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Curso Técnico em Recursos Humanos Sistema de Informação Gerencial Ana Carla Paiva de Moura Cristiane Maria de Oliveira Curso Técnico em Recursos Humanos Sistema de Informação Gerencial Ana Carla Paiva de Moura Cristiane Maria de Oliveira Escola Técnica Estadual Professor Antônio Carlos Gomes da Costa Educação a Distância Recife 2.ed. | fevereiro 2023 Catalogação e Normalização Hugo Cavalcanti (Crb-4 2129) Diagramação Jailson Miranda Coordenação Executiva George Bento Catunda Renata Marques de Otero Kátia Karina Paulo dos Santos Coordenação Geral Maria de Araújo Medeiros Souza Maria de Lourdes Cordeiro Marques Secretaria Executiva de Educação Integral e Profissional Escola Técnica Estadual Professor Antônio Carlos Gomes da Costa Gerência de Educação a distância Professor Autor Ana Carla Paiva de Moura Cristiane Maria de Oliveira Revisão Ana Carla Paiva de Moura Cristiane Maria de Oliveira Coordenação de Curso Daniela Glaete Soares Lins Coordenação Design Educacional Deisiane Gomes Bazante Design Educacional Ana Cristina do Amaral e Silva Jaeger Helisangela Maria Andrade Ferreira Izabela Pereira Cavalcanti Jailson Miranda Roberto de Freitas Morais Sobrinho Revisão descrição de imagens Sunnye Rose Carlos Gomes Sumário Introdução ................................................................................................................................... 5 1.Competência 01 | Compreender a informação e o conhecimento no ambiente organizacional ... 7 2.Competência 02 | Gerenciamento tecnológico do capital humano ........................................... 20 3.Competência 03 | Compreendendo a tomada de decisões ....................................................... 34 4.Competência 04 | Compreender os componentes e recursos dos sistemas de informações ...... 50 Conclusão................................................................................................................................... 64 Referências ................................................................................................................................ 65 Minicurrículo do Professor ......................................................................................................... 68 5 Introdução Olá estudante, A seguir, será descrita em poucas palavras, a apresentação da disciplina e do e-book de Sistema de Informação Gerencial (SIG). Esta disciplina faz parte do Curso Técnico em Recursos Humanos oferecido pela Secretaria de Educação do Estado de Pernambuco, na modalidade Ensino a Distância (EaD). No decorrer da disciplina de Sistema de Informação Gerencial serão apresentados fundamentos teóricos e experiências práticas, com o objetivo de favorecer a você o entendimento sobre a utilização de sistemas de gerenciamento da informação e do conhecimento nas organizações. A disciplina está dividida em quatro competências que serão apresentadas semanalmente através dos recursos e materiais didáticos disponíveis no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA): Na 1ª competência, você vai estudar sobre a importância da informação e conhecimento, bem como a gestão do conhecimento como ferramenta que pode proporcionar mais competitividade às empresas. Em seguida, na 2ª competência, você conhecerá sobre a aplicação de gerenciamento tecnológico do capital humano entendendo sobre a relação entre banco de dados, informações, Sistema de Informações de Recursos Humanos, bem como Sistema de Informações Gerenciais de Recursos Humanos. Na 3ª competência serão discutidos conceitos e modelos, tipos, níveis, elementos e etapas da tomada de decisão, bem como os sistemas de informação e a decisão gerencial. E, na 4ª e última competência, os assuntos serão encerrados com a apresentação de como um sistema de informação é composto por componentes e recursos, suas especificidades e sua importância no desenvolvimento de um sistema de informação. Entende-se que as metodologias ativas de ensino-aprendizagem num curso realizado a distância sejam tão desafiantes quanto num curso presencial. Exige-se que todos os atores envolvidos nesse projeto, estejam em constante processo de aprimoramento no intuito de promover o desenvolvimento das competências através dos conteúdos contidos em cada material e recurso oferecido ao estudante. Acrescenta-se então que, neste e-book, você encontrará conteúdos, links, vídeos e imagens relacionados aos assuntos e temas que serão tratados em cada competência. 6 Por fim, receba as boas-vindas ao e-book da disciplina Sistema de Informação Gerencial, onde encontrará os assuntos divididos em competências, que contam com uma abordagem teórica e uma discussão prática sobre os assuntos. Espera-se que este recurso desperte o seu interesse em aprender mais sobre o assunto e lembre-se, você terá além desse material, outros recursos e materiais disponíveis no AVA para complementar o seu aprendizado. Bons estudos! 7 1.Competência 01 | Compreender a informação e o conhecimento no ambiente organizacional Olá estudante, Esta primeira competência introdutória tem como objetivo apresentar a importância da Informação e do Conhecimento no ambiente das organizações. Você está convidado(a) a conhecer os principais elementos envolvidos na gestão da informação e do conhecimento no ambiente organizacional, como: dado, informação e conhecimento, e assim entender de maneira introdutória a importância da gestão do conhecimento nas organizações. Reflexões, marco teórico introdutório e situações práticas são estratégias de ensino aprendizagem utilizadas nesse E-book para facilitar o seu aprendizado sobre os temas. Então, sinta-se convidado(a) ao aprendizado conectado com todo material disponível nesta semana de aula: vídeos, fóruns, destaques, atividades e material complementar. Destaca-se ainda, antes de seguir aos temas, que é fundamental que estude interagindo sobre os assuntos das aulas, tanto no ambiente virtual, quanto fora dele. Pratique essa orientação e perceberá o quanto contribuirá e estabelecerá um diferencial na sua assimilação dos assuntos. Nessa competência, o desafio será orientar você em como entender mais sobre Informação e Conhecimento no ambiente organizacional. Bem, mas antes de seguir, escute o Podcast da semana! Vai lá no AVA (Ambiente Virtual de Aprendizagem) e acessa: Agora que você ouviu o podcast, reflita sobre a importância da informação e do conhecimento em tempos modernos. Podcast 1 Esse podcast apresenta conteúdos interessantes que podem contribuir para a sua compreensão sobre o assunto: Informação e Conhecimento no trabalho. 8 1.1 Informação e Conhecimento no trabalho Para iniciar os estudos sobre Informação e Conhecimento do trabalho, propõe-se que você pense sobre a importância da informação no mundo atual: Figura 01 - Mulher pensando, refletindo sobre diversas questões. Fonte: A autora (Aplicativo Avatoon) Descrição: Avatar de uma mulher da cintura para cima. Ela é parda, cabelos castanhos cacheados, olhos castanhos e usa óculos. Está vestindo blusa vermelha de mangas compridas. Ela está com a mão no queixo indicando reflexão. Em seu entorno estão dispostos seis balões com questões que necessitam de informações. Você observou a quantidade de informações que são necessárias para viver e conviver no mundo contemporâneo? Diante dessa breve reflexão, responda: Estudo realizado em agosto de 2020, publicado no American Journal of Tropical Medicine and Hygiene 1, apontou que as informações falsas (como as de usode supostas medicações caseiras 1 Disponível em: http://www.ajtmh.org/content/journals/10.4269/ajtmh.20-0812;jsessionid=- ETrfB53Hw7IIHnlp2BbSu4i.ip-10-241-1-122 - Quero estudar RH, que escola me matriculo? - Em quem votar nas eleições...? São tantas informações desencontradas sobre os candidatos... - Onde encontro informações confiáveis? - Estou buscando um emprego, qual a melhor forma de conseguir? Onde encontro essas informações? - É possível viver e conviver sem informações no mundo atual? E ainda: - Onde encontrar informações seguras, confiáveis sobre algum assunto? http://www.ajtmh.org/content/journals/10.4269/ajtmh.20-0812;jsessionid=-ETrfB53Hw7IIHnlp2BbSu4i.ip-10-241-1-122 http://www.ajtmh.org/content/journals/10.4269/ajtmh.20-0812;jsessionid=-ETrfB53Hw7IIHnlp2BbSu4i.ip-10-241-1-122 9 contra a covid-19, por exemplo) foram diretamente responsáveis pela morte de pelo menos 800 pessoas, além de outras 5.800 hospitalizações. (ISLAM et al., 2020) O estudo foi citado num artigo do pesquisador Ergon Cugler, publicado no Jornal da USP em agosto de 2020, intitulado: “Ainda sabemos o que é real em meio a tanta desinformação?” Assim, percebe-se que a sociedade da “informação” vem enfrentando um volume imensurável de “desinformação”. Cugler (2020) reflete que é necessário defender o acesso à informação de qualidade e que para isso é necessária uma democracia fortalecida e em funcionamento. Por outro lado, só será possível alcançar essa situação, se o acesso às informações for realizado sem disputa, sem ruídos ou distorções encomendadas. E então, alguma novidade até aqui?! Bem, agora que o aquecimento introdutório sobre o contexto do tema foi realizado, convido você a manter o cérebro atento e refletir sobre os assuntos que serão abordados a seguir. Bem, na sociedade da informação encontra-se que nas diferentes empresas, todos os profissionais, inclusive o Técnico em Recursos Humanos, necessitam trabalhar constantemente com Informações e Conhecimentos na sua atuação prática. E vale ressaltar que, independente do segmento e do porte da empresa, essa prática dependerá do acesso à informação e do conhecimento que precisará aplicar no seu dia a dia. Para entender a utilidade da Informação e do Conhecimento no ambiente organizacional deve-se, em princípio, compreender quais os conceitos de cada elemento presente nesse processo. Diante de tanta informação, há conhecimento na era da globalização digital? https://jornal.usp.br/artigos/ainda-sabemos-o-que-e-real-em-meio-a-tanta-desinformacao/ 10 Você sabia... Um estudo da União Internacional de Telecomunicações (UIT), agência das Nações Unidas, apontou que mais da metade da população mundial está conectada à internet. Em 2019 eram 3,9 bilhões de pessoas (o equivalente a 51% da população mundial) ligadas à rede. Com todo esse público, o que acontece na internet em um minuto? Figura 02 – 2019 This is what Happens in na Internet Minute (Isso é o que acontece em um minuto da Internet) Fonte: https://www.visualcapitalist.com/wp-content/uploads/2019/03/internet-minute-820.jpg Descrição: círculo dividido em fatias coloridas, cada uma delas representando um aplicativo de internet. ● 1 milhão de logins no Facebook ● 41,6 milhões de mensagens enviadas no Facebook Messenger e no WhatsApp ● 3,8 milhões de buscas no Google ● 4,5 milhões de vídeos vistos no YouTube ● 390 mil aplicativos baixados na Google Play e na Apple Store ● 87 mil pessoas tuitando https://www.visualcapitalist.com/wp-content/uploads/2019/03/internet-minute-820.jpg 11 ● 695 mil horas de vídeos assistidas na Netflix ● 347 mil "scrolls" (movimento de baixar a tela) no Instagram etc. Os dados são de um levantamento da Visual Capitalist, uma consultoria de negócios para investidores. Veja mais em https://economia.uol.com.br/noticias/redacao/2019/04/01/com-39-bilhoes-de- usuarios-no-mundo-o-que-acontece-na-web-em-um-minuto.htm?cmpid=copiaecola Uau! São muitas informações circulando constantemente na internet nos mais diferentes canais de comunicação. Mas como será que acontece no ambiente corporativo, as organizações estão sabendo lidar com o gerenciamento da informação e do conhecimento nesse mundo moderno e “conectado”? Bem, a seguir você encontrará mais informações que devem contribuir para a resposta sobre essas questões que foram lançadas inicialmente com o propósito de contextualizar os assuntos e despertar seus conhecimentos adquiridos anteriormente sobre o tema, e provocar novas possibilidades de compreender e elaborar a construção do conteúdo da disciplina com você! INFORMAÇÃO Para conceituar Informação, é preciso considerar que Informação são dados processados, ou seja, são os dados que foram organizados e interpretados. E como disse Gordon e Gordon (2000), são dados possivelmente formatados, filtrados, analisados e resumidos. Oliveira (2014) afirma que, dado pode ser