Gestão do Tempo

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GESTÃO DO
TEMPO
SUMÁRIO
CAPÍTULO I - INTRODUÇÃO ............................................................................................................................. 3
CAPÍTULO II - GERENCIAMENTO DE TEMPO ........................................................................................ 11
CAPÍTULO III - ESTRATÉGIAS PARA GESTÃO DE TEMPO ............................................................... 16
CAPÍTULO IV - CONTROLANDO ATIVIDADES QYE GERAM DESPERDÍCIO DE TEMPO .19
CAPÍTULO V - PRODUTIVIDADE PESSOAL ........................................................................................... 24
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 2
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO3
INTRODUÇÃO
CAPÍTULO I
Uma das coisas que passa rapidamente 
entre as nossas mãos é o tempo, quando 
menos esperamos, percebemos que os 
momentos sempre parecem curtos e 
nunca temos tempo para determinadas 
tarefas. 
O processo de aceleração das informações 
e atividades torna o tempo escasso e 
muito valioso. Sem um planejamento 
adequado e organização pessoal, tudo 
se tornará mais difícil. E dentro deste 
contexto, vemos como é importante não 
desperdiçar nenhum instante de nossas 
vidas. E para isto, precisamos aprender a 
administrar nosso tempo. 
Quem já não ouvi alguém que está sem 
tempo. Sem tempo para fazer alguma 
arrumação, sem tempo no trabalho, 
passeio, praticar esportes ou sem tempo 
para visitar um parente ou amigo, ou 
mesmo sem tempo para não fazer nada, 
apenas curtir o tempo passar.
Comprometidos em administrar seu 
tempo, seja no trabalho ou na vida pessoal, 
muitas pessoas podem aproveitar cada 
vez mais cada momento de seu trabalho 
diário e aprender a administrar todo o 
tempo existente em uma boa organização. 
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 4
Considerar a gestão do tempo é aprender 
algumas dicas de como administrar melhor 
a sua rotina de atividades e entender 
como o planejamento é imprescindível 
na mudança de paradigmas de gestão de 
tempo. 
A maioria das pessoas reclama da falta 
de tempo para as atividades diárias por 
ter que realizar um grande número de 
tarefas.
Tempo é das coisas mais indefiníveis e 
paradoxais: o passado já se foi, o futuro 
ainda não chegou, e o presente se torna 
o passado, mesmo enquanto procuramos 
defini-lo, e como se fosse um relâmpago, 
num instante existe e se extingue.
Dominar o tempo é a principal tarefa 
da vida humana hoje. A rotina diária da 
maioria das pessoas torna suas vidas 
cotidianas estressantes e perturbadoras. 
Compromissos profissionais e pessoais, 
como reuniões de negócios ou até mesmo 
os momentos de lazer com família e 
amigos dependem de tempo. 
Na maioria dos casos, é possível que, com 
alguns ajustes, o indivíduo possa produzir 
muito mais, com menos dispêndio de 
esforços. E para isto, precisamos aprender 
a aplicar a Gestão do Tempo.
Mas o que é Gestão do tempo?
Gestão do tempo é um conjunto de 
técnicas usado para aprimorar a realização 
de tarefas, de modo que a produtividade e 
a eficiência sejam mantidas.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO5
Um bom Gerenciamento do Tempo 
requer uma mudança do foco que se 
dá tanto para as atividades quanto para 
os resultados. Muitas pessoas associam 
o “estar ocupado” com produtividade. 
Geralmente estamos acostumados a 
ter que dividir nossas atenções com o 
variado número de tarefas que surgem 
durante nossa rotina. Sabemos que isso 
é igual para todos e que no atual mundo 
corporativo temos que pensar e agir 
rapidamente. Mas se temos que apagar 
incêndios ou se precisamos resolver tudo 
para ontem, podemos usar o tempo a 
nosso favor.
Administrar o tempo não é uma questão 
de ficar contando os minutos dedicados 
a cada atividade em que nos envolvemos: 
é uma questão de definir prioridades. E 
ter clareza sobre o que, para nós, é mais 
prioritário, dentre as várias coisas que 
precisamos e desejamos fazer, e tomar 
providências para que o mais prioritário 
seja feito – com plena consciência de que 
o resto provavelmente nunca vai ser feito 
(mas tudo bem: as coisas que compõem o 
resto não são prioritárias).
