Gestão de Projetos com MS Project

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Ferramentas para Gestão de 
Projetos 
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SUMÁRIO
Apresentação da disciplina ___________________________________03
Conceitos de Gerenciamento de Projetos e o Microsoft Project – 
Barras de Visões, Calendários e Recursos _____________________05
Organizando o Projeto – WBS (EDT) e Informações das Tarefas   _14
Super alocação e nivelamento de recursos e acompanhando o 
cronograma do projeto ________________________________________23
Múltiplos Projetos, Pool de Recursos, Semáforos e Relatórios __32
FERRAMENTAS PARA GESTÃO DE 
PROJETOS 
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Apresentação da disciplina
Bem-vindo à disciplina de Ferramentas para Gestão de Projetos. 
Nesta disciplina, você terá a oportunidade de aprender a explorar e 
manusear a ferramenta Microsoft Project para realizar a elaboração e o 
acompanhamento de um cronograma dos projetos, explorando os principais 
recursos e comandos da ferramenta.
A disciplina está dividida em quatro grandes temas: no primeiro, 
abordaremos o conceito de Gerenciamento de Projetos e o Microsoft 
Project, no qual serão apresentadas a barra de visões, o calendário e os 
recursos. No segundo tema, aprenderemos a realizar a organização do 
projeto a partir da WBS ou EDT e as informações das tarefas. No terceiro 
tema, abordaremos a super alocação e o nivelamento de recursos, bem 
como efetuar o acompanhamento do cronograma do projeto. No quarto 
tema, trabalharemos com múltiplos projetos, pool de recursos, semáforos e 
relatórios.
O objetivo de utilizar uma ferramenta de gestão de projetos é facilitar o 
planejamento, a organização e o acompanhamento de todas as etapas 
e atividades envolvidas na execução de um projeto. Essas ferramentas 
oferecem uma série de benefícios que ajudam equipes e gestores a atingir 
os resultados esperados de maneira mais eficiente e eficaz. Entre os 
principais objetivos estão:
• Centralizar a comunicação, facilitando a troca de informações entre os 
membros da equipe, evitando confusões e redundâncias.
• Organizar as tarefas e os prazos para ajudar a definir e acompanhar as 
tarefas a serem realizadas, seus prazos e responsáveis.
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• Acompanhar o progresso para monitorar o andamento das atividades, 
garantindo que o projeto está avançando conforme o planejado.
• Gerenciar recursos para alocar de maneira eficiente recursos como 
equipe, tempo e orçamento.
• Facilitar a colaboração, promovendo a cooperação entre os membros 
da equipe, permitindo que todos tenham acesso às informações 
relevantes.
• Prever e mitigar riscos, identificando possíveis problemas antes que 
eles afetem o projeto, ajudando a tomar medidas preventivas.
• Controlar custos, monitorando o orçamento do projeto, e evitar 
despesas excessivas ou fora do planejado.
• Garantir a qualidade, acompanhando as entregas das tarefