gestao do tempo modulo 1

Prévia do material em texto

GESTÃO DO TEMPO E
PRODUTIVIDADE
Fabiano Caxito
Fabiano Caxito
Gestão do tempo e produtividade
ISBN 978-65-5821-101-3
9 786558 211013
Código Logístico
I000550
Gestão do tempo e 
produtividade 
Fabiano Caxito
IESDE BRASIL
2022
Todos os direitos reservados.
IESDE BRASIL S/A. 
Al. Dr. Carlos de Carvalho, 1.482. CEP: 80730-200 
Batel – Curitiba – PR 
0800 708 88 88 – www.iesde.com.br
© 2022 – IESDE BRASIL S/A. 
É proibida a reprodução, mesmo parcial, por qualquer processo, sem autorização por escrito do autor e do 
detentor dos direitos autorais.
Projeto de capa: IESDE BRASIL S/A.
CIP-BRASIL. CATALOGAÇÃO NA PUBLICAÇÃO 
SINDICATO NACIONAL DOS EDITORES DE LIVROS, RJ
C377g
Caxito, Fabiano
Gestão do tempo e produtividade / Fabiano Caxito. - 1. ed. - Curitiba 
[PR] : Iesde, 2022.
118 p. : il.
Inclui bibliografia
ISBN 978-65-5821-101-3
1. Administração do tempo. 2. Tempo. 3. Planejamento estratégico. 4. 
Produtividade. 5. Autogerenciamento (Psicologia). I. Título.
21-75166 CDD: 640.43
CDU: 005.962.11
Fabiano Caxito Mestre em Administração Estratégica pela Universidade 
Nove de Julho (Uninove). Na área da Administração, é 
MBA em Recursos Humanos pela Fundação Instituto 
de Administração (FIA); em Economia e Finanças e em 
Gestão de Equipes e Liderança, ambos pela Faculdade 
Dynamus de Campinas (Fadyc). É pós-graduado 
em Business Intelligence, Big Data e Analytics pela 
Universidade Anhanguera. Na área da educação, é pós-
graduado em Língua Portuguesa: redação e oratória pela 
Universidade São Francisco; em Educação Corporativa e 
em Tecnologias e Educação a Distância pela Faculdade 
UniBF; em Filosofia pela Universidade Estácio de Sá; 
em Antropologia e Sociologia Política e Urbana pela 
UniBF; e em Ciências Políticas pela Fadyc. É graduado 
em Administração Financeira pela Universidade Cidade 
de São Paulo (Unicid) e tem licenciatura em Filosofia 
pela Faculdade Mozart de São Paulo (Famosp). Atuou 
nas áreas comercial, de logística e de recrutamento e 
seleção, bem como em treinamento e desenvolvimento 
em empresas de distribuição de produtos de consumo. 
Foi coordenador de cursos de pós-graduação lato 
sensu. É consultor empresarial, professor universitário e 
influenciador digital.
Agora é possível acessar os vídeos do livro por 
meio de QR codes (códigos de barras) presentes 
no início de cada seção de capítulo.
Acesse os vídeos automaticamente, direcionando 
a câmera fotográ�ca de seu smartphone ou tablet 
para o QR code.
Em alguns dispositivos é necessário ter instalado 
um leitor de QR code, que pode ser adquirido 
gratuitamente em lojas de aplicativos.
Vídeos
em QR code!
SUMÁRIO
1 O que é o tempo 9
1.1 Tempo: conceito e perspectivas 10
1.2 Tempo e trabalho 15
1.3 Tempo e vida pessoal 19
1.4 Disciplina e rotina 23
1.5 Ócio criativo 24
2 Gestão do tempo 30
2.1 Conceito de gestão do tempo 31
2.2 Planejamento e controle do tempo 35
2.3 Gestão do tempo e produtividade 43
2.4 Desperdício de tempo 45
2.5 Delegação de tarefas 47
3 Gestão da agenda 53
3.1 Priorização: importante, urgente, circunstancial 54
3.2 Checklists 62
3.3 Interrupções e distrações 64
3.4 Procrastinação 66
3.5 Monitoramento e avaliação da agenda 69
4 Modelos de gestão de tempo 74
4.1 Ferramentas e técnicas de gestão do tempo 75
4.2 Software para gestão do tempo 81
4.3 Organização do ambiente de trabalho 84
4.4 Tecnologias da informação e gestão do tempo 88
5 Gestão do tempo e qualidade de vida 94
5.1 Plano de vida 95
5.2 Plano de carreira 98
5.3 Objetivos e metas pessoais e profissionais 103
5.4 Planos de ação e gestão do tempo 108
 Resolução das atividades 114
Agora é possível acessar os vídeos do livro por 
meio de QR codes (códigos de barras) presentes 
no início de cada seção de capítulo.
Acesse os vídeos automaticamente, direcionando 
a câmera fotográ�ca de seu smartphone ou tablet 
para o QR code.
Em alguns dispositivos é necessário ter instalado 
um leitor de QR code, que pode ser adquirido 
gratuitamente em lojas de aplicativos.
Vídeos
em QR code!
Esta obra tem por objetivo discutir a importância da gestão do 
tempo para que possamos atingir os nossos objetivos pessoais e 
profissionais mantendo a qualidade de vida, pois saber gerenciá-
lo e equilibrar a vida pessoal e profissional é uma das mais 
importantes competências no mundo contemporâneo.
O primeiro capítulo do livro discute a evolução do conceito 
de gestão do tempo, desde os primórdios da civilização até o 
presente. Para isso, segue os conceitos de diversos filósofos 
sobre a relação do ser humano com o tempo. Tais discussões 
ganharam ainda mais relevância a partir da Revolução Industrial, 
momento no qual o trabalho passou a ocupar o papel central na 
vida dos indivíduos. O capítulo também aborda o impacto das 
tecnologias da informação e da revolução digital sobre a forma 
como as pessoas organizam o seu tempo entre as atividades 
pessoais e profissionais.
A gestão do tempo é crucial às empresas na busca por 
produtividade, eficiência e eficácia. Assim, o foco do segundo 
capítulo é a compreensão sobre a importância do tempo como 
um dos principais recursos utilizados pelas empresas para 
atingir os seus objetivos. Da mesma forma que a empresa 
precisa gerenciar seus recursos financeiros, tecnológicos e 
humanos, gerenciar o uso e controlar os resultados obtidos por 
meio do uso do recurso tempo é fundamental para o sucesso 
das organizações. O capítulo ainda aborda as ferramentas e 
metodologias utilizadas pelas empresas na gestão do tempo 
dedicado pelos colaboradores a cada uma das atividades 
desenvolvidas, com exemplos e exercícios que podem ser usados 
para entender na prática os conceitos discutidos.
O terceiro capítulo da obra tem o objetivo de discutir as 
principais ferramentas e metodologias usadas na gestão do 
tempo. Conceitos fundamentais ao contexto, como objetivos, 
prazos, motivação e disciplina são apresentados e estudados. O 
processo de identificação das atividades a serem realizadas – sua 
classificação e priorização de acordo com a importância e nível de 
urgência – é explicado por meio de exercícios que auxiliam o leitor 
APRESENTAÇÃOVídeo
8 Gestão do tempo e produtividade
a organizar um plano de gestão do tempo adequado às suas necessidades. 
Também são trazidos os desafios relacionados às distrações, interrupções e, 
principalmente, a procrastinação, que podem dificultar o processo de gestão 
do tempo.
Diversos modelos, metodologias e sistemas de gestão podem auxiliar na 
gestão do tempo. Por isso, o quarto capítulo tem o objetivo de apresentar 
as principais ferramentas e metodologias, com exemplos práticos de como 
são utilizadas, seus benefícios e pontos de atenção. Tanto as ferramentas 
de gestão criadas em outras áreas e que podem ser adaptadas à gestão do 
tempo quanto as metodologias especificamente desenvolvidas com essa 
finalidade são apresentadas. 
Por fim, o último capítulo busca tratar da importância da gestão do 
tempo no contexto pessoal, na construção do plano de vida e de carreira do 
indivíduo e na busca pelo equilíbrio entre os diversos papéis que desempenha 
nas várias áreas da vida. Se o tempo é o mais importante dos recursos de que 
dispomos, saber gerenciá-lo é uma competência que precisa ser desenvolvida 
e constantemente atualizada. 
Afinal, como diz uma conhecida música brasileira, não temos tempo a perder.
O que é o tempo 9
1
O que é o tempo
A relação do ser humano com o tempo é um conceito discutido nas 
mais diversas áreas. A filosofia dedicou-se ao estudo do tempo desde os 
seus primórdios, e ele permanece sendo tema de discussão entre os 
filósofos contemporâneos. Logo, esse será o foco da primeira parte deste 
capítulo, que apresenta os conceitos relacionados ao tempo.
Já a relação entre tempo, trabalho e vida pessoal, presentes na se-
gunda e na terceira partes do capítulo, ganhou importância com o de-
senvolvimento tecnológico que levouà Revolução Industrial e ao modelo 
econômico capitalista. No mundo contemporâneo, a importância de en-
tender a relação das pessoas com o tempo dedicado à profissão e à vida 
pessoal é central, pois as tecnologias da informação e da comunicação 
(TIC) borraram os limites da jornada de trabalho, principalmente com o 
advento do modelo de teletrabalho, conhecido por home office.
Nesse contexto, gerenciar o tempo dedicado às atividades pessoais e 
profissionais é uma competência fundamental na atualidade. A importân-
cia de criar e seguir os planos de gestão da rotina, bem como a disciplina 
para colocá-los em prática, também será tema de reflexão.
Além do tempo dedicado ao trabalho, às relações familiares e sociais 
e ao lazer, para que se possa ter uma vida plena, é importante que o 
indivíduo dedique parte do seu tempo ao ócio, muitas vezes confundi-
do erroneamente com a preguiça. Por isso, o ócio será abordado, já que 
incentiva a criatividade, abre espaço para o planejamento e favorece a 
saúde física e mental.
Ao fim do capítulo, você terá condições de entender os conceitos rela-
cionados ao tempo bem como de compreender a importância de geren-
ciá-lo nas esferas pessoal e profissional.
10 Gestão do tempo e produtividade
1.1 Tempo: conceito e perspectivas
Vídeo
Para que seja possível atingir os seus objetivos, uma empresa, or-
ganização, instituição ou mesmo um indivíduo utilizam-se de diversos 
recursos. Os recursos materiais, como plantas, minerais e elementos 
químicos, por exemplo, são provenientes da natureza. Já os recursos hu-
manos incluem experiências, conhecimentos, saberes, tecnologias, rela-
cionamentos e capacidades pessoais. Os recursos financeiros, por sua 
vez, são utilizados na aquisição ou remuneração referentes aos demais 
tipos de recursos.
Figura 1
 Tipos de recursos
Terra, metais, elementos químicos, petróleo, 
plantas etc. 
Trabalho desenvolvido pelas pessoas 
(chamado, em geral, de mão de obra), que 
envolve conhecimento, criatividade, tecnologia, 
relacionamentos, liderança etc. 
Capital necessário ao desenvolvimento de 
atividades relacionadas à transformação de 
matérias-primas em produtos ou serviços; envolve 
dinheiro, equipamentos, investimentos etc
Recursos 
materiais
Recursos 
humanos
Recursos 
financeiros
O uso dos três tipos de recursos pode ser observado tanto em ati-
vidades corriqueiras, realizadas individualmente, quanto em grandes 
projetos que envolvem empresas e organizações.
Para exemplificar a aplicação dos recursos, imagine que uma pessoa 
decide fazer um bolo. Ela utilizará recursos materiais, como a farinha, os 
ovos, o açúcar, as frutas, gás ou eletricidade. Contará, na execução, com 
as suas competências ou experiências anteriores na cozinha, ou seguirá 
Conhecer o conceito de 
tempo e as várias formas 
de entender a sua relação 
com os diversos aspectos 
da vida.
Objetivo de aprendizagem
ra
ze
ed
sg
n/
Sh
ut
te
rs
to
ck
O que é o tempo 11
Le
on
ov
a 
Iu
lii
a/
Sh
ut
te
rs
to
ck
uma receita, que pode ser entendida como os saberes e as experiências 
de outras pessoas e que foram transcritas e compartilhadas.
Em seguida, usará outras tecnologias, como a batedeira elétrica, o 
forno e outros equipamentos, desenvolvidos por meio da criatividade 
e do trabalho de outras pessoas. Para tudo isso precisou de recursos 
financeiros para adquirir as matérias-primas e os equipamentos neces-
sários ao seu objetivo, ou seja, fazer um bolo.
De modo semelhante, um empreendimento complexo, como levar 
uma nave até o espaço, depende do uso de recursos materiais, como 
metais e combustíveis, e recursos humanos, que envolvem tanto o co-
nhecimento e a criatividade de cientistas quanto as atividades buro-
cráticas realizadas por diversas pessoas que trabalham em empresas, 
além de imensos recursos financeiros.
Entretanto, para que indivíduos e empresas possam atingir objeti-
vos e metas, outro recurso é fundamental: o tempo. A importância do 
tempo como um dos fatores relacionados ao desenvolvimento das ati-
vidades empresariais está presente nos conceitos de objetivo e meta. 
O objetivo se realiza a longo prazo, e as metas, por sua vez, são 
os passos, as etapas a serem realizadas em períodos específicos. De 
modo complementar, Tajra (2014) define como objetivos a condição, a 
situação, o lugar ou a posição que se deseja atingir, já as metas estão 
A caminho das estrelas, 
produzida pela rede 
de TV alemã Deutsche 
Welle, mostra o intenso 
processo de desenvol-
vimento tecnológico 
necessário à humanidade 
para que o objetivo de 
pisar na Lua fosse alcan-
çado. O uso de recursos 
naturais, financeiros e hu-
manos, a colaboração de 
agências e organizações 
de diferentes países, bem 
como o envolvimento de 
cientistas e empresas 
privadas foram funda-
mentais para o projeto.
Disponível em: https://play.
ebc.com.br/programas/261/a-
caminho-das-estrelas. Acesso em: 
8 dez. 2021.
Vídeo
https://play.ebc.com.br/programas/261/a-caminho-das-estrelas
https://play.ebc.com.br/programas/261/a-caminho-das-estrelas
https://play.ebc.com.br/programas/261/a-caminho-das-estrelas
12 Gestão do tempo e produtividade
relacionadas aos prazos e às datas a serem cumpridos para o alcance 
dos objetivos.
Os recursos financeiros, humanos e materiais não são infinitos, con-
tudo, no contexto da gestão empresarial, podem ser repostos quando 
são utilizados. A empresa pode buscar novos recursos financeiros, con-
tratar outras pessoas ou buscar novas fontes de recursos naturais.
Já o tempo é um elemento finito. Para Estrada, Flores e Schimith (2011), 
nenhum outro elemento ou recurso pode substituir o tempo. Assim, 
trata-se de um fator que, se não for bem administrado, limita as chan-
ces de que as metas e os objetivos sejam atingidos, por isso deve ser 
gerenciado com eficiência para evitar desperdícios. Os autores con-
ceituam a gestão do tempo como o processo de organizar de modo 
temporal as ações e atividades necessárias ao alcance de um objetivo, 
definindo prazos para que os compromissos sejam realizados.
A relação do ser humano com o tempo é discutida desde os primór-
dios da civilização. Segundo Puente (2012), na cultura grega, o tempo 
era visto tanto como um círculo quanto como uma linha reta. A visão 
circular do tempo tem como origem a observação dos ciclos da nature-
za, como o dia e a noite, as estações e os padrões de deslocamento dos 
astros. Já a visão linear surge com o próprio desenvolvimento humano 
de crescimento, juventude, envelhecimento e morte.
Souza (2018) aponta que, na mitologia grega, o tempo era conside-
rado a origem e a substância que originava os elementos como o fogo, 
o ar e a água. A autora explica que três diferentes divindades estavam 
relacionadas a esse conceito: Aion, ligado à origem da vida e aos ciclos 
do tempo, personificado pela serpente que engole a própria cauda e 
que representa os recomeços dos dias e das estações; Chronos, rela-
cionado à visão do tempo como uma linha de eventos que se sucedem 
e não se repetem, em que o tempo pode ser medido e controlado e 
flui constantemente em direção ao futuro; e Kairós, ligado ao momento 
presente, um tempo unidimensional relacionado ao aqui e ao agora.
Alguns dos mais importantes filósofos gregos abordaram a relação 
do ser humano com o tempo. Como explica Souza (2018), Platão sepa-
rava o tempo em duas dimensões, uma em constante mudança e evo-
lução e outra imutável, ligada aos ciclos da natureza. Já para Aristóteles, 
o tempo era o momento presente, o agora.
Os recursos naturais 
podem ser classificados 
como renováveis e não 
renováveis. Os renováveis 
são aqueles regenerados 
pela própria natureza e 
cuja utilização pelo ser 
humano não prejudica 
o equilíbrio natural. 
Por exemplo, a energia 
elétrica gerada por usinas 
hidrelétricas utiliza a força 
da água, mas não conso-
me o recurso natural. Já 
os recursos não renová-
veis são aqueles que exis-
tem em quantidade finita 
na natureza e que não 
são regenerados, como os 
minerais e o petróleo.Saiba mais
O que é o tempo 13
As discussões sobre o significado do tempo estão presentes tam-
bém na obra de Santo Agostinho, um dos principais filósofos da era me-
dieval. Em um de seus livros, ele discutiu a complexidade do conceito 
de tempo:
O que é o tempo? Se ninguém me pergunta, eu sei; porém, se quero explicá-lo 
a quem me pergunta, então não sei (AGOSTINHO apud COSTA; PICHLER, 2017, 
p. 109).
Ao abordar os conceitos de passado, presente e futuro, Santo Agosti-
nho mostrou como o tempo está ligado ao movimento. Só há o passado 
porque o tempo se movimentou, passou; e, da mesma forma, só pode-
mos falar de um futuro se o tempo se movimentar em direção a ele. Se 
não houvesse o movimento, o tempo presente seria eterno, imutável.
Segundo Costa e Pichler (2017), na visão de Santo Agostinho, o tem-
po que realmente existe é o presente, em constante mutação. O futuro, 
por ainda não existir, é construído por meio das ações e decisões to-
madas no presente. A visão do filósofo alinha-se ao conceito de outra 
corrente religiosa, o budismo. Segundo Rinpoche (2021), na filosofia 
budista, o tempo é o momento presente, marcado pela impermanên-
cia e pela mudança.
Mesmo com a visão de Santo Agostinho, a filosofia católica baseia-
-se na visão do tempo como uma linha reta, que tem um princípio na 
criação do mundo e um futuro finito. Smolniakof (2021), ao analisar a 
obra de Friedrich Nietzsche, diz que este rompeu com a ideia de linea-
ridade do tempo presente na filosofia católica, por considerar que a 
vida ocorre no momento presente e que toda e qualquer criação do ser 
humano precisa ser considerada no contexto dos valores e da cultura 
do tempo em que está inserida.
Tendo como base os estudos sobre o tempo desenvolvidos duran-
te séculos, outro importante pensador, Martin Heidegger (1889-1976), 
este contemporâneo, dedicou toda uma obra ao tema. Em Ser e Tempo, 
publicado em 1927, Heidegger afirmava que qualquer forma de me-
dição do tempo era mera ferramenta. Para ele, não são os minutos, 
as horas, os dias, os meses e os anos que passam: o ser humano é a 
verdadeira medida do tempo.
14 Gestão do tempo e produtividade
Renato Russo mostra, na canção Tempo Perdido (TEMPO PERDIDO, 
1986), como o tempo é visto de maneira dicotômica e trata do caminhar 
inevitável do tempo, em que o passado ficou para trás e não tem mais 
volta; entretanto, há esperança com relação ao tempo futuro. Ainda na 
letra, as formas de pensar o tempo são confrontadas e a estrofe final 
traz à tona a conclusão sobre as dúvidas levantadas. Assim, enquanto 
no primeiro verso o autor diz “temos todo o tempo do mundo”, na se-
gunda parte afirma que “não temos tempo a perder” e conclui “temos 
nosso próprio tempo”, o que mostra o alinhamento com a definição de 
Heidegger.
As discussões filosóficas sobre o tempo, apresentadas aqui breve-
mente, podem parecer amplas ou desconectadas da vida cotidiana. 
Porém, à medida que o desenvolvimento científico possibilita que os 
seres humanos vivam mais e a tecnologia concede o acesso a uma 
quantidade cada vez maior de informação, controlar e gerenciar o tem-
po passa a ser uma competência indispensável, seja no trabalho ou na 
vida pessoal.
A enorme quantidade de informações às quais os indivíduos estão 
expostos e que são geradas pelas interações físicas e virtuais nos am-
bientes de trabalho e na vida social provoca a percepção de inadequa-
ção às pessoas, isso por elas não conseguirem acompanhar todos os 
fatos e não entenderem as implicações dessas informações.
Para Ribeiro et al. (2019), no contexto das organizações, o excesso 
de informações causa alto nível de ansiedade, e, segundo os autores:
Ao mesmo tempo que a internet parece ser a solução de todos 
os problemas referentes ao acesso das informações, ela trans-
forma o acesso difícil, afinal, a internet potencializa a inserção de 
informações e aumenta exponencialmente o volume de informa-
ções [...]. Com isso, o grande desafio não é o acesso, e sim o filtro 
dessas informações, pois cada vez mais cresce o volume de in-
formações na internet e o processo de filtro torna-se complexo.
Conforme Ribeiro et al. (2019), a ansiedade é originada pela percep-
ção de que o tempo não é suficiente para realizar as atividades que 
devem ser executadas e, ao mesmo tempo, provoca nas pessoas a sen-
sação de que elas precisam se atualizar constantemente, bem como 
aprender novas competências continuamente.
No mundo contemporâneo, o tempo parece transcorrer de maneira 
cada vez mais acelerada, tornando-se insuficiente para realizar todas 
UncleFredDesign/Shutterstock
Renato Russo mostra, na canção Tempo Perdido (TEMPO PERDIDO, 
1986), como o tempo é visto de maneira dicotômica e trata do caminhar 
inevitável do tempo, em que o passado ficou para trás e não tem mais 
volta; entretanto, há esperança com relação ao tempo futuro. Ainda na 
letra, as formas de pensar o tempo são confrontadas e a estrofe final 
traz à tona a conclusão sobre as dúvidas levantadas. Assim, enquanto 
no primeiro verso o autor diz “temos todo o tempo do mundo”, na se-
gunda parte afirma que “não temos tempo a perder” e conclui “temos 
nosso próprio tempo”, o que mostra o alinhamento com a definição de 
Heidegger.
As discussões filosóficas sobre o tempo, apresentadas aqui breve-
mente, podem parecer amplas ou desconectadas da vida cotidiana. 
Porém, à medida que o desenvolvimento científico possibilita que os 
seres humanos vivam mais e a tecnologia concede o acesso a uma 
quantidade cada vez maior de informação, controlar e gerenciar o tem-
po passa a ser uma competência indispensável, seja no trabalho ou na 
vida pessoal.
A enorme quantidade de informações às quais os indivíduos estão 
expostos e que são geradas pelas interações físicas e virtuais nos am-
bientes de trabalho e na vida social provoca a percepção de inadequa-
ção às pessoas, isso por elas não conseguirem acompanhar todos os 
fatos e não entenderem as implicações dessas informações.
Para Ribeiro et al. (2019), no contexto das organizações, o excesso 
de informações causa alto nível de ansiedade, e, segundo os autores:
Ao mesmo tempo que a internet parece ser a solução de todos 
os problemas referentes ao acesso das informações, ela trans-
forma o acesso difícil, afinal, a internet potencializa a inserção de 
informações e aumenta exponencialmente o volume de informa-
ções [...]. Com isso, o grande desafio não é o acesso, e sim o filtro 
dessas informações, pois cada vez mais cresce o volume de in-
formações na internet e o processo de filtro torna-se complexo.
Conforme Ribeiro et al. (2019), a ansiedade é originada pela percep-
ção de que o tempo não é suficiente para realizar as atividades que 
devem ser executadas e, ao mesmo tempo, provoca nas pessoas a sen-
sação de que elas precisam se atualizar constantemente, bem como 
aprender novas competências continuamente.
No mundo contemporâneo, o tempo parece transcorrer de maneira 
cada vez mais acelerada, tornando-se insuficiente para realizar todas 
UncleFredDesign/Shutterstock
as atividades e tarefas que alguém deseja ou 
que estão sob sua responsabilidade. 
“Correr contra o tempo” é uma ex-
pressão corriqueira e usada em 
diversos contextos, originada por 
meio da percepção de que o tempo 
é irreversível, finito. Assim, torna-se 
cada vez mais importante conhecer as 
ferramentas e as metodologias de gestão do tempo.
1.2 Tempo e trabalho 
Vídeo
O tempo dedicado diariamente ao trabalho no mundo contempo-
râneo é uma consequência direta da Revolução Industrial, ocorrida a 
partir do século XVIII e que, além de ter transformado os processos de 
fabricação de produtos, foi responsável pela reorganização das rela-
ções de trabalho e da própria estrutura social.
Maximiano (2014) explica que, com o advento da máquina a vapor, 
desenvolvida por James Watt, os processos produtivos – antes basea-
dos na produção de artesãos que atuavam isoladamente em suas ofi-
cinas – sofreram uma grande alteração. Surgiram as indústrias que 
reuniamum expressivo número de operários em suas sedes, e estes 
realizavam as atividades organizadamente, com o apoio de máquinas e 
equipamentos movidos a vapor. 
Compreender a relação 
entre o tempo, a atuação 
profissional e a carreira.
Objetivo de aprendizagem
O que é o tempoO que é o tempo 1515
Ev
er
et
t C
ol
le
ct
io
n/
Sh
ut
te
rs
to
ck
16 Gestão do tempo e produtividade
Para Corrêa e Corrêa (2017), o modelo de fabricação industrial 
trouxe profundas mudanças na organização social, evidenciadas por 
meio do crescimento acelerado das cidades e de uma nova forma de 
estruturar o trabalho. Assim, para aumentar os lucros e a eficiência dos 
processos produtivos, os empresários buscaram entender e melhorar 
os processos de trabalho a fim de garantir a utilização de recursos de 
modo mais eficiente possível.
Entre os vários pesquisadores e gestores que buscaram entender a 
organização do trabalho na fase inicial do processo de industrialização, 
destaca-se o trabalho de Frederick Taylor (1856-1915). Em sua obra 
Princípios da Administração Científica, publicada em 1911, há o conceito 
do estudo de tempos e movimentos (TAYLOR, 2019).
Com o objetivo de aumentar a produtividade dos trabalhadores, 
Taylor analisou, por meio do método científico, os processos então 
usados nas fábricas, identificando cada um dos movimentos realizados 
pelos operários em cada etapa de produção. Ao dividir as atividades 
em tarefas e movimentos elementares, Taylor mediu o tempo neces-
sário à execução de cada tarefa e realizou experiências com o objetivo 
de diminuir os tempos e melhorar a qualidade das atividades de labor.
O sucesso da aplicação dos conceitos do estudo de tempos e movi-
mentos nas indústrias promoveu a disseminação da definição de admi-
nistração científica. Segundo Chiavenato (2014), Taylor é considerado 
um dos pais da Administração, mostrando que a gestão do tempo está 
relacionada à origem da administração como ciência.
Porém, à medida que as indústrias passaram a se valer mais dos pro-
cessos de trabalho baseados em sua divisão e no controle dos tempos e 
dos movimentos, questões relativas à qualidade de vida do trabalhador 
e ao excesso de trabalho passaram a ser mais discutidas por empresas, 
governos e organizações de defesa dos direitos dos trabalhadores.
Um clássico cinematográfico do início do século XX, o filme Tempos Mo-
dernos, de Charles Chaplin, exemplifica como a gestão do tempo das ativida-
des realizadas pelos operários tornou-se uma obsessão para as indústrias.
Segundo Lima e Holzmann (2013), os direitos dos trabalhadores, es-
pecialmente no que diz respeito à jornada, passaram a ser discutidos 
por empresas, governos e organizações representativas da classe no 
período compreendido entre a fase de implementação das ideias de 
W
ik
im
ed
ia
 C
om
m
on
s
Em um dos filmes de 
Charlie Chaplin, Tempos 
Modernos, o personagem 
Carlitos representa um 
operário em uma indús-
tria que usa os conceitos 
da gestão de tempos 
e movimentos. A obra 
critica as condições de 
trabalho dos operários, 
reduzidos a ferramentas 
na busca pelo aumento 
de produtividade. Em 
uma das cenas icônicas, 
Carlitos, ao tentar acom-
panhar o ritmo sempre 
mais veloz da linha de 
produção, é engolido 
pelas engrenagens das 
máquinas, para ilustrar o 
desrespeito à condição 
humana dos operários.
Direção: Charlie Chaplin. EUA: 
Estúdio MK2, 1936. 
Filme
O que é o tempo 17
Taylor e a década de 1920, quando diversos países promulgaram le-
gislações para regular as leis trabalhistas. Os autores apontam que os 
conceitos de gestão baseados na gestão dos tempos e movimentos, 
originalmente aplicados apenas nas indústrias, foram gradativamente 
incorporados aos processos de trabalho de outros ramos empresariais, 
como de serviços e comércio.
No Brasil, Cord (2016) salienta que a luta dos trabalhadores pela 
regulação da jornada de oito horas se deu após a abolição da escrava-
tura, em 1888, e a Proclamação da República, em 1889. Para o autor, a 
demanda das organizações de trabalhadores pela definição da jornada 
de trabalho está relacionada ao fim da escravidão.
O trabalho, nesse sentido, é a expressão da visão nascente de cida-
dania, e a organização dessas relações teve um papel fundamental na 
construção da nova república. Apesar de a luta pela regulamentação 
da jornada de trabalho ter se iniciado no século XIX, foi somente em 
1932, durante o governo de Getúlio Vargas e a promulgação do Decreto 
n. 21.186 (BRASIL, 1932a), que foi instituído no Brasil o limite de oito ho-
ras diárias de labor, com o máximo de 48 horas semanais. Inicialmente, 
apenas os empregados do comércio foram abrangidos pela regula-
mentação, que foi complementada alguns meses depois pelo Decreto 
n. 21.364 (BRASIL, 1932b) e estendida aos trabalhadores da indústria.
A definição de tempo direcionado ao trabalho foi abordada na Conso-
lidação das Leis do Trabalho (CLT), que foi promulgada em 1943 e define 
pontos importantes, como o limite máximo de duas horas extras diárias e 
férias anuais de 30 dias (BRASIL, 1943). Já a Constituição de 1988 definiu o 
limite de 44 horas de trabalho semanais (BRASIL, 1988), e a reforma traba-
lhista de 2017 abriu o precedente para os acordos coletivos entre empre-
gadores e empregados na definição de jornadas parciais (BRASIL, 2017).
O desenvolvimento de tecnologias da informação e comunicação 
permitiu, também, a realização do trabalho remotamente, e, com o 
advento da Pandemia de Covid-19, por exemplo, a quarentena foi insti-
tuída em muitos países. Dessa forma, novas organizações do trabalho 
e de contagem do tempo a ele dedicado modificaram radicalmente as 
jornadas dos trabalhadores.
Apesar de existir há décadas, o trabalho remoto, conhecido popu-
larmente como home office ou teletrabalho, apresentou forte cresci-
mento durante a pandemia.
Regulamentado no Brasil 
pela Lei n. 13.467/2017, 
o teletrabalho é definido 
no artigo 75-B, Capítulo 
II, como aquele cujas 
atividades realizadas pelo 
empregado são feitas, 
preponderantemente, 
fora das instalações da 
empresa, tendo como 
ferramentas fundamen-
tais tecnologias que 
possibilitam a comunica-
ção entre a empresa e 
o empregado, sem, con-
tudo, constituir-se como 
atividade que, necessa-
riamente, tenha de ser 
realizada fora da empresa 
– por exemplo, equipes 
de vendedores externos 
ou entregadores.
Saiba mais
O estudo realizado por Noronha e Carrer (2021) mostra que, já nos 
anos de 2018 e 2019, após a promulgação da lei de regulamentação do 
teletrabalho, cerca de 3,8 milhões de pessoas já realizavam suas ativi-
dades nessa modalidade.
De modo geral, o teletrabalho é realizado pelo empregado em sua 
própria residência, mas Duarte (2008) aponta que as atividades podem 
ser executadas de diversos locais, como hotéis e espaços de trabalho 
que não sejam de propriedade da empresa. O autor destaca a impor-
tância das tecnologias de comunicação ao propiciarem às pessoas o 
exercício das suas atividades remotamente. 
O rápido crescimento do teletrabalho, em razão da pandemia, foi 
marcado, em grande medida, pela urgência e improvisação, seja pelas 
empresas ou mesmo pelos seus funcionários, que precisaram organi-
zar espaços de trabalho em suas residências.
Para Noronha e Carrer (2021), com a promulgação da Medida Provi-
sória n. 936/2020 – transformada na Lei n. 14.020/2020 (BRASIL, 2020), 
que regulamenta a possibilidade de acordos entre empregadores e em-
pregados para a redução da jornada de trabalho durante o período de 
quarentena –, algumas empresas adotaram o teletrabalho como sua 
principal modalidade e, em alguns casos, como única forma de trabalho.
Os reflexos dessa rápida mudança na forma de executar as ativida-
des profissionais ainda não são totalmente compreendidos e devida-
mente pesquisados, mas alguns estudos mostram os benefícios e os 
pontos negativos para as empresas e para os seus empregados.
Para Noronha e Carrer (2021), a redução de custos com instalações 
e verbas para o deslocamentodos funcionários são alguns dos benefí-
Cr
ea
tiv
e 
La
b/
Sh
ut
te
rs
to
ck
1818 Gestão do tempo e produtividadeGestão do tempo e produtividade
O que é o tempo 19
cios observados; já a dificuldade de engajamento, a piora dos processos 
de comunicação e o desafio de manter a cultura organizacional são os 
pontos negativos do teletrabalho.
Quanto ao funcionário, a diminuição no tempo de deslocamento para 
o trabalho, a possibilidade de as refeições serem feitas em casa, bem 
como o ganho de tempo livre são os pontos positivos. Por outro lado, 
como ponto negativo, os autores afirmam que “o isolamento social de-
vido à redução do contato entre os colegas de trabalho é uma delas. A 
falta de estrutura em casa, dificuldade de defesa dos interesses laborais e 
profissionais. Além disso, muitas vezes pode se tornar complicado sepa-
rar a vida profissional da vida pessoal” (NORONHA; CARRER, 2021, p. 45).
As novas formas de organização e controle da jornada de traba-
lho, aceleradas pela pandemia, parecem apontar para um futuro cuja 
separação entre as horas de trabalho e a vida pessoal será cada vez 
menos clara e definida. A flexibilidade de horário trazida pelo teletra-
balho pode esconder, na verdade, uma armadilha, na qual o indivíduo 
realiza as atividades profissionais fora da jornada definida pelo seu 
contrato de trabalho.
Para Lima e Holzmann (2013), o teletrabalho, tal como é observado, 
relaciona-se às atividades e às profissões que exigem alto grau de co-
nhecimento e competências relativas ao uso da tecnologia, da criativi-
dade e da gestão.
As profissões e atividades mais operacionais, relacionadas a tra-
balhos manuais e que necessariamente precisam ser realizadas nas 
instalações da empresa, estão menos propensas à substituição pela 
modalidade de teletrabalho.
Todas as mudanças verificadas na forma organizacional de trabalho 
aumentam a insegurança dos trabalhadores – tanto no que diz respeito 
à sua atividade atual quanto em relação ao futuro dos seus empregos 
(LIMA; HOLZMANN, 2013).
1.3 Tempo e vida pessoal
Vídeo Na sociedade contemporânea, é comum que os indivíduos se sintam 
sob pressão para se manterem atualizados devido ao acelerado desen-
volvimento tecnológico que a todo momento modifica as formas de 
aprendizagem, de trabalho, de relacionamento e comportamento social.
20 Gestão do tempo e produtividade
Para Grün (2010), a afirmação de diversas pessoas sobre não dispo-
rem de tempo para as atividades e responsabilidades a elas atribuídas 
é uma falácia. Segundo o autor, o tempo é igual para todos e, portanto, 
enquanto o indivíduo estiver vivo, há tempo suficiente.
Assim, as atividades profissionais, sociais, familiares e pessoais de-
mandam dos indivíduos fazer escolhas sobre quais ações serão realiza-
das e quanto tempo será dedicado a cada uma delas.
Somada à ansiedade informacional pertinente ao ambiente de 
trabalho, há sensação semelhante em relação à vida social. As redes 
sociais e os aplicativos de comunicação ocupam grande parte do 
tempo das pessoas, que sentem a necessidade de estarem atualizadas 
constantemente. A figura a seguir mostra a quantidade de informações 
geradas e distribuídas no ambiente virtual a cada minuto.
Figura 2
Quantidade de informações disponibilizadas a cada minuto no ambiente virtual
Fonte: Adaptada de Azevedo, 2020a para o autor
Li
gh
tly
 S
tra
nd
ed
/S
hu
tte
rs
to
ck
ZOOM 
Hospeda 
208.333 
participantes 
em reuniões.
US$ 3.805,00 
gastos em 
aplicativos 
móveis.
1.388.889 
pessoas 
realizam 
chamadas de 
voz.
WHATSAPP 
Usuários 
compartilham 
41.666.667 
mensagens.
AMAZON 
Envia 6.659 
encomendas.
SPOTIFY 
Adiciona 28 
trilhas à sua 
biblioteca de 
músicas.
VENMO 
Usuários 
enviam 
US$ 239.196 
em ordens de 
pagamentos.
TIKTOK 
É baixado 
2704 vezes.
FACEBOOK 
Usuários 
compartilham 
150.000 
mensagens.
MICROSOFT 
TEAMS 
Conecta 
52.083 
usuários.
CONSUMIDORES 
Gastam 
US$1.000.000,00 
on-line.
YOUTUBE 
Usuários 
carregam 500 
horas de vídeo.
INSTAGRAM 
Usuários 
postam 
347.222 
stories.
DOORDASH 
555 refeições 
são entregues.
NETFLIX 
Usuários 
assistem a 
404.444 horas 
de vídeo.
TWITTER 
Ganha 319 
novos 
usuários.
LINKEDIN 
Usuários se 
inscrevem 
para 69.444 
vagas.
INSTAGRAM 
138.889 cliques 
em publicações 
de propaganda.
FACEBOOK 
Usuários 
carregam 
147.000 
fotos.
REDDIT 
479.452 
pessoas se 
engajam com 
conteúdos.
 
Entender como a vida 
pessoal é impactada pela 
gestão do tempo.
Objetivo de aprendizagem
O que é o tempo 21
Para Sette e Bonho (2020), se a decisão de como alocar o tempo de 
trabalho traz grandes desafios, equilibrá-lo entre as atividades profissio-
nais e a vida pessoal torna-se ainda mais complexo.
Em uma sociedade cujo trabalho ocupa a centralidade da vida dos 
indivíduos e consome boa parte do seu tempo diário, buscar o equilí-
brio do tempo demanda muita organização, planejamento e disciplina.
Para Christensen, Allworth e Dillon (2012), sem esse equilíbrio, a 
busca por sucesso profissional pode acarretar fracasso na vida pessoal.
A tabela a seguir, desenvolvida por Caxito (2020), analisa o tempo 
dedicado às atividades pessoais, profissionais e de aprendizagem nas 
diversas etapas da vida.
Período
Total 
horas 
dispo-
níveis
Dias Anos Observa-
ção
Idade: 
0 a 6 
anos
Idade: 
6 a 18 
anos
Idade: 
18 a 65 
anos
Idade: 
65 a 75
Total 
da vida
6 anos 12 anos 47 anos 10 anos 75 anos
Por dia 24
Sono 8h 8h 8h 8h
Outros 16h 12h 4h 16h
Estudo 4h
Trabalho
Horas traba-
lho + almoço 
+ desloca-
mento
12h
Por 
semana
168
x 7 dias 
por 
semana
Sono 56h 56h 56h 56h
Outros 112h 92h 28h 112h
x 5 dias 
úteis/ 
semana
Estudo 0 20h 0 0
Trabalho
Horas traba-
lho + almoço 
+ desloca-
mento
0 0 60h 0
Por mês 720
x 30 dias 
por mês
Sono 240h 240h 240h 240h
Outros 480h 392h 216h 480h
x 22 dias 
úteis/
mês
Estudo 0 88h 0 0
Trabalho 0 0 264h 0
Tabela 1
Tempo dedicado às atividades pessoais e profissionais 
(Continua)
22 Gestão do tempo e produtividade
Período
Total 
horas 
dispo-
níveis
Dias Anos Observa-
ção
Idade: 
0 a 6 
anos
Idade: 
6 a 18 
anos
Idade: 
18 a 65 
anos
Idade: 
65 a 75
Total 
da vida
6 anos 12 anos 47 anos 10 anos 75 anos
Por ano 8760
x 365 dias 
por ano
Sono 2.920h 2.920h 2.920h 2920h
Outros 5.840h 5.040h 2.936h 5840h
x 220 dias 
úteis
Estudo
Férias de 3 
meses
800h TOTAL
Trabalho
Férias de 1 
mês
2.904h Horas %
Total vida 657000
Horas
Sono 17.520h 35.040h 137.240h 29.200h 219.000 33,3%
Outros 35.040h 60.480h 134.492h 58.400h 288.412 43,9%
Estudo
Inclui 
3500h/a de 
graduação
0 9.600h 3.500h 0 13.100 2,0%
Trabalho 0 0 136.488h 0 136.488 20,8%
Peso
Sono 33,3% 33,3% 33,3% 33,3%
Outros 66,7% 57,5% 32,7% 66,7%
Estudo 0,0% 9,1% 0,9% 0,0%
Trabalho 0,0% 0,0% 33,2% 0,0%
Fonte: Caxito, 2020, p. 10-11.
Segundo a tabela, o período compreendido entre os 18 e 65 anos 
de idade é considerado economicamente ativo, e um terço do tempo 
é dedicado ao trabalho. Ainda para Caxito (2020), se for excluída da 
contagem de tempo o período de sono, metade do tempo à disposi-
ção dos indivíduos é dedicado ao trabalho.
Os dados apresentados no quadro corroboram a visão de Chandra 
(2012), para quem cada fase do ciclo de vida apresenta um diferente 
equilíbrio entre as esferas pessoal e profissional. A própria percep-
ção do tempo muda de acordo com a idade: as crianças parecem 
compreender a passagem do tempo mais lentamente, já os adultos 
percebem que o tempo corre. Essa diferença pode ser mais bem en-
tendida com base na própria quantidade de tempo vivido. Um ano, 
para uma criança de 5 anos de idade, representa 20% de sua vida. Já 
para alguém de 50 anos, os mesmos 12 meses representam apenas 
5% da sua existência.
Idade economicamente 
ativa é o conceito utilizado 
na economia para se 
referir ao período da vida 
no qual um indivíduo 
está apto ao exercício 
profissional remunerado. 
A idade economicamen-
te ativa pode variar de 
acordo com os parâme-
tros aplicados; o InstitutoBrasileiro de Geografia e 
Estatística (IBGE) conside-
ra as pessoas de 15 a 65 
anos de idade aptas ao 
trabalho.
Saiba mais
O que é o tempo 23
Para Sette e Bonho (2020), não é possível ao indivíduo ad-
ministrar o tempo, mas sim as decisões sobre como utilizá-lo. 
Assim, o uso de ferramentas e processos de gestão das atividades 
é fundamental para quem busca o controle sobre o próprio tempo.
1.4 Disciplina e rotina
Vídeo
Rodrigues et al. (2018) citam a obra Sobre a brevidade da vida, do filó-
sofo Sêneca, que viveu em Roma entre os anos de 4 a.C. e 65 d.C., para 
ilustrar como a ideia de que os indivíduos não conseguem controlar o 
seu tempo sempre esteve presente na sociedade. 
Segundo os autores, Sêneca fez três afirmações fundamentais so-
bre a relação dos sujeitos com o tempo. Para o filósofo, a vida não era 
curta, os indivíduos é que desperdiçavam o seu tempo. Sêneca também 
acreditava que as pessoas gastavam o tempo realizando atividades ou 
aprendendo coisas inúteis. Outra afirmação do filósofo relacionava-se à 
forma como as pessoas cuidavam do seu patrimônio em comparação ao 
cuidado com o precioso tempo: os bens materiais eram defendidos com 
zelo; o tempo pessoal, por outro lado, era roubado ou deixado à mercê 
de terceiros, sendo gasto inadequadamente (RODRIGUES et al., 2018).
As afirmações de Sêneca podem facilmente ser transpostas para a 
contemporaneidade. Em uma sociedade cujas informações são gera-
das, compartilhadas e consumidas rapidamente, há o aumento gene-
ralizado da percepção de que o tempo passa sempre mais rápido. Para 
Rodrigues et al. (2018), isso leva os indivíduos a buscar meios e ferra-
mentas de gerenciamento do tempo de que dispõem.
Conforme Sita e Rizzi (2011), o tempo é o recurso mais valioso, exa-
tamente por ser finito e não renovável. Desse modo, desperdiçá-lo é, 
de certa forma, desperdiçar a própria vida.
As ferramentas, os modelos e os processos de gestão do tempo estão, 
na sua grande maioria, focados no processo de planejamento e organiza-
ção de agenda, com o objetivo de otimizar o uso do tempo. Covey (2017) 
define três pilares para essa gestão: o primeiro refere-se à decisão conscien-
te sobre o controle do tempo; o segundo relaciona-se à organização das ati-
Relacionar os conceitos 
de disciplina, rotina e 
gestão do tempo.
Objetivo de aprendizagem
Um dos mais importantes 
pensadores romanos, 
fundador da linha filosó-
fica chamada estoicismo, 
Lucius Annaeus Sêneca 
viveu nos primeiros anos 
da era cristã. Foi senador 
em Roma e conselheiro 
do Imperador Nero, que 
lhe causou decepção com 
a política e o levou ao 
abandono da vida públi-
ca. Uma de suas obras é 
Sobre a brevidade da vida, 
escrita em formato de 
carta, na qual o filósofo 
discorre sobre a vida, o 
tempo, a moral e a ética, 
tanto no meio público 
quanto no privado. 
Trata-se de um livro ainda 
atual, mesmo após quase 
dois milênios de sua 
publicação original.
SÊNECA, L. A. São Paulo: Penguin, 2017.
Livro
24 Gestão do tempo e produtividade
vidades com base nas prioridades; e o terceiro trata da disciplina necessária 
para dar prosseguimento ao planejamento definido.
Contudo, para que os planos sejam colocados em prática, uma com-
petência é fundamental: a disciplina.
A palavra disciplina remete, inicialmente, às ideias de ordem e 
comandos a serem realizados, mas também à falta de liberdade. Po-
rém, conforme Tiba (2017) avalia, o conceito não deve ser encarado 
negativamente, como forma de imposição. A disciplina é aprendida 
e desenvolvida por meio de exemplos e do reforço positivo recebido 
pelo indivíduo quando ele nota os resultados obtidos por meio da sua 
conduta disciplinada. Como diz a letra da música Há Tempos, da banda 
Legião Urbana: “disciplina é liberdade” (HÁ TEMPOS, 1989).
A disciplina pode ser entendida como a firmeza e a determinação 
mental para se seguir cada um dos passos definidos no planejamento, 
bem como a força de motivação que não permite ao indivíduo 
procrastinar. A procrastinação – ou seja, o ato de adiar ou deixar a rea-
lização de uma atividade para o futuro – é um dos grandes problemas 
no gerenciamento do tempo.
Ti
m
ot
hy
 H
od
gk
in
so
n/
Sh
ut
te
rs
to
ck
PARA FAZER FEITO
Segundo Tiba (2017), a disciplina pode ser desenvolvida por meio de 
estudo e dedicação, sendo imprescindível ao gerenciamento do tempo 
e à construção do equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
1.5 Ócio criativo
Vídeo Os momentos de lazer ou aqueles não direcionados ao labor e às 
interações sociais são vistos negativamente. O mundo dos negócios, 
por exemplo, é caracterizado pelo ritmo acelerado e a convivência frag-
mentada ou, muitas vezes, forçada. O ócio, por sua vez, é confundido 
O best-seller Os 7 hábitos 
das pessoas altamente efi-
cazes é leitura fundamen-
tal para quem deseja en-
tender a importância da 
gestão do tempo no al-
cance dos seus objetivos. 
As práticas listadas pelo 
autor podem ser aplica-
das tanto no contexto 
empresarial quanto no 
pessoal. O livro é escrito 
em linguagem simples e 
direta e traz exemplos de 
como executar os seus 
ensinamentos.
COVEY, S. R. 60. ed. Rio de Janeiro: 
Best Seller, 2017.
Livro
A letra da música Há 
tempos é tema do artigo 
publicado na rede social 
LinkedIn pelo profes-
sor Fabiano Caxito. Na 
pesquisa, o autor utiliza 
a canção para exempli-
ficar como a disciplina é 
fundamental no alcance 
de objetivos pessoais e 
profissionais.
CAXITO, F. Disciplina é 
liberdade! LinkedIn Pulse, 13 
abr. 2017. Disponível em: 
https://www.linkedin.com/
pulse/o-que-aprendi-com-
renato-russo-disciplina%C3%A9-
liberdade-fabiano-
caxito/?originalSubdomain=pt. 
Acesso em: 8 dez. 2021.
Leitura
https://www.linkedin.com/pulse/o-que-aprendi-com-renato-russo-disciplina%C3%A9-liberdade-fabiano-caxito/?originalSubdomain=pt
https://www.linkedin.com/pulse/o-que-aprendi-com-renato-russo-disciplina%C3%A9-liberdade-fabiano-caxito/?originalSubdomain=pt
https://www.linkedin.com/pulse/o-que-aprendi-com-renato-russo-disciplina%C3%A9-liberdade-fabiano-caxito/?originalSubdomain=pt
https://www.linkedin.com/pulse/o-que-aprendi-com-renato-russo-disciplina%C3%A9-liberdade-fabiano-caxito/?originalSubdomain=pt
https://www.linkedin.com/pulse/o-que-aprendi-com-renato-russo-disciplina%C3%A9-liberdade-fabiano-caxito/?originalSubdomain=pt
O que é o tempo 25
com a preguiça e considerado como algo a ser evitado. A própria ori-
gem da palavra negócio é ilustrativa, pois o ócio não tem lugar nos es-
paços profissionais, conforme explica Almeida (2018, p. 58): “trabalho 
vem do Latim, Tripalium, que significa instrumento de tortura usado 
contra escravos e pobres, enquanto ócio veio do Latim otium, inativi-
dade. Negócio, palavra comumente usada no capitalismo, significa a 
negação do ócio”.
Para a autora, o fato de a interpretação atual sobre o ócio ser algo 
ruim é diametralmente oposto aos valores das antigas culturas grega e 
romana, nas quais o trabalho manual era pouco valorizado por ser rea-
lizado pelos povos escravizados, enquanto os cidadãos e intelectuais 
podiam praticar o ócio. Essas características podem ser observadas 
ainda segundo Almeida (2018), na sociedade brasileira durante o pe-
ríodo da escravidão.
O filósofo Sêneca também dedicou uma de suas obras ao tema. Em 
Sobre o ócio, escrito por volta de 65 d.C., é discutido o uso do tempo 
livre e do ócio. Mais do que um período de relaxamento ou descanso, 
o ócio possibilitaria ao sujeito poder refletir sobre questões amplas, 
relacionadas à vida e à sociedade (SÊNECA, 2020). Por isso, Sêneca via 
o ócio como importante à vida das pessoas.
Já Bertrand Russel, importante filósofo do século XX, publicou, em 
1935, a obra Elogio ao ócio, na qual afirma que o trabalho não deve-
ria ser a parte mais importante da vida, nem a carreira profissional, 
o objetivo maior das pessoas. O ócio, para Russel, deveria ser usado, 
para além do lazer, como meio de desenvolvimento e aprendizagem 
(RUSSEL, 2002).
Porém, é Domenico De Masi, sociólogo italiano, quem trazo 
ócio como tema central a ser discutido no mundo contemporâneo, 
tecnológico e acelerado. Em O ócio criativo (2001), o autor define o ócio 
como o momento no qual o indivíduo se encontra consigo, e o difere 
dos períodos dedicados ao trabalho, ao estudo e aos jogos. De Masi 
considera que o trabalho não deve ser visto apenas como obrigação, 
e os momentos de ócio são importantes, pois é neles que uma pessoa 
se recupera e pensa sobre sua vida, bem como sobre suas atividades 
profissionais; é nesses períodos que se desenvolve a criatividade, a ca-
pacidade de reconhecer as conexões entre assuntos, pontos de vista e 
conhecimentos.
Conhecer o conceito 
de ócio criativo e sua 
importância no equilíbrio 
do tempo pessoal e 
profissional.
Objetivo de aprendizagem
Em Por dentro da mente de 
um mestre na procrasti-
nação, palestra proferida 
no evento TED Global de 
2016, Tim Urban falou 
sobre como a procrasti-
nação afeta o modo de 
realizar atividades. Ao 
assumir-se um procrasti-
nador, Urban revelou as 
suas estratégias para lidar 
com prazos e gerenciar o 
seu tempo.
Disponível em: https://
www.youtube.com/
watch?v=su42HCVDPNk. Acesso 
em: 8 dez. 2021.
Vídeo
https://www.youtube.com/watch?v=su42HCVDPNk
https://www.youtube.com/watch?v=su42HCVDPNk
https://www.youtube.com/watch?v=su42HCVDPNk
26 Gestão do tempo e produtividade
A teoria desenvolvida por De Masi preconiza que o ócio criativo está 
inserido nas atividades de trabalho, de aprendizado e de lazer, e todas 
estão interligadas. Assim, as empresas precisam oferecer condições 
para o incentivo da criatividade dos seus funcionários e os momentos 
adequados para que isso aconteça.
Valverde (2018) discorda dos conceitos apresentados por De Masi e 
diferencia o ócio dos momentos de lazer. Para Valverde, o verdadeiro 
ócio não envolve a diversão, os jogos ou o aprendizado intencional, mas 
sim a busca pelo encontro de si mesmo, o cultivo das amizades e a assi-
milação de conhecimentos de modo natural, por meio de experiências.
In
es
Ba
zd
ar
/S
hu
tte
rs
to
ck
Como ponto convergente entre os filósofos e autores analisados 
está a ideia de ócio como parte significativa do tempo e que deve es-
tar presente no gerenciamento de planos e na prática cotidiana das 
pessoas. Assim, os estudos desenvolvidos ao longo da história da civi-
lização humana abordam o ócio como questão presente em diversos 
períodos, espaços e culturas.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O tempo é o recurso mais valioso aos indivíduos e às organizações 
para o alcance dos seus objetivos. Entretanto, nem sempre o seu ge-
renciamento é feito adequadamente. Tempo de trabalho, tempo social, 
tempo pessoal, para aprendizado e de ócio: o tempo é fragmentado em 
diversas partes. Contudo, as pessoas dispõem apenas de uma linha tem-
poral, e nela procuram alocar todas as suas atividades. Dessa forma, en-
tender o tempo é o primeiro passo para aprender a gerenciá-lo.
Cada vez mais as empre-
sas permitem que os fun-
cionários dediquem parte 
do tempo de trabalho a 
projetos pessoais e, para 
isso, oferecem espaços 
para a prática do ócio 
criativo. Esta reportagem 
da revista Você RH aborda 
alguns exemplos de 
empresas que adotaram 
essa política.
GÓMEZ, N. Para estas empresas, 
seus projetos pessoais valem na 
hora de promover. Revista Você 
RH, 7 mar. 2020. Disponível em: 
https://vocerh.abril.com.br/
melhores-empresas/para-estas-
empresas-seus-projetos-pessoais-
valem-na-hora-de-promover/. 
Acesso em: 8 dez. 2021.
Leitura
O que é o tempo 27
ATIVIDADES
Atividade 1
Explique os tipos de recursos que empresas e pessoas utilizam 
para atingir os seus objetivos e diferencie o tempo dos demais 
recursos.
Atividade 2
O aumento significativo do teletrabalho nos últimos anos trouxe 
mudanças na gestão do tempo dedicado ao trabalho e à vida 
pessoal. Explique essas transformações.
Atividade 3
Explique por que o ócio, na sociedade atual, é muitas vezes visto 
como algo negativo.
REFERÊNCIAS
ALMEIDA, R. C. P. Ócio e trabalho: dimensões compartilhadas: sentido do ócio redefinindo 
tempos e espaços organizacionais. Revista Científica Multidisciplinar ICGAP, v. 1, n. 1, p. 32-47, 
2018. Disponível em: http://revistaicgap.com.br/index.php/icgap/article/view/14. Acesso 
em: 7 dez. 2021.
AZEVEDO, A. Você sabe qual é a quantidade de dados gerados a cada minuto? Aunica, 25 
ago. 2020. Disponível em: https://aunica.com/artigos/domo/infografico-dados-gerados-
domo/. Acesso em: 7 dez. 2021.
BRASIL. Constituição Federal (1988). Diário Oficial da União, Poder Legislativo, Brasília, DF, 
5 out. 1988. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.
htm. Acesso em: 7 dez. 2021.
BRASIL. Lei n. 13.467, de 13 de julho de 2017. Diário Oficial da União, Poder Legislativo, 
Brasília, DF, 14 jul. 2017. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-
2018/2017/lei/l13467.htm. Acesso em: 7 dez. 2021.
BRASIL. Lei n. 14.020, de 6 de julho de 2020. Diário Oficial da União, Poder Executivo, 
Brasília, DF, 7 jul. 2020. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-
2022/2020/lei/L14020.htm. Acesso em: 7 dez. 2021.
BRASIL. Decreto n. 21.186, de 22 de março de 1932. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 31 
mar. 1932a Disponível em: https://www2.camara.leg.br/legin/fed/decret/1930-1939/decreto-
21186-22-marco-1932-524876-publicacaooriginal-1-pe.html. Acesso em: 7 dez. 2021.
https://aunica.com/artigos/domo/infografico-dados-gerados-domo/
https://aunica.com/artigos/domo/infografico-dados-gerados-domo/
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/lei/L14020.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/lei/L14020.htm
https://www2.camara.leg.br/legin/fed/decret/1930-1939/decreto-21186-22-marco-1932-524876-publicacaooriginal-1-pe.html
https://www2.camara.leg.br/legin/fed/decret/1930-1939/decreto-21186-22-marco-1932-524876-publicacaooriginal-1-pe.html
28 Gestão do tempo e produtividade
BRASIL. Decreto n. 21.364, de 4 de maio de 1932. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 6 maio 
1932b. Disponível em: https://www2.camara.leg.br/legin/fed/decret/1930-1939/decreto-
21364-4-maio-1932-526751-publicacaooriginal-1-pe.html. Acesso em: 7 dez. 2021.
BRASIL. Decreto-Lei n. 5.452, de 1º de maio de 1943. Diário Oficial da União, Poder Executivo, 
Brasília, DF, 9 ago. 1943. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/
del5452.htm. Acesso em: 7 dez. 2021.
BRASIL. Medida Provisória n. 936, de 1º de abril de 2020. Diário Oficial da União, Poder 
Executivo, Brasília, DF, 1º abr. 2020. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_
ato2019-2022/2020/mpv/mpv936.htm. Acesso em: 7 dez. 2021.
CAXITO, F. Do desemprego à recolocação. São Paulo: Altabooks, 2020.
CHANDRA, V. Work-life balance: eastern and western perspectives. The International Journal 
of Human Resource Manegement, v. 23, n. 5, p. 1040-1056, 2012. Disponível em: https://
www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/09585192.2012.651339. Acesso em: 7 dez. 2021.
CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração. 9. ed. Barueri, SP: Manole, 2014.
CHRISTENSEN; C. M.; ALLWORTH, J.; DILLON, K. Como avaliar sua vida?: em busca do 
sucesso pessoal e profissional. Rio de Janeiro: Alta Books, 2012.
CORD, M. M. Direitos trabalhistas em construção: as lutas pela jornada de oito horas em 
Pernambuco, 1890-1891. Tempo, v. 22, n. 39, p. 175-195, 2016. Disponível em: https://www.scielo.
br/j/tem/a/bHX4KfGgzTNgMB3qnsbxQhy/?lang=pt&format=html. Acesso em: 7 dez. 2021.
CORRÊA, H. L.; CORRÊA, C. A. Administração de produção e operações. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2017.
COSTA, F.; PICHLER, N. A. O tempo no Livro XI das Confissões de Santo Agostinho. Revista 
Filosofazer, Passo Fundo, v. 48, n. 26, p. 107-116, 2017. Disponível em: https://www.ifibe.
edu.br/filosofazer/index.php/filosofazer/article/view/188/199. Acesso em: 7 dez. 2021.
COSTA,J. H.; CÂMARA, H. M. S. A impossibilidade estrutural do ‘ócio criativo’ sob a 
acumulação flexível do capital: estudo crítico da obra de Domenico De Masi.  Revista 
Brasileira de Estudos do Lazer, Belo Horizonte, v. 4, n. 3, p. 154-171, set./dez. 2017. Disponível 
em: https://periodicos.ufmg.br/index.php/rbel/article/view/565. Acesso em: 7 dez. 2021.
COVEY, S. R. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes: lições poderosas para a 
transformação pessoal. 60. ed. Rio de Janeiro: Best Seller, 2017.
DE MASI, D. O ócio criativo. Rio de Janeiro: Sextante, 2001.
ESTRADA, R. J. S.; FLORES, G. T.; SCHIMITH, C. D. Gestão do tempo como apoio ao 
planejamento estratégico pessoal.  Revista de Administração da Universidade Federal de 
Santa Maria, Santa Maria, v. 4, n. 2, p. 315-332, 2011. Disponível em: https://www.redalyc.
org/pdf/2734/273419420009.pdf. Acesso em: 7 dez. 2021.
GRÜN, A. Vida pessoal e profissional: um desafio espiritual. Rio de Janeiro: Vozes, 2007.
HÁ tempos. Compositores: Renato Russo, Dado Villa-Lobos, Marcelo Bonfá. In: AS QUATRO 
estações. Intérprete: Renato Russo. Rio de Janeiro: EMI, 1989.
LIMA, J. C.; HOLZMANN, L. Tempo, espaço e trabalho. In: ECKERT, C.; ROCHA, A. L. C. (org.). 
Etnografias do trabalho, narrativas do tempo. Porto Alegre: Marcavisual, 2013. Disponível 
em: https://drive.google.com/file/d/1N8v4gNd2MUzln_gq16OvQ3VjBtuX1Aj0/view. Acesso 
em: 7 dez. 2021.
MAXIMIANO, A. C. A. Administração de projetos: como transformar ideias em resultados. 43. ed. 
São Paulo: Atlas, 2014.
NORONHA, J. S.; CARRER, D. O impacto da pandemia do novo coronavírus na jornada 
de trabalho dos profissionais de publicidade e propaganda. RECIMA21 - Revista Científica 
Multidisciplinar, v. 2, n. 1, p. 40-56, 2021. Disponível em: http://recima21.com.br/index.php/
recima21/article/view/57. Acesso em: 7 dez. 2021.
PUENTE, F. R. Ensaios sobre o tempo na Filosofia Antiga. Coimbra: Imprensa da Universidade 
de Coimbra, 2012. Disponível em: https://books.google.com.br/books?hl=ptBR&lr=&id=J-
TjQCwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PP1&dq=29.%09PUENTE,+Fernando+Rey.+Ensaios+sobre+o+-
tempo+na+filosofia+antiga.+&ots=lb8JJH00Mr&sig=lbvvJ6MRpEImhJpROUQJCUeQorg. 
Acesso em: 7 dez. 2021.
https://www2.camara.leg.br/legin/fed/decret/1930-1939/decreto-21364-4-maio-1932-526751-publicacaooriginal-1-pe.html
https://www2.camara.leg.br/legin/fed/decret/1930-1939/decreto-21364-4-maio-1932-526751-publicacaooriginal-1-pe.html
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/mpv/mpv936.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/mpv/mpv936.htm
https://www.scielo.br/j/tem/a/bHX4KfGgzTNgMB3qnsbxQhy/?lang=pt&format=html
https://www.scielo.br/j/tem/a/bHX4KfGgzTNgMB3qnsbxQhy/?lang=pt&format=html
https://www.ifibe.edu.br/filosofazer/index.php/filosofazer/article/view/188/199
https://www.ifibe.edu.br/filosofazer/index.php/filosofazer/article/view/188/199
https://periodicos.ufmg.br/index.php/rbel/article/view/565
https://www.redalyc.org/pdf/2734/273419420009.pdf
https://www.redalyc.org/pdf/2734/273419420009.pdf
https://drive.google.com/file/d/1N8v4gNd2MUzln_gq16OvQ3VjBtuX1Aj0/view
http://recima21.com.br/index.php/recima21/article/view/57
http://recima21.com.br/index.php/recima21/article/view/57
https://books.google.com.br/books?hl=ptBR&lr=&id=JTjQCwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PP1&dq=29.%09PUENTE,+Fernando+Rey.+Ensaios+sobre+o+tempo+na+filosofia+antiga.+&ots=lb8JJH00Mr&sig=lbvvJ6MRpEImhJpROUQJCUeQorg
https://books.google.com.br/books?hl=ptBR&lr=&id=JTjQCwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PP1&dq=29.%09PUENTE,+Fernando+Rey.+Ensaios+sobre+o+tempo+na+filosofia+antiga.+&ots=lb8JJH00Mr&sig=lbvvJ6MRpEImhJpROUQJCUeQorg
https://books.google.com.br/books?hl=ptBR&lr=&id=JTjQCwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PP1&dq=29.%09PUENTE,+Fernando+Rey.+Ensaios+sobre+o+tempo+na+filosofia+antiga.+&ots=lb8JJH00Mr&sig=lbvvJ6MRpEImhJpROUQJCUeQorg
O que é o tempo 29
RIBEIRO, K. C. R. et al. A Informação como causa de ansiedade nas organizações: uma 
análise preliminar de diretrizes do processo de gestão de pessoas como suporte na 
ansiedade informacional dos trabalhadores. Revista Cubana de Información en Ciencias de 
la Salud, v. 30, n. 4, 2019. Disponível em: http://www.rcics.sld.cu/index.php/acimed/article/
view/1458/pdf_6. Acesso em: 12 out. 2021.
RINPOCHE, C. T. O caminho budista: uma breve introdução. Três Coroas, RS: Makara, 2021.
RUSSEL, B. O elogio ao ócio. São Paulo: GMT, 2002.
SÊNECA, L. A. Sobre a ócio. São Paulo: Montecristo, 2020.
SETTE, F. L.; BONHO, F. R. A gestão do tempo como fator de equilíbrio entre vida pessoal e 
profissional. Revista de Administração de Empresas Eletrônica – RAEE, n. 12, p. 134-155, 2020. 
Disponível em: https://seer.faccat.br/index.php/administracao/article/view/1930. Acesso 
em: 7 dez. 2021.
SITA, M.; RIZZI, M. Ser mais em gestão do tempo e produtividade. São Paulo: Ser Mais, 2011.
SMOLNIAKOF, B. A irreversibilidade do tempo e o espírito de vingança: problemas para a 
proposta de um eterno retorno. Voluntas: Revista Internacional de Filosofia, v. 12, n. 1, p. 9, 
2021. Disponível em: https://periodicos.ufsm.br/voluntas/article/view/64177. Acesso em: 
7 dez. 2021.
SOUZA, T. P. Os deuses do tempo e o “gato de Schöredinger”.  Revista Pandora Brasil, 
v. 2175, p. 3318, 2018. Disponível em: http://revistapan5.dominiotemporario.com/revista_
pandora/tematica_livre/tamara.pdf. Acesso em: 7 dez. 2021.
TAJRA, S. F. Planejamento e liderança: conceitos estratégias e comportamento humano. São 
Paulo: Érica, 2014.
TAYLOR, F. W. Princípios de administração científica. 9. ed. São Paulo: LTC, 2019.
TEMPO perdido. Compositor: Renato Russo. In: DOIS. Intérprete: Renato Russo. Rio de 
Janeiro: EMI, 1986.
TIBA, I. Disciplina: limite na medida certa: novos paradigmas. São Paulo: Integrare, 2017.
VALVERDE, A. J. R. Trabalho, ócio, preguiça: cumpre imaginar Sísifo feliz!. Revista de Filosofia 
Aurora, v. 30, n. 50, 2018. Disponível em: https://periodicos.pucpr.br/index.php/aurora/
article/view/23609. Acesso em: 7 dez. 2021.
http://www.rcics.sld.cu/index.php/acimed/article/view/1458/pdf_6
http://www.rcics.sld.cu/index.php/acimed/article/view/1458/pdf_6
https://seer.faccat.br/index.php/administracao/article/view/1930
https://periodicos.ufsm.br/voluntas/article/view/64177
http://revistapan5.dominiotemporario.com/revista_pandora/tematica_livre/tamara.pdf
http://revistapan5.dominiotemporario.com/revista_pandora/tematica_livre/tamara.pdf
https://periodicos.pucpr.br/index.php/aurora/article/view/23609
https://periodicos.pucpr.br/index.php/aurora/article/view/23609
30 Gestão do tempo e produtividade
2
Gestão do tempo
Gestão do tempo trata-se de um termo bastante utilizado pelas 
empresas, porém nem sempre se compreende a real importância 
de gerir o tempo para garantir o equilíbrio entre vida profissional e 
pessoal.
Dessa forma, a primeira parte deste capítulo abordará o conceito 
de gestão do tempo e discutirá a importância de se conhecer os pro-
cessos e as ferramentas de gestão em um contexto mais amplo da 
gestão empresarial para, então, relacionar essas ferramentas e meto-
dologias à gestão do recurso tempo. O planejamento, a implantação 
e o acompanhamento dos processos de gestão do tempo são temas 
para a segunda parte do capítulo, que apresenta um modelo prático 
de metodologia de gestão do tempo, com exemplos e exercícios úteis 
à compreensão das etapas do processo.
Já a relação entre a gestão do tempo, a produtividade, a eficiência e 
a eficácia serão discutidas na terceira parte do capítulo. No ambiente 
concorrencial contemporâneo, em que a produtividade é um fator de 
sobrevivência para as empresas e relevante aos profissionais, gerir o 
tempo torna-se fundamental. Entretanto, com o desenvolvimento das 
tecnologias da informação e da comunicação, as quais aumentam a 
quantidade de conhecimentos, competências e inovações que impac-
tam o cotidiano pessoal e profissional dos indivíduos, o desperdício 
de tempo com atividadespouco importantes passa a ser um desafio. 
Logo, entender o conceito de desperdício de tempo e saber como 
lidar com os fatores que consomem o tempo desnecessariamente é 
uma competência crucial.
Uma das formas de organizar o tempo e focar em atividades estra-
tégicas é fazer uso da delegação de tarefas, tema da última parte do 
capítulo. Delegar não significa renunciar ou se abster de responsabili-
dades; o processo de delegação deve ser implementado para garantir 
a realização das atividades e a concretização dos objetivos.
Gestão do tempo 31
2.1 Conceito de gestão do tempo
Vídeo
Para entender o conceito de gestão do tempo, é necessário discutir 
o seu processo. Segundo Maximiano (2015), a atividade de gestão está 
relacionada à tomada de decisão sobre o uso dos recursos disponíveis 
para que os objetivos buscados sejam atingidos.
Após identificar quais recursos estão disponíveis e definir os objeti-
vos, inicia-se o processo de gestão com a definição de um plano. Este 
será composto por uma sequência de passos, atividades, ações e me-
didas que serão colocados em prática. O processo de gestão envolve, 
ainda, o acompanhamento da implantação dos passos e atividades por 
meio de indicadores que mostrem a correta utilização dos recursos e 
a execução das ações. A figura a seguir demonstra a relação entre os 
elementos que compõem o processo de gestão.
Figura 1
Relação entre as variáveis na administração
Fonte: Adaptada de Maximiano, p. 11, 2015. 
Recursos 
Pessoas, informação e 
conhecimento, espaço
Objetivos
Resultado
Decisões
Planejamento 
Organização
Execução e direção
Entre os modelos de gestão presentes na administração das empre-
sas, um dos mais utilizados é o ciclo PDCA, por ser simples e eficiente. 
A metodologia, desenvolvida por Walter Shewhart, tornou-se mundial-
mente conhecida e empregada a partir do trabalho de William Deming. 
Os professores e consultores são considerados os fundadores da área 
Conhecer o conceito 
de gestão do tempo 
e a sua relação com a 
gestão estratégica das 
organizações.
Objetivo de aprendizagem
Objetivo é o que o 
indivíduo ou a organiza-
ção deseja alcançar em 
um momento futuro. Por 
exemplo, o aluno define 
como objetivo se graduar 
em um curso superior 
com uma determinada 
idade. Já uma empresa 
pode determinar como 
objetivo alcançar uma 
participação específica de 
mercado ou atingir um 
dado valor de faturamen-
to. Os recursos, por sua 
vez, representam aquilo 
que se usa para atingir os 
objetivos, como os recur-
sos naturais, humanos, 
financeiros e o tempo.
Lembrete
32 Gestão do tempo e produtividade
de gestão da qualidade e tidos como os mais influentes pesquisadores 
em ciência da administração. Por isso, o ciclo PDCA, segundo Campos (2014), 
é conhecido como ciclo de Shewhart, ciclo de Deming, ciclo da gestão ou 
ciclo da qualidade total.
A sigla PDCA é composta dos termos que dão nome à metodologia. O pla-
nejamento (P), a execução (do inglês Do; em português, fazer), a checa-
gem ou controle (C) e a fase da ação (A), como mostra a figura a seguir.
Figura 2
Ciclo PDCA
Ve
ct
or
Oz
/S
hu
tte
rs
to
ck
>>>
>>>
>>>>>
>
A
C
P
D
• Definição de meta
• Análise do problema
• Análise das causas
• Elaboração dos planos 
de ação. 
• Treinamento 
• Execução dos planos 
de ação 
• Verificação dos 
resultados 
• Padronização dos 
resultados positivos
• Tratamento dos desvios 
Fonte: Elaborada pelo autor.
A fase de planejamento (P) diz respeito aos objetivos. Assim, a situa-
ção em que se encontra a empresa é analisada para que sejam iden-
tificadas oportunidades e ameaças. Depois de definidos os objetivos e 
identificados os recursos disponíveis, são estabelecidos os planos de 
ação que serão implementados na fase de execução (D).
Na fase de execução (D), são colocados em prática os planos de ação 
desenvolvidos na fase de planejamento. Para a execução dos planos, é 
necessário que as pessoas responsáveis passem pelos processos de 
preparação e treinamento a fim de entenderem os motivos e as razões 
de cada ação e, assim, desenvolverem as competências e capacidades 
necessárias. Então, os planos de ação são colocados em prática, utili-
zando recursos de acordo com os processos determinados.
A terceira etapa do ciclo é o controle ou checagem (C). Trata-se de 
uma das principais atividades dos profissionais que trabalham com a 
gestão; é válido acompanhar e controlar os recursos para utilizá-los 
corretamente, bem como observar se os planos estão sendo executa-
dos como o pretendido.
Vicente Falconi Campos 
é considerado um dos 
maiores especialistas em 
gestão da qualidade do 
Brasil. Trabalhou durante 
anos no Japão em proje-
tos da Union of Japanese 
Scientists and Engineers 
(JUSE), organização que 
congrega engenheiros 
ligados à gestão da pro-
dução. Foi responsável 
por implantar no Brasil os 
conceitos de gestão da 
qualidade. Em seu livro 
TQC: controle da qualidade 
total no estilo japonês, 
Falconi apresenta os prin-
cipais conceitos da gestão 
da qualidade, entre eles o 
ciclo PDCA.
CAMPOS, V. F. 9. ed. Nova Lima: 
Falconi, 2014.
Livro
Gestão do tempo 33
A terceira fase é fundamental ao processo de gestão, pois os resulta-
dos obtidos por indicadores podem apontar problemas ou a necessidade 
de realinhamento dos planos. Caso os resultados não estejam sendo 
alcançados, identificar a origem do desalinhamento entre planejamen-
to e resultado é indispensável. Nesse sentido, os planos podem ter sido 
desenvolvidos de modo equivocado, ou as metas, mal dimensionadas. 
Há, também, a chance de os planos serem coerentes e as metas, ade-
quadas, mas a prática do plano na fase de execução pode ter sido feita 
de maneira equivocada por despreparo das pessoas envolvidas. Existe, 
inclusive, a possibilidade de terem ocorrido mudanças em fatores ex-
ternos à empresa e que impactam os objetivos desejados.
Após as análises da fase de controle (C), devem ser tomadas de-
cisões e desenhados novos planos para a etapa de ação (A). Nesse 
momento, pode ser necessário ajustar os planos originais ou mesmo 
redesenhá-los. Outra possibilidade é a redefinição dos objetivos a fim 
de adequá-los à realidade.
A metodologia é chamada de ciclo por ter como característica as 
constantes revisões e recomeços. Após as ações tomadas na quarta 
fase (A), um novo planejamento se inicia. As diversas etapas são inter-
ligadas, podendo ocorrer simultaneamente, especialmente as fases de 
execução (D) e de controle (C), que são concomitantes.
O conhecimento sobre os processos e modelos de gestão é funda-
mental à compreensão do conceito de gestão do tempo. Diversos au-
tores procuraram conceituá-la. Segundo Covey (2017), os conceitos de 
gestão do tempo evoluíram em diversas ondas, e os primeiros modelos 
eram baseados na simples organização de listas de atividades a serem 
cumpridas.
Por meio das listas, observou-se que algumas atividades eram mais 
importantes e relacionadas aos objetivos pretendidos. Assim, uma das 
evoluções no conceito de gestão do tempo foi a priorização de ativida-
des e a sua organização referente ao futuro, ou seja, a determinação de 
um cronograma a ser concluído em determinada sequência.
As metodologias de gestão do tempo passaram a levar em con-
sideração as metas e os objetivos de curto, médio e longo prazos. 
Rodrigues et al. (2018, p. 4) afirmam: “A gestão do tempo pode ser com-
preendida como uma série de comportamentos que envolvem seu uso 
efetivo para auxiliar na produtividade e na qualidade de vida. O geren-
O filme Click é uma 
comédia que, à primeira 
vista, parece simples e di-
vertida, mas aborda ques-
tões como a gestão do 
tempo e o controle entre 
o tempo dedicado ao 
trabalho e à vida pessoal. 
O personagem Michael 
Newman é um arquiteto 
viciado em trabalho e 
praticamente sem tempo 
para a família. Quando re-
cebe um controle remoto, 
ele passa a controlar 
diversos aspectos da sua 
vida, principalmente a 
passagem do tempo, e 
decide, então, pular todos 
os momentos que não 
se relacionamao seu tra-
balho. Quando percebe, 
está velho e doente, sem 
ter aproveitado os bons 
momentos da vida. O fil-
me é uma crítica a como 
a maioria das pessoas 
gerencia o seu tempo.
Direção: Frank Coraci. EUA: Columbia 
Pictures; Revolution Studios; Happy 
Madison; Original Film, 2006. 
Filme
34 Gestão do tempo e produtividade
ciamento pode ser aprendido através de experiência de vida, treina-
mentos ou da prática”.
Estrada, Flores e Schimith (2011) apontam que, apesar de o proces-
so de gestão ter sido desenvolvido no contexto da administração das 
empresas e organizações, é possível utilizar as suas metodologias 
e ferramentas no contexto pessoal. As pessoas, assim como as em-
presas, definem objetivos e metas e, dessa forma, precisam utilizar os 
recursos de que dispõem para alcançá-los.
Entre esses recursos está o tempo. Por sua característica de finitude 
e escassez, é o que deve ser mais atentamente gerenciado. A gestão do 
tempo é fundamental àqueles que querem alcançar objetivos pessoais de 
curto, médio e longo prazo, tanto no contexto profissional quanto nas de-
mais áreas da vida, como educação, saúde, relações familiares e sociais.
Como destacam Guerreiro e Soutes (2013), o gerenciamento do 
tempo não se resume a planejar e controlar o tempo dedicado a cada 
atividade; significa entender a importância de cada uma delas e definir 
prioridades para a organização do uso do recurso tempo.
Alguns autores discutem o próprio uso da gestão do tempo. Segun-
do Montenegro et al. (2020), na realidade, não se gerencia o tempo, já 
que ele é igual, regular e constante. O que pode ser gerenciado é a for-
ma como o indivíduo o utiliza. Para os autores, fatores como estresse, 
cobranças e ansiedade são indicadores da má gestão do recurso tempo 
pelas pessoas. Já Covey (2017) acredita que a administração do tempo é 
um termo inadequado, pois o que a pessoa realmente gerencia são os 
seus esforços e atividades. 
A gestão do tempo, em contexto individual, relaciona-se à busca 
pelo equilíbrio entre as diversas áreas da vida. As pessoas desempe-
nham diversos papéis nas esferas profissional, pessoal, familiar, edu-
cacional, comunitária e social.
O planejamento individual pode ser amplo, como os planos de vida 
ou de carreira que envolvem objetivos de longo prazo, ou específico, 
como cursar uma faculdade para alcançar uma promoção na carreira 
ou mesmo realizar um sonho pessoal.
O tempo dedicado a cada uma das áreas da vida pode se alterar de 
acordo com o momento de vida no qual a pessoa está. Um jovem adul-
to e solteiro pode considerar que grande parte do seu tempo deve ser 
O planejamento de carrei-
ra, ou o planejamento das 
carreiras que cada pessoa 
desenvolverá durante sua 
vida, é o foco do artigo 
publicado na rede social 
LinkedIn. Muitos profissio-
nais, ao atingirem deter-
minado ponto da carreira, 
acomodam-se e passam 
a dedicar cada vez menos 
tempo ao desenvolvimen-
to pessoal. Porém, as rápi-
das e intensas mudanças 
tecnológicas e comporta-
mentais que têm alterado 
a forma como o mercado 
de trabalho se organiza 
obrigam o profissional 
a reinventar a própria 
carreira ou mesmo buscar 
um novo caminho.
CAXITO, F. Para que planejamento 
de carreira, se já tenho uma? 
Eu já estou planejando minha 
quarta carreira. e ainda acho 
pouco!. LinkedIn, abr. 2017. 
Disponível em: https://www.
linkedin.com/pulse/para-que-
planejamento-de-carreira-se-
j%C3%A1-tenho-uma-eu-estou-
caxito/?originalSubdomain=pt. 
Acesso em: 10 dez. 2021.
Leitura
https://www.linkedin.com/pulse/para-que-planejamento-de-carreira-se-j%C3%A1-tenho-uma-eu-estou-caxito/?originalSubdomain=pt
https://www.linkedin.com/pulse/para-que-planejamento-de-carreira-se-j%C3%A1-tenho-uma-eu-estou-caxito/?originalSubdomain=pt
https://www.linkedin.com/pulse/para-que-planejamento-de-carreira-se-j%C3%A1-tenho-uma-eu-estou-caxito/?originalSubdomain=pt
https://www.linkedin.com/pulse/para-que-planejamento-de-carreira-se-j%C3%A1-tenho-uma-eu-estou-caxito/?originalSubdomain=pt
https://www.linkedin.com/pulse/para-que-planejamento-de-carreira-se-j%C3%A1-tenho-uma-eu-estou-caxito/?originalSubdomain=pt
Gestão do tempo 35
dedicado à carreira e ao desenvolvimento profissional. Já uma pessoa ca-
sada, com filhos pequenos, pode optar por dedicar mais tempo à convi-
vência familiar. Por fim, alguém que se aposentou pode considerar que 
seu tempo deve ser direcionado à ajuda filantrópica ou à comunidade.
2.2 Planejamento e controle do tempo
Vídeo
O conhecimento das metodologias de gestão, em especial o ciclo 
PDCA, é fundamental para entender e usar as metodologias de gestão 
do tempo propostas por variados autores. Estrada, Flores e Schimith (2011), 
por exemplo, propõem um modelo de gestão do tempo semelhante ao 
ciclo PDCA. O modelo dos autores é composto por duas fases, o pla-
nejamento e o gerenciamento, e cada uma comporta etapas distintas, 
como mostra a figura a seguir.
Fonte: Adaptada de Estrada, Flores; Schimith, 2011, p. 320.
Figura 3
 Modelo de gestão do tempo de Estrada, Flores e Schimith (2011).
PLANEJAMENTO
Situação do uso do tempo semanal
Situação de alocação do tempo semanal
Planejamento semanal
AUDITORIA DO TEMPO
ALAVANCAGEM DO TEMPO
ENQUADRAMENTO DO TEMPO
Planejamento diário
Priorização
GERENCIAMENTO
Organização de ambientes e 
informações
EXECUÇÃO
Delegação de tarefas
Negação de tarefas
Outras técnicas e atitudes para 
superar obstáculos
Monitoramento diário
CONTROLE
Avaliação semanal
Compreender como a 
capacidade de planeja-
mento auxilia na gestão 
do tempo.
Objetivo de aprendizagem
36 Gestão do tempo e produtividade
A fase de planejamento do modelo de Estrada, Flores e Schimith 
(2011) pode ser relacionada à fase do planejamento (P) do ciclo PDCA 
e se inicia com o processo de auditoria do tempo, no qual os autores 
sugerem o levantamento de como o indivíduo utiliza o tempo antes de 
aplicar o modelo. Esse processo de auditoria é realizado por meio da 
anotação de todas as atividades feitas durante determinado período 
– em geral, uma semana –, com os respectivos tempos, finalidades e 
características, bem como em que área da vida do sujeito essas ativi-
dades se inserem. Os autores propõem um modelo de planilha a ser 
usada no registro das atividades nessa fase do processo:
Semana
Papel 
individual
Papel 
familiar
Papel 
profissional
Papel 
empresarial
Papel 
social
Total de 
horas/dia
Segunda-feira 10h 2h 10h 2h - 24h
Terça-feira 13h 1h 8h 2h - 24h
Quarta-feira 11h 3h 8h 2h - 24h
Quinta-feira 11h 1h 9h 3h - 24h
Sexta-feira 11h 1,5h 8h 2h 1,5h 24h
Sábado 13h 2h 5h 1h 3h 24h
Domingo 15h 1,5h - - 7,5h 24h
Total de horas 
por papel
84h 12h 48h 12h 12h 168h
% do tempo 50% 7,14% 28,58% 7,14% 7,14% 100%
Tabela 1
Modelo de auditoria do tempo
Fonte: Estrada; Flores; Schimith, 2011, p. 321.
É importante destacar que, no conceito de contagem de tempo, em 
cada papel desempenhado, o tempo de sono ou descanso é compu-
tado no papel individual. Ao registrar o tempo dedicado a cada tipo 
de atividade, o modelo possibilita a identificação de desequilíbrios e 
desalinhamentos no uso efetivo do tempo em relação aos objetivos 
almejados. No exemplo em questão, é possível identificar que o tempo 
dedicado ao papel profissional é o dobro da soma do tempo dedicado 
aos papéis familiares e sociais.
Gestão do tempo 37
Pensando na prática – parte 1
Que tal colocar em prática o modelo dos autores? Durante a próxima semana, 
registre o uso que você faz do tempo em cada um dos papéis que desempenha. 
Lembre-se de dividir as atividades conforme as ações no seu cotidiano, como 
tempo familiar, tempo profissional, tempo social e descanso.
Semana
Papel 
individual 
(inclui 
tempo de 
sono)
Papel
familiar
Papel 
profissio-
nal
Papel 
empre-
sarial
Papel 
social
Total de 
horas/dia (soma 
do tempo 
dedicado a cada 
papel por dia)
Segunda-feira 24 h
Terça-feira 24 h
Quarta-feira 24 h
Quinta-feira 24 h
Sexta-feira 24 h
Sábado 24 h
Domingo 24 h
Total de horas por papel 
(somado tempo dedicado 
ao papel durante a semana)
168 horas
% do tempo (divida o tem-
po dedicado ao papel pelo 
total de horas da semana)
 100%
Essa etapa é seguida pela identificação de possíveis melhorias no 
uso do tempo disponível, o que os autores chamam de alavancagem do 
tempo. Cada atividade identificada na primeira etapa é analisada, com o 
objetivo de desenvolver um planejamento que considere as atividades 
indispensáveis e que não podem ser abandonadas e aquelas às quais 
o indivíduo deseja dedicar mais tempo. A seguir, a Tabela 2 apresenta 
um exemplo.
38 Gestão do tempo e produtividade
Tabela 2
Alavancagem do tempo
Papéis Metas e projetos anuais Principais ações de referência Horas %tempo
Individual
 • Implementar saúde preventiva, rea-
lizando exames regulares.
 • Melhorar o condicionamento físico.
 • Reduzir o peso em 5 kg e mantê-lo.
 • Investir na espiritualidade.
 • Investir no desenvolvimento pessoal.
 • Fazer refeições saudáveis.
 • Dormir 8 horas por noite.
 • Fazer exercícios físicos no míni-
mo 3 vezes por semana.
 • Fazer yoga 2 vezes por semana.
 • Ler no mínimo 10 páginas de 
um livro por dia.
75 44,64%
Familiar
 • Aumentar o contato com familiares 
e amigos.
 • Dar maior atenção ao cônjuge e 
fazer programas regulares.
 • Estreitar a relação com os filhos 
fazendo programas regulares.
 • Fazer duas visitas semanais a 
parentes e amigos.
 • Realizar programas semanais 
com cônjuge e providenciar via-
gem de bodas.
 • Reservar no mínimo 7 horas 
semanais para programas com 
os filhos.
16 9,52%
Profissional
 • Fazer cursos de aperfeiçoamento e 
capacitação profissional.
 • Aperfeiçoar a língua inglesa.
 • Participar de cursos de capaci-
tação.
 • Fazer aulas de inglês 2 vezes por 
semana.
40 23,81%
Empresarial
 • Aumentar as vendas em 10% am-
pliando a carteira de clientes.
 • Reduzir os custos em 10%.
 • Melhorar o processo administrativo.
 • Realizar duas reuniões semanais 
com a equipe de vendas.
 • Pesquisar e contatar, semanal-
mente, possíveis novos clientes.
 • Criar e implantar software de 
gestão administrativa e controle 
de custos.
11 6,55%
Social
 • Participar como palestrante volun-
tário na própria comunidade.
 • Participar mais de eventos sociocul-
turais e ambientais.
 • Fazer uma palestra semanal, em 
média.
 • Participar semanalmente de 
eventos socioculturais e am-
bientais.
10 5,95%
Tempo de contingências 16 9,52%
Total do tempo 168 100,00%
Fonte: Adaptada de Estrada; Flores; Schimith, 2011, p. 322.
Gestão do tempo 39
Pensando na prática – parte 2
Utilize o conceito de alavancagem do tempo e desenvolva um plano de ação pessoal. 
Para isso, use os dados que você anotar ao realizar a auditoria do seu tempo. 
Lembre-se de que a auditoria de tempo se refere a pelo menos uma semana de 
observação sobre o tempo dedicado a cada papel social desempenhado, como 
tempo familiar, tempo profissional, tempo social e descanso.
Papéis
Metas e pro-
jetos anuais
Principais ações de 
referência
Horas % tempo
Individual
Familiar
Profissional
Empresarial
Social
Tempo para 
contingências
Total do tempo 168 100,00%
Ainda na fase de planejamento, a etapa de enquadramento do tem-
po envolve a elaboração de um plano semanal e diário, baseado na 
priorização de atividades identificadas e definidas nas etapas anterio-
res. Para tanto, podem ser utilizadas ferramentas como uma simples 
agenda ou sistemas e aplicativos desenvolvidos especialmente para 
essa tarefa.
O planejamento semanal ajuda tanto a organizar as tarefas quanto 
a criar o senso de disciplina e responsabilidade relativos à utilização 
individual do tempo. A tabela a seguir traz o exemplo sugerido por 
Estrada, Flores e Schimith (2011):
40 Gestão do tempo e produtividade
Tabela 3
Planejamento semanal
Fonte: Adaptada de Estrada; Flores; Schimith, 2011, p. 322.
Papéis Atividades/tarefas Dia Tempo
Individual
 • Comprar livro sobre meditação.
 • Fazer inscrição para aulas de yoga.
 • Pesquisar e contratar nutricionista para definição de cardápio.
 • Marcar consulta para check-up anual.
6ª
3ª
3ª
3ª
30 min
15 min
30 min
10 min
Familiar
 • Ligar para agência de turismo e marcar visita para 4ª feira.
 • Visitar agência de turismo para definir viagem.
 • Comprar presente de aniversário da mãe.
 • Ir ao aniversário da mãe.
 • Visitar o tio Orlando.
 • Ir ao jogo de futebol com Rafael.
 • Comprar ingresso para show na companhia do cônjuge.
2ª
4ª
2ª
Sáb
6ª
Dom
3ª
2ª
4ª
2ª
Sáb
6ª
Dom
3ª
Profissional
 • Preparar reunião do conselho.
 • Verificar relatórios de vendas de meses anteriores.
 • Preparar reuniões com equipes de vendas.
 • Fazer ligações da semana para clientes definidos como potenciais.
 • Fazer inscrição no curso “vendas on-line”.
2ª
2ª
2ª a 6ª
2ª a 6ª
3ª e 5ª
1h30
30 min
1h
1h
1h
Empresarial
 • Elaborar projeto de expansão de vendas.
 • Elaborar projeto de redução de custos.
2ª a 6ª
3ª a 6ª
5h
4h
Social
 • Preparar palestra.
 • Falar com Enrique sobre novo projeto comunitário.
 • Realizar palestra.
Sáb
Sáb
4ª
2h
1h
1h
De acordo com o quadro, cada uma das metas e projetos anuais dá 
origem a uma lista de atividades a serem realizadas, que são organiza-
das em uma agenda semanal, a qual, por sua vez, determina as datas e 
o tempo a ser dedicado a cada uma dessas atividades.
Pensando na prática – parte 3
Dê sequência ao seu processo de planejamento. Para isso, organize sua agenda 
semanal anotando as atividades referentes a cada dia e o tempo necessário para 
realizá-las.
Papéis Atividades/tarefas Dia Tempo
Individual
Familiar 
(Continua)
Gestão do tempo 41
Papéis Atividades/tarefas Dia Tempo
Profissional
Empresarial
Social
Após a programação desenvolvida no planejamento semanal, o 
passo seguinte do modelo proposto pelos autores é desenvolver o pla-
nejamento de cada dia da semana. O planejamento diário é preparado 
no início da semana, mas deve ser revisto ao final de cada dia. Caso 
alguma atividade não tenha sido realizada conforme o previsto, ela 
deve ser reagendada para o próximo momento disponível.
Enquanto o planejamento anual define as metas de longo prazo, o pla-
nejamento semanal organiza as atividades a serem realizadas. O objetivo do 
planejamento diário é listar as tarefas da maneira mais simples possível, 
com todas as informações necessárias para a sua execução. A tabela a 
seguir mostra um exemplo de organização da agenda diária:
Tabela 4
Planejamento diário
P Tarefas Horas Tarefas e compromissos Tempo
6 Projeto de expansão de vendas 8h-9h Preparar reunião do conselho 1h30
2
Falar com Mário sobre projeto 
comunitário
9h-10h
7 Comprar presente para mãe 10h-11h
Ligar para Mário e falar sobre projeto: outras 
ligações e atendimentos
1h30
4
Ir à reunião com a equipe de 
vendas
11h-12h
Ir à reunião do conselho: plano de redução de 
custos
1h
3
Ligar para agência de turismo: 
marcar visita
12h-13h Almoçar 45min
1 Preparar reunião do conselho 13h-14h Verificar correspondência, leituras e e-mails 1h15
5
Ver relatórios de venda ante-
riores
14h-15h
Ligar para agência de turismo, ligações e aten-
dimento
30min
15h-16h Ir à reunião com equipe de vendas 1h
15h-17h
Ver relatório de vendas; começar projeto de ex-
pansão
1h15
17-18h
Avaliar o dia e planejar o próximo; presente da 
mãe
1h15
18-19h Ir à academia de ginástica 1h15
19-20h Ir à aula de inglês 1h
20h-22h Jantar e conversar com a família 2h
Anotações: convocação da reunião da equipe (secretaria); CPF da Lúcia: 000.111.222-33.
Fonte: Adaptada de Estrada; Flores; Schimith, 2011, p. 324.
42 Gestão do tempo e produtividade
Como observado no quadro, o planejamento diário divide-se em 
uma lista de tarefas a serem realizadas e suas prioridades). A prioriza-
ção (coluna à esquerda) mostra qual é a relevância de cada tarefa, ou, 
ainda, uma informação importante no caso da ocorrência de algum im-
previsto que ocupe parte do tempo do dia. Assim, é possível postergar 
as atividades menos urgentes para o próximodia. A priorização é uma 
das etapas sugeridas no modelo de Estrada, Flores e Schimith (2011) 
e ocorre concomitantemente ao planejamento diário. Priorizar é fazer 
escolhas sobre a melhor forma de utilizar o recurso tempo, definindo 
quais atividades são mais importantes para os objetivos pretendidos. 
A segunda parte do planejamento é uma agenda (coluna à direita) or-
ganizada de acordo com horários, na qual cada tarefa está relacionada 
a uma previsão de tempo para sua execução.
Após realizar todas as etapas da fase de planejamento do modelo 
de gestão de tempo de Estrada, Flores e Schimith (2011), inicia-se a fase 
do gerenciamento, que é composta por duas etapas. A execução pode 
ser relacionada ao Fazer (Do) do ciclo PDCA.
A fase de execução inicia-se com a organização dos recursos neces-
sários para realizar as tarefas determinadas para o dia. Analisando o 
quadro de planejamento diário, é possível identificar o que é passível 
de delegação, ou seja, qual execução pode ser transferida a outra pes-
soa, ficando sob a responsabilidade daquele que incumbiu a gestão e 
a conferência da execução do que foi solicitado. Dessa forma, podem 
também ser identificadas as tarefas passíveis de serem excluídas do 
planejamento ou postergadas caso seja necessário dedicar mais tempo 
do que o planejado a uma tarefa prioritária.
Assim como na fase de execução do ciclo PDCA, nem sempre o que 
foi planejado é praticado como foi pensado. Interferências externas po-
dem impactar o planejamento – como uma pessoa com reunião agen-
dada desmarcar o compromisso. Também podem ocorrer problemas 
internos, como falta de motivação, medos, anseios e perda de foco.
A etapa de controle, simultânea à etapa de execução, tem por fina-
lidade o monitoramento das atividades e a análise das melhorias que 
podem ser implantadas nos planejamentos futuros. Essa etapa pode 
ser relacionada às fases da checagem (C) e ação (A) do ciclo PDCA. Os 
autores sugerem que sejam feitas avaliações diárias e semanais da 
agenda para identificar pontos de melhoria.
Gestão do tempo 43
O modelo proposto por Estrada, Flores e Schimith (2011) não é o úni-
co para a gestão do tempo, mas trata-se de uma metodologia simples 
e prática que pode ser implementada por quem busca gerenciar seu 
recurso mais precioso: o tempo.
2.3 Gestão do tempo e produtividade
Vídeo Segundo Correia, Mendes e Silva (2019), a produtividade está rela-
cionada aos conceitos de eficiência e eficácia. Como explicam os auto-
res, a eficiência é a medida dos resultados obtidos por um processo 
em relação aos recursos utilizados. Já a eficácia é obtida por meio da 
comparação entre os resultados obtidos e o objetivo a ser alcançado.
Para exemplificar os conceitos de eficácia e eficiência, imagine dois alunos 
que determinam como objetivo ler um livro até o final. O principal recurso 
de que dispõem é o tempo. O primeiro aluno decide dedicar seu tempo in-
tegralmente à leitura. Já o segundo para diversas vezes, abandona a leitura 
por algum tempo, navega pelas redes sociais e fica alguns dias sem retornar 
ao livro. Após alguns dias, o primeiro aluno atinge o seu objetivo e conclui 
a leitura. O segundo aluno, porém, leva algumas semanas para atingir o seu 
objetivo, mas, por fim, termina a leitura. Ambos são eficazes, pois atingiram o 
objetivo de ler totalmente o livro. Contudo, o primeiro aluno foi mais eficiente, 
pois utilizou melhor o recurso tempo.
Como pode ser visto no exemplo, os conceitos de gestão do tem-
po e produtividade, no contexto organizacional, estão interligados. Se-
gundo Cunha et al. (2013), a produtividade é medida pelas entradas 
(conhecidas também por recursos) e as saídas (que são os resultados 
de um processo de transformação), sendo o tempo um dos recursos 
mais importantes desse processo. Já Correia, Mendes e Silva (2019) re-
lacionam os conceitos de produtividade e desempenho: para que uma 
empresa atinja os seus objetivos, os colaboradores precisam realizar 
as suas atividades e utilizar os recursos de que dispõem com eficiência 
e eficácia, de modo a atingir um nível de desempenho suficiente para 
agregar valor ao processo de transformação.
Após extensa revisão bibliográfica sobre as pesquisas feitas no 
Brasil acerca do conceito de gestão do tempo, Rodrigues et al. (2018) 
concluem que os termos produtividade e desempenho são os que apare-
cem com maior frequência relacionados à gestão do tempo. Os autores 
destacam que, dentre as 16 obras pesquisadas e consideradas as mais 
Entender a relação entre 
gestão do tempo e pro-
dutividade no ambiente 
profissional.
Objetivo de aprendizagem
44 Gestão do tempo e produtividade
relevantes, 14 delas relacionam a gestão do tempo ao desempenho e 
à produtividade. Segundo os autores, “o termo desempenho predomi-
nante nas publicações se refere ao alto engajamento na atividade e na 
profissão, possuindo senso de responsabilidade por tarefas assumidas 
e a vontade de estar e se manter atualizado e em constante desenvol-
vimento” (RODRIGUES et al., 2018, p. 12).
Os autores chamam atenção para o fato de o próximo termo mais 
citado ser qualidade de vida, o que mostra a importância da gestão do 
tempo como ferramenta para garantir o equilíbrio entre a vida profissio-
nal e pessoal.
O tema gestão do tempo é foco de vários estudos acadêmicos que buscam 
identificar a relação do conceito com outros aspectos da administração, 
como a produtividade, o desempenho, a eficiência e a eficácia. No artigo Ges-
tão do tempo aplicada à produtividade, qualidade de vida e desempenho: análise 
de publicações do banco de dados da CAPES e do Google Acadêmico, Rodrigues 
et al. analisam dezenas de pesquisas publicadas em revistas e congressos de 
destaque no Brasil e que abordam a gestão do tempo.
Acesso em: 13 dez. 2021.
https://admpg.com.br/2019/anais/2018/arquivos/06022018_190629_5b131a853d259.pdf
Artigo
Um dos objetivos da implementação de ferramentas de gestão do 
tempo é aumentar o desempenho e a produtividade. Para Bernhoeft (2009), 
os métodos, as ferramentas e técnicas de gestão aumentam a produ-
tividade ao alocarem, de modo mais eficiente, o recurso tempo. Nesse 
sentido, como destaca Araújo (2019), o desenvolvimento tecnológico, 
em especial o relacionado às tecnologias da informação e da comunica-
ção, propiciou o desenvolvimento de novas ferramentas para melhorar 
a gestão do tempo, entretanto promoveu a diminuição da produtivida-
de por ocupar o tempo das pessoas e gerar distrações. É comum con-
fundir estar ocupado durante todo o tempo com produtividade. O excesso 
de ocupação do tempo pode significar exatamente o contrário: que o 
indivíduo não está gerenciando adequadamente o seu tempo. A utiliza-
ção de metodologias pode ajudar no gerenciamento de atividades a se-
rem executadas, em como diminuir a ociosidade e, consequentemente, 
a melhorar a produtividade.
Para que se possa gerenciar o tempo adequadamente, tanto no 
contexto pessoal quanto no profissional, o treinamento, o desenvolvi-
mento de competências e o conhecimento sobre metodologias, ferra-
Com uma linguagem 
simples e exemplos prá-
ticos, a obra Faça tempo: 
4 passos para definir suas 
prioridades e não adiar 
mais nada é um guia 
de como adotar alguns 
hábitos que aumentam 
a produtividade e, por 
outro lado, abandonar 
hábitos que consomem 
tempo por não estarem 
relacionados aos obje-
tivos que se pretende 
alcançar.
KNAPP, J.; ZERATSKY, J. São Paulo: 
Intrínseca, 2019.
Livro
Gestão do tempo 45
mentas e programas de gestão do tempo são fundamentais. Alguém 
que conhece a importância da gestão do tempo e compreende que 
esse recurso é finito, escasso e insubstituível apresenta maior consciên-
cia ao utilizá-lo, evitando desperdícios e buscando aumentar constan-
temente o seu desempenho e sua produtividade.
2.4 Desperdício de tempo
Vídeo No contexto da administração, Rodrigues et al. (2018) conceituam 
como desperdício qualquer tipo de atividade ou uso de recursos que 
não geram valor a um produto ou serviço. Logo,consideram como cus-
tos desnecessários aqueles que diminuem o lucro final, principal objeti-
vo das empresas. Werkema (2012) aponta que, na gestão da produção 
industrial, sete tipos de desperdício podem ser identificados nos pro-
cessos de transformação de recursos em produtos.
O primeiro refere-se à superprodução, ou seja, quando a quantida-
de de produtos é superior à demanda em determinado período. A produção 
excessiva é considerada um desperdício, pois os recursos – matérias-
-primas, aporte financeiro, mão de obra e tempo necessário para de-
senvolver as atividades – são empregados em um produto que ficará 
estocado por período indeterminado, gerando o segundo tipo de des-
perdício, o excesso de estoque.
O desperdício do tipo defeitos é gerado pela fabricação de produ-
tos avariados que pode ocorrer por erros no processo de fabricação, 
nos equipamentos, nas matérias-primas ou pela falta de conhecimen-
tos, competências e preparo da mão de obra. Os defeitos geram tam-
bém o desperdício de tempo, uma vez que os produtos precisarão ser 
consertados ou refeitos para atingirem os padrões de qualidade ne-
cessários à comercialização.
Já o desperdício de espera relaciona-se à gestão do tempo. Ocorre 
em todos os momentos de um processo em que os colaboradores ficam 
ociosos e não desempenham atividades que gerem valor à empresa.
O desperdício de transporte diz respeito a qualquer movimenta-
ção desnecessária que produtos, pessoas ou matérias-primas realizam 
durante o processo produtivo. Normalmente acontecem por erros 
no planejamento dos processos ou por problemas na execução das 
atividades.
Compreender como os 
fatores que desperdiçam 
tempo podem impactar o 
planejamento.
Objetivo de aprendizagem
46 Gestão do tempo e produtividade
Outro tipo de desperdício são os movimentos desnecessários. 
Trata-se de atividades ou ações realizadas que não agregam valor a um 
produto, por exemplo: uma peça que é movimentada do estoque para 
a área de vendas de uma empresa e, posteriormente, volta ao estoque.
Os dois tipos de desperdício – de transporte e de movimentos 
desnecessários – representam o desperdício de tempo, pois os deslo-
camentos consomem o tempo que poderia ser utilizado em uma ativi-
dade que gera valor.
Por último, o desperdício de superprocessamento acontece quan-
do são realizadas atividades de modo repetitivo ou excessivo e que não 
geram benefícios ou valor. Um exemplo são os relatórios desenvolvi-
dos por áreas administrativas, que não são usados pelos gestores para 
que eles tomem suas decisões.
Os tipos de desperdício apontados por Werkema (2012) estão re-
lacionados à gestão do tempo, pois esse recurso é utilizado em todos 
os modelos de processos, bem como em atividades realizadas nos 
contextos profissional e pessoal.
 No contexto pessoal, o desperdício de tempo refere-se às atividades 
que não estão ligadas ao planejamento e aos objetivos buscados. No 
mundo contemporâneo, a internet, as redes sociais e, principalmente, 
as tecnologias da comunicação dificultam a manutenção do foco nas 
atividades diárias, o que leva o indivíduo a despender tempo em ativi-
dades que não foram planejadas e não contribuem para o alcance dos 
objetivos pessoais.
Para Araújo (2019), os smartphones disponibilizam uma série de 
aplicativos – como redes sociais, jogos, e-mails e de troca de mensa-
gens – e criam distrações que afastam o indivíduo das suas atividades. 
Entretanto, como destaca Goleman (2014), a perda da atenção e foco 
nas atividades a serem realizadas e, consequentemente, o desperdício 
de tempo não estão relacionados apenas aos fatores externos. Ques-
tões emocionais, como ansiedade, necessidade de aceitação pelo gru-
po social e estresse, aumentam a propensão das pessoas a desviar o 
foco para atividades que as fazem desperdiçar o seu tempo.
Por exemplo, várias pessoas, ao organizarem suas agendas, incluem 
entre as primeiras atividades do dia a verificação da caixa de entrada 
do e-mail profissional. Caso existam muitas mensagens que precisam 
Gestão do tempo 47
ser respondidas ou exijam a realização de outros processos para serem 
resolvidas, a atividade pode tomar mais tempo do que o planejado, 
levando a pessoa a postergar as demais atividades previstas para o dia.
Outro exemplo muito comum é manter os aplicativos de troca de 
mensagens constantemente ativados e com as notificações sonoras li-
gadas. A cada mensagem recebida, seja ela urgente ou não, o indivíduo 
gasta alguns segundos ou minutos apenas no processo de destravar o 
smartphone, acessar o aplicativo, abrir a mensagem, ler o conteúdo e 
bloquear novamente o aparelho.
Uma pesquisa global realizada em 2021 pela consultoria App Annie 
mostra que o Brasil é o país onde as pessoas passam mais tempo em 
aplicativos de celular, como mostra a figura a seguir.
