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AUDITORIA E INDICADORES DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS AULA 1 Profa. Viviane Maria Penteado Garbelini 2 CONVERSA INICIAL Olá, aluno(a). Você sabe o que é auditoria? Sabe onde ocorreram as primeiras auditorias e quando começaram as primeiras auditorias no Brasil? Nessa primeira aula, iremos estudar o conceito de auditoria, identificar a origem e a evolução da auditoria no Brasil e no mundo. Vamos entender o que envolve a auditoria em recursos humanos, assim como os tipos de auditoria. Finalmente, veremos as fases que envolvem o processo de auditoria. Nossa aula é composta por vídeos, textos, slides, indicações de leituras, entre outras atividades. Então, gostou? Acesse os materiais disponíveis e assista aos vídeos para entender um pouco mais sobre os assuntos tratados nessa aula. CONTEXTUALIZANDO Você sabe o que é auditoria? Para que serve a auditoria? Com a expansão capitalista e o consequente crescimento dos negócios, com a globalização econômica batendo às portas de empresas de diferentes setores, foi preciso olhar não só para dentro, mas também para fora dessas empresas, de modo a melhorar e a repensar suas atividades, dada a competitividade e a concorrência. Com isso, houve a necessidade de se implementar medidas que contribuíssem para o controle dos negócios e das atividades desenvolvidas nas empresas. Planejar as atividades, os custos, as receitas e os resultados são ações primordiais para o sucesso de uma empresa. A auditoria foi criada para atender a complexidade dos negócios, identificando as falhas, propondo novos direcionamentos, criando normatizações que ajudassem as empresas a crescerem e se expandirem. PESQUISE Para saber um pouco mais sobre a auditoria em recursos humanos, acesse o link: http://www.cfa.org.br/servicos/publicacoes/manual- auditoria/manual-de-auditoria-portal.pdf. Nesse link, você encontrará um manual de auditoria do administrador elaborado pelo CFA/CRAs. Os autores discutem de forma sucinta e objetiva os principais passos da auditoria na prática. 3 Para entender um pouco mais sobre a auditoria leia o texto: AMARAL, Isabel Cristina Pereira; GUILHERME, Caroline dos Santos. A Relevância da Auditoria de Recursos Humanos. Disponível em: https://semanaacademica.org.br/system/files/artigos/a_relevancia_da_auditoria _de_recursos_humanos_sit_07_0.pdf Acesso em 20 out. 2016. Nesse artigo, as autoras abordam objetivos e técnicas da auditoria em RH. TEMA 1 – A ORIGEM E A EVOLUÇÃO DA AUDITORIA A origem da auditoria se perde no tempo, pois não é fácil precisar exatamente quando esta teve origem, porém há alguns registros de que a auditoria tenha surgido na Inglaterra por volta do século XIV, ano de 1314, quando o governo utilizava o exame periódico e sistemático das contas públicas, no entanto o que proporcionou o desenvolvimento da auditoria propriamente dita foi o surgimento das grandes corporações americanas. Para Ribeiro e Coelho (2013, p. 3), a auditoria surgiu da necessidade de se garantir a veracidade das informações derivadas dos registros contábeis. Por essa razão, quando buscamos informações sobre auditoria, essa está quase sempre ligada à auditoria contábil. Para Pinho (2007, p. 6) o grande momento da auditoria ocorreu depois da crise americana de 1929, conhecida também como Grande Depressão. No início dos anos 1930, foi criado o Comitê May, um grupo de trabalho instituído com a finalidade de estabelecer regras para as empresas que tivessem suas ações cotadas em bolsa, tornando obrigatória a auditoria contábil independente nos demonstrativos contábeis dessas empresas. Para Franco e Marra (2009, p. 39), o surgimento da auditoria ocorreu com o interesse de confirmação dos dados contábeis em função do aparecimento das grandes empresas e da cobrança do imposto de renda. Segundo Ribeiro e Coelho (2013), a auditoria é uma técnica contábil, que surgiu com o foco de garantir a veracidade das informações derivadas dos registros contábeis. Com o passar do tempo teve seu campo de aplicação ampliado, fora da ciência contábil. Com o desenvolvimento da atividade econômica, a auditoria foi impulsionada, já que os empresários precisavam controlar seu patrimônio. O que acelerou o desenvolvimento dos procedimentos de auditoria no início do século XX foi o surgimento das grandes corporações norte- 4 americanas. Com a abertura de seus capitais, as companhias precisavam oferecer credibilidade e segurança a seus investidores. (RIBEIRO; COELHO, 2013, p. 04) No Brasil, o surgimento se deu no final da Segunda Guerra Mundial, quando houve a entrada de multinacionais norte-americanas e europeias no país. Com o ingresso das organizações multinacionais no Brasil e com a abertura de capitais das grandes organizações brasileiras que passaram a negociar os títulos representativos dos seus capitais nas bolsas de valores, os procedimentos de contabilidade e de auditoria precisaram se ajustar aos padrões internacionais, não só para atender os interesses das matrizes estrangeiras, mas também para oferecer maior credibilidade aos investidores nacionais e internacionais, que buscam o retorno e a remuneração justas dos capitais investidos nas organizações. (RIBEIRO, COELHO, 2013) Segundo Attie (2010, p. 8), o surgimento e evolução da auditoria estão relacionados com a instalação de empresas internacionais de auditoria independente, assim, os investimentos internacionais aqui implantados tiveram de ter suas demonstrações contábeis auditadas, entretanto não há como determinar a data da primeira auditoria realizada. O primeiro documento comprobatório de realização de auditoria no Brasil seria um parecer elaborado pela empresa Clarkson & Cross, atual Ernst & Young. Fonte: http://www.portaldeauditoria.com.br/auditoria-rh/. 5 No quadro sinótico acima, pode-se observar que houve uma evolução significativa com relação ao processo de auditoria. Antes do século XIX, o objetivo da auditoria consistia em descobrir erros e fraudes, a fim de punir e não direcionar as ações da organização em busca de melhoria. Com a evolução do processo de auditoria, nota-se que, embora, na execução da auditoria, encontram-se erros e fraudes, o seu real objetivo é redirecionar as ações para que os processos organizacionais ocorram de forma eficaz. Saiba mais Após assistir ao vídeo e ler os textos, pense sobre a importância da auditoria para as empresas e responda: por que a auditoria é uma ferramenta de gestão? Resposta A auditoria avalia a qualidade das demonstrações contábeis e todo o seu conteúdo. Não é seu principal ramo a descoberta de erros, mas, por meio de seus procedimentos, acaba os apurando (FRANCO; MARRA, 2001). A auditoria, além de ser um braço da contabilidade, se tornou uma arma em favor do gestor, pois, após sua realização, mesmo que não seja o objetivo da auditoria, são detectados erros a serem corrigidos e possíveis fraudes. Dessa forma, nota-se que a auditoria serve de auxílio à gestão das empresas (OLIVEIRA et al., 2012, p.04). TEMA 2 – CONCEITOS E OBJETIVOS DA AUDITORIA A auditoria, muitas vezes, é vista como um recurso aplicado nas organizações a fim de identificar fraudes, no entanto a função da auditoria é bem mais abrangente. Trata-se de importante ferramenta para reorientar as ações da organização, assim como elemento essencial na gestão da qualidade na busca de diferenciais competitivos. A globalização evidencia que as organizações devem buscar esses diferenciais desde que sejam cada vez mais transparentes e responsáveis quanto à demonstração de suas informações, proporcionando maior credibilidade aos seus usuários. Além disso, deve ter uma vertente social, pois sendo a auditoria um ramo da contabilidade e esta, uma ciência social, nada mais coerente que elacontribua para a sustentabilidade das organizações sem deixar de se 6 preocupar com a sociedade por meio da responsabilidade social e seus vieses, assegurando que as empresas estão em conformidade, além de agregar valor às mesmas. (MAKOSKY, 2011, p.01) A auditoria é uma verificação dos processos e das atividades desenvolvidas em determinada empresa ou setor, a fim de averiguar se elas estão de acordo com as disposições planejadas e/ou estabelecidas, se foram implementadas com eficácia e se estão adequadas. A auditoria é importante para as organizações, pois contribui para a melhoria dos controles realizados, reduzindo os riscos que possam surgir, visando a garantir a veracidade das informações. Com origem no latim audire, a palavra auditoria tem como primeiro significado o ouvir, porém foi com os ingleses que teve uma utilização mais abrangente, quando esses começaram a utilizar a auditoria em sistemas contábeis, onde além de ouvir os auditores tinham como função verificar se o que estava planejado estava sendo cumprido. (SIGNIFICADOS Br, 2016, p.01) A auditoria busca aumentar o grau de confiança dos usuários em relação aos documentos, informações, controles, procedimentos entre outros, no entanto, seu objeto irá variar conforme o fim a que se destina ou os objetivos desejados. A auditoria pode ser interna e externa. A auditoria interna, como o próprio nome indica, é realizada por um ou mais auditores, os quais pertencem ao quadro de funcionários da empresa. Deve ser contínua para garantir e preservar a “saúde” da organização. Já a auditoria externa é realizada por auditores independentes, devidamente qualificados para exercer as funções de auditoria, sem nenhum vínculo com a empresa. O auditor deve evitar qualquer relação que possa prejudicar sua opinião ou parecer sobre as demonstrações auditadas. A auditoria externa ou independente consiste na verificação da exatidão e fidedignidade dos documentos, informações, registros, entre outros, referentes à organização e ao setor auditado. A independência é fundamental para que a auditoria aconteça de forma eficaz. Entende-se como independência o estado no qual as obrigações ou os interesses da entidade de auditoria são, suficientemente, isentos de interesses das entidades auditadas para permitir que os serviços sejam prestados com objetividade (RIBEIRO; COELHO, 2013, p. 99). 7 Já a auditoria interna é a avaliação exercida por um profissional com vínculo empregatício com a empresa auditada. A principal função do auditor interno é auxiliar a organização a alcançar seus objetivos. Para Ribeiro e Coelho (2013, p.31), "o trabalho do auditor interno compreende o exame, a avaliação e o monitoramento da adequação e efetividade do controle interno, com o propósito de adicionar valor e melhorar as operações da organização". Nesse sentido, a auditoria interna é de grande valia para as organizações, pois serve de apoio à gestão, na medida em que fornece informações aos gestores sobre o desenvolvimento das atividades executadas, assegurando que os resultados das operações e as origens e as aplicações dos recursos, sejam fidedignos. No quadro abaixo, Almeida (2009) faz uma análise comparativa entre os dois tipos de auditoria com relação ao trabalho do auditor. Auditor Interno Auditor Externo Empregado da organização; Não tem vínculo empregatício com a organização; Menor grau de independência; Maior grau de independência; Executa auditoria contábil e operacional; Executa apenas auditoria contábil; Objetivos principais: Verificar se as normas internas estão sendo seguidas; Verificar a necessidade de aprimorar normas internas vigentes; Verificar a necessidade de novas normas internas; Efetuar auditoria das diversas demonstrações contábeis e em áreas operacionais. O principal objetivo é emitir um parecer ou opinião sobre as demonstrações contábeis, no sentido de verificar se estas refletem adequadamente a posição patrimonial e financeira, o resultado das operações, as mutações do patrimônio líquido e as origens e aplicações de recursos da empresa examinada. Também se essas demonstrações foram elaboradas de acordo com os princípios contábeis com uniformidade em relação ao exercício social anterior; Maior volume de testes (possui maior tempo na empresa para executar os serviços de auditoria). Menor volume de testes, já que o auditor externo está interessado em erros que individualmente ou cumulativamente possam alterar de maneira substancial as 8 informações das demonstrações contábeis. Fonte: Almeida (2009) Diferenças entre auditor interno e externo Verifica-se, nessa análise, que a auditoria em RH é classificada em auditoria interna, visto ser o auditor interno quem executa a auditoria operacional, no entanto, para outros autores, a auditoria de RH também pode ser executada por auditores externos. Saiba mais Se você se interessou pelo processo de auditoria e deseja saber um pouco mais sobre alguns dos temas discorridos, nessa primeira aula, assista ao vídeo sobre que aborda a diferença entre auditoria interna e auditoria externa, disponível em: https://www.youtube.com/ watch?v=oS_8MSg3MXc TEMA 3 – AUDITORIA EM RECURSOS HUMANOS Para melhor entender a auditoria em recursos humanos e sua importância para a organização, é importante identificar, inicialmente, no que consiste a área de RH e sua administração na empresa: A administração de recursos humanos consiste no planejamento, na organização, no desenvolvimento, no controle e na avaliação de técnicas capazes de promover o desempenho eficaz do pessoal, ao mesmo tempo em que a organização representa o meio que permite às pessoas alcançarem seus objetivos individuais relacionadas direta ou indireta com o trabalho. A administração de recursos humanos significa conquistar e manter pessoas na organização, trabalhando e dando o máximo de si, com uma atitude positiva e favorável. (ROSA, 2011 apud AMARAL, GUILHERME, 2016, p. 6) Como um dos papéis da gestão de recursos humanos é planejar, organizar, controlar e avaliar técnicas que promovam o desenvolvimento de seus colaboradores, o processo auditório se faz importante, a fim de garantir que essas ações sejam executadas sem desvio de condutas, sem riscos para a organização e com eficácia. A auditoria em recursos humanos é um processo investigativo, com a finalidade de realizar inferências sobre o sistema de pessoal e de analisar e avaliar o desempenho do departamento, a fim de corrigir suas falhas e reorientar suas ações. 9 A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações e confirmações, internas e externas, relacionados com o controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros. Auditoria de recursos humanos tem como finalidade constatar irregularidades, orientar e prevenir, para que as empresas não tenham surpresas desagradáveis quando da presença dos agentes fiscais do trabalho, além de evitar pagamentos incorretos ou indevidos. (ASLAN FILHO, 2016, p.01) De acordo com Soares et all (2009) (apud AMARAL; GUILHERME, 2016), a auditoria em recursos humanos é essencial para as organizações, porque visa a examinar analiticamente e pericialmente as operações trabalhistas, direitos e deveres do empregado e do empregador, políticas e práticas de pessoal em uma organização. Emitindo, por fim, um parecer sobre as irregularidades encontradas e reorientando as ações na organização. Com essas práticas, a organização aproveitará melhor seus recursos humanos, aumentando assim sua rentabilidade. Para Aslan Filho (2016, p. 01), os principais aspectos que a auditoria de recursos humanos permite verificar são: a) Objetivos e expectativas quanto à administração de Recursos Humanos,em relação à quantidade, qualidade, tempo e custo. b) Contribuição do RH aos objetivos e resultado da organização. c) Eficiência e eficácia quanto ao treinamento, desenvolvimento de pessoas, bem como remuneração, benefícios, sociais, relação sindical entre outros. d) Clima organizacional. e) Políticas de recursos humanos. A auditoria em RH é essencial para a organização, na medida em que incentiva o departamento de recursos humanos a padronizar seus processos, permitindo uma avaliação sistemática e controle de seu funcionamento, diminuindo a possibilidade de práticas prejudiciais à organização. Além disso, a auditoria na área de RH auxilia na prevenção de riscos trabalhistas para a empresa. Rosa (2011) defende que: A auditoria das atividades e programas de RH tem os seguintes propósitos: justificar a própria existência e o orçamento de despesas de RH; melhorar continuamente a função de RH, proporcionando meios para decidir quando adicionar ou suprimir atividades, alterar rumos e práticas; proporcionar retroação para os especialistas de RH, 10 gerentes de linha e funcionários a respeito da eficácia da RH; ajudar o RH a proporcionar uma contribuição significativa para os objetivos da organização e para as necessidades dos clientes e funcionários; Auditoria de recursos humanos é a análise sistemática das políticas e práticas de pessoal e a avaliação do seu funcionamento, tanto para a correção dos desvios como para a sua melhoria contínua. (ROSA, 2011 apud AMARAL, GUILHERME, 2016, p. 4) Desse modo, o auditor deve dominar inúmeros aspectos que envolvem o departamento de RH, a fim de desempenhar seu papel de identificar as falhas e os riscos, mas, sobretudo, orientar as ações do departamento em questão, evitando problemas e custos à organização. Assim, fica evidente a importância da auditoria nas rotinas trabalhistas nas organizações. Há complexidade de informação, e as leis que regulamentam e protegem o trabalhador nos procedimentos e rotinas que estão legalmente registradas na legislação trabalhista e previdenciária são bastante diversificadas. Nesse sentido, o processo de auditoria não se esgota com a apresentação de relatório dos erros, sobretudo a auditoria de RH, que se configura como objeto educativo, no sentido de incluir procedimentos corretivos e preventivos, facilitando a adoção e acompanhamento das ações a serem implementadas. A auditagem, quando bem aplicada, provoca a sensibilização dos gestores para agirem proativamente no diagnóstico de problemas futuros, evitando riscos desnecessários, como os passivos trabalhistas. Por isso, a auditagem deve ser contínua e sistemática. Saiba mais Leia o case a seguir e responda a questão levantada. Recentemente, no Pão de Açúcar, um funcionário saudava amigavelmente os compradores e oferecia um pedacinho daquele lindo pêssego que estava à venda, tal qual fazem os animados feirantes. Para um supermercado, isso é, sem dúvida, uma inovação. Saímos do paradigma das gôndolas, do autosserviço, da impessoalidade, para retornar ao velho relacionamento com a freguesia. E qual foi provavelmente a área que contratou, treinou e motivou esse funcionário? Mais do que isso, quais teriam sido as ações do RH que estimularam a sensibilidade do colaborador com as necessidades de relacionamento, o olho no cliente e a análise de padrões de comportamento, como o da feira livre, que deram origem a essa ideia? 