Para identificar com precisão como você 
ocupa o seu tempo, faça uma agenda, 
dimensione exatamente o percentual de 
tempo utilizado em cada tipo de atividade. 
Pois não podemos controlar nosso tempo 
se não sabemos exatamente como o 
estamos utilizando. 
Geralmente somos levados a achar 
que sabemos como utilizamos nosso 
tempo, mas nem sempre isso é verdade. 
O princípio básico para utilizar bem o 
tempo é priorizar as tarefas realmente 
importantes e que nos trazem maiores 
resultados, aquelas que sempre deixamos 
para executar depois das mais fáceis!
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 6
Anote agora as 3 
regras de ouro do 
Gerenciamento do 
Tempo:
Gestão do Tempo diz 
respeito ao tempo que é 
gasto nos lugares certos 
para fazer as tarefas 
certas;
Gestão do Tempo 
está relacionado ao 
conhecimento de 
prioridades, obrigações 
e sua agenda;
Gerenciar o Tempo gasto 
na vida profissional 
é beneficiar também 
todas as outras áreas da 
sua vida.
Fazer a Gestão do Tempo, portanto, não 
significa encontrar maneiras de trabalhar 
mais, mas sim de fazer o uso correto do 
tempo que se tem. É o que chamamos 
de fazer mais em um número de horas 
menor.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO7
Cinco Mitos da Gestão do Tempo
 1. Administração do tempo é camisa de força. 
E não só camisa de força, muitos falam que só administra o tempo aquelas pessoas 
mais certinhas, pouco criativas. Muito pelo contrário! Um tempo bem administrado 
proporciona TOTAL liberdade para a criatividade e a imaginação. Ao não se preocupar 
com o tempo – algo que toda pessoa criativa quer – você tem todo o tempo do mundo 
para pensar, criar, refletir e construir. É só administrar seu tempo para isso! 
2. Administrar o tempo é ficar escravo dele. 
Quem pensa assim acha que administra o tempo é programar TODAS as atividades, 
é ter 100% do tempo planejado. Ledo engano! Quem não administra o tempo vive 
conforme as pressões do momento, do telefone que toca ou dos e-mails – dos MUITOS 
e-mails – que chegam! Administrar o tempo não é planejar cada detalhe, é planejar O 
QUE VOCÊ QUER! 
3. Produz mais quem trabalha sob pressão. 
Aqueles que trabalham sob pressão quase nunca produzem trabalhos bem planejados, 
bem elaborados, bem feitos. É fato, algumas pessoas tendem a adiar eternamente o 
início de um trabalho ou projeto. No entanto, aqueles que têm ATITUDE e decidem 
PLANEJAR o que querem da vida são os que têm os trabalhos mais PRODUTIVOS. 
4. Gestão de tempo é apenas para a vida profissional. 
Mais um engano, principalmente nos dias de hoje, quando vida profissional e vida 
pessoal estão cada vez mais interligadas. Não existe um lado nosso profissional e um 
lado pessoal – somos a mesma pessoa. Que sabe planejar o trabalho – e colhe os bons 
resultados por isso – certamente percebe o grande benefício que é planejar o lado 
pessoal. Afinal, saúde, lazer, crescimento pessoal, esportes e família são essenciais 
não só para a satisfação pessoal como principalmente para o sucesso profissional. 
