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AULA 1 SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS Prof.ª Edicreia Andrade dos Santos 2 CONVERSA INICIAL Um dos maiores patrimônios da organização é a informação. O seu gerenciamento é de extrema importância para atender às necessidades dos gestores e da própria empresa. A área responsável pela informação, que abrange o universo da tecnologia de sistemas, embora extremamente técnico, é a de sistemas de informações. Um sistema de informação é formado por um conjunto de elementos, que podem ser pessoas, dados, recursos, atividades, dentre outros, que se relacionam e permitem a entrega da informação de forma apropriada, atendendo aos objetivos estabelecidos pela organização. No entanto, qual é o motivo de estudar sistemas da informação ou tecnologias da informação? De acordo com o O’Brien (2010), fazer esse questionamento é o mesmo que perguntar o porquê de estudar outras áreas, como a contabilidade e administração. Essa é uma área vital para que a empresa consiga alcançar o sucesso organizacional, e, dessa forma, conhecer os sistemas de informações é tão importante como estudar qualquer outra área de relevância da entidade. Tendo como base a influência dos sistemas de informações no controle das atividades empresariais e na condução do negócio, o objetivo desta aula é abordar os aspectos introdutórios dessa área, os tipos de sistemas, conceitos, além da relevância dos sistemas de informações na obtenção da vantagem competitiva. 3 Saiba mais Assista ao vídeo “Introdução aos Sistemas de Informação”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=qOzfta5LsxU>. Acesso em: 15 fev. 2018. CONTEXTUALIZANDO Nenhum ser humano vive sozinho, sempre buscamos nos unir a outras pessoas que possuam um objetivo em comum. No mundo corporativo não é diferente, as empresas surgiram visando atribuir atividades e responsabilidade aos seus membros, de modo a atingir as metas pré-fixadas. Com o passar dos anos, a organização vem evoluindo, novas tecnologias vêm sendo criadas, novos processos, técnicas e equipamentos também vem surgindo, tudo para melhor atingir seus objetivos. Tais objetivos são voltados para o melhor atendimento dos clientes e das demandas do mercado, com vistas à obtenção do lucro. Cabe ao gerente a definição das estratégias, como o planejamento, a organização dos recursos necessários, e fazer com que tudo ocorra dentro do tempo e da forma prevista. Um fator fundamental para que tudo dê certo é a estipulação de um conjunto de componentes estruturados, um sistema. Um sistema compreende a reunião de um conjunto de informações que estão constantemente em contato, formando um todo. Eles envolvem dados, redes, pessoas, hardwares, entre outros. Normalmente, sua estruturação possui três componentes básicos: entrada, processamento e saída. Os sistemas de informações desempenham papel fundamental na continuidade da entidade, e são o suporte para a constituição de processos e operações, além de contribuírem para a tomada de decisão e a obtenção da vantagem competitiva. Então, vamos iniciar o estudo deste tema? Saiba mais Assista ao vídeo “Aplicação dos sistemas de informação gerenciais na prática”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=S8d4n8t7t2M>. Acesso em: 15 fev. 2018. 4 TEMA 1 – A IMPORTÂNCIA DA INFORMAÇÃO PARA OBTENÇÃO DA VANTAGEM COMPETITIVA Bem-vindo ao primeiro tema sobre os sistemas de informações gerenciais! Esse sistema é a representação de uma importante área funcional da entidade, que possui tanta relevância na organização como qualquer outro setor que a compõe. O seu uso pode contribuir para a eficiência e eficácia operacional, já que permite melhorias na produtividade devido à economia de tempo no lançamento de dados e ao aumento da credibilidade pelo uso de um banco de dados único, além da satisfação e do atendimento ao consumidor. Entretanto, o que compõe esses sistemas? A informação. As atividades de gestão de qualquer tipo de organização são regidas pelas informações. Tais informações são obtidas interna ou externamente, tratadas, e posteriormente utilizadas para diversas tarefas, como alertar sobre a situação financeira da entidade, estimular mudanças, reduzir o nível de incertezas, apresentar alternativas e fornecer subsídio para tomadas de decisão. A informação é determinante na formação das estratégias da organização. A sua qualidade influencia diretamente o sucesso das ações da entidade, ajudando a lidar com mudanças relacionadas a fatores sociais, econômicos e tecnológicos, entre outros, os quais afetam a continuidade e a sobrevivência empresarial. As informações são coletadas de diferentes formas e possuem diversos formatos, dependendo do nível funcional e das decisões a serem tomadas (Laudon; Laudon, 2010; Rezende; Abreu, 2013). No nível operacional, são utilizadas em atividades normais da empresa, como na decisão do gerente de produção de adquirir mais matéria-prima. No nível tático, são aplicadas as metas do plano estratégico em determinado departamento, como o aumento do valor de vendas por meio da redução de custos fixos. No nível estratégico, estão as decisões relacionadas a ações de longo prazo, como a definição de valores, visões e a missão da empresa. Além de oferecer suporte à tomada de decisão, as informações podem ser um fator motivacional dos colaboradores. A transmissão das informações para os colaboradores pode contribuir para que eles se sintam à vontade para participarem mais, proporcionando um ambiente de trabalho melhor. Ademais, pessoas bem informadas compreendem melhor os aspectos relevantes do negócio, identificando os problemas e desafios enfrentados. 5 Uma informação correta no momento certo são apenas alguns dos fatores que afetam o desempenho da entidade. Saber proteger os dados obtidos também é importante, visto que a segurança é um fator essencial na preservação dos conhecimentos organizacionais adquiridos. A informação é ainda uma fonte de vantagem competitiva. A partir do momento em que a empresa possui informações corretas em tempo hábil, ela antecipa possíveis problemas internos e externos que possam vir a afetá-la. A vantagem competitiva obtida por meio da informação possibilita ainda que a organização esteja à frente de seus concorrentes em medidas relacionadas a custos, qualidade e velocidade. No próximo tópico, vamos conhecer conceitos e características das informações. Saiba mais Como vimos, uma informação correta no momento certo é importante, mas não é só isso: após a obtenção dessa informação, ela precisa estar segura. Saiba mais sobre isso na leitura do artigo “Segurança em banco de dados: conceitos e aplicações”. Disponível em: <http://intertemas.unitoledo.br/revista/index.php/ ETIC/article/viewFile/4412/4172>. Acesso em: 15 fev. 2018. Assista ao vídeo “Para entender a vantagem competitiva” para conhecer um pouco mais sobre esse tema. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=7FwKogLzJAc>. Acesso em: 15 fev. 2018. TEMA 2 – CONCEITOS DE INFORMAÇÃO: PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO E A UTILIDADE DA INFORMAÇÃO Para iniciarmos este tema, vamos entender quais são os principais conceitos relacionados aos níveis hierárquicos da informação: • Dados: são fatos brutos, em sua forma primária. Ex.: produtos em estoque. • Informação: é o conhecimento direcionado a uma finalidade, que em muitos casos busca diminuir a incerteza sobre determinado fato. O seu uso e os seus objetivos serão determinados partindo de um contexto estabelecido por seus usuários. Ex.: a informação da quantidade de produtos em estoque, visandoa realizar novas compras. • Conhecimento: é a informação valiosa da mente humana e, pode incluir a reflexão, síntese e contexto. 6 • Inteligência: Essa informação envolve o fator oportunidade, ou seja, o conhecimento que permite a empresa adquirir algum tipo de vantagem no ambiente em que atua. Graficamente, esses níveis ficam dispostos conforme Figura 1 a seguir. Figura 1 – Níveis hierárquicos da informação Fonte: Moresi, 2000, p. 18. A informação refere-se a um dado que possui significado, tornando-se algo compreensível e útil. Para isso, os dados devem conter algum tipo de estrutura ou contexto associado. À medida que um dado coletado é assimilado e analisado, ele se transforma em informação. Desse modo, dados são a representação de objetos ou de fatos. A figura a seguir representa a formação da informação. 7 Figura 2 – Formação da informação Fonte: Cassarro, 2001, p. 35. Conforme a imagem, vemos que a informação, para ser assim considerada, precisa reunir fatos e/ou números, os quais, devidamente trabalhados, possibilitam elaborar uma informação. No entanto, caso essa informação não seja comunicada a quem precisa fazer uso dela, todo o trabalho despendido terá sido em vão. As informações em âmbito organizacional podem ser classificadas em vários tipos: financeiras, contábeis, operacionais, de marketing etc. No entanto, para o propósito desta disciplina, que trata principalmente da importância dos sistemas de informação na tomada de decisão, podemos dividi-las em dois tipos: operacionais e gerenciais. As informações operacionais correspondem às informações necessárias para a realização de uma função, de uma operação. Por exemplo: atualização dos estoques, a requisição de um pedido de matéria-prima etc. Já a informação gerencial é o resumo das informações sobre as operações aos gerentes da entidade, permitindo, assim, que ele possa tomar uma decisão (Cassarro, 2001). Todas as informações produzidas pela organização apresentam diversas características que se referem ao custo de produção, em relação ao benefício que elas são capazes de trazer, à oportunidade, à correção, à relevância ou significado, à comparação e à tendência (Cassarro, 2001). Tais itens serão detalhados a seguir. 2.1 Custos X benefícios A obtenção de uma informação incorre em um custo. Caso o custo de uma informação seja superior ao ganho que ela trará, não vale a pena adquirir essa 8 informação. Por exemplo, vamos supor que um gerente costume tomar determinada decisão com base em uma informação que custe R$ 3.000,00, sendo que tal decisão trará um benefício de apenas R$ 2.000,00. Vemos que o ganho da informação não vale o custo de obtê-la. Dessa forma, não buscar essa informação será mais lucrativo. Embora nem sempre seja fácil mensurar de forma quantitativa o ganho que a informação possa trazer, é sempre necessário pelo menos uma boa análise qualitativa. 2.2 Oportunidade Toda tomada de decisão possui um fator chamado “oportunidade”. Ou seja, uma informação possui um valor máximo para a tomada de decisão em determinado momento. A partir daí, seu valor será conservado por determinado período e posteriormente o seu valor deixará de existir, sobrando apenas o custo. Vamos a uma situação para exemplificar melhor esse conceito. Digamos que o gerente precise tomar uma decisão no dia 18, e que essa decisão não possa ser adiada. Qual seria o valor de uma informação referente a essa decisão no dia 19? Nenhum. E se essa informação fosse entregue no dia 2? Também nenhum. A informação não pode ser entregue atrasada, mas também não pode ser entregue com muita antecedência, ela precisa ser atual. 2.3 Correção Uma informação, para ser útil, precisa ser correta. Isso não significa que ela precisa ser exata, basta estar certa e disponível no momento certo. O motivo? Uma informação exata demora muito tempo para ser obtida, além de ser muito fácil de ser ultrapassada, enquanto uma informação correta representa uma amostragem, medições e tendências, que ajudam a empresa a saber qual o caminho certo a seguir. 2.4 Relevância ou significado As informações apresentam níveis de relevância diferentes, ou seja, umas são mais importantes do que outras. Dessa forma, tomando como base que os gerentes nunca terão 100% das informações, ele deve priorizar aquelas que serão mais relevantes para a organização. 9 2.5 Comparação e tendência As informações gerenciais devem ser comparáveis, ou seja, elas devem apresentar o desempenho real e o desempenho que havia sido planejado, além da variação entre os dois resultados. No entanto, basta apenas olhar de um mês a outro, de forma isolada? Não, e é nesse ponto que entra a tendência. É necessário analisar de forma mais ampla, levando em conta a sazonalidade e outros fatores que possam contribuir para os resultados auferidos. Por exemplo, no caso de uma empresa que vende sorvetes, não adianta comparar seus resultados de março com os resultados de abril, afinal, o verão já terminou, sendo inevitável uma queda no número de vendas. É preciso que seja comparado o resultado do mês de março em relação ao mesmo mês do ano anterior, a fim de identificar se houve um aumento ou uma queda de vendas, ou seja, a tendência. 2.6 Importância das informações no processo de tomada de decisão O gerente é responsável pela tomada de decisão. Normalmente, as atividades passam pelo ciclo a seguir. Figura 3 – Ciclo atividades empresariais Fonte: Cassarro, 2001, p. 41. De acordo com a figura, podemos ver que as atividades envolvem um ciclo que é composto pelas atividades de execução, controle e decisão. Todas essas atividades precisam estar coordenadas, e o ponto central das atividades deve ser a decisão, já que a execução e o controle envolvem alternativas que, pela sua natureza, relacionam-se diretamente com o ato de decidir. A decisão pode ser 10 conceituada como uma escolha entre alternativas, levando em consideração os critérios pré-estabelecidos (Cassarro, 2001). Assim como as atividades empresariais, a tomada de decisão também envolve um ciclo, no qual são necessárias informações apropriadas para cada etapa desse ciclo, conforme a figura a seguir. Figura 4 – Ciclo de tomada de decisão Fonte: Cassarro (2001, p. 41). Conforme a figura, é possível notar que a tomada de decisão não é um processo único. Ela envolve um ciclo constante baseado em informações, é formado por uma escolha, seguida da implantação, avaliação de riscos e recomendações, voltando para a tomada de decisão e repetindo esse ciclo quantas vezes for necessário. Também é importante destacar que, no decorrer de todo esse processo, é preciso que os gestores efetuem um controle, visando averiguar se as ações estão correndo conforme o previsto. Após a definição dos aspectos do processo decisório, é preciso compreender como a decisão em si é tomada. Assim como a maioria dos elementos apresentados, ela se divide em estágios. Segundo Chiavenato (1997), esse é um processo complexo, em que as características dos gestores influenciam o processo. Na figura a seguir, são apresentadas as etapas da tomada de decisão. 11 Figura 5 – Etapas da tomada de decisão Conforme a imagem apresentada, é possível visualizar que o processo de tomada de decisão envolve quatro fases. Determinada situação apresenta um problema, e a partir disso é preciso fazer seu diagnóstico, partindo para a busca de alternativas. A partir desse ponto, as opções levantadas são analisadas, e com essas informações em mãos, o gestor toma sua decisão. A partirdas informações apresentadas sobre o processo de tomada de decisão, no próximo tema daremos início ao estudo das características e das atividades do sistema. 12 Saiba mais Porque a informação é importante? Saiba mais no artigo “Por que a gestão da informação é fundamental para as empresas”. Disponível em: <http://anoticia.clicrbs.com.br/sc/economia/negocios/noticia/2015/03/por-que-a- gestao-da-informacao-e-fundamental-para-as-empresas-4728939.html>. Saiba mais sobre tomada de decisão no vídeo “Tomada de decisão e seu processo”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=mh7EETqZEqQ>. Acesso em: 15 fev. 2018. TEMA 3 – CARACTERÍSTICAS E ATIVIDADES DOS SISTEMAS Para falar sobre as características e atividades dos sistemas, primeiro é preciso conceituar o termo sistema. Afinal, o que é exatamente um sistema? Segundo o O’Brien (2010, p. 7), “[...] a palavra ‘sistema’ pode ser definida simplesmente como um grupo de elementos inter-relacionados ou em interação que forma um todo. Ele se aplica a todos os campos do conhecimento, como os sistemas físicos, biológicos, sociais, econômicos, entre tantos outros.” Por exemplo, um quebra-cabeça é formado por diversas peças, que, separadas, são apenas peças. Unidas, elas formam uma imagem, um conjunto. Assim, o sistema é um grupo de elementos que, unidos, formam um todo, e que nesse caso, é único. Ao visualizar algo do ponto de vista de um sistema, adquirimos uma visão sistêmica desse elemento, resultando na ampliação de um conhecimento, que refletirá na compreensão geral do assunto. O conceito de sistema pressupõe, dessa forma, uma interação mútua entre seus elementos, em que esses itens não apenas se relacionam, mas influenciam uns aos outros. Além disso, nessa interação, os sistemas ganham duas importantes qualidades: unidade e integridade (Dietz, 2006). Um sistema dinâmico envolve três componentes básicos em interação: entrada, processamento e saída. A entrada envolve a captação e a reunião de elementos que serão processados. São exemplos a captação de matéria-prima, insumos e informações a partir do ambiente em que estão inseridos. O processamento envolve a transformação do insumo (entrada) nos produtos. Nessa etapa, as entradas são transformadas por meio de uma série de processos que podem acontecer dentro dos limites do sistema. Por fim, a saída representa a transferência dos produtos resultantes do processamento para seu 13 destino. De acordo com O’Brien (2010, p. 8), “além dos componentes básicos dos sistemas ele pode ter ainda elementos adicionais: feedback e controle. Tais características normalmente compõem um sistema cibernético, onde os sistemas são autorregulados e auto monitorados”. O feedback envolve as informações sobre o desempenho do sistema. Nessa etapa, também é realizado o controle, que envolve o monitoramento e a avaliação do feedback, visando determinar se as metas pretendidas estão sendo alcançadas. Posteriormente, se for necessário, são realizados ajustes nos componentes de entrada e no processamento. Na Figura 6 é apresentada a representação de um sistema. Figura 6 – Estrutura sistema Utilizando a figura como exemplo, podemos afirmar que o sistema de informações de uma empresa é formado por um processo contínuo no qual é possível visualizar os recursos econômicos, passando por processos organizacionais que resultarão em bens e serviços. No decorrer desse processo, são realizadas avaliações do desempenho do sistema (feedback), com os controles sendo estabelecidos pela administração. Também é importante destacar que o conceito de sistema não pertence a uma única área, ele pode envolver a análise de situações de diversas áreas de conhecimento. Cada sistema pode ser analisado de forma individual ou em conjunto com outros sistemas, como se cada método funcionasse como uma espécie de “caixa preta” em que as entradas e saídas estão conectadas. A visão sistêmica sobre determinado assunto será importante para o estudo dos Sistemas de Informação no próximo tema e dos sistemas de informações gerenciais, que veremos nos demais conteúdo desta disciplina. 14 TEMA 4 – COMPONENTES DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES Como vimos no tema anterior, um Sistema de Informação consiste na união de elementos que interagem e formam um todo. Entretanto, como um sistema de informação faz isso? Como é formado um modelo de sistema de informação? Quais são os seus componentes? O intuito desse tópico é responder a todas essas questões. Um sistema de informações consiste em um modelo composto por elementos e atividades. Ele depende de recursos humanos, hardware, software, dados e redes com a finalidade de executar atividades de entrada, processamento, produção, armazenamento e controle. Tais elementos converterão os dados em informações (O’Brien, 2010, p. 9). Na figura a seguir, são apresentados os elementos do sistema de informação. Figura 7 – Elementos do sistema de informação Fonte: O’ Brien (2010). Conforme a figura apresentada, vemos que o modelo básico de sistema de informação apresenta a relação entre os cinco elementos apresentados: 15 • Os recursos humanos referem-se aos clientes e aos demais usuários necessários aos sistemas de informações. • Os recursos de hardware referem-se às máquinas, como computadores e impressoras, e mídias, como arquivos, formulários de papel, arquivos na nuvem etc. • Os recursos de software são os programas e procedimentos. Os programas referem-se aos sistemas operacionais, aos programas de processamento, aos módulos etc. Já os procedimentos referem-se ao modo como como ocorre a entrada de dados, a correção de erros, a saída da informação etc. • Os recursos de dados referem-se aos bancos de dados e bases de conhecimento, em que os dados são transformadas por atividades de processamento em informações. Podemos citar como exemplo os cadastros de clientes e de produtos. • Os recursos de rede são os meios de comunicação e suporte de rede, os quais podem ser exemplificados pelos processadores de comunicações e softwares de controle. Agora, vamos detalhar cada um dos elementos do sistema, discutindo de forma sucinta as principais características desses componentes. Quadro 1 – Elementos dos sistemas Característica Descrição Recursos Humanos Os recursos humanos envolvem todos os usuários necessários para a geração da informação. Eles se dividem normalmente em: usuários finais, também chamados de clientes, que são as pessoas que utilizam o sistema de informação ou as informações produzidas por esses sistemas; e especialistas em sistemas de informação, que correspondem às pessoas que desenvolvem e operam tais sistemas. Recursos de hardware Esses recursos dizem respeito a todos os equipamentos e dispositivos que são utilizados no processamento da informação. Nesse item, estão inclusos não apenas máquinas, como também mídias de dados, ou seja, objetos materiais em que os dados podem ser registrados, por exemplo, folhas de papel. Recursos de software Esses recursos correspondem a todos os conjuntos de instruções do processamento de informação, e normalmente envolvem programas e procedimentos. São exemplos: software de sistema, que correspondem a um programa operacional, software aplicativo, que correspondem a programas de processamento para uso particular, e os procedimentos que são nada menos do que as instruções de como os usuários usarão os sistemas de informação. Recursos de dados Os dados são o recurso mais valioso da organização, e sua administração da forma correta pode ser benéfica para todos os seus usuários. Eles podem envolver dados alfanuméricostradicionais, formados por números, caracteres alfabéticos e outras formas que descrevam transações de negócios e outras ações da entidade. Tais dados são divididos em bancos de dados e bancos de conhecimento. 