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Livro Didático Digital Organização, Sistemas e Métodos Diretor Executivo DAVID LIRA STEPHEN BARROS Gerente Editorial CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA Projeto Gráfico TIAGO DA ROCHA Autoria JOSÉ LUCIANO S. DE ALENCAR AUTORIA José Luciano S. de Alencar Sou formado em Administração de Empresas com Habilitação em Comércio Exterior, MBA em Gestão de Produtos e Serviços Bancários e Mestrado em Engenharia Urbana. Meu propósito acadêmico é o aperfeiçoamento e a disseminação do conhecimento com foco na integridade e ética. Sou um profissional com experiência de mais de 25 anos no setor privado no segmento bancário, administrativo, financeiro e comercial, em funções nos níveis tático de supervisão e coordenação e estratégico gerencial e direção em empresas de médio e grande porte. Meu foco profissional é a eficiência na gestão dos recursos organizacionais, por meio da superação das expectativas de negócios, com foco no cliente e nos princípios empresariais. Passei por empresas como o Banco Bamerindus S/A e HSBC Bank Brasil. Sou extremamente dedicado e apaixonado pelo que faço e adoro transmitir minha experiência de vida àqueles que estão iniciando em suas profissões. Por isso fui convidado pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase de muito estudo e trabalho. Conte comigo! ICONOGRÁFICOS Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que: OBJETIVO: para o início do desenvolvimento de uma nova compe- tência; DEFINIÇÃO: houver necessidade de se apresentar um novo conceito; NOTA: quando forem necessários obser- vações ou comple- mentações para o seu conhecimento; IMPORTANTE: as observações escritas tiveram que ser priorizadas para você; EXPLICANDO MELHOR: algo precisa ser melhor explicado ou detalhado; VOCÊ SABIA? curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias; SAIBA MAIS: textos, referências bibliográficas e links para aprofundamen- to do seu conheci- mento; REFLITA: se houver a neces- sidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou dis- cutido sobre; ACESSE: se for preciso aces- sar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast; RESUMINDO: quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últi- mas abordagens; ATIVIDADES: quando alguma atividade de au- toaprendizagem for aplicada; TESTANDO: quando o desen- volvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas; SUMÁRIO O Processo de Organizar .......................................................................... 10 Principais Etapas do Processo de Organizar ............................................................. 16 Divisão do Trabalho na Organização ...................................................20 Organização – Estrutura Formal e Informal .................................................................25 Sistema de Responsabilidade e de Autoridade ............................. 31 Delegação, Centralização e Descentralização ......................................................... 36 Liderança nas Organizações .................................................................. 41 Técnicas de Construção de Organogramas ............................................................... 48 7 UNIDADE 03 Organização, Sistemas e Métodos 8 INTRODUÇÃO Você sabia que a influência das organizações vem dos primórdios da humanidade. Havia divisões de tarefas já nas primeiras tribos, mas juntos alcançavam os objetivos. Dentro das Organizações existem objetivos comuns. Eles nascem com um propósito específico. Podemos definir organizações como sendo instituições nas quais as pessoas unem seus esforços, executando tarefas complexas para alcançar objetivos comuns, individuais e coletivos. As pessoas podem realizar atividades complexas, daí a importância de as organizações trabalharem em coordenação para atingir os objetivos estabelecidos. No entanto, isso não impede que as pessoas, dentro da organização, busquem objetivos individuais, como, por exemplo, uma trajetória de carreira. A importância das organizações é muito grande, elas são essenciais em nossa sociedade. Entendeu? Ao longo desta unidade letiva você vai mergulhar neste universo! Organização, Sistemas e Métodos 9 OBJETIVOS Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 03. Nosso objetivo é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes competências profissionais até o término desta etapa de estudos: 1. Explicar o processo e as etapas de organizar. 2. Classificar sobre a divisão do trabalho organização e da estrutura formal e informal nas empresas contemporâneas. 3. Inferir o sistema de responsabilidade e de autoridade e da delegação, centralização e descentralização nas organizações. 4. Reconhecer a liderança nas organizações e as técnicas de construção de organogramas. Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento? Ao trabalho! Organização, Sistemas e Métodos 10 O Processo de Organizar OBJETIVO: Uma organização é constituída para um determinado objetivo. Tarefas ou atividades da organização devem ser determinadas a atingir esse objetivo. A função gerencial da organização pode ser chamada de “processo de organização”. Quando os objetivos são definidos e as políticas são estabelecidas, a infraestrutura necessária da organização deve ser construída. A organização envolve o estabelecimento de uma estrutura organizacional sólida para que o trabalho seja realizado conforme o planejado. O objetivo da organização é que as pessoas se coordenem entre si e trabalhem para alcançar os objetivos organizacionais. Ao término deste capítulo, você será capaz de entender como funciona o processo de organização e suas principais etapas. Isto será fundamental para o exercício de sua profissão. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante!. Uma das funções mais importantes dentro da área da administração é o processo de organizar. Organizar é uma das tarefas mais complexas e importantes das funções administrativas. Nesse módulo vamos aprender mais sobre organização e o processo de organização nas organizações. Mas comecemos com as bases da administração definindo o que é uma organização, o processo e as funções administrativas e do administrador. A administração é a ciência composta de princípios, técnicas e práticas, cuja aplicação aos grupos humanos permite estabelecer sistemas racionais de esforço cooperativo, por meio dos quais objetivos comuns podem ser alcançados e que não podem ser alcançados individualmente em organizações sociais. Para Chiavenato (2014, p. 8), nos estudos da administração a Teoria Geral da Administração (TGA) é o campo do conhecimento humano que busca o “estudo da administração em geral, não importa onde ela seja aplicada, se nas organizações lucrativas (empresas) ou nas não lucrativas. A TGA trata do estudo da administração das organizações”. Organização, Sistemas e Métodos 11 AMITAI (1964, p. 13) afirma que as organizações são “unidades sociais que procuram atingir objetivos específicos; sua razão de ser é servir a esses objetivos. Todavia, depois de formadas, as organizações adquirem necessidades, e estas às vezes se apoderam da organização”. Segundo o autor, as organizações caracterizam-se por: 1) Divisões de trabalho, poder e responsabilidades de comunicação, que não são casuais ou estabelecidas pela tradição, mas planejadas intencionalmente a fim de intensificar a realização de objetivos específicos. 2) A presença de um ou mais centros de poder que controlam os esforços combinados da organização e os dirigem para seus objetivos; esses centros de poder precisam, também, reexaminar continuamente a realização da organização e, quando necessário, reordenar sua estrutura, a fim de aumentar sua eficiência. 3)os tipos de especialização e de referência estão relacionados ao indivíduo e não dependem da posição ocupada na hierarquia da organização (SILVA, 2008). Para Chiavenato (2003, p.18), “A liderança é necessária em todos os tipos de organização humana, seja nas empresas, seja em cada um de seus departamentos. Ela é essencial em todas as funções da Administração: o administrador precisa conhecer a natureza humana e saber conduzir as pessoas, isto é, liderar”. A necessidade de um líder é óbvia e real. Cresce à medida que as metas do grupo são mais complexas e amplas. Portanto, para organizar e agir como uma unidade, os membros de um grupo escolhem um líder. Hoje, a liderança é uma questão crucial. As empresas que obtiveram sucesso não o fizeram sem primeiro ter excelentes grupos de trabalho, mas principalmente por trás desses grupos é um líder, aquela pessoa capaz de tomar decisões transcendentais, esse tipo de pessoa que, com poucas palavras, consegue motivar toda uma equipe, que consegue focar o trabalho da maneira certa. A liderança organizacional é um método de gerenciamento de negócios que se relaciona especificamente ao atendimento dos desafios e objetivos impostos por uma organização como um todo. Richter e Vicenzi (2016) afirmam que há diversas teorias a respeito dos estilos de liderança. O escopo dessas pesquisas é estudar a relação do líder com seus subordinados, bem como analisar de que modo o líder norteia sua conduta e seu estilo de liderança. Tem o objetivo de expor as características e personalidades dos estilos de liderança. De acordo com os autores, existem vários estilos de liderança. Os estudos sobre a teoria dos estilos de liderança referem-se a três estilos. São eles: Autocrática, Democrática e Liberal. Vejamos algumas características e particularidades deles. • AUTOCRÁTICA – apenas o líder fixa as diretrizes, sem qualquer participação