 Figura 37 - Modelo de Relacionamentos das Instâncias de Supervisão Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). O nível operacional, representado pela Unidade de Gestão de Riscos e Controles Internos - UGRC e pelo gestor do processo, poderá acionar o nível tático, representado pelo Comitê de Gestão de Riscos e Controles Internos - CGRC, para orientações técnicas relativas ao modelo de gerenciamento de riscos e controles internos. Ainda, o nível operacional será responsável pelo reporte ao nível tático sobre o monitoramento das ações definidas no plano de implementação de controles e das ações de gerenciamento de riscos e controles de forma ampla. O nível tático, representado pelo CGRC, poderá acionar e ser acionado pelo nível estratégico, representado pelo CGE, para o monitoramento das ações definidas na política de gestão de riscos e controles internos. Aula 5.1 - Monitoramento O Mapa de Risco será a principal ferramenta de monitoramento do processo de gerenciamento de riscos e controle internos da unidade. Além dele, o Relatório do Plano de Implementação de Controles será de suma importância para o acompanhamento dos trabalhos realizados pela unidade. 90 Com o intuito de acompanhar a implementação da estratégia, de identificar possíveis desvios e de implementar ações corretivas que visem ao alcance dos objetivos estratégicos, os Resultados do Plano de Implementação de Controles serão avaliados e monitorados mensalmente. Para tanto, as unidades do MJSP deverão elaborar o Relatório do Plano de Implementação de Controles, o qual deverá conter informações sobre situação das ações e dos trabalhos realizados em relação a riscos identificados para os processos sob sua responsabilidade. Destaca-se que, ao executar o plano de implementação de controles para tratar os riscos, podem-se gerar novos controles ou determinar a modificação dos controles existentes. As unidades devem estabelecer indicadores de acompanhamento da implementação da metodologia de gerenciamento de riscos e controles internos, assim como desenvolver indicadores próprios para o monitoramento da implementação dos controles planejados. Sugerimos uma lista exemplificativa e não exaustiva de indicadores que podem ser acompanhados e reportados, tais como: Após implementados, os controles devem ser continuamente avaliados ao longo do tempo no que dizrespeito ao seu desenho e operação. Como fonte de entrada para as avaliações, poderão ser utilizadas reclamações e denúncias registradas na Ouvidoria, relatórios, recomendações ou demandas da Controladoria Geral da União - CGU e do Tribunal de Contas da União - TCU, mudanças nos objetivos estratégicos, nas normas e regulamentações, entre outras. 91 Aula 5.2 - Relatório Cada unidade é responsável por elaborar um relatório sobre o gerenciamento de riscos e controles internos para as partes interessadas. Assim, no sentido de garantir a integração ao processo de gestão estratégica do ministério e viabilizar o gerenciamento dos riscos identificados, as unidades, por meio das UGRC, deverão encaminhar o relatório sobre o gerenciamento de riscos e controles internos para as Instâncias de Supervisão superiores até 90 (noventa) dias da data de aprovação do Plano Estratégico do MJSP, ou 60 (sessenta) dias, nos casos de repactuação do referido Plano. O relatório deve conter, minimamente, além do conjunto de artefatos, as seguintes seções: introdução; estrutura organizacional da unidade; processos de trabalho da unidade e processos priorizados; metodologia aplicada; documentos de referência; gerenciamento de riscos e controles internos com inventário de riscos, avaliação dos riscos e plano de implementação de controles. 92 Aula 5.3 - Documentação e Artefatos Previstos Figura 48 - Diagrama da Etapa Informação, Comunicação e Monitoramento Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). A seguir, você pode conhecer algumas sugestões de formulários a serem utilizados pelo gestor do processo e sua equipe para elaboração do Relatório de gerenciamento de riscos e controles internos: 93 Relatório de gerenciamento de riscos e controles internos 94 Em síntese o Gestor do processo e sua equipe deverão realizar as seguintes atividades: • Executar e monitorar as ações do Plano de Implementação de Controles; • Reportar à UGRC sobre o monitoramento das ações definidas no plano de implementação de controles e das ações de gerenciamento de riscos e controles; e • Encaminhar o relatório de gerenciamento de riscos dos processos priorizados à UGRC 90 dias após aprovação do Plano Estratégico e 60 dias após a aprovação da repactuação do Plano Estratégico. A Unidade de Gestão de Riscos e Controles Internos – UGRC deverá: 95 • Realizar a supervisão da implementação do gerenciamento de riscos na sua Unidade; • Promover recomendações e orientações, a fim de garantir que os controles sejam eficazes e eficientes para a mitigação do risco; • Reportar-se ao Comitê de Gestão de Riscos e Controles Internos – CGRC e ao Comitê de Governança Estratégica – CGE quando solicitado; e • Apresentar a evolução dos planos de implementação de controles mensalmente. 96 Aula 6 - Técnicas úteis para a Gestão de Riscos Como apresentado anteriormente, para gerenciar os riscos é necessário identificá-los, descrevê-los, compreendê-los e avaliá-los. Para tanto, é importante utilizar ferramentas que facilitem a execução dessas atividades. As técnicas para o processo de gestão de riscos visam ajudar as pessoas a entender a incerteza e o risco associado em um contexto amplo, complexo e diversificado, com o propósito de apoiar decisões e ações mais bem informadas. (ABNT, 2021) A NBR ISO/IEC 31010:2012 – Gestão de riscos – como uma norma de apoio à NBR ISO 31000, apresenta orientações sobre a escolha e aplicação de técnicas para o processo de gestão de riscos. A seguir, conforme descritas na citada norma, serão apresentas algumas das principais técnicas que podem ser utilizadas por gestores e pelo pessoal envolvido na realização das etapas do processo de gestão de riscos. Aula 6.1 – Brainstorming Brainstorming é um processo usado para estimular e encorajar um grupo de pessoas a desenvolver ideias relacionadas a um ou mais tópicos de qualquer natureza. O termo “brainstorming” é frequentemente usado de forma muito vaga para significar qualquer tipo de discussão em grupo, mas o brainstorming eficaz requer um esforço consciente para garantir que os pensamentos dos outros no grupo sejam usados como ferramentas para estimular a criatividade de cada participante. Qualquer análise ou crítica das ideias é realizada separadamente do brainstorming. 97 Essa técnica oferece os melhores resultados quando um facilitador especialista está disponível e pode fornecer o estímulo necessário, sem limitar o pensamento. O facilitador estimula o grupo a cobrir todas as áreas pertinentes e garante que as ideias do processo sejam capturadas para análise subsequente. Figura 39 – Modelo Brainstorming Fonte: https://www.edm2.com.br/blog/brainstorm-o-que-e-e-como-fazer/ . A seguir, os pontos fortes do brainstorming: • Incentiva a imaginação e a criatividade, ajudando a identificar novos riscos e soluções inovadoras; • É útil onde há poucos ou nenhum dado e onde novas tecnologias ou soluções são necessárias; • Envolve as principais partes interessadas e, portanto, ajuda na comunicação e no engajamento; e • É relativamente rápido e fácil de configurar. Por outro lado, as limitações incluem: • Dificuldade para demonstrar que o processo foi abrangente; • Grupos tendem a gerar menos ideias do que indivíduos trabalhando sozinhos; • A dinâmica de grupos específicos pode significar que algumas pessoas com ideias valiosas ficam quietas enquanto outras dominam a discussão. Isso pode ser superado por uma facilitação eficaz; https://www.edm2.com.br/blog/brainstorm-o-que-e-e-como-fazer/ 98 • Incentivo ao pensamento criativo e a novas ideias pode desviar a conversa do assunto considerado, que poderá tomar mais tempo da reunião. Aula 6.2 - Análise de Árvore de Falhas – AAF A AAF é uma técnica para identificar e analisar os fatores que podem contribuir para um evento específico indesejado ( “evento-topo”). O evento-topo é analisado, primeiramente, a partir da identificação das suas causas imediatas e necessárias: podem ser falhas de hardware ou software, erros humanos ou quaisquer outros eventos pertinentes. O relacionamento lógico entre essas causas é representado por um número de portas, como “E” e “OU”. Cada causa é então analisada passo a passo da mesma maneira até que análises seguintes se tornem improdutivas. O resultado é representado pictoricamente em um diagrama em árvore, que é a representação gráfica de uma equação Booleana: Figura 40 - Exemplo de Árvore de Falhas Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP. 99 Os pontos fortes da AAF incluem o seguinte: • É uma abordagem disciplinada, altamente sistemática, mas, ao mesmo tempo, suficientemente flexível para permitir a análise de uma variedade de fatores, incluindo interações humanas e fenômenos físicos; • É especialmente útil para analisar sistemas com muitas interfaces e interações; • Fornece uma representação pictórica, levando a uma compreensão mais fácil do comportamento do sistema e dos respectivos fatores; • A análise lógica das árvores de falhas e a determinação dos conjuntos de corte são úteis na identificação de caminhos simples de falha em um sistema complexo, no qual as combinações particulares de eventos e sequências de eventos que levam ao evento-topo podem ser ignoradas; e • Pode ser adaptada a problemas simples ou complexos com o nível de esforço diretamente relacionado à complexidade. As limitações incluem o seguinte: • Em algumas situações, pode ser difícil verificar se todos os caminhos importantes para o evento-topo estão inclusos; por exemplo, a inclusão de todas as fontes de ignição de uma análise de um incêndio. Nessas situações, não é possível calculara probabilidade do evento- topo; • Interdependências de tempo não são abordadas; • A AAF lida apenas com estados binários (sucesso/falha); • Embora os erros humanos possam ser inclusos em uma árvore de falhas, é difícil de definir a natureza e a extensão dessas falhas. • A AAF analisa um evento-topo; não falhas secundárias ou incidentais; e • Uma AAF pode ficar muito extensa para sistemas de grande escala. 100 Aula 6.3 - Diagrama de causa e efeito Também conhecido como espinha de peixe ou diagrama de Ishikawa, é uma técnica para identificação de uma possível causa raiz de um problema. No diagrama, conforme ilustrado na Figura 19, cada espinha refere-se a uma causa; já a cabeça se refere ao problema trazido pelas causas. Esse método pode ser aplicado em workshops e brainstorming, partindo da identificação de um problema e, em seguida, das suas possíveis causas. Além disso, também pode ser utilizado em conjunto com o método dos “cinco porquês”, o que permite aumentar o grau de profundidade de cada causa ou “espinha do peixe” ao se questionar o porquê das causas. Figura 41 - Diagrama Causa e Efeito (Ishikawa) Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Os pontos fortes da técnica Ishikawa incluem o seguinte: • Encoraja a participação através do conhecimento do grupo; • Fornece uma abordagem focada para um brainstorm ou técnicas de identificação semelhantes; • Pode ser aplicada a uma ampla variedade de situações; • Fornece uma análise estruturada de causa com uma saída gráfica de fácil leitura; • Permite que pessoas relatem problemas em um ambiente neutro; e • Pode ser usada para identificar fatores contributivos para efeitos almejados ou não almejados. 101 As limitações incluem o seguinte: • A separação de fatores causais em categorias maiores no início da análise significa que interações entre categorias podem não ser consideradas adequadamente; e • Causas potenciais não cobertas pelas categorias selecionadas não são identificadas. Aula 6.4 - Análise BOW TIE Técnica que busca analisar e descrever os caminhos de um evento de risco, desde suas causas até as consequências, por meio de uma representação pictográfica semelhante a uma gravata borboleta (bow-tie). O método tem como foco as barreiras entre as causas e o evento de risco; e as barreiras entre o evento de risco e suas consequências. Figura 42 - Esboço de diagrama “bow-tie” Fonte: Referencial básico de gestão de riscos do TCU (BRASIL, 2018j). Pontos fortes da análise de bow-tie incluem o seguinte: • É simples de entender e fornece uma representação gráfica clara de um evento e suas causas e consequências; • Foca a atenção nos controles supostamente existentes e sua eficácia; 102 • Pode ser usada para consequências desejáveis ou indesejáveis; e • Não necessita de um alto nível de especialização para utilizar. Limitações incluem o seguinte: • A bow-tie não representa caminhos de causas para eventos não independentes (ou seja, onde houver portas “AND” em uma árvore de falhas); • Pode simplificar demasiadamente situações complexas, particularmente quando se pretende a quantificação. Aula 6.5 - Priorização de Processos Ainda que a gestão de riscos deva ser parte integrante de todos os processos organizacionais (princípio previsto pela ISO 31000), ela não deve ser aplicada a todos os seus processos com a mesma intensidade, visto que os recursos da organização são limitados. Naturalmente, o investimento na gestão de riscos deve ser maior nos processos que mais entregam ou devem entregar valor para as partes interessadas, bem como nas atividades de suporte que podem limitar a capacidade de entrega dos processos finalísticos. Uma ferramenta útil à compreensão de como se organizam os processos de uma organização é a cadeia de valor, na qual os macroprocessos finalísticos e de suporte, bem como os processos que compõem cada macroprocesso são representados graficamente. Esse tipo de diagrama não indica a estrutura organizacional utilizada para fazer os processos funcionarem; sua função é facilitar a visualização, de forma sistemática, de como a organização estabeleceu processos e de como eles interagem para criar valor. 103 Quando se define o escopo da gestão de riscos em uma organização, é necessário apontar quais processos organizacionais serão submetidos a um arranjo de gestão de riscos mais rigoroso. A priorização de processos organizacionais é importante para orientar a alocação de recursos para a gestão de riscos, bem como quando se planeja uma estratégia gradual de implantação dessa abordagem. A priorização de processos pode ser mais acurada quando a organização estabeleceu, de forma satisfatória, seus contextos interno e externo. No estabelecimento do contexto externo, importa especialmente descrever as relações da organização com as partes interessadas externas e as percepções destas acerca do valor criado. No estabelecimento do contexto interno, devem-se descrever os objetivos, as estratégias, o escopo e os parâmetros das atividades da organização ou daquelas partes da organização em que o processo de gestão de riscos pode ser aplicado (ABNT, 2009). Aula 6.6 - FMEA – Análise dos Modos de Falha e Efeitos A FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) objetiva identificar e analisar as possíveis falhas, suas causas e seus efeitos dentro de um processo. Nessa técnica, cada uma das falhas identificadas é classificada de acordo com a sua criticidade. Vários métodos diferentes de criticidade podem ser usados, sendo os mais frequentes a matriz de consequência/probabilidade qualitativa, semiquantitativa ou quantitativa, ou um número de prioridade de risco (RPN). Uma medida quantitativa de criticidade também pode ser derivada das taxas reais de falha e de uma medida quantitativa das consequências em que elas são conhecidas. Para tanto, é necessário realizar o levantamento e a reflexão de vários pontos acerca do processo. De forma geral, são os seguintes: • a função ou finalidade do processo; 104 • as falhas que podem ocorrer (modo de falha); • os mecanismos que podem produzir esse modo de falha; • a natureza das consequências, se a falha ocorrer; • se a falha é inofensiva ou prejudicial; • como e quando a falha pode ser detectada; • as disposições inerentes que existem para compensar a falha. Os pontos fortes do FMEA incluem o seguinte: • Pode ser amplamente aplicado aos modos humano e técnico de sistemas, hardware, software e procedimentos; • Identifica os modos de falha, suas causas e efeitos no sistema, e os apresenta em um formato de fácil leitura; • Evita a necessidade de modificações dispendiosas de equipamentos em serviço, identificando problemas no início do processo de projeto; e. • Fornece informações para programas de manutenção e monitoramento, destacando os principais recursos a serem monitorados. As limitações incluem o seguinte: • O FMEA só pode ser usado para identificar modos de falha única; não combinações de modos de falha; • A menos que sejam adequadamente controlados e direcionados, os estudos podem ser demorados e caros; e • O FMEA pode ser difícil e tedioso para sistemas complexos de várias camadas. Aula 6.7 - Entrevistas estruturadas ou semiestruturadas A técnica está baseada em um conjunto de perguntas que servem de guia para o entrevistador e são respondidas individualmente pelas pessoas entrevistadas. 