considerado o elemento na forma bruta, que sozinho não leva à compreensão de fatos ou situações. Desse modo, a Informação pode ser considerada o dado que foi trabalhado e que pode auxiliar na tomada de decisões. Em geral, os profissionais necessitam constantemente de informações para decidir sobre diversas situações nas instituições. Independente de porte ou segmento das organizações, o trabalhador precisará de informações para várias atividades. Por exemplo: realizar compras, vendas, estoque, produção, entre outros itens da rotina organizacional. Assim, a Informação pode ser considerada o resultado da análise dos dados existentes na empresa. Sendo que esses dados foram registrados, classificados, organizados, relacionados e https://www.visualcapitalist.com/what-happens-in-an-internet-minute-in-2019/ https://economia.uol.com.br/noticias/redacao/2019/04/01/com-39-bilhoes-de-usuarios-no-mundo-o-que-acontece-na-web-em-um-minuto.htm?cmpid=copiaecola https://economia.uol.com.br/noticias/redacao/2019/04/01/com-39-bilhoes-de-usuarios-no-mundo-o-que-acontece-na-web-em-um-minuto.htm?cmpid=copiaecola 12 interpretados, como diz Oliveira (2014), para transmitir conhecimentos e permitir a decisão mais apropriada. CONHECIMENTO O Conhecimento pode ser entendido como aquilo que sabemos e, esse conhecimento inclui processos mentais de compreensão, entendimento e aprendizado, que segundo Wilson (2006), se passam na mente das pessoas independentemente de interação com o mundo exterior e com a interação com os outros. O Conhecimento construído e desenvolvido nas organizações através do processo de aprendizagem tem sido uma das preocupações dos gestores. Observe o que Fleury e Oliveira Jr. (2010, pg.18) apresentam sobre o tema: “O conhecimento da empresa é fruto das interações que ocorrem no ambiente de negócios e que são desenvolvidas por meio de processos de aprendizagem.” Por outro lado, refletindo com o que Chiavenato (2010) aponta, observa-se que a informação precisa ser capturada, organizada, criar sentido e significado para que só então se transforme em conhecimento. Portanto, nas organizações, o conhecimento pode estar embutido em documentos, rotinas, processos, práticas e normas organizacionais. O autor ainda afirma que quanto mais as organizações dominarem o conhecimento maior competitividade, poderão adquirir. Nesse ponto, entende-se também que o conhecimento produzido por uma organização pode ser conhecido como know-how. O sentido do termo remete a compreensão de como fazer (tradução livre), assim, a empresa sabe como fazer determinado produto ou serviço, ou seja, o conhecimento que a empresa tem sobre o seu negócio será o seu know- how. Neste momento, você está recebendo informações organizadas sobre os assuntos da disciplina de modo que possa construir, reconstruir, e mesmo acumular novos Conhecimentos!https://www.dicio.com.br/know-how/ https://www.dicio.com.br/know-how/ 13 Como se pode perceber, as instituições produzem conhecimento e devem ser capazes de gerenciá-lo. A seguir, será apresentada uma ilustração sobre o que foi estudado. Para tanto, foi criada uma empresa fictícia com o nome: “Teslau S.A.”, que será nosso espaço para ilustração dos conteúdos em todas as competências. Imagine uma situação de trabalho numa empresa do segmento industrial automotivo, a Teslau S.A. A diretoria da empresa realiza mensalmente uma reunião de resultados com todos os gerentes da unidade. Para participar da reunião, todos os gerentes preparam o material a ser apresentado. A gerência do setor de Recursos Humanos deverá preparar o seu relatório com informações sobre uma série de itens importantes para serem apresentados. A principal informação do setor de Recursos Humanos para essa reunião, inclui o custo com a folha de pagamento de pessoal. E, portanto, a gerente solicita à equipe de RH que gere o relatório através do sistema informatizado e, de posse do relatório, analisa o conteúdo do mesmo. Antes de se dirigir a reunião, a gerente analisa o conteúdo do relatório e se encontrar alguma informação inconsistente, solicitará à equipe que verifique os dados que foram inseridos no sistema. O termo know how tem sido comumente utilizado para significar que uma organização ou um profissional tem domínio especializado sobre algum assunto, produto ou serviço. CONEXÃO COM A PRÁTICA 14 Bem, para ilustrar o que ocorreu no caso relatado, apresenta-se então o Processo de Entrada de Dados e Saída de Informações para Recursos Humanos, no quadro abaixo: Quadro 01 - Dados e Informações para Recursos Humanos Fonte: Adequado de Chiavenato (2010) Descrição: Descrição de texto: Entradas (dados) inclusões de dados sobre salário, frequência ou cartão de ponto, entre outros. Banco de Dados, cadastro de pessoal, cadastro de remunerações entre outros. Saídas (informações) folha de pagamento, relatório Absenteísmo, relatórios contábeis entre outros. Descrição da imagem: três retângulos nas cores rosa claro, verde claro e azul claro; interligados por duas setas azuis no sentido da direita. Desse modo, em geral, gestores de posse da informação, ao aplicá-la poderão gerar conhecimento sobre o assunto. No caso da gerente de Recursos Humanos, ao analisar a informação presente no relatório da folha, poderá decidir sobre que medida a ser tomada, havendo por exemplo, alguma inconsistência de dados. A atitude da gerente se dará a partir do Conhecimento que ela possui sobre como se deve agir nessa situação. Então, aplicará seu conhecimento seja tácito e/ou explícito, assunto que será tratado no próximo tópico. 1.2 Tipos de conhecimento Ao buscar conceitos, definições sobre tipos de conhecimento, identifica-se que existem diferentes classificações para o assunto. No caso do estudo sobre Conhecimento Organizacional, será importante destacar o conhecimento individual ou coletivo, como também o conhecimento implícito (tácito) ou explícito. Para Polanyi (2010) é possível identificar duas categorias de conhecimento organizacional: a dos conhecimentos específicos, aqueles que apoiam os seus produtos e serviços, e outra que reúne as competências individuais e coletivas caracterizadas pelas capacidades de ação, adaptação e evolução. Entradas (dados) Inclusões de dados sobre salário, frequência ou cartão de ponto, entre outros Saídas (informações) Folha de Pagamento Relatório Absenteísmo Relatórios contábeis entre outros Banco de Dados Cadastro de Pessoal Cadastro de Remunerações entre outros 15 O pensamento de Polanyi se caracteriza com um grande marco nos estudos sobre o conhecimento. O autor afirma que todo conhecimento que um indivíduo possui é tácito, e que apenas se torna explícito quando é por ele expressado de forma verbal, oral ou escrita. Desse modo, o conhecimento é algo pessoal, que não pode ser reduzido apenas às representações do mesmo, codificadas em livros ou organizadas em teorias. Figura 03 - Mulher explicando. Fonte: a autora (Aplicativo Avatoon) Descrição: Avatar de uma mulher com livros em uma mão e a outra mão aberta para cima. Ela é parda, cabelos castanhos cacheados, olhos castanhos e usa óculos. Ela está vestindo blusa vermelha de mangas compridas, calça azul e sapatos vermelhos. Você percebeu com essas breves reflexões, como o tema conhecimento é complexo e a importância de as organizações realizarem a gestão desse conhecimento presente no interior de suas empresas? Por exemplo, voltando ao caso da gerente de Recursos Humanos que precisa de informações para a reunião de resultados, ao preparar o material para reunião, espera-se que ao identificar a inconsistência de dados no relatório sobre a folha de pagamento de pessoal, ela corrija o problema a partir de seus conhecimentos. Primeiro, para a coordenadora identificar o erro no relatório será necessário conhecimento sobre folha de pagamento (conhecimento técnico e específico sobre o assunto). Segundo, deverá também conhecer a conduta (conhecimento tácito e explícito) para corrigir no sistema o que gerou o problema. Neste sentido, deverá buscar seus conhecimentos tácitos Polanyi afirma que cada indivíduo sabe sobre qualquer tema, muito mais do que consegue codificar ou explicitar em palavras. 16 (conhecimento implícito), além do conhecimento técnico e específico (conhecimento explícito), para decidir sobre a melhor solução para o problema. É possível observar no caso relatado que a gerente utilizou mais de um tipo de conhecimento: conhecimento implícito (da experiência, da vivência da coordenadora) e explícito (contido em livros, documentos etc.), reconhecidos no conhecimento técnico específico sobre o assunto (folha de pagamento). Desse modo, as organizações podem realizar a gestão do conhecimento a partir da compreensão que os profissionais (os recursos humanos), possuem conhecimento tácito, e esse conhecimento inclui dois aspectos, como aponta Polanyi (2010): a dimensão técnica denominada de know-how e que está profundamente enraizada nas ações e experiências de um indivíduo, bem como a dimensão cognitiva encontrada em elementos como mapa mental, suas emoções, valores ou ideais. Agora que conheceu mais sobre o assunto conhecimento, seguem mais informações organizadas sobre conhecimento nas organizações! 1.3 Gestão do conhecimento nas organizações A gestão do conhecimento vem se apresentando como um poderoso recurso estratégico para as pessoas e organizações, assumindo o papel de principal fonte de vantagem competitiva. As organizações devem reconhecer que o conhecimento passa a ser uma fonte de riqueza e não mais os recursos naturais ou o trabalho físico. Será necessário entender que o que pode adicionar mais valor às organizações, serão principalmente, as atividades reconhecidas como atividades inteligentes. (FLEURY E OLIVEIRA JR, 2001) Entre os autores pioneiros sobre gestão do conhecimento nas organizações destaca-se Karl-Erik Sveiby, cuja colaboração introduziu conceitos fundamentais sobre o tema ainda na década Assista ao vídeo sobre Dados, Informação e Conhecimento Reflita sobre a importância dos três elementos presentes nas organizações. https://www.youtube.com/watch?v=lC52aRxI-_s 17 de 90. Encontram-se também outros autores, como Chris Argyris que, na mesma década, pesquisou como as empresas adquirem e usam o conhecimento. (TARAPANOFF, 2006) Campos e Barbosa (2001) apresentam que a Gestão do Conhecimento diz respeito à identificação e o mapeamento dos ativos intelectuais da organização, a geração de novos conhecimentos aumentando a competitividade e o acesso a grandes quantidades de informaçõescorporativas, compartilhando as melhores práticas e a tecnologia que é viabilizada por esse processo. O assunto vem sendo abordado e apesar das empresas perceberem que o conhecimento gerado pelos envolvidos na organização pode ser um diferencial, ainda não há um consenso ou concordância sobre essa afirmação. Identifica-se que essa dificuldade pode estar ligada a complexidade e extensão do tema do conhecimento, por exemplo no estudo realizado por Wilson (2006), ele afirma que não é possível existir gestão do conhecimento pois o conhecimento reside nas pessoas. O autor acrescenta que “[...] O que pode ser feito é tentar gerenciar a organização de modo a assegurar que o desenvolvimento da aprendizagem e das habilidades seja encorajado e que a cultura organizacional promova o compartilhamento da informação.” (p. 54) Observa-se que as organizações vêm realizando a gestão do conhecimento adotando ações de elaboração de processos, rotinas, fluxos, entre outros documentos institucionais que reúnem informações diversas sobre a maneira de funcionar da empresa. E a principal questão ainda será o compartilhamento e a retenção do conhecimento na empresa. Destaca-se que a prática da gestão do conhecimento deve considerar o aspecto contraditório do tema, por exemplo, observando o que Nonaka e Takeuchi (2008) afirmam sobre conhecimento não ser apenas explícito ou tácito e sim tanto explícito quanto tácito. Wilson (2006) acrescenta que será mais apropriado afirmar que a organização realiza a gestão da informação através da aplicação de princípios administrativos à aquisição, organização, controle, disseminação e uso da informação para a operacionalização efetiva de organizações. Desse modo, a organização será desafiada a trabalhar mais atentamente na transformação do que é tácito (implícito) em explícito. Deverá criar mecanismos que gerem práticas que tornem possível o que é tácito ser exteriorizado, codificado, transmitido de forma sistemática dentro da organização. 