do grupo. O líder determina as providências e as técnicas para a execução das tarefas, cada uma por vez, na medida Organização, Sistemas e Métodos 46 em que se tornam necessárias e de modo imprevisível para o grupo. O líder determina qual a tarefa que cada um deve executar e qual o seu companheiro de trabalho. O líder é Dominador e é “pessoal” nos elogios e nas críticas ao trabalho de cada membro; • DEMOCRÁTICA – diretrizes são debatidas pelo grupo, estimuladas e assistidas pelo líder. O próprio grupo esboça as providências e as técnicas para atingir o alvo solicitando aconselhamento técnico ao líder quando necessário, passando este a sugerir duas ou mais alternativas para o grupo escolher. • LIBERAL – há a liberdade completa para as decisões grupais ou individuais, com participação mínima do líder. A participação do líder no debate é apenas fornecer materiais variados ao grupo, esclarecendo que poderia fornecer informações desde que as pedissem. Ser arrojado não necessariamente o torna um bom líder. A liderança positiva é exercida por aqueles que são capazes de orientar os esforços de uma equipe de trabalho em direção à consecução dos objetivos e metas da organização. De acordo com Gullo (2016, p.70), “a liderança é a capacidade de direção, comando e coordenação que uma pessoa tem ao aplicar gestão de pessoas, quando essas pessoas estão na execução de suas tarefas de trabalho”. A seguir, são comentados alguns tipos de liderança desempenhada por uma pessoa sobre outras pessoas: • Liberal – busca de fama por meio de conduta populista. • Técnica – o líder possui profundo conhecimento da área em que atua. Pessoa pragmática. • Carismática – líder possui capacidade de estabelecer integração entre as pessoas da equipe e de motivá-las por resultados. • Decisiva – a decisão é tomada e comunicada. • Por convencimento – quando é aplicada a técnica de convencer o grupo sobre a decisão a ser tomada. Organização, Sistemas e Métodos 47 • De sugestões – quando o fato é apresentado, o grupo faz sugestões e a decisão é tomada pelo líder. Segundo Maximiano (2000, p. 385), “o processo da liderança sempre está personificado numa figura individual ou grupo. A figura humana dos líderes permite definir a liderança como função, papel ou tarefa, que qualquer pessoa precisa desempenhar, quando é responsável pelo desempenho de um grupo”. Oliveira e Perez (2015), ao referenciar Chiavenato e Sapiro (2010), afirmam que “a liderança aplicada nos dias de hoje, apresenta grandes diferenças em relação à atuação dos antigos líderes, e isso é perceptível tanto no tratamento com os seus liderados, quanto no desempenho da organização”, como mostra o quadro 1. Quadro 1 - Liderança do passado e do presente Traços tradicionais de liderança Qualidade da liderança estratégica Conformidade Espírito criativo e inovador Autoritarismo Assimilador, aprendiz e coreógrafo Heroico – centro da atenção Compartilha poder e atenção Delegador e hierárquico Condutor e alavancador Especialização em áreas tradicionais Expertise em várias áreas Conhecimento extensivo da indústria Experiência em muitas indústrias Posse de um cargo a longo prazo Portfólio de vários conhecimentos Alto controle e comando Empowerment e patrocinador Orientação doméstica e internalizada Perspectiva global e sistêmica Cria consenso quando necessário Cria coalizões e fomenta colaboração Conhecimento íntimo da organização Conhecimento íntimo do cliente Atenção nos concorrentes Conhecimento dos concorrentes Isolado, separado, indiferente Acessível, próximo, apoiador Fonte: Chiavenato e Sapiro (2010). Organização, Sistemas e Métodos 48 Os líderes organizacionais geralmente ocupam os cargos administrativos e executivos mais importantes de suas organizações por causa de sua capacidade de lidar com o presente enquanto olham para o futuro. O impacto da liderança nas organizações tem a ver principalmente com as habilidades que os líderes cultivaram ao longo de sua carreira e seu compromisso com a organização de aplicar essas habilidades e seus conhecimentos da melhor maneira possível. Técnicas de Construção de Organogramas Um organograma é um diagrama que mostra a estrutura de uma organização e os relacionamentos e classificações relativas de suas partes e posições/ cargos. O termo também é usado para diagramas semelhantes, por exemplo, os que mostram os diferentes elementos de um campo do conhecimento ou de um grupo de idiomas. O engenheiro escocês-americano Daniel McCallum (1815-1878) é creditado pela criação dos primeiros organogramas das empresas americanas por volta de 1854. Esta representação gráfica foi elaborada por George Holt Henshaw. O termo “organograma” entrou em uso no início do século XX. Na década de 1920, uma pesquisa revelou que os gráficos organizacionais ainda não eram comuns entre as preocupações comerciais comuns, mas estavam começando a encontrar seu caminho nas empresas administrativas e comerciais. O termo organograma teve sua origem na década de 1960. Um organograma é uma representação gráfica da estrutura de uma organização. É usado para mostrar relacionamentos hierárquicos entre gerentes e as pessoas que se reportam a eles, bem como departamentos. Um organograma é uma ferramenta útil para que as organizações visualizem relacionamentos de relatórios e comuniquem nomes, habilidades e informações de contato dos funcionários. De acordo com Balcão (1965, p. 3), “criado essencialmente para dar representação gráfica às relações entre cargos na organização, o organograma tem, basicamente, duas partes interligadas: linhas e Organização, Sistemas e Métodos 49 retângulos”, sendo que as primeiras representam o fluxo da autoridade na organização e os últimos os cargos entre os quais flui a autoridade (Figura 8). Figura 8 - Organograma Autoridade e comunicação vertical Coordenação e comunicação horizontal Fonte: Elaborado pelo autor (2020). O organograma é um diagrama que mostra graficamentea relação de um funcionário com outro, ou com outros, de uma empresa. Também é usado para mostrar a relação de um departamento com outro, ou com outros, ou com uma função de uma organização com outro, ou com outros. Este gráfico é valioso, pois permite visualizar uma organização completa, por meio da figura que apresenta. De acordo com Paula Filho (2015, p. 4), os objetivos de um organograma é: 1. Divisão do trabalho mediante o fracionamento da organização, em unidades de direção, núcleos, setores. 2. Relação superior-subordinado - deixa implícita à delegação de autoridade e responsabilidade. 3. Trabalho desenvolvido pelas unidades - dependendo da técnica de elaboração aplicada, poderá evidenciar, além do tipo de trabalho desenvolvido, mais: • O detalhamento do tipo de trabalho. • Os cargos existentes. • Os nomes dos titulares das unidades. Organização, Sistemas e Métodos 50 • A quantidade de pessoas por unidade. • A relação funcional, além da relação hierárquica. O organograma da empresa normalmente ilustra as relações entre as pessoas dentro de uma organização. Quando um organograma cresce muito, pode ser dividido em gráficos menores para departamentos separados da organização. Os diferentes tipos de organogramas incluem: • Hierárquico – uma organização hierárquica é uma estrutura organizacional em que todas as entidades da organização, exceto uma, estão subordinadas a uma única outra entidade. Esse arranjo é uma forma de hierarquia. Em uma organização, a hierarquia geralmente consiste em um grupo de poder singular no topo, com níveis subsequentes de poder abaixo deles. • Matricial – o gerenciamento de matrizes é uma estrutura organizacional na qual alguns indivíduos se reportam a mais de um supervisor ou líder, relacionamentos descritos como relatórios de linha sólida ou linha pontilhada. • Plana ou Horizontal – uma organização plana/horizontal possui uma estrutura organizacional com poucos ou nenhum nível de gerência intermediária entre funcionários e executivos. A estrutura de uma organização se refere à natureza da distribuição das unidades e posições dentro dela, também à natureza dos relacionamentos entre essas unidades e posições. RESUMINDO: E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido que a liderança constitui no processo de interação entre pessoas em que uma delas leva, por meio de influência e poder pessoais, as energias, potenciais e atividades de um grupo, a alcançar um objetivo comum, a fim de transformar ambos. E que organograma é um gráfico que representa a estrutura formal, apresentando os diversos setores, suas posições e respectivas interdependências, via hierárquica, itinerário de comunicações, vinculação e subordinação. Organização, Sistemas e Métodos 51 REFERÊNCIAS AMITAI, E. Organizações modernas. São Paulo: Pioneira Editora, 1964. BALCÃO, Y. F. Organograma: representação gráfica da estrutura. ERA. Revista Administração de Empresas. São Paulo: FGV, 1965. Disponível em: http://www.scielo.br/pdf/rae/v5n17/v5n17a03.pdf. Acesso em: 26 fev 2020. 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GULLO, J. Administração: Para Quem Estuda, Ensina e Pratica. São Paulo: Bom Dia, 2016. Organização, Sistemas e Métodos http://www.scielo.br/pdf/rae/v5n17/v5n17a03.pdf https://ideagri.com.br/posts/administrar-bem-lucrar-sempre-organizacao-a-segunda-funcao-da-administracao-parte-1 https://ideagri.com.br/posts/administrar-bem-lucrar-sempre-organizacao-a-segunda-funcao-da-administracao-parte-1 https://ideagri.com.br/posts/administrar-bem-lucrar-sempre-organizacao-a-segunda-funcao-da-administracao-parte-1 http://www.scielo.br/pdf/rae/v20n3/v20n3a02.pdf http://www.scielo.br/pdf/rae/v40n1/v40n1a02.pdf http://www.scielo.br/pdf/rae/v40n1/v40n1a02.pdf 52 KRACKHARDT, D. HANZON, D. K. Informal Networks: The Company Behind the Chart. Massachusetts: Harvard Business Review. 