105 Nas entrevistas estruturadas, o conjunto de perguntas e as questões são elaboradas antecipadamente, de forma que todos os entrevistados abordem as mesmas questões. As entrevistas semiestruturadas, apesar de semelhantes às estruturadas, permitem maior liberdade, com exploração de problemas quesurgem ao longo da entrevista. A técnica de entrevistas é apropriada para obter informações detalhadas e opiniões de indivíduos em um grupo sem interferência ou influência de participantes de um outro grupo. O produto gerado é a visão dos entrevistados sobre as questões propostas, as quais buscam normalmente identificar eventos de risco, fontes, consequências e controles. Figura 453 – Classificação das Entrevistas Fonte: Elaborado pelos autores. Os pontos fortes das entrevistas estruturadas incluem o seguinte: • Permitem que as pessoas tenham tempo para refletir sobre um assunto; • A comunicação individual pode permitir uma análise mais profunda das questões do que uma abordagem de grupo; e • Entrevistas estruturadas permitem o envolvimento de um número maior de partes interessadas do que um grupo face a face. •Com roteiro e planejamento •As questões geralmente são interrogaçõesEstruturada •Parcialmente planejada •permite explorar questões que surgem ao longo da entrevista. Semi- estruturada •Não possui roteiro •liberdade para o intrevistado falar sobre o tema na ordem que preferir. Não- estruturada 106 As limitações incluem o seguinte: • As entrevistas consomem tempo para projetar, entregar e analisar; • Requerem algum conhecimento para serem elaboradas e entregues, se as respostas forem imparciais para o entrevistador; • O viés do entrevistado é tolerado e não é moderado ou removido por meio de discussão em grupo; e • As entrevistas não estimulam a imaginação (o que é uma característica dos métodos de grupo). Aula 6.8 - DELPHI Esta técnica tem por objetivo obter consenso entre opiniões de um grupo de especialistas sobre determinado assunto e pode ser aplicada em qualquer etapa do processo de gerenciamento de riscos. A aplicação da técnica se dá por meio de questionários, que são respondidos individualmente por cada especialista, de forma anônima e independente. As respostas são consolidadas e levadas ao conhecimento dos especialistas que podem então reconsiderar suas respostas originais em nova rodada do questionário, o processo é repetido até que se alcance um consenso, ou quase consenso. O produto gerado depende da etapa em que a técnica é aplicada, podendo ser, por exemplo: lista de riscos identificados, níveis de riscos mensurados, opções para tratamento dos riscos acordadas, entre outras possibilidades. 107 Figura 44 – Modelo simplificado da técnica DELPHI Fonte: https://sites.google.com/site/albertobarrossousa/metodologias-de-educacao/metodo- delphi. Os pontos fortes incluem o seguinte: • Como as opiniões são anônimas, as impopulares são mais prováveis de serem expressas e há menos viés de hierarquia; • Todas as visões têm peso igual, o que evita o problema de personalidades dominantes; • Atinge a propriedade de resultados; • As pessoas não precisam estar reunidas em um só local ao mesmo tempo; • As pessoas têm tempo para dar uma resposta ponderada às perguntas; e • O processo tende a significar que os especialistas devotam toda a sua atenção à tarefa. https://sites.google.com/site/albertobarrossousa/metodologias-de-educacao/metodo-delphi https://sites.google.com/site/albertobarrossousa/metodologias-de-educacao/metodo-delphi 108 As limitações incluem o seguinte: • É trabalhoso e demorado; e • Os participantes precisam ser capazes de se expressar claramente por escrito. Aula 6.9 - Análise de Perigo e Pontos Críticos de Controle (APPCC) A Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle (APPCC), conhecida em inglês por Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP), apesar de ter sido desenvolvida para garantir a segurança dos alimentos do programa espacial americano da National Aeronautics Space Administration (NASA), também pode ser usada para processos ou atividades não alimentares. A técnica fornece uma estrutura para identificar fontes de risco (perigos ou ameaças) e pôr em prática controles em todas as partes pertinentes de um processo para proteger contra estas fontes. A APPCC é usada nos níveis operacionais, embora seus resultados apoiem a estratégia geral de uma organização. Sua técnica tem como objetivo assegurar que os riscos sejam minimizados por monitoramentos e controles ao longo do processo, e não pela inspeção ao fim da etapa. A APPCC consiste em sete princípios: 1) identificar os perigos, os fatores que influenciam o risco e as possíveis medidas preventivas; 2) determinar os pontos no processo em que o monitoramento é possível e o processo pode ser controlado para minimizar as ameaças (os Pontos Críticos de Controle ou PCC); 3) estabelecer limites críticos para os parâmetros a serem monitorados, ou seja, convém que cada PCC opere dentro de parâmetros específicos para assegurar que o risco esteja controlado; 4) estabelecer os procedimentos para monitorar os limites críticos para cada PCC a intervalos definidos; 109 5) estabelecer ações corretivas para uso quando o processo estiver fora dos limites estabelecidos; 6) estabelecer procedimentos de verificação; e 7) implementar a manutenção de registros e procedimentos de documentação para cada etapa. Os pontos fortes da APPCC incluem o seguinte: • a APPCC é um processo estruturado que fornece evidência documentada de controle da qualidade, bem como a identificação e a redução de riscos; • foca nos aspectos práticos de como e onde, em um processo, as fontes de risco podem ser encontradas e os riscos, controlados; • fornece um controle de risco em todo o processo em vez de depender da inspeção do produto final; • chama a atenção para o risco introduzido por meio de ações humanas e como isso pode ser controlado. As limitações incluem o seguinte: • a APPCC requer que os perigos sejam identificados; os riscos que eles representam definidos; e sua significância entendida como entradas no processo. Controles apropriados também precisam ser definidos. A APPCC pode necessitar ser combinada com outras ferramentas para fornecer suas entradas. • tomar ações somente quando os parâmetros de controle excedem limites definidos pode levar à perda de alterações graduais nos parâmetros de controle, os quais são estatisticamente significativos e que, portanto, convêm que sejam acionados. 110 Aula 6.10 - Estudo HAZOP Um estudo HAZOP é um exame estruturado e sistemático de um processo, procedimento ou sistema planejado ou existente que envolve a identificação de possíveis desvios da intenção do projeto e o exame de suas possíveis causas e consequências. Em um workshop facilitado, a equipe de estudo: • subdivide o sistema, processo ou procedimento em elementos menores; • concorda com a intenção do projeto para cada elemento, incluindo a definição de parâmetros pertinentes (como vazão ou temperatura, no caso de um sistema físico); • aplica palavras-guia sucessivamente a cada parâmetro para cada elemento, para postular possíveis desvios da intenção do projeto que poderiam ter resultados indesejáveis (Nem todas as combinações de parâmetros de palavras-guia serão significativas); • concorda com a causa e as consequências em cada caso, sugerindo como elas podem ser tratadas; • documenta a discussão e pactua as possíveis ações para tratar os riscos identificados. Os pontos fortes do HAZOP incluem o seguinte: • Fornece os meios para examinar sistematicamente um sistema, processo ou procedimento, para identificar como ele pode falhar em atingir o seu propósito; • Fornece um exame detalhado e completo por uma equipe multidisciplinar; • Identifica problemas potenciais no estágio de projeto de um processo; • Gera soluções e ações de tratamento de riscos; • É aplicável a uma ampla gama de sistemas, processos e procedimentos; 111 • Permite a consideraçãoexplícita das causas e consequências do erro humano; e • Cria um registro escrito do processo, que pode ser usado para demonstrar a devida diligência. As limitações incluem o seguinte: • Uma análise detalhada pode ser demorada e, portanto, cara; • A técnica tende a ser repetitiva, encontrando os mesmos problemas várias vezes; portanto, pode ser difícil manter a concentração; • Uma análise detalhada requer um alto nível de documentação ou sistema/processo e especificações de procedimento; • Pode se concentrar em encontrar soluções detalhadas em vez de desafiar os pressupostos fundamentais (no entanto, isso pode ser mitigado por uma abordagem em fases); • A discussão pode ser focada em questões detalhadas de projeto, e não em questões mais amplas ou externas; • É limitado pelo projeto (rascunho) e pela intenção do projeto, e pelo escopo e objetivos dados à equipe; e • O processo depende muito da experiência dos projetistas, que podem achar difícil ser suficientemente objetivos para buscar problemas em seus projetos. Aula 6.11 - Técnica “e se” estruturada (Swift) SWIFT é uma técnica de identificação de risco de alto nível que pode ser usada de forma independente ou como parte de uma abordagem em etapas para tornar os métodos ascendentes, como HAZOP ou FMEA, mais eficientes. Essa ferramenta usa brainstorming estruturado em um workshop facilitado, em que um conjunto predeterminado de palavras-guia (tempo, quantidade etc.) é combinado com questões trazidas pelos participantes, que geralmente começam com frases como “e se?” ou “como poderia?”. 112 É semelhante ao HAZOP, mas aplicada em um sistema ou subsistema, e não na intenção do projetista. Antes do início do estudo, o facilitador prepara uma lista pronta para permitir uma revisão abrangente dos riscos ou fontes de risco. No início do workshop, o contexto, âmbito e propósito da SWIFT são discutidos e os critérios para o sucesso são articulados. Usando as palavras-guia e as questões do tipo “e se?”, o facilitador pede aos participantes que se levantem e discutam questões como: • riscos conhecidos; • fontes e fatores de risco; • experiências anteriores, sucessos e incidentes; • controles conhecidos e existentes; e • requisitos regulatórios e restrições. O facilitador usa a lista de sugestões para monitorar a discussão e sugerir questões e cenários adicionais para a equipe discutir. A equipe considera se os controles são adequados e não considera os tratamentos potenciais. Durante a discussão, perguntas “e se?” são apresentadas. Os pontos fortes da SWIFT incluem o seguinte: • É amplamente aplicável a todas as formas de planta ou sistema físico, situação ou circunstância, organização ou atividade; • Necessita de preparação mínima por parte da equipe; • É relativamente rápida e os principais riscos e fontes de risco rapidamente se tornam aparentes na sessão do workshop; • O estudo é “orientado para sistemas” e permite que os participantes observem a resposta do sistema aos desvios, em vez de apenas examinar as consequências da falha de componentes; • Pode ser usada para identificar oportunidades de melhoria de processos e sistemas e geralmente pode ser usada para identificar ações que levam e aumentam as suas probabilidades de sucesso; 113 • O envolvimento no workshop por aqueles que são responsáveis pelos controles existentes e por outras ações de tratamento de risco reforça a sua responsabilidade; e • Cria um registro de risco e um plano de tratamento de risco com pouco mais esforço. As limitações incluem o seguinte: • Se a equipe da oficina não tiver uma base de experiência ampla o suficiente ou se o sistema de “prompt” não for abrangente, alguns riscos ou perigos podem não ser identificados; • A aplicação de alto nível da técnica pode não revelar causas complexas, detalhadas ou correlacionadas; • As recomendações são frequentemente genéricas: por exemplo, o método não fornece suporte para controles robustos e detalhados sem que análises adicionais sejam realizadas. Aula 6.12 - Análise de Decisão Multicritério (AMC) A AMC utiliza uma faixa de critérios para avaliar e comparar, de forma transparente, o desempenho global de um conjunto de opções. Em geral, a meta é produzir uma ordem de preferência entre as opções disponíveis. A análise envolve o desenvolvimento de uma matriz de opções e critérios que são classificados e agregados para fornecer uma pontuação global para cada opção. Essas técnicas também são conhecidas como tomada de decisão de multiatributo (ou múltiplo atributo) ou multiobjetivo. Há muitas variantes, com muitos aplicativos de software para apoiá-las. Em geral, um indivíduo ou um grupo de partes interessadas realiza o seguinte processo: 114 • Define o(s) objetivo(s); determina os atributos (critérios ou medidas de desempenho funcional) que se relacionam a cada objetivo; • Estrutura os atributos dentro de uma hierarquia de requisitos necessários e desejáveis; • Determina a importância de cada critério e atribuem pesos a cada um; • Obtém consenso das partes interessadas sobre a hierarquia de pesos; • Avalia as alternativas com relação aos critérios (isto pode ser representado como uma matriz de pontuações); • Combina múltiplas pontuações de atributo único em uma pontuação multiatributo ponderada global; • Avalia os resultados para cada opção; e • Avalia a robustez da classificação das opções executando uma análise de sensibilidade para explorar o impacto de mudanças na ponderação da hierarquia de atributos. Existem diferentes métodos pelos quais a ponderação para cada critério pode ser alucidada e diferentes formas de agregar as pontuações dos critérios para cada opção em uma pontuação única multiatributos. Pontos fortes da AMC incluem que ela pode: • fornecer uma estrutura simples para uma tomada de decisão eficaz e apresentação de premissas e conclusões; • tornar mais gerenciáveis problemas complexos de decisão, que não são passíveis de análise de custo/benefício; • auxiliar a considerar racionalmente problemas nos quais precisam ser feitos trade-offs (escolher uma coisa em detrimento de outra); • auxiliar a atingir um acordo quando as partes interessadas têm objetivos diferentes e, portanto, valores e critérios diferentes. 