Prévia do material em texto

ORGANIZAÇÃO E CONTROLE 
DE DOCUMENTOS.
Caro Alunos,
Este material contém informações quanto a
métodos e procedimentos de Rotinas de Documentação.
Nele você encontrará de forma ilustrativa de que
forma o processo de arquivamento e controle ocorre, e
os métodos mais usados.
Consulte sua apostila nas páginas 194 a 203 e neste
material complementar.
Bons estudos!!
DOCUMENTAÇÃO
É a unidade constituída de informação
produzido em decorrência do
cumprimento de uma atividade, e que
são preservados para servir de prova,
testemunho e pesquisa.
Os documentos podem ser simples ou
complexos dependendo do teor de sua
informação ( atas, ofício, relatório,
memorando, processos, protocolos etc.)
Natureza dos Documentos
• Formato – Forma física
conforme sua natureza.
Exemplo: Livro, ficha, cartaz
etc.
• Espécie – Documento
conforme natureza da
INFORMAÇÃO.
Exemplo: Carta, Relatório,
diploma etc
• Gênero – O Documento
assume o sistema de signos
utilizados na comunicação.
Exemplo: Audiovisual( filmes),
Textual ( documentos
escritos) etc.
• Tipo de Documento: O
Documento e categorizado
conforme a atividade que o
gerou.
Exemplo: Ata de Reunião,
Relatório de Atividades etc.
• Suporte: Material sobre o
qual as informações são
registradas.
Triagem e Distribuição de Documentos
Conjunto de Procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
Objetivo da Gestão de Documentos
▪ Assegurar de forma eficiente, a produção,
administração, manutenção e destinação de
documentos;
▪ Garantir que a informação governamental
esteja disponível quando e onde seja necessária
ao governo e aos cidadãos;
▪ Assegurar a eliminação de documentos que não
tenham valor administrativo fiscal, legal ou para
a pesquisa científica;
Objetivo da Gestão de Documentos
▪ Assegurar processamento automatizado de
dados e outras técnicas avançadas de gestão
da informação;
▪ Contribuir para o acesso e preservação dos
documentos que mereçam guarda
permanente por seus valores históricos e
científicos;
Os documentos quanto ao uso e 
rotatividade podem ser classificados como:
Gestão de Documentos
Técnicas de Arquivamento
Correntes
• Arquivo corrente (Primeira idade) é o “conjunto
de documentos estritamente vinculados aos
OBJETIVOS IMEDIATOS para os quais foram
produzidos e recebidos no cumprimento de
atividades fim e meio e que se conservam junto
aos órgãos produtores em razão de sua vigência
e da FREQUÊNCIA COM QUE SÃO POR ELES
CONSULTADOS.
Gestão de Documentos
Intermediários
• Arquivo Intermediário (Segunda idade):
“Conjunto de documentos originários de
arquivo corrente, com uso pouco frequente,
que aguardam, em depósito de
armazenamento temporário, sua destinação
final.
Gestão de Documentos
Permanente 
• Arquivo permanente (Terceira idade):
“Conjunto de documentos custodiados em
caráter definitivo, em função do seu valor”
Constitui-se de documentos produzidos em
geral há mais de 25 anos pelas instituições
administrativas públicas ou privadas .
Gestão de Documentos
Assim, a Avaliação de Documentos
Visa estabelecer prazos para sua 
guarda nas fases CORRENTES, 
INTERMEDIÁRIAS E 
PERMANTENTES conforme 
citado acima.
Possuindo conhecimento em 
ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE 
DOCUMENTOS , seja no escritório, em 
casa, esse é um dos passos essenciais para 
que tudo o mais funcione. 
https://mily1ideias.wordpress.com/2010/06/10/organizando-a-papelada-pratico-de-guardar-facil-de-achar/pastas1-2/
FORMAS DE ACONDICIONAMENTO DE 
DOCUMENTOS 
Bandejas Suporte p/ pastas suspensa 
Caixa Arquivo 
Pasta Arquivo 
•Contas pagas 
•Imobiliária (comprovantes de condomínio, 
IPTU, pagamento do aluguel) 
•Impostos e câmbio 
•Outras notas, recibos e garantias 
•Bancos e contratos 
•Saúde 
•Carro 
Organizando a papelada: prático de 
guardar, fácil de achar!