1993. Disponível em: https://www.andrew.cmu.edu/user/krack/documents/ pubs/1993/1993%20Informal%20Networks.pdf. Acesso em 25 fev 2020. LOCH, C. L. CORREIA, G. S. 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A organização também pode recombinar seu pessoal, através de transferências e promoções. Organização, Sistemas e Métodos 12 SAIBA MAIS: Especializações da administração Nos dias de hoje, a Administração revela-se como uma área do conhecimento humano repleta de complexidades e desafios. O profissional que utiliza a administração como meio de vida pode atuar nos mais variados níveis de uma organização, desde o hierárquico de supervisão elementar até o de dirigente máximo da organização. Pode atuar nas diversas especializações da administração: da produção (de bens ou serviços prestados pela organização), financeira, de recursos humanos, mercadológica ou, ainda, administração geral. Em cada nível e em cada especialização da administração, as situações são diferentes. Além disso, as organizações são diferentes. Cada organização tem seus objetivos, seu ramo de atividade, seus dirigentes e seu pessoal, seus problemas internos e externos, seu mercado, sua situação financeira, sua tecnologia, seus recursos básicos, sua ideologia e política de negócios, segundo Chiavenato (2014, p. 8). Uma das funções mais importantes de um administrador é organizar o trabalho de todos os seus colaboradores. Organizar é uma das funções mais difíceis e importantes da administração. Vamos aprender mais sobre organização e o processo de organização. Organizar consiste essencialmente em estabelecer uma divisão de trabalho. Os administradores/gerentes dividem o trabalho entre indivíduos e grupos de indivíduos. E então eles coordenam as atividades de tais indivíduos e grupos para extrair o melhor resultado. Organizar é o processo de reunir recursos físicos, financeiros e humanos e desenvolver relacionamento produtivo entre eles para o alcance dos objetivos organizacionais. A organização também envolve delegar responsabilidades aos funcionários, juntamente com a autoridade para realizar com êxito essas tarefas e responsabilidades. Um aspecto importante da organização é delegar as quantidades corretas de responsabilidades e autoridade. Organização, Sistemas e Métodos 13 De acordo com Chiavenato (2003), na teoria neoclássica, as funções administrativas constituem aos elementos que Fayol determinara no seu tempo. De acordo com o autor, de um modo geral, no contexto moderno da administração admitem-se quatro funções: o planejamento, a organização, a direção e o controle, como as funções básicas do administrador. Essas quatro funções básicas – planejar, organizar, dirigir e controlar – constituem o chamado processo administrativo, conforme ilustrado na figura 1. Figura 1 - Funções e Processo da Administração Recursos • Humanos • Financeiros • Materiais • Tecnológicos • Informação Resultados • Desempenho • Objetivos • Produtos • Serviços • Eficiência • Eficácia Planejamento Formular objetivos e os meios para alcançá-los. Controle Monitorar as atividades e corrigir os desvios. Direção Designar pessoas, dirigir seus esforços, motivá-los, liderá-los e comunicar. Organização Modelar o trabalho, alocar recursos e coordenar atividades. Fonte: Chiavenato (2013). Dessa forma, o processo de organização dentro das funções administrativas pode ser descrito como projetar, desenvolver e manter um sistema de ação coordenada em que indivíduos e grupos de pessoas trabalham sob liderança comum, ajudando-se mutuamente e se esforçando para alcançar objetivos que sejam compreendidos e aceitos por todos. A palavra-chave nesta definição é sistema. Organizações são sistemas abertos que, em decorrência das influências do ambiente externo, adquirem uma determinada estrutura, que inclui elementos formais e informais. Organização, Sistemas e Métodos 14 Na concepção de Gullo (2016, p. 53), “as funções da administração são as atividades desenvolvidas nas diversas áreas da empresa para que, assim, essas áreas possam realizar seus processos de operação e de trabalho”. Segundo o autor, isso tem por finalidade atingir seus propósitos e objetivos criando valores para as pessoas e para a sociedade como um todo. Para tanto, as funções administrativas podem ser são definidas: Planejamento – criação de objetivos e metas a serem alcançados no futuro, ou seja, os resultados esperados; a definição de estratégias (meios, modos, alternativas) a serem adotadas para se alcançarem os objetivos; o desenvolvimento e a aplicação de decisões e de ações operacionais (procedimentos, atitudes, políticas, táticas) para se alcançarem os objetivos; Organização – é importante a adoção do conceito de Administração sistêmica, segundo o qual cada área da empresa e seus respectivos departamentos são analisados individualmente e, também, são analisadas a integração e interação dessas áreas e departamentos, como também: a. A coordenação de recursos materiais e humanos para montar uma estrutura organizacional (organograma) e processos de transformação desses recursos (fluxogramas, normas e procedimentos), para propiciar o alcance dos objetivos planejados. b. Fazer a divisão do trabalho entre as pessoas; definir níveis de autoridade e de responsabilidade das pessoas para possibilitar a realização do trabalho. c. Definir também o cargo de cada pessoa, ou seja, as tarefas que essa pessoa deve executar em seu trabalho. (Para facilitar essa definição, é importante considerar: o que fazer como fazer, onde fazer, com o que fazer com quem fazer, quando fazer, com qual frequência fazer, para quem fazer e fazer com qual resultado). Direção: liderar, coordenar, comandar e dirigir pessoas na execução dos processos de trabalho definidos para as pessoas (gestão de pessoas – gestão do toque humano); solucionar problemas e tomar decisões para fazer as coisas acontecerem; estabelecer mecanismos de treinamento, capacitação, motivação e comunicação; desenvolver a competência, Organização, Sistemas e Métodos 15 a realização e o bem-estar das pessoas; conduzir, colocar e executar ações em prática para concretizar os processos de trabalho (sistemas), atividades, estratégias e objetivos planejados pela empresa. Controle : comparar o planejado com o executado para medir a efetividade alcançada em relação ao planejado e identificar a necessidade de modificar o que foi planejado, alterando objetivos, estratégias e ações; estabelecer, além de parâmetros quantitativos (numéricos), também parâmetros qualitativos, ou seja, analisar por quais motivos os objetivos planejados foram, ou não, alcançados. Segundo Moretto Neto (2012, p. 10), no processo de gestão “a função organização cumpre relevante papel, na medida em que possibilita o uso racional dos recursos disponíveis, em busca do alcance de objetivos de maneira eficiente e com eficácia”. Na concepção de Campanholo (2015), a expressão organização é utilizada em diversas acepções e momentos, para identificar empresas, eficiência, sistema administrativo, estrutura de autoridade ou ciência. No entanto, o termo possui o significado da capacidade de “criar organismos, estruturas e sistemas devidamente integrados e constituídos, de compatibilizar elementos componentes necessários, constituindo a base para as atividades administrativas e operacionais” (Ibidem, 2015). Organizar consiste essencialmente em estabelecer uma divisão do trabalho, a decisão de alocação dos recursos e a coordenação de atividades e atribuições para a obtenção do melhor resultado possível. A organização envolve a identificação de responsabilidades a serem executados, o agrupamento de responsabilidades em departamentos ou divisão e a especificação de relacionamentos organizacionais. O objetivo é alcançar esforços coordenados entre todos os elementos da organização. A organização deve levar em consideração a delegação de autoridade e responsabilidadee o alcance do controle nas unidades de supervisão. Lembre-se que as organizações não são estáticas. A mudança ocorre constantemente na própria empresa, no ambiente em que a empresa opera e nas pessoas que trabalham para ela. Não existe uma organização ideal. O máximo que pode ser feito é otimizar processos e, Organização, Sistemas e Métodos 16 ao mesmo tempo, deve-se lembrar que qualquer que seja a estrutura formada, ela dependerá das circunstâncias do ambiente externo e um dos objetivos da organização é conseguir a melhor relação entre sua estrutura e essas circunstâncias. Principais Etapas do Processo de Organizar A organização consiste na forma e na determinação das estruturas, processos, sistemas, métodos e procedimentos que visam a simplificação e otimização do trabalho. O objetivo da organização é simplificar o trabalho, coordenar e otimizar funções e recursos das organizações, isto é, simplificar as atividades da empresa, tornando os processos mais eficientes. Neste contexto, as áreas funcionais, estruturas, processos, sistemas e hierarquias são definidos para atingir os objetivos da empresa, bem como os sistemas e procedimentos para realizar o trabalho. O processo de organizar implica múltiplas vantagens por meio da realização de tarefas de maneira eficiente e com um mínimo de esforço. Entre seus principais benefícios estão: • Redução de custos e o aumento da produtividade. • Redução de retrabalhos e atividades desnecessárias. • Criação de uma estrutura organizacional adequada. • Simplificação e melhoria das atividades e funções. De acordo com Maximiano (2000, p. 265), organizar representa o processo de dispor qualquer grupo de recursos em uma estrutura que promova a efetivação de objetivos. O processo de organizar tem como resultado a divisão de um todo em partes, segundo algum critério ou princípio de classificação. Um conjunto organizado segundo algum tipo de critério tem uma estrutura. Existe uma lógica fundamental para organizar. Um processo que consiste em seis etapas mesmo que as etapas 1 e 2 sejam, ao mesmo tempo, parte do planejamento, sendo: Organização, Sistemas e Métodos 17 1. Defina os objetivos da empresa. 