115 Limitações incluem o seguinte: • AMC pode ser afetada por viés e por má seleção dos critérios de decisão; • Algoritmos de agregação que calculam critérios de ponderação a partir de preferências estabelecidas ou agregam diferentes pontos de vista podem obscurecer a verdadeira base da decisão; e • O sistema de pontuação pode simplificar demais o problema de decisão. Aula 6.13 - Análise de impacto nos negócios (BIA) A Business Impact Analysis (BIA), em português conhecida como Análise de Impacto nos Negócios, analisa como incidentes e eventos podem afetar as operações de uma organização e identifica e quantifica as “capabilidades” (característica/capacidade que pode ser usada ou desenvolvida) necessárias para gerenciá-los. Especificamente, uma BIA fornece um entendimento acordado de: ● qual é a criticidade dos principais processos de negócios, funções e recursos associados e as principais interdependências existentes para uma organização; ● como eventos disruptivos afetam a capacidade e a “capabilidade” de alcançar objetivos críticos de negócios; e ● a capacidade e “capabilidade” necessárias para gerenciar o impacto de uma disrupção e recuperar os níveis de operação acordados. A BIA pode ser realizada usando questionários, entrevistas, workshops estruturados ou uma combinação dos três. A BIA é usada para determinar os prazos críticos e de recuperação dos processos e recursos associados (por exemplo, pessoas, equipamentos e tecnologia da informação),(APPCC) ................................. 108 Aula 6.10 - Estudo HAZOP ................................................................................................. 110 Aula 6.11 - Técnica “e se” estruturada (Swift) .................................................................. 111 Aula 6.12 - Análise de Decisão Multicritério (AMC) .......................................................... 113 Aula 6.13 - Análise de impacto nos negócios (BIA) ........................................................... 115 Aula 6.14 - Análise de árvore de eventos (ETA) ................................................................ 116 Finalizando ............................................................................................................................ 121 ANEXOS .................................................................................................................................. 128 4 GESTÃO DE RISCOS: GLOSSÁRIO (BRASIL, 2022) .................................................... 128 5 Apresentação Caro(a) aluno(a), Risco é algo inerente a tudo que fazemos, seja viajar em férias, gerir um projeto, lidar com clientes, decidir as prioridades de trabalho, adquirir softwares e equipamentos, tomar decisões sobre o futuro ou decidir simplesmente não tomar nenhuma ação. Gerenciam-se riscos constantemente, às vezes de maneira consciente e outras vezes inconscientemente. O gerenciamento de riscos está em nosso dia a dia. Por exemplo: criar alertas em agendas ou telefones celulares para tomar remédios prescritos por médicos e gerenciar o risco de usar medicação diferente do que foi indicado e, consequentemente, comprometer o tratamento. Então, se todas as ações estão dominadas por incertezas que podem afetar a conquista de objetivos com diversas gradações de efeitos negativos, identificar essas incertezas (riscos) e implementar ações para mitigar o risco é uma decisão madura e responsável. No setor público, não pode ser diferente: o gerenciamento de riscos pode ajudar a aprimorar a eficiência, a eficácia e a efetividade das organizações públicas, além de contribuir para aumentar a confiança do cidadão: a) na capacidade do Governo de entregar os serviços prometidos; b) no sistema de governança; e c) na utilização adequada dos recursos públicos. Com a publicação da IN Conjunta CGU/MP Nº 1/2016 (BRASIL, 2016), fica explícita a necessidade dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal institucionalizarem práticas relacionadas à gestão de riscos, aos controles internos e à governança. Desde 2017, o Ministério da Justiça e Segurança Pública adota medidas para implementação do seu processo de gerenciamento de risco. Mais recentemente, por meio da Portaria nº 2, de 28 de janeiro de 2022 (BRASIL, 2022), foi instituído o Sistema de Governança do Ministério da Justiça e Segurança Pública. https://www.gov.br/mj/pt-br/acesso-a-informacao/governanca/Gestao-de-Riscos/biblioteca/Normativos/instrucao-normativa-conjunta-no-1-de-10-de-maio-de-2016-imprensa-nacional.pdf https://www.gov.br/mj/pt-br/acesso-a-informacao/governanca/Programa%20de%20Integridade/portaria/portaria-no-86-de-23-de-marco-de-2020-sistema-de-governanca-mjsp.docx 6 O Ministério da Justiça e Segurança Pública atualizou o Plano Nacional de Segurança Pública e Defesa Social (PNSP) 2021-2030, por meio do decreto nº 10.822, publicado em 29 de setembro de 2021 (BRASIL, 2021a). O Plano conta com 13 metas principais, que incluem a redução dos índices de mortes violentas e da violência contra mulher e priorizam a atenção aos profissionais de segurança pública. Também foram definidas prioridades para sua execução, por meio de 12 ações estratégicas. Essas ações vão desde a otimização da gestão dos órgãos de segurança pública e defesa social até o combate à corrupção, narcotráfico e organizações criminosas, passando pela melhoria no atendimento a grupos vulneráveis vitimizados e implemento da qualidade de vida dos agentes da segurança pública. Merece destaque que o modelo de gerenciamento de riscos do MJSP foi aplicado no processo de revisão do PNSP, sendo produzido o Plano de Implementação de Controles para gerenciamento dos riscos de forma a dar garantia razoável de cumprimento dos objetivos estabelecidos na Política Nacional de Segurança Pública e Defesa Social – PNSPDS (BRASIL, 2018b). No Plano de Implementação de Controles, estão definidas as ações necessárias para assegurar o alcance das repostas aos riscos. As ações implicam a introdução de novos controles ou a modificação dos existentes. Para tanto, foi identificado o conjunto de atividades atribuídas ao MJSP relacionadas aos alinhamentos e aderência dos planos elaborados pelos entes federativos ao PNSP, bem como o acompanhamento de execução e avaliação da implementação dos Planos de Segurança Pública locais. Além disso, sendo os Planos Estaduais e os Planos Municipais de Segurança Pública peças essenciais no contexto da efetiva implementação da PNSPDS, consta, no PNSP, a recomendação de que o gerenciamento de riscos seja um dos componentes da estrutura de governança do plano de segurança pública e defesa social dos entes federativos. Verifica-se o crescimento, no setor público, da implantação da gestão de riscos como um dos elementos importantes de governança nas organizações. 7 Nesse contexto, a partir das recomendações contidas no PNSP, essa prática gerencial deve ser estimulada pelos órgãos que integram o Sistema Único de Segurança Pública - Susp (BRASIL, 2018b). Objetivos do Curso Ao escolher fazer esse treinamento, seja por ter se interessado pela temática; por solicitação ou necessidade de uso da prática de gerenciamento de riscos em sua organização, ou até mesmo por querer entender melhor sobre o assunto, acreditamos que o atingimento desses interesses será alcançado, e, portanto, você aluno está no lugar certo! Objetivo Geral A partir de um referencial teórico e do estudo do modelo implantado no MJSP, espera-se que, ao final do curso, você tenha conhecimentos adequados para a aplicação de metodologias de gerenciamento de riscos em seu ambiente de trabalho e, também, tenha condições de colaborar com a construção do modelo a ser adotado em sua organização. O curso de Gerenciamento de Riscos tem o objetivo de fornecer as informações básicas sobre o processo de identificação, avaliação e controle de riscos organizacionais. Nesse sentido, além do conteúdo abordado no treinamento, você encontrará sugestão de cursos, livros, artigos, manuais e guias que contribuirão para o seu desenvolvimento. É importante lembrar que o conteúdo abordado e o material indicado no treinamento não esgotam a temática. Objetivos Específicos Ao final do curso, o participante deverá ser capaz de: a) Compreender a importância e reconhecer a relação da gestão de riscos organizacionais com a governança pública; b) Conceituar e definir os principais termos relacionados à prática do gerenciamento de riscos; 8 c) Conhecer os elementos básicos a serem considerados na implantação de uma estrutura de Gestão de Riscos; d) Conhecer as principais normas internacionais que regulamentam a gestão de riscos no mundo, COSO-ERM e ISO 31.000; e) Compreender as atividades de identificação, avaliação e controle de riscos organizacionais, essenciais ao processo de gestão de riscos. Estrutura do Curso Este curso foi dividido em três partes e compreende os seguintes módulos: Módulo I – Fundamentos e Modelos de Gestão de Riscos. Módulo II – Modelo de Gestão de Riscos na APF - Caso MJSP. Módulo III – Processo de Gestão de Riscos. 9 MÓDULO I – FUNDAMENTOS E MODELOS DE GESTÃO DE RISCOS Apresentação Devido às incertezas inerentes aos cenários econômico, político e social, todas as organizações, sejam elas públicas ou privadas, estão sujeitaspara permitir o planejamento adequado para eventos disruptivos. Ela também auxilia na determinação de interdependências e inter- relações entre processos, partes internas e externas e quaisquer vínculos na 116 cadeia de suprimentos. Também pode ser usada como parte da análise de consequências ao considerá-las eventos disruptivos. Além disso, a BIA fornece informações que ajudam a organização a determinar e selecionar estratégias de continuidade de negócios apropriadas para permitir resposta e recuperação efetiva de um incidente disruptivo. Os pontos fortes da BIA incluem que ela fornece: ● um profundo entendimento dos processos críticos que permitem à organização atingir seus objetivos e que podem indicar áreas para melhoria dos negócios; ● informações necessárias para planejar a resposta de uma organização a um evento disruptivo; ● um entendimento dos principais recursos necessários no caso de uma disrupção; e ● uma oportunidade de redefinir o processo operacional de uma organização para ajudar a melhorar a resiliência da organização. As limitações incluem o seguinte: ● A BIA conta com o conhecimento e as percepções dos participantes envolvidos no preenchimento de questionários ou na realização de entrevistas ou workshops. Isso pode levar a expectativas simplistas ou otimistas demais dos requisitos de recuperação; ● A dinâmica do grupo pode afetar adversamente a análise completa de um processo crítico; ● Pode ser difícil obter um nível adequado de entendimento das operações e atividades da organização. Aula 6.14 - Análise de árvore de eventos (ETA) O ETA, do inglês Event Tree Analysis, é uma técnica gráfica que representa as sequências mutuamente exclusivas de eventos que podem surgir 117 após um evento iniciador, conforme ocorra ou não o funcionamento dos vários sistemas projetados para alterar as consequências. A árvore pode ser quantificada para fornecer as probabilidades dos diferentes resultados possíveis (ver a Figura). A árvore começa com o evento iniciador e, para cada controle, linhas são desenhadas para representar seu sucesso ou falha. A probabilidade de falha ou sucesso pode ser atribuída a cada controle, por julgamento especializado, a partir de dados ou de análises individuais da árvore de falhas. As probabilidades são condicionais. Por exemplo, a probabilidade de um item funcionar não é a mesma obtida de testes em condições normais, mas sim a chance de funcionar sob as condições do evento iniciador. A frequência dos diferentes resultados é representada pelo produto das probabilidades condicionais individuais e a probabilidade ou frequência do evento iniciador, dado que os vários eventos são independentes. Figura 45 - Exemplo de análise de árvore de eventos Fonte: Adaptado (ABNT, 2021). Os pontos fortes da ETA incluem o seguinte: ● Os cenários potenciais após um evento iniciador são analisados e a influência do sucesso ou falha dos controles é mostrada de uma maneira diagramática clara que pode, se necessário, ser quantificada; 118 ● Identifica eventos finais que não seriam previstos de outra forma; ● Apresenta possíveis falhas pontuais, áreas de vulnerabilidade do sistema e medidas reativas de baixo retorno e, portanto, pode ser usado para melhorar a eficiência do controle; e ● A técnica representa o tempo e os efeitos de dominó que são difíceis de modelar em árvores de falhas. As limitações incluem o seguinte: ● Para uma avaliação abrangente, todos os possíveis eventos iniciadores precisam ser identificados. Existe sempre a possibilidade de perda de alguns eventos iniciadores ou sequências de eventos importantes; ● Somente os estados de sucesso e falha de um sistema são tratados e é difícil incorporar controles parcialmente operacionais, eventos de sucesso atrasados ou eventos de recuperação; ● Qualquer caminho está condicionado a uma relação de eventos que ocorrem em pontos anteriores, sendo tratadas muitas dependências durante o percurso. Entretanto, algumas delas, como componentes comuns, sistemas de consumo e operadores podem ser ignoradas levando a estimativas otimistas da probabilidade de consequências específicas; e ● Para sistemas complexos, construir “do zero” a árvore de eventos pode ser difícil. A tabela a seguir apresenta um resumo das técnicas, bem como qual a aplicação delas nas etapas do processo de gestão de riscos: Técnica Descrição Aplicação Brainstorming Técnica usada em oficinas para incentivar o pensamento imaginativo. Obter pontos de vista. Análise de Árvore de Falhas – AAF Analisa as causas de um evento de foco usando a lógica “booleana” para descrever combinações de falhas. Analisar probabilidades e causas. 119 Técnica Descrição Aplicação As variações incluem uma árvore de sucesso em que o evento principal é desejado e uma árvore de causa usada para investigar eventos passados. Diagrama de causa e efeito Identifica fatores contribuintes para um resultado definido (desejado ou indesejado). Os fatores contributivos são, geralmente, divididos em categorias predefinidas e exibidos em uma estrutura de árvore ou em um diagrama de espinha de peixe. Analisar as fontes de risco. Análise BOW TIE Uma maneira diagramática de descrever os caminhos das fontes de risco aos resultados e de analisar criticamente os controles. Analisar e descrever riscos. FMEA – Análise dos Modos de Falha e Efeitos Considera as maneiras pelas quais cada componente de um sistema pode falhar e as causas que isso afeta. O FMEA pode ser seguido por uma análise de criticidade que determina o significado de cada falha modo (FMECA). Identificar risco. Entrevistas estruturadas ou semiestruturadas Conversas individuais estruturadas ou semiestruturadas para obter visualizações. Obter pontos de vista. DELPHI Coleta julgamentos por meio de um conjunto de questionários sequenciais. As pessoas participam individualmente, mas recebem “feedback” sobre as respostas dos Obter pontos de vista. 