11 Qual foi o papel do RH na criação e manutenção da estrutura que permitiu com que a inovação tivesse sido não só criada, mas comunicada, aceita, testada e implementada? Resposta A questão não é saber quanto o RH participou de fato na concretização dessa ideia, mas perceber, neste exemplo do Pão de Açúcar, o quanto o RH pode ampliar sua participação. Basta acompanhar o cotidiano das empresas, as metas desafiadoras a serem cumpridas, o constante monitoramento dos rumos e a obrigatoriedade absoluta de estarmos inseridos em um empreendimento lucrativo para reconhecermos a dificuldade de se integrar a produção de inovações (CASES DE SUCESSO, 2016). TEMA 4 – TIPOS DE AUDITORIA E INDICADORES DE RH O principal propósito da auditoria de recursos humanos é identificar como programa está funcionando, verificando, assim, os processos e as condições que não estão funcionando à contento tornando-se prejudiciais à organização, ou que estão com custos elevados ou ainda ações que devem ser acrescentadas. "As principais funções da auditoria são: indicar as falhas e problemas, determinar as possíveis soluções e sugestões, bem como salientar os aspectos positivos e tentar melhorá-los" (ASLAN FILHO, 2016, p. 01). Ainda para o autor, os principais aspectos que a auditoria de recursos humanos permite verificar são: a) Objetivos expectativas quanto à administração de recursos humanos, em relação à quantidade, qualidade, tempo e custo. b) Contribuição do RH aos objetivos e resultado da organização. Eficiência e eficácia quanto ao treinamento, desenvolvimento de pessoas, bem como remuneração, benefícios, sociais, relação sindical, entre outros c) Clima organizacional d) Políticas de recursos humanos Ao pesquisar sobre os diferentes tipos de auditoria, verifica-se uma infinidade de classificação em função dos objetivos escolhidos para que a auditoria aconteça. Autores como Bueno Neto e Slonca (2007) classificam a 12 auditoria em: auditoria horizontal, orientada, interna, externa e auditoria articulada, sob a ótica do conteúdo e finalidade. A UFMG (2001) classifica a auditoria nos seguintes tipos: auditoria de avaliação da gestão, auditoria de acompanhamento da gestão, auditoria contábil, auditoria operacional e auditoria especial. Assim, não há uma única classificação dos tipos de auditoria, mas diferentes formas de classificar. Segundo Prado (2012) (apud OLIVEIRA, 2016, p.8), as modalidades de auditoria são classificadas da seguinte forma: Auditoria contábil A auditoria das demonstrações financeiras destina-se aos exames e avaliação dos componentes dessas demonstrações no que concerne à adequação dos registros e procedimentos contábeis, sistêmica dos controles internos, observância de normas, regulamentos e padrões aplicáveis, bem como a aplicação dos princípios fundamentais de contabilidade. Auditoria tributária Objetiva o exame e a avaliação de planejamento tributário e a eficiência e eficácia dos procedimentos e controles adotados para a operação, pagamento e recuperação de impostos, taxas e quaisquer outros ônus de natureza fisco- tributária que incidem nas operações, bens e documentos da empresa. Auditoria operacional Também denominada de auditoria dos E’s (economia, eficiência e eficácia), é considerada, essencialmente, um enfoque, ou seja, um mesmo assunto pode ser visto por olhos de um contador e resultar num exame financeiro tradicional ou de um ponto de vista gerencial, como se fosse o proprietário do negocio, e resultar em uma auditoria operacional. Auditoria de gestão Cumpre o exame e a avaliação sobre sistemas políticos, critérios e procedimentos utilizados pela empresa na sua área de planejamento estratégico, tático e, principalmente, no processo decisório. Auditoria de sistemas informatizados Compreende o exame e avaliação dos processos de planejamento, 13 desenvolvimento, teste e sistemas aplicativos. Visa também ao exame e a avaliação da estrutura lógica, física, ambiental, organizacional, de controle e segurança e à proteção de determinados ativos, sistemas aplicativos, software e, notadamente, das informações, visando à qualidade de controles internos sistêmicos e de suas observâncias em todos os níveis gerenciais. Auditorias especiais Abrange a realização de trabalhos especiais de auditoria não compreendidos na programação normativada área, solicitados pelos membros do conselho administrativo, fiscal, diretoria ou que são determinados em legislação especifica. Incluem-se, nesta modalidade, os exames de fraudes, irregularidades, desmobilização, aquisição, fusão, cisão e incorporação de empresas, contratos especiais de grande vulto, entre outros. No entanto, diante do elevado número de casos, a convergência atual do mercado da auditoria prova o surgimento de auditorias especializadas, como a auditoria de gestão ambiental, a auditoria em RH, entre outras. Ao focar a auditoria em recursos humanos, verifica-se a existência de um modelo, um padrão que se estabelece previamente, a fim de possibilitar a comparação com os resultados ou com os objetivos atingidos. Os tipos de padrões, para Classroom (2016, p. 01) podem ser: De quantidade: são os que se expressam em números, como número de empregados, percentagem de rotação de empregados, índice de acidentes, etc. De qualidade: são os que se relacionam com aspetos não quantificáveis, como métodos de seleção de empregados, resultados do treinamento, funcionamento da avaliação de desempenho, etc. De tempo: consistem na rapidez com que se integra o pessoal recém- admitido, a permanência média do empregado na empresa, o tempo de processamento das requisições de pessoal, etc. De custo: são os custos, diretos e indiretos, da rotação de pessoal, dos acidentes no trabalho, dos benefícios sociais, das obrigações sociais, do relacionamento, custo-benefício do treinamento, etc. 14 Saiba mais Para fins de controle administrativo, a auditoria geral e permanente é preferível à parcial e específica. A auditoria destinada a acautelar os interesses de acionistas e investidores em geral, normalmente, já abrange o controle administrativo. O caráter geral e permanente é mais eficaz na prevenção de erros e dissuasão de fraudes. A afirmação acima é verdadeira ou falsa? Por quê? (Aprova Concursos, 2016) Resposta Separando em partes: Para fins de controle administrativo, a auditoria geral e permanente (interna) é preferível à parcial e específica (externa). A auditoria destinada a acautelar os interesses de acionistas e investidores (externa) em geral, normalmente, já abrange o controle administrativo. O caráter geral e permanente (interna) é mais eficaz na prevenção de erros e dissuasão de fraudes. Características da auditoria interna: contínua, realizada pelos próprios funcionários, faz o controle operacional independente dentro da organização, auxilia a administração a alcançar os objetivos, faz recomendações (e não pareceres). Já a auditoria externa está fora da organização, analisa as demonstrações contábeis, emite parecer com opinião, dando credibilidade ao público externo, como investidores. Nem toda organização precisa de auditoria externa. É aplicável às grandes empresas e gera custos adicionais. Como a auditoria interna é realizada pelos próprios funcionários, ligados diretamente à administração da empresa, são mais eficazes na prevenção de erros e fraudes. TEMA 5 – FASES DA AUDITORIA EM RH Embora o processo de auditoria compreenda três etapas, essas são bastante amplas, envolvendo um bom planejamento, adequada condução das 15 etapas estabelecidas em sua execução e um relatório final consubstanciado pelos dados coletados e analisados durante a execução. O processo de auditoria compreende o conjunto de etapas destinado a examinar a regularidade e avaliar a eficiência da gestão administrativa e dos resultados alcançados, bem como apresentar subsídios para o aperfeiçoamento dos procedimentos administrativos e controles internos de uma organização. Para atingir esse objetivo, o auditor necessita planejar adequadamente seu trabalho a fim de avaliar o sistema de controles internos relacionados com a matéria auditada e estabelecer a natureza, a extensão e a profundidade dos procedimentos de auditoria a serem realizados, bem como colher as evidências comprobatórias de suas constatações para a formação de sua opinião. (UFMG, 2013, p.17) Para que a auditoria aconteça, é preciso seguir três fases, denominadas de ciclo de vida da auditoria, as quais são descritas sucintamente abaixo: O auditor pode optar ou não por discutir esses elementos do planejamento com a administração da organização, o que, de certo modo, valida a condução e o gerenciamento do trabalho a ser realizado. Quando há o envolvimento do gestor da organização, a probabilidade de a auditoria ser eficaz e eficiente é muito maior. Planejamento da auditoria Consiste na definição das estratégias e do plano de auditoria. Execução da auditoria Consiste no desenvolvimento dos trabalhos com a realização dos testes. É o trabalho de campo. Consiste na definição das estratégias e do plano de auditoria. Relatório da auditoria e follow-up O relatório é o documento final em que o auditor expressa sua opinião segundo os dados analisados. O follow-up, consiste na auditoria das ações tomadas, para sanar as distorções identificadas quando da realização da primeira auditoria. 16 O trabalho de auditoria de recursos humanos normalmente segue o seguinte roteiro: o planejamento da auditoria, isto é, programação dos objetivos que se pretendem observar; estabelecimento dos recursos para a efetivação da programação e do alcance dos objetivos; identificação da posição situação da empresa em relação a recursos humanos; a análise da divergência entre o desempenho da empresa e as práticas de pessoal e, se possível, comparação com os concorrentes; realização da análise de conjuntura, procurando identificar os fatores que estão ocorrendo ou em vias de ocorrer e que possuem possibilidade de refletir na administração de recursos humanos da empresa; Realizações de diagnóstico operacional, investigando todas as práticas e técnicas de pessoal; determinação da posição ótima, mediante oito recomendação sobre o comportamento da administração de recursos humanos, mais precisamente, das diretrizes e das funções básicas que visam a competitividade entre os serviços que são prestados pelo staff e a demanda das gerências, na tentativa de dar à empresa uma vantagem diferencial competitiva (VERÍSSIMO, 2002, p. 15-16). O trabalho do auditor deve ser adequadamente planejado, de forma a prever a natureza, a extensão e a profundidade dos procedimentos que neles serão empregados, bem como a oportunidade de sua aplicação (SISTEMA CFA/CRAs, 2014, p.17). A execução da auditoria em si, consiste na aplicação das ações propostas no Planejamento e no Plano de Auditoria. Assim, os procedimentos de auditoria, adotados na execução, são ferramentas técnicas das quais o auditor se utiliza para a realização do trabalho. O relatório da auditoria é o documento final, por meio do qual o auditor expressa suas conclusões sobre os fatos apurados, a descrição dos trabalhos e as conclusões alcançadas. 17 Saiba mais Fonte: Maciel (2016) Analisando o slide acima, verifica-se que a auditoria apresenta três partes distintas. Sobre as atividades abaixo, relacionadas às fases da auditoria, responda: NÃO é objetivo de um programa de auditoria: (Aprova Concursos 2016) a) traçar o roteiro de execução de um ponto de auditoria. b) conduzir o auditor na aplicação dos procedimentos técnicos de auditoria. c) propiciar o controle e progresso a ser alcançado no decorrer da execução das tarefas de auditoria. d) evitar que alguma tarefa de auditoria deixe de ser executada. e) estimar o tempo necessário para realização da auditoria. Resposta O programa de auditoria é o documento por meio do qual o auditor especifica, de forma mais completa, os procedimentos a serem executados naquela auditoria. A estimativa do tempo necessáriopara a execução da auditoria deve ser realizada previamente, no planejamento inicial do auditor, na definição de sua estratégia global. Dessa forma, não é um objetivo do programa de auditoria, portanto, a letra "e" está incorreta. Todas as outras assertivas são finalidades de um programa de auditoria. Resposta: E 18 TROCANDO IDEIAS Você já participou de algum processo de auditoria? Discuta com seus colegas como ocorre a auditoria na prática. Caso você nunca tenha participado de uma auditoria, aproveite as discussões para trocar ideias sobre a importância da auditoria no processo de internacionalização, fusões e aquisições de empresas. NA PRÁTICA Os processos trabalhistas, as multas e indenizações que as empresas sofrem acabam gerando gastos ou dispêndios indesejáveis, provocando impacto negativo para a empresa. Diante do elevado número de casos, a convergência atual do mercado da auditoria leva ao surgimento de auditorias especializadas, como a auditoria em RH. Como a auditoria de R.H. pode contribuir para a redução dos passivos trabalhistas? A auditoria trabalhista, parte da auditoria em RH, torna-se uma ferramenta importante para a análise do cumprimento da legislação trabalhista. Ela direciona as empresas a adotarem ações mais eficientes e seguras, resguardando, assim, seu patrimônio, prevenindo custos e penalidades desnecessárias. FINALIZANDO Nessa aula, vimos o que é auditoria e alguns conceitos iniciais sobre a importância da auditoria para as organizações. Tivemos a oportunidade de entender os tipos de auditoria e o processo de auditoria em RH. Pudemos observar que a auditoria é relevante para as empresas, pois funcionam como ferramenta de gestão, auxiliando os gestores a diagnosticar possíveis falhas e a corrigi-las. REFERÊNCIAS ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. São Paulo: Atlas, 2009, 590 p. AMARAL, Isabel Cristina Pereira; GUILHERME, Caroline dos Santos. A relevância da auditoria de recursos humanos. Disponível em: 19 http://semanaacademica.org.br/system/files/artigos/a_relevancia_da_auditoria_ de_recursos_humanos_sit_07_0.pdf Acesso em: 20 out. 2016 ASLAN FILHO. Recursos Humanos: gestão de pessoas. Disponível em: http://aslanfilhoczs.blogspot.com.br/ Acesso em: 10 out. 2016 CASES DE SUCESSO. O RH e a Inovação nas Empresas – oportunidades e responsabilidades. Disponível em: https://casesdesucesso.wordpress.com/tag/rh/ Acesso em 25 nov. 2016. ATTIE, William. Auditoria: Conceitos e Aplicações. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2010. CFA/CRAs. Manual de Auditoria do Administrador. Disponível em: www.cfa.org.br/servicos/publicacoes/manual-auditoria/manual-de-auditoria- portal.pdf Acesso em: 12 nov. 2016. FRANCO, Hilario; MARRA, Ernesto. Auditoria contábil: normas de auditoria, procedimentos e papéis de trabalho, programas de auditoria, relatórios de auditoria. 4.ed. atual. São Paulo: Atlas, 2001. 607 p. MACIEL, Vitor. Curso de Auditoria. Disponível em: http://slideplayer. com.br/slide/3404191/ Acesso em: 25 nov. 2016. MAKOSKY, Hamilton Nogueira et al. A importância da auditoria da qualidade como ferramenta de gestão empresarial e de responsabilidade social - Revista Científica da Faculdade de Balsas – Ano II, n.2, 2011, p.01. NETO, Abílio Bueno, SOLONCA, Davi. Auditoria de Sistemas Informatizados. Palhoça: UnisulVirtual, 2007. Disponível em: http://www.geolan.com.br/profallan.com/asi.pdf OLIVEIRA, Aline Pereira de. A Importância da Auditoria em Recursos Humanos para Prevenção dos Passivos Trabalhistas no Setor de RH das Empresas. Disponível em: http://semanaacademica.org.br/system/files/artigos/artigopronto.pdf Acesso em: 23 out. 2016. OLIVEIRA, Vitor Rodrigues de, et. al. A auditoria como instrumento de eficiência na gestão da Câmara Municipal de Iúna-ES. Disponível em: https://casesdesucesso.wordpress.com/2010/03/10/o-rh-e-a-inovacao-nas-empresas-oportunidades-e-responsabilidades/ https://casesdesucesso.wordpress.com/2010/03/10/o-rh-e-a-inovacao-nas-empresas-oportunidades-e-responsabilidades/ 20 http://www.aedb.br/seget/arquivos/artigos12/22716593.pdf Acesso em: 25 nov. 2016 PINHO, Ruth Carvalho de Santana. Fundamento de Auditoria. São Paulo: Atlas, 2007. 190 p. PORTAL DE AUDITORIA. Auditoria Interna em Recursos Humanos. Disponível em: http://www.portaldeauditoria.com.br/auditoria-rh/ Acesso em 22 out. 2016. RIBEIRO, Osni Moura; COELHO, Juliana Moura Ribeiro. Auditoria Fácil. São Paulo: Saraiva, 2013. SIGNIFICADOS Br. Disponível em: https://www.significados.com.br/ Acesso em: 11 out. 2016. SUPERPROVAS AUDITORIA. Auditoria. Disponível em: http://pt.slideshare.net/Superprovas/auditoria-18619449 Acesso em: 22 out. 2016 UFMG. Manual de Auditoria. Belo Horizonte: UFMG, 2013. Disponível em: https://www.ufmg.br/auditoria/images/stories/documentos/manual_2a_verso_re visado.pdf Acesso em: 20 out. 2016 VERÍSSIMO, F. A. Auditoria em recursos humanos. Monografia (especialização em Gestão de Recursos Humanos). Disponível em: http://www.avm.edu.br/monopdf/23/anderson%20felizardo%20verissimo.pdf Acesso em: 20 out. 2016. AUDITORIA E INDICADORES DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS AULA 2 Profa. Viviane Maria Penteado Garbelini 2 CONVERSA INICIAL Olá! Seja bem-vindo à segunda aula de Auditoria e Indicadores de RH. Hoje, iremos abordar os seguintes assuntos: planejamento de auditoria em RH, execução de auditoria em RH, relatório de auditoria em RH, procedimentos analíticos da auditoria em RH e ética na auditoria em RH. Nossa aula é composta por vídeos, textos, slides e indicações de leituras. Acessem os materiais disponíveis e assistam aos vídeos, para entender um pouco mais sobre os assuntos desta aula. CONTEXTUALIZANDO O processo de auditoria se divide em três fases: planejamento, execução e relatório. Cada uma das fases apresenta subdivisões importantes que devem ser contempladas durante todo o processo de auditoria. A fase do planejamento, como o nome indica, visa a organizar o processo de auditoria, prevendo as atividades a serem desenvolvidas, as pessoas responsáveis, o tempo de execução e os documentos a serem analisados. A fase de execução engloba todos os elementos necessários para que a auditoria aconteça, é a aplicação da auditoria em si. A fase de relatório consiste no fechamento do processo e a exposição das análises realizadas. PESQUISE "O planejamento da auditoria é a etapa do trabalho na qual o auditor independente estabelece a estratégia geral dos trabalhos a executar na entidade a ser auditada, elaborando-o a partir da contratação dos serviços, estabelecendo a natureza, a oportunidade e a extensão dos exames, de modo que possa PLANEJAMENTO EXECUÇÃO RELATÓRIO 3 desempenhar uma auditoria eficaz" (NBC T 11.07). Acesse o link: http://www.portaldecontabilidade.com.br/nbc/t1107.htm e entenda um pouco mais sobre o planejamento da auditoria. Você gostou de saber sobre as principais técnicas de auditoria? Procure expandir seus conhecimentos lendo o texto Técnicas Básicas de Auditoria, disponível em: http://www.socrates.cnt.br/TecAud.pdf TEMA 1 – PLANEJAMENTO DA AUDITORIA EM RH O planejamento é a primeira etapa do processo de auditoria na qual o auditor independente estabelece a estratégia geral dos trabalhos a executar na organização a ser auditada, assim como o plano de auditoria. O planejamento é um processo que se inicia na fase de avaliação, na contratação dos serviços, e perpassa todos os momentos da auditoria. A natureza e a extensão do planejamento variam de acordo com o tamanho e a natureza do departamento auditado. O objetivo do planejamento é possibilitar ao auditor que a auditoria seja eficaz. Durante os trabalhos, de acordo com o andamento da auditoria, podehaver necessidade de o auditor revisá-lo e ajustá-lo à medida que for executando os trabalhos. O planejamento de auditoria consiste em relacionar, de modo racional e crítico, as várias ações a serem desenvolvidas, embasando a tomada de decisões, de modo a manter seu curso de ação, e antecipando os possíveis riscos. O planejamento é sistêmico, pois visa a entender o departamento de Recursos Humanos como um todo, além de ser cíclico, contínuo e interativo. O planejamento envolve a definição de estratégias amplas que orientarão as ações e servirão de subsídios para a elaboração do plano de auditoria. Quando o planejamento é adequado, para Ribeiro e Coelho (2013, p. 132), ele oferece vários benefícios, como: auxilia o auditor a dedicar atenção apropriada às áreas importantes da auditoria; ajuda o auditor a identificar e resolver tempestivamente problemas potenciais; auxilia o auditor a organizar adequadamente o trabalho de auditoria para que seja realizado de forma eficaz e eficiente; 4 auxilia na seleção dos membros da equipe de trabalho com níveis apropriados de capacidade e competência para responder aos riscos esperados e na alocação apropriada de tarefas; facilita a direção e a supervisão dos membros da equipe e a revisão do seu trabalho; e auxilia, se for o caso, na coordenação do trabalho realizado por outros auditores e especialistas. Fonte: El Khatib (2016, p. 28) No quadro acima, observam-se os elementos que constituem o planejamento de um processo de auditoria e suas subdivisões. O objetivo do planejamento é possibilitar que a auditoria seja executada de forma eficiente e eficaz. A partir do planejamento, o auditor elabora seu plano de auditoria. O plano de auditoria é elaborado durante a etapa do planejamento e é mais detalhado que o planejamento global. Nele, são fixados os direcionamentos que irão orientar o processo de auditoria. Ele inclui a natureza, a época e a extensão dos procedimentos da auditoria a serem realizados. 5 Saiba mais O planejamento da auditoria interna compreende os exames preliminares das áreas, atividades, produtos e processos para definir a amplitude e a época do trabalho a ser realizado de acordo com as diretrizes estabelecidas pela administração da entidade. O que deve ser estruturado de forma a servir como guia e meio de controle de execução de trabalho, devendo ser revisado e atualizado sempre que as circunstâncias exigirem, é o: (Aprova Concurso, 2016) a) relatório de auditoria. b) demonstrativo de riscos de auditoria. c) papel de trabalho. d) quadro de testes de auditoria. e) programa de trabalho. Resposta Em relação à auditoria interna, o que deve ser estruturado de forma a servir como guia e meio de controle de execução de trabalho, devendo ser revisado e atualizado sempre que as circunstâncias exigirem, é o programa de trabalho. TEMA 2 – EXECUÇÃO DA AUDITORIA EM RH Após a elaboração do planejamento e do plano de auditoria, a partir da definição das atividades do objeto de auditoria, inicia-se a execução da auditoria em si. Na execução da auditoria, os auditores vão a campo em busca das evidências que justifiquem ou não as distorções existentes. Paralelamente à essa coleta, ocorre a análise dos dados levantados e sua interpretação. Toda evidência constatada durante a condução da auditoria que apresente indícios de riscos de distorção relevante que possam repercutir negativamente em relação à segurança, ao meio ambiente ou à qualidade do produto ou do serviço deve ser comunicada imediatamente ao auditado, bem como ao cliente, para que possa ser sanada ou mitigados seus efeitos." (RIBEIRO; COELHO, 2013, p. 299) Na execução de auditoria, os auditores examinam quatro elementos: os documentos, os equipamentos, os itens e as pessoas. O exame dos documentos permite ao auditor verificar sua adequação aos trabalhos a serem realizados, se contêm dados, especificações, procedimentos, padrões e tantas outras informações relevantes para a execução dos trabalhos. 6 Os equipamentos importantes para a execução do trabalho dos auditores devem estar em ordem e funcionando adequadamente. São considerados equipamentos as máquinas, os computadores e seus periféricos, os equipamentos de medição e ensaio, entre tantos outros necessários e compatíveis ao tipo de auditoria realizada. Os itens que serão objeto de verificação na auditoria em RH são os bens destinados aos subsistemas da área de Recursos Humanos, como os serviços prestados, os hardwares, softwares, os materiais processados, entre outros. As pessoas são os gestores e seus colaboradores em todos os níveis, suas formações, competências, habilidades, experiências e qualificações para realizarem suas funções. As técnicas de auditoria compreendem os procedimentos de auditoria, realizados pelo auditor, na realização de seu trabalho. Segundo CFA/CRAs (2014), as principais técnicas de auditoria são: Exame físico: consiste na verificação in loco, permitindo ao auditor formar opinião quanto à existência física do objeto ou item a ser examinado [...]