2. Formule objetivos, políticas e planos de suporte. 3. Identifique, analise e classifique as atividades necessárias para alcançar esses objetivos. 4. Agrupe as atividades baseando-se no capital humano e nos recursos materiais disponíveis da melhor maneira para usá-las de acordo com as circunstâncias. 5. Delegue ao responsável de cada grupo a autoridade necessária para realizar as atividades. 6. Agrupe os grupos horizontal e verticalmente através de relações de autoridade e fluxos de informação. Lembre-se que a organização é um atributo de qualquer conjunto estruturado ou ordenado segundo determinados critérios. A organização envolve o estabelecimento de uma estrutura organizacional sólida para que o trabalho seja realizado conforme o planejado. O objetivo da organização é que as pessoas se coordenem entre si e trabalhem para alcançar os objetivos organizacionais. O processo de organização consiste nos seguintes estágios: a) na divisão de trabalho; e b) na coordenação. Nesse contexto, o processo de organização consiste na divisão do trabalho/tarefas, bem como a atribuição das responsabilidades e autoridade às pessoas envolvidas. As principais etapas (Figura 2), ou decisões, deste processo são: I. Análise dos objetivos e do trabalho a ser realizado. II Divisão do trabalho de acordo com os critérios mais adequados para alcançar os objetivos. III Definição das responsabilidades do trabalho. IV Definição dos níveis de autoridade. V. Desenho da estrutura organizacional Organização, Sistemas e Métodos 18 Figura 2 - Principais etapas do processo de organizar ANÁLISE DE OBJETIVOS DIVISÃO DO TRABALHO DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADE DEFINIÇÃO DE AUTORIDADE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Fonte: Adaptado de Maximiano (2009). A estrutura organizacional é a síntese do processo de organização. Uma das principais dificuldades da administração das organizações é a delimitação do desenho da estrutura organizacional. “A estrutura organizacional define a autoridade e as responsabilidades das pessoas, como indivíduos, e como integrantes de grupos. Além disso, a estrutura organizacional define a comunicação entre as pessoas e grupos” (MAXIMIANO, 2000. P. 266). A especialização da força de trabalho de acordo com as habilidades de uma pessoa permitiu criar o desenvolvimento pessoal e profissional específico dentro do capital humano da organização, possibilitando o aumento da produtividade. A especialização aumenta a eficiência do trabalho. Este princípio é aplicável tanto às atividades técnicas quanto gerenciais. A divisão do trabalho é o processo pelo qual uma tarefa é dividida em partes, cada uma das quais é atribuída a uma pessoa ou grupo de pessoas. A divisão do trabalho permite que as organizações atinjam objetivos complexos, como montar grandes equipes, fabricar produtos em grandes quantidades e atender diferentes tipos de clientes em diferentes locais. Organização, Sistemas e Métodos 19 NOTA: Durante muito tempo, as empresas foram dirigidas por meio de metas estabelecidas para as áreas funcionais, mas hoje as metas são definidas para os processos essenciais, que constituem um nível fundamental de avaliação de desempenho da organização. Mudar a estrutura funcional da empresa para uma estrutura por processos implica definir a responsabilidade pelo andamento do processo, minimizar as transferências, maximizar o agrupamento de atividades e diminuir o gasto de energia. O impacto da tecnologia na realização do trabalho abrange desde alterações na forma de realização do trabalho individual até a maneira pela qual as empresas trabalham juntas em processos interorganizacionais, passando pela redefinição da maneira pela qual os grupos de pessoas realizam suas tarefas grupais, segundo Gonçalves (2000, p. 15). RESUMINDO: A função da organização é organizar, dirigir, coordenar e controlar as atividades de uma empresa. Em outras palavras, organizar é a função através da qual o gerenciamento dirige, coordena e controla as operações dos negócios. O processo de organização deve incluir a determinação dos objetivos, a divisão de funções, a identificação e classificação das atividades de trabalho, o agrupamento das atividades, a seleção de recursos humanos e materiais e a definição de autoridade e responsabilidade. A organização harmoniza as metas individuais dos funcionários com os objetivos gerais da empresa. Agora sabemos que o processo de organização é uma das principais funções da administração. Dessa forma, pode-se considerar a organização como uma atividade para eliminar atividades desnecessárias e estabelecer padrões eficientes de funcionamento sistemático na empresa. Organização, Sistemas e Métodos 20 Divisão do Trabalho na Organização OBJETIVO: Ao término deste capítulo você será capaz de entender o que é como funciona e os principais aspectos da divisão de trabalho nas empresas modernas. Saberá mais sobre o contexto organizacional, sobre a sua estrutura e, principalmente, o que é uma estrutura formal e informal. Isto será fundamental para o exercício de sua profissão. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante! A divisão do trabalho é um conceito econômico que parte da premissa de que dividir o processo das atividades do trabalho em diferentes estágios permite que os trabalhadores se concentrem em tarefas específicas, tornando-os especialistas em suas tarefas. Nessa perspectiva, se os trabalhadores se concentrarem em um determinado aspecto das tarefas, isso poderá aumentar a sua eficiência. Esse conceito foi disseminado por Adam Smith em sua obra sobre a natureza e as causas da riqueza das nações. Ele baseou-se em uma pesquisa em uma fábricade pinos. Adam Smith observou como a eficiência da produção aumentou enormemente porque os trabalhadores foram divididos e receberam diferentes tarefas. O aumento da produção tem várias causas. De acordo com Adam Smith, isso inclui maior destreza do aprendizado, inovações no design e uso de ferramentas, conforme as etapas são definidas com mais clareza, e economia no movimento desperdiçado, mudando de uma tarefa para outra. A divisão do trabalho é um conceito econômico que afirma que a divisão do processo de produção em diferentes estágios permite que os trabalhadores se concentrem em tarefas específicas. Se os trabalhadores puderem se concentrar em um pequeno aspecto da produção, isso aumenta a eficiência geral – desde que haja volume e quantidade suficientes produzidos. Organização, Sistemas e Métodos 21 Mas por que a divisão do trabalho é mais eficaz? Podemos afirmar que a especialização em uma determinada função/tarefa permite que o funcionário se torne mais eficiente e também elencar alguns fatores para responder a essa pergunta, como por exemplo os trabalhadores precisam de menos treinamento, pois eles só precisam dominar um reduzido número de tarefas, como também se concentrar nas atividades que melhor se adaptam às suas habilidades. Um bom exemplo de sucesso na divisão de trabalho ocorreu nas fábricas de motores Ford. Na década de 1920, Henry Ford utilizou a linha de montagem para aumentar a produtividade na produção de automóveis. Na linha de montagem, havia uma divisão de trabalho com os trabalhadores se concentrando em trabalhos específicos. A divisão do trabalho é o processo pelo qual cada parte da produção é dividida em setores pelos quais um empregado realiza uma tarefa específica. Por meio da divisão do trabalho, a produção torna-se mais eficiente e se pode maximizar a produção e resultados econômicos significativos. A divisão do trabalho se espalhou pelo mundo desenvolvido. Podemos ver isso na maioria dos produtos de consumo hoje. Por exemplo, o iPhone requer peças como caixa, bateria, tela e placa lógica. Nem todos são fabricados pela Apple, muito menos pela mesma pessoa. A empresa requer empresas separadas com especialidades maiores. Entre eles estão empresas no Japão para fabricar a câmera, empresas alemãs para produzir o acelerômetro, nos Estados Unidos, para seu chip de áudio e na China para a bateria e montá-la. Dessa forma, as consequências que a divisão do trabalho para um mundo globalizado, trouxe no curto prazo foram (CHIAVENATO, 2003): • Maior produtividade e melhor rendimento do pessoal envolvido. • Maior eficiência da organização, como resultante item anterior. • Redução dos custos de produção, principalmente os de mão de obra e de materiais diretos. No entanto, Chiavenato (2003, p. 157) afirma que com a divisão do trabalho (Figura 3), a organização empresarial passa a se desdobrar em três níveis administrativos que compõem o aparato administrativo necessário para dirigir a execução das tarefas e operações: Organização, Sistemas e Métodos 22 • Nível institucional, composto por dirigentes e diretores da organização. • Nível intermediário, ou nível do meio do campo, composto dos gerentes. • Nível operacional, composto dos supervisores que administram a execução das tarefas e operações da