120 Técnica Descrição Aplicação outros após cada conjunto de pergunta. Análise de perigos e pontos críticos de controle (APPCC) Analisa a redução de risco que pode ser alcançada por várias camadas de proteção. Analisar controles de monitoramento. Estudo HAZOP Um exame estruturado e sistemático de um processo ou operação planejada ou existente, a fim de identificar e avaliar problemas que possam representar riscos para o pessoal ou para o equipamento ou impedir uma operação eficiente. Identificar e analisar riscos. Técnica “E Se” estruturada (Swift) Uma forma mais simples de HAZOP com “prompts” de “e se” para identificar desvios do esperado. Identificar risco. Análise de decisão por multicritério (AMC) Compara opções de uma maneira que tornam explícitas as trocas. Fornece uma alternativa à análise de custo/benefício que não precisa que um valor monetário seja alocado para todos os insumos. Decidir entre opções. SAIBA MAIS! “10 Passos para a Boa Gestão de Riscos”, publicação do Tribunal de Contas da União com recomendações de boas práticas de gestão de riscos para instituições públicas (BRASIL, 2018k). Metodologia de Gestão de Riscos da Controladoria Geral da União. Referencial Básico de Gestão de Riscos do Tribunal de Contas da União (BRASIL, 2018j). https://portal.tcu.gov.br/data/files/3F/D5/65/C0/27A1F6107AD96FE6F18818A8/10_passos_boa_gestao_riscos.pdf https://www.gov.br/governodigital/pt-br/seguranca-e-protecao-de-dados/outros-documentos-externos/cgu_metodologia_gestao_riscos.pdf https://www.gov.br/governodigital/pt-br/seguranca-e-protecao-de-dados/outros-documentos-externos/cgu_metodologia_gestao_riscos.pdf https://portal.tcu.gov.br/data/files/21/96/61/6E/05A1F6107AD96FE6F18818A8/Referencial_basico_gestao_riscos.pdfhttps://portal.tcu.gov.br/data/files/21/96/61/6E/05A1F6107AD96FE6F18818A8/Referencial_basico_gestao_riscos.pdf 121 Finalizando Neste módulo, você aprendeu que: • Na análise de ambiente e fixação de objetivos, deve-se obter uma visão abrangente de todos os fatores que podem influenciar a capacidade da organização de atingir os resultados esperados. • O processo de gestão de riscos tem o propósito de subsidiar a tomada de decisão e assegurar o alcance dos objetivos, sejam eles estratégicos, táticos, operacionais, específicos de um projeto, processo, função, serviço, produto, ativo ou programa. • A gestão de riscos no âmbito do MJSP deve ser integrada ao planejamento estratégico, estabelecido pelo Comitê de Governança Estratégica – CGE e orientado pela política na qual o processo de trabalho constitui-se em elemento base para a aplicação da metodologia. • Após a identificação dos processos de trabalho que serão objeto da gestão de risco, sugere-se o uso do diagrama de escopo e interface do processo (DEIP), utilizado na metodologia de gestão de processos como ferramenta para delimitar o escopo de trabalho, permitindo identificar, conhecer e documentar o processo. • É importante que seja procedida a análise dos ambientes internos e externos, nos quais a unidade e seus processos de trabalho estão inseridos, com enfoque na identificação das forças e fraquezas, bem como nas oportunidades e ameaças que podem impactar as atividades executadas. • O processo de gestão de riscos consiste no conjunto de atividades destinadas ao estabelecimento de estratégias para mitigar os eventos que podem afetar os objetivos organizacionais. • As etapas básicas do processo de gestão de riscos envolvem identificar, analisar, compreender, avaliar e priorizar os riscos, a fim de decidir quais medidas ou controles internos podem ser adotados para tratar os potenciais riscos e monitorar e comunicar o desempenho da sua gestão. 122 • O processo de gestão de riscos deve ser incorporado aos demais processos organizacionais, a começar do planejamento estratégico. • De maneira geral, um risco está associado aos seguintes elementos: O evento - algo que acontece de tal forma que a fonte do risco tem um impacto envolvido; A causa – (o quê e por quê) normalmente uma série de causas diretas e intrínsecas, para a presença do perigo ou ocorrência do evento (Fonte + Vulnerabilidade); A consequência - resultado ou impacto nos objetivos da organização. • Os riscos são avaliados com base em dois aspectos: a probabilidade do risco ocorrer e o seu impacto sobre um ou mais objetivos. • No Plano de implementação de controles, são definidas as ações necessárias para assegurar que as repostas aos riscos sejam executadas. As ações a serem implementadas para tratar os riscos implicarão a introdução de novos controles ou a modificação dos controles existentes. • Para gerenciar os riscos, é necessário identificá-los, descrevê-los, compreendê-los e avaliá-los, sendo que as técnicas para o processo de gestão de riscos são ferramentas que facilitam a execução dessas atividades. • Para que o gerenciamento de riscos e controles internos possa alcançar seus objetivos, a qualidade da informação e a forma de comunicação constituem-se em elementos críticos. 123 REFERÊNCIAS ABNT. Gestão de Riscos – Diretrizes para a Implementação da ISO 31000:2009. Rio de Janeiro: Associação Brasileira de Normas Técnicas, 2009. ABNT. Gestão de Riscos – Diretrizes para a Implementação da ISO 31000:2018. Rio de Janeiro: Associação Brasileira de Normas Técnicas, 2018. ABNT. Gestão de riscos ― Técnicas para o processo de avaliação de riscos Gestão de Riscos – Diretrizes para a Implementação da ISO 31010:2012. Rio de Janeiro: Associação Brasileira de Normas Técnicas, 2021. ASSI, Marcos. Gestão de riscos com controles internos: ferramentas, Certificações e métodos para garantir a eficiência dos negócios. São Paulo: Saint Paul, 2012. BRASIL. Controladoria-Geral da União. Instrução Normativa Conjunta nº 1, de 10 de maio de 2016. Dispõe sobre controles internos, gestão de riscos e governança no âmbito do Poder Executivo Federal. Brasília: Controladoria- Geral da União, 2016. Disponível em: https://www.in.gov.br/materia/- /asset_publisher/Kujrw0TZC2Mb/content/id/21519355/do1-2016-05-11-instrucao-normativa- conjunta-n-1-de-10-de-maio-de-2016-21519197 . Acesso em: junho, 2022. BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm Acesso em: junho, 2022. BRASIL. Decreto nº 9.203, de 22 de novembro de 2017. Dispõe sobre a política de governança da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, 23 nov.2017a. Seção 1, p. 03-04. BRASIL. Decreto nº 9.360, de 7 de maio de 2018. Aprova as Estruturas Regimentais e os Quadros Demonstrativos dos Cargos em Comissão e das Funções de Confiança do Ministério da Justiça e do Ministério Extraordinário da Segurança Pública. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, 07 mai.2018a. Edição Extra, p. 09-21. BRASIL. Decreto nº 10.822, de 29 de setembro de 2021. Institui o Plano Nacional de Segurança Pública e Defesa Social 2021-2030. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, 29 set.2021a. p. 03. BRASIL. Lei nº 13.675, de 11 de junho de 2018. Disciplina a organização e o funcionamento dos órgãos responsáveis pela segurança pública, nos termos do § 7º do art. 144 da Constituição Federal; cria a Política Nacional de Segurança Pública e Defesa Social (PNSPDS); institui o Sistema Único de Segurança Pública (Susp); altera a Lei Complementar nº 79, de 7 de janeiro de 1994, a Lei nº 10.201, de 14 de fevereiro de 2001, e a Lei nº 11.530, de 24 de outubro de 2007; e revoga dispositivos da Lei nº 12.681, de 4 de julho de 2012. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, 12 jun. 2018b. p. 04-08. BRASIL. Ministério da Fazenda. Manual de Gestão Integrada de Riscos Corporativos. 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Incorporação de modelos internacionais de gerenciamento de riscos na normativa federal. Revista de Administração Pública, v. 54, p. 59-78, 2020. UK. The Orange Book Management of Risk - Principles and Concepts. Londres, Reino Unido: Her Magesty’s Treasury, 2004. Disponível em: https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/2 20647/orange_book.pdf . 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Alta administração – gestores que integram o nível executivo mais elevado da organização com poderes para estabelecer as políticas, os objetivos e conduzir a implementação da estratégia para realizar os objetivos da organização. Análise de riscos – processo de compreender a natureza e determinar o nível (magnitude, severidade) de um risco ou combinação de riscos, mediante a combinação das consequências e de suas probabilidades (ABNT, 2009). Apetite a risco – quantidade de risco que uma organização está disposta a aceitar na busca de seus objetivos (INTOSAI, 2007). Quantidade e tipo de riscos que uma organização está preparada para buscar, reter ou assumir (ABNT, 2009). Arranjos de contingência – acordos que estabelecem como as partes devem proceder, caso um ou mais riscos se concretizem. Atividade – termo genérico utilizado para expressar operações, ações ou transações que uma organização, pessoa ou entidade realiza com vistas ao alcance de objetivos determinados, refletindo os fluxos de trabalho cotidianos que formam os processos de trabalho (TCU, 2012). Atividades de controle – ações estabelecidas por meio de políticas e procedimentos que ajudam a garantir o cumprimento das diretrizes determinadas pela administração, para mitigar os riscos da realização dos objetivos (COSO, 2013). 129 Avaliação de riscos – processo de comparar os resultados da análise de riscos com os critérios de risco da organização, para determinar se um risco e/ou sua magnitude é aceitável ou tolerável (ABNT, 2009). Cadeia de Valor - é um modelo que retrata a maneira pela qual os diferentes processos organizacionais se conectam e se relacionam para a entrega de valor aos clientes finais. É um mapa das principais atividades praticadas pelo Ministério na prestação de serviços para a sociedade, em suas diferentes áreas de atuação. Carteira de Projetos Estratégicos - conjunto de projetos que contribuem para o alcance dos objetivos. Esses projetos são gerenciados pelas unidades e acompanhados por todo o Ministério. Categoria de riscos - classificação dos tipos de riscos definidos pelo Ministério que podem afetar o alcance de seus objetivos, observadas as características de sua área de atuação e as particularidades do setor público. Consequência – resultado de um evento que afeta positiva ou negativamente os objetivos da organização. Controles internos – ver Atividades de controle. Controles internos da gestão - processo que engloba o conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, entre outros, operacionalizados de forma integrada pelos gestores e equipe de servidores, destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável para o alcance dos objetivos organizacionais. Critérios de auditoria – referências usadas para mensurar ou avaliar o objeto de auditoria (ISSAI 100; ISA/NBCTA Estrutura Conceitual para trabalhos de asseguração). O referencial que indica o estado requerido ou desejado ou a expectativa em relação ao objeto de auditoria. Reflete como deveria ser a gestão, provendo o contexto para compreensão dos achados de auditoria e para a avaliação das evidências de auditoria (BRASIL, 2011). Estrutura de gestão de riscos – conjunto de componentes que fornecem os fundamentos e os arranjos organizacionais para a concepção, implementação, monitoramento, análise crítica e melhoria contínua da gestão de riscos através de toda a organização (ABNT, 2009). 130 Evento – um incidente ou uma ocorrência de fontes internas ou externas à organização,que podem impactar a implementação da estratégia e a realização de objetivos de modo negativo, positivo ou ambos (INTOSAI, 2007). Eventos com impacto negativo representam riscos. Eventos com impacto positivo representam oportunidades; ocorrência ou mudança em um conjunto específico de circunstâncias, podendo consistir em alguma coisa não acontecer. A expressão “eventos potenciais” é, muitas vezes, utilizada para caracterizar riscos (ABNT, 2009). Evitar risco – ver Resposta a risco. Fonte de risco – elemento que, individualmente ou combinado, tem o potencial intrínseco para dar origem ao risco (ABNT, 2009). Gerenciamento de riscos - aplicação de uma arquitetura (princípios, estrutura e processo) para identificar riscos; analisá-los para avaliar se devem ser modificados por algum tratamento, a fim de atender critérios de risco. Ao longo desse processo, comunicam-se e se consultam as partes interessadas; monitoram-se e se analisam criticamente os riscos e os controles que os modificam, a fim de assegurar que nenhum tratamento de risco adicional é requerido (ABNT, 2009). Gerenciamento de riscos corporativos – processo efetuado pelo conselho de administração, gestores e outras pessoas, aplicado na definição da estratégia e através de toda a entidade, estruturado para identificar potenciais eventos que possam afetar a entidade e gerenciá-los para mantê-los dentro de seu apetite a risco, de modo a fornecer uma garantia razoável quanto à realização dos objetivos da entidade (COSO GRC, 2007; INTOSAI, 2007). Gestão – estruturas responsáveis pelo planejamento, execução, controle, ação, enfim, pelo manejo dos recursos e poderes colocados à disposição de órgãos e entidades para a consecução de seus objetivos, com vistas ao atendimento das necessidades e expectativas dos cidadãos e demais partes interessadas (TCU, 2014). Gestão da Integridade - conjunto de medidas de prevenção de possíveis desvios na entrega dos resultados esperados pela sociedade. Gestão de riscos – atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização no que se refere ao risco (ABNT, 2009). 131 Gestor – pessoa que ocupa função de gestão em qualquer nível hierárquico da organização. Governança – conjunto de políticas e processos que moldam a maneira como uma organização é dirigida, administrada, controlada e presta contas do cumprimento das suas obrigações de accountability. No setor público, a governança compreende essencialmente os mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade (BRASIL, 2014). Governança no setor público - compreende essencialmente os mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade. Identificação de riscos – processo de busca, reconhecimento e descrição de riscos; envolve a identificação das fontes de risco, os eventos, suas causas e suas consequências potenciais (ABNT, 2009); pode envolver análise de dados históricos, análises teóricas, opiniões de pessoas informadas e de especialistas, e as necessidades das partes interessadas. Impacto - efeito resultante da ocorrência do evento. Incerteza - incapacidade de saber com antecedência a real probabilidade ou impacto de eventos futuros. Indicadores-chave de desempenho – número, percentagem ou razão que mede um aspecto do desempenho na realização de objetivos estratégicos e operacionais relevantes para o negócio, relacionados aos objetivos-chave da organização, com o objetivo de comparar a medida com metas preestabelecidas (TCU, 2010d, adaptado). Indicadores-chave de risco – número, percentagem ou razão estabelecido para monitorar as variações no desempenho em relação à meta para o cumprimento de objetivos estratégicos e operacionais relevantes para o negócio, relacionados aos objetivos-chave da organização (TCU, 2010d, adaptado). Instâncias de Supervisão - constituídos por Comitês ou servidores que têm como função apoiar e dar suporte aos diversos níveis hierárquicos do Ministério na integração das atividades de gestão, governança, integridade, riscos e controles internos nos processos e atividades organizacionais. 