16 (Quadro 1 – conclusão) Característica Descrição Recursos de redes Os recursos de rede fazem referência a circuitos como internet, intranets e extranets, que possibilitam o uso dos sistemas de comunicação computadorizados. Eles compreendem a mídia de comunicação, que envolvem o fio de par trançado, o cabo coaxial, o cabo de fibra ótica etc. O suporte de rede, que inclui todos os recursos humanos, de hardware, de software e de dados, apoiam de forma direta a operação e o uso de uma rede de comunicação. Fonte: Adaptado de O’Brien, 2010. Conforme o Quadro 1, é possível visualizar que a formação de um sistema envolve mais do que aspectos técnicos e tecnológicos. Os recursos humanos que são formados pelos usuários também precisam estar alinhados com o sistema para que a sua implantação obtenha êxito. No próximo tema, conheceremos os tipos de sistemas de informações. TEMA 5 – TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES Há diversas maneiras de classificar os Sistemas de Informação, que mudam conforme o critério selecionado. As duas formas mais utilizadas de classificação referem-se aos níveis de decisão e a abrangência. A classificação de acordo com os níveis de decisão será trabalhada na aula 4. A segunda classificação referente à abrangência é apresentada na figura a seguir. Figura 8 – Classificação dos sistemas conforme a abrangência Conforme a figura, é possível ver que a classificação por abrangência de um sistema de informação trata da capacidade de ele atender a diferentes áreas da entidade: quanto mais áreas consegue atender, maior é a sua abrangência. Baseando-se nesse critério, existem três categorias: sistemas departamentais, sistemas integrados e sistemas interorganizacionais. Os sistemas departamentais referem-se ao atendimento de uma demanda de um departamento específico, por exemplo, o desenvolvimento de um programa exclusivo para o departamento de vendas. Nesse método, 17 normalmente, existe um banco de dados exclusivo, o que dificulta o compartilhamento de dados com outras áreas da organização. Os sistemas integrados podem ser conceituados como um conjunto que une informações e dados de todas as áreas da entidade. Os sistemas integrados são chamados de ERPs (Enterprise Resource Planning), os quais são formados por um banco de dados único que se divide em diferentes módulos de software, exclusivos para cada área da organização, que são executados de forma interligada (mas que também funcional de forma separada). Os sistemas interorganizacionais são uma categoria formada pelo sistema IOS (Inter-Organizational Systems), que possui como finalidade a integração de informações de diversas organizações. Essa metodologia é de suma importância para empresas que possuem filiais, ou que possuem uma relação muito próxima com seus fornecedores. Um exemplo desse sistema é o Amadeus, que consiste em um provedor de tecnologia para a indústria global de viagens, e que integra dados de diversas companhias aéreas, permitindo assim que os agentes de viagem visualizem as rotas e os preços dos voos em um único sistema. Na imagem a seguir estão apresentados os tipos de sistema de informação. Figura 9 – Tipos de sistemas de informação Conforme a Figura 9, é possível notar que existem quatro tipos de sistema, divididos conforme o nível organizacional alcançado. Além dos sistemas apresentados, existem ainda os pacotes de aplicação, utilizados para integrar as 18 informações. São exemplos: ERP (Sistema integrado de gestão empresarial), CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) etc. Entretanto, a tecnologia não parou por aí. Novas metodologias continuam a ser desenvolvidas e um exemplo disso é o BI (Inteligência Empresarial), que une dados conhecimentos da tecnologia, dos sistemas de informações gerenciais e de integração em um único banco. Saiba mais Você já conhece o Sistema Amadeus? Saiba mais no site oficial desse sistema. Disponível em: <http://www.amadeus.com/web/amadeus/en_1A- corporate/Amadeus-Home/1319560218660-Page-AMAD_HomePpal>. Acesso em: 15 fev. 2018. Assista ao vídeo “Tipos de Sistemas nas Organizações”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=tJgTYgirggM>. Acesso em: 15 fev. 2018. FINALIZANDO Os sistemas de informações possuem papel fundamental no tratamento e na fidedignidade dos dados da organização, contribuindo para que os objetivos propostos pela mesma sejam alcançados. Ele é muito mais amplo do que se imagina, envolvendo mais do que números e documentos, como também processos e pessoas. Essa apostila foi apenas o contato inicial com essa área, em que foram apresentados os principais conceitos e fundamentos dos elementos que compõem os sistemas de informação, além da relevância do tema para a tomada de decisão e para a obtenção da vantagem competitiva. Espera-se que essa aula tenha despertado o seu interesse sobre os sistemas de informações gerenciais e que você esteja muito animado para os próximos temas. Aliás, enfatiza-se que este assunto é muito atual, necessitando de maior aprofundamento, exigindo treino e constante atualização. 19 REFERÊNCIAS CASSARRO, A. C. Sistemas de informações para a tomada de decisões. 3. ed. São Paulo: Pioneira, 2001. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 5. ed. São Paulo: Ed. Makron Books, 1997. DIETZ, Jan L. G. Enterprise Ontology: Theory and Methodology. Berlin: Springer-Verlag, 2006. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informações gerenciais. 9. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. ______. Sistemas de informação gerenciais. 11. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2014. O’BRIEN, J. A. Sistemas de informação: e as decisões gerenciais na era da INTERNET. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2010. REZENDE, D. A.; ABREU, A. F. Tecnologia da Informação: aplicada a sistemas de informação empresariais. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2013. AULA 2 SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS Profª Edicreia Andrade dos Santos 02 CONVERSA INICIAL Um dos principais desafios de um sistema de informação é a geração de dados úteis e confiáveis, contribuindo assim para a definição de estratégias e metas dos gestores e para melhorias na organização. Essas informações não dependem somente da tecnologia e dos computadores. Afinal, o controle, seja financeiro operacional ou contábil, sempre existiu, só que de forma manual. No passado, eram utilizadas fichas de arquivamento e papéis, o que dificultava a localização, o controle e a análise desses dados. Na década de 1970, tudo mudou: surgiram os primeiros computadores nas empresas, e iniciava-se assim a era da informática. A organização não era mais vista como um todo, visto que o computador permitiu uma análise setorial, por meio do controle de estoques, com o controle de entradas e saídas das mercadorias, do controle do financeiro, com as entradas e saídas de dinheiro etc. Posteriormente, houve uma integração entre os sistemas, e apesar de continuar existindo uma análise setorial, também passou a existir uma análise que abrangia tudo o que ocorria dentro da empresa. As informações dessa integração funcionavam como uma ferramenta para a tomada de decisões dos gestores e forneciam subsídios para análise da situação organizacional. Levando em consideração a importância dos sistemas de informações gerenciais, esta aula tem como objetivo levá-lo a compreender a conceituação deSistema de Informações Gerenciais e o conhecimento dos seus usuários, além dos relatórios resultantes desses sistemas e seu processo de implantação. Saiba mais Assista ao vídeo “Sistema de Informação Gerencial (SIG)”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=ahbQHnOG2XY>. CONTEXTUALIZANDO Os Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) consistem em um conjunto de métodos ou processos que possuem como finalidade o fornecimento de informações que contribuam para o sucesso organizacional. Um SIG oferece suporte à tomada de decisão, além de estar ligado à geração de relatórios que atendam às necessidades organizacionais. Não existe uma única resposta no que tange aos sistemas de informações gerenciais, pois ele pode incluir um software, um banco de dados ou qualquer 03 outro tipo de sistema. A única unanimidade é que esse sistema possuirá como objetivo a disponibilização da informação certa, na hora certa e para a pessoa certa (além do modo e custo e certo). O SIG possui como resultado os relatórios gerenciais, que serão o suporte para o planejamento, o controle e a execução das atividades, e estas serão o suporte para qualquer caminho que a empresa queira seguir. Dessa forma, podemos afirmar que o SIG será de grande relevância na construção das estratégias traçadas pela entidade. Saiba mais Assista ao vídeo “Sistema de Informação Gerencial”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=v5rwE82Z8Kw>. TEMA 1 – CONCEITUAÇÃO, DEFINIÇÕES E USUÁRIOS A globalização trouxe mudanças significativas na forma de gerir as organizações. A tecnologia foi resultado disso, ela funcionou como um “divisor de águas” na forma de lidar com a análise de informações. Diante disso, foi preciso desenvolver alternativas e sistemas de apoio ao processo decisório, para que os gestores possam fundamentar suas atitudes em dados que estejam voltados para a obtenção de vantagem competitiva. Para iniciar esse assunto, é preciso conceituar os sistemas de informação (SI). Eles consistem em um modelo que oferece suporte às empresas no seu processo de tomada de decisão, sendo utilizados para integrar dados e informações que possam ser utilizados em decisões futuras relacionadas a toda a entidade. Para Batista (2004, p. 22), sistema de informação gerencial: É o conjunto de tecnologias que disponibilizam os meios necessários à operação do processamento dos dados disponíveis. É um sistema voltado para a coleta, armazenagem, recuperação e processamento de informações usadas ou desejadas por um ou mais executivos no desempenho de suas atividades. É o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados. Os sistemas de informação possuem seis componentes que formam sua estrutura básica. São eles: 1. Os dados, que são entradas do sistema; 2. O processamento dos dados, que corresponde ao processo de transformação de dados em informações; 04 3. As informações que são as saídas do sistema; 4. Os padrões que indicam a qualidade da informação desejada; 5. O controle e avaliação necessários para verificar se as informações processadas pelo sistema estão atendendo aos objetivos estabelecidos; 6. Os objetivos do sistema de informações. (Silva, 2009) Como é possível ver, não é difícil identificar os componentes do sistema de informação. O mais importante é determinar o papel fundamental das aplicações desses recursos para a eficiência do seu funcionamento. Há três razões fundamentais para aplicação da tecnologia da informação nas organizações. Tais razões estão relacionadas a três papéis vitais dos sistemas de informações gerenciais (O’Brien, 2010): suporte de seus processos, ações e operações; suporte na tomada de decisões de seus colaboradores, gerentes e gestores; suporte em suas estratégias em busca da agregação de valor e da vantagem competitiva. Os sistemas de informações, ao contrário do que alguns pensam, não está relacionado apenas à área de tecnologia da informação. Ele visa à integração de todas as áreas da organização, por meio da geração de informações em decorrência do processamento dos dados de todos os setores. Também não existe apenas um setor ou segmento específico que deva implantar um sistema baseado na tecnologia da informação, pois todos os tipos de empresas poderão ser beneficiados com as vantagens que ele oportuniza. O que deve ser levado em consideração é o quanto o sistema pode servir ao usuário, parte, essa, mais importante do processo. Os usuários dos sistemas são responsáveis pela geração e manipulação da informação. Eles podem ser conceituados como qualquer pessoa que usufrui dos conhecimentos resultantes desses sistemas. Eles podem ser gestores, colaboradores específicos, profissionais da tecnologia da informação etc. No próximo tema desta aula vamos ter a oportunidade de compreender como funciona uma das principais finalidades de um sistema de informações gerenciais: a integração. Saiba mais Leia o artigo “Por que utilizar Sistemas de Informação?”. Disponível em: <https://sistemaig.wordpress.com/por-que-utilizar-sistemas-de-informacao/>. 05 TEMA 2 – EIA: ENTERPRISE APPLICATION INTEGRATION (INTEGRAÇÃO ENTRE SISTEMAS) Você já deve ter percebido que existem diversos tipos de sistemas em diferentes níveis organizacionais. Por isso, é preciso que exista uma “ponte” de ligação entre os sistemas existentes, já que a saída de um sistema pode ser a entrada de outro, e o inverso também pode ocorrer. A preocupação com a integração não é nova, sempre houve o interesse das organizações pela criação de um programa ou um sistema que pudesse unir todos os dados e informações de relevância. No entanto, na época existiam limitações tecnológicas que impediam que esse projeto se tornasse realidade. Além disso, outra dificuldade encontrada era que os sistemas eram criados com base em necessidades que os setores tinham em determinado momento, impedindo assim que os gestores tivessem uma visão do todo. Com a evolução da tecnologia da informação ocorrida nos últimos anos, além de se tornar possível a existência de sistemas de informações mais avançados, essa conexão ficou mais fácil, rápida e barata. No entanto, apesar dos avanços, algumas limitações ainda permaneciam, como a falta de padronização nos métodos de armazenamento de dados. As diferenças entre os sistemas de informação acabavam dificultando a integração entre eles. De acordo com Rezende e Abreu (2000), a integração dos sistemas de informação cria uma ligação entre todos os subsistemas que compõem a organização, o que possibilita a troca de dados, as quais geram informações e dão subsídios para a tomada de decisão. Tais relações permitem o funcionamento efetivo e eficiente dos sistemas de informação e, consequentemente, da organização. A integração dos sistemas reflete de forma positiva na comunicação entre as diversas áreas da empresa, possibilitando que as informações acabem se tornando ações, e que essas ações provoquem melhorias significativas nos processos internos, fazendo com que a entidade adquira vantagem competitiva. A integração entre sistemas permite, ainda, a atualização dos sistemas em tempo real, evitando a repetição de dados e o duplo lançamento, aumentando a segurança e garantindo a integridade da base de dados e das informações organizacionais. A empresa tem muito a ganhar com a integração, principalmente quando ela possui filiais; dessa forma, possui um volume de dados ainda maior para ser analisado. 06A conexão dos dados presentes nos sistemas de informação não se limita aos sistemas internos. Com a globalização, a empresa não é mais um sistema fechado, ela precisa estar conectada aos clientes e fornecedores que fazem parte da sua cadeia de valor empresarial. Por isso, precisa padronizar seus dados com os de seus parceiros de negócios visando à redução de custos, de tempo, e a garantia de fornecimento de produtos e serviços com a quantidade e a qualidade necessárias. De acordo com Hehn (1999), com a tecnologia que dispomos atualmente já é possível pensar em uma integração de toda a cadeia produtiva, em que o cliente faz um pedido em um site de uma loja de roupas, o pedido é processado, ele efetua o pagamento por meio de débito ou crédito bancário, ou ainda, de um boleto para a conta da loja, os produtos pedidos saem dos estoques do seu espaço físico – e a loja, caso falte algum produto, já entra em contato com seu fornecedor – e há a entrega dos produtos, pelos correios, na porta do cliente. São exemplos de sistemas que integram determinados segmentos o Supply Chain Management (SCM), que envolve o planejamento da demanda, suprimento e logística, e o Customer Relationship Management (CRM), que trata da gestão do relacionamento com os clientes visando melhorar o processo de compra e fidelização (ambos serão detalhados na aula 5). Atualmente, o principal exemplo de sistemas integrados é o Enterprise Resource Planning (ERP) – ou Sistema de Gestão Empresarial, em português –, que une todos os processos da empresa (também a ser detalhado na aula 5). Mesmo com a implantação do ERP, as empresas ainda podem passar por problemas de integração, já que os pacotes não são completos, e, dessa forma, podem existir convergências entre módulos de diferentes fabricantes (Schmitt, 2004). Visando resolver os problemas de integração dos diferentes sistemas, os responsáveis pelo desenvolvimento de soluções corporativas estão direcionando os seus esforços à integração ou Enterprise Application Integration (EAI), como é conhecido. A figura a seguir apresenta um exemplo disso. 07 Figura 1 – Exemplo de integração Fonte: Schmitt, 2004. Conforme a imagem, podemos identificar no decorrer da execução do serviço se há a necessidade de um material, e emitir uma requisição de compra no sistema de Manutenção. Esses dados posteriormente vão para o sistema de Compras, no qual todo o processo de aquisição é realizado. Os dados da requisição de compras dão origem a uma ordem de compra; depois que ela ocorre, os dados vão para o sistema de Recebimento, do qual saem somente depois que a nota fiscal de pagamento é emitida. Dados referentes à quantidade, a preços e fornecedor do material são direcionados para os sistemas de Compras; já os dados de quantidade e custos vão para o sistema de Manutenção; por fim, todas essas informações são contabilizadas no sistema de Contabilidade (Schmitt, 2004). É bom lembrar que os sistemas não são baseados apenas na tecnologia. O fator “humano” é muito importante para a obtenção de um ganho real por meio da integração dos sistemas de informação, uma vez que a empresa deve adequar sua filosofia e cultura ao sistema que está sendo integrado. No próximo tema, trataremos dos relatórios gerenciais. Saiba mais Leia o artigo “Quais são os benefícios da integração de aplicações?”. Disponível em: <https://www.opservices.com.br/quais-os-beneficios-da- integracao-de-aplicacoes/>. 