03. Características das modalidades de compras

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Técnico em logística
Características das modalidades
de compras
Modalidade de compras é a maneira como as empresas,
dentro de seu segmento, realizam as suas compras. Essa
maneira deve gerar uma política que deve ser seguida por
todos os funcionários envolvidos no processo.
Pode-se determinar nessa política, por exemplo, que
determinado cargo na empresa poderá realizar compras sem
autorização do seu superior até um determinado valor. Acima
dele, somente poderão ser feitas com a validação do superior.
As modalidades de compras podem ser definidas quanto
à sua forma. As mais utilizadas pelas empresas são:
Conhecer as características de cada modalidade ajudará
você a compreender melhor as políticas de compras utilizadas
pela empresa em que trabalha e qualificará a sua atuação de
apoio nesse tipo de atividade.
A função de compras não pode mais ser vista como uma
atividade rotineira. Ela deve ser vista como parte do processo
de logística das empresas, devido ao fato de o setor se
relacionar com todas as áreas da organização e influenciar
diretamente as tomadas de decisão.
A área de compras é responsável por adquirir os
materiais e as matérias-primas necessárias para o fluxo
adequado do processo produtivo.
Para que isso ocorra, as empresas precisam dispor de
recursos produtivos, que incluem pessoas, estrutura e verba.
Gerir uma área de compras da melhor maneira possível
significa gerir bem todos esses recursos, e nisso o técnico em
logística tem papel fundamental. Suas ações consistem em
dar todo o apoio necessário aos funcionários e ao gestor,
planejando as aquisições de forma a realizá-las no tempo
correto e na quantidade certa, verificando se recebeu
efetivamente o que foi adquirido e trabalhando o
desenvolvimento de fornecedores.
Vamos tratar agora das diferentes modalidades de
compras.
Compra normal
É a modalidade de compra realizada em condições que
permitirão ao comprador ou ao negociador obter as melhores
vantagens. Segue-se o fluxo de compras normal da empresa,
sem atropelos, ou seja, dentro do planejamento estratégico,
realizado no início do ano pela empresa e chamado de budget
(planejamento orçamentário de compra e venda anual). Se a
empresa pertencer a um grupo (filiais), o plano geralmente é
feito em conjunto, visando à capacidade de barganhar preço.
Compra emergencial
Ocorre por alguma falha no planejamento e requer a
necessidade de suprimir algumas etapas previstas na política
de compras. Como se trata de uma emergência, o objetivo
maior será atender à demanda da produção.
A falha no planejamento pode se dar por diferentes
motivos: se o planejamento inicial e anterior for descumprido
em função de cálculos errados, por exemplo, ou se houver
alguma questão externa, como o aumento das vendas por uma
oportunidade de mercado.
Imagine que uma empresa concorrente fechou e deixou
toda a sua fatia de mercado para outra empresa atender. Outro
caso seria se houvesse um vendaval, o que aumentaria
consideravelmente as vendas de uma empresa que
comercializa telhas, por exemplo. Nesses casos, não haveria
erros de planejamento: trata-se de oportunidades.
Quando se aponta uma questão de falha no
planejamento, sabe-se que pode ter ocorrido algum problema
nos controles de entrada e saída dos itens. Se isso ocorrer, não
se perceberá que determinado item está em falta. Isso pode
ser muito grave, pois pode acarretar uma parada de produção,
por exemplo.
No setor de serviços, poderia ser o caso de pedidos de
compras de material de expediente ou de limpeza fora dos
prazos. De qualquer forma, em uma situação ou outra, esses
procedimentos podem acarretar prejuízos para uma
organização.
Compras por importação
Assim como as demais modalidades de compras, as
compras por importação têm um processo. Nem tudo pode ser
importado, pois existem legislações e regras específicas. É o
caso de pneus, produtos danosos ao meio ambiente, carros
usados e materiais bélicos, entre outros.