132 Macroprocessos – processos mais abrangentes da organização. Representam conjuntos de atividades agregadas, em nível de abstração amplo, que formam a cadeia de valor de uma organização, explicitando como ela opera para cumprir sua missão e atender as necessidades de suas partes interessadas (BRASIL, 2011). Ver também Processo. Mapa Estratégico - representação visual da estratégia do Ministério da Justiça a partir da combinação e a integração de objetivos. Formado por um conjunto de objetivos que formam os propósitos maiores do Ministério. Mapa de processo - representação gráfica da sequência de atividades que compõem um processo, fornecendo uma visão dos fluxos operacionais do trabalho, incluindo, a depender do nível de análise que se deseja realizar, a evidenciação dos agentes envolvidos, os prazos, o fluxo de documentos, o processo decisório (BRASIL, 2003). Matriz de avaliação de riscos – papel de trabalho que estrutura e sistematiza a identificação, a análise e a avaliação de riscos, incluindo controles internos e outras respostas a riscos, como decisões sobre o tratamento de cada um deles. Matriz de risco – matriz gráfica que exprime o conjunto de combinações de probabilidade e impacto de riscos; serve para classificar os níveis de risco. Medidas de contingência – ações previamente planejadas que devem ser executadas, caso um ou mais riscos se concretizem. Mensuração de risco - significa estimar a importância de um risco e calcular a probabilidade e o impacto de sua ocorrência. Metas - resultados quantitativo ou qualitativo que o Ministério pretende alcançar em um prazo determinado, visando ao alcance de seus objetivos. Método de priorização de processos - classificação de processos baseada em avaliação qualitativa e quantitativa, visando ao estabelecimento de prazos para a realização de gerenciamento de riscos. Mitigar risco – ver Resposta a risco. Monitoramento – verificação, supervisão, observação crítica ou identificação da situação, executadas de forma contínua, a fim de identificar mudanças em relação ao nível de desempenho requerido ou esperado; também pode ser 133 aplicado a riscos, a controles, à estrutura de gestão de riscos e ao processo de gestão de riscos. Nível de risco – magnitude de um risco ou combinação de riscos expressa em termos da combinação das consequências [impacto] e de suas probabilidades (ABNT, 2009). Objetivos-chave – os macro-objetivos, macroprodutos ou resultados finalísticos que geram, preservam e entregam valor público em benefício do conjunto da sociedade ou de alguns grupos específicos reconhecidos como destinatários legítimos de bens e serviços públicos (SERRA, 2008). Obrigações de accountability – ver Accountability pública. Órgão de governança – conselho de administração, diretoria colegiada ou órgãos com responsabilidade de supervisão geral da direção estratégica de entidades e das responsabilidades relacionadas às obrigações de accountability. Parceria – arranjo estabelecido, a fim de possibilitar um relacionamento colaborativo entre as partes (denominadas parceiras) visando ao alcance de objetivos específicos previamente acordados entre elas. Parte interessada (stakeholder) – pessoa ou organização que pode afetar, ser afetada, ou perceber-se afetada por uma decisão ou atividade da organização (ABNT, 2009). Plano de gestão de riscos – esquema dentro da estrutura de gestão de riscos que especifica a abordagem, os componentes de gestão e os recursos a serem aplicados para gerenciar riscos, incluindo,tipicamente, procedimentos, práticas, atribuição de responsabilidades, sequência e cronologia das atividades (ABNT, 2009). Um manual ou complemento à política de gestão de riscos que pode ser aplicado a um determinado produto, processo e projeto, em parte ou em toda a organização (ABNT, 2009, adaptado). Planejamento estratégico - documento que materializa o plano estratégico institucional de longo prazo. Política de gestão de riscos – documento que contém a declaração das intenções e diretrizes gerais relacionadas à gestão de riscos e estabelece claramente os objetivos e o comprometimento da organização em relação à gestão de riscos. Não se trata de uma declaração de propósitos genérica, mas de um documento que, além de declarar os princípios, explica por que a gestão 134 de riscos é adotada, o que se pretende com ela, onde, como e quando ela é aplicada, quem são os responsáveis em todos os níveis, dentre outros aspectos (ABNT, 2009). Processo – conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos/serviços (saídas) com valor agregado. Processos são geralmente planejados e realizados de maneira contínua para agregar valor na geração de produtos e serviços. Processos podem ser agrupados em macroprocessos e subdivididos em subprocessos (BRASIL, 2011). Processo de avaliação de riscos – processo global representado pelo conjunto de métodos e técnicas que possibilitam a identificação, a análise e a avaliação de riscos que possam impactar os objetivos de organizações, programas, projetos e atividades. Envolve a identificação das fontes de risco, dos eventos e de sua probabilidade de ocorrência, de suas causas e suas consequências potenciais, das áreas de impacto, das circunstâncias envolvidas, inclusive aquelas relativas a cenários alternativos (ABNT, 2009, adaptado). Processo de gestão de riscos – aplicação sistemática de políticas, procedimentos e práticas de gestão em atividades de comunicação, consulta, estabelecimento do contexto, e na identificação, análise, avaliação, tratamento, monitoramento e análise crítica de riscos (ABNT, 2009). Sinônimo de gerenciamento de riscos. Processos de governança – os processos que integram os mecanismos de liderança, estratégia e controle e que permitem aos responsáveis pela governança a avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão (BRASIL, 2014). Responsabilização (accountability) – responsabilidade de uma organização ou indivíduo sobre suas decisões e atividades e prestação de contas a seus órgãos de governança, autoridades legais e, de modo mais amplo, às demais partes interessadas no que se refere a essas decisões e atividades (ABNT, 2010). Ver também Accountability pública. Responsáveis pela governança – pessoas ou organizações com responsabilidade de supervisão geral da direção estratégica da entidade e das obrigações de accountability da organização (ISSAI 1003). Respostas a risco – opções e ações gerenciais para tratamento de riscos. Inclui evitar o risco pela decisão de não iniciar ou descontinuar a atividade que dá 135 origem ao risco porque o risco está além do apetite a risco da organização e outra resposta não é aplicável; transferir ou compartilhar o risco com outra parte; aceitar o risco por uma escolha consciente; ou mitigar o risco diminuindo sua probabilidade de ocorrência ou minimizando suas consequências (INTOSAI, 2007). Risco – possibilidade de um evento ocorrer e afetar adversamente a realização de objetivos (COSO GRC, 2007); possibilidade de algo acontecer e ter impacto nos objetivos, sendo medido em termos de consequências e probabilidades (BRASIL, 2010c); efeito da incerteza nos objetivos (ABNT, 2009). Risco de controle – possibilidade de que os controles adotados pela administração não sejam eficazes para tratar o risco a que se propõe. Risco de oportunidade – risco associado a aproveitar oportunidades que podem gerar benefícios à organização. Risco estratégico – risco de longo prazo ou risco de oportunidade relacionado aos objetivos estratégicos e às estratégias adotadas para alcançá-los. Risco inerente –risco intrínseco à natureza do negócio, do processo ou da atividade, independentemente dos controles adotados. Risco operacional – risco de perdas resultantes direta ou indiretamente de falha ou inadequação de processos internos, pessoas e sistemas ou de eventos externos. Risco residual – risco remanescente retido de forma consciente ou não pela administração mesmo após o tratamento de riscos. Risco significativo – aquele com grande probabilidade de ocorrer e, se ocorrer, trará um impacto relevante nos objetivos (LONGO, 2011). Riscos-chave – riscos estratégicos e riscos operacionais relevantes para o negócio, relacionados aos objetivos-chave da organização. Transferir risco – Ver Repostas a riscos. Tratamento de riscos – processo de implementar respostas selecionadas a riscos. Ver Repostas a riscos. 136 Valor público – produtos e resultados gerados, preservados ou entregues pelas atividades de uma organização pública que representem respostas efetivas e úteis às necessidades ou demandas de interesse público e modifiquem certos aspectos do conjunto da sociedade ou de alguns grupos específicos reconhecidos como destinatários legítimos de bens e serviços públicos (SERRA, 2008). Apresentação Objetivos do Curso Objetivo Geral Objetivos Específicos Estrutura do Curso MÓDULO I – FUNDAMENTOS E MODELOS DE GESTÃO DE RISCOS Apresentação Objetivos do Módulo Estrutura do Módulo Aula 1 – Governança Pública e a Gestão de Riscos Aula 2 – Fundamentos da Gestão de Riscos Aula 2.1 – Fundamentos Aula 2.2 – Controles Internos da Gestão Aula 2.3 – Evolução histórica Aula 3 – Modelos de Gestão de Riscos Aula 3.1 – COSO Aula 3.2 - ISO 31000 Aula 3.3 - THE ORANGE BOOK Finalizando MÓDULO II - MODELO DE GESTÃO DE RISCOS NA APF - CASO MJSP Apresentação Objetivos do Módulo Estrutura do Módulo Aula 1 - A Política e Gestão de Riscos e Controles Internos Aula 2 - Instâncias de Supervisão Aula 3 - Metodologia de Gerenciamento de Riscos do MJSP Aula 3.1 - O Processo de gerenciamento de riscos Aula 3.2 – O Sistema AGIR Finalizando MÓDULO III – PROCESSO DE GESTÃO DE RISCOS - CASO MJSP Apresentação Objetivos do Módulo Estrutura do Módulo Aula 1 - Análise de Ambiente e Fixação de Objetivos Aula 1.1 - Contexto Aula 1.2 - Análise do contexto operacional Aula 1.3 - Análise do contexto ambiental Aula 1.4 - Documentação da Etapa Aula 2 - Identificação dos Riscos Aula 2.1 - Elementos Básicos do Risco Aula 2.2 - Categorias de Riscos Aula 2.3 - Identificação e Análises Aula 3 - Avaliação de Riscos Aula 3.1 - Probabilidade e Impacto - Mensuração Aula 3.2 - Matriz de Risco - Nível do Risco e Incerteza Aula 3.3 - Documentação e Artefatos Previstos Aula 4 - Tratamento de Riscos Aula 4.1 - Resposta aos Riscos Aula 4.2 - Plano de Implementação de Controles Aula 4.3 - Documentação e Artefatos Previstos Aula 5 - Informação, Comunicação e Monitoramento Aula 5.1 - Monitoramento Aula 5.2 - Relatório Aula 5.3 - Documentação e Artefatos Previstos Aula 6 - Técnicas úteis para a Gestão de Riscos Aula 6.1 – Brainstorming Aula 6.2 - Análise de Árvore de Falhas – AAF Aula 6.3 - Diagrama de causa e efeito Aula 6.4 - Análise BOW TIE Aula 6.5 - Priorização de Processos Aula 6.6 - FMEA – Análise dos Modos de Falha e Efeitos Aula 6.7 - Entrevistas estruturadas ou semiestruturadas Aula 6.8 - DELPHI Aula 6.9 - Análise de Perigo e Pontos Críticos de Controle (APPCC) Aula 6.10 - Estudo HAZOP Aula 6.11 - Técnica “e se” estruturada (Swift) Aula 6.12 - Análise de Decisão Multicritério (AMC) Aula 6.13 - Análise de impacto nos negócios (BIA) Aula 6.14 - Análise de árvore de eventos (ETA) Finalizando ANEXOS GESTÃO DE RISCOS: GLOSSÁRIO (BRASIL, 2022)a riscos, os quais são considerados fontes de oportunidades de criação de valor ou desafios na busca pelo atingimento dos objetivos estratégicos. Os riscos estão presentes em todos os níveis das organizações em seus processos de trabalho, em seus projetos e na atuação de seus gestores em processos decisórios. Esses riscos devem ser gerenciados no sentido de mitigá- los ou, na impossibilidade de saná-los completamente, ao menos permitir que eles tornem as atividades críticas razoavelmente aceitáveis. No setor público, a gestão de riscos é fundamental para reduzir o efeito das perdas, tratar com eficiência as incertezas, aproveitando-se das oportunidades ou reduzindo-se a probabilidade ou impacto de eventos com consequências negativas, com o propósito de assegurar o alcance dos objetivos estabelecidos, ou seja, o sucesso no cumprimento da missão institucional das organizações públicas em entregar serviços de qualidade e que atendam efetivamente as demandas do cidadão. Gerenciar riscos, por meio da identificação, análise e tratamento dos eventos de uma forma sistemática e estruturada, implica ao gestor público melhores resultados, com a melhoria das informações para a tomada de decisões de maneira eficaz. Para tanto, sejam elas informais ou altamente estruturadas e sistematizadas, as organizações adotam diversas abordagens de gestão de riscos, utilizando-se modelos reconhecidos internacionalmente, tais como COSO ERM, ISO 31000, Orange Book, entre outros. Assim, para a prática de gestão de riscos no setor público, é recomendada a adoção de processos consistentes e de uma estrutura abrangente, a fim de 10 assegurar que o risco seja gerenciado em todos os níveis da organização de maneira eficaz e eficiente. “A implantação da gestão de riscos em uma organização é um processo de aprendizagem organizacional, que começa com o desenvolvimento de uma consciência sobre a importância de gerenciar riscos e avança com a implementação de práticas e estruturas necessárias à gestão eficaz dos riscos. O ápice desse processo se dá quando a organização conta com uma abordagem consistente para gerenciar riscos em atividades relevantes, e com uma cultura organizacional profundamente aderente aos princípios e práticas da gestão de riscos.” (BRASIL,2017f; 2018) Adotar padrões e boas práticas consolidadas em modelos reconhecidos é uma maneira eficaz de estabelecer uma abordagem sistemática, oportuna e estruturada para a gestão de riscos, que contribua para a eficiência e a obtenção de resultados consistentes (ABNT, 2009). Desse modo, a definição de uma estrutura gerencial é primordial para o sucesso da gestão de riscos em uma organização, pois é nesta estrutura que se encontram os fundamentos e os arranjos necessários para tratar os riscos inerentes ao cumprimento dos seus objetivos. Objetivos do Módulo Neste módulo, são apresentados alguns dos principais modelos de gerenciamento de riscos reconhecidos internacionalmente, que são utilizados pelas organizações para implementar a prática de gestão de riscos de forma consistente e sistematizada. A partir dos conteúdos trabalhados neste módulo, você deverá ser capaz de: • Compreender a relação entre a Governança Pública e a Gestão de Riscos; 11 • Reconhecer os fundamentos básicos da gestão de riscos; • Compreender a evolução histórica do desenvolvimento dos modelos de gestão de riscos; • Conhecer as principais normas sobre gerenciamento de riscos. Estrutura do Módulo Este módulo compreende as seguintes aulas: Aula 1 – Governança Pública e a Gestão de Riscos. Aula 2 – Fundamentos da Gestão de Riscos. Aula 3 – Modelos de Gestão de Riscos. 12 Aula 1 – Governança Pública e a Gestão de Riscos Antes de se avançar no tema Gestão de Riscos, é importante falar e compreender um pouco sobre governança nas organizações públicas e sua relação com a gestão e riscos. A existência de uma organização pública deve relacionar os seus objetivos à necessidade dos seus serviços ou das políticas públicas por ela implementadas. Nesse sentido, é fundamental atuar de forma a garantir estruturas de Estado associadas a essa realidade, menos pesadas, com custos menores, menos lentas e burocráticas na entrega de seus resultados. Segundo o Tribunal de Contas da União (TCU – BRASIL, 2020), em boa parte do mundo, há esforços significativos para rever as estruturas de Estado, de modo a aumentar a capacidade de entrega dos resultados demandados pela sociedade, em termos de serviços e políticas públicas, a reduzir o seu custo e a melhorar o gerenciamento dos seus riscos. A governança pública serve exatamente para isto: aumentar e preservar o valor que o Estado entrega aos que o mantêm. Conforme o Decreto nº 9.203, de 22 de novembro de 2017 (BRASIL, 2017a), que dispõe sobre a política de governança da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, governança pública refere-se ao “conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade”. Para que as funções de governança (avaliar, direcionar e monitorar) sejam executadas de forma satisfatória, o referido decreto apresenta os seguintes mecanismos para o exercício da governança pública: I.Liderança: conjunto de práticas de natureza humana ou comportamental exercida nos principais cargos das organizações, para 13 assegurar a existência das condições mínimas para o exercício da boa governança, quais sejam: a) integridade; b) competência; c) responsabilidade; e d) motivação. II. Estratégia: definição de diretrizes, objetivos, planos e ações, além de critérios de priorização e alinhamento entre organizações e partes interessadas, para que os serviços e produtos de responsabilidade da organização alcancem o resultado pretendido; e III. Controle: processos estruturados para mitigar os possíveis riscos com vistas ao alcance dos objetivos institucionais e para garantir a execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das atividades da organização, com preservação da legalidade e da economicidade no dispêndio de recursos públicos. O TCU (BRASIL, 2020), tendo como referência os normativos federais, a literatura internacional e nacional e as fiscalizações realizadas, propõe a adoção de um conjunto de mecanismos e práticas de governança, sintetizadas na figura 1. 