18 Esse assunto trata da propriedade intelectual produzida nas empresas, também conhecida como ativos intangíveis. A gestão do conhecimento organizacional envolve a criação de valor dos ativos intangíveis de uma instituição. Assim, pode-se compreender que a gestão do conhecimento tem como objetivo agregar valor através da utilização do conhecimento na empresa. Ou seja, a organização deverá ser capaz de criar, compartilhar e aplicar o conhecimento, bem como preservar a memória da instituição através da armazenagem e do registro das lições aprendidas e das melhores práticas, viabilizando o processo de aprendizagem organizacional continuada. (JANNUZI et.al., 2004) Percebe-se então que a gestão do conhecimento nas organizações tem como objetivo atuar sobre o conhecimento produzido nas instituições, o que inclui as rotinas e as memórias externas aos indivíduos – bibliotecas, arquivos, manuais, apostilas de treinamentos, documentos, ou seja, o conhecimento explicitado – e ainda uma tentativa de incluir também aspectos ligados ao conhecimento tácito dos membros da organização. (BITTAR e MOREIRA, 2010) Analise a gestão do conhecimento no caso da Gerente de Recursos Humanos da Teslau, que necessita de informações para a reunião. Na preparação do material foi necessário que a gerente tivesse acesso a fontes de informação e/ou conhecimento. A gerente utilizou seus conhecimentos para buscar informações que deveriam estar disponíveis na empresa. Nesse processo pode-se perceber como a gestão do conhecimento na organização funciona e então, algumas questões podem surgir, por exemplo: Assista ao vídeo sobre Ativos Intangíveis Vamos refletir sobre o conhecimento como um ativo intangível nas organizações? https://www.youtube.com/watch?v=QbYLzQMFbTI 19 Observe na prática a importância de como a gestão da informação e do conhecimento podem fazer a diferença na competitividade da empresa. A informação pode ou não estar disponível sem grandes dificuldades, como também é uma informação confiável ou não terei confiança em considerá-la. E ainda, será necessário esperar dias para reunir os dados e informações? As questões podem ser respondidas através dos estudos que apontam algumas das razões pelas quais as organizações devem aplicar a gestão do conhecimento: Agora que foi estudado de maneira introdutória o tema Informação e Conhecimento no ambiente organizacional, e que foi possível perceber a importância prática desse assunto para a competitividade organizacional, segue-se para o desenvolvimento da próxima competência que será: conhecer o gerenciamento tecnológico do Capital Humano. O desafio será aplicar em sua prática profissional como Técnico em Recursos Humanos, os conhecimentos construídos a partir das informações recebidas nessa competência. Qual a fonte de informações utilizada? A informação é encontrada em um sistema informatizado ou uma planilha que reúne as informações e dados? É uma consultoria que administra os dados e processa em informações? Evitar que os erros se repitam; Facilitar que a empresa aprenda com sua experiência; Possibilitar o registro do conhecimento e das melhores práticas da equipe; Favorecer o compartilhamento e disseminação do conhecimento na empresa; Oportunizar que as empresas possuam vantagem competitiva. 20 2.Competência 02 | Gerenciamento tecnológico do capital humano Caro(a) estudante, Nesta segunda competência, o objetivo será apresentar e refletir com você a importância do gerenciamento do capital humano, onde conhecer conceitos e considerações bem como ter acesso a algumas práticas sobre o assunto nas organizações, serão caminhos a trilhar para favorecer o seu aprendizado. Você está convidado(a) a conhecer os principais elementos contidos no gerenciamento tecnológico do capital humano: Informações e Banco de Dados, Sistema de Informações de RH e Sistema de Informações Gerenciais de RH. Para subsidiar ainda mais seu aprendizado, além do e-book você deverá utilizar o conjunto de materiais disponíveis nesta semana de aula: vídeos, fóruns, destaques, atividades e material complementar. E ainda, assim como na primeira competência, destaca-se que deverá estudar interagindo sobre os temas das aulas, tanto no ambiente virtual, quanto fora dele. Ao praticar essa orientação, poderá perceber o quanto contribuirá e estabelecerá um diferencial na sua assimilação dos assuntos. Agora, o desafio será orientá-lo no entendimento sobre gerenciamento tecnológico do capital humano. Bem, mas antes de seguir, escute o Podcast da semana! Vai lá no AVA (Ambiente Virtual de Aprendizagem) e acessa: Agora que você ouviu o podcast, reflita sobre o gerenciamento tecnológico do capital humano nas organizações. Podcast 2 Esse podcast apresenta conteúdos importantes com o objetivo de contribuir para a sua compreensão sobre o assunto: Gerenciamento tecnológico do capital humano. 21 2.1 Informações e Banco de Dados de Recursos Humanos Como foi visto na competência anterior, o técnico em Recursos Humanos necessitará trabalhar frequentemente com informações ligadas à sua área de atuação, independentemente do segmento e porte da instituição que estiver fazendo parte. As organizações modernas trabalham com um grande volume de informações a serem gerenciadas, ou seja, é preciso manter sistemas de informação apropriados que sejam capazes de lidar com a realidade complexa do ambiente e dos colaboradores. Neste sentido, destaca-se a necessidade de compreender a importância da Comunicação Interna para a gestão de pessoas. Para Chiavenato (2010), uma das mais importantes estratégias de gestão de pessoas está pautada numa intensa comunicação e retroação com os colaboradores. Então, pode-se entender Comunicação Interna como interações, trocas e relacionamentos que ocorremno interior de uma instituição. Para Torquato (2002) a comunicação empresarial pode ser estratégica para uma organização, pois pode proporcionar o desenvolvimento e expansão da mesma. Nesse sentido, percebe-se que a comunicação é indispensável para manter a organização em funcionamento. Kunsch (2003) destaca que o sistema organizacional funciona dependendo do sistema de comunicação que a empresa possui. E, complementa ainda que a comunicação interna intenciona estimular o diálogo e a troca de informações. A retroação, também conhecida como feedback, tem sido utilizada por algumas instituições como ferramenta de desenvolvimento de pessoas e como um excelente recurso organizacional. Destaca-se que, sendo aplicada adequadamente, a ferramenta pode contribuir para o desenvolvimento organizacional. Pode-se então perceber que para uma gestão de pessoas ser produtiva, será necessário o gerenciamento das informações relativas aos colaboradores. Nos mais diferentes tipos de organizações, constantemente os gestores tomam decisões acerca de seu pessoal e, necessitam de informações que possam apoiar uma tomada de decisão, conforme indica Chiavenato (2010). Observe que tanto decisões operacionais como estratégicas necessitam de informações, por exemplo: para promover ou transferir um colaborador ou mesmo contratar ou aumentar o quadro de pessoal, o gestor necessita obter informações sobre seu capital humano. https://www.dicio.com.br/feedback/ 22 Como reflete Chiavenato (2010), na realidade das organizações contemporâneas, os gestores necessitam constantemente de informações sobre pessoas. Atente para algumas questões que confirmam essa necessidade: ● Quais os tipos de decisão sobre pessoas que são tomadas regularmente? ● Quais os tipos de informações necessárias para tomar essas decisões? ● Quais os tipos de informações recebidas com regularidade? ● Qual a periodicidade dessas informações (diária, mensal, anual)? ● Quais tipos de estudos especiais solicitados regularmente entre outras. Para que essas informações sejam acessadas pelo gestor será importante que a empresa mantenha um Banco de Dados de Recursos Humanos que seja capaz de armazenar e disponibilizar informações sobre seu pessoal. Como estudado na competência anterior, o dado em si, isolado de um contexto, não faz sentido. Um dado sozinho não tem utilidade para a organização, ele ainda não é uma informação. Atente para definição de Chiavenato (2010, p. 407) sobre Banco de Dados: “O banco de dados é um sistema de armazenamento e acumulação de dados devidamente codificados e disponíveis para o processamento e obtenção de informações.” Agora, observe no quadro abaixo, o processo de utilização de vários bancos de dados na gestão do capital humano nas empresas: 23 Figura 04 - Exemplo de Banco de Dados de RH Fonte: Adequado de Chiavenato (2010) Descrição: Descrição do Texto: Entrada de Dados, Bancos de Dados: Cadastro Pessoal – dados Pessoais sobre cada funcionário, Cadastro de Cargos – dados sobre os ocupantes de cada cargo, Cadastro de Seções: Dados sobre os funcionários de cada seção ou departamento, Cadastro de Remuneração – dados sobre salários e incentivos salariais, Cadastro de Benefícios - dados sobre os benefícios e serviços sociais, Cadastro de Treinamento – dados sobre programas de treinamentos, Cadastro de Candidatos – dados sobre candidatos e empregos, Cadastro Médico – dados sobre consultas, exames médicos de admissão, periódicos, Outros Cadastros – dependendo das necessidades da organização. Descrição da Imagem: três colunas, onde a do meio possui nove linhas; tendo como fundo cor rosa claro. Agora que você conheceu a importância da informação, é hora de conectar o assunto com a prática em mais uma experiência na Teslau S.A.! 24 Imagine a seguinte situação: o gerente da produção da Teslau S.A. que citamos na competência anterior, estava encontrando dificuldades com o atingimento das metas na nova linha de fabricação. A linha havia sido implantada recentemente e estava funcionando a dois meses. Na última semana, através do relatório de resultados gerado pelo sistema informatizado da produção, o gerente identificou que um dos auxiliares da nova linha de fabricação não estava entregando o mesmo volume de peças que os demais. Repercutindo nas metas diárias não estarem sendo atendidas. Imediatamente o gerente se reuniu com o colaborador para analisar a situação e buscar uma solução. Conforme a cultura da empresa, a área de recursos humanos é parceira de outras áreas quando se trata de gestão de pessoas, então o gestor após a reunião com o auxiliar, conversou com a gerência de Recursos Humanos. Na conversa com a gestora de Recursos Humanos, o gestor sinalizou que a dificuldade relatada pelo auxiliar poderia estar ligada a falta de treinamento. Então, solicitou que a gerente consultasse o histórico de treinamento do auxiliar de produção para que pudesse tomar uma decisão mais acertada sobre que ação deveria ser realizada e assim, solucionar o problema. De posse de um relatório gerado pelo sistema de informações, a gestora do setor de capital humano identificou todas as ações de treinamento que o funcionário havia recebido desde a sua contratação. E, através das informações contidas no referido relatório, ficou evidenciado que o mesmo não havia participado do treinamento completo específico para nova linha de produção e, por essa razão, poderia não estar apresentando o rendimento adequado. CONEXÃO COM A PRÁTICA 25 Assim, observa-se a importância de manter um banco de dados atualizado para que as informações sejam disponibilizadas e acessíveis para toda organização e se possa tomar a decisão mais acertada ou apropriada. Imagine se o banco de dados não estivesse atualizado, o tempo que poderia demorar para se encontrar o motivo do problema e a produção ficasse comprometida. E ainda, o colaborador sem treinamento adequado poderia se acidentar ou causar um acidente de trabalho. Enfim, os sistemas de informação dependem de um banco de dados atualizado e disponível. Em algumas organizações, o próprio gestor da produção poderia acessar o sistema de treinamento e verificar o histórico, por exemplo. A forma de funcionamento e responsabilidades dependerá da gestão da empresa. Ou seja, cada empresa tem sua própria cultura de gestão e a definição de responsabilidades e acessos, tipo de sistema, e de informações entre outros, caberá a cada uma delas definir o sistema mais apropriado. Agora que foi estudada uma situação prática de um gestor e sua tomada de decisão sobre seu pessoal, onde o mesmo para decidir utilizou um banco de dados, siga para o próximo tópico para conhecer mais sobre Sistema de informação de Recursos Humanos. 