empresa. Figura 3 - Níveis Hierárquicos Níveis: Institucional Intermediário Operacional Presidente Diretores Gerentes Supervisores Funcionários e Operários (Pessoal não administrativo) Administração Operação Fonte: Chiavenato (2013). Em uma organização, cada pessoa e cada grupo de pessoas executam tarefas específicas que contribuem para o cumprimento dos objetivos. Assim como as organizações são se especializam em certos objetivos, as pessoas e os grupos que trabalham neles. Eles são especializados em determinadas tarefas. A divisão do trabalho é o processo que permite superar limitações individuais por meio da especialização. Quando eles somam são realizadas tarefas, produtos e serviços especializados que ninguém conseguiria fazer por si só. De acordo com Maximiano (2000), em um uma organização, cada indivíduo e cada grupo possuem atribuições especificas que colaboram para a efetivação do objetivo. Assim sendo, “como as organizações são especializadas em determinados objetivos, as pessoas e os grupos que nelas trabalham também são especializados em determinadas tarefas” (Ibidem, 2000, p. 93). Organização, Sistemas e Métodos 23 Segundo Loch e Correia (20042), o trabalho pode ser considerado como sendo uma característica inerente da condição humana. “O trabalho passa a se organizar através de formas rígidas como o taylorismo e o fordismo e formas flexíveis, a exemplo do toyotismo” (LOCH e CORREIA, 2004, p. 2). A divisão do trabalho é um conceito complexo. Sua contextualização estabelece vínculos entre a divisão do trabalho e outros conceitos importantes que capturam várias formas de dinamismo econômico, como acumulação de capital, crescimento e especialização. De acordo com Pires (2019, p. 1), “o termo divisão do trabalho é encontrado em estudos oriundos de diversas áreas do conhecimento. Em termos genéricos refere-se às diferentes formas que os seres humanos, ao viverem em sociedades históricas, produzem e reproduzem a vida”. Segundo a autora, as diversas variantes nessa terminologia podem ser dispostas em quatro grupos, onde cada qual se refere a distintos fenômenos sociais concernentes às maneiras de produção essenciais à vida humana, sendo: 1. Divisão social do trabalho ou divisão do trabalho social – a expressão ‘divisão social do trabalho’ tem sido usada no sentido cunhado por Karl Marx (1818-1883) e também referendada por autores como Braverman (1981) e Marglin (1980) para designar a especialização das atividades presentes em todas as sociedades complexas, independente dos produtos do trabalho circular como mercadoria ou não. Designa a divisão do trabalho social em atividades produtivas, ou ramos de atividades necessárias para a reprodução da vida. 2. Divisão capitalista do trabalho, ou divisão parcelar ou pormenorizada do trabalho, ou divisão manufatureira do trabalho, ou divisão técnica do trabalho – é típica do modo de produção capitalista. Refere-se à fragmentação de uma especialidade produtiva em numerosas operações limitadas, de modo que o produto resulta de uma grande quantidade de operações executadas por trabalhadores especializados em cada Organização, Sistemas e Métodos 24 tarefa. Surge em meados do século XVIII com a manufatura e caracteriza o sistema de fábricas. 3. Divisão sexual do trabalho – A expressão ‘divisão sexual do trabalho’ tem sido utilizada mais recentemente, especialmente no contexto dos estudos de gênero, para expressar os diferentes papéis atribuídos a homens e mulheres na sociedade e no processo produtivo. As diferenças entre homens e mulheres são frequentemente abordadas com o olhar biológico destacando as diferenças no papel reprodutivo. No entanto, este debate ganha nova qualificação com as críticas introduzidas pelas feministas à separação das esferas públicas e privadas na sociedade capitalista, na qual tem cabido às mulheres a esfera privada e de cuidado dos filhos e aos homens a esfera pública, incluindo o trabalho remunerado e as atividades de maior prestígio social; 4. Divisão internacional do trabalho – diz respeito à posição dos países no mercado e no processo produtivo global, bem como à dinâmica dos padrões de acumulação de capital no contexto planetário. No atual contexto de globalização, a expressão ‘nova divisão internacional do trabalho’ tem sido usada para designar as mudanças no mercado, na distribuição de capital e das empresas, bem como no fluxo da força de trabalho entre os países, especialmente a relação ‘centro-periferia’. Ou seja, a relação países capitalistasdesenvolvidos, países emergentes e países pobres ou com pouco potencial competitivo na economia global. Segundo Chiavenato (2003, p. 157), “como consequência do princípio da divisão do trabalho, surge a especialização: cada órgão ou cargo passa a ter funções e tarefas específicas e especializadas”. Os teóricos neoclássicos aceitam essas argumentações e começam a se preocupar com a especialização dos órgãos que compõem a estrutura organizacional. Cada indivíduo possui suas próprias habilidades e competências que lhes permitem ser melhores em algumas atividades do que em outras. A divisão do trabalho permite que as pessoas cuidem da atividade em Organização, Sistemas e Métodos 25 que são boas e não perca tempo e esforço realizando outras atividades que outras pessoas poderiam fazer melhor. Assim, a divisão do trabalho é mais eficiente, pois permite que os trabalhadores necessitem de menos treinamento, pois precisam apenas dominar um pequeno número de tarefas e, assim, se concentrar nas atividades que melhor se adequam às suas habilidades e competências. Fleury (1980, p.1) salienta que se entende como organização do trabalho como “a especificação do conteúdo, métodos e inter-relações entre os cargos, de modo a satisfazer os requisitos organizacionais e tecnológicos, assim como os requisitos sociais e individuais do ocupante do cargo”. Organização – Estrutura Formal e Informal Podemos definir uma estrutura como sendo uma construção, arranjo ou organização de um todo com suas partes e elementos. Constitui algo construído, um sistema complexo composto por partes que dispostas de forma coerente formam uma organização. Uma organização é um sistema complexo, que inclui como subsistemas a administração, para inter-relacionar e integrar procedimentos e processos apropriados entre todos os elementos do sistema de maneira racional para atingir os objetivos organizacionais. Estrutura organizacional é a ferramenta administrativa que resulta na “identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis alçados e dos processos decisórios, visando o alcance dos objetivos estabelecidos pelos planejamentos das empresas” (OLIVEIRA, 2006, p. 69). Segundo Porto (2016), a estrutura organizacional se fundamenta em três funções básicas: 1. As estruturas têm a intenção de realizar produtos organizacionais e atingir metas organizacionais. 2. As estruturas destinam-se a minimizar ou pelo menos regulamentar a influência das variações individuais sobre a organização. Organização, Sistemas e Métodos 26 3. As estruturas são os contextos em que o poder é exercido e em que níveis um poder se sobrepõe aos outros e onde as atividades são executadas na organização. Nesse contexto Oliveira (2006, p. 63), afirma que a estrutura organizacional deverá ser “delineada de acordo com os objetivos e as estratégias estabelecidas, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa”. O autor ainda afirma que quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada propiciará para a empresa alguns aspectos: a. Identificação das tarefas necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos. b. Organização das funções e responsabilidades. c. Informações, recursos e feedback aos executivos e funcionários. d. Medidas de desempenho compatíveis com os objetivos. e. Condições motivadoras. VOCÊ SABIA? Além da organização da empresa, o executivo tem três outras funções: i) o planejamento da empresa, que representa o estabelecimento de objetivos e resultados esperados, bem como das estratégias e meios mais adequados para se alcançar esse estado futuro desejado; ii) a direção da empresa, que representa a orientação, e/ ou coordenação, e/ou motivação, e/ou liderança das atividades e recursos, visando alcançar os objetivos e os resultados esperados; e iii) o controle da empresa, que representa o acompanhamento, o controle e a avaliação dos resultados apresentados em relação aos objetivos e aos resultados esperados, segundo Oliveira (2006). Assim, quando falamos sobre como as organizações são estruturadas, abordamos principalmente sobre como funcionam e interagem de maneira formal ou informal. O funcionamento de uma Organização, Sistemas e Métodos 27 organização e o seu desempenho para atingir seus objetivos depende da possibilidade de coordenar as suas atividades. Isto implica que os seus membros não se comportam de forma aleatória ou não fazem mais nada que a revelia. Em sentindo figurado, Krackhardt e Hanzon (1993) afirmam que a organização formal é o esqueleto ou cerne de uma empresa, enquanto que a organização informal é o sistema nervoso central que impulsiona os processos de reflexão coletiva, ações e reações de suas unidades ou partes. Na perspectiva de Oliveira (2006), todas as organizações possuem dois tipos de estrutura: a formal e a informal. “A abordagem na estrutura informal está nas pessoas e em suas relações, enquanto a estrutura formal dá ênfase a posições em termos de autoridades e responsabilidades” (OLIVEIRA, 2006, p. 65). A Figura 4 descreve a organização e suas estruturas. Figura 4 - Estrutura Organizacional ORGANIZAÇÃO Ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando o alcance de objetivos e resultados estabelecidos. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades de uma organização. ESTRUTURA INFORMAL Rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que usualmente não aparecem no organograma. ESTRUTURA FORMAL Deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns de seus aspectos pelo organograma. Fonte: Porto (2016). Organização, Sistemas e Métodos 28 Organização fundamentada numa divisão do trabalho com base em critérios estabelecidos por aqueles que gerem o processo de tomada de decisões. É uma organização planejada. Geralmente aprovada pela direção da organização e comunicado formalmente a todos por meio de manuais organizacionais, descrições de cargos, organogramas, regras e procedimentos. A estrutura formal é planejada e deliberada em coordenar as atividades realizadas por seus membros. É o conjunto de regras que prescrevem a forma como as pessoas se relacionarão entre si, o que podem, devem ou não fazer, e que resultam de decisões explícitas. Compreende a estrutura organizacional, a divisão dos postos de trabalho, a diferenciação dos níveis hierárquicos, as linhas de autoridade formal, os regulamentos, os valores e os objetivos decorrentes dos processos de planejamento. A normatividade da organização formal procura trazer ordem e previsibilidade ao comportamento das pessoas dentro da organização e para ela como um todo. Estes elementos de racionalidade permitem aos indivíduos formar expectativas com base no comportamento dos outros componentes da organização. Objetivo e expectativas são a base da coordenação. A coordenação é alcançada porque cada componente da organização tem informações sobre como os outros se comportarão. Esta informação, sobre como os outros membros da organização irão agir ou sobre os produtos que irão produzir, permite a cada um adaptar o seu comportamento ao do resto da unidade, conseguindo um comportamento coordenado. Os autores clássicos da gestão no início do século XX basearam seus estudos fundamentalmente na organização formal e buscaram as configurações estruturais que maximizassem a eficiência da organização. Entretanto, na metade do mesmo século, Roethlisberger e Dickson – nas suas conclusões sobre a experiência realizada na Hawthorne, verificaram que o comportamento das organizações não pode ser explicado apenascomo consequência da sua estrutura formal. Nas organizações, surgem comportamentos não previstos, que não foram planejados, como resultado da interação entre seus membros no cumprimento das atividades determinadas pela estrutura formal. Estas formas de relacionamento não incluídas na organização formal formam o que é conhecido como organização informal ou espontânea, em oposição à organização formal, planejada. Organização, Sistemas e Métodos 29 A estrutura informal não é planejada e surge, naturalmente, da interação social dos profissionais de uma empresa. É a organização que emerge espontânea e naturalmente entre as pessoas que ocupam posições na organização formal e das relações que estabelecem entre si como ocupantes de posições. É formado a partir de relações de amizade ou antagonismo ou do surgimento de grupos informais que não aparecem no organograma, ou em qualquer outro documento formal. A organização informal é constituída por interações e relações sociais entre pessoas localizadas em diferentes posições da organização formal. Representa uma forma de atividade estranha à rede de autoridade e ao sistema de fluxos de informação regulados; são “centros de poder” sem reconhecimento oficial. A organização informal não responde a um sentido lógico e racional, e está carregada de elementos emocionais e instintivos. Inclui aspectos que não podem ser refletidos em organogramas e manuais, tais como amizades, afinidades, antagonismos, sentimentos de confiança e desconfiança, simpatias e antipatias que surgem da interação diária entre os trabalhadores. Tanto as organizações formais como as informais fazem parte de um todo que podemos chamar a verdadeira organização. A parte mais imediata disto é a organização formal, é o que nos explicam quando descrevem uma organização, o que ela faz e como o faz. No entanto, o quotidiano da organização é definido por interações informais e não planejadas Os estudos investigaram originalmente se os trabalhadores eram mais responsivos e trabalhavam com mais eficiência em certas condições ambientais, como uma melhor iluminação. Os resultados foram surpreendentes! Os pesquisadores descobriram que os trabalhadores eram mais sensíveis aos fatores sociais, como as pessoas com quem trabalharam em uma equipe e o interesse que seu gerente tinha em seu trabalho do que as condições no ambiente de trabalho, como por exemplo a iluminação. O Efeito Hawthorne ocorre quando os indivíduos ajustam seu comportamento como resultado de serem observados ou observados. Por exemplo, os funcionários podem trabalhar mais e com mais eficiência, sabendo que seu gerente está observando de perto. Assim, podemos descrever que o Efeito Hawthorne é onde a produtividade de um funcionário aumenta em resposta ao monitoramento ativo dos chefes Organização, Sistemas e Métodos 30 imediatos. Conclui que o efeito de alguém monitorando o funcionário é o principal fator contributivo em vez de outras variáveis. Organizações formais desenvolvem grupos informais dentro delas. Esses grupos informais têm estruturas sociais, histórias, cultura, laços afetivos entre outros que são bem desenvolvidas. A estrutura e os processos do grupo servem a propósitos específicos de controlar os membros e de proteger o grupo da administração. Por fim, esse experimento também chegou à conclusão que a estrutura social informal tem tanto a ver com a forma como a organização funciona quanto a estrutura formal. A estrutura social informal pode ou não prejudicar a organização. É seguro dizer, porém, que é sempre do interesse da administração entender essa estrutura social, tanto para que possam prever como os trabalhadores reagirão às coisas, quanto para manipulá-los. ACESSE: Para saber mais, leia os artigos indicados disponíveis aqui. Acesse. RESUMINDO: E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido que a divisão do trabalho é um conceito que parte da premissa de que dividir o processo das atividades do trabalho em diferentes estágios permite que os trabalhadores se concentrem em tarefas específicas. E que em uma organização, cada pessoa e cada grupo de pessoas executam tarefas específicas que contribuem para o cumprimento dos objetivos da organização. Compreendeu, também, que todas as organizações possuem dois tipos de estruturas: a formal e a informal. Assim, a estrutura informal está nas pessoas e em suas relações pessoais, enquanto a estrutura formal baseia-se nas posições em termos de autoridades e responsabilidades. Organização, Sistemas e Métodos https://veduca.sfo2.cdn.digitaloceanspaces.com/uploads/8bacb0b9b147d2b0c571097b6a092165.pdf http://www.anpad.org.br/diversos/down_zips/58/EOR2435.pdf 31 Sistema de Responsabilidade e de Autoridade OBJETIVO: Ao término deste capítulo você será capaz de entender sobre o contexto e o funcionamento do sistema de responsabilidade e de autoridade nas organizações, bem como seus principais aspectos e a importância para a melhoria na gestão das empresas. Aprenderá sobre a relevância da delegação de autoridade, além de compreender o que se caracterizam a centralização e descentralização nas organizações contemporâneas. Isto será fundamental para o exercício de sua profissão. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante!. Este tema é de extrema importância para o sucesso do administrador e de qualquer pessoa com responsabilidade e autoridade, ou seja, a liderança. Guia condutor, a pessoa que lidera e indica o caminho. É tão antiga que foi estudada desde os filósofos gregos até aos nossos dias, por meio dos pensadores da Idade Média e da Renascença. Ao longo da história, a teoria de Maquiavel gerou um forte seguimento entre muitos líderes, que a veem como um paradigma ideal para o exercício do poder. Maquiavel disse dividir e conquistar, e agora na administração podemos dizer unir para conquistar, porque a tarefa do líder é precisamente uma autoridade com responsabilidade. Silva (2008) ressalta que uma das concepções básicas de Weber é sua teoria da autoridade ou estrutura da autoridade, também conhecida como sistema de controle social, que faz parte dos estudos das organizações formais. Weber distingue o conceito de autoridade em confronto com outras formas de influência, ou seja, com o poder e com a persuasão: Organização, Sistemas e Métodos 32 • Poder - é a probabilidade de o indivíduo exercer sua vontade apesar das resistências opostas. O poder inclui o controle da situação, mediante ameaças ou coações, ou por meio da manipulação das condições de modo a obter obediência; poder não é autoridade. • Persuasão - é a faculdade de o indivíduo influenciar a decisão ou ação de outro, mediante a razão, o lógico e a argumentação. Segundo Weber, a autoridade legítima apresenta três tipos ‘puros’ ou ‘ideais’, que depende da natureza da sociedade em que se aplica (SILVA, 2008, p. 149). São eles: 1. Autoridade tradicional – resultante de uma ordem social sagrado e eterno, com base no direito divino, na tradição cultural, na herança. As sociedades que se valem deste tipo de autoridade são a tribo, o clã, as sociedades medievais, a família. 