Não nos aprofundaremos muito, pois os procedimentos
encontram-se expostos às contínuas modificações de
regulamentos, que compreendem, entre outras, as etapas a
seguir:
Processamento de faturas pro forma
Processamento junto ao Departamento de
Comércio Exterior (Decex) dos documentos
necessários à importação
Compra de câmbio, para pagamento contra carta
de crédito irrevogável
Acompanhamento das ordens de compra
(purchase order) no exterior e solicitação de
averbações de seguro de transporte marítimo e/ou
aéreo
Recebimento da mercadoria em aeroporto ou
porto
Pagamento de direitos alfandegários
Reclamação à seguradora, quando for o caso
Além disso, existem muitos órgãos que controlam bens
que necessitam de licenças. Estes são alguns deles:
 
Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa),
que impõe limitações para controle sanitário,
fiscaliza produtos médicos, entre outras coisas
Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e
Qualidade Industrial (Inmetro)
Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos
Recursos Naturais Renováveis (Ibama)
Por isso, se a sua empresa necessita importar, fique
atento às legislações vigentes. Quando as empresas já têm
esse processo, existe um setor estruturado para cuidar dessas
compras. Esta é uma modalidade com uma série de detalhes
específicos que requerem muita atenção.
Compra local
As compras locais podem ser exercidas na iniciativa
privada e no serviço público. A diferença entre os dois
segmentos é a formalidade do serviço público e a
informalidade da iniciativa privada, apesar de que os
procedimentos praticamente são idênticos.
Isso significa que, se você estiver atuando em uma
empresa pública ou privada e realizar compras dentro do
nosso país, essas compras serão locais.
As compras locais podem ser divididas em compras do
setor público e compras do setor privado.
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Compras para o setor público
Schmidt e Assis (2011) definem as compras públicas
como “o processo através do qual o governo busca obter
serviços, materiais e equipamentos necessários ao seu
funcionamento, atendendo legislação vigentes, bem como
normas. As aquisições e as contratações possuem como
objetivo principal a manutenção e os investimentos
necessários em infraestrutura física, bem como o
fortalecimento das capacidades humanas que, assim,
constituem a base para o desenvolvimento de um país”.
Chama-se licitação o processo em que se administra o
setor de compras ou suprimentos no setor público. Nada
mais é do que um procedimento administrativo que elenca
uma sucessão sequenciada de atos. Esse processo visa a
garantir os princípios regulamentados pelo Estado.
A administração pública só poderá fazer o que determina
a lei, cujos objetivos são:
Obter as melhores propostas
Garantir a igualdade de condições
Atender aos critérios de seleção das cotações,
não sendo permitido estabelecer parcerias
Manter o foco no preço (pois geralmente são
compras volumosas com altos custos)
Percebe-se por essas características que existe uma
dificuldade de garantir um controle de qualidade nos
processos de compras para o setor público,
diferentemente do que ocorre no setor privado.
Há um vídeo que mostra na prática o problema de uma
compra mal planejada pelo setor público da saúde. A
necessidade de uma compra emergencial afeta
diretamente esse setor, que é tão importante. Devendo
haver uma licitação de compra, podem-se gerar problemas
que impactam a vida dos usuários do sistema, pois o
processo é burocrático e lento.
Para ver o vídeo na íntegra, o qual ilustra como a falta de
planejamento pode causar impactos, pesquise no
YouTube por “rede de saúde está sem seringas e DF faz
compra emergencial”. Trata-se de um exemplo que
facilitará o seu entendimento.
Compras para o setor privado
Nas empresas do setor privado, compras é uma função
administrativa. Adquirem-se externamente bens e serviços
com o objetivo de garantir o fluxo de materiais
necessários para queessas organizações possam
cumprir sua missão junto à sociedade na quantidade
certa, com qualidade, com a fonte correta e o preço
adequado.
As compras no setor privado não seguem um modelo
único. Vários são os modelos conceituais e teóricos
adotados pelas empresas.
No quadro a seguir, encontram-se esquematizadas as
principais diferenças existentes entre o sistema de compras
das empresas privadas e a Lei de Licitações, utilizada pelas
empresas públicas. Nele, estão presentes dois termos: just in
time e kanban.
Just in time (JIT) é uma técnica logística em que a
mercadoria e os estoques são pedidos somente no tempo
certo, ou seja, quando se precisa. Kanban é um método de
controle com cartões, em que também, conforme o JIT, os
estoques se movimentam conforme a necessidade.