2.2 Sistema de Informações de Recursos Humanos Como foi visto no item anterior, os colaboradores necessitam de informações no dia a dia das organizações para realizarem seu trabalho. Em Recursos Humanos, especificamente, uma das atividades que demanda um grande volume de dados e informações é a folha de pagamento. A folha, como também é conhecida, é um documento que necessita de diversas informações e, estas informações devem ser constantemente atualizadas e disponibilizadas, em geral, através de um sistema informatizado que possua um banco de dados confiável. Algumas empresas, inclusive, terceirizam o serviço de folha de pagamento. No entanto, os dados para composição dessa folha terceirizada, deverão ser sempre fornecidos pela empresa e de responsabilidade da mesma. 26 Na maioria das organizações, relatórios como o da “folha de pagamento” podem ser gerados por Sistemas de Informações. É importante destacar que além da folha, as empresas necessitam gerar relatórios em outras áreas e os Sistemassão fundamentais nesse processo. É preciso estudar mais sobre eles! Pesquisando sobre o tema, é possível encontrar diferentes conceitos sobre Sistema de Informações. No entanto, o que é comum em todos os conceitos é que eles devem coletar, armazenar, processar e disponibilizar informações para as organizações. Conheça o que Laudon & Laudon (2014) dizem a respeito dos Sistemas de Informação: Os autores apontam que um sistema de informações possui entrada, processamento e saída. Sendo que a entrada captura e coleta dados brutos, o processamento transforma esses dados em informação, dando significado aos mesmos. Enquanto a saída diz respeito à transferência dessas informações aos solicitantes. E finalmente, é possível identificar o feedback pois através do mesmo é possível realizar correções de entradas inadequadas. No quadro abaixo apresenta-se um exemplo dos conceitos de entrada, processamento, saída e feedback para uma situação de necessidade de informações sobre folha de pagamento: Você sabia que A folha de pagamento brasileira sempre teve a fama de ser a mais complexa e burocrática do mundo, o que demanda um alto investimento das empresas. Levantamento inédito realizado pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp), em 2011, confirmou as suspeitas sobre esse tema. Saiba mais em: https://blog.lg.com.br/folha-de-pagamento-rh-precisa-saber/ 27 Entradas → Processamento → Saídas Dados Relatórios Salário (fixo ou variável) Adicionais (noturno, insalubridade, periculosidade) Comissão Horas Extras Faltas e atrasos Salário família Descontos Adiantamento salarial Contribuição sindical Imposto de Renda etc. Organização, Classificação, Cálculo dos dados Relatório de Folha de Pagamento Relatório Mensal de Horas Extras, entre outros. Feedback Quadro 02 - Exemplo de funções de um Sistema de Informações de RH Fonte: As autoras Descrição: Três colunas nas cores azul, rosa e verde, onde encontram-se escritas as funções de um sistema de informação. Você percebeu no exemplo a quantidade de dados para gerar a folha de pagamento? Outro aspecto importante que deve ser considerado é que o profissional de RH deve estar qualificado para lidar com os sistemas de informação em qualquer segmento empresarial. Mesmo que em algumas empresas existam sistemas de informação disponíveis em programas, que podem ter sido desenvolvidos pela própria organização ou adquiridos em consultorias especializadas, é necessária qualificação no assunto. Para estar qualificado para utilizar o sistema ou programa da organização requer o desenvolvimento de competências sobre o tema. E ainda, o colaborador que conhece e trabalha com um tipo de programa em uma organização, não significa que encontrará o mesmo tipo de programa em outra empresa que for trabalhar. Um Sistema de Informações adequado favorece ao profissional de RH colocar em prática seus conhecimentos sobre os diferentes sistemas de gestão de pessoas, por exemplo: 28 contratação de pessoal (recrutamento e seleção), treinamento e desenvolvimento, plano de carreira, cargos e salários, gestão de benefícios, gestão da qualidade, saúde e segurança do trabalhador. Na literatura é possível encontrar a denominação desses sistemas como: subsistemas de gestão de pessoas ou sistemas de gestão de recursos humanos. O diferencial nesse sentido é que os Sistemas de Informação sejam capazes de ir além dos programas de computadores. Para que sejam aplicados com produtividade deve-se conhecer as dimensões que o compõem, ou seja, as dimensões organizacional, humana e tecnológica. (LAUDON & LAUDON, 2014). Figura 05 - Dimensões dos Sistemas de informações Fonte: Laudon & Laudon (2014) Descrição: Em um círculo de fundo branco, tem no centro outro círculo menor com o nome “Sistema de Informações”; ao redor do círculo pequeno tem escrito o nome das três dimensões dos Sistemas de informações: “pessoas”, “organizações” e “tecnologia”. No lado de fora do círculo maior estão as seguintes palavras respectivamente na posição das palavras de dentro do círculo: “usuários”, “procedimentos” e “hardware, software, banco de dados, comunicações.” Este assunto será abordado de maneira mais detalhada na competência 04 que tratará de componentes e recursos dos sistemas de informação. Saiba mais sobre Sistemas de Informações em Gestão de Pessoas. Reflita sobre a importância dos sistemas para a Gestão de Pessoas. https://educapes.capes.gov.br/bitstream/capes/175247/22/texto%20base%20s emana%2005.pdf 29 Agora é hora de aprender mais com o exemplo da Teslau S.A! Imagine a seguinte situação: O gerente de vendas da Teslau S.A. foi abordado por sua equipe na reunião semanal. Os consultores de vendas relataram que o salário do último mês foi depositado com falhas, sem constar as devidas comissões e horas extras. O gerente percebeu que esse problema estava causando um alto nível de insatisfação e revolta por parte dos colaboradores e se reuniu com a gerência de RH para analisar cada caso. A gerente anotou o nome dos colaboradores que citaram as falhas de salário, e informou ao gerente que iria verificar, além desses, todos os colaboradores da equipe de vendas para identificar a falha e tomar providências imediatas. Em seguida, a gerente seguiu para seu departamento e conversou com a equipe sobre o problema, solicitando urgência na busca da possível falha relatada pelos colaboradores. Ao final do dia, a Técnica de RH levou para a gerente, o relatório da folha de pagamento com todas as análises realizadas. Foi identificada falha no lançamento das horas extras e comissões, pois os dados não foram enviados a tempo para fechamento da folha. De pronto, a gerente comunicou ao gestor de vendas o ocorrido informando que já estava tomando as devidas providências de correção e depósito para os colaboradores afetados pela falha. Observe que esse problema gerou não apenas insatisfação aos colaboradores como também custo adicional para recolhimento dos Impostos com multa. Ou seja, é possível perceber CONEXÃO COM A PRÁTICA 30 como a gestão da comunicação e das informações no ambiente das empresas pode impactar nos resultados do negócio, afetando pessoas, processos e a organização como um todo. A partir do que foi visto pela teoria e na prática através do relato acima, pode-se perceber a importância da gestão das informações tanto para a área de Recursos Humanos quanto para toda organização. No próximo tópico, apresenta-se mais sobre Sistema de Informações Gerenciais de Recursos Humanos. 2.3 Sistema de Informações Gerenciais de RH Você já percebeu a quantidade de mudanças acontecendo constantemente no mundo e, que elas interferem direta ou indiretamente no funcionamento das empresas? Em todo o mundo, há uma nova maneira de realizar negócios. Plataformas digitais, tablets, celulares, smartphones, segundo Laudon & Laudon (2014) não são apenas itens de entretenimento, são novas plataformas de computação e mídia que utilizam novas tecnologias de hardware e software. Gestores têm utilizado com frequência dispositivos para comunicar-se com suas equipes, além de utilizar as informações disponíveis através deles para uma melhor tomada de decisão. Uma realidade que se faz presente, um passo que não volta atrás. Pode-se perceber essa importância no que Oliveira (2014, p. 26) define como Sistemas de Informações Gerenciais e que está presente na rotina dos gestores sendo: “o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados”. Essa realidade está presente no mundo dos negócios e os sistemas de informação gerencial estãoem constante transformação e aperfeiçoamento. A cada dia há mudanças nas tecnologias e novas possibilidades emergem como soluções para uma série de problemas que estão presentes nas organizações. Pode-se perceber que os sistemas de informação gerencial têm sido aprimorados para oferecer soluções às organizações no mundo contemporâneo em constante transformação. https://www.dicio.com.br/hardware/ https://www.dicio.com.br/software/ 31 A área de recursos humanos deve acompanhar essa realidade de transformações na qual as organizações vêm vivenciando. É importante identificar até que ponto os profissionais de capital humano estão preparados ou vem se preparando e se mantendo atualizados para utilização de recursos. Para que um sistema de informações gerenciais atenda as expectativas em termos de disponibilização de informações relativas aos recursos humanos, segundo Chiavenato (2010), é necessário: - conhecer exatamente quais as informações que os gestores necessitam para assumir sua responsabilidade como gestor de uma área; - adaptar o sistema às necessidades dos gestores; e - verificar quais informações devem gerar relatórios e quais podem ser acessadas diretamente pelo gestor, seja através de aparelhos de tecnologia, ou não. Figura 06 - Sistema de informações Gerenciais Fonte: https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcR-6yCGIS- mwYxtSgQtj4647Q_EqalpXnqqWjnHPxJIDSrLk7my Descrição: Em um quadrado de fundo branco, tem no centro o desenho de uma estrela verde escrito, “SIG”; ao redor o desenho de um papel com lápis escrito “Método”, depois uma atenda- “hardware”, três blocos se referindo “Dados”, uma placa- “software” e por fim imagem de “Pessoas”. Assista o vídeo sobre Sistemas de Informações Gerenciais Reflita sobre os diversos tipos e finalidades dos Sistemas de Informação para as empresas https://www.youtube.com/watch?v=5Rn2HFdGNWY https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcR-6yCGIS-mwYxtSgQtj4647Q_EqalpXnqqWjnHPxJIDSrLk7my https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcR-6yCGIS-mwYxtSgQtj4647Q_EqalpXnqqWjnHPxJIDSrLk7my 32 Bem, agora, mais uma vez a conexão do assunto com a prática na Teslau S.A. A diretoria da Teslau convocou todos os gestores para uma reunião em que apresentou o projeto de abertura de uma nova unidade de negócios. A empresa possui a filosofia de promover e valorizar a “prata da casa” – que é a valorização dos colaboradores que fazem parte da empresa – e então informou que cada gestor teria a meta de apresentar profissionais que pudessem ser candidatos às vagas de liderança que seriam abertas para a nova unidade. A diretoria informou também que a gerência de RH estaria à disposição dos gestores, para contribuir no processo de seleção com as informações pertinentes que poderiam subsidiar as indicações e escolhas dos candidatos. Em seguida, os gestores logo apresentaram suas dúvidas antes de indicar os possíveis candidatos às vagas em aberto. As principais perguntas foram: “Qual o perfil da vaga?” “Quais os cargos disponíveis?” “Em quanto tempo devo apresentar o candidato?” “Quanto tempo terei para substituição de meu colaborador, se ele for um dos escolhidos?” A gestora de Recursos Humanos, como parceira de todos os demais gestores, apresentou uma planilha com os principais dados sobre o processo de seleção e como seria realizado o mesmo: quais etapas, critérios e demais informações que ajudariam os gestores na indicação de profissionais. Observa-se nesta situação, a importância das informações para melhor decisão sobre as pessoas. E, como foi visto, a rotina gerencial conta constantemente com desafios que necessitam de CONEXÃO COM A PRÁTICA https://www.dicio.com.br/prata-da-casa/ 33 informações trabalhadas, não apenas dados sem sentido, para que a melhor resolução seja realizada em benefício tanto das organizações como das pessoas que trabalham nelas. Nesta competência, foi possível perceber o quanto o gerenciamento tecnológico do capital humano nas empresas é importante para a administração de melhores resultados. Principalmente, através da qualidade das informações e banco de dados de Recursos Humanos que podem ser garantidos com um sistema de informações gerenciais que atenda os interesses da organização e dos colaboradores. Sendo assim, pode-se avançar para a próxima competência onde você vai estudar sobre o processo que é subsidiado pelos dados e informações disponíveis nas empresas: o processo de tomada de decisões. Reflita sobre o que foi estudado e sinta-se desafiada(o) em valorizar as fontes de informações a respeito dos recursos humanos em sua prática profissional como Técnico em Recursos Humanos. 