Ferramentas na Organização

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Técnico em Contabilidade
Introdução
Neste conhecimento, você conhecerá algumas das principais ferramentas de
gestão que auxiliam na organização de uma empresa. Você perceberá que elas
servem como suporte para estruturar um bom planejamento organizacional, alcançar
um bom nível de controle das operações e também auxiliar na tomada de decisão, o
que justifica e muito a sua utilização no dia a dia para profissionais da contabilidade ou
que atuam em algum nível de gestão de empresas. Veja então algumas dessas
ferramentas e saiba como aplicá-las no seu dia a dia.
PDCA
A primeira delas é o ciclo PDCA, uma ferramenta de gestão utilizada com
frequência para avaliar processos. Ele identifica falhas e/ou erros, propõe soluções
para corrigi-los e, assim, auxiliando a tomada de decisão, promove melhores
resultados operacionais dentro da empresa.
O PDCA envolve quatro etapas bem simples de serem executadas, que são
planejar, direcionar, controlar e atuar.
Figura 1 – Execução das etapas do PDCA
Na sua prática como técnico em contabilidade, você pode usar o PDCA para
testar a viabilidade em tudo que desejar, como, por exemplo, verificar um novo método
de captar novos clientes para o escritório de contabilidade. Pode-se criar um canal no
YouTube com dicas para empreendedores, por exemplo. Haveria, então, um
planejamento sobre os temas dos vídeos, o conteúdo e as formas de divulgar o
escritório, e, depois, o treinamento dos youtubers que participariam do canal. Após
isso, faz-se o acompanhamento para verificar se a taxa de conversão do público que
assiste aos vídeos foi favorável: se sim, então o projeto se manterá; se não, então o
projeto será finalizado e outro ciclo PDCA será iniciado para analisar uma nova forma
de captar novos clientes.
Veja a seguir a ferramenta 5W2H, que tem uma proposta semelhante à do ciclo
PDCA.
5W2H
A metodologia 5W2H, assim como o ciclo PDCA, tem como alvo solucionar
problemas ao propor soluções de melhoria por meio de um plano de ação. A
metodologia se estrutura em torno de sete questões norteadoras:
What (o que?)
Você inicia descrevendo detalhadamente o problema e a solução proposta ou a
meta que será atingida ao corrigir o problema por meio da ação adotada.
Where (onde?)
Aqui você descreverá o local ou setor no qual o problema se encontra e também
se a solução adotada será aplicada somente no próprio setor onde está ocorrendo o
problema ou se a solução envolverá também outros setores e elementos externos à
empresa (isso exigirá maior mobilização para adotar a mudança proposta).
When (quando?)
Você deverá responder qual é o prazo para que a solução proposta apresente
resultados. Aqui será apresentado o cronograma do plano de ação.
Why (por quê?)
Aqui você justifica para a empresa a importância em resolver o problema
identificado (expor indicadores quantitativos e qualitativos que respaldem o plano de
ação).
Who (quem?)
Deve-se detalhar os integrantes responsáveis por dar andamento ao plano de
ação, sejam eles internos e/ou externos, e dividir as tarefas de cada um.
How (como?)
Você detalhará funcionamento cada etapa do plano de ação, as atividades
envolvidas e os possíveis empecilhos que podem ser um entrave para sua execução.
Tente usar um fluxograma ou um mapa conceitual para ter uma melhor visão do
projeto e de suas etapas.
How much (quanto?)
Esse último questionamento está ligado tanto à quantidade quanto ao custo
envolvido ao executar o plano de ação. Podem ser detalhados também os gastos ou a
quantidade de horas perdidas que o problema proporcionou para o setor ou para toda
a empresa e o investimento necessário para solucioná-lo.
Como exemplo, é possível citar o uso de um software contábil antigo pelo
escritório de contabilidade, que já não atende mais às necessidades da empresa.
Nesse caso, todos os setores estão sendo afetados e a troca seria uma boa solução.