Pasta 
Organizando a papelada: prático de 
guardar, fácil de achar!
https://mily1ideias.wordpress.com/2010/06/10/organizando-a-papelada-pratico-de-guardar-facil-de-achar/pasta_sanfonada/
Caixa Arquivo - Pasta arquivo 
sanfonada classificatória com 
divisórias 
Organizando a papelada: 
prático de guardar, fácil 
de achar!
https://mily1ideias.wordpress.com/2010/06/10/organizando-a-papelada-pratico-de-guardar-facil-de-achar/pasta-polipropileno-aba-e-elastico-oficio-pc-c10-un-280860n0/
https://mily1ideias.wordpress.com/2010/06/10/organizando-a-papelada-pratico-de-guardar-facil-de-achar/sanfonada-2/
A Instalação dos arquivos requer análise 
dos seguintes aspectos:
•Localização;
•Arejamento
•Higienização;
•Disposição;
•Segurança
INSTALAÇÕES E MOBILIÁRIOS 
pág. 23
•Localização: Acessível, e que tenha capacidade de 
expandir-se.
Armário 
Armário/ 
Arquivamentos 
Classificação de Arquivos
Entende-se por classificação, o processo pelo
qual se torna possível dispor de uma forma
ordenada um determinado conjunto de
elementos, de maneira que se possa facilitar a
sua posterior identificação, localização e
consulta.
• Existem vários tipos de arquivos, que
dependem do teor de seu conteúdo e da
competência das Entidades que o produzem.
Entidades Mantenedoras 
• Arquivos públicos – Produzidos por Instituições
Públicas nas esferas: Exemplos: Estadual,
Federal, Municipal no desempenho de suas
atividades administrativas, legislativas ou
judiciárias.
• Arquivos Privados ( Institucionais, Comerciais,
e Pessoais) – Documentos produzidos ou
recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em
decorrência de suas atividades. Exemplo:
Igrejas, Associações , Sindicatos etc.
•Arquivo especializado – é constituído por
documentos resultantes de uma determinada
área do conhecimento humano independente
do suporte onde a informação encontra-se
registrada. Exemplo: Arquivos médicos, de
Engenharia, de Informática, Publicidade etc.
Método de Arquivamento
• Arquivamento Alfabético;
• Arquivamento Alfabético;
• Arquivamento Cronológico
• Arquivamento Cronológico
• Arquivamento Cronológico
• Arquivamento Numérico simples;
• Arquivamento Geográfico;
Processo de Protocolo
Processo de Protocolo
O Processo de Protocolo – Visa 
controlar a tramitação de 
documentos de modo a 
assegurar a imediata localização 
e recuperação dos mesmos 
garantindo o acesso a 
informação.
Processo de Protocolo
•PROTOCOLO é a denominação
geralmente atribuída a SETORES
ENCARREGADOS do recebimento,
registro, distribuição e
movimentação dos documentos em
curso onde se intitula:
•Denominação atribuída ao próprio número
de registro dado ao documento;
•Livro de registro de documentos recebidos
e/ou expedidos.
PROTOCOLO - SETORES ENCARREGADOS
Recebimento e Classificação
A classificação consiste em analisar e
determinar o assunto de um documento.
•Atribuição de Código Numérico.
•Classificação/ Categoria, os
documentos a serem protocolados
devem ser impressos em duas vias,
em Etiqueta ou carimbo que irá
identificar a capa do Documento.
Tabela de Temporalidade
• Determina o prazo de permanência de
um documento em um arquivo;
• Define a destinação após o prazo de
permanência no arquivo;
• Estabelece critérios para migração de
suporte ( Digitalização) por exemplo,
eliminação ou recolhimento dos
documentos permanentes;
Tabela de Temporalidade
https://www.youtube.com/watch?v=Fq7LhHQ1Qg4&t=5s
https://www.youtube.com/watch?v=xT_IFOorqVA