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Estrutura do departamento de pessoal e documentos
necessários para admissão
Estrutura do departamento de pessoal e documentos necessários para admissão
O departamento de pessoal é o setor empresarial responsável pelas relações trabalhistas
existentes entre empregado e empresa empregadora. Tal setor ou departamento tem funções
relacionadas à gestão de pessoas, considerando toda a parte burocrática, e objetiva encontrar, atrair e
manter as pessoas de que a organização necessita (MAXIMIANO, 2011, p. 10), desenvolvendo, assim,
atividades que iniciam antes mesmo de a pessoa ser contratada e que seguem até depois de a pessoa
ser desligada.
A função do departamento de pessoal apresenta diferentes componentes, entre eles:
planejamento de mão de obra, recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, avaliação de
desempenho, remuneração, saúde e segurança.
Para promover uma relação trabalhista satisfatória para todos, o departamento de pessoal se
divide em setores. Nessa estrutura, há responsabilidades diferenciadas. Considere também que essa
estrutura pode variar de acordo com as necessidades de cada empresa.
A estrutura do departamento de pessoal está relacionada com o porte da empresa. Em empresas
de pequeno porte, normalmente, as atividades são desempenhadas por um contador terceirizado,
inexistindo, na maioria dos casos, uma estrutura própria. Em empresas de maior porte, pode haver
variações nessa estrutura, das mais simples até as mais complexas, de acordo com as necessidades
da empresa e, principalmente, com a quantidade de colaboradores atendidos pelo departamento de
pessoal. Basicamente, temos: estrutura de admissão, compensação e desligamento.
Estrutura de admissão
Este setor cuida de todo o processo de integração do novo colaborador na empresa, respeitando
critérios administrativos e jurídicos. É responsável não só pelos processos de recrutamento e de
seleção como também pela adequação nas funções do cargo e pelos registros que a legislação
trabalhista exige.
Estrutura de compensação de pessoal
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Controla a frequência do colaborador e o pagamento de salários, benefícios, taxas, impostos e
contribuições. Este setor “entra em ação” após o setor de admissão fazer o seu papel.
Estrutura de desligamento de pessoal
Este setor cuida de todo o processo de desligamento e de quitação do contrato de trabalho.
Representa a empresa, quando necessário, em órgãos oficiais (sindicatos, Delegacia Regional do
Trabalho, Justiça do Trabalho) e controla a rotina de fiscalização. Inicia o seu trabalho a partir do
desligamento do empregado e termina quando da efetiva quitação do contrato de trabalho.
Os setores de admissão, compensação e desligamento fazem parte de uma estrutura básica de
departamento de pessoal. Todos têm a sua documentação e os seus processos operacionais, e o bom
ou mau andamento de cada um influencia na organização e no bom andamento da empresa e na sua
relação com os seus funcionários. Por isso, as funções do departamento pessoal são de vital
importância para a empresa como um todo.
Processo de admissão e registro de funcionários
O processo de admissão se dá após o candidato ter sido aprovado no processo de seleção. Este
precisa então apresentar importantes documentos na área de admissão da empresa.
Informações a respeito da documentação a ser providenciada, assim como demais orientações
sobre o processo de admissão ao novo funcionário, são de responsabilidade do departamento de
pessoal, do setor responsável pelo processo.
Exame médico admissional
O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) é emitido após o exame médico admissional. Ele
determinará se o novo colaborador está apto ou não para dar início às suas atividades profissionais.
Observe a figura 1.
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Figura 1 – Formulário de ASO
Fonte: adaptado de <http://www.folhafacil.com.br/ffsite/clinica_facil_detalhe_p.aspx>. Acesso em:
25 mai. 2016.
A figura mostra um formulário de Atestado de Saúde Ocupacional que apresenta riscos
ocupacionais, exames complementares, procedimentos médicos e a assinatura do médico
examinador.
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
Por ocasião da admissão, são registrados os seguintes fatos na CTPS do novo funcionário:
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Identificador do empregador e natureza de sua atividade
Cargo ou função do empregado com o respectivo código da CBO (Classificação
Brasileira de Ocupações)
Data de admissão
Número de registro de empregado
Remuneração mensal ou por hora
Assinatura do empregador
Informações sobre o FGTS e o local de depósito
Informações sobre o contrato de experiência
A CTPS sempre deve ser atualizada quando houver alterações de salário e cargo e em ocasião
de férias.
Conforme o artigo 29, com redação dada pela Lei n.º 13.874, de 2019, a empresa terá o prazo de
cinco dias úteis para anotar na CTPS, com relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão,
a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico
ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia. Ainda, segundo o
parágrafo 8.º do artigo 29 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), o trabalhador deverá ter
acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua
anotação.
Ficha de registro de empregado
A ficha de registro do empregado tem a finalidade de registrar todo o histórico de colaborador
dentro da empresa. Nela, devem constar dados como:
Identificação do empregado
Datas de admissão e de demissão
Cargo ou função
Remuneração e forma de pagamento
Local e horário de trabalho
Férias
Registro do PIS (Programa de Integração Social)
Informações sobre qualquer tipo de afastamento por doença ou acidente de trabalho
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Há três maneiras diferentes de se fazer o registro do histórico do funcionário, conforme a opção
da empresa: ficha de registro, livro de registro ou ficha informatizada.