. A comprovação física serve para determinar que os registros estejam corretos e os valores adequados em função da qualidade do item examinado. Exame da documentação original: trata-se de procedimento voltado para a comprovação das transações que, por exigências legais, comerciais ou de controle, são evidenciadas por documentos comprobatórios destas transações. Conferência de somas e cálculos: esta técnica é amplamente utilizada em virtude da quase totalidade das operações da empresa/instituição envolver valores e números. Exames dos lançamentos contábeis: é o procedimento usado pela auditoria para constatação da veracidade das informações contábeis e fiscais, além de possibilitar levantamentos específicos nas análises, composição de saldos e conciliações. Investigação minuciosa: é o exame em profundidade, minucioso, ao mesmo tempo em que julga, por meio da aplicação de todos os conhecimentos do auditor, que incluem: técnicas administrativas e de auditoria, experiências e conhecimento de negócios. 7 Entrevistas: consiste na formulação de perguntas e obtenção de respostas adequadas e satisfatórias. As respostas podem ser obtidas por meio de declarações formais ou informais. Exames de registros auxiliares: os registros constituem o suporte de autenticidade dos registros principais examinados. O uso desta técnica deve sempre ser conjugado com o de outras que possam comprovar a fidedignidade do registro principal. Correlação das informações: durante a execução do trabalho, o auditor executará serviços cujas informações estarão relacionadas com outras áreas de controle do auditado. À medida que for sendo observado este inter-relacionamento, o auditor estará efetuando o procedimento da correlação. Observação: é a técnica de auditoria mais intrínseca, pois envolve o poder de constatação visual do auditor. Esta técnica pode revelar erros, problemas ou deficiências por meio de exames visuais [...]. Amostragem: [...] compreende o exame de determinada porcentagem dos registros, dos documentos e dos controles, considerada suficiente para que o auditor formule uma conclusão sobre a adequação e legitimidade dos elementos examinados. Todos esses elementos integrados e aplicados, eficientemente, contribuem para o sucesso da auditoria. O ciclo de auditoria encerra-se com a elaboração do relatório, no qual o auditor expõe sua análise e opinião sobre os resultados da auditoria realizada. Saiba mais Técnica de auditoria é o conjunto de processos e ferramentas operacionais de que se serve o controle para a obtenção de evidências. Por exemplo, o rastreamento é uma técnica que permite acompanhar a movimentação de uma pessoa investigadapara denunciá-la no momento oportuno. Essa afirmação é certa? Justifique sua resposta (Aprova Concurso, 2016). 8 Resposta A afirmação está incorreta. O trabalho de auditoria não pode se confundir com um trabalho investigativo policial que realiza denúncias. Ele apenas faz relatos das evidências de auditoria coletadas e os apresenta a quem o contratou, cabendo a esse último o juízo de valor ou providência cabível no caso de uma fraude, não ao auditor. TEMA 3 – RELATÓRIO DA AUDITORIA EM RH O fechamento do relatório e a comunicação dos resultados da auditoria, ao gestor organizacional, representam o ápice dos trabalhos do auditor. Nesse momento, se encerra o ciclo da auditoria. Os resultados dos trabalhos de auditoria são consubstanciados em um relatório de auditoria dirigido à alta administração. O relatório de auditoria representa a concretização do que foi verificado, portanto não pode haver nenhum erro. Esse relatório subsidiará a organização nos próximos passos a serem seguidos, de modo a sanar as dificuldades e os riscos levantados. O relatório de auditoria deve ser emitido de forma impressa em papel ou em meio eletrônico. Ao final de toda auditoria, o auditor deverá elaborar o relatório com os resultados dos exames efetuados, de acordo com o tipo de auditoria realizado. De acordo com o CFA/CRAs (2014, p. 27), "as informações que proporcionem a abordagem da auditoria, quanto aos procedimentos administrativos e atos de gestão, fatos ou situações observados, devem reunir principalmente os seguintes atributos de qualidade”: a) Concisão: usar linguagem clara e concisa de forma que seja fácil o seu entendimento por todos, sem necessidade de explicações adicionais por parte de quem o elaborou; b) Objetividade: deve conter mensagem clara e direta, a fim de que o leitor entenda facilmente o que se pretendeu transmitir; c) Convicção: relatar de tal modo que as evidências conduzam qualquer pessoa prudente às mesmas conclusões a que chegou o auditor; d) Clareza: assegurar de que a estrutura do relatório e a terminologia empregada permitam que as informações reveladas possam ser entendidas por quaisquer pessoas, ainda que não versadas na matéria; 9 e) Integridade: devem ser incluídos no relatório todos os fatos relevantes observados, sem nenhuma omissão, proporcionando uma visão objetiva das impropriedades/irregularidades apontadas, recomendações efetuadas e conclusão; f) Coerência: assegurar que os resultados da auditoria correspondam aos objetivos determinados; g) Oportunidade: os relatórios devem ser emitidos tempestivamente, a fim de que os assuntos neles abordados possam ser objeto de oportunas providências; h) Apresentação: o auditor deve cuidar para que os assuntos sejam apresentados em uma sequência lógica, segundo os objetivos do trabalho, de forma correta, isto é, em uma linguagem perfeita, isenta de erros ou rasuras que possam prejudicar o correto entendimento; i) Conclusivo: o relatório deve permitir a formação de opinião sobre as atividades realizadas. Fonte: EL KHATIB (2016, p. 93) O relatório de auditoria deve ser elaborado de modo a contemplar alguns elementos essenciais, cumprindo os objetivos propostos. Para isso, a elaboração do relatório deve apresentar os seguintes itens: 10 Contextualização do trabalho: caracterização da organização auditada, a razão da auditoria e os objetivos do trabalho. Metodologia: A metodologia deve envolver as normas estabelecidas para a auditoria, o universo auditável, o período, as técnicas de auditoria e os demais elementos importantes Constatações: relato das verificações significativas detectadas no desenvolvimento dos trabalhos a ser elaborado de forma concisa pelo auditor; Recomendações: a proposição de ações destinadas à correção das inconformidades apontadas no relatório de auditoria; Conclusão: síntese da avaliação procedida, sem repetir as inconformidades já apresentadas no relatório de auditoria, se posicionando quanto ao atendimento do objetivo geral do trabalho de auditoria executado. Anexos: se necessário, os anexos têm o objetivo de detalhar as constatações, inconformidades ou recomendações constantes no relatório de auditoria. Os anexos constituem em documentos originais, legislação, notas fiscais etc. Apêndices: se necessário, os apêndices são documentos elaborados pelo próprio auditor para auxiliar na análise de dados e embasar conclusões e recomendações no relatório de auditoria. Caso a auditoria seja interna, o ciclo de vida da auditoria não se encerra na entrega do relatório. O follow up consiste na auditoria de validação, quando os pontos levantados sofrem uma ação corretiva, buscando implementar melhorias. É importante salientar que, quando forem constatadas novas evidências de não conformidades, essas deverão ser comunicadas aos responsáveis, no entanto, integrarão outro ciclo de auditoria. Saiba mais Com base nas normas brasileiras para o exercício da auditoria interna, julgue o item que segue (Aprova Concurso, 2016): “o relatório parcial de auditoria interna deve ser emitido e encaminhado à administração da entidade, quando constatada a existência de irregularidade e houver risco de que ela continue ocorrendo”. A afirmação está correta? Justifique sua resposta. 11 Resposta A auditoria interna deve avaliar a necessidade de elaboração de relatório parcial para informar a administração da empresa sobre a ocorrência de irregularidades que devem ter providências imediatas e que não podem aguardar o final dos exames. A emissão do relatório parcial deve seguir o princípio da oportunidade, ou seja, é discricionário: cabe à auditoria a valoração da necessidade. TEMA 4 – PROCEDIMENTOS ANALÍTICOS DA AUDITORIA EM RH Segundo a ISA (International Standard of Auditing) 520 (parágrafo n.º3), procedimentos analíticos são as avaliações de informação financeira feitas por meio do estudo de relacionamentos plausíveis, não só entre dados financeiros, como entre dados não financeiros. Quando o auditor constata a existência de alguma deficiência relevante nos controles internos ou quando, através de teste de auditoria, ele detecta erros nos registros contábeis ou na documentação em que ele se apoia, sentindo a necessidade de aprofundamento em seus exames, ele estará aplicando procedimentos de revisão analítica. A revisão analítica consiste no exame profundo e minucioso de todo o fluxo de controles internos e de exame analítico das operações de determinada natureza ou de certo período do ano. (COSTA, 2016, p.01) Os procedimentos de auditoria são um conjunto de técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas e abrangem testes de controle e procedimentos substantivos. (EL KHATIB, 2016, p. 38) 12 Fonte: EL KHATIB (2016, p. 39) Os exames analíticos buscam identificar situações ou tendências atípicas, por meio da aplicação de índices e indicadores, identificando a confiabilidade relacionada à situação, riqueza ou sobre campos ou conjuntos específicos de funções dos componentes de patrimônio da organização. O resultado do material de exame poderá oferecer uma opinião confiável, sobre o que se está investigando, se há alguns elementos fictícios que possam distorcer o resultado final. Saiba mais A complexidade e o volume das operações fazem com que os procedimentos de auditoria sejam aplicados por meio de provas seletivas, testes e amostragens. Na aplicação dos testes, o auditor deve considerar como procedimento básico o(a): a) observação: conferência da exatidão aritmética de documentos comprobatórios. b) revisão analítica: verificação do comportamento de valoressignificativos. c) inspeção: acompanhamento de processo em sua execução. d) cálculo: exame de registros, documentos e ativos tangíveis. 13 Resposta Observação: exame do processo ou procedimento. Acompanhamento do processo em sua execução Inspeção: exame documental ou exame físico. Exame de registros, documentos e ativos tangíveis Recálculo: Verificação da exatidão matemática de documentos e registros Resposta: b TEMA 5 – ÉTICA NA AUDITORIA EM RH A ética é considerada um conjunto de normas que regem o comportamento humano a fim de garantir uma postura adequada e aceita pela sociedade. Um conjunto de normas e regras constitui um código de ética, que se espera que seja aplicado em qualquer exercício profissional. A formação da consciência profissional sobre os padrões de condutas adequados e aceitos por uma sociedade é imprescindível para o desenvolvimento de uma postura ética. "O exercício de uma profissão pressupõe o pleno conhecimento e o domínio de toda a sua amplitude, não apenas quanto aos aspectos técnicos, mas também quanto as regras de conduta moral" (RBC ano XXXIII nº 147, pg 38, 2004). A ética profissional dos auditores baseia-se nos determinantes da ética geral, estabelecendo sua conduta em questões relacionadas às suas ações na sociedade, assim como no seu ambiente profissional, inserido na organização em que atua. Para Lunelli (2016): No desenvolvimento de seu trabalho, o auditor, independentemente de sua formação profissional, deve ter sempre presente que se obriga a proteger os interesses da sociedade, respeitar as normas de conduta que regem os profissionais de auditoria, não podendo valer-se da função em benefício próprio ou de terceiros. Fica, ainda, obrigado a guardar total confidencialidade das informações obtidas, não devendo revelá-las a terceiros, sem autorização específica. (LUNELLI, 2016, p. 1) Os princípios fundamentais de ética profissional, relevantes para o auditor, estão implícitos no código de ética profissional do contabilista e na NBC PA 01. Além disso, para Ribeiro e Coelho (2013), os princípios estabelecidos por 14 esses documentos estão em comum acordo com os princípios do código de ética da Federação Internacional dos Contadores (Ifac). Esses princípios são: Integridade; Objetividade; Competência e zelo profissional; Confiabilidade; Comportamento (ou conduta) profissional. Ainda segundo os autores (2013,p.56), a NBC estabelece alguns elementos relevantes para o exercício da ética profissional do auditor independente, são eles: Sigilo profissional: entende-se por sigilo a obrigatoriedade de o auditor independente não revelar as informações que obteve e teve conhecimento em função de seu trabalho na entidade auditada. Independência: independência é o estado no qual as obrigações ou os interesses da entidade de auditoria são [...] isentos dos interesses das entidades auditadas para permitir que os serviços sejam prestados com objetividade. O auditor deve planejar e executar a auditoria com ceticismo profissional para a avaliação crítica das evidências de auditoria. Isso inclui questionar evidências de auditoria contraditórias e a confiabilidade dos documentos e respostas às indagações. Julgamento profissional: a interpretação das exigências éticas e profissionais, das normas de auditoria e as decisões informadas, ao longo de toda auditoria, não podem ser feitas sem a aplicação do conhecimento e experiência para os fatos e circunstâncias. Observa-se, portanto, que não se pode desvincular ética e moral dos interesses organizacionais, pois as consequências de decisões amorais não são benéficas para a maioria de suas contrapartes. O processo de auditoria em si já pressupõe a demonstração de interesses não escusos, quando se busca demonstrar a essência da organização. A postura ética do auditor deve estar acima de qualquer interesse que não seja a revelação da verdade, baseada em dois pilares: a confiabilidade e a independência. 15 Saiba mais Ao falarmos sobre a ética do auditor, entendemos que são princípios fundamentais de ética profissional relevantes para o auditor, quando da condução de auditoria de demonstrações contábeis (Aprova Concurso, 2016): a) formalismo e confiabilidade. b) integridade e pessoalidade. c) confidencialidade e motivação d) formalismo e objetividade. e) integridade e objetividade. Resposta Integridade: manter a integridade e a honestidade em todas as suas relações profissionais. Objetividade: não ter conflito de interesses, preservando sempre sua independência – de fato e na aparência. Competência e zelo profissional: aumentar continuamente a competência profissional, melhorar a qualidade dos serviços e desempenhar suas atribuições da melhor forma possível. Confidencialidade: não divulgar informações confidenciais da entidade auditada sem que tenha seu consentimento específico. Comportamento (ou conduta) profissional: seguir as normas relevantes de auditoria e evitar quaisquer ações que maculem a imagem de sua profissão. TROCANDO IDEIAS Você já participou de algum processo de auditoria? Discuta com seus colegas como ocorre a auditoria na prática. Caso você nunca tenha participado de uma auditoria, aproveite as discussões para trocar ideias sobre a importância da auditoria no processo de internacionalização, fusões e aquisições de empresas. NA PRÁTICA Entende-se por “risco geral de auditoria” aquele risco de se concluir e opinar de que as contas anuais tomadas em conjunto refletem a imagem fiel da 16 companhia (quando, na realidade, não é assim) e o risco de que, embora elas reflitam a imagem fiel da companhia, o auditor conclua que elas não a refletem, ou, segundo Adams, “a possibilidade de que os relatórios financeiros auditados contenham erro ou fraude significativo” (ADA91,144 apud Portal da Auditoria, 2016, p.01). Para que a auditoria tenha sucesso, o auditor deve obter o maior nível possível de certeza e credibilidade nas informações, restringindo o risco de auditoria ao seu menor nível relativo. Para evitar os riscos, quais direcionamentos o auditor deve tomar? FINALIZANDO Nesta aula, vimos, de maneira sintética e objetiva, as principais fases da auditoria, como o planejamento, a execução e o relatório final seguido do follow- up. Tivemos a oportunidade de entender um pouco mais sobre o processo de auditoria em RH. Vimos também que Auditoria de Recursos Humanos é um processo pelo qual se avalia a eficácia e a eficiência das políticas e as práticas de gerenciamento de recursos humanos, a fim de indicar quais práticas são mais adequadas, as possíveis falhas e problemas e propor soluções e sugestões de melhoria. REFERÊNCIAS ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. São Paulo: Atlas, 2009, 590 p. AMARAL, Isabel Cristina Pereira; GUILHERME, Caroline dos Santos. A relevância da auditoria de recursos humanos. Disponível em: http://semanaacademica.org.br/system/files/artigos/a_relevancia_da_auditoria_ de_recursos_humanos_sit_07_0.pdf Acesso em: 20 out. 2016 ASLAN FILHO. Recursos Humanos: gestão de pessoas. Disponível em: http://aslanfilhoczs.blogspot.com.br/ Acesso em: 10 out. 2016 CFA/CRAs. Manual de Auditoria do Administrador. 2 Disponível em: www.cfa.org.br/servicos/publicacoes/manual-auditoria/manual-de-auditoria- portal.pdf Acesso em: 12 out. 2016. 17 EL KHATIB, Ahmed Sameer. Auditoria. Disponível em: http://essenciasobreaforma.com.br/uploads_materiais/auditoria_por_ahmed_sa meer.pdf MAKOSKY, Hamilton Nogueira et al. A Importância da Auditoria da Qualidade como Ferramenta de Gestão Empresarial e de Responsabilidade Social. Revista Científica da Faculdade de Balsas. Ano II, n.2, 2011, p.01. OLIVEIRA, Aline Pereira de. A importânciada auditoria em recursos humanos para prevenção dos passivos trabalhistas no setor de RH das empresas. Disponível em: http://semanaacademica.org.br/system/files/artigos/artigopronto.pdf. Acesso em: 23 out. 2016. PORTAL DE AUDITORIA. Auditoria Interna em Recursos Humanos. Disponível em: http://www.portaldeauditoria.com.br/auditoria-rh/ Acesso em: 22 out. 2016. RBC-REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE, Ano XXXIII nº 147- Maio/junho 2004 ISSN/0104/8341 RIBEIRO, Osni Moura; COELHO, Juliana Moura Ribeiro. Auditoria Fácil. São Paulo: Saraiva, 2013. SIGNIFICADOS Br. Disponível em: https://www.significados.com.br/ Acesso em: 11 out. 2016. UFMG. Manual de Auditoria Interna. Belo Horizonte, 2013. Disponível em: https://www.ufmg.br/auditoria/images/stories/documentos/manual_2a_verso_re visado.pdf Acesso em: 20 out. 2016 VERÍSSIMO, F. A. Auditoria em recursos humanos. Monografia (especialização em Gestão de Recursos Humanos). 2002. Disponível em: http://www.avm.edu.br/monopdf/23/anderson%20felizardo%20verissimo.pdf Acesso em: 20 out. 2016. AUDITORIA E INDICADORES DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS AULA 3 Profª Viviane Maria Penteado Garbelini 2 CONVERSA INICIAL Olá! Seja bem-vindo à nossa terceira aula. Você sabia que existem inúmeros tipos de auditorias, mas que algumas delas são mais conhecidas, por existirem há muito tempo, como a auditoria financeira? Dependendo da área de atuação da empresa, a auditoria terá várias ramificações. Nesta aula você estudará dois tipos de auditoria: a auditoria operacional e a auditoria trabalhista. Para você conhecer quais são as principais características dessas auditorias, leia os textos propostos e assista aos vídeos. CONTEXTUALIZAÇÃO O cenário atual tem exigido das organizações um alto nível de competitividade, o que é essencial para que possam se manter no mercado e alcançarem o sucesso desejado. Para isso, torna-se necessário o cuidado com as diferentes áreas administradas com relação ao cumprimento das obrigações legais para evitar desperdícios e incômodos desnecessários. Uma dessas áreas é a trabalhista, a qual é gerenciada pelo setor de Recursos Humanos (RH) da empresa. Com o intuito de prevenir e de minimizar gastos desnecessários, as organizações podem utilizar a ferramenta de auditoria interna, a qual examina os processos adotados pela empresa de modo a propor os ajustes necessários prevenindo, assim, as contingências. PESQUISE Então, está interessado nos assuntos a serem trabalhados e quer dar continuidade aos seus estudos? Não deixe de ler o artigo intitulado “A importância da auditoria em recursos humanos para prevenção dos passivos trabalhistas no setor de RH das empresas”. Acesse o link <https://semanaacademica.org.br/system/files/artigos/artigopronto.pdf>, e boa leitura! Caro aluno, para você dominar ainda mais o assunto estudado, leia o artigo intitulado “A importância da auditoria interna no processo de gestão das organizações em um ambiente globalizado e cada vez mais competitivo”. Acesse 3 <http://www.esaf.fazenda.gov.br/assuntos/biblioteca/arquivos_monografias/arq uivo.2013-04-17.2206323865>. Se você se interessou pelo tema acima, não deixe de ler o artigo “a importância da auditoria da qualidade como ferramenta de gestão empresarial e de responsabilidade social”. Acesse <file:///C:/Users/Viviane/Downloads/23-87- 1-PB%20(2).pdf>. Boa leitura! TEMA 1 – AUDITORIA OPERACIONAL A auditoria operacional – também conhecida como auditoria de gestão ou auditoria de resultados – consiste em levantar e analisar os dados dos operacionais da empresa. Segundo Araújo (1998, p.35): A auditoria operacional consiste em revisões sistemáticas de programas, organizações, atividades ou segmentos operacionais dos setores públicos e privados, com a finalidade de avaliar e comunicar se os recursos da organização estão sendo usados eficientemente. A auditoria operacional representa o exame dos três "E": Economia, Eficácia e Eficiência. (PORTAL AUDITORIA, 2016) Economia: é a utilização dos recursos humanos, materiais e financeiros, considerando a relação custo/benefício. Eficácia: são os resultados obtidos que estão de acordo com os objetivos propostos pela empresa, conforme as políticas estabelecidas, as metas operativas e outros resultados e efeitos previstos. Eficiência: é a relação entre a obtenção de níveis máximos de produção com o mínimo de recursos possíveis. A função básica da auditoria operacional é elaborar diagnósticos que permitam visualizar e avaliar a situação da empresa ou organização auditada de acordo com o desempenho relativo ao funcionamento e desenvolvimento das atividades e à utilização dos recursos e meios da maneira mais eficiente, com economicidade para atingir a eficácia. (PORTAL DE AUDITORIA, 2016, p.01) A auditoria operacional além de abranger a análise contábil e financeira, envolve conhecimentos técnicos sobre os controles operacionais existentes nos departamentos e sobre as operações. 