14 Figura 1 - Mecanismos e práticas de Governança Fonte: Referencial Básico de Governança Organizacional (BRASIL, 2020). Verifica-se que, dentre outras, a prática de gestão de riscos constitui-se em um dos elementos da governança organizacional pública. Conforme o TCU (BRASIL, 2020), alcançar a boa governança e estabelecer um sistema eficaz de gestão de riscos e controles internos é uma das diretrizes a ser atendida pelas organizações públicas. Para o TCU a governança pública organizacional: “É a aplicação de práticas de liderança, de estratégia e de controle, que permitem aos mandatários de uma organização pública e às partes nela interessadas avaliar sua situação e demandas, direcionar a sua atuação e monitorar o seu funcionamento, de modo a aumentar as chances de entrega de bons resultados aos cidadãos, em termos de serviços e de políticas públicas.” (TCU, 2020, pg. 15) Convém destacar que a governança é diferente da gestão. A governança tem foco na efetividade do processo decisório, no alcance dos resultados. Já a gestão atua de acordo com as diretrizes e determinações superiores, com foco na qualidade da implementação das ações para o alcance dos resultados, 15 devendo identificar, avaliar e mitigar os riscos que podem impactar os objetivos da organização. De acordo com o TCU (BRASIL, 2020), arelação entre a governança e a gestão envolve estratégia e accountability, conforme a Figura 2. Figura 2 – Relação entre Governança e Gestão Fonte: Referencial Básico de Governança Organizacional (BRASIL, 2020). De acordo com o COSO (2007), o gerenciamento de riscos, integrado ao planejamento estratégico, serve para identificar e compreender os riscos, a fim de que as instâncias responsáveis tenham condições de dar respostas apropriadas a eles. Nesse sentido, é necessário estruturar a gestão de riscos nas organizações públicas, adequando-a a sua governança, na qual o processo de gestão de riscos estabelecido é integrado à gestão e à tomada de decisão estratégica, o que garante a alocação de recursos necessários e a adequação dos canais de comunicação. Com o propósito de facilitar a compreensão dos riscos e sua gestão, a seguir, será feita uma abordagem dos conceitos fundamentais do tema e apresentado um roteiro básico relacionado à gestão de riscos. 16 Aula 2 – Fundamentos da Gestão de Riscos Aula 2.1 – Fundamentos Tanto você quanto as organizações estão inseridos em um ambiente cercado por incertezas, no qual algumas delas representam riscos, oportunidades ou ameaças, pois podem, em níveis diferentes, afetar a conquista dos objetivos almejados. Então, risco, seja ele pessoal ou organizacional, é uma incerteza, alguma coisa no futuro que pode ocorrer ou não, contudo, se ele ocorrer, terá consequências que afetam as chances de sucesso no alcance dos objetivos pretendidos. Nesse contexto, no qual as ações estão inseridas em um ambiente de incertezas que podem frustrar o alcance de nossos objetivos, você não pode ficar à mercê da sorte e ser apenas vítima do que acontecerá, devendo identificar essas incertezas (riscos) e implementar medidas para mitigar os riscos. No caso das organizações públicas, a necessidade de gerenciar riscos assume 17 relevância e dimensões ainda maiores. Ana Carolina Carvalho, em (2021, p.11) afirma o seguinte: “Os órgãos não podem e nem devem ficar à mercê de riscos e alheios a eles, no polo passivo, sem tomar qualquer atitude como um barco à deriva que, a qualquer momento, pode naufragar. A administração pública lida com a vida e o bem-estar das pessoas e deixar de executar uma política fundamental ou fornecer um serviço pelo simples fato da materialização de um risco que impactou negativamente aquele órgão – o qual poderia ter sido mitigado – é inadmissível.” A despeito das eventuais diferenças que possam existir entre os processos adotados para o gerenciamento de riscos, todos possuem, em sua essência, as fases da análise e da ação. Assim, para que seja possível gerenciá-los adequadamente, é necessário, inicialmente, identificar, fazer a descrição, compreender e avaliar os riscos. Contudo, apesar de indispensável, não basta apenas ficar na fase inicial analisando os riscos. Na sequência, é necessário agir, ou seja, definir e implementar ações para lidar com riscos identificados. Nesse sentido, consciente do ambiente no qual se está inserido, a análise desse ambiente visando aos objetivos definidos permite a identificação de vulnerabilidades (falhas ou fraquezas das ameaças e oportunidades), consequentemente, dos eventos que podem impactar o alcance dos objetivos. Conhecidos os impactos nos objetivos se o risco ocorrer e qual a possibilidade dele acontecer, é possível decidir quais medidas ou controles internos podem ser adotados para tratar os potenciais riscos para mantê-los em níveis compatíveis com o apetite (aceitação) e a tolerância (resiliência). 18 Assim, diante de um mesmo risco, as pessoas e as organizações podem ter reações diferentes, a depender de sua maturidade e experiências pregressas, de sua capacidade de evitar, mitigar ou potencializar sua ocorrência, bem como de reduzir ou tolerar seu impacto. De maneira mais formal, a definição de gestão de riscos pode ser encontrada em um conjunto de normas, legislações e metodologias. A seguir, os principais conceitos: a) ISO 31000: atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização no que se refere a riscos; b) COSO – ERM: processo que permeia toda a organização, colocado em prática pela alta administração da entidade, pelos gestores e demais colaboradores, aplicado no estabelecimento da estratégia e projetado para identificar possíveis eventos que possam afetar a instituição. Serve também para gerenciar riscos de modo a mantê-los dentro do seu apetite, com vistas a fornecer segurança razoável quanto ao alcance dos objetivos da entidade. c) Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 1/2016: processo para identificar, avaliar, administrar e controlar potenciais eventos ou situações, para fornecer razoável certeza quanto ao alcance dos objetivos da organização. (art. 2º, VII) d) Decreto nº 9.203/2017 – processo de natureza permanente, estabelecido, direcionado e monitorado pela alta administração, que contempla as atividades de identificar, avaliar e gerenciar potenciais eventos que possam https://www.in.gov.br/materia/-/asset_publisher/Kujrw0TZC2Mb/content/id/21519355/do1-2016-05-11-instrucao-normativa-conjunta-n-1-de-10-de-maio-de-2016-21519197 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2017/decreto/d9203.htm 19 afetar a organização, destinado a fornecer segurança razoável quanto à realização de seus objetivos. (art. 2º IV) Carvalho (2021, p.15) ao agregar esses conceitos, destaca os seguintes pontos: - A Gestão de Riscos é um processo; - A Gestão de Riscos deve ser de caráter permanente; - A Gestão de Riscos permeia toda organização; - A Gestão de Riscos é direcionada e monitorada pela alta administração e colocada em prática por todos; - A Gestão de Riscos gerencia riscos que afetam negativamente o cumprimento dos objetivos da organização, a fim de fornecer segurança razoável; - A Gestão de Riscos na administração pública federal contempla as atividades de identificar, avaliar e gerenciar esses riscos. Mitos que precisam ser desmistificados: a gestão de riscos vai aumentar o trabalho, os custos da organização e engessar os processos de trabalho por que trará mais controles? Não! A gestão de riscos pode reduzir os esforços, diminuir gastos desnecessários e trazer fluidez para o processo de trabalho. Sinteticamente, a gestão de riscos vem, portanto, como um instrumento de governança para aperfeiçoar e direcionar a gestão pública, a fim de se entregar à sociedade um serviço de qualidade, com economicidade e eficiência, fornecendo uma segurança razoável no cumprimento dos objetivos da instituição. A partir destes conceitos iniciais, o TCU (BRASIL, 2018j) sugere que você reflita acerca de um empreendimento no qual esteja envolvido e a responder às seguintes questões: 1. Que empreendimento você deseja proteger ou ver bem-sucedido? Pode ser um projeto, um processo, um departamento, uma organização, uma política. 20 2. Quais são os objetivos desse empreendimento? 3. Que fatores (fraquezas, ameaças, erros, falhas etc) podem afetar o alcance desses objetivos? 4. Que riscos podem se originar da ocorrência desses fatores? 5. Qual seria a probabilidade e o impacto da ocorrência de cada um desses riscos se nada tivesse sido feito para mitigá-los até o momento? Calcule o nível de risco inerente (probabilidade inicial x impacto inicial). 6. Qual é o seu apetite e a sua tolerância a risco? Qual nível de risco você considera aceitável? Você percebe que as questões indicam uma das possíveis formas de se gerenciar riscos: modelos, técnicas, ferramentas e estudos que podem, a depender da necessidade, ser utilizados pelas organizações para implementar a prática de gestão de riscos de forma consistente e sistematizada. Aula 2.2 – Controles Internos da Gestão Como se viu, para gerenciar os riscos deforma adequada, inicialmente é necessário identificar, fazer a descrição, compreender e avaliar os riscos, bem como definir e implementar controles internos para lidar com riscos identificados. Mas o que é controle interno da gestão? O conceito de controle interno contempla diversas dimensões, indo desde um controle individual, passando por uma visão sistêmica ou de conjunto de todos os controles de uma organização (sistema ou estrutura de controle interno), até chegar ao conceito de controle como uma das quatro funções clássicas da administração (planejar, organizar, dirigir e controlar). A IN CONJUNTA MP/CGU Nº 1, de 10 de maio de 2016 (BRASIL, 2016), dispõe sobre controles internos, gestão de riscos e governança no âmbito do Poder Executivo Federal. Nessa nota, controles internos da gestão referem-se ao conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações 21 operacionalizados de forma integrada pelos gestores e equipe de servidores, para enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável ao alcance dos objetivos organizacionais, entre os quais se destacam: O estabelecimento de controles internos no âmbito da gestão pública visa a, essencialmente, aumentar a probabilidade do alcance dos objetivos e metas, de forma eficaz, eficiente, efetiva e econômica. Os controles internos da gestão são a primeira linha de defesa que as organizações públicas dispõem quando implementam processos para atingir seus objetivos. Tais controles, exercidos pelo gestor público em geral, constituem responsabilidade de todos que atuam na organização, e são mais efetivos quando atrelados à gestão de risco, auxiliando a administração a alcançar seus objetivos estratégicos. Além dos controles internos da gestão, os órgãos e entidades do Poder Executivo federal podem estabelecer instâncias que atuam como segunda linha de defesa para supervisão e monitoramento desses controles internos. Os controles internos da gestão não devem ser confundidos com as atividades do Sistema de Controle Interno relacionadas no artigo 74 da 22 Constituição Federal de 1988 (BRASIL, 1988), nem com as atribuições da auditoria interna que se constituem na terceira linha. Figura 3 – Modelo das Três Linhas Fonte: Modelo das Três Linhas do IIA 2020 (IIA BRASIL, 2020). Como há várias classificações de controles internos da gestão, este curso irá destacar aqueles com foco na relação de risco, isto é, se o controle tem como objetivo prevenir, detectar ou remediar a materialização de eventos de riscos. Nessa classificação, os controles internos podem ser: • Preventivos: concebidos para reduzir a possibilidade de materialização dos eventos de risco; o controle preventivo age sobre a probabilidade de ocorrência de um determinado evento. • Detectivos: detectam a materialização de eventos de risco, contudo não impedem a sua ocorrência. Alertam sobre a existência de problemas ou desvios do padrão, com o objetivo de provocar a gestão para adotar as ações corretivas pertinentes. • Compensatórios: concebidos para compensar a não adoção de outros controles preventivos ou detectivos; ou para contrabalançar outras falhas na estrutura de controle da organização. A adoção desse tipo de controle normalmente acontece por razões de custo-benefício. Um controle interno adequado é o melhor instrumento utilizado na gestão de riscos para tratar riscos. Assim, as ações a serem implementadas para tratar 23 os riscos implicarão a introdução de novos controles ou a modificação dos já existentes. Contudo, o custo de se controlar um risco não deve ser superior aos benefícios esperados do controle. A relação custo/benefício é uma limitação ao controle interno justamente porque existem riscos que não são controlados devido ao alto custo que isso implicaria. Isso quer dizer que nem todos os riscos precisam e/ou devem ser controlados. Por exemplo, quando o risco é baixo e o impacto na empresa causado pela ocorrência do risco também é baixo, pode-se aceitar o risco e não estabelecer controle interno algum. Aula 2.3 – Evolução histórica O risco e a decisão do que fazer está presente em qualquer esforço humano na tentativa de alcançar alguma coisa. Assim, desde o início da civilização, a prática de gerenciar riscos está na realidade do ser humano. Mesmo sem existir uma abordagem teórica específica, havia profissionais que desempenhavam atividades relacionadas com a mitigação de riscos, por exemplo, análise de riscos em seguradoras, proteção contra incêndios, segurança e patrimonial, segurança do trabalho e controle de qualidade. O desenvolvimento da teoria da probabilidade no século XVII possibilitou à gestão de riscos a utilização de métodos quantitativos. Entretanto, até meados do século XX, isso estava limitado a setores específicos, como seguros, mercado financeiro e saúde pública (HUBBARD, 2009). O início da gerência de riscos, especialmente nas organizações industriais, ocorreu após a segunda guerra mundial, a expansão das indústrias e o crescimento dos riscos inerentes às atividades industriais, apresentando a necessidade de proteger as empresas em relação aos riscos de acidentes. 