FUNDAMENTO ADM, UNIDADE 3_1

Prévia do material em texto

UVA UJ UNIJORGE Estruturas organizacionais Toda organização existe para produzir produtos/serviços para serem ofertados ao mercado. Desta forma, basicamente, todas elas vão desenvolver atividades muito próximas, mesmo em se tratando da oferta de produtos e serviços diferentes: cuidar da produção, da fabricação, da comunicação com mercado, das finanças, do gerenciamento das pessoas. São as chamadas funções organizacionais. Mas qual a relação das funções organizacionais com as estruturas organizacionais? Vamos estudar, nesta unidade, os aspectos que envolvem as estruturas e as funções organizacionais. Boa leitura! Objetivo Ao final desta unidade, você deverá ser capaz de: Compreender os processos organizacionais que perpassam pelas empresas tradicionais e contemporâneas, bem como a diferenciação da estrutura organizacional. Conteúdo Programático Esta unidade está organizada de acordo com os seguintes temas: Tema 1 Pessoas, organização funcional e territorial Tema 2 - Organizações por produtos, cliente, divisionais e projetos Tema 3 Processos organizacionais Vídeo Para saber mais, assista ao vídeo publicado na unidade da disciplina no Ambiente Virtual de Aprendizagem. Todos os materiais didáticos apresentados nesta plataforma são protegidos por direitos autorais de propriedade da Universidade Veiga de Almeida e do Centro Universitário Jorge Amado. Qualquer uso não autorizado, reprodução ou distribuição (incluindo upload para sites) são estritamente proibidos e sujeitos às penalidades legais aplicáveis. Todos direitos são reservados à UVA & Unijorge.UVA UJ UNIJORGE Tema 1 Pessoas, organização funcional e territorial Como deve ser a estrutura de uma organização? Você já deve ter percebido que o desempenho das funções depende da estrutura, e essa estrutura, assim como a forma de dividir o trabalho, vai mudar de empresa para empresa. Como exemplo, citamos a empresa A, que produz materiais de limpeza, e a empresa B, que também produz material de limpeza. As empresas A e são concorrentes e, tanto a A quanto a B, ofertam ao mercado produtos similares, por isso concorrem entre si. Porém, as duas, mesmo ofertando produtos similares, apresentam estruturas e estilos de gestão diferentes. Desta forma, é importante destacar que a estrutura organizacional é influenciada pelo modelo de gestão adotado pela organização. Cada uma delas deve possuir unidades de trabalho, que também são conhecidas como departamentos. É muito comum que cada departamento fique responsável por uma função organizacional. E é exatamente essa departamentalização, que estamos nos referindo como unidades de negócios, que dá consistência aos organogramas organizacionais. Para que gestor possa definir seu critério de departamentalização, ele deve considerar alguns aspectos. Dentre eles, destacamos: PESSOAS A estrutura organizacional baseada unicamente nas pessoas, caracteriza-se pela ausência de formalização de cargos, priorizando a atribuição direta de tarefas aos indivíduos. Essa abordagem é comum em contextos simples ou em fases iniciais de uma organização, onde todos os colaboradores acabam realizando múltiplas atividades. No entanto, a falta de delimitação clara de responsabilidades pode gerar sobrecarga de trabalho, insatisfação e dificuldades na redistribuição de tarefas, especialmente quando há movimentações internas. Por esses motivos, essa estrutura não é recomendada para organizações de médio e grande porte, que exigem maior clareza e controle para garantir eficiência e alcançar os resultados esperados. Todos os materiais didáticos apresentados nesta plataforma são protegidos por direitos autorais de propriedade da Universidade Veiga de Almeida e do Centro Universitário Jorge Amado. Qualquer uso não autorizado, reprodução ou distribuição (incluindo upload para sites) são estritamente proibidos e sujeitos às penalidades legais aplicáveis. Todos os direitos são reservados à UVA & Unijorge.UVA UJ UNIJORGE ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL Já critério de baseado na organização funcional pode ser aplicado tanto em pequenas quanto em grandes empresas. Nessa estrutura, as responsabilidades de trabalho são atribuídas às funções organizacionais específicas. Assim, por exemplo, setor de produção constitui uma unidade de negócio com atribuições bem definidas, o mesmo ocorrendo com as áreas de marketing, finanças, pesquisa e desenvolvimento e gestão