5. Quem quer tempo arruma tempo. 
Não é bem assim. É fato que muitos dão um jeito e na hora do aperto conseguem o 
tempo necessário para alguma atividade que precisa ser feita de qualquer jeito. No 
entanto, ter tempo é antes de tudo uma questão de planejar seu dia e conseguir TODO 
O TEMPO necessário para TODAS as atividades que você considerar importantes.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 8
Gestão do Tempo - Problemas 
 ◆ Falta de planejamento 
 ◆ Informações ineficientes 
 ◆ Ausência de disciplina no 
cumprimento da agenda 
 ◆ Objetivos pouco claros na execução 
das tarefas 
 ◆ Não comprometimento com os 
resultados 
 ◆ Menosprezo ou ênfase inadequada 
em certas atividades 
 ◆ Cobrança incompleta, descontínua e 
sem motivo 
 ◆ Fragmentação e superficialidade 
 ◆ Indefinição de prioridades 
 ◆ Centralização de poder 
 ◆ Resistência às mudanças 
 ◆ Reuniões intermináveis 
 ◆ Excesso de reuniões 
 ◆ Usoimprodutivo do telefone 
 ◆ Porta aberta em sua sala 
 ◆ Computador desorganizado 
 ◆ Acúmulo de tarefas 
 ◆ Retrabalho 
 ◆ Incêndios 
 ◆ Falta de comunicação adequada 
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO9
Gestão do Tempo - Soluções 
 ◆ Aprenda a dizer NÃO 
 ◆ Sempre planeje 
 ◆ Estabeleça prioridades 
 ◆ Evite adiamentos intermináveis das 
tarefas 
 ◆ Estimule equipe a resolver problemas 
 ◆ Delegue corretamente tarefas e libere 
seu tempo 
 ◆ Procure novas formas de fazer seu 
trabalho 
 ◆ Cuidado com telefone: ele pode ajudar 
ou atrapalhar 
 ◆ Não demore no telefone e com 
clientes 
 ◆ Cuidado com as pseudoatividades 
 ◆ Trabalhe mais devagar - e ganhe 
velocidade 
 ◆ Saiba comunicar suas ideias 
 ◆ Demore para decidir - execute 
rapidamente 
 ◆ Política de portas fechadas: não 
receba pessoas toda hora 
 ◆ Mantenha um ambiente ideal de 
concentração 
 ◆ Organize suas informações 
 ◆ Documento muito longo? Faça 
primeiro uma leitura dinâmica! 
 ◆ Organize seu computador 
 ◆ Retire seu nome da lista de circulação 
de materiais desnecessários 
 ◆ Retire seu nome de listas de 
distribuição de e-mails
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 10
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO11
GERENCIAMENTO
DE TEMPO
CAPÍTULO II
Podemos definir o Tempo como uma 
sucessão de anos, dias, semanas horas, 
minutos, segundos, etc. Uma passagem 
contínua de existência em que os eventos 
passam de um estado e potencialidade no 
futuro, através do presente, a um estado 
de finalidade no passado. Momento ou 
ocasião para que as coisas se realizem. O 
tempo está sempre relacionado à duração 
dos fatos. 
O tempo é algo limitado, transitório e 
efêmero e por isso mesmo, difícil de se 
controlar. De modo quase inevitável, você 
irá perceber que atualmente dispõe de 
bem pouco tempo, contudo, amanhã, 
ele será suficiente. No dia seguinte é que 
percebemos que o tempo parece tão 
escasso quanto no dia anterior. Se você 
puder identificar e eliminar as atividades 
que geram desperdício de tempo (ou, pelo 
menos, reduzi-las consideravelmente), 
vai encontrar um modo de controlar o 
seu próprio tempo.
Estabeleça sempre a quantidade de 
horas e datas para conclusão de projetos, 
provavelmente descobrirá um meio de 
fazê-lo dentro do prazo estabelecido por 
você, e sua produtividade aumentará 
bastante. E isto chamamos de 
Gerenciamento de Tempo.
A percepção de como você usa seu tempo 
implica num esforço de cronometrar suas 
atividades diárias e registrar os resultados 
para análise. O segredo é organizar suas 
tarefas e usar o seu tempo de maneira 
eficiente a fim de cumprir com as 
atividades que forem surgindo (além 
daquelas que fazem parte da rotina).
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 12
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO13
Entre os principais desperdiçadores de 
tempo destacamos:
 ◆ Começar um trabalho sem planejá-
lo primeiro, ou seja, partir para o AGIR 
antes do PENSAR em como agir. 
 ◆ Fazer atividades improdutivas por 
mero hábito, deixando para depois as 
atividades de maior importância 
 ◆ Manter vários controles e arquivos 
desnecessários, ou seja, sistemas 
não produtivos que só servem para o 
desperdício do tempo. 
 ◆ Dar muita atenção a tarefas de resultado 
pouco significativo. (procrastinador) 
 ◆ Ter dificuldade em prever períodos 
de pico, não conseguindo elaborar um 
plano de ação para as emergências. 
 ◆ Fazer visitas ou telefonemas 
desnecessários, gastando seu precioso 
tempo com longas conversas sem 
conteúdo. 
 ◆ Socializar por longos períodos entre as 
tarefas. 
 ◆ Não erguer barreiras eficazes contra 
interrupções, não conseguindo terminar 
nos devidos prazos suas tarefas. 
 ◆ Fazer coisas que deveriam ser 
delegadas, ou que não façam mais parte 
de seu serviço. 
 ◆ Não participar regularmente das 
reuniões de planejamento, a fim de 
racionalizar métodos e desenvolver 
estratégias em função dos prazos. 