24 Os estudos da gestão de riscos com enfoque corporativo são relativamente novos, com início no final do século XX. Marco importante foi a publicação do artigo “The Risk Management Revolution”, na revista Fortune (KLOMAN, 1976), o qual sugeria que se estabelecesse a coordenação das várias funções de riscos existentes em uma organização e a aceitação pela alta administração da responsabilidade por instituir políticas e manter supervisão sobre tal função coordenada (BRASIL, 2018j apud FRASER; SIMKINS, 2010). Somente no ano de 1992, a ideia de gestão de risco corporativo volta a ganhar foco, quando o Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – COSO publica o guia Internal Control - integrated framework (COSO-IC ou COSO I), com o objetivo de orientar as organizações quanto a princípios e melhores práticas de controle interno, o que inclui práticas de gestão de riscos (COSO, 2007; 2017). No mesmo ano, o Comitê Cadbury, do Reino Unido, emite relatório sobre o tema no qual identifica o corpo governante superior da entidade como responsável por definir a política de gestão de riscos, assegurar que a organização entenda todos os riscos aos quais está exposta e supervisionar o processo de gestão de riscos (CADBURY, 1992). Em 1995, esforço conjunto das entidades padronizadoras Standards Australia e Standards New Zealand resulta na publicação do primeiro modelo padrão oficial para a gestão de riscos, a norma técnica Risk Management Standard, AS/NZS 4360:1995. Normas técnicas assemelhadas logo são publicadas também no Canadá, no Reino Unido e em outros países. Como resposta à onda de escândalos relacionados às empresas, entre outras, Enron, WorldCom, Adelphia, foi aprovada, em 2002, a chamada Lei 25 Sarbanes-Oxley, que destacou a importância dos controles internos e estabeleceu como exigência legal nos EUA a adoção de boas práticas de governança corporativa, dentre outras, a estruturação de controles internos e da gestão de riscos corporativos. O COSO publicou o Enterprise Risk Management - integrated framework (COSO-ERM ou COSO II), modelo de referência que estendeu o COSO I, tendo como foco a gestão de riscos corporativos (COSO, 2007; 2017). No mesmo ano, é firmado o Acordo de Basileia II, aplicável a instituições bancárias com abrangência mundial, tendo como grande diferencial, em complemento às previsões já existentes no documento firmado em 1988, a inclusão de requisitos específicos relacionados com a gestão de riscos operacionais (BRASIL, 2018j). Ainda em 2004, é lançada versão atualizada e expandida da norma AS/NZS4360 (BRASIL, 2018j). Em 2009 é publicada a norma técnica ISO 31.000 Risk management – Principles and guidelines, que provê princípios e boas práticas para um processo de gestão de riscos corporativos, aplicável a organizações de qualquer setor, atividade e tamanho (ABNT, 2009). Mais recentemente foi publicada a NBR ISO/IEC 31010:2012 – Gestão de riscos – como uma norma de apoio à NBR ISO 31000 (ABNT, 2012), apresentando orientações sobre a escolha e aplicação de técnicas para o processo de avaliação de riscos. Em 2018 foi editada a segunda versão da norma ISO 31.000 (ABNT, 2018). 26 Figura 4 – Evolução do Gerenciamento de riscos Fonte: Adaptado do Referencial básico de GESTÃO DE RISCOS (TCU,2018). 27 Aula 3 – Modelos de Gestão de Riscos Aula 3.1 – COSO A estrutura conceitual desenvolvida pelo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission) é, atualmente, a mais aceita no cenário corporativo internacional e a mais utilizada entre as companhias da América do Norte. O COSO é uma organização privada criada nos Estados Unidos em 1985, para prevenir e evitar fraudes em relatórios contábeis e financeiros, sendo seu principal objeto de estudo os controles internos. Em 1992 a Comissão criada na instituição para estudar as causas da ocorrência de fraudes publicou o trabalho Internal Control – Integrated Framework (Controles Internos – Um modelo integrado), com o objetivo de orientar as organizações quanto às melhores práticas de controles internos e contábeis. Posteriormente, já como Comitê, foi estabelecida uma definição para controles internos como sendo um “processo operado pela alta administração e pelas pessoas, desenhado para fornecer segurança razoável quanto à consecução de objetivos” e para riscos como a “probabilidade de perda ou incerteza associada ao cumprimento de um objetivo”. (ASSI, 2012) Ao longo do tempo, diante de um cenário de escândalos financeiros principalmente nos EUA, os controles evoluíram e as organizações passaram a se preocupar com uma estrutura de gestão com enfoque em riscos. Em 2001 iniciou-se a elaboração do modelo COSO ERM (Enterprise Risk Management) – Gerenciamento de Riscos Corporativos – Estrutura Integrada, concluído em 2004, o que alterou o foco do modelo anterior, que era voltado unicamente para uma estrutura de controle interno, para o foco atual em gestão de riscos no ambiente corporativo (COSO, 2007; 2017). O objetivo dessa estrutura é contribuir para que a gestão da organização adote uma forma de abordar os riscos inerentes ao cumprimento de seus objetivos. “O gerenciamento de riscos corporativos é um processo conduzido em uma organização pelo conselho de administração, 28 diretoria e demais empregados, aplicado no estabelecimento de estratégias, formuladas para identificar em toda a organização eventos em potencial, capazes de afetá-la, e administrar os riscos de modo a mantê-los compatíveis com o apetite a risco da organização e possibilitar garantia razoável do cumprimento dos seus objetivos.” (COSO, 2007) A metodologia proposta pelo COSO é apresentada em forma de cubo, por meio de uma matriz tridimensional, que contém oito componentes de gerenciamento de riscos nas linhas horizontais; quatro categorias de objetivos – estratégicos, operacionais, de comunicação e conformidade – representadas nas colunas verticais; e a organização e suas unidades e as na terceira dimensão do cubo. (COSO, 2007) Figura 5 – Cubo do COSO ERM – (versão 2004) Fonte: Referencial básico de GESTÃO DE RISCOS (BRASIL,2018j) A - Componentes de gerenciamento de riscos (face frontal): ambiente interno, fixação de objetivos, identificação de eventos, avaliação de riscos, resposta a risco, atividades de controle, informações e comunicações e monitoramento. B - Categorias de objetivos (face superior do cubo): estratégico, operacional, comunicação e conformidade. 29 C - Nível Organizacional (face lateral do cubo): representa a estrutura da organização (unidade, área, divisão etc.). Aula 3.2 - ISO 31000 A ISO 31000 é uma norma técnica que fornece princípios e diretrizes genéricas para a gestão de qualquer tipo de risco e, por se tratar de uma norma geral, poderá ser utilizada por qualquer empresa pública ou privada. Ela traz uma abordagem comum para harmonizar os processos de gestão de riscos, podendo ser aplicada em uma ampla gama de atividades, incluindo estratégias, decisões, operações, processos, funções, projetos, produtos, serviços e ativos (ABNT, 2009). A gestão de riscos, vista sob a ótica da primeira versão desta norma técnica, ISO 31000:2009, requer um comprometimento forte e sustentado a ser assumido pela administração da organização, necessitando-se para tanto de um planejamento rigoroso e estratégico para obter este comprometimento em todos os níveis. Além disso, é conveniente: • o entendimento da organização e de seus contextos externo e interno; • o estabelecimento de uma política de gestão de riscos contendo claramente os objetivos e o comprometimento da organização em relação a este tema; • a identificação dos responsáveis (autoridades e competências); • a integração dos processos organizacionais; e • a alocação de recursos e os mecanismos de comunicação e reportes internos e externos 30 Figura 6 – Processo de Gestão de Riscos – ISO 31000:2009 Fonte: ISO 31000:2009 (ABNT,2009). Em 2018, foi editada uma atualização da norma ISO 31000:2018, com a revisão de conceitos e da estrutura do modelo, incluindo ao processo um componente de registro e relato. Figura 7 – Processo de Gestão de Riscos – ISO 31000:2018 Fonte: ISO 31000:2018 (ABNT,2018). 31 Aula 3.3 - THE ORANGE BOOK “The Orange Book Management of Risk – Principles and Concepts” (Gerenciamento de Riscos – Princípios e Conceitos) é um documento produzido e publicado pelo HM Treasury do Governo Britânico, amplamente utilizado como principal referência do Programa de Gerenciamento de Riscos do Governo do Reino Unido, iniciado em 2001 (BRASIL, 2018j). Apresenta uma introdução ao gerenciamento de riscos com uma abordagem simples e abrangente, o que possibilita compreender as organizações que possuem diversos níveis de maturidade em relação ao tema. Propõe à organização o gerenciamento de riscos em diversos níveis, como, por exemplo, no nível estratégico, de programas e de projetos e atividades. Cabe ressaltar que, em 2013, o então Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão promoveu uma introdução ao tema gerenciamento de riscos no setor público, tomando como base o Orange Book ao produzir o Guia de Orientação para o Gerenciamento de Riscos, para apoiar o Modelo de Excelência do Sistema de Gestão Pública – GESPÚBLICA (BRASIL, 2013a). Nesse Guia, o risco é definido como “(...) eventos ou condições incertas, que caso ocorram, podem gerar impactos negativos (ameaças) ou positivos (oportunidades) nos objetivos de programas, projetos ou serviços a serem entregues à sociedade” (BRASIL, 2013a). O Modelo de Excelência do Sistema de Gestão Pública propõe o gerenciamento de risco como um conjunto de elementos inter-relacionados, entre eles o processo de gerenciamento de riscos (identificação de riscos, análise e avaliação de riscos, planejamento das respostas aos riscos e implementação, monitoramento e controle de riscos), organização estendida, macroambiente de riscos e comunicação e aprendizado contínuo. 32 Figura 8 – Modelo The Orange Book Fonte: Adaptado do Risk Management Model do Orange Book do HM Treasury do Reino Unido (BRASIL, 2013a). SAIBA MAIS! 1. Conheça outros modelos internacionais de gestão de riscos. 2. Leia o artigo publicado na REVISTA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA que abordaa Incorporação de modelos internacionais de gerenciamento de riscos na normativa federal (SOUZA et al., 2020). 3. Governança Pública - o que é? Por que alguns serviços e políticas funcionam e outros não? Conheça trabalho realizado pelo TCU em parceria com a OCDE para avaliar a governança pública brasileira (BRASIL, 2013b). 4. Em sua Terceira edição, o Tribunal de Contas da União publicou o Referencial Básico de Governança aplicável a organizações públicas e outros entes jurisdicionados ao TCU (BRASIL, 2020b). https://portal.tcu.gov.br/governanca/governancapublica/gestao-de-riscos/modelos.htm https://portal.tcu.gov.br/governanca/governancapublica/gestao-de-riscos/modelos.htm https://www.scielo.br/j/rap/a/GKbq8BR9qQSDnPRRRrB9K4D/?format=pdf&lang=pt https://www.scielo.br/j/rap/a/GKbq8BR9qQSDnPRRRrB9K4D/?format=pdf&lang=pt https://youtu.be/kGYdT1mJ-0c https://youtu.be/kGYdT1mJ-0c https://youtu.be/kGYdT1mJ-0c https://portal.tcu.gov.br/lumis/portal/file/fileDownload.jsp?fileId=8A81881F7AB5B041017BABED4CC852BB 33 5. Saiba mais sobre o Controle Interno da Gestão do MInfra no vídeo a seguir (BRASIL, 2019). Finalizando Neste módulo, você aprendeu que: • Governança pública refere-se ao conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade. • A prática de gestão de riscos constitui-se em um dos elementos da governança organizacional pública e, conforme o TCU (2020), deve ser uma das diretrizes a ser atendida pelas organizações públicas, a fim de alcançar a boa governança e estabelecer um sistema eficaz de gestão de riscos e controles internos. • Risco, seja ele pessoal ou organizacional, é uma incerteza, alguma coisa no futuro que pode ocorrer ou não, contudo, se ele ocorrer, terá consequências que afetam as chances de sucesso no alcance dos objetivos pretendidos. • Para que seja possível gerenciar os riscos de forma correta, inicialmente é necessário identificar, fazer a descrição, compreender e avaliar os riscos. Contudo, apesar de indispensável, não basta apenas analisar os riscos. Na sequência, é necessário agir, ou seja, definir e implementar ações para lidar com os riscos identificados. • Sobre a gestão de riscos, destacam-se os seguintes pontos: - A Gestão de Riscos é um processo; - A Gestão de Riscos deve ser de caráter permanente; - A Gestão de Riscos permeia toda organização; - A Gestão de Riscos é direcionada e monitorada pela alta administração e colocada em prática por todos; https://youtu.be/ENgCYw9EXXA 34 - A Gestão de Riscos gerencia riscos que afetam negativamente o cumprimento dos objetivos da organização, a fim de fornecer segurança razoável; e - A Gestão de Riscos na administração pública federal contempla as atividades de identificar, avaliar e gerenciar esses riscos. • Os controles internos da gestão são a primeira linha de defesa que as organizações públicas dispõem quando implementam processos para atingir seus objetivos, constituindo responsabilidade de todos que atuam na organização, sendo mais efetivos quando atrelados à gestão de risco, auxiliando a administração a alcançar seus objetivos estratégicos. • Os controles internos podem ser: o Preventivos: agem sobre a probabilidade de ocorrência de um determinado evento. o Detectivos: alertam sobre a existência de problemas ou desvios do padrão, com o objetivo de provocar a gestão para adotar as ações corretivas pertinentes. o Compensatórios: são concebidos para compensar a não adoção de outros controles preventivos ou detectivos, ou para contrabalançar outras falhas na estrutura de controle da organização. • Um controle interno adequado é o melhor instrumento utilizado na gestão de riscos para tratar riscos, assim, as ações a serem implementadas para tratar os riscos implicarão a introdução de novos controles ou a modificação dos controles existentes. • O custo de se controlar um risco não deve ser superior aos benefícios esperados do controle. • O risco e a decisão do que fazer está presente em qualquer esforço humano na tentativa de alcançar alguma coisa. Assim, desde o início da civilização, gerenciar riscos faz parte da realidade do homem. 35 • Os modelos de gestão de riscos são estruturas que visam contribuir para que a gestão da organização adote uma forma de controlar os riscos inerentes para garantir o alcance dos seus objetivos. 36 MÓDULO II - MODELO DE GESTÃO DE RISCOS NA APF - CASO MJSP Apresentação A Administração Pública Federal (APF) possui diversas características próprias que determinam a adoção de práticas de gestão diferenciadas e, para isso, a participação do gestor nesse processo é fundamental, a fim de melhor cuidar do bem público. A gestão de riscos é um instrumento de governança com o intuito de assegurar o alcance dos objetivos estratégicos do setor público, apoiando seus agentes no cumprimento de suas responsabilidades de gerar, preservar e entregar valor público em benefício da sociedade (BRASIL, 2017f). Gerir riscos diz respeito a promover o processo permanente, estabelecido, direcionado e monitorado pela alta administração, que contempla as atividades de identificar, avaliar e gerenciar potenciais eventos de risco que possam afetar a organização, a fim de fornecer segurança razoável quanto à realização de seus objetivos. Para o TCU (BRASIL, 2020b), gerir os riscos refere-se a: a) definir e implementar a estrutura de gestão de riscos. A estrutura exige o comprometimento da liderança com a gestão de riscos, por meio de uma política. De acordo com a ISO 31.000:2018, os objetivos e o comprometimento com a gestão de riscos devem ser formalizados numa política. b) estabelecer as funções da segunda linha (facilitação, apoio e monitoramento das atividades de gestão de riscos). O IIA Brasil (2020) explica que essas funções fornecem apoio e questionamento às decisões e ações da primeira linha, mas não são totalmente independentes da gestão. O IIA Brasil (2020) orienta ainda que deve haver colaboração e comunicação entre os papéis de primeira e segunda linhas de gestão e auditoria interna, para garantir que não haja duplicação, sobreposição ou lacunas desnecessárias. 