Figura 4
Horas gastas por dia em aplicativos - 2021
Fonte: Kristianto, 2021.
6
5
4
3
2
1
0
5,4 5,3
4,9 4,8 4,7
4,5 4,4
4,1
3,9 3,8 3,7 3,6 3,6 3,5 3,5
3,1
Brasil Indonésia Índia Coreia 
do Sul
México Canadá Rússia Argentina Austrália França Alemanha ChinaTurquia Estados 
Unidos
Japão Reino 
Unido
Quem busca utilizar as metodologias e ferramentas de gestão do 
tempo para aumentar a produtividade e alcançar os seus objetivos pre-
cisa entender quais são os fatores que levam a perder o foco nas ativi-
dades agendadas e, assim, buscar formas de evitar esses elementos de 
desperdício de tempo em seu cotidiano.
2.5 Delegação de tarefas
Vídeo
Ao analisar as tarefas e atividades a serem realizadas, é possível 
identificar aquelas que não precisam ser desenvolvidas necessaria-
mente por uma pessoa e podem ser executadas por outras. Porém, 
a possibilidade de transferir a tarefa não significa que ela não seja 
48 Gestão do tempo e produtividade
importante ou que não haja responsabilidade sobre ela. Na realida-
de, as tarefas e atividades não podem ser simplesmente transferi-
das para outras pessoas: elas são delegadas. Betim, Reis e Kovaleski 
(2004) definem o termo delegação de tarefas como o ato de solicitar 
a outras pessoas que realizem a operação da tarefa ou da atividade 
sem, contudo, renunciar à autoridade de tomar decisões e à respon-
sabilidade pelo resultado obtido.
Apesar de o conceito parecer de fácil entendimento e aplicação, 
os autores destacam
a delegação como um princípio de gestão, que embora apre-
sente um conceito simples e lógico como uma forma eficaz 
de aumentar a produtividade e administração do tempo, na 
prática percebe-se que as atitudes corretas quanto a delegar 
incluem segurança pessoal, disposição de assumir riscos, dis-
posição de confiar nos membros da equipe, adoção de uma 
perspectiva e, sobretudo, muita paciência a ser desenvolvida 
ao longo do tempo. (BETIM; REIS; KOVALESKI, 2004, p. 1-2)
O processo de delegação inicia-se com a definição sobre quais 
tarefas e atividades podem ser delegadas. Em diversos modelos e 
metodologias de gestão do tempo, uma das etapas principais con-
siste em realizar a listagem de tarefas e atividades que precisam 
ser desenvolvidas e classificá-las de acordo com algum critério, por 
exemplo: grau de importância, alinhamento aos objetivos, urgên-
cia, tempo necessário à execução ou complexidade. As tarefas que, 
em geral, podem ser delegadas são aquelas voltadas à rotina ou às 
atividades operacionais que não envolvem a tomada de decisões 
complexas.
Por outro lado, existem as tarefas e atividades que não devem 
ou não podem ser delegadas, em especial aquelas relacionadas aos 
objetivos e metas ou que envolvem a tomada de decisões baseadas 
em conhecimentos e competências individuais, bem como as tarefas 
cuja execução inadequada possa trazer algum risco ou comprome-
ter os objetivos.
Coates (2000) propõe um modelo simples de quadro que pode 
ajudar no processo de definição das tarefas passíveis de delegação e 
as que devem ser mantidas sob a responsabilidade individual.
Analisar os benefícios da 
delegação de tarefas na 
gestão do tempo dedica-
do à atuação profissional.Objetivo de aprendizagem
Apesar de ter sido 
lançado há mais de duas 
décadas, o livro Delegar 
tarefas com segurança 
é um manual prático e 
atemporal sobre como 
implantar processos de 
delegação de tarefas. 
A obra apresenta um 
passo a passo e é com-
plementado por exercí-
cios, tabelas e materiais 
de auxílio na delegação 
de tarefas no cotidiano 
empresarial. É uma 
leitura indispensável para 
quem busca desenvolver 
a competência de delegar 
tarefas e busca gerenciar 
o próprio tempo.
COATES, J.; BREEZE, C. São Paulo: 
Nobel, 2000.
Livro
Gestão do tempo 49
Quadro 1
Lista de tarefas a delegar
Tarefa
Preciso fazer 
isto sozinho
Tarefas essenciais que 
precisam ser feitas 
corretamente
Gosto de 
fazer isto
Por que outra 
pessoa deveria 
fazer isto?
Tarefas 
que posso 
delegar
Fonte: Coates, 2000, p. 16.
Segundo Meneghetti (2013), podem ser identificadas quatro fases 
durante o processo de delegação de tarefas. Na fase de abertura, tan-
to o indivíduo que delega a tarefa (chamado pelo autor de delegante) 
quanto aquele que a recebe (chamado pelo autor de delegado) estão 
motivados e abertos à colaboração. Para o delegante, o processo de de-
legação é interessante, pois possibilita que ele se dedique a outras ativi-
dades. Já para o delegado a chance de aprender novas competências e 
assumir responsabilidades é causa de motivação e comprometimento.
Na segunda fase, chamada de aquisição, as informações e os pro-
cessos necessários à correta realização das atividades são transmitidos 
pelo delegante ao delegado. Essa fase é fundamental para o êxito do 
processo de delegação, pois, se as tarefas, as atividades e os processos 
não forem bem compreendidos pelo delegado, a probabilidade de sur-
girem problemas futuros é grande. É preciso, também, ter cuidado com 
o sigilo das informações compartilhadas.
A terceira fase é a da estabilização, momento no qual o delegado 
passa a realizar a tarefa com mais segurança e o processo passa a fa-
zer parte da sua rotina de trabalho. Nesse momento, o delegante deve 
acompanhar os indicadores relacionados à atividade ou tarefa delega-
da para garantir que os resultados sejam alcançados.
A última fase do processo de delegação apontado por Meneghetti (2013) 
é a pretensão ou chantagem. Nesse momento, segundo o autor, o 
delegado, sente-se cada vez mais responsável pela atividade e pode 
passar a se ver como indispensável ou mais importante que o próprio 
delegante no sucesso dos resultados. Nessa fase, a presença e a orien-
tação constantes do delegante são fundamentais para que o delegado 
entenda que a atividade realizada por ele faz parte de um contexto 
maior e que ambos são importantes no processo.
50 Gestão do tempo e produtividade
Há, ainda, as atividades que podem ser totalmente abandonadas 
por não estarem relacionadas aos objetivos ou por não trazerem ne-
nhum tipo de ganho ou benefício e que, portanto, podem ser consi-
deradas desperdício de tempo. Araújo (2019) chama esse processo de 
negação de atividades e salienta que vários profissionais desperdiçam 
muito de seu tempo em tarefas inúteis simplesmente por não saberem 
se posicionar e decidir por não fazer algumas tarefas. Isso é especial-
mente comum em empresas burocráticas, nas quais diversos processos 
e atividades continuam sendo realizados por tradição ou inércia, mas 
já não fazem sentido. Um exemplo são os tipos de documentos que, 
muitas vezes, precisam ser preenchidos manualmente em diversas vias 
nas repartições públicas e são posteriormente descartados.
Como destaca Covey (2017), o ato de negar algumas tarefas não 
significa falta de comprometimento; ao contrário: ao definir quais tare-
fas e atividades realmente precisam ser realizadas, o indivíduo diminui 
a pressão e a sobrecarga de trabalho, o que lhe possibilita maior pro-
dutividade, eficiência e eficácia.
Quando o processo de delegação ocorre de maneira organizada e 
os resultados obtidos são positivos, todos os lados ganham. Os pro-
fissionais que receberam as delegações sentem-se mais comprometi-
dos com o trabalho e também motivados por terem a sua contribuição 
reconhecida. Já o profissional delegante pode direcionar o seu tempo 
e seus esforços às atividades mais estratégicas. Com isso, a empresa 
aumenta a produtividade, a eficiência e a eficácia ao utilizar seus re-
cursos humanos.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Para que se possa implantar metodologias ou ferramentas de gestão 
do tempo, é necessário entender diversos conceitos. O uso dos recur-
sos disponíveis, o planejamento estratégico, a definição de objetivos e 
as metodologias de gestão, conceitos usados nas mais diversas áreas de 
uma empresa, são conhecimentos que estão na base das metodologias 
de gestão do tempo. É válido, também, conhecer a relação da gestão do 
tempo – recurso fundamental utilizado em todas as tarefas, atividades e 
processos que são desenvolvidos tanto no contexto empresarial quanto 
no pessoal – com outros conceitos importantes, como produtividade, efi-
ciência e eficácia.
Gestão do tempo 51
Mais do que realizar o máximo de atividades e tarefas, a gestão do 
tempo envolve a capacidade de entender quais tarefas podem ser aban-
donadas por representarem mero desperdício de tempo, quais podem 
ser delegadas e quais merecem atenção e foco do indivíduo. De posse 
desses conhecimentos, é possível começar a utilizar as metodologias e as 
ferramentas de gerenciamento do tempo.
ATIVIDADES
Atividade 1
Explique a relação entre gestão do tempo, produtividade, eficiên-
cia e eficácia.
Atividade 2
Estar ocupado o tempo todo significa ser produtivo? Explique a 
sua resposta.
Atividade 3
Na gestão das operações de produção industrial, diversos tipos 
de desperdício podem ser identificados. Relacione os tipos de 
desperdício à gestão do tempo.
REFERÊNCIAS
ARAÚJO, T. O. Administração do tempo e produtividade pessoal. Revista Pesquisa & Edu-
cação a Distância,  São Paulo, n. 18, 2019. Disponível em: http://revista.universo.edu.
br/index.php?journal=2013EAD1&page=article&op=view&path%5B%5D=8714&pa-
th%5B%5D=4341. Acesso em: 10 dez. 2021.
BERNHOEFT, R. Administração do tempo. São Paulo: Nobel, 2009.
BETIM, L. M.; REIS, D. R.; KOVALESKI, J. L. Percepção dos gestores sobre a capacidade 
de delegar: o caso de uma empresa prestadora de serviços em engenharia elétrica e 
instrumentação. In: 11º SIMPEP – SIMPÓSIO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO. Anais [...] 
Bauru - SP: Unesp, 2004. Disponível em: http://anteriores.admpg.com.br/2007/anais/2004/
artigos/T03-10.pdf. Acesso em: 10 dez. 2021.
http://revista.universo.edu.br/index.php?journal=2013EAD1&page=article&op=view&path%5B%5D=8714&path%5B%5D=4341
http://revista.universo.edu.br/index.php?journal=2013EAD1&page=article&op=view&path%5B%5D=8714&path%5B%5D=4341
http://revista.universo.edu.br/index.php?journal=2013EAD1&page=article&op=view&path%5B%5D=8714&path%5B%5D=4341
http://anteriores.admpg.com.br/2007/anais/2004/artigos/T03-10.pdf
http://anteriores.admpg.com.br/2007/anais/2004/artigos/T03-10.pdf
52 Gestão do tempo e produtividade
CAMPOS, V. F. TQC: controle da qualidade total no estilo japonês. 9. ed. Nova Lima: Falconi, 2014.
COATES, J. Delegar tarefas com segurança. São Paulo: Nobel, 2000.
CORREIA, P. M. A. R.; MENDES, I. O.; SILVA, S. R. S. R. M. A percepção de justiça na avaliação 
do desempenho na Administração Pública e a produtividade.  Sociologia: Revista da 
Faculdade de Letras da Universidade do Porto, v. 37, p. 31-50, 2019. Disponível em: http://
aleph.letras.up.pt/index.php/Sociologia/article/view/6373. Acesso em: 10 dez. 2021.
COVEY, S. R. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes: lições poderosas para a 
transformação pessoal. 60. ed. Rio de Janeiro: Best Seller, 2017.
CUNHA, M. P. et al. Manual de comportamento organizacional e gestão. Lisboa: RH, 2013.
DEMING, W. E. Qualidade: a revolução da administração. Rio de Janeiro: Marques Saraiva, 1990.
DUARTE, L. G. Teletrabalho: um novo modelo de trabalho. Ambiente Jurídico. Disponível 
em: https://ambitojuridico.com.br/edicoes/revista-59/teletrabalho-um-novo-modelo-de-trabalho/ Acesso em: 27 jan. 2022.
ESTRADA, R. J. S.; FLORES, G. T.; SCHIMITH, C. D. Gestão do tempo como apoio ao 
planejamento estratégico pessoal.  Revista de Administração da Universidade Federal de 
Santa Maria, Santa Maria, v. 4, n. 2, p. 315-332, 2011. Disponível em: https://www.redalyc.
org/pdf/2734/273419420009.pdf. Acesso em: 10 dez. 2021.
GOLEMAN, D. Foco: a atenção e seu papel fundamental para o sucesso. Rio de janeiro: 
Objetiva, 2014.
GUERREIRO, R.; SOUTES, D. O. Práticas de gestão baseadas no tempo: um 
estudo em empresas no Brasil. Revista Contabilidade & Finanças, São Paulo, 
v. 24, n. 63, p. 181-194, 2013. Disponível em: https://www.scielo.br/j/rcf/a/
XhgpjrhLb6nzsSJ5M9gkLSB/?format=pdf&lang=pt. Acesso em: 10 dez. 2021.
KRISTIANTO, D. Daily time spent in apps rise as much as 45% in two years as pandemic 
bolsters the mobile habit. App Annie, 2021. Disponível em: https://www.appannie.com/en/
insights/market-data/q2-2021-market-index-regional-rankings/. Acesso em: 10 dez. 2021.
MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à Teoria Geral da Administração. 3. ed. São Paulo: Atlas 
Humanas Didático, 2015.
MENEGHETTI, A. Psicologia empresarial. São Paulo: Foil, 2013.
MONTENEGRO, C. B. et al. A influência da Gestão do Tempo sobre a Qualidade de Vida no 
Trabalho. Revista Organizações em Contexto, v. 16, n. 32, p. 307-335, 2020. Disponível em: 
https://www.metodista.br/revistas/revistas-metodista/index.php/OC/article/view/10130. 
Acesso em: 10 dez. 2021.
RODRIGUES, Alexsandro Sutil. CORRÊA, J., MENDONÇA, A., CARLOS, A., GEANIE, M., & 
ROCHA, M. Gestão do tempo aplicada à produtividade, qualidade de vida e desempenho: 
análise de publicações do banco de dados da CAPES e do Google Acadêmico. In: Congresso 
Internacional de Administração. 2018. Disponível em: https://admpg.com.br/2019/
anais/2018/arquivos/06022018_190629_5b131a853d259.pdf. Acesso em: 12 out. 2021.
WERKEMA, C. Criando a cultura Lean Seis Sigma. Rio de Janeiro: Elsevier, 2012.
https://www.redalyc.org/pdf/2734/273419420009.pdf
https://www.redalyc.org/pdf/2734/273419420009.pdf
https://www.appannie.com/en/insights/market-data/q2-2021-market-index-regional-rankings/
https://www.appannie.com/en/insights/market-data/q2-2021-market-index-regional-rankings/
Gestão da agenda 53
3
Gestão da agenda
Para que se possa efetivamente colocar em prática as ferramentas e metodo-
logias de gestão do tempo, é fundamental conhecer alguns conceitos sobre como 
as pessoas se relacionam com os seus objetivos, as atividades que precisam reali-
zar, bem como os prazos, a motivação e a disciplina necessários para gerenciar as 
atividades e tarefas a serem cumpridas.
A primeira parte deste capítulo explicará a necessidade de classificar as ativi-
dades por critérios – como importantes, urgentes e circunstanciais – antes mesmo 
de desenvolver um planejamento sobre quando e como elas serão executadas. 
Somente após essa classificação é possível começar a organização das atividades 
em listas de verificação ou checklists, que serão a base do planejamento da agen-
da a ser seguida, tema para a segunda parte do capítulo.
Por mais que se tente prever e planejar todas as atividades, podem ocorrer 
distrações ou interrupções inesperadas. Por isso, as formas de se lidar com even-
tos não planejados serão discutidas na terceira parte deste capítulo, que mostra 
também como a tecnologia da comunicação pode ser tanto uma aliada quanto 
uma vilã na gestão do tempo.
Na quarta parte do capítulo, o tema abordado é a procrastinação, ou seja, a 
atitude de postergar ou adiar as atividades e tarefas que podem ser adiadas. Em 
um ambiente corporativo, no qual são cobradas produtividade e eficiência, a pro-
crastinação é vista como um malefício que pode impedir as pessoas de atingirem 
os seus objetivos.
De posse do conhecimento sobre como hierarquizar as atividades pela sua im-
portância e com a capacidade de entender como os eventos externos e algumas 
atitudes podem impedir sua realização, as pessoas têm a capacidade de utilizar 
as ferramentas de acompanhamento e gestão de agenda, tema trazido na última 
parte do capítulo.
54 Gestão do tempo e produtividade
3.1 Priorização: importante, 
urgente, circunstancialVídeo
Para que se possa gerenciar o tempo dedicado às atividades e tare-
fas que precisam ser realizadas, as metodologias de gestão do tempo 
se valem de diferentes formas de classificação, como meios de priori-
zar o que é considerado mais importante.
Stephen Covey (2017) propõe uma matriz em que as atividades são 
classificadas com base em duas dimensões: a importância e a urgên-
cia. Assim, é possível dividir as atividades em quatro tipos: atividades 
urgentes e importantes, aquelas não urgentes e importantes, as que são 
urgentes e não importantes, e, por fim, as atividades não urgentes e não 
importantes. A relação entre os tipos está presente na figura a seguir.
Figura 1
Matriz do tempo de Covey
URGENTE NÃO URGENTE
IM
PO
RT
AN
TE
I
ATIVIDADES
II
ATIVIDADES
• Crises
• Problemas urgentes
• Projetos com data marcada
• Prevenção, atividades CP (capacidade 
de produção),
• Desenvolvimento de 
relacionamentos 
• Identificação de novas oportunidades
• Planejamento, recreação
NÃ
O 
IM
PO
RT
AN
TE
III
ATIVIDADES
IV
ATIVIDADES
• Interrupções, telefone 
• Relatórios e correspondência
• Questões urgentes próximas
• Atividades populares
• Detalhes, pequenas tarefas
• Correspondência, 
• Perda de tempo
• Atividades agradáveis
Fonte: Covey, 2017, p. 194.
O modelo de Covey (2017) apresenta-se como uma ferramenta prá-
tica para a classificação de atividades, pois esclarece como deve-se li-
dar com cada tipo delas. Segundo Souza Junior (2021, p. 64):
Entender os conceitos 
de atividades urgentes, 
importantes e circunstan-
ciais, bem como o tempo 
que deve ser dedicado a 
cada um desses tipos.
Objetivo de aprendizagem
Gestão da agenda 55
a aplicação de uma categorização das ocupações é um com-
ponente primordial na gestão do tempo e é capaz de gerar a 
atenuação ou a abolição de impedimentos no progresso do tra-
balho, como o exagero de atividades, o acúmulo, as paralisações, 
as chamadas, reuniões e a predisposição à procrastinação.
Para que se compreenda corretamente a matriz apresentada no 
Quadro 1, o autor define como urgentes as atividades e tarefas que 
precisam ser feitas imediatamente; já as atividades importantes são as 
que estão relacionadas aos objetivos e às metas a serem alcançados.
As atividades classificadas no primeiro quadrante da matriz são ur-
gentes e importantes e, portanto, devem ser feitas imediatamente. No 
segundo quadrante estão as atividades importantes, apesar de não ne-
cessariamente urgentes, pois não precisam ser realizadas de imediato, 
mas devem constar no planejamento de curto prazo.
O terceiro quadrante é composto por atividades não importantes, 
mas sim urgentes. De acordo com a lista apresentada pelo autor, es-
ses tipos de atividades são inesperadas e de difícil previsão, mas ti-
ram a atenção daquelas importantes e urgentes listadas no primeiro 
quadrante.
Por fim, no quarto quadrante estão as atividades não importantes e 
não urgentes que podem ser postergadas, abandonadas ou delegadas 
a outras pessoas.
O modelo de classificação das atividades proposto por Covey em 
seu livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes (COVEY, 2017) é um 
dos mais conhecidos e utilizados. Entretanto, mesmo apresentando 
resultados bastante consistentes aos que buscam gerenciar o seu 
tempo, o modelo também recebe críticas, entre elas a de que nem 
sempre é possível classificar as atividades apenas como urgentes ou 
importantes. Conforme afirma Barbosa (2018), esses conceitos podem 
ser mal compreendidos, pois a palavra urgente traz a conotação de algo 
que deve ser feito de maneira rápida e imediata, enquanto a palavra 
importante pode ser interpretada como o que gera valor, mas que deve 
ser realizado com cuidado e atenção. Segundo o autor, também, uma 
atividade importante pode acabar tornando-se urgentecaso não seja 
realizada no momento certo.
56 Gestão do tempo e produtividade
O trabalho de conclusão de curso de um aluno de pós-graduação, por exemplo, 
é uma atividade importante, pois está relacionado ao objetivo de melhorar a 
formação acadêmica. Logo, deve ser feito com cuidado e atenção, sem pressa, 
para que a qualidade do trabalho e o aprendizado sejam de alto nível. Porém, se 
o aluno posterga e passa a ser pressionado pelo prazo de entrega, o trabalho 
torna-se urgente e será realizado apressadamente e sob pressão, o que pode 
trazer impactos relativos ao aprendizado e à qualidade do material.
Barbosa (2018) propõe um novo modelo, chamado tríade do tempo, 
no qual as atividades são classificadas como importantes, urgentes e 
circunstanciais. No modelo de Covey (2017), as atividades são classifica-
das segundo o cruzamento entre duas categorias. Na tríade do tempo, 
por sua vez, as classificações são excludentes, ou seja, as atividades só 
podem receber um dos três tipos de classificação. Essa característica 
fica clara na figura a seguir, em que o autor apresenta a organização 
das três classificações.
Figura 2
Tríade do tempo
IMPORTANTE
URGENTE CIRCUNSTANCIAL
Fonte: Barbosa, 2018, p. 37.
Para classificar as atividades em cada categoria, o autor define al-
guns critérios. As atividades importantes são aquelas relacionadas aos 
objetivos de curto, médio ou longo prazos e contam com data definida 
para serem cumpridas. Normalmente, são pessoais e intransferíveis, 
Gestão da agenda 57
ou seja, não podem ser delegadas ou abandonadas. O autor também 
destaca que estão incluídas nessa classificação as atividades que dão 
prazer e satisfação ao indivíduo.
Já as atividades urgentes devem ser feitas imediatamente e não 
podem ser postergadas, pois podem trazer problemas ou consequên-
cias negativas se não forem executadas. Como afirma Cockerell (2016), 
diversas atividades tornam-se urgentes devido à falta de organização 
do indivíduo que não as realizou no momento adequado. Incluem-se, 
então, tanto as atividades importantes e não realizadas no prazo ade-
quado quanto as tarefas inesperadas surgidas no cotidiano, mas que 
precisam receber atenção.
Por fim, as atividades circunstanciais são aquelas que não estão 
relacionadas aos objetivos do indivíduo e, portanto, não geram resul-
tado positivo considerável. Compreendem-se aí as atividades feitas 
de modo excessivo e que levam ao desperdício de tempo, fazendo 
com que a pessoa se sinta insatisfeita ou ansiosa ao perceber que po-
deria utilizar o tempo de modo mais produtivo. Para Rocha e Haas (2019), 
as atividades circunstanciais não colaboram para que a pessoa atinja 
os seus objetivos.
Barbosa (2018) também aponta, nessa categoria, as atividades reali-
zadas por pressão social ou solicitação de terceiros, que são executadas 
por educação ou porque a pessoa a quem elas foram solicitadas não 
soube negar. No ambiente corporativo incluem-se, ainda, as atividades 
impostas por outros profissionais, em especial chefes e superiores, que 
não são abrangidas pela descrição do cargo.
O equilíbrio entre as três categorias mencionadas pode se apresen-
tar de variadas formas a cada pessoa, a depender da sua capacidade 
de gerenciamento de tempo. Barbosa (2018) afirma que, no cotidia-
no acelerado dos ambientes profissional e social contemporâneos, as 
atividades circunstanciais ocupam uma parcela significativa do tempo 
das pessoas, e a falta de planejamento e controle sobre as atividades 
leva muitas delas a se concentrar em atividades urgentes. Para tanto, o 
autor criou nomes para representar as formas de equilíbrio (ou dese-
quilíbrio) entre cada categoria.
O primeiro nome é tríade do Superman, em que o indivíduo concen-
tra-se quase que totalmente em atividades urgentes, o que denota a 
incapacidade de discernir sobre quais delas são realmente importan-
58 Gestão do tempo e produtividade
tes, ou sugere a falta de clareza quanto aos seus objetivos. O foco em 
atividades urgentes também pode ter origem na postergação do que 
era importante, chegando-se ao ponto de urgência e necessidade de 
execução imediata. Dessa forma, a pessoa se sente sob constante pressão 
e estresse e dificilmente atinge os seus objetivos. A figura a seguir mos-
tra essa configuração.
Figura 3
Composição da tríade de Superman
URGENTE CIRCUNSTANCIAL
IMPORTANTE
Fonte: Barbosa, 2018, p. 47.
A pesquisa realizada por Oliveira et al. (2016) com alunos de uma 
oficina de gestão do tempo mostra que a procrastinação, o adiamento 
de atividades até o momento final do prazo, a dificuldade de conciliar 
as atividades com a vida pessoal e, em especial, o uso excessivo das 
redes sociais e da internet fazem com que a grande maioria dos pes-
quisados apresente esse tipo de configuração da gestão do tempo (a 
tríade do tempo Superman).
O segundo tipo de configuração apresentado por Barbosa (2018) é 
caracterizado pelo foco na realização de atividades circunstanciais. O au-
tor chama essa configuração de Homer Simpson, mesmo nome dado a 
um dos personagens da série Os Simpsons e que tem como característi-
ca a falta de foco e objetivos.
O tipo de configuração mencionado é muito comum entre as pessoas 
que não definiram claramente os seus objetivos e metas de longo pra-
zo ou se encontram em um momento de estagnação pessoal ou de car-
reira e não buscam o desenvolvimento ou a evolução. A figura a seguir 
ilustra essa configuração.
Sendo a série de anima-
ção mais longa já produ-
zida, com mais de 700 
episódios e há décadas 
em exibição, Os Simpsons 
trata do cotidiano de uma 
família americana e tem 
como personagem prin-
cipal o pai da família, Ho-
mer Simpson. O desenho 
aborda com criticidade 
a cultura e a sociedade 
estadunidenses, além 
de mostrar como uma 
pessoa de pouca ambição 
e parcas competências 
acadêmicas, profissionais 
e sociais convive em uma 
sociedade marcada por 
futilidade, preconceitos e 
divisão de classes. Homer 
Simpson representa o in-
divíduo que emprega boa 
parte da sua vida apenas 
às atividades circunstan-
ciais à medida que elas o 
acometem.
Direção: Matt Groening. EUA: Fox 
Broadcasting Company, 1989.
Série
Gestão da agenda 59
Figura 4
Composição da tríade Homer Simpson
CIRCUNSTANCIAL
URGENTE
IMPORTANTE
Fonte: Barbosa, 2018, p. 48.
O terceiro tipo de composição do tempo é chamado por Barbosa (2018) 
de equilibrista e é caracterizado pela divisão do tempo entre os três 
tipos de categorias, de modo mais ou menos igual. Nota-se que o tem-
po gasto em atividades circunstanciais faz com que muitas atividades 
importantes tornem-se urgentes. Em uma pesquisa realizada por Bo-
guslawski e Oliveira (2012), utilizando o conceito de tríade do tempo, 
essa configuração é demonstrada na prática. Os dados identificados 
na pesquisa apontam que 31,6% do tempo dos respondentes foram 
dedicados às atividades circunstanciais, e 28,8%, às urgentes. A figura a 
seguir traz a composição.
Figura 5
Tríade do tempo
CIRCUNSTANCIAL URGENTE
IMPORTANTE
Fonte: Barbosa, 2018, p. 49.
60 Gestão do tempo e produtividade
As configurações demonstram formas desequilibradas de gerenciar 
o tempo entre os três tipos de tarefas. Por isso, Barbosa (2018) chama 
essa configuração de uso do tempo de nefasta, pois ela traz consequên-
cias negativas a curto, médio e longo prazos.
A configuração tida pelo autor como ideal é aquela em que a maior 
parte do tempo é dedicada às atividades importantes, relacionadas aos 
objetivos de longo prazo, e que estão de acordo com um planejamento 
que possibilita a sua realização com atenção e qualidade. A figura a 
seguir exemplifica esse tipo de configuração do tempo.
Figura 6
Configuração do tempo ideal
IMPORTANTE
70%
URGENTE
20%
CIRCUNS-
TANCIAL
10%
Fonte: Barbosa, 2018, p. 51.
As atividades urgentes não podem ser totalmente eliminadas, pois 
consistem em situações inesperadas e atividades não planejadas, mas 
que precisam ser realizadas. Já as atividades importantes, como não 
podem ser postergadas, nãose transformam em atividades urgentes. 
Por fim, as atividades circunstanciais são reduzidas ao mínimo possível 
– algumas podem ser delegadas e outras, negadas ou abandonadas.
Passo 1 – Leia cada uma das afirmações apresentadas no quadro e marque a 
pontuação que representa com maior fidelidade as suas ações. Utilize a escala a 
seguir para escolher o número que exprime a sua autopercepção.
(Continua)
Desafio
Gestão da agenda 61
1. Nunca 2. Raramente 3. Às vezes 4. Quase sempre 5. Sempre
PERGUNTAS PARA COMPOSIÇÃO DA TRÍADE DO TEMPO PONTUAÇÃO
1
Costumo ir a eventos, festas ou cursos para agradar ao chefe, 
aos amigos ou à família mesmo sem ter muita vontade.
1 2 3 4 5
2
Não consigo realizar tudo o que me proponho a fazer no dia e 
preciso cumprir hora extra ou levar trabalho para casa.
1 2 3 4 5
3
Quando recebo um e-mail, costumo dar uma olhada para checar 
o conteúdo.
1 2 3 4 5
4
Visito com regularidade as pessoas relevantes em minha vida: 
amigos, parentes e filhos.
1 2 3 4 5
5 É comum aparecerem problemas inesperados no meu dia a dia. 1 2 3 4 5
6
Assumo compromissos com outras pessoas ou aceito novas 
posições na empresa mesmo que não goste muito da nova ati-
vidade se for para aumentar meus rendimentos ou obter uma 
promoção.
1 2 3 4 5
7
Tenho um tempo definido para dedicar a mim, e nele posso fazer 
o que quiser.
1 2 3 4 5
8
Costumo fazer relatórios, imposto de renda, compras de Natal, 
estudar para provas e outras tarefas perto do prazo limite.
1 2 3 4 5
9
Nos dias de descanso, costumo passar boa parte do tempo assis-
tindo à televisão, jogando videogame ou acessando a internet.
1 2 3 4 5
10
Faço um planejamento por escrito de tudo o que preciso fazer 
durante a semana.
1 2 3 4 5
11
Posso afirmar que estou conseguindo realizar tudo o que gosta-
ria e que o tempo está passando na velocidade correta.
1 2 3 4 5
12
Costumo participar de reuniões sem saber direito o conteúdo, o 
porquê da minha presença ou a qual resultado aquele encontro 
pode levar.
1 2 3 4 5
13
Consigo melhores resultados e me sinto mais produtivo quando 
estou sob pressão ou quando o prazo é curto,
1 2 3 4 5
14
Quando quero alguma coisa, defino o objetivo por escrito, esta-
beleço prazos em minha agenda, monitoro os resultados obtidos 
e os comparo com os esperados.
1 2 3 4 5
15
Leio muitos e-mails desnecessários, contendo piadas, correntes, 
propagandas, apresentações, produtos etc.
1 2 3 4 5
16
Estive atrasado com minhas tarefas ou reuniões nas últimas se-
manas. 
1 2 3 4 5
17
Faço exercícios com regularidade, alimento-me adequadamente 
e desfruto de horas suficientes de lazer.
1 2 3 4 5
18
É comum que eu reduza meu horário de almoço ou até coma 
enquanto trabalho para concluir um projeto ou uma tarefa.
1 2 3 4 5
(Continua)
62 Gestão do tempo e produtividade
Passo 2 – Some os pontos de cada coluna de acordo com o número de cada 
pergunta.
CONJUNTO A CONJUNTO B CONJUNTO C
N. da 
pergunta
Valor
N. da 
pergunta
Valor
N. da 
pergunta
Valor
1 7 13
2 8 14
3 9 15
4 10 16
5 11 17
6 12 18
TOTAL A B C
Passo 3 – Calcule o percentual de tempo empregado em cada uma das esferas.
Esfera da Importância: TOTAL B X 100
 Total Geral
Esfera da Urgência: TOTAL C X 100
 Total Geral
Esfera das Circunstâncias: TOTAL A X 100
 Total Geral
Analise os resultados:
Como você gerencia o seu tempo?
Você considera que gerencia bem o seu tempo?
O que pode ser feito para melhorar a sua capacidade de gestão do tempo?
3.2 Checklists
Vídeo O cotidiano pessoal e profissional é composto por uma série de 
atividades, compromissos e responsabilidades que precisam ser 
realizados, alguns com prazos definidos e outros que devem seguir 
determinada sequência para serem concluídos.
Para Rodrigues et al. (2018), a falta de controle sobre as ativi-
dades e os prazos ou a sua realização em sequência inadequada 
pode trazer resultados negativos, como atrasos, erros, desperdício 
de tempo ou falta de foco na realização das tarefas rotineiras. Uma 
ferramenta que pode ser utilizada para organizar as atividades é o 
Compreender o uso de 
listas de atividades no 
planejamento da agenda.
Objetivo de aprendizagem
Gestão da agenda 63
checklist, termo que pode ser traduzido como lista de checagem ou 
lista de verificação.
O uso de checklist na gestão das empresas tem a sua origem na 
gestão dos processos produtivos. Carpinetti (2012) explica que as 
listas de verificação podem ser formulários, tabelas ou planilhas 
usados tanto para planejar as atividades quanto para acompanhar 
a execução de tarefas. Almeida (2014) complementa o conceito ao 
afirmar que checklist é uma lista em que tarefas e ações a serem fei-
tas são identificadas e programadas de acordo com uma sequência 
de execução. A autora destaca também que o checklist possibilita o 
acompanhamento, a comparação, a análise e a gestão das ativida-
des durante e após a execução.
Ao listar todas as atividades que precisam ser realizadas em um 
determinado período – seja ele diário, semanal, mensal ou anual –, 
o checklist possibilita identificar as atividades que se repetem e os 
processos compostos por tarefas que devem seguir uma sequên-
cia lógica. Assim, o checklist também auxilia na organização dos 
recursos a serem utilizados e pode especificar atividades passíveis 
de automatização, fazendo uso de ferramentas como programas e 
aplicativos, o que aumenta a agilidade de execução e proporciona 
ganhos significativos de tempo.
À medida que as tarefas vão sendo realizadas, são marcadas 
no checklist como executadas. Podem ser incluídos comentários e 
observações sobre as condições de realização e alterações de da-
tas ou de escopo de cada tarefa. Segundo Pacheco et al. (2020), o 
checklist revela-se uma poderosa ferramenta de gestão das ativida-
des por melhorar o processo de planejamento dos períodos futuros 
e por reduzir a ocorrência de falhas, esquecimentos ou postergação 
de tarefas.
Em processos realizados a médio e longo prazo e que envol-
vem mais de uma pessoa, o checklist é ainda mais relevante, pois 
proporciona a coordenação do trabalho e o acompanhamento das 
diversas fases e etapas do processo. Variados tipos de checklists po-
dem ser usados conjuntamente para potencializar os resultados da 
ferramenta.
Para desenvolver um checklist, o primeiro passo é definir o pe-
ríodo em que as atividades serão realizadas. É comum que, nas pri-
meiras tentativas de criá-lo, sejam misturadas atividades que serão 
O clássico O Pequeno Prín-
cipe é a inspiração para 
o filme lançado em 2015 
sob o mesmo título. Em 
uma dada cena, explo-
ra-se como a busca pelo 
controle do tempo e pela 
produtividade podem se 
tornar obsessões. A mãe 
de uma garota tem como 
objetivo preparar a filha 
para ser uma executiva, 
e para isso desenvolve 
um plano de vida no 
qual cada minuto está 
projetado. Porém, não 
são levados em conta os 
desejos e as necessida-
des da menina. 
Direção: Mark Osborne. França: Onyx 
Films, 2015. 
Filme
64 Gestão do tempo e produtividade
feitas em curto prazo – no geral, em um dia – com outras que preci-
sam de mais tempo, como as atividades semanais, mensais ou aque-
las que não contam com prazo específico.