 ◆ Dedicar-se a assuntos pessoais antes 
de começar os assuntos profissionais. 
Sabemos que é muito difícil planejar a 
Gestão do Tempo do dia para a noite, até 
porque não existe um plano a ser seguido. 
Tudo é uma questão de encontrar o que 
será bom para você e o que se adequará 
ao seu modo de trabalho e rotina. E dentro 
destes resultados, tais como tempo 
utilizado para telefonemas, estudos, 
relatórios, reuniões, projetos, estabeleça 
as seguintes metas de atuação:
 ◆ Faça uma lista das tarefas 
que você precisa executar 
diariamente; então, estabeleça 
prioridades e programe as 
atividades, concentrando-
se nestas tarefas até que os 
itens programados estejam 
executados.
 ◆ Cuide primeiro dos assuntos 
importantes; estes devem sempre 
prevalecer sobre aqueles que 
meramente parecem urgentes.
 ◆ Distribua sua carga de trabalho 
proporcionalmente de acordo 
com a importância dos assuntos 
que você tem à mão.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 14
O Gerenciamento do Tempo leva a melhora 
da produtividade. E Produtividade é a 
redução do tempo gasto para executar 
um serviço, ou o aumento da qualidade de 
produtos elaborados, com a manutenção 
dos níveis de qualidade, sem o acréscimo 
de mão-de-obra ou aumento dos recursos 
necessários. produtividade é o máximo 
da produção que a qualidade permite.
Dicas Para se Economizar Tempo
“O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona 
oportunidades iguais para todos”
 ◆ PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente 
poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados; 
 ◆ ORGANIZAÇÃO - A organização é um outro fator facilitador na execução 
das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas 
informações; 
 ◆ DELEGAÇÃO - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar 
o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração 
eficaz; 
 ◆ TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter 
informações;
 ◆ COMUNICAÇÃO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades 
assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos; 
 ◆ TOMADA DE DECISÕES - A análise de decisão tem que ser precisa 
e baseada em informações seguras, para que possa ser atacado o 
problema, imediatamente; 
 ◆ CONCENTRAÇÃO - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar 
necessário para conseguir progresso em menos tempo.
Soluções Práticas para Economizar Tempo
“O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona 
oportunidades iguais para todos”
 ◆ Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias; 
 ◆ Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função 
dessas metas; 
 ◆ Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se 
nelas; 
 ◆ Faça as coisas em ordem de prioridade; 
 ◆ Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados 
alcançados; 
 ◆ Saiba onde seu tempo é realmente empregado; 
 ◆ Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade; 
 ◆ Elimine desperdiçadores de tempo; 
 ◆ Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO15
ESTRATÉGIAS PARA
GESTÃO DE TEMPO
CAPÍTULO III
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 16
Para iniciarmos a gestão do Tempo, adotamos estratégias de ação que 
nortearão suas atividades e serão cruciais para o sucesso do projeto:
01 – DELEGUE AS TAREFAS
É muito comum para a maioria de nós acabar executando mais tarefas do 
que poderíamos (ou deveríamos). Você já deve ter passado por isso e sabe 
o estresse que acaba gerando no final. Aprenda a delegar e entenda que 
ao fazer isso você não está fugindo das suas responsabilidades. Delegar, 
aliás, é uma função importante de quem tem cargos de gerência ou 
liderança. Aproveite e dê mais responsabilidades aos seus subordinados 
ou a outras pessoas da sua equipe, sempre respeitando suas habilidades 
e seus conhecimentos.
02 – PRIORIZE O TRABALHO
Antes de o dia começar faça uma lista das tarefas que precisam da sua 
atenção imediata. Lembre-se que as tarefas não tão importantes assim 
podem consumir até mais tempo do que aquelas que exigem uma 
execução/finalização rápida. Isso sem contar quealgumas das tarefas 
têm que ser terminadas naquele mesmo dia, enquanto outras podem 
esperar um pouco mais. Em suma: priorize suas tarefas e foque naquelas 
que são mais importantes.
03 – FUJA DA PROCRASTINAÇÃO
Ultimamente muitos artigos têm sido escritos sobre o mal da 
procrastinação. E não é para menos, afinal ela é um dos itens que mais 
afetam negativamente a produtividade e pode resultar em um gasto 
desnecessário de tempo e energia. De uma maneira geral, procrastinamos 
as tarefas mais complicadas ou as menos prazerosas.