2. Autoridade carismática - resultante da rejeição à tradição e contra a ordem social vigente, concentrado na aceitação de uma ‘ordem’ encarnada em uma pessoa; a autoridade tem traços místicos, arbitrários e personalísticos. O tipo de sociedade que se vale desta autoridade são os partidos políticos, os grupos revolucionários, os grupos religiosos. 3. Autoridade racional - baseado em normas sociais, administrados pela meritocracia, com traços impessoais, técnicos e racionais. O tipo de sociedade em que esta autoridade predomina são os exércitos, a administração pública e as empresas. A autoridadea responsabilidade completa e aumenta sua iniciativa enquanto proporciona ao gerente melhor controle sobre os resultados. Organização, Sistemas e Métodos 37 b. Delegar à pessoa certa. Nem todas as pessoas têm as mesmas capacidades e motivações. O gerente deve conciliar o talento da pessoa com a tarefa para que a delegação seja eficaz. Deve identificar os subordinados que são independentes em suas decisões e que demonstram desejo de assumir responsabilidades. c. Delegar responsabilidade e autoridade. Designar apenas tarefas não constitui uma delegação completa. O indivíduo deve ter responsabilidade para realizar a tarefa e a autoridade para desempenhar a tarefa da maneira que julgar melhor. d. Manter retroação. Retroação significa linhas abertas de comunicação com o subordinado para responder questões e proporcionar orientação, mas sem exercer controle. A retroação dá ao subordinado a pista certa, e as linhas abertas de comunicação aumentam a autoconfiança. e. Avaliar e recompensar o desempenho. Quando a tarefa é executada, o gerente deve avaliar os resultados e não os métodos. Quando os resultados não alcançam as expectativas, o gerente deve montar os erros e as consequências. Quando alcançam ou ultrapassam as expectativas, o gerente deve recompensar o trabalho bem feito com orgulho, recompensas financeiras e delegação de novas atividades. Assim, dizemos que uma organização é centralizada quando não há praticamente nenhuma delegação de autoridade. Atualmente, é quase impossível para uma organização alcançar os seus objetivos sem delegação de autoridade, uma vez que os níveis hierárquicos superiores são, praticamente, incapazes de realizar todas as atividades. Entretanto, a quantidade de autoridade delegada, isto é, a quantidade e qualidade das decisões delegadas podem variar e, dessa forma, podemos dizer que a organização é centralizada quando um mínimo de decisões é delegado e as decisões mais importantes são retidas nos níveis hierárquicos superiores. Uma organização é descentralizada quando a delegação de decisões, tanto em quantidade como em qualidade, é extensa. Para realizar a descentralização, é necessário decidir que tipo de autoridade deve ser delegada a cada subordinado. Organização, Sistemas e Métodos 38 De acordo com Duarte (2018), o nível de centralização ou descentralização em uma empresa (Figura 6) alude ao quanto a autoridade para tomar decisões está concentrada no topo ou dispersada na base da organização. A centralização constitui que a autoridade para deliberar está situada no topo da organização. A descentralização denota que a autoridade de decisão está dispersa nos níveis organizacionais mais baixos. Figura 6 - Organização centralizada versus descentralizada Fonte: Chiavenato (2003). A centralização promove a retenção do processo decisório na cúpula da organização, enfatiza Duarte (2018), e há três vantagens que a centralização pode trazer: 1. Controle – A centralização constitui o melhor método de controlar e coordenar as atividades e recursos da organização. 2. Custos – Devido às economias de escala, uma função centralizada pode ser administrada com menos recursos do que uma função descentralizada. 3. Novas tecnologias – A informação é rapidamente transmitida e recebida. Esta vantagem também está presente nas empresas descentralizadas, mas a rapidez da comunicação é maior nas centralizadas. No entanto, quando se trata no foco no cliente e a agilidade no atendimento das necessidades do cliente tem levado muitas organizações Organização, Sistemas e Métodos 39 a migra resolutamente para a descentralização, segundo Duarte (2018). Existem três vantagens principais que a descentralização pode trazer: 1. Agilidade – quando o processo decisório é descentralizado para o nível local, a organização responde mais rapidamente aos clientes e às condições locais. 2. Independência – a descentralização estimula a criatividade e a independência nas pessoas nos níveis mais baixos e ajuda a construir um espírito de equipe e preparar candidatos para posições mais elevados. 3. Novas tecnologias – a tecnologia da informação (TI) permite maior descentralização da autoridade, mas garante com que a alta administração receba informação em tempo real. Descentraliza-se a tomada de decisões de operação e centraliza-se o controle dos resultados. O papel dos administradores deve ser redefinido. Deve haver o abandono da visão tradicional de que o futuro da organização pode e deve ser estabelecido e capitaneado pelos níveis hierárquicos superiores. Isso significa um reajustamento das relações de poder. O empowerment, ou empoderamento, está por trás disso. Empowerment é o estilo de dar aos funcionários autoridade, informações e ferramentas que eles necessitam para realizar suas tarefas com maior autonomia, liberdade e confiança. É um passo além do desenvolvimento de equipes. É um passo além do desenvolvimento de equipes. Empowerment significa o fortalecimento das equipes no sentido de dotá-las de liberdade de atuação e de participação nas decisões, plena autonomia no desempenho das tarefas, responsabilidade pela tarefa total e pelos seus resultados. O empowerment leva a equipe a gerenciar (e não mais ser gerenciada). Significa: Interação – todos os membros estão comprometidos com o empowerment e a autoajuda. Motivo – buscar sinergia de esforços. Responsabilidade – todos os membros proporcionam maior autonomia às pessoas. Participação – a participação é o processo de transferir responsabilidades e decisões às pessoas. Empowerment – os gerentes estão delegando mais meios para fortalecer as pessoas em todos os níveis para que elas possam tomar todas as decisões que afetam o seu Organização, Sistemas e Métodos 40 trabalho. Com o empowerment, proporciona-se maior responsabilidade e autonomia às pessoas, que passam a trabalhar mais livremente e com um mínimo de supervisão direta, segundo Chiavenato (2014). A principal função gerencial está preocupada com a responsabilidade da tomada de decisão. Centralização e descentralização descrevem a maneira pela qual as responsabilidades de tomada de decisão são divididas entre os diferentes níveis hierárquicos. A centralização e a descentralização constituem uma situação importante em uma organização e se relacionam se a autoridade deve ser concentrada ou dispersa em toda a estrutura organizacional. RESUMINDO: E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido que a responsabilidades são as obrigações, funções, papéis, deveres ou tarefas das pessoas ou grupos de trabalho. Autoridade, especificamente autoridade formal, é o poder de decisão investido numa pessoa ou grupo, que possibilita mobilizar o comportamento alheio para a realização das tarefas. Aprendeu também que delegar é transferir atribuições ou tarefas. A delegação pode ser feita de uma pessoa para outra, com transferência do poder de decisão para a execução de tarefas específicas. Que uma organização centralizada é quando praticamente não há delegação de autoridade para tomar decisões. Uma empresa na qual a autoridade se concentra em uma ou poucas pessoas é uma organização centralizada. Que uma organização descentralizada é a situação oposta, na qual o poder de decisão é distribuído, é descentralizada. A autoridade é descentralizada quando os ocupantes de certos cargos transferem ou delegam parte de seus poderes e autoridade aos ocupantes de outros cargos. Organização, Sistemas e Métodos 41 Liderança nas Organizações OBJETIVO: Ao término deste capítulo você será capaz de entender sobre o contexto da liderança nas organizações, a importância de um líder para a gestão de equipes, bem como para o sucesso e o atingimento dos objetivos organizacionais. Aprenderásobre a relevância da construção de organograma e o como essa representação gráfica contribui para a delimitação de tarefas e responsabilidades. Isto será fundamental para o exercício de sua profissão. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante! A liderança faz parte dos principais elementos para se atingir os objetivos organizacionais. Nessa perspectiva, se faz necessário conhecer as habilidades e competências essenciais dos colaboradores para que se obtenha o máximo no desempenho no trabalho. A gestão de pessoas, ou gerenciamento de grupos de pessoas dentro de uma organização, é uma responsabilidade complexa, pois exige uma análise especificamente e um monitoramento constante da execução das tarefas e dos resultados obtidos. O líder de uma organização deve ter a capacidade de garantir que os membros de sua equipe tenham objetivos próprios que beneficiem diretamente os objetivos comuns da organização. É primordial que haja a motivação constante da equipe, um plano de incentivo ao trabalho em equipe e um ambiente de trabalho agradável para alcançar também a satisfação de todo o pessoal de recursos humanos. Uma equipe de trabalho organizada e coordenada, com caráter de unidade, pode enfrentar com êxito os problemas diários alcançando um bom desempenho de suas funções. As organizações dependem, para crescer e perseverar na liderança de seus líderes, e isso é válido para quem tem lucro e para quem não Organização, Sistemas e Métodos 42 tem. Como as organizações dependem do líder, precisamos ver quais aspectos são importantes. Um bom líder deve atender a quatro condições: i) Compromisso com a missão; ii) Visão Comunicação; iii) Confiança em si mesmo e iv) Integridade pessoal. Basicamente, a liderança consiste em um modo de ser, porque o líder está sendo formado dia a dia: na paixão pela missão, na ação e em valores fundamentais. Além disso, um líder deve não apenas delegar responsabilidades, mas também expandir o poder para os outros, ser humilde e considerar substituível. Assim, podemos definir liderança como um processo de interação entre pessoas em que uma delas leva, por meio de influência e poder pessoais, as energias, potenciais e atividades de um grupo, a alcançar um objetivo comum, a fim de transformar ambos. Para a empresa e para as pessoas que colaboram nela. Em resumo, a liderança é importante, pois é vital para a sobrevivência de qualquer organização. É importante, porque é a capacidade de um chefe guiar e dirigir. Uma organização pode ter planejamento e controle adequados e não sobreviver por falta de um líder apropriado. A liderança nas organizações Os estudos de Hawthorne permitiram conhecer a grande influência que os grupos exercem, tanto negativa como positivamente, nos indivíduos das organizações. Esses estudos também mostraram a necessidade de um exame mais rigoroso dos aspectos psicológicos e sociais do comportamento organizacional. Os estudiosos de então (das relações humanas) e os posteriores tentaram métodos de pesquisa mais apurados dos que até então eram usados, para determinar as razões e modelos de comportamento dos indivíduos nas organizações, e perceberam a grande influência da liderança informal sobre o comportamento dos trabalhadores. Os líderes informais estabeleciam as regras para a atuação dos grupos e mantinham forte controle sobre o comportamento dos membros dos grupos. Daí a importância da liderança até os dias de hoje, segundo Silva (2008). Chiavenato (2014, p. 125), afirma que a “liderança é necessária em todos os tipos de organização humana, seja nas empresas ou em cada um Organização, Sistemas e Métodos 43 de seus departamentos”. A liderança é fundamental em todas as funções da administração: “o administrador precisa conhecer a natureza humana e saber conduzir as pessoas, isto é, liderar” (Ibidem, 2014). De acordo com o autor, para os humanistas, a liderança pode ser visualizada sob diversos ângulos: 1. Como fenômeno de influência interpessoal - liderança é a influência interpessoal exercida em uma situação e dirigida por meio do processo da comunicação humana para a consecução de um ou mais objetivos específicos. A liderança ocorre como um fenômeno social e exclusivamente nos grupos sociais. Ela é decorrente dos relacionamentos entre as pessoas em uma determinada estrutura social. Nada tem a ver com os traços pessoais de personalidade do líder. A influência significa uma força psicológica, uma transação interpessoal na qual uma pessoa age de modo a modificar o comportamento de outra de modo intencional. A influência envolve conceitos como poder e autoridade, abrangendo maneiras pelas quais se provocam mudanças no comportamento de pessoas ou de grupos sociais. 2. Como processo de redução da incerteza de um grupo – o grau em que um indivíduo demonstra qualidade de liderança depende não somente de suas próprias características pessoais, mas também das características da situação na qual se encontra. Liderança é um processo contínuo de escolha que permite que a empresa caminhe em direção à sua meta, apesar de todas as perturbações internas e externas. O grupo tende a escolher como líder a pessoa que pode lhe dar maior assistência e orientação (que defina ou ajude o grupo a escolher os rumos e as melhores soluções para seus problemas) para alcançar seus objetivos. A liderança é uma questão de redução da incerteza do grupo, e o comportamento pelo qual se consegue essa redução é a escolha, isto é, a tomada de decisão. Nesse sentido, o líder é um tomador de decisões ou aquele que ajuda o grupo a tomar decisões adequadas. 3. Como uma relação funcional entre líder e subordinados - é uma função das necessidades existentes em determinada situação e Organização, Sistemas e Métodos 44 consiste em uma relação entre um indivíduo e um grupo. A relação entre líder e subordinados repousa em três generalizações: • A vida pode ser vista como uma contínua luta para satisfazer necessidades, aliviar tensões e manter o equilíbrio. • A maior parte das necessidades individuais é satisfeita por meio de relações com outras pessoas e grupos sociais. • Relacionar-se com outras pessoas é um processo ativo – e não passivo – de satisfazer necessidades. A pessoa não espera que a relação capaz de lhe proporcionar os meios de satisfazer uma necessidade ocorra naturalmente, mas ela própria procura os relacionamentos adequados ou utiliza os já existentes com o propósito de satisfazer suas necessidades pessoais. No entendimento de Silva (2008, p. 229), “atualmente, o estudo da liderança é tratado como uma habilidade da função de direção, que os administradores devem exercer. Liderança é o processo de dirigir e influenciar as atividades de grupos no sentido de alcançar os objetivos em uma dada situação”. De acordo com o autor, um administrador possui cinco tipos de poder (5 P’s) que servem de base para o desenvolvimento da liderança, sendo: 1. Poder de recompensa – é a capacidade de oferecer algo de valor, um resultado positivo, como meio de influenciar o comportamento de outras pessoas. 2. Poder coercitivo – é a capacidade de punir ou de reter resultados positivos, como meio de influenciar o comportamento de outras pessoas. 3. Poder de especialização – é a capacidade de influenciar o comportamento de outras pessoas por causa do conhecimento específico ou do entendimento que alguém detém. 4. Poder de referência – é a capacidade de influenciar o comportamento de outras pessoas por causa de seu desejo de se identificar pessoal e positivamente com alguém admirado. Organização, Sistemas e Métodos 45 5. Poder legítimo - é a capacidade de influenciar o comportamento de outras pessoas em virtude dos direitos do cargo ou da função ocupada. Os tipos de poder de recompensa, coercitivo e legítimo são relacionados à posição hierárquica;a relação de um funcionário com outro, ou com outros, de uma empresa. Também é usado para mostrar a relação de um departamento com outro, ou com outros, ou com uma função de uma organização com outro, ou com outros. Este gráfico é valioso, pois permite visualizar uma organização completa, por meio da figura que apresenta. De acordo com Paula Filho (2015, p. 4), os objetivos de um organograma é: 1. Divisão do trabalho mediante o fracionamento da organização, em unidades de direção, núcleos, setores. 2. Relação superior-subordinado - deixa implícita à delegação de autoridade e responsabilidade. 3. Trabalho desenvolvido pelas unidades - dependendo da técnica de elaboração aplicada, poderá evidenciar, além do tipo de trabalho desenvolvido, mais: • O detalhamento do tipo de trabalho. • Os cargos existentes. • Os nomes dos titulares das unidades. Organização, Sistemas e Métodos 50 • A quantidade de pessoas por unidade. • A relação funcional, além da relação hierárquica. O organograma da empresa normalmente ilustra as relações entre as pessoas dentro de uma organização. Quando um organograma cresce muito, pode ser dividido em gráficos menores para departamentos separados da organização. Os diferentes tipos de organogramas incluem: • Hierárquico – uma organização hierárquica é uma estrutura organizacional em que todas as entidades da organização, exceto uma, estão subordinadas a uma única outra entidade. Esse arranjo é uma forma de hierarquia. Em uma organização, a hierarquia geralmente consiste em um grupo de poder singular no topo, com níveis subsequentes de poder abaixo deles. • Matricial – o gerenciamento de matrizes é uma estrutura organizacional na qual alguns indivíduos se reportam a mais de um supervisor ou líder, relacionamentos descritos como relatórios de linha sólida ou linha pontilhada. • Plana ou Horizontal – uma organização plana/horizontal possui uma estrutura organizacional com poucos ou nenhum nível de gerência intermediária entre funcionários e executivos. A estrutura de uma organização se refere à natureza da distribuição das unidades e posições dentro dela, também à natureza dos relacionamentos entre essas unidades e posições. RESUMINDO: E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido que a liderança constitui no processo de interação entre pessoas em que uma delas leva, por meio de influência e poder pessoais, as energias, potenciais e atividades de um grupo, a alcançar um objetivo comum, a fim de transformar ambos. E que organograma é um gráfico que representa a estrutura formal, apresentando os diversos setores, suas posições e respectivas interdependências, via hierárquica, itinerário de comunicações, vinculação e subordinação. Organização, Sistemas e Métodos 51 REFERÊNCIAS AMITAI, E. Organizações modernas. São Paulo: Pioneira Editora, 1964. BALCÃO, Y. F. Organograma: representação gráfica da estrutura. ERA. Revista Administração de Empresas. São Paulo: FGV, 1965. Disponível em: http://www.scielo.br/pdf/rae/v5n17/v5n17a03.pdf. Acesso em: 26 fev 2020. CHIAVANETO, I; SAPIRO, A. Planejamento Estratégico. São Paulo: Elsevier, 2010. CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração. São Paulo: Manole, 2014. CHIAVENATO, I. 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