Uma abordagem possível é a listagem de todas as atividades 
que precisam ser feitas, sem levar em conta características como 
frequência, prazos, períodos, tempo de dedicação ou a área da 
vida (se pessoal ou profissional). Em um segundo momento, cada 
atividade ou tarefa pode ser classificada de acordo com as suas 
peculiaridades.
O uso de checklist na gestão é bastante difundido em razão da 
sua simplicidade, tanto para organizá-lo quanto para acompanhar a 
execução das tarefas. A ferramenta pode ser utilizada em diversos 
formatos, seja em uma simples folha de papel ou agenda até por 
meio de aplicativos, programas e sistemas que utilizam tecnologias 
da informação. Há, ainda, a possibilidade de acompanhamento das 
tarefas a serem realizadas por uma pessoa ou equipe, facilitando o 
trabalhode gestão.
3.3 Interrupções e distrações 
Vídeo
Para que se possa discutir o impacto das distrações e interrup-
ções sobre a gestão do tempo, é válido conceituar os dois termos. 
Segundo Ribeiro et al. (2018), a distração pode ser explicada como 
um desvio da atenção e do foco de um indivíduo durante a realiza-
ção de uma atividade, o que não o impede totalmente na execução, 
mas aumenta a probabilidade de ocorrência de erros ou a diminui-
ção dos resultados e da produtividade. Já a interrupção é um evento 
que gera a paralisação total da atividade, provocando atrasos e o 
aumento considerável do risco de a tarefa não ser concluída.
Inhuma, Santiago e Sigrist (2017) afirmam que tanto a distração 
quanto a interrupção atrapalham e podem impedir totalmente a 
realização das atividades conforme o planejado, ocasionando insa-
tisfação, estresse e desperdício de tempo. Os autores, em pesquisa 
realizada com aproximadamente 400 respondentes no ano de 2016, 
buscaram identificar quais eram os principais motivos de distração 
e interrupção das atividades na opinião dos participantes. A tabela 
e o gráfico a seguir apresentam os resultados obtidos.
Entender como as 
interrupções, atividades 
não planejadas e frustra-
ções comprometem a rea-
lização do planejamento 
da agenda.
Objetivo de aprendizagem
Gestão da agenda 65
Tabela 1
Motivos causadores de distrações e interrupções
 As alternativas abaixo servem de motivo para você interromper uma tarefa 
no trabalho?
Pergunta Opções %
Ligações telefônicas
Sim 55,50
Às vezes 21,75
Não 22,75
Mensagens de aplicativos de comunicação
Sim 43,75
Às vezes 14,00
Não 42,25
Mensagens em redes sociais
Sim 39,25
Às vezes 16,75
Não 44,00
Conversas com colegas
Sim 49,00
Às vezes 29,25
Não 21,75
Reuniões com superiores
Sim 39,50
Às vezes 30,00
Não 30,50
Pausas para lanches
Sim 42,75
Às vezes 29,25
Não 28,00
Figura 7
Motivos causadores de distrações e interrupções
60
50
40
30
20
10
0
Ligações
telefônicas
Mensagens em 
redes sociais
Sim NãoÀs vezes
Conversas com 
colegas
Reuniões com
superiores
Pausas para 
lanches
Mensagens de
aplicativos de
comunicação
Fonte: Inhuma; Santiago; Sigrist, p 39, 2017.
66 Gestão do tempo e produtividade
A pesquisa mostra que as ligações telefônicas e as mensagens de 
aplicativos de comunicação representam os motivos mais comuns de 
interrupção e distrações no cotidiano das pessoas. Os resultados ob-
tidos por Inhuma, Santiago e Sigrist (2017) são confirmados por outra 
pesquisa, esta realizada por Santos Rocha e Hass (2019). Nesta, os au-
tores identificaram que o tempo médio de uso do celular entre os res-
pondentes alcançava 216 minutos. Considerando que o dia é composto 
por 1440 minutos, o tempo ocupado pelo uso do celular chega a 15% 
do total. Se for computado o tempo que uma pessoa permanece acor-
dada e descontando a média de 8 horas de sono, restam disponíveis 
960 minutos por dia. Portando, os 216 minutos ocupados pelo uso do 
celular representam 22,5% do tempo de um indivíduo.
Seja qual for o motivo da distração ou do evento que interrompe o pro-
cesso de realização de uma atividade, é fundamental saber lidar com es-
sas situações para que se consiga retomar a atividade assim que possível.
A inclusão de momentos livres ao planejamento da agenda para a 
resolução de questões inesperadas, a desativação de notificações de 
aplicativos, sair da internet e organizar o espaço de trabalho evitando 
as intervenções externas são estratégias para diminuir as interrupções 
e distrações.
3.4 Procrastinação
Vídeo No mundo profissional contemporâneo, no qual a produtividade, a 
eficiência e a eficácia são cobranças cotidianas, a procrastinação torna-
-se um problema grave àqueles que não conseguem realizar as suas 
atividades dentro de prazos determinados.
Combs (2012) define a procrastinação como o ato de adiar uma ação 
ou atividade que precisa ser realizada. O procrastinador evita ou adia 
a realização das tarefas sob sua responsabilidade, mesmo que elas se-
jam importantes aos seus objetivos. Marcílio et al. (2021, p. 8) afirmam 
que “a procrastinação pode ser definida como o adiamento voluntário 
e desnecessário de alguma atividade pretendida, mesmo sabendo das 
potenciais consequências negativas desse atraso”.
A acomodação à zona de conforto e a falta de disciplina afetam 
a capacidade de o indivíduo realizar as suas tarefas e afazeres. Para 
Marcílio et al. (2021), ao perceber as consequências negativas de ter 
Baseado em uma história 
real, o filme À procura da 
felicidade conta a vida de 
Chris Gardner, um ho-
mem que passa por um 
momento ruim e, para ter 
uma oportunidade, aceita 
o cargo de estagiário em 
uma empresa. Chris passa 
a dedicar cada minuto 
do seu tempo a atender 
o máximo de clientes. 
Por isso, evita qualquer 
interrupção, deixando até 
mesmo de beber água e 
ir ao banheiro. Apesar de 
se tratar de uma situação 
extrema, o filme mostra 
como a disciplina e o foco 
podem ser usados para 
evitar que as interrup-
ções atrapalhem a reali-
zação de atividades. 
Direção: Gabriele Muccino. Estados 
Unidos: Columbia Pictures, 2006.
Livro
Compreender os 
impactos da procrastina-
ção sobre a qualidade das 
atividades realizadas.
Objetivo de aprendizagem
Gestão da agenda 67
postergado as suas atividades, há maior desmotivação individual, de-
sencadeando, assim, um círculo vicioso no qual são adotadas mais ati-
tudes procrastinadoras.
Para Combs (2012), níveis controlados de procrastinação podem ser 
aceitos e toleráveis, desde que não comprometam a capacidade de o 
indivíduo realizar as suas atividades e atingir os seus objetivos.
A partir do momento que a procrastinação torna-se crônica e re-
corrente, devido à ansiedade causada pelos prazos não cumpridos, 
podem surgir graves problemas não só relacionados ao trabalho, mas 
também psicológicos e fisiológicos. O estresse, por sua vez, é causa-
do pela cobrança para executar as atividades, seja por parte de outras 
pessoas ou do próprio sujeito.
Combs (2012) estudou as características dos procrastinadores e 
criou uma classificação na qual divide-os em seis tipos, conforme mos-
tra o quadro a seguir. 
Quadro 1
Os seis tipos de procrastinadores
Tipo Características Como evoluir
O perfeccionista 
neurótico
São críticos com si mesmos e com os ou-
tros
Buscar sair da zona de conforto
Querem tudo de maneira impecável Estar disposto a se arriscar
São ansiosos e tendem à depressão Organizar as atividades
Não aceitam o fracasso Ter objetividade e foco nas tarefas
Adiam o início o quanto podem
Preferem trabalhar a sós
Não entregam no prazo
Não conseguem iniciar a tarefa
Gostam de ter a razão em discussão e 
conflitos
São difíceis de conviver
O caçador de grandes 
chances
Tem muita energia Tornar-se um ser producente
Tem baixa autoestima Sentir a dor interior por ser um protelador
Sonha grande e é idealista Dedicar-se e ter disciplina diariamente
Não tem um plano de ações para realizar 
os sonhos
Concentrar-se na produção e em realizar re-
sultados
Abandona os projetos antes do fim Transformar a grande meta em submetas
Não quer se sacrificar
Fica só na vontade, na idealização 
do sonho
(Continua)
Petr Ludwig é consultor 
especialista no estudo 
dos impactos da procras-
tinação sobre a gestão do 
tempo e fundador do site 
procrastination.com, em 
que oferece conteúdos 
que abordam o tema. Em 
O fim da procrastinação, 
Ludwig discute a relação 
entre a motivação, a 
disciplina e a procrastina-
ção e dá dicas de como 
lidar com o problema. 
Trata-se de leitura sim-
ples para quem acredita 
que procrastinar pode 
estar atrapalhando a sua 
capacidade de gerenciar 
o próprio tempo. 
LUDWIG, P. Rio de Janeiro: 
Sextante, 2020.
Livro
68 Gestão do tempo e produtividade
Tipo Características Como evoluir
O apreensivo 
crônico
Preocupa-se muito Mudar sua filosofia de vida
Busca falar a coisa certa, não magoar e não errar Considerar-se suficiente e capaz
Fica na zona de confortoSer comprometido
Inseguro, ansioso, indeciso e inquieto Deixar de racionalizar
Gosta do que é seguro e familiar e teme tudo o 
que é novo
Buscar viver no presente
Nunca se considera totalmente pronto Ser agente modificador de mudanças
Desperdiça muito tempo com aleatoriedade Crescer de modo gradativo
Necessita da opinião dos outros
Confia em quem tem mais autoestima
O procrastina-
dor rebelde
Possui um comportamento passivo-agressivo Descobrir como canalizar a raiva
Age por impulso Usar a energia para a produtividade
Gosta de conflitos e confusões
Transformar a rebeldia acumulada em energia po-
sitiva
Atrapalha mais do que ajuda Rever excesso de raiva, rancores e ressentimentos
Quer chamar a atenção dos outros
Identifica-se ao criar conflitos, confusões, provo-
cações
Mascara a baixa autoestima com a forte auto-
confiança
O viciado em 
drama
Acredita que trabalha melhor no último minuto
Buscar equilíbrio, harmonia, espiritualidade, realida-
de e objetividade
Gosta da pressão e provoca a situação de atraso Explorar a criatividade
É grande sonhador e extremamente idealista
Buscar realizar as atividades em tempo normal e 
sem sofrimento
Deixa tudo para o momento final Reinventar-se
Espera para agir quando realmente não dá mais 
para adiar
Ser objetivo e produtivo em suas atividades diárias
Um dos mais destrutivos de todos os tipos de 
procrastinadores
Vitimiza-se para ter a atenção dos outros
O doador 
furioso
Tem dificuldades para receber e fazer cobranças Dedicar a energia onde ela é merecida
Doa-se totalmente ao outro Dedicar tempo à produção
Decepciona-se porque o outro não agradeceu o 
suficiente
Ter hobbies e fazer bom uso do seu tempo
Fazer bom uso do tempo para o descanso, lazer, 
viajar
Não tem equilíbrio algum entre os setores da 
sua vida
Ter hobbies e fazer bom uso do seu tempo
Saber o que é melhor para si próprio
Busca ser aprovado e reconhecido pelos outros
Fica sobrecarregado e não produz
Faz mais do que o solicitado
Fonte: Elaborado pelo autor com base em Combs, 2012.
Gestão da agenda 69
Apesar de cada tipo de procrastinador apresentar características 
distintas, há os pontos comuns. Segundo Geara, Hauck Filho e 
Teixeira (2017), os procrastinadores são ansiosos e tornam-se cada 
vez mais pressionados e inseguros, chegando à incapacidade de ação, à 
medida que o prazo limite para a execução das suas atividades se apro-
xima. O medo do fracasso e a certeza de que haverá consequências por 
não ter realizado a atividade aumentam a insegurança e a indecisão.
Conforme Combs (2012), sejam quais forem as características 
pessoais e os motivos que levam alguém a se tornar um procrastinador, 
é possível modificar essa postura e atitude e romper com a estagnação 
ou a paralisação que dificultam a capacidade de ação do indivíduo.
Após a constatação do problema e a compreensão dos impactos 
negativos trazidos pela atitude procrastinadora, a pessoa pode traba-
lhar as causas de ela acontecer. Nesse sentido, as ferramentas e me-
todologias de gestão do tempo podem ser úteis à construção de uma 
nova postura e no desenvolvimento da disciplina necessária para que o 
procrastinador vença a desmotivação e se torne um agente produtivo.
Veiculada pelo programa 
Fantástico, da Rede Globo, 
a reportagem Especialista 
explica que o ato de “adiar” 
decisões tem solução; 
entenda a procrastinação 
explica o conceito de pro-
crastinação em linguagem 
simples e com exemplos 
da vida pessoal e profis-
sional dos entrevistados. 
A reportagem também 
ouviu especialistas das 
áreas de psicologia e ad-
ministração que mostram 
formas de se lidar com a 
procrastinação. 
Disponível em: https://
g1.globo.com/fantastico/
noticia/2019/12/29/
especialista-explica-que-o-ato-
de-adiar-decisoes-tem-solucao-
entenda-a-procrastinacao.ghtml. 
Acesso em: 21 jan. 2022.
Dica
3.5 Monitoramento e avaliação da agenda 
Vídeo
 Para Marcílio et al. (2021), o processo de gestão da agenda, que se 
inicia no planejamento, inclui também as etapas de monitoramento da 
realização das atividades e a posterior avaliação dos resultados obtidos.
Além de garantir que nenhuma atividade deixe de ser realizada, o 
monitoramento e a avaliação geram importantes aprendizados sobre a 
qualidade do planejamento e o impacto de situações inesperadas e não 
planejadas sobre os resultados, conforme afirmam Oliveira et al. (2016). 
Essa aprendizagem é fundamental para que, a cada novo ciclo de plane-
jamento, a agenda contribua para uma gestão do tempo mais efetiva e 
traga ganhos significativos em termos de tempo e produtividade.
Estrada, Flores e Schimith (2011), ao proporem um modelo de gestão 
do tempo, apontam que o monitoramento deve ser diário, e a avaliação 
da agenda deve ser semanal. Os autores sugerem essas frequências 
por acreditarem que o monitoramento acontece simultaneamente à 
execução, que se dá no dia a dia.
Conhecer os processos 
de monitoramento e 
avaliação da agenda como 
forma de desenvolvi-
mento da capacidade de 
gestão do tempo.
Objetivos de aprendizagem
https://g1.globo.com/fantastico/noticia/2019/12/29/especialista-explica-que-o-ato-de-adiar-decisoes-tem-solucao-entenda-a-procrastinacao.ghtml
https://g1.globo.com/fantastico/noticia/2019/12/29/especialista-explica-que-o-ato-de-adiar-decisoes-tem-solucao-entenda-a-procrastinacao.ghtml
https://g1.globo.com/fantastico/noticia/2019/12/29/especialista-explica-que-o-ato-de-adiar-decisoes-tem-solucao-entenda-a-procrastinacao.ghtml
https://g1.globo.com/fantastico/noticia/2019/12/29/especialista-explica-que-o-ato-de-adiar-decisoes-tem-solucao-entenda-a-procrastinacao.ghtml
https://g1.globo.com/fantastico/noticia/2019/12/29/especialista-explica-que-o-ato-de-adiar-decisoes-tem-solucao-entenda-a-procrastinacao.ghtml
https://g1.globo.com/fantastico/noticia/2019/12/29/especialista-explica-que-o-ato-de-adiar-decisoes-tem-solucao-entenda-a-procrastinacao.ghtml
70 Gestão do tempo e produtividade
Cada item, ação ou processo concluído deve ser registrado na agen-
da como realizado, apresentando anotações e observações sobre ações, 
interferências, mudanças de prazo ou uso de recursos que ocorreram de 
modo diferente do planejado, caso seja necessário.
As atividades que não foram realizadas ou que precisaram ser 
postergadas também devem ser registradas, incluindo-se os motivos 
para o atraso ou a exclusão na agenda. É igualmente importante, para 
Rodrigues et al. (2018), registrar se a ação realizada já gerou resultados 
passíveis de mensuração, pois essa informação confirma que as ativida-
des foram concluídas, além de gerar motivação pelos resultados obtidos.
O tempo gasto na realização de atividades é uma das mais im-
portantes informações a serem registradas no processo de moni-
toramento. Ao identificar a quantidade efetiva de tempo necessário 
à realização de uma atividade, em especial no caso das que se re-
petem cotidianamente, é possível realizar planejamentos cada vez 
mais alinhados com a realidade individual.
Quanto mais completas e detalhadas forem as observações regis-
tradas, mais informações serão usadas na concepção de novos conhe-
cimentos e ideias para que sejam incorporadas às próximas versões 
da agenda. Estrada, Flores e Schimith (2011, p. 15) sugerem utilizar 
algumas perguntas durante o monitoramento, ao final de cada dia, 
para extrair o máximo de percepções, aprendizados e experiências:
Para facilitar o monitoramento diário, recomenda-se responder 
a si mesmo algumas perguntas, tais como: a) o que fiz hoje para 
contribuir com a consecução dos objetivos? b) o que aprendi 
hoje? c) algumas tarefas poderiam ter sido negadas ou delega-
das? d) anotei ideias e lembretes? e) o que poderia fazer para 
melhorar minhas ações?
No que diz respeito à avaliação, esta deve ser semanal, a fim de 
analisar os impactos de cada atividade sobre as demais tarefas e objeti-
vos. Em muitos casos, diversas atividades estão entrelaçadas e seguem 
uma sequência lógica, que se estende por vários dias. Por exemplo, 
uma reunião com clienteserá realizada em uma quinta-feira e pode 
exigir a inclusão em agenda, nos dias anteriores, de uma série de ta-
refas, como preparar a apresentação, reservar a sala e providenciar os 
equipamentos de projeção de slides.
O planejamento do tem-
po e o uso de checklists e 
agendas são hábitos que 
levam algum tempo para 
serem adquiridos, mas, 
depois de desenvolvidos, 
ajudam o indivíduo a 
gerenciar o tempo e a au-
mentar a produtividade. 
Charles Duhigg aborda 
em sua obra O poder 
do hábito a importância 
da disciplina para criar 
hábitos saudáveis que 
vão colaborar para o 
alcance de objetivos. Com 
dicas práticas e de fácil 
compreensão, o livro é 
um manual para quem 
busca mudar a sua forma 
de lidar com o tempo.
DUHIGG, C. São Paulo: Objetiva, 2012.
Livro
Gestão da agenda 71
O objetivo da avaliação semanal é aprofundar as análises dos 
tempos dedicados a cada tipo de atividade, o equilíbrio entre o tem-
po reservado à vida profissional e pessoal, a divisão do tempo entre 
atividades importantes, urgentes e circunstanciais e a identificação 
de pontos de melhoria que possam ser implementados para otimi-
zar a gestão do tempo.
Os aprendizados e as experiências oriundos da análise semanal 
serão usados para, junto dos objetivos de médio e longo prazos e 
das atividades ainda não realizadas, orientar o planejamento da 
agenda da próxima semana.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Planejar a agenda de atividades a serem realizadas a curto, médio e 
longo prazos é uma das atividades mais importantes para quem busca 
desenvolver a competência de gerenciar o próprio tempo. Apesar de pa-
recer uma tarefa simples, o planejamento envolve diversos tipos de co-
nhecimentos e ferramentas para que efetivamente possa ser colocado 
em prática. Além das atividades que precisam ser realizadas, deve-se con-
siderar tudo aquilo que pode gerar atrasos ou representar empecilhos 
– sejam os eventos de origem externa, as distrações e as interrupções 
ou as atitudes internas e pessoais que podem impactar a capacidade de 
execução das tarefas. A habilidade de gestão da agenda não é uma com-
petência simples de ser desenvolvida, mas, para aqueles que a dominam, 
torna-se uma poderosa ferramenta para ajudar a atingir objetivos.
ATIVIDADES
Atividade 1
Explique a diferença entre atividades importantes, urgentes e 
circunstanciais.
Atividade 2
Diferencie os conceitos de distração e interrupção.
72 Gestão do tempo e produtividade
Atividade 3
Uma pessoa com a característica procrastinadora pode mudar a 
sua atitude e se tornar alguém que executa as suas atividades de 
acordo com o planejado? Explique sua resposta.
REFERÊNCIAS
ALMEIDA, M. S. Condideração dos fatores humanos na elaboração e uso do checklist. Air 
Science, v. 1, 2014. Disponível em: http://revista.fumec.br/index.php/air-science/article/
view/2638. Acesso em: 14 dez. 2021.
BARBOSA, C. A tríade do tempo. São Paulo: Buzz, 2018.
BOGUSLAWSKI, A. M.; OLIVEIRA, V. S. Administração do tempo: estudo realizado com 
formandos do curso de Secretariado Executivo com o objetivo de identificar causas que 
comprometem o gerenciamento do tempo. In: 5º ENCONTRO NACIONAL DE ESTUDANTES 
DE SECRETARIADO, 2º FÓRUM NACIONAL DE DISCUSSÕES COM ESTUDANTES DE 
SECRETARIADO. Anais [...] Macapá: UNIFAP, set. 2012. p. 87, 2012. Disponível em: http://
www2.unifap.br/executivo/files/2014/09/ANAIS-V-ENESEC-20121.pdf#page=91. Acesso 
em: 14 dez. 2021.
CARPINETTI, L. C. R. Gestão da qualidade: conceitos e técnicas. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2012.
COCKERELL, L. A magia do gerenciamento do tempo. São Paulo: Benvirá, 2016.
COMBS, J. Você não pode deixar tudo para depois: e outras lições de um protelador em dia 
com suas pendências. São Paulo: Saraiva, 2012.
COVEY, S. R. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes: lições poderosas para a 
transformação pessoal. 60. ed. Rio de Janeiro: Best Seller, 2017.
ESTRADA, R. J. S.; FLORES, G. T.; SCHIMITH, C. D. Gestão do tempo como apoio ao 
planejamento estratégico pessoal.  Revista de Administração da Universidade Federal de 
Santa Maria, Santa Maria, v. 4, n. 2, p. 315-332, 2011. Disponível em: https://www.redalyc.
org/pdf/2734/273419420009.pdf. Acesso em: 14 dez. 2021.
GEARA, G. B.; HAUCK FILHO, N.; TEIXEIRA, M. A. P. Construção da escala de motivos da 
procrastinação acadêmica.  Psico, Porto Alegre, v. 48, n. 2, p. 140-151, 2017. Disponível 
em: https://revistaseletronicas.pucrs.br/index.php/revistapsico/article/view/24635/pdf. 
Acesso em: 14 dez. 2021.
INHUMA, T. S.; SANTIAGO, H. A.; SIGRIST, V. C. Gestão do tempo e motivação: fatores 
intrínsecos e extrínsecos que influenciam na realização de metas profissionais.  Revista 
Científica on-line – Tecnologia, Gestão e Humanismo, v. 7, n. 1, 2017. Disponível em: http://
www.fatecguaratingueta.edu.br/revista/index.php/RCO-TGH/article/view/194. Acesso em: 
14 dez. 2021.
MARCÍLIO, F. C. P. et al. Guia de técnicas para a gestão do tempo de estudos: relato da 
construção. Psicologia: Ciência e Profissão, v. 41, p. 1-13, 2021. Disponível em: https://www.
scielo.br/j/pcp/a/vLRKNGMHtjbrxKrtz5jsCBD/?format=pdf&lang=pt. Acesso em: 14 dez. 2021.
OLIVEIRA, C. T. et al. Oficinas de gestão do tempo com estudantes universitários. Psicologia: 
Ciência e Profissão, v. 36, n. 1, p. 224-233, 2016. Disponível em: https://www.scielo.br/j/
pcp/a/Bt5dSPp6hRN4Sx9CvtWHpJh/abstract/?lang=pt. Acesso em: 14 dez. 2021.
PACHECO, S. G. et al. Aplicação da ferramenta ergonômica checklist de Couto na avaliação 
das condições ergonômicas em postos de trabalho e ambientes informatizados.  South 
American Development Society Journal, v. 6, n. 17, p. 91-116, 2020. Disponível em: http://
www.sadsj.org/index.php/revista/article/view/311/285. Acesso em: 14 dez. 2021.
http://revista.fumec.br/index.php/air-science/article/view/2638
http://revista.fumec.br/index.php/air-science/article/view/2638
https://www.redalyc.org/pdf/2734/273419420009.pdf
https://www.redalyc.org/pdf/2734/273419420009.pdf
https://www.scielo.br/j/pcp/a/vLRKNGMHtjbrxKrtz5jsCBD/?format=pdf&lang=pt
https://www.scielo.br/j/pcp/a/vLRKNGMHtjbrxKrtz5jsCBD/?format=pdf&lang=pt
https://www.scielo.br/j/pcp/a/Bt5dSPp6hRN4Sx9CvtWHpJh/abstract/?lang=pt
https://www.scielo.br/j/pcp/a/Bt5dSPp6hRN4Sx9CvtWHpJh/abstract/?lang=pt
Gestão da agenda 73
RIBEIRO, H. C. T. C. et al. Distrações e interrupções em sala cirúrgica: percepção de 
profissionais de enfermagem. Escola Anna Nery, v. 22, n. 4, 2018. Disponível em: https://
www.scielo.br/j/ean/a/6fL3BGqsxyfQ5KpPBcrWfyR/?format=pdf&lang=pt. Acesso em: 14 
dez. 2021.
ROCHA, A. J. S.; HAAS, C. M. M. Como o celular interfere no tempo de estudo dos estudantes 
universitários?  Revista Ideação, v. 21, n. 1, p. 54-69. 2019. Disponível em: https://saber.
unioeste.br/index.php/ideacao/article/view/24126/15277. Acesso em: 14 dez. 2021.
RODRIGUES, A. S. et al. Gestão do tempo aplicada à produtividade, qualidade de 
vida e desempenho: análise de publicações do banco de dados da CAPES e do 
Google Acadêmico. In:  CONGRESSO INTERNACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO – ADM 
2018. Anais [...] Sucre, Bolívia: ADM, 2018. https://admpg.com.br/2019/anais/2018/
arquivos/06022018_190629_5b131a853d259.pdf. Acesso em: 14 dez. 2021.
SOUZA JUNIOR, M. R. A importância da gestão do tempo para o modelo de trabalho home 
office. Boletim do Gerenciamento, v. 24, n. 24, p. 61-68, jun. 2021. Disponível em: https://
nppg.org.br/revistas/boletimdogerenciamento/article/view/561. Acesso em: 14 dez. 2021.
https://saber.unioeste.br/index.php/ideacao/article/view/24126/15277%20Acesso%20em%2022/10/2021
https://saber.unioeste.br/index.php/ideacao/article/view/24126/15277%20Acesso%20em%2022/10/2021
https://admpg.com.br/2019/anais/2018/arquivos/06022018_190629_5b131a853d259.pdf
https://admpg.com.br/2019/anais/2018/arquivos/06022018_190629_5b131a853d259.pdf
https://nppg.org.br/revistas/boletimdogerenciamento/article/view/561
https://nppg.org.br/revistas/boletimdogerenciamento/article/view/561
74 Gestão do tempo e produtividade
4
Modelos de gestão de tempo
No processo de gestãodo tempo, assim como em qualquer ou-
tro em que seja preciso realizar o gerenciamento dos recursos dis-
poníveis e das atividades necessárias para se atingir determinado 
objetivo, diversas metodologias e ferramentas podem ser utilizadas 
para aumentar as chances de sucesso. Entre as técnicas de geren-
ciamento, algumas foram especialmente desenvolvidas para a gestão 
do tempo, como a técnica pomodoro. Já outras foram pensadas para 
demais contextos, mas trazem resultados expressivos na gestão do 
recurso de tempo; entre elas, pode-se destacar as ferramentas 5W2H 
e a matriz GUT, empregadas na gestão da qualidade e adaptadas à 
gestão do tempo. Essas ferramentas serão abordadas na primeira 
seção deste capítulo.
Com o desenvolvimento tecnológico, algumas ferramentas foram 
aperfeiçoadas e melhoradas, valendo-se das tecnologias da informa-
ção e comunicação. Outras foram criadas para aproveitar as possi-
bilidades de interação e gestão da informação proporcionadas pela 
tecnologia. Os principais aplicativos e programas empregados na ges-
tão do tempo e de projetos e que envolvem atividades de várias pessoas, 
coordenadamente, serão o tema da segunda parte do capítulo.
Tão importante quanto contar com metodologias de auxílio à ges-
tão do tempo é dispor de um ambiente de trabalho para realizar as 
atividades. Um espaço desorganizado pode causar distrações e interrup-
ções e gerar desperdício de tempo. Por isso, as metodologias de or-
ganização do espaço de trabalho serão discutidas na terceira parte 
do capítulo. Já na parte final, o tema será o impacto das tecnologias 
da informação e comunicação (TIC), bem como a importância da ges-
tão da informação no uso do recurso tempo de modo mais produtivo 
e eficiente.
Modelos de gestão de tempo 75
4.1 Ferramentas e técnicas de gestão do tempo 
Vídeo
Como a gestão do tempo é uma necessidade no cotidiano de di-
versos profissionais e no de quem busca ter maior produtividade e 
atingir os seus objetivos, várias metodologias, ferramentas e técnicas 
foram criadas com o intuito de facilitar o gerenciamento de atividades 
e objetivos. Como destacam Maiczuk e Andrade Júnior (2013), as ferra-
mentas de gestão do tempo possibilitam a visualização clara das ativi-
dades e orientam as decisões a serem tomadas.
Para os autores Estrada, Flores e Schimith (2011), cada ferramenta e 
cada metodologia apresentam pontos positivos e negativos e são mais 
ou menos adequadas de acordo com os objetivos, o tipo de atividade 
e as características da organização ou da pessoa que está utilizando. 
Dessa maneira, não se pode julgar a qualidade das metodologias ou 
ferramentas, e sim apenas a sua adequação à necessidade que se apre-
senta. Entre as metodologias existentes, Goulart e Bernegozzi (2010) 
tratam de algumas que se originaram na gestão da qualidade, mas que 
proporcionam excelentes resultados no contexto da gestão do tempo. 
Assim, destacam-se a técnica pomodoro, o 5W2H e a matriz GUT, que 
serão detalhados a seguir.
4.1.1 A técnica pomodoro
Desenvolvida por Francesco Cirillo em 1987, a técnica pomodoro é 
uma ferramenta simples e poderosa para a gestão do tempo. Cirillo (2019) 
explica que a criou para atender a uma demanda pessoal: manter o 
foco nos estudos. A forma encontrada pelo autor de melhorar a pro-
dutividade e manter a atenção foi alternar o seu tempo de períodos 
de foco total e intensa atividade com breves momentos de descanso. 
Para organizar os tempos de trabalho e descanso, Cirillo utilizou o 
instrumento que estava à disposição: um cronômetro em formato de 
tomate (pomodoro, em italiano), usado na cozinha para acompanhar 
o tempo de preparo das refeições.
Para aplicar a técnica, divide-se o tempo em intervalos de 25 minu-
tos, chamados de pomodoros. Durante esse tempo, o foco na atividade 
deve ser total, sem intervalos, interrupções ou distrações. Esse perío-
Conhecer as ferramentas 
e técnicas que podem 
ser utilizadas na gestão 
do tempo.
Objetivo de aprendizagem
Escrito pelo inven-
tor dessa técnica 
Francisco Cirillo, o livro 
A técnica pomodoro expli-
ca as origens da técnica e 
aponta os conceitos e as 
regras de uso do sistema 
de gestão do tempo, que, 
por sua simplicidade e 
facilidade de implementa-
ção, está entre os mais 
utilizados nos contextos 
profissional e pessoal. 
A obra é fundamental 
para conhecer em 
detalhes a técnica, que 
proporciona significativos 
resultados em termos 
de foco, produtividade e 
ganho de tempo.
CIRILLO, F. Rio de Janeiro: 
Sextante, 2019.
Livro
76 Gestão do tempo e produtividade
do não pode ser subdividido ou alterado e deve haver um cronômetro 
para o acompanhamento do tempo.
Quando o alarme anuncia o fim dos 25 minutos, o indivíduo deve 
fazer um intervalo (que pode ser de 3 a 10 minutos), que o autor 
sugere que seja de 5 minutos. Durante esse período, é aconselhável 
não fazer nada que exija atenção ou esforço, o tempo deve ser de 
descanso mental. Após esse descanso, inicia-se um novo período de 
25 minutos, ou seja, um novo pomodoro. A cada quatro ciclos de 25 
minutos de trabalho, divididos por 5 minutos de descanso, a pausa 
deve ser maior, por volta de 30 minutos.
O ciclo de foco e descanso é um dos métodos presentes na técnica. 
O Quadro 1 traz as cinco etapas da técnica pomodoro que, segundo 
Cirillo (2019, p. 10), devem ser praticadas diariamente.
Quadro 1
Etapas da técnica pomodoro
O que Quando Porque
Planejamento No início do dia. Para decidir sobre as atividades do dia.
Rastreamento Durante todo o dia.
Para coletar dados brutos sobre o esforço despendido e outras 
métricas de interesse.
Registros No final do dia. Para compilar um arquivo de observações diárias.
Processamento No final do dia. Para transformar dados brutos em informações.
Visualização No final do dia.
Para apresentar as informações em um formato que facilite 
entendimento e esclareça os caminhos para a melhoria.
Fonte: Cirillo, 2019, p. 10.
A técnica pomodoro é especialmente efetiva para a realização de ta-
refas individuais, que não dependem de interação ou não demandam 
o uso de recursos indisponíveis, como o estudo, as atividades criativas 
e os projetos.
4.1.2 5W2H
Desenvolvida para o contexto da gestão da qualidade, a ferramenta 
5W2H permite a organização de tarefas a serem realizadas (VENTURA; 
SUQUISAQUI, 2019). Nessa esteira, cada atividade, ação ou tarefa é 
observada por meio de sete perguntas, que servem de parâmetro para 
desenvolver o planejamento de tempo. A sigla está definida a seguir, 
conforme a Figura 1.
Modelos de gestão de tempo 77
Figura 1
Perguntas do 5W2H
Why (por que?) 
Essa pergunta tem por objetivo 
identificar as necessidades 
e os motivos que levam à 
necessidade de incluir o item no 
planejamento; o porquê essa 
atividade deve ser realizada.
da
vo
od
a/
Sh
ut
te
rs
to
ck
What (o quê?) 
Essa pergunta busca identificar, 
claramente, o passo ou item do 
processo que precisa ser alvo 
de um planejamento, de uma 
melhoria ou de uma revisão.
bl
an
-k
/S
hu
tte
rs
to
ck
Where (onde?) 
Essa pergunta, o último dos “W”, 
busca identificar o local no qual a 
atividade será realizada.
da
dd
y.i
co
n/
Sh
ut
te
rs
to
ck
How much (quanto?) 
Remete aos custos de realização 
da atividade ou do processo.
Id
ris
al
fa
th
/S
hu
tte
rs
to
ck
How (como?) 
Busca identificar se a forma e o 
método usados para cada etapa 
do processo estão corretos. 
Ed
ita
bl
e 
lin
e 
ic
on
s/
Sh
ut
te
rs
to
ck
Who (quem?)
Essa pergunta busca identificar 
os responsáveis, os níveis de 
autoridade, a delegação de 
poderes e as alçadas de decisão 
de cada um dos envolvidos 
no processo.
Ra
ul
Al
m
u/
Sh
ut
te
rs
to
ck
 
When (quando?)
Essa pergunta busca identificar 
a sequência de cada uma das 
etapas dentro do processo 
como um todo, além de 
verificar se as etapas estão 
sequenciadas corretamente.
Ni
kW
B/
Sh
ut
te
rs
to
ck
 
Fonte: Adaptada de Caxito; Gonçalves, 2021, p. 68- 69.
Apesar de parecer complexa, a ferramenta 5W2H propicia adefinição clara de prazos, recursos, ações e responsabilidades re-
lacionadas às atividades. O período dedicado ao planejamento da 
ferramenta promove a elevação da eficiência e da eficácia no uso do 
tempo, além de melhorar a produtividade e aumentar as chances de 
os objetivos serem alcançados. Freitas et al. (2013, p. 54) exemplifi-
cam o uso da ferramenta na tabela a seguir.
78 Gestão do tempo e produtividade
Tabela 1
Plano de ação 5W2H
Seq.