4 A auditoria operacional tem por objetivo revisar e avaliar a metodologia do processo produtivo da organização, constatar a real eficiência da utilização dos recursos para assim maximizar a eficiência da organização como um todo. O cumprimento ou não de metas por uma organização é função da forma como exerce seu trabalho, sendo assim, tendo a melhor forma de desenvolvê-lo definida, é possível constatar se realmente está sendo aplicado. A auditoria operacional não necessariamente necessita ver a organização como um todo, em determinado momento ela pode ser focada somente a uma área ou ponto de risco da organização, obviamente, ainda considerando que as consequências da auditoria aplicada a qualquer ponto se reflete em toda a organização. (ADMINISTRADORES, 2016) Para poder levantar os dados e analisar a situação da empresa e poder recomendar melhorias, é necessário adotar alguns procedimentos que compõem a auditoria operacional. Quadro 1: Procedimentos para auditoria Fonte: Portal da Auditoria, 2016, p.01 Auditoria trabalhista A auditoria trabalhista é uma das ramificações da contabilidade, e surgiu das necessidades das organizações em função da complexidade e abrangência de suas diferentes áreas, e da dificuldade do departamento de pessoal em encontrar profissionais capacitados para executá-las. A auditoria trabalhista corresponde à uma análise e revisão da situação jurídico- trabalhista de uma empresa, visando solucionar os problemas ou preveni-los, a fim 5 de evitar desde demandas judiciais e infrações, até divergências comportamentais dentro da organização. (ASSIS et. al. 2016, p. 7) Teixeira (2009) diz que a auditoria trabalhista é uma atividade especializada independente e de assessoramento da administração, objetivando o exame e a avaliação da integridade e confiabilidade dos sistemas estabelecidos. Santos (2009, p. 1) afirma: “a auditoria trabalhista consiste num trabalho preventivo e de autoanálise que auxilia a área de Recursos Humanos na busca da excelência e da execução de suas obrigações e processos organizacionais.” A auditoria trabalhista se diferencia das demais por ter características de prevenção em vez de fiscalização. O não cumprimento das obrigações trabalhistas e a não observância das normas têm gerado altos custos para a empresa. Os processos trabalhistas e as autuações acabam levando a alienação de bens, multas, indenizações e autuações do Ministério do Trabalho. O auditor analisa se a empresa cumpre com as obrigações trabalhistas e de segurança social a fim de evitar encargos, multas e indenizações desnecessários. A auditoria trabalhista, segundo o Portal de Auditoria (2016) é uma atividade voltada para a verificação da confiabilidade dos sistemasestabelecidos na empresa com relação aos direitos trabalhistas dos colaboradores, visando a assegurar a aplicação das leis, normas e regulamentos. A auditoria trabalhista consiste em um trabalho preventivo e de autoanálise, que auxilia a área de Recursos Humanos na busca da excelência e da execução de suas obrigações e processos organizacionais. A maior característica da auditoria trabalhista é a prevenção e não a fiscalização. (AUDITORIA TRABALHISTA, 2016, p. 2) A auditoria trabalhista apresenta vários benefícios e os principais são: Minimização de riscos de multas; Minimização de reclamatórias trabalhistas; Diminuição de risco de furtos, desvios, pagamentos indevidos e outras irregularidades. 6 A auditoria trabalhista deve ser sistemática e minuciosa, baseada em análises documentais, observações e entrevistas a fim de verificar a real situação dos colaboradores e a observâncias das normas legais. Saiba mais A Auditoria Trabalhista e Previdenciária é uma assessoria que ocorre nas empresas a fim de serem evitados gastos com processos legais que decorrem devido aos erros das empresas em relação a seus funcionários. Quais são os benefícios gerados para a empresa, quando existe a auditoria trabalhista? (ANJOS, 2013, p.1) Resposta: Os benefícios gerados por tal Auditoria são a redução dos custos que a empresa tem com tais erros legais e a credibilidade que é gerada na relação empresa/funcionário e que é de suma importância à empresa, assim como ter credibilidade com seus acionistas e seus funcionários (que fazem parte de todo o processo para um bom funcionamento da empresa). (ANJOS, 2013, p.1) TEMA 2 – AUDITORIA NOS CONTROLES E SISTEMAS DE GESTÃO A auditoria pode ser realizada nos processos, produtos e sistemas. O objeto dessa discussão é a auditoria em sistemas de gestão. As empresas, impulsionadas pelo ritmo acelerado de mudanças, que exigem criatividade e rapidez em suas decisões para o cumprimento de seus objetivos, vêm buscando explorar suas potencialidades, visando a construção de capital por meio do crescimento e da diversidade das atividades econômicas. (GARCIA; GARCIA, 2005) Toda organização é formada por pessoas que executam tarefas determinadas, a fim de atingir os objetivos estabelecidos pela alta gestão, executando as etapas determinadas e a metodologia implantada. Esses são os princípios do processo de gestão. A auditoria de sistemas objetiva assegurar a adequação, a avaliação e as recomendações dos sistemas de informação e de controles internos da empresa, bem como avaliar se os recursos humanos, materiais e tecnológicos estão sendo utilizados em função da análise do custo/benefício. A auditoria de sistema de gestão verifica se o sistema de gestão está em conformidade com os requisitos das normas internacionais. 7 O levantamento e a análise das informações coletadas são elementos essenciais para que a auditoria aconteça. Estes são subsidiados pela ferramenta de gestão Ciclo PDCA. Quadro 2: Ciclo PDCA Fonte: Blog da Qualidade, 2016. “A garantia do funcionamento adequado desses controles, bem como da revisão e avaliação do controle interno, é resultado de um trabalho eficiente de auditoria nesses sistemas.” (GARCIA; GARCIA, 2005, p. 04) À medida em que as Tecnologias de Informação e Comunicação avançaram, sua inserção nas empresas também se deu de forma rápida, na tentativa de melhorar seus processos operacionais e gerenciais. Esse impulso estimulou o aprimoramento da auditoria no controle e sistemas de gestão, a fim de assegurar a adequação e a eficácia dos sistemas de informações e controles internos, em função da análise custo/benefício no processamento dos mesmos. Todo sistema de gestão de negócios tem como objetivo o atendimento das demandas feitas pelas partes interessadas, tendo como foco diminuir as chances de não conformidade. Ao auditar seus sistemas de gestão, a organização busca a melhoria dos processos implantados. A auditoria permite uma análise dos resultados e possibilita à organização identificar quais ações devem ser priorizadas e em que prazo, além de identificar os recursos necessários para sanar os problemas identificados. 8 Quando a auditoria de uma organização integra dois ou mais aspectos de um sistema de gestão, denomina-se auditoria integrada. Quando a empresa auditada possui instalações localizadas em espaços geográficos diferentes é chamada de auditoria multisite. A auditoria ainda pode indicar a necessidade de uma ação corretiva, preventiva ou de melhoria, auxiliando na gestão de riscos – o que será discutido a seguir. Gestão de riscos Fatores internos e externos podem atrapalhar os processos produtivos dificultando ou até impedindo que a empresa atinja seus objetivos. A possibilidade de um desses eventos acontecer é o que se denomina de risco. A organização precisa conhecer os possíveis riscos associados às suas atividades para que possa atuar de forma a evitá-los ou resolvê-los. Nesse sentido, a auditoria, como ferramenta de um sistema de gestão, funciona como um elemento de referência para orientar a organização a evitar possíveis riscos ou solucionar os riscos existentes. Portanto, a auditoria de um sistema de gestão possibilita à organização a melhoria de seus processos de gestão, verificando se o que foi planejado e sistematizado está adequado, e se é eficaz e eficiente. Saiba mais A circunstância em que os procedimentos executados pelo auditor, a fim de reduzir o risco de auditoria a um nível baixo, não acusem uma distorção existente que possa ser relevante, individualmente ou em conjunto com outras distorções, é denominado como que tipo de risco? (APROVA CONCURSO, 2016) a. De contingências. b. Operacional. c. Inerente. d. Substantivo. e. De detecção. Resposta: Segundo o Portal de Auditoria (2016, p. 1), o risco geral de auditoria é um mix de três riscos: 9 Risco inerente, que é o risco que se origina da natureza própria da conta ou tipo de operação analisada; Risco de controle, que consiste na incapacidade do sistema de controle interno de evitar ou detectar oportunamente um erro importante; Risco de detecção, que nada mais é do que o risco de que erros importantes, individualmente ou em conjunto com as contas anuais, não sejam detectados pelas provas substantivas. O auditor precisa determinar e valorizar os riscos inerentes e de controle, e planejar procedimentos de auditoria para o risco de detecção de tal forma que o risco geral de auditoria não supere o nível aceitável. Ou seja, o que se pode dizer que o risco de detecção é uma função direta dos procedimentos de auditoria, ou seja: Risco de detecção = f (procedimentos de auditoria). TEMA 3 – AUDITORIA EM SISTEMAS DE GESTÃO DA QUALIDADE Para discorrer sobre auditoria em Sistemas de Gestão da Qualidade, é importante entender o que vem a ser qualidade e sistema de gestão da qualidade, para depois apresentar a auditoria nesse sistema. Qualidade A qualidade, tanto em produtos quanto em serviços, tem sido cada vez mais presente no dia a dia das pessoas. Por qualidade entendemos um produto que satisfaça as exigências e as necessidades dos clientes por um custo adequado. Segundo a NBR ISO 9000 (2005, p. 8) qualidade é o “grau no qual um conjunto de características (propriedade diferenciadora) inerentes satisfaz a requisitos (necessidade ou expectativa que é expressa, geralmente, de forma implícita ou obrigatória).” Conceito de Sistema de Gestão da Qualidade O Sistema de Gestão da Qualidade corresponde a um conjunto integrado de ferramentas, técnicas e treinamento que visam a melhoria contínua dos processos organizacionais resultando em produtos ou serviços de qualidade. (SASHKIN E KISER, 1994) A NBR ISO 9000 (2005, p. 9) define Sistema de Gestão da Qualidadecomo sendo um 10 Sistema de gestão (sistema para estabelecer política e objetivos, e para atingir estes objetivos) para dirigir e controlar uma organização (grupo de instalações e pessoas com um conjunto de responsabilidades, autoridades e relações), no que diz respeito à qualidade (grau no qual um conjunto de características inerentes satisfaz a requisitos). A produção de um produto ou a oferta de um serviço com qualidade exige das organizações um sistema de gestão da qualidade, de modo que se garanta o comprometimento de todos os envolvidos de modo a conseguir a excelência. Para garantir a qualidade em seus processos, faz-se essencial a implantação da auditoria nas organizações. A auditoria de qualidade pode verificar a qualidade do sistema de gestão, do processo ou do produto ou serviço. Auditoria da Qualidade do Processo – é uma auditoria específica, porque avalia a execução de uma determinada atividade de acordo com as normas. Auditoria da Qualidade do Produto/Serviço – avalia a adequação do produto/serviço em relação às suas especificações. É, portanto, uma auditoria direcionada para a adequação ao uso. Auditoria do Sistema da Qualidade – é mais abrangente do que as outras duas auditorias de qualidade, pois avalia a conformidade do Sistema de Qualidade em relação aos requisitos preestabelecidos na norma de referência. O foco desse texto é a auditoria em sistemas de gestão da qualidade, a qual será apresentada, a seguir. Auditoria em Sistemas de Gestão da Qualidade A auditoria em sistemas de gestão da qualidade é uma atividade formal e documentada, executada por um auditor que não esteja diretamente ligado ou que tenha qualquer responsabilidade direta na execução do serviço avaliado. O principal objetivo da auditoria da qualidade é a avaliação do sistema de gestão da qualidade implantado na empresa. Os sistemas de gestão da qualidade estabelecem meios de administrar e controlar a qualidade, levando em conta os aspectos técnicos e econômicos envolvidos. 11 A auditoria em sistema de gestão da qualidade avalia a conformidade do Sistema de Qualidade, a fim de implementar normas de referência. As Auditorias são usadas para determinar em que grau os requisitos do sistema de gestão da qualidade foram atendidos. Suas constatações são usadas para avaliar a eficácia do sistema de gestão da qualidade e para identificar oportunidades de melhoria. (FIGUEIREDO NETO; SOUZA, 2016, p. 1) A auditoria visa a subsidiar a alta gestão sobre a eficácia de seu sistema de gestão de qualidade. As informações levantadas pela auditoria servem de base para que se busque melhorar os processos produtivos. Saiba mais Acerca de noções básicas de auditoria, julgue a afirmação abaixo: A auditoria de acompanhamento da gestão compreende o exame dos registros e documentos e tem a finalidade de obter elementos comprobatórios suficientes para opinar se os demonstrativos refletem a situação econômica da entidade. É correta a afirmação? Justifique. (APROVA CONCURSO, 2016) Resposta: O exercício descreve o conceito de Auditoria Contábil que é a técnica utilizada no exame dos registros e documentos e na coleta de informações e confirmações, mediante procedimentos específicos, pertinentes ao controle do patrimônio de um órgão ou entidade objetivando obter elementos comprobatórios suficientes que permitam opinar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade e se as demonstrações deles originárias refletem, adequadamente, a situação econômico- financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações nelas demonstradas. (PEREIRA, 2016, p. 2) TEMA 4 – AUDITORIA EM TERCEIROS Terceirização A terceirização é um procedimento administrativo que possibilita a transferência de algumas atividades desenvolvidas pela empresa a terceiros, permitindo a redução de custos sem perder a qualidade, permitindo a esta concentrar-se em outras atividades importantes. A terceirização, quando bem praticada, proporciona à empresa agilidade na execução de ações que levem a cumprir suas demandas em menor tempo e com custos reduzidos, na medida em que esta não arca com os encargos de um profissional contratado, sem afetar a qualidade e a competitividade. 12 A terceirização caracteriza-se pela contratação de serviços prestados por uma empresa que intermedia a prestação de serviços entre o trabalhador e a empresa contratante. A terceirização é cada vez mais utilizada pelas empresas, no entanto, pesquisas apontam que 65% das contratações terceirizadas são mal gerenciadas. O que acaba por provocar descontentamentos de ambos os lados. (PORTAL AUDITORIA, 2016) As empresas buscam terceirizar atividades com o intuito de reduzir custos e otimizar os serviços, porém, deixam de considerar os riscos e os cuidados com os aspectos legais, trabalhistas previdenciários, entre outros que envolvem a contratação de terceiros. (PORTAL AUDITORIA, 2016) Auditoria em terceiros É importante que as empresas saibam que, ao contratar um serviço terceirizado, ela é corresponsável pela mão de obra terceirizada e, por isso, é essencial que as empresas conheçam as contratações terceirizadas, os procedimentos legais e administrativos e a gestão desses contratos, visando a eliminar riscos trabalhistas. Por essa razão, é preciso que as empresas contratantes verifiquem a qualidade do trabalho da terceirizada e seus cuidados para com o prestador de serviço, a fim de evitar problemas futuros. Se for lícita a terceirização, o prestador de serviços será empregado da empresa terceirizante, mantendo com o tomador apenas uma relação de trabalho. Se ilícita, o vínculo empregatício será formado diretamente com o tomador de serviços, que será responsável direto por todos os direitos trabalhistas e previdenciários. Dessa forma, a assinatura da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS, o pagamento dos salários e das demais verbas a que tiver direito, bem como a aplicação de punições fica sempre a cargo da prestadora. Entretanto, se as obrigações trabalhistas não forem integralmente cumpridas por esta, a cliente responde de forma subsidiária pelo seu pagamento, mas apenas no período em que tiver se beneficiado do trabalho. A cliente também poderá responder solidariamente como no caso de falência da empresa de trabalho temporário. (MAPH, 2016, p. 1) A auditoria de terceiros tem o objetivo de, além de conhecer a qualidade dos serviços prestados pela contratada, certificar-se de sua saúde financeira a fim de arcar com as obrigações legais do prestador de serviços, “salvaguardar os interesses da organização, evitando exposições legais, custos, riscos 13 desnecessários e desgastes, permitindo a gestão eficaz dos serviços.” (PORTAL DA AUDITORIA, 2016, p. 1) Saiba mais Com a evolução da atividade empresarial e o crescimento da captação de recursos de terceiros, os investidores precisam conhecer a posição financeira e patrimonial das entidades, o que ocorre por meio do parecer emitido pela auditoria interna das entidades a respeito da adequação das demonstrações contábeis. (APROVA CONCURSOS, 2016) Essa afirmação está correta? Justifique. Resposta: Está errada, pois com a evolução da atividade empresarial e o crescimento da captação de recursos de terceiros, os investidores precisam conhecer a posição financeira e patrimonial das entidades, o que ocorre por meio do parecer emitido pela AUDITORIA EXTERNA das entidades a respeito da adequação das demonstrações contábeis (APROVA CONCURSOS, 2016) TEMA 5 – TENDÊNCIAS ATUAIS E FUTURAS O desenvolvimento econômico exigiu das empresas um controle maior de seus registros contábeis e de suas movimentações financeiras. Assim surgiu a auditoria como ferramenta essencialpara assessorar a organização, indicando falhas e possíveis riscos, não interferindo diretamente nos atos da organização, e a auxiliando a se qualificar para obter a certificação desejada, o que lhe confere maior credibilidade. A missão futura será manter a qualificação e a credibilidade dessa empresa, zelando pelos fatos e pela integridade das empresas. A distinção entre o presente e o passado baseia-se na maneira de executar, na postura e na habilidade que a equipe auditora precisa adotar. Contudo, esta evolução repousa na inclusão e implantação de novas tecnologias e metodologias, tanto em nível organizacional como em nível profissional. Novos desafios tendem a transformar a auditoria como um processo longe do tradicional. (PORTAL DA EDUCAÇÃO, 2016, p. 01) Algumas tarefas operacionais e repetitivas serão executadas pelas novas tecnologias da informação e da comunicação, eliminando o trabalho manual e tornando o processo de auditoria mais rápido, sem diminuir sua eficiência. 