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Unidade 1 Livro Didático Digital Daniel Campelo Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) Diretor Executivo DAVID LIRA STEPHEN BARROS Gerente Editorial CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA Projeto Gráfico TIAGO DA ROCHA Autor DANIEL CAMPELO O AUTOR Daniel Campelo Olá. Meu nome é Daniel Campelo e sou economista mestre em Gestão do Desenvolvimento Local Sustentável e especialista em Metodologia do Ensino a Distância. Possuo experiência técnico- profissional na área de Economia, gestão e mercado há mais de 15 anos. Há 10 anos atuo na docência do Ensino Superior nos cursos de Graduação e Pós-graduação, sendo os últimos cinco anos dedicados à modalidade de Ensino a Distância. Por acreditar no papel transformador da educação e no excelente caminho que abre para uma sociedade mais justa, passei a me dedicar à transmissão de minha experiência profissional e de vida àqueles iniciando em suas profissões. Por isso, fui convidado pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase de muito estudo e trabalho. Conte comigo! ICONOGRÁFICOS Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que: INTRODUÇÃO: para o início do desenvolvimento de uma nova compe- tência; DEFINIÇÃO: houver necessidade de se apresentar um novo conceito; NOTA: quando forem necessários obser- vações ou comple- mentações para o seu conhecimento; IMPORTANTE: as observações escritas tiveram que ser priorizadas para você; EXPLICANDO MELHOR: algo precisa ser melhor explicado ou detalhado; VOCÊ SABIA? curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias; SAIBA MAIS: textos, referências bibliográficas e links para aprofundamen- to do seu conheci- mento; REFLITA: se houver a neces- sidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou discutido sobre; ACESSE: se for preciso aces- sar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast; RESUMINDO: quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últi- mas abordagens; ATIVIDADES: quando alguma atividade de au- toaprendizagem for aplicada; TESTANDO: quando o desen- volvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas; SUMÁRIO Entendendo os conceitos e definições de logística nas organizações ..................................................................................................10 O que é logística? ......................................................................................................................... 10 Funções da operação logística .........................................................................12 A estratégica logística ................................................................................................................14 Aprendendo sobre a gestão da cadeia de suprimentos nas empresas .........................................................................................................18 O gerenciamento da cadeia de suprimentos ............................................................18 Qual a diferença entre GCS e logística? .......................................................................20 Importância do gerenciamento da cadeia de suprimentos ...........................21 Compreendendo os custos inerentes às operações logísticas .........................................................................................................25 Os custos de uma organização .......................................................................................... 25 Estimando os custos de uma atividade ........................................................................29 Técnicas de estimativa de custos ..................................................................30 Análise de custo-benefício de uma atividade ......................................................... 34 Compreendendo os custos de transportes nas operações logísticas ........................................................................................................ 38 Os custos de transportes ........................................................................................................38 Componentes de custos e tempo .....................................................................................41 Tipos de custos de transporte.............................................................................................48 7 UNIDADE 01 Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 8 INTRODUÇÃO A logística é um tema importante quando tratamos da gestão de custos, riscos e perdas. Você já imaginou um gestor logístico que não tenha conhecimento sobre estratégia logística e sobre gerenciamento da cadeia de suprimentos e custos? Um bom profissional deve ter conhecimento de alguns assuntos relevantes dentro de uma organização. E é assim que iremos trabalhar nesta primeira unidade. Inicialmente, iremos estudar sobre logística geral e logística estratégica. Em seguida, iremos entender sobre gerenciamento da cadeia de suprimentos. Estudaremos, ainda, os custos inerentes às operações logísticas e, por fim, nos concentraremos nos custos de transportes. Assim, finalizaremos todo o conteúdo proposto para você nesta primeira unidade. Vamos nessa? Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 9 OBJETIVOS Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 1. Nosso propósito é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes objetivos de aprendizagem até o término desta etapa de estudos: 1. Entender os conceitos e as definições de logística nas organizações. 2. Aprender sobre a gestão da cadeia de suprimentos nas empresas. 3. Compreender os custos inerentes às operações logísticas. 4. Compreender os custos de transportes nas operações de logística. Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento? Ao trabalho! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 10 Entendendo os conceitos e definições de logística nas organizações INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você será capaz de entender os principais conceitos e definições de logística nas organizações. Iremos nos aprofundar nas funções da operação logística, cujo papel é fundamental na gestão de custos de uma organização, e depois abordaremos sua estratégia, um passo adiante no quesito gestão. Por isso, um bom gestor desta área precisa ter conhecimento sobre tais temáticas e ser capaz de colocá-las em prática sempre que requisitado. Compreender bem esses aspectos é relevante no seu conhecimento e em sua profissão. Vamos desbravar esse novo universo em busca de mais conhecimento. Então vamos lá. Avante! O que é logística? Originalmente, a logística desempenhava o papel vital de transportar militares, equipamentos e mercadorias em operações. Embora a logística seja tão importante como sempre o foi nas Forças Armadas, hoje o termo é mais comumente empregado no contexto da movimentação de mercadorias comerciais dentro da cadeia de suprimentos. Figura 1: Logística Fonte: Freepik Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 11 DEFINIÇÃO: Logística é o processo de planejar e executar o transporte e armazenamento eficiente de mercadorias durante todo o curso, do ponto de origem ao ponto de consumo. Seu objetivo é atender aos requisitos do cliente de maneira oportuna e econômica. Como parte do Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (GCS), a logística é o processo de planejamento e execução do transporte de mercadorias dos armazéns para os clientes. NOTA: Dada a importância do gerenciamento da cadeia de suprimentos, dedicaremos nesta unidade um capítulo exclusivo para esta temática! Muitas empresas são especializadas em logística, prestando serviços a fabricantes, varejistas e outras indústrias que apresentam grande necessidade de transporte de mercadorias. Alguns possuem toda a gama de infraestrutura, de aviões a caminhões, incluindo armazéns e softwares,a passo que outros se especializam em uma ou duas funções distintas. Normalmente, grandes varejistas ou fabricantes desempenham por conta própria as principais funções de sua rede logística. A maioria das empresas, no entanto, passa essas funções para empresas fornecedoras de logística terceirizada. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 12 Funções da operação logística As duas principais funções da operação logística são transporte e armazenamento. NOTA: A gestão de transporte se concentra no planejamento, otimização e execução do uso de veículos para movimentar mercadorias entre armazéns, lojas e clientes. O transporte é intermodal e multimodal, podendo incluir variedade de transporte, como hidroviário, aéreo, ferroviário e rodoviário. Logo, não surpreende que o gerenciamento de transporte seja um processo complexo envolvendo o planejamento e a otimização de rotas e cargas de remessa, gerenciamento de pedidos, auditoria e pagamento de frete. Ele também pode se estender ao gerenciamento de pátios, um processo que supervisiona a movimentação de veículos por esses espaços fora das fábricas, armazéns e instalações de distribuição. O gerenciamento de transportes é um aspecto importante, pois o preço, a disponibilidade e a capacidade das transportadoras podem variar bastante. NOTA: Iremos focar nos custos de transportes no fim desta unidade, onde dedicaremos um capítulo específico para abordarmos esta temática tão importante para as operações logísticas. As empresas de logística geralmente usam o software do sistema de gerenciamento de transporte (TMS) para ajudar a atender às demandas da logística relacionada ao transporte. Existem também aplicações específicas, como é o caso dos sistemas de gerenciamento de pátio. Já o armazenamento (ou gerenciamento de armazém), inclui funções como gerenciamento de estoque e atendimento de pedidos Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 13 e, ainda, envolve o gerenciamento da infraestrutura e dos processos do armazém. Exemplo: Em um centro de distribuição, onde os pedidos de mercadorias são recebidos, processados e atendidos (enviados ao cliente), todas as funções do gerenciamento de armazém são realizadas. A maioria das empresas utiliza o software WMS (Warehouse Management System) para gerenciar o fluxo e o armazenamento de mercadorias, bem como para rastrear o estoque. Grande parte dos fornecedores de software de planejamento de recursos empresariais (ERP) oferece módulos TMS e WMS, além de componentes mais especializados para gerenciamento de inventário e outras funções logísticas. O gerenciamento alfandegário (ou gerenciamento global do comércio) é também frequentemente considerado parte da logística, pois a documentação para mostrar conformidade com os regulamentos do governo deve ser processada frequentemente quando as mercadorias atravessam fronteiras nacionais ou entram nos portos de embarque. VOCÊ SABIA? Você sabia que alguns países no mundo já começam a utilizar carros autônomos, isto é, sem motorista? Já imaginou o impacto disso nos custos logísticos? Pois é. A inteligência artificial (IA) e a tecnologia de veículo sem motorista desempenharão um papel importante no que será a logística no futuro. Algumas empresas de logística já utilizam a IA para rastrear melhor os pacotes e prever problemas relacionados ao transporte na cadeia de suprimentos. Enquanto isso, como vimos acima, já se observa que há empresas que fazem uso de veículos autônomos, como empilhadeiras sem motorista, caminhões de entrega e drones. Essa forma de operar provavelmente se tornará mais comum em armazéns e rodovias. Embora a entrega pontual de mercadorias sem danos sempre tenha sido importante em toda a cadeia de suprimentos, tornou-se ainda Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 14 mais crítica nos últimos anos à medida que o comércio passou a realizar a entrega da encomenda, seja doméstica, seja no varejo, no mesmo dia em que o pedido foi feito. Fornecedores, fabricantes, distribuidores e varejistas tiveram que melhorar seus processos logísticos para atender à demanda por entrega mais rápida e mais conveniente de uma variedade maior de mercadorias. Tiveram, ainda, que integrar melhor seus processos e sistemas para melhorar a visibilidade da cadeia de suprimentos. Agora que já sabemos o que é logística e alguns conceitos importantes, vamos além? Chegou a hora de estudarmos estratégia logística, entender o que é essa temática e algumas estratégias importantes para a operação logística de sua empresa. Vamos lá? A estratégica logística Entendemos no tópico anterior a definição de logística e alguns conceitos importantes, porém há muito mais na logística do que apenas tomar decisões táticas sobre transporte e armazenamento. É preciso desenvolver uma estratégia de logística para garantir o alto desempenho da cadeia de suprimentos. Uma estratégia de logística pode ser definida como um conjunto de princípios orientadores, atitudes e forças motrizes que ajudam a coordenar planos, metas e políticas entre diferentes parceiros em qualquer cadeia de suprimentos. Auxilia também a aumentar o desempenho da cadeia de suprimentos, ao mesmo tempo em que melhora seu gerenciamento. A cadeia de suprimentos muda constantemente, o que, por sua vez, afeta a organização logística. Você deve implementar uma estratégia de logística para garantir que possa se adaptar à flexibilidade da cadeia de suprimentos. Uma estratégia de logística permite identificar como as mudanças iminentes afetam a empresa, fazendo com que você possa implementar as alterações organizacionais ou funcionais necessárias para garantir que os níveis de serviço não sejam reduzidos. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 15 Figura 2: Estratégia logística Fonte: Freepik Exemplo: Para tomar decisões estratégicas quanto aos custos, por exemplo, você deve examinar todos os cinco componentes da operação logística para verificar se é possível obter algum benefício potencial de custo. Vamos conhecer cada um desses cinco componentes da operação logística aprender a fazer a verificação tratada no exemplo acima. Transporte: verifique se suas estratégias de transporte atuais ajudam os níveis de serviço ou não. Terceirização: pergunte quais partes de terceirização são usadas na função de logística. Você deve questionar se a contratação de empresa de logística terceirizada melhoraria os níveis de serviço ou não. E se sim, como? Sistemas de logística: seus sistemas de logística atuais oferecem o nível de dados necessário para implementar com sucesso a estratégia de logística? Você precisa de novos sistemas? Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 16 Concorrentes: dê uma olhada no que seus concorrentes estão oferecendo. Verifique se você pode fazer alguma alteração na sua empresa ou quais os serviços aos clientes que podem melhorar significativamente. Revisão da estratégia: examine se todos os seus objetivos logísticos e organizacionais estão alinhados IMPORTANTE: Você deve projetar a estratégia de logística de maneira a conectá-la aos fornecedores, corporações e fabricantes localizados em várias partes do mundo. Você deve ter a tecnologia para vincular todos os envolvidos de uma maneira que ofereça consistência, aprimore a visibilidade e simplifique os processos, criando desse modo as ferramentas para enfrentar os desafios em tempo real. A seguir, vamos ver algumas boas estratégias logísticas que podem ser utilizadas na prática. a. Busque boas soluções: certifique-se de usar soluções que possam ser entregues a todos na cadeia de suprimentos, independentemente de sua localização. Assim, você deve optar por implementar uma solução configurável em vez de uma que seja um modelo “copia e cola” de outras empresas. Você deve encontrar uma solução que possa ser totalmente configurada para várias necessidades de sua cadeiade suprimentos. b. Realize ações apoiadas por fatos: quando você confia nos fatos e tem acesso em tempo real às informações, pode executar ações que ajudam sua empresa a atingir seu potencial máximo com um investimento de tempo mínimo. Evite recorrer aos costumes antigos da empresa se eles forem irrelevantes nos tempos atuais. c. Use dados precisos: quando você tem dados precisos, consegue tomar decisões informadas que podem ajudá-lo a planejar o sucesso futuro. Não tenha medo de usar a inovação para planejar com antecedência. d. Implemente sistemas automatizados: eles oferecem dados precisos sobre quase tudo de que você precisa. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 17 Não deixe de observar essa estratégia, pois caso você a negligencie, isso poderá atrapalhar seus planos para o futuro. e. Adote novas tecnologias: incorpore inovações como tecnologia em nuvem, tecnologia de rastreamento, uso de balanças de caminhão e tecnologia de voz em seus processos logísticos. Fique de olho em novos desenvolvimentos, como a impressão 3D, que podem vir a mudar o jogo no futuro. REFLITA: O futuro da logística é realmente promissor e você deve tomar as medidas necessárias para acompanhá-lo. Certifique-se de tomar decisões de longo prazo de modo que você consiga garantir que a logística realize um papel fundamental de apoio à empresa. Espero que a importância desses conceitos já tenha ficado mais clara para você. Como vimos, o papel do gestor logístico dentro da organização atualmente é cada vez mais abrangente. Agora que estudamos estes temas, vamos avançar na nossa unidade e estudar sobre gestão da cadeia de suprimentos nas empresas. Vamos em frente! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 18 Aprendendo sobre a gestão da cadeia de suprimentos nas empresas INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você será capaz de compreender o funcionamento, a importância e a complexidade do gerenciamento da cadeia de suprimentos. Além disso, você entenderá que logística e gerenciamento da cadeia de suprimentos, embora muitas vezes equivocadamente tratados como sinônimos, não são a mesma coisa. Você sabia que vários gestores desconhecem essas diferenças? Além de ser importante conhecê-las, também se faz necessário aplicá-las nas organizações. Então, irei te conduzir a esse novo mundo de conhecimento: o gerenciamento da cadeia de suprimentos, sua importância e complexidades. Preparado? Vamos lá! O gerenciamento da cadeia de suprimentos Em uma organização, é preciso muitas vezes controlar o fluxo de um determinado produto. Em uma fábrica, por exemplo, é preciso controlar o produto desde sua fabricação até a entrega ao cliente. Para que isso seja feito de forma eficiente, é preciso que haja o gerenciamento da cadeia de suprimentos. Quando falamos de controle, estamos falando de todas as pessoas responsáveis por este papel na organização. Acompanhar todo o processo da cadeia de suprimentos, com atenção às questões logísticas, realizando o monitoramento e controle é fundamental para o sucesso da organização. Mas afinal, o que é gerenciamento da cadeia de suprimentos? Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 19 DEFINIÇÃO: O gerenciamento da cadeia de suprimentos (GCS) é composto por diversas atividades necessárias para planejar, controlar e executar o fluxo de um produto no processo que vai da aquisição de matérias-primas e produção até a distribuição ao cliente final, da maneira mais simplificada e econômica possível. Figura 3: Controle do fluxo Fonte: Freepik O GCS abrange o planejamento e a execução integrados dos processos necessários para otimizar o fluxo de materiais, informações e capital financeiro nas áreas que incluem amplamente o planejamento da demanda, fornecimento, produção, gerenciamento e armazenamento de estoque, transporte e retorno por excesso ou produtos com defeito. Tanto a estratégia de negócios quanto softwares especializados são usados nesses esforços para criar uma vantagem competitiva. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 20 EXPLICANDO MELHOR: O gerenciamento da cadeia de suprimentos é um processo amplo e complexo que depende de cada parceiro, dos fornecedores aos fabricantes, para que funcione de forma positiva. Por esse motivo, o gerenciamento eficaz da cadeia de suprimentos também requer gerenciamento de alterações, colaboração e gerenciamento de riscos para criar alinhamento e comunicação entre todas as organizações. Diante destes elementos, você deve estar se perguntando se o gerenciamento da cadeia de suprimentos e logística são as mesmas coisas. A resposta, como já tratamos anteriormente, é: não! Vamos entender, então, do que tratam esses termos. Qual a diferença entre GCS e logística? Os termos gerenciamento e logística da cadeia de suprimentos são frequentemente confusos ou usados como sinônimos, mas na verdade estamos falando de coisas distintas. Você sabe quais são essas diferenças? Vamos conhecê-las agora! DEFINIÇÃO: A logística é um componente do gerenciamento da cadeia de suprimentos. Ela se concentra em mover um produto ou material da maneira mais eficiente para que ele chegue ao lugar certo, na hora certa. Gerencia atividades como embalagem, transporte, distribuição, armazenamento e entrega. Por outro lado, o GCS envolve uma gama mais ampla de atividades, como fornecimento estratégico de matérias-primas, obtenção dos melhores preços de bens e materiais e coordenação dos esforços de visibilidade da cadeia de suprimentos (VCS) em toda a rede de parceiros dessa cadeia, dentre muitas outras atividades mais. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 21 Figura 4: Movimentação de produtos Fonte: Freepik O gerenciamento da cadeia de suprimentos produz benefícios como novas eficiências, maiores lucros, menores custos e maior colaboração. O GCS permite que as empresas gerenciem melhor a demanda, transportem a quantidade certa de estoque, lidem com interrupções, reduzam os custos ao mínimo e atendam à demanda do cliente da maneira mais eficaz possível. Esses benefícios do GCS são alcançados por meio de estratégias e softwares adequados para ajudar a gerenciar a crescente complexidade das cadeias de suprimentos atuais. Veremos mais sobre a importância da GCS e o papel da utilização de softwares nos próximos tópicos. Vamos nessa! Importância do gerenciamento da cadeia de suprimentos O primeiro ponto importante é que as atividades do GCS podem melhorar o atendimento ao cliente. O gerenciamento eficaz da cadeia de suprimentos tem a capacidade de garantir a satisfação do cliente, Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 22 assegurando que os produtos necessários estejam disponíveis no local e no momento certos. O GCS também pode aumentar a satisfação do cliente, entregando produtos aos consumidores no prazo e fornecendo serviço e suporte rápidos sempre que preciso. Ao aumentar os níveis de satisfação do cliente, as empresas são capazes de criar e melhorar a lealdade do cliente, tornando importante o crescimento no atendimento ao cliente, tanto para o cliente quanto para os negócios. O GCS também oferece uma grande vantagem para as empresas, diminuindo os custos operacionais gerais. As atividades de GCS podem reduzir o custo de compra, o custo de produção e o custo total da cadeia de suprimentos. Ao diminuir os custos operacionais, a GCS também pode melhorar a posição financeira de uma empresa. Figura 5: Gerenciamento dos produtos Fonte: Freepik Exemplo: Os custos reduzidos da cadeia de suprimentos podem elevar significativamente os lucros e o fluxo de caixa de uma empresa. Além disso, o GCS pode diminuir a utilização de grandes ativos fixos, como armazéns e veículos, por exemplo, permitindo que especialistas Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 23 da cadeia de suprimentos redesenhem sua rede para atender e operar adequadamente com cinco armazéns e não maiscom oito, reduzindo o custo de propriedade de três instalações. NOTA: Ainda nesta unidade, iremos focar em alguns conceitos gerais sobre custo e, ao final, vamos estudar os custos de transportes. Demais custos das operações logísticas e da cadeia de suprimentos nós iremos estudar ao longo da disciplina. Para compreendermos melhor a cadeia de suprimentos, vamos inicialmente partir de uma forma mais simplificada. A versão mais básica de uma cadeia de suprimentos inclui uma empresa, seus fornecedores e os clientes desta empresa. A cadeia poderia ser vista assim: produtor, fabricante, distribuidor, varejista e cliente de varejo de matérias-primas. Entendido isso, partimos para uma cadeia de suprimentos mais complexa que inclui vários fornecedores e vários clientes, além de todas as organizações que oferecem os serviços necessários para obter efetivamente os produtos, incluindo fornecedores de logística terceirizados, organizações financeiras, fornecedores de software da cadeia de suprimentos e fornecedores de pesquisa de marketing. Observe que fornecedores de softwares foi destacado no parágrafo anterior, pois é muito importante o papel que ele desempenha no gerenciamento da cadeia de suprimentos. A utilização de recursos tecnológicos é importantíssima no gerenciamento das cadeias de suprimentos modernas, e os fornecedores de sistemas de gestão empresarial (SGE) oferecem módulos focados em áreas significativas. Também existem fornecedores de software comercial que se concentram especificamente na GCS. Algumas áreas importantes a serem observadas incluem: • • .......................Software de planejamento da cadeia de suprimentos para atividades como gerenciamento de demanda. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 24 • Software de execução da cadeia de suprimentos para atividades como operações de fabricação diárias. • Software de visibilidade da cadeia de suprimentos para tarefas como detectar e antecipar riscos e gerenciá-los proativamente. • Software de gerenciamento de inventário para tarefas como rastrear e otimizar níveis de inventário. • Software de gerenciamento de logística e sistemas de gerenciamento de transporte para atividades como gerenciar o transporte de mercadorias, especialmente nas cadeias de suprimentos globais. • Sistemas de gerenciamento de armazém para atividades relacionadas às operações de armazém. Agora que estudamos o gerenciamento da cadeia de suprimentos, sua importância e complexidade, vamos avançar para nosso próximo capítulo. Observe que a gestão logística e da cadeia de suprimentos refere- se a custos. Esse é outro tema importante. Seja de que natureza for a organização, o gestor logístico precisa conhecer os custos envolvidos na operação, bem como os custos inerentes às operações logísticas. Diante disto, estudaremos a partir de agora os custos inerentes às operações logísticas. Vamos em frente! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 25 Compreendendo os custos inerentes às operações logísticas INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você terá compreendido os custos inerentes às operações logísticas. Iremos entender inicialmente os custos de uma organização, como: diretos, indiretos, fixos e variáveis. Avançaremos apresentando quatro técnicas utilizadas para fazer a estimativa de custo. Por fim, estudaremos sobre como fazer a análise custo- benefício de uma operação logística. Esse tema ajudará o gestor em momento anterior a tomar conhecimento dos demais custos específicos da operação logística. E então? Motivado para desenvolver esse novo conhecimento? Vamos lá! Os custos de uma organização Agora, vamos começar a estudar uma temática importante para as empresas e para as operações logísticas. Vamos estudar os custos de uma organização e entender alguns destes associados às operações logísticas. DEFINIÇÃO: Os custos de logística são a soma de todas as despesas realizadas para disponibilizar um bem ou serviço ao mercado, principalmente ao consumidor final. Os custos de transporte continuam sendo um custo dominante, pois representam cerca de metade dos custos logísticos. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 26 NOTA: Estudaremos sobre os custos de transporte no último capítulo desta nossa primeira unidade. Os custos de estoque também são significativos, com uma participação de cerca 20% dos custos totais. Eles incluem os custos de manutenção de bens em estoque (custos de capital, armazenamento, depreciação, seguro, tributação e obsolescência) e são geralmente expressos como uma parcela do valor do estoque. Os custos de mão de obra envolvem o manuseio físico de mercadorias, incluindo tarefas como embalagem e rotulagem. O atendimento ao cliente abrange o recebimento e processamento de pedidos dos clientes. Exemplo: Os distribuidores pagam aluguéis mais altos para aproveitar um local de logística que ofereça uma boa localização, como um terminal intermodal, por exemplo, pois essa estratégia permite reduzir os custos de transporte, além de melhorar a capacidade de resposta e entrega do produto. Mas, antes de continuarmos, é importante avançarmos nos custos logísticos (vamos fazer isso ao longo de toda nossa disciplina). Criaremos uma boa base e entendimento sobre os custos de uma organização. Inicialmente, vamos conhecer os custos mais comuns em uma empresa. Vamos lá! Custos diretos: quaisquer custos diretamente atribuíveis a um trabalho específico. Isso pode incluir os salários pagos a equipe, a taxa de cobrança dos recursos e custos do software e hardware usados em um trabalho. Custos indiretos: são os custos distribuídos em vários trabalhos e não podem ser vinculados a um único trabalho. Esses custos incluem aqueles incorridos em serviços compartilhados, como custo de espaço Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 27 para escritório, impostos pagos pela organização e outros serviços, como secretaria, recepcionista e zelador. Custos variáveis: custos que mudam proporcionalmente à quantidade de tempo e material gastos no trabalho realizado. Custos fixos: custos que não mudam com a linha do tempo ou o progresso de um trabalho realizado. Custos acumulados: os custos cumulativos de uma organização são aqueles incorridos até uma fase ou etapa específica de um trabalho. Ele pode ser medido usando um Índice de Desempenho de Custo, que mede a proporção do valor agregado em relação ao custo real incorrido no trabalho. Conforme descrito acima, todos os custos acumulados até uma determinada fase podem ser chamados de custos cumulativos. Entendido os custos básicos de uma empresa, é importante também que você saiba a importância do orçamento faseado e o controle de custos. Vamos ver o que são esses conceitos agora! DEFINIÇÃO: Um orçamento faseado no tempo inclui os custos incorridos em cada intervalo ou etapa de uma atividade. Os marcos para esse trabalho seriam requisitos, design, codificação, teste e implementação. O orçamento para ele seria os custos em cada etapa da atividade. O orçamento geral da atividade deve ter todos os componentes dos custos incluídos, como custos diretos e indiretos, custos fixos e variáveis, dentre outros, juntamente com o custo em cada fase ou etapa da atividade. A variação de custo deve ser medida usando a técnica de valor agregado. Essa técnica permite ao gerente avaliar a conclusão da atividade em cada etapa, de acordo com o custo incorrido e o valor Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 28 acumulado até então. A variação entre essas duas medidas fornece uma estimativa precisa da condição em que uma determinada atividade está. DEFINIÇÃO: O plano de gerenciamento de custos deve incluir o plano para controle dos custos da atividade. Deve haver uma medida dos custos envolvidos e suas variações rastreadas, caso existam. Qualquer variação no orçamento deve ser controlada pelo controle do impacto dasalterações de custo. Figura 6 Controle da atividade Fonte: Freepik Além disso, o controle de custos pode ser feito na área de custos indiretos e despesas gerais e administrativas. Agora que entendemos os custos inerentes às operações logísticas, o orçamento faseado e o controle dos custos, vamos estudar sobre como estimar os custos de uma atividade. Vamos lá! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 29 Estimando os custos de uma atividade DEFINIÇÃO: A estimativa de custos é um processo importante na gestão de uma atividade. Você pode usá-la para muitos propósitos, como, por exemplo, se uma organização quiser saber o custo correto ao fazer um lance para receber recursos de investidores para uma determinada atividade. O gestor deve estar atento, pois pode ser necessário usar o processo de estimativa de custos no meio de uma atividade, no caso de grandes mudanças, e pode ser repetido a qualquer momento quando houver necessidade. Mas afinal, objetivamente, o que é estimativa de custos? A estimativa de custos é o processo de previsão do custo de uma atividade com um planejamento de execução previamente definido. EXPLICANDO MELHOR: A estimativa de custo é a soma de elementos de custo individuais, usando métodos estabelecidos e dados válidos para estimar os custos futuros de uma atividade com base no que é conhecido hoje. Figura 7: Estimativa de custo Fonte: Freepik Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 30 Em um primeiro momento, você pode achar o processo difícil, mas há várias técnicas para realizar essa tarefa. Depois de entendê-las, você poderá estimar os custos de uma atividade facilmente. Vamos estudar algumas ferramentas que auxiliam os envolvidos em uma atividade dentro da organização a fazerem as estimativas de custos. Vamos lá! Técnicas de estimativa de custos Como vimos, o custo de uma atividade deve incluir os recursos e a reserva de contingência. Para calcular os custos de recursos de uma atividade, você pode usar quatro técnicas principais: • Estimativa análoga. • Estimativa paramétrica. • Estimativa de três pontos. • Estimativa de baixo para cima. Dentre todas, a estimativa análoga é a menos precisa e a estimativa de baixo para cima é a mais precisa. Há uma diferença entre a estimativa de custos e o processo de duração estimado de uma atividade. Contudo, ambos usam as mesmas ferramentas para estimativa. Um é destinado ao dinheiro disponível para gastar e o outro é destinado ao tempo gasto. Vamos estudar melhor cada uma das quatro técnicas! Estimativa análoga Você pode usar essa técnica quando há informações limitadas disponíveis da atividade. Essa técnica não fornece uma estimativa confiável, seus benefícios são um resultado rápido com menos esforço. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 31 IMPORTANTE: Aqui, você estima o custo de uma atividade comparando-o com qualquer atividade semelhante no passado. Você analisará os registros históricos da organização. Em seguida, você usará seu julgamento especializado para encontrar a estimativa de custo da sua atividade. Se sua organização concluiu muitas atividades semelhantes, você selecionará a mais parecida com a sua, traçará um paralelo entre as atividades atuais e as anteriores e fará ajustes para obter o custo estimado da atividade. A estimativa pode ser precisa se a semelhança for alta e os estimadores forem especialistas. A estimativa análoga também é conhecida como estimativa de cima para baixo. Pontos importantes desta técnica: • É mais rápida, mas menos precisa. • Essa técnica é útil quando você tem menos detalhes. Estimativa paramétrica Como a estimativa análoga, a estimativa paramétrica usa dados históricos para calcular o custo, porém, ela usa dados estatísticos. Ela pega variáveis de atividades semelhantes e as aplica à atividade atual. Exemplo: Por exemplo, você pode obter o custo do concreto por metro cúbico de suas construções anteriores, encontrar a quantidade de Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 32 concreto do projeto atual e as multiplicar pela média do custo encontrado. Isso fornecerá o custo total do concreto para a sua nova construção. Da mesma forma, você pode calcular o custo de outros parâmetros: recursos humanos, materiais, transporte, equipamentos, dentre outros. A estimativa paramétrica é mais precisa que a estimativa análoga. Pontos importantes desta técnica: • Usa o relacionamento estatístico entre dados históricos e variáveis. • Essa técnica é mais precisa que a estimativa análoga. Estimativa de três pontos Essa técnica ajuda a reduzir vieses e incertezas ao estimar suposições. Aqui, você determina três estimativas, em vez de uma, e calcula a média delas para reduzir as incertezas, riscos e preconceitos. Duas distribuições comumente usam estimativas de três pontos: beta e triangular. O PERT (Técnica de Avaliação e Revisão de Programas) é baseado na distribuição beta. A fórmula de estimativa PERT é: Ce = (Co + 4Cm + Cp) / 6 Onde: Ce = Custo Esperado Cm = Custo mais provável. Considera um caso típico em que tudo acontece normalmente. Cp = Custo pessimista, no qual quase tudo dá errado. Co = Custo otimista, no qual tudo corre melhor do que se supõe. Já a fórmula da estimativa triangular é: Ce = (Co + Cm + Cp) / 3 Essa técnica minimiza as visualizações tendenciosas dos dados. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 33 Pontos importantes desta técnica: • Reduz o viés, o risco e a incerteza da estimativa. • Técnica mais precisa do que as técnicas de estimativa análogas e paramétricas. Estimativa de baixo para cima A estimativa de baixo para cima também é chamada de “técnica definitiva”. Essa é a técnica mais precisa, porém mais demorada e cara. Aqui, você calculará o custo de cada atividade isoladamente com o mais alto nível de detalhe e os agrupará para calcular o custo total da atividade. EXPLICANDO MELHOR: Simplificando, você dividirá o trabalho em seus menores componentes. Em seguida, você estimará o custo de cada componente e o agregará para obter o cálculo de custo da atividade. Pontos importantes desta técnica: • É mais precisa e fornece resultados confiáveis. • Você pode usá-la quando tiver todos os detalhes da atividade. • Essa técnica é cara e consome tempo. A estimativa de custos é um processo interativo. Pode ser repetido em diferentes estágios de uma atividade, conforme definido no plano de gerenciamento de custos. Esse processo ajuda a estabelecer a linha de base dos custos. É importante observar que quanto mais preciso o método, mais caro e demorado ele se torna. Você poderá usar a técnica de estimativa mais adequada à sua situação, porém, tenha em mente que nem sempre é aconselhável usar estimativas de baixo para cima quando você tem pouco tempo ou recursos. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 34 IMPORTANTE: A estimativa de custo é um processo importante, pois o sucesso de uma atividade depende disso. Se você obtiver uma determinada atividade com uma estimativa equivocada, precisará concluir a atividade do próprio bolso. Isso é ruim para você e afeta a credibilidade da sua organização. Agora que entendemos como realizar a estimativa de custos de uma atividade, vamos para o último tópico deste capítulo, no qual estudaremos como fazer uma análise de custo-benefício de uma atividade. Vamos em frente! Análise de custo-benefício de uma atividade Este tópico vai te oferecer orientações para realizar análises de custo-benefício de uma atividade. Assim, estudaremos alguns temas importantes, tais como: • Informações básicas sobre a análise de custo-benefício e como ele pode se encaixar no processo de desenvolvimento de uma atividade. • Discussão de termos e princípios econômicos. • Revisão de etapas relevantes na realização de uma análise de custo- benefício para uma atividade. • Conselhos sobre o uso de resultados de custo-benefício. Cabe destacarque a análise de custo-benefício não é a mesma coisa que análise de viabilidade econômica e financeira (embora a Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 35 análise custo-benefício componha a análise de viabilidade econômica e financeira). Vamos entender o que é a análise de custo-benefício a seguir. Vamos lá! O que é uma análise custo-benefício? DEFINIÇÃO: Uma análise de custo-benefício é uma avaliação sistemática das vantagens econômicas (benefícios) e desvantagens (custos) de um conjunto de alternativas de investimento. Normalmente, um “caso base” é comparado a uma ou mais alternativas (que apresentam algumas melhorias significativas em comparação ao caso base). EXPLICANDO MELHOR: A análise avalia diferenças incrementais entre o caso base e as alternativas. Em outras palavras, uma análise de custo- benefício tenta responder à pergunta: quais benefícios adicionais resultarão se essa alternativa for adotada e quais custos adicionais são necessários para trazê-la? Figura 8: A análise custo-benefício Fonte: Freepik Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 36 O objetivo de uma análise de custo-benefício é traduzir os efeitos de um investimento em termos monetários e contabilizar o fato de que os benefícios geralmente se acumulam por um longo período, enquanto os custos de capital incorrem principalmente nos anos iniciais. Exemplo: Se formos analisar os custos de transporte que podem ser monetizados, encontraremos, dentre outros: custos de tempo de viagem, custos de operação de veículos, custos de segurança, custos de manutenção em andamento e valor restante de capital (uma combinação de gasto de capital e valor residual). Para alguns tipos de atividades, desvios na rota, os tempos de viagem e a segurança podem melhorar, mas os custos operacionais podem aumentar devido a distâncias maiores. Uma análise de custo- benefício bem realizada indicaria se o tempo de viagem e a economia de segurança excedem os custos da atividade e os custos operacionais a longo prazo. As análises de custo-benefício são usadas como ferramenta pelos gerentes para ajudar a avaliar conceitos preliminares durante os primeiros estudos de planejamento, para avaliar alternativas e selecionar um caminho preferido para a realização da atividade. RESUMINDO: Uma análise de custo-benefício fornece uma medida monetária da conveniência econômica relativa às alternativas de uma atividade, mas os tomadores de decisão geralmente pesam os resultados em relação a outros efeitos e impactos não monetizados de uma atividade. Os resultados de uma análise de custo-benefício, juntamente com todas as informações relevantes de uma atividade, podem ser usados para avaliar os efeitos e os impactos monetizados e não monetizados de alternativas quando uma decisão precisa ser tomada. Embora a análise de custo-benefício sempre tente responder à pergunta: “Do ponto de vista econômico, os benefícios valem o investimento?”, esta pergunta é feita de diferentes maneiras e em Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 37 diferentes pontos do processo de desenvolvimento de uma atividade, conforme observamos abaixo: Planejamento da atividade: Do ponto de vista econômico, os benefícios de uma nova construção, por exemplo, valem os custos da atividade, em comparação com o sistema atual? Atividade e estudo ambiental: Do ponto de vista econômico, os benefícios do local “A” valem os custos da atividade? Como a localização “A” se compara a “B” ou “C”? Planejamento da construção: Do ponto de vista econômico, os benefícios de fechar algumas ou todas as faixas de uma estrada, por exemplo, durante a construção valem o atraso no tráfego e os custos de desvio, em comparação com a manutenção de algumas faixas abertas? Em princípio, uma análise ideal de custo-benefício projetaria e avaliaria todas as possibilidades, mas isso não é possível nem prático, pois envolveria grandes incertezas. Então, é preciso focar em um elemento e observar se a relação custo-benefício é positiva. Agora que entendemos melhor os custos inerentes às operações logísticas, vamos estudar o custo que tem o maior impacto no custo total de logística: o custo de transportes. Este é o primeiro custo de tantos outros que iremos estudar ao longo da nossa disciplina. Por se tratar do custo mais relevante, iremos tratar dele logo agora em nossa primeira unidade (antes mesmo de abordarmos a gestão de riscos e perdas). Vamos lá! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 38 Compreendendo os custos de transportes nas operações logísticas INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você será capaz de compreender quais são os custos de transportes nas operações logísticas, além de saber quais são os componentes dos custos de transportes e seus principais tipos. Você deseja que a sua organização supere seus concorrentes com preços mais competitivos economizando nas operações logísticas? Então, entender estes conceitos é fundamental. Você sabe, por exemplo, a diferença entre custos de linha e custos de capital? Vamos abordar todas essas temáticas para que você entenda claramente a diferença entre os principais tipos de custos. Estarei aqui com você para te passar todo esse conhecimento. E então? Motivado para nosso último capítulo? Então vamos lá. Avante! Os custos de transportes Quando falamos de custos de transporte, inerentemente associamos aos custos do transporte de mercadoria. Mas devemos nos atentar que os custos de transportes envolvem pessoas e organizações. Assim, é necessário considerar também o transporte de passageiros. Antes de focarmos nos custos de transportes voltados às mercadorias (logística), vamos entender melhor os custos de transporte de forma geral. Os sistemas de transporte possuem alguns elementos capazes de aumentar sua capacidade e reduzir custos de mobilidade. Todos os usuários (por exemplo, indivíduos, empresas, instituições, governos, dentre outros) devem observar tais custos, seja na mobilidade de passageiros, seja no transporte de mercadorias. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 39 IMPORTANTE: Os custos de transporte de mercadoria devem ser observados sempre, tendo em vista que suprimentos, sistemas de distribuição, tarifas, salários, localizações, técnicas de marketing e custos de combustível estão constantemente mudando. Também há outros custos envolvidos na coleta de informações, negociação e cumprimento de contratos e transações, que costumam ser chamados de custo dos negócios. O comércio também envolve custos de transação que todos os agentes tentam reduzir, uma vez que os custos de transação representam uma parcela crescente dos recursos consumidos pela economia. Figura 9: Análise dos custos de transporte Fonte: Freepik De forma frequente, as empresas e indivíduos devem tomar decisões sobre como encaminhar passageiros ou mercadorias através do sistema de transporte. Para o frete e a produção de bens leves e de alto Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 40 valor de consumo, como eletrônicos, as empresas têm se dedicado cada vez mais a escolher o local de produção e de distribuição. Geralmente, os custos de transporte representam mais de 10% do custo total de um produto. Essa parcela também se aplica de forma aproximada ao transporte de pessoas, no qual as famílias gastam cerca de 10% de sua renda em transporte, incluindo a propriedade de automóveis, que possui uma estrutura de custos complexa. Assim, a escolha de um modo de transporte para passageiros e mercadorias entre origens e destinos tem se tornado cada vez mais importante e dependente de vários fatores, como a natureza das mercadorias, as infraestruturas disponíveis, as origens e os destinos, a tecnologia e, particularmente, suas respectivas distâncias. Juntos, eles definem os custos de transporte. DEFINIÇÃO: Os custos de transporte são os custos assumidos internamente pelos prestadores de serviçosde transporte. São apresentados como custos fixos (infraestrutura) e variáveis (operacionais), dependendo de uma diversidade de condições relacionadas à geografia, infraestrutura, barreiras administrativas, energia e como são transportados passageiros e carga. Como já vimos, os custos de transporte têm impactos significativos na estrutura das atividades econômicas e no comércio internacional. Estudos apontam que um aumento de tais custos em 10% reduziria os volumes de comércio em mais de 20% e que a qualidade geral da infraestrutura de transporte pode ser responsável por metade da variação nos custos de transporte. Em um ambiente competitivo em que o transporte é um serviço que pode ser cotado, os custos de transporte são influenciados pelas respectivas taxas das empresas que realizam esse serviço, sem contar a parte dos custos de transporte cobrada dos usuários, chamadas de tarifas. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 41 DEFINIÇÃO: As tarifas compõem o preço dos serviços de transporte pagos por seus usuários. Eles são o custo monetário negociado para mover um passageiro ou uma unidade de carga entre uma origem e um destino específicos. As tarifas geralmente são visíveis para os consumidores, pois os prestadores de serviços de transporte devem fornecer essas informações para garantir transações. Eles podem não necessariamente expressar os custos reais de transporte. A diferença entre custos e taxas resulta em perda ou lucro do provedor de serviços. Considerando os componentes dos custos de transporte discutidos anteriormente, a definição de taxas é uma tarefa complexa, sujeita a alterações constantes. Para transporte de carga e muitas formas de transporte de passageiros (por exemplo, transporte aéreo), as tarifas estão sujeitas a uma pressão competitiva. Isso significa que a taxa será ajustada de acordo com as complexas interações entre oferta e demanda. Eles refletem os custos diretamente envolvidos no envio (custo do serviço) ou são determinados pelo valor da mercadoria (valor do serviço). Como muitos atores envolvidos no transporte de cargas são privados, as taxas tendem a variar, geralmente de forma significativa, mas a lucratividade é fundamental. Componentes de custos e tempo O transporte apresenta formas particulares de custos e nível de serviços, o que resulta em diferenças substanciais em todo o mundo. O preço de um serviço de transporte não inclui apenas os custos monetários diretos ao usuário, mas também inclui custos de tempo e Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 42 custos relacionados a possíveis ineficiências, desconfortos e riscos (por exemplo, atrasos inesperados). No entanto, os atores econômicos geralmente baseiam sua escolha considerando apenas parte do preço total do transporte. Exemplo: Por exemplo, os motoristas são influenciados por custos marginais de curto prazo. Eles podem reduzir o preço de uma viagem específica de carro para apenas os valores gastos com combustível, excluindo assim custos fixos como depreciação, seguro e imposto sobre veículos. Figura 10: Análise de custos e serviços Fonte: Freepik Muitos remetentes ou transitários são guiados principalmente por custos diretos ao considerar o fator preço na escolha do melhor modal que irá utilizar. O foco restrito nos custos diretos é, de certa forma, atribuído ao fato de que os custos de tempo e custos relacionados a possíveis Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 43 ineficiências são mais difíceis de calcular e, geralmente, só podem ser totalmente avaliados após a chegada da carga. Existem condições significativas que afetam os custos de transporte e, portanto, as taxas de transporte. Vejamos cada uma delas: a. Distância e tempo Os impactos da geografia envolvem principalmente distância e acessibilidade. A distância é geralmente a condição mais básica que afeta os custos de transporte. Quanto mais difícil é converter espaço por um custo, mais importante é a relação com a distância, podendo ser expressa em termos de duração, tempo, custos econômicos ou quantidade de energia utilizada. Esses elementos variam muito de acordo com o tipo de modo de transporte envolvido e a eficiência de rotas de transporte específicas. Os países sem litoral tendem a ter custos de transporte mais altos, geralmente o dobro, pois não têm acesso direto ao transporte marítimo. O impacto da geografia na estrutura de custos pode ser expandido para incluir várias zonas tarifárias, como uma para local, outra para o país e outra para exportação. O componente de tempo de transporte também é uma consideração importante, pois está associado ao fator de serviço do transporte. Eles incluem o tempo de transporte, o tempo do pedido, a pontualidade e a frequência. Exemplo: Por exemplo, uma empresa de transporte marítimo pode oferecer um serviço de transporte de contêineres entre vários portos da América do Sul e do Pacífico. Indo para o Pacífico, para garantir a vaga do navio, o remetente deve ligar com pelo menos cinco dias de antecedência (hora do pedido). Pode levar 12 dias para chegar ao destino (tempo de transporte) e a ancoragem é feita a cada dois dias (frequência). Para um terminal portuário específico, um navio pode ter um atraso médio de seis horas (pontualidade). Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 44 b. Tipo de produto Muitos produtos requerem embalagem, manuseio especial, são volumosos ou perecíveis. Os custos de seguro também devem ser considerados e geralmente são uma função da relação valor e peso e do risco associado ao movimento. Exemplo: O carvão é obviamente uma mercadoria que é mais fácil de transportar do que frutas ou flores frescas, pois demanda instalações de armazenamento rudimentares e pode ser transbordado usando equipamento também rudimentar. Como tal, diferentes setores econômicos incorrem em custos de transporte diferentes, pois cada um possui sua própria intensidade de transporte. Com transporte por contêiner, o tipo de produto tem pouco custo de transporte, pois as taxas são definidas por contêiner, embora os produtos ainda precisem ser carregados ou descarregados deste. Para os passageiros, conforto e comodidades devem ser fornecidos, especialmente quando se fala de viagens de longa distância. Essas comodidades têm um custo, mas também podem ser uma fonte de receita. c. Economias de escala e energia Quanto maiores as quantidades transportadas, menor o custo unitário de transporte. Economias de escala ou as possibilidades de aplicá-las são particularmente adequadas para produtos a granel, como energia (carvão, petróleo etc.), minerais e grãos, se forem transportados em grandes quantidades. Uma tendência semelhante também se aplica ao transporte de contêineres, utilizando contêineres maiores, envolvendo custos unitários Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 45 mais baixos. Para o transporte de passageiros, economias de escala são consideráveis para os sistemas de transporte público. No entanto, eles são limitados pela demanda, pois a unidade de transporte de tamanho máximo que pode ser atribuída em uma rota não pode exceder a demanda disponível sem prejudicar sua lucratividade. As atividades de transporte são grandes consumidores de energia, especialmente petróleo. Cerca de 60% de todo o consumo global de petróleo é atribuído a atividades de transporte. O transporte normalmente representa cerca de 25% de todo o consumo de energia de uma economia. Os custos de vários tipos de transporte intensivos em energia, como o transporte marítimo e aéreo, são particularmente suscetíveis a flutuações nos preços da energia, uma vez que a energia é responsável por quase metade de seus custos operacionais. d. Backhauls vazios DEFINIÇÃO: Backhaul é uma palavra de origem inglesa que significa a volta para o ponto de partida. Muitas interações de transporte envolvem backhauls vazios,pois é incomum ter uma combinação perfeita entre uma viagem de entrada e uma de volta. Os padrões de deslocamento envolvem fluxos desequilibrados e viagens de retorno vazias. Para o comércio internacional, os desequilíbrios entre importações e exportações têm impactos nos custos de transporte. Esse é especialmente o caso do transporte de contêineres, pois os desequilíbrios comerciais implicam o reposicionamento de contêineres Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 46 vazios que devem ser levados em consideração no custo total do transporte. Consequentemente, se uma balança comercial for bastante negativa (mais importações do que exportações), os custos de transporte para importações tendem a ser mais altos do que para as exportações. Desequilíbrios significativos nas taxas de transportes surgiram ao longo das principais rotas comerciais. A mesma condição se aplica nos níveis nacional e local, onde os fluxos de frete geralmente são unidirecionais, implicando movimentos de retorno vazios. e. Infraestruturas e modais A eficiência e a capacidade dos modais e terminais de transporte têm um impacto direto nos custos de transporte. As infraestruturas precárias implicam custos de transporte mais altos, atrasos e consequências econômicas negativas. Sistemas de transporte mais desenvolvidos tendem a ter custos de transporte mais baixos, pois são mais confiáveis, conectados e podem lidar com mais movimentos. Diferentes modais são caracterizados por diferentes custos de transporte, uma vez que cada um possui suas próprias limitações de capacidade e condições operacionais. Um aspecto central diz respeito à adequação dos modais de acordo com a distância envolvida e a natureza do que está sendo carregado. EXPLICANDO MELHOR: Quando dois ou mais modais competem diretamente pelo mesmo mercado, o resultado geralmente resulta em custos de transporte mais baixos e no desenvolvimento de nichos. O transporte em contêineres permitiu uma redução significativa nas taxas de transporte de carga em todo o mundo, permitindo que unidades de transporte (contêineres) relativamente pequenas fossem transportadas em cargas massificadas. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 47 f. Concorrência, regulamentação e subsídios Referem-se ao complexo ambiente competitivo e regulatório em que o transporte ocorre. Os serviços de transporte que ocorrem em segmentos altamente competitivos tendem a ter um custo mais baixo do que em segmentos com concorrência limitada (oligopólio ou monopólio). A concorrência internacional favoreceu a concentração em muitos segmentos da indústria de transporte, mais notadamente nos modos marítimo e aéreo. Regulamentos, como tarifas, leis de cabotagem, mão de obra, segurança e proteção impõem custos adicionais de transporte, principalmente nas economias em desenvolvimento. IMPORTANTE: Se é caro desenvolver e manter uma infraestrutura, esse custo deve ser refletido nas tarifas para cobrir a amortização do ativo. As estradas publicamente disponíveis são uma forma de subsídio cruzado, pois oferecem infraestrutura gratuita aos usuários. Ainda assim, o gratuito pode ser enganoso, uma vez que as vendas são impostas sobre combustíveis pagos pelos usuários e esses fundos são usados para construção e manutenção de infraestrutura. Se um governo ou empresa utiliza outros setores de suas atividades para subsidiar os custos totais de uma infraestrutura de transporte, esse subsídio cruzado está afetando seus custos. Impostos e pedágios são comumente usados para subsidiar o transporte público. g. Sobretaxas, impostos e pedágios DEFINIÇÃO: As sobretaxas referem-se a uma série de taxas, geralmente definidas de maneira arbitrária, para refletir condições temporárias que podem impactar nos custos assumidos pelo transportador. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 48 Também ocorrem quando as tarifas são reguladas, deixando o operador a encontrar fontes alternativas de receita. Os mais comuns são sobretaxas de combustível, taxas de segurança, prêmios de risco geopolítico e taxas adicionais de bagagem. O setor de transporte de passageiros, principalmente as companhias aéreas, tornou-se dependente de uma ampla variedade de sobretaxas como fonte de receita para as operadoras. O gerenciamento de rendimento é outra forma de sobretaxa em que um provedor de serviços de transporte altera sua taxa de acordo com as flutuações na demanda. As atividades de transporte geralmente são tributadas, como impostos sobre vendas de veículos e taxas de registro. Os impostos sobre combustíveis são a forma mais significativa de tributação cobrada pelos governos, com receitas geralmente usadas para cobrir os custos de manutenção e investimento em infraestrutura. Agora que já sabemos algumas condições significativas que afetam os custos de transporte e, consequentemente, as taxas de transporte, vamos focar nosso estudo a partir de agora nos tipos de custos de transporte e finalizar nossa primeira unidade. Vamos em frente! Tipos de custos de transporte A mobilidade é influenciada pelos custos de transporte. Há evidências para o uso de veículos de passageiros que reforçam a relação entre a quilometragem anual do veículo e os custos de combustível, implicando que, quanto maior o custo do combustível, menor a quilometragem. No nível internacional, a duplicação dos custos de transporte pode reduzir os fluxos comerciais em mais de 80%. Quanto mais acessível a mobilidade, mais frequentes são os movimentos e mais prováveis serão os deslocamentos de maiores distâncias. As evidências também destacam que os custos de transporte tendem a ser mais altos nos estágios iniciais ou finais de um movimento. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 49 Uma grande variedade de custos de transporte pode ser considerada, sendo algumas delas: • Custos de terminais: Custos relacionados ao carregamento, transbordo e descarregamento. IMPORTANTE: Dois grandes custos terminais podem ser considerados: carregamento e descarregamento na origem e destino. Para terminais de transporte complexos, como portos e aeroportos, os custos dos terminais podem envolver uma ampla variedade de componentes, incluindo taxas de docas, taxas de manuseio e taxas de pilotagem/controle de tráfego. Figura 11: Custos de terminais Fonte: Freepik • Custos de linha: Custos em função da distância pela qual uma unidade de carga ou passageiro é transportada. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 50 O peso também é uma função de custo quando o frete está envolvido. Eles incluem mão de obra e combustível e geralmente excluem custos de transbordo. • Custos de capital: Custos aplicáveis aos ativos físicos do transporte, principalmente infraestruturas, terminais e veículos. Eles incluem a compra ou o aprimoramento importante de ativos fixos, que geralmente pode ser um evento único que pode ser amortizado por várias décadas. Como os ativos físicos tendem a se depreciar com o tempo, são necessários investimentos regulares de capital para manutenção. Os fornecedores de transporte tomam uma variedade de decisões com base em sua estrutura de custos, em função de todos os tipos de custos de transporte acima. Para simplificar as transações e identificar claramente as respectivas responsabilidades, foram definidos termos específicos de transporte comercial. Embora a taxa de transporte tenha um papel importante na escolha do modal, as empresas que usam serviços de transporte de mercadorias nem sempre são motivadas por noções de minimização de custos. Elas geralmente estão satisfeitas quando os custos de transporte estão abaixo de um certo limite, combinado com requisitos específicos em relação à confiabilidade, frequência e outros atributos de serviço. Tais complexidades tornam mais difícil avaliar claramente o papel das taxas de transporte no comportamento dos usuários. O papeldas empresas de transporte aumentou sensivelmente no contexto geral da geografia comercial global. Empresas de transporte marítimo, transportadoras aéreas e prestadores de serviços de logística tornaram-se empresas multinacionais. No entanto, a natureza dessa função está mudando como resultado de uma redução geral dos custos de transporte, mais do aumento Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 51 dos custos de infraestrutura, principalmente devido a maiores fluxos e competição por terra. Embora os custos operacionais sejam altos para o transporte aéreo, os custos terminais são significativos para o transporte marítimo. As relações entre operadores de terminais e transportadoras tornaram-se cruciais, principalmente no tráfego em contêiner. Isso é necessário para superar as restrições físicas e de tempo do transbordo, principalmente nos portos. Agora que terminamos este grande aprendizado acerca da logística, GCS e custos de transporte, finalizamos todo o conteúdo de nossa primeira unidade. Viu como os assuntos abordados nesta unidade, embora possuam algum grau de complexidade, são de fácil aprendizagem? É importante que você tenha compreendido todo o assunto desta primeira unidade, pois ela é a base para o que iremos tratar de agora em diante. Nossa disciplina é estruturada para construirmos passo a passo o conhecimento, daí a importância de ter compreendido tudo claramente. Na próxima unidade nos aprofundaremos sobre gestão de materiais, cadeia de valor e gestão de riscos. Estou aqui para abordar de forma eficiente todos os conteúdos e espero que ao final da disciplina você tenha adquirido conhecimento suficiente sobre as temáticas. Tenho certeza de que isso fará grande diferença na sua vida profissional. Bom estudo! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 52 REFERÊNCIAS ALVARENGA, Antônio Carlos. Logística aplicada: suprimentos e distribuição. 3ª Edição. São Paulo: Edgard Blücher, 2000. BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos logística empresarial. 5ª Edição. Porto Alegre: Bookman, 2006. Ronald H. Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 2013. DUANE, Ireland. Administração estratégica. São Paulo: Cengage, 2014. MARTINS, Elizeu. Contabilidade de custos. 10. ed. São Paulo: Atlas, 2010. VICECONTI, Paulo. NEVES, Silvério das. Contabilidade de custos: um enfoque direto e objetivo. 11. ed. São Paulo: Saraiva, 2013. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) Daniel Campelo Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) Unidade 2 Livro Didático Digital Daniel Campelo Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) Diretor Executivo DAVID LIRA STEPHEN BARROS Gerente Editorial CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA Projeto Gráfico TIAGO DA ROCHA Autor DANIEL CAMPELO O AUTOR Daniel Campelo Olá. Meu nome é Daniel Campelo e sou economista mestre em Gestão do Desenvolvimento Local Sustentável e especialista em Metodologia do Ensino a Distância. Possuo experiência técnico- profissional na área de economia, gestão e mercado há mais de 15 anos. Há 10 anos atuo na docência do Ensino Superior nos cursos de Graduação e Pós-graduação, sendo os últimos cinco anos dedicados à modalidade de Ensino a Distância. Por acreditar no papel transformador da educação e no excelente caminho que abre para uma sociedade mais justa, passei a me dedicar à transmissão de minha experiência profissional e de vida àqueles iniciando em suas profissões. Por isso, fui convidado pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase de muito estudo e trabalho. Conte comigo! ICONOGRÁFICOS Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que: INTRODUÇÃO: para o início do desenvolvimento de uma nova compe- tência; DEFINIÇÃO: houver necessidade de se apresentar um novo conceito; NOTA: quando forem necessários obser- vações ou comple- mentações para o seu conhecimento; IMPORTANTE: as observações escritas tiveram que ser priorizadas para você; EXPLICANDO MELHOR: algo precisa ser melhor explicado ou detalhado; VOCÊ SABIA? curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias; SAIBA MAIS: textos, referências bibliográficas e links para aprofundamen- to do seu conheci- mento; REFLITA: se houver a neces- sidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou dis- cutido sobre; ACESSE: se for preciso aces- sar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast; RESUMINDO: quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últi- mas abordagens; ATIVIDADES: quando alguma atividade de au- toaprendizagem for aplicada; TESTANDO: quando o desen- volvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas; SUMÁRIO Compreendendo a importância da gestão de riscos nas empresas .........................................................................................................10 A gestão de riscos ........................................................................................................................ 10 Por que a gestão de riscos é importante? ...................................................................12 Planos de gestão de riscos .....................................................................................................13 Estratégias de gerenciamento de riscos ...................................................................... 16 As limitações na gestão de riscos .....................................................................................18 Padrões de gerenciamento de riscos .............................................................................19 Conhecendo a gestão de perdas nas organizações .....................23 O gerenciamento de perdas ................................................................................................. 24 Monitore relatórios constantemente ............................................................26 Combine o monitoramento com as despesas ...................................... 27 Terceirize a equipe para gerenciamento de resultados ................ 27 Técnicas de avaliação de perdas financeiras ...........................................................29 Entendendo como funciona a gestão de materiais nas organizações .................................................................................................32 A gestão de recursos materiais .......................................................................................... 32 Importância do gerenciamento de materiais ............................................................ 35 Funções de gerenciamento de materiais ....................................................................39 Compreendendo como funciona a gestão da cadeia de valor 42 A análise da cadeia de valor ................................................................................................. 42 Valor e cadeia de valor ............................................................................................................. 44 Atividades primárias .................................................................................................46 Atividades de apoio .................................................................................................. 47 7 UNIDADE 02 Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 8 INTRODUÇÃO Quando estudamos a importância da gestão de custos, riscos e perdas podemos perceber o quanto ela é importante em uma organização. Na verdade, uma empresa possui vários elementos aos quais o gestor deve ficar sempre atento; do contrário, a organização pode enfrentar sérios problemas, seja de competividade, financeiro, dentre outros. Nesta segunda unidade, vamos deixar um pouco de lado as questões logísticas e de custos, nosso foco da unidadeanterior, e vamos nos concentrar na gestão de riscos e perdas. Inicialmente, iremos estudar a gestão de riscos, sua importância e planos de gerenciamento. Depois, iremos estudar a gestão de perdas nas organizações. Em seguida, iremos entender como funciona a gestão dos recursos materiais nas empresas. Por fim, vamos estudar a análise da cadeia de valor, detendo-nos na vantagem competitiva da organização. Assim, finalizaremos todo o conteúdo proposto para você nesta unidade. Vamos lá? Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 9 OBJETIVOS Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 2. Nosso propósito é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes objetivos de aprendizagem até o término desta etapa de estudos: 1. Compreender a importância da gestão de riscos nas empresas. 2. Conhecer a gestão de perdas nas organizações. 3. Entender como funciona a gestão de materiais nas organizações. 4. Compreender como funciona a cadeia de valor. Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento? Ao trabalho! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 10 Compreendendo a importância da gestão de riscos nas empresas INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você compreenderá a importância da gestão de riscos. Abordaremos os primeiros conceitos sobre gestão de riscos para que você entenda melhor a temática. Em seguida, iremos destacar a importância da gestão de riscos e os planos que as empresas precisam desenvolver para mitigá-los. Mais adiante, observaremos as estratégias de gerenciamento de riscos. Mas, você sabia que a gestão de riscos também apresenta algumas limitações? Iremos estudar também algumas dessas. Por fim, estudaremos os padrões de gerenciamento de riscos, com foco na norma ISO 31000 que trata dos princípios e diretrizes para o gerenciamento de riscos. Estudaremos todos esses conteúdos neste capítulo, a partir de agora. Vamos em frente! Avante! A gestão de riscos Toda organização está exposta a eventuais riscos e suas consequências. Naturalmente, pode ser solicitado ao gestor logístico, por exemplo, apoio na realização de planos visando a mitigação de riscos da organização. Assim, os gestores devem ter conhecimento do que se trata a gestão de riscos e onde deverá atuar. É o que iremos aprender agora! DEFINIÇÃO: A gestão de riscos é o processo de identificação, avaliação e controle de ameaças ao capital e aos ganhos de uma organização. Essas ameaças ou riscos podem ser resultado de uma ampla variedade de fontes, incluindo incerteza financeira, responsabilidades legais, erros de gerenciamento estratégico, acidentes e desastres naturais. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 11 Figura 1: Gestão de riscos Fonte: Freepik Se formos observar na perspectiva tecnológica, as ameaças à segurança de TI e os riscos relacionados aos dados, assim como as estratégias de gerenciamento de riscos para aliviá-los, tornaram-se uma das principais prioridades das empresas digitalizadas. Como resultado, um plano de gerenciamento de riscos inclui cada vez mais os processos das empresas para identificar e controlar ameaças a seus ativos digitais, incluindo dados corporativos proprietários, informações de identificação pessoal de um cliente e propriedade intelectual. Exemplo: Um exemplo de gerenciamento de riscos pode ser um negócio que identifique os vários riscos associados à abertura de um novo local. Eles podem estudar os riscos escolhendo lugares com muito tráfego de pedestres e baixa concorrência de empresas similares na área, por exemplo. Todas as empresas e organizações correm o risco de eventos inesperados e prejudiciais que podem custar dinheiro à empresa ou causar seu fechamento permanente. O gerenciamento de riscos permite Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 12 que as organizações tentem se preparar para o inesperado, minimizando riscos e custos extras antes que eles aconteçam. Por que a gestão de riscos é importante? Ao implementar um plano de gestão de riscos e considerando os vários riscos ou eventos em potencial antes que eles ocorram, uma organização pode economizar dinheiro e proteger seu futuro. Exemplo: Um parque de diversões ao ar livre sabe que seus negócios dependem de condições climáticas. A fim de atenuar o risco de um grande impacto financeiro sempre que houver uma estação ruim, o parque pode optar por reduzir bem os seus gastos e acumular reservas de caixa. Isso ocorre porque um plano robusto de gerenciamento de riscos ajudará a empresa a estabelecer procedimentos para evitar ameaças em potencial, minimizar seu impacto caso ocorram e lidar com os resultados. Essa capacidade de entender e controlar os riscos permitirá que as organizações sintam-se mais confiantes em relação às suas decisões de negócios. Além disso, princípios sólidos de governança corporativa que se concentram especificamente no gerenciamento de riscos podem ajudar a empresa a atingir seus objetivos. Figura 2: Controladoria de riscos Fonte: Freepik Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 13 Outros benefícios importantes do gerenciamento de riscos incluem: • Criação de um ambiente de trabalho seguro para todos os funcionários e clientes. • Aumento da estabilidade das operações comerciais e redução da responsabilidade legal. • Oferta de proteção contra eventos prejudiciais à empresa e ao meio ambiente. • Proteção de todas as pessoas e ativos envolvidos contra possíveis danos. • Ajuda para estabelecer as necessidades de seguro da organização com o intuito de economizar em prêmios desnecessários. Imagine um hospital que atue sem a gestão de riscos? Isto seria algo totalmente irresponsável, colocando em risco não só a vida de pacientes, mas também da própria empresa. E quando se fala de gestão de riscos fica subtendido que estamos falando, naturalmente, de segurança. Todavia, essas gestões devem ser feitas de forma isolada. Na maioria das organizações, os departamentos de gestão de riscos e segurança são separados, pois eles incorporam diferentes lideranças, objetivos e escopo. No entanto, algumas empresas começam a reconhecer que a capacidade de fornecer atendimento seguro e de alta qualidade aos clientes é necessária para a proteção de ativos financeiros e, como resultado, deve ser incorporada ao gerenciamento de riscos. Agora que estudamos sobre a importância do gerenciamento de riscos, vamos estudar os planos de gestão de riscos. Vamos lá! Planos de gestão de riscos Todos os planos de gestão de riscos seguem as mesmas etapas que se combinam para compor o processo geral de gerenciamento de riscos: • Estabelecer contexto: entenda as circunstâncias nas quais o processo investigado ocorrerá. Os critérios que serão usados para avaliar o Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 14 risco também devem ser previamente estabelecidos e a estrutura da análise deve ser definida. • Identificação de riscos: a empresa irá identificar e definir os riscos potenciais e como eles podem influenciar de forma negativa um processo/projeto específico da empresa. • Análise de risco: depois que a empresa identifica os tipos específicos de riscos, ela determina as chances de eles ocorrerem (probabilidade), bem como as possíveis consequências, caso o evento se concretize. O objetivo desta análise é compreender da melhor forma cada situação específica e como isso pode influenciar os processos/projetos e objetivos da empresa. • Avaliação de riscos e avaliação: o risco é posteriormente avaliado depois que se determina a probabilidade geral de sua ocorrência alinhada à sua respectiva consequência geral. A organização pode (e deve), então, decidir se o risco é relevante e se está disposta a adotá- lo com base para a mitigação. • Mitigação de riscos: durante esta etapa, as empresas avaliam seus riscos com as maiores classificações e desenvolvem um plano para atenuá-los usando controles específicos para cada tipo de risco.Tais planos incluem processos de mitigação de riscos, táticas de prevenção de riscos e planos de contingência no caso de o risco se concretizar. • Monitoramento de riscos: uma parte do processo de mitigação inclui o acompanhamento dos riscos e o plano geral para monitorar e verificar os riscos já existentes e os novos de forma contínua. O processo geral de gerenciamento de riscos também deve ser revisado e atualizado periodicamente para que esteja sempre de acordo com as necessidades. • Comunicar e consultar: os acionistas internos e externos devem ser incluídos na comunicação e consultados em cada etapa apropriada do processo de gerenciamento de riscos. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 15 VOCÊ SABIA? Você deve agora estar se perguntando: Como podemos identificar um risco? Você sabia que com algumas perguntas simples e objetivas você poderá identificar um risco e traçar as melhores estratégias? Figura 3: Planejamento de Gestão de riscos Fonte: Freepik As estratégias de gerenciamento de riscos também devem tentar responder às seguintes perguntas: a. O que pode dar errado? Considera o local de trabalho como um todo e o trabalho individual. b. Como isso afetará a organização? Considera a probabilidade do evento e se seu impacto será grande ou pequeno. c. O que pode ser feito? Que medidas podem ser tomadas para evitar a perda? O que pode ser feito para que haja recuperação em caso de perda? d. Se algo acontecer, como a organização pagará por isso? Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 16 Observe que são perguntas bastante simples, mas suas respostas podem lhe auxiliar na elaboração de um bom plano de gerenciamento de riscos para sua organização. Agora que estudamos sobre os planos para a gestão de riscos, vamos estudar que, ao identificar os riscos e suas consequências, é preciso utilizar estratégias específicas para cada tipo de risco. Vamos lá! Estratégias de gerenciamento de riscos Depois que os riscos específicos da empresa são identificados e o processo de gerenciamento de riscos é implementado, existem várias estratégias diferentes que as empresas podem adotar em relação aos diferentes tipos de risco: • Prevenção de riscos: embora a eliminação completa de todos os riscos raramente seja possível, uma estratégia de prevenção de riscos é projetada para desviar o maior número possível de ameaças com a finalidade de evitar as consequências dispendiosas e disruptivas de um evento prejudicial. • Redução de risco: ocasionalmente, as empresas conseguem reduzir a quantidade de efeito que certos riscos podem ter nos processos da empresa. Isso é alcançado ajustando certos aspectos de um plano geral do projeto/processo da empresa ou mesmo reduzindo seu escopo. • Partilha de riscos: às vezes, as consequências de um risco são compartilhadas ou distribuídas entre vários participantes ou departamentos de negócios do projeto. O risco também pode ser compartilhado com terceiros, como um fornecedor ou parceiro de negócios. • Risco de retenção: por vezes, as empresas decidem que um risco vale a pena do ponto de vista comercial e, assim, decidem mantê- lo e lidar com qualquer possível potencial. As empresas geralmente Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 17 retêm um certo nível de risco se o lucro esperado de um projeto for maior que os custos de seu risco potencial. Exemplo: Imagine que você é um investidor que compra ações de uma nova e empolgante empresa com alta avaliação, mesmo sabendo que as ações podem cair significativamente. Nessa situação, a aceitação do risco é exibida quando o você, apesar da ameaça, compra a ação, sentindo que o potencial da grande recompensa supera o risco. Observe que à medida que avançamos em nosso capítulo, fica mais evidente a importância do gerenciamento dos riscos nas organizações. Você deve observar, também, que, munido deste conhecimento, um controlador terá muitas habilidades mais para lidar com os planos de gestão de riscos. Figura 4: Estratégia de gerenciamento de riscos Fonte: Freepik Porém, é preciso ficar atento, pois a gestão de riscos pode apresentar algumas limitações. É o que veremos agora! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 18 As limitações na gestão de riscos IMPORTANTE: Embora o gerenciamento de riscos possa ser uma prática extremamente benéfica para as organizações, suas limitações também devem ser consideradas. Muitas técnicas de análise de risco, como a criação de um modelo ou de uma simulação, exigem a coleta de grandes quantidades de dados. Essa extensa coleta de dados pode ser cara e não tem confiabilidade garantida. Além disso, o uso de dados nos processos de tomada de decisão pode ter resultados ruins se indicadores simples forem usados para refletir as realidades muito mais complexas da situação. Da mesma forma, a adoção de uma decisão em todo o projeto destinada a um pequeno aspecto pode levar a resultados inesperados. Outra limitação é a falta de conhecimento e tempo de análise. Foram desenvolvidos programas de software capazes de simular eventos que podem impactar negativamente na empresa. Embora econômicos, esses programas complexos exigem pessoal treinado, com habilidades e conhecimentos abrangentes, a fim de entender com precisão os resultados gerados. Figura 5: A limitações na gestão de riscos Fonte: Freepik Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 19 A análise de dados históricos para identificar riscos também requer pessoal altamente treinado. Esses indivíduos nem sempre podem fazer parte dos projetos. Mesmo que em algum momento estejam disponíveis, frequentemente não há tempo suficiente para reunir todas as suas descobertas, resultando em conflitos. Outras limitações da gestão de riscos são: Uma falsa sensação de estabilidade: as medidas de valor em risco se concentram no passado e não no futuro. Portanto, quanto mais as coisas correrem bem, melhor será a situação. Em contrapartida, infelizmente isso aumenta a probabilidade de uma desaceleração. A ilusão de controle: os modelos de risco podem dar às organizações a falsa crença de que podem quantificar e regular todos os riscos em potencial. Isso não é verdade porque é impossível esperar o inesperado. Além disso, não há dados históricos para novos produtos, portanto não há experiência que sirva de base para modelos. Falha ao ver o quadro geral: é difícil ver e entender a imagem completa do risco cumulativo. O gerenciamento de riscos é imaturo: ainda há um longo caminho a percorrer antes do desenvolvimento de técnicas e modelos que realmente se ajustem ao objetivo de gerenciamento de riscos. Tendo entendido as limitações do gerenciamento de riscos, vamos avançar para finalizar nossa temática. Agora, estudaremos os padrões de gerenciamento de riscos. Vamos em frente! Padrões de gerenciamento de riscos Desde o início dos anos 2000, vários órgãos do setor e do governo expandiram as regras de conformidade regulamentar que examinam os planos, políticas e procedimentos de gerenciamento de riscos das empresas. Em um número crescente de indústrias, os conselhos de administração são obrigados a revisar e relatar a adequação dos processos de gerenciamento de riscos corporativos. Como resultado, análises de Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 20 risco, auditorias internas e outros meios de avaliação de risco tornaram-se componentes principais da estratégia de negócios. Os padrões de gerenciamento de riscos foram desenvolvidos por várias organizações, incluindo o Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia (NIST) e a Organização Internacional de Padronização (ISO). Esses padrões foram projetados para ajudar as organizações a detectar ameaças específicas, avaliar vulnerabilidades únicas para determinar seus riscos, identificar maneiras de reduzir esses riscos e, em seguida, implementar esforços de redução de riscos de acordo com aestratégia organizacional. Exemplo: Os princípios da ISO 31000, por exemplo, fornecem estruturas para melhorias no processo de gerenciamento de riscos passíveis de serem usadas pelas empresas, independentemente do tamanho da organização ou do setor de destino. ACESSE: Os princípios e diretrizes da ISO 31000 estão disponível na ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) e podem ser acessados através do seguinte endereço: Segundo o site da ABNT, “A ISO 31000 foi projetada para aumentar a probabilidade de alcançar objetivos, melhorar a identificação de oportunidades e ameaças e alocar e usar efetivamente os recursos para tratamento de riscos”. Embora a ISO 31000 não possa ser usada para fins de certificação, ela pode ajudar a fornecer orientações para auditoria de riscos internos ou externos e a permitir que as organizações comparem suas práticas de gerenciamento de riscos com os benchmarks reconhecidos internacionalmente. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 21 IMPORTANTE: É justamente fundamentado na ISO 31000 que o gestor fará seu trabalho. Fundamentado nas normas estabelecidas, ele realizará o monitoramento e controle, comparando o que está sendo realizado efetivamente na empresa com o que está estabelecido na norma. Os padrões ISO e outros semelhantes foram desenvolvidos em todo o mundo para ajudar as organizações a executarem sistematicamente as melhores práticas de gerenciamento de riscos. O objetivo final desses padrões é estabelecer estruturas e processos comuns para implementar efetivamente estratégias de gerenciamento de riscos. Figura 6: Organização da estrutura Fonte: Freepik Esses padrões são frequentemente reconhecidos por órgãos reguladores internacionais ou por grupos-alvo da indústria. Eles também são regularmente complementados e atualizados para refletir as fontes de risco de negócios que mudam rapidamente. Embora o cumprimento Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 22 desses padrões seja geralmente voluntário, a adesão pode ser exigida pelos reguladores do setor ou por meio de contratos comerciais. Após estudarmos toda essa temática, já deve estar claro que o risco é sobre incerteza. Se você colocar uma estrutura em torno dessa incerteza, arriscará efetivamente sua atividade. Isso significa que se você fizer uma boa gestão desses riscos, você pode avançar com muito mais confiança para alcançar seus objetivos. Ao identificar e gerenciar uma lista abrangente de riscos das atividades, surpresas e barreiras desagradáveis podem ser reduzidas e oportunidades descobertas. O processo de gerenciamento de riscos também ajuda a resolver problemas quando eles ocorrem porque esses problemas foram previstos e os planos para tratá-los já foram desenvolvidos e acordados. EXPLICANDO MELHOR: Quando você não faz um plano de gestão de riscos, entra no modo “combate a incêndios” para corrigir problemas que poderiam ter sido previstos. RESUMINDO: O resultado final de uma boa gestão de riscos é que você minimiza os impactos das ameaças do projeto e captura as oportunidades que ocorrem. Agora que já sabemos a importância da gestão de riscos nas organizações, avencemos no nosso estudo para entendermos uma outra temática bem importante nas empresas, em que o papel do controlador mais uma vez merece destaque: a gestão de perdas. Vamos lá! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 23 Conhecendo a gestão de perdas nas organizações INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você terá adquirido conhecimento acerca do gerenciamento de perdas nas organizações. Sem perceber, os gestores não conferem a devida importância a essa temática e quando menos esperam, a empresa encontra-se em meio a um processo de falência. É preciso evitar roubos, desvios, desperdícios, dentre outros pontos; e é precisamente este o papel do gerenciamento de perdas. Iremos entender inicialmente sobre as definições de gerenciamento de perdas, avançando ao estudarmos três maneiras de realizar o gerenciamento de perdas e lucros de forma eficiente. Por fim, estudaremos quatro técnicas que podem ser utilizadas para fazer a análise de investimentos e evitar que haja perdas financeiras para a empresa. E então? Vamos mergulhar neste novo mundo? Vamos lá! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 24 O gerenciamento de perdas DEFINIÇÃO: O gerenciamento de perdas descreve um sistema que uma empresa usa para detectar, identificar, investigar e impedir eventos que causam uma queda na receita, no ativo e no serviço de uma organização. As melhorias no gerenciamento de perdas podem envolver alterações nas políticas operacionais e no modelo de negócios de uma empresa, a fim de limitar casos de perda acidental ou intencional. RESUMINDO: O gerenciamento do controle de perdas refere-se ao processo de gerenciamento do nível de risco à segurança no local de trabalho. Exemplo: Um roubo intencional de propriedade da empresa e danos acidentais a produtos como resultado de máquinas defeituosas constituem fontes de perda que seriam de responsabilidade do gerenciamento de perdas. Os representantes da empresa podem trabalhar junto a consultores para melhorar as práticas de gerenciamento de perdas de uma empresa. EXPLICANDO MELHOR: É tarefa de um consultor de controle de perdas identificar exposições a possíveis perdas devido a incidentes de segurança e identificar como essas exposições podem ser melhoradas de maneira econômica. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 25 Figura 7: Equipe de gerenciamento de perdas Fonte: Freepik Os serviços de gerenciamento de controle de perdas são normalmente fornecidos por empresas de seguros e consultorias privadas, embora as grandes empresas também possam ter sistemas internos de gerenciamento de controle de perdas. Indivíduos que praticam o gerenciamento de controle de perdas geralmente têm experiência em engenharia, higiene industrial, proteção contra incêndio ou áreas afins. A certificação em gerenciamento de controle de perdas é oferecida por várias organizações. Além dos serviços especializados fornecidos por consultores dedicados em controle de perdas, o gerenciamento geral de controle de perdas pode ser conduzido, como visto anteriormente, pela própria empresa através de gerentes, supervisores e outras pessoas responsáveis. Esses indivíduos geralmente participam de programas de educação profissional continuada que fornecem níveis fundamentais de treinamento em gerenciamento de riscos e identificação de perigos. O gerenciamento de perdas pode ser de natureza proativa ou reacionária. Muitas empresas utilizam vários métodos para desencorajar Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 26 ou impedir o roubo e consideram que o roubo do produto se enquadra nos protocolos de gerenciamento de perdas. Exemplo: Essa etapa de prevenção pode incluir etiquetas magnéticas de segurança nas roupas, colocar produtos atrás de invólucros de vidro e proteger mercadorias com fios ou cabos finos. Outras técnicas de gerenciamento de perdas incluem o treinamento de funcionários para detectar atividades suspeitas. Um programa de controle de perdas totalmente implementado deve identificar todos os riscos em potencial no local de trabalho, implementar controles eficazes e avaliar os impactos financeiros dos riscos e medidas de segurança existentes no local de trabalho. Considerando tudo isso, há três maneiras de implementar o gerenciamento de lucros e perdas corretamente: Monitore relatórios constantemente Os relatórios de resultados são gerados semanalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente, com base no procedimento operacional padrão da empresa. No entanto, os contadores podem gerar relatórios conforme for necessário e solicitado pela gerência. Aproveite isso e observe constantemente os números. Procure tendências e use-as para prever e projetar lucros e minimizar perdas. Os dados de resultadosda empresa mostram indicadores como receita, despesas e receita líquida ou perda líquida se as despesas excederem a receita. As receitas variam de ganhos operacionais e receitas de juros a caixa gerado em investimentos com outros estabelecimentos. IMPORTANTE: Somente os relatórios podem ajudá-lo a tomar decisões de negócios informadas para ajudar sua empresa a maximizar lucros. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 27 Combine o monitoramento com as despesas O dinheiro ainda é fundamental em uma organização, não importa o tipo ou tamanho da empresa. O gerenciamento eficaz do dinheiro mostra como uma empresa pode economizá-lo, aumenta seu caixa existente e evita o colapso financeiro. Isso deve ser gerenciado ou controlado com eficiência. As despesas (dinheiro ou despesas enviadas) devem ser monitoradas. Combinado aos relatórios de perdas e lucros, o monitoramento ajuda as empresas a economizarem dinheiro durante os meses magros e a gastarem mais nos meses bons, investindo em novos produtos, infraestrutura, tecnologia, mão de obra ou qualquer aspecto necessário para o crescimento dos negócios. O desenvolvimento de uma estratégia de negócios combinando monitoramento de lucros e perdas com as despesas resultará em um gerenciamento eficaz da receita o que ajudará a empresa a perceber que está obtendo lucros. Terceirize a equipe para gerenciamento de resultados Pode ser difícil gerar relatórios de resultados, especialmente quando há muita burocracia na organização. Também pode ser um desafio fazer projeções se você estiver muito envolvido ou imerso na empresa. Você pode acabar preferindo manter o instinto ao invés de parar e fazer a análise. A parceria com uma empresa de soluções financeiras e contábeis para formar uma equipe de contadores certificados para gerar relatórios estritamente do ponto de vista contábil pode dar ao gerente uma perspectiva diferente. A equipe também pode ajudar a desenvolver uma Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 28 fórmula de estratégia de negócios para ajudar o proprietário da empresa a encontrar um meio de aumentar seu lucro. IMPORTANTE: Existem muitos fatores que afetam a lucratividade de um negócio e o gerenciamento de lucros e perdas é apenas um aspecto. Estratégias de negócios eficazes, administração de caixa, maximização de lucros e perdas com base nos pontos fortes da empresa são exemplos de como uma empresa pode economizar, ganhar e diminuir perdas. Não importa quanto dinheiro ou quantos ativos a empresa possua, as perdas que se estenderem por longos períodos enfraquecerão o valor de seus ativos, diminuirão suas reservas de caixa e a levarão à falência. O gerenciamento de lucros e perdas ajudará a impedir que perdas substanciais ocorram à empresa. NOTA: O controle de perdas é necessário para garantir sustentabilidade e lucratividade a longo prazo, mas a construção de uma estratégia personalizada de controle de perdas e gerenciamento de riscos pode não ser o foco principal do negócio. Assim, a empresa precisa criar uma cultura e um programa de gerenciamento de perdas projetados sob medida para a organização. O gestor de prevenção de perdas não pode mais ficar somente atrelado ao âmbito operacional, ele deve ter diversas competências e habilidades e estar focado diretamente no âmbito estratégico. Porém, não se pode ter somente ideias, é preciso tirá-las do papel de forma estruturada e, nesses casos, a gestão de recursos em prevenção de perdas é uma grande aliada. Vamos entender melhor sobre este assunto a partir de agora! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 29 Técnicas de avaliação de perdas financeiras Já entendemos que é importante realizar uma boa prevenção de perdas, mas estimar os benefícios do investimento em termos financeiros também é de suma importância. As principais técnicas que você pode usar para isso são: • Período de retorno (payback). • Taxa de retorno contábil. • Análise de risco e sensibilidade de investimento. • Fluxo de caixa descontado. Ao usar essas técnicas, você deve ignorar quaisquer custos irrecuperáveis (custos nos quais você já incorreu ou gastaria independentemente). Isso não faz parte do seu investimento específico. Vamos entender cada uma destas técnicas! Período de retorno A técnica mais simples de avaliação financeira de investimento é o método de retorno. O período de retorno é o tempo que leva para que a entrada líquida de caixa fosse igual ao investimento em caixa. Esta é uma avaliação relativamente grosseira e é frequentemente usada simplesmente como um processo de triagem inicial. NOTA: Geralmente é a técnica padrão para empresas menores e está baseada no fluxo de caixa, não no lucro. Taxa contábil de retorno Uma maneira melhor de comparar investimentos alternativos é a taxa de retorno contábil (ARR) que expressa o ‘lucro’ como uma Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 30 porcentagem dos custos. Essa taxa compara os lucros que você espera obter de um investimento com o valor necessário para investir. Normalmente, é calculado como o lucro médio anual que você espera ao longo da vida de um projeto de investimento, comparado com o valor médio do capital investido. No entanto, isso tem a desvantagem de não levar em consideração o momento das receitas e despesas. Isso faz uma diferença significativa em todos os projetos, exceto nos mais curtos e nos com maior consumo de capital. Análise de risco e sensibilidade de investimento A análise de risco e sensibilidade do investimento são essenciais para uma avaliação realista dos riscos. Na prática, o maior risco para muitos investimentos é a interrupção que eles podem causar. Exemplo: Essa análise, por exemplo, vai observar quanto o seu lucro pode mudar se algumas variáveis forem alteradas, tais como: investimento em propagada, receita total, valor do imposto de renda, dentre outras. Fluxo de caixa descontado O fluxo de caixa descontado aplica uma taxa de desconto para calcular o equivalente atual de um fluxo de caixa futuro. Existem dois tipos de métodos de avaliação de desconto: o valor presente líquido (VPL) e a taxa interna de retorno (TIR). Na maioria dos casos, técnicas de fluxo de caixa descontado são apropriadas para avaliar o valor dos benefícios e formas alternativas de entregá-los à empresa. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 31 Figura 8: Análise de perdas financeiras Fonte: Freepik Agora que já sabemos sobre a importância da gestão de perdas nas organizações, como fazer um bom gerenciamento de perdas e quais técnicas podemos utilizar para evitarmos perdas financeiras (de investimentos), vamos avançar no assunto. A partir de agora estudaremos a gestão de materiais e como ela se relaciona com a gestão de custos, riscos e perdas. Vamos lá! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 32 Entendendo como funciona a gestão de materiais nas organizações INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você será capaz de entender que os recursos organizacionais representam todos os recursos disponíveis para a organização e necessários para o desempenho de suas atividades. No conjunto dos recursos estão inclusos: recursos humanos, financeiros, materiais e outros. Iremos focar nos recursos materiais e seu gerenciamento. Os gestores que atuam na área de gestão sabem da importância de conhecer cada um destes recursos. Além disso, este conhecimento te dará um ganho competitivo no mercado de trabalho. Conhecer bem esta temática é elemento relevante no seu conhecimento e em sua profissão. Vamos desbravar este novo universo em busca de mais conhecimento. Avante! A gestão de recursos materiais Os gestores de uma organização precisam estar cada vez mais atentos à gestão dos recursos materiais, uma vez que são bens tangíveis, podendo ser utilizados pela organização para atingir seus objetivos. Como acabamos de estudar, a gestão de perdas tem uma forte relaçãocom a gestão de materiais, pois sem uma boa gestão de materiais as perdas acabam sendo inevitáveis. Logo, esses dois assuntos são estreitamente afins. Os recursos materiais mais comuns aos quais nos relacionamos de alguma forma são: imóveis, insumos, ferramentas e utensílios, máquinas e material de escritório. Eles são essenciais e necessários e se uma determinada organização deseja realizar ou executar uma ação exitosa, Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 33 sem os recursos materiais ela provavelmente falhará ou não alcançará os objetivos propostos. É importante, no entanto, destacar que não existe nenhum recurso material que garanta o sucesso da organização. A ideia é que haja um equilíbrio dos recursos materiais que possam garantir tal sucesso. Cabe, neste caso, ao gerente administrativo e financeiro avaliar, controlar e monitorar a gestão destes recursos. Figura 9: Organização de gestão de materiais. Fonte: Freepik Assim, podemos ver que o gerenciamento do recurso material é muito importante. Alguns gestores negligenciam esse controle e isso é um grande erro! Vamos entender, então, o que significa essa administração de recursos materiais. A necessidade de gerenciamento de materiais foi sentida pela primeira vez em empresas de manufatura. As organizações de manutenção também começaram a sentir a necessidade desse controle Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 34 e agora até organizações não-comerciais, como hospitais, universidades, dentre outros perceberam a importância do gerenciamento de materiais. Como vimos, qualquer quantia evitável gasta em materiais ou qualquer perda devido ao desperdício de materiais aumenta o custo de produção. O objetivo do gerenciamento de materiais é atacar o custo dos materiais em todas as frentes e otimizar os resultados finais gerais. O gerenciamento de materiais se refere ao controle do tipo, quantidade, localização e transformação das várias mercadorias utilizadas e produzidas pelas empresas industriais. É o controle dos materiais como forma a garantir o máximo retorno sobre o capital de giro. DEFINIÇÃO: A gestão de recursos materiais é o planejamento, a direção, o controle e a coordenação de todas as atividades relacionadas aos requisitos de material e estoque, desde o início até a introdução no processo de fabricação. Todas as funções que começam com a aquisição de materiais e terminam com a conclusão da fabricação fazem parte do gerenciamento de materiais. EXPLICANDO MELHOR: O gerenciamento de materiais é o funcionamento integrado das várias seções de uma organização que lida com o fornecimento de materiais e atividades afins com o intuito de alcançar a máxima coordenação. Agora que entendemos o conceito de gestão de recursos materiais, vamos nos aprofundar e entender melhor a importância desta temática para a organização. Vamos em frente! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 35 Importância do gerenciamento de materiais O gerenciamento de materiais é uma função de serviço tão importante quanto fabricação, engenharia e finanças e o fornecimento de qualidade adequada dos materiais é essencial para a fabricação de produtos padrão. Evitar o desperdício de material ajuda a controlar o custo de produção. Desse modo, o gerenciamento de materiais é essencial para todo tipo de preocupação. A importância do gerenciamento de materiais pode ser resumida da seguinte forma: a. O conteúdo do custo do material do custo total é mantido em um nível razoável. A compra programada ajuda na aquisição de materiais a preços razoáveis. O armazenamento adequado de materiais também ajuda a reduzir seus desperdícios. Esses fatores ajudam no controle do conteúdo de custo dos produtos. b. O custo de materiais indiretos é mantido sob controle. Às vezes, o custo de materiais indiretos também aumenta o custo total de produção porque não há controle adequado sobre esses materiais. c. O equipamento é utilizado adequadamente porque não há falhas devido ao suprimento tardio de materiais. d. A perda de mão de obra direta é evitada. e. O desperdício de materiais na fase de armazenamento e seu movimento são mantidos sob controle. f. O fornecimento de materiais é rápido e as instâncias de entrega tardia são poucas. g. Os investimentos em materiais são mantidos sob controle, pois o estoque insuficiente e excessivo é evitado. h. O congestionamento nas compras também é evitado e em diferentes estágios de fabricação. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 36 Observe que a administração de materiais lida com o controle e a regulação do fluxo de material em relação às mudanças em variáveis como demanda, preços, disponibilidade, qualidade, cronogramas de entrega etc. Destarte, o gerenciamento de materiais é uma função importante de uma organização que abrange vários aspectos do processo de entrada, ou seja, trata de matérias-primas, compras de máquinas e outros equipamentos necessários para o processo de produção e peças de reposição para manutenção. Em um processo de produção, o gerenciamento de materiais pode ser considerado um processo preliminar de transformação, já que envolve planejamento e programação para a aquisição de bens materiais e de capital (com a qualidade e especificação desejadas) a um preço razoável e no tempo necessário. Figura 10: Gerenciamento de materiais Fonte: Freepik A administração de recursos materiais também se preocupa com a exploração do mercado para os itens a serem adquiridos, para obter informações atualizadas, controle de estoque e compras, inspeção do Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 37 material recebido na empresa, operações de transporte e manuseio de materiais relacionados a materiais e muitas outras funções. VOCÊ SABIA? Você sabia que a falta de materiais por problemas no gerenciamento dos recursos materiais é um dos fatores para que empresas de pequeno e médio porte (e até mesmo grandes empresas) fechem suas portas no primeiro ano de existência? Uma maneira interessante de evitar que isto ocorra é formular algumas questões: em que medida as faltas de materiais são resultantes de falhas no gerenciamento de recursos materiais? Ou ainda: por que os sistemas meio e fim funcionam de forma tão dissociada? Ter respostas para essas questões é essencial, pois aponta os reais motivos e orienta as atividades necessárias para corrigi-las. O diagnóstico/ análise de forma inadequada leva para uma ação que não alcançará os efeitos esperados. As principais causas da falta de materiais podem ser divididas em três pontos distintos, conforme explicitado abaixo: 1. Causas estruturais: falta de prioridade política para o setor, clientelismo político, controles burocráticos e centralização excessiva. 2. Causas organizacionais: falta de objetivos, de profissionalismo da direção, de capacitação e de atualização do pessoal, de recursos financeiros, de controles e/ou de planejamento, bem como questões ligadas a corrupção e rotinas e normas não estabelecidas adequadamente. 3. Causas individuais: diretores improvisados, funcionários desmotivados, dentre outros. Entender estas causas e tratá-las o mais rápido possível é importantíssimo para que não haja falta de material. A falta de material Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 38 em uma organização pode ser um problema grave e, em alguns casos, inadmissível. Isto deve ser tratado e solucionado com máxima urgência. O conceito de gerenciamento de materiais está, assim, envolvendo também o gerenciamento geral, envolvendo-se cada vez mais e criando as formas e os meios para que haja um esforço total em maximizar a eficiência no controle de materiais através do pessoal de gerenciamento de materiais. O escopo da gestão de materiais é dividido em três elementos, conforme podermos observar a seguir: 1. Planejamento e controle de materiais É baseado na previsão de vendas e na metade produção. O planejamento de materiais envolve a estimativa de requisitos de peças, a preparação do orçamento de materiais, a previsão do nível de estoque, a programação de pedidos e, finalmente, o monitoramento do desempenho, com vistas a atingir as vendas e a produção direcionadas. 2. Compra Compras corretas, prudentes e eficientes garantem em grande parte o sucesso do gerenciamento de materiais. As compras incluem a seleção de fontes de suprimento, a liquidação de termos com os fornecedores, a colocação de pedidos, o acompanhamento e os pagamentos a fornecedores e a avaliação e a classificação de fornecedores, além da manutenção de boas relações com eles. 3. Controle de estoque Isso está relacionado ao controle físico dos materiais. Os materiais devem ser preservados, pois obsolescência e danos por descarte inoportuno de material devem ser minimizados. A vocação e o estoque adequados de materiais e a manutenção dos registros das compras estão dentro do alcance e do controle de estoque. Ao controlar as compras, o pessoal da loja deve verificar o estoque físico e reconciliá-los com os valores contábeis. O escopo do gerenciamento de materiais deve ser limitado à entrega final dos produtos aos consumidores em condições e qualidade Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 39 adequadas. A ampliação da área de gerenciamento de materiais entrou em vigor com o surgimento do gerenciamento integrado de materiais. Uma vez observada a importância e escopo da gestão de recursos materiais, vamos estudar agora as funções da gestão de materiais. Vamos lá! Funções de gerenciamento de materiais O gerenciamento de materiais abrange todos os aspectos de custos, fornecimento e utilização de materiais. As áreas funcionais envolvidas no gerenciamento de materiais geralmente incluem compras, controle de produção, expedição e recebimento. As seguintes funções são atribuídas à administração de materiais: 1. Controle de Produção e Material: o gerente de produção prepara programações de produção projetadas para o futuro. Os requisitos de peças e materiais são determinados de acordo com os cronogramas de produção. Os cronogramas de produção são preparados com base em pedidos recebidos ou demanda antecipada de mercadorias. É garantido que todos os tipos ou partes de material sejam disponibilizados para que a produção seja realizada sem problemas. 2. Compra: o departamento de compras está autorizado a fazer acordos de compra com base em requisições emitidas por outros departamentos. Este departamento mantém contratos com fornecedores e coleta cotações, dentre outras atribuições, em intervalos regulares. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 40 O esforço deste departamento é comprar produtos de qualidade adequados a preços razoáveis. Compras é uma atividade gerencial que vai além do simples ato de comprar e inclui as atividades de planejamento e política que abrangem uma ampla gama de atividades relacionadas e complementares. 3. Compras que não são de produção: materiais de não produção, como material de escritório, ferramentas perecíveis e suprimentos de manutenção, reparo e operação, são mantidos de acordo com as necessidades dos negócios. Essas compras podem não ser necessárias diariamente, mas sua disponibilidade nas compras é essencial. A indisponibilidade de tais compras pode levar à interrupção do trabalho. 4. Transporte: o transporte de materiais de fornecedores é uma função importante do gerenciamento de materiais. O departamento de trânsito é responsável por providenciar o serviço de transporte. Como vimos na primeira unidade, os veículos podem ser adquiridos para a empresa ou podem ser fretados de fora, tudo depende da quantidade e frequência de compra de materiais. O objetivo é organizar instalações de transporte baratas e rápidas para os materiais recebidos. 5. Manuseio de materiais: preocupação com a movimentação de materiais dentro de um estabelecimento de fabricação e o custo de manuseio de materiais é mantido sob controle. Também é visto que não há desperdícios ou perdas de materiais durante seu movimento. Equipamentos especiais podem ser adquiridos para manuseio de materiais. 6. Recebimento: o departamento de recebimento é responsável pelo descarregamento dos materiais, contando as unidades, determinando sua qualidade e enviando-os para os locais determinados. O departamento de compras também é informado sobre o recebimento de vários materiais. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 41 Talvez agora já tenha ficado mais clara a importância desses conceitos para a gestão de perdas e, como vimos, o papel do gestor hoje dentro da organização é cada vez mais abrangente. Agora que estudamos esses temas, vamos avançar na nossa unidade e nos determos à análise da cadeia de valor. Vamos em frente! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 42 Compreendendo como funciona a gestão da cadeia de valor INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você será capaz de entender como funciona a análise da cadeia de valor em uma organização e sua gestão. Além disso, você vai estudar e entender, de acordo com as definições de Michael Porter, o que é vantagem competitiva. Você deseja que a organização supere seus concorrentes? Então, entender estes conceitos é fundamental. Você sabe a diferença de valor, cadeia de valor e margem? Vamos abordar essas temáticas para que você entenda claramente o que as diferencia e a importância que têm para a gestão de custos, riscos e perdas. Por fim, iremos estudar sobre as atividades principais e atividades de apoio. Estarei aqui com você para te passar todo esse conhecimento. Motivado para nosso último capítulo? Então vamos lá. Avante! A análise da cadeia de valor Quando estudamos a gestão de custos, podemos observar que pequenos detalhes podem ser um grande diferencial na capacidade competitiva de uma empresa. Assim, torna-se importante observar as atividades de uma empresa e como ela pode ser tornar melhor, inclusive reduzindo os custos e aumentando a produtividade. A análise da cadeia de valor tem forte relação com a gestão de custos. Assim, vamos entender melhor tal temática. Originado na década de 1980 por Michael Porter, a análise da cadeia de valor é a noção conceitual de valor agregado na forma de uma cadeia Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 43 de valor. Ele sugeriu que uma organização fosse dividida em “atividades primárias” e “atividades de apoio”. DEFINIÇÃO: A análise da cadeia de valor é uma maneira de analisar visualmente as atividades de negócios de uma empresa para ver como a empresa pode criar uma vantagem competitiva para si mesma. Figura 11: Análise da cadeia de valor de Porter Fonte: Wikipedia. A análise da cadeia de valor ajuda a empresa a entender como agrega valor a alguma coisa e, posteriormente, como pode vender seu produto ou serviço acima do custo de valor agregado gerando, assim, uma margem de lucro. RESUMINDO: Se eles forem executados com eficiência, o valor obtido deverá exceder os custos de gerenciá-los, ou seja, os clientes deverão retornar à organização e realizar transações de forma livre e voluntária. A análise da cadeia de valor é mencionada extensivamente na primeira metade do livro Competitive Advantage de 1985, escrito por Michael Porter. Porter sugeriu que as atividades dentro de uma organização agregam valor aos serviços e produtos que a organização Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 44 produz e que todas essas atividades devem ser executadas no nível ideal para que a organização obtenha alguma vantagem competitiva real. Mas afinal, o que é vantagem competitiva? DEFINIÇÃO: Vantagem competitiva é a capacidade que uma empresa tem de colocar em prática a “estratégia genérica”, o que inclui: • Liderança em custos: oferecer o menor preço aos clientes • Diferenciação: selecionar os atributos importantesque os compradores desejam para que a empresa possa obter um preço premium. • Foco: fazer cada estratégia de acordo com cada segmento de mercado. Exemplo: Uma empresa que deseja superar seus concorrentes, diferenciando- se por uma qualidade superior, terá que executar suas atividades da cadeia de valor melhor do que os concorrentes. Por outro lado, uma estratégia baseada na busca pela liderança em custos exigirá uma redução nos custos associados às atividades da cadeia de valor ou uma redução na quantidade total de recursos utilizados. Observe que você se depara com dois conceitos importantes: valor e cadeia de valor. Vamos estudar cada um destes elementos. Valor e cadeia de valor Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 45 DEFINIÇÃO: Valor, neste caso, é o valor total, isto é, receita total que os compradores estão dispostos a pagar pelo produto de uma empresa. A diferença entre o valor total e o custo total que executa todas as atividades da empresa fornece a margem. Margem, neste caso, implica considerar os lucros das organizações, o que depende de sua capacidade de gerenciar os vínculos entre todas as atividades da cadeia de valor. Figura 12: Organização de valor e cadeia de valor Fonte: Freepik EXPLICANDO MELHOR: A organização é capaz de fornecer um produto/serviço pelo qual o cliente está disposto a pagar mais do que a soma dos custos de todas as atividades da cadeia de valor. Uma cadeia de valor concentra-se nas atividades que começam com matérias-primas até a conversão em bens ou serviços finais. As Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 46 fontes da vantagem competitiva de uma empresa podem ser vistas em suas atividades discretas e em como elas interagem. IMPORTANTE: O objetivo final na realização da análise da cadeia de valor é maximizar a criação de valor. Soma-se a isso o monitoramento e a minimização de custos. Essas atividades discretas envolvem a aquisição e o consumo de recursos como dinheiro, mão de obra, materiais, equipamentos, prédios, terrenos, administração e gerenciamento. O modo como as atividades da cadeia de valor são realizadas determina os custos e afeta os lucros. A maioria das organizações se envolve em centenas ou mesmo milhares de atividades no processo de conversão de entradas em saídas. Essas atividades que todas as empresas devem de alguma forma realizar são classificadas, geralmente, como atividades principais ou de apoio. Atividades primárias Na primeira unidade, estudamos sobre os conceitos de logística. Este conhecimento abordado dará fundamento para que possamos entender melhor as atividades primárias, conforme veremos a seguir. As atividades principais estão diretamente relacionadas à criação e entrega de um produto. Eles podem ser agrupados em cinco áreas principais: logística de entrada, operações, logística de saída, marketing e vendas e serviço. Cada uma dessas atividades primárias está vinculada a atividades de apoio que ajudam a melhorar sua eficácia ou eficiência. Segundo Porter, as atividades principais são: • Logística de entrada: refere-se a bens obtidos dos fornecedores da organização e a serem utilizados na produção do produto final. • Operações: matérias-primas e mercadorias utilizadas na fabricação do produto final. O valor é agregado ao produto nesse estágio, conforme ele se move pela linha de produção. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 47 • Logística de saída: depois que os produtos são fabricados, eles estão prontos para serem enviados aos centros de distribuição, atacadistas, varejistas ou clientes. A distribuição de produtos acabados é conhecida como logística de saída. • Marketing e vendas: o marketing deve garantir que o produto seja direcionado ao grupo de clientes correto. O mix de marketing é usado para estabelecer uma estratégia eficaz. Qualquer vantagem competitiva é claramente comunicada ao grupo-alvo por meio do mix promocional. • Serviços: após a venda do produto/serviço, quais serviços de suporte a organização oferecer aos clientes? Isso pode ocorrer na forma de treinamento pós-venda e garantias. NOTA: Com as atividades acima, qualquer uma ou até uma combinação delas é essencial para que a empresa desenvolva a “vantagem competitiva” de que Porter fala em seu livro. Agora que já sabemos quais são as atividades principais, vamos conhecer as atividades de apoio. Vamos lá! Atividades de apoio As atividades de apoio ajudam as atividades principais da organização a alcançar sua vantagem competitiva. Existem quatro áreas principais de atividades de suporte: compras, desenvolvimento de tecnologia (incluindo P&D), gerenciamento de recursos humanos e infraestrutura (sistemas de planejamento, finanças, qualidade, gerenciamento de informações, entre outros): • Compras: esse departamento deve fornecer matérias-primas para o negócio e obter o melhor preço para isso. O desafio das compras é obter a melhor qualidade possível disponível dentre o que o mercado oferece para seu orçamento. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 48 • Desenvolvimento tecnológico: o uso da tecnologia para obter uma vantagem competitiva é muito importante no ambiente tecnológico atual. A tecnologia pode ser usada de várias maneiras, incluindo a produção para reduzir custos e agregar valor, pesquisa e desenvolvimento para criar novos produtos e a internet, propiciando que os clientes tenham acesso à empresa. • Gestão de Recursos Humanos: a organização terá que recrutar, treinar e desenvolver as pessoas corretas para que a organização seja bem- sucedida. Os funcionários terão que ser motivados para permanecer na organização e agregar valor. Exemplo: Dentro do setor de serviços, como o setor aéreo, por exemplo, os funcionários são a vantagem competitiva, pois os clientes estão comprando um serviço fornecido pelos funcionários, ou seja, não há um produto para o cliente levar consigo. • Infraestrutura: todas as organizações precisam garantir que suas finanças, estrutura legal e estrutura de gerenciamento funcionem com eficiência e ajudem a impulsionar a organização. Infraestruturas ineficientes desperdiçam recursos, podem afetar a reputação da empresa e até deixá-la aberta a multas e sanções. Como mencionado anteriormente, as atividades principais agregam valor diretamente ao processo de produção, mas não são necessariamente mais importantes que as atividades de apoio. Atualmente, a vantagem competitiva deriva principalmente de melhorias ou inovações tecnológicas em modelos ou processos de negócios. Portanto, atividades de suporte como “sistemas de informação”, “P&D” ou “administração geral” são normalmente a fonte mais importante de vantagem de diferenciação. Por outro lado, as atividades principais são geralmente a fonte de vantagem de custo, em que eles podem ser facilmente identificados para cada atividade e gerenciados adequadamente. A análise da cadeia de valor é baseada no princípio de que as organizações existem para criar valor para seus clientes. Na análise, as Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 49 atividades da organização são divididas em conjuntos separados de atividades que agregam valor. EXPLICANDO MELHOR: A organização pode avaliar com mais eficiência seus recursos internos, identificando e examinando cada uma dessas atividades. Cada atividade de agregação de valor é considerada uma fonte de vantagem competitiva. Assim, quando se faz a análise da cadeia de valor, acaba-se realizando ações que vão apoiar a gestão de custos, riscos e perdas. Outra temática transversal importante é a gestão da qualidade, porém isso será estudado nas unidades que ainda estão por vir. Assim, encerramos mais uma unidade. Estudamos a importância da gestão de riscos e perdas, gestão de materiais e análise da cadeia de valor. Em organizações modernas, tais elementos são fundamentais para o bom desenvolvimento do trabalhoe ganho de vantagem competitiva. IMPORTANTE: Na próxima unidade, nos aprofundaremos em outros custos associados às operações logísticas e estudaremos a importância que a gestão da qualidade desempenha na gestão de custos, riscos e perdas. Bom estudo! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 50 REFERÊNCIAS ALVARENGA, Antônio Carlos. Logística aplicada: suprimentos e distribuição. 3ª Edição. São Paulo: Edgard Blücher, 2000. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução a teoria geral da administração. 9. Ed. Barueri, SP: Manole, 2014. CLOVIS, Corrêa da Silva. Estratégia de negócios. São Paulo: Saraiva, 2009. • ...GAITHER, Norman. Administração da produção e operações. São Paulo: Pioneira, 2001. GURGEL, Floriano do Amaral. Administração de Materiais e do Patrimônio. 2. ed. São Paulo: Cengage learning, 2013. PORTER, Michael E. Estratégia Competitiva: técnicas para análise de indústrias e da concorrência. 7ª Edição. Rio de Janeiro: Campus, 1986. NOVAES, A. G. Logística e gerenciamento da cadeia de distribuição: estratégia, operação e avaliação. Rio de Janeiro: Campus, 2001. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) Daniel Campelo Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) Unidade 3 Livro Didático Digital Daniel Campelo Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) Diretor Executivo DAVID LIRA STEPHEN BARROS Gerente Editorial CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA Projeto Gráfico TIAGO DA ROCHA Autor DANIEL CAMPELO O AUTOR Daniel Campelo Olá. Meu nome é Daniel Campelo e sou economista, mestre em Gestão do Desenvolvimento Local Sustentável e especialista em Metodologia do Ensino a Distância. Possuo experiência técnico- profissional na área de economia, gestão e mercado há mais de 15 anos. Há 10 anos atuo na docência do Ensino Superior nos cursos de Graduação e Pós-graduação, sendo os últimos cinco anos dedicados à modalidade do Ensino a Distância. Por acreditar no papel transformador da educação e no excelente caminho que abre para uma sociedade mais justa, passei a me dedicar à transmissão de minha experiência profissional e de vida àqueles iniciando em suas profissões. Por isso, fui convidado pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase de muito estudo e trabalho. Conte comigo! ICONOGRÁFICOS Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que: INTRODUÇÃO: para o início do desenvolvimento de uma nova compe- tência; DEFINIÇÃO: houver necessidade de se apresentar um novo conceito; NOTA: quando forem necessários obser- vações ou comple- mentações para o seu conhecimento; IMPORTANTE: as observações escritas tiveram que ser priorizadas para você; EXPLICANDO MELHOR: algo precisa ser melhor explicado ou detalhado; VOCÊ SABIA? curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias; SAIBA MAIS: textos, referências bibliográficas e links para aprofundamen- to do seu conheci- mento; REFLITA: se houver a neces- sidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou dis- cutido sobre; ACESSE: se for preciso aces- sar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast; RESUMINDO: quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últi- mas abordagens; ATIVIDADES: quando alguma atividade de au- toaprendizagem for aplicada; TESTANDO: quando o desen- volvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas; SUMÁRIO Compreendendo a importância do planejamento para a gestão de custos, riscos e perdas ........................................................................10 O planejamento nas organizações ................................................................................... 10 Tipos de planejamento ..............................................................................................................13 Conhecendo o gerenciamento de custos associados à Tecnologia de Informação (TI) ...............................................................17 O gerenciamento de custos de TI .....................................................................................17 Otimizando os custos de TI ....................................................................................................19 Entendendo o papel da gestão da informação nas organizações ..................................................................................................25 A gestão da informação nas organizações ................................................................ 25 A gestão estratégica da informação ...............................................................................28 Ferramenta de gerenciamento de informações (IMBOK) ................................30 O que é um sistema de gerenciamento de informações? .............................. 33 Compreendendo a importância da qualidade no gerenciamento das atividades .............................................................................................. 36 A qualidade no gerenciamento das atividades .......................................................36 Planejamento da qualidade ................................................................................38 Garantia da qualidade .............................................................................................40 Controle de qualidade ............................................................................................ 42 7 UNIDADE 03 Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 8 INTRODUÇÃO Nesta unidade, conheceremos mais dois custos importantes para o gestor: o custo de embalagens e os custos de tecnologia da informação (TI). Além disso, estudaremos também duas temáticas importantes para a gestão de custos, riscos e perdas. A primeira é a gestão da informação e a segunda, a importância da gestão da qualidade. Assim, inicialmente, iremos estudar os custos de embalagens e seus conceitos. Depois, iremos estudar os custos associados à TI. Em seguida entenderemos como funciona a gestão da informação e sua importância para gestão de custos e perdas. Por fim, estudaremos a gestão da qualidade e como ela se relaciona com a temática principal da nossa disciplina. Assim, finalizaremos todo o conteúdo proposto para você nesta unidade. Vamos lá? Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 9 OBJETIVOS Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 3. Nosso propósito é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes objetivos de aprendizagem até o término desta etapa de estudos: 1. Compreender a importância do planejamento para a gestão de custos, riscos e perdas. 2. Conhecer o gerenciamento de custos associados à Tecnologia de Informação (TI). 3. Entender o papel da gestão da informação nas organizações. 4. Compreender a importância da qualidade no gerenciamento das atividades. Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento? Ao trabalho! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 10 Compreendendo a importância do planejamento para a gestão de custos, riscos e perdas INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você compreenderá a importância do diagnóstico e como ele é necessário para realizarmos um planejamento. É muito comum as empresas realizarem planejamento em seus mais diversos níveis (estratégico, tático e operacional), mas não realizarem o diagnóstico. Além disso, vamos entender como o planejamento nas organizações é importante quando tratamos da gestão de custos, riscos e perdas. Quando não há planejamento, a chance de o gestor ter problemas com elementos que envolvam estas temáticas é muito grande. É o que estudaremos a partir de agora. Vamos em frente! Avante! O planejamento nas organizações Quando nos deparamos com a gestão de custos, riscos e perdas em uma organização, precisamos entender que sem um planejamento adequado é possível que nada funcione bem. Como uma empresa vai gerenciar custos seela não planejou as atividades que pretende realizar ao longo do tempo? Como evitar perdas se a empresa opera sem um caminho claro e definido? Como vamos gerenciar riscos se o gestor não tem a capacidade mínima de observar os possíveis riscos que podem surgir? O planejamento é capaz de solucionar estas perguntas. Então, vamos entender melhor o planejamento nas organizações. O planejamento é a ponte que vai levar a organização de onde ela está para onde ela quer chegar. Um bom gestor é aquele que antes de pensar para onde conduzir a organização se preocupa em deixar de forma clara e palpável onde ela está. Identificar a situação real atual, o Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 11 cenário em que ela se encontra, as condições humanas, estruturais, financeiras, dentre outras são ações importantíssimas antes de iniciar um planejamento. Exemplo: Ao programar uma viagem, você deve fazer um diagnóstico prévio antes de determinar o destino, a quantidade de dias, a roupa que deverá levar etc. Antes de planejar a viagem você deve identificar sua situação atual: quanto você dispõe financeiramente para a viagem, a quantidade de dias que você tem disponível ou até mesmo se uma oportunidade profissional pode surgir no período previsto para viagem. Eis um exemplo de diagnóstico. Nas organizações não é diferente. Seja um hospital, uma indústria, lojas ou supermercados, tudo deve funcionar da mesma forma. Antes de realizar o planejamento, a primeira coisa que o gestor deve fazer é identificar a situação atual da empresa. Na medicina, através de sintomas, relatos e exames o médico realiza o diagnóstico do paciente. Em gestão também funciona assim. Através de dados e informações é possível fazer a análise de uma organização e conhecê-la melhor. Esse é o papel principal do diagnóstico para elaboração do planejamento. RESUMINDO: Identificar o “marco zero” é requisito fundamental para o sucesso do planejamento. Para isso, nunca deveremos esquecer de que é necessário que o diagnóstico/análise preceda qualquer planejamento. Existem algumas ferramentas que auxiliam na elaboração do diagnóstico e análise, das mais simples, de fácil utilização, às complexas envolvendo muita tecnologia. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 12 VOCÊ SABIA? Uma das ferramentas mais utilizadas no mundo para elaboração de diagnóstico é a Matriz SWOT. Além de simples, podendo ser utilizada por todos os gestores (quando bem elaborada), ela apresenta um cenário atual bastante condizente com a realidade. Por isso, a estudaremos mais adiante. Está claro que o diagnóstico é fundamental. Agora, vamos entender melhor o que é planejamento, sua definição e os tipos de planejamento. Vamos lá! DEFINIÇÃO: Segundo Oliveira (2009), as organizações possuem alguns processos administrativos principais, e um deles é o planejamento. O autor explica, ainda, que o planejamento é um importante instrumento de gestão administrativa, indo bem além do que simplesmente uma ferramenta capaz de organizar números e gerar informação. Com o planejamento, o gestor é capaz de vislumbrar alguns cenários possíveis, diminuindo os riscos e aumentando o controle e a competitividade, pois mostra ao corpo diretivo da organização o caminho que deve ser traçado pela empresa. SAIBA MAIS: Para consolidar ainda mais o significado de planejamento, vamos fazer uma leitura. Leia as páginas 10 e 11 do texto “Planejamento: Conceito e Evolução” da dissertação de Mestrado de Ana Cláudia Fernandes Terence, que está disponível no link https://bit.ly/3iW6ptf. Sua leitura deve ser focada apenas no conceito de planejamento. Agora que você vá leu a definição de planejamento e os benefícios que ele traz às organizações, você já começa a entender o quão importante é planejar. No nosso dia a dia efetuamos uma série de planejamentos e Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 13 muitas vezes nem nos damos conta disso. A grande questão é: por que nós e as organizações planejam? E a resposta é relativamente óbvia: para que tudo dê certo! O planejamento é fundamental para que produto ou serviço tenha qualidade, os objetivos da empresa sejam atendidos, os lucros aumentem, os funcionários estejam satisfeitos e por aí vai. Para que a organização amplie a possibilidade de tudo isso dar certo, com certeza ela deve realizar um bom planejamento. Isso se aplica à empresa e a você também. Na empresa, o planejamento deve envolver os diretores, gestores e chefe de setor. Para cada um desses grupos há um tipo de planejamento específico. É o que iremos estudar agora. Figura 1 – Envolvimento dos gestores no planejamento Fonte: Freepik Tipos de planejamento Nas organizações, encontramos pelo menos três tipos de planejamento: planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional. Todos esses planejamentos são importantes para uma organização, porém o planejamento estratégico é fundamental. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 14 Ele é voltado para o objetivo da empresa a longo prazo e o que precisa ser feito para atingir tal objetivo. Iremos a partir de agora entender os três tipos de planejamento. O objetivo é fixar esse conhecimento. Entenderemos o planejamento estratégico, tático e operacional. Vamos em frente! Planejamento Estratégico: o planejamento estratégico em uma organização normalmente é idealizado pelos mais altos cargos hierárquicos de uma organização, como por exemplo, os presidentes. É comum confundir planejamento estratégico (de longo prazo) com a visão de uma empresa (ponto ao qual queremos chegar). Embora haja uma relação intensa, o planejamento estratégico trata de objetivos que, embora de longo prazo, são mais concretos. Exemplo: Imagine que você é o presidente de uma empresa de vestuário. Qual será seu planejamento estratégico? Pense em alguns objetivos que você deseja atingir em cinco anos. Um deles poderia ser “se tornar a melhor empresa de vestuário do Norte/Nordeste”. Observe que esse objetivo não será alcançado em um ano, logo, é preciso que haja um planejamento para os próximos cinco anos para que o objetivo seja atingido. Esse é um exemplo de planejamento estratégico. Planejamento Tático: é um planejamento intermediário, normalmente idealizado pelos diretores de uma organização. Nesse nível são feitos, por exemplo, planos de venda, de marketing e outros. Exemplo: Aproveitando ainda o exemplo anterior, imagine agora que você é diretor de vendas de uma rede de vestuário. O que você pensaria para um planejamento tático? Pense em algumas alternativas. Uma delas poderia ser “capacitar a equipe de vendas para se especializar no atendimento aos consumidores tendo como foco roupas oferecidas pela empresa e o mercado em geral”. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 15 Figura 2 – O planejamento na organização Fonte: Freepik Essas ações são feitas periodicamente e são normalmente para atender objetivos de médio prazo. Planejamento Operacional: como o próprio nome já diz, o nível deste planejamento é operacional. O enfoque é no curto prazo. São planos de ação que normalmente são realizadas imediatamente. Este planejamento é realizado pelos gerentes e supervisores e normalmente define as ações de setores e funcionários. Utilizando o exemplo da rede de vestuário, o planejamento operacional poderia ser, por exemplo, a definição de qual roupa terá as vendas priorizadas na próxima semana em determinadas regiões do país. É muito comum que os gestores acabem confundindo esses três tipos de planejamento. Por vezes, no ambiente de trabalho, escutamos um chefe de setor convocar a equipe para realizar um planejamento Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 16 estratégico. Isso está errado! Como acabamos de ver, um chefe de setor não faz planejamento estratégico, ele faz planejamento operacional. EXPLICANDO MELHOR: O que define o tipo de planejamento ésimples, bastando observar quem está realizando o planejamento e o prazo em que as ações são planejadas. Desse modo, temos: • Planejamento estratégico: alta administração / longo prazo. • Planejamento tático: diretores / médio prazo. • Planejamento operacional: gerentes e supervisores / curto prazo. Agora que já sabemos os tipos de planejamento nas organizações, vamos estudar o gerenciamento de custos associados à TI e, mais adiante, tratar da gestão da informação e gestão da qualidade. Vamos lá! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 17 Conhecendo o gerenciamento de custos associados à Tecnologia de Informação (TI) INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você terá conhecido os custos associados à TI e como fazer o seu gerenciamento. Cada vez mais a tecnologia é requerida nas organizações e, naturalmente, obtê-las pode envolver grandes quantias. Será que vale a pena comprometer os recursos de uma empresa em tecnologia? Será que a compra de um software valerá a pena? É isso que iremos entender. Vamos abordar todas essas temáticas para que você entenda claramente o que é o gerenciamento de custos de TI, como fazer a otimização destes custos e a importância desta temática para a gestão de custos, riscos e perdas. Por fim, iremos aprender três abordagens simples que irão apoiar o gestor na otimização dos custos de TI. Estarei com vocês para compartilhar todo esse conhecimento. Vamos começar mais um capítulo? Vamos lá. Em frente! O gerenciamento de custos de TI DEFINIÇÃO: O gerenciamento de custos de tecnologia da informação (TI), também conhecido como contabilidade de custos de TI, é uma metodologia financeira abrangente para controlar os gastos relacionados à TI. Isso inclui avaliação, estimativa e análise das despesas de TI de uma organização, podendo incluir também tecnologia de computador e salários de funcionários, por exemplo. As tecnologias de informação e comunicação são componentes vitais da infraestrutura de uma organização. O gerenciamento de custos de TI é essencial porque fornece uma visão estratégica de todos os gastos Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 18 relacionados à tecnologia da informação e é necessário para a eficiência operacional e o sucesso organizacional. Para uma empresa com fins comerciais, seja a empresa existente ou iniciante, o gerenciamento de custos de TI é um componente importante de seu planejamento estratégico, uma vez que é um componente fundamental de uma empresa comercial funcional. Dentro do planejamento estratégico, a parte de gerenciamento de custos de TI incluirá o monitoramento de despesas de várias áreas a ela relacionadas, incluindo compras de tecnologia de computadores, custos de mão de obra de funcionários, despesas indiretas e custos indiretos de tecnologia. Figura 3 – Gerenciamento de custos Fonte: Freepik Exemplo: Um excelente exemplo de sobrecarga de tecnologia é o custo contínuo de uma conexão com a internet, cuja presença é indispensável nas organizações modernas. Um exemplo de custos de mão de obra dos funcionários é o gasto associado à operação humana Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 19 do departamento de TI, como os salários de um engenheiro de rede e um desenvolvedor de software. Se uma empresa não se envolver em nenhum nível de gerenciamento de custos de TI, isso poderá levar ao fim dos negócios. Dentro de um planejamento, estimativas futuras são incluídas em relação às despesas relacionadas à TI. Um planejamento estratégico (estudado no início desta unidade), por exemplo, normalmente inclui projeções financeiras de cinco anos. EXPLICANDO MELHOR: Os números financeiros no componente de gerenciamento de custos de TI de um planejamento dependem do orçamento anual da empresa. Se a seção para gerenciamento de custos de TI estiver fora de sincronia com o restante do planejamento, isso poderá causar grandes problemas de fluxo de caixa para uma empresa. Exemplo: Um diretor de uma empresa recém-constituída pode ser o único responsável por elaborar a estratégia de gerenciamento de custos de TI. Uma empresa madura e grande, porém, pode ter um departamento contábil inteiro que se concentra exclusivamente no gerenciamento de custos de TI. As empresas que possuem a matriz em um país e filiais em outros, que normalmente gastam grandes quantias em tecnologia a cada ano, se enquadram nessa categoria. Agora que já sabemos da importância de uma boa gestão de custos de TI, precisamos responder a outra pergunta: como podemos otimizar os custos de TI? É o que vamos estudar agora! Otimizando os custos de TI A otimização de custos de TI é um processo que avalia o valor geral das arquiteturas de TI e produtos de software para apoiar as metas e objetivos do negócio. As empresas podem realizar a otimização para Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 20 fazer um uso mais eficiente da tecnologia e garantir que os recursos de TI aprimorem os processos de negócios, e não impedi-los. A otimização de custos de TI pode se referir a sistemas que mantêm a transparência de custos ou a recursos que protegem os negócios contra impactos adversos da tecnologia em um evento de fusão e aquisição. A otimização de custos de TI pode ajudar no planejamento caso uma fusão ou aquisição exija análise dos ativos de TI. Alguns profissionais de negócios podem consultar otimização de custos no contexto do retorno do investimento em tecnologia ou ao tentar descobrir questões difíceis em torno do valor pelo custo. IMPORTANTE: Dentre os principais aspectos de um plano de otimização de custos de TI podemos incluir: o desenvolvimento de eficiências específicas para a tecnologia, a priorização de ferramentas de TI, o dimensionamento dos recursos de TI para uso comercial, o aumento da capacidade ou o desempenho da tecnologia e a avaliação de alternativas de crescimento sustentável. Todos eles direcionam as empresas para o uso mais preciso dos recursos e arquiteturas de TI, com olhar voltado para o futuro. Quando observamos a TI de uma organização na perspectiva financeira para reduzir custos, a empresa pode utilizar uma abordagem em quatro etapas distintas, conforme estudaremos a seguir: 1. Controle o custo total da TI na empresa: na maioria das empresas, os custos de TI são normalmente associados a outros custos no orçamento da organização. Basta dizer que existem muitos custos de TI que geralmente são negligenciados em um esforço tradicional de “redução de custos”. Considere o “efeito cascata” dos custos de TI. A implantação de um servidor e aplicativo no datacenter tem um efeito cascata em outra parte da organização (por exemplo, impressoras, dispositivos móveis, Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 21 energia e mesmo uso de papel) e, muitas vezes, esse efeito cascata não é totalmente considerado e os custos associados não são identificados. Figura 4 – A otimização dos custos de TI Fonte: Freepik Em alguns casos, o efeito cascata não é totalmente identificado e a empresa é surpreendida por alguma ação adversa que prejudica as operações gerais de negócios quando determinados serviços são eliminados. Consequentemente, custos adicionais aparecem posteriormente para “reparar” o impacto da redução de custo inicial. Por fim, em tempos de condições econômicas muito desafiadoras, poucas empresas realmente entendem os seus custos básicos voltados Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 22 especificamente para a TI por não entenderem de forma integral o papel da TI em toda a empresa. Poucas organizações deparam-se com o que pode ser a estrutura de custos mais aceita, mesmo que minimamente, para manter sempre os possíveis problemas em alerta e toda sua estrutura funcionando. 2. Foco nos fatores de custo da TI: em primeiro lugar, as empresas precisam entender o que impulsiona a demanda por serviços e recursos de TI em sua empresa. Exemplo: Para ilustrar,uma empresa, precisou comprometer R$ 300 mil a mais do que estava previsto porque a gerência pensou que aproximadamente 25 projetos “menores” estavam consumindo tempo, esforço e custos de recursos de TI. Na realidade, havia mais de 80 projetos maiores aprovados, muitos deles em andamento, com uma necessidade imediata de serem eliminados. Trate a TI como se ela própria fosse uma empresa, com uma necessidade fundamental de equilibrar a oferta com a demanda. Como a maior parte dessa demanda é gerada internamente (reconhecendo as exceções) pelos recursos próprios de uma empresa, equilibrar essas oferta e demanda torna-se um esforço de avaliar o valor associado à demanda e entender se é realmente necessário para operação. IMPORTANTE: O ponto principal é que muitas organizações pagam por níveis de serviço ou capacidade de equipamento que não são necessários para dar suporte aos negócios. Pode-se perceber nas empresas que os custos de TI são muitas vezes, no final, impulsionados por preferências pessoais ou organizacionais que, com o tempo, se tornam algo “sagrado”, portanto, não passíveis de serem removidos ou alterados. Em tempos econômicos melhores, as empresas podem optar por ignorar esses custos adicionais, mas em tempos econômicos desafiadores, permitir que preferências pessoais ou organizacionais direcionem a Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 23 demanda por recursos desnecessários de TI é um luxo que a maioria das empresas não deve e não pode pagar. Seja incansável ao avaliar o trabalho realizado e os serviços fornecidos pela TI: sempre examine sua estrutura de custos pelos olhos de seus fornecedores e clientes, ao mesmo tempo que equilibra essa visão com o entendimento dela, missão e objetivos de desempenho da empresa. NOTA: Missão, visão e objetivos fazem parte do planejamento estratégico, conforme estudamos no início desta unidade. Essa abordagem produzirá uma perspectiva nova e diferente sobre o que pode estar certo ou errado ao considerar ajustes na estrutura de custos de TI da sua empresa. Para alcançar uma melhoria de custo sustentável e de longo prazo dentro da TI, é essencial adotar essa perspectiva baseada no cliente e ser incansável em unir objetivamente funções e serviços de TI em suas categorias de valor agregado e depois direcionar os custos associados. Seja criativo ao atender à demanda ou ao fornecimento de trabalho: durante períodos de abundância, a TI, como a maioria das organizações, tende a avançar em direção a soluções e processos seguros ou que envolvam riscos. Um dos ditados mais antigos da comunidade de TI é “ninguém nunca foi escolhido por escolher o fornecedor líder”. O problema que ocorre ao longo do tempo é que muitas organizações acabam com ambientes de TI mais complicados e complexos (potencialmente com engenharia excessiva) do que o necessário, assumindo riscos comerciais. Durante tempos econômicos de crise, as empresas devem aproveitar a oportunidade para avaliar com mais cuidado a real importância dessas pessoas. Existem duas ações principais que permitem que uma empresa alcance resultados significativos a longo prazo: (1) adote um exame imparcial, objetivo e criterioso dos custos e demandas existentes e Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 24 mantenha a mente aberta para avaliar e aplicar soluções criativas e (2) use uma abordagem simples, porém rigorosa. Estudaremos essa segunda ação a seguir: • Investigar: inclui compreender o negócio, seus parâmetros esperados de desempenho financeiro e funções operacionais, bem como um inventário de todos os ativos relacionados à TI associados ao suporte do negócio, como locais, equipamentos e aplicativos . • Consolidar: inclui a identificação das funções e serviços de trabalho semelhantes ou compatíveis que podem ser combinados. Durante períodos de crise econômica, a maioria das empresas não podem se dar ao luxo de ter várias soluções para o mesmo problema. Assim, é preciso prioridade na identificação dessas situações e na obtenção de sinergias de custos por meio da consolidação. • Eliminar: inclui considerar a perspectiva do cliente e do mercado para concentrar a atenção da empresa em quanto pode ser gasto para realizarem as coisas de qualquer jeito. Esse esforço requer uma avaliação rígida da razão pela qual existem várias instâncias do mesmo serviço, função ou componente. Percebeu como um olhar mais atento dos custos de TI pode ser um bom caminho para o sucesso de uma organização? Agora que já é do nosso conhecimento esse assunto, vamos avançar e entender o papel da gestão da informação nas organizações Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 25 Entendendo o papel da gestão da informação nas organizações INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você será capaz de entender o que significa gestão da informação e gestão estratégica da informação. Além disso, você estudará uma importante ferramenta de gestão da informação e os sistemas de gestão da informação (SGI). Os gestores que atuam nas organizações sabem da importância de uma gestão da informação eficiente. Além de facilitar o trabalho cotidiano, as informações que ele irá analisar tendem a ser muito mais confiáveis e fornecerão apoio para evitar altos custos, riscos e perdas. Quanto melhor for a gestão da informação, quanto mais as empresas estiverem preparadas para fazer uma boa gestão da informação, melhor se dará a gestão destes elementos. Vamos desbravar este novo conhecimento.? Avante! A gestão da informação nas organizações Você deve imaginar que a gestão da informação nas organizações não seja algo tão recente. Por outro lado, é impossível imaginar que este gerenciamento tenha começado há várias décadas, uma vez que era preciso algumas questões prévias para que a gestão da informação começasse a existir. O gerenciamento da informação começou a surgir na década de 1970, emergindo do gerenciamento de dados, quando a mídia virtual começou a ultrapassar a mídia física com cartões, fitas magnéticas, papel, dentre outros. Devemos lembrar, ainda, da época em que os computadores de mesa começaram a substituir os computadores de grande porte como a principal plataforma de computação (anos 80) e de quando os sistemas em rede ganharam destaque (anos 90). Foi Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 26 justamente nessas três décadas que o gerenciamento de informações ganhou força. DEFINIÇÃO: A gestão da informação pode abranger um ciclo de atividades organizacionais: coleta de dados, análise, categorização, contextualização e arquivamento (e, em alguns casos, exclusão) para atender às necessidades de uma empresa. Figura 5 – A gestão da informação Fonte: Freepik Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 27 A definição de gerenciamento de informações está em constante evolução à medida que as necessidades de tecnologia, ideias e negócios mudam. Isso significa que dados e informações têm um ciclo de vida, ou seja, são úteis por um tempo, mas em algum momento não são mais valiosos. Como qualquer outra prática comercial, a gestão da informação incorpora conceitos gerais de gerenciamento, como planejamento (temática abordada no início desta unidade), controle e execução. O gerenciamento de informações também inclui o gerenciamento de dados e suas atividades associadas. Gerenciamento de dados é o desenvolvimento e implementação de ferramentas e políticas que permitem que os dados avancem de estágio para estágio durante seu ciclo de vida. O gerenciamento de informações tem quatro componentes principais: • Pessoas: não apenas os envolvidos na gestão da informação, mas também os criadores e usuários de dados e informações. • Políticas e processos: regras que determinam quem tem acesso a quê, as etapas para armazenar e proteger informações a serem armazenadas e protegidas e os prazos para arquivamento ou exclusão. • Tecnologia: itensfísicos (computadores, arquivos, outros) que armazenam dados e informações e qualquer software usado. • Dados e informações: o que o restante dos componentes usa. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 28 IMPORTANTE: A gestão da informação geralmente é confundida com gerenciamento de conteúdo ou gerenciamento de conhecimento. Embora esses três elementos estejam relacionados e haja alguma sobreposição, eles têm algumas diferenças. O gerenciamento de conteúdo lida com dados (blocos de texto, imagens, vídeos e muito mais) que um site usa e os elementos para organizar e exibir os dados a exemplo, tags XML ou codificação HTML. A gestão do conhecimento é semelhante à biblioteconomia e lida com informações para treinamento e educação, bem como transferência de conhecimento e experiência, além de transmitir as lições aprendidas. ACESSE: Para entender melhor a diferença entre a gestão da informação e gestão do conhecimento, recomendo assistir ao vídeo disponível em: https://bit.ly/3cpADm0. O vídeo tem a duração de 3 minutos e 46 segundos. Assista! Observe que para um gestor, saberes ligados à gestão do conhecimento é um bom diferencial. Mas diante de tantos dados e informações e de inúmeras áreas (contábil administrativa, financeira, entre outros) como fazer uma melhor gestão disso tudo? É neste momento que entra a importância da gestão estratégica da informação. É o que estudaremos agora! A gestão estratégica da informação Podemos dizer que a gestão estratégica da informação é um passo à frente na gestão estratégica de uma empresa. Quando os gestores são estratégicos, analisam a realidade e as prioridades dos negócios, pode- Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 29 se garantir que a empresa não fará parte de 65% das empresas que não cumprem os padrões de melhores práticas para dados. DEFINIÇÃO: O gerenciamento estratégico da informação trata ativamente do gerenciamento da informação na organização e faz trocas apropriadas com os aspectos operacionais em caso de conflito, intentando maximizar lucros. Ao trabalhar em uma empresa, você precisa entender que o gerenciamento estratégico de informações é utilizado para apoiar as empresas e organizações a categorizar e processar as informações que eles criam e recebem, assim como podem ajudar as empresas a reconhecerem oportunidades para melhorar as operações através da análise do uso de dados. RESUMINDO: O gerenciamento estratégico de informações tenta identificar e lidar com como os dados são e devem ser tratados de maneira proativa. Em suma, o gerenciamento estratégico da informação planeja como usar as informações para ter o maior impacto positivo nos lucros. Figura 6 – O gerenciamento estratégico da informação Fonte:Freepik Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 30 De forma geral, essas estratégias de gerenciamento de informações são planos que orientam uma empresa a manter suas práticas de gerenciamento da informação sincronizadas, melhoram seus processos e se preparam para o futuro. Os planos estratégicos de uma organização podem incluir as seguintes informações: • Status atual. • Metas para o futuro. • Etapas concretas para alcançar esses objetivos. • Planejamento para adquirir novos recursos. • Processos e políticas para interagir com os departamentos de negócios. VOCÊ SABIA? Você sabia que há diversas ferramentas que podem ser utilizadas nas organizações que ajudam a realizar o gerenciamento da informação? Agora que estudamos a gestão da informação e a gestão estratégica da informação, nos dedicaremos a estudar uma dessas ferramentas de gestão da informação. Vamos lá! Ferramenta de gerenciamento de informações (IMBOK) Da mesma forma que uma empresa produz algo como mesas e cadeiras, um departamento da empresa (como TI) pode produzir dados que outros departamentos (como finanças ou marketing) ou outra empresa tratam como um produto ou serviço. Mas de onde vêm esses dados e as informações? As palavras dados e informações são frequentemente usadas como se fossem a Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 31 mesma coisa, mas não são. Há uma distinção importante, especialmente no mundo do gerenciamento de informações. DEFINIÇÃO: Dados são fatos brutos. Informações são dados que foram processados, estruturados, interpretados e organizados para que possam informar decisões e planos. EXPLICANDO MELHOR: Informação significa dados dotados de relevância e propósito dentro de um contexto útil e significativo. As empresas podem obter dados de várias fontes, incluindo as seguintes: 1. Sistemas herdados: usados para dados acumulados há muito tempo. Os sistemas herdados de uma empresa, como gerenciamento de aprendizado, registros de funcionários e histórico financeiro, por exemplo, contêm dados úteis que podem ser utilizados. 2. Criação de dados: criam-se dados a partir de transações, fabricações, pagamentos, compras e análises de funcionários, para citar apenas alguns. Exemplo: Para um varejista, os dados podem ser quantas mesas vendidas foram monitoradas pelo sistema de ponto de venda. Para um fabricante, pode ser o número de televisores que fabricados. Para uma empresa de entrega, pode ser o momento em que um pacote é entregue em um local específico. 3. Coleta de dados: dados provenientes de fontes externas, como tendências climáticas, notícias, avisos de fechamento de estradas, dentre outros. Esses tipos de dados podem ser comprados ou coletados gratuitamente. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 32 Como já vimos, os dados se tornam informações por interpretação, análise, contextualização, processamento e outras atividades da gestão da informação. Exemplo: O registro de um motorista a respeito dos litros de gasolina gastos é um dado. O motorista que calcula sua quilometragem torna esse dado em informação (consumo de litro por quilômetro – l/km). Se eles registram sua quilometragem por condições climáticas ou cidade por estrada utilizada, são informações mais ricas. Exemplo: Olhando do ponto de vista mais comercial, o número de pares de sapatos vendidos e o preço pago por par de sapato são dados. Traçar um gráfico de vendas por loja, comparar números de vendas com o período anterior ou rastrear quantos clientes usaram um determinado cupom de desconto são informações. Entendido esses elementos, observe que os gestores dependem de dados e informações em sua vida profissional, mas os problemas associados ao “gerenciamento de informações” (que inclui tecnologia, sistemas e muitas outras coisas) são muitos e vão além da compreensão das tecnologias básicas que são usadas, chegando até a questões de estratégia de negócios. Unir todos os pontos não é fácil. Uma estrutura que tenta encontrar as conexões entre a tecnologia, os sistemas de informação e que atenda às necessidades dos gerentes e os objetivos estratégicos dos negócios é o IMBOK. Figura 7 Gestão da informação Fonte: Freepik Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 33 DEFINIÇÃO: O IMBOK fornece uma estrutura de fácil compreensão que relaciona as oportunidades de tecnologia da informação às estratégias de negócios de maneira útil e faseada. Ele posiciona e isola os problemas e permite que as ideias passem mais facilmente da consideração de tecnologias brutas até questões da estratégia de negócios. O gestor está ocupado com seu próprio trabalho e espera que seu departamento de TI tenha tudo sob controle. Você acha que isso é de fato possível? É complicado, não é? IMPORTANTE: O IMBOK revela um fato importante: não é possível “alinhar suas estratégias de TI e de negócios” de maneira simples. Existem nada menos que quatro junções críticas em que tudo pode dar terrivelmente errado e, por isso, é extremamente importante que o gestor faça sua própria gestão da informação. Agora que estudamos sobre uma ferramenta de gestão da informação, dá para se imaginarque dificilmente isso seria possível sem um sistema mais completo de gerenciamento de informações. É o que iremos estudar a partir de agora para fechar o conteúdo da nossa unidade. O que é um sistema de gerenciamento de informações? Um sistema de gerenciamento de informações (SGI) é um conjunto de hardware e software que guarda, organiza e acessa dados armazenados em um banco de dados. Ele também fornece ferramentas que permitem a criação de relatórios padronizados. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 34 Existem vários tipos de SGI’s que podem executar funções comerciais especializadas, incluindo estes: • Sistema de inteligência de negócios: as operações usam um sistema de inteligência de negócios para tomar decisões de negócios com base na seleção, integração e análise dos dados e informações coletados. • Sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente: armazena informações importantes sobre os clientes, incluindo vendas anteriores, informações de contato e oportunidades de vendas. As equipes de marketing, atendimento ao cliente, vendas e desenvolvimento de negócios costumam usar este sistema. • Sistema de automação da força de vendas: um componente especializado de um sistema que automatiza muitas tarefas executadas pelas equipes de vendas. Pode incluir gerenciamento de contatos, rastreamento e geração de leads e gerenciamento de pedidos. • Sistema de processamento de transações: um SGI que conclui uma venda e administra detalhes relacionados. Em um nível básico, pode ser um sistema de ponto de venda ou um sistema que permita a um viajante procurar, escolher e reservar um hotel, incluindo opções de quarto e informações como faixa de preço, tipo e número de camas ou uma piscina. • Sistema de gerenciamento do conhecimento: o atendimento ao cliente pode usar um sistema de gerenciamento do conhecimento para responder a perguntas e solucionar problemas. Um sistema de informação é composto de processos e ferramentas. Muitas vezes, você vê que o processo deve adaptar-se às ferramentas e Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 35 quando o processo deve orientar e informar a ferramenta. Idealmente, as ferramentas devem ser subservientes aos processos. VOCÊ SABIA? Você sabia que, de forma geral, não é um problema uma empresa copiar o SGI de outra empresa? Porém, é preciso estar atento, pois cada empresa tem suas particularidades a serem respeitadas. Copiar um SGI na íntegra porque deu certo em uma empresa não é garantia de sucesso em outra. Pode, até, ter o efeito contrário: uma empresa falir por estar utilizando um sistema que não atende às suas demandas. Viu como uma boa gestão da informação é crucial para o gestor ter elementos confiáveis sobre custos, monitoramento dos riscos e controle sobre as perdas? Embora seja uma temática transversal, um gestor que possui este conhecimento tem um grande diferencial no mercado. Agora vamos para nosso último capítulo. Vamos estudar a importância da qualidade no gerenciamento das atividades. Já dá para imaginar que quando não se dá a devida importância à qualidade do processo, os custos e perdas são cada vez maiores. Vamos entender esses aspectos! Vamos lá! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 36 Compreendendo a importância da qualidade no gerenciamento das atividades INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você terá aprendido sobre a qualidade no gerenciamento das atividades. Você sabia que nas organizações alguns gerentes ignoram a qualidade das atividades e isso acaba comprometendo seus custos e gerando perdas? Isto mesmo! Então, é importante entendermos sobre a qualidade na gestão das atividades. Começaremos estudando sobre a qualidade das atividades, depois avançaremos para o planejamento da qualidade, a garantia da qualidade e finalizaremos estudando o controle da qualidade. Após aprender todos esses conceitos, você perceberá como é importante que o gestor seja capaz de observar a qualidade, trabalhar sobre ela e como ela é capaz de reduzir riscos e perdas. Então, vamos caminhar por este novo conhecimento. Vamos em frente! A qualidade no gerenciamento das atividades Para a maioria das pessoas, analisar números, lidar com dados e criar gráficos simplesmente não é muito divertido. Provavelmente, os dados que você deseja ou precisa são difíceis de acessar ou inexistentes. Se você realmente pode acessar os dados, obtê-los no formato necessário pode ser outro aborrecimento. Naturalmente, um gestor que trabalha com custos, riscos e perdas terá que se deparar com muitos dados no seu dia a dia. É a partir deles que o gestor poderá analisar a situação e tomar decisões. Para piorar a situação, a análise de dados, especialmente grandes conjuntos de dados, pode ser confusa e totalmente monótona. No entanto, poucos contestariam que ter bons dados facilita as atividades, Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 37 principalmente quando se comunica com as partes envolvidas e a alta gerência. O uso e a aplicação adequados de dados e análise de dados podem ajudar praticamente qualquer atividade a ter mais sucesso. Infelizmente, muitas vezes, os gerentes lutam pelo uso eficaz de dados e várias técnicas de análise para tomar decisões melhores e mais informadas. “Gerenciamento de qualidade” é um daqueles tópicos ambíguos que podem ser bastante confusos e talvez um pouco assustadores. IMPORTANTE: Os gerentes que priorizam o aspecto da qualidade das atividades precisam de alguns conhecimentos diretos e práticos sobre como aplicar ferramentas e técnicas de qualidade. Figura 8: A qualidade de uma atividade pode estar nos detalhes. Fonte: Pixabay Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 38 O que trataremos a seguir tenta oferecer a você várias sugestões e diretrizes sobre a incorporação de conceitos, ferramentas e técnicas de qualidade no gerenciamento bem-sucedido de qualquer atividade. O gerenciamento da qualidade é dividido em três processos principais: (1) planejamento da qualidade, (2) garantia da qualidade e (3) controle da qualidade. À primeira vista, cada grupo de processos possui uma lista imponente de entradas, ferramentas e técnicas e saídas. NOTA: Lembre-se de que essas ferramentas não são novas, pelo contrário, têm sido empregadas em ambientes de negócios há décadas. A maioria das técnicas de análise e gráficos pode ser feita em uma planilha básica. A chave para os gerentes é simplesmente incorporar as ferramentas certas de cada processo durante o curso de uma atividade. Vamos, a partir deste momento, estudar os três processos principais do gerenciamento da qualidade das atividades: Planejamento da qualidade Um dos aspectos mais importantes do planejamento da qualidade é o estabelecimento de métricas de qualidade. Os gerentes devem ir além das métricas tradicionais de escopo, tempo e custo. É relevante vincular uma atividade aos objetivos estratégicos da empresa, organização ou unidade de negócios. IMPORTANTE: Para obter melhores resultados, os esforços do gerente em qualquer atividade que ele esteja gerenciando devem resultar em algum tipo de melhoria para os negócios. Por fim, é por isso que existem determinadas atividades, para melhorarem uma parte dos negócios. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 39 Se um gerente deseja interesse, participação e apoio ativo dos principais colaboradores, é essencial vincular a atividade a alguma métrica importante para a empresa. Um aspecto fundamental do planejamento da qualidade é o gerente entender os processos que suas ações estão impactando. O gerente deve então desenvolver medidas de processo para as ações, a fim de medir o impacto das alterações recomendadas para os processos impactados. É bastante comum que as pessoas lutem com métricas. Elas são um desafio, sem dúvida. Uma ótima maneira de pensar em métricas é categorizá-las em três grupos: medidas denegócios, medidas de clientes e medidas de processo. Vejamos um exercício prático através de um passo a passo sobre como podemos fazer um planejamento da qualidade: Passo 1: como um grupo, a equipe deve apresentar um fluxograma do processo da forma que a atividade funciona hoje. Durante o exercício, identifique quais etapas são os gargalos, restrições, soluções alternativas ou áreas problemáticas. Todo o exercício de fluxograma não deve demorar mais do que três horas. Passo 2: em seguida, determine onde os intervalos lógicos ou transferências estão dentro do processo. Podem ser transferências entre departamentos, registros de data e hora, marcos ou qualquer outra quebra lógica do processo. Reúna dados sobre essas medidas de intervalo ou processo e faça um gráfico delas. Passo 3: por fim, vincule cada medida do processo à medida final do cliente ou da empresa que a atividade deve melhorar. Essas medidas de processo com a melhor ligação ou correlação são onde a equipe deve se concentrar para melhorar os resultados. Outras sugestões para os gerentes a considerar em relação à vinculação de suas métricas ao que é importante para a organização têm a ver com as métricas de custo da qualidade. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 40 Se o objetivo de um gestor é diminuir os riscos, evitar as perdas, reduzir os custos de falhas, como retrabalho, (re)inspeção, sucata, devoluções, reclamações de garantia ou reembolsos, essas métricas devem ser rastreadas e vinculadas às recomendações e às alterações de processo. Existem muitas ferramentas associadas ao planejamento da qualidade. É necessário tomar decisões sobre quais ferramentas e técnicas são necessárias para avançar nas atividades. Todas as atividades, no entanto, devem estar em melhores situações se o gerente dedicar algum tempo para vincular as atividades ao que é importante para a organização, fazer um fluxograma dos processos afetados, estabelecer métricas apropriadas e utilizar ferramentas poderosas de verificação, como o design de experimentos. Agora que já entendemos como fazer o planejamento da qualidade, vamos estudar a garantia da qualidade. Garantia da qualidade DEFINIÇÃO: O processo de garantia de qualidade está associado à melhoria contínua e à análise de processos. Antes que os níveis de qualidade possam ser verificados, é importante ter dados precisos. Como diz o velho ditado americano: “lixo dentro, lixo fora”, ou seja, dados de entrada defeituosos geram resultados sem sentido. Portanto, toda equipe deve realizar uma análise completa do sistema de medição para verificar a precisão e a integridade do sistema de medição e dos dados. Existem vários componentes para um bom sistema de medição: • Fidelidade: os dados refletem o valor real da propriedade ou o que está sendo medido. • Precisão: os dados estão medindo com precisão o que é medido. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 41 • Repetibilidade: medições sucessivas pelo mesmo avaliador devem ser sempre iguais. • Reprodutibilidade: diferentes avaliadores que medem o mesmo item obtêm o mesmo resultado. O gerente e a equipe devem dedicar tempo e esforço para garantir a precisão e credibilidade do sistema de medição. A credibilidade das decisões futuras é baseada nessa etapa vital da garantia da qualidade. A análise de processos é outro aspecto essencial da garantia da qualidade. A análise de processo inclui os tópicos de análise de causa raiz e análise de valor agregado. A maioria dos gerentes está familiarizada com a análise de causa raiz, em particular o uso de uma causa e efeito ou diagrama de espinha de peixe. O que é importante lembrar sobre a análise de causa raiz é incluir as cinco principais categorias: pessoas, métodos, máquinas, materiais, sistema de medição e ambiente ao investigar as fontes de problemas. É fácil concentrar a maioria dos esforços de melhoria e ações corretivas nas pessoas. VOCÊ SABIA? Você sabia que 85% dos problemas nos negócios podem estar associados ao gerenciamento? Isso é uma realidade das organizações, como sugeriu o guru da qualidade Edwards Deming, pois a gerência é quem decide sobre métodos, procedimentos, materiais, dentre outros. A análise de valor agregado é outra abordagem facilmente aplicada, porém eficaz, para a melhoria contínua. A regra geral para determinar se uma etapa agrega valor é se um cliente estaria disposto a pagar por essa etapa específica. O tempo real de processamento pode ser adicionado a cada etapa do processo e, a partir daí, podem ser feitos cálculos básicos de eficiência Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 42 do processo. Geralmente, a área de oportunidade para melhoria é o tempo de espera ou intervalo entre cada etapa. RESUMINDO: Garantia de qualidade tem tudo a ver com melhoria contínua de processos. Isso inclui a investigação ou a análise da causa raiz dos problemas nos processos, bem como a avaliação contínua de quais etapas do processo estão agregando valor. Agora que estudamos a garantia da qualidade, vamos para o nosso último processo do gerenciamento da qualidade: o controle de qualidade. Controle de qualidade O último processo sob gerenciamento de qualidade é o controle de qualidade. DEFINIÇÃO: O controle de qualidade tem a ver com o monitoramento das métricas, identificadas na fase de planejamento da qualidade, para garantir que as métricas tenham desempenho satisfatório. O controle de qualidade também inclui a compreensão do conceito de variação, bem como a comunicação eficaz com os dados. As métricas foram identificadas no estágio de planejamento da qualidade, enquanto a coleta de dados precisos para essas métricas fazia parte da garantia da qualidade. No processo de controle de qualidade, são utilizadas ferramentas de análise gráfica para exibir os dados, para que as decisões possam ser tomadas com facilidade e rapidez em relação à qualidade da saída do processo. É fácil entrar no modo “paralisia da análise” com essa etapa, logo, a chave é manter o rastreamento o mais simples possível. Na maioria Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 43 das vezes, deve-se usar ferramentas simples, a exemplo de gráficos de execução. Os gráficos de execução, geralmente chamados de gráficos de linhas, respondem à pergunta: “Como estamos indo ao longo do tempo?” Ao analisar os dados ao longo do tempo, a ferramenta apropriada é um gráfico de execução ou gráfico de controle, não um gráfico de barras. Os gráficos de execução são predecessores naturais para controlar gráficos, pois eles simplesmente não têm limites de controle. Os gráficos de Pareto são ferramentas simples e apropriadas para categorias de informações como: razões para erros de pedidos de serviço, resultados por região ou tipos de reclamações de clientes. Os gráficos de Pareto respondem à pergunta: “Quais coisas estão afetando a métrica principal? ” Todo gráfico de execução deve ter um conjunto associado de gráficos de Pareto para ajudar a explicar o que está afetando a métrica principal de interesse. O gráfico de execução e os gráficos de Pareto formam uma ótima combinação e percorrem um longo caminho em direção a uma comunicação simples, porém eficaz, com grupos de partes interessadas. Já os gráficos de dispersão são a ferramenta apropriada para mostrar visualmente se existe uma correlação entre duas variáveis. Lembre-se: se é possível colocar duas medidas em um gráfico, implica dizer que há uma relação entre elas. Outras sugestões para mapear e monitorar os resultados incluem: • Uma métrica por gráfico é uma boa regra geral. • Evite se tornar um “cartunista”. Mantenha os gráficos o mais simples possível. • Os gráficos devem falar por si. Se você precisar explicar o gráfico, ele não está cumprindo sua finalidade. • Evite adicionar linhas de “tendência” aos gráficos. É muito fácil fazer uma interpretação incorretade uma “tendência” que, na realidade, pode até não existir. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 44 • Tente não usar apenas dados mensais nos gráficos. A plotagem de dados diários ou semanais facilita muito a identificação do que está acontecendo no processo. As mudanças de processo também são detectadas muito mais rapidamente do que com os dados mensais. • Compreender a diferença entre variação normal e pontos de dados incomuns é, talvez, a área que poderia ajudar a melhorar a tomada de decisões nos negócios e nas atividades. Compreender os diferentes tipos de variação é realmente bastante simples, mas é extremamente difícil de aplicar no cenário comercial do cotidiano. As pessoas são solucionadoras de problemas naturais. Em um ambiente de negócios, os gerentes têm essa necessidade inerente de agir, mesmo que, na realidade, não haja tal necessidade. Os gerentes podem percorrer um longo caminho para reduzir as reações instintivas em suas atividades quando diferenciam entre variações de causas comuns e especiais. O gráfico de controle, uma ferramenta extremamente poderosa, fará isso por você. Ele deve ser usado no curso de monitoramento para determinar se os processos estão sob controle. Quando apenas uma variação de causa comum está presente, mas os resultados não estão onde precisariam estar, talvez um projeto de experimento ajude a determinar como mudar o processo na direção certa. Se uma medida do processo estiver no controle, ou seja, se ela só tem variação de causa comum, mas os resultados não são bons o suficiente, isso indica que o processo deve ser alterado ou aprimorado. Pedir às pessoas para explicar as diferenças nos dados entre os limites de controle não é apenas frustrante, mas também uma perda de tempo. Uma abordagem melhor é reconhecer que o processo atual não é capaz de se concentrar em melhorar o processo. A melhor maneira de melhorar os processos é através de uma equipe de melhoria de processos. Compreender a variação facilita muito a tomada de decisões. Investigue causas especiais, reduza a variação e decida se o processo é bom. Se o processo não for bom, em vez de Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 45 continuar tentando corrigir, forme uma equipe de melhoria de processo para estudar o processo e mudá-lo na direção certa. O monitoramento de processos é parte integrante do controle de qualidade. As ferramentas de qualidade usadas nesse processo podem ajudar os gerentes de várias maneiras, incluindo: diferenciação entre ruído normal no processo e algo incomum, comunicação eficaz com análises gráficas fáceis de entender e tomada de decisões melhores e menos emocionais com base em dados e fatos sólidos. RESUMINDO: Algumas atividades específicas são quase sempre empreendimentos emocionais para uma boa parte dos envolvidos. Para tirar essa emoção da tomada de decisão e se comunicar de maneira mais eficaz com a alta gerência, é essencial incorporar processos de qualidade em cada atividade. Para melhorar com sucesso os resultados a longo prazo, os gerentes devem desenvolver uma mentalidade de melhoria contínua. Isso pode ser feito, como vimos, familiarizando-se e utilizando as várias ferramentas e técnicas de qualidade em cada atividade. Os gerentes que tomam tempo para estabelecer boas métricas, analisar os processos afetados e entender o conceito de variação devem melhorar significativamente a eficácia do gerenciamento de suas atividades. Talvez agora já tenha ficado mais claro a importância destes conceitos, inclusive para o gerenciamento de custos, riscos e perdas. Como vimos, a qualidade do gerenciamento é uma peça importante para a eficiência e eficácia das atividades. Quando se trabalha em busca da qualidade, há uma chance real de diminuição de custos, boa gestão de riscos e diminuição considerável das perdas. Assim, encerramos mais uma unidade. Estudamos a importância do planejamento, aprendemos sobre os custos associados à TI, a gestão da informação e a gestão da qualidade. Em organizações modernas, estes elementos são fundamentais para uma boa gestão de custos, riscos e Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 46 perdas, para o bom desenvolvimento do trabalho e para o ganho de vantagem competitiva no mercado. IMPORTANTE: Na próxima unidade nos aprofundaremos sobre outros custos associados às operações logística e sua importância na gestão de custos, riscos e perdas. Bom estudo! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 47 REFERÊNCIAS BERTÔ, Dalvio José. Gestão de custos. 2. Ed. São Paulo: Saraiva 2011. CAVALCANTI, Marly. Gestão estratégica de negócios: evolução, cenários, diagnósticos e ação. 2. Ed. São Paulo: Cengage Learning, 2011. LAS CASAS, Alexandre Luzzi. Qualidade total em serviços. São Paulo: Atlas, 2005. OLIVEIRA, Djalma P. R. Introdução à administração: teoria e prática. São Paulo: Atlas, 2009. PALADINI, Edson Pacheco. Gestão da qualidade: teoria e prática. 2.ed. São Paulo: Atlas, 2004. ROSINI, Alessandro Marco. Administração de sistema de informação e a gestão do conhecimento. 2. Ed. São Paulo: Cengage, 2012 • ....VELOSO, Renato. Tecnologias da informação e da comunicação: desafios e perspectivas. São Paulo: Saraiva, 2011. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) Daniel Campelo Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) Unidade 4 Livro Didático Digital Daniel Campelo Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) Diretor Executivo DAVID LIRA STEPHEN BARROS Gerente Editorial CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA Projeto Gráfico TIAGO DA ROCHA Autor DANIEL CAMPELO O AUTOR Daniel Campelo Olá. Meu nome é Daniel Campelo e sou economista, mestre em Gestão do Desenvolvimento Local Sustentável e especialista em Metodologia do Ensino a Distância. Possuo experiência técnico- profissional na área de economia, gestão e mercado há mais de 15 anos. Há 10 anos atuo na docência do Ensino Superior nos cursos de Graduação e Pós-graduação, sendo os últimos cinco anos dedicados à modalidade do Ensino a Distância. Por acreditar no papel transformador da educação e no excelente caminho que abre para uma sociedade mais justa, passei a me dedicar à transmissão de minha experiência profissional e de vida àqueles iniciando em suas profissões. Por isso, fui convidado pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase de muito estudo e trabalho. Conte comigo! ICONOGRÁFICOS Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que: INTRODUÇÃO: para o início do desenvolvimento de uma nova compe- tência; DEFINIÇÃO: houver necessidade de se apresentar um novo conceito; NOTA: quando forem necessários obser- vações ou comple- mentações para o seu conhecimento; IMPORTANTE: as observações escritas tiveram que ser priorizadas para você; EXPLICANDO MELHOR: algo precisa ser melhor explicado ou detalhado; VOCÊ SABIA? curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias; SAIBA MAIS: textos, referências bibliográficas e links para aprofundamen- to do seu conheci- mento; REFLITA: se houver a neces- sidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou dis- cutido sobre; ACESSE: se for preciso aces- sar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast; RESUMINDO: quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últi- mas abordagens; ATIVIDADES: quando alguma atividade de au- toaprendizagem for aplicada; TESTANDO: quando o desen- volvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas; SUMÁRIO Aprendendo sobre os custos de embalagens ................................10 Os custos de embalagens ...................................................................................................... 10 Tipo de custos de embalagens ...........................................................................................12Armazenagem, montagem e a gestão de embalagens.....................................15 Entendendo o gerenciamento e custos do estoque ....................18 Conceitos de gerenciamento de estoque ...................................................................18 Elementos que afetam as operações de estoque ................................................20 Porque e quando evitar manter estoques .................................................................. 24 Custos de estoque ....................................................................................................................... 27 Conhecendo o valor econômico agregado (EVA) e o Balanced Scorecard (BSC) ........................................................................................... 30 O que é valor econômico agregado (EVA)? ...............................................................30 O que é um Balanced Scorecard?.................................................................................... 33 EVA x BSC: diferenças e semelhanças .......................................................................... 37 Compreendendo os indicadores de desempenho logístico e o custeio baseado em atividades (ABC) ................................................41 Indicadores de desempenho da logística ....................................................................41 Indicadores-chaves de desempenho ............................................................................ 43 Custeio baseado em atividades (ABC) .......................................................................... 47 7 UNIDADE 04 Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 8 INTRODUÇÃO Nesta última unidade, vamos conhecer mais dois custos importantes para o gestor: o custo de embalagens e o custo de estoques. Além dos custos de estoque, vamos estudar também o seu gerenciamento, elementos que afetam o estoque e por que/quando se deve evitar manter estoques. Além disso, vamos estudar o valor agregado econômico e o balanced scorecard. Vamos entender esses dois métodos usados para medir desempenho e sua importância para a gestão de custos, riscos e perdas. Por fim, vamos estudar alguns indicadores de desempenho logístico e o custeio baseado em atividades (ABC). Assim, finalizaremos todo o conteúdo proposto para você nesta unidade. Vamos lá? Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 9 OBJETIVOS Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 4. Nosso propósito é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes objetivos de aprendizagem até o término desta etapa de estudos: 1. Aprender sobre os custos de embalagens. 2. Entender o gerenciamento e custos do estoque. 3. Conhecer o valor econômico agregado (EVA) e o Balanced Scorecard (BSC). 4. Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento? Ao trabalho! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 10 Aprendendo sobre os custos de embalagens INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você aprenderá sobre os custos de embalagens. Além dos custos de transporte que já estudamos, esse custo é também importante para a gestão de custos e perdas. Abordaremos os primeiros conceitos sobre os custos de embalagens, apresentando os diversos tipos de custos envolvidos. Mais adiante, estudaremos sobre a armazenagem, montagem e gestão de embalagens. Iremos perceber que o conhecimento acerca destas temáticas irá ajudar o gestor a ter um olhar mais amplo sobre processo de fabricação, embalagem e distribuição. É o que estudaremos neste capítulo a partir de agora. Vamos em frente! Avante! Os custos de embalagens A embalagem tem uma função em um processo de produção e distribuição de um produto. É ela quem garante a integridade do produto, fornece informações sobre ele e pode, inclusive, despertar interesse no consumidor. DEFINIÇÃO: Quando olhamos na perspectiva dos custos, podemos definir os custos de embalagens como sendo aqueles custos que estão justamente ligados ao processo de fabricação destas embalagens, independentemente do tamanho, material, formato ou qualquer outro foco. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 11 Figura 1 – Embalagem do produto Fonte: Freepik Muitos componentes influenciam e impactam o custo da embalagem, desde os gastos explícitos, como matéria-prima e mão de obra, aos implícitos, a exemplo de armazenamento e estoque obsoleto. Assim, é importante considerar todos esses elementos ao calcular o custo da embalagem para o seu negócio. IMPORTANTE: Neste sentido, o gestor irá buscar a melhor relação custo- benefício ao pensar, projetar e definir a embalagem de um produto. O princípio é que os custos sejam baixos, mas, por outro lado, espera-se que a embalagem atenda às exigências requeridas pelo produto. Como estudamos no início da nossa disciplina, os custos fixos são aqueles em que há um preço direto associado aos produtos, ou seja, é tudo que você paga, por exemplo, durante um processo embalagem. Os Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 12 custos são relativamente fáceis de especificar e calcular no final do dia e podem ser classificados em: • Projeto estrutural. • Design gráfico. • Fabricação de embalagens personalizadas. • Suprimentos para embalagens e preenchimento de espaços vazios. • Remessa. Vamos estudar a partir de agora cada um destes tipos de custos associados às embalagens. Vamos lá! Tipo de custos de embalagens Como acabamos de ver, os custos de embalagens classificam-se em cinco tipos diferentes. Vamos entender cada um deles. Projeto estrutural Dependendo do seu produto, o fabricante da embalagem ou a agência externa especializada em design de embalagem pode desenvolver o design estrutural da embalagem. O custo de criar seu design e convertê-lo em um arquivo pronto para fabricação varia e pode ou não ser incluído nos serviços fornecidos pelo parceiro de criação escolhido. Você deve solicitar uma cotação antecipada, detalhando o que está incluído e o cronograma previsto para desenvolver seu design antes de iniciar qualquer projeto. Se você levar um arquivo existente para o fabricante da embalagem, ele ainda precisará fazer ajustes para garantir que funcione de acordo com suas máquinas e operações disponíveis. Design gráfico A aplicação de gráficos às embalagens varia muito a depender do projeto. Você pode utilizar uma versão simples de uma cor do seu logotipo na parte externa de uma caixa de remessa ou pode desenvolver uma experiência de varejo altamente personalizada e atraente. Para projetos Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 13 simples, pode ser suficiente fornecer ao fabricante da embalagem um arquivo com o logotipo no perfil e na resolução de cores desejada. Figura 2 – Custo de embalagem Fonte: Freepik Projetos de embalagem mais complexos podem exigir o apoio de um designer gráfico profissional ou de agência especializada. Qualquer que seja o caminho a seguir, esse processo é semelhante ao do design estrutural e você deve solicitar de forma antecipada uma cotação, linha do tempo de produção e termos de contratação. Fabricação de embalagens personalizadas Depois que os designs estrutural e gráfico forem finalizados e estiverem preparados para fabricação, você estará pronto para começar a fabricação personalizada. O custo desse processo depende do material, tamanho, volume de execução, método de impressão, ferramentas utilizadas e mão de obra. Um componente importante para o sucesso de qualquer projeto de embalagem é trazer a pessoa responsável pela criação do design Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 14 para dentro de sua empresa desde o início. Essa ação pode otimizar o resultado da embalagem, incluindo o custo total. Exemplo: Se você não deseja enviar seu designer gráfico por um caminho criativo que, de última hora, não funcionará no método de impressão usado pela embalagem ou no orçamento de fabricação, é recomendável que você tenha encontros para discussõese soluções o mais cedo possível. Suprimentos para embalagens e preenchimento de espaços vazios Os componentes do seu projeto de embalagem podem ser itens de estoque e, portanto, deve-se levar em consideração seu custo. Isso pode incluir embalagens primárias (como garrafas, tubos e bolsas), preenchimento de espaços vazios (como almofadas de ar ou embalagens de papel), fita adesiva, etiquetas, embalagens elásticas e muito mais. Dê uma olhada em sua cadeia de suprimentos (estudamos gestão da cadeia de suprimentos nas unidades anteriores) de embalagens do começo ao fim e inclua as compras de produtos em estoque no cálculo de custos de embalagens. Remessa No ambiente atual de logística, o custo de remessa desempenha um papel significativo no custo total de mercadorias. O envio tem implicações em potencial para o custo da embalagem, tanto no início quanto no fim do seu projeto de embalagem. Você pode pagar pelo frete da embalagem Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 15 para seu armazém ou centro de distribuição e pagará novamente ao enviar o produto embalado para o usuário final. IMPORTANTE: O tamanho, a forma e a escolha do material da sua embalagem afetam o peso e as dimensões. O peso e o tamanho afetam o custo do envio. Por isso, é importante ter um grupo especializado que discuta desde o início o processo de desenvolvimento de embalagens. Armazenagem, montagem e a gestão de embalagens Todas as empresas analisam o custo de estoque e armazenamento de maneira diferente. O custo do espaço pode variar bastante de empresa para empresa. Embora possa ser tentador comprar embalagens em grandes quantidades pela possibilidade de barganhar o preço a pagar pelo volume comprado, vale a pena considerar como você gerenciará qualquer material que não será utilizado. Comprar embalagens em uma quantidade muito grande para economizar no valor final nem sempre é a estratégia mais eficaz. Em vez de manter todo esse estoque disponível, a empresa pode fazer uma parceria com um fornecedor que possa suprir as entregas de forma pontual. IMPORTANTE: Há, ainda, outro risco adicional pelo excesso de estoque: a obsolescência. A necessidade de alterar a rotulagem do produto, atualizar alguma exigência ou adaptar os gráficos para atender a uma demanda específica pode resultar em embalagens obsoletas. É importante ter o volume de embalagens na quantidade certa. Dessa forma, seu dinheiro não estará “preso” ao estoque em excesso, Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 16 e nem correrá o risco de ficar desatualizado e sem uso. Jogar fora embalagens antigas é o mesmo que jogar dinheiro fora. Já está ficando claro o papel importante de uma boa gestão de embalagens para a gestão de custos e perdas. Mas avançaremos mais para fechar o pensamento e o capítulo. Vamos lá! Exemplo: Os bons designers de embalagens consideram o ciclo de vida de uso completo da embalagem, incluindo o trabalho necessário para montar e carregar a unidade do produto. Existem ferramentas disponíveis para acelerar o dobramento manual, por exemplo, além de soluções automatizadas para maximizar a linha de montagem. Figura 3 – Volume de embalagens Fonte: Freepik Um bom gestor de embalagens pode conduzir um estudo do tempo das operações para determinar quais soluções a empresa pode aproveitar. A integração da automação ao design da embalagem, equipamento ou ambos pode economizar tempo e dinheiro. O gestor determinará se um Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 17 novo equipamento ou um design revisado capaz de reduzir o manuseio poderia melhorar seus custos. Além de aperfeiçoar a operação, o gestor deve atentar-se aos custos. Para contabilizar com precisão o custo de sua embalagem, deve observar o quadro geral. A avaliação geral do processo, para além de considerar os itens que possuem os mais altos custos, revelará áreas de melhoria e oportunidades para otimizar as operações de negócios e os resultados. Um gestor de embalagem experiente pode fornecer informações durante as fases de desenvolvimento (designs estrutural e gráfico). Ele pode ajudar a calcular e gerenciar custos durante a fase de fabricação e transporte, enquanto descobre soluções eficientes para maximizar seu orçamento ou melhorar a sustentabilidade. Pode, também, auxiliar no cálculo do retorno do investimento na embalagem. RESUMINDO: Estudamos algumas técnicas de avaliação de perdas financeiras na unidade anterior. As principais técnicas que você pode usar para isso são: • Período de retorno (payback). • Taxa de retorno contábil. • Análise de risco e sensibilidade de investimento. • Fluxo de caixa descontado. Agora que já sabemos sobre a importância da gestão de embalagens para a gestão de custos e perdas, vamos avançar nosso estudo e entender agora uma outra temática bem importante nas organizações: a gestão e custos de estoque. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 18 Entendendo o gerenciamento e custos do estoque INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você será capaz de entender sobre o gerenciamento e os custos associados aos diversos tipos de estoque. Além disso, você estudará os elementos que afetam a operação de estoques, inclusive a mão de obra e profissionais sem a qualificação adequada. Os gestores que atuam nas organizações devem saber a importância da qualificação profissional para uma gestão de estoques eficiente. Em seguida, estudaremos quando e por que se deve evitar manter estoques. Por fim, trataremos especificamente dos custos de estoques. E então? Motivado para desenvolver este novo conhecimento? Então vamos lá. Avante! Conceitos de gerenciamento de estoque Gerenciamento de estoque e gerenciamento da cadeia de suprimentos (que estudamos na primeira unidade) são a espinha dorsal de qualquer operação comercial. Com o desenvolvimento da tecnologia e a disponibilidade de aplicativos de software orientados a processos, o gerenciamento de estoque passou por mudanças revolucionárias. Figura 4 – Gerenciamento de estoque Fonte: Freepik Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 19 Nos últimos anos, pudemos perceber que houve uma adaptação sobre o conceito de gestão de estoques, desde o atendimento ao cliente até a forma de gerenciar e manter estoques e, assim, efetuar entregas imediatas (just in time). DEFINIÇÃO: O gerenciamento de estoque é gerenciar os diversos tipos de estoques de uma organização, organizá-los da forma mais adequada e mantê-los em quantidades ideais. Existem diversos tipos de estoques, como: • Estoques de insumos ou matérias-primas. • Estoques de produtos em processo. • Estoques de produtos semiacabados. • Estoques de produtos acabados. • Estoques em trânsito. • Estoques em consignação. NOTA: No estoque em consignação o fornecedor disponibiliza o produto e o cliente só pagará por ele ao efetuar a venda na data acordada. Não havendo venda do produto, poderá devolvê-lo de acordo com o contrato firmado. Embora o conceito de estoque seja em sua essência sempre o mesmo, as indústrias passaram a usar modelos e nomeá-los de maneira diferente. Empresas de manufatura, como fabricantes de computadores ou de telefones celulares, chamam o modelo pelo nome de “indústria gerenciada pelo fornecedor”, enquanto a indústria automobilística usa o termo “just in time”. Por sua vez, a indústria de vestuário chama esse modelo pelo nome de “resposta eficiente do consumidor”. Mesmo com Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 20 todos esses nomes, o modelo básico de gerenciamento de estoque permanece o mesmo. Exemplo: Para entendermos sobre como cada empresa usa determinados modelos de estoques, vamos dar o exemplo da DELL, que possui fábricas em todo o mundo. Eles seguem um conceito de “build to order”, no qual a fabricação ou montagem de notebooks é feita apenas quando o cliente faz um pedido pela web e o pagamento é confirmado. A Dellcompra peças e acessórios de vários fornecedores, tomando ainda a iniciativa de trabalhar com fornecedores de serviços terceirizados para instalar armazéns adjacentes às suas fábricas e gerenciar os estoques em nome dos fornecedores da DELL. O 3PL, provedor de serviços terceirizados, recebe as remessas e mantém estoque de peças em nome dos fornecedores da empresa. O armazém da 3PL abriga estoques de todos os fornecedores da DELL, número que pode chegar a mais de duzentos fornecedores. Quando a DELL recebe um pedido confirmado de notebook, o sistema gera uma lista de materiais que é baixada no 3PL e os processos e os materiais são dispostos conforme o processo de montagem e entregues diretamente no chão de fábrica. Hoje, a maioria das empresas multinacionais conseguiu com sucesso que seus fornecedores e prestadores de serviços 3PL instalassem o método de indústria gerenciada pelo fornecedor em suas fábricas e esse modelo tornou-se prioritário nos processos de fabricação. Agora que já entendemos os conceitos iniciais do gerenciamento de estoques e como ele pode possuir diferentes modelos, daremos sequência ao nosso assunto tratando de alguns elementos que afetam as operações de estoque. Elementos que afetam as operações de estoque Como vimos, as operações de gerenciamento de estoque estão cada vez mais sendo terceirizadas para provedores de serviços terceirizados, Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 21 garantindo assim que os investimentos e custos no gerenciamento de estoques sejam reduzidos. Essa é uma ótima tendência, desde que as empresas se concentrem em supervisionar e revisar o gerenciamento de estoque e as operações de estoque periodicamente para garantir que os controles adequados sejam mantidos e os processos seguidos. IMPORTANTE: O gerenciamento de estoque envolve o estudo de dados sobre movimentação de estoque, seu padrão de demanda, ciclos de fornecimento, ciclos de vendas, dentre outros. O gerenciamento ativo exige análise e gerenciamento contínuos dos itens de estoque para atingir o gerenciamento de estoque enxuto. A função de gerenciamento de estoque é realizada pelos planejadores de estoque da empresa em estreita coordenação com compras, logística da cadeia de suprimentos e finanças, além dos departamentos de marketing. Figura 5 – Gestão de custos, riscos e perdas. Fonte: Freepik] As eficiências do gerenciamento de estoque dependem em grande parte das habilidades e conhecimentos dos planejadores de Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 22 estoque, do foco e do envolvimento do gerenciamento e das políticas de gerenciamento associadas ao sistema de gerenciamento de estoque. No entanto, o gerenciamento de operações de estoque não está sob o controle da equipe de gerenciamento de estoque, mas cabe aos fornecedores de serviços terceirizados. É nesse ponto que se revelam algumas das áreas críticas e pontos de ação por parte das operações que podem impactar o estoque da empresa. Vejamos algumas dessas áreas a seguir: (1) Mão de obra e pessoal não qualificados: o gerenciamento de operações de estoque é uma operação orientada ao processo. Todas as tarefas e ações a serem executadas pelos operadores afetarão o estoque, os prazos de entrega e outros parâmetros. Portanto, o conhecimento sobre o que é necessário fazer e o efeito da ação deve ser conhecido pelos operadores que estão no chão de fábrica. Exemplo: Por exemplo, se um operador recebe uma tarefa de armazenamento, ele deve saber como e onde deve guardar o palet, como digitalizar o ID do palet e confirmá-lo no sistema. Além disso, ele também deve saber o impacto de não concluir nenhuma dessas ações ou fazer algo errado. O impacto que sua ação terá no sistema, bem como o estoque físico, deve ser claro para o operador. (2) Itens de estoque diferentes teriam que ser tratados de maneira diferente: os operadores que estão realizando a tarefa devem saber o porquê e o que deve ser feito. Eles também devem saber as consequências de não seguir o processo. Exemplo: Um palet pode ter que ser escaneado para a identificação e guardado no local, enquanto uma caixa pode ter que ser aberta e escaneada em busca de caixas individuais dentro e guardada em uma lixeira. Os agentes devem ser treinados em todo o processo e entender o porquê e o que ele está fazendo. (3) Os sistemas de gerenciamento de estoques são bastante operacionais e exigem muito conhecimento: nos locais em que os estoques estão sendo gerenciados em sistemas baseados em rádio Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 23 frequência, os operadores devem saber gerenciar os leitores de rádio frequência, entender como acessar e concluir transações destes leitores. De forma geral, podemos perceber que quando as operações do estoque estão sendo gerenciadas por um provedor de serviços terceirizado e o cliente principal não está presente no local, a qualidade da equipe e dos operadores é comprometida e as pessoas não recebem treinamento adequado antes de receberem sua responsabilidade. Tais situações podem levar a discrepâncias de estoque. (4) Procedimentos operacionais padrão, treinamento e ênfase na conformidade dos processos: quando um projeto de gerenciamento de estoque é iniciado em um local de armazém de terceiros, tanto o cliente principal quanto o fornecedor de serviços terceirizados trabalham no projeto e configuram os processos básicos, documentando um padrão de procedimentos operacionais e realizar treinamento como parte da metodologia de gerenciamento de projetos. No entanto, ao longo do tempo, a natureza dos requisitos dos negócios muda, resultando em alterações nos processos operacionais. Esses não são documentados e os procedimentos operacionais padrão ficam desatualizados. Em seguida, novos trabalhadores são introduzidos no chão de fábrica e são obrigados a aprender os processos trabalhando em conjunto com outras pessoas sem que nenhum treinamento ou documento seja fornecido a ele para referência. Com o resultado, eles geralmente têm um conhecimento incompleto dos processos e realizam tarefas sem saber por que estão fazendo o que fazem e o que precisa ser feito. Essa situação é muito perigosa para a saúde do estoque e mostra uma falta de atitude do prestador de serviços terceirizado. A continuação dessa situação levará a problemas de limpeza, incompatibilidade de estoque, discrepâncias e afetará a prestação do serviço. Além disso, se não for bem monitorada, poderá levar a roubo, furto e uso indevido do estoque. Em qualquer armazém de operações de estoque de propriedade de terceiros, o principal cliente deve garantir que a revisão e o treinamento Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 24 periódicos sejam realizados para toda a equipe. As operações de estoque devem ser revisadas periodicamente e as contagens e auditorias de estoque realizadas regularmente. Agora que entendemos que existem alguns elementos capazes de afetar os estoques, já é possível perceber que quanto maior o estoque, maior o risco que estamos correndo. Por outro lado, estoques pequenos também podem ser um grande problema. Qual o tamanho do estoque ideal? Vamos entender um melhor a partir de agora sobre essa temática. Porque e quando evitar manter estoques Toda organização comercial envolvida na fabricação, comercialização ou negociação de produtos para venda mantém estoques de uma forma e de outra. Como vimos, o estoque pode ser mantido na forma de matérias-primas ou na forma de mercadorias para venda. Como cada unidade de item do estoque tem um valor econômico e é discriminada nos livros contábeis da empresa, o estoque pode ser considerado um ativo da empresa. Gerenciamento de estoque é uma função crítica desempenhada pelos planejadores para equilibrar a retenção de estoque de modo a garantir que os níveis ideais deste sejam mantidos. Qualquer excesso de estoque resultaráem custos incrementais de manutenção do estoque e afetará as finanças da empresa, pois bloqueia o capital de giro. Figura 6 – Nível de estoque Fonte: Freepik Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 25 O estoque, por outro lado, pode prejudicar seriamente a participação da empresa no mercado. Qualquer pedido de cliente que não seja atendido devido a um estoque esgotado não é um bom sinal. IMPORTANTE: Portanto, a responsabilidade de encontrar um bom equilíbrio na manutenção do estoque enxuto exige planejamento inteligente e monitoramento contínuo dos níveis de estoque, juntamente com a rápida tomada de decisões. Devido aos fatores acima, todas as organizações geralmente tendem a evitar manter estoques, exceto em determinados momentos, já que o acúmulo de estoque pode ser um sinal de problemas ocultos. As empresas perceberam que o acúmulo de estoque é um de problemas desse tipo, que ficam “embaixo do tapete” e não são visíveis de forma clara. EXPLICANDO MELHOR: Em outras palavras, pode-se dizer que, para encobrir ineficiências nos sistemas internos, as pessoas constroem estoques como estoques de segurança. O acúmulo de estoque pode ocorrer como uma solução para encobrir as ineficiências do fornecedor. Se os fornecedores não são confiáveis e o fluxo de matérias- primas não pode ser garantido, há uma tendência de manter estoques de emergência na forma de matérias-primas ou estoques semimanufaturados. Em outros casos, esse acúmulo pode ocorrer devido à má qualidade. O aumento do custo do estoque e o custo resultante de seu armazenamento podem ser atribuídos ao custo da qualidade. Se a produção não for consistente com a qualidade, as mercadorias produzidas serão rejeitadas, levando a um aumento no estoque rejeitado. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 26 Para compensar a perda devido à rejeição da qualidade, seria necessário aumentar a produção e manter o estoque de produtos acabados. Em outros casos, atrasos na produção também podem levar à criação de estoques. Atrasos na produção podem ser atribuídos a várias razões, como mau design do produto, ineficiências no layout da produção, paralisação da produção devido a falhas, longos tempos de processo, entre outros. Além dessas causas, pode haver muitos outros problemas relacionados a pessoas e gerenciamento, resultando em atrasos na produção. REFLITA: Esses acúmulos de estoque não apenas bloqueiam o capital de giro e aumentam os custos desnecessários de manutenção e armazenamento dos estoques, mas também ocultam os problemas que podem causar sérias ameaças aos negócios. A gerência deve estar atenta para identificar quaisquer acúmulos de estoque, investigar a causa raiz e resolver esses problemas. Um acúmulo de estoque causa preocupação para os controladores financeiros. Qualquer estoque não móvel é motivo de preocupação porque não apenas bloqueia os fundos da organização, mas o custo incremental de manter o estoque continua aumentando ao longo do tempo e afeta os números finais. IMPORTANTE: Mais importante ainda, o estoque parado durante um tempo fica suscetível a perda, roubo, furto e até a encolhimento. Ademais, pode tornar-se obsoleto e deteriorar-se, caso não usado dentro do prazo de validade. Portanto, os níveis de estoque estão sempre no radar não apenas dos controladores financeiros, mas também da alta administração. Viu como é importante manter um estoque equilibrado? Ele pode afetar fortemente os custos de uma organização. Mas quais são os custos Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 27 que podemos atribuir aos estoques? É o que iremos estudar agora. Vamos lá! Custos de estoque A aquisição, armazenamento e gerenciamento de estoque estão ligados a custos associados a cada uma dessas funções. Os custos de estoque são basicamente classificados em três tipos: • Custo de pedido. • Custo de armazenamento. • Custo de capital e transportes. Vamos estudar cada um destes custos de estoque separadamente! Custo de pedido O custo de aquisição e os custos de logística de entrada fazem parte do custo do pedido. O custo do pedido é dependente e varia com base em dois fatores: o custo do pedido em excesso e o custo do pedido em volume menor. Esses dois fatores movem-se em direções opostas. Fazer pedidos em excesso de quantidade resultará no custo de armazenamento. Por outro lado, encomendar menos resultará em aumento dos custos de reposição e de pedidos. DEFINIÇÃO: O custo de pedido somado ao custo de armazenamento é chamado de custo total de estoque. Se você colocar em um gráfico a quantidade do pedido em relação ao custo total de estoque, verá o gráfico diminuindo gradualmente até um determinado ponto após o qual, a cada aumento na quantidade de pedido, o custo total do estoque aumentará. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 28 Figura 7 – Custo total de estoque Fonte: Freepik] Essa análise funcional e implicações de custo formam a base para determinar a decisão de aquisição de estoque, respondendo às duas perguntas fundamentais básicas: quanto e quando pedir. Custo de armazenamento Os custos de armazenamento de estoque normalmente incluem o custo do aluguel do prédio e a manutenção da instalação e os custos relacionados. Custo de equipamentos de manuseio de materiais, hardware de TI e aplicativos, incluindo custo de compra, depreciação, aluguel ou arrendamento, conforme o caso. Outros custos incluem custos operacionais, custos de comunicação e serviços públicos, além do custo dos recursos humanos empregados nas operações e na administração. Custo de capital e transportes Os custos de capital incluem os custos de investimentos, juros sobre capital de giro, impostos sobre estoques pagos, custos de seguros e outros custos associados a obrigações legais. Já os custos de transporte de estoque envolvem deslocamentos, armazenamento e gerenciamento de estoque, usando instalações internas Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 29 ou armazéns externos pertencentes e gerenciados por fornecedores terceirizados. Dada a importância dos custos de transportes nos custos das operações logística, estudamos este tema de forma detalhada na primeira unidade. Os custos de armazenamento de estoque, bem como o custo de capital, dependem e variam segundo a decisão dos gestores de gerenciar o estoque internamente ou por meio de fornecedores terceirizados. Atualmente, a tendência é que as empresas optem pela terceirização do gerenciamento de estoques para serviços de terceiros. Elas percebem que fazer por conta própria o gerenciamento de operações de estoque requer certas competências essenciais que podem não estar alinhadas com as competências de seus negócios. Eles preferem terceirizar para um fornecedor com a competência necessária do que realizar por conta própria. No caso de operações de armazenamento em larga escala, o nível de investimentos pode ser muito grande em termos de custo de equipamentos de construção e de manuseio de materiais, dentre outros. Além disso, irá bloquear o capital da empresa, impedindo sua utilização em áreas mais importantes, como pesquisa e desenvolvimento, expansão etc. Dito de outro modo, o capital de ser investido na empresa para ficar preso em armazenamento em larga escala. Bem, entendida a importância sobre o gerenciamento de estoques, os tipos de estoques, o que afeta sua operação, seus níveis adequados e custos, vamos para nosso próximo tópico. Estudaremos agora como realizar a avaliação financeira da empresa, eis o nosso próximo assunto. Vamos lá! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 30 Conhecendo o valor econômico agregado (EVA) e o Balanced Scorecard (BSC) INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você será capaz de entender os conceitos de valor econômico agregado (EVA) e Balanced Scorecard (BSC). Além disso, você vai estudar e entender as principais semelhanças e diferenças entre EVA e BSC.Você deseja que sua organização supere a de seus concorrentes? Então, entender esses dois métodos é essencial. Você sabe a diferença entre o que mede o EVA e o que mede o BSC? Vamos abordar tais temáticas para que você entenda claramente a diferença entre elas e a importância que têm para a gestão de custos, riscos e perdas. Estarei aqui com você para te passar todo esse conhecimento. Motivado para mais um capítulo? Então, vamos lá. Avante! O que é valor econômico agregado (EVA)? Na segunda unidade estudamos que é importante realizar uma boa prevenção de perdas, mas estimar os benefícios do investimento em termos financeiros também é extremamente importante. Agora, estudaremos duas importantes medidas de desempenho financeiro de uma empresa: o valor econômico agregado em o Balanced Scorecard. Vamos em frente! DEFINIÇÃO: O valor econômico agregado (EVA) é uma medida do desempenho financeiro de uma empresa com base na riqueza residual calculada deduzindo seu custo de capital de seu lucro operacional, ajustado pelos impostos em regime de caixa. O EVA também pode ser chamado de lucro econômico, pois tenta capturar o verdadeiro lucro econômico de uma empresa. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 31 Figura 8 – Valor econômico agregado (EVA) Fonte: Freepik EVA é a diferença incremental na taxa de retorno sobre o custo de capital de uma empresa. Essencialmente, é usado para medir o valor que uma empresa gera a partir dos fundos investidos nela. Exemplo: Se o EVA de uma empresa for negativo, significa que a empresa não está gerando valor a partir dos fundos investidos no negócio. Por outro lado, um EVA positivo mostra que uma empresa está produzindo valor com os recursos investidos nela. A fórmula para calcular o EVA é: EVA = Lucro operacional líquido após impostos - Capital investido * Custo médio ponderado de capital. Lucro operacional líquido após impostos é a quantidade de capital investido e pode ser calculado manualmente, mas normalmente é listado nas finanças de uma empresa pública. O capital investido é a quantidade de dinheiro usada para financiar um projeto específico. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 32 Uma equação para o capital investido frequentemente usada para calcular o EVA é: Capital investido = Total do ativo - passivo circulante, dois números facilmente encontrados no balanço da empresa. Custo médio ponderado de capital é a taxa média de retorno que uma empresa espera pagar a seus investidores e os pesos são derivados como uma fração de cada fonte financeira na estrutura de capital de uma empresa. O custo médio ponderado de capital também pode ser calculado, mas normalmente é fornecido como registro público. O objetivo do EVA é quantificar o custo do investimento de capital em um determinado projeto ou empresa e avaliar se gera dinheiro suficiente para ser considerado um bom investimento. Ele apresentará o retorno mínimo de que os investidores precisam para fazer seu investimento valer a pena. REFLITA: O EVA avalia o desempenho de uma empresa e sua administração através da ideia de que um negócio só é lucrativo quando gera riqueza e retorno para os acionistas, exigindo, portanto, desempenho acima do custo de capital da empresa. O EVA como indicador de desempenho é muito útil, pois o cálculo mostra como e onde uma empresa criou riqueza através da inclusão de itens do balanço. Isso força os gerentes a estarem cientes dos ativos e despesas ao tomar decisões gerenciais. No entanto, o cálculo do EVA depende muito da quantidade de capital investido e é mais bem usado para empresas ricas em ativos que são estáveis ou maduras. Empresas com ativos intangíveis, como empresas de tecnologia, podem não ser boas para uma avaliação de EVA. Agora que já sabemos o que é o valor econômico agregado, vamos entender o que é o Balanced Scorecard. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 33 O que é um Balanced Scorecard? Se utilizarmos qualquer indicador financeiro, verificaremos que apenas ele não é suficiente para trazer à tona a realidade dos negócios de uma organização. A partir daí, surge a necessidade de analisar a empresa em todas as suas perspectivas. Uma das ferramentas mais conhecidas para tal é o Balanced Scorecard ou BSC. Tudo começou a partir dos anos 90, quando os pesquisadores Robert e David Norton resolveram observar melhor as empresas e passaram a dedicar tempo para entendê-las através de perspectivas que não fossem restritamente financeiras, uma vez que acreditavam que não se pode medir o desempenho financeiro de uma organização apenas pelo sucesso econômico. Baseado nessas ideias, agregadas a um conjunto de fatores e técnicas, originou-se o Balanced Scorecard ou BSC. Nos últimos anos, Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 34 o BSC evoluiu para uma das ferramentas de gestão estratégica mais popular. EXPLICANDO MELHOR: O BSC foi posicionado como uma inovação estratégica de medição de desempenho para neutralizar o viés financeiro prevalecente em sistemas de medição de desempenho existentes. A ideia inicial do BSC foi que as medidas financeiras eram indicadoras de resultado que, quando usadas isoladamente, poderiam levar a pensar no curto prazo. DEFINIÇÃO: É justamente para promover a criação de valor a longo prazo que o Balanced Scorecard mede além das perspectivas financeiras de desempenho que passam a ser complementadas com outras três perspectivas, a saber: perspectiva do cliente, perspectiva de negócios internos e inovação e perspectiva de aprendizagem. Figura 9 – As quatro perspectivas do Balanced Scorecard (BSC) Fonte: Adaptado de Kaplan e Norton (1997). Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 35 O reposicionamento do Balanced Scorecard deu-se em 1996, quando deixa de ser visto apenas como uma medida de desempenho e passa a ser visto como um sistema de gestão estratégica, sugerindo que as empresas passem a criar um mapa estratégico como a representação visual dos objetivos críticos e as relações de causa e efeito entre eles. IMPORTANTE: Hoje, no BSC, os mapas estratégicos são vistos como componentes vitais, pois permitem que as empresas entendam como os seus bens intangíveis são convertidos em resultados tangíveis. Dando uma pequena olhada no desenvolvimento do Balanced Scorecard, pode-se dizer que ela foi uma das ideias de gestão mais significativa dos últimos anos. O Balanced Scorecard é um conceito que se tornou profundamente enraizado em organizações de todos os tipos no mundo inteiro e, curiosamente, tem existido apenas por pouco mais de duas décadas. Kaplan e Norton (1997), os fundadores desse conceito, usaram a analogia do painel de cabine de uma aeronave para compará-lo às formas tradicionais de medir o desempenho de uma organização. De modo análogo ao piloto de aeronaves, o BSC visualiza o desempenho de um negócio partindo apenas de uma perspectiva financeira. Segundo Kaplan e Norton, seria como um cockpit com painel de instrumentos para uma aeronave ter apenas um instrumento. Exemplo: Um piloto de avião, na verdade, utiliza muitos instrumentos, como aqueles para medir a altitude do avião, sentido, velocidade do ar, temperatura do motor, nível de combustível, e assim por diante, todos para julgar o desempenho geral da aeronave. Em essência, eles usam um Balanced Scorecard, e por isso são capazes de obter o caminho para onde eles querem ir. Da mesma forma, as organizações devem usar o BSC para medir muitas coisas através de quatro perspectivas diferentes. Com as medidas de desempenho do BSC dentro dessas perspectivas, a organização deve, Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 36 assim, registrar um conjunto de medidas de desempenho relacionadas às perspectivas. Eles devem estabelecer metas para cada uma dessas medidas, além de serem capazes de explicar por que cada medida foi importante ao seu BSC. A representação visualdo BSC, como vimos, é uma analogia com “o painel de instrumentos” de uma aeronave, mas com a representação visual das informações conferidas pelo BSC. Usando o sistema de coloração de um semáforo, estabeleceu-se: (1) a cor vermelha para mostrar as medidas em que a organização está falhando contra uma medida de desempenho, (2) âmbar/amarelo/laranja para quase ou apenas passando um alvo e (3) verde para quando alcançar seu objetivo, dando uma noção já à primeira vista de seu desempenho global. Ajudando a integrar vários programas corporativos como qualidade e serviço ao cliente e olhando para diferentes programas ou unidades organizacionais de diferentes perspectivas, pode ser uma maneira de fazer com que todos cantem a partir da mesma canção no papel. Para entender melhor como funciona o BSC, vamos ver dois exemplos a seguir: Exemplo: Se o BSC mostra o serviço ao cliente como o ponto fraco, com foco em comportamentos de desempenho de atendimento ao cliente de todo mundo, ele pode ajudar a conduzir a empresa para pequenas melhorias em cada departamento ou unidade. O efeito será uma melhora maior em desempenho de atendimento ao cliente da organização. Exemplo: Uma organização pode ter metas para aumentar a produtividade em 8%, por exemplo. Ao dividir as suas unidades produtivas em níveis menores da organização, baseada no que identificou o BSC, Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 37 cada membro da organização terá metas mais claras que irão conduzir a organização a atingir os 8% de produtividade. Usando técnicas de gestão baseadas em algumas das técnicas de Balanced Scorecard, a empresa também pode ter um impacto positivo sobre as pessoas de uma organização, uma vez que irá reconhecer pontos fortes e fracos de diferentes pessoas em diferentes áreas. EXPLICANDO MELHOR: As pessoas podem se sentir valorizadas de forma não reconhecida pelas abordagens tradicionais de medição. Ao mesmo tempo, uma organização pode usar os pontos fortes de seus funcionários com seu maior efeito, enquanto trabalha para melhorar suas áreas de fraqueza. Agora que já sabemos o que significa o valor econômico agregado (EVA) e o BSC, vamos estudar as diferenças e semelhança entre eles. Vamos lá! EVA x BSC: diferenças e semelhanças Quando olhamos os dois indicadores, podemos encontrar semelhanças e diferenças entre eles e responder à pergunta: eles podem ou não ser combinados com sucesso? Como estudamos, os criadores do BSC enxergam a organização como uma estratégia. Assim, utilizando o BSC, é importante saber: Colocando a estratégia em ação: o BSC possibilita transferir a estratégia para o nível operacional, permitindo direcionar todas as ações para a implementação de metas estratégicas. Links entre organização e estratégia: o BSC possibilita obter um efeito de sinergia quando todos os departamentos e unidades de negócios de uma empresa perseguem objetivos estratégicos. Implementação da estratégia por todos os funcionários: o BSC incentiva os funcionários a contribuir para a implementação de metas Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 38 estratégicas por meio de um extenso sistema de comunicação e motivação. Gerenciamento estratégico em tempo real: o BSC possibilita vincular orçamento e estratégia com a ajuda de sistemas de informação e analíticos, a fim de exercer controle contínuo e realizar campanhas estratégicas de educação. Motivação: o Balanced Scorecard cria uma motivação perfeita para os funcionários em todos os níveis. Por sua vez, os criadores do gerenciamento baseado em EVA estabeleceram quatro elementos relevantes: Medição: o sistema de gerenciamento baseado em EVA possibilita a criação de um sistema de avaliação para a empresa, podendo indicar corretamente a rentabilidade real. Sistema de gestão: o sistema abrange um conjunto de decisões gerenciais, incluindo planejamento estratégico, alocação de fundos, compra e venda de ativos, estabelecimento de metas, dentre outros. Motivação: um sistema justo de remuneração e bônus baseado em um indicador de EVA permite equilibrar os interesses de gerentes e acionistas. Mentalidade: a implementação do sistema de gestão e remuneração com base no indicador EVA leva a mudanças na cultura corporativa e no clima organizacional. Embora os EVA e BSC possuam essas vantagens, ambos também apresentam algumas desvantagens. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 39 Figura 10 – Vantagens de EVA e BSC Fonte: Freepik Fortes laços entre bônus e indicador de EVA podem levar à tomada de decisões visando benefícios de curto prazo por meio da redução de custos e uso de ativos com prazo de depreciação expirado. O sistema de pontuação consiste em indicadores financeiros que ignoram fatores de sucesso a longo prazo, como conhecimento de pessoal, tecnologias da informação, cultura corporativa, dentre outros. O sistema de gerenciamento baseado em EVA funciona mais na perspectiva de curto prazo. Já o BSC, só pode ser projetado depois de todos os funcionários aceitarem e entenderem a estratégia da empresa. Além disso, não há responsabilidade pelos resultados totais e esse sistema se concentra no gerenciamento de fundos e recursos, mas não no financiamento deles. Acredito que agora já tenha ficado mais clara a importância desses conceitos para a análise de viabilidade de um projeto. Como vimos, a avaliação de investimentos vai responder até que ponto vale a pena Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 40 colocar dinheiro no projeto, ou seja, se ele é financeiramente viável ou não. Agora que estudamos tais temas, vamos avançar na nossa unidade e estudar nosso último tema: a análise econômica e financeira de projetos. Vamos em frente! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 41 Compreendendo os indicadores de desempenho logístico e o custeio baseado em atividades (ABC) INTRODUÇÃO: Ao término deste capítulo, você terá aprendido sobre alguns indicadores-chave de desempenho logístico. Esses indicadores irão nortear os gestores sobre a operação logística e auxiliá-los na tomada de decisão. Além disso, vamos aprender sobre o custeio logístico baseado em atividades, o que é muito importante para a gestão de custos da organização. Começaremos estudando o conceito de indicadores de desempenho da logística e nos estenderemos para os indicadores-chave de desempenho. Em seguida, vamos entender o conceito de custeio baseado em atividades (ABC) e, por fim, como calcular o custeio ABC. Após aprender todos esses conceitos, você irá perceber como é importante que o gestor observe os indicadores e o custeio, trabalhe em cima destes elementos e perceba como eles são capazes de auxiliar na gestão de custos, riscos e perdas. Então, vamos a esse novo caminho. Vamos em frente! Indicadores de desempenho da logística Quando você pensa em um gerenciamento logístico aperfeiçoado, provavelmente pensa em uma grande organização deste setor. Desde a aquisição efetiva de mercadorias, procedimentos de controle e armazenamento de mercadorias do ponto de origem até o consumo, essas grandes organizações atendem regularmente e até excedem as expectativas dos clientes, mantendo margens altas. Figura 11 – Indicadores de desempenho Fonte: Freepik Dos armazéns da empresa até a porta da frente do cliente, existem numerosos KPIs (indicadores-chaves de desempenho) de logística Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 42 que você deve medir para comparar sua posição relacionada a dos concorrentes e o que pode ser alterado para trazer um impulso positivo aos índices de satisfação do cliente e manter os custos sob controle. Mas afinal, o que são indicadores-chaves de desempenho de logística (KPI)? [[Definição]]: Os principais indicadores de desempenho da logística são definidos como os valores quantitativos usados para determinar com que as metas e os objetivos operacionais da logística específicos sejamalcançados pela empresa durante um determinado período de forma efetiva e eficiente. Algumas questões que os indicadores-chaves de desempenho de logística procuram responder incluem: • Qual porcentagem dos prazos de entrega prometidos são perdidos? • Quantos pedidos de clientes chegam danificados por mês? • Quantos clientes receberam o pedido errado? • Quantos clientes aguardam longos períodos para receber seu pedido porque está fora de estoque? • Estou maximizando a utilização dos métodos de envio? Somente quando você começar a medir e comparar os itens acima, você poderá analisar por que eles estão acontecendo e qual é o custo para os seus negócios. IMPORTANTE: Se os gerentes de logística falharem em medir e acompanhar os indicadores de desempenho logístico, os clientes poderão ficar tão insatisfeitos com encomendas erradas, danificadas ou atrasadas que não estarão mais dispostos a negociar com a empresa. Além de perder negócios, muitos clientes insatisfeitos podem atrapalhar os esforços de marketing da empresa, alertando os clientes Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 43 em potencial com críticas negativas on-line ou verbais, o que pode levar a uma queda nas vendas. A utilização dos indicadores-chaves de desempenho corretos da logística pode impulsionar uma redução no número de clientes insatisfeitos, melhorando, assim, o resultado geral da empresa. Se um departamento de logística fosse uma sala de aula, quando se trata de satisfação do cliente, é aqui que eles precisariam obter um A +. Indicadores-chaves de desempenho Vamos estudar a partir de agora alguns importantes indicadores- chaves de desempenho. Vamos lá! 1. Taxa perfeita de pedidos do cliente Este indicador-chave deve estar no topo de todas as listas de indicadores de desempenho logístico. Para logística, tal marcador é uma pontuação composta de qualidade, precisão e integridade, levando em consideração a taxa média de entrega pontual, a taxa de remessa completa, a taxa de remessa não danificada e a taxa de documentação correta de um grupo de remessas. Exemplo: Uma empresa de logística que descobre possuir um baixo valor para esse indicador de desempenho logístico pode estar enfrentando problemas relacionados ao manuseio de materiais ou a processos de embalagem que podem causar a queda, manipulação ou rotulagem incorreta de muitos produtos. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 44 Figura 12 – Indicadores-chaves de desempenho Fonte: Pixabay Isso pode aumentar o perfil de risco da empresa, pois muitos produtos, como medicamentos ou produtos químicos, precisam ser manuseados com extremo cuidado e embalados de maneira muito específica. Qualquer desvio pode fazer com que uma grande quantidade de produtos não seja recuperada, para não mencionar complicações imprevistas à saúde dos clientes. Seja qual for o caso, o resultado de um pedido que não chega em perfeitas condições é uma experiência insatisfatória do cliente, podendo causar aumento nos custos de processamento de devoluções, perda de negócios do cliente e responsabilidades desnecessárias. 2. Taxa de pedidos de clientes não danificada O indicador de desempenho logístico da taxa de pedidos não danificados é um componente da taxa perfeita de pedidos do cliente que Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 45 deve ser monitorado para garantir que os pedidos cheguem ao destino sem danos. Não há nada tão irritante para um cliente quanto abrir um pacote que estava esperando e encontrá-lo quebrado devido à embalagem inadequada ou ao mal manuseio por parte de funcionários durante o processo de envio. É desejável que sua empresa pague mais pelo processamento de devoluções e pela realização de uma grande quantidade de retrabalho? Não, claro que não. Ninguém deseja pagar mais dinheiro e desperdiçar um tempo valioso, especialmente se puder ser remediado rastreando os principais indicadores de desempenho da logística. IMPORTANTE: Caso você se encontre com um valor baixo para esse indicador-chave de desempenho logístico, verifique como os funcionários preenchem, empacotam e enviam o pedido do cliente para localizar o problema. Talvez existam procedimentos inadequados de manuseio de materiais que levem a uma grande quantidade de danos às mercadorias durante o processo de envio. Lembre-se de que a razão por trás dos pedidos danificados pode até estar no gerenciamento deficiente do fornecedor (mercadorias que chegam de fornecedores já danificados). Implemente procedimentos para lidar melhor com os materiais, utilize métodos de embalagem (estudamos sobre gerenciamento de embalagens no início desta unidade) eficazes e reduza o número de pontos de verificação para os pedidos dos clientes a fim de reduzir o número de instâncias em que os pedidos dos clientes são danificados. Por fim, observe se a satisfação do cliente aumenta. Caso tenha aumentado, continue acompanhando esse indicador para não voltar aos velhos hábitos. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 46 3. Taxa de pedidos atrasados Um alto número de pedidos de clientes atrasados ou em espera, em comparação com o número total de pedidos de clientes, aponta para oportunidades de melhoria de processo no planejamento e previsão de demanda, gerenciamento de estoque, métodos de gerenciamento de fornecedores ou mesmo diminuição de estoque devido a danos ou roubo. Para manter os clientes satisfeitos, comece solicitando que os gerentes calculem a demanda histórica e as tendências atuais do mercado para garantir que os produtos da empresa nunca estejam fora de estoque. NOTA: Lembre-se de manter os números previstos, pois ter muitos produtos em seu estoque pode causar um aumento nos custos indiretos. Existem muitos indicadores de desempenho logístico que ajudam a analisar se os clientes estão deixando de consumir na empresa, apenas medindo e comparando a operação logística. Os principais indicadores de desempenho, como vimos, ajudam os gerentes de logística a identificar e resolver problemas. A satisfação do cliente é muito importante no setor de logística, no qual ela é constantemente elevada pelos melhores desempenhos do setor. Ficar de olho nesses indicadores-chaves de desempenho para logística e outras métricas dará um impulso quando se trata de manter seus clientes atuais e trazer novos para os negócios. Agora que estudamos os indicadores de desempenho, estudaremos um método que ajuda a atribuir custos diretos e indiretos a uma determinada atividade: o custeio baseado em atividades. Vamos lá! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 47 Custeio baseado em atividades (ABC) DEFINIÇÃO: O custeio baseado em atividades (ABC) é um método que atribui custos diretos e indiretos a produtos e serviços relacionados. Esse método contábil de custeio reconhece a relação entre custos, atividades gerais e produtos manufaturados, atribuindo custos indiretos aos produtos de maneira menos arbitrária do que os métodos tradicionais. No entanto, alguns custos indiretos, como salários da equipe administrativa e do escritório, são difíceis de atribuir a um produto. O custeio baseado em atividades (ABC) é usado principalmente na indústria de manufatura, pois melhora a confiabilidade dos dados de custos, produzindo custos quase verdadeiros e classificando melhor os custos incorridos pela empresa durante seu processo de produção. Figura 13 – Controle de custos Fonte: Freepik O sistema ABC de contabilidade de custos baseia-se em atividades consideradas como qualquer evento, unidade de trabalho ou tarefa com Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 48 um objetivo específico. Uma atividade é um fator de custo como pedidos ou configurações de máquina. A taxa dos custos de uma atividade específica, que é o total dos custos dividido pelo custo de uma atividade específica, é usada para calcular o valor de custos diretos e indiretosrelacionados a uma atividade específica. IMPORTANTE: O ABC é usado para entender melhor os custos, permitindo que as empresas formem uma estratégia de preços mais apropriada. EXPLICANDO MELHOR: Esse sistema de custeio é usado no custeio alvo, no custeio do produto, na análise de rentabilidade da linha de produtos, na análise de rentabilidade do cliente e nos preços dos serviços. O custeio baseado em atividades é usado para obter melhor compreensão dos custos, permitindo que as empresas formem uma estratégia de preços mais apropriada. Vamos estudar agora passo a passo como calcular o ABC: Passo 1: identifique todas as atividades necessárias para criar o produto. Passo 2: divida as atividades em custos específicos que incluam todos os custos individuais relacionados a uma atividade, como fabricação. Passo 3: atribua para cada custo específico da atividade a quantidade e a unidade, como horas ou unidades. Passo 4: calcule a taxa do custo específico, dividindo o custo da atividade específica pela quantidade e unidade atribuída (horas, unidades). Passo 5: multiplique a taxa de custo da atividade específica pela quantidade e unidade da atividade para criar o produto. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 49 Exemplo: Como um exemplo de custo baseado em atividades, considere a empresa PQR, que possui uma conta de energia elétrica de R$ 50.000,00 por ano. O número de horas de trabalho tem impacto direto na conta de luz. No ano, foram 2.500 horas de trabalho, o que neste exemplo é o fator de custo. O cálculo da taxa do custo específico é feito dividindo a conta de energia elétrica de R$ 50.000,00 por ano pelas 2.500 horas, gerando uma taxa de custo específico de R$ 20,00. Para o produto XYZ, a empresa usa eletricidade por 10 horas. Os custos indiretos do produto são de R$ 20,00 vezes 10, ou seja, R$ 200,00. O custeio baseado em atividades beneficia o processo de custeio, expandindo o número de variedade de custos que podem ser usados para analisar custos indiretos e tornando-os rastreáveis para determinadas atividades. O custo baseado em atividades (ABC) aprimora o processo de cálculo de custos de três maneiras: a. Primeiro, ele expande o número de variedade de custos que podem ser usados para montar custos indiretos. Em vez de acumular todos os custos de toda a empresa, ele agrupa-os por atividade. b. Segundo, cria bases para atribuir custos indiretos a itens, de modo que os custos sejam alocados com base nas atividades que geram custos, e não nas medidas de volume, como horas de máquina ou custos diretos de mão de obra. c. Finalmente, o ABC altera a natureza de vários custos indiretos, como depreciação, serviços públicos ou salários. Ao haver essa alteração, passam de encarados como indiretos a rastreáveis para determinadas atividades. Como alternativa, a ABC transfere custos indiretos de produtos de alto volume para produtos de baixo volume, aumentando o custo unitário deste último. Agora que terminamos esse grande aprendizado e como as temáticas são importantes para a gestão de custos, riscos e perdas, finalizamos todo o conteúdo de nossa última unidade. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 50 IMPORTANTE: É importante que você tenha compreendido todo o assunto desta unidade. Caso algum assunto não tenha sido bem assimilado, é importante que você o releia. REFLITA: Lembre-se de que o estudo sobre a gestão de custos, riscos e perdas não se encerra aqui. Sempre que tiver oportunidade, leia sobre o assunto, pois um profissional atualizado sempre estará à frente daquele que se acomodou e permitiu que o tempo defasasse seu conhecimento. As áreas que tratam da gestão de custos, riscos e perdas são áreas muito vastas e um profissional que se apropria de suas nuances certamente terá sucesso em sua vida profissional. Desejo que você continue sua formação, amplie cada vez mais seus conhecimentos e tenha uma boa sorte em sua vida profissional. Bom estudo! Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) 51 REFERÊNCIAS ASSAF NETO, Alexandre. Finanças Corporativas e Valor. 5ª ed. São Paulo: Atlas, 2010. BETHLEM, Agrícola. Estratégia empresarial: conceitos, processos e administração estratégica. São Paulo: Atlas, 2009. GAITHER, Norman. Administração da produção e operações. São Paulo: Pioneira, 2001. KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. A estratégia em ação: balanced scorecard. 4. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1997. PEREZ JÚNIOR, José Hernandez. Gestão estratégica de custos. São Paulo: Atlas, 2005. OLIVEIRA, D. P. R. Administração de processos: conceitos, metodologias, práticas. São Paulo: Atlas, 2006. Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP) Daniel Campelo Gestão de Custos, Riscos e Perdas (GCRP)