Uma dica aqui é pensar sempre no por quê aquela determinada tarefa é 
importante e qual será seu resultado em curto, médio e longo prazo. Além 
disso, claro, peça ajuda sempre que achar necessário ou divida a tarefa 
em atividades menores, delegando-as (não é à toa que o item “delegar 
tarefas” é o número 1 desta lista).
04 – AGENDE AS TAREFAS
Seja com um aplicativo para gerenciar tarefas, uma planilha ou um 
caderno de anotações, faça uma lista de todas as tarefas que vêm em sua 
mente. Faça uma simples “To-do list” antes de o dia começar, priorizando 
as tarefas (conforme falamos anteriormente) e tenha certeza de que elas 
são tangíveis (por exemplo: não adianta pensar que você terminará uma 
atividade X naquele dia se você sabe que ela exigirá mais tempo de você).
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO17
05 – EVITE O ESTRESSE
O estresse ocorre quando aceitamos mais do que somos capazes de 
aguentar ou de dar conta no nosso dia. O resultado disso você pode já 
ter vivenciado: acabamos nos sentido cansados e nossa mente parece 
não querer funcionar. Aqui, mais uma vez, entra a dica número 1 da lista: 
delegue!
06 – DEFINA DEADLINES
Assim que você assumir uma tarefa, defina um deadline realístico e 
mantenha-se nele.
07 – EVITE FAZER MIL COISAS AO MESMO TEMPO
Ok, sabemos que a maioria de nós sente que fazer mil coisas ao mesmo 
tempo é sinônimo de conseguir cumprir o maior número possível de 
tarefas, mas a verdade é que o ser humano faz melhor suas atividades 
quando foca e concentra em uma coisa de cada vez. Ser multitarefas 
pode estar sabotando a sua produtividade.
08 – COMECE CEDO
Você já deve ter lido isso em algum lugar: a maioria dos homens e 
mulheres de sucesso começam seus dias cedo. Assim, essas pessoas têm 
mais tempo para sentar, pensar e planejar as próximas horas. Acordar 
cedo pode deixá-lo mais calmo, criativo e com uma mente mais livre para 
pensar no dia que está por vir.
Estudos mostram que conforme o dia vai passando o nível de energia 
diminui, o que afeta a produtividade e, por consequência, sua performance 
no trabalho.
09 – FAÇA PAUSAS
Quando você achar que está em um beco sem saída, ou quando olhar 
para as diversas abas abertas no seu computador e não saber mais onde 
clicar, permita-se uma pausa. Vá pegar um café, um copo de água, troque 
ideias com um colega ou escute uma música.
10 – APRENDA A DIZER NÃO
Talvez essa seja a regra de ouro e aquela que deve ser adotada por todos. 
Caso você já se veja sobrecarregado, saiba dizer um “não” de maneira 
educada, explicando seus motivos. Antes de sair pegando todas as tarefas 
ou projetos que passarem na sua mesa, dê uma olhada na sua to-do list. 
De nada adianta assumir mais responsabilidades se você terá que deixar 
algo de lado, certo?
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 18
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO19
CONTROLANDO ATIVIDADES QUE 
GERAM DESPERDÍCIO 
DE TEMPO
CAPÍTULO IV
É muito importante que você seja capaz 
de controlar qualquer atividade que 
gere desperdício de tempo, pois pode 
prejudicar seu plano de administração do 
tempo. Particularmente, é preciso saber 
como enfrentar interrupções e como 
resolver os problemas de outras pessoas 
(que inevitavelmente acabarão chegando 
a você de tempos em tempos). Em geral, 
pode-se lidar com essas atividades 
simplesmente com uma atitude positiva, 
se e quando necessário.
Como enfrentar interrupções:
Tente reduzir ao máximo as interrupções, 
a fim de que você possa concentrar-se 
totalmente nas tarefas mais imediatas. 
Além de roubarem vários minutos de seu 
trabalho, as interrupções têm um efeito 
adverso sobre o mesmo. Você leva alguns 
minutos para concentrar a atenção no 
que estava sendo executado antes. Há 
três formas de interrupções:
 ◆ por contato pessoal
 ◆ pelo telefone
 ◆ pela própria pessoa
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 20
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO21
Várias interrupções são causadas 
por outros funcionários da empresa 
superiores, colegas e subordinados. 