14 A auditoria contribuirá para o aumento dos controles internos, assegurando a correção de processos e de registros, dificultando erros e fraudes e tornando a empresa e seus produtos ou serviços confiáveis. Além disso, a auditoria contribui e continuará contribuindo para assegurar prestações de contas confiáveis, coibindo desperdícios e desvios financeiros. As empresas estão descobrindo que o processo de auditoria é positivo, no sentido de auxiliar na solução de dificuldades, evitando riscos e desperdícios. Por essa razão, a auditoria tem se tornado ferramenta de auxílio à gestão – não só em indústrias, mas em prefeituras, universidades, clubes, hospitais, estatais etc. Desse modo, segundo o Portal de Educação (2016), a auditoria abre seu campo de atuação, deixando de ser somente auditoria contábil e financeira, mas também: Auditoria ambiental; Auditoria de circulação; Auditoria de gestão; Auditoria em segurança da informação; Auditoria fiscal; Auditoria governamental; Auditoria operacional; Auditoria previsional; Auditoria social; Auditoria de riscos. O processo de auditoria dará à organização maior credibilidade às suas demonstrações financeiras, abrindo assim a possibilidade para novos investidores, com total transparência de suas contas. Juntamente com a credibilidade, a veracidade das informações contábeis é essencial para angariar financiamentos. A fiscalização de processos poderá resultar em redução de tempo e custos, otimizando ações que poderão contribuir para a melhoria da saúde financeira da empresa. (SALDO POSITIVO, 2016) Segundo o IBGE, a falta de experiência e preparo do empreendedor e o descontrole financeiro tem levado muitas empresas a fecharem suas portas. Nesse sentido, o conhecimento e o domínio dos processos organizacionais são 15 essenciais para que a empresa não só sobreviva, mas cresça nesse mercado tão competitivo. A auditoria pode auxiliar a empresa a conseguir financiamentos e empréstimos de instituições financeiras com muito mais facilidade e, em muitos casos, até mesmo com juros reduzidos. Isso porque essas instituições trabalham com riscos e, quanto mais garantias o empreendedor oferecer, menores serão as taxas e os juros em cima das operações. (ENDEAVOR, 2016, p. 01) Para que a empresa cresça e amplie seus negócios além de sua área de atuação, é importante e essencial a auditoria, tornando-a preparada para as necessidades futuras. Quanto mais preparada a empresa estiver, mais fácil será o processo de transição de um estado para o outro. Por essas razões, além de tantas outras igualmente importantes para as empresas, a auditoria é e continuará sendo imprescindível. O futuro das empresas, seu crescimento e seu desenvolvimento dependerá cada vez mais do processo de auditoria. Saiba mais A auditoria tradicional trabalha com o passado. Meses separam o fechamento de um balanço da divulgação dos dados auditados. A falta de sincronia faz com que a atuação do auditor seja vista como hermética, limitada e indiferente ao longo prazo. Eis o paradigma a ser quebrado: o olhar do auditor deve se voltar para o futuro. Como a tecnologia irá contribuir para a auditoria do futuro? (DELOITTE, 2016, p. 4) Resposta: Ferramentas e tecnologia levam a experiência da auditoria a um patamar mais elevado. Acessar dados em tempo real torna o processo mais intuitivo e ainda mais transparente. As ferramentas tecnológicas e as habilidades profissionais do auditor presentes no processo serão beneficiadas, ambas, pelo caráter transformador da auditoria do futuro – partindo da inovação e, ao mesmo tempo, a promovendo. Não se tratará de ter mais trabalho, mas de trabalhar melhor a partir de um círculo virtuoso em que se conectam plataformas, soluções, recursos e, obviamente, pessoas. (DELOITTE, 2016, p. 4) TROCANDO IDEIAS Você já sofreu com problemas do não cumprimento da legislação trabalhista por parte da empresa em que você trabalhava? Estudando a função 16 da auditoria trabalhista, o que você acredita que a empresa deveria fazer para evitar gastos desnecessários e processos trabalhistas. Caso você não tenha passado por problemas trabalhistas, aproveite as discussões para trocar ideias sobre a importância da auditoria trabalhista para as empresas. NA PRÁTICA “Nenhuma evolução irá ocorrer sem considerar ao menos dois pontos: tecnologia e capacitação. Entrelaçadas, essas frentes são a base da abordagem cognitiva que, de uma maneira mais direta, define a prática da auditoria do futuro.” (DELOITTE, 2016, p. 05) Baseado na afirmação acima, converse com seus colegas e liste as principais tendências para o futuro da auditoria. FINALIZANDO Nessa terceira aula você pôde aprender uma pouco mais sobre alguns tipos de auditoria. Você estudou que o objetivo da auditoria operacional é assessorar o staff da empresa no desempenho de suas funções e responsabilidades, de acordo com o planejamento e com o programa de trabalho. A auditoria trabalhista visa a identificar as não conformidades da empresa com relação à legislação trabalhista, evitando assim possíveis riscos para a empresa. Você pode entender que a auditoria de sistemas de gestão tem por objetivo analisar se os processos desenvolvidos na empresa estão de acordo com a conformidade estabelecida e, além disso, viu que o sistema de gestão da qualidade avalia a conformidade do Sistema de Qualidade, a fim de implementar normas de referência. Também aprendeu o que é auditoria de Terceiros e as tendências atuais e futuras da auditoria. 17 REFERÊNCIAS ANDERSON, A. Auditoria operacional. Administradores. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/auditoria-operacional- administradores/40575/>. Acesso em: 30 mar. 2017. ALMEIDA, M. C. Auditoria: um curso moderno e completo. São Paulo: Atlas, 2009. AMARAL, I. C. P.; GUILHERME, C. dos S. A Relevância da auditoria de recursos humanos. Disponível em: <http://semanaacademica.org.br/system/files/artigos/a_relevancia_da_auditoria _de_recursos_humanos_sit_07_0.pdf>. Acesso em: 30 mar. 2017. ANJOS, B. S. S. 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Disponível em: <http://www.avm.edu.br/monopdf/23/anderson%20felizardo%20verissimo.pdf>. Acesso em: 30 mar. 2017. AUDITORIA E INDICADORES DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS AULA 4 Profª Viviane Garbelini 2 CONVERSA INICIAL Caro aluno, bem-vindo à nossa quarta aula da disciplina de Auditoria e Indicadores de Recursos Humanos. Nesta rota você verá os seguintes temas: Conceitos de Indicadores; Construção de Indicadores de Recursos Humanos; Balanced Scorecard; Construindo HR Scorecard e Indicadores de Recursos Humanos. Nossa aula é composta por vídeos, textos, slides e indicações de leituras, entre outros. Acesse os materiais disponíveis e assista aos vídeos para entender um pouco mais sobre os tópicos aqui tratados. CONTEXTUALIZAÇÃO O Balanced Scorecard, também conhecido como BSC, é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo medir o desempenho da empresa. Este consiste num modelo de gestão estratégica que auxilia a mensuração dos progressos das empresas, a fim de auxiliá-las a atingir suas metas de longo prazo com base na análise estratégica de seus objetivos, indicadores, metas e iniciativas estratégicas. PESQUISE A apostila do SEBRAE sobre Indicadores de Desempenho e Gestão Empresarial, irá ajudá-lo a entender a importância desses indicadores para as micro e pequenas empresas. Acesse <http://www.bibliotecas.sebrae.com.br/chronus/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bd s.nsf/3881ADBD039142CB83257457004C0444/$File/NT00037986.pdf>. TEMA 1 – INDICADORES: CONCEITOS Para qualquer organização, a medição de seus processos é essencial e deve ser sistemática, a fim de se obter informações necessárias para direcionar suas ações e atingir a qualidade necessária com custos adequados e no tempo estabelecido. No entanto, muitas organizações costumam medir o desempenho de suas ações somente no final do processo, o que dificulta seu gerenciamento. 3 Um dos maiores desafios para mensurar os resultados nas organizações em todas as suas vertentes, é a escolha da ferramenta, a sua utilização adequada e a aplicabilidade prática dos indicadores. Indicadores são ferramentas de gestão que auxiliam as organizações nas atividades de monitoramento e avaliação dos seus projetos, programas, políticas e desempenho dos colaboradores, possibilitando o acompanhamento do alcance das metas e a identificação dos problemas orientando os avanços e as mudanças necessárias. (PORTAL DE ASSESSORIA, 2016) Um indicador de desempenho denominado Indicador Chave de Desempenho ou Key Performance Indicator (KPI) ou ainda Key Success Indicator (KSI) é uma métrica, ou seja, um valor quantitativoque possibilita à empresa medir o que está sendo desenvolvido, a fim de gerenciar suas ações de forma adequada. (PAULA, 2016) Os indicadores são usados, basicamente, para evidenciar a situação atual, para definir objetivos futuros, para avaliar a efetividade de ações e projetos e, ainda, para identificar gargalos, tendências e ameaças. (METADADOS, 2016) Os indicadores permitem que as organizações identifiquem a efetividade das estratégias e dos planos adotados. Portanto, os indicadores devem ser mensuráveis. A escolha dos indicadores deve ser adequada, pois é importante que estes estejam alinhados aos objetivos estratégicos da organização, pois a escolha de um indicador inadequado fará com que a organização perca tempo e dinheiro. É aí que entra o KPI, porque possibilita à empresa escolher seus indicadores mais importantes, deixando de lado os inadequados ou que não impactem diretamente em seus resultados. O conjunto de indicadores comporá um sistema de medição que definirá o desempenho da organização. A escolha dos indicadores chaves de desempenho pode ser auxiliada pela aplicação do Balanced Scorecard (BSC), pois engloba diversas áreas de atuação dessa organização. Os KPIs devem ser aplicados em organizações de qualquer porte, desde grandes empresas às microempresas. Segundo Paula (2016), os principais benefícios do KPI, de acordo com o porte das empresas são: 4 Pequenas empresas, startups e novos empreendimentos: os KPI’s permitem que empresas ainda em estágios iniciais possam avaliar objetivamente a viabilidade do negócio [...]. Servem de guia, para que a empresa possa definir suas metas de faturamento e limite de gastos, bem como seguir acompanhando continuamente se está caminhando em um sentido que a fará chegar a seus objetivos; Médias empresas: neste estágio, a empresa já possui um produto e mercado validado, processos internos desenvolvidos (ou em desenvolvimento) e passa a buscar formas de dar velocidade à sua expansão e também aumentar a lucratividade e rentabilidade [...]. Os KPIs [...] podem auxiliar a empresa a planejar seus próximos passos e reduzir os níveis de incerteza em relação ao futuro. Grandes empresas: [...] os KPIs auxiliam na definição de metas globais, departamentais e individuais, bem como o acompanhamento ágil do que está sendo alcançado e onde estão os principais desvios na estratégia. Independentemente de qual categoria a organização pertença e qual porte ela tenha, a utilização de indicadores é igualmente importante, pois são eles que fornecem a visão necessária para que a organização entenda seus processos e consiga alinhá-los aos objetivos traçados. Existem diversas formas de classificar os indicadores em uma organização. Os indicadores de desempenho organizacional se dividem em quatro categorias: 1. Indicadores estratégicos – Indicam se a organização está na direção correta para atingir seus objetivos e seu desempenho em relação aos fatores críticos, permitindo traçar novos direcionamentos. 2. Indicadores de qualidade – Indicam o grau de satisfação dos clientes e as características do produto ou serviço. Eles medem as expectativas dos usuários em relação ao produto ou serviço e qual a capacidade da organização para satisfazer essas necessidades. 3. Indicadores de capacidade – Esses indicadores verificam as necessidades e expectativas dos clientes e medem a excelência do produto ou serviço. 4. Indicadores de produtividade – Esses indicadores medem os recursos utilizados na produção de um produto e os esforços empregados para tal. 5 Para que um sistema de medição com o uso de indicadores contribua para a melhoria da organização, é preciso que todos os envolvidos contribuam com o processo. Saiba mais Os indicadores de gestão podem ser classificados em indicadores de esforço e indicadores de resultado. Os indicadores de resultados: a) medem a causa antes de o efeito acontecer. b) medem o efeito após um certo tempo. c) servem para verificar se os planos estão sendo cumpridos. d) são apropriados para a medição de planos de ação, projetos e iniciativas. e) são apropriados para a medição da relação entre os serviços entregues e os recursos alocados. Resposta: B. Os indicadores de resultados representam um efeito que aconteceu em um determinado momento. (APROVA CONCURSOS, 2016) TEMA 2 – CONSTRUÇÃO DE INDICADORES DE RECURSOS HUMANOS Traduzir o planejamento estratégico em metas e indicadores é imprescindível para a gestão da organização. Metas e indicadores são elementos inseparáveis, pois para a verificação e o alcance das metas é necessário um ou mais indicadores. Os indicadores de desempenho devem refletir as metas da organização. As metas para um indicador de desempenho podem mudar caso as metas da organização também mudem. Definir indicadores de desempenho e metas é essencial para o crescimento da organização. Metas são objetivos a serem alcançados. Um dos métodos para ajudar a criar as metas e que auxiliam na construção dos indicadores é o SMART. No Quadro 1 a seguir é possível saber o que método SMART representa: 6 Quadro 1: Método Smart Fonte: Simplifique (2016) Depois de definidas as metas é preciso calcular se a organização está no caminho correto para atingi-las ou não. A unidade de mediação é um indicador chave de desempenho. Os indicadores são instrumentos que oferecem informações para uma análise da organização, com o objetivo de identificar falhas que precisam ser corrigidas, para o bom desempenho da organização. Os indicadores possibilitam conhecer verdadeiramente a situação que se deseja modificar, estabelecer as prioridades, escolher os beneficiados, identificar os objetivos e traduzi-los em metas e, assim, melhor acompanhar o andamento dos trabalhos, avaliar os processos, adotar os redirecionamentos necessários e verificar os resultados e os impactos obtidos. Com isso, aumentam as chances de serem tomadas decisões corretas e de se potencializar o uso dos recursos. (SESI/FIEP, 2016, p. 10) Os indicadores de Recursos Humanos são aplicados para monitorar e avaliar a empresa em relação aos investimentos realizados em gestão de pessoas, com vistas à otimização dos processos, à redução de despesas e ao aumento da produtividade. Os indicadores são elementos utilizados para conduzirem ao objetivo desejado. Para construir indicadores é preciso identificar o que será preciso acompanhar, ou seja, o que é importante no processo para obter o resultado 7 esperado. Assim, na construção de indicadores, segundo Noman (2016, slide 22) devemos: Nomear o indicador (O QUÊ?) Definir seu objetivo (POR QUÊ?) Estabelecer sua periodicidade de cálculo (QUANTAS VEZES?) Indicar o responsável pela geração e divulgação (QUEM?) Definir sua fórmula de cálculo (COMO?) Indicar seu intervalo de validade (QUANDO?) Listar as variáveis que permitem o cálculo (QUAIS) Apontar onde e como as variáveis serão capturadas. (ONDE/COMO?) Custo da operação do indicador (QUANTO?) Os indicadores, para serem relevantes na tomada de decisões na implementação de programas, projetos e ações, devem ser mensuráveis e definidos a partir dos objetivos, os quais devem ser claros e factíveis. Quando bem elaborados, os indicadores facilitam a mobilização das partes interessadas em torno das propostas que se pretende implementar. Segundo material do SESI/FIEP (2016, p.13), as propriedades desejáveis aos indicadores são: Confiabilidade da informação – utilizar dados de fontes confiáveis (secundários) ou coletados com metodologia adequada (primários). Comunicabilidade – focar em aspectos práticos e claros, fáceis de comunicar e que contribuam para envolver os interessados nos processos de monitoramento e avaliação. O ideal é que o conceito do indicador sejafacilmente compreendido e sua construção e cálculo sejam simples. Disponibilidade e Periodicidade – para que os indicadores estejam disponíveis nas tomadas de decisões, escolher dados que sejam de fácil coleta e atualização, com baixo custo, atualizados com a mesma metodologia ao longo do tempo, permitindo a formação de bases históricas, em frequência compatível às necessidades de sua utilização. Desagregação – os indicadores devem ser capazes de atender à necessidade de avaliar diferentes estratos sociais ou localidades, possibilitando ações específicas a cada grupo, segundo seus padrões de comportamento. Especificidade com Sensibilidade – os indicadores não devem ser nem tão amplos, que não orientem a decisão a ser tomada, nem tão específicos, que só os entendam quem os formulou; devem, também, ser capazes de captar a maioria das variações sobre o fenômeno de interesse, inclusive mudanças de comportamento durante a execução das atividades. 8 Portanto, para construir indicadores relevantes que consigam mensurar as metas estabelecidas, é preciso considerar todos os elementos acima dispostos. Assim, serão essenciais para o processo de gestão. Saiba mais Analise a questão a seguir e responda: A coleta e a análise dos dados disponíveis são imprescindíveis na construção de indicadores, a fim de avaliar a qualidade de programas desenvolvidos pela empresa. A afirmação é correta? Justifique. Resposta – Errada. A construção de indicadores passa, inicialmente, pela definição do que se deseja mensurar. Coleta e análise dos dados são etapas que dizem respeito ao uso do indicador anteriormente formulado. Portanto, a construção de indicadores é tarefa anterior à coleta e à análise de dados. Construir indicadores faz parte do planejamento, da definição da estratégia, missão, visão, negócio, valores etc. (PROVA AUDITOR TCU, 2015) TEMA 3 – BALANCED SCORECARD Uma organização tem seus próprios objetivos – e são inúmeros. Porém, muitas vezes esses objetivos são conflitantes entre si. Algumas organizações estabelecem hierarquias de objetivos, privilegiando uns em função de outros, porém cada objetivo aponta para uma direção diferente. Por isso, o grande desafio é fazer com que os inúmeros objetivos organizacionais funcionem de modo colaborativo e cooperativo, evitando possíveis conflitos entre eles. O Balanced Scorecard (BSC) é uma metodologia que se baseia no equilíbrio organizacional, estabelecendo metas e feedback. O BSC busca representar os objetivos em relação às partes interessadas nos processos. O BSC transforma a visão e a missão da empresa em indicadores-chave de desempenho específicos e mensuráveis. A estrutura do BSC é formada por quatro perspectivas: financeira, clientes, processos internos e perspectiva de aprendizagem e de crescimento. Para Bezerra (2016), o objetivo do Balanced Scorecard é fornecer uma visão de desempenho, englobando os quatro indicadores descritos a seguir: 9 1. Perspectiva financeira Os indicadores devem mostrar se a implementação e a execução da estratégia organizacional estão contribuindo para a melhoria dos resultados. Os objetivos financeiros devem estar vinculados a estratégia da empresa mostrando se sua implementação e execução estão contribuindo para a melhoria do resultado ou não. 2. Perspectiva do cliente Os indicadores devem mostrar se os serviços prestados estão de acordo com a missão da organização. Essa perspectiva pressupõe monitorar como a empresa entrega valor ao cliente, definindo indicadores de satisfação e trabalhando sobre os resultados relacionados aos mesmos. 3. Perspectiva dos processos internos Os indicadores devem mostrar se os processos e a operação estão alinhados e se estão gerando valor, o que permite aos gestores identificar novos caminhos para melhorar o desempenho da empresa. 4. Perspectiva da inovação e aprendizagem Os indicadores devem mostrar como a organização pode aprender e se desenvolver. A capacitação se dará por meio da aquisição de novos equipamentos, em pesquisa e desenvolvimento de novos produtos, em sistemas e em recursos humanos. Figura 1: BSC – Visão e estratégia Fonte: Bezerra, 2016. 10 O BSC busca estratégias e ações equilibradas e balanceadas em todas as perspectivas que afetem o negócio da organização, direcionando os esforços para as áreas de maior competência, com o objetivo de eliminar elementos de incompetência. Seus indicadores estão direcionados para o futuro, para a estratégia organizacional e para o comportamento, e não para o controle. (CHIAVENATO, 2014) Segundo Chiavenato (214, p. 442): O BSC cria um contexto em que as decisões relacionadas com as operações cotidianas possam ser alinhadas com a estratégia e a visão organizacional, permitindo divulgar a estratégia, promover o consenso e o espírito de equipe, integrando as partes da organização e criando uma sistemática para envolver todos os programas do negócio, catalisar esforços e motivar as pessoas. E, além de tudo, medir e avaliar o desempenho por meio de indicadores. O BSC auxilia a organização a identificar em quais segmentos de mercado ela deve competir e que clientes conquistar. Por essa razão, oferece uma visão do futuro e um caminho para chegar até ele. O BSC possibilita ainda à organização tomar suas decisões com relação às suas operações, seus processos de produção, seus objetivos, produtos e clientes, auxiliando a atingir suas estratégias. Os indicadores devem traduzir a estratégia da empresa, buscando atingir as prioridades estabelecidas. Saiba mais Após estudar sobre o BSC, analise a afirmação a seguir e responda: O balanced scorecard é uma ferramenta estratégica utilizada na análise das seguintes dimensões associadas ao desempenho empresarial: perspectiva dos clientes, perspectiva dos processos internos, perspectiva dos trabalhadores e perspectiva do desempenho financeiro. Está correta essa afirmação? (APROVA CONCURSOS, 2016) Resposta: Errada. 11 Figura 2: Balanced Scorecard Fonte: Aprova Concursos, 2016. TEMA 4 – CRIANDO HR SCORECARD O Balanced Scorecard é uma ferramenta de apoio à gestão empresarial, com o objetivo de acompanhar e orientar a evolução das decisões da empresa, centradas em indicadores chave. Para Bancaleiro (2004), o HR Scorecard (HRS) é um conjunto de “métricas” essenciais para a gestão estratégica da Gestão de Pessoas. A criação de um Balanced Scorecard envolve a elaboração de objetivos estratégicos e a identificação de métricas que possibilitem a consecução dos objetivos estratégicos de cada tema. A seleção das métricas corretas conduzirá a melhores resultados do BSC. (KAPLAN et al., 2010) O HR Scorecard é uma ferramenta com o objetivo de explicitar os objetivos e metas de RH, demonstrar quantitativamente a contribuição do RH para os resultados financeiros de uma empresa e verificar o alinhamento entre a estratégia da organização e a área de RH O HR Scorecard visa ainda a ajudar a empresa a determinar o valor de seus recursos humanos. Para o desenvolvimento de um HR Scorecard deve-se considerar quatro perspectivas, citadas na aula anterior e dispostas, novamente, a seguir: Perspectiva financeira: define objetivos que alinhem as iniciativas do RH com os objetivos financeiros da organização. Perspectiva do cliente: identificação do que o cliente quer ou necessita. Perspectiva dos processos: orienta no projeto a execução das atividades relativas aos processos envolvendo o RH Perspectiva de aprendizado: que busca desenvolver e aprimorar as competências do RH para melhor atender o cliente. 