Processode integração RH

Prévia do material em texto

Recursos humanos
Processo de integração
No material sobre ambientação, compreendemos que a recepção e a ambientação do novo
colaborador fazem parte da última etapa da seleção de pessoal, fazendo parte do subsistema de
recrutamento e seleção (ReS) da área de recursos humanos (RH).
Revisitando o conceito de cultura organizacional (como fizemos no conteúdo da unidade
curricular acompanhar e executar atividades em processos de recrutamento, seleção e ambientação)
entendemos que, seja grande ou pequena, a organização tem valores, regras e formas de trabalho, e
uma pessoa que está ingressando na empresa precisa conhecer – e internalizar – essa cultura, para
tornar-se parte da organização.
É comum, para o RH, a utilização dos termos “ambientação” e
“integração” como sinônimos, afinal ambos se referem a ações de
acolhimento de novos colaboradores e daqueles que foram
transferidos de área e/ou setor nas organizações. Entretanto, a
integração é um processo mais extenso e completo, pois deve
cuidar da inserção de colaboradores à cultura organizacional.
Conceito e finalidade
A integração é o processo pelo qual os novos colaboradores devem passar quando entram nas
organizações para de tornarem-se incorporados à organização. Incorporar um colaborador novato à
organização é mais do que acolhê-lo e apresentar-lhe à empresa.
Nas primeiras etapas da ambientação, o profissional de RH organiza, planeja e executa ações que
servem para apresentar a estrutura física, a cultura organizacional, os deveres e direitos de ambas as
partes: empregado e empregador, o posto de trabalho, colegas e supervisores.
As etapas seguintes do processo de integração são o treinamento e o acompanhamento dos
novos colaboradores, para que desempenhem adequadamente as atividades laborais, para que
estabeleçam adequadas e saudáveis relações interpessoais com gestores e colegas e para que
internalizem regras e deveres da cultura organizacional.
Você lembra quando estudamos ambientação?
A ambientação é uma parte do processo de integração. A integração é o processo mais amplo de
incorporar novos colaboradores à organização, e ambientação refere-se à primeira etapa deste
processo.
As pessoas têm suas vidas e seus jeitos próprios de pensar e agir. Além disso, muitas vezes, já
desempenharam a função para a qual foram contratadas, em outras empresas. Assim, ao conquistarem
um emprego novo, ingressam em uma instituição diferente, com valores, modos de funcionamento e
modos de se relacionar interpessoalmente próprios e específicos.
Até mesmo na função a ser desempenhada pelo colaborador haverá especificidades diferentes e
particulares para cada organização.
Desta forma, precisamos considerar que o processo de integração pretende ajustar esses dois
mundos – a pessoa e a organização – para que se moldem e relacionem-se satisfatoriamente.
O objetivo do processo de integração é tornar o colaborador completamente adaptado e
comprometido com a organização, de tal modo que: Conheça com propriedade seu ambiente de
trabalho e todos os espaços físicos da organização Conviva e socialize com colegas com naturalidade
(sentimentos de pertencimento) Execute suas tarefas de modo autônomo e competente Saiba a quem
se reportar quando surgirem desafios Conheça e respeite as regras e os valores da empresa (cultura
organizacional) Reduza o turnover (rotatividade de pessoal)
É importante o profissional de RH considerar que a organização, principalmente a equipe e os
gestors próximos aos novos colaboradores, também sofrem um processo de adaptação.
Dependendo do contexto, da equipe e do momento da organização, novas contratações podem
gerar inseguranças e medos nos demais colaboradores, inclusive nos gestores.
Um profissional bastante capacitado pode gerar medo de demissão nos demais colaboradores ou,
em gestores inseguros, pode gerar receio de serem substituídos e perderem suas funções.
Desta forma, é imprescindível desenvolver um processo de integração, pelo qual será fornecido
suporte para essa mútua adaptação: novato e organização (equipe e gestores).