08 TEMA 3 – RELATÓRIOS GERENCIAIS Os relatórios gerenciais emitidos pelos sistemas de informações gerenciais são um instrumento de suma importância para os gestores da organização no que tange ao desenvolvimento de planos de melhoria para a gestão da entidade. Além disso, tais relatórios possibilitam a obtenção de maior controle sobre as operações da empresa, permitindo a tomada de decisões de forma mais segura. Tudo começa com o processo de transformação dos dados obtidos interna ou externamente em informações que possam ser benéficas para empresa, a qual será a base para construção dos relatórios. Com base nisso, podemos afirmar que os relatórios produzidos pelo sistema de informação gerencial devem ser elaborados de acordo com as necessidades de seus usuários. Em relação à periodicidade, os relatórios gerenciais podem ser diários, semanais ou mensais. No que tange aos tipos de informações apresentadas, elas podem ser de cunho financeiro, operacional, administrativo e contábil. Segundo Stair (2004), existem três tipos de relatórios gerenciais: os relatórios programados, os relatórios sob demanda e os relatórios de exceção. Os relatórios programados consistem em documentos confeccionados em períodos pré-estabelecidos, com intervalos configurados em períodos de dias, semanas ou meses. Eles referem-se a dados sobre indicadores de performance, como nível de estoque, número de defeitos, número de recebimentos, número de vendas, volume de produção, volume de recebimentos etc. Imagine a seguinte situação: o gerente industrial estabeleceu que a cada 15 dias é preciso que seja emitido um relatório apontando o número de peças defeituosas, com o intuito de estabelecer um controle sobre a qualidade da produção e buscar possíveis soluções para os problemas encontrados. Observe bem: independentemente do volume de peças defeituosas, o relatório será emitido no prazo de 15 dias. Há ainda um tipo especial de relatório programado, o relatório de pontos críticos. Ele é emitido no começo de cada dia, apresentando um resumo das atividades críticas do dia anterior. Vamos a um exemplo: um gerente operacional, em sua unidade de produção, todos os dias solicita a emissão de um relatório crítico sobre o volume de peças com defeito. Com essa informação em mãos, ele pode buscar ações corretivas. Os relatórios sob demanda, também chamados de relatórios por solicitação, são produzidos quando o usuário do sistema quer saber alguma 09 informação sobre determinado item específico. Por exemplo: considere que o gestor de vendas queira saber o número de vendas de um determinado vendedor, ou o número de vendas de um produto específico. Os relatórios de exceção consistem em relatórios gerenciais parametrizados para serem emitidos de forma automática, visando informar o gestor de uma situação anormal que precisa de interferência. Por exemplo, para manter o controle de estoque funcionando de forma efetiva, os gestores parametrizam o sistema para avisar quando o número de mercadorias chegar em uma quantidade considerada muito baixa. No caso citado, “avisar quando o estoque estiver em 10%” é o anúncio de atenção. Após conhecer os principais aspectos dos relatórios gerenciais, no próximo tema falaremos dos aspectos da decisão dos sistemas de informações gerenciais. Saiba mais Para saber mais sobre os relatórios gerenciais, assista ao vídeo “Relatórios Gerenciais”, que trata da importância da sua confecção. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=c_eBC4DIeAA>. TEMA 4 – ASPECTOS DA DECISÃO Acabamos de ver a importância das informações para a construção dos relatórios gerenciais. Mas seria só isso? Dispor de dados e informações já seria o suficiente? Não. É preciso mais, pois ter informações e não as usar da forma correta é pior que não as ter. O aspecto mais importante é o que é feito com as informações que você dispõe, ou seja, quais decisões são tomadas. Entretanto, no que consiste tomar uma decisão? De modo geral, decidir é escolher. Uma decisão é imprescindível sempre que o gestor se deparar com mais de uma alternativa, mas não é só isso, a simples escolha de permanecerda mesma forma ao invés de realizar uma mudança também é uma decisão. Tomar uma decisão não se limita analisar alternativas, mas sim, trata-se de escolher o que melhor atende aos objetivos e valores empresariais. Simon, um dos principais estudiosos sobre o processo decisório, conceitua a tomada de decisão como uma junção entre pensamento e ação que resulta em uma escolha (Simon, 1965). Em uma organização, esse processo é continuo; as decisões são tomadas a todo momento, em todos os níveis funcionais. Elas se referem à decisão de comprar ou não uma resma de papel em um determinado fornecedor, à compra de maquinários para ampliar a linha de produção, e podem 010 ser complexas, bem como envolverem o planejamento em longo prazo, como a definição da abertura de uma filial. As decisões podem ser definidas de acordo com sua complexidade. De um lado, temos as decisões mais simples, que fazem parte do dia a dia da empresa. Nesse tipo de decisão, as informações são bem claras, o que reduz bastante a possibilidade de não darem certo. Do outro lado, estão as decisões mais complicadas, baseadas em informações estimadas, imprecisas ou ambíguas, que deixam margem para incerteza. Quanto mais alto é o nível funcional, maior é o nível de complexidade das decisões gerenciais, ou seja, quanto mais alto é o nível funcional, maior é a incerteza. De acordo com o grau de incerteza das informações, elas podem ser classificadas em três tipos: estruturada, não estruturada e semiestruturada. Cada uma dessas decisões envolve uma quantidade maior ou menor de informações que, quando unidas, serão a base para a definição de escolhas e contribuirão para a formação de uma espécie de “modelo racional” que será de suma importância na definição do que será feito (Simon, 1965). O modelo racional de decisão faz uso de informações objetivas e críticas para definir a melhor opção em um processo de tomada de decisão. Simon (1965) divide o processo de tomada de decisão em quatro etapas: inteligência, concepção, seleção e revisão. Elas são detalhadas no quadro a seguir. Quadro 1 – Etapas do processo decisório Etapa Descrição 1: Inteligência Nesse momento, o gestor e sua equipe identificam de forma clara o problema, além de formular os objetivos a serem atingidos. Nesse estágio ocorre o direcionamento do problema, ademais, a situação também é avaliada do ponto de vista estratégico, tendo como base informações coletadas externamente. A partir daí, o gestor “decidirá sobre o que será decidido”, podendo até mesmo decidir que nada precisa ser feito e, dessa forma, deixar tudo como está no momento. 2: Concepção Nesse momento, as possíveis alternativas são levantadas, e os pontos positivos e negativos são avaliados. São levados em conta nesse estágio a viabilidade técnica, operacional, comportamental e financeira. Nesse estágio, as informações coletadas na etapa anterior são analisadas por métodos quantitativos para determinar os resultados de cada alternativa. Para ajudar nessa escolha, são utilizadas ferramentas computacionais, como planilhas de cálculo. 3: Seleção Nessa etapa, é escolhida a melhor opção para empresa. Tal escolha deverá contribuir para o alcance dos objetivos pré-estabelecidos. Cada alternativa possui um “peso” que determina o nível de utilidade que a solução trará. A opção que possui maior peso será a alternativa selecionada. Em situações mais complexas, nas quais existem muitos critérios de seleção, são usados métodos de avaliação que classificam os critérios levando em consideração a relevância da decisão. O resultado dessa etapa é a alternativa a ser implementada. 011 4: Revisão Nessa etapa, a decisão tomada é monitorada para verificar se foi a melhor opção. Fonte: Baseado em Simon, 1965. Conforme o quadro, vemos que a primeira etapa pode ser considerada a mais relevante do processo decisório. Esse estágio determinará tudo o que será realizado ou não no decorrer do processo decisório. Se uma decisão errada for tomada na etapa 1, esse erro refletirá em todas as etapas posteriores. Outro ponto que deve ser extraído da obra de Simon (1965) é que ela foi escrita em um período muito diferente do atual. Na realidade empresarial daquela época, os gestores sequer sonhavam com os recursos da tecnologia que existem atualmente. Com a criação dos computadores e softwares, surgiram condições para o uso da tecnologia como ferramenta de gestão nas empresas. Os softwares e os bancos de dados se popularizaram rapidamente e vêm se mostrando muito úteis para o suporte das atividades gerenciais, principalmente nas tomadas de decisão. A seguir, vamos conhecer como funciona o processo de desenvolvimento de sistemas de informações gerenciais. TEMA 5 – DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS De acordo com Davis (1994), os usuários são os percussores do desenvolvimento de um sistema de informações gerenciais. Cabe a eles a responsabilidade pela identificação da necessidade de implantação de um sistema que apoie a solução de problemas. Essa etapa é um ponto crucial no desenvolvimento de um sistema, pois a identificação dos problemas de forma correta permite à entidade que os objetivos e a delimitação do sistema sejam feitos da maneira certa. Atualmente, alguns aspectos mudaram. Não é preciso que exista necessariamente um problema para que um sistema seja implantado, visto que eles também podem ser criados para aproveitar uma oportunidade. É desse ponto que partimos: foi identificada uma oportunidade, a gerência resolveu implantar um software, e nessa etapa a ideia de desenvolver um sistema de informação já possui os objetivos a serem alcançados ou alguma meta a ser atendida. Posteriormente, é feito um levantamento com os usuários do sistema, cuja finalidade é determinar se os objetivos estabelecidos estão em consonância com 012 as necessidades da organização. Essa ação também é uma forma de comprometer os usuários com o projeto. Todo o tipo de sistema, mesmo que não tenho sido desenvolvido da melhor maneira, poderá vir a ser implantado e proporcionar resultados positivos se os usuários que estão envolvidos em sua implantação estiverem convencidos de que o sistema lhes trará benefícios. O contrário também ocorre, mesmo que um sistema seja muito bom, se os usuários não estiverem convencidos das suas melhorias, ele não terá sucesso (Cassarro, 1999). Juntamente com a identificação das necessidades (e problemas, se for o caso) e definição dos objetivos é importante que seja realizado um estudo de viabilidade, com o intuito de determinar se existem condições de infraestrutura que tornem possível a implantação do sistema. Caso a entidade não possua, pode-se avaliar se ela conseguiria se adequar para atender às exigências necessárias. No levantamento do estudo da viabilidade, caso sejam identificadas deficiências que dificultem a implantação do sistema, são sugeridas várias alternativas de solução, incluindo os recursos necessários para desenvolver cada uma dessas alternativas, além da análise dos custos e benefícios envolvidos. Posteriormente é feita uma triagem das opções viáveis, e entre elas, qual é a opção mais adequada. Saiba mais O que deve ser levando em consideração para o desenvolvimento de um sistema? Deve-se levar em consideração a estrutura da organização, mas não só isso, o tipo de gestão também deve ser considerado, visando determinar como funcionará o fluxo dos dados e informações, os níveis de acesso e a filosofia funcional do próprio sistema, uma vez que esse sistema deverá ser coerente com toda a filosofia da própria empresa (Schmitt, 2004). De acordocom Laudon e Laudon (2010), o ciclo de desenvolvimento de um sistema pode ser dividido em: 013 Figura 2 – Ciclo de um sistema Fonte: Laudon; Laudon, 2010. Conforme a figura, vemos que o desenvolvimento de um sistema envolve análise e projeto do sistema, programação, teste, conversão, produção e manutenção, que serão detalhadas na aula 6. No próximo subtema, é apresentada a metodologia do desenvolvimento dos sistemas de informações gerenciais. 5.1 Metodologia para o desenvolvimento dos sistemas de informações gerenciais A metodologia funciona como um guia que determina como funcionará o planejamento da implantação do sistema de informações gerenciais. Ele é uma espécie de roteiro, que utiliza diversas técnicas para o desenvolvimento estruturado do sistema ou software, visando à qualidade e produtividade dos projetos em elaboração (Rezende; Abreu, 2000). Segundo Schmitt (2004), a metodologia dever ser igual para toda a entidade, e seu desenvolvimento traz as seguintes vantagens: Permite que se estime o tempo e os recursos necessários para cada etapa de implantação do sistema. Permite controlar melhor o andamento do projeto. 014 Permite a integração das várias equipes de trabalho, diferentes subsistemas e módulos, com a finalidade de incluir diferentes pontos de vista no processo de implantação. Permite documentar todas as etapas de implantação. As metodologias tradicionais possuem como foco o processo de desenvolvimento. Elas dão às pessoas envolvidas no projeto uma visão geral, apontando como todas as etapas devem ser seguidas. Elas facilitam o planejamento e a estimativa de tempo, bem como os recursos despendidos. No entanto, ela também possui pontos negativos, como o risco de se priorizar o cumprimento do cronograma, em detrimento da qualidade na solução dos problemas ou do aproveitamento das oportunidades que surgem ao longo do projeto que não estavam previstas (Purba; Sawh; Shah, 1995). Saiba mais Agora que você possui uma noção de como ocorre o desenvolvimento de um sistema de informação, que tal dar uma olhada em um exemplo real? Saiba mais na leitura de “Proposta de um sistema de informação para a gestão de compras em uma organização de agronegócio”. Disponível em: <https://www.lume.ufrgs.br/bitstream/handle/10183/19166/000734745.pdf?seque nce=1>. FINALIZANDO Os sistemas de informações gerenciais possuem papel de relevância na tomada de decisão organizacional. Mais gestores têm usado a tecnologia da informação como uma ferramenta de auxílio empresarial, já que todos os processos e atividades passaram a fazer parte dos sistemas, que, unidos, passaram a apresentar a visão geral da situação. Além disso, o estudo de tema permite determinar o caminho a ser seguido, já que os sistemas de informações gerenciais reúnem informações essenciais para a resolução de problemas, além da construção de relatórios com as informações obtidas. Espera-se que essa aula tenha contribuído para a compreensão geral sobre os sistemas de informações gerenciais, porém, enfatizamos que esse tema tem ainda muito a ser estudado. 015 REFERÊNCIAS BATISTA, E. O. Sistema de informação: o uso consciente da tecnologia para o gerenciamento. São Paulo: Saraiva, 2004. CASSARRO, A. C. Sistemas de Informação para tomada de decisões. 3. ed. São Paulo: Pioneira, 1999. DAVIS, W. S. Análise e projeto de sistemas: uma abordagem estruturada. Rio de Janeiro: LTC, 1994. HEHN, H. F. Peopleware: como trabalhar o fator humano nas implementações de sistemas integrados de informação (ERP). São Paulo: Gente, 1999. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informações gerenciais. 9. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. O’BRIEN, J. A. Sistemas de informação: e as decisões gerenciais na era da Internet. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2010. PURBA, S.; SAWH, D.; SHAH, B. How to manage a successful software project: methodologies, techniques and tools. New York: John Wiley & Sons, 1995. REZENDE, D. A.; ABREU, A. F. Tecnologia da Informação aplicada a sistemas de informação empresariais. São Paulo: Atlas, 2000. SCHMITT, C. A. Sistemas integrados de gestão empresarial: uma contribuição no estudo do comportamento organizacional e dos usuários na implantação de sistemas ERP. 296 p. Tese (Doutorado em Engenharia da Produção) – Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2004. SILVA, P; R. Tecnologia da informação e sua utilização no processo decisório. Maringá Management: Revista de Ciências Empresariais, v. 6, n. 2, p. 36-44, jul./dez. 2009. SIMON, H. A. Comportamento administrativo: estudo dos processos decisórios nas organizações administrativas. Rio de Janeiro: Aliança para o Progresso, 1965. STAIR M. R. Princípios de sistemas de informação: uma abordagem gerencial. Rio de Janeiro: LTC, 2004. AULA 3 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS Profª Edicreia Andrade dos Santos 02 CONVERSA INICIAL A tecnologia e as empresas andam lado a lado. Desde o final o século XX, as mudanças têm ocorrido de forma rápida, com a popularização dos computadores e o advento da internet. Nas organizações, o serviço que antes era feito em papel passou a ser realizado quase que exclusivamente por meio dessas máquinas. Pessoas foram substituídas por computadores, e as que permaneceram, tiveram que se adaptar à nova realidade. As práticas e os processos de trabalho também passaram por mudanças. Atividades que dependiam do manuseio de grande volume de dados e cálculos, bem como de processos demorados e repetitivos, foram substituídas por sistemas que poupavam tempo e esforços. Dessa forma, empresas que não evoluíram tecnologicamente ficaram para trás e perderam vantagem competitiva, podendo até mesmo, por conta disso, ir à falência. As empresas atuais encontram-se automatizadas, com suas atividades do dia a dia feitas de forma automática, de modo que os dados são disponibilizados em tempo real com a ajuda de sistemas bem estruturados. Essa evolução vem transformando as organizações, aumentando a produtividade e diminuindo os espaços existentes na estrutura organizacional. Diante da importância da tecnologia para a evolução organizacional, o tema desta aula refere-se às tendências organizacionais e tecnológicas dos sistemas de informações gerenciais, visando identificar o papel dessa ferramenta no alcance dos objetivos da empresa. Saiba mais Assista ao vídeo “Como utilizar a tecnologia para gerar conhecimento?”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=stULT2tb2UQ>. CONTEXTUALIZANDO No final do século XX, a evolução tecnológica trouxe inúmeros benefícios para as empresas, tornando o desenvolvimento das atividades mais fácil e rápido. No entanto, a origem do termo é bem mais antiga. De acordo com o site Conceito (2017), o termo tecnologia é de origem grega, formada pelos termos tekne (“arte, técnica ou ofício”) e logos (“conjunto de saberes”). Ele é utilizado para a definição dos conhecimentos que permitem a fabricação de objetos capazes de modificar o meio ambiente, visando à satisfação das necessidades humanas. 03 A tecnologia teve seu maior período de mudanças na Primeira Revolução Industrial, quando as empresas passaram, por assim dizer, pelo primeiro grande período de inovação, com o uso de maquinários para a realização de tarefas que até então eram manuais. Na gestão das empresas, o uso da tecnologia é mais atual, e remete a mais ou menos trinta anosatrás, quando tarefas cotidianas mais simples, como operações mais complexas, passaram a ser realizadas com o auxílio de sistemas tecnológicos. As constantes mudanças vistas no presente são sem precedentes, e aparentemente parecem que continuarão a acontecer. Não somente os profissionais da tecnologia da informação, mas os de todas as áreas se veem obrigados a enxergar a empresa e o próprio mercado como um único grande sistema. Nele, a estratégia de estrutura dos sistemas de informações gerenciais tornou-se fator de relevância no crescimento e na continuidade empresarial. TEMA 1 – PANORAMA TECNOLÓGICO A tecnologia surgiu há muito tempo, com as primeiras invenções do homem pré-histórico para o desenvolvimento de ferramentas que facilitassem a caça de alimentos. Desde então, todas as invenções criadas foram visando ao progresso da humanidade. Nos últimos anos, as empresas têm sentido as consequências da Revolução da Informação, que ultrapassou os limites das grandes corporações e teve grande impacto na sociedade como um todo. Com a diminuição das distâncias entre os dois polos, as barreiras geográficas desapareceram, e com isso a concorrência entre as entidades tornou-se cada vez maior. Entretanto, quando essa revolução começou? A Segunda Guerra Mundial foi o marco das descobertas tecnológicas, com a criação do primeiro computador programável. Já na década de 1970, nascia o primeiro microprocessador, que consistia em um computador em um único chip. Na década de 1980, ganhava força o fenômeno da globalização, impulsionado pela explosão no uso da internet. As empresas foram as primeiras a sentir essas mudanças, novos modelos de negócio foram criados e as estratégias de mercado também tiveram que ser readaptadas. A economia da Era Industrial, originada no século XVIII, baseada na mecanização dos processos e 04 na produção em massa, transformou-se em uma nova economia baseada na informação e no conhecimento. De acordo com Toffler, em sua obra intitulada A Terceira Onda, lançada em 1980, a Revolução da Informação representa “a terceira onda econômica mundial”, em que o foco das empresas está na informação ao invés da produção de bens. Após as revoluções agrícola e industrial, nasceu uma nova espécie de economia, focada nos sistemas de informação, no qual o capital intelectual e a tecnologia tornaram-se os principais fatores de sucesso das entidades. É importante destacar que a Revolução da Informação não é revolucionária pelo uso da informação em si. A verdadeira revolução está nos novos modelos econômicos que passam a existir com o uso dessas novas tecnologias (Druker, 1999). Além do mais, com o avanço tecnológico avançou também a forma de comunicação, como é apresentado na figura a seguir. Figura 1 – Avanço das tecnologias de informação para telecomunicações Fonte: Meirelles, 1994. O uso da internet e os avanços relacionados ao seu uso para a comercialização e obtenção de produtos e serviços nos meios eletrônicos são fatores relevantes para o momento econômico atual, criando formas de distribuição de produtos e serviços e novos meios de atrair e conquistar clientes. No próximo tema, conheceremos as diretrizes para o uso da tecnologia. Vamos lá? 05 Saiba mais Neste tema, tivemos a oportunidade de conhecer um pouco sobre o livro A Terceira Onda. Saiba mais sobre o livro lendo o artigo “Revisitando a terceira onda: o que Toffler tem a ensinar para as empresas proativas?”