What
(o que)
Why
(por que)
Where 
(onde)
Who 
(quem)
When 
(quando)
How 
(como)
How much 
(quanto)
1 Projetar layout
Para evitar que 
os aparelhos 
fiquem expostos 
ao vento
No setor 
de solda da 
metalúrgica
Paulo 
Viana
01/07/2014
Solide 
Works
R$ 600,00
2
Fazer manu-
tenção na 
máquina de 
solda e instalar 
amperímetro
Para evitar ampe-
ragens incorretas
Irmãos Priebe 
Santa Rosa
Getúlio 
Viana
01/02/2013
Por ordem 
de serviço
R$ 300,00
3
Treinar 
operadores 
responsáveis
Para evitar não 
conformidades
No setor 
de solda da 
metalúrgica
Getúlio 
Viana
01/11/2012
Com 
vídeos do 
telecurso 
e apostilas
R$ 10,00
4
Contratar mais 
uma pessoa
Para vencer a 
demanda
Metalúrgica 
Viana
Getúlio 
Viana
01/10/2012
Pela 
análise de 
currículos
R$ 800,00 
ao mês
Fonte: Adaptado de Freitas et al., 2013, p. 54.
Conforme o Quadro 2, cada atividade a ser realizada tem a sua re-
presentação. Por primeiro, o what (o que) se trata da descrição deta-
lhada da atividade a ser realizada. A pergunta why (por que) se refere à 
importância dessa atividade e pode indicar aquelas passíveis de abando-
no, caso não sejam importantes ou não se relacionem com os objetivos.
Além disso, o local onde a atividade deve ser realizada é atribuído à 
pergunta where (onde) e pode indicar a necessidade de deslocamentos 
e adaptações de ambiente. Já as atividades que devem ser realizadas 
pelo próprio indivíduo e aquelas que podem ser delegadas bem como 
para quem devem ser transferidas é o foco da pergunta who (quem).
O questionamento when (quando) pode indicar a data limite, o 
prazo ou o momento exato em que uma atividade deve ser realizada, 
assim como o tempo necessário à execução. A pergunta how (como) 
esclarece as ações, os processos, os procedimentos e as formas de 
se realizar uma atividade. Por fim, how much (quanto) mostra o custo 
ou os recursos que precisam ser empregados na conclusão de uma 
atividade. No Quadro 2, essa pergunta é respondida com os valores 
monetários, mas pode incluir as ferramentas, as máquinas e outros 
recursos despendidos.
Desenvolvido pelo Serviço 
Brasileiro de Apoio às Mi-
cro e Pequenas Empresas 
(Sebrae), 5W2H: plano de 
ação para empreendedores 
é um manual simples 
que aborda o uso dessa 
ferramenta no contexto 
do empreendedorismo. 
Explica, ainda, como 
utilizá-la e dá dicas de 
implementação. O mate-
rial é bastante indicado 
para quem quer conhecer 
mais sobre o assunto. 
Disponível em: https://www.sebrae.
com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/
Anexos/5W2H.pdf. Acesso em: 15 
dez. 2021.
Leitura
https://www.sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/Anexos/5W2H.pdf
https://www.sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/Anexos/5W2H.pdf
https://www.sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/Anexos/5W2H.pdf
Modelos de gestão de tempo 79
Com o detalhamento do 5W2H, é possível desenvolver checklists 
mais específicos, de acordo com as datas, os responsáveis, os moti-
vos ou os locais de realização das atividades. Segundo Pereira (2017), 
a ferramenta também auxilia no processo de gestão das ativida-
des, pois há como verificá-las diariamente e saber se foram feitas 
conforme o planejado.
4.1.3 Matriz GUT
Desenvolvida também como ferramenta para a gestão da quali-
dade, a matriz GUT é utilizada, por diversas vezes, em conjunto com 
a 5W2H. Segundo Pestana et al. (2016), o objetivo da matriz é ana-
lisar as atividades a fazer e orientar a tomada de decisão sobre as 
prioridades e a sequência com que cada tarefa deve ser executada. 
O nome da matriz é formado pelas iniciais das palavras gravidade 
(G), urgência (U) e tendência (T). Como explica Aragão (2021), ao ana-
lisar cada atividade, é atribuída uma nota que vai de 1 a 5 em uma 
escala de critérios.
O critério gravidade está relacionado ao impacto de uma ativida-
de sobre os objetivos almejados ou à chance de ocorrerem problemas 
caso ela não seja concluída. Para tanto, devem ser considerados os 
efeitos de cada atividade a curto, médio e longo prazos. A nota 1 é atri-
buída às atividades de pouca gravidade, enquanto a nota 5 representa 
alta gravidade e alto impacto da atividade sobre os resultados.
Ainda, o critério urgência aponta para o tempo disponível, o prazo a 
ser cumprido ou a necessidade de uma atividade ser feita com brevida-
de. Quanto mais urgente for, maior deve ser a nota atribuída.
Já o critério tendência tem por objetivo analisar se a atividade está 
relacionada a um problema cada vez mais grave ou que possa impactar, 
acentuadamente, os objetivos. É importante, também, avaliar se a 
postergação da atividade pode trazer impactos que ainda não foram 
observados. Esse critério aponta as mudanças externas que podem se 
tornar problemas no futuro, caso não sejam resolvidas.
A tabela a seguir, de Baptista et al. (2018), traz um exemplo de apli-
cação da matriz GUT para definir as prioridades de ação na gestão de 
um parque de conservação ambiental.
80 Gestão do tempo e produtividade
Tabela 2
Exemplo de matriz GUT
n. Problema
Gr
av
id
ad
e
Ur
gê
nc
ia
Te
nd
ên
cia
Pr
io
rid
ad
e
1 Sinalização das áreas 5 5 5 125
2 Falta de informativo sobre as atividade e parcerias realizadas pela Amah 5 5 5 125
3 Capim-colonião 5 5 5 125
4 Trilhas 5 5 5 125
5 Caramujos 5 4 5 100
6 Drenagem da água da chuva (parquinho) 5 5 4 100
7 Sensação de não pertencimento dos usuários do parque 5 5 3 75
8 Termo de cooperação Parque do Martelo + Unirio 4 4 4 64
9 Falta de interesse dos associados nas assembleias da Amah 4 4 4 64
10 Manutenção do parquinho 4 3 4 48
11 Acesso ao parque para idosos 3 3 3 27
12 Falta de logomarca do projeto Pólen 3 3 3 27
13 Memória e documentação da área do parque 2 3 4 24
14 Interação com o recanto familiar 3 2 3 18
15 Captação da água da chuva 3 2 2 12
16 Coleta e remoção de entulhos e resíduos 2 2 3 12
Fonte: Baptista et al., 2018, p. 63.
De acordo com a Tabela 2, para a utilização da ferramenta, o primeiro 
passo é listar as atividades, as ações, as tarefas ou os processos que pre-
cisam ser cumpridos. Em seguida, cada atividade é analisada segundo 
os critérios GUT e são atribuídas as notas de relevância. Multiplica-se, 
então, cada uma das três notas, de modo a obter a pontuação da ativi-
dade. Por fim, as atividades são ordenadas de acordo com a nota, sendo 
que aquelas com maior pontuação devem ser as priorizadas.
Como destaca Aragão (2021), apesar de se tratar de uma ferramenta 
desenvolvida para a gestão da qualidade, a matriz GUT se mostra 
bastante adequada à gestão do tempo e traz resultados efetivos, por 
facilitar a definição das prioridades. A metodologia é de fácil aplicação 
e pode ser associada a outras ferramentas, como os checklists, usa-
dos para dar origem à lista de atividades que serão analisadas. Já a 
ferramenta 5W2H, aplicada posteriormente à matriz GUT, serve para o 
desenvolvimento dos planos de ação.
No vídeo Vamos Fazer 
uma Matriz GUT Juntos!, 
do canal TV Kaizen, são 
mostrados um exemplo 
prático de aplicação da 
matriz GUT e um passo 
a passo para a sua exe-
cução. 
O vídeo também aborda a 
utilização das ferramentas 
de gestão da qualidade e 
explora o uso do progra-
ma Microsoft Excel para 
calcular a pontuação de 
cada atividade da matriz, 
o que facilita a visualiza-
ção das prioridades. 
Disponível em: https://
www.youtube.com/
watch?v=9wPCs5qd38c. Acesso 
em: 15 dez. 2021.
Vídeo
https://www.youtube.com/watch?v=9wPCs5qd38c
https://www.youtube.com/watch?v=9wPCs5qd38c
https://www.youtube.com/watch?v=9wPCs5qd38c
Modelos de gestão de tempo 81
4.2 Software para gestão do tempo 
VídeoCom o desenvolvimento das TIC, tanto as atividades profissionais 
quanto as pessoais passaram a ser cada vez mais dependentes de 
computadores, sistemas de gestão da informação e transmissão de 
dados. A enorme quantidade de informações geradas cotidianamente 
possibilitou às empresas melhorarem os seus processos de negócios e 
facilitou o acesso das pessoas a conhecimentos, experiências e entrete-
nimento. Contudo, aumentou também a pressão por produtividade e a 
sensação de que o tempo disponível não é suficiente para desenvolver 
todas as tarefas e atividades profissionais e pessoais.
O desenvolvimento tecnológico permitiu, ainda, que os processos, 
as metodologias e as ferramentas de gestão passassem por uma rá-
pida evolução em todas as áreas da administração. Nesse contexto, 
programas, sistemas e aplicativos de gestão do tempo são constante-
mente desenvolvidos e lançados no mercado. Algumas dessas ferra-
mentas atingem o sucesso e passam a ser utilizadas por milhões de 
pessoas. Martino, Goulart e Godinho (2020), em levantamento sobre 
os diversos aplicativos e programas de gestão do tempo, identificaram 
que, no ano de 2020, os mais utilizados foram o Evernote, Todoist e 
Trello. O Quadro 2 traz um comparativo entre as ferramentas.
Compreender o uso de 
programas, softwares e 
aplicativos de gestão do 
tempo.
Objetivo de aprendizagem
Quadro 2
Comparativo dos principais aplicativos de gestão do tempo
Aplicativo Número de 
usuários Descrição
Todoist
10 milhões 
(09/2019)
Você vai aprender como usar Todoist para:
 • manter o controle de tudo o que você precisa fazer;
 • organizar e progredir em seus projetos mais importantes;
 • planejar o seu dia para ter foco e produtividade máximos.
Trello
25 milhões 
(09/2019)
“O Trello é o jeito fácil, grátis, flexível e atrativo de gerenciar seus projetos e organizar 
tudo. Milhões de pessoas de todo o mundo confiam no Trello”.
Evernote
225 milhões 
(09/2019)
“A Evernote foi fundada como uma extensão do cérebro. Começando com a missão 
de ‘Lembrar-se de Tudo’, a Evernote cresceu para atender às três necessidades que 
Pachikov identificou. Com 8 bilhões de notas criadas por 225 milhões de pessoas ao 
redor do mundo, é fácil ver por que os produtos Evernote se tornaram o local padrão 
para pessoas e equipes que querem se lembrar de tudo, transformar ideias em ação, 
e trabalhar melhor juntas”.
Fonte: Adaptado de Martino; Goulart; Godinho, 2020, p. 39-40.
82 Gestão do tempo e produtividade
Por serem os aplicativos mais conhecidos e utilizados, os programas 
apontados por Martino, Goulart e Godinho (2020) serão descritos a seguir.
4.2.1 Evernote
Um dos aplicativos mais conhecidos para gestão de tarefas, o 
Evernote, foi lançado em 2008 e tem como principal característica 
a organização em forma de cadernos, que simulam o modo como 
normalmente são usadas as agendas físicas. Utilizado em smartphones 
e computadores, ele disponibiliza a inserção de observações e comentá-
rios em cada atividade, com imagens, desenhos ou arquivos anexados.
Há, inclusive, o conceito de etiquetas para destacar as tarefas 
importantes ou organizar as atividades por data, tema, sequência ou 
cronograma. Permite, ainda, que as tarefas sejam transferidas de um 
caderno (ou seja, uma lista de atividades) para outro. As opções de 
usar cores distintas em cada etiqueta e de criar palavras-chave para os 
compromissos facilitam o processo de busca e localização no aplicativo 
e permitem, também, a criação de listas e cronogramas diários.
O Evernote conta com uma versão gratuita, na qual algumas 
funcionalidades estão indisponíveis, e uma versão paga, mais comple-
ta. Em ambas as versões, o aplicativo se destaca pela simplicidade de 
manuseio e pela utilização em diversos equipamentos, podendo ser 
integrado a outros aplicativos, programas e sites. Além disso, possibili-
ta o uso por várias pessoas e a gestão de agendas de grupos e equipes, 
e a segurança de dados é outro ponto de destaque positivo.
4.2.2 Todoist
Trata-se de uma ferramenta bastante simples, voltada à gestão 
de tarefas. O conceito do Todoist é o de ser um checklist que pode 
ser constantemente atualizado, ao incluir atividades recorrentes, bem 
como as que acontecem apenas uma vez. É possível, inclusive, de-
senvolver planos de ação e realizar a análise das tarefas com os seus 
resultados e objetivos.
Apesar de não ser tão completo quanto outras ferramentas, o 
Todoist é indicado às pessoas que querem organização rápida das 
atividades individuais, em especial aquelas relacionadas aos planos e 
objetivos pessoais.
Pela própria natureza ino-
vadora e pela constante 
evolução dos sistemas, 
dos programas e dos 
aplicativos baseados na 
tecnologia da informação 
e da comunicação, as 
ferramentas citadas po-
dem passar por grandes 
alterações, ganhar novas 
versões e, até mesmo, 
ser descontinuadas. Caso 
você deseje utilizar um 
aplicativo de gestão do 
tempo, busque na internet 
por informações atualiza-
das sobre programas. 
Dica
O aplicativo Evernote 
pode ser baixado 
gratuitamente no site da 
empresa. É oferecida a 
versão em português, que 
pode ser instalada em 
smartphones. Como su-
gestão, baixe o aplicativo 
e use as funcionalidades 
para a gestão de agenda e 
criação de cronogramas. 
Disponível em: https://evernote.
com/intl/pt-br/download. Acesso 
em: 15 dez. 2021.
Dica
O aplicativo Todoist pode 
ser baixado gratuitamente 
no site da empresa 
e conta com versão 
gratuita, mas também são 
oferecidos serviços pagos, 
com mais funcionalida-
des e ferramentas.
Disponível em: https://todoist.com/
pt-BR/downloads. Acesso em: 25 
out. 2021.
Dica
https://evernote.com/intl/pt-br/download
https://evernote.com/intl/pt-br/download
https://todoist.com/pt-BR/downloads
https://todoist.com/pt-BR/downloads
Modelos de gestão de tempo 83
4.2.3 Trello
Segundo Hermogenes et al. (2020), com o crescimento do trabalho 
a distância e do home office, principalmente a partir de 2020, com a 
Pandemia de Covid-19, o Trello, semelhante a outros programas e apli-
cativos para a gestão de projetos e gerenciamento remoto de equipes 
– por exemplo o Monday, Clickup e Proofhub – passou a ser intensa-
mente utilizado. O Trello serve à gestão de projetos, mas pode ser 
aplicado à gestão do tempo.
A possibilidade de integrar a agenda de diversas pessoas e gerenciar 
projetos complexos (que apresentam várias fases e usuários) faz desse 
aplicativo um dos mais usados em sistemas colaborativos de gestão. 
Ainda que não tenha sido pensado para a gestão do tempo, mas sim 
para a de projetos, ele possibilita a definição de tarefas e atividades, a 
criação de checklists e agendas e o acompanhamento dessas atividades.
Todo projeto é representado por um cartão que é composto de 
outros cartões para cada uma das tarefas, ações e atividades a serem 
realizadas. Com base na definição das atividades, são geradas listas de 
afazeres, mostrando a relação entre as ações de cada pessoa da equipe 
e como as atividades se integram aos objetivos.
O Trello apresenta, ainda, a possibilidade de os usuários de uma 
equipe se comunicarem dentro da ferramenta, trocarem arquivos e 
informações e agendarem reuniões ou atividades conjuntas. Há o re-
gistro de cada acesso e o tempo de realização das atividades, o que 
facilita o processo de gestão. Os usuários também podem trabalhar em 
colaboração virtualmente durante a execução das tarefas. As atualiza-
ções, mudanças ou alterações dos projetos e prazos são comunicadas 
automaticamente a todos os membros.
4.2.4 Runrun.it
Outro programa que merece atenção é o Runrun.it. Desenvolvi-
do por uma empresa de mesmo nome, é usado globalmente, pois 
conta com a facilidade de manuseio e várias outras funcionalidades. 
O Runrun.it foi criado em Nova Lima, Minas Gerais, onde fica a sede 
da empresa, e pode ser baixado gratuitamente. Oferece a versão tanto 
gratuita quanto a paga e segue o conceito de aplicativo para a gestão 
de projetos e de atividades por equipe, como o Trello.
84 Gestão dotempo e produtividade
Após serem desenvolvidos o planejamento estratégico e os planos 
de ação que serão implantados pela equipe, o aplicativo permite dividir 
as tarefas e atividades entre os membros do time, por meio da atribui-
ção de responsabilidades e da definição de prazos a serem cumpridos. 
O Runrun.it pode ser usado em diversos tipos de equipamentos, 
como computadores e smartphones, e oferece suporte imediato em 
português, o que o diferencia das demais ferramentas disponíveis no 
mercado. Por ter sido idealizado por uma empresa brasileira, que 
entende a cultura do país e a forma de trabalho das pessoas e equipes, 
é o mais adequado à realidade das empresas nacionais.
Além dos aplicativos e programas citados, existem centenas de 
outras opções gratuitas e pagas para aqueles que buscam ferramentas 
de auxílio à gestão do tempo. Cada uma delas apresenta pontos po-
sitivos e negativos, que se adequam mais ou menos às necessidades 
de cada usuário.
As principais funcionali-
dades do Runrun.it são 
apresentadas em seu ca-
nal runrunittv, disponível 
no YouTube. Lá, constam 
as dicas de utilização e os 
diferenciais do aplicati-
vo, todas informações 
disponibilizadas para a 
visualização. Para iniciar, 
sugere-se que assista ao 
vídeo Demonstração do 
Runrun.it. 
Disponível em: https://www.
youtube.com/watch?v=17dh3oM_
VSY. Acesso em: 16 dez. 2021.
Vídeo
4.3 Organização do ambiente de trabalho 
Vídeo
Em um mercado de trabalho que exige dos indivíduos cada vez mais 
produtividade e capacidade de realizar diversas atividades simulta-
neamente, cada minuto desperdiçado pode trazer impactos negati-
vos sobre a sua eficiência e eficácia. Nesse contexto, a organização do 
ambiente de trabalho onde as atividades são realizadas pode trazer 
ganhos significativos para a gestão do tempo.
A relação entre a organização do espaço de trabalho e a produti-
vidade é bastante estudada, tratando-se de um tema consolidado na 
administração. Frederick Taylor, tido como um dos pais da chamada 
administração científica, realizou uma série de estudos associando o 
ambiente onde as atividades são realizadas ao tempo gasto em cada 
tarefa e aos padrões de produtividade. 
Durante a segunda metade do século XX, conforme Slack, 
Brandon-Jones e Johnston (2018) pontuam, as indústrias japonesas im-
plementaram uma série de metodologias de gestão, que tinham por 
objetivo a melhora da qualidade e o aumento da produtividade nas 
linhas de produção. Entre as ferramentas, uma das primeiras aplica-
Entender como a organi-
zação do ambiente de tra-
balho facilita a realização 
das atividades agendadas. 
Objetivo de aprendizagem
https://www.youtube.com/watch?v=17dh3oM_VSY
https://www.youtube.com/watch?v=17dh3oM_VSY
https://www.youtube.com/watch?v=17dh3oM_VSY
Modelos de gestão de tempo 85
das foi a metodologia 5S. Ela tem por objetivo garantir ao ambiente de 
trabalho a organização para evitar desperdícios de tempo, distrações e 
interrupções no processo de trabalho.
Como destaca Lobo (2011), o nome 5S foi criado de acordo com as 
iniciais das palavras (em japonês) que representam cada etapa da me-
todologia. A Figura 2 traz a relação dos 5S:
Figura 2
Os sensos do 5S
Sh
its
uk
e
Seiri
Seiton
D
is
ci
pl
in
a
Utilização
Organização
Ka
is
or
n/
Sh
ut
te
rs
to
ck
5S
Seiketsu SeisouSaúde
Limpeza
Fonte: Campos; Santos, 2018, p. 5.
A seguir está descrita cada etapa desse método.
4.3.1 Seiri
A palavra seiri (traduzida como senso de utilização ou de utilidade) 
define o primeiro passo do processo de organização do espaço de tra-
balho. Nesse momento, cada um dos objetos, equipamentos, utensílios 
e documentos dispostos no ambiente é analisado para identificar a sua 
necessidade, para que as atividades e atribuições do cargo sejam rea-
lizadas. O objetivo é descartar tudo aquilo que não tem utilidade e que 
pode representar desperdício ou trazer distrações ou perda de tempo. 
Vasconcelos, Goes e Cunha Neto (2021) apresentam a Figura 3 com re-
lação à forma como cada item deve ser analisado.
86 Gestão do tempo e produtividade
Figura 3
Análise a ser realizada na etapa seiri
Item
Utilizável
Utilização
improvável
Não 
utilizável
Sem condições de uso.
Quantidade inadequada. 
Frequência de utilização 
inadequada.
Parece desnecessário.
Preferivelmente não usar.
Perfeitas condições de 
uso. Quantidade
adequada. Frequência 
de utilização adequada.
el
en
as
av
ch
in
a2
/S
hu
tte
rs
to
ck
Fonte: Vasconcelos; Goes; Cunha Neto, 2021, p. 91.
Um exemplo da importância do senso de utilidade é quando uma 
mesa de trabalho está repleta de documentos acumulados ou o 
computador está com a área de trabalho cheia de atalhos, ambos sem 
qualquer tipo de organização. Em um ambiente desorganizado, o indi-
víduo pode desperdiçar muito tempo procurando um documento ou 
um arquivo de que precisa. Já em uma mesa organizada, apenas com 
os documentos úteis para realizar uma atividade, por exemplo, é mais 
fácil e rápido de se encontrar o que necessita.
4.3.2 Seiton
A segunda etapa da metodologia é o seiton ou senso de organiza-
ção. Após definir o que precisa ser mantido no ambiente de trabalho, 
é essencial colocar cada coisa em seu devido lugar. Assim, quando for 
necessário utilizar algum recurso, ele será rapidamente encontrado, o 
que reduz o desperdício de tempo.
A etapa seiton é especialmente importante em relação a informa-
ções, arquivos eletrônicos e documentos digitais, pois, como não são 
tangíveis e físicos, podem ser guardados em qualquer lugar. Com o uso 
Em uma sociedade 
baseada no consumo 
excessivo, na qual 
as pessoas acumulam 
sempre mais objetos e 
posses, o conceito de 
minimalismo vem sendo 
amplamente discutido. 
Ele pode ser entendi-
do como a busca por 
uma vida mais simples, 
mantendo apenas o que 
é essencial, e represen-
ta bem o conceito do 
seiri. O documentário 
Minimalismo: um docu-
mentário sobre as coisas 
importantes apresenta os 
principais conceitos do 
minimalismo e mostra as 
vantagens e desvanta-
gens de sua aplicação 
no cotidiano pessoal e 
profissional.
Produção: Matt D’Avella. Estados 
Unidos: Netflix, 2016. Disponível 
em: https://www.netflix.com/br/
title/80114460. Acesso em: 16 
dez. 2021. 
Documentário
https://www.netflix.com/br/title/80114460
https://www.netflix.com/br/title/80114460
Modelos de gestão de tempo 87
mais expressivo de computadores, smartphones e notebooks – além 
da opção de salvar documentos em memórias internas, em dispositi-
vos externos, nas redes de computadores ou “na nuvem” –, o contro-
le referente ao local de armazenagem e às atualizações realizadas em 
cada documento se torna um grande desafio.
4.3.3 Seiso
As duas primeiras etapas da metodologia 5S estão relacionadas à 
organização inicial do ambiente de trabalho. Já a terceira etapa é dedi-
cada à manutenção, limpeza e higiene do ambiente. O seiso, ou senso 
de limpeza, além de estar ligado à preocupação com a limpeza física – 
fundamental para que as atividades sejam feitas com qualidade e sem 
desperdício de tempo por problemas causados por contaminação ou 
sujeira –, refere-se, também, à limpeza moral e às questões éticas.
Uma empresa limpa não é apenas aquela onde não há sujeira, mas 
também onde os critérios de justiça, honestidade, equidade e respeito 
são seguidos por todos os colaboradores. Da mesma forma, um indiví-
duo deve zelar pelos seus valores éticos e morais para atingir os seus 
objetivos pessoais.
4.3.4 Seiketsu
O seiketsu (senso de disciplina), segundo Vasconcelos, Goes e Cunha 
Neto (2021), está relacionado à saúde e à organização e só pode ser 
alcançado após as três primeiras etapas terem sido adequadamente 
implementadas.
O sentido do seiketsu é mais amplo do que apenas a manutenção 
da saúde física; estão envolvidas questões de qualidade de vida e de 
relacionamentos estabelecidos por meio das interações pessoais e pro-
fissionais. Vieira Filho (2010) destaca que a saúde mental também é 
impactada pelo trabalho, principalmente em razão dascobranças por 
produtividade, eficiência e eficácia. O cumprimento de prazos aperta-
dos e a pressão por realizar muitas atividades ao mesmo tempo são 
outras fontes de impacto na saúde mental.
O desenvolvimento 
tecnológico, em especial 
da internet, possibilita 
a armazenagem de 
arquivos como textos, 
planilhas, imagens, fotos 
e vídeos virtualmente 
em servidores, ou seja, 
computadores e centrais 
de processamento de 
dados, que não estão 
fisicamente guardados 
no equipamento utilizado 
pelo usuário. O armazena-
mento à distância reali-
zado por empresas que 
disponibilizam espaços de 
arquivamento é conheci-
do como armazenamento 
na nuvem.
Saiba mais
O senso de organização 
traz benefícios tanto com 
relação ao tempo quanto 
à qualidade de vida. Dessa 
forma, a série Ordem na 
casa mostra a especia-
lista em organização 
Marie Kondo aplicando os 
conceitos do seiton para 
organizar ambientes de 
trabalho e de convivência. 
O programa se tornou 
um grande sucesso nas 
plataformas de streaming, 
com várias temporadas 
e dezenas de episódios. 
As dicas simples da 
apresentadora podem 
ser usadas por todos que 
buscam organizar os seus 
ambientes. 
Direção: Jade Sandberg Wallis. 
Estados Unidos: Netflix, 2019. 
Série
88 Gestão do tempo e produtividade
4.3.5 Shitsuke
Por fim, o shitsuke, ou senso de disciplina, relaciona-se à necessi-
dade de manter os processos e padrões de realização das atividades. 
A implementação da metodologia 5S depende de dedicação e responsa-
bilidade de todos os envolvidos. Isso porque a disciplina é uma das 
competências essenciais para quem busca desenvolver a capacidade 
de gerenciar o seu tempo e instituir as metodologias e ferramentas ne-
cessárias à realização de suas atividades e ao alcance de seus objetivos.
A metodologia 5S, apesar de não ter sido desenvolvida especifi-
camente para a gestão do tempo, revela a importância da organiza-
ção nos ambientes de trabalho, para que os recursos disponíveis, 
como o tempo, possam ser usados de modo mais eficiente e eficaz, 
aumentando a produtividade. A implantação das etapas da metodo-
logia, ainda que somente no contexto pessoal, traz grandes benefícios 
individuais, inclusive sobre a gestão do tempo.
4.4 Tecnologias da informação e gestão do tempo 
Vídeo
O mundo contemporâneo é caracterizado pela imensa quantidade 
de informações gerada, organizada, analisada, compartilhada e consu-
mida. Segundo Ribeiro, Franco e Soares (2018), a informação está pre-
sente no cotidiano dos indivíduos nas esferas pessoal e profissional.
Na sociedade, a informação envolve a compreensão sobre como 
se estabelecem as relações entre as pessoas e os grupos sociais, bem 
como sobre os aspectos econômicos, políticos e ambientais. Notícias, 
ideias, ideologias, opiniões e veracidade dos fatos estão intrinseca-
mente ligadas à importância da informação no cotidiano social.
Já no contexto de gestão das empresas, Soares, Cavalcante e Santos (2019) 
afirmam que a informação é, no ambiente corporativo, um dos recur-
sos mais valiosos à disposição. Para os autores, é por meio da gestão 
de informações que as organizações podem compreender o mercado 
e desenvolver estratégias para atingirem os seus objetivos e desenvol-
verem as suas atividades.
O canal TV Kaizen, no 
YouTube, oferece vídeos 
sobre as etapas da 
metodologia 5S e conta 
com dicas para a sua 
implantação, bem como 
exemplos. Em linguagem 
simples e didática, mesmo 
quem não tem experiên-
cia com a ferramenta, 
consegue compreender o 
seu funcionamento. Vale a 
pena conferir o vídeo Pro-
grama 5S no link a seguir.
Disponível em: https://www.
youtube.com/watch?v=E0igI_
QGujE. Acesso em: 16 nov. 2021. 
Vídeo
Compreender como o 
excesso de informações 
pode gerar desperdí-
cios de tempo e 
entender como gerenciar 
as informações.
Objetivo de aprendizagem
https://www.youtube.com/watch?v=E0igI_QGujE
https://www.youtube.com/watch?v=E0igI_QGujE
https://www.youtube.com/watch?v=E0igI_QGujE
Modelos de gestão de tempo 89
Para as pessoas, a grande quantidade de informações com que são 
bombardeadas diariamente pode representar tanto a possibilidade 
de desenvolvimento pessoal e profissional quanto o risco de perda do 
controle sobre o gerenciamento de tempo, causando o desequilíbrio 
entre as diversas áreas da vida.
Conforme explicam Macedo e Caetano (2017), a capacidade de utili-
zar as informações efetivamente é uma das bases do conceito de com-
petência – ela é definida pelos autores como a capacidade de utilização 
das habilidades individuais, das experiências, dos conhecimentos e das 
informações disponíveis para executar atividades necessárias aos obje-
tivos. A capacidade de gerenciar a informação está relacionada à pro-
dutividade e ao desempenho do indivíduo em seus esforços.
Tanto no meio pessoal quanto no profissional, um desafio na 
contemporaneidade é distinguir quais dados e informações à disposi-
ção são relevantes, confiáveis e merecem atenção, pois o tempo para 
lidar com a grande quantidade de informações é um recurso finito. 
Como destacam Costa, Fernandes Júnior e Lopes (2015, p. 1):
Considerando o avanço das inovações tecnológicas na atualida-
de, um dos grandes desafios do mundo corporativo é a gestão do 
tempo para o alcance de produtividade, com a inserção dessas 
inovações nos ambientes organizacionais.
Para o indivíduo que atua profissionalmente, o desafio é dupli-
cado, pois é preciso saber como lidar com as informações relaciona-
das ao cargo, às suas atividades e às funções e, ao mesmo tempo, no 
contexto pessoal, precisa se manter atualizado sobre economia, política, 
comportamento, entretenimento etc. É indispensável, ainda, aprender 
sobre novas tecnologias, competências e até novas formas de trabalhar.
O uso das tecnologias de informação e comunicação nos meios 
empresarial e pessoal traz, concomitantemente, desafios e soluções 
relacionados à forma como as pessoas gerenciam o seu tempo.
Entre os desafios que a tecnologia apresenta, destaca-se o impacto 
do excesso de informações e do uso desenfreado das tecnologias – 
especialmente a internet e as redes sociais – sobre o uso do tempo, 
atingindo, inclusive, a saúde mental das pessoas. Para Moromizato 
et al. (2017, p. 498), “paralelamente aos benefícios, emergem os efeitos 
prejudiciais do uso de forma desadaptativa e a adição por internet (AI), 
90 Gestão do tempo e produtividade
considerada uma epidemia do século XXI, digna de preocupação como 
um problema mundial de saúde mental”.
Os autores pesquisaram o impacto do uso da internet sobre a saúde 
mental dos usuários e identificaram que a dependência do uso de tecno-
logias da informação e da comunicação pode trazer graves problemas à 
saúde mental. A Figura 4 elenca alguns dos resultados obtidos.
Figura 4
Porcentagem dos sintomas relatados na impossibilidade de estar conectado
4,6%
60,0%
50,0%
40,0%
30,0%
20,0%
10,0%
0,0%
Tri
ste
za
Insô
nia
Apati
a
Irr
ita
bilid
ad
e
Ansie
dad
e
Perd
a d
e a
peti
te
Aumen
to do ap
eti
te
Te
nsã
o
Se
nsa
çã
o de m
orte
Se
nsa
çã
o de e
sva
zia
men
to
Med
o de p
erd
er 
am
igo
s
Té
dio
Outro
s
Nen
hum dos a
nter
iores
8,5%
3,3% 3,9%
19,1%
45,8%
55,6%
1,3% 3,9%
10,5%
0,7% 2,6%
6,5%
16,4%
Fonte: Moromizato et al., 2017, p. 500.
O estudo também apontou que o uso das tecnologias da informa-
ção ocupa parte significativa do tempo dos indivíduos. Segundo os 
dados da pesquisa, 34% dos respondentes gastam entre três e cinco 
horas por dia na internet, 18% permanecem conectados de cinco a 
oito horas por dia e cerca de 18% dedicam mais de oito horas diárias. 
A ansiedade aparece na pesquisa como um dos principais sintomas 
do uso exagerado das tecnologias pelos indivíduos. Como destacam 
Rodrigues et al. (2018, p. 5): “uma das sensações é o tempo acelera-
do para as pessoas que buscam cada vez mais meios velozes de obter 
informações, se comunicar e fazer negócios em uma sociedade que 
está em constante desenvolvimento”.
Se, por um lado, o desenvolvimentotecnológico traz desafios àque-
les que não conseguem utilizar as tecnologias para melhorar o uso do 
tempo, por outro, a criação de sistemas, aplicativos e metodologias de 
gestão do tempo – baseados nos avanços tecnológicos – pode conferir 
Modelos de gestão de tempo 91
grandes benefícios aos que utilizam adequadamente a tecnologia. Se-
gundo Inhuma, Santiago e Sigrist (2017), o uso de aplicativos de gestão 
do tempo pode ser benéfico não só para o aumento de produtividade, 
eficiência e eficácia, mas também da motivação do indivíduo e do seu 
comprometimento com as suas atividades, as suas responsabilidades 
e, principalmente, com os seus objetivos pessoais e profissionais.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A capacidade de gerenciar o tempo é uma das competências funda-
mentais ao profissional que busca realizar as suas atividades e tarefas 
pessoais e de trabalho com o intuito de atingir os seus objetivos.
Conhecer as várias metodologias e ferramentas que podem ser apli-
cadas à gestão do tempo – tanto as tradicionais quanto as baseadas em 
TIC – possibilita escolher a mais adequada às características e necessidades 
individuais. A capacidade de organizar o ambiente de trabalho e gerenciar 
as informações, conhecimentos e competências também auxilia no proces-
so de gestão do tempo.
ATIVIDADES
Atividade 1
Explique por que a técnica pomodoro auxilia no foco e na discipli-
na necessários para gerenciar o tempo.
Atividade 2
Descreva quais são os benefícios da utilização da matriz GUT na 
gestão do tempo.
Atividade 3
Explique a relação entre a organização dos ambientes de trabalho 
e a gestão do tempo.
92 Gestão do tempo e produtividade
REFERÊNCIAS
ARAGÃO, M. Gestão do tempo na prática: o tempo é o recurso mais escasso e, a menos que 
seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado - Peter F. Drucker. São Paulo: Dialética, 2021.
BAPTISTA, V. F. et al. Matrizes G.U.T. e 5W2H: suas aplicações em um contexto 
socioambiental. Revista Tecnologia & Cultura, Rio de Janeiro, v. 21, n. 31, p. 55-64, jan./
jun. 2018. Disponível em: http://www.cefet-rj.br/attachments/article/195/revista31.
pdf#page=56. Acesso em: 15 dez. 2021.
CAMPOS, L. L.; SANTOS, A. M. da S. Os benefícios do 5S junto à logística reversa na 
implantação de um programa de coleta seletiva: o caso do Colégio São Francisco De Paula. 
In: 38º ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO. Anais [...] Maceió: Enegep, 
out. 2018. Disponível em: http://www.abepro.org.br/biblioteca/TN_STO_268_535_35665.
pdf. Acesso em: 15 dez. 2021.
CAXITO, F.; GONÇALVES, L. C. Ferramentas da qualidade. Curitiba: IESDE, 2021.
CIRILLO, F. A técnica pomodoro. Rio de Janeiro: Sextante, 2019.