Parâmetro Compras – Empresasprivadas
Licitação –
públ
Seleção
de
fornecedores
Critério de
seleção
centrado no
fornecedor
Negociação
Possibilidade
de parcerias
Critérios de
seleção com
base no custo
do ciclo de
vida
Crité
sele
cent
prod
Cota
Imp
de p
Crité
sele
bas
Avaliação de
fornecedores
Facilidade de
usar como
critério os
fornecimentos
passados
Dific
usa
crité
forn
pas
Custo do
pedido
Pequenos
custos de
pedidos
(parcerias
fazem tender
a zero)
Gran
de p
cust
vend
forn
Parâmetro Compras Licita
Tamanho do
lote de
compra
Pequenos
lotes de
produtos
Entregas
constantes
(JIT)
Gran
de p
Entr
con
com
regi
preç
pad
Tempo de
reposição
Pequeno
Tendência a
zero com os
sistemas
eletrônicos
Kanban e JIT
Gran
Proc
obe
lógi
cron
Ape
juríd
part
pod
o te
mai
Preço e
concorrência
Concorrência
centrada em
qualidade,
entrega,
serviços,
preços, tempo
de vida do
produto
Con
cent
preç
Especificação
do produto
Especificação
mais flexível
Possibilidade
de
participação
do fornecedor
no projeto do
produto (just
in time)
Modificação
na
especificação
com curva de
aprendizado e
fabricação
Forn
da
esp
form
com
iníci
proc
com
tend
regr
seg
rigo
Parâmetro Compras Licita
Inspeção da
qualidade
Possibilidade
de ser do
próprio
fornecedor,
qualidade
garantida
(JIT)
Inspeção de
recebimento
feita pelo
controle de
qualidade
Dific
trab
qua
gara
Rec
feito
com
Contratos
Longa
duração (JIT)
Flexível na
especificação
do produto
Incorporação
de melhoria
técnica e
qualidade
Modificações
por
negociação
Troca de
informação
técnica
durante o
contrato
Curt
Na p
mai
Esp
form
Dific
para
mel
técn
Dific
troc
info
técn
Controle
sobre a
função
Baixo nível de
formalismo
Controle
genérico
sobre a
função
Alto
form
(tud
doc
Con
cad
Os compradores poderão ser colocados à prova, diante
de propostas, para vencer concorrências, bem como para
tomar decisões quanto a um fornecedor ou outro. As
organizações deverão mostrar a todos os seus funcionários o
comportamento que espera deles. Com isso, os funcionários
saberão qual padrão seguir.
A questão comportamental na área de compras é de
suma importância.
Ética nas aquisições
Para a área de compras, uma determinante também está
envolvida em seus procedimentos: a ética. No intuito de
estabelecer um conjunto de procedimentos éticos a serem
observados pelos profissionais da área, é importante que se
desenvolvam códigos dentro das organizações. Para isso, é
preciso considerar as seguintes questões:
É preciso apresentar um comportamento ético com
relação às negociações. A ética nas compras envolve alguns
pontos importantes:
Há um limite entre o que é legal e moral.
Os interesses da empresa devem estar sempre
acima dos interesses pessoais.
É importante estabelecer um código de conduta
ética para todos setores da empresa, em especial
para os que lidam com fornecedores.
A empresa deve adotar uma conduta para seus
fornecedores, da mesma forma que adota para
seus clientes (política de ambivalência).
É importante se conscientizar da necessidade de
haver reciprocidade.
É preciso estabelecer qual tipo de brindes,
presentes ou lembranças pode ser recebido, em
função de marketing.
Dentro do que é estabelecido em lei, podem-se
determinar punições.
Com relação a comportamentos éticos, é de suma
importância seguir algumas diretrizes dentro das
organizações. Mesmo que a empresa não defina determinados
tópicos, eles devem fazer parte do comportamento dos
funcionários.
Estas são algumas diretrizes no setor de compras:
Desencorajar o recebimento de presentes
Estabelecer valores máximos para receber
benefícios
Auditar os processos e punir excessos
Reunir-se fora da empresa compradora com a
presença de mais de um funcionário
A atribuição das aquisições é essencial para o
departamento de materiais ou suprimentos. Sua finalidade é
suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las
quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as
quantidades corretas. Também verifica se a empresa recebeu
efetivamente o que foi comprado e providencia
armazenamentos.
A gestão de compras é um segmento essencial para o
bom funcionamento das organizações. Se qualificado e
estruturado, garante a permanência delas no mercado e a sua
competitividade.
As atividades de compras afetam os diversos
departamentos dentro da instituição. A gestão de compras
baseia-se na análise, no controle e no acompanhamento de
todo o processo de compras dentro das empresas, bem como
das mudanças e transformações de mercado.