Informações sobre a empresa
O técnico em RH, com frequência, é a pessoa designada a realizar diversas ações no processo de
integração, dentre as quais está a apresentação da empresa.
Na apresentação da empresa são abordadas informações institucionais, histórico e situação atual
da empresa, estrutura organizacional, políticas de RH, deveres e responsabilidade dos colaboradores,
avaliações e estrutura física. Vamos ver cada um destes itens em detalhe.
Informações institucionais
É adequado que as organizações desenvolvam uma apresentação da empresa por slides e/ou
vídeos, pois desta forma nenhuma informação importante é esquecida, caso essa apresentação seja
feita por um profissional do RH. Cada empresa irá definir de qual forma apresentará a instituição,
conforme seu porte, condições financeiras, contexto e cultura organizacional.
Veremos a seguir o que as informações institucionais abordam normalmente.
Histórico da empresa
Transmite a história da criação da organização e como foram definidos a missão, visão e valores.
Escute o exemplo de histórico do Senac-RS.
Situação atual da organização
Apresenta algumas informações atuais, como produtos e serviços, quantidade de colaboradores,
mercado em que atua, vendas, entre outros.
O Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac é uma instituição de educação
profissional, fundada em 10 de janeiro de 1946 com o objetivo de colaborar na obra, difusão e
aperfeiçoamento do ensino profissional no setor terciário. No Rio Grande do Sul, o Senac foi
instalado em 13 de setembro do mesmo ano e nos 70 anos de atuação já capacitou mais de 7
milhões de gaúchos. A instituição cumpre a importante missão de educar para o trabalho em
atividades do comércio de bens, serviços e turismo. O Senac-RS faz parte da Federação do
Comércio de Bens e Serviços do Rio Grande do Sul – Fecomércio-RS, o que vincula a entidade
ao mundo do trabalho por meio de 569 mil empresas do comércio de bens, serviços e turismo
– que geram um milhão de empregos formais.
O Senac-RS disponibiliza educação em todos os níveis – do Menor Aprendiz à Pós-Graduação.
Atualmente, a entidade conta com duas faculdades – Faculdade Senac Porto e Faculdade de
Tecnologia Senac Pelotas, além de 41 escolas de educação profissional distribuídas pelo
Estado e 23 Unidades Sesc/Senac. São mais de 60 postos de atendimento que possibilitam o
Senac atender a todos os 497 municípios gaúchos.
Organograma ou estrutura organizacional
Organograma é aquela representação gráfica do conjunto de funções, cargos, departamentos,
relações e responsabilidades que compõem a organização. O novo colaborador ficará ciente do
tamanho e da estrutura organizacional, da relação entre as áreas e da relação entre gestores de
cada setor.
(objetos/fig1.png)
Figura 1 – Exemplo de organograma
organograma com oito caixas retangulares. No topo, temos o retângulo escrito “gerência”. Na linha
abaixo dele, temos três retângulos, com as palavras: “produção”, “financeiro” e “operacional”. Na
linha inferior, temos outros três retângulos, os quais ligam-se aos retângulos superiores, com as
seguintes palavras: “fábrica”, “RH” e “assistência técnica”. Por último, temos um retângulo abaixo e
ligado ao “RH” em que está escrito “suprimentos”.
https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-10479896-dt-content-rid-275189127_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC08/conteudo/4_programa/objetos/fig1.png
Apresentação da estrutura física
O profissional deve acompanhar os novatos em uma espécie de tours pelos espaços físicos da
organização. Nessa visitação, os novos colaboradores conhecerão os diferentes setores e serão
apresentados aos demais colaboradores.
Políticas de RH
Por políticas de RH entende-se as diretrizes que as empresas definem para fazer a gestão dos
colaboradores, sendo compostas pelos direitos e deveres dos empregados e empregadores.
Vejamos um exemplo da apresentaçãode algumas informações institucionais.
