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Aquisição de Software para Pequena e Média Empresa
Introdução
Os sistemas de informação são parte cada vez mais indispensável do nosso dia a dia, 
seja com o objetivos corporativos, informativos ou até mesmo de puro entretenimento. 
Sob aspecto corporativo, temos os mais variados grupos de empresas (comércio 
eletrônico, editoras, gestão, etc) com suas necessidades semelhantes e também com 
as especificidades de cada caso individualmente. Com isso, é elementar a necessidade 
de desenvolvimento de sistemas específicos e personalizados que atendam todos req-
uisitos de cada corporação em particular.
Dada a necessidade de adquirir um software para gerir as atividades do negócio, um 
ponto crítico para uma empresa é a decisão de como adquirí-lo. As opções são vari-
adas, tais como a contratação de programadores para criar um sistema proprietário, a 
contratação de programadores através de uma empresa terceirizada, a realização de 
um contrato com uma empresa que desenvolve softwares para a criação de um sis-
tema específico ou até mesmo o aluguel de um sistema já pronto que possui as fun-
cionalidades desejadas. Devido à considerável quantidade de opções para aquisição 
do software, surge a tarefa nada trivial de decidir o futuro da empresa, já que tempo e 
dinheiro serão investidos em tal empreitada.
O objetivo deste artigo é detalhar o funcionamento de algumas das opções disponíveis 
no mercado para o aluguel de sistemas de informação por uma empresa de pequeno/
médio porte, mostrando suas principais vantagens e desvantagens com exemplos reais 
adquiridos através de pesquisas de mercado.
A escolha do aluguel de software se dá com base principalmente na relação de custo x 
benefício que ocorre nesse cenário. As empresas de pequeno/médio porte geralmente 
exercem atividades que não incluem necessidades extremamente específicas, poden-
do assim adquirir o direito de utilizar sistemas já prontos que atendem seus objetivos.
Descrição da empresa
Para que possamos analisar as opções de aquisição disponíveis, precisamos 
primeiramente definir as nossas necessidades. Para isso, vamos descrever um cenário 
típico de uma empresa de pequeno/médio porte, criando nossa empresa fictícia, a qual 
chamaremos de Cachaçaria Silmar.
A Cachaçaria Silmar atua no ramo de distribuição de bebidas e está instalada fisica-
mente no seu único armazém, onde tem seu estoque, o setor administrativo que cuida 
das compras e vendas em atacado, e também uma pequena loja para compras no 
varejo. Todo o controle de compras e vendas é feito manualmente, o que vem se tor-
nando algo problemático, devido ao grande e crescente volume de documentos, graças 
ao crescimento da empresa.
Após algumas reuniões, o gestor da Cachaçaria resolveu que chegou a hora de obter 
um sistema de informações para gerenciar os principais aspectos do negócio, chegan-
do à seguinte descrição de suas necessidades (levantamento de requisitos):
• Controle de produtos;
• Alerta de quantidade mínima em estoque;
• Controle de quais produtos devem ser vendidos (giro de estoque);
• Controle de notas fiscais;
• Projeção de estoque futuro;
• Controle de fornecedores;
• Controle de transportadoras;
• Integração entre módulo de fornecedores e compras;
• Integração entre módulo de fornecedores e notas fiscais;
• Integração entre módulo de transportadoras e notas fiscais;
• Emissão de relatórios de compras, vendas, estoque futuro, receitas/despesas, inven-
tário.
A empresa já possui terminais para a operação do sistema, mas não possui um servi-
dor. Por não se tratar de um grande empreendimento, o orçamento da Cachaçaria é 
limitado a R$ 200 mensais. Torna-se inviável a aquisição de um servidor físico ou a 
contratação de programadores ou empresas para que seja desenvolvido um software 
proprietário. Dadas as especificações e restrições, podemos então analisar as opções 
disponíveis.
Opções disponíveis no mercado
Dada a natureza lucrativa do negócio, nos últimos anos surgiu uma enorme quantidade 
de empresas que atuam no ramo de aluguel de softwares de planejamento de recurso 
corporativo (mais conhecidos como ERP). Após uma pesquisa de mercado, acabamos 
chegando a três opções viáveis e que cabem dentro do orçamento da Cachaçaria Sil-
mar. Todas as opções possuem um produto que atende aos requisitos necessários, já 
em funcionamento e sem necessidade de treinamento demorado ou custoso. As 
opções serão a partir daqui nomeadas de A, B e C. Vejamos agora algumas das fun-
cionalidades e descrições dos sistemas oferecidos por cada uma das três opções.
Opção A
A empresa A possui a alternativa de aluguel de um sistema de informação ERP. Seu 
software oferece integração entre recursos financeiros, vendas e estoque em um único 
sistema. Mantém também o inventário de produtos sempre atualizado, prontos para 
comercialização. Promete um ganho de tempo evitando a repetição da digitação de en-
tradas e saídas, centralizando o controle, análises de giro e prazo de estoque em uma 
única tela.
Uma característica que chama atenção na opção A é a disponibilização de um aplicati-
vo móvel para smartphones com o sistema operacional iOS®. Nesse aplicativo, é pos-
sível fazer a emissão de relatório e consulta de informações sempre que se desejar, 
sem nenhum custo adicional.