Faça um esforço no sentido de reduzi-
las, marcando reuniões para horários 
combinados, e peça para que não o 
interrompam, pelo menos durante 
determinados períodos. Coloque um 
aviso de “Não perturbe” para que fiquem 
atentos! Quando achar necessário, peça 
a um assistente para dispensá-lo das 
chamadas dizendo que você se encontra 
em reunião ou atendendo ao telefone, 
ou algo semelhante, fazendo com que a 
mensagem chegue até você. Isso o deixa 
em posição de decidir o que precisa ser 
feito.
Algumas tarefas terão de ser resolvidas 
com mais urgência, enquanto outras vão 
simplesmente desaparecer, porque não 
eram tão urgentes nem tão importantes 
POR CONTATO PESSOAL
assim. Quando for preciso, encontre uma 
sala vazia, onde você possa concentrar-se, 
e terminar o trabalho de maior prioridade. 
Caso seja interrompido, estabeleça um 
limite de tempo afirmando: “Só tenho 
cinco minutos”, ou algo parecido e 
certifique-se de que você vai obedecer a 
isso. 
Não convide a pessoa a sentar-se, pois 
isso faz esticar a conversa; se possível, 
fique em pé. Concentre-se no ponto em 
questão sempre, evitando comentários 
que desviem para outros assuntos. 
Mostre que seu tempo é limitado, mas 
sem ser grosseiro “Mais uma coisa antes 
de terminarmos” Olhe rapidamente para 
seu relógio ou instrua um assistente a 
interromper a reunião com uma certa 
“mensagem urgente”, se tudo o mais não 
der resultado. Termine da maneira mais 
rápida e educada que puder.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 22
O telefone também toma muito tempo. Se 
for o caso, um assistente ou colega pode 
filtrar chamadas, passando-lhe apenas 
as mais urgentes e/ou importantes. O 
restante você pode retornar mais tarde. 
Quando achar necessário, defina horários 
nos quais você não deve ser perturbado 
de maneira alguma, e garanta isso 
desligando um ramal ou mesmo tirando 
o telefone da tomada. 
PELO TELEFONE
Evite que seus amigos e familiares 
telefonem para você para conversarem 
ou para pedirem que você compre 
leite quando voltar para casa. Se for 
interrompido, adote uma maneira 
parecida com a dos contatos pessoais 
defina um tempo limitado, não fuja do 
assunto em questão.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO23
Para seu espanto, você talvez seja a maior 
causa das interrupções em seu trabalho. 
Como qualquer um, você provavelmente 
se sente lisonjeado pelo fato de um amigo 
pedir-lhe orientações ou quando um 
representante de vendas quer fazer-lhe 
uma venda pessoal. Nessas horas, você 
pode estar se dedicando a tarefas de que 
não goste, e, dessa forma, as interrupções 
tornam-se bem-vindas e se nada o 
impedir, você irá permitir-se mais outro 
intervalo para o cafezinho, ou voltar sua 
atenção para um papel que não tem nada 
a ver com a tarefa que está executando. 
PELA PRÓPRIA PESSOA
Qualquer outra coisa que não aquilo que 
você tem a fazer.
O questionário a seguir o ajudará a saber 
se você é o seu pior inimigo nessa área. 
Se você for suscetível a interrupções, é 
preciso que se esforce e se concentre total 
e exclusivamente na tarefa mais imediata. 
Retire-se para algum lugar; tire o telefone 
da tomada; fique afastado da cafeteira; 
leve consigo somente o que se relacione 
ao seu trabalho. Verifique se consegue 
cumpri-lo em um período determinado 
em caso afirmativo, dê-se como prêmio 
um cafezinho.
PRODUTIVIDADE
PESSOAL
CAPÍTULO V
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 24
Atualmente não basta mais a 
realização das tarefas de maneira 
correta, é necessário realizar 
essas tarefas de maneiracorreta, 
precisa e produtiva, prezando 
Eficiência e Eficácia
EFICÁCIA: consiste na realização das tarefas corretas, com os objetivos 
corretos e com os objetivos corretos; 
EFICIÊNCIA: consiste na realização das coisas através da maneira correta 
e mais assertiva.
 ◆ Foco; 
 ◆ Gerenciamento de tempo;
 ◆ Gestão de tarefas;
 ◆ Priorização de atividades; 
 ◆ Energia demandada;
 ◆ Gestão de energia;
 ◆ Gestão do desempenho;
 ◆ Qualidade de vida;
 ◆ Gestão de recursos.
A produtividade existe para se 
maximizar os resultados obtidos. 