COSTA, W. L.; FERNANDES JÚNIOR, M.; LOPES, L. F. C. A gestão do tempo no trabalho, 
mediante a internet e as inovações tecnológicas. In: 3º SIMPÓSIO DE PESQUISA E DE 
PRÁTICAS PEDAGÓGICAS DOS DOCENTES DO UGB. Anais [...] Nova Iguaçu: UGB/FERP, 
jan. 2015. Disponível em: http://revista.ugb.edu.br/ojs302/index.php/simposio/article/
download/394/356. Acesso em: 24 out. 2021.
ESTRADA, R. J. S.; FLORES, G. T.; SCHIMITH, C. D. Gestão do tempo como apoio ao 
planejamento estratégico pessoal. Revista de Administração da UFSM, Santa Maria, v. 4, n. 2, 
maio/ago., 2011. Disponível em: https://www.redalyc.org/pdf/2734/273419420009.pdf. 
Acesso em: 15 dez. 2021.
FREITAS, P. R. C. et al. Ferramentas gerenciais da qualidade: um modelo para solução 
de problemas organizacionais. Disciplinarum Scientia, Santa Maria, v. 9, n. 1, p. 43-57, 
2013. Disponível em: https://periodicos.ufn.edu.br/index.php/disciplinarumSA/article/
view/1543/1453. Acesso em: 15 dez. 2021.
GOULART, L. E. T.; BERNEGOZZI, R. P. O uso das ferramentas da qualidade na melhoria de 
processos produtivos. In: 16º INTERNATIONAL CONFERENCE ON INDUSTRIAL ENGINEERING 
AND OPERATIONS MANAGEMENT. Anais [...] São Paulo: Icieom/Abepro, 2010. Disponível 
em: http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2010_ti_st_113_745_15151.pdf. Acesso 
em: 15 dez. 2021.
INHUMA, T. S.; SANTIAGO, H. A.; SIGRIST, V. C. Gestão do tempo e motivação: fatores 
intrínsecos e extrínsecos que influenciam na realização de metas profissionais. Revista 
Científica on-line-Tecnologia, Gestão e Humanismo, Guaratinguetá, v. 7, n. 1, 2017. Disponível 
em: http://www.fatecguaratingueta.edu.br/revista/index.php/RCOTGH/article/view/194. 
Acesso em: 15 dez. 2021.
LOBO, R. N. Gestão da qualidade. 1. ed. São Paulo: Érica, 2011.
MACEDO, S. M. F.; CAETANO, A. P. V. A ética como competência profissional na formação: 
o pedagogo em foco. Educação & Realidade, Porto Alegre, v. 42, n. 2, p. 627-648, abr./
jun. 2017. Disponível em: https://www.scielo.br/j/edreal/a/yRHb8sKV5SYj56q7V3ZtKVm/
abstract/?lang=pt. Acesso em: 15 dez. 2021.
MAICZUK, J.; ANDRADE JÚNIOR, P. P. Aplicação de ferramentas de melhoria de qualidade 
e produtividade nos processos produtivos: um estudo de caso. Qualitas Revista Eletrônica, 
v. 14, n. 1, 2013.
MARTINO, L. M. S.; GOULART, A.; GODINHO, T. Disciplina pessoal, dispositivos e 
precarização do trabalho em três aplicativos de produtividade. Ação Midiática–Estudos em 
Comunicação, Sociedade e Cultura, Curitiba, n. 20, p. 33-54, 2020. Disponível em: https://
revistas.ufpr.br/acaomidiatica/article/view/65037. Acesso em: 15 dez. 2021.
http://www.cefet-rj.br/attachments/article/195/revista31.pdf#page=56
http://www.cefet-rj.br/attachments/article/195/revista31.pdf#page=56
http://www.abepro.org.br/biblioteca/TN_STO_268_535_35665.pdf
http://www.abepro.org.br/biblioteca/TN_STO_268_535_35665.pdf
http://revista.ugb.edu.br/ojs302/index.php/simposio/article/download/394/356
http://revista.ugb.edu.br/ojs302/index.php/simposio/article/download/394/356
https://www.redalyc.org/pdf/2734/273419420009.pdf
https://periodicos.ufn.edu.br/index.php/disciplinarumSA/article/view/1543/1453
https://periodicos.ufn.edu.br/index.php/disciplinarumSA/article/view/1543/1453
http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2010_ti_st_113_745_15151.pdf
http://www.fatecguaratingueta.edu.br/revista/index.php/RCOTGH/article/view/194
https://www.scielo.br/j/edreal/a/yRHb8sKV5SYj56q7V3ZtKVm/abstract/?lang=pt
https://www.scielo.br/j/edreal/a/yRHb8sKV5SYj56q7V3ZtKVm/abstract/?lang=pt
https://revistas.ufpr.br/acaomidiatica/article/view/65037
https://revistas.ufpr.br/acaomidiatica/article/view/65037
Modelos de gestão de tempo 93
MOROMIZATO, M. S. et al. O uso de internet e redes sociais e a relação com indícios 
de ansiedade e depressão em estudantes de medicina. Revista Brasileira de Educação 
Médica, v. 41, p. 497-504, 2017. Disponível em: https://www.scielo.br/j/rbem/a/
h64tYKYMwXDmMJ7NGpmRjtN/?lang=pt&format=pdf. Acesso em: 15 dez. 2021.
PEREIRA, E. S. Principais ferramentas da gestão da qualidade nos processos 
de engenharia da produção. Revista de Trabalhos Acadêmicos – Universo Belo 
Horizonte, v. 1, n. 2, 2017. Disponível em: http://revista.universo.edu.br/index.
php?journal=3universobelohorizonte3&page=article&op=view&path%5B%5D=3428. 
Acesso em: 15 dez. 2021.
PESTANA, M. D. et al. Aplicação integrada da matriz GUT e da matriz da qualidade em 
uma empresa de consultoria ambiental. Um estudo de caso para elaboração de propostas 
de melhorias. In: 36º ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO. Anais 
[...] Londrina: Enegep, 2016. Disponível em: http://www.abepro.org.br/biblioteca/tn_
stp_227_329_30428.pdf. Acesso em: 15 dez. 2021.
RIBEIRO, B. C. M. dos. S.; FRANCO, I. de. M.; SOARES, C. C. Competência em informação: 
as fake news no contexto da vacinação. Múltiplos Olhares em Ciência da Informação, v. 8, 
n. 2, 2018. Disponível em: https://periodicos.ufmg.br/index.php/moci/article/view/16904. 
Acesso em: 15 dez. 2021.
RODRIGUES, A. S. et al. Gestão do tempo aplicada à produtividade, qualidade de 
vida e desempenho: análise de publicações do banco de dados da Capes e do 
Google Acadêmico. In: CONGRESSO INTERNACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO. Anais 
[...] Bolívia: UEPG, 2018. Disponível em: https://admpg.com.br/2019/anais/2018/
arquivos/06022018_190629_5b131a853d259.pdf. Acesso em: 15 dez.2021.
SLACK, N.; BRANDON-JONES, A.; JOHNSTON, R. Administração da produção. 8. ed. São 
Paulo: Atlas, 2018.
SOARES, Y. M. A.; CAVALCANTE, P. R. N.; SANTOS, Y. D. Informações contingências: um 
estudo sobre a percepção de gestores do setor de óleo e gás no Brasil. Capital Científico, 
v. 17, n. 3, p. 1-15, set. 2019. Disponível em: https://revistas.unicentro.br/index.php/
capitalcientifico/article/view/5555. Acesso em: 15 dez. 2021.
VASCONCELOS, J. P. A.; GOES, L. S. A.; CUNHA NETO, L. G. Pontos fortes e a importância 
da implementação da ferramenta 5S. Caderno de graduação: Ciências Exatas e Tecnológicas, 
Sergipe, v. 7, n. 1, p. 88-96, 2021. Disponível em: https://periodicos.set.edu.br/
cadernoexatas/article/view/10565/4720. Acesso em: 15 dez. 2021.
VENTURA, K. S.; SUQUISAQUI, A. B. V. Aplicação de ferramentas SWOT e 5W2H 
para análise de consórcios intermunicipais de resíduos sólidos urbanos. Ambiente 
construído, v. 20, p. 333-349, 2019. Disponível em: https://www.scielo.br/j/ac/a/
PjBPmYbmRGHktMHzFPzfV9t/?lang=pt. Acesso em: 15 dez. 2021.
VIEIRA FILHO, G. Gestão da qualidade total: uma abordagem prática. Campinas: Alínea, 2010.
https://www.scielo.br/j/rbem/a/h64tYKYMwXDmMJ7NGpmRjtN/?lang=pt&format=pdf
https://www.scielo.br/j/rbem/a/h64tYKYMwXDmMJ7NGpmRjtN/?lang=pt&format=pdf
http://revista.universo.edu.br/index.php?journal=3universobelohorizonte3&page=article&op=view&path%5B%5D=3428
http://revista.universo.edu.br/index.php?journal=3universobelohorizonte3&page=article&op=view&path%5B%5D=3428
http://www.abepro.org.br/biblioteca/tn_stp_227_329_30428.pdf
http://www.abepro.org.br/biblioteca/tn_stp_227_329_30428.pdf
https://periodicos.ufmg.br/index.php/moci/article/view/16904
https://admpg.com.br/2019/anais/2018/arquivos/06022018_190629_5b131a853d259.pdf
https://admpg.com.br/2019/anais/2018/arquivos/06022018_190629_5b131a853d259.pdf
https://revistas.unicentro.br/index.php/capitalcientifico/article/view/5555
https://revistas.unicentro.br/index.php/capitalcientifico/article/view/5555
https://periodicos.set.edu.br/cadernoexatas/article/view/10565/4720
https://periodicos.set.edu.br/cadernoexatas/article/view/10565/4720
https://www.scielo.br/j/ac/a/PjBPmYbmRGHktMHzFPzfV9t/?lang=pt
https://www.scielo.br/j/ac/a/PjBPmYbmRGHktMHzFPzfV9t/?lang=pt
94 Gestão do tempo e produtividade
5
Gestão do tempo e 
qualidade de vida
As pessoas têm os seus sonhos pessoais e profissionais que, 
por muitas vezes, confundem-se, alinham-se ou entram em conflito. 
Contudo, são poucas aquelas que transformam os sonhos em um pla-
no claro, sejam eles pessoais ou profissionais. A falta de planejamento 
ocorre tanto devido à falta de conhecimento sobre os conceitos de 
sonhos, objetivos, metas e ferramentas de planejamento quanto pelo 
fato de que algumas pessoas não entendem claramente como os seus 
valores pessoais, crenças, sonhos e desejos relacionam-se à vida pro-
fissional. Por isso, a primeira parte do capítulo abordará a importância 
de se desenvolver um plano de vida com base em valores e no legado 
que se deseja deixar.
A segunda parte do capítulo discorrerá sobre o planejamento de 
carreira, associando-o ao plano de vida e às metodologias de plane-
jamento estratégico, utilizadas pelas empresas na definição dos seus 
objetivos.
Transformar sonhos e desejos em objetivos e metas bem definidos 
é fundamental aos planejamentos de vida e de carreira, e, caso não 
sejam realizados adequadamente, podem dificultar ou mesmo inviabili-
zar a realização de planos. Um objetivo que não traduza perfeitamente 
determinado sonho ou meta pode levar à perda de tempo e ao desper-
dício de recursos. Assim, as partes três e quatro do capítulo referem-se 
tanto às definições de objetivos e metas como à organização dos pla-
nos de ação, usados para a realização e o controle de atividades.
Na última parte do capítulo, serão relacionados os conceitos de pla-
nejamento de vida e de carreira e a competência de gestão do tempo. 
Afinal, o tempo é o recurso mais importante que as pessoas possuem e 
deve ser usado de modo certo, para concretizar os seus sonhos.
Gestão do tempo e qualidade de vida 95
5.1 Plano de vida 
Vídeo
Segundo o psicólogo americano Daniel Gilbert, o ser humano ten-
de a considerar as formas de pensar, agir e de se comportar como 
cristalizadas (GILBERT, 2006), ou seja, acha que será sempre como é 
no presente, tanto na vida pessoal quanto na profissional.
Nessa esteira, o autor sugere um pequeno exercício: que se faça 
uma análise sobre como o indivíduo pensava, agia e se comportava 
há dez anos e se compare com o momento atual. Na grande maioria 
dos casos, a pessoa mudou muito as suas características na última 
década. Porém, quando é solicitado ao indivíduo que pense sobre 
como será daqui a 10 anos, a maioria acredita que não mudará em 
nenhum aspecto.
A percepção de que o indivíduo pode mudar e se desenvolver é 
fundamental para que se possa definir os planos de carreira e pes-
soal. Caxito (2020) afirma que muitos profissionais, mesmo os bem-
-sucedidos, questionam se o rumo das suas carreiras se alinha aos 
desejos e planos para a vida pessoal a médio e longo prazos.
Para Carneiro, Alves e Silva (2021), o plano de vida está relacionado 
aos valores individuais, ao que é mais valorizado ou ao que se deseja 
construir no âmbito da vida pessoal, indo além da carreira e do traba-
lho. Segundo Gomes (2019), os valores pessoais podem ser definidos 
como os princípios éticos e morais, as crenças e convicções que guiam 
atitudes, decisões e compromissos de uma pessoa em suas escolhas. 
Entre os diversos valores pessoais, podem ser citados o respeito, 
a amizade, a busca pela felicidade, a valorização do relacionamen-
to familiar, a satisfação espiritual, a fraternidade e a caridade. Como 
destaca Caxito (2020), há uma pressão social para que as pessoas 
declarem como valores apenas aqueles socialmente aceitos. Valores 
pessoais como a busca por realização profissional, o reconhecimento 
público, o poder e a riqueza podem ser criticados, mas os valores de-
vem fazer sentido individualmente.
Compreender a relação 
entre o plano de vida e o 
plano de carreira.
Objetivo de aprendizagem
Dan Gilbert, em palestra 
no evento TED, falou a 
respeito da tendência de 
as pessoas acharem que 
não mudarão as formas 
de pensar e nem as suas 
condutas e pensarem que 
estão com a vida definida. 
O palestrante defende 
que a interpretação sobre 
o tempo é errada, pois as 
pessoas mudam constan-
temente, e aceitar essa 
impermanência permite 
a evolução pessoal e o 
crescimento.
Disponível em: https://
www.youtube.com/
watch?v=XNbaR54Gpj4. Acesso 
em: 17 dez. 2021.
Palestra
https://www.youtube.com/watch?v=XNbaR54Gpj4
https://www.youtube.com/watch?v=XNbaR54Gpj4
https://www.youtube.com/watch?v=XNbaR54Gpj4
96 Gestão do tempo e produtividade
O professor e pesquisador Robert Waldinger dirige, desde 1938, 
um estudo desenvolvido pela universidade de Harvard que já acom-
panhou cerca de 700 participantes e que segue, atualmente, com os 
filhos e parentes dos voluntários originais. Segundo Vaillant (2008), o 
objetivo da pesquisa intitulada Study of Adult Development (Estudo sobre 
o desenvolvimento adulto) é identificar o que faz com que as pessoas 
tenham uma vida feliz, saudável e completa.
Os pesquisadores acompanharam, por mais de sete décadas, a vida 
dos participantes nos contextos pessoal, profissional, acadêmico, bem 
como os registros médicos, e identificaram algumas características que 
levam à percepção de felicidade e de satisfação pessoais. Uma das con-
clusões do estudo é sobre o cultivo dos bons relacionamentos, pois 
as pessoas que mantêm o contato constante com amigos e familiares 
sentem-se mais completas e seguras. Já a fama e o dinheiro não de-
monstraram estar, segundo a pesquisa, diretamente relacionados aos 
níveis de felicidade relatados pelos participantes. 
Os bons relacionamentos, ainda para Vaillant (2008), trazem 
impactos positivos sobre a saúde física e mental. Os relacionamentos 
são especialmenteimportantes para a saúde mental durante o pro-
cesso de envelhecimento, pois as conexões sociais fortalecem as me-
mórias e o uso do cérebro, diminuindo, assim, o impacto das doenças 
mentais normalmente relacionadas à idade. 
Definir claramente quais são os valores pessoais é fundamental para 
desenvolver um planejamento de vida alinhado a tudo o que é considera-
do importante. Os valores pessoais também influenciam no planejamento 
profissional, uma vez que grande parte da vida é dedicada ao trabalho. 
Pensando na prática
Para definir o plano de vida e os objetivos pessoais que se deseja alcançar, é necessá-
rio identificar os valores que guiam as suas decisões. Responda aos questionamen-
tos a seguir e seja sincero nas suas respostas. 
O filme O feitiço do tempo 
conta a história de um 
repórter mal-humorado 
e depressivo que fica 
preso a um único dia 
que se repete indefinida-
mente. De certa forma, 
a obra explora o modo 
como algumas pessoas 
se apegam à rotina, o 
que acaba massacrando 
os sonhos e desejos 
pessoais e profissionais. 
No filme, o protagonista 
só consegue se ver livre 
do feitiço da repetição do 
dia quando começa a se 
desenvolver e identifica 
quais são os seus reais 
valores pessoais.
Direção: Harold Ramis. Estados 
Unidos: Columbia Pictures, 1993.
Filme
Gestão do tempo e qualidade de vida 97
Áreas da vida
Pessoal Familiar Comunitária Social Escolar Profissional
Pense nas suas realizações 
pessoais e profissionais conquis-
tadas até o presente momento. 
Em cada área da vida, liste o que 
lhe dá orgulho por ter realizado.
Propósito é o que está relacionado aos objetivos de vida. O legado, por sua vez, 
refere-se ao que será deixado, de negativo ou positivo, às pessoas próximas e 
à sociedade. Baseando-se nessas definições, reflita sobre o seu futuro em cada 
área da vida e tente definir qual é a sua razão de viver (propósito) e qual legado 
pretende deixar. 
Pessoal Familiar Comunitária Social Escolar Profissional
Meu propósito
Meu legado
Pense, agora, sobre os seus valores reais. Bons indicadores acerca do que àquilo 
que você atribui valor são as conquistas que lhe dão orgulho. Assim, liste os valo-
res que você crê guiarem as suas escolhas. 
Meus valores
Por que esse é um valor 
importante para mim
Como posso colocar 
esse valor em prática
Lembrete: os quadros são apenas sugestões. Utilize quantas linhas forem 
necessárias.
Com base nas respostas obtidas anteriormente (o propósito, o legado e os va-
lores), defina pelo menos três sonhos que você pretende alcançar na sua vida 
pessoal, por exemplo: formar uma família, viajar pelo mundo, alcançar a fama.
Sonho 1
Sonho 2
Sonho 3
Ao definir o plano de vida é importante lembrar que, como aponta 
Gilbert (2006), as pessoas mudam constantemente, e, a longo prazo, al-
gumas características, desejos, crenças e até valores podem se alterar. 
O plano de vida aponta para uma direção, mas ele não é um mapa com 
cada passo a ser dado, como acontece com o planejamento de carreira. 
Por meio da definição do plano de vida, é possível definir os objetivos 
e as metas pessoais. 
Robert Waldinger, diretor 
do Estudo sobre o Desen-
volvimento Adulto (Study 
of Adult Development), 
realizou, no evento TED, 
a palestra Do que é feita 
uma vida boa?, em que 
aponta as principais con-
clusões obtidas pela pes-
quisa desenvolvida desde 
1938. Waldinger aborda 
as características das 
pessoas que se sentem 
felizes e realizadas em sua 
vida pessoal. A palestra é 
uma verdadeira lição para 
quem busca pensar sobre 
os planos de vida.
Disponível em: https://
www.youtube.com/
watch?v=2gYTG1KIcjg. Acesso em: 
17 dez. 2021.
Palestra
https://www.youtube.com/watch?v=2gYTG1KIcjg
https://www.youtube.com/watch?v=2gYTG1KIcjg
https://www.youtube.com/watch?v=2gYTG1KIcjg
98 Gestão do tempo e produtividade
5.2 Plano de carreira 
Vídeo
A carreira é parte fundamental da vida de um indivíduo e, por isso, 
deve estar alinhada ao plano de vida e aos valores pessoais. 
O mercado de trabalho – tanto no Brasil quanto no mundo – vem 
passando por mudanças bastante significativas na forma como o tra-
balho é organizado e também na relação entre empresas e trabalha-
dores. Como aponta Rosa (2020), algumas alterações são conjunturais, 
ou seja, estão ligadas aos aspectos econômico, político ou social que 
acontecem em determinado momento, mas que podem ser revertidos 
ou modificados a médio prazo. 
Um exemplo de condição conjuntural é a crise econômica causada 
pela Pandemia de Covid-19. Segundo Silveira et al. (2020), o cresci-
mento econômico global foi muito afetado entre os anos de 2020 e 
2021 por conta da necessidade de se diminuir o ritmo de trabalho e, 
em alguns casos, paralisar totalmente as indústrias, os comércios e a 
prestação de serviços, afetando as economias locais e as exportações 
e importações. Diversos países registraram taxa de crescimento muito 
baixa e até negativa do PIB (Produto Interno Bruto) e aumento signifi-
cativo no número de desempregados, bem como no índice de fecha-
mento de empresas. 
O desemprego e a precarização do trabalho causados por esse ce-
nário, apesar de serem graves e afetarem milhões de pessoas, serão 
revertidos a médio e longo prazos, com o gradativo retorno aos níveis 
normais de produção e exportação, assim como de negócios – registra-
dos antes da pandemia. 
Diferentemente do desemprego conjuntural, que tende a cair quan-
do a economia de um país volta a crescer, o desemprego estrutural, 
de acordo com Assis (2020), surge com a implantação de novas tec-
nologias e processos produtivos e o relacionamento com os clientes, 
impactando de modo definitivo as carreiras e os empregos.
A pandemia, por exemplo, fez com que o modelo de trabalho a dis-
tância, ou home office, se tornasse a realidade da grande maioria das 
empresas. Conforme Santana et al. (2021), várias delas também fecha-
ram as suas linhas de produção e migraram as suas indústrias para 
outros países ou passaram a importar produtos de outros fabricantes. 
Conhecer o conceito de 
planejamento de carreira 
e como a gestão do tem-
po pode ajudar a atingir 
os objetivos.
Objetivo de aprendizagem
Gestão do tempo e qualidade de vida 99
Outras empresas automatizaram os processos de trabalho, produção, 
atendimento aos clientes e entrega de produtos. 
Por outro lado, uma área que apresentou crescimento acelerado du-
rante a pandemia foi o comércio eletrônico. Dados levantados por Fortes 
e Gambarato (2021) mostram que as empresas precisaram aumentar 
rapidamente as suas operações para manter o relacionamento com os 
clientes por meio das tecnologias da informação e de comunicação. 
Como explica Caxito (2020), esse tipo de alteração no mercado de 
trabalho, conhecido por mudanças estruturais, tem o caráter mais dura-
douro e, muitas vezes, definitivo, representando as grandes transforma-
ções na forma como o trabalho e as carreiras profissionais se organizam. 
O desenvolvimento tecnológico associado aos processos produtivos 
permite-nos observar a redução do emprego industrial em função das 
novas tecnologias e dos processos de produção. Santana et al. (2021) 
apontam que o conceito da Indústria 4.0 torna-se cada vez mais pre-
sente, e as tecnologias de mecanização, automatização e robotização 
da produção substituem intensamente a mão de obra industrial. Os 
autores definem a Indústria 4.0 da seguinte maneira:
Novas tecnologias permitem a criação de redes globais, os siste-
mas ciber físicos, que incorporam máquinas, sistemas de arma-
zenagem, instalações de produção, que compartilham e trocam 
informações de forma autônoma valendo-se da Internet das Coi-
sas (IoT), que possibilita o controle de forma sincronizada e/ou 
independente. (SANTANA et al., 2021, p. 18)
De modo semelhante, a mão de obra do setor primário da econo-
mia, a agricultura, foi fortemente impactada nas últimas décadas pela 
mecanização da lavoura. Como aponta Mattei (2015), o uso intenso de 
máquinas e equipamentos nas lavouras fez crescer acentuadamentea 
competitividade do agronegócio brasileiro no mercado externo, mas, 
em contrapartida, diminuiu a oferta de empregos e provocou a mi-
gração de trabalhadores rurais para as cidades. 
Le
re
m
y/
Sh
ut
te
rs
to
ck
100 Gestão do tempo e produtividade
A migração de emprego dos setores agrícola e industrial para o co-
mércio e os serviços esconde uma grande armadilha. Essas atividades 
e responsabilidades são mais sofisticadas, menos braçais e, por isso, 
exigem competências mais complexas. 
Pense, por exemplo, em um operário que atua na linha de produção 
de uma indústria. O modelo de divisão do trabalho adotado pela maio-
ria das empresas industriais é baseado na especialização total, em que 
cada operário faz apenas uma pequena parte do processo para que 
este seja cada vez mais rápido e eficiente. 
Segundo Caxito (2020), esse mesmo trabalhador, caso não encon-
tre mais ocupação na indústria, provavelmente buscará trabalho em 
outras áreas, como o comércio e os serviços. Entretanto, as atividades 
nesses setores envolvem, na maioria das vezes, a interação e o relacio-
namento com clientes, o que exige do trabalhador uma série de com-
petências, como a comunicação, os conhecimentos sobre produtos ou 
serviços vendidos, além das competências matemáticas etc. 
Em um país como o Brasil, no qual os níveis de escolaridade e de 
analfabetismo funcional ainda são elevados, o desenvolvimento de com-
petências para a mão de obra pode representar um grande desafio. 
Segundo dados da Pesquisa Nacional por Amostragem de Domicílios 
(PNAD), do IBGE, realizada em 2019, mais da metade das pessoas aci-
ma de 25 anos não concluiu o Ensino Médio e 32,3% não concluíram o 
Ensino Fundamental (AGÊNCIA IBGE, 2020). 
Nesse contexto, a evolução tecnológica do mercado de trabalho 
pode dificultar a permanência ou o retorno ao trabalho de parte signi-
ficativa dos desempregados, seja porque as suas profissões ou empre-
gos simplesmente deixaram de existir, seja porque essas pessoas não 
dispõem das competências exigidas pelos novos empregos. 
A mudança estrutural pela qual o mercado vem passando é in-
fluenciada também pelo fator demográfico. Segundo os dados do IBGE 
(AGÊNCIA IBGE, 2019), a expectativa de vida dos brasileiros em 1940 
era de 42,9 anos entre os homens e 48,3 anos entre as mulheres. No 
ano 2000, o número havia saltado para 66 anos entre os homens e 73,9 
entre as mulheres. Em 2018, atingiu os 72,8 para os homens e 79,9 para 
as mulheres. Nesse sentido, o aumento da expectativa de vida média 
do brasileiro provoca a postergação do período de aposentadoria. 
Gestão do tempo e qualidade de vida 101
A própria legislação do país reflete essa tendência. A Reforma 
da Previdência, como é conhecida a Emenda Constitucional n. 103, 
de 12 de novembro de 2019 (BRASIL, 2019), modificou a idade mí-
nima para a aposentadoria. No caso dos trabalhadores urbanos, os 
homens passaram a se aposentar aos 65 anos e as mulheres, aos 
62 anos. 
O prolongamento dos anos de trabalho faz com que os trabalha-
dores maduros, acima dos 50 anos, precisem se reinventar profis-
sionalmente. Porém, como aponta Felix (2016), as pessoas não têm 
as mesmas condições e competências para lidar com esse processo 
de reinvenção. Assim, o autor identifica três perfis de profissionais 
maduros. 
O primeiro é o frágil, que, de modo geral, desenvolveu 
uma carreira baseada em trabalhos braçais – em pro-
cesso de substituição ou que já estão extintos – e dificil-
mente será reintegrado ao mercado.
O segundo tipo é o desatualizado, aquele que fez a sua 
carreira nos setores de comércio e serviços e cuja ativida-
de sofreu alterações provocadas pelo desenvolvimento 
tecnológico e, para se manter relevante no mercado de 
trabalho, precisa desenvolver novas competências.
O terceiro é o expert. Trata-se do profissional que baseou 
a sua carreira na evolução contínua de competências e 
está atualizado sobre o desenvolvimento tecnológico e 
as mudanças na forma de trabalho. Geralmente, 
esse profissional direciona a sua carreira a educação, 
consultoria ou empreendedorismo.
po
pc
or
n-
ar
ts
/
Sh
ut
te
rs
to
ck
Fo
ur
do
ty
/
Sh
ut
te
rs
to
ck
ho
wc
ol
ou
r/
 
Sh
ut
te
rs
to
ck
Felix (2016) chama atenção, também, para a precarização nas rela-
ções trabalhistas no segmento dos experts, especialmente, o processo 
de pejotização. 
Com o rápido surgimento de novas tecnologias, algumas profissões 
deixam de existir e novas são criadas. Assim, a carreira não se resu-
me apenas a uma sequência de relações de trabalho com diferentes 
empresas, mas pode significar, inclusive, a mudança de área e o reco-
meço em uma nova profissão, o que exige desenvolvimento e apren-
dizado constantes. 
O preconceito do merca-
do de trabalho direcio-
nado aos profissionais 
seniores, aqueles com 
idade superior a 50 anos, 
é o tema de Um senhor 
estagiário. A personagem 
Jules Ostin é proprietária 
de um e-commerce de 
roupas e contrata um pro-
fissional aposentado para 
atuar como estagiário 
de sua empresa. O filme 
mostra o choque entre 
as gerações relacionado 
ao trabalho e à carreira, 
bem como questiona o 
papel do trabalho na vida 
das pessoas.
Direção: Nancy Meyers. EUA: 
Waverly Films, 2015.
Filme
102 Gestão do tempo e produtividade
Independentemente da área de atuação do indivíduo, o próprio 
conceito de carreira tem sofrido significativas transformações. Há al-
gumas décadas, alguém que atuasse em várias empresas nem sem-
pre era considerado um bom profissional. Valorizava-se, então, a 
constância e, em alguns casos, a permanência em um lugar durante 
toda a carreira.
Caxito (2020) destaca que, no cenário de trabalho contemporâneo, 
a experiência em várias empresas – sejam de um mesmo mercado 
ou de áreas diferentes da economia – é valorizada, pois mostra que o 
profissional já conviveu com culturas organizacionais diversas e, por-
tanto, tem a capacidade de se adaptar e aprender constantemente. 
Além das competências técnicas, relacionadas às atividades ine-
rentes ao cargo ou à profissão que exerce, o profissional precisa de-
senvolver as competências comportamentais e investir na construção 
da sua marca pessoal, assim como em uma rede de relacionamentos 
que possa ajudá-lo durante os períodos de transição que ocorrem 
com maior frequência nas carreiras. 
Use o quadro a seguir para definir onde você se enxerga profissionalmente daqui 
a 5 anos. Por exemplo, você pode definir frases como “meu sonho é ter minha 
empresa” ou “quero ser gerente na empresa onde trabalho”. Tente definir pelo 
menos três sonhos de carreira:
Sonho 1
Sonho 2
Sonho 3
No contexto de mudanças tecnológicas e demográficas, o plane-
jamento de carreira ganha ainda mais importância. Porém, a grande 
maioria dos indivíduos não sabe identificar com clareza os seus objeti-
vos profissionais, logo a falta de um plano de carreira leva ao desper-
dício de tempo e esforço. Muitos profissionais permitem às empresas 
que os contratam a definição das suas carreiras e o caminho que per-
correrão. Por isso, é fundamental desenvolver um plano de vida e de 
carreira alinhados, pois os valores pessoais e os sonhos profissionais 
servem de base ao indivíduo na definição dos seus objetivos e metas. 
Pejotização é um termo 
criado para denominar 
a prática que tem se 
tornado comum no 
mercado de trabalho, na 
qual a empresa demite 
os funcionários que 
atuavam sob o regime da 
Consolidação das Leis do 
Trabalho (CLT) e exige que 
eles se registrem como 
empresa, que é contrata-
da como prestadora de 
serviços. Assim, a relação 
de empregador-em-
pregado passa a ser de 
contratante-prestador de 
serviço. Com a prática, o 
profissional perde grande 
parte dos seus benefícios 
trabalhistas garantidos 
pela CLT.
Saiba mais
Gestão do tempo e qualidade de vida 103
5.3 Objetivos e metas pessoais e profissionais 
Vídeo
Como explicam Valente e Brasil (2019), em uma empresa, o pla-
nejamento estratégico define os objetivos a serem alcançados a lon-
go prazo.Para que isso aconteça, é preciso fazer um plano de ação 
que defina cada passo para desenvolver as competências e criar as 
oportunidades que levarão aos objetivos. 
O planejamento estratégico aplicado à gestão de carreira, para 
Pattas e Benevides (2018), cumpre o mesmo papel de definição dos 
objetivos que o indivíduo pretende alcançar e serve como base ao 
desenvolvimento do plano de ação a ser cumprido. 
No contexto do planejamento desenvolvido pelas pessoas, seja 
ele pessoal ou profissional, é comum que se confundam os concei-
tos de sonhos, objetivos e metas. Os sonhos são os desejos, algo que 
se pretende alcançar em algum ponto do futuro. Dessa forma, eles 
não necessariamente geram uma ação e podem ficar meramente no 
campo das ideias e das vontades. Já os conceitos de objetivos e me-
tas estão relacionados à ação que se pretende implantar. Costa (2018, 
p. 1) explica:
Por objetivo entende-se aquilo que se deseja alcançar, ou seja, 
é o que você pretende realizar em sua vida, seja no âmbito 
pessoal ou profissional. É algo mais amplo que tem a ver com 
a nossa jornada evolutiva, ao longo do tempo. Meta, por sua 
vez, define o tempo e os meios que serão utilizados para con-
quistar determinado objetivo sem perder o foco no meio do 
caminho.
A definição do autor mostra uma diferença fundamental entre os 
conceitos de objetivos e metas. O objetivo tem um caráter de longo 
prazo, um lugar ou posição bem definidos a que se deseja chegar ou 
ocupar em um momento específico do futuro. A meta, por sua vez, 
está relacionada ao fazer, a um plano de ação que determina recur-
sos, atividade e prazos a serem cumpridos. 
Entender como os 
objetivos e as metas 
pessoais direcionam o 
planejamento do tempo.
Objetivo de aprendizagem
104 Gestão do tempo e produtividade
Um sonho profissional ou pessoal é apenas um desejo. Para ser transformado 
em objetivo, o sonho precisa ter um tamanho e um prazo bem definidos. Assim, 
pense em objetivos como “viajar para os países Itália, França e Portugal ao com-
pletar 30 anos de idade”. Tendo como base os sonhos pessoais previamente 
definidos, escreva seus objetivos pessoais. 
Objetivo pessoal 1
Objetivo pessoal 2
Objetivo pessoal 3
Faça o mesmo com os sonhos profissionais também já elencados. Assim, você 
pode definir o seguinte objetivo: “ser proprietário de uma empresa de prestação 
de serviços administrativos, com cinco funcionários e faturamento de R$ 100 
mil no ano de 2030”. 
Este objetivo tem um tamanho (5 funcionários e faturamento de R$ 100 mil) e 
uma data (o ano de 2030). Seja específico quanto ao tamanho e à data de cada 
objetivo.
Objetivo profissional 1
Objetivo profissional 2
Objetivo profissional 3
Agora, sim, você tem objetivos pessoais e de carreira bem definidos.
Muitos desistem dos seus sonhos pessoais e profissionais por não 
conseguirem transformá-los em objetivos alcançáveis. Escobar, Pinto 
Junior e Martins (2021) afirmam que diversos obstáculos podem sur-
gir no caminho em direção a um objetivo. Esses empecilhos podem 
ocorrer por serem definidos prazos muito longos para o alcance dos 
objetivos. Logo, quanto maior for a distância entre o momento atual e 
o prazo definido para o objetivo, maior será a possibilidade de aconte-
cerem situações que dificultem ou impeçam o sucesso da empreitada. 
Caxito (2020) sugere que, no caso do plano de carreira, os objeti-
vos devem ser definidos para um prazo de cinco anos. Uma data infe-
rior pode não ser suficiente para o desenvolvimento de competências 
e atividades necessárias ao alcance do objetivo. Já um prazo superior 
a cinco anos pode sofrer com as mudanças tecnológicas (que impac-
tam o mercado de trabalho), com uma nova forma de organização do 
 mercado ou mesmo com uma nova tecnologia que venha a alterar o 
Gestão do tempo e qualidade de vida 105
ambiente externo no qual a carreira pretendida está inserida. Assim, a 
definição de metas é fundamental para os planos de carreira e profissio-
nais, pois são os passos que conduzem ao objetivo. 
