Atividade 3 Modulo 1- Logistica SENAC

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Para garantir que as notas fiscais, ordens de compra, boletos e outros documentos relacionados à entrada e saída de mercadorias não se extraviem e sejam devidamente encaminhados, um fluxo de destinação dos documentos pode ser implementado da seguinte maneira: 
 
 1. Recebimento de Mercadorias 
* Chegada das Mercadorias: Os produtos são recebidos e conferidos fisicamente no setor de recebimento. 
* Conferência Inicial: Verificação dos itens recebidos em relação às notas fiscais e ordens de compra.
 2. Registro no Sistema 
* Lançamento: Os dados das notas fiscais e ordens de compra são lançados no sistema de gestão de estoque. 
* Validação: Conferência dos dados inseridos no sistema com os documentos físicos para garantir a precisão das informações. 
 
3. Encaminhamento para o Financeiro 
* Separação de Documentos: As notas fiscais e boletos são separados e encaminhados para o setor financeiro. 
* Protocolo de Entrega: Registro do recebimento dos documentos pelo setor financeiro, com assinatura e data de recebimento. 
 
4. Organização e Arquivamento 
* Classificação: Classificação dos documentos de acordo com tipo (nota fiscal, ordem de compra, boleto etc.), data e fornecedor. 
* Digitalização: Digitalização dos documentos físicos para criação de cópias eletrônicas que facilitem a consulta e armazenamento. 
* Arquivo Físico: Arquivamento dos documentos físicos em pastas ou caixas devidamente identificadas e organizadas por período e tipo de documento. 
* Arquivo Digital: Armazenamento das cópias digitalizadas em uma plataforma de gerenciamento de documentos eletrônicos, com backup regular para garantir a segurança dos dados. 
5. Controle e Acompanhamento 
* Relatórios Periódicos: Geração de relatórios periódicos para acompanhar o status dos documentos (recebidos, encaminhados, arquivados). 
* Auditorias Internas: Realização de auditorias internas para verificar a conformidade com os procedimentos de arquivamento e protocolo. 
 
6. Atendimento às Solicitações 
* Solicitações Internas: Recebimento de solicitações de documentos de diversos setores da organização. 
* Localização e Encaminhamento: Localização dos documentos solicitados no arquivo físico ou digital e encaminhamento para o setor solicitante. 
* Protocolo de Retirada e Devolução: Registro da retirada e devolução dos documentos, com assinatura e data de todos os envolvidos. 
 
Implementando este fluxo de destinação de documentos, a empresa pode minimizar os riscos de extravio e garantir que todas as informações necessárias estejam acessíveis e organizadas.