A produtividade está diretamente 
relacionada com diversos fatores, 
dentre eles:
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO25
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 26
Muitas vezes, qualquer distração já 
pode ser uma boa desculpa para parar 
de trabalhar. Por exemplo, imagine 
você acabou de começar a escrever um 
relatório importante e, de maneira súbita, 
sentiu uma leve vontade de beber café. 
Então você para de escrever e vai preparar 
a bebida.
Após beber o café, você se recorda 
que precisa fazer enviar um e-mail. 
Então, você pega o seu smartphone e 
começa a redigir o e-mail para o envio. 
Após enviar o e-mail você percebe que 
possuí mensagens em seu WhatsApp e 
decide verificar. Após quarenta minutos 
conversando, você sente fome e decide 
comprar algo para comer na padaria 
próxima a sua casa. Meia hora depois, 
você volta e olha para o relatório que 
mal começou a redigir, todavia já não se 
recorda onde havia parado, então deixa a 
tarefa para mais tarde, pois, não lembra a 
linha de raciocínio. Essa perda de foco é 
denominada procrastinação.
PROBLEMAS QUE AFETAM A 
PRODUTIVIDADE
PERDA DE FOCO
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO27
Um ambiente desorganizado, seja no 
trabalho, na faculdade ou em casa, torna 
difícil ser produtivo. Podemos ter muitos 
materiais tanto na mesa de estudo ou 
trabalho (livros, blocos, canetas) quanto 
no espaço digital. É comum ter centenas 
de arquivos em seu computador, celular, 
tablet, nuvem ou caixa de e-mails, 
tornando difícil encontrar o que é 
necessário no momento certo.
DESORGANIZAÇÃO
Mesmo se você quiser ser produtivo, ainda 
será perturbado por outras pessoas, seja 
ligando para o seu celular, no trabalho, 
enviando e-mail ou se comunicando no 
seu telefone celular, ou computador. 
Somos hiper conectados, então temos 
interferência constante.
INTERFERÊNCIAS
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 28
O cansaço físico e mental é uma realidade 
até para as pessoas mais produtivas. Após 
horas de trabalho ininterruptas, parece 
que o desempenho e a produtividade 
tendem a cair bastante. Com o tempo, 
encurtamos nossas horas de sono para 
melhorar a produtividade no curto prazo 
e não valorizamos a comida ou o nosso 
CANSAÇO
bem-estar.
Depois de um tempo, a longo prazo, a 
produtividade diminui tanto que não 
sabemos o que houve. Então, foram 
meses ou até anos sem cuidar da energia 
física e mental, o que pode levar a uma 
produtividade baixa.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO29
Ter um objetivo bem definido para 
realizar as tarefas, gera motivação, e 
consequentemente energia e inspiração 
para ser mais produtivo. Quando não há 
um propósito bem definido, nos sentimos 
apáticos e desmotivados para realizar até 
mesmo as tarefas importantes. A próprio 
termo motivação já diz seu significado, 
que é ter motivos para ter ação.
AUSÊNCIA DE METAS
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 30
Tentar fazer várias coisas ao mesmo é um 
dos maiores mitos da produtividade. De 
fato, existem pessoas capazes de fazer 
duas ou mais coisas ao mesmo tempo, 
tal como caminhar e falar no telefone, ou 
lanchar e ler um livro, porém, a maioria de 
nós não pode focar em mais de uma coisa 
ao mesmo tempo.
Existem sim tarefas que podem 
ser realizadas em paralelo como 
upload de arquivos, renderizações 
ABRAÇAR O MUNDO (MULTITAREFAS)
e outras atividades exclusivamente 
automatizadas. Todavia, as tarefas 
que exigem o raciocínio e a memória 
necessitam de foco e atenção, como ter 
uma reunião por videoconferência e, ao 
mesmo tempo, redigir um e-mail sobre 
um assunto completamente diferente. 
Há grandes chances de você se perder 
na reunião e ter que retrabalhar em seu 
e-mail mais tarde. Foque em uma coisa 
por vez.
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO31
Aumentar o nível de produção é o desejo da maioria dos profissionais. 
No entanto, para que isso se transforme em realidade, é necessário 
tomar algumas atitudes, alimentar determinados pensamentos e 
colocar em práticas estratégias que evitam perder o foco.