34 3.Competência 03 | Compreendendo a tomada de decisões Caro(a) estudante, Agora que conhece a diferença entre Dados, Informação e Conhecimento e estudou também sobre Gerenciamento Tecnológico do Capital Humano, nessa competência você vai estudar sobre Tomada de Decisão e sua importância, de que forma pode acontecer e os modelos utilizados para obter decisões assertivas de acordo com as demandas no dia a dia das organizações e com isso elevar as condições de qualidade do serviço e atuação no mercado. Os assuntos estão divididos em tópicos: conceitos e modelos, tipos, níveis, elementos e etapas da tomada de decisão e processo decisório, bem como os sistemas de informação e a decisão gerencial. Mais uma vez, sinta-se convidado(a) ao aprendizado conjunto e conectado com todo material disponível nesta semana: vídeo, fóruns, atividades e material complementar. Lembrando também que deve estudar e interagir tanto no ambiente virtual quanto fora dele, e para não esquecer essa deve ser uma regra básica para assimilação dos assuntos tratados. Bem, mas antes de seguir, escute o Podcast da semana! Vai lá no AVA (Ambiente Virtual de Aprendizagem) e acessa: Agora que você ouviu o podcast, reflita sobre a importância da tomada de decisões nas organizações. 3.1 Tomada de Decisão e Processo Decisório Para iniciar a reflexão sobre Tomada de Decisão nas organizações pode-se começar por entender como lidar com situações que precisamos decidir em nossa trajetória profissional. Podcast 3 Esse podcast apresenta conteúdos importantes com o objetivo de contribuir para a sua compreensão sobre o assunto: a tomada de decisões nas organizações. 35 Figura 07 - Mulher decidindo qual caminho seguir Fonte: https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQaD7ETChXFyKR- bJmDUdzCXeQsvBqME2JJ2v9D4skoJSQ2iPpbsg Descrição: Desenho de uma mulher usando saia lilás, blusa branca e casaco azul; é morena, com cabelos castanhos e uma faixa rosa na cabeça, demonstrando a expressão de ter que tomar uma decisão; ao lado de várias placas coloridas e um balão explicativo escrito, suspenso a sua cabeça: “Que profissão devo escolher?” “Qual o melhor curso para me qualificar?” e “Quando estarei pronta para atuar como profissional?”. Você já percebeu que as pessoas constantemente tomam decisões, sejam mais simples ou mais complexas, e essas decisões estão associadas a escolhas? Observe que as escolhas estão presentes na vida dos seres humanos em diferentes esferas de sua vida: seja pessoal ou profissional, bem como sua vida social também. Ou seja, as escolhas fazem parte da vida das pessoas e, para escolher, elas tomam decisões. No mundo do trabalho, no ambiente das empresas, não é diferente. Profissionais decidem sobre seu dia a dia, indiferentemente de seu cargo. Se trabalha em cargo de gestão terá mais responsabilidades para decidir em nível gerencial. Na maior parte das organizações, o gestor, muitas vezes é avaliado e cobrado pela qualidade das decisões que toma sobre diferentes aspectos, principalmente porque essas decisõespodem impactar nos resultados e metas organizacionais. No processo de tomada de decisão é necessário analisar e optar por uma ou mais ações que sejam opções que podem ser escassas ou não. Em geral, observa-se que, o que pode determinar as escolhas e os critérios da avaliação, são opções que têm como base apenas a relação custo- benefício. Que profissão devo escolher? Qual o melhor curso para me qualificar? Quando estarei pronta para atuar como profissional? https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQaD7ETChXFyKR-bJmDUdzCXeQsvBqME2JJ2v9D4skoJSQ2iPpbsg https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQaD7ETChXFyKR-bJmDUdzCXeQsvBqME2JJ2v9D4skoJSQ2iPpbsg 36 Como foi visto nas competências anteriores, é importante ter disponíveis: dados, informações e conhecimentos para a tomada de decisão. O que pode ocorrer é que esses elementos, em geral, não estão organizados, podem estar dispersos ou fragmentados. E, em muitos casos, armazenados na cabeça das pessoas, sendo susceptíveis a interferência de seus limites cognitivos. Agora você vai conhecer mais sobre processo decisório! 3.1.1 Conceitos e Modelos Conceitos O processo decisório vem sendo estudado desde a década de 40, mas é especialmente com o trabalho de Herbert Simon que nasce a Teoria das Decisões. Simon utilizou sua teoria para explicar o comportamento humano nas organizações. Herbert Alexander Simon2 recebeu em 1978 Prêmio Nobel, por seus estudos na área de tomada de decisões das organizações, introduzindo a teoria de “racionalidade limitada”. A teoria de Simon aponta que quando uma pessoa toma uma decisão, sua razão é limitada pela quantidade de informações de que dispõe, pelos limites cognitivos da sua mente e pela quantidade de tempo disponível. (BONFIM, 2020) No seu livro Comportamento Administrativo, Simon (1970) afirma que a Teoria Comportamental compreende a organização como um sistema de decisões. Neste sentido, os colaboradores da empresa participam de maneira racional e consciente tomando decisões sobre possibilidades racionais de comportamento. Mintzberg (2000) corrobora com essa mesma visão, quando aponta que é possível entender como as organizações funcionam através do seu fluxo hierárquico, materiais de trabalho, informação e processos decisórios. 2 https://www.infomoney.com.br/economia/premio-nobel-de-economia-lista-de-vencedores/ https://www.dicio.com.br/cognitivo/ http://www.portaldomarketing.com.br/Artigos3/Teoria_da_decisao.htm https://www.infomoney.com.br/economia/premio-nobel-de-economia-lista-de-vencedores/ 37 Na literatura encontram-se diferentes conceitos e definições sobre a tomada de decisão e processo decisório. É um tema que vem sendo amplamente discutido e abordado, em especial, pelas organizações, principalmente pelo impacto que uma decisão pode causar nos resultados das empresas. Em geral, gestores reagem a problemas ou situações que surgem em sua rotina e decidem resolvê-las. Para Robbins et al. (2010, p.167) “A tomada de decisão ocorre em reação a um problema. Um problema existe quando se verifica uma discrepância entre o estado atual das coisas e seu estado desejável [...]”. Além dessas informações iniciais, vamos estudar o que outros autores da administração formularam a respeito dos diferentes modelos de tomada de decisões. É hora de conhecê-los! Modelos O processo decisório envolve a aplicação de diferentes modelos de tomada de decisão, sendo cada um deles adequado a uma determinada situação. Os modelos que serão apresentados baseiam-se na discussão presente na obra de Choo (2003) – que pode ser considerada uma das principais obras a respeito do tema – e no artigo de Lousada e Valentim (2011). São os quatro modelos de tomada de decisão racional, processual, anárquico e político: Assista ao vídeo com Herbert Simon Trecho de Entrevista com Herbert Simon sobre os limites ou fronteiras da racionalidade. https://www.youtube.com/watch?v=QFLxazu6pCw http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1413-99362011000100009 38 Figura 08: Quatro modelos de tomada de decisão. Fonte: Choo (2003) Descrição: um quadrado de fundo branco dividido em quatro quadrados iguais, cada um contendo o nome de um dos modelos de tomada de decisão. Sendo os dois de cima da esquerda para direita: “Modelo Racional” e “Modelo Político” e os dois de baixo, também da esquerda para direita: “Modelo Processual” e “Modelo Anárquico”. Na lateral esquerda do quadrado tem as palavras “Incerteza Técnica”. Embaixo dessas palavras tem o nome “Alta” e em cima tem o nome “Baixa”. Acima do quadro tem o nome “Ambiguidade/Conflito sobre objetivos”. Do lado direito dessas palavras tem a nome “Baixa” e do lado esquerdo tem o nome “Alta”. ● Modelo Racional ✔ É considerado o modelo mais sistematizado e estruturado. ✔ Pressupõe regras e procedimentos pré-definidos, que devem ser seguidos. ✔ Predomina em sistemas onde a estrutura organizacional é altamente burocrática e as diretrizes são definidas através de regras formais. ✔ O comportamento é regulado por normas e rotinas, para que a organização possa agir de uma maneira procedimental e intencionalmente racional. ✔ Inicialmente desenvolvido por March e Simon (1975), ajustado por Cyert e March (1992) e novamente ajustado por March (1994). ● Modelo Processual ✔ Apresenta algumas semelhanças ao modelo racional e suas principais características convergem em vários aspectos. ✔ Possui como diferenciais a flexibilização, permitindo que os gestores realizem ajustes quando necessário. 39 ✔ Tem ênfase nas fases e ciclos que subsidiam as atividades decisórias, aparentemente complexas e dinâmicas. ✔ O modelo tem um grande número de elementos: três fases decisórias principais, três rotinas de apoio às decisões e seis grupos de fatores dinâmicos. ✔ Foi desenvolvido, inicialmente, por Mintzberg, Raisinghani e Théorêt (1976). ● Modelo Anárquico ✔ É também conhecido como modelo “lata de lixo”. ✔ Neste modelo tanto os objetivos quanto os procedimentos são ambíguos. ✔ Não há clareza em relação aos problemas e às decisões. ✔ O modelo não segue nenhum tipo de estrutura e/ou sequência, uma vez que é regido pelo acaso. ✔ As preferências usadas na tomada de decisão são mal definidas e incoerentes, não são sistematizadas como no modelo racional e processual. ✔ Foi primeiramente desenvolvido por Cohen, March e Olsen (1972). ● Modelo Político ✔ Tem na política o mecanismo de apoio à decisão. ✔ Este modelo é foco de disputas internas de poder e de influência. ✔ Frequentemente os objetivos pessoais ultrapassam os organizacionais e, assim, podem prejudicar a própria organização. ✔ Pode ser aplicado com mais frequência na área pública, que em geral é mais influenciada pela política que rege as estratégias da organização. ✔ E foi inicialmente desenvolvido por Allison (1971), que apontou que a decisão se relaciona fortemente ao poder que cada indivíduo possui e como ele se desenha no âmbito organizacional. Pode-se perceber que cada modelo tem suas características próprias e, portanto, não se aplicam a todas as situações presentes nas empresas. O gestor deverá estar qualificado para lidar com o contexto em que as situações possam emergir e, analisá-las de acordo com o momento. Além dos modelos, é importante explorar também tipos, níveis, elementos e etapas do processo decisório nas organizações. 