Formulários de solicitação de benefícios
O vale-transporte é um benefício concedido aos funcionários que utilizam transporte coletivo para
que percorram o caminho entre a sua residência e a empresa.
O colaborador solicita à empresa, por meio de um formulário próprio, a quantidade de passagens
de que precisa e indica as respectivas linhas de ônibus que utilizará. Caso não queira utilizar o
recurso, ele também deve informar a empresa.
Figura 2 – Formulário de solicitação de vale-transporte
Fonte: adaptado de LePok - ttp://www.lepok.com.br/produtos.php?cod=842
A imagem mostra um formulário de vale-transporte com o detalhamento do meio de transporte a
ser utilizado pelo colaborador.
No caso de utilização do vale-transporte, o benefício acarretará um desconto de até 6% do valor
do salário do funcionário; o restante é a empresa que paga.
Exemplo 1
Salário do empregado: R$ 1.300,00 mensais.
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Valor total do vale-transporte: R$ 90,00.
Valor do vale-transporte a ser descontado do empregado: R$ 78,00 (R$ 1.300,00 * 6% = 78,00).
Exemplo 2
Salário do empregado: R$ 1.500,00.
Valor total do vale-transporte: R$ 80,00.
Valor do vale-transporte a ser descontado do empregado: R$ 80,00.
6% do salário do empregado: R$ 90,00.
Neste caso, o empregador não tem despesa alguma.
Salário-família
Trata-se de um benefício que é oferecido para funcionários que tiverem filhos menores de 14
anos, filhos inválidos de qualquer idade, filhos adotivos ou menores sob a sua guarda.
Os valores do salário-família são reajustados anualmente. A tabela atualizada pode ser
encontrada no site da Previdência Social.
Figura 3 – Formulário de solicitação de salário-família
Fonte:
<http://www.informanet.com.br/Prodinfo/boletim/2015/trabalhista/reembolso_de_salario_46_2015.php>.Acesso em: 25 mai. 2016.
Imagem do formulário de solicitação de quotas de salário-família.
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Declaração de encargos de família para fins de Imposto de Renda
No momento da admissão, há também um importante documento que deve ser preenchido: a
declaração de dependentes para o Imposto de Renda. Nele, o empregado declara para a empresa
quem são seus dependentes, para fins de cálculo do Imposto de Renda a ser retido na fonte. Observe
a figura 4.
São considerados dependentes, por exemplo: esposo(a); filhos ou enteados de até 21 anos;
filhos ou enteados de até 24 anos quando estudantes universitários.
Figura 4 – Formulário de declaração de dependentes para o Imposto de Renda
Fonte: <http://pt.slideshare.net/valeriamiranda319/manual-para-profissional-do-departamento-de-
pessoal11>. Acesso em: 12 mai. 2016.
A imagem mostra o formulário de declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda, no
qual é preciso relacionar esses dependentes.
Cadastro do Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor
Público
Ainda cabe destaque para o Programa de Integração Social (PIS). O técnico em administração
também deve apresentar esse benefício federal ao novo colaborador.
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O PIS é um fundo administrado pela Caixa Econômica Federal (CEF) e gera rendimentos. As
empresas fazem contribuições mensais, e, a partir disso, são pagos aos trabalhadores o seguro-
desemprego e um abono anual.
Por ocasião do primeiro emprego, o funcionário tem o seu cadastro no PIS efetuado, o qual
existe durante todo o percurso profissional. A falta do PIS impossibilita ao trabalhador receber salário-
desemprego e o FGTS em caso de demissão.
Os pré-requisitos para se ter direito ao abono salarial do PIS são:
Estar cadastrado no PIS há pelo menos cinco anos
Ter recebido remuneração mensal média de até dois salários mínimos durante o ano-
base
Ter exercido atividade remunerada para pessoa jurídica, durante pelo menos 30 dias,
consecutivos ou não, no ano-base considerado para apuração
Ter os dados informados pelo empregador (pessoa jurídica) corretamente na Relação
Anual de Informações Sociais (RAIS)
Como vimos, a estrutura de departamento de pessoal tem relação direta com os principais meios
de produção de uma empresa, que são as pessoas.
O processo de admissão e o registro de funcionários fazem parte do controle do principal
patrimônio da organização. Por isso, formulários e documentos (CTPS, ASO) têm vital importância
operacional para a empresa. Sem eles, o registro e controle das equipes de funcionários seria um
desastre.
Não menos importantes são os benefícios de vale-transporte e de salário família e o fundo
federal (PIS), que possui relação direta com o FGTS e o seguro-desemprego.
É comum que os critérios de classificação dos benefícios elencados sejam atualizados todos os
anos. Fique atento e consulte com frequência os sites da Previdência Social e do Ministério do
Trabalho e Emprego (MTE).