Para isso, é possível usar a metodologia 5W2H para nortear a escolha de um novo
software contábil:
 Explique o problema, os setores e as pessoas afetadas
 Defina um prazo para ocorrer a troca do software
 Exponha, por meio de indicadores, por que é vital trocar o quanto
antes
 Detalhe os setores e as pessoas envolvidas na escolha do software
 Supervisione toda a execução do projeto: crie um relatório ou
fluxograma com cada uma das etapas que devem ser seguidas e o custo
de execução do projeto para aquisição de um novo software
A ferramenta a seguir é o Método de Análise de Soluções de Problemas (MASP),
que mescla o uso do ciclo PDCA com a metodologia 5W2H.
MASP
O Método de Análise e Solução de Problemas (MASP), devido à sua
eficiência, é frequentemente aplicado nas rotinas operacionais de diversas empresas.
O MASP se estrutura com base em um ciclo PDCA, o qual, retomando, foca em
planejar uma ação para corrigir um problema ou melhorar um processo; direcionar
treinamento e orientações para aplicar o plano de ação que foi planejado; controlar os
resultados (maior ou menor) e atuar corretivamente quando o resultado for menor, ou
padronizar o processo da solução encontrada quando o resultado for maior.
Contudo, o MASP conta com oito subetapas que facilitam o melhor entendimento,
a construção e a execução do PDCA. Essas etapas são:
Figura 2 – Etapas do MASP
Agora, observe como o MASP pode ser aplicado na prática em conjunto com a
ferramenta 5W2H:
Passo 1: identificar o problema
Observa-se, por exemplo, a desorganização e o atraso no envio de documentos
realizado pelos clientes para o escritório de contabilidade. É importante ter em mente
um ponto de atenção: o histórico do problema nos últimos meses demonstrando como
isso afeta a operação do escritório por meio de perdas e de ganhos. Nesse ponto, o
gestor já pode nomear um responsável ou um grupo de trabalho que dará andamento
ao projeto a fim de solucionar o problema.
Passo 2: observar
Nessa etapa, é preciso investigar amplamente o problema sob vários aspectos
(por exemplo: a desorganização no envio como uma falha nos processos do escritório
ou como falha dos próprios clientes). Você observa o processo executado no setor,
coletando dados para serem analisados na próxima etapa. Aqui são definidos o
cronograma de execução e também o orçamento do projeto.
Passo 3: analisar
Com base nos dados levantados na etapa de observação, será possível
identificar as prováveis causas e analisá-las com maior profundidade, executando
alguns testes ou simulações para encontrar o ponto-chave do problema no envio dos
documentos.
Passo 4: plano de ação
Chegando nessa etapa, o grupo ou a pessoa responsável deverá criar um plano
de ação com o intuito de acabar ou minimizar o problema. Uma boa ferramenta para
ser utilizada agora é o 5W2H, no qual você definirá as ações a implementar por meio
de uma tabela.
Plano de ação – 5W2H
What (o que
será feito?)
Why (por
que será
feito?)
Where
(onde
será
feito?)
When
(quando
será
feito?)
Who (por
quem será
feito)
How (como s
feito?)
Ação 1 –
Capacitação
on-line com
os clientes
Para evitar
o atraso
nos
processos
do
escritório,
que
dependem
do envio
dos
documentos
Via
plataforma
on-line:
Skype ou
Google
Meet
Todo
início de
mês
Pelo nosso
gestor da
contabilidade
Tipo
palestra/capaci
externa. Métod
distância (on-lin
realizado em gr
com todos os
clientes
Ação 2 –
Capacitação
on-line dos
técnicos em
contabilidade
Para evitar
o atraso
nos
processos
do
escritório,
que
dependem
do envio
dos
documentos
Via
plataforma
on-line:
Skype ou
Google
Meet ou
presencial
A cada
15 dias
Pelo nosso
gestor da
contabilidade
Tipo:
palestra/capaci
interna. Método
distância (on-lin
ou presencial
realizado com t
os técnicos em
contabilidade
Ação 3
E quantas
mais forem
necessárias
Tabela 1 – Plano de ação 5W2H
Passo 5: ação
No exemplo anterior foi bem explicada a proposta do plano de ação e agora,
nesta etapa, ela será colocada em prática. Como visto, a ação pode ser um
treinamento, a compra de um software, a criação de uma nova função que nãoexistia
e será dedicada somente para resolver o problema, a contratação de novos
colaboradores em caso de uma situação muito grande e urgente etc.
Passo 6: verificar
Aqui será verificado se a estratégia adotada foi efetiva ou não. Você comparará
os resultados, destacando os efeitos colaterais da ação adotada e o grau de eficácia
do plano de ação. Caso a solução não tenha sido eficaz, volte à etapa 2 do MASP
(Observar) e percorra todo o caminho até a etapa 6 novamente até que a solução
tenha sucesso.
Passo 7: padronizar
Nessa etapa, a solução encontrada é padronizada por meio de um procedimento
operacional padrão (POP) e comunicada a todas as pessoas envolvidas no processo,
sejam elas internas ou externas, por meio de manuais e treinamentos.
Passo 8: concluir
Nessa última etapa, o grupo de trabalho ou a pessoa responsável por
implementar o MASP deverá se comprometer em acompanhar o que foi acordado
como solução para se certificar de que está sendo seguido por todos. Também, se
existirem problemas menores que não foram solucionados, ou novos, que surgiram ao
longo do tempo, deverá ser acordada uma revisão periódica para buscar melhorias.
Foram detalhadas três importantes ferramentas até agora: o PDCA, o 5W2H e o
MASP. Em seguida, veja um programa muito útil para ser implementado na empresa,
inclusive como uma proposta de ação no próprio 5W2H detalhado antes.
Programa 5s
O programa 5s pertence ao método just in time criado pela empresa Toyota e
muito utilizado para chegar perto do almejado estoque zero. Entretanto, esse programa
também pode ser utilizado para melhorar os processos internos em diversas frentes
(como, em exemplo já citado, a desorganização no envio de documentos pelos
clientes). Para implementar o programa, você precisará capacitar os colaboradores
quanto à filosofia 5s e seus benefícios para a cultura organizacional da empresa. Veja
as diretrizes que orientam cada um dos 5s:
1.º senso – Classificar
Classificar objetos, materiais e equipamentos, organizando-os conforme a
frequência de uso e eliminando o que não for necessário. Todos têm que fazer sua
parte e participar!
2.º senso – Organizar
Organizar tudo o que foi classificado no primeiro senso, melhorando o desenho
do ambiente de trabalho (sua ilha/mesa de trabalho). Quando todos fazem sua parte, é
mais fácil achar coisas, pois tudo fica organizado e identificado por rótulos ou
etiquetas. Novamente, todos precisam estar engajados para que a organização dos
setores seja eficaz.
3.º senso – Limpar
Limpar o setor (sua área de trabalho) em horários predefinidos por você (foco na
saúde e higiene). Também evitar sujar para não ter que limpar depois (retrabalho).
4.º senso – Padronização
Focar na construção de hábitos e rotinas que mantenham uma base sólida para
os outros três sensos já explicados, tendo como objetivos a boa organização dos
setores e a qualidade de vida no trabalho.
5.º senso – Disciplina
É a prática natural, pelos colaboradores, dos sensos já detalhados. Treinamentos
periódicos são necessários para manter a cultura dos 5s funcionando, assim como
preservar o foco em criar uma cultura na qual todos saibam a importância de fazer sua
parte para buscar melhorias contínuas nos processos.
Você percebeu o quanto é simples o entendimento de cada um dos sensos que
compõem o programa 5s?
Contudo, na prática, esse programa não é fácil de ser implementado e
continuado, consumindo muito tempo até o atingimento da maturidade entre os
colaboradores. Quando essa maturidade é atingida, porém, ela tende a trazer bons
resultados para a gestão.
A seguir, observe uma ótima estratégia para melhorar a eficiência do seu
negócio: o benchmarking.
Benchmarking
O benchmarking pode ser resumido na seguinte frase:
Dê uma espiada no que seu vizinho está fazendo de bom!
Caso você não tenha entendido, eis o que significa.
O benchmarking é uma estratégia que busca no mercado um ponto de referência
em qualidade ou boas práticas para serem copiadas. Nessa estratégia, é possível
comparar produtos, serviços e práticas de negócio utilizadas pelos rivais a fim de
conseguir vantagem competitiva no mercado que você faz parte.
É possível fazer alguns tipos de benchmarking, como você verá a seguir:
Hoje se fala muito em pensamento disruptivo e inovação. Devido a isso, fazer um
benchmarking se torna uma excelente forma para se manter atualizado às novas
tendências, antecipando-as e se tornando uma referência para o segmento ou até
mesmo para outras empresas em geral, como um bom case de benchmarking.
Em resumo, observe as ações de mercado das concorrentes que são referência e
copie as melhores práticas para assim manter o seu negócio competitivo.
No próximo tópico, você verá uma ferramenta excelente para ser utilizada nas
análises interna e externa de um negócio: a matriz SWOT.
SWOT
A matriz de SWOT (strengths: forças; weaknesses: fraquezas; opportunities:
oportunidades; threats: ameaças) é uma ferramenta muito útil para analisar fatores
internos e externos que interferem direta ou indiretamente no planejamento
organizacional da empresa. Ela pode ser aplicada para subsidiar o planejamento em
níveis operacional, tático ou estratégico do seu negócio (do escritório de contabilidade,
por exemplo); para ser utilizada como ferramenta para orientar os clientes que
desejam abrir seu negócio e que precisam de consultoria em business intelligence
(inteligência de negócios), ou seja, serve para que os clientes não cometam erros na
abertura da empresa; e pode ser aplicada também para aqueles negócios já
estruturados, mas que estejam passando por dificuldades para se posicionarem no
mercado-alvo.
A matriz de SWOT, também conhecida como análise de SWOT, pode ser criada e
estruturada de modo simples. Na parte superior constam as forças e as fraquezas do
negócio como pontos de atenção interna. Por serem questões internas, são mais
fáceis de serem trabalhadas, já que dependem unicamente das decisões dos gestores
de cada área reduzir as fraquezas e potencializar as forças.
Enquanto isso, os fatores externos ao negócio fogem do controle da empresa
com maior facilidade e por isso são difíceis de lidar. Portanto, esses fatores devem ser
monitorados de perto a fim de evitar problemas que afetem a saúde financeira do
negócio. O foco sempre será aproveitar as oportunidades e minimizar as ameaças.
Agora, veja um exemplo com as principais forças, fraquezas, oportunidades e
ameaças que precisam ser monitoradas por um negócio:
Baixar PDF (pdf/tabela.pdf)
Em um exemplo prático, você, como técnico em contabilidade, pode ser
convidado a participar da elaboração do planejamento organizacional do setor de
contabilidade, e, assim, mapear as forças do setor e listar as fraquezas.
Feito isso, basta propor um plano de ação 5W2H com soluções a serem
adotadas para minimizar as fraquezas encontradas como, por exemplo, a alta
rotatividade dos funcionários no setor, o que prejudica a padronização de processos. A
propósito, para a abordagem quanto às forças, o ideal é criar um POP que auxiliará a
manter os processos que já são boas práticas, isto é, as forças da organização.
No momento de listar as oportunidades e ameaças, também é aconselhável usar
um plano de ação 5W2H. Por exemplo, a economia em crise pode levar a empresa a
repensar suas estratégias de vendas ou de prestação de serviços (diminuindo o pacote
de serviços que agregam pouco à receita da empresa) ou até mesmo a reduzir gastos
enquanto a situação econômica não melhora. Para isso, novamente pode ser utilizado
o plano de ação 5W2H a fim de estruturar essas medidas.
https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-9465131-dt-content-rid-231956500_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TCO/UC01/conteudos/HTML/9_ferramentas/pdf/tabela.pdf
Já no quesito oportunidades, para aumentar as vendas em meio a uma crise,
podem ser buscadas medidas que façam o negócio alavancar, isto é, estratégias que
se caracterizam com oportunidades dealavancagem financeira. Um exemplo seria
propor uma parceria de negócio com uma empresa de RH, mas o escritório de
contabilidade quarteirizaria o serviço. Assim, um cliente terceiriza o serviço para o
escritório, que diz ter toda a infraestrutura de RH para fazer a folha de pagamento dos
funcionários, contudo, ele quarteiriza o serviço para um parceiro de negócio
especializado em serviços de RH.