Entre as ferramentas e metodologias que podem ser utilizadas para 
definir metas, destaca-se, pela sua relevância e uso, o modelo de me-
tas Smart. O nome, em tradução literal do inglês, significa “inteligente” 
(DICIONÁRIO CAMBRIDGE, 2021) e é formado pelas iniciais das palavras 
specific (específica), measurable (mensurável), attainable (atingível), rele-
vant (relevante) e time (em tempo), que representam as características 
que as metas devem ter, segundo Peter Drucker em seu livro The prati-
ce of Management, lançado em 1954 (DRUCKER, 2010).
Figura 1
Metas Smart
METAS
SPECIFIC MEASURABLE ATTAINABLE RELEVANT TIME
(específica) (mensurável) (atingível) (relevante) (tempo)
pa
nd
as
to
ck
ar
t/
Sh
ut
te
rs
to
ck
Para que uma meta seja específica, segundo Cardoso et al. (2018), 
a sua definição deve ser clara sobre o que se deseja alcançar e o re-
sultado a ser obtido. Uma meta pessoal não especificada, por exem-
plo, pode ser descrita assim: realizar cursos para desenvolver novas 
competências. Já a descrição específica dessa mesma meta pode ser: 
realizar o curso de gestão do tempo, com duração de 40 horas, para 
desenvolver a capacidade de controlar o recurso tempo.
Cada meta representa um passo em direção ao objetivo final. Dessa 
forma, é fundamental verificar se os passos estão sendo realizados 
conforme o planejado. 
Drucker (2010) explica que uma meta mensurável precisa ser facil-
mente medida e acompanhada. Assim, é importante definir os indica-
dores de gestão para medir a execução da meta. Usando novamente 
a meta de realizar um curso de gestão, os indicadores a serem acom-
panhados podem ser descritos assim: realizar a inscrição no curso de 
Com linguagem simplifi-
cada e exemplos práticos, 
o livro Como construir 
objetivos e metas atingíveis 
apresenta a metodologia 
para definição de metas 
criada por Cláudio Zanu-
tim, além de disponibili-
zar as ferramentas e os 
documentos necessários 
para colocá-la em prática. 
ZANUTIM, C. São Paulo: DVS, 2018. 
Livro
106 Gestão do tempo e produtividade
gestão do tempo da escola X; obter a nota nove na avaliação final do 
curso de gestão do tempo.
O primeiro indicador é qualitativo, ou seja, pode ser medido sem usar 
um valor numérico. Nesse caso, existem duas possibilidades de resposta: 
sim (a tarefa foi cumprida) ou não (ainda é preciso realizar a atividade). 
Já o segundo indicador é quantitativo, pois a sua mensuração de-
pende de um valor numérico para ser validada. Caso o indivíduo receba 
a nota oito na avaliação final, pode até ser aprovado no curso e receber 
o certificado, mas o padrão de avaliação que definiu não foi atingido. 
Estipular metas que sejam ao mesmo tempo desafiadoras e atingíveis 
é uma grande dificuldade. Segundo Taveira e Camargos (2021), uma meta 
pouco desafiadora pode ser facilmente realizada e, assim, não garantir 
que os objetivos sejam alcançados. Por outro lado, uma meta muito alta 
ou irreal pode desmotivar o indivíduo. Nesse sentido, a definição deve 
estar de acordo com o nível de competências e recursos à disposição. 
No exemplo trazido sobre o curso de gestão do tempo, se a pessoa 
não apresenta conhecimento prévio sobre o assunto e estabelece a meta 
de “realizar um curso avançado de gestão do tempo com o uso de ferra-
mentas de inteligência artificial”, pode soar inadequado, pois trata-se de 
um nível avançado, pressupondo o conhecimento prévio sobre temas 
básicos envolvidos. Desse modo, ao perceber o desconhecimento sobre 
termos e palavras pertinentes ao curso, o aluno pode se desmotivar. 
Para ilustrar, tem-se um exemplo de meta atingível: realizar um cur-
so introdutório de gestão do tempo e, após finalizá-lo, inscrever-se em 
um curso avançado no mesmo campo de conhecimento. Dessa forma, 
vemos que as metas precisam também ser relevantes em relação ao 
objetivo que se pretende alcançar. No exemplo, aprender a gerenciar o 
tempo é uma competência importante. Porém, se ela não estiver ligada 
ao objetivodo indivíduo, pode significar a perda de recursos como tem-
po e dinheiro.
De acordo com o modelo Smart (DRUCKER, 2010), a última caracte-
rística das metas é a definição de prazo ou o tempo para a execução. 
Sem uma data a ser seguida, a meta pode ser postergada ou aban-
donada, dificultando que os objetivos sejam atingidos. Ainda segundo 
o exemplo, a meta poderia ser descrita da seguinte forma: realizar a 
inscrição no curso de gestão do tempo até o dia 30 de novembro e 
finalizar o curso até o dia 31 de dezembro.
Gestão do tempo e qualidade de vida 107
O Quadro 1 apresenta um exemplo prático de determinação de me-
tas Smart: 
Quadro 1
Exemplos de metas Smart
1ª Meta 2ª Meta 3ª Meta 
Específico Específico Específico
Realizar manutenção pre-
ventiva nos veículos da frota. 
Elaborar plano logístico em 
médio prazo, aplicando ro-
teirização de veículos. 
Aplicar o uso de novas ferra-
mentas tecnológicas de lo-
calização (GPS).
Mensurável Mensurável Mensurável 
A cada seis meses, iniciando 
no mês de maio de 2017. 
Em um período de um ano, 
iniciando no mês de junho 
de 2017. 
Em um período de seis me-
ses, iniciando no mês de 
maio de 2017. 
Atingível Atingível Atingível
Pretendendo reduzir em 
40% o número de produtos 
entregues com avarias em 
um período de 20 meses. 
Almejando minimizar o atra-
so das entregas em 25%. 
Pretendendo diminuir em 
20% o número de entregas 
em locais errados.
Relevante Relevante Relevante 
Almejando maior satisfação 
dos clientes quanto ao servi-
ço prestado, fazendo a orga-
nização maximizar o núme-
ro de clientes fidelizados.
Objetivando eliminar falhas 
no processo de encaminha-
mento dos produtos. 
Visando minimizar custos 
com movimentação e retra-
balho nas entregas, além 
de diminuir movimentações 
adicionais com os produtos. 
Tempo Tempo Tempo 
Iniciando em maio de 2017 
e finalizando em janeiro de 
2019. 
Iniciando no mês de junho 
de 2017 e finalizando no 
mês de junho de 2018. 
Iniciando no mês de maio de 
2017 e finalizando no mês 
de julho de 2017.
Fonte: Adaptado de Cardoso et al., 2018, p. 19.
Uma forma de identificar quais competências precisam ser desen-
volvidas e incluídas no plano de ação é escrever um currículo atuali-
zado, no qual estejam listadas as experiências, os conhecimentos, as 
habilidades e vivências já desenvolvidas e, então, escrever outro cur-
rículo – do que será preciso desenvolver, dentro da data definida no 
objetivo profissional. Caxito (2020) aponta que, ao comparar os dois 
currículos – o atual e o que se deseja ter no futuro –, é possível identifi-
car as competências que precisam ser desenvolvidas em determinado 
período e que devem constar no plano de ação a ser seguido. 
De modo semelhante, quanto às metas pessoais, é possível descre-
ver a situação presente em relação a cada objetivo almejado e dese-
nhar um perfil de competências, recursos e experiências para atingir 
os objetivos de vida. 
108 Gestão do tempo e produtividade
5.4 Planos de ação e gestão do tempo 
Vídeo
Após a definição de competências, conhecimentos, experiências 
e relacionamentos necessários aos objetivos de carreira buscados, o 
plano de ação permite detalhar cada atividade de modo cronológico, 
abrangendo desde o início e chegando até a data limite. 
Criar, implementar e acompanhar um plano de ação nada mais é 
do que colocar em prática as metodologias de gestão do processo ad-
ministrativo, como o ciclo PDCA (CAMPOS, 2014), e as ferramentas de 
gestão de processos, como o 5W2H (VENTURA; SUQUISAQUI, 2019) e a 
matriz GUT (PESTANA et al., 2016). O plano de ação pode ser entendido 
tanto como mapa quanto como cronograma que visa atingir os objeti-
vos estipulados nos planos de vida e de carreira e que foram traduzidos 
em metas e objetivos específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e 
com prazo fixado. 
As atividades a serem realizadas, as competências ainda não desen-
volvidas e as experiências a serem adquiridas, em muitos casos, devem 
seguir determinada sequência lógica. Caxito (2020) sugere que, para 
cada objetivo de longo prazo, o plano de ação seja pensado segundo 
a data final e, então, retroagido ano a ano até chegar à data presente. 
Essa sugestão é válida porque algumas atividades e competências são 
pré-requisitos para outras.
Um indivíduo pode definir como um de seus objetivos, por exem-
plo, a conclusão do mestrado em cinco anos. No geral, um curso de 
pós-graduação strictu senso leva de dois a três anos para ser concluído. 
Porém, como são poucas as instituições que oferecem essa modalida-
de de curso no Brasil, a competição pelas vagas é bastante acirrada. 
Assim, a pessoa pode concluir que será preciso fazer um curso pre-
paratório de um ano para participar do processo seletivo da instituição 
escolhida. Partindo da data final do objetivo – que é concluir o mestra-
do em cinco anos –, o cronograma para o planejamento apresenta-se 
conforme o quadro a seguir.
Compreender a relação 
entre planejamento, 
planos de ação, ativi-
dades e metas a serem 
alcançadas.
Objetivo de aprendizagem
Gestão do tempo e qualidade de vida 109
Quadro 2
Cronograma do objetivo: concluir o mestrado em cinco anos. 
Ano atual Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5
Buscar 
informações 
sobre curso 
preparatório
Realizar curso 
preparatório
Iniciar o 
mestrado
Iniciar a escrita 
da dissertação
Concluir o 
mestrado
Realizar inscri-
ção no curso 
preparatório
Realizar pro-
cesso seletivo 
do mestrado
É válido, ainda, identificar as atividades e ações passíveis de execu-
ção em um momento específico do plano de ação, bem como as demais 
que precisam ser realizadas ao longo do processo. Um profissional 
pode definir como objetivo, por exemplo, estabelecer um relaciona-
mento de trabalho com alguém de destaque em sua área. Para isso, 
precisa identificar as formas possíveis de fazer o contato. 
Pensando na prática
Os formulários a seguir vão ajudá-lo a definir um plano de ação para atingir os 
seus objetivos. Desse modo, faça um formulário para cada uma de suas metas e 
lembre-se de que, quanto mais detalhada for a sua meta, mais fácil será determi-
nar o plano de ação.
Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3
Meu cargo
Salário
Minha formação
Competências 
que preciso 
 desenvolver 
para alcançar os 
 objetivos
O respeitado autor 
contemporâneo Simon 
Sinek apresenta, no best 
seller Encontre seu porquê, 
o conceito do Círculo 
Dourado, que correspon-
de a uma nova forma de 
se pensar as definições 
de visão, missão e valores 
– tanto de uma empresa 
quanto de uma pessoa. 
Por meio de exemplos 
corporativos, como a 
Apple, e de figuras de 
liderança, como Martin 
Luther King Jr., Sinek 
mostra que as pessoas 
consomem marcas e 
seguem líderes com os 
quais se identificam pelos 
valores éticos e suas 
práticas. 
SINEK, S. Rio de Janeiro: Sextante, 2018. 
Livro
110 Gestão do tempo e produtividade
Plano de ação Atividades recorrentes
De
cis
õe
s a
 se
-
re
m
 to
m
ad
as
At
iv
id
ad
es
 a
 
re
al
iza
r
Di
ár
ia
s
Se
m
an
ai
s
M
en
sa
is
Mês atual
Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
Nos próximos três 
meses
Até o final do ano
No próximo ano
No ano anterior à data 
limite do objetivo
Lembrete: As planilhas devem ter quantas linhas forem necessárias para descre-
ver todas as ações, atividades e eventos definidos no plano de ação. 
Após ter sido completamente desenvolvido, com as atividades, tare-
fas e ações necessárias aos objetivos pretendidos – elencando os recur-
sos, prazos e especificando as métricas de acompanhamento –, o plano 
de ação servirá como guia de acompanhamento para a gestão do tempo 
e das decisões pessoais. Por isso, ele deve ser constantemente revisado 
e melhorado a fim de garantir o alcance dos objetivos a longo prazo. 
Nesse contexto, as metodologias e técnicas de gestão do tempo de-
sempenham um papel fundamental, pois cada atividade oriunda dos pla-
nos de vida e de carreira depende do uso de recursos, como o tempo 
(talvez o mais importante entre os demais),que não pode ser reposto ou 
estendido, conforme apontam Estrada, Flores e Schimith (2011). 
Decidir pela implementação de um planejamento para atingir os 
seus objetivos pessoais ou profissionais e realizar os seus sonhos, ape-
sar de parecer ser algo desejado por todos, não é assim tão comum. 
Entretanto, para aqueles que se propõem a perseguir os seus sonhos e 
objetivos, a decisão de planejar o caminho pode significar uma grande 
mudança pessoal e profissional, e, nesse trajeto, a competência da ges-
tão do tempo é fundamental.
Gestão do tempo e qualidade de vida 111
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Vida pessoal e profissional não são dois lados de uma mesma pessoa. 
A vida é uma só, e nela são desempenhados diversos papéis que se rela-
cionam e entrelaçam. Entender essas relações e definir claramente como 
os objetivos pessoais e profissionais dialogam é o primeiro passo para o 
desenvolvimento de planos e a realização de sonhos. Nesse sentido, a 
gestão do tempo tem um papel indispensável, pois o tempo é o recurso 
mais precioso que há para a realização de planos. 
ATIVIDADES
Atividade 1
Comente sobre os diferentes perfis de profissionais maduros e 
explique quais são os desafios que cada um deles encontra para 
se manter no mercado de trabalho.
Atividade 2
Qual é a relação entre as metodologias de planejamento estratégi-
co (desenvolvidas pelas empresas) e o plano de vida e carreira dos 
indivíduos?
Atividade 3
Cinco anos é o prazo sugerido para que se cumpram os objetivos 
de carreira. Explique a razão para que esses objetivos não sejam 
planejados para a conclusão em períodos mais longos.
REFERÊNCIAS
AGÊNCIA IBGE. Em 2018, expectativa de vida era de 76,3 anos. Brasília, 2019. Disponível 
em: https://agenciadenoticias.ibge.gov.br/agencia-sala-de-imprensa/2013-agencia-de-
noticias/releases/26104-em-2018-expectativa-de-vida-era-de-76-3-anos. Acesso em: 16 
dez. 2021.
AGÊNCIA IBGE. PNAD Educação 2019: Mais da metade das pessoas de 25 anos ou mais não 
completaram o ensino médio. Brasília, 2020. Disponível em: https://agenciadenoticias.
ibge.gov.br/agencia-sala-de-imprensa/2013-agencia-de-noticias/releases/28285-pnad-
educacao-2019-mais-da-metade-das-pessoas-de-25-anos-ou-mais-nao-completaram-o-
ensino-medio. Acesso em: 16 dez. 2021.
https://agenciadenoticias.ibge.gov.br/agencia-sala-de-imprensa/2013-agencia-de-noticias/releases/26104-em-2018-expectativa-de-vida-era-de-76-3-anos
https://agenciadenoticias.ibge.gov.br/agencia-sala-de-imprensa/2013-agencia-de-noticias/releases/26104-em-2018-expectativa-de-vida-era-de-76-3-anos
https://agenciadenoticias.ibge.gov.br/agencia-sala-de-imprensa/2013-agencia-de-noticias/releases/28285-pnad-educacao-2019-mais-da-metade-das-pessoas-de-25-anos-ou-mais-nao-completaram-o-ensino-medio
https://agenciadenoticias.ibge.gov.br/agencia-sala-de-imprensa/2013-agencia-de-noticias/releases/28285-pnad-educacao-2019-mais-da-metade-das-pessoas-de-25-anos-ou-mais-nao-completaram-o-ensino-medio
https://agenciadenoticias.ibge.gov.br/agencia-sala-de-imprensa/2013-agencia-de-noticias/releases/28285-pnad-educacao-2019-mais-da-metade-das-pessoas-de-25-anos-ou-mais-nao-completaram-o-ensino-medio
https://agenciadenoticias.ibge.gov.br/agencia-sala-de-imprensa/2013-agencia-de-noticias/releases/28285-pnad-educacao-2019-mais-da-metade-das-pessoas-de-25-anos-ou-mais-nao-completaram-o-ensino-medio
112 Gestão do tempo e produtividade
ASSIS, T. A. A crise estrutural do desemprego e a reforma trabalhista neoliberal do Brasil. 
Scientia: Revista Científica Multidisciplinar, v. 5, n. 2, p. 29-48, 2020. Disponível em: https://
www.revistas.uneb.br/index.php/scientia/article/view/8598. Acesso em: 16 dez. 2021.
BRASIL. Emenda Constitucional n. 103, de 12 de novembro de 2019. Diário Oficial da União, 
Poder Legislativo, Brasília, DF, 13 de novembro de 2019. Disponível em: http://www.planalto.
gov.br/ccivil_03/constituicao/emendas/emc/emc103.htm. Acesso em: 16 dez. 2021.
CAMPOS, V. F. TQC: controle da qualidade total no estilo japonês. 9. ed. Nova Lima: Falconi, 2014.
CARDOSO, A. L. L. et al. Planejamento de metas para redução de falhas no processo de 
distribuição de uma empresa transportadora. Revista Gestão Industrial, Ponta Grossa, 
v. 14, n. 2, p. 206-226, 2018. Disponível em: https://periodicos.utfpr.edu.br/revistagi/
article/view/7048/5466. Acesso em: 16 dez. 2021.
CARNEIRO, M. F. C.; ALVES, V. P.; SILVA, H. S. Aposentadoria e planejamento para vida pós-
trabalho: um estudo com servidores de um Instituto Federal de Educação. Revista Brasileira 
de Geriatria e Gerontologia, v. 24, n. 1, 2021. Disponível em: https://www.scielo.br/j/rbgg/a/
tPcK3wKyhCP3dXtcZQmMHNJ/abstract/?lang=pt&format=html. Acesso em: 16 dez. 2021.
CAXITO, F. Do desemprego à recolocação. São Paulo: Alta Books, 2020.
COSTA, I. C. C. Alcançamos objetivos ou metas? Revista Ciência Plural, v. 4, n. 3, p. 1-2, 2018. 
Disponível em: https://periodicos.ufrn.br/rcp/article/view/17280/11374. Acesso em: 16 
dez. 2021.
DICIONÁRIO CAMBRIDGE. 2021. Disponível em: https://dictionary.cambridge.org/pt/. 
Acesso em: 16 dez. 2021.
DRUCKER, P. F. The practice of management. Nova York: Harper Business, 2010.
ESCOBAR, C.; PINTO JUNIOR, J. S.; MARTINS, M. F. O empreendedorismo na Sociedade 4.0: 
a importância do empreendedorismo para o profissional do Direito. In: 2º CONGRESSO 
JURÍDICO UNICATHEDRAL. Anais [...]. UniCathedral, v. 1, n. 2, 2021. Disponível em: http://
periodicos.unicathedral.edu.br/anais/article/view/611. Acesso em: 16 dez. 2021.
ESTRADA, R. J. S.; FLORES, G. T.; SCHIMITH, C. D. Gestão do tempo como apoio ao 
planejamento estratégico pessoal.  Revista de Administração da Universidade Federal de 
Santa Maria, Santa Maria, v. 4, n. 2, p. 315-332, 2011. Disponível em: https://www.redalyc.
org/pdf/2734/273419420009.pdf. Acesso em: 16 dez. 2021.
FELIX, J. O idoso e o mercado de trabalho. In: ALCÂNTARA, A. O.; CAMARANO, A. A.; GIACOMIN, 
K. C. (org.). Política Nacional do Idoso: velhas e novas questões. Rio de Janeiro: Ipea, 2016. 
p. 247-248. Disponível em: http://repositorio.ipea.gov.br/bitstream/11058/9092/1/O%20
Idoso%20e%20o%20mercado.pdf. Acesso em: 16 dez. 2021.
FORTES, T. S.; GAMBARATO, V. T. A importância do comércio eletrônico durante a pandemia 
de Covid-19. Tekhne e Logos, v. 12, n. 2, p. 10-19, 2021. Disponível em: http://revista.fatecbt.
edu.br/index.php/tl/article/view/730. Acesso em: 16 dez. 2021.
GILBERT, D. O que nos faz felizes: o futuro nem sempre é o que imaginamos. Rio de Janeiro: 
Campus, 2006.
GOMES, S. C. Inter-relações entre valores pessoais e valores laborais de jovens universitários 
na cidade de São Paulo. Revista Administração em Diálogo – RAD, v. 21, n. 1, p. 99-121, 2019. 
Disponível em: https://revistas.pucsp.br/rad/article/view/39784. Acesso em: 16 dez. 2021.
MATTEI, L. Emprego agrícola: cenários e tendências. Estudos Avançados, v. 29, n. 85, p. 
35-52, 2015. Disponível em: https://www.revistas.usp.br/eav/article/view/108921/107371. 
Acesso em: 16 dez. 2021.
PATTAS, L. S.; BENEVIDES, T. M. Precisamos falar sobre carreira e sua estruturação para 
estudantes de administração. Raunp, v. 10, n. 2, p. 21-33, 2018. Disponível em: https://
repositorio.unp.br/index.php/raunp/article/view/1783. Acesso em: 16 dez. 2021.
PESTANA, M. et al. Aplicação integrada de Matriz GUT e da matriz da qualidade em uma 
empresa de consultoria ambiental. Um estudo de caso para elaboração de propostas 
de melhorias. ENEGEP, 2016. Disponível em: http://www.abepro.org.br/biblioteca/TN_
STP_227_329_30428.pdf. Acesso em: 27 dez. 2021.
https://www.revistas.uneb.br/index.php/scientia/article/view/8598
https://www.revistas.uneb.br/index.php/scientia/article/view/8598
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/emendas/emc/emc103.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/emendas/emc/emc103.htm
https://periodicos.utfpr.edu.br/revistagi/article/view/7048/5466
https://periodicos.utfpr.edu.br/revistagi/article/view/7048/5466
https://www.scielo.br/j/rbgg/a/tPcK3wKyhCP3dXtcZQmMHNJ/abstract/?lang=pt&format=htmlhttps://www.scielo.br/j/rbgg/a/tPcK3wKyhCP3dXtcZQmMHNJ/abstract/?lang=pt&format=html
https://periodicos.ufrn.br/rcp/article/view/17280/11374
https://dictionary.cambridge.org/pt/
http://periodicos.unicathedral.edu.br/anais/article/view/611
http://periodicos.unicathedral.edu.br/anais/article/view/611
https://www.redalyc.org/pdf/2734/273419420009.pdf
https://www.redalyc.org/pdf/2734/273419420009.pdf
http://repositorio.ipea.gov.br/bitstream/11058/9092/1/O%20Idoso%20e%20o%20mercado.pdf
http://repositorio.ipea.gov.br/bitstream/11058/9092/1/O%20Idoso%20e%20o%20mercado.pdf
http://revista.fatecbt.edu.br/index.php/tl/article/view/730
http://revista.fatecbt.edu.br/index.php/tl/article/view/730
https://revistas.pucsp.br/rad/article/view/39784
https://www.revistas.usp.br/eav/article/view/108921/107371
https://repositorio.unp.br/index.php/raunp/article/view/1783
https://repositorio.unp.br/index.php/raunp/article/view/1783
http://www.abepro.org.br/biblioteca/TN_STP_227_329_30428.pdf
http://www.abepro.org.br/biblioteca/TN_STP_227_329_30428.pdf
Gestão do tempo e qualidade de vida 113
ROSA, M. P. Competência, comportamento e tecnologia: as mudanças no mundo do 
trabalho e a Geração Millennium. Ponto-e-Vírgula: Revista de Ciências Sociais, n. 27, p. 85-98, 
2020. Disponível em: https://revistas.pucsp.br/pontoevirgula/article/view/51033. Acesso 
em: 16 dez. 2021.
SANTANA, C. S. et al. Home office e Indústria 4.0: parceiros no combate à pandemia. Gestão 
da Produção em Foco, v. 47, p. 16-23, 2021. Disponível em: http://35.238.111.86:8080/
xmlui/bitstream/handle/123456789/553/Pedrosa_Rafael_Gest%C3%A3o%20da%20
Produ%C3%A7%C3%A3o%20em%20Foco%2047.pdf?sequence=1#page=16. Acesso em: 
16 dez. 2021.
SILVEIRA, C. E. et al. Transformações na sociedade e no mercado de trabalho: a inserção 
do profissional de turismo no cenário pós-pandemia do Covid-19. Revista Acadêmica 
Observatório de Inovação do Turismo, v. 16, n. especial, p. 106-130, 2020. Disponível em: 
http://publicacoes.unigranrio.edu.br/index.php/raoit/article/view/6679. Acesso em: 16 
dez. 2021.
TAVEIRA, P.; CAMARGOS, J. Viva sem desculpas: inteligência emocional e agilidade 
trabalhando a seu favor. São Paulo: Expressa, 2021.
VAILLANT, G. E. Aging well: surprising guideposts to a happier life from the landmark 
Harvard study of adult development. Inglaterra: Little Brown and Company, 2008.
VALENTE, D. L.; BRASIL, C. V. M. Análise de ferramentas administrativas para o planejamento 
estratégico. FESPPR Publica, v. 3, n. 1, p. 1-13, 2019. Disponível em: http://publica.fesppr.br/
index.php/publica/article/view/162. Acesso em: 16 dez. 2021.
VENTURA, K. S.; SUQUISAQUI, A. B. V. Aplicação de ferramentas SWOT e 5W2H para 
análise de consórcios intermunicipais de resíduos sólidos urbanos. Ambiente construído, 
Porto Alegre, v. 20, n. 1, p. 333-349, 2019. Disponível em: https://www.scielo.br/j/ac/a/
PjBPmYbmRGHktMHzFPzfV9t/abstract/?lang=pt. Acesso em: 16 dez. 2021.
https://revistas.pucsp.br/pontoevirgula/article/view/51033
http://35.238.111.86:8080/xmlui/bitstream/handle/123456789/553/Pedrosa_Rafael_Gest%C3%A3o%20da%20Produ%C3%A7%C3%A3o%20em%20Foco%2047.pdf?sequence=1#page=16
http://35.238.111.86:8080/xmlui/bitstream/handle/123456789/553/Pedrosa_Rafael_Gest%C3%A3o%20da%20Produ%C3%A7%C3%A3o%20em%20Foco%2047.pdf?sequence=1#page=16
http://35.238.111.86:8080/xmlui/bitstream/handle/123456789/553/Pedrosa_Rafael_Gest%C3%A3o%20da%20Produ%C3%A7%C3%A3o%20em%20Foco%2047.pdf?sequence=1#page=16
http://publicacoes.unigranrio.edu.br/index.php/raoit/article/view/6679
http://publica.fesppr.br/index.php/publica/article/view/162
http://publica.fesppr.br/index.php/publica/article/view/162
https://www.scielo.br/j/ac/a/PjBPmYbmRGHktMHzFPzfV9t/abstract/?lang=pt
https://www.scielo.br/j/ac/a/PjBPmYbmRGHktMHzFPzfV9t/abstract/?lang=pt
Resolução das atividades
1 O que é o tempo
1. Explique os tipos de recursos que empresas e pessoas utilizam para 
atingir os seus objetivos e diferencie o tempo dos demais recursos.
Para atingir os seus objetivos, empresas e pessoas podem utilizar 
recursos materiais, como a terra, os metais, os elementos químicos, 
o petróleo, as plantas; recursos humanos, como o trabalho, o 
conhecimento, a criatividade, a tecnologia, os relacionamentos, a 
liderança; recursos financeiros, que envolvem o capital necessário ao 
desenvolvimento de atividades; e o tempo, que se difere dos demais 
recursos por ser finito e não renovável.
2. O aumento significativo do teletrabalho nos últimos anos trouxe 
mudanças na gestão do tempo dedicado ao trabalho e à vida 
pessoal. Explique essas transformações.
Com o advento do teletrabalho e seu rápido crescimento, 
principalmente com a Pandemia de Covid-19, os trabalhadores 
tiveram como benefícios a diminuição do tempo de deslocamento 
entre a residência e o trabalho, a possibilidade de fazer as refeições 
em casa e o aumento do tempo livre. Em contrapartida, passou a 
ser mais difícil separar a vida profissional da pessoal. A flexibilidade 
de horário trazida pelo teletrabalho pode embutir, na verdade, uma 
armadilha, na qual o trabalhador realiza as atividades profissionais 
fora dos horários definidos pelo contrato de trabalho. 
3. Explique por que o ócio, na sociedade atual, é muitas vezes visto 
como algo negativo.
Em uma sociedade na qual o trabalho ocupa parte central da vida 
dos indivíduos, momentos de lazer ou não direcionados ao trabalho 
e às relações sociais são interpretados negativamente. O mundo dos 
negócios é caracterizado pelo ritmo acelerado e pela convivência 
fragmentada e, frequentemente, forçada. O ócio é confundido com a 
preguiça e considerado como algo a se evitar.
114 Gestão do tempo e produtividade
2 Gestão do tempo
1. Explique a relação entre gestão do tempo, produtividade, eficiência 
e eficácia.
Os conceitos de gestão do tempo e produtividade estão interligados. 
A produtividade é medida por meio das entradas (recursos) e das 
saídas (resultados de um processo de transformação), sendo o 
tempo um dos recursos mais importantes desse processo. Os 
colaboradores precisam realizar as suas atividades e utilizar os 
recursos de que dispõem com eficiência e eficácia, de modo a atingir 
um nível de desempenho suficiente para agregar valor ao processo 
de transformação. A eficiência é a medida dos resultados obtidos por 
um processo em relação aos recursos utilizados, e a eficácia é obtida 
por meio da comparação entre os resultados obtidos e o objetivo a 
ser alcançado.
2. Estar ocupado o tempo todo significa ser produtivo? Explique a sua 
resposta.
Estar constantemente ocupado e correndo contra o tempo não 
significa, necessariamente, ser produtivo. O excesso de ocupação 
do tempo pode significar exatamente o contrário: que o indivíduo 
não está gerenciando adequadamente o seu tempo. A utilização de 
metodologias de gestão do tempo pode ajudar no gerenciamento 
das atividades a serem realizadas, diminuir a ociosidade e, 
consequentemente, melhorar a produtividade.
3. Na gestão das operações de produção industrial, diversos tipos 
de desperdício podem ser identificados. Relacione os tipos de 
desperdício à gestão do tempo.
Entre os diversos tipos de desperdício identificados nos processos 
produtivos, destaca-se a superprodução, que gera o segundo tipo de 
desperdício, o excesso de estoque, pois são produzidas mais unidades 
de um produto do que é necessário para atender à demanda em 
determinado período. Tanto o desperdício de defeitos como os de 
espera, transporte e de movimentos desnecessários podem ser 
originados em processos mal dimensionados ou incorretamente 
desenhados. Já o desperdício de superprocessamento ocorre 
quando são realizadas atividades repetitivas, excessivas ou que não 
geram benefícios ou valor. Todos esses tipos de desperdício estão 
relacionados à gestão do tempo, pois esse recurso é utilizado em 
todos os processos e as atividades realizadas no contexto profissional 
e no pessoal.
Resolução das atividades 115
3 Gestão da agenda
1. Explique a diferença entreatividades importantes, urgentes e 
circunstanciais.
As atividades importantes são aquelas relacionadas aos objetivos de 
curto, médio ou longo prazos e contam com data definida para serem 
cumpridas. Normalmente são atividades pessoais e intransferíveis. Já 
as atividades urgentes são as que devem ser realizadas imediatamente 
e não podem ser postergadas. Por fim, as atividades circunstanciais 
são as que não estão relacionadas aos objetivos do indivíduo e, 
portanto, não geram resultado positivo considerável.
2. Diferencie os conceitos de distração e interrupção.
A distração pode ser conceituada como o desvio da atenção e do foco 
enquanto uma pessoa está realizando uma atividade, contudo isso 
não a impede totalmente de executar a tarefa. A interrupção, por sua 
vez, é um evento que gera a paralisação completa na realização de 
uma atividade, gerando atrasos e aumentando consideravelmente o 
risco de a tarefa não ser concluída.
3. Uma pessoa com a característica procrastinadora pode mudar a 
sua atitude e se tornar alguém que executa as suas atividades de 
acordo com o planejado? Explique sua resposta.
Sejam quais forem as características e os motivos que levam um 
indivíduo a se tornar um procrastinador, é possível modificar a sua 
postura e atitude e, assim, romper com a estagnação ou a paralisação 
que dificultam a capacidade de agir. Após constatado o problema e 
compreendidos os impactos negativos que a procrastinação traz, é 
possível trabalhar as suas causas e o comportamento da pessoa.
4 Modelos de gestão de tempo
1. Explique por que a técnica pomodoro auxilia no foco e na disciplina 
necessários para gerenciar o tempo.
Ao alternar os momentos de foco total na execução de uma atividade 
com os períodos de descanso, regular e organizadamente, a 
técnica pomodoro possibilita ao indivíduo momentos de descanso 
fundamentais para manter o foco e a criatividade. Assim, a gestão do 
tempo é facilitada, pois desenvolve a atenção e a disciplina.
116 Gestão do tempo e produtividade
2. Descreva quais são os benefícios da utilização da matriz GUT na 
gestão do tempo.
A matriz GUT traz ótimos resultados na gestão do tempo, pois facilita 
a definição sobre quais atividades são prioritárias e devem ser 
realizadas brevemente. A metodologia é de fácil aplicação e pode ser 
associada a tantas outas, como os checklists e a ferramenta 5W2H.
3. Explique a relação entre a organização dos ambientes de trabalho 
e a gestão do tempo.
A relação entre a organização do ambiente de trabalho e a 
produtividade é bastante estudada, tratando-se de tema estabelecido 
na ciência da administração. Entre as diversas ferramentas, a 
metodologia 5S, apesar de não ter sido desenvolvida especificamente 
para a gestão do tempo, mostra a importância da organização dos 
ambientes de trabalho para que os recursos disponíveis, como o 
tempo, possam ser usados de modo mais eficiente e eficaz.
5 Gestão do tempo e qualidade de vida
1. Comente sobre os diferentes perfis de profissionais maduros e 
explique quais são os desafios que cada um deles encontra para se 
manter no mercado de trabalho.
Com o aumento da expectativa de vida, a carreira também passou a 
ocupar mais anos da vida útil das pessoas. Os profissionais maduros, 
que antes se aposentavam mais cedo, atualmente precisam se 
reinventar para continuarem relevantes no mercado de trabalho. 
Entre os tipos de profissionais maduros estão: os frágeis, aqueles que 
executam os trabalhos braçais e estão sendo substituídos ou já foram 
extintos e, por isso, dificilmente serão reabsorvidos pelo mercado; os 
desatualizados, que atuam em profissões atualmente impactadas pelo 
desenvolvimento tecnológico e, por essa razão, precisam desenvolver 
novas competências; por fim, há o expert, que representa aquele que 
desenvolveu a carreira baseando-se no desenvolvimento contínuo de 
competências e está atualizado com o avanço tecnológico.
2. Qual é a relação entre as metodologias de planejamento estratégico 
(desenvolvidas pelas empresas) e o plano de vida e carreira dos 
indivíduos?
Em uma empresa, o planejamento estratégico define os objetivos a 
serem alcançados a longo prazo e que servem de base para os planos de 
Resolução das atividades 117
ação que levarão aos objetivos. No contexto pessoal, o planejamento 
estratégico cumpre o mesmo papel de definição dos objetivos 
que o indivíduo pretende alcançar e serve como base para o 
desenvolvimento do plano de ação a ser cumprido. 
3. Cinco anos é o prazo sugerido para que se cumpram os objetivos 
de carreira. Explique a razão para que os objetivos não sejam 
planejados para a conclusão em períodos mais longos.
Um prazo inferior a cinco anos pode não ser suficiente para desenvolver 
as atividades e competências necessárias ao objetivo, pois algumas 
competências levam diversos anos para o seu aperfeiçoamento, como 
no caso da realização de um curso superior. Já um prazo superior 
a cinco anos pode ser inadequado, porque a rapidez das mudanças 
tecnológicas que impactam o mercado de trabalho, o surgimento de 
uma nova forma de organização do mercado ou mesmo a criação 
de uma nova tecnologia pode alterar completamente o ambiente 
externo no qual a carreira está inserida. 
118 Gestão do tempo e produtividade
GESTÃO DO TEMPO E
PRODUTIVIDADE
Fabiano Caxito
Fabiano Caxito
Gestão do tempo e produtividade
ISBN 978-65-5821-101-3
9 786558 211013
Código Logístico
I000550
	Página em branco
	Página em branco