. Disponível em: <http://proatividademercado.com.br/site/antecipacao-do-futuro-sinais-e-imagens- do-futuro/revisitando-a-terceira-onda-o-que-toffler-tem-a-ensinar-para-as- empresas-proativas/>. Vídeos Assista aos vídeos: “Visão do futuro. Já começou a revolução tecnológica”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=-ydkGVNYhrM>. “Uma visão de como será a tecnologia do futuro”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=yAt6Pc2EiaY>. TEMA 2 – DIRETRIZES PARA USO DA TECNOLOGIA Parece uma missão fácil implantar um sistema de informação em uma empresa, mas não é tão simples assim. O primeiro passo que a empresa precisa tomar é o planejamento dos sistemas da informação. Ele consiste em uma atividade na qual são estabelecidas as diretrizes que definirão o futuro dos sistemas, estipulando o modo como serão utilizadas as tecnologias da informação. De acordo com Santos e Contador (2002), como motivações para esse planejamento evidenciam-se: a. A busca de maior eficiência interna, visando à criação de uma base de informações necessárias para garantir um bom funcionamento operacional; b. A administração das informações obtidas no ambiente externo, como variáveis de mercado, dados de consumidores, fornecedores, informações relacionadas ao governo, política e sociedade; c. O planejamento dos recursos de tecnologia da informação que fornecerão subsídio para o suporte dos sistemas de informação da organização, envolvendo quantidade e potencialidade de hardware, os softwares indispensáveis e os recursos de telecomunicações; e d. A utilização estratégica da informação, visando à obtenção da vantagem competitiva em relação aos concorrentes. 06 O planejamento da implantação do sistema de informação é tão importante para continuidade da entidade como qualquer outra área, sendo parte integrante do planejamento estratégico. Na verdade, o ideal seria que o planejamento iniciasse com o desenvolvimento do negócio. Para o planejamento do sistema de informação, deve-se levar em consideração os fatores críticos e as diretrizes básicas do negócio. Nessa etapa também ocorre a identificação de possíveis problemas e oportunidades do ambiente tecnológico (Santos; Contador, 2002). Para montar um sistema de informação, é preciso que os gestores realizem um estudo das necessidades da empresa. Essa pesquisa garantirá a efetividade do funcionamento do sistema. Para assegurar um sistema que forneça informações gerenciais e estratégicas, de acordo com Araújo Júnior e Alvares (2007), ele deverá agregar três elementos básicos: Adaptação da missão e dos objetivos do sistema à missão e objetivos da organização em que está inserido: é preciso que a empresa realize avaliações periódicas referentes ao uso do sistema e da satisfação dos usuários em relação ao atendimento das necessidades de informação, além da constante coleta de dados para a atualização dos perfis de consumo de informações dos usuários e correções que sejam necessárias. Ampla consideração das necessidades de informação dos usuários: para implantação do sistema, é preciso que sejam realizados levantamentos detalhados dos perfis dos usuários da informação das entidades, além dos seus colaboradores, bem como estudos referentes às necessidades de informação no âmbito da gestão da informação. Constante atualização tecnológica, com o objetivo de equilibrar a relação custo versus benefício: a tecnologia encontra-se em constante transformação, dessa forma, ao implantar um sistema de informação, é preciso estabelecer métodos para sua atualização. São exemplos: os processos de benchmarking e de monitoramento tecnológico em uma área específica de negócios, monitoramento e mapeamento sistemático do desenvolvimento de novas tecnologias da informação e comunicação. Na figura a seguir é apresentado um modelo de planejamento de um sistema de informação. 07 Figura 2 – Planejamento Fonte: Araújo Júnior; Alvares, 2007, p. 13. Conforme a figura, vemos que o processo de planejamento é muito amplo, iniciando-se com a adequação da missão e dos objetivos da entidade elevando em consideração aspectos internos e externos. No próximo tema, relacionaremos o processo decisório com as tecnologias aplicadas. Preparado? TEMA 3 – PROCESSO DECISÓRIO E TECNOLOGIAS APLICADAS Como um sistema de informações que utiliza a tecnologia como suporte pode contribuir para a tomada de decisão? Para responder a essa questão, primeiramente é preciso saber como funcionam os sistemas da informação. Desde sua criação, os sistemas de informação possuem como finalidade automatizar as etapas que anteriormente eram feitas de forma manual, por exemplo, dar baixa em pagamentos. No entanto, atualmente a tecnologia dos sistemas da informação podem fazer muito mais. Eles são um instrumento de gestão estratégica que permitem às organizações realizar a avaliação analítica e sintética da situação do negócio. 08 Os sistemas de informação alteram o fluxo da informação, permitindo que um número maior de pessoas tenha acesso a elas. Ainda, permitem que diversas etapas sejam realizadas de forma simultânea, ao invés de ser necessário esperar que uma etapa seja realizada para que uma nova se inicie, eliminado, assim, os atrasos, e facilitando a tomada de decisão. A forma como os negócios funcionam também mudou com o uso dos sistemas de informação baseados na tecnologia. A venda de músicas por meio do iTunes, a venda de livros on-line por meio da Amazon e a disponibilização de cursos on-line, por exemplo, são modelos de negócio completamente novos e que não seriam possíveis sem a tecnologia da informação (Laudon; Laudon, 2010). Um dos processos criados com a evolução da tecnologia foi o Business Intelligence (BI). O BI, que pode ser traduzido literalmente como “inteligência dos negócios”, foi criado na década de 1990 e possui como finalidade coletar, organizar, analisar, compartilhar e monitorar as informações que serão a base para a tomada de decisão. O propósito central desse método consiste em facilitar a interpretação do grande volume de dados que a empresa possui, ajudando a torná-los compreensíveis e úteis para a estratégia empresarial. Uma das características mais importantes do BI é a facilidade de uso, já que a maioria dos usuários dessa metodologia são gestores que não possuem conhecimentos técnicos sobre sistemas (Caiçara Junior, 2015). Na figura a seguir é apresentado um modelo de BI. Figura 3 – Business Intelligence (BI) 09 Conforme a imagem, é possível auferir que o BI consiste em um grande banco de dados que envolve informações internas e externas. Essas informações passam a compor o Data Mart, que consiste em uma porção reduzida de dados da organização, isolada dos demais dados, e fazem parte do Data Warehouse, que se refere a um banco de dados que abrange dados correntes e históricos que podem ser do interesse dos responsáveis pela tomada de decisão (Laudon; Laudon, 2010). As informações contidas no Data Mart e no Data Warehouse são processadas no processamento analítico on-line (OLAP), que nós já vimos. Por incluir diversos sistemas e diferentes dados em um único lugar, o destaque do BI é a praticidade, devido à geração de relatórios abrangendo um número enorme de dados em um único clique. Com isso, ele torna a empresa mais eficiente ao permitir que ela foque nas suas reais necessidades. Saiba mais O Caso da Verizon Corporation Ela é uma das principais empresas prestadoras de serviços dos Estados Unidos. Possui um painel digital baseado na internet que oferece aos executivos informações precisas em tempo real a respeito da queixa dos clientes, do desempenho de rede em cada área servida, da interrupção de serviços e de linhas telefônicas danificadas. Isso permite que os reparos ocorram mais rápido, já que a empresa sabe mais rápido onde está o problema. No caso de os reparos não ocorrerem rapidamente, a empresa mantém os clientes informados (Laudon; Laudon, 2010). Em suma, Oliveira (2007) afirma que os sistemas de informação implementados de forma correta possibilitam aos gestores realizarem as atividades de forma mais benéfica, proporcionando melhoria nas decisões tomadas, em virtude de as informações estarem disponíveis de forma mais rápida e por serem precisas. De forma geral, a tomada de decisões envolve todos os processos do gerenciamento dos sistemas de informação, desde o estabelecimento de parâmetro à determinação dos objetivos a serem alcançados. No próximo tema, conheceremos o sistema de gerenciamento de banco de dados. Não perca tempo, vamos lá! 010 Vídeo Assista ao vídeo “Aula 07 – OPG – Tomada de decisões e processo decisório”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=GrSI_xqSzSE>. TEMA 4 – SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE BANCO DE DADOS (SGBD) Antes de falar sobre o sistema de gerenciamento de banco de dados (SGBD), é preciso trazer algumas conceituações: primeiramente, o que é banco de dados? “Ele consiste em um conjunto de arquivos relacionados entre si com registros referentes a pessoas, lugares ou coisas, um dos primeiros bancos de dados que deu certo foi a lista telefônica” (Laudon; Laudon, 2010, p. 144). Saiba mais Você já havia parado para pensar que a lista telefônica é um banco de dados? Atualmente ela quase não é usada, por causa da contínua evolução dos sistemas de informação, afinal, na dúvida sobre um número você vai correndo para a internet. No entanto, no passado ela era de extrema importância, ao unir um conjunto de informações que tratavam dos registros telefônicos das pessoas físicas e jurídicas que possuíam telefone. Informações sobre as categorias das entidades, como setor de atuação, também eram destacadas para facilitar a busca. No passado recente, a maioria dos bancos de dados eram baseados em papel. As fichas referentes a clientes e fornecedores eram feitas em cadastros que eram armazenados em pastas, gavetas ou estruturas metálicas. Não precisa nem dizer o quanto era difícil para os gestores encontrarem as informações de forma rápida; ademais, a atualização das informações também era feita de forma muito lenta. O uso desse tipo de banco de dados era muito ineficiente e caro. Nesse sistema, os dados tinham muita chance de estarem incorretos. Caso o gestor quisesse estabelecer uma lista dos fornecedores em atraso, teria que analisar ficha por ficha para produzir uma lista. Com a criação do banco de dados digital, tais problemas deixaram de existir. 011 Saiba mais Você já parou para pensar como é construído um banco de dados? A forma mais comum de elaborar um banco de dados é pelo Banco de Dados Relacional, que é estruturado pelo Diagrama Entidade/Relacionamento. Saiba mais fazendo a leitura do conteúdo disposto no link a seguir. Disponível em: <http://uninter.bv3.digitalpages.com.br/users/publications/9788543005850/pages /183>. A obtenção de dados ficou mais fácil com uma base de dados digital, mas como gerenciá-los? Por onde começar? As informações referentes a clientes, fornecedores, colaboradores, pedidos referem-se a uma categoria genérica que pode representar uma pessoa, um lugar ou uma entidade; ela será denominada entidade (Laudon; Laudon, 2010). Cada entidade possui características próprias, que são denominadas atributos. Por exemplo, a entidade clientes possui atributos específicos, como o nome e endereço do cliente, incluindo estado, cidade, bairro e rua, se ele é pessoa física ou jurídica etc. Após a criação e a identificação dos dados necessários, é preciso um sistema de gestão de banco de dados para seu gerenciamento. Segundo Laudon e Laudon (2010), “um Sistema de Gerenciamento de Banco deDados – SGBD (em inglês Database Management System – DBMS) consiste em um software específico usado para criar, armazenar, organizar e acessar dados a partir de um banco de dados”. São exemplos o Microsoft Access, que é um DBMS para computadores pessoais, enquanto o DB2, o Oracle Database e o Microsoft SQL Server são exemplos de DBMSs para computadores de médio porte. Esse sistema livra o programador ou o usuário final de compreender como os dados são armazenados, separando a visão lógica e física dos dados (Laudon; Laudon, 2010). A visão lógica dos dados corresponde à forma como os usuários enxergam a organização dos dados, enquanto a visão física corresponde à forma como esses dados estão realmente organizados no sistema. Na figura 4 é apresentado um exemplo dessa situação. 012 Figura 4 – Banco de dados Fonte: Laudon; Laudon, 2010. No exemplo extraído do livro de Laudon e Laudon (2010), é expresso o banco de dados da área de recursos humanos. No banco de dados físico, existe um tipo de organização, conforme a necessidade do usuário, ou seja, as informações são apresentadas de acordo com a lógica do gestor. No exemplo apresentado, um gestor quer saber os benefícios dos colaboradores; dessa forma, é aplicada a lógica desse gestor no banco de dados físico para que sejam coletadas apenas as informações que se referem a esse interesse. Normalmente as operações do DBMS utilizam o modo relacional, que consiste na combinação de tabelas para a apresentação dos dados solicitados. Tal sistema pode ser representado por banco de dados como o Oracle. Ele possui três operações básicas: select, project e join (“selecionar”, “projetar” e “vincular”). A operação select consiste na criação de um subconjunto formado por todos os registros (linhas) da tabela que obedecem a critérios instituídos. A operação project cria um subconjunto composto por colunas de uma tabela que permitirá ao usuário a criação de novas tabelas, que fornecerão apenas as informações solicitadas. Por fim, a operação join combina as tabelas relacionais visando fornecer aos usuários mais informações do que aquelas que estão à sua disposição nas tabelas (Laudon; Laudon, 2010). 013 Saiba mais Você já ouviu falar do banco de dados na nuvem? Esse método está entre os serviços oferecidos pela Amazon e por outros prestadores de serviços de computação. Saiba mais sobre os dados em nuvem lendo o artigo “Use a inteligência interna para proteger e otimizar o banco de dados”. Disponível em: <https://azure.microsoft.com/pt-br/services/sql-database/>. Fora os dados relacionais que são os mais popularmente utilizados, temos também o banco de dados não relacionais. Eles utilizam um modelo de dados mais flexível e são projetados para o gerenciamento de um grande volume de dados (Laudon; Laudon, 2010). Graças aos bancos de dados, as empresas podem monitorar as informações do dia a dia relacionadas ao pagamento de fornecedores, atendimento de clientes, pagamento de colaboradores etc. Entretanto, não é só isso: eles também contribuem para que a empresa administre seus negócios da melhor maneira possível, ajudando os gestores a tomarem as melhores decisões. No próximo tema, continuaremos a falar sobre os sistemas informação, mais especificamente sobre os sistemas relacionados à internet. TEMA 5 – SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DA INTERNET Os sistemas de informação possuem diversos tipos, mas normalmente os mais utilizados na entidade se dividem dois: os softwares e a internet. Nesse tema, nos aprofundaremos na segunda classe. Você consegue imaginar a sua vida sem internet? Provavelmente a sua resposta deve ser não. Atualmente, a internet é um instrumento que pode ser usado em qualquer área, seja profissional ou pessoal. Tal ferramenta é de uso indispensável em toda e qualquer atividade do dia a dia. Contudo, apesar de sua popularização, você realmente sabe o que é a internet? Vamos começar pela conceituação: ela consiste no sistema de comunicação público mais abrangente do mundo. A internet surgiu na década de 1970 nos Estados Unidos, com uma finalidade bem semelhante à utilizada atualmente. Ela foi uma invenção do departamento de defesa para conectar cientistas, professores e universitários ao redor do mundo (Laudon; Laudon, 2010). Essa rede promove a integração mundial por meio da transmissão de dados em tempo real em qualquer lugar, mudando para sempre o modo de 014 comunicação das organizações. E não é só isso, a internet também é barata, ou seja, não só grandes empresas, mas até mesmo microempresas podem fazer uso das oportunidades disponibilizadas por essa rede. Saiba mais O que o futuro nos reserva? O futuro da internet (e do mundo) segundo o Google. Disponível em: <https://super.abril.com.br/tecnologia/o-futuro-da- internet-e-do-mundo-segundo-o-google/>. Um sistema de informação baseado no uso da internet refere-se a um método que torna possível o alcance, o processamento, a popularização e o uso de informações por intermédio da internet. Outro ponto relevante é a utilização do hipertexto/hipermídia, exibido “pela navegação do usuário entre páginas HTML (Hyper Text Transfer Protocol) por meio do uso de programas navegadores, que correspondem à interface dos sistemas de informação da internet” (Duarte, 2008, p. 28). No quadro a seguir são apresentados os serviços de internet mais importantes. Quadro 1 – Serviços de internet mais importantes E-mail Mensagem pessoa a pessoa; compartilhamento de documentos. Bate-papo e mensagens instantâneas Conversações interativas. Newsgroups Grupos de discussão em painéis eletrônicos de avisos. Telnet Fazer logon em um sistema de computador e trabalhar em outro. FTP (File Transfer Protocol) Transferir arquivos de um computador para outro. World Wide Web Extrair, formatar e apresentar informações (incluindo texto, áudio, elementos gráficos e vídeo) usando links de hipertexto. Fonte: Laudon; Laudon, 2010. Todos os serviços apresentados no quadro anterior podem ser executados em um único computador servidor; eles também podem ser alocados pelos usuários em outro computador. A internet possui grande versatilidade, possibilitando a integração de muitas informações em um único banco de dados ao alcance das mãos. Do ponto de vista do usuário, as informações estão disponíveis de forma on-line a qualquer momento, podendo ser encontradas rapidamente. O processo de decisão pelo uso de um sistema de internet, ao invés de um programa de software, é diferente. A internet faz parte de um conjunto maior de tecnologia que pode ser utilizado para a agregação de valor. No Quadro 2 são apresentadas algumas das suas vantagens. 015 Quadro 2 – Dimensões dos sistemas de internet Na organização do mercado A internet transformou a forma como as organizações interagem. Fornecedores, colaboradores, parceiros de negócios e clientes se aproximaram, se comunicando de forma mais rápida, a um custo bem menor e com informações bem mais completas. No ambiente da empresa A internet mudou a forma como as empresas gerem suas ações, realizam seus processos e efetivam as atividades das suas cadeias de valor. Tais mudanças criaram a possibilidade de clientes obterem informações e entrarem em contato com a empresa mesmo que remotamente. No produto Em muitos casos, a internet e a tecnologia estão mudando os produtos, permitindo que eles tenham cada vez mais informações incluídas, aumentando assim a transparência, o que possibilita aos clientes de uma organização pesquisarem muito mais sobre os produtos e serviços oferecidospor ela. Fonte: Porter, 1999. Com base no quadro anterior, podemos ver claramente que os sistemas de informação de internet fornecem suporte às necessidades informacionais da entidade. Para que isso dê certo, o principal foco da organização ao implantar um sistema deve ser levar em consideração as necessidades dos seus usuários. No próximo quadro são apresentadas as principais tecnologias no uso de redes e da internet: e-business, e–commerce e e-government. Quadro 3 – Principais tecnologias no uso de redes e da internet Tecnologia Descrição E-business Com o uso da internet, as relações da organização com colaboradores, fornecedores, clientes e demais partes interessadas passaram a estar relacionadas ao uso de sistemas e tecnologias. O conceito de e-business refere-se aos negócios eletrônicos, responsável pela execução dos principais processos de negócios, incluindo o e-commerce, que corresponde ao comercio eletrônico. E-commerce É responsável pela venda e compra de bens, seja na relação fornecedor- empresa, seja na relação empresa-cliente. Também estão inclusas nessa modalidade as transações relacionadas à propaganda, segurança e facilidades no pagamento, atendimento etc. E-government As mudanças trazidas pelos sistemas que utilizam tecnologia não se limitaram ao setor privado. O setor governamental também passou a utilizar a tecnologia da informação. O conceito e-government refere-se à aplicação da internet e das tecnologias de rede nas relações entre governo e órgãos públicos, empresas e cidadãos. Fonte: Laudon; Laudon, 2010. A relação com os cidadãos foi a mais beneficiada, visto que os sistemas de informação e a tecnologia permitiram maior nível de transparência, com a divulgação das ações do governo nas plataformas governamentais, permitindo assim, que os cidadãos pudessem ter acesso às informações. 016 FINALIZANDO Com base no conteúdo apresentado nesta aula, foi possível conhecer um pouco mais a relação entre a tecnologia e os sistemas de informações. A partir do entendimento sobre o panorama e as diretrizes para o uso da tecnologia, pode-se estabelecer um elo com a tomada de decisão. Ademais, foi possível conhecer alguns tipos de sistemas tecnológicos, como o gerenciamento de banco de dados e de informações da internet, que contribuem para a economia de tempo e a precisão das informações, bem como facilitam a análise dos dados obtidos. Enfatizamos que esse assunto, como relaciona-se à tecnologia, encontra- se ainda em construção e necessita de constante atualização. Por mais que novos sistemas venham a surgir, esperamos que esta aula tenha contribuído para a compreensão geral sobre as tendências organizacionais e tecnológicas. 