8- Subsistemas de Controle Patrimonial

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Subsistemas de Controle Patrimonial
APRESENTAR AS PRINCIPAIS ESTRUTURAS NECESSÁRIAS E CONHECIDAS DO SUBSISTEMA DE
CONTROLE PATRIMONIAL, PROCURANDO EVIDENCIAR AS PRINCIPAIS OPERACIONALIDADES QUE
DEVEM SER ATENDIDAS, BEM COMO AS PRINCIPAIS INFORMAÇÕES E RELATÓRIOS QUE DEVEM SER
GERADOS POR ESSE SUBSISTEMA, SEMPRE TENDO EM MENTE QUE O USUÁRIO FINAL É QUE
DETERMINA QUE TIPO E FORMA DE INFORMAÇÃO ELE QUER.
AUTOR(A): PROF. MARIA DO SOCORRO CONCEICAO SANTOS
O Subsistema de Controle Patrimonial é essencial devido a grande quantidade de itens de ativos
imobilizados e intangíveis, principalmente imobilizados, que devem ser controlados dentro de uma
empresa.
É utilizado para atendimento da movimentação física destes bens e para as necessidades legais e fiscais, de
cálculos e controles pelas exigências contábeis especificas de grupo de ativos.
OBJETIVOS DO SUBSISTEMA DE CONTROLE
PATRIMONIAL
1. assegurar o controle físico e escritural de todos os itens considerados como
ativos fixos dentro da empresa;
2. permitir o processo de valorização contábil fiscal e gerencial do ativo fixo da
empresa;
3. permitir o processo de planejamento e controle dos recursos fixos à
disposição da empresa;
4. armazenar todas as informações necessárias para todas as gestões
relacionadas com o ativo fixo da empresa;
5. permitir o processo de segurança e responsabilidade dos bens e direitos à
disposição dos funcionários da empresa;
6. permitir o processo de controle dos impostos recuperáveis das
imobilizações (ICMS, PIS e Cofins).
 
ATRIBUTOS E FUNÇÕES
Dentro da administração deste sistema contábil, pode-se apontar as seguintes atribuições e funções:
a) Conceito de controle
É a atribuição chave do administrador deste sistema. Qualquer controle parte de determinados conceitos,
que conduzirão a uma série de procedimentos tais como:
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1. controle geral e irrestrito, físico e escritural, de todos os itens considerados
permanentes (fixos);
2. controle apenas escritural e nenhum controle físico;
3. controle parcial físico e escritural dos itens relevantes, e controle apenas
escritural dos itens classificados como não relevantes
O mais comum tem sido a adoção do primeiro conceito de controle e, em seguida, o último conceito. Ou
seja, ou há um controle geral e irrestrito, ou um controle dos itens mais relevantes, tanto em termos físicos
como escriturais.
Contudo, o conceito de controle apenas escritural, sem controle físico, que, num primeiro momento
aparenta-se absurdo, pode ser bastante viável. O que torna tal controle viável é exatamente as
características e atributos físicos dos bens e direitos permanentes: sua fixação e sua imobilidade.
Se o grande tema do controle geral e irrestrito, físico e escritural, é a questão da segurança, esta, na
realidade, só pode ser comprometida em itens de pequeno porte. Itens tradicionais, como máquinas,
veículos, equipamentos, não conseguirão ser movimentados pelos funcionários responsáveis de forma
invisível. Portanto, a segurança está garantida.
Com relação aos itens de pequeno porte e, eventualmente grande valor, o problema de segurança está em
condições de igualdade com a segurança de qualquer outro item dentro da empresa, que não seja
permanente, como dinheiro em caixa, itens de estoque etc., que não tem um controle físico e escritural nos
moldes tradicionais do controle patrimonial.
A adoção de um sistema de controle apenas escritural pode ser viabilizada e trazer resultados econômicos
significativos para a empresa, com a simplificação do sistema de controle. Com isso, o subsistema de
Controle Patrimonial teria como função básica apenas atender ás necessidades legais e gerenciais de forma
escritural, como as contabilizações e as transferências e baixas quando houver.
 
b) Normalização dos procedimentos dos eventos
patrimoniais
Evento patrimonial são as diversas possibilidades de ocorrências (entradas e saídas) com os bens e direitos
adquiridos com a intenção de permanência.
Uma atribuição da administração do sistema e uma função do sistema de controle patrimonial e a
classificação e normalização dos procedimentos dos eventos patrimoniais.
Os principais eventos patrimoniais são os seguintes:
1. Aquisição de bens e direitos com intenção de permanência;
2. Transferências de bens entre estabelecimentos fiscais;
3. Transferências de bens entre departamentos ou divisões (centros de
custos);
4. Empréstimos e comodato de bens;
5. Doação de bens e direitos;
6. Locação e arrendamento mercantil de bens;
7. Ativamento interno de bens;
8. Reformas de equipamentos ou aquisições complementares ativáveis;
9. Obras civis (novos edifícios, ampliações e reformas ativáveis);
10. Sinistro de bens;
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11. Sucateamento e desmanche de bens;
12. Bens para museu; venda de bens e direitos;
13. Aplicação do teste para validação do valor recuperável do ativo
(impairment).
14. Deverá ter novos campos para atender as novas práticas trazidas pelas Leis
11638/07 e 11941/09 como: valor residual, vida útil, ajuste ao valor
recuperável (Impairment).
 