12 Quadro 2: Scorecard de RH (Perspectiva: Visão e Financeira) Fonte: Fernandes, 2016 Quadro 3: Scorecard de RH (Perspectiva Externa) Fonte: Fernandes, 2016 13 Quadro4: Scorecard de RH (Perspectiva Interna – I) Fonte: Fernandes, 2016 Quadro 5: Scorecard de RH (Perspectiva Interna – II) Fonte: Fernandes, 2016 14 Quadro 6: Scorecard de RH (Perspectiva Aprendizado) Fonte: Fernandes, 2016 Ao implementar um HR Scorecard é preciso seguir alguns passos: Esclarecer a estratégia de negócios; Criar o mapa estratégico da organização (objetivos, metas, indicadores e ações) Desenvolver uma arquitetura de RH; Identificar os produtos de RH no mapa; Alinhar a arquitetura de RH com produtos de RH; Projetar um Scorecard de RH; Executar/Implementar. Para Fernandes (2016), a arquitetura de RH abrange: A função do RH; O sistema de gestão do RH; O apoio às políticas públicas; O estímulo ao comportamento estratégico dos empregados. O mapa estratégico deve abranger: 15 Quadro 7: Mapa estratégico de RH Fonte: Fernandes, 2016 Assim, para que a implementação do HR Scorecard tenha sucesso, é preciso identificar os elementos pertencentes ao RH que influenciam nas metas da organização, afim de que as metas desse estejam associadas às metas da organização. Cabe aos gestores identificar e medir a adequação das metas que auxiliarão na geração de produtos e serviços de qualidade. Para que isso se torne realidade, todas as atividades devem ter estratégias claras e possuírem um sistema de mensuração adequado para que possa contribuir para o processo decisório estratégico de RH, assim como avaliar a contribuição do RH para criação de valor da organização. (BECKER et al, 2001) Saiba mais Leia a questão a seguir e responda: O BSC foi desenvolvido para a realização do planejamento estratégico do setor privado. Sua adaptação para atender às organizações públicas, embora ocorra, não é recomendada por seus criadores. A afirmação está correta? Justifique. (APROVA CONCURSO, 2016) 16 Resposta: Errada. O Balanced Scorecard é um enfoque que "traduz a missão e visão das organizações em um conjunto abrangente de métricas de desempenho que serve de base para um sistema de medição e gerenciamento estratégico". Este leva em conta quatro perspectivas: Financeira, Clientes, Processos Internos e Aprendizado-Crescimento. (BP1, 2016) TEMA 5 – INDICADORES DE RECURSOS HUMANOS Indicadores de Recursos Humanos são ferramentas que auxiliam a avaliar a organização por meio de seus colaboradores, processos e metas. Com tais indicadores é possível descrever a atual situação da empresa, analisando as informações levantadas a fim de identificar possíveis falhas, problemas, fraquezas e desvios para então corrigi-los. A aplicação dos indicadores de desempenho é fundamental, pois auxilia na indicação de quais práticas estão sendo efetivas, quais estão falhando, o que precisa ser melhorado ou mudado, além de identificar os níveis de satisfação e comprometimento dos colaboradores. Para Metadados (2016), os indicadores de recursos humanos são essenciais para avaliar os investimentos da empresa em gestão de pessoas, objetivando otimizar os processos, reduzir despesas e aumentar a produtividade. Porém, a escolha correta dos indicadores depende também de uma visão mais ampla e, por isso, o RH precisa conhecer o negócio profundamente. Os fatores internos – como cultura e valores corporativos, o perfil ideal dos colaboradores, os processos produtivos e administrativos, as exigências e responsabilidades de cada departamento – devem ser bastante explorados. As variáveis externas também precisam ser consideradas – como a situação do mercado, os impactos da atual crise, os concorrentes, a chegada de novas tecnologias, as mudanças no comportamento e nas prioridades dos profissionais e, principalmente, os desafios imediatos e futuros a serem superados. (METADADOS, 2016) Somente depois dessa análise ampla e completa e de posse dessas informações da empresa, é que o RH será capaz de definir os indicadores mais adequados para apoiar a gestão de pessoas, a fim de contribuir para as estratégias da empresa. Os indicadores Existem inúmeros indicadores de RH e todos eles podem ser customizados de acordo com as características do negócio, o segmento de 17 atuação, o porte da empresa, o número de colaboradores e o modelo de gestão adotado pela empresa. Entretanto, alguns deles são essenciais e precisam fazer parte da avaliação realizada pelo RH São alguns indicadores de RH: Índice de rotatividade (turnover) O Índice de rotatividade ou turnover indica a quantidade de colaboradores que saem e que entram na empresa, em um determinado período de tempo. O acompanhamento dessa variação possibilita definir a saúde da empresa. Esse indicador serve como base para identificar, a baixa atratividade da empresa em relação à concorrência, a assertividade dos processos de recrutamento e seleção, o clima organizacional, entre outros fatores. Conforme a análise realizada, é preciso revisar e corrigir as políticas da empresa, as falhas na definição do perfil do colaborador evitando o aumento de custos e possíveis multas e encargos financeiros. Absenteísmo Medir o absenteísmo é importantíssimo, pois ajuda a identificar as taxas de ausência dos colaboradores e os motivos dessas faltas ou atrasos. Para Metadados (2016): Os casos médicos exigem mais cuidado, pois podem estar relacionados às condições de trabalho, saúde e ergonomia oferecidas pela empresa. Porém, o absenteísmo também pode estar vinculado a problemas pessoais, como conflitos com colegas e gestores, endividamento ou dependência química. Índice de retenção de talentos O capital intelectual das empresas é um ativo intangível de grande valor, por isso é imprescindível monitorar o índice de retenção de talentos. Esse índice é medido com base no número de talentos perdidos e, consequentemente, absorvidos pelo mercado ou concorrentes. (METADADOS, 2016) Tempo médio de empresa Este indicador de RH está relacionado à taxa de rotatividade, à atratividade e à capacidade de retenção. Trata-se de analisar o tempo médio de permanência do colaborador na empresa. 18 Custos de rotatividade Manter a taxa de rotatividade sobre controle é essencial, visto que os custos da rotatividade acabam sendo altos para a empresa, pois abrange não só as despesas referentes ao pagamento das rescisões contratuais, incluindo multas e tributos, mas também os gastos com a reposição de outro colaborador na função vaga, além de seu treinamento e qualificação. Produtividade Medir o índice de produtividade dos colaboradores é fundamental para o sucesso da empresa. Segundo Metadados (2016): A produtividade da equipe de RH pode ser medida por meio de três elementos básicos: tempo, qualidade e custos. Assim, alguns outros indicadores comprovam os índices de produtividade do setor, como o atendimento aos prazos, a satisfação dos clientes internos, a incidência de falhas, a redução de despesas, a racionalização de recursos e a otimização de processos. Os períodos desperdiçados com paradas, manutenções corretivas, indisponibilidades e distrações também contribuem para esse indicador. Avaliação de aprendizagem e investimento em treinamento A avaliação de aprendizagem e o investimento em treinamento andam juntos. A avaliação da aprendizagem permite identificar a eficiência dos programas de treinamento por meio da performance dos colaboradores. O investimento em treinamento é um indicador de RH, que auxilia a análise sobre a produtividade das equipes. Autoavaliação A autoavaliação consiste em uma avaliação de desempenho organizada pelo departamento de RH com o intuito de que o colaborador se autoavalie, tendo como base alguns parâmetros estabelecidos. Além disso, o gestor também avalia seus colaboradores, e desta maneira colaborador egestor confrontam ambas as avaliações, comparando-as levando em conta escalas de valor e percepções. Índice de reclamações trabalhistas Esse indicador auxilia a empresa a identificar aspectos relacionados ao cumprimento da legislação trabalhista, as condições de trabalho dos http://www.metadados.com.br/blog/index.php/2016/04/26/5-dicas-para-aumentar-a-produtividade-da-sua-equipe-de-rh/ http://www.metadados.com.br/produto/modulo/treinamento-e-desenvolvimento http://www.metadados.com.br/produto/modulo/avaliacao-desempenho 19 colaboradores, a segurança, a ergonomia, os atrasos nos pagamentos, nos recolhimentos do INSS e FGTS, horas extras, o assédio moral, entre outros aspectos. Relação entre horas extras e horas trabalhadas Esse indicador visa a demonstrar a relação entre a quantidade de horas extras – pagas ou administradas em banco de horas – e as horas totais trabalhadas. Esse índice auxilia a empresa a identificar sua capacidade operacional e a sobrecarga de trabalho, entre outros elementos essenciais para o sucesso da empresa. Esses são, portanto, alguns indicadores que podem ser explorados pelo RH da empresa a fim de identificar possíveis falhas, para então corrigi-las. Assim como esses indicadores, existem inúmeros outros, os quais servirão de base para que o RH possa contribuir efetivamente para atingir não apenas suas metas, mas as metas estabelecidas pela empresa como um todo. Saiba mais A classe de indicadores mais difícil de ser mensurada, dada a natureza dos dados e o caráter temporal, e que está vinculada ao grau de satisfação ou ainda ao valor agregado, à transformação produzida no contexto em geral, é relacionada com a missão da instituição e que se constitui em uma das dimensões do resultado, é referente à: (APROVA CONCURSO 2016) a) eficiência. b) execução. c) efetividade. d) economicidade e) excelência. Resposta: C. O indicador que é "difícil de ser mensurado" por seu caráter "temporal" que está vinculado ao grau de satisfação ou à transformação produzida no contexto em geral: esse conceito é o de efetividade, que está associado ao efeito ou impacto na sociedade que as ações buscam gerar. (ESTRATÉGIA CONCURSOS, 2016) 20 TROCANDO IDEIAS Na implementação de um programa de melhoria, o BSC orienta para criação dos scorecards: estes trazem uma coleção de indicadores chave de desempenho (KPIs) e os alvos de desempenho para esses KPIs. Na construção do scorecard é preciso observar quatro pontos chaves. Quais são esses pontos? RESPOSTA Segundo Herrera (2009) "Na implementação de um programa de melhoria, o BSC orienta para criação dos scorecards – fichas ou planilhas para acompanhamento do programa prescrevendo um conjunto de quatro definições" a) os objetivos – declaração clara e assertiva dos alvos que se pretende atingir; b) o método de mensuração e obtenção dos indicadores que irão monitorar o desempenho ou resultados, c) as metas – quantificações ou qualificações e periodicidade dos objetivos factíveis com os recursos, competências e capacidade da empresa e devem ser deliberadas (consensuais) pelo grupo responsável pelo atingimento das metas e, d) as iniciativas a serem postas em prática para o atingimento das metas. NA PRÁTICA Observe o mapa estratégico do Balanced Scorecard de uma joalheria. (VENKI, 2016) OBJETIVOS METAS INDICADORES INICIATIVAS Perspectiva financeira: Aumentar a lucratividade Aumentar em 15% a lucratividade da empresa Demonstrativos financeiros Negociar parcerias de parcelamento com empresas de cartões de crédito Perspectiva do cliente: Ter uma loja mais atraente para os clientes Aumentar em 20% a média de visitas diárias à loja Contagem de clientes Melhorar a exposição das joias nas vitrines e investir em mídias sociais Perspectiva de processos internos: Ser referência em atendimento Aumentar o número de elogios em 15% e diminuir as reclamações no SAC em 80% Análise estatística dos relatórios do SAC Redesenhar processo de atendimento Perspectiva de aprendizado e crescimento: Ter uma força de vendas com profissionais experientes Substituir 30% dos vendedores Número de contratações x demissões Iniciar processo de recrutamento e seleção Fonte: Venki, 2016. Agora que você tem em mãos um exemplo de um mapa estratégico do BSC, elabore um mapa para o departamento em que você atua. 21 FINALIZANDO Ao final desta nossa quarta aula você pode perceber que o BSC é um conjunto de indicadores equilibrados que permitem aos gestores visualizar a empresa sob vários aspectos. Essa ferramenta propicia que se possa mapear a estratégia da organização em objetivos estratégicos e estes em indicadores de desempenho. Sua correta aplicação traz à empresa inúmeros benefícios, como a integração de medidas financeiras e não financeiras sobre fatores como clientes, mercados, produtos, capacidade dos funcionários e da empresa, entre outros. REFERÊNCIAS 3 EXEMPLOS de Balanced Scorecards e sua aplicação na empresa. Venki. Disponível em: <http://www.venki.com.br/blog/exemplos-de-balanced- scorecards/>. Acesso em: 31 mar. 2017. A IMPORTÂNCIA da auditoria trabalhista. Superprovas Auditoria. Disponível em: <http://pt.slideshare.net/Superprovas/auditoria-18619449>. 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Quando as escolhas dos indicadores são corretas e a análise dos resultados é de qualidade, o sucesso é garantido. PESQUISE Para você aprender mais sobre indicadores de desempenho, leia o artigo “Utilização de Indicadores de Desempenho como Instrumento de Suporte à Gestão Estratégica, de Adalberto A. Fischmann e Moisés Ari Zilber, disponível em: <http://www.anpad.org.br/admin/pdf/enanpad1999- ae-11.pdf>. Outra sugestão de leitura é este site, com um conteúdo bastante esclarecedor sobre indicadores de desempenho: INDICADORES de Desempenho. Justiça Eleitoral. Disponível em: <http://www.justicaeleitoral.jus.br/arquivos/tre-df-sr-paulo-de-tarso- sousa-indicadores-de-desempenho>. TEMA 1 – INDICADORES DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO Atrair e manter talentos é o grande desafio da gestão de pessoas. Sabe- se que os objetivos organizacionais só poderão ser atingidos com, e por meio de pessoas, por isso o processo de recrutamento e seleção é fundamental. Nesse 3 sentido, é fundamental que o RH, responsável pelo processo de recrutamento e seleção, esteja alinhado com o planejamento estratégico da empresa, já que para a organização a entrada e promoções dos funcionários acontece a partir da necessidade organizacional. Para que a seleção seja adequada deve-se definir critérios, etapas, assim como todo o processo. Para isso são utilizadas cinco métricas essenciais para medir o impacto da estratégia de recrutamento, possibilitando assim determinar seu aperfeiçoamento. São elas: Número de candidatos Esta métrica permite identificar se o número de candidatos inscritos para uma determinada vaga está dentro do padrão esperado ou se extrapola o padrão; isto permite identificar se a identificação da vaga está correta, se as estratégias de recrutamento estão adequadas, se a descrição da função é correta, entre outros fatores. Fontes de candidatos Entender de onde os candidatos vêm é importante para dar melhor foco ao meio utilizado para a divulgação da vaga. Analisar quais são os canais mais eficientes para atrair bons candidatos mostra ao RH quais destas fontes são mais eficientes, a fim de atingir o resultado esperado. Essa análise baseia-se na qualidade, quantidade e velocidade do canal. Custo por contratação Entender quanto se gasta na contratação de novos funcionários é essencial, pois ajuda a ajustar a estratégia e a descobrir os recursos adequados para essa contratação. Definir o canal adequado e o público-alvo é essencial na redução de custos. Qualidade da contratação Esse indicador visa a analisar a produtividade do profissional contratado. Os resultados alcançados e as metas cumpridas pelo colaborador. Assim, por meio da avaliação de desempenho, pode-se verificar se houve realmente uma boa e adequada contratação. 4 Duração do processo Esse indicador visa a analisar o tempo gasto para se preencher uma vaga. Normalmente empresas maiores despendem mais tempo em seu processo de contratação, porque apresentam um número maior de etapas no processo. Essa métrica permite ao RH identificar se estão gastando muito tempo no recrutamento de novos colaboradores ou não. O recrutamento e seleção é um processo em que as empresas buscam otimizar o tempo e o custo por contratação a fim de recrutar candidatos de qualidade; para isso, os indicadores são essenciais. Saiba mais Uma desvantagem do recrutamento externo é o não aproveitamento dos investimentos feitos em treinamento, no âmbito da organização. Justifique a afirmação. Resposta Além de não aproveitar os investimentos realizados em treinamento, existem outras desvantagens no recrutamento externo: 1) pode interferir na motivação dos funcionários; 2) reduz a fidelidade dos funcionários; 3) requer aplicação de técnicas seletivas aprimoradas; 4) mais caro; 5) mais trabalhoso; 6) mais inseguro. TEMA 2 – INDICADORES DE TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO Formação continuada e aprendizagem constante é essencial para todos os profissionais em qualquer área de atuação, sobretudo num mercado globalizado, exigente e em busca de respostas rápidas e certeiras. Nesse cenário, o treinamento e desenvolvimento é necessário e relevante. Porém, para que sua eficiência e eficácia seja uma constante, é preciso medir os resultados alcançados pelo treinamento. Medir os resultados de uma ação de treinamento é um dos grandes desafios para os profissionais da área. Cabea quem ensina medir o nível de aprendizado, estabelecendo indicadores. Para o Portal Educação (2016), “Estabelecer padrões de medição que possam ser mensuráveis e quantificáveis de modo a gerar números que possam expressar claramente o quanto a ação de treinamento gera valor é o grande diferencial e desafio”. A definição de indicadores não é fácil, visto que devem estar adequados a o que se busca alcançar, a fim de obter os resultados desejados. Os 5 indicadores são inúmeros, diferenciando-se de acordo com a empresa, o tipo de treinamento, os objetivos da pesquisa, entre outros. Os indicadores chave mais utilizados para mensurar a efetividade dos programas de treinamento e desenvolvimento são: Taxa de adesão Esse indicador permite medir quantas pessoas compareceram ao treinamento. Além disso, permite identificar a qualidade da divulgação do curso e o interesse despertado pelo tema. Taxa de evasão Como o nome mesmo relata, esse indicador possibilita identificar quantas pessoas não finalizaram o treinamento, assim como identificar as razões que o levaram a desistir. Podendo ser problema de conteúdo, de logística, de metodologia, de discrepância entre o que foi ofertado e o que está sendo oferecido. Avaliação do curso Identificar a qualidade do treinamento é importante, a fim de subsidiar a oferta de novos treinamentos quanto à metodologia, ao palestrante, aos conteúdos, entre outros. Portanto, esse indicar é importante na melhoria de qualidade dos próximos treinamentos. Avaliação de aprendizado A avaliação de aprendizado é essencial, para entender a qualidade do treinamento e a extensão de sua aplicação na empresa. Valor médio investido em treinamento e desenvolvimento por pessoa Esse indicador é importante, pois permite identificar o custo do treinamento por indivíduo, levando-se em conta o número de indivíduos treinados, o tempo gasto e o investimento realizado. Quando se consegue ganhar em escala, fica evidente como o custo por pessoa é reduzido. 6 Quantidade de colaboradores alcançados Com esse indicador é possível identificar quantos colaboradores tiveram acesso ao treinamento. Taxa de treinamento via multiplicadores internos Identificar quantos dos colaboradores treinados têm sido multiplicadores do conhecimento aos outros colaboradores é importante para otimizar os recursos investidos. Tempo médio de treinamento por pessoa O indicador de tempo médio de treinamento por pessoas visa a identificar quanto tempo de trabalho dos colaboradores foi investido em média para a capacitação. Saiba mais Em termos processuais, o elemento central entre seleção de pessoas, avaliação de desempenho, treinamento e desenvolvimento é a tomada de decisão em gestão de pessoas acerca de competências e demais requisitos necessários para que a organização obtenha excelência em termos de desempenho. Analise e responda: esta afirmação está correta? Por quê? (APROVA CONCURSOS, 2016) RESPOSTA: Correta. Seleção, treinamento e processos de gestão de pessoas são importantes, porém, realmente, o essencial é a definição correta das necessidades de competência e os requisitos necessários para que a organização atinja um desempenho superior. De nada adianta ter ótimos processos de treinamento se a análise no que tange às necessidades de competência foram feitas equivocadamente pois a organização estaria desperdiçando tempo e recursos. TEMA 3 – INDICADORES DE DESEMPENHO A avaliação do desempenho organizacional é uma atividade imprescindível na gestão empresarial. Os indicadores de desempenho assumem papel fundamental, pois são instrumentos capazes de fornecer informações para o processo de tomada de decisão, além de servirem como ferramenta estratégica de desenvolvimento para a organização. 