017 REFERÊNCIAS ARAÚJO JÚNIOR, R. H. de; ALVARES, L. Planejamento de sistemas de informação: aspectos teóricos e elementos essenciais de estratégia e da implementação. In: Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação, 7., 2007, Salvador. Anais... Salvador: UFBA, 2007, p. 6-7. CONCEITO de tecnologia. Conceito. Disponível em: <https://conceito.de/tecnologia>. Acesso em: 9 fev. 2017. DRUCKER, P. F. Beyond the Information Revolution. Atlantic Monthly, oct. 1999. Disponível em: <https://www.theatlantic.com/magazine/archive/1999/10/beyond- the-information-revolution/304658/>. Acesso em: 9 fev. 2018. DUARTE, L. O. B. Fatores de influência no uso de sistemas de informação via internet: proposta de um modelo integrativo. 259 f. Tese (Doutorado em Ciências da Informação) – Universidade Federal e Minas Gerais. Belo Horizonte, 2008. Disponível em: <http://www.bibliotecadigital.ufmg.br/dspace/bitstream/han dle/1843/ECID-7NXJ6E/tese_luiz_otavio_final_pdf.pdf?sequence=1>. Acesso em: 9 fev. 2018. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informações gerenciais. 9. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas de informações gerenciais. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2007. PORTER, M. Competição: estratégias competitivas essenciais. Rio de Janeiro: Campus, 1999. SANTOS, G. S.; CONTADOR, J. C. Planejamento de sistemas de informação: avaliação do estudo de Sullivan. Gestão e Produção, v. 9, n. 3, p. 261-275, 2002. TOFFLER, A. A terceira onda. São Paulo: Record, 1980. AULA 4 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS Profª Edicreia Andrade dos Santos 02 CONVERSA INICIAL Atualmente, os gestores precisam compreender a relevância dos diferentes tipos de sistemas de informação para a tomada de decisão e o auxílio na realização das mais diferentes atividades operacionais. Os sistemas de informações são capazes de mudar o funcionamento de uma entidade, mas também oferecerem desafios, como a integração dos dados auferidos. Os sistemas de informação possuem diversas classificações; as mais utilizadas estão relacionadas à área funcional e ao nível organizacional (Caiçara Junior, 2015). Os sistemas mais tradicionais classificados como pertencentes à área funcional são (Caiçara Junior, 2015): Sistemas de informação financeira; Sistemas de informação contábil; Sistemas de informação industrial (operações e produção); Sistemas de informação de marketing; e Sistemas de informação de recursos humanos. Outro modo de classificação é por meio do nível organizacional, em que são incluídos sistemas operacionais, táticos e estratégicos. Os sistemas operacionais consistem no controle das informações relacionadas à produtividade das atividades da organização e da alimentação dos sistemas com essas informações. São exemplos: o controle de estoques, de contas a pagar, contas a receber etc. (Caiçara Junior, 2015). Os sistemas de nível tático estão relacionados ao cumprimento de metas e objetivos estabelecidos; são exemplos o planejamento e gerenciamento de recursos. Já no nível estratégico, prestam suporte à tomada de decisão, como na análise da concorrência, por exemplo (Caiçara Junior, 2015). Diante disso, o objetivo desta aula é a análise dos sistemas de informações de acordo com sua classificação e com os níveis de decisões organizacionais que eles abrangem, levando em consideração suas características, estrutura e demais informações relevantes. Saiba mais Assista ao vídeo “Sistemas de Informação Gerencial”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=stULT2tb2UQ>. 03 CONTEXTUALIZANDO As empresas correspondem a um grande sistema, formados por sistemas menores chamados de subsistemas. O correto gerenciamento dessa área da empresa garantirá sua continuidade. Em meio à globalização, a tecnologia da informação passou a exercer um papel de extrema importância. Os sistemas de informação têm como finalidade principal deixar a organização mais ágil e flexível. O gerenciamento correto das informações é um diferencial competitivo, em que os dados obtidos são transformados em relatórios e são capazes de refletir a real situação da empresa. No entanto, é preciso olhar além da empresa, visto que o mercado no qual ela está inserida também precisa ser analisado. Afinal, é fora dela que estão seus fornecedores, clientes e onde é obtida sua mão de obra. Nesse ambiente também são recolhidas informações, como estratégias dos concorrentes, tendências do mercado etc. Dessa forma, para garantir a sobrevivência da organização, é preciso estar atento às mudanças que ocorrem internamente e ao seu redor. Desse modo, pode-se responder às constantes exigências relacionadas à qualidade, segurança e à sua própria concorrência, alémde manter a competitividade. TEMA 1 – SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS (SIG) Qualquer informação solicitada pelos responsáveis de uma tomada de decisão está diretamente relacionada a algum nível de tomada de decisão gerencial. Esses níveis normalmente são divididos em três: administração estratégica, tática e operacional. A administração estratégica abrange o alto escalão da organização. Esses gestores são responsáveis pelo desenvolvimento de estratégias e metas globais. Eles também monitoram o desempenho estratégico da empresa em relação ao ambiente dos negócios. A administração tática abrange os gerentes da empresa, que são responsáveis pelos planos de médio e curto prazo, programações, orçamentos, procedimentos etc. Além disso, nesse nível ocorre a distribuição de recursos e monitoramento de desempenho de departamentos e unidades (O’Brien, 2010). 04 A administração operacional refere-se aos membros de equipes ou gerentes operacionais que são responsáveis pelo desenvolvimento de planos de curto prazo, por exemplo, o planejamento de programas de produção semanal. As decisões tomadas no nível da administração operacional tendem a ser mais estruturadas, já que os procedimentos a serem seguidos são determinados previamente. No nível estratégico, as operações tendem a ser não estruturadas, por envolver situações de decisões em que não é possível determinar com antecedência os procedimentos. No nível tático, estão inclusos os dois tipos de decisões, sendo assim uma estrutura semiestruturada (O’Brien, 2010). Desde modo, os sistemas de informações possuem como objetivo produzir dados que venham a contribuir para o atendimento das necessidades dos responsáveis pela tomada de decisão na organização. Essas informações obtidas envolvem desde relatórios internos a previsões e dados externos. Um dos sistemas que está relacionado à área funcional da entidade é o Sistema de Informações Gerenciais (SIG). Ele possui como objetivo contribuir para o cumprimento de metas, fornecendo aos gestores uma visão das operações normais da empresa com a finalidade de realizá-las da maneira mais eficaz e eficiente possível (Caiçara Junior, 2015). Os relatórios gerados por esse sistema fornecem informações que os gerentes especificaram anteriormente, visando ao atendimento da adequação das necessidades de informação determinadas pelos tomadores de decisão dos níveis operacionais e táticos (O’Brien, 2010). Os relatórios do SIG abrangem relatórios periódicos, de exceção, por demanda, e resposta imediatas a consultas. Esses dados são compartilhados por navegadores de rede, programas de software, bancos de dados operacionais (O’Brien, 2010). As entradas do SIG são compostas por arquivos dos SPTs, no entanto, também podem ser digitadas pelos usuários dos sistemas (Caiçara Junior, 2015). São alternativas de relatórios: Quadro 1 – Alternativas de relatórios gerenciais Tipo Descrição Relatórios periódicos programados Esse é o método tradicional de fornecimento de informações para os gerentes, com um formato pré-determinado de projeção com elabora regular. Eles são produzidos pelo sistema, diariamente, semanalmente ou mensalmente. Relatórios de exceção Correspondem aos relatórios emitidos quando ocorrem condições excepcionais. Também podem ser emitidos periodicamente, mas ainda com informações excepcionais. Tais relatórios ajudam a diminuir a sobrecarga de informações, ao invés de sobrecarregarem os tomadores de decisão. 05 Informes e respostas por solicitação/Relatórios de demanda Esses relatórios estão disponíveis sempre que o gerente os pede. Eles conseguem essas informações em navegadores de rede, linguagens de consulta dos sistemas de gerenciamento de banco de dados e os geradores de relatório que possibilitam aos gerentes em seus computadores obter respostas imediatas e ou encontrarem relatórios que forneçam essas respostas. Dessa forma, os gerentes não precisam esperar a chegada dos relatórios periódicos no prazo programado. Relatórios em pilha Nesse relatório, as informações são empilhadas na estação de trabalho em rede do gerente. Fonte: O’Brien, 2010; Caiçara Junior, 2015. Tais relatórios se aplicam às mais diferentes áreas, como industriais, comerciais, financeiras, contábil e recursos humanos. Ademais, esses relatórios costumam se subdividir em sistemas menores. Umas das evoluções dos sistemas de informações gerenciais é o processo analítico on-line (Olap). Saiba mais Qual é o futuro dos sistemas de informação? Saiba mais lendo o artigo “Inteligência artificial: aprendizagem das máquinas”. Disponível em: <http://www.segs.com.br/info-ti/97964-inteligencia-artificial-aprendizagem-das-m aquinas.html>. O processo analítico on-line (Olap) é uma resposta às mudanças no mercado empresarial. Anteriormente um ambiente estável e marcado por mudanças lentas, com o passar dos anos tornou-se dinâmico e competitivo, criando a necessidade de que os gestores deem respostas a complexas questões de consultas de negócios em tempo hábil. Os sistemas de informações gerenciais têm respondido a essa demanda com avanços, como bancos de dados analíticos, data marts, data warehouse, técnicas de data mining e estruturas multidimensionais de banco de dados etc. Tais dados, unidos a servidores e produtos de softwares especializados, funcionam como apoio para o processo analítico on-line (Olap) (O’Brien, 2010). “Esse sistema de processamento analítico on-line permite aos gestores examinar de forma interativa uma grande quantidade de dados, de forma detalhada e consolidada a partir de muitas perspectivas” (O’Brien, 2010, p. 284). O Olap envolve a análise detalhada em tempo real de milhões de dados que se encontram no banco de dados da empresa, visando à identificação de algum padrão fora do comum que possa auxiliar o gestor a tomar uma decisão. O processamento da informação envolve normalmente as seguintes operações básicas: consolidação, drill-down e slicing and dicing (“fatiar em cubos”). A consolidação consiste na agregação de dados. Essa etapa é muito 06 simples e consiste apenas no agrupamento das informações coletadas, e não em sua inter-relação. As informações são apresentadas dessa maneira com a finalidade de informar os resultados de determinada região ou cidade. O drill-down (desagregação), como a tradução do termo sugere, funciona de modo inverso à consolidação. Nessa operação, os dados são apresentados de forma detalhada ao invés de agrupada. Ele é utilizado para saber o resultado de vendas de determinado vendedor, quais são as vendas de determinado produto etc. O slicing and dicing refere-se à possibilidade de observar os bancos de dados a partir de diferentes pontos de vista. A finalidade dessa operação é, com base em um limite temporal, analisar as informações para encontrar tendências e descobrir padrões (O’Brien, 2010). Vamos a uma exemplificação do slicing and dicing: Uma empresa escolhe um produto que tenha sido lançado recentemente e observa o seu volume de vendas em todas as regiões em que a entidade realiza operações, visando identificar em quais regiões ele possui boas vendas e em quais regiões ela não se sai muito bem. Posteriormente, ele foca nas regiões de menores vendas visando descobrir o porquê dos resultados auferidos. Após conhecer os sistemas de informações gerenciais (SIG). no próximo tema conheceremos mais um tipo de sistema, o de comércio eletrônico. Saiba mais Assista ao vídeo “Sistema de Informação Gerencial”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=v5rwE82Z8Kw>. TEMA 2 – E-COMMERCE (SISTEMA DE COMÉRCIO ELETRÔNICO)A internet revolucionou a forma de comunicação entre as pessoas ao diminuir as distâncias existentes. As empresas também sentiram o impacto dessa rede, visto que as formas de comprar e vender, além do relacionamento com os clientes, atualmente, são afetadas pela rede mundial de computadores. Um reflexo dessa revolução, organizacionalmente, é o e-commerce, que mudou as formas conhecidas de concorrência e a velocidade das operações. Apesar de a primeira venda virtual ter sido a comercialização de uma pizza, em 1994, data-se como marco da criação do comércio eletrônico a fundação da empresa Netscape, nos Estados Unidos, responsável pela confecção de anúncios 07 de grandes corporações. Nascia, assim, uma nova forma de mídia para a publicidade e vendas de produtos e serviços. Em meados da década de 1990, surgiu a Amazon.com, que viria a ser referência no comercio eletrônico. Em 16 de julho de 1995, foi inaugurado o site da entidade. Logo depois, veio o eBay, chamado por seus criadores de “experimento”; nele, os usuários da internet tinham acesso a um mercado em que podiam fazer vendas entre si. Dessa forma, o e-commerce se tornou um método que diminuiu a distância entre a entidade e o cliente, aumentando a facilidade de interação, além de simplificar o pagamento tanto do cliente para a empresa como da empresa para os seus fornecedores. Saiba mais Leia o artigo “5 grandes vendedores do e-commerce que começaram do zero”. Disponível em: <https://uolhost.uol.com.br/academia/noticias/2014/02/24/5- grandes-vendedores-do-e-commerce-que-comecaram-do-zero.html#rmcl>. As organizações que utilizam o e-commerce, seja para venda ou para obtenção de matéria-prima, serviços ou mercadorias, normalmente fazem uso de tecnologias da informação, por exemplo, a internet. Tais empresas também fazem uso dessas tecnologias para divulgação de seus produtos e serviços, manutenção, comunicação com os clientes, desenvolvimento do produto por meio de interações por e-mail etc. Atualmente, as organizações utilizam três modalidades de aplicação de e-commerce: E-commerce de empresa a consumidor (B2C): nessa modalidade, é preciso criar um ambiente atraente para seduzir os clientes e convencê-los a comprar os produtos oferecidos. Fazem parte dessa estrutura sites com sistemas de pagamento seguros, processamentos de pedidos rápidos etc. E-commerce de empresa a empresa (B2B): nesse caso, o e-commerce funciona como um canal direto de mercado. Essa modalidade pode ser utilizada para trocar informações entre empresas, uso de leilões, além de servirem como uma espécie de catálogo virtual seguro para a escolha de produtos por parte dos clientes. E-commerce de consumidor a consumidor (C2C): Você conhece o Mercado Livre? A lógica dessa modalidade é a mesma. Em um website, 08 diversos clientes podem realizar vendas e compras entre si. Também são exemplos os leilões de produtos e as vendas em rede sociais pessoais. Contudo, como estruturar um sistema de comércio eletrônico? Quais tecnologias são necessárias para montar um e-commerce? A resposta a essas questões é apresentada na Figura 1. Figura 1 – Arquitetura de um sistema de comércio eletrônico Fonte: O’Brien, 2010. A imagem representa a estrutura de e-commerce desenvolvida pela Sun Microsystems e seus parceiros de negócios. É possível extrair dela algumas informações relevantes (O’Brien, 2010): Os itens internet e intranet representam a base do e-commerce; Os parceiros comerciais contam com a internet e com recursos adicionais (banco de dados multimídia, documentos etc.) para trocar informações e realizar transações futuras; Os funcionários das empresas (remotos e internos) precisam de uma variedade de recursos da internet e da intranet para a realização das atividades de e-commerce, para se comunicarem e colaborarem entre si. Por fim, falta apenas o estabelecimento do processo básico de funcionamento do sistema de comércio eletrônico. Para isso, é preciso que alguns pontos sejam observados. 09 Quadro 2 – Categorias essenciais de processos de e-commerce Categorias Exemplificação Controle de acesso e segurança Controle de acesso; autenticação; medidas de segurança. Perfis personalizados Administração de perfis; personalização; inspeção de comportamento. Gerenciamento da busca Busca baseada em conteúdo; busca baseada em parâmetros; busca baseada nos papéis e nas regras. Administração de conteúdo Geração interativa de conteúdo; repositório de dados. Gerenciamento de catálogos Cálculo de preços; configuração do produto; produção do catálogo. Pagamento Carrinho de compras; método de pagamento; suporte; verificação do pagamento. Administração do fluxo de trabalho Automação do processo de compra; controle de documentos; envio de conteúdo com base nos papéis e nas regras. Notificação do evento Dirigida ao evento; mensagem sobre transação; mensagem por e- mail; grupos de mensagens; grupo de notícias. Colaboração e comércio Mediação/negociação; licitações/leilões; compra colaborativa; comunidade on-line. Fonte: O’Brien, 2010. As informações apresentadas constituem um modelo básico, porém, não existe uma imposição obrigatória para que sejam utilizados todos os itens à risca. Ademais, podem ser incluídos novos itens se eles contribuírem para a eficiência do sistema. Agora, vamos compreender o sistema de processamento de transações. Preparados? Saiba mais E no Brasil? Não existe nenhum case de sucesso relacionado ao e- commerce? Existe sim! Conheça a história da rede de lojas Magazine Luiza e sua relação com as transações via internet na reportagem “Aposta no e-commerce faz ação do Magazine Luiza saltar 550% em um ano”. Disponível em: <http://economia.estadao.com.br/noticias/negocios,aposta-no-e-commerce-faz- acao-do-magazine-luiza-saltar-550-em-um-ano,70001856400>. Vídeo Assista ao vídeo “E-commerce explicado em 5 minutos”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=extw77fKVPw>. TEMA 3 – SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES (SPT) O sistema de processamento de transações (SPT) corresponde a um método de geração de informações em nível operacional. Ele foi um dos primeiros 010 sistemas utilizados pelas empresas, e apesar de ter sua finalidade limitada às transações da entidade, seu papel é indispensável. De acordo com Caiçara Junior (2015, p. 82), o SPT “[...] dá suporte às operações mais básicas da empresa, como contas a pagar e a receber, folha de pagamento do pessoal, entrada e saída de mercadorias. Ele possui o papel de monitorar, coletar, armazenar, processar e disseminar as informações para a empresa como um todo”. As transações podem ser conceituadas como qualquer troca de valor ou movimento de mercadorias que possa interferir na lucratividade da entidade ou no seu ganho global. São considerados exemplos o débito ou crédito no caixa, ou entradas ou saídas de mercadorias (Caiçara Junior, 2015). Na Figura 2 é apresentada a representação do sistema SPT. Figura 2 – Componentes de um SPT Fonte: Caiçara Junior, 2015. Conforme a imagem, percebe-se que o SPT corresponde ao principal banco de dados da entidade. Ele possui como componentes a entrada de dados, passando pelo processamento, posteriormente para o armazenamento e voltando para o processamento, que dá origem aos documentos e relatórios. As entradas de dados do SPT costumam ser importadas de outros SPTs ou digitados manualmente por seus usuários. O processamento pode ser feito de duas formas: batch ou on-line. No processamento pela técnica batch, os dados coletados são agrupadosem lotes e posteriormente processados pelo sistema; esse método é muito comum no que tange aos pagamentos de fornecedores, acumulados por determinado período, e enviados em conjunto para o banco. No processamento on-line, os dados são processados à medida que as transações ocorrem. 011 Saiba mais Quais são as principais características dos SPTs? (Caiçara Junior, 2015) Capacidade de entradas/saídas rápidas. Constantes repetições no processamento. Grande necessidade de espaço de armazenamento. Enorme quantidade de saídas (incluindo arquivos e documentos). Em relação às saídas, o SPT gera documentos, arquivos e relatórios os quais podem ser exemplificados por relatórios de vendas do mês, lista de recebimentos dos clientes, lista de funcionários com férias vencidas etc. Constituem exemplos de SPTs o controle de estoques, o controle de contas a pagar, a folha de pagamento etc. No próximo tema, estudaremos mais um sistema relacionado à tomada de decisão: o SAD. Saiba mais Assista ao vídeo “Sistema de Processamento de Transações (SPT)”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=kPEPwGJxAqA>. TEMA 4 – SISTEMA DE APOIO À DECISÃO (SAD) O sistema de apoio à decisão (SAD), também conhecido como sistema de suporte à decisão (SSD), é utilizado pelos gerentes dos níveis tático e estratégico para a geração de informações referentes à análise de situações que serão a base para o suporte de decisão. O SAD possui funções muito semelhantes ao SIG, só que, enquanto o foco do SIG são operações rotineiras da empresa, o SAD oferece suporte para situações menos comuns no dia a dia da entidade. Ele é um sistema interativo sob o controle do usuário, o qual normalmente é o gerente, que fornece informações e modelos para a tomada de decisão. No quadro a seguir são apresentadas as principais diferenças entre os dois sistemas. 