de pessoas. Trata-se de uma estrutura organizacional departamentalizada segundo o critério funcional, que favorece a especialização, o controle e a eficiência das atividades. Presidência Recursos Humanos Finanças Marketing Produção É um critério que é utilizado pelos diversos níveis hierárquicos da empresa. Por exemplo: o primeiro nível, representado pelo administrador, irá administrar todo o conjunto das funções organizacionais. Já nos departamentos, os gestores das áreas irão administrar as suas equipes. Esse é, inclusive, um estilo de estrutura organizacional muito comum nas empresas, sobretudo porque pode ser utilizado em diversas situações. Observe através do exemplo que... a sua implantação pode ser feita tanto para empresas de pequeno porte, e que estão iniciando no mercado, quanto por grandes empresas que possuem pequena variação de portfólio (mix) de produtos. Mesmo sendo de grande porte, essas empresas têm o seu processo de distribuição concentrado em apenas um canal (exemplo: empresas Todos os materiais didáticos apresentados nesta plataforma são protegidos por direitos autorais de propriedade da Universidade Veiga de Almeida e do Centro Universitário Jorge Amado. Qualquer uso não autorizado, reprodução ou distribuição (incluindo upload para sites) são estritamente proibidos e sujeitos às penalidades legais aplicáveis. Todos os direitos são reservados à UVA & Unijorge.UVA UNIJORGE que só vendem os produtos através da internet, outras que só vendem de porta em porta, ou ainda, outras que só vendem no ponto de venda fixo); ou quando suas operações estão concentradas em uma mesma área geográfica. Desta forma, uma das principais características das estruturas funcionais é que elas possuem um único centro de resultado, ou seja, o lucro ou prejuízo será a avaliado para a empresa como um todo e não apenas das unidades operacionais. Esta é uma forma que acaba motivando toda empresa no cumprimento da meta estabelecida pelos acionistas do negócio. Assim sendo, se a equipe comercial não bate a meta das vendas, a equipe de produção também não baterá e assim vai gerando impacto em toda empresa. Na estrutura funcional, nem sempre haverá um departamento para cada função. que vai determinar esse fato é a necessidade de cada negócio. Um sócio-presidente pode também acumular a função de diretor de vendas. Ou ainda, quando um diretor for demitido, outro diretor pode acumular a função até que um novo diretor seja contratado. Existem casos em que a estrutura funcional da empresa exige a criação de uma nova diretoria. Acompanhe os exemplos: uma empresa que possui um número muito grande de colaboradores, precisa implantar a Diretoria de Gestão de Pessoas para administrar volume grande de admissão, demissão, treinamento e desenvolvimento desses colaboradores. Desta forma, o seu organograma será composto de mais uma função organizacional. Já uma outra empresa que possua um foco voltado para a tecnologia, pode definir na sua estrutura a Diretoria de Tecnologia; uma outra que possua um foco muito grande na comercial, pode criar na sua estrutura a Diretoria de Marketing e Vendas. A estrutura funcional é mais indicada quando a empresa possui um ambiente externo estável. ambiente externo apresenta as variáveis incontroláveis ao negócio, a exemplo de: aspectos ambientais, econômicos, políticos, sociais. E quando essas variáveis, apesar de serem incontroláveis, impactam pouco no negócio, o gerenciamento da estrutura funcional é facilitado. Importante! É importante chamar a atenção para o fato de que as estruturas funcionais podem variar de empresa para empresa e podem ter as funções se desdobrando em subfunções, que por sua vez, também podem sofrer novos desdobramentos. Neste caso, mesmo com os desdobramentos, o administrador principal tem controle sobre a organização, no que tange ao cumprimento da missão organizacional. Além disso, as tarefas sob a responsabilidade de cada departamento são distintas e bem definidas. Todos os materiais didáticos apresentados nesta plataforma são protegidos por direitos autorais de propriedade da Universidade Veiga de Almeida e do Centro Universitário Jorge Amado. Qualquer uso não autorizado, reprodução ou distribuição (incluindo upload para sites) são estritamente proibidos e sujeitos às penalidades legais aplicáveis. Todos os direitos são reservados à UVA & Unijorge.UVA UNIJORGE Presidente Diretor Diretor Diretor de Comercial Administrativo