40 3.1.2 Tipos, níveis, elementos e etapas A administração das empresas modernas vem percebendo que o processo decisório é um dos processos organizacionais que pode contribuir para o gerenciamento eficaz nas empresas. Portanto, é necessário conhecer os pontos intrínsecos nesse processo, os tipos de decisão que podem ser tomados nas organizações, bem como seus níveis,elementos e etapas envolvidas: a. Tipos de Decisão Para Oliveira (2014) as decisões podem ser classificadas em duas categorias: as programadas e as não programadas. Atente no quadro abaixo para as duas categorias, suas características e os sistemas que se relacionam a cada uma delas: Quadro 04 - Tipos de Decisão Fonte: Adequado de Oliveira (2014) Descrição: Um quadro em formato de setas, em três colunas e duas linhas; a primeira coluna da esquerda para direita: decisões programadas, decisões não programadas; a coluna do meio: dados adequados, dados repetitivos, condições estáticas e certezas; última coluna: sistema transacionais e sistema analítico. ● Decisões programadas (planejadas): acontecem frequentemente, são repetitivas e rotineiras. São decisões que se referem a procedimentos definidos. Por exemplo: O processamento de um pedido ou de um pagamento realizado por um cliente são exemplos de decisões programadas, pois são esperadas e rotineiras. DECISÕES PROGRAMADAS DECISÕES NÃO PROGRAMADAS Dados adequados Dados repetitivos Condições estáticas Certezas Sistemas Transacionais Dados inadequados Dados novos Condições dinâmicas Incertezas Sistema Analítico 41 ● Decisões não programadas (não planejadas): são decisões não esperadas, inusitadas e não rotineiras. Nestes casos, não há procedimentos suficientemente formais para sustentar todas as decisões. Por exemplo: quando uma empresa compra outra, em geral é uma nova situação que requer decisões que não acontecem frequentemente, ou seja, não existe rotina ou padrão para algumas delas. Nestas decisões conta-se mais com as habilidades do responsável pela decisão. b. Níveis de tomada de decisão Simon (1970) apresentou que as organizações possuem diferentes tipos de decisões, e que algumas são adotadas em altos níveis da hierarquia e outras que são as decisões do dia a dia, que são tomadas nos outros níveis. A partir de Montana e Charnov (1999) pode-se considerar três níveis de decisão em uma organização: nível estratégico, tático e operacional. No quadro abaixo apresenta-se cada nível organizacional e o tipo de decisão associado aos níveis: Quadro 05: Níveis de tomada de decisão em uma organização Fonte: Adaptado de Montana e Charnow (2010) Descrição: do lado esquerdo uma pirâmide com os três níveis organizacionais de tomada decisão, do lado direito os tipos de decisão correspondentes a cada nível. ● Decisões estratégicas: determinam os objetivos da organização, seus propósitos e sua direção. São decisões da responsabilidade da alta administração e algumas delas podem determinar Nível Organizacional Tipo de Decisão Alto Intermediári o Nível de Supervisão Estratégica Tática Operacional 42 como a organização se relacionará com os ambientes externos. Essas decisões afetam toda a organização e podem ser aplicadas em todos os níveis e departamentos. Por exemplo: a decisão de aumentar a produção da empresa. ● Decisões táticas: também consideradas como decisões administrativas, são aquelas tomadas em um nível abaixo das decisões estratégicas. São decisões da responsabilidade da gerência intermediária dos departamentos. Essas decisões envolvem o desenvolvimento de táticas para realizar as metas estratégicas definidas pela alta gerência. Por exemplo: a decisão de compra do fardamento da produção. ● Decisões operacionais: são aquelas tomadas no nível abaixo das decisões táticas. São decisões de responsabilidade da supervisão e estão ligadas às operações diárias. Essas decisões devem favorecer o como as operações devem ser conduzidas e devem ser estabelecidas a partir das decisões táticas tomadas pela gerência intermediária. Por exemplo: a decisão sobre um ajuste no cronograma da produção. Figura 09 - Mulher explicando. Fonte: a autora (Aplicativo Avatoon) Descrição: Avatar de uma mulher com livros em uma mão e a outra mão aberta para cima. Ela é parda, cabelos castanhos cacheados, olhos castanhos e usa óculos. Ela está vestindo blusa vermelha de mangas compridas, calça azul e sapatos vermelhos. c. Elementos no Processo Decisório Segundo Simon (1970), a decisão é um processo de análise e de escolha entre alternativas disponíveis e aponta seis elementos que compõem a tomada de decisão: Agora é hora de conhecer os elementos que compõem o processo decisório e estudar um pouco sobre cada um deles. 43 I. Tomador de decisão: a pessoa que faz uma escolha entre alternativas de ação. II. Objetivos: onde se pretende chegar com suas ações. III. Preferências: são critérios utilizados para que a escolha seja realizada. IV. Estratégia: o curso da ação para atingir os objetivos, dependendo dos recursos disponíveis. V. Situação: envolve aspectos do ambiente que podem ser ou não controlados, conhecidos ou compreendidos pelo tomador de decisão, mas que afetam direta ou indiretamente a sua escolha. VI. Resultado: é a consequência ou a resultante de uma estratégia de decisão. d. Etapas do Processo Para Maximiano (2004, p.111), processo decisório é “a sequência de etapas que vai da identificação de uma situação que oferece um problema ou oportunidade, até a escolha e colocação em prática de uma ação ou solução”. No processo decisório as etapas devem ser mais orientadoras que burocráticas, pois na prática, o tomador de decisões, diante de uma situação complexa, pode precisar elaborar um passo que, sequer, foi visto antes na literatura. Segundo Chiavenato (2010) o processo decisório é complexo e pode se desenvolver ao longo de seis etapas: I. Identificar a situação; II. Obter informação sobre a situação; III. Gerar soluções ou alternativas de ação; IV. Avaliar as alternativas e escolher a solução ou curso de ação preferido; V. Transformar a solução ou curso de ação escolhido em ação efetiva; VI. Avaliar os resultados obtidos. No quadro abaixo encontram-se cada uma das etapas e suas nuances: 44 Quadro 06 - Etapas do processo decisório Fonte: Chiavenato (2010) Descrição: Um fluxograma de etapas do processo decisório com seis nomes de processos numerados de um a seis, contendo ao lado direito dos nomes, explicações em itens sobre cada um deles. Agora que você conhece, de maneira introdutória, o processo de tomada de decisão nas organizações, a seguir estudará sobre contribuições dos sistemas de informações ao processo decisório gerencial. 3.2 Sistemas de informação e decisão gerencial A informação pode ser considerada a matéria prima do processo de decisão gerencial. Como foi visto ao longo dos assuntos anteriores: tipos, etapas, elementos, modelos de tomada de decisão necessitam de informações. O gestor para decidir de maneira assertiva deverá considerar as informações disponíveis. Qual é a essência do problema ou da oportunidade? Quais sao os subproblemas ou aspectos da oportunidade? Veja a situacao global e nao apenas uma parte dela. 01 - Identificar a Situação Busque dados, fatos e informações a respeito. Busque informação interna e externa. Envolva o cliente ou usuário. 02 - Obter Informação Desenvolva várias alternativas de solução Use criatividade e inovação. Avalie a relação de custo/benefício de cada alternativa. 03 - Gerar soluções alternativas Avalie as alternativas geradas: custo, tempo, eficácia. Utilize escala de pontos para avaliar as alternativas. Escolha a alternativa mais adequada para a situação. 04 - Avaliar e escolher a melhor alternativa Implemente a solução escolhida. Pense no global e não apenas no detalhe. Seja prático para colocar a solução em ação 05 - Transformar a solução em ação Monitore o andamento das coisas. Verifique se o problema foi realmente resolvido Avalie os resultados e as consequências. 06 - Avaliaros resultados 45 Atualmente as organizações dispõem de diferentes tecnologias de informação, aqui nos referimos a equipamentos dotados de programas que recebem dados, organizam esses dados e transformam os mesmos em informações. Devendo essas informações formarem a base das decisões gerenciais. O advento da chegada dos equipamentos de informática na rotina das organizações não é recente. No entanto, cada vez mais vem sendo aprimorado. Em 1977, Simon já mencionava que os computadores revolucionariam a tomada de decisão, principalmente por serem capazes de processar grandes volumes de dados e, em curto tempo, fornecer informações para os mais diversos tipos e níveis de decisões. Hoje já nos damos conta que, assim como apontado por Simon, os programas são capazes de realizar complexos cálculos estatísticos, de simulação e de heurística. O que Simon anunciava ainda na década de 70, hoje tem sido uma realidade. O mundo vem utilizando por exemplo a Inteligência artificial (IA) para lidar com problemas que exigem um grande volume de informações. A IA tem sido utilizada em diversas áreas, no artigo do Professor Lobo (2017) sobre “Inteligência Artificial e Medicina”, encontra-se um estudo sobre essa aplicação na medicina. Segundo Lobo (2017) o termo Inteligência Artificial surgiu numa conferência no Dartmouth College em 1956 por McCarthy e cols. O autor aponta que Inteligência Artificial pode ser entendida como um: “[...] ramo da ciência da computação que se propõe a desenvolver sistemas que simulem a capacidade humana de percepção de um problema, identificando seus componentes para, com isso, resolver problemas e propor/tomar decisões.” (p.4) Você sabia que Simon foi um escritor prolífico e autor de 27 livros e quase mil artigos. A partir de 2016, Simon foi a pessoa mais citada na inteligência artificial e psicologia cognitiva no Google Scholar. Com quase mil publicações altamente citadas, ele foi um dos mais influentes cientistas sociais do século XX. Veja mais em: https://terracoeconomico.com.br/nobel-1978-herbert-a- simon/ https://www.dicio.com.br/heuristica/ https://www.scielo.br/scielo.php?pid=S0100-55022017000200185&script=sci_arttext&tlng=pt 46 Então, a projeção de sistemas é uma realidade que deve ser aplicada com responsabilidade e com propósito de encontrar as melhores soluções ou opções para resolução de problemas ou oportunidades de melhoria. Assim, como colocam Pereira & Fonseca (1997), os sistemas devem ser adequadamente projetados, considerando as informações fundamentais para cada tipo de decisão, pois do contrário poderá confundir o decisor com informações desnecessárias e incorrer em perda de tempo e da objetividade do trabalho. O sistema de informação deve atender ao processo de trabalho, as demandas e necessidades da instituição, se adaptando a suas características e especificidades. E, por essa razão, muitas vezes são desenvolvidos especialmente para um tipo de segmento de empresa ou para uma organização especificamente. 3.2.1 Sistemas de informação na tomada de decisão Os sistemas de informação devem ser elaborados a partir do entendimento da organização e, apenas desse modo, terão condições de atender ao seu propósito e contribuir com a tomada de decisões gerenciais. Destaca-se aqui a contribuição de Laudon & Laudon (2014), que apontam os fatores centrais da organização que devem ser considerados no planejamento de um sistema: ● O ambiente em que a organização deve funcionar; ● A estrutura da organização: hierarquia, especialização, procedimentos operacionais padrão; ● A cultura e as políticas da organização; ● O tipo de organização e seu estilo de liderança; ● Os principais grupos de interesse afetados pelo sistema e as atitudes dos trabalhadores que o utilizarão; ● Os tipos de tarefas, decisões e processos que o sistema de informação projetado deverá apoiar. 