Acompanhe agora algumas maneiras de aumentar a produtividade 
no trabalho:
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Para o seu dia ser mais produtivo, adquira 
o hábito de acordar cedo. Dessa forma, 
você terá mais tempo para tomar café 
da manhã, fazer exercícios físicos, ler o 
jornal e então ir para o trabalho. Acorde 
30 minutos antes do costume e você verá 
resultados incríveis.
ACORDE CEDO
A primeira dica de como aumentar a 
produtividade no trabalho é clássica. 
Organizar os afazeres é saber estabelecer 
critérios a eles, como prazos e níveis e 
urgência.
Dessa forma, você conseguirá entregar 
suas tarefas sem atrasos e saberá 
exatamente quanto tempo é necessário 
para finalizar cada uma delas. Você pode 
utilizar agendas e planilhas eletrônicas 
para gerenciar suas atividades.
ORGANIZE 
SUAS TAREFAS
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Está cientificamente comprovado: quem 
se dedica a realizar uma tarefa de cada vez 
apresenta melhores resultados. De acordo 
com neurocientista Earl Miller, o cérebro 
humano não é multitarefa. Dessa forma, o 
excesso de informações e comandos diminui 
seu desempenho.
Aquele que se diz capaz de fazer várias 
coisas ao mesmo tempo pode acabar não 
dando a devida atenção e dedicação 
à determinada tarefa. Portanto, é 
fundamental que se crie o hábito 
de executar uma demanda 
por vez. Assim, você 
dará impulso a sua 
produtividade.
NÃO SE 
SOBRECARREGUE
Isso parece clichê, mas funciona. Todo 
dia, antes de dormir, reserve 10 minutos 
para pensar nas coisas que precisa fazer 
no dia seguinte. Faça uma lista de tarefas 
que precisam ser cumpridas.
FAÇA UM 
PLANEJAMENTO
TREINAMENTO - GESTÃO DO TEMPO 34
Dentro das mil e uma atividades a fazer, 
qual precisa ser feita hoje, sem desculpa? 
Qual pode esperar até amanhã no início 
do dia? Qual pode esperar mais, até o fim 
da tarde de amanhã? Se você conseguir 
definir prioridades logo no início do 
dia, você se organiza. Outro ponto 
importante é colocar as tarefas mais 
difíceis e desafiadoras no topo da lista de 
prioridades.
DEFINA 
PRIORIDADES
A primeira dica de como aumentar 
a Muitos profissionais se tornam 
improdutivos porque ficam adiando 
tarefas. Esse hábito gera um acúmulo de 
trabalho e leva ao estresse facilmente. 
Sem falar que aumenta a indisposição e 
a preguiça.
NÃO DEIXE
PARA DEPOIS
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Dificilmente você vai conseguir ser 
produtivo no meio da bagunça. Portanto, 
organize a mesa de trabalho. Transforme 
as pilhas de papéis em arquivos 
organizados, personalize o espaço sem 
excessos e jogue fora os objetos que 
comprometem os resultados.
ORGANIZE A MESA 
DE TRABALHO
Temos a mania de fazer uma tarefa 
pensando em outra. Isso faz com que 
você gaste mais tempo do que deveria na 
tarefa atual. É necessário manter o foco 
na atividade que está desenvolvendo 
para finalizar ela de forma assertiva.
NÃO PERCA
O FOCO
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A meditação ajuda a limpar a mente, 
acalma a ansiedade, faz a sua consciência 
despertar para as prioridades e ajuda você 
a se concentrar no trabalho. Quanto maior 
for a sua clareza mental, mais poderá se 
concentrar nas tarefas, e a produtividade 
será elevada com qualidade.
Reserve trinta minutos do seu dia em um 
local silencioso e com boa vista, ouça 
os sons da natureza ou escute 
músicas tranquilas. Sente-
se ou deite-se para ficar 
confortável.
PRATIQUE A
MEDITAÇÃO
Muita gente acha que ser 
produtivo é sinônimo de trabalhar 
por horas e mais horascom o mínimo 
de descanso. A produtividade também 
está relacionada com o uso inteligente 
do tempo livre. Por isso, é importante que 
você faça pausas durante o expediente, 
algo em torno de 10 minutos. A técnica 
Pomodoro, por exemplo, ensina que 
devemos focar nas tarefas por 25 minutos 
e descansar 5, em ciclos consecutivos. 
Depois de 4 ciclos (o que soma 2 
horas), pode-se fazer um descanso 
de meio hora e retornar para 
mais 4 ciclos.
DESCANSE
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