012 Quadro 2 – Comparação sistema de apoio a decisão e sistemas de informação gerencial Item Sistema de informação gerencial Sistemas de apoio à decisão Apoio à decisão fornecido São fornecidas informações sobre o desempenho da organização. Nesse sistema, são fornecidas informações técnicas de apoio à decisão para analisar problemas ou oportunidades específicas. Forma e frequência das informações Periódicas, de exceção, por demanda e relatórios e respostas em pilha. Consultas e respostas interativas. Formato das informações Formato pré-especificado (fixo). Formato ad hoc, flexível e adaptável. Metodologia de processamento das informações Informações produzidas por extração e manipulação de dados de negócios. Informações produzidas por modelagem analítica de dados de negócios. Fonte: O’Brien, 2010. No quadro anterior, observa-se claramente as principais diferenças entre os dois sistemas: o sistema de apoio à decisão é mais flexível, atendendo às necessidades na medida em que elas surgem, não seguindo um padrão pré- fixado. Um SAD precisa ter uma interface de fácil gerenciamento, formada por uma simples planilha eletrônica relacionada aos custos de produção, como também pode ser estruturado como um sistema grande e complexo, formado por simuladores de um ambiente de produção (Caiçara Junior, 2015). Nos simuladores utilizados no SAD, é comum questionamentos como “e se”, seguidos de situações relacionadas a decisões que a empresa poderia vir a tomar. Por exemplo, “e se” a empresa diminuísse o valor dos seus produtos em 8%? Conseguiria aumentar sua parcela de participação no mercado? “E se” a empresa diminuísse seus custos fixos em 5%? Conseguiria aumentar sua margem de lucro no longo prazo? Desse modo, de forma não antecipada, esse sistema permite à empresa realizar novos questionamentos, além de possibilitar a intervenção on-line para a realização de mudança na maneira como os dados são apresentados e analisados. Outra forma de exame é a análise de sensibilidade, em que uma única variável é mudada diversas vezes e o reflexo dessas mudanças em outras variáveis é analisado. Por exemplo, vamos aumentar o investimento em propagando em 20%, e agora, vamos analisar essa mudança em diversos outros pontos, como no número de vendas, no número de novos clientes etc. Há, ainda, a análise de busca de metas, em que ocorre o contrário da análise de sensibilidade. Uma única variável é mantida com um valor fixo, 013 enquanto as demais são mudadas várias vezes, até que o valor fixado na variável constante seja alcançado. Por exemplo, ir aumentando o valor de publicidade até que as vendas atinjam um aumento de 30%. Uma extensão mais complexa da análise de busca de metas é a análise de otimização. Ao invés de estipular um valor fixo a ser alcançado, é estipulado um valor considerado “ótimo” para uma ou mais variáveis-alvo, dada certas limitações. Posteriormente, são mudadas uma ou mais variáveis por diversas vezes até que os melhores valores para as variáveis-alvo sejam encontrados. Por exemplo, quanto a empresa pode investir no maquinário novo considerando que o número de vendas atual não vai aumentar no próximo ano? As entradas no SAD podem ser fontes internas, com os sistemas anteriormente estudados SIG e SPT, ou externas, no caso de informações obtidas de concorrentes ou do governo. Um dos pontos principais do SAD é a alta capacidade de processamento, já que ela será responsável pela formação do banco de dados que será o suporte para análise das informações por meio de modelos estatísticos e financeiros, gráficos ou tabelas dinâmicas (Caiçara Junior, 2015). Saiba mais Nesta aula, tivemos a oportunidade de conhecer dois sistemas de informações gerenciais muitos semelhantes: SIG e SAD. Existe mais alguma diferença além das citadas no texto? Leia o artigo “Sistemas de apoio à decisão”. Disponível em: <http://www.profdamasco.site.br.com/SistemasApoioDecisao Apostila.pdf>. No próximo tema, vamos conhecer outros sistemas utilizados pelas empresas conforme a classificação por tipo de suporte: Sistema de Informação Executiva (EIS). Saiba mais Conheça mais sobre Sistema de apoio a decisão assistindo ao vídeo “SAD”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=-whvRyoQDlc>. TEMA 5 – SISTEMAS DE INFORMAÇÃO EXECUTIVA (SIE) Na década de 1970, no Massachusetts Institute of Technology (MIT), foi criado o sistema de informação executiva (SIE), também chamado de sistema de suporte ao executivo (SSE). Desde então, grandes empresas mundiais têm 014 utilizado esse sistema como uma espécie de “bússola” para “guiar” as decisões organizacionais, além de ser uma fonte de informações para o entendimento das operações da entidade. O SIE, que pode ser utilizado por qualquer tipo de organização, é um método que une características dos sistemas de informações gerenciais e dos sistemas de apoio à decisão. A principal diferença desse sistema em relação aos métodos dos quais ele originou-se são seus usuários. O SIE possui como usuários os membros da administração executiva da organização, e tem como objetivo fornecer de forma tempestiva e fácil informações referentes a fatores que refletirão no sucesso ou no fracasso da entidade, ou seja, informações relacionadas a fatores decisivos na implementação dos objetivos estratégicos da organização. O SIE é orientado por gráficos, projetados pela alta gerência, que oferecem recursos de computação generalizada, além de outros recursos tecnológicos para o monitoramento e controle da empresa (Laudon; Laudon, 1999). O SIE deve ser planejado levando com consideração a direção da empresa que vai implementá- lo, poiscada executivo tem suas preferências em relação à forma de apresentação das informações e quais são as ferramentas que melhor refletem a variável que será avaliada. Como os executivos não dispõem de muito tempo para a leitura de relatórios, que possuem dados em formato mais detalhado, a especialidade principal desse sistema são os gráficos, que devem ser de fácil entendimento e precisam sintetizar todas as informações relevantes (Caiçara Júnior, 2015). No entanto, atualmente, de acordo com O’Brien (2010), o SIE é conhecido como “sistema de informações de todo o mundo”, já que características de outros sistemas, como navegadores de rede, ferramentas de colaboração on-line, sistemas de consultas e respostas interativas estão sendo absorvidos ao SIE para torná-lo cada vez mais útil ao executivo. Um dos exemplos de aplicação do SIE são os chamados painéis de bordo, nos quais apenas dados no formato de sumário são apresentados. Muitas vezes, esses dados vêm com cores diferentes no decorrer do texto representando uma situação específica, por exemplo: vermelho significa perigo, amarelo significa atenção e verde significa normalidade (Caiçara Júnior, 2015). 015 Saiba mais Ficou alguma dúvida sobre o sistema de informação executiva? O vídeo “Sistema de Informação Executiva” ajudará a conhecer ainda melhor esse sistema. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=QS7I1Q_BhhQ>. FINALIZANDO De acordo com o conteúdo apresentado nesta aula, foi possível compreender os sistemas de informações gerenciais utilizados nas empresas, relacionados ao processamento de dados, à tomada de decisão, ao comércio eletrônico, além de outros sistemas específicos. Esperamos que esta aula forneça as informações necessárias para a compreensão sobre todos os aspectos relacionados aos sistemas de informação no nível organizacional. Cabe ressaltar que ela não esgota os conteúdos sobre o assunto, sendo indispensável a contínua pesquisa sobre o tema, bem como constante leitura e treino. 016 REFERÊNCIAS CAIÇARA JUNIOR, C. Sistemas integrados de gestão: ERP. 2. ed. Curitiba: InterSaberes, 2015. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação. 4. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999. O’BRIEN, J. A. Sistemas de informação: e as decisões gerenciais na era da internet. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2010. AULA 5 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS Prof.ª Edicreia Andrade dos Santos 02 CONVERSA INICIAL Os sistemas de informação objetivam instrumentalizar os processos da organização visando aumentar o controle, a precisão de suas atividades, a produtividade, além de fornecer suporte à tomada de decisão. Para isso, são utilizados sistemas que possuem como finalidade o processamento das informações e a geração de informações gerenciais. Esses sistemas possuem bancos de dados próprios, que normalmente são independentes e não se comunicam. Isso ocorre porque normalmente os sistemas são utilizados de forma setorial, o que pode ser a causa de diversos problemas, como: a) a redundância de dados, ou seja, dados repetidos; b) o retrabalho, ou seja, quando a falta de integralização faz como que um mesmo dado precise ser lançado mais de uma vez; e c) a falta de integridade de uma informação, ou seja, quando a informação fornecida não é verdadeira. Dentre os sistemas de integração dos ciclos de operação das organizações, destacam-se: SCM (Gestão da Cadeia de Suprimentos), CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente), MRP (Planejamento de Necessidade de Materiais), MRP II (Planejamento dos Recursos de Manufatura ou Planejamento dos Recursos de Produção) e ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial). O objetivo desta aula é o estudo dos principais métodos de sistemas de informações básicas, que contribuem para a geração de informações para a tomada de decisão organizacional. Saiba mais Assista ao vídeo “Entendendo ERP, MRP e outras siglas”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=ii_w5wNB7mQ>. CONTEXTUALIZANDO O que torna os sistemas de informação tão importantes? É o mesmo que faz com que as empresas invistam cada vez mais no desenvolvimento de tecnologias. O uso desses sistemas é de grande relevância para que os objetivos organizacionais sejam alcançados, pois permitem que novos produtos sejam desenvolvidos, que as operações das empresas sejam otimizadas, além de garantir a continuidade e a sobrevivência da entidade. Como existem diferentes interesses dentro da organização, também existem diferentes sistemas. De forma isolada, eles não são capazes de fornecer 03 as informações que a entidade precisa. Além disso, é muito complicado estabelecer como eles se inter-relacionam, já que até mesmo pequenas empresas utilizam uma série de sistemas para o controle de contas bancárias, pagamento de fornecedores etc. Dessa forma, é importante a utilização de sistemas que reflitam a realidade da empresa como um todo. Na aula passada, conhecemos como são automatizados os processos dos sistemas de informação pela perspectiva dos níveis organizacionais, por meio do estudo dos sistemas de processamento de transação (SPT), de informações gerenciais (SIG) de apoio à decisão (SAD) e de informações estratégicas (SIE). Nesta aula, vamos estudar os sistemas empresariais criados para a resolução de problemas de integração: ERP (Enterprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship Management), MRP II (Manufacturing Resources Planning) e MRP (Material Requirement Planning). TEMA 1 – SCM (CADEIA DE SUPRIMENTOS) A cadeia de suprimentos de negócios, tradução de Supply Chain Management (SCM) corresponde à rede de organizações e processos para escolher a matéria-prima, transformá-las e distribuir os produtos acabados, resultantes dessa transformação, aos clientes. Além da linha de produção, a cadeia liga fornecedores, clientes, redes de distribuição, instalações, com a finalidade de fornecer produtos e serviços desde a sua origem até o ponto de consumo (Laudon; Laudon, 2010). Em muitos casos, alguns eventos causam problemas na gestão de suprimentos devido à imprevisibilidade de sua ocorrência. Por exemplo, a demanda incorreta, o atraso de fornecedores, a ausência de matéria-prima, a capacidade ociosa da produção, o estoque em excesso, panes no processo de produção etc. Visando lidar com eventos não previstos, muitas vezes os fabricantes mantêm o chamado “estoque de segurança”, que funciona como um nível de estoque suficiente para evitar que a empresa fique sem produtos diante da variação de demanda. Caso a empresa saiba exatamente quando e quantos produtos seus clientes desejam e em qual período esses produtos precisam ser fabricados, ela pode utilizar o sistema just in time, que determina que tudo deve ser comprado, produzido e transportado no momento certo, como estratégia. 04 Saiba mais Um problema comum na gestão de suprimentos é o efeito “chicote”. Ele ocorre quando uma informação é distorcida, e o erro é perpetuado ao longo da cadeia de suprimentos. Ele pode ser diminuído quando as informações disponíveis estão atualizadas, reduzindo, assim, as incertezas sobre a oferta e a procura. Atualmente, a gestão da cadeia de suprimentos é realizada por meio de sistemas de controle. Normalmente, dois tipos de softwares são utilizados: os que ajudam a empresa a planejar a cadeia de suprimentos e os que ajudam a executar esse planejamento. Quadro 1 – Sistemas de controleSistemas de ... Descrição planejamento da cadeia de suprimentos Permite à empresa gerar previsões de demanda para um produto e desenvolver planos para a compra de matéria-prima desse mesmo produto. Ele possibilita a empresa tomar decisões operacionais sobre níveis de estoque, logística e armazenamento. execução da cadeia de suprimentos Permite o gerenciamento do andamento de produtos pelos centros de distribuição, visando garantir que eles sejam entregues no local certo, da melhor maneira possível. São exemplos o monitoramento da situação física de produtos, a gestão de materiais e operações de armazenamento e transporte. Fonte: Laudon; Laudon, 2010. Assim como outros sistemas de informações gerenciais, a cadeia de suprimentos também faz uso da tecnologia da internet para a integração de dados. Ela utiliza intranets e extranets: o primeiro, para integração dos processos internos; e o último, para a integração com parceiros de negócios. Tais metodologias contribuem para a atualização instantânea de informações sobre logística, produção, compras etc. No próximo tema conheceremos o sistema de gestão do relacionamento com o cliente: o CRM. Saiba mais Você conhece as cadeias de suprimentos orientados por demanda? Saiba mais sobre a produção push e a produção pull. Disponível em: <http://uninter.bv3.digitalpages.com.br/users/publications/9788576059233/pages /265>. Vídeo 05 Assista ao vídeo “O que é o SCM?” Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=uAJMcs7yvDE>. TEMA 2 – CRM Após compreender as cadeias dos suprimentos da organização, vamos a mais um tópico relevante, a importância do cliente, que é identificada pelo CRM (Customer Relationship Management, que pode ser traduzido como Gestão de Relacionamento com o Cliente). É muito comum que as empresas possuam informações desencontradas. Um dado em relação a determinado cliente pode estar armazenado nas contas a receber, e ao mesmo tempo, esse cliente pode ter dados relacionados aos produtos adquiridos, sem que esses dados estejam integrados. Quando a organização é de grande porte, a integralização das informações é ainda mais complicado. Qual seria a solução para desenvolver um sistema que garanta um relacionamento longevo e eficiente com o cliente? Nesse momento é que entra em cena o sistema de gestão de relacionamento com o cliente – CRM (Customer Relationship Management). O CRM busca consolidar as informações sobre os clientes de toda empresa e posteriormente os distribui entre vários sistemas e pontos de contato, que consistem em canais de interação com os clientes, como o e-mail, espalhados pela entidade. Isso contribui para melhorar tanto as vendas como o atendimento. Assim como outros sistemas de informações gerenciais, o CRM também utiliza pacotes comerciais de softwares. Segundo Laudon e Laudon (2010, p. 267): Esse sistema pode abranger desde ferramentas de nicho que executem apenas algumas funções, como a personalização de sites para determinados clientes, como também aplicativos mais sofisticados que consigam realizar análises mais refinadas de informações que contribuam para a manutenção e conquista de clientes. Na Figura 1 é apresentada a síntese do CRM. 06 Figura 1 – Gestão das Relações com o Clientes – CRM Fonte: Laudon; Laudon, 2010, p. 267. De acordo com Laudon e Laudon (2010, p. 267), “os pacotes de CRM mais abrangentes contêm módulos para a gestão do relacionamento com o parceiro (Partner Relationship Management – PRM) e a gestão do relacionamento com o funcionário (Employee Relationship Management – ERM)”. O PRM é basicamente igual ao sistema de relacionamento com o cliente, a principal diferença encontra-se no objetivo: o PRM busca melhorar a colaboração entre a entidade e seus parceiros de vendas. É importante destacar que esses parceiros podem ser tanto os clientes finais como os varejistas, que acabam funcionado como uma espécie de intermediário para a empresa. O PRM fornece uma gama de dados relevantes, por exemplo: a indicação de preços, promoções e configurações de pedidos. No caso dos varejistas, ele ajuda no canal de vendas diretas, além de buscar avaliar seu desempenho, visando contribuir para que eles consigam efetuar um número maior de vendas. Nessa direção, percebe-se que o PRM é focado na área externa da entidade, diferentemente do ERM, que é focado na parte interna da organização. O ERM lida com assuntos dos recursos humanos relacionados ao CRM, tais como o estabelecimento de objetivos, gestão e remuneração com base no desempenho dos colaboradores e treinamento. Os principais softwares da gestão de relacionamento com o cliente são o Siebel e o Peoplesoft (que pertence atualmente ao Oracle), SAP e Salesforce.com. Alguns dos componentes desses sistemas são (Laudon; Laudon, 2010, p. 268): 07 Automação da força de vendas: São exemplos o gerenciamento de contas, de vendas, de pedidos etc. Atendimento ao cliente: São exemplos os atendimentos por telefone, e-mail, sistema de call center etc. Marketing: São exemplos o gerenciamento de campanhas, de eventos, de promoções etc. Todas as informações apresentadas até aqui fazem parte do CRM operacional, que se relaciona com a criação e manutenção de canais de tecnologia. Além dele, existe o CRM analítico, que busca analisar os dados gerados pelo CRM operacional, visando avaliar o desempenho da empresa nessa área e o valor do cliente ao longo do tempo. Além dos dois tipos citados, temos ainda: a) o CRM estratégico, que se relaciona com a análise de mercado e a orientação das estratégias da empresa; e b) o CRM colaborativo, que envolve todas as formas de disseminação das informações. Terminamos esse tema mencionando os benefícios e as limitações desse sistema. Como ponto positivo, podemos destacar a maior satisfação dos clientes, menores gastos com marketing, além da diminuição dos custos de manutenção dos clientes (Laudon; Laudon, 2010). Como limitações, além do alto custo e o longo período para a implantação, podemos destacar a complexidade de instalar um sistema como esse, que envolve mudanças drásticas na forma de trabalhar da empresa. No próximo tema, vamos conhecer mais um sistema: o MRP. Vamos lá? Saiba mais Assista ao vídeo “O que é CRM – CBR Consultoria”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=fpBG5fYMFnk>. TEMA 3 – MRP O cálculo do sistema MRP (Material Requirement Planning, tradução de “planejamento das necessidades de materiais”) é simples, além de ser um dos métodos mais conhecidos. Ele parte do princípio de que se sabe de todos os componentes do produto e o período que leva para obter cada um deles. A partir disso, o próximo passo é estabelecer quais serão as necessidades futuras de disponibilidade do produto, definindo quando e quantas quantidades serão indispensáveis para sua confecção sem que sobre ou falte tempo ou matéria- prima. 