47 Como foi visto, a informação e, mais especificamente, os sistemas de informação podem ser considerados como apoio imprescindível à tomada de decisões. Peças fundamentais para a gestão das empresas. Agora, mais um caso ocorrido na Teslau S.A., abordando o tema em estudo: informações, sistemas de informação e tomada de decisão. A Teslau S.A. em dois anos aumentou seu número de vendas e consequentemente de faturamento. Associado a esse quadro teve que contratar novos colaboradores para atender às novas demandas, pois também expandiu o fornecimento de seus produtos para outros estados e países, entre outras mudanças que ocorreram rapidamente. Neste cenário, o sistema de informações da empresa foi ficando lento e com erros constantes, sendo necessário sempre chamar o fornecedor do sistema e, o custo desses reparos foi se tornando muito alto. Será também importante destacar que os projetistas de sistemas ao criarem os programas tenham em mente que os sistemas: sejam flexíveis e proporcionem opções para o manuseio de dados e para a avaliação da informação; sejam capazes de apoiar uma variedade de estilos, habilidades e conhecimentos, bem como acompanhar o andamento de alternativas e consequências; sejam sensíveis às exigências políticas e burocráticas da organização. CONEXÃO COM A PRÁTICA 48 Além disso, houve também um aumento no número de reclamações e o nível de qualidade do produto estava sempre sendo questionado por parte dos clientes. Diante disso, a diretoria preocupada em melhorar o fluxo das atividades internas da empresa e a qualidade de seu produto ofertado ao cliente externo, solicitou a visita de uma consultoria de gestão de processos e qualidade. Na reunião com a consultoria foi indicado que era necessário um novo programa de gestão integrada, pois o atual não estava “atendendo” ao crescimento e expansão dos negócios. Esse programa deveria incluir um novo Sistema de Informações que fosse capaz de integrar todos os setores e departamentos da organização (administrativo-financeiro, contábil, recursos humanos, comercial, produção, enfim toda empresa). A diretoria reuniu todas as informações que considerou importantes, analisou o problema, solicitou orçamento a algumas consultorias de sistemas, para decidir convidou os gerentes e ouviu cada um deles antes de confirmar a contratação de uma delas. Com a adoção de um novo sistema, haveria uma melhoria na tomada de decisões gerenciais, e consequentemente a empresa teria mais sucesso com resultados mais satisfatórios, atingindo as metas e objetivos estratégicos planejados. Observa-se nesta situação a importância das informações para melhor decisão sobre as pessoas. E, como foi visto, a rotina gerencial conta constantemente com desafios que necessitam de informações trabalhadas, não apenas dados sem sentido, para que a melhor resolução seja realizada em benefício tanto das organizações como das pessoas que trabalham nelas. Bem, assim está concluída mais uma competência da disciplina Sistemas de Informação Gerenciais. Através do que foi estudado foi possível perceber a importância da tomada de decisões nas empresas e o quanto ela pode contribuir para melhores resultados. E, principalmente, através da utilização das informações para escolha da(s) melhor(es) alternativas para solução dos problemas, o que representa a rotina de decisões gerenciais nas organizações. Agora, pode-se então avançar para a próxima competência onde serão apresentados tópicos sobre os componentes e recursos dos sistemas de informações. 49 Reflita então sobre o que foi estudado nessa competência e sinta-se desafiada(o) em identificar a importância da tomada de decisão gerencial em sua prática profissional como Técnico em Recursos Humanos. 50 4.Competência 04 | Compreender os componentes e recursos dos sistemas de informações Caro(a) estudante, Agoraque você já conheceu mais sobre a Informação e Conhecimento no ambiente organizacional, estudou a importância do Gerenciamento Tecnológico do Capital Humano e da informação na Tomada de Decisão, pretende-se fechar os conteúdos dessa disciplina com a compreensão dos Componentes e Recursos dos Sistemas de Informações, sua importância e impacto no funcionamento das empresas e, em especial, no setor de recursos humanos. Nas páginas seguintes serão apresentados: componentes, recursos, tipos de sistemas de informação, o processo de desenvolvimento de sistemas bem como características e aplicações de um Sistema de Gestão Integrada. Assim, mais uma vez, convidamos você ao aprendizado conjunto e conectado com todo material disponível nesta semana: vídeo, fóruns, atividades e material complementar. Não esqueça de estudar e interagir tanto no ambiente virtual quanto fora dele, assim poderá obter uma melhor assimilação dos assuntos tratados. Bem, mas antes de seguir, escute o Podcast da semana! Vai lá no AVA (Ambiente Virtual de Aprendizagem) e acessa: Agora que você ouviu o podcast, reflita sobre a importância dos componentes e recursos dos sistemas de informações para as organizações. Podcast 4 Esse podcast apresenta conteúdos importantes com o objetivo de contribuir para a sua compreensão sobre o assunto: componentes e recursos dos sistemas de informações nas organizações. 51 4.1 Conceitos, componentes e recursos de sistemas de informação Conceitos Nas competências anteriores estudou-se sobre conceitos e aplicações dos Sistemas de Informações e sua importância para as empresas e, em especial, foi destacada sua relevância para ações ligadas ao setor de Recursos Humanos. Reflita agora sobre o que Laudon & Laudon (2004) apresentam sobre Sistemas de Informação: os autores afirmam que Sistema de Informação é um conjunto de componentes inter- relacionados que coleta (ou recupera) dados, processa, armazena e distribui informações com um objetivo útil para a organização. Pode-se acrescentar a essa definição, o que O’Brien (2001, pág. 06) sugere sobre componentes e recursos do Sistema de Informações. Ele afirma que Sistema de Informações é um “conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicação e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização”. Componentes e Recursos dos Sistemas de Informação Observe que nas definições sobre Sistema de Informação são apontados recursos e componentes na sua estrutura. Você pode se perguntar: - Mas existe algum modelo contendo componentes e recursos dos Sistemas de Informação que devo aplicar sem risco de falhas? Aqui, deve-se registrar que cada empresa desenvolverá o seu modelo de Sistema de Informações para que seja apropriado a sua realidade, sua cultura organizacional. E assim, deverá conter componentes e recursos os quais sejam necessários para obter os melhores resultados na sua organização. Atente para o modelo de Sistema de Informação que O’Brien (2004) apresenta. O modelo do autor contém cinco recursos e seus respectivos componentes: ✔ hardware (máquina e mídia) ✔ software (programas e procedimentos) ✔ dados (banco de dados e bases de conhecimento) 52 ✔ redes (meios de comunicação e suporte de rede) e ✔ recursos humanos (usuários finais e especialistas em sistema de informação). Na figura abaixo você pode observar os Componentes e Recursos dos Sistemas de Informações com internet: Figura 10 - Recursos e componentes de um Sistema de Informações com internet Fonte: O'BRIEN, 2004 Descrição: Figura geométrica de um losango na cor cinza, com fluxograma no centro, representando Componentes e Recursos dos Sistemas de Informações com Internet. No modelo de O’Brien (2004) é apresentado um Sistema de Informações com Internet, o que é uma realidade hoje em grande parte das organizações. E principalmente, de acordo com o que se pode observar, ele apresenta os recursos e respectivos componentes de um sistema. A seguir, atente para a prática na Teslau S.A., onde encontra-se uma situação em que houve necessidade de trabalhar os recursos e componentes do sistema da empresa. 53 Em determinado período do ano, o gerente de tecnologia da informação da Teslau, convocou uma reunião para informar aos gestores que haveria uma atualização no sistema da empresa. Assim, explicou que seria necessário realizar ajustes em alguns componentes e recursos do sistema. Os gestores, preocupados com a repercussão da ação, perguntaram: o que será necessário realizar? O gerente de TI explicou que seria necessário o compromisso de todas as equipes, pois alguns recursos e componentes deveriam ser ajustados: ● Computadores obsoletos (recursos de hardware) ● Atualização dos programas (recursos de software) ● Treinamento dos usuários (recursos humanos) Todos os gestores concordaram em cooperar com a ação de atualização ao visualizar os benefícios que seriam gerados a partir da mesma: agilidade e melhor qualidade na execução dos processos, menos erros e desgastes causados pela atual situação dos componentes e recursos envolvidos no sistema. Como se pode analisar na ilustração, as empresas para se manterem competitivas, devem sempre buscar melhorias em seus processos, manter seus sistemas atualizados e então, alcançar melhores resultados. Neste ponto, você pode se perguntar: CONEXÃO COM A PRÁTICA 54 Bem, essas questões apontam que você deve conhecer mais sobre esse assunto no próximo tópico. 4.2 Tipos, tendências e aplicações dos Sistemas de Informação 4.2.1. Tipos de sistemas de informação Além dos componentes e recursos dos sistemas, O’Brien (2004) também estudou sobre os dois principais tipos de Sistemas de Informação, são eles: I. Sistemas de apoio às operações: são formados por procedimentos rotineiros que servem para processar informações recorrentes. Exemplos: folha de pagamento, processamento de pedidos, compra, faturamento, contas a receber, contas a pagar, planejamento e controle da produção, custos e contabilidade. Podem ser considerados como sistemas operacionais para a tomada de decisões pois podem ter um impacto relevante nos resultados da empresa, reduzindo custos de produção, de estoques ou otimização do uso de equipamentos. II. Sistemas de apoio à gestão: são formados pelos subsistemas de informação gerencial, de apoio à decisão e de informação executiva, que existem especificamente para auxiliarem processos de decisão gerencial. Exemplos: previsões de vendas, orçamentos, análises financeiras. - Para se manter no mercado as empresas devem utilizar que tipos de Sistemas de Informação? - Existe algum tipo ideal de Sistema de Informação para cada organização? https://www.cbsi.net.br/2015/04/tipos-de-sistemas-de-informacao-nas-organizacoes.html 55 Na figura abaixo, demonstra-se como esses Tipos de Sistemas de Informações podem ser desenhados nas empresas: Figura 11 - Tipos de sistemas de informação. Fonte: O'BRIEN (2004) Descrição: Um fluxograma de Tipos de Sistemas de Informação, contendo dois nomes de sistemas. Um é o “Subsistema de apoio às operações" com três subsistemas ligados a ele: processamento de transações, controle de processo e colaboração; e outro de nome “Sistemas de apoio gerencial” com três subsistemas ligados a ele: informação gerencial, apoio à decisão e informação executiva. As empresas podem possuir diferentes sistemas de informações a partir da realidade de cada uma delas. A organização pode ser de grande, pequeno ou médio porte, pode ser também do segmento industrial, comércio, serviços, pública etc. A partir da análise dessas especificidades é que se pode identificar o “melhor” sistema a ser utilizado. Para melhor entender a realidadedos Sistemas de Informações nas diversas empresas atualmente será necessário estudar não apenas os conceitos e tipos, mas também as tendências e aplicações dos sistemas. 4.2.2. Tendências e aplicações dos Sistemas de Informação A tendência atual da aplicação dos sistemas de informações tem sido de integrar todos as áreas e processos da empresa, e assim conseguir realizar o planejamento estratégico, tático e operacional de cada setor da organização. Conheça agora mais sobre uma das principais aplicações dos sistemas na era digital: os SGIs (Sistemas de Gestão Integrada), também conhecidos como ERP (Enterprise Resources Planning). 56 Para iniciar, você sabe o que significa ERP? Traduzida literalmente para a língua portuguesa, a sigla significa “Planejamento dos Recursos da Empresa”, o que pode não refletir a realidade de seus objetivos. Alguns autores chamam atenção que, por exemplo, o termo planejamento não é realizado pelo ERP. E, reforçam que, na verdade, ele oferece condições para o planejamento, mas não é o sistema quem planeja. É preciso conhecer mais sobre as características e aplicações dos SGIs, assunto dos próximos tópicos. 4.2.3. Sistemas de Gestão Integrada O surgimento dos sistemas de gestão integrada ocorreu desde a década de 50, sendo que naquele período, ainda não havia tecnologia suficiente para integrar os sistemas. No entanto, foi a partir da década de 90 que o sistema ERP ganhou espaço e expressividade nas organizações. Cada vez mais, tem se apresentado evidente, a necessidade das organizações em integrar as diversas áreas e, essa situação demanda um sistema que seja capaz de realizar esse intento. E, neste sentido, pode-se perceber que uma das principais características dos sistemas de informação integrados (ERPs) é a possibilidade de interligar e coordenar as atividades da empresa. Aqui você pode perguntar: Bem, os estudiosos Laudon & Laudon (2014) podem responder essa pergunta com outra pergunta: até onde os Sistemas de Informação apresentam utilidade em gerir e integrar processos de diversos setores interligando os mesmo entre si, nas organizações? Analise a questão! O que se pode perceber é que os sistemas ERP podem controlar e fornecer suporte aos processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa. O sistema sozinho Será que os Sistemas de Informação são suficientes para o desafio de interligar e coordenar as atividades de uma instituição? 