Produção Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Vendas Marketing Operações Contratos Cobrança Produção Compras Vendedores Auxiliar de Serviço Auxiliar de Auxiliar de Auxiliar de Auxiliar de Marketing Técnico Contratos Cobrança Produção Compras Caixa Dentre as vantagens da estrutura funcional destacamos: Favorece a especialização profissional: as organizações funcionais tendem a favorecer desenvolvimento da competência técnica, uma vez que as funções são definidas e os grupos podem se concentrar apenas nas suas atividades, que acaba melhorando a produtividade, além de revelar os melhores especialistas. Na departamentalização funcional, os profissionais da mesma especialidade ficam concentrados na mesma unidade de A grande vantagem é que existe boa produtividade, além de um trabalho eficiente feito por bons especialistas. Possibilita um melhor controle dentro da função: os procedimentos e técnicas tendem a ser padronizados e uniformes. comando da área funcional fica por conta do diretor da função. Favorece a redução dos custos: a redução dos custos é proveniente da especialização dos funcionários da área e da alta produtividade gerada pela especialização. Possibilita melhor centralização: facilita destaque da liderança da chefia principal, tendo em vista que os executivos das funções organizacionais são especialistas e cuidam das suas atribuições específicas. Mesmo com as vantagens apresentadas, cabe do gestor uma reflexão sobre a implantação da estrutura funcional, visto que ela também apresenta desvantagens, as quais destacamos a seguir: Dificuldade de descentralização das ações: na estrutura funcional, a ação de uma área específica impacta na outra, ou seja, se a área de vendas vai muito bem, setor de produção será afetado da mesma forma que setor financeiro e setor de pessoal, que precisará de mais funcionários para atender a Todos os materiais didáticos apresentados nesta plataforma são protegidos por direitos autorais de propriedade da Universidade Veiga de Almeida e do Centro Universitário Jorge Amado. Qualquer uso não autorizado, reprodução ou distribuição (incluindo upload para sites) são estritamente proibidos e sujeitos às penalidades legais aplicáveis. Todos os direitos são reservados à UVA & Unijorge.UVA UNIJORGE demanda do comercial. Neste exemplo específico, na estrutura funcional, as decisões são tomadas pelo alto escalão da empresa, o que acaba dificultando os fluxos de trabalho e a comunicação. Além disso, quando a empresa vai aproveitando as oportunidades de mercado e crescendo, as decisões tomadas apenas no topo tendem a atrasar todo processo; Falta de visão sistêmica do administrador principal: os administradores são dedicados às suas especialidades e não possuem visão sistêmica da organização. que acaba requerendo treinamentos especializados e rodízios de funções. Dificuldade na avaliação dos resultados de cada unidade: na estrutura funcional, não é possível comparar o desempenho de cada função isoladamente, bem como também não é possível apurar o resultado financeiro de cada função. controle é feito através de índices de padrões de desempenho e estabelecimento de metas. As desvantagens da estrutura funcional geram impactos muito mais expressivos nas empresas de médio e grande porte, ao contrário das pequenas empresas onde muitas vezes essas desvantagens passam despercebidas ou não existem. Mas, se existem desvantagens, quando a estrutura funcional deve ser a opção da empresa? É bem simples. A estrutura funcional deve ser escolhida quando as vantagens superam as desvantagens. Geralmente essas vantagens são mais evidentes quando a empresa é pequena e está iniciando suas atividades, isto é, quando sua estrutura é mais simples. Na medida em que a empresa vai crescendo, e sua estrutura passa a ser mais complexa, quando passa a existir diversificação dos produtos e das tecnologias, cabe uma análise acerca da necessidade de mudança da departamentalização funcional. ORGANIZAÇÃO TERRITORIAL é utilizado quando se usa o critério geográfico de departamentalização, por isso é também chamado de critério geográfico. Este é um tipo de estrutura escolhido quando a organização atua em locais diferentes e necessitam de autonomia para o desenvolvimento da gestão. É também utilizado no primeiro nível hierárquico, quando há muita dispersão geográfica nas suas atividades. Como exemplo você pode pensar nas multinacionais, onde cada território acaba gerando uma empresa distinta. Todos materiais didáticos apresentados nesta plataforma são protegidos por direitos autorais de propriedade da Universidade Veiga de Almeida e do Centro Universitário Jorge Amado. Qualquer uso não autorizado, reprodução ou distribuição (incluindo upload para sites) são estritamente proibidos e sujeitos às penalidades legais aplicáveis. Todos os direitos são reservados à UVA & Unijorge.UVA UJ UNIJORGE Dentre as principais características do modelo territorial, destacamos: controle de cada unidade regional é da administração central; os funcionários de cada região são especialistas nas suas unidades territoriais; os treinamentos da mão de obra seguem as características da cultura regional; podem gerar disfunções, caso haja crescimento. Veja a seguir um exemplo de estrutura territorial: ADMINISTRAÇÃO GERAL EUROPA AMÉRICA LATINA AMÉRICA DO NORTE ÁSIA Finanças Marketing Marketing Finanças Marketing Produção Produção Vendas Vendas Finanças Vendas RH Todos os materiais didáticos apresentados nesta plataforma são protegidos por direitos autorais de propriedade da Universidade Veiga de Almeida e do Centro Universitário Jorge Amado. Qualquer uso não autorizado, reprodução ou distribuição (incluindo upload para sites) são estritamente proibidos e sujeitos às penalidades legais aplicáveis. Todos direitos são reservados à UVA & Unijorge.UVA UJ UNIJORGE Tema 2 Organizações por produtos, cliente, divisionais e projetos Quais os fatores que influenciam na definição da estrutura organizacional? Neste tema, convidamos você a mergulhar um pouco mais no universo da administração, entendendo as estruturas das organizações. Iniciamos com a organização por produtos. ORGANIZAÇÕES POR PRODUTOS - é aplicada quando a empresa trabalha com um portfólio de produtos muito variado e quando esses produtos apresentam diferenças significativas e justificam uma administração individual. Cada unidade de trabalho vai administrar um grupo de operações relativo ao produto. Geralmente é utilizado em empresas industriais, que necessitam padronizar e organizar seu sistema de produção. Departamentalização por Produto Diretoria Geral Gerência de Gerência de Gerência de Produtos Têxteis Produtos Pharma Produtos Agro Dentre as principais características da estrutura por produto, destacamos: o planejamento, a fabricação e a distribuição são específicas para os diversos produtos e serviços, que acaba gerando uma preocupação com aprimoramento e inovação; Todos os materiais didáticos apresentados nesta plataforma são protegidos por direitos autorais de propriedade da Universidade Veiga de Almeida e do Centro Universitário Jorge Amado. Qualquer uso não autorizado, reprodução ou distribuição (incluindo upload para sites) são estritamente proibidos e sujeitos às penalidades legais aplicáveis. Todos os direitos são reservados à UVA & Unijorge.UVA UNIJORGE há uma concentração de esforços voltada para as necessidades específicas que são atendidas pelos produtos e, neste caso, o maior beneficiado é cliente que tem seu desejo atendido. Organização por cliente É a estrutura utilizada quando a empresa atende a diversos clientes, com necessidades muito distintas e específicas. foco principal é a satisfação do cliente, com a intenção em favorecer processo de repetição de compra por parte do cliente. É um tipo de estrutura muito comum em lojas de departamentos, agências de propaganda, bancos que possuem contas especiais etc. Essa estrutura geralmente é aplicada quando a empresa atende a uma carteira de clientes que exigem um tratamento muito especializado e diferenciado, que pode ser justificado pelo volume de compras do cliente, nível de fidelidade, características especiais do produto. Dentre as características da estrutura por clientes, destacamos: interesse em entender a necessidade dos clientes e melhor forma de atendê-los; há uma maior clareza na responsabilidade em relação ao atendimento ao cliente; a avaliação de desempenho é mais clara. Diretoria Comercial Departamento Departamento Departamento Feminino Infantil Masculino Seção de Seção de Perfumaria Lingerie Seção Modas Estruturas divisionais É um modelo de estrutura funcional, organizado em divisões autônomas, chamadas de unidades de negócios, e atuam com certa independência. Divisionalização é definida por Lacombe e Heilborn (2008 p. 393) como "separação de uma organização com estrutura funcional em divisões autônomas, denominadas centro de resultados, que passam a operar com relativa