7 “Os indicadores de desempenho são os sinais vitais de uma empresa. Eles devem mostrar aos membros da organização quais resultados suas ações estão gerando”. (WOOD JÚNIOR e PICARELLI FILHO, 2010, p. 185) A área de recursos humanos precisa compreender e buscar atender as necessidades de seus clientes internos e, para isso, necessita ter claro os parâmetros que a subsidiarão, a fim de avaliar seu desempenho. Num mundo economicamente globalizado, altamente competitivo, rápido e digital, repleto de intensas transformações, de pressões por redução dos custos, e por melhoria na qualidade dos bens e serviços produzidos, as empresas necessitam de um profundo conhecimento de suas forças e fraquezas, assim como das de seus concorrentes. (UVB, 2016, p.150) KPIs ou Indicadores Chave de Desempenho são ferramentas quantitativas ou qualitativas de gestão utilizadas por empresas para medir e avaliar o desempenho de seus processos e gerenciá-los da maneira eficaz e eficiente, para atingir metas e objetivos estabelecidos pela organização. Existem muitos indicadores de desempenho, cada um com uma finalidade diferente. Os indicadores de desempenho são importantes para que os profissionais de Recursos Humanos tenham parâmetros para avaliarem a produção, qualidade, tempo e custo. Questionamentos como estes são chave para avaliar se o que foi previamente planejado foi cumprido e quais devem ser os próximos passos. No entanto, é fundamental que as contribuições humanas sejam consideradas e entendidas, uma vez que esta é a força que move, constrói e sustenta as organizações. Tanto os indicadores de desempenho financeiro, quanto os de capital humano, propiciam um diferencial competitivo para as empresas, graças à compreensão de como podem melhorar pontos chaves do sucesso da companhia, como participação de mercado, bem-estar, clima, saúde, produtividade e o ROI de força de trabalho. (SALÁRIO BR, 2016) Entre os principais indicadores de RH estão o absentismo e a rotatividade, recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, benefícios, remuneração, saúde ocupacional e segurança, entre outros. Indicadores de absenteísmo e rotatividade Medir o absenteísmo é fundamental, pois permite à empresa identificar as razões e o percentual das faltas de seus colaboradores. As causas do absenteísmo precisam ser diagnosticadas. Para que a medição seja 8 abrangente, o índice de absentismo deve levar em conta as diferentes razões para essa ausência. Indicadores de recrutamento e seleção Os indicadores de Recrutamento e Seleção auxiliam a área de Recursos Humanos a selecionar as pessoas certas para o lugar certo. Esse processo estruturado também apoia o fortalecimento da imagem institucional como uma empresa atrativa no mercado de trabalho. Sua correta utilização pode gerar diversas vantagens, como adequação de seus colaboradores a seus cargos, facilitando a motivação e a produtividade, redução da necessidade de treinamento, redução da rotatividade de pessoal, entre outros. (ABRAPP, 2016, p. 07) Indicadores de treinamento e desenvolvimento Os indicadores de treinamento de desenvolvimento visam a identificar a eficácia e a eficiência do processo de capacitação do profissional e as consequências a fim de alavancar resultados para a empresa, aumentar as vendas, diminuir as perdas de matéria-prima na fabricação de um produto, entre muitos outros. Segundo Kirkpatrick (1994) há quatro tipos de avaliações aplicadas para medir os resultados dos treinamentos: A primeira é a Avaliação de Reação, que avalia o grau de satisfação do participante durante o treinamento. A segunda é a Avaliação de Aprendizagem, que avalia o grau de conhecimento adquirido pelo participante durante o treinamento; pode ser feita através de testes teóricos e testes práticos. A terceira é a Avaliação de Comportamento, que serve para medir as competências comportamentais do participante após o treinamento. A quarta é a Avaliação de Resultados, que vai medir o grau de desempenho/produtividadeapós o treinamento. Indicadores de saúde e segurança no trabalho Para que haja uma gestão efetiva de segurança no trabalho com foco na prevenção de acidentes é imprescindível que as empresas tenham uma postura adequada com relação ao desempenho de seus colaboradores. Nessa questão, a segurança e a saúde do trabalho são fundamentais e, para isso, é necessária a seleção de indicadores de desempenho que identifiquem as taxas ou danos em função das ocorrências ou eventos, e que tenham uma atuação proativa a fim de que os indicativos da gestão melhorem. 9 Saiba mais Os lead indicators são indicadores de desempenho que determinam quão bem os negócios estão sendo executados para permitir que os objetivos sejam atingidos. Além disso, no balanced scorecard esses indicadores são chamados também de direcionadores de desempenho. Essa afirmação está correta? Justifique. (APROVA CONCURSO, 2016) RESPOSTA: Correto. Indicadores associados ao BSD: 1. indicadores de resultado (lag): são indicadores voltados para o desempenho passado da empresa, de modo a direcioná-la no sentido correto, a fim de modificar os reforços para se obter melhores resultados. 2. indicadores de tendência (lead): são indicadores que apontam para o desempenho futuro da empresa. Indicadores voltados para a busca de resultados. TEMA 4 – INDICADORES DE REMUNERAÇÃO Fatores como a globalização, a abertura de mercados, a evolução da tecnologia de informação e comunicação e o aumento da competitividade tem provocado nas empresas uma incessante busca por soluções inovadoras a fim de melhorarem seu processo produtivo, exigindo a adoção de modelos de gestão por resultados. A implantação de um sistema de remuneração estratégico e variável vem contribuir para aumentar o cumprimento dos objetivos organizacionais, incentivando os colaboradores a conquistarem os resultados esperados. Nesse sentido, o processo de gestão deve estar ligado às estratégias, controles, objetivos e metas encontrados na metodologia do balanced scorecard. A adoção de sistemas estratégicos de remuneração possibilita que a organização alinhe as metas individuais de seus colaboradores às metas da organização. Um fator importante na obtenção dos resultados organizacionais está na capacidade de motivar e atender às necessidades de seus colaboradores por meio de recompensas pelo esforço realizado. (LUNKES; SCHNORRENBERGER, 2009). Segundo Dellagnelo e Dellagnelo (1996, p. 15), “A remuneração variável ou remuneração vinculada a resultados como também é conhecida, é uma estratégia de remuneração que busca o maior comprometimento dos empregados na busca pelos resultados da remuneração.” É o contrário da remuneração funcional, na qual o pagamento é vinculado ao cargo ocupado. 10 Ao adotar um sistema de remuneração variável objetiva-se recompensar desempenhos dos colaboradores ao atingirem metas estabelecidas a partir dos objetivos estratégicos dos negócios. O modelo de remuneração variável ou por desempenho tem como objetivo alinhar e convergir esforços para melhorar o desempenho da empresa, vinculando desempenho pessoal à recompensa e partilhando bons e maus resultados. Ao implantar um sistema de remuneração variável vinculado ao BSC, é preciso que a organização observe aspectos importantes e que irão refletir em sua eficácia. É preciso deixar claro a todos os envolvidos o que será medido e o que será preciso melhorar. (WOOD JR.; PICARELLI FILHO, 2010) É necessário ainda consolidar os indicadores a fim de que sejam confiáveis e suficientes para analisar os resultados alcançados, de modo a contemplar os colaboradores de forma justa e adequada. Quando os dados que alimentarão os indicadores não forem confiáveis, a avaliação será distorcida e não será justa. Ao escolher os indicadores, a organização deve focar o que pretende medir, evitando um número elevado, o que dificultaria compreender o sistema de remuneração. Os indicadores devem ser capazes de mostrar aos indivíduos e grupos quais os resultados gerados por suas ações, qual o impacto no resultado global da empresa e de que forma esse resultado (ou desempenho) será recompensado. Para isso, cada indicador deve receber pesos que reflitam a realidade da organização e suas prioridades, constituindo uma matriz de resultados na qual é possível perceber a responsabilidade atribuída a cada indivíduo e qual o impacto de cada indicador na sua remuneração (WOOD JR.; PICARELLI FILHO, 2010 apud FAIA et. al. 2016, p. 07). Os sistemas de remuneração variável devem estar atrelados aos sistemas de avaliação de desempenho, pois estes fornecerão as principais métricas e objetivos, os quais serão desdobrados ao sistema de remuneração de cada colaborador. “Assim, busca-se desenvolver um sistema de remuneração variável a partir de um painel de indicadores construído em um processo de planejamento estratégico e fundamentado na metodologia do Balanced Scorecard.” (FAIA et al, 2016) Os indicadores devem mostrar os resultados alcançados pelas ações dos colaboradores de forma individual, assim como o impacto deles no resultado 11 global da empresa, a fim de subsidiar a forma de recompensa desse desempenho. Cada indicador deve receber pesos de acordo com a realidade da organização e suas prioridades, possibilitando perceber a responsabilidade de cada indivíduo e o impacto de cada indicador na sua remuneração (WOOD JR. e PICARELLI FILHO, 2010) Os indicadores de desempenho buscam direcionar os colaboradores para o que devem buscar, de modo a levá-los a atingir as metas e os objetivos, de cada um. Devem estar alinhados com os objetivos organizacionais e passíveis de serem vinculados aos sistemas de remuneração. (KAPLAN e NORTON, 2000) Saiba mais A prática, os procedimentos e as regras das políticas de recompensa ou compensação estabelecidas nas organizações devem estar de acordo com o princípio de carreira no que diz respeito ao crescimento do espaço ocupacional ocorrido tanto por ascensão vertical como por horizontal. A assertiva está correta? Justifique. (APROVA CONCURSOS, 2016) Resposta: Correta. Dentro da organização, o salário pode aumentar devido à promoção vertical – mudança de cargo para um nível acima da hierarquia – ou à promoção horizontal – quando o indivíduo se mantém-se no mesmo cargo, mas recebe determinado aumento. (RIBAS; SALIM, 2016) TEMA 5 – INDICADORES DE QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO Em busca da competitividade e da participação no mercado globalizado, a preocupação com a qualidade de vida no trabalho vem sendo cada vez maior nas empresas, tornando-se um diferencial para a captação de colaboradores qualificados, além de contribuir para o aumento e a melhoria da qualidade do que é produzido. Um ambiente organizacional onde há uma gestão dinâmica e contingencial de fatores físicos, sociológicos e psicológicos é muito saudável. Segundo Albuquerque e Limongi-França (1998, p. 42): Qualidade de Vida no Trabalho é um conjunto de ações de uma empresa que envolve diagnóstico e implantação de melhorias e inovações gerenciais, tecnológicas e estruturais dentro e fora do ambiente de trabalho, visando propiciar 12 condições plenas de desenvolvimento humano para e durante a realização do trabalho. Ao longo dos anos muitos pesquisadores como Hackman e Oldham (1975), Walton (1973), Westley (1979) e Davis e Werther (1983) elaboraram modelos a fim de avaliar a qualidade de vida no trabalho sob diversos aspectos. Entretanto, para Freitas e Souza (2009, p.137), Ao investigar a formulação dos modelos supracitados, observou-se que nenhum deles incorporou todas as “Dimensões” ou “Indicadores” da Qualidade de Vida no Trabalho cientificamente reconhecidas. Adicionalmente, observou-se que, de acordo com a natureza da organização investigada e das atividades nela realizadas,o modelo de avaliação deve ser adaptado para captar mais precisamente a Qualidade de Vida no Trabalho. Ao longo dos anos, as dimensões envolvendo a qualidade de vida no trabalho foram mudando, influenciadas pelos diferentes cenários econômicos. Além disso, as necessidades, as percepções das pessoas e os fatores sociais foram sofrendo alterações, o que exigiu das empresas a reformulação do que deve ser considerado essencial para o bem-estar do funcionário na execução da tarefa na empresa. Segundo Walton (1973), os principais critérios para a qualidade de vida no trabalho se dividem em oito categorias, assim descritas: Compensação justa e adequada: busca-se a obtenção de remuneração adequada e justa pelo trabalho realizado e respeito à equiparação interna, e externa, de acordo com o mercado de trabalho, partilha de ganho de produtividade; Condições de trabalho: mede-se as condições do ambiente de trabalho, envolvendo a jornada e a carga de trabalho, pagamento de horas extras requeridas, ambiente saudável e materiais e equipamentos necessários à execução do trabalho. Uso e desenvolvimento de capacidades: corresponde ao aproveitamento do capital intelectual, concedendo autonomia, incentivo de utilização de sua capacidade no desempenho de suas funções e feedback constante. 13 Oportunidade futura para crescimento e segurança: os aspectos observados referem-se à oportunidade de carreira no emprego, estimulando seu desenvolvimento, crescimento e segurança no emprego. Integração social na organização do trabalho: atributos como ausência de preconceitos e igualitarismo devem ser considerados no ambiente de trabalho, com igualdade de oportunidades, independente da orientação sexual, classe social, idade ou outras formas de discriminação. Constitucionalismo na organização do trabalho: mede o cumprimento, por parte da organização, das leis trabalhistas, além do respeito à liberdade de expressão e à privacidade pessoal. Trabalho e o espaço total de vida: essa dimensão mede estabilidade de horário de trabalho, poucas mudanças geográficas e tempo de lazer com a família. A relevância social do trabalho na vida: mede a percepção do empregado em relação à imagem da empresa, à qualidade dos produtos e prestação dos serviços e à responsabilidade social da organização. Por este modelo, os critérios apresentados são relevantes na qualidade de vida no trabalho. Saiba mais Entre os fatores que influenciam na qualidade de vida no trabalho, incluem-se as condições ambientais, a segurança do trabalho e o grau de satisfação das pessoas em relação à organização? Justifique. (APROVA CONCURSOS, 2016) RESPOSTA Condições ambientais – quanto melhor forem, melhor o ambiente para se desenvolver as tarefas. Segurança no trabalho – quanto maior for a segurança do colaborador, melhor será seu ambiente para o desenvolvimento das tarefas. Grau de satisfação – quanto maior for, maior será seu rendimento. TROCANDO IDEIAS Indicadores são dados ou informações, preferencialmente numéricos, que representam um determinado fenômeno, utilizados para medir um processo ou 14 seus resultados. Além de sinalizar possíveis desvios de rota nos planos traçados, os indicadores podem ainda ter caráter preventivo, contribuindo para a redução de gastos e para melhoria na eficiência dos processos de trabalho. (PASSEI DIRETO, 2016) Podemos afirmar que os indicadores de desempenho são vitais às organizações. Comente essa citação. Sugestão de resposta: (Os indicadores de desempenho são vitais às organizações) porque atuam como instrumentos de planejamento e gerenciamento apresentando medidas de gestão de processos e resultados, norteando em uma ótica maior a realização da missão institucional. Daí a sua importância e necessidade de implementação na rotina diária das organizações. (JUSTIÇA ELEITORAL, 2016, slide 09) NA PRÁTICA A empresa X possui um Processo de Desenvolvimento de Produtos (PDP) bastante simplificado, mas bastante funcional, pois está adaptado às características da empresa – e do setor têxtil. O ponto forte do PDP é a capacitação da equipe de projeto, multidisciplinar e conhecedora do mercado; no entanto, observa-se que o foco do PDP está fortemente centrado na experiência da empresa. O estudo de caso mostrou que existem poucos dados históricos registrados relativos ao processo de desenvolvimento de produtos, e que essas informações são importantes para se estabelecer um sistema de avaliação de desempenho estruturado. A justificativa para a ausência de informações documentadas pode estar relacionada ao receio da empresa em aumentar a burocracia do PDP, acrescentando muitos relatórios e documentos. De todo modo, devido à importância do processo de desenvolvimento de produtos, a sua avaliação não pode ficar restrita apenas ao senso comum. É necessário que a empresa utilize um conjunto de medidas de desempenho para essa finalidade, com o objetivo de identificar e orientar ações de monitoramento e aperfeiçoamento do processo. (NANTES, 2015, p. 11) 15 FINALIZANDO Ao final dessa aula você pôde entender que os indicadores são essenciais para o processo de monitoramento das atividades desenvolvidas na empresa em seu processo de gestão. Sem os indicadores não é possível acompanhar e controlar o desempenho das instituições. Eles permitem não só identificar os possíveis desvios de rota nos planos traçados, mas podem ainda contribuir para a redução de gastos e para melhoria na eficiência dos processos de trabalho, em caráter preventivo. REFERÊNCIAS A IMPORTÂNCIA dos indicadores de desempenho. Salário BR. Disponível em: <http://salariohoje.com/Artigos/A-importancia-dos-indicadores-de- desempenho/1471>. Acesso em: 31 mar. 2017. ABRAPP. Guia de Recrutamento e Seleção de Pessoal Disponível em: http://sistemas.abrapp.org.br/apoio/guiarecrutamento/guia.pdf. Acesso em: 21/11/2016. ALBUQUERQUE, L. G.; LIMONGI-FRANÇA, A. C. Estratégias de gestão de pessoas e gestão da qualidade de vida no trabalho: o stress e a expansão do conceito de qualidade total. Revista de Administração, São Paulo, v. 33, n.2, p. 40-51, abr./jun. 1998. Disponível em: <http://www.rausp.usp.br/busca/artigo.asp?num_artigo=144>. Acesso em: 31 mar. 2017. 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WOOD JUNIOR, Thomaz (Coord.); PICARELLI FILHO, V. Remuneração estratégica. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2010. AUDITORIA E INDICADORES DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS AULA 6 Profª Viviane Garbelini 2 CONVERSA INICIAL Olá! Chegamos à nossa sexta e última aula da disciplina de Auditoria e Indicadores de Recursos Humanos. Nesta rota você irá se inteirar sobre o assunto consultoria e assessoria, além de identificar as etapas deste processo. Para isso, os temas a serem abordados serão: Consultoria e assessoria; Tipos de consultoria; Consultoria em RH; Etapas do processo de consultoria; O papel do consultor. De posse dessas informações, você poderá pensar em abrir sua consultoria, a fim de obter sucesso profissional. Leia os textos, assista aos vídeos, resolva as questões propostas: são todos elementos que contribuirão para sua formação profissional. CONTEXTUALIZAÇÃO A Consultoria e assessoria são bastantes utilizadas nas empresas como elementos de apoio ao processo decisório de caráter estratégico, ajudando a definir as melhores alternativas de ação no ambiente empresarial. A consultoria pode ser interna ou externa, e auxilia a empresa a alcançar um potencial competitivo em busca do crescimento. Ela é realizada pelo consultor, o qual é capacitado para tal e que deve possuir as habilidades e competências necessárias para a obtenção de sucesso em suas ações. PESQUISE Leia o interessante artigo “As contribuições do modelo de consultoria interna de recursos humanos para o alinhamento entre as pessoas e a estratégia da empresa”, de Dirlene Regina da Silva, o qual irá subsidiá-lo na construção de uma proposta de consultoria na área de R.H. Disponível em: <http://www.revistas.unilasalle.edu.br/index.php/desenvolve/article/view/1198>. 3 No artigo “Consultoria”, de Marilson Alves Gonçalves e Heraldo Vasconcellos, os autores discorrem sobre conceito de consultoria na visão de diferentes estudiosos do assunto. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?pid=s0034-75901991000200010&script=sci_arttext>. Para você dominar um pouco mais sobre esse assunto, leia o artigo “Consultoria interna de recursos humanos: processo e cuidados para a sua implantação”, de Taís Rodrigues Menezes, Tânia Ecard e Antonio Rodrigues de Andrade, no qual os autores abordam uma análise sobre a consultoria interna de Recursos Humanos (CIRH). Disponível em: <http://www.aedb.br/seget/arquivos/artigos08/173_CONSULTORIA_INT ERNA_DE_RECURSOS_HUMANOS.pdf>. TEMA 1 – CONSULTORIA E ASSESSORIA Com nomes e funções diferentes, tanto a consultoria quanto a assessoria são ferramentas de apoio fundamentais para tomadas adequadas de decisões por parte dos gestores. Consultoria A consultoria teve seu desenvolvimento impulsionado a partir do início do séc. XX nos Estados Unidos e na Europa, com um foco em soluções práticas. A consultoria empresarial se compõe por meio da troca de conhecimentos e experiências entre o consultor e a empresa. Um serviço de orientação do consultor à empresa, tendo como base os problemas identificados de modo a encontrar possíveis soluções. A consultoria empresarial pode ser prestada em qualquer área, setor ou segmento da empresa. A consultoria empresarial pode ser classificada em consultoria interna e consultoria externa. Ambas são realizadas por um profissional qualificado e conhecedor do tema. A consultoria interna, como o próprio nome diz, é executada por colaboradores da própria empresa, com vínculo empregatício estabelecido. A consultoria interna é interessante para a empresa no sentido em que o consultor conhece os procedimentos corporativos e os aspectos informais da empresa. Entretanto, o consultor interno pode não ter acesso a documentos e informações necessárias ao seu trabalho. 4 A consultoria externa é executada por um consultor contratado pela empresa sem vínculo empregatício – portanto, independente. O consultor, por ser externo ao corpo funcional da empresa tem algumas desvantagens, pois desconhece os atalhos e os procedimentos corporativos, entretanto, pode ter maior acesso ao alto escalão e às informações. O consultor externo, por não estar envolvido diretamente com a empresa, atuará de forma imparcial, além de conseguir ter uma visão diferente com relação aos problemas identificados na empresa. É importantesalientar ainda que uma consultoria não exclui a outra: ambas se complementam. Assessoria A assessoria corresponde ao ato ou efeito de assessorar; ajudar, auxiliar nos processos, pois o assessor coloca "a mão na massa", o que o consultor não faz, limitando-se a apenas identificar as soluções a serem implantadas e indicar as melhores soluções. A consultoria tem por objetivo aconselhar a alta gestão quanto às ações a serem tomadas, tendo por base os problemas identificados, a fim de melhorar o desempenho dos colaboradores e aumentar o processo produtivo; a assessoria, por sua vez, ocorre por meio da assistência direta de um profissional especializado na área de conhecimento que a empresa necessita. O assessor se envolve operacionalmente com a empresa, desde o desenvolvimento de seus produtos até a sua execução, auxiliando-a a obter melhorias em seu desempenho, lucratividade e competitividade. O assessor participa da execução as ações planejadas. Portanto, o consultor executa o aconselhamento, ao passo que o assessor se envolve diretamente na produção. Embora as ações sejam diferentes, ambas auxiliam as empresas na melhoria de seus processos. Quando contratar uma assessoria ou uma consultoria? A assessoria é indicada quando o gestor já identificou um problema, mas não tem o conhecimento necessário para resolvê-lo; além disso, a assessoria também auxilia o gestor a gerenciar um departamento específico para o qual se exige um domínio técnico que seus colaboradores não possuem. 