57 não será capaz de realizar essa integração, serão necessários os componentes e recursos: hardware, software, dados, redes e recursos humanos. Então, agora conheça mais sobre esses processos num sistema de gestão integrada! - Módulos do Sistema de Gestão Integrada Como foi estudado, uma das características de um sistema ERP é que ele é composto por módulos e, esses módulos, em geral, devem ser “desenhados” ou customizados (adaptados ou personalizados) para a realidade de cada empresa. Observe um modelo de módulos de ERP na figura abaixo: Figura 12 - Modelo ERP Fonte: https://avmbasten.com/wp-content/uploads/2020/03/ERP-SOFTWARE-DE-GEST%C3%83O-EMPRESARIAL.jpg Descrição: Imagem colorida em formato de um disco, representando o Sistema ERP. É importante destacar que, para uma empresa adquirir ou desenvolver um ERP, é necessário contar com especialistas no assunto. Esses profissionais é que deverão implantar o sistema em módulos e, essas implantações devem ser realizadas em vários estágios. https://avmbasten.com/wp-content/uploads/2020/03/ERP-SOFTWARE-DE-GEST%C3%83O-EMPRESARIAL.jpg 58 Analise agora a continuação da situação prática no caso da Teslau S.A. A Teslau S.A., assim como as demais empresas da atualidade, possui um sistema ERP. O gerente de TI, antes de propor a atualização do ERP e envolver os gestores dos departamentos nessa ação, teve que realizar um levantamento e avaliação de todos os módulos implantados. Cada módulo implantado (administrativo, financeiro, comercial, recursos humanos e produção) foi devidamente analisado pelo técnico especialista e os profissionais de cada departamento. Como foi visto, a aplicação dos sistemas integrados nas empresas tem sido uma tendência atual para impulsionar resultados mais expressivos das organizações. Será importante que as organizações entendam que não existe uma “fórmula pronta” que resolva essas questões como um “passe de mágica”. É necessário trabalho e esforço conjunto da organização. Veja mais sobre esse processo no próximo tópico. Para utilizar sistemas que funcionem adequadamente, o que deve ser feito? Como os sistemas integrados são desenvolvidos? CONEXÃO COM A PRÁTICA 59 4.3 Desenvolvimento dos Sistemas Você já observou que na maioria dos lugares que conhecemos existem sistemas de informações em funcionamento? Quando você se dirige a um estabelecimento, seja ele uma padaria, um supermercado, uma livraria e tantos outros disponíveis, deve ter reparado que os mesmos estão cada vez mais utilizando sistemas informatizados. Alguns exemplos: - Restaurantes ou lanchonetes estão usando equipamento eletrônico para registrar o seu pedido e enviar para a cozinha preparar. Você já teve essa experiência? - Livrarias estão utilizando sistemas de pedidos via internet para que você realize sua compra e receba sua mercadoria no endereço que informar. Veja que interessante! - Escolas estão utilizando sistemas que concentram as notas das disciplinas, matrículas entre outras informações relacionadas. Que avanço! Em 2018, o um vendedor de picolé tornou-se o maior problema dos clientes em um diferencial para o seu negócio. Na reportagem do Jornal do Amazonas: “Vendedor de picolé usa máquina de cartão de crédito para ganhar clientes nas ruas.” publicada na globoplay você pode identificar mais um exemplo de como os sistemas vem fazendo parte de nossas vidas. Assista o vídeo da matéria sobre a história do vendedor Marcos Alexandre em: https://globoplay.globo.com/v/6964244/programa/ Figura 13 - Vendedor de picolé usa máquina de cartão de crédito. Fonte: https://globoplay.globo.com/v/6964244/programa/ Descrição: homem com máquina de cartão de crédito na mão conversa com uma mulher que tem um microfone na mão. Ela é morena, cabelos pretos, veste blusa branca. Ele é moreno, usa óculos, veste camisa azul e tem uma caixa de isopor pendurada no braço. https://globoplay.globo.com/v/6964244/programa/ https://globoplay.globo.com/v/6964244/programa/ 60 É possível que você conheça outros exemplos. Se observar, identificará que os mais diferentes profissionais e/ou estabelecimentos de diversas áreas de negócios - sejam de pequeno, médio ou grande porte - estão utilizando sistemas de informação. São as soluções que o mundo contemporâneo demanda que impulsionam essas adaptações e ajustes de novas tecnologias. Bem, anteriormente foi apresentado que um Sistema para funcionar adequadamente necessita de componentes e recursos. E ainda, que algumas empresas podem desenvolver seus sistemas, criando os mesmos a partir de sua necessidade, ou elas também podem adquirir sistemas disponíveis no mercado para atender diferentes clientes. Em qualquer dos casos, será necessário um processo que inclui, segundo O’Brien (2004), investigar, analisar, projetar, implantar e manter o sistema em funcionamento para atender as expectativas da empresa. Observe esse ciclo na figura abaixo: Figura 14 - O Processo de Desenvolvimento dos Sistemas de Informação Fonte: Adequada de O’Brien (2004) Descrição: Um círculo, com palavras: analisar, projetar, implantar, manter e investigar; dando a ideia de movimento. No cenário de um mundo moderno espera-se que exista um Sistema de Informações ideal para cada empresa. Então, onde encontrá-lo? Ele pode ser encontrado pronto oudeve ser desenvolvido? ANALISAR PROJETAR IMPLANTAR MANTER INVESTIGAR 61 Como foi estudado até o momento, os sistemas se caracterizam como “soluções”. Neste sentido, é importante considerar que para desenvolver um Sistema, será necessário um especialista, e principalmente, esse desenvolvedor deve conhecer sobre a empresa (negócio), processos, entre outras especificidades e encontrar a melhor solução para aquela organização. Você pode propor algumas respostas para as questões apontadas. No entanto, a experiência comprova que existe a possibilidade de, em alguns casos, as empresas tentarem utilizar sistemas de outras empresas do mesmo segmento, adaptando os mesmos a suas realidades. Mesmo assim, apenas essa ação pode não ser capaz de garantir o sucesso do sistema pois em cada organização existirão diferentes recursos e componentes envolvidos. Observe no exemplo da Teslau como o desenvolvimento de sistemas é importante para o funcionamento das empresas modernas. A gerente de recursos humanos da Teslau participou de um evento sobre as “Melhores Práticas de Recursos Humanos no estado de Pernambuco” e, durante as apresentações, identificou as vantagens de interligar o módulo de sistema de RH com a internet. É importante compreender esse ponto a partir de algumas questões: O sistema de informações que foi desenvolvido para uma determinada empresa pode ser utilizado para qualquer outra empresa? O sistema de informações da fábrica de automóveis pode ser utilizado pelo hospital ou pelo consultório médico? CONEXÃO COM A PRÁTICA 62 Na palestra de uma das empresas participantes do evento, foi apresentada a experiência de um sistema de recrutamento e seleção que utiliza recursos da internet para realizar parte do processo seletivo através dessa ferramenta. Por exemplo: o candidato responde um questionário de interesses, realiza uma atividade sobre suas habilidades etc. Essa primeira etapa de triagem no processo seletivo, onde são identificados os primeiros aspectos a serem considerados, tem sido um diferencial na captação de pessoas para os mais diferentes cargos, direcionando inclusive a necessidade de treinamento no próprio sistema que deve ser interligado ao de Treinamento e Desenvolvimento da empresa. A gestora logo percebeu que com o sistema, as necessidades de treinamentos poderiam ser identificadas desde a contratação do profissional, sendo colocadas no banco de dados de RH e acessadas para formulação do Plano Anual de Treinamento e Desenvolvimento da Teslau. Quando retornou a empresa, a gerente de RH se reuniu com a diretoria e com o gestor de TI para discutir a possibilidade de desenvolver esse programa no seu módulo de RH. No exemplo da Teslau, percebe-se algumas das inúmeras possibilidades de desenvolvimento de sistemas para atender as necessidades da empresa, do mercado e obter resultados mais satisfatórios e alinhados com o atual momento da sociedade em que vivemos. Esses e outros exemplos sobre os sistemas de informações que estão presentes no dia a dia das pessoas e das organizações devem impulsionar os profissionais a irem além de acessar redes sociais ou entretenimento na internet. É necessário se qualificar para atuar em desafios presentes nas instituições que fizer parte, de modo que busque soluções integradas e utilize-se de ferramentas computacionais disponíveis. Bem, com essa 4ª e última competência, encerram-se os assuntos da disciplina. Tratou- se nessa competência sobre os Recursos e Componentes dos Sistemas de Informações e foram apresentados conceitos, recursos e componentes dos sistemas, além de tipos, tendências e aplicações dos mesmos. 63 Caro estudante, perceba que um sistema de informação apenas será bem-sucedido se os recursos e componentes estiverem alinhados. Além de que é importante também considerar que um sistema, mesmo sendo mais ou menos moderno, não funcionará sem que os recursos humanos integrem o processo. Finalmente, destacamos que o seu grande desafio será trabalhar sua qualificação acerca dos Sistemas de Informação Gerencial, se aperfeiçoando sempre nos assuntos para que assim possam aplicar os conhecimentos em sua prática profissional como Técnico em Recursos Humanos. 64 Conclusão Caro estudante, Esperamos que os conteúdos apresentados em Sistema de Informação Gerencial tenham acrescentado e incentivado você a entender e se interessar mais sobre a importância do gerenciamento da informação e conhecimento nas empresas, principalmente para tomada de decisões que impactam nos resultados da organização. E que tenham também despertado para a importância de um sistema de gestão integrada que favoreça a administração da empresa e de seu capital humano. Durante a trajetória de ensino e aprendizagem que foi trilhada com essa disciplina, pode- se entrar em contato com um tema talvez até conhecido por alguns ou mesmo desconhecido para outras pessoas. O importante é destacar que como os sistemas algumas vezes podem estar imperceptíveis (invisíveis) em sua rotina de vida, de trabalho, você deve atentar para a importância deles em sua vida. E principalmente, a qualidade e a confiabilidade desses sistemas. Bem, e como foi incentivado a cada competência, você tem desafios como profissional e deverá se preparar para além do acesso as redes sociais ou de entretenimento na internet. Qualifique-se para atuar em desafios que surgem constantemente em sua vida profissional. E não esqueça de buscar sempre soluções integradas e utilizar-se de ferramentas computacionais que estiverem disponíveis. Nosso recado final para você é que: esteja sempre se atualizando e buscando inovações, novos conhecimentos, ferramentas e recursos úteis que se apliquem a sua atuação profissional. Sucesso! Ana Carla Moura e Cristiane Oliveira 65 Referências BARBOSA, Milka Alves Correia. Sistemas de informações em gestão de pessoas. 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Pós-graduada em Dinâmica de Grupo e Gestão de Equipes pelo Libertas/Unicap e Mestre Profissional em Gestão Pública para o Desenvolvimento do Nordeste pela UFPE. Possui experiênciana área de Recursos Humanos e Gestão de Pessoas, atuando principalmente em: Gestão de Pessoas e Equipes, Cultura Organizacional, Desenvolvimento do Capital Humano. Atuação em empresas privadas e públicas nos processos de Gestão de Pessoas: recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, avaliação de desempenho e em sistemas da qualidade. Atualmente encontra-se como Professora contratada no Programa EaD da Secretaria de Educação do Governo do Estado de PE, e Professora convidada em Instituições de Ensino Superior (IES) Públicas e Privadas, Bolsista Docente no DEaD IFPE e UFRPE. Cristiane Maria de Oliveira Graduada em Gestão de Recursos Humanos pela UNIBRA, Pós-graduada em Psicologia Organizacional e do Trabalho com ênfase em pesquisa de clima organizacional pela FAFIRE, Tutora atuando na área de Gestão de Pessoas, Professora da disciplina de Ética organizacional, Consultora com ênfase na área comercial, Pós-graduanda no Curso de Práticas Assertivas ao Ensino Jovens e Adultos com ênfase na Didática e estudante da Língua Brasileira de Sinal Libra.