Na estrutura divisional, as funções organizacionais operam como se fossem empresas semi-independentes. Desta forma, você deve entender como estrutura divisional a departamentalização no primeiro nível, feita por área geográfica ou produto, ou ainda por carteira de clientes, tendo seu primeiro nível atuando com autonomia. Por exemplo, é como se uma multinacional fosse dividida em algumas empresas menores. Todos os materiais didáticos apresentados nesta plataforma são protegidos por direitos autorais de propriedade da Universidade Veiga de Almeida e do Centro Universitário Jorge Amado. Qualquer uso não autorizado, reprodução ou distribuição (incluindo upload para sites) são estritamente proibidos e sujeitos às penalidades legais aplicáveis. Todos direitos são reservados à UVA & Unijorge.UVA UJ UNIJORGE Neste caso, as unidades divisionais serão cobradas pelos resultados da empresa, sendo que, nessas unidades, os responsáveis pelas áreas se reportarão ao principal executivo da divisão CEO US Division European Asian Division Division Production Marketing Sale Production Marketing Sale Production Markuting Salo Estrutura por projetos Nesse tipo de estrutura apresentaremos três tipos principais, mais comuns nas empresas, são eles: projetos funcionais. projetos autônomos. estruturas matriciais. Os projetos funcionais acontecem dentro de uma mesma área funcional e gestor desta área é responsável pelo resultado do projeto. Por exemplo, um projeto de capacitação dentro da área de vendas. Já nos projetos autônomos, as equipes são concentradas nos objetivos do projeto. Logo, será designado um gerente de projeto e pessoas são escolhidas para tratarem especificamente deste projeto no qual foram inseridas. Desta forma, o projeto autônomo será indicado para grandes empreendimentos, como construtoras do ramo civil e naval. Diretor Projeto 1 Projeto 2 Projeto 3 Projeto 4 Colaborador Colaborador Colaborador Colaborador Colaborador Colaborador Colaborador Colaborador Colaborador Colaborador Colaborador Colaborador Todos os materiais didáticos apresentados nesta plataforma são protegidos por direitos autorais de propriedade da Universidade Veiga de Almeida e do Centro Universitário Jorge Amado. Qualquer uso não autorizado, reprodução ou distribuição (incluindo upload para sites) são estritamente proibidos e sujeitos às penalidades legais aplicáveis. Todos os direitos são reservados à UVA & Unijorge.UVA UJ UNIJORGE Já a estrutura matricial se caracteriza pela existência de múltiplas linhas de comando, onde os colaboradores podem se reportar tanto a um gerente funcional (de seu departamento de origem) quanto a um gerente de projeto ou produto. Ela é frequentemente indicada quando uma iniciativa requer uma equipe multidisciplinar designada para sua elaboração e execução. Essa equipe é tipicamente composta por funcionários de diversas áreas funcionais que, embora alocados total ou parcialmente a um projeto ou área específica, podem manter vínculos e responsabilidades com seus departamentos de origem. É importante você notar que, embora seja muito usada para projetos com duração definida (onde o tempo pode ser limitado pelo escopo ou contrato do projeto), a estrutura matricial não serve apenas para situações provisórias, podendo ser uma forma permanente de organização. Diretor Gerente de Gerente de Gerente Gerente de Produção Vendas Financeiro RH Gerência do Produto A Produção A Vendas A Finanças A RH A Gerência do Produto B Produção Vendas Finanças RH Gerência do Produto C Produção Vendas Finanças RH Dentre as vantagens da estrutura matricial, destacamos: Máximo aproveitamento do pessoal especializado em diferentes iniciativas. Flexibilidade para alocar e realocar recursos conforme as necessidades (seja em projetos ou áreas de foco). Facilidade de apuração do resultado por projeto, produto ou centro de custo. Maior possibilidade de controle sobre iniciativas complexas. Maior oportunidade para a equipe técnica ganhar experiência diversificada e se destacar. Em relação às desvantagens da estrutura matricial, destacamos: Todos os materiais didáticos apresentados nesta plataforma são protegidos por direitos autorais de propriedade da Universidade Veiga de Almeida e do Centro Universitário Jorge Amado. Qualquer uso não autorizado, reprodução ou distribuição (incluindo upload para sites) são estritamente proibidos e sujeitos às penalidades legais aplicáveis. Todos os direitos são reservados à UVA & Unijorge.