BOAS-VINDAS
Parabéns!
A partir deste momento você passa a fazer parte do quadro/do time de colaboradores da Empresa
XXXXX.
Pertencerá ao setor/departamento XXXX e seu gestor imediato é xxxxxxx.
Receberá um crachá com sua foto, seu nome e número da matrícula, pelo qual você será
responsável.
MEMORIAL HISTÓRICO
Tudo começou em uma tarde do ano xxx, quando o fulano – fundador da empresa XXXX, (o que
essa pessoa fazia nesta época), viu/pensou/teve uma ideia sobre ...
Em xxxx, então, fulano xxx que criou/desenvolveu xxxxxxxxxx, sendo o primeiro projeto/tentativa.
Segue-se uma linha cronológica com os principais acontecimentos...
Em tal ano, aconteceu algo importante XXXX (ex.: aumentamos o número de vendas).
Em tal ano, tivemos outro acontecimento significativo xxxx (ex.: a participação ou apoio de alguém
importante para o desenvolvimento da organização).
É interessante, ainda, contar um pouco das dificuldades próprias do início de qualquer negócio.
A EMPRESA HOJE
Nos dias atuais, a empresa XXX atua na venda/prestação de serviços xxxxxxx. Contamos com xx
funcionários e atendemos ao público xxx.
É interessante abordar a importância dos colaboradores para a manutenção e o desenvolvimento
da organização.
MISSÃO, VISÃO E VALORES
xxxxx...
Políticas e normas internas e formas de monitoramento
Ao contratar um novo colaborador, a organização firma um contrato de trabalho. No contrato
constam todos os diretos e deveres do empregado e do empregador.
Assim, as organizações precisam, de forma expressa, informar o colaborador assim que ele
ingressa ou no ato da contratação sobre seus direitos e deveres. Essa comunicação expressa pode
ocorrer em formato de apresentação ou com a entrega de um documento – regulamento interno, norma
interna ou política interna. As normas e as políticas internas são importantes para esclarecer os direitos
e os deveres de cada uma das partes.
Deveres da instituição e direitos do empregado
Na integração, é importante apresentar o que o novato poderá esperar da empresa – promoções,
planos de carreira, e seus direitos – salários e benefícios.
É importante esclarecer o procedimento para recebimento de salário e benefícios. É preciso
descrever todas as informações sobre as formas de pagamento, procedimentos para solicitação,
alteração e exclusão de benefícios, procedimento para solicitação de férias, entre outros.
Transmitir essas informações com segurança e confiabilidade é fundamental, afinal trata-se de
contrapartida pelo esforço e dedicação laboral dos colaboradores.
Mantenha uma postura de disposição e abertura para dúvidas e questionamentos: os
colaboradores se sentirão acolhidos e respeitados.
Deveres dos colaboradores e direitos do empregador
Nas políticas de RH, deve-se informar, ainda, as obrigações dos colaboradores e quais as
expectativas da empresa com a contratação.
Os deveres dos colaboradores devem estar alinhados com missão, visão e valores da
organização. É recomendável entregar documentos impressos para que o colaborador possa consultar
quando precisar. Os elementos que comumente são disponibilizados pelas organizações nas
integrações são os códigos de ética e normas de segurança.
Caso a empresa não tenha políticas de RH suficientemente formalizadas, procure transmitir as
principais regras para o bom funcionamento da instituição. Exemplos: horários de entrada e saída, como
a empresa lida com faltas e atrasos, utilização de crachá.
Exemplo – código de conduta da empresa Fujitsu
Respeitamos os direitos humanos.
Seguimos todas as leis e regulamentos.
Agimos com integridade em nossos negócios.
Protegemos e respeitamos propriedade intelectual.
Mantemos confidencialidade.
Não utilizamos nossa posição na organização para
benefícios pessoais.
Fonte: <http://www.fujitsu.com/br/about/philosophy/>.