c) Critérios de atribuição de valor e depreciações e
decisão de ativamento de gastos
Funções do administrador deste subsistema, em consonância com o subsistema de contabilidade societária
e fiscal.
Determinados eventos patrimoniais exigem critérios para definir o valor a ser registrado no sistema, como
os ativamentos internos e obras civis.
Para o cálculo da depreciação também há necessidade de decidir o critério a ser utilizado para o cálculo,
seja em termo de taxas, turnos de trabalho, metodologia, alocação da despesa etc.
A decisão de ativamento dos gastos está relacionada com as possibilidades legais e gerenciais de
ativamentos de valores de bens ou gastos, incluindo os itens do Ativo Intangível, gastos de manutenção, de
reformas etc.
 
d) Correção monetária e contabilização das contas do
patrimônio líquido
Esta função deste subsistema nasceu fundamentalmente com as necessidades legais do passado de Correção
Monetária das Demonstrações Financeiras previstas na Lei no 6.404/76 (Lei das S.A.), obrigatórias até 31-
12-95.
Como o sistema de correção monetária de balanço, como era comumente chamado, exigia a correção
monetária das contas do ativo permanente e das contas do patrimônio líquido, essa função passou a ser
incorporada no sistema de Controle Patrimonial.
Mesmo que no atual momento não exista esta obrigatoriedade de correção monetária no Brasil, é
importante que o sistema tenha esta operacionalidade, tendo em vista que existem as necessidades
gerenciais de balanços em outros denominadores monetários, como os balanços em moeda estrangeira, em
que seja preciso tal atualização monetária.
 
e) Identificação patrimonial
Função administrativa e complementar do sistema. É o processo de atribuir número de ordem aos bens e
direitos internados dentro da empresa. Tradicionalmente, essa identificação tem sido efetuada com as
plaquetas de patrimôno, que são acopladas aos bens adquiridos.
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Com os avanços da tecnologia de informação, como o código de barras, a identificação tem sido feita desta
forma. Esse novo processo facilita necessidades posteriores de reinventário físico dos bens e direitos.
A identificação é necessária, tanto para gerenciamento interno dos itens do permanente, como para as
necessidades escriturais de controle das depreciações e baixas patrimoniais.
 
f) Informações para manutenção
Algumas empresas e alguns sistemas oferecidos no mercado apresentam essa operacionalidade. É a
utilização do subsistema de controle patrimonial para a gestão das manutenções dos bens da empresa, seja
de caráter escrituralcomo operacional.
Dependendo da complexidade da empresa e de seus equipamentos, a gestão da manutenção tem sido feita
com softwares específicos para tal atividade.
 
 
OPERACIONALIDADES DO SISTEMA
Apresentamos algumas operacionalidades deste subsistema, procurando evidenciar as mais importantes e
conhecidas.
 
a) Controle patrimonial como banco de dados
Para este sistema contábil, talvez esta seja a operacionalidade mais importante. Fundamentalmente, é
necessário que o sistema permita, para cada bem ou direito controlado, o arquivamento em forma de banco
de dados, de todas as informações necessárias para sua gestão, para todas as áreas da empresa.
Com este fundamento e o gerador de relatórios, todas as necessidades informacionais de toda a empresa,
em princípio, serão atendidas.
Exemplos de vários dados a serem arquivados para cada item controlado:
1. número do bem ou direito (número da identificação patrimonial);
2. valor original, valor reavaliado, valor de mercado etc.;
3. fabricante e fornecedor;
4. todos os dados da nota fiscal;
5. marca, modelo, número de série;
6. identificação expressiva para fins de custeio;
7. código de família de bens;
8. centro de custo;
9. localização física;
10. planta do seguro;
11. condições de ativamento e movimentação;
12. instruções para depreciação e correção;
13. informações sobre garantia a terceiros (a quem foi dada a garantia, quantas
vezes, vencimento da garantia etc.) etc. 
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b) Módulo de cálculo de atualização
É a segunda grande operacionalidade. Fundamentalmente, além do controle físico, a outra grande
operacionalidade são as facilidades que o sistema deve permitir para calcular as correções monetárias (se
houver) e as depreciações.
O sistema deve permitir diversos tipos de cálculos, para os diversos fins a que possam se destinar. Por
exemplo, além da depreciação para fins legais, poderá haver cálculos de depreciação para fins de custo do
produto, para fins de consolidação de balanços com a matriz, para fins de balanços em outras moedas etc.
Cada um desses cálculos tornará obrigatória uma acumulação do valor dos bens e direitos específica e que
não podem ser misturados, já que é da natureza destes elementos patrimoniais manterem valores
acumulados decorrentes de critérios passados.
 