5 A consultoria é importante quando o gestor necessita realizar um diagnóstico da empresa, sobretudo quando algumas melhorias são necessárias para enfrentar a concorrência. Além disso, a consultoria é importante quando se deseja alinhar a empresa com as tendências do mercado, melhorar a qualidade dos serviços e produtos, criar diferenciais, entre outras ações. Saiba mais A sorveteria X é uma empresa do segmento de alimentação, especializada na produção e venda de gelatos artesanais com receita italiana. A empresa tinha pretensão de expandir com novas unidades, porém ainda tinhas desafios internos a serem superados. O proprietário sabia que tinha oportunidades de melhoria na gestão da empresa, mas precisava saber “por onde começar”. A assessoria contratada desenvolveu um projeto de Diagnóstico Organizacional, a fim de identificar os pontos críticos a serem trabalhados. No diagnóstico, identificou-se grandes oportunidades de melhoria nos 4 pilares da organização, com suas respectivas análises. Na área de Recursos Humanos, na área de finanças, na área de marketing e na área de controle operacional. A partir de então, com um estudo da situação da empresa, com uma visão organizada dos pontos fortes e pontos a melhorar, a assessoria iniciou seu trabalho, oferecendo ferramentas e suporte na profissionalização da gestão. Ao final da assessoria, tendo o controle de informações relevantes para o crescimento, a empresa iniciará o projeto de expansão. “No desenvolvimento dessa parceria foi possível perceber que quando se planeja o crescimento visando o longo prazo, podemos oferecer diferentes soluções que se tornam complementares na busca de um objetivo final, garantindo fidelização e confiança no relacionamento”. (SAFFI, 2016) TEMA 2 – TIPOS DE CONSULTORIA A classificação sobre os tipos de consultoria varia de acordo com os elementos considerados e com a área que precisa de apoio. Abordaremos a seguir que tipos são estes. 6 Consultoria empresarial Como o próprio nome indica, a consultoria é o ato de dar consulta, de aconselhar e de opinar com base em conhecimentos adquiridos sobre um determinado assunto por meio de palestras, treinamentos, reuniões, entre outras ações. Inúmeros e infinitos são os desafios existentes dentro de uma empresa; em determinado momento é um setor ou departamento que precisa ser atendido por outros, e surgem outros desafios em outros setores. Por essa razão, a consultoria torna-se primordial para a organização, sobretudo pela urgência na tomada de decisões e pela implantação das tecnologias de informação e comunicação. A consultoria empresarial é um processo interativo, já que há uma relação direta entre a ação desenvolvida pelo consultor e a alta gestão. Nesse sentido, o consultor visa a auxiliar os executivos nas tomadas de decisão, com vistas a aprimorar os processos, indicando a forma mais viável de gerenciamento dos seus colaboradores. A consultoria empresarial é classificada em três tipos, descritos a seguir. 1. Consultoria financeira A consultoria financeira é parte da consultoria empresarial, e tem por objetivo auxiliar o planejamento, a organização e o controle das atividades estratégicas e operacionais, para se obter maior lucratividade. A consultoria financeira empresarial constitui um conjunto de ações e procedimentos envolvendo análise das atividades e das decisões financeiras tomadas na empresa, com a finalidade de maximizar os resultados econômico- financeiros. 2. Consultoria em vendas A concorrência e a disputa por clientes em potencial tem sido cada vez mais acirradas. Desse modo, a consultoria em vendas visa compreender amplamente os conceitos mercadológicos, tais como economia, marketing, administração e publicidade, a fim de identificar quais estratégias são mais eficientes para aumentar as vendas da empresa. Para que a consultoria em vendas ocorra, é preciso desenvolver três fases: 7 Diagnóstico: o consultor realiza uma análise pormenorizada do processo, produto e mercado do cliente, de modo a encontrar as possíveis falhas, indicando assim, as melhorias necessárias. Construção: a fase de construção visa a desenvolver estratégias e atividades que possam melhorar os processos de vendas da empresa. Nessa fase, o consultor é o responsável por direcionar os esforços de “construção” da atividade. Otimização: nessa fase o consultor define, baseado no diagnóstico realizado, o que deve ser otimizado para aumentar o potencial de retorno da empresa. Consultoria de Recursos Humanos Uma consultoria de Recursos Humanos pode ser interna ou externa, muito embora a auditoria mais comum seja a auditoria interna, a qual é desenvolvida por um funcionário da empresa quee está inserido em sua cultura e valores. A consultoria em RH busca identificar o que precisa ser alterado na empresa e onde é necessário investir para atender às expectativas dos talentos humanos, com o objetivo de atingir suas metas evitando a diminuição de produtividade, eliminando desperdícios e retendo talentos. Saiba mais Para Girard, Lapolli e Tosta (2016), “A consultoria interna auxilia principalmente nas etapas de socialização e externalização do conhecimento. Além disso, se implementada na sua totalidade e dada autonomia ao consultor interno, permite uma maior interação nos níveis individual, grupal e organizacional descritos por Sabbag (2007).” Para explorar um pouco mais sobre a consultoria interna de RH acesse <https://periodicos.ufsc.br/index.php/adm/article/viewFile/2175- 8077.2009v11n25p151/12592> e leia o artigo “A consultoria interna de Recursos Humanos como prática catalisadora da gestão do conhecimento organizacional”, de Dante Marciano Girardi, Édis Mafra Lapolli e Kelly Cristina Benetti Tonani Tosta. 8 TEMA 3 – A CONSULTORIA EM RECURSOS HUMANOS A consultoria, como já afirmado anteriormente, é um processo interativo no qual o consultor externo ou independente assume o papel de auxiliar os executivos nas tomadas de decisões. Ao não se envolver na prática operacional, somente indica o melhor caminho a ser percorrido pela organização. A gestão empresarial, para ser eficiente, deve estar diretamente ligada à gestão de pessoas de qualidade. Por isso, um departamento de recursos humanos alinhado e competentepara auxiliar a organização no recrutamento e seleção, além da retenção de talentos, é primordial para alcançar o sucesso organizacional. O capital humano é extremamente importante; pessoas comprometidas possuem um melhor desempenho, ficam mais envolvidas com a visão e a missão da organização e, consequentemente, trazem melhores resultados. (LUANDRE, 2016) A consultoria em RH avalia os desafios encontrados na empresa, a fim de melhorar processos, serviços e produtos, baseado na gestão de pessoas. A consultoria se desenvolveu nas organizações ao mesmo tempo em que ocorreram as mudanças na área de RH passando de técnico-burocrática, para humana e desenvolvimentista (GIRARDI, LAPOLLI & TOSTA, 2016) “A evolução tecnológica e a ênfase na qualidade também foram aspectos que contribuíram para que as atividades de consultoria fossem percebidas como ações estratégias, que possibilitam a melhoria da Gestão de Pessoas e o desenvolvimento organizacional”. (LEITE et al., 2005, apud GIRARDI, 2016, p.154) Além do papel estratégico, a consultoria pode também atuar nas questões operacionais, organizando os colaboradores, desde o recrutamento e seleção, passando pela folha de pagamento e controle e presença até a rescisão. (LUANDRE, 2016) Repensar a prática de gestão organizacional e, por consequência, a de gestão de pessoas, é objeto de preocupação em diferentes empresas. Com o avanço nos estudos a respeito de gestão e, talvez, por uma maior conscientização de empresários e executivos sobre o tema, descobriu-se que o modo no qual a empresa pratica a sua gestão de pessoas tem influência direta nos seus resultados. Trata-se, portanto, de algo fundamental para sua sobrevivência e manutenção no mercado. (ALBERTON, MANCIA & BORBA, 2009) 9 A atividade de consultoria constitui uma relação de ajuda entre o consultor e o gestor da empresa, com o comprometimento de ambas as partes, a fim de alcançar os resultados esperados. A consultoria em RH é orientada para dar suporte às atividades dos colaboradores nos diferentes campos de atuação com o objetivo de responder de maneira ágil e inteligente, às necessidades organizacionais. As primeiras consultorias na área de RH aconteceram em empresas privadas norte americanas, cujo foco era auxiliar as lideranças a resolver problemas de diversas naturezas, como a diferenciação de salários, estratégias para desenvolvimento de pessoas, problemas éticos envolvendo a equipe e/ou a empresa, dificuldades com a equipe de trabalho e condução de processos de mudança, entre outros. (ALBERTON; MANCIA; BORBA, 2009, p. 05) A consultoria interna de RH vem se configurando como uma ação primordial para as empresas, com objetivo de torná-las referência no mercado, com grande destaque, respondendo de forma ágil às necessidades impostas pelo mercado assim como as necessidades organizacionais. Elementos como a redução de custos em projetos realizados, soluções de problemas adequados à realidade vivida, respostas rápidas em problemas emergenciais, possibilidades de monitorar a implementação de um projeto e o conhecimento das estruturas e funcionamento da empresa, tanto no aspecto formal quanto informal. (KELLEY, 1979; HANSEN, 1990, apud ALBERTON; MANCIA; BORBA, 2009) Desse modo, pode-se compreender que a consultoria interna de RH contribui para uma atuação mais estratégica da área de Recursos Humanos, possibilitando atuar efetivamente nos resultados da empresa, realizando intervenções que visem à eficácia organizacional, além de estar mais próxima à gestão da organização. Saiba mais No modelo de consultoria interna de recursos humanos, há duas funções essenciais: o consultor interno e o consultor externo. 10 Fonte: Produzido com base em Teixeira et al (2005); Mancia (2010), Lacombe (2011) e Orlickas (2012) (apud SILVA, 2013, p. 172). TEMA 4 – ETAPAS DO PROCESSO DE CONSULTORIA A consultoria é o conjunto de atividades exercida pelo consultor, um agente de mudanças e inovações para a empresa, com o objetivo de melhorar os processos dentro desta. Para que a consultoria aconteça, é importante o planejamento e a execução de algumas fases. As fases da consultoria A consultoria, seja ela interna ou externa, apresenta um procedimento sistemático, estruturado em várias etapas, descritas a seguir (Figura 1). Figura 1: Etapas da consultoria Fonte: Portal da Administração, 2017. 1. Apresentação da consultoria A primeira etapa de trabalho é a apresentação da consultoria, momento em que o consultor se apresenta à empresa, mostrando suas qualificações, seus conhecimentos e experiências. Já o cliente apresenta a organização, os problemas levantados e suas expectativas em relação à consultoria. 2. Negociação do contrato Nessa etapa o consultor apresenta, ainda que de forma básica, as atividades a serem executadas e a base do valor a ser cobrado. Ainda não há 11 como estabelecer o valor real, já que o diagnóstico da empresa, ainda não foi realizado. 3. Diagnóstico e elaboração do plano de ação O diagnóstico é realizado com o fim de identificar a real situação da empresa em relação a o que precisa ser melhorado. O diagnóstico pode ser realizado por meio de ferramentas da administração como análise SWOT, matriz GTU e/ou o diagrama de Pareto de Ishikawa. Após o diagnóstico, o consultor elabora seu plano de ação, no qual específica as ações a serem tomadas, o cronograma de ação e o responsável; o plano pode ser realizado por meio do 5W2H ou ciclo PDCA. 4. Implantação das ações Nesse momento são colocadas em prática as ações estabelecidas no plano de ação dentro do cronograma estabelecido. Além disso, nesse momento é essencial o apoio do alto escalão da empresa com um clima organizacional favorável; caso contrário, não haverá sucesso. 5. Conclusão da consultoria A fase de conclusão ocorre quando o consultor, após levantar os dados, analisá-los e, por fim, implementar o plano de ação; o consultor então apresenta os resultados alcançados por meio de indicadores de desempenho. 6. Gestão do contrato Na gestão de contrato o consultor acompanha os resultados de tudo o que foi implementado na empresa, assim como as reuniões, a revisão de metas, as correções e as reestruturações, de modo a garantir que os objetivos traçados tenham sido atingidos. Pode-se notar que, para que a consultoria aconteça de modo eficiente e eficaz, é necessário que haja um planejamento adequado, sistemático e racional, possibilitando abranger todos os elementos importantes para o sucesso da consultoria. Essas etapas, quando bem implementadas e aplicadas corretamente, possibilitam um diagnóstico preciso, permitindo uma análise correta dos dados 12 levantados, o que resulta no adequado direcionamento, a fim de sanar os problemas identificados. Saiba mais O RH Portal (2015) destaca 10 fatores divididos em vantagens e cuidados a serem considerados, pelo cliente, antes da contratação dos serviços de consultoria, e durante o seu andamento. 1. Reflita e analise bem os motivos que criam a necessidade de se contratar uma consultoria. 2. Tenha absoluta clareza dos seus objetivos com a consultoria para poder apresentar ao consultor, visando o direcionamento correto dos trabalhos. 3. Analise se o problema diagnosticado não pode ser solucionado a contento internamente. 4. Procure uma consultoria que tenha boas referências no mercado. 5. Pense bem na relação custo-benefício que a consultoria está propondo. 6. Somente decida pela contratação da consultoria se você estiver realmente disposto a trabalhar juntamente com o consultor no planejamento, nas decisões e na implementação e mobilização dos envolvidos. 7. Mantenha-se constantemente inteirado em relação ao desenvolvimento dos trabalhos, dos próximos passos do consultor, e se os objetivos estãogradativamente sendo alcançados. 8. Forneça todas as informações necessárias e seja absolutamente transparente com o consultor. 9. Reflita se você e os seus colaboradores estão realmente dispostos e preparados para as mudanças que eventualmente sejam propostas. 10. Após a conclusão dos trabalhos, continue aferindo e monitorando os resultados das mudanças, e realizando as alterações de rumo sugeridas pelo consultor. TEMA 5 – O PAPEL DO CONSULTOR As mudanças ocorridas no ambiente externo de uma empresa impulsionam mudanças no ambiente interno. Com a globalização e seus consequentes desdobramentos, houve a necessidade de adaptação na forma como a organização lida com seus aspectos internos (processos, tecnologia, lideranças, pessoas etc.). Segundo Tiffany e Peterson (1998) (apud RITTER, 2014, p. 22), “as forças de mudança que afetam um ambiente de negócio devem ser analisadas a fim de construir para a empresa um planejamento estratégico que a auxilie a lidar com 13 as exigências e oportunidades que se impõem e que requerem um posicionamento estratégico adequado”. Em decorrência dessas mudanças, surge a importância da atuação do consultor preparado para orientar as organizações na implementação de soluções para as questões importantes de manutenção e expansão das empresas. Pereira (1999, apud JACINTHO, 2004, p. 52) afirma que: O consultor pode atuar orientado para a tarefa ou para o processo, para o produto ou para as pessoas, ter uma atuação mais diretiva ou democrática, dependendo de vários fatores: natureza do problema; modelo de intervenção adotado; tempo; recursos disponíveis; grau de motivação e competência das pessoas envolvidas e também da personalidade do consultor. Sintetiza a autora, dizendo que o consultor funciona principalmente como um recurso técnico da tarefa, ou como um facilitador. No entanto, qualquer que seja a área de atuação do consultor, é necessário que esse tenha amplo conhecimento da área em que irá atuar, com uma visão sistêmica, técnica e especializada. Sua atuação é de orientar as mudanças necessárias para o sucesso da empresa sem, todavia, atuar como gestor, pois embora tenha influência na empresa, ele não tem o poder de produzir mudanças, mas apenas de recomendá-las. O consultor de RH deve dominar não somente uma área, mas ter uma visão ampla e o domínio do conhecimento necessário para atuar na empresa; deve ser um especialista em todos os processos de gestão de pessoas e, por sua habilidade, experiência, postura e posição, pode influenciar diferentes segmentos da organização (pessoas e grupos). O papel do consultor é fundamental para a empresa, uma vez que sua função é ajudar os clientes internos a resolverem problemas. (ALBERTON; MANCIA; BORBA, 2009) O consultor interno sofre algumas limitações em função de sua posição e de seu papel na organização. Sua função não é gerencial, mas técnica, o que limita sua circulação dentro da estrutura hierárquica da organização. Em função de ser um membro da organização, pode comprometer sua objetividade em trabalhar com os problemas organizacionais. Segundo Neri (1985), diversos autores apresentam conceitos e teorias sobre os papéis desempenhados pelos consultores internos nas organizações. Champion, Kiel e Melendon, sobre a postura dos consultores, propõem nove papéis: observador reflexivo, facilitador, conselheiro, coach, professor, 14 assessor técnico, especialista, modelador de comportamento e parceiro do cliente. Gebelein (1989) afirma que os consultores internos podem assumir diferentes papéis; entretanto, desempenham, mais especificamente, três: de iniciador, de especialista (expert) e de facilitador, muito parecido com o que propuseram Champion, Kiel e Melendon. Uhlfelder (1993) propõe sete papéis ao consultor interno: professor/treinador, facilitador de grupos, líder, conselheiro, expert, preparador e facilitador Embora os autores tenham elaborado classificações diferentes e em tempos diversos, todos convergem para uma mesma linha. Para Hansen (1990), a participação do consultor na empresa pode ser considerada ativa ou passiva. Na consultoria ativa, a função do consultor é buscar soluções para os problemas encontrados, além de recomendar as melhores ações a serem implantadas, sendo que a decisão de acatar e implementar as recomendações propostas é de responsabilidade do cliente. Na consultoria passiva o consultor age como um educador, formador de modo a ensinar ao gestor como resolver os problemas quando esses surgirem na empresa, sem a necessidade da figura constante do consultor. Rebouças (2007, p. 151) define o profissional de consultoria como aquele que é portador de características fundamentais em três áreas: Comportamental – considera a forma como o profissional se posiciona frente às situações colocadas; Das habilidades – demonstra como o consultor pode transformar situações a princípio críticas, em situações vantajosas, com base em seu conhecimento e criatividade; Do conhecimento – são aquelas em que a preparação técnica do profissional de consultoria é utilizada como arsenal de soluções possíveis frente às situações colocadas. 15 Saiba mais Para você entender um pouco mais sobre as três áreas propostas por Rebouças e suas características, leia o artigo “As características do consultor”, de Fernando Antônio Costa de Assis, disponível em: <https://estrategiaenegociacao.wordpress.com/2013/05/20/as-caracteristicas- do-consultor>. O apresenta as três áreas e características do consultor com suas respectivas descrições. TROCANDO IDEIAS Você já participou de um processo de consultoria? Caso a resposta seja sim, faça uma análise comparativa entre as vantagens e as desvantagens na contratação de uma consultoria. Se não participou ainda, converse com seus colegas e discutas quais as vantagens e as desvantagens de uma consultoria empresarial. NA PRÁTICA Estudiosos e pesquisadores no campo da organização empresarial prenunciam que no futuro próximo a própria função de RH poderá assumir uma atuação cada vez mais voltada para a consultoria interna. Você concorda com a afirmação? Explique. (PASSEI DIRETO, 2016) Sugestão de resposta: Nos últimos anos, a Consultoria Interna de RH manifestou-se como um fator importante numa nova ordem organizacional fundamentada nas competências e na polivalência dos colaboradores. Sua importância tem sido evidente desde a formulação das políticas de gestão de pessoas até a definição do estilo de liderança empresarial condizente com os novos tempos. (PASSEI DIRETO, 2016) FINALIZANDO A consultoria constitui-se bastante vantajosa para as empresas, porque se caracteriza como um auxilio fornecido por um consultor externo/independente. A consultoria permite ao consultor ter uma percepção mais crítica da realidade em relação aos envolvidos na rotina da organização, percebendo a existência e a ação de fatores indesejáveis que possam comprometer a confiabilidade dos processos. 16 A consultoria pode se caracterizar como recurso eficaz, contribuindo para que as empresas melhorem o seu desempenho, a sua produtividade, por meio de uma organização e um planejamento eficaz. Contudo, nenhuma consultoria será eficiente e eficaz se não houver um trabalho conjunto, coeso e transparente entre o consultor, o gestor, e os colaboradores da empresa. REFERÊNCIAS ALBERTON, D. M.; MANCIA, L. T.; BORBA, P. M. de. O papel do consultor interno de recursos humanos. Disponível em: <http://www.anpad.org.br/admin/pdf/GPR1735.pdf>. Acesso em: 31 mar. 2017. 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