O código de conduta é um documento muito particular de cada organização. No caso da Fujitsu,
foi desenvolvido um código abrangente, embora objetivo. Por outro lado, a Xerox apresenta um código
de conduta extenso e detalhado, que aborda como colaboradores podem relatar problemas, satisfação
do cliente, qualidade e excelência, sistemas de informação, práticas contra bullying e diversos outros.
Pesquise na internet “código de conduta nos negócios da Xerox”.
Veja o exemplo de código de ética no conteúdo da unidade curricular Acompanhar e
executar atividades em processos de recrutamento, seleção e ambientação.
1. Comparecer no horário XXXX
2. No caso de falta e atraso, deverá xxxx
3. Utilizar seu crachá nas dependências da empresa
4. Zelar pelos bens da organização
5. Tomar decisões baseadas na ética, honestidade e... (outros valores alinhados com os da
empresa)
As empresas pequenas, com frequência,
não reservam um momento para definir e
formalizar um código de condutas. Entretanto,
muitas vezes é preciso ter as regras, mesmo que
simples, por escrito.
Esses exemplos de códigos de conduta de
empresas grandes podem ser amplos e extensos,
pois precisam abarcar todo o universo de
pessoas e situações que a compõem. Entretanto,
em algum momento estas empresas foram
pequenas e alguém precisou parar suas tarefas e
definir quais as regras básicas para o adequado
funcionamento da instituição. Exemplos:
6. Cumprir rigorosamente as normas de segurança e de utilização de equipamentos
7. Respeitar colegas, dirigentes, clientes
8. Verificar as regras para utilização dos benefícios (é preciso estabelecer regras para não haver
injustiças. Por exemplo, é preciso explicitar o auxílio creche é concedido após o colaborador findar um
ano de empresa).
Avaliações de desempenho
As avaliações de desempenho são, ainda, uma forma de monitorar o cumprimento de regras e
normas internas. Com as avaliações de desempenho é possível ajustar os pontos em que o colaborador
necessita melhorar. Pelo plano de ação pode-se manter um registro das mudanças esperadas pelo
colaborador.
Os feedbacks devem ser sempre objetivos e baseados em fatos consistentes.
No momento da integração, é aconselhável informar se a empresa realiza
avaliações de desempenho. Em caso positivo, informe qual a periodicidade, qual a
época em que ocorrem e como são realizadas. Desta forma, os colaboradores ficam
cientes de que estão sob análise durante todo o período anterior ao momento da
avaliação de desempenho.
Uma das principais formas de
monitoramento das políticas de RH refere-se a
gestão direta dos colaboradores. A cultura
organizacional define como os gestores atuam
com suas equipes e cada empresa tem sua linha
de gestão. Entretanto, pode-se destacar a
importância das organizações e dos setores de
RH investirem em desenvolvimento de lideranças
e feedbacks.
Os gestores diretos são os principais
responsáveis por monitorar o cumprimento das
normas de conduta por estarem diariamente e
diretamente próximos aos colaboradores.
Pelo feedback, ou seja,com conversas
francas e estruturadas, o líder deve trazer
informações sobre o desempenho do
subordinado, abarcando questões técnicas e
comportamentais. Nessas conversas, é preciso
instruir e orientar, a fim de corrigir falhas e
inadequações.
O feedback não se restringe ao
monitoramento dos colaboradores e deve
pontuar os aspectos positivos do desempenho
dos colaboradores, na medida em que pretende
cuidar do crescimento e do amadurecimento do
profissional.
Leia mais no conteúdo da unidade curricular Auxiliar no planejamento e na realização do processo
de avaliação de desempenho
As empresas que investem em desenvolvimento de suas lideranças estão mais preparadas para
manter o desempenho de suas equipes alinhadas com as políticas de RH.