Essa é uma estratégia que pode ser adotada independentemente de o momento
ser ou não de crise econômica. Isso minimiza os custos com toda a infraestrutura
necessária para se criar e manter o serviço de RH no escritório de contabilidade ao
mesmo tempo em que amplia o portifólio de serviços oferecidos. Além disso, é sempre
bom lembrar que toda oportunidade tem seus riscos inerentes a qualquer
negócio. Como qualquer estratégia, essa pode ou não ter êxito e isso é aceitável.
Contudo, a análise de SWOT serve exatamente para ajudar o empreendedor ou gestor
na verificação das melhores oportunidades, isto é, as que têm baixo risco e que podem
trazer bons retornos para o empreendimento.
No último tópico deste conhecimento, estude a matriz BCG, outra matriz que
auxilia muito na compreensão do potencial da sua cartilha de produtos e/ou serviços e
que, de certa forma, harmoniza-se bem com o que já foi visto na análise de SWOT.
Matriz BCG
Essa ferramenta utiliza um gráfico que faz a análise de um produto/serviço em
comparativo com o mercado e com sua concorrência. Ela se chama BCG porque foi
criada pela consultoria Boston Consulting Group. Veja a seguir cada um dos
quadrantes da matriz BCG e como eles funcionam:
Figura 2 – Matriz BCG
Fonte: elaborado pelo autor.
Um bom exemplo de como isso funciona na prática seria a classificação dos
produtos e serviços oferecidos por um escritório de contabilidade. Supõe-se que a
oferta do serviço de declaração do imposto de renda seja um serviço pouco procurado
pelos clientes (pouca participação de mercado) e com baixo retorno para o escritório
também quanto ao valor cobrado por cada declaração (baixa taxa de crescimento).
Nesse caso, sua classificação na matriz BCG seria um abacaxi, isto é, um
serviço que traz pouco retorno financeiro, mas que, rotineiramente, precisa ser
ofertado para compor a cartilha básica de serviços oferecidos aos clientes.
Agora, suponha que o serviço oferecido seja algo novo e com uma boa projeção
de crescimento, como uma consultoria tributária. Contudo, por ser algo novo, exige um
alto investimento em marketing para começar a gerar uma boa receita.
Nesse caso, a classificação na matriz BCG seria um ponto de interrogação (alta
probabilidade de taxa de crescimento e baixa participação de mercado, pois ainda é
um serviço novo).
Já no quadrante da matriz classificado com a ilustração da vaca leiteira, o
serviço de abertura e fechamento de empresa seria um bom exemplo, visto que o
escritório pode cobrar um pouco mais pelo serviço (dependendo de cada caso). Isso
porque há uma procura ou demanda pelo serviço considerável também, criando uma
boa participação de mercado e uma taxa de crescimento de receita modesta, embora
com boas perspectivas de crescimento.
Por último, existe o serviço de consultoria contábil, que pode ser o principal
serviço do escritório e classificado na matriz como estrela, exigindo um investimento
considerável, ao mesmo tempo que traz um retorno muito maior do que os demais
Encerramento
Você chegou ao final deste material, que teve como proposta fazê-lo refletir um
pouco sobre as principais ferramentas que podem ser utilizadas para a boa gestão de
uma organização. Agora, depende somente de você se apropriar das dicas que foram
aqui mencionadas e, quando chegar a hora, executar um bom trabalho como técnico
em contabilidade.
serviços oferecidos, ou seja, contém uma ótima taxa de crescimento e participação de
mercado alta pelo serviço oferecido também.