c) Módulo de previsão
Essa operacionalidade é fundamental. Objetiva utilizar o módulo de atualização e seus critérios, para o
processo de projeção das depreciações para os próximos exercícios, em todas as possibilidades fiscais e
gerenciais.
A outra grande utilidade, além das projeções e simulações de resultados, é sua integração e envio de
informações para o Subsistema Orçamentário.
 
d) Reavaliações, incorporações e valor único dos bens e
direitos
São processos de adição de valores contábeis aos valores originais dos bens e direitos. O sistema deve
permitir um acompanhamento dos valores partilhados e de mesma natureza, bem como do total de todos os
valores de cada bem ou direito (valor original mais adições), que denominamos de valor único.
A reavaliação caracteriza-se por uma adição de valor decorrente de valor de mercado posterior ao da
aquisição e deve ser feito segundo normas legais.
A incorporação normalmente acontece quando se adquire ou se constrói internamente itens
complementares ao bem original.
Exemplo: A aquisição e adição ao bem de um conjunto opcional, ou ferramentas e dispositivos de valores
relevantes ou de durabilidade superior a um ano.
 
e) Baixas parciais
Operacionalidade que permite excluir parte do bem.
 
f) Bens de pequeno valor/ativamento por lotes
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São alguns outros exemplos de operacionalidades. Bens de pequeno valor que podem ser ativados em
conjunto, ou mesmo controle de bens de pequeno valor, lançados em despesa na contabilidade, mas que se
deseja controlar fisicamente etc.
 
g) Apuração e controle dos créditos fiscais
As legislações federais e estaduais permitem, dentro de determinadas condições e critérios, o crédito de
ICMS, PIS e Cofins sobre determinados itens que são ativados, ou mesmo sobre o valor das depreciações de
determinados bens imobilizados.
Alguns créditos fiscais só podem ser aproveitados parceladamente (por exemplo, o ICMS em 48 meses e o
PIS e Cofins em 24 meses). Assim, é necessário que este sistema tenha condições tanto de apurar o valor
dos créditos fiscais, nas diversas condições, bem como de controlar os valores a serem aproveitados em
exercícios futuros ou a serem estornados nas situações previstas em lei.
 
 
 
INTEGRAÇÕES COM OUTROS SUBSISTEMAS
As integrações deste subsistema são poucas e estão ligadas aos valores de entradas e saídas.
 
Para contabilizar as entradas, o sistema de controle patrimonial pode ser abastecido pelos seguintes
subsistemas:
1. subsistema de entradas de materiais e serviços;
2. subsistema de controle de projetos (para bens em andamento);
3. subsistema de emissão de notas fiscais e faturamento (para as saídas e
transferências).
 
Para contabilizar as saídas, o sistema de controle patrimonial liga-se com:
1. subsistema de contabilidade societária e fiscal, para as contabilizações e
apropriação dos créditos de ICMS, PIS e Cofins;
2. subsistema de contabilidade em outros padrões monetários, também para
contabilizações de depreciações e saldos dos valores;
3. subsistema de custo, para as depreciações por equipamento e centro de
custo;
4. subsistema de contabilidade por responsabilidade, para a depreciação e
investimentos por área ou divisão da empresa;
5. subsistema de orçamentos e previsões, para as informações sobre as
depreciações futuras.
 
Integração do subsistema controle patrimonial e outros subsistemas.
 
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Fonte: Padoveze (2009)
 
INFORMAÇÕES E RELATÓRIOS GERADOS
De modo geral, as informações deste subsistema pertencem aos itens que controla e, conforme as
necessidades, atendem a qualquer usuário dentro da empresa, segundo suas especificações.
As informações geradas pelo subsistema são canalizadas automaticamente para os demais subsistemas que
delas necessitam.
a) Livro razão auxiliar
Para fins legais, este subsistema deve gerar o razão auxiliar de correção monetária de balanço.
Este é um livro obrigatório para a legislação fiscal, e deve conter toda a movimentação das contas do ativo
permanente e patrimônio líquido, por subconta que representa a natureza dos diversos bens e direitos
classificados como ativo permanente e também as subcontas do patrimônio líquido.
O resumo em valor das informações e da movimentação do ativo permanente e patrimônio líquido deve ser
contabilizado no subsistema de contabilidade societária e fiscal.
 
b) Emissão de relatórios de controles e livros fiscais
O principal relatório fiscal que deve ser gerado pelo sistema é o CIAP – Controle de Crédito do ICMS do
Ativo Permanente (no Estado de São Paulo regulamentado pela Portaria CAT no 25/2001).
O Fisco federal não exige um livro ou sistema de controle específico para apuração e controle do PIS e
Cofins creditados sobre os ativos imobilizados. Contudo, para apuração e controle desses impostos é
necessário que o sistema gere um relatório específico.
Outro relatório legal/fiscal, solicitado por algumas unidades da federação, é o controle dos impostos
creditados, para eventual estorno, se ocorridas baixas dentro de um período delimitado de tempo pela
legislação.
 