08 O sistema MRP foi criado na década de 1960, e de forma geral, busca programar as atividades para o período mais tarde possível, minimizando o volume dos estoques. Ele estabelece uma visão de necessidade futuras e depois vai “explodindo” de nível a nível para períodos anteriores. Em linhas gerais, a lógica do MRP é “programação para trás” (backward scheduling). Normalmente, uma entidade possui mais de um produto, o que cria a necessidade da utilização de um algum sistema que leve em consideração essa característica do negócio. Diante disso, é preciso que a empresa crie critérios ou padrões os quais permitam que elementos sem as características esperadas sejam identificadospelo sistema (Corrêa; Gianesi; Caon, 2014). Os parâmetros fundamentais do MRP são: políticas e tamanho do lote, estoques de segurança e os lead times. Quadro 2 – Parâmetros Parâmetros Descrição Políticas e tamanho do lote Visam determinar o valor de compra, além de buscarem reduzir os custos fixos de produção e aquisição desses lotes. Também são definidas as quantidades mínimas e máximas de lotes, ademais, é estabelecido o valor de lotes fixos, em que são calculadas as necessidades futuras por um prazo determinado, concentrando no início desse período o recebimento planejado das necessidades futuras estabelecidas. Estoques de segurança Objetivam diminuir as incertezas no processo de transformação. Eles são usados no fornecimento de dados para os algoritmos de cálculo do MRP, para que esse sistema determine as ordens de compra e produção visando à manutenção dos estoques nos níveis definidos. Lead times Correspondem ao tempo decorrente entre a liberação de uma ordem (de compra ou produção) e o momento a partir do qual o material está disponível para uso. Estão incluídas, nessa etapa, o tempo de emissão física da ordem, o tempo de transmissão da ordem, o tempo de transporte de materiais, o tempo de processamento etc. Fonte: Corrêa; Gianesi; Caon, 2014. Agora que já sabemos sua conceituação e os parâmetros necessários, vamos ao seu funcionamento. Partindo do ponto em que as necessidades de todos os itens que compõem o produto foram calculadas, desde o nível superior até as matérias-primas, o próximo passo é estruturar os produtos. O MRP é formado por dois componentes, denominados pais e filhos. Os pais são uma espécie de componente matriz e os filhos são elementos oriundos diretamente desses elementos. Esses dois itens podem ser ordenados em uma espécie de organograma denominado “estrutura do produto” ou “árvore do produto”. Quando não for possível criar a estrutura do produto, é utilizada uma lista de materiais “indentada”. Uma espécie de lista, em formato de quadro, também 09 é utilizada para a representação dos tempos de obtenção para cada um dos itens. Esse tempo normalmente é dividido em semanas. O cálculo ou “explosão” de necessidades líquidas de materiais também deve ser realizado nessa fase. Ele permite saber com antecedência quais são as quantidades a serem obtidas com base na liberação com antecedência. Ele é calculado deduzindo-se as necessidades brutas das quantidades projetadas com antecedência naquele período (Corrêa; Gianesi; Caon, 2014). Por fim, temos o registro do MRP, representado na Figura 2: Figura 2 – Exemplo de Registro básico do MRP Fonte: Corrêa; Gianesi; Caon, 2014, p. 92. Na Figura 2, podemos notar que as linhas representam as necessidades brutas, as chegadas esperadas de material, o estoque disponível projetado, ou seja, o estoque ao final do período, o recebimento de ordens planejadas que representam a quantidade de material disponível no início do período correspondente à liberação das ordens disponíveis. As colunas são a representação numérica de cada um desses itens. No próximo tema, conheceremos um sistema de informações gerenciais que lembra muito o método que acabamos de estudar. Afinal, ele é uma evolução desse tema: o MRP II. Saiba mais Assista ao vídeo “Teoria do MRP”. Disponível em: <https://www.youtube. com/watch?v=e0HGiWpSHiI>. TEMA 4 – MRP II Com a popularização do MRP (Material Requirement Planning, tradução de “planejamento das necessidades de materiais”), que, como o próprio nome diz, consiste em um sistema de cálculo das necessidades de materiais, estudado no item anterior, os pesquisadores perceberam que a mesma lógica poderia ser 010 aplicada no planejamento de recursos de produção. Expandindo-se os conceitos do MRP, surgiu o MRP II. Entretanto, o que motivaria essa adoção? A resposta é simples. Uma empresa que utiliza apenas o MRP está focada apenas na compra do que é necessário no momento certo, visando eliminar os estoques. No entanto, a organização não é um sistema fechado, muitas vezes os materiais chegam antes ou depois do que era esperado, o que se reflete na produção. Essas mudanças refletem a capacidade de planejamento por meio de custos adicionais, seja pelo custo de manter um estoque excessivo ou pelas consequências do atraso da entrega dos produtos. A evidência prática desses problemas foi o que motivou o desenvolvimento do MRP II. Com esse novo cálculo, foi possível identificar com certa precisão problemas relacionados à falta de capacidade ou ao excesso de recursos com alguma antecedência. Ademais, tornou possível a redução de custos com ociosidade e a manutenção dos níveis de confiabilidade de entrega de mercadorias (Corrêa; Gianesi; Caon, 2014). Na Figura 3 é apresentada a evolução do antigo método para o novo. Figura 3 – Abrangência do MRP e do MRP II Fonte: Corrêa; Gianesi; Caon. 2014, p. 134. De acordo com a Figura 3, pode-se observar que o MRP II é mais do que um cálculo de capacidade do MRP. Ele vai muito além, consistindo em um sistema mais complexo e mais abrangente que o MRP. O MRP II é formado por uma série de procedimentos de planejamento que são reunidos em funções. Normalmente, para sua implementação, a empresa adquire softwares comerciais, em pacotes formados por módulos. No entanto, também é possível executar as funções do sistema de maneira manual, por meio de ferramentas computacionais (Corrêa; Gianesi; Caon, 2014). 011 Podemos definir o MRP II como um sistema de hierárquico da administração da produção, em que os planos de produção gerais são agrupados até chegar em níveis de planejamento operacional menores. Para garantir a eficácia do MRP II, é de suma importância que exista uma base de dados central, que seja formada por módulos os quais, apesar de fazerem parte de um todo, também funcionam de forma independente. O MRP II é formado por: Cadastro básico, MRP (planejamento de necessidade de materiais), CRP (planejamento de requisitos de necessidade), MPS (programa mestre de produção), RCCP (planejamento de capacidade), Gestão da demanda, SFC (controle de chão de fábrica) e Compras S&OP (vendas e planejamento das operações) (Corrêa; Gianesi; Caon, 2014). O cadastro básico é responsável pelo registro das informações necessárias para o funcionamento do sistema. Sua composição é apresentada a seguir. Quadro 3 – Cadastros necessários Tipo de Cadastro Descrição Cadastro mestre de item Contendo informações, como código, descrição, unidade de medida, data de efetividade, política de ordem, lead time, estoque de segurança, entre outros. Cadastro de estrutura de produto Contendo as ligações entre itens “pais” e itens “filhos”, quantidades necessárias de itens “filhos” por unidade do item “pai, unidades de medida, código de mudança de engenharia, datas de início e término de validade, entre outros. Cadastro de locais Nele são definidos os locais de armazenagem dos itens, incluindo unidades fabris, departamentos, corredores, prateleiras, entre outros. Cadastro de centros produtivos Inclui código, descrição, horário de trabalho, índices de aproveitamento de horas disponíveis, entre outros. Cadastros de calendários Faz a conversão do calendário de fábrica para o calendário de datas do ano e armazena informações de feriados, férias, entre outros. Cadastro de roteiros Incluindo a sequência de operações necessárias para a fabricação de cada item, os tempos associados de emissão de ordem, fila, preparação, processamento, movimentação, ferramentas necessárias, entre outros. Fonte: Corrêa; Gianesi; Caon,2014. Os demais módulos que formam o MRP II são descritos a seguir. Quadro 4 – Módulos Módulo Descrição MRP Módulo responsável pela verificação da viabilidade do plano de produção e das compras, calculando a necessidade de matérias em relação ao número e ao tempo que eles precisam estar disponíveis. CRP Utiliza informações dos centros produtivos, roteiros e tempos, calculando as necessidades de capacidade de cada centro, de tempos em tempos MPS, RCCP e Gestão de Demanda Para a elaboração do plano de produção de produtos (itens e período), é utilizado o módulo de planejamento mestre de produção (MPS) e o planejamento grosseiro de produção (RCCP). No que tange às informações referentes às vendas, ficam a cargo da gestão de demanda fornecer esses dados. 012 SFC e Compras Também temos o módulo de controle de chão de fábrica (SFC) e módulo de compras, que são responsáveis por garantir que o plano de materiais estipulado seja cumprido da maneira com o foi estruturado. S&OP Responsável pelo planejamento de decisões que envolvem visão de longo prazo da organização, ele é utilizado pelo alto escalão. Fonte: Corrêa; Gianesi; Caon, 2014. Dessa forma, sua estruturação fica da seguinte maneira. Figura 4 – Sistema MRP II Fonte: Corrêa; Gianesi; Caon, 2014, p. 151. Na Figura 4, pode-se notar que o comando abrange o nível mais alto de planejamento (S&OP/Gestão de Demanda/MPS/RCCP), responsável pelas decisões estratégicas da organização, enquanto o motor é composto pelo nível mais baixo de planejamento (MRP/CRP), em que são tomadas decisões específicas em relação às decisões gerais do nível mais alto. Por fim, as rodas referem-se à execução e ao controle das decisões determinadas pelo “motor” (Compras/SFC). Para eficácia da implantação do MRP II, é preciso que a empresa estabeleça de forma clara o objetivo do sistema e os instrumentos para medir seu desempenho. 013 Em relação aos pontos positivos, podemos destacar a natureza dinâmica do sistema, que permite que sejam realizadas o número de mudanças necessárias para adaptação ao ambiente competitivo. Por sua vez, quanto às limitações, podemos destacar a complexidade do sistema devido ao grande volume de dados. Além disso, muitas vezes sua estrutura de tomada de decisão, que é muito centralizada, pode dar pouca margem e ação para quem executa as operações. No próximo tema, conheceremos um dos sistemas de integração de dados mais famosos: o ERP. TEMA 5 – ERP As operações da empresa são suportadas por sistemas. Normalmente, a estrutura funcional da entidade não permite que diferentes áreas se inter- relacionem. Dessa forma, os dados setoriais (financeiros, operacionais, vendas etc.) são incluídos em sistemas isolados, o que na integração pode resultar no retrabalho, em repetições e na falta de integridade da informação. Um dos maiores benefícios trazidos pela integração dos sistemas é acabar com os obstáculos entre diferentes setores, evitando a duplicação de esforços. Muito benefícios são trazidos com essa integração: Quadro 5 – Benefícios da integração Benefícios tangíveis Benefícios intangíveis Redução de pessoal Aprimoramento de processos Aumento de produtividade Padronização de processos Aumento de receitas/lucros Flexibilidade Entregas pontuais Agilidade Fonte: Caiçara Junior, 2015. Como solução para a integração dos sistemas e resolução de problemas, existem duas opções. A primeira consiste na construção de interfaces entre os sistemas que já existem na empresa, por meio da compreensão da arquitetura e da identificação das linguagens de programação. Para isso, é preciso saber que tipo de banco de dados é utilizado, além de outras características técnicas relevantes (Caiçara Junior, 2015). Uma segunda solução são os sistemas integrados de gestão, chamados de ERP (Enterprise Resource Planning, em português, “planejamento de recursos da empresa”), uma ferramenta com a finalidade de desenvolver uma empresa com áreas funcionais interligadas. 014 Antes de conhecer o sistema propriamente dito, é importante conhecer sua criação. No ano de 1972, a empresa SAP (Systeme, Anwendungen, Produkte, em português, “Sistema de desenvolvimento de programas”) foi fundada. Essa empresa foi responsável pelo desenvolvimento do conceito inicial do ERP, que inicialmente foi lançado como R/2 e atualmente é um dos líderes de mercado dos sistemas. Em sua criação, o propósito principal dessa metodologia era a integração de todos os sistemas da organização. Ele consiste em uma evolução dos MRPs (Material Requirement Planning, tradução de “planejamento das necessidades de materiais”), e dos MRPs II (Manufacturing Resource Planning, tradução de “planejamento de recursos de manufatura”), que já foram estudados nesta aula. A evolução do ERP levou ao lançamento do ERP2, que além de integrar os sistemas internos, passou a utilizar a internet para conectar processos e sistemas de duas ou mais organizações. Ao invés da necessidade de estar na empresa para acessar dados, o usuário podia estar em qualquer lugar do mundo e ainda assim poder acessar o sistema de forma remota. No início da década de 1990, o ERP começou a ser utilizado em escala mundial. No Brasil, isso ocorreu por volta dos anos de 1997/1998, no entanto, na época, somente grandes corporações tinham acesso devido ao alto valor de sua implementação. Ao longo dos anos, a conceituação desse sistema passou por modificações. Ele pode ser definido como um sistema de informação adquirido na forma de pacotes comerciais de software que possibilitam a integração entre os dados dos sistemas de informação transacionais e dos processos de negócios de uma empresa (Caiçara Junior, 2015). O ERP é um pacote comercial de software, ou seja, ele é adquirido pronto no mercado, apesar de algumas entidades buscarem soluções internas que imitem modelos existentes. Por isso, a empresa que o adquire precisa se adaptar às funcionalidades do produto e adequar seus processos à modelagem imposta por esse sistema. O Quadro 6 traz algumas das suas principais características (Caiçara Junior, 2015): Quadro 6 – Principais características do ERP Característica Descrição Pacote comercial de software O desenvolvimento do ERP não é simples, visto que são necessários anos de estudo e observação das rotinas organizacionais para que se construa uma estrutura a qual possa ser adaptada a qualquer organização. 015 Banco de dados único Essa foi considerada uma das principais evoluções em relação aos sistemas tradicionais, pois são integradas a diversas áreas funcionais em um único sistema “central”. Constituído de módulos Com o ERP, as áreas funcionais passaram a ser chamadas de módulos. Dessa forma, a empresa passou a ser constituída por um conjunto de módulos que compartilham informações em um mesmo banco de dados. Dessa forma, a empresa pode optar pela escolha dos modelos que lhe interessem, já que os módulos funcionam de forma independente, permitindo, assim, vendas parciais. (continua) (Quadro 6 – conclusão) Característica Descrição Formado com base nas melhores práticas de mercado Na construção do ERP, são identificadas as principais práticas aplicadas a cada segmento de mercado, visando identificar o que há de melhor para o tipo de empresa que está implementando o sistema, com vistas sempre ao desenvolvimento da vantagem competitiva. Dessa forma, o ERP vai além de um simples sistema, funcionando como uma espécie de consultoria. Elimina a redundância Como existe um banco de dados único, a duplicação de dados e o retrabalho sãoevitados. Integridade da informação Como existe apenas um sistema de armazenamento de dados, assim que uma mudança é realizada em um módulo, automaticamente há integração entre os outros módulos em tempo real. Aumenta a segurança entre os processos de negócios Os sistemas de ERP utilizam controles e permissões de acesso, ou seja, os usuários possuem login e senha, aumentando, assim, a segurança. Permite a rastreabilidade das informações Devido ao uso de login e senha, visando à segurança das operações, esse sistema também permite a identificação de quem realizou os lançamentos. Fonte: Adaptado de Caiçara Junior, 2015. De forma geral, esse sistema visa organizar, padronizar e integrar, permitindo o acesso em tempo real a informações confiáveis em um banco de dados central. A imagem a seguir exemplifica o sistema. 016 Figura 5 – Exemplificação do sistema ERP Fonte: Caiçara Junior, 2015, p. 98. Com base na Figura 5, podemos perceber que o ERP visa diminuir a distância entre os setores, unificando as informações com o objetivo de transformar a entidade em um sistema “uno”. Consequentemente, isso traz economia, praticidade, segurança e maior confiabilidade. Saiba mais Conheça um pouco mais a respeito do ERP assistindo ao vídeo “ERP – O que é?”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=2ujdn5G7W20>. FINALIZANDO De acordo com o conteúdo apresentado nesta aula, foi possível conhecer os principais sistemas de informações gerenciais utilizados nas organizações, desde sua conceituação aos fundamentos e características, além de seu papel na tomada de decisão e na integração das informações. Tais sistemas são intitulados como SCM, CRM, MRP, MRP II e ERP. O estudo dessa temática ainda buscou a ampliação do conhecimento sobre os sistemas de informações, além do aprofundamento do conteúdo visando dar uma visão geral sobre o assunto. Porém, é importante destacar que esse tema é muito extenso, criando a necessidade de que novas pesquisas sejam realizadas posteriormente. 017 REFERÊNCIAS CAIÇARA JUNIOR, C. Sistemas integrados de gestão: ERP. 2. ed. Curitiba: InterSaberes, 2015. CAMPOS, R. R.; CAZARINI, E. W. Sistemas ERP de código aberto: uma opção para as pequenas indústrias? In: CONGRESSO INTERNACIONAL DE GESTÃO DA TECNOLOGIA E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, 2., 2005, São Paulo. Anais... São Paulo: TECSI/EAC/FEA/USP, 2005. 1 CD-ROM. CORRÊA, H. L.; GIANESI, I. G. N.; CAON, M. Planejamento, programação e controle da produção: MRP II/ERP. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2014. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informações gerenciais. 9. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. AULA 6 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS Prof.ª Edicreia Andrade dos Santos 02 CONVERSA INICIAL Implantar ou não um sistema de informações gerenciais? Essa é uma dúvida de diversos gestores, já que atualmente a informação é um recurso de extrema utilidade para a organização. Essas informações compõem os sistemas, que podem ser um instrumento de auxílio ao gestor na tomada de decisão. Um sistema bem estruturado é a chave para saber exatamente o que ocorre na entidade, diferentemente do que ocorre em sistema com falhas, nos quais as informações apresentadas são imprecisas e podem levar os gestores a tomarem decisões erradas, o que pode ser prejudicial para o negócio. Devido a isso, as empresas buscam estruturar sistemas de informações gerenciais e de apoio à decisão, visando transformar as informações disponíveis sobre as operações e as estratégias da entidade em instrumentos para atender às necessidades organizacionais e alcançar os objetivos almejados. Diante desse contexto, levando em consideração a relevância do tema, o objetivo desta aula é o conhecimento sobre as etapas de implantação do sistema de informações gerenciais e as demais informações relevantes. Saiba mais Assista ao vídeo “Implantação de um Sistema Contábil/Sistema de Informação Gerencial (SIG)”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v= XC-A2IJJjyM>. CONTEXTUALIZANDO Os sistemas de informações gerenciais (SIG) possuem um papel fundamental na gestão organizacional. Eles oferecem dados para a geração de relatórios, que possuem como finalidade auxiliar os gestores a explicar desempenhos passados e prever desempenhos futuros, a fim de direcionar a empresa para o caminho certo. De forma geral, esses sistemas prestam informações sobre as atividades básicas das empresas, além da elaboração de relatórios que auxiliem no planejamento e no controle de operações importantes. Segundo Laudon e Laudon (2007), o número e os tipos de sistemas de informação que podem ser utilizados em alguma organização varia de acordo com a informação gerada. 