Os líderes têm o papel de ser exemplos no desempenho de hábitos e valores
que a empresa deseja para sua equipe. São eles também que precisam estar atentos
com o alinhamento do desempenho dos colaboradores com as políticas de RH. São
os líderes que fazem com que os conceitos e ideais expressos nas normas,regulamentos e cartilhas de RH se tornem de fato realidade e, ainda, impedem que
algo venha esteja desalinhado com a cultura da empresa.
Etapas de um programa de integração
Levando em consideração que o novo colaborador, mais do que o colaborador antigo, deseja
saber como está se saindo, sugerimos incluir no processo de integração uma etapa de
acompanhamento. A etapa de acompanhamento proporciona a segurança da adequação do
colaborador, ao mesmo tempo que oportuniza melhorias.
Primeira etapa: planejamento
Refere-se às ações prévias para a recepção e o acolhimento dos novatos, como: preparação
da estação de trabalho, crachá do colaborador, aviso à equipe e ao gestor imediato e organização
do local para a apresentação da empresa.
Segunda etapa: ambientação
Refere-se ao primeiro encontro com o novo colaborador e ocorre, preferencialmente, no
primeiro dia de trabalho. O profissional do RH os acolhe, faz uma apresentação abordando as
informações institucionais e políticas de RH, assim como, realiza a visitação a empresa e
encaminhamento do colaborador ao setor.
Terceira etapa: treinamento
Refere-se à oferta – por parte da empresa – de aprendizagem ou aprimoramento de
competências técnicas específicas para a função a ser desempenhada pelo novo colaborador e
aquisição ou desenvolvimento de competências comportamentais para a adequada incorporação
na organização.
Primeiramente, a empresa deve desenvolver um plano de ação que sirva de roteiro para o
gestor imediato e para o RH organizarem todas as atividades para as quais o novo colaborador
precisa ser treinado, conforme realidade diária de cada setor e função. É necessário desenvolver
um treinamento com uma parte teórica e outra prática. Muitos estudos apontam que
conhecimentos intelectuais se perdem em 30 dias, enquanto que os que são relacionados às
vivências práticas tornam-se permanentes.
Assim, o treinamento poderá ter diferentes durações (dias ou semanas), variando conforme a
complexidade do cargo, exigências técnicas, intelectuais e comportamentais. O treinamento deve,
ainda, seguir comprometido com o aumento do senso de pertencimento e engajamento do
colaborador.
Cada empresa, de acordo com seu porte, contexto e necessidade, deve construir um processo de
integração e abordar as informações institucionais que atendam às suas necessidades e diretrizes.
Quarta etapa: acompanhamento
A empresa acompanha a integração efetiva e gradual do novo colaborador na função
designada e na socialização com os demais colaboradores e líderes.
Poucas empresas planejam um acompanhamento dos novos colaboradores. O
estabelecimento de um cronograma formal semanal ou quinzenal de reuniões entre novato, RH e
gestor imediato colaboraria para tornar o acompanhamento uma prática efetiva.
O acompanhamento é caracterizado por um momento de conversa em que o gestor possa
dar feedbacks, que são os retornos dados ao novo colaborador sobre o seu desempenho – pontos
positivos e negativos – em que o colaborador possa expor suas possíveis dificuldades,
necessidades, dúvidas com relação à função e à equipe.
O RH pode estabelecer um cronograma semanal ou quinzenal de reuniões com o gestor
imediato, o novo colaborador e um profissional do RH para:
Dar feedbacks – para que o colaborador tome conhecimento sobre seu
desempenho, suas potencialidades e necessidades de melhorias
Ouvir dúvidas e necessidades do colaborador
Pode-se afirmar que o acompanhamento é um monitoramento formalizado, no qual se
possibilitam ajustes de ambas as partes para que a relação de trabalho perdure e seja proveitosa a
todos.
O técnico em RH acompanha e executa diversas ações e atividades do processo de integração,
desde o planejamento até o acompanhamento do novato, incluindo o apoio ao monitoramento e
manutenção da cultura organizacional junto aos gestores.