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c) Outros relatórios
Outros relatórios comuns são:
1. aquisições ou entradas do mês;
2. baixas do mês;
3. resultado nas vendas de permanentes;
4. depreciações por equipamentos (principais);
5. depreciações do mês por centro de custo;
6. imobilizado por centrode custo etc.;
7. ativos por divisão ou unidades de negócio etc.;
8. perdas por desvalorização.
 
CONTROLE DE INVESTIMENTOS
Um subsistema atrelado ao sistema de Controle Patrimonial, utilizado por muitas empresas, é um sistema
para Controle dos Investimentos.
Partindo das verbas de investimentos aprovadas no Planejamento Estratégico e/ou Planejamento
Orçamentário, estrutura-se um sistema para acompanhar a liberação, empenho e realização dos diversos
investimentos planejados.
Este sistema deve ser configurado para internar os níveis de responsabilidade e autoridade para as decisões
de investimentos.
Este mesmo subsistema pode também ser utilizado para, posteriormente, dar os subsídios para a avaliação
econômica do investimento realizado, ou seja, se o investimento atingiu a Taxa de Retorno Esperada, o
PayBack esperado ou o Valor Presente Líquido esperado.
 
VALOR RESIDUAL, VIDA ÚTIL E AJUSTE AO VALOR
RECUPERÁVEL (IMPAIRMENT)
As novas práticas contábeis introduzidas pelas Leis 11.638/07 e 11.941/09, que definiram o alinhamento das
práticas brasileiras às práticas contábeis internacionais, determinam que anualmente sejam realizados os
seguintes procedimentos para os itens imobilizados e intangíveis:
1. no início de cada ano, deve ser reavaliada a vida útil estimada do bem ou
direito, que corresponde ao período de tempo (ou quantidade de produção)
que a empresa espera utilizar com cada bem ou direito;
2. também no início de cada ano, deve ser reavaliado qual é o valor residual
esperado pelo bem ou direito ao final da vida útil. Define-se valor residual
como o valor que a empresa espera receber ou realizar quando do término
da utilização do bem ou direito e de sua disponibilização para alienação;
3. com a nova vida útil estimada (se for diferente da anterior), calcula-se qual
será a taxa de depreciação ou amortização a ser utilizada no período que se
inicia;
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4. com o novo valor residual (se diferente do período anterior) tem-se a base
de valor depreciável ou amortizável, onde será aplicada a nova taxa
decorrente da nova vida útil;
5. ao final do exercício faz-se o teste do valor recuperável do ativo, que deve
ser um valor justo. O valor justo é um valor de mercado ou um valor em uso
decorrente dos fluxos futuros de caixa descontado. Se o valor recuperável do
ativo for inferior ao valor contábil (já líquido da depreciação ou
amortização), deverá ser feito um lançamento de ajuste por desvalorização
ao valor recuperável do ativo (impairment).
O Subsistema de Controle Patrimonial deverá ter novos campos e operacionalidades para atender todos
esses novos requisitos.
 
ATIVIDADE FINAL
São objetivos do subsistema de controle patrimonial EXCETO:
A. assegurar o controle físico e escritural de todos os itens considerados
como ativos fixos dentro da empresa;
B. permitir o processo de valorização contábil fiscal e gerencial do ativo
fixo da empresa;
C. armazenar todas as informações necessárias para todas as gestões
relacionadas com o ativo fixo da empresa;
D. estruturar a base de dados e informações para atender as informações
de caráter legal, seja da legislação comercial (societária) ou seja da
legislação fiscal.
REFERÊNCIA
OLIVEIRA, Antônio de Loureiro; BIANCOLINO, César Augusto; BORGES, Tiago Nascimento. Sistemas de
informações contábeis: uma abordagem gerencial São Paulo: Saraiva, 2010.
OLIVEIRA, Djalma Pinho Rebouças.   Sistemas de informações gerenciais: estratégicas, táticas e
operacionais 15. ed. São Paulo: Atlas, 2012.
PADOVEZE, Clóvis Luís. Sistemas de informações contábeis: fundamentos e análise. 6. Edição. São Paulo:
Atlas, 2009.
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