03 Os métodos vão desde modelos básicos de sistemas relacionados à resolução de problemas, voltados para o desenvolvimento de novos sistemas, a métodos relacionados ao ciclo de vida de um sistema tradicional (Laudon, Laudon, 2007). Nos próximos temas, conheceremos melhor o funcionamento da implantação de um sistema de informações gerenciais. TEMA 1 – O ALINHAMENTO DA IMPLANTAÇÃO COM O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Qualquer organização, ao implantar determinada estratégia, precisa buscar alinhá-la ao planejamento da organização, para que todos os setores e membros da organização estejam envolvidos na estratégia de implantação. A origem do termo estratégia remete aos tempos antigos, mais precisamente na Grécia Antiga, onde se originou o termo “strategos”, que significava “a arte do general de exército” (Mintzberg; Quinn, 2001). Com o passar dos anos, esse termo foi estendido a outras áreas, bem como para o contexto empresarial. As definições também passaram por mudanças, visto que nesse período não existia um consenso em relação à conceituação do termo planejamento estratégico visando estabelecer uma definição única. Mintzberg e Quinn (2001) identificaram cinco características básicas, apresentadas na Tabela 1: Tabela 1 – Definições de estratégia Estratégia Definição Características Plano Curso ou ação, diretriz. • Preparadas previamente às ações. • Desenvolvidas consciente e deliberadamente. Pretexto Manobra específica. • Relacionada à estratégia como plano, com intuito de “manobrar” a concorrência. Padrão Consistência de comportamento • Padrão relacionado à ação, com intenção. • Pode haver um plano implícito atrás do padrão. Posição Posição em relação a uma referência. • Ponto de referência: ambiente, concorrente, mercado. • Olhar para fora (posicionamento), relacionando à organização. Perspectiva Conceito da organização, visualizado internamente. • Perspectiva compartilhada. • Olhara para dentro (perspectiva), relacionando à organização. Fonte: Mintzberg; Quinn, 2001. As informações apresentadas na Tabela 1 podem vir a ser adaptadas de acordo com a estratégia que a organização deseja seguir, ela pode vir a adotar uma estratégia, duas, ou até todas. Por exemplo, uma organização pode optar por 04 adotar somente a estratégia de planejar com antecedência suas ações e não adotar mais nenhuma estratégia. Quando se trata da implantação de um sistema de informação, um dos conceitos mais significativos sobre alinhamento da estratégia refere-se ao alinhamento entre o plano estratégico de negócio (PEN) e o plano estratégico de tecnologia de informação (PETI) (King, 1988). O alinhamento entre esses dois elementos garantirá a adequação da estratégia empresarial coma tecnologia da informação disponível. O Planejamento Estratégico de Negócio (PEN) pode ser conceituado como um sistema integrado de decisões, capaz de produzir dados e informações que contribuam para que os gestores pensem estrategicamente, apoiando a construção das estratégias futuras (Mintzberg; Quinn, 2001). Esse tema é antigo, porém ficou por algum tempo esquecido; no final da década de 1990, ganhou relevância novamente, ao ser associado com um instrumento de alinhamento estratégico. O PEN está intimamente ligado com a estratégia. Ele é responsável pela elaboração de um plano efetivo para identificação dos pontos fortes e pontos fracos, objetivos, ameaças e oportunidades que compõem o negócio. Ele é elaborado com base em informações externas e internas, as quais são utilizadas para a definição dos caminhos que a entidade deve seguir. Enquanto o PNE está relacionado a estratégia da empresa, o Plano Estratégico de Tecnologia de Informação (Peti), como próprio termo já indica, está relacionado com a estratégia da tecnologia da informação. Ele refere-se a um conjunto de ferramentas e técnicas utilizadas para a identificação de dados relacionados à área da tecnologia da informação que possibilitam apoiar os negócios organizacionais e o desenvolvimento de arquiteturas de informação, objetivos, estratégias e aplicações estratégicas (Affeldt; Vanti, 2009). Assim como o PIN, o Peti também elabora um plano efetivo, só que focado nos aspectos relacionados à tecnologia da informação. Da união desses dois fatores é estabelecido o Alinhamento Estratégico (AE). O alinhamento estratégico refere-se à aplicação da tecnologia da informação no tempo e de modo correto, buscando sempre alinhar tais tecnologias com as estratégias da empresa. No próximo tema, continuaremos detalhando o processo de implantação dos sistemas de informação e estudaremos o ciclo de vida dos sistemas. 05 Saiba mais Que tal conhecer um exemplo prático do alinhamento da estratégia da empresa com o Ti? Saiba mais assistindo ao vídeo “Como alinhar TI ao negócio e impulsionar as métricas e a geração de valor”, com o gerente de TI do Wal-Mart. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=ySqaWvkDOHo>. TEMA 2 – CICLO DE VIDA DOS SISTEMAS As dúvidas em relação aos recursos e estrutura necessária para o desenvolvimento dos sistemas informação estão entre as maiores causas de erros ou insucessos de sua implantação. Nesse contexto, as abordagens de ciclo de vida dos sistemas visam contribuir para a identificação das necessidades dos usuários dos sistemas de informação. De acordo com o Yourdon (1990), o planejamento do ciclo de vida de um sistema consiste no modo como a implantação será realizada pela entidade. Ele não é difícil, qualquer membro da área de desenvolvimento de sistemas com as devidas informações pode ser o responsável pelo desenvolvimento do projeto. De acordo com Alves e Vanalle (2001), estabelecer o ciclo de vida de um projeto de sistema é importante pelos seguintes motivos: • ele define as atividades a serem executadas em um projeto; • ele fornece consistência entre os muitos projetos em desenvolvimento em uma mesma empresa; • ele introduz mecanismos de verificação para o controle gerencial de decisões; • ele oferece facilidades para o gerenciamento de prazos. Os ciclos de vida se dividem em: clássico, de prototipação e em espiral. Esses três modelos serão detalhados nos próximos subtemas. 2.1 Ciclo de vida clássico O ciclo de vida clássico ou tradicional é o método mais antigo de elaboração de sistemas de informação. Nesse método, a montagem do sistema é dividida em etapas em cascata, nas quais as tarefas de cada etapa devem estar terminadas antes de partir para o próximo estágio. No entanto, apesar disso, os gestores podem voltar ao estágio anterior, se for necessário. Na Figura 1 são apresentadas as etapas dessa metodologia: 06 Figura 1 – Ciclo de vida sistema clássico Fonte: Laudon; Laudon, 2010. Esse método é marcado pela formalidade na divisão de tarefas e pelas especificações em papéis, o que acaba gerando muitos documentos no decorrer do projeto. O ciclo de vida clássico é muito utilizado em sistemas complexos, que exigem análise e controle mais rigorosos; dessa forma, ele não é tão indicado para pequenas empresas que possuem sistemas mais simples. Como ponto negativo, podemos destacar que o ciclo de vida clássico é muito demorado. Como citado, uma etapa se inicia, assim que a etapa anterior termina, e todo esse processo gera um grande volume de documentos. Caso seja necessário voltar a uma etapa já terminada, toda a papelada que já havia sido produzida precisará ser refeita. 2.2 Prototipagem A prototipagem consiste na montagem de um sistema experimental, de forma rápida e sem muitos gastos. Ele consiste em um modelo preliminar que pode representar uma parte ou o todo do sistema de informação, que pode ser mudado diversas vezes com a finalidade de ser convertido no modelo de sistema considerado ideal para os seus usuários. Na Figura 2 é apresentado um modelo de protótipo. 07 Figura 2 – Prototipagem Fonte: Alves; Vanalle, 2001. Conforme a Figura 2, podemos observar que esse modelo ajuda o desenvolvedor a estruturar o sistema que será implementado. De acordo com Alves e Vanalle (2001, p. 4), esse modelo pode assumir três formas: • Um protótipo em papel ou um modelo computacional, que apresente ao usuário as informações de forma clara. • Um protótipo de trabalho que teste algumas funções que são exigidas pelo sistema desejado. • Um programa existente que execute uma parte ou toda a função desejada para o novo sistema, mas com elementos que poderão ser melhoradas no decorrer do desenvolvimento. Assim como o modelo clássico, a prototipagem também possui limitações. Como é um processo realizado de forma rápida, muitas vezes motivado pela pressa dos usuários, pode ocorrer falhas no modelo quando implantado. Além disso, como a prototipagem pode ser referente a apenas uma parte do modelo, na junção com o resto do sistema podem ocorrer problemas no âmbito geral. 2.3 Ciclo de vida em espiral O ciclo de vida em espiral busca unir as melhores características dos dois modelos anteriores, com a inclusão de mais um elemento: a análise de riscos. Na Figura 3 é apresentado um modelo de ciclo de vida em espiral. 08 Figura 3 – Ciclo de vida em espiral Fonte: Boehm, 1975. Conforme a Figura 3, vemos que esse modelo possui diversos pontos positivos. O principal é a possibilidade de analisar a evolução do desenvolvimento do sistema em cada etapa. Como ponto negativo, podemos destacar a impossibilidade de sua utilização em sistemas terceirizados. No próximo tema, avançaremos mais uma etapa conhecendo como funciona a implantação dos sistemas de informações. Saiba mais Assista ao vídeo “Análise de Sistemas – Aula 2 – Ciclos de Vida de Desenvolvimento de Software”. Disponível em: <https://www.youtube.com/ watch?v=4Y4O7NVDc3M>. TEMA 3 – A IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES A implantação dos sistemas de informação começa com o levantamento e a análise de um novo sistema; essa etapa é a fase mais importante de todo o projeto de desenvolvimento (Cassarro, 1999). Caso já exista um sistema em utilização, deve-se buscar extrair seus pontos positivos e resolver as possíveis 09 falhas na construção do novo projeto. Posteriormente, é realizada a definição clara dos objetivos que se espera alcançar com o desenvolvimento do sistema. A tecnologia da informação empregada é outro fator que deve ser observadono decorrer da implementação do sistema, visando ao estabelecimento das funcionalidades do sistema. Em seguida, também são identificadas as necessidades e as expectativas dos usuários. Ao longo da implementação do projeto, é possível ver que a etapa mais importante é o levantamento dos requisitos necessários, já que é nesse estágio que é discutida a necessidade de implantar um sistema, no caso de já existir outro sistema em funcionamento. Já que, a partir do momento em que é identificado, que não é necessário um novo sistema, todas as etapas posteriores são desnecessárias. A participação do usuário é outro fator importante no que tange à implementação de um sistema, sendo ele o mais interessado na eficiência do projeto. É necessário que ele possa participar de sua construção e de seu desenvolvimento. Para Purba, Sawh e Shah (1995), esse procedimento traz algumas vantagens, como favorecer a troca de conhecimentos e experiências entre os usuários para o projeto do sistema, permitindo que eles lutem a favor do sucesso do projeto e, também, permite que esses usuários “testem” o sistema desde o começo, evitando surpresas quando o projeto estiver concluído e for entregue para teste. No entanto, é preciso que os usuários estejam atentos ao relacionamento existente entre os componentes técnicos de um sistema e a estrutura de funcionamento da empresa. Os desenvolvedores de sistemas devem levar em consideração os objetivos de gestão e o processo decisório, bem como o impacto que esses sistemas terão sobre usuários, colaboradores e todo o contexto organizacional (Rezende; Abreu, 2000). Na figura a seguir, são apresentados os motivos para falhas na implantação dos sistemas de informações. 010 Figura 4 – Falhas no processo de implantação de um sistema de informação Fonte: Schmitt, 2004. Conforme a Figura 4, é possível inferir que a maioria das falhas está relacionada aos aspectos técnico do sistema, como software, hardware, infraestrutura, soluções técnicas etc. Em alguns casos, a equipe e os usuários também podem contribuir com as falhas no projeto, principalmente quando eles não estão comprometidos com a eficácia do desenvolvimento do sistema. A equipe também pode contribuir para o sucesso da implantação, principalmente quando existe participação efetiva de todos os usuários e quando há apoio da gerência. No próximo tema, continuaremos a tratar de conceitos relacionados ao sistema ao identificar o tipo que representa a empresa. Saiba mais Você já parou para pensar como ocorre a implantação de um sistema de informações na rede pública? Saiba mais lendo o artigo “A implementação do sistema de informação e gestão do SUAS na Política de Assistência Social: reflexos nas práticas profissionais e na democratização das políticas públicas”. Disponível em: <http://osocialemquestao.ser.puc-rio.br/media/OSQ_30_Garcia _4.pdf>. 011 TEMA 4 – A EMPRESA COMO UM SISTEMA No passado, as empresas eram consideradas um sistema fechado, completamente sem contato com o mundo externo. Naquela época, as mudanças demoravam para acontecer, e, quando ocorriam, demoravam para serem refletidas nas operações da organização. Com a globalização, tudo mudou. Os clientes passaram a dispor de maior número de informações e tornaram-se mais exigentes, a tecnologia da informação também ganhou espaço com o advento da internet, e com a popularização de redes sociais as distâncias diminuíram, em alguns casos simplesmente desapareceram. Nessa nova realidade, a visão de terceiros em relação à organização passou a representar fator de grande importância. Dessa forma, as organizações empresariais interagem com o ambiente e a sociedade de maneira completa. A organização é um sistema em que recursos são introduzidos (entrada), processados e resultam na saída de produtos ou serviços (Padoveze, 2007). Dessa forma, a organização passou a ser considerada um sistema aberto, já que interage com a sociedade e com o ambiente de atuação. Essa interação com a sociedade provoca influência tanto na empresa como na sociedade, visto que há o aumento nos padrões de vida dos seus colaboradores e dos familiares desses colaboradores, bem como o desenvolvimento da sociedade em que a empresa está inserida. A entidade, então, muda para se adaptar ao que os parceiros de negócios e clientes buscam. Podemos, assim, afirmar que toda organização, quando é criada, e durante toda sua existência possui uma missão em relação à sociedade. Essa missão corresponde aos seus objetivos permanentes, que buscam atender às necessidades de todos os elementos relacionados à empresa, sejam externos ou internos. A figura a seguir mostra a representação da empresa como um sistema aberto. 012 Figura 5 – Empresa com um sistema aberto Fonte: Padoveze, 2007. De acordo com a Figura 5, é possível visualizar que a empresa enquanto sistema aberto envolve a ideia de que elementos de entrada, como recursos materiais, humanos e tecnológicos, são introduzidos no sistema e, processados, gerando saídas que correspondem a bens e serviços. Ao seu redor, o ambiente interno e externo influencia todo esse processo. No próximo tema estudaremos os subsistemas de informações. Vídeo Assista ao vídeo “Unidade V – Empresa como sistema e seus subsistemas – Parte 1”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=iH8fDyrQuKw>. Assista ao vídeo “Unidade V – Empresa como sistema e seus subsistemas – Parte 2”. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=-OJptOk2sQU>. TEMA 5 – DIVERSOS SUBSISTEMAS DE INFORMAÇÕES No ambiente corporativo, a informação possui um aspecto inteiramente competitivo, e reflete na continuidade e na sobrevivência das organizações. Ela é utilizada nas negociações com fornecedores e clientes e na identificação de possíveis ameaças e oportunidades. De acordo com Laudon e Laudon (2007), as informações podem ser classificadas como apresentado no Quadro 1 a seguir. 013 Quadro 1 – Tipos de informação Informações seletivas Essa técnica busca levar à comunidade, ao governo e a outras partes interessadas informações sobre a empresa. É como se fosse um feedback tanto para o público interno quanto para o público externo. Informações obrigatórias ou legais Essas informações são caracterizadas pela sua obrigatoriedade, periodicidade e são impostas pelas leis e por convenções. São exemplo: notas fiscais, recibos, balanços financeiros, impostos etc. Informações confidenciais Tais informações são acessíveis a poucas pessoas. Por exemplo: fórmulas planos, patentes, projetos, lucros, perdas e logística. Informações complementares Essas informações servem como complemento a outras informações. Por exemplo: descrições, comentários, narrações, explicações, anexos, demonstrativos e gráficos. Informações arquivadas É a técnica de detectar até que ponto a empresa tem condições de tratar suas informações como algo de valor, como uma demonstração de sua organização em relação ao passado, presente e futuro. Uma empresa que toma decisões retrospectivas não trabalha com informações atualizadas. Fonte: Laudon; Laudon, 2007. De acordo com o Quadro 1, podemos inferir os tipos de classificação das informações, porém tão importante como defini-las é saber como elas são formadas. Nesse ponto, entram os subsistemas de informações. Eles podem ser definidos como a união de elementos visando à geração de informações que servirão de apoio para o processo de gestão e execução das atividades operacionais da organização. De acordo com Padoveze (2007), devido à sua complexidade, todos os sistemaspodem ser divididos em sistemas menores: os subsistemas, tais como a divisão apresentada na Figura 6 seguir. Figura 6 – Subsistemas da empresa Fonte: Padoveze, 2007. Conforme a classificação apresentada na Figura 6, podemos ver que o sistema poder ser dividido em seis subsistemas. O subsistema institucional é 014 uma espécie de “bússola” dos demais sistemas, em que são definidos a missão, as crenças e os valores da entidade, além de incluir um modelo de gestão que abrange todos os princípios que serão seguidos pela empresa. No subsistema de gestão é que ocorre a tomada de decisão. Ele só pode ser estruturado após a formação do modelo de gestão (que corre no subsistema institucional). Ele também se encontra diretamente ligado aos subsistemas de informação. O planejamento, o controle e a execução fazem parte desse subsistema, nele também são elaborados o planejamento e as diretrizes estratégicas, bem como o planejamento e o plano operacional. O subsistema formal abrange a divisão de tarefas de acordo com setores correspondentes. Ele corresponde à estrutura administrativa da organização, de autoridades e responsabilidades (Padoveze, 2007). O subsistema social abrange a cultura e todo e qualquer aspecto relacionado às pessoas que compõem a organização. O subsistema físico-operacional abrange as instalações físicas da empresa e é ele que as transações econômico-financeiras ocorrem. O subsistema de informações funciona como uma espécie de “ligação” entre todos os outros subsistemas existentes na entidade. Por meio dele, todos os dados de todas as áreas se juntam em único lugar. Posteriormente, esses dados transformam-se em informação, e a informação se torna conhecimento. A sincronia entre todos esses subsistemas são a base para a tomada de decisão (Rosa Filho, 2005). Saiba mais Que tal conhecer um exemplo prático dos subsistemas da informação? Saiba mais conhecendo um subsistema da saúde por meio da apresentação “Existem Subsistemas de informação em saúde que se destacam”. Disponível em: <https://prezi.com/tbi2tcdbvhpk/existem-subsistemas-de-informacao-em-saude- que-destacam-se-e/>. FINALIZANDO A partir do conteúdo apresentado nesta aula, foi possível conhecer um pouco mais sobre como funciona a implantação de um sistema de informações gerenciais em uma organização e todos os aspectos que envolvem seu funcionamento. Além disso, foi possível conhecer as etapas e características desse processo. 015 O estudo do tema buscou a ampliação do conhecimento sobre os sistemas de informações gerenciais, além do aprofundamento do conteúdo anteriormente estudados, visando dar uma visão geral sobre o assunto. Porém, enfatiza-se que esse assunto é muito extenso, criando a necessidade de que novas pesquisas sejam realizadas posteriormente. 016 REFERÊNCIAS AFFELDT, F. S.; VANTI, A. A. Alinhamento estratégico de tecnologia da informação: análise de modelos e propostas para pesquisas futuras. Journal of Information Systems and Technology Management, v. 6, n. 2, p. 203-226, 2009. ALVES, R. F.; VANALLE, R. M. Ciclo de vida de desenvolvimento de sistemas – visão conceitual dos modelos clássico, espiral e prototipação. In: ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO, 6., 2001, Rio de Janeiro. Anais... Rio de Janeiro: Abepro, 2001. Disponível em: <http://www.abepro.org.br/ biblioteca/ENEGEP2001_TR93_0290.pdf>. Acesso em: 14 fev. 2018. BOEHM, B. W. The high cost of software. In: HOROWITZ, E. (Ed.). Practical Strategies for Developing Large Systems. Menlo Park: Addison-Wesley, 1975. CASSARRO, A. C. Sistemas de Informação para Tomada de Decisões. 3. ed. São Paulo: Pioneira, 1999. KING, W. R. How effective is your planning? Long Range Planning, v. 21, n. 5, p. 103-112, Oct. 1988. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informações gerenciais. 7. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007. _____. Sistemas de informações gerenciais. 9. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. MINTZBERG, H.; QUINN, J. B. O processo da estratégia. Porto Alegre: Bookman, 2001. PADOVEZE, C. L. Sistemas de informações contábeis: fundamentos e análise. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2007. PURBA, S.; SAWH, D.; SHAH, B. How to Manage a Successful Software Project: Methodologies, Techniques and Tools. New York: John Wiley & Sons, 1995. REZENDE, D. A.; ABREU, A. F. Tecnologia da Informação Aplicada a Sistemas de Informação Empresariais. São Paulo: Atlas, 2000. ROSA FILHO, C. Modelo de gestão empresarial com enfoque na controladoria. Revista Gestão e Conhecimento, v. 3, n. 1, jan./jun. 2005. 017 SCHMITT, C. A. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial: uma contribuição no estudo do comportamento organizacional e dos usuários na implantação de sistemas ERP. 296 f. Tese (Doutorado em Engenharia da Produção) – Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2004. YOURDON, E. Análise Estruturada Moderna. 3. ed. Trad. Dalton C. de Alencar. Rio de Janeiro: Campus, 1990.