37 c) implantar o processo de gestão de riscos, que deve ser incorporado aos demais processos organizacionais, a começar do planejamento estratégico, de forma a subsidiar a tomada de decisão e assegurar o alcance dos objetivos, sejam eles estratégicos, operacionais, específicos de um projeto, processo, função, serviço, produto, ativo ou programa. d) gerenciar os riscos críticos (aqueles com potencial de impacto significativo nas operações e nos resultados), que devem ser avaliados com precisão, juntamente com seus respectivos planos de mitigação, que também devem ser monitorados. e) implementar um processo de gestão de continuidade de negócios, para reduzir os efeitos de possíveis incidentes que tenham o potencial de interromper as atividades da organização, sejam provocados pelo homem (p.ex.: ataques terroristas) ou naturais (p.ex.: incêndios, inundações, terremotos, furacões e pandemias). Objetivos do Módulo Neste módulo, você irá conhecer a estrutura de gerenciamento de riscos do Ministério da Justiça e Segurança Pública (MJSP), a qual foi concebida tendo como referência os normativos federais e a literatura internacional e nacional. A partir dos conteúdos trabalhados neste módulo, você deverá ser capaz de compreender os elementos básicos mínimos a serem considerados na implantação de uma estrutura de Gestão de Riscos. Estrutura do Módulo Este módulo compreende as seguintes aulas: Aula 1 – A Política de Gestão de Riscos e Controles Internos. Aula 2 – As Instâncias de Supervisão.Aula 3 – Metodologia de Gerenciamento de Riscos do MJSP. 38 Aula 1 - A Política e Gestão de Riscos e Controles Internos A Controladoria-Geral da União (CGU) e o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP) publicaram a Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01, de 10 de maio de 2016 (BRASIL, 2016), a qual determina a todos os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal a adoção de medidas para a sistematização de práticas relacionadas à gestão de riscos, aos controles internos e à governança. Com a publicação da IN Conjunta CGU/MP Nº 1/2016 (BRASIL, 2016), fica explícita a necessidade dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal institucionalizarem práticas relacionadas à gestão de riscos, aos controles internos e à governança. O MJSP conduz, desde 2017, diversas medidas para implementação do seu processo de gerenciamento de risco. Mais recentemente, por meio da Portaria MJSP nº 2/2022 (BRASIL, 2022), foi instituído o Sistema de Governança do Ministério da Justiça e Segurança Pública, que contempla, dentre os seus elementos, a gestão de riscos e controles internos, definindo no Anexo VI as Instâncias de Supervisão de Gestão de Riscos e Controles Internos e, no Anexo VIII, a Política de Gestão de Riscos e Controles Internos. O Modelo de Gerenciamento de Riscos e Controles Internos da Gestão do Ministério da Justiça e Segurança Pública – MJSP, apresentado na figura a seguir, é constituído por um conjunto de instrumentos, mecanismos e agentes institucionais que, com o propósito de assegurar o alcance dos objetivos estratégicos da organização por meio de um gerenciamento de riscos e controles internos da gestão eficaz, viabilizam a implementação do gerenciamento de riscos e controles internos no âmbito do ministério. https://www.gov.br/mj/pt-br/acesso-a-informacao/governanca/Gestao-de-Riscos/biblioteca/Normativos/instrucao-normativa-conjunta-no-1-de-10-de-maio-de-2016-imprensa-nacional.pdf https://www.gov.br/mj/pt-br/acesso-a-informacao/governanca/Programa%20de%20Integridade/portaria/portaria-no-86-de-23-de-marco-de-2020-sistema-de-governanca-mjsp.docx 39 Figura 9 - Modelo de Gerenciamento de Riscos e Controles Internos do MJSP Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). Gerir riscos implica definir e implementar uma estrutura de gestão de riscos adequada à organização. Essa estrutura exige o comprometimento explícito da liderança, o que deve ser formalizado por meio de uma política. A Política e Gestão de Riscos e Controles Internos, na qual são estabelecidos princípios, objetivos, diretrizes e responsabilidades, visa estruturar o processo de gerenciamento dos riscos e controles internos de forma que fiquem alinhados ao planejamento estratégico e levem em consideração as características específicas e a cultura da organização. No caso do MJSP, a Política e Gestão de Riscos e Controles Internos é um dos elementos constantes do normativo que institui o Sistema de Governança do Ministério e está disposta no ANEXO VIII, da Portaria MJSP nº 2/2022 (BRASIL, 2022). No Art. 4º do referido Anexo estão declarados os seguintes princípios da Gestão de Riscos no MJSP: I - Atuação de forma sistemática, estruturada e oportuna, subordinada ao interesse público; II - Estabelecimento de níveis adequados de exposição a riscos; III - Estabelecimento de procedimentos de controles internos proporcionais aos riscos, observada a relação custo-benefício; IV - Agregação de valor ao Ministério; V - Apoio à tomada de decisão e à elaboração do planejamento estratégico; e VI - Apoio à melhoria contínua dos processos organizacionais. https://www.gov.br/mj/pt-br/acesso-a-informacao/governanca/Programa%20de%20Integridade/portaria/portaria-no-86-de-23-de-marco-de-2020-sistema-de-governanca-mjsp.docx https://www.gov.br/mj/pt-br/acesso-a-informacao/governanca/Programa%20de%20Integridade/portaria/portaria-no-86-de-23-de-marco-de-2020-sistema-de-governanca-mjsp.docx 40 Complementarmente, o Art. 5º do mesmo Anexo dispõe os princípios dos Controles Internos: I - Aderência à integridade e aos valores éticos; II - Supervisão do desenvolvimento e do desempenho dos controles internos da gestão pela alta administração; III - coerência e harmonização da estrutura de competências e responsabilidades dos diversos níveis de gestão; IV - Compromisso da alta administração em atrair, desenvolver e reter pessoas com competências técnicas, em alinhamento com os objetivos do Ministério; V - Definição de responsáveis pelos diversos controles internos da gestão no âmbito do Ministério; VI - Definição de objetivos que possibilitem a eficaz gestão de riscos; VII - mapeamento das vulnerabilidades que impactam os objetivos, de forma que sejam adequadamente identificados os riscos a serem geridos; VIII - identificação e avaliação das mudanças internas e externas que possam afetar significativamente os controles internos da gestão; IX - Desenvolvimento e implementação de atividades de controle que contribuam para a obtenção de níveis aceitáveis de riscos; X - Adequado suporte de tecnologia da informação para apoiar a implementação dos controles internos da gestão; XI - definição de políticas e normas que suportem as atividades de controles internos da gestão; XII - utilização de informações relevantes e de qualidade para apoiar o funcionamento dos controles internos da gestão; XIII - disseminação de informações necessárias ao fortalecimento da cultura e da valorização dos controles internos da gestão; XIV - realização de avaliações periódicas para verificar a eficácia do funcionamento dos controles internos da gestão; e XV - Comunicação do resultado da avaliação dos controles internos da gestão aos responsáveis pela adoção de ações corretivas, incluindo a alta administração A Política e suas eventuais normas complementares, metodologias, manuais e procedimentos aplica-se aos órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro de Estado e aos órgãos específicos singulares e colegiados do Ministério, bem como às entidades vinculadas, abrangendo os servidores, prestadores de serviço, colaboradores, estagiários, consultores externos e quem, de alguma forma, desempenhe atividades no Ministério. Àqueles que já adotam uma prática de gestão de riscos e controles internos possuem autonomia para mantê-los, desde que compatíveis com as 41 disposições da Política disposta no Anexo VIII da Portaria nº 2/2022 (BRASIL, 2022). São objetivos da Gestão de Riscos e Controles Internos do MJSP: Figura 10 - Modelo de Gerenciamento de Riscos e Controles Internos do MJSP Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). 42 Aula 2 - Instâncias de Supervisão A responsabilidade pelo gerenciamento de risco cabe a cada agente público no desempenho das atividades na sua unidade de trabalho. Temos um papel a desempenhar na gestão de riscos. Os órgãos/unidades têm, coletivamente, a responsabilidade e o dever de prestação de contas (accountability) sobre o estabelecimento dos objetivos da organização, a definição de estratégias para alcançar esses objetivos, e o estabelecimento de estruturas e processos de governança para melhor gerenciar os riscos durante a realização desses objetivos. Dessa forma, a política de gestão de riscos e controles internos contempla as Instâncias de Supervisão, que têm a finalidade de assessorar o Ministro de Estado na definição e implementação de diretrizes, políticas, normas e procedimentos; e assegurar a existência, o monitoramento e a avaliação de um efetivo sistema de gestão de riscos, integridade e controles internos, a fim de utilizar as informações resultantes desse sistema para apoiar o processo decisório (BRASIL, 2022). As Instâncias de Supervisão e as competências parao gerenciamento de riscos e controles internos estão definidas no Anexo IV do Sistema de Governança do MJSP. São Instâncias de Supervisão do Ministério da Justiça e Segurança Pública: Figura 11 - Instâncias de Supervisão de Gestão de Riscos e Controles Internos do MJSP Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). 43 O Comitê de Gestão Estratégica (CGE), com o apoio do Comitê de Gestão de Riscos e Controles Internos (CGRC), terá como responsabilidade principal a concepção, estruturação e implementação da gestão de riscos no Ministério. Já os dirigentes máximos e demais gestores de cada UGRC apoiarão a disseminação da cultura e a gerência dos riscos dentro de suas esferas de responsabilidade, conforme as tolerâncias a risco estabelecidas, alinhadas ao apetite a risco do Ministério. Figura 12 - Instâncias de Supervisão de Gestão de Riscos e Controles Internos do MJSP Fonte: Manual de Gerenciamento de riscos e controles internos do MJSP (BRASIL, 2020a). As responsabilidades de cada instância de supervisão, conforme ANEXO IV da Portaria 2/2022 (BRASIL, 2022) são as seguintes: Art. 7º Compete ao CGRC: I - propor aprovação ao CGE de práticas, princípios de conduta e padrões de comportamento relacionados à gestão de risco e controle internos a serem observados pelos órgãos do Ministério; II - submeter à aprovação do CGE a utilização de boas práticas de gestão de governança, de riscos e controles internos a serem observadas pelos órgãos do Ministério; III - coordenar e assessorar os órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro, os órgãos específicos singulares do Ministério e a Fundação Nacional do Índio na implementação das metodologias e dos instrumentos para gestão de riscos e controles internos; IV - atuar como facilitador na integração dos agentes responsáveis pela gestão de riscos e controles internos e prestar assessoria técnica sobre regulamentos e padrões exigidos na condução das atividades correlatas; 44 V - estimular a adoção de práticas institucionais de responsabilização dos agentes públicos na prestação de contas e efetividade das informações; VI - incentivar a integração dos agentes responsáveis pela gestão de riscos e controles internos; VII - auxiliar no funcionamento das estruturas de gestão de riscos e controles internos nos processos de trabalho, observadas as estratégias aprovadas pelo CGE; VIII - elaborar e propor ao CGE políticas, diretrizes, metodologias e mecanismos de comunicação e monitoramento para a gestão de riscos e controles internos; IX - promover a capacitação e a disseminação da cultura nos assuntos de gestão de riscos e controles internos; X - orientar e emitir recomendações sobre gestão de riscos e controles internos; XI - propor método de priorização de processos e categorias de riscos para gestão de riscos e controles internos; XII - propor limites de exposição a riscos e níveis de conformidade, bem como limites de alçada para exposição a riscos dos órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro, dos órgãos específicos singulares do Ministério e da Fundação Nacional do Índio; XIII - dar conhecimento ao CGE dos riscos que podem comprometer o alcance dos objetivos estratégicos e a prestação de serviços de interesse público; XIV - avaliar e orientar sobre os resultados de medidas de aprimoramento destinadas à correção das deficiências identificadas na gestão de riscos e controles internos; XV - reportar ao CGE informações sobre a gestão de riscos e controles internos para subsidiar a tomada de decisões e assegurar que estejam disponíveis em todos os níveis no âmbito do Ministério; e XVI - praticar outros atos de natureza técnica e administrativa necessários ao exercício de responsabilidades previstas neste artigo. Parágrafo único. O modelo de gestão de riscos será aplicado a partir dos processos priorizados no MJSP, conforme metodologia de priorização de processos estabelecida pela unidade organizacional do MJSP responsável pelo tema. Art. 8º Compete à UGRC: I - assegurar o cumprimento e propor aprimoramentos ao CGRC da política de gestão de riscos e controles internos; II - assessorar a gestão de riscos e controles internos dos processos de trabalho priorizados no âmbito dos órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro, dos órgãos específicos singulares do Ministério e das entidades vinculadas; III - aprovar o plano de implementação de controles, acompanhar a implementação das ações, avaliar os resultados e monitorar os riscos ao longo do tempo; IV - assegurar que as informações adequadas sobre a gestão de riscos e controles internos estejam disponíveis em todos os níveis no âmbito 45 dos órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro, dos órgãos específicos singulares do Ministério e das entidades vinculadas; V - disseminar a cultura, bem como estimular e promover condições à capacitação nos assuntos de gestão de riscos e controles internos; VI - estimular práticas e princípios de conduta e padrões de comportamento no âmbito de sua atuação e fomentar a inovação e a adoção de boas práticas de gestão de riscos e controles internos; VII - assegurar o cumprimento das recomendações e orientações emitidas pelas instâncias de supervisão de gestão de riscos e controles internos; VIII - proporcionar o cumprimento de práticas que institucionalizem a responsabilidade dos agentes públicos responsáveis pela gestão de risco na prestação de contas e efetividade das informações; IX - promover a integração dos agentes responsáveis pela gestão de riscos e controles internos; X - promover a implementação de metodologias e instrumentos para a gestão de riscos e controles internos; e XI - praticar outros atos de natureza técnica e administrativa necessários ao exercício de responsabilidades previstas neste artigo. Parágrafo único. As entidades vinculadas ao Ministério deverão manter metodologia de gestão de riscos aderentes aos dispositivos deste Anexo. Art. 9º Compete ao Gestor de Processos: I - cumprir e propor aprimoramentos à UGRC da política de gestão de riscos e controles internos; II - gerenciar os riscos dos processos de trabalho e implementar mecanismos de controles internos, se necessário; III - elaborar e submeter o plano de implementação de controles à aprovação da UGRC; IV - implementar e gerenciar as ações do plano de implementação de controles, avaliar os resultados e monitorar os riscos ao longo do tempo; V - gerar informações adequadas sobre riscos e controles internos e reporta-las à respectiva UGRC; VI - disseminar preceitos de comportamento íntegro e de cultura de gestão de riscos e controles internos; VII - observar a inovação e a adoção de boas práticas de gestão de riscos e controles internos; VIII - cumprir as recomendações e observar as orientações emitidas pelas instâncias de supervisão de gestão de riscos e controles internos; IX - adotar princípios de conduta e padrões de comportamento relacionados aos riscos e controles internos; X - cumprir as práticas institucionalizadas na prestação de contas, transparência e efetividade das informações; e XI - praticar outros atos de natureza técnica e administrativa necessários ao exercício de suas responsabilidades. 46 47 Aula 3 - Metodologia de Gerenciamento de Riscos do MJSP Aula 3.1 - O Processo de gerenciamento de riscos Segundo o COSO (2007; 2017), o gerenciamento de riscos corporativos é o processo conduzido em uma organização pelo Conselho de Administração, pela diretoria executiva e pelos demais funcionários, por meio do estabelecimento de estratégias formuladas para identificar, em toda a organização, eventos em potencial, capazes de afetar a referida organização, e administrar os riscos para mantê-los compatíveis com o seu apetite a risco e possibilitar