O sistema disponibilizado pela opção A possui também um painel de controle, perfis de 
usuário e integração bancária, que são funcionalidades úteis e certamente serão uti-
lizadas pela Cachaçaria, caso essa seja a opção escolhida. Um ponto extremamente 
positivo a favor da opção A é que o sistema é hospedado pela própria empresa que o 
aluga, removendo assim a necessidade de aquisição ou aluguel de um servidor para 
manter o serviço funcionando.
Opção B
Com o sistema da opção B, pode-se controlar o estoque da empresa sem dificuldades. 
O módulo de cadastro de produtos possui informações completas e diversos filtros para 
o controle do estoque de forma rápida, fácil e segura. Uma vantagem do módulo cont-
role de estoque é o cadastro rápido de produtos, com um leitor de código de barras, o 
que poupa tempo e agiliza o fluxo das atividades.
Com os relatórios e filtros de visualizações oferecidos pelo sistema, pode-se listar os 
produtos de diversas formas e conseguir informações importantes rapidamente. O sis-
tema também possui a funcionalidade de reposição de estoque em lote, fazendo com 
que a entrada de produtos no estoque seja facilitada quando chegam pedidos efetua-
dos pela empresa, evitando assim o cadastro manual de item por item e a perda de 
tempo precioso. O software disponibilizado pela opção B tem ainda o módulo de cont-
role total da empresa, com funcionalidades completas para controlar todo o negócio.
Opção C
A Opção C possui um sistema ERP Cloud, integração com vendas, compras e finan-
ceiro. Este módulo se comunica diretamente com os módulos de Gerenciamento de 
venda, Cotações e compra e Gerenciamento Financeiro, de maneira que, quando uma 
nova venda ou compra é formalizada, o estoque é automaticamente atualizado e um 
novo lançamento de despesa ou receita é enviado ao módulo financeiro para ser con-
tabilizado no fluxo de caixa. Essas características se encaixam diretamente nas neces-
sidades da Cachaçaria Silmar.
No caso de vendas, o estoque só é atualizado definitivamente após a confirmação do 
pagamento, contudo, para evitar complicações como estoques virtuais, o produto é 
reservado e subtraído provisoriamente da quantidade de unidades armazenadas, o que 
dá mais segurança à Cachaçaria em relação ao alerta de estoque mínimo.
Análise de funcionalidades e custo
A seguinte tabela mostra as funcionalidades de cada um dos softwares oferecidos pelas 
opções A, B e C, assim como o preço para a utilização e algumas informações extras, como 
custo de implantação e quantidade de notas fiscais que podem ser emitidas.
Elaboração do autor (2016).
*Obs: Módulo E-Commerce disponível somente em um plano especial, a partir de R$ 700,00 
mensais.
A escolha
Dentre as opções avaliadas,foi escolhida a opção A, que preenche as necessidades 
dos requisitos de controle de estoque, com as seguintes características:
• Auxilia no processo de gestão de negócio.
• É prático e funcional.
• Controle de estoque com mobilidade online.
• Conhecimento dos produtos que entram ou que saem da empresa.
• Controle de inventário atualizado.
• Estoque também é dinheiro.
• Giro de estoque ideal.
• Possui alerta do estoque mínimo.
• Substituirá os documentos físicos que são utilizados pela empresa.
Função Opção A Opção B Opção C
Cloud Sim Sim Não
Estoque Sim Sim Sim
E-Commerce Não Sim* Não
Aplicativo Móvel iOS Não Não
Relatórios Sim Sim Sim
Usuários 5 Ilimitados Ilimitados
Nota Fiscal 300 por mês Ilimitados Ilimitados
Implantação Gratuita Gratuita Não possui
Teste Grátis Sim Sim Versão Free
Preço R$ 99,00 mensais R$ 99,99 mensais R$ 69,99 mensais
• Sem importação da base de dados antiga.
• Haverá treinamento e manutenção do sistema.
• Tem um Contrato de Adesão.
Quanto a implantação, não existe um sistema de controle de estoque na empresa, 
apenas utilizam documentos físicos. O sistema da opção A será o primeiro na empresa, 
e há necessidade de controle de estoque porque a empresa cresceu em produtos e em 
clientes.
O sistema da opção A possui também um aplicativo para o sistema móvel iOS® que 
permite ao usuário consultar relatórios e acesso a algumas funções de qualquer local-
ização a partir de seu smartphone.
A Folha de São Paulo, através de especialistas em empreendedorismo e consultores, 
testaram softwares de gestão, para organizar as finanças nas microempresas. Dentre 
eles estão a opção A, e as avaliações/comentários sobre o software foram:
• Sebrae: “Quanto ao fluxo de caixa: dispõe de suporte on-line e permite executar bem 
as rotinas financeiras. Separa caixa e competência.”
• BBS: “Quanto as vendas: Fácil de inserir dados, até mesmo as comissões, mas não 
calcula os impostos que incidem sobre as vendas.”
• Folha: “Quanto ao estoque: faz uma lista de preços e sincroniza vendas e estoque. 
Poderia ter mais gráficos para visualização.”
• CIETEC: “Quanto a adequação: muito bom o modelo de relatórios e a apresentação 
da visão geral das finanças da empresa.”
• ESPM: “Quanto a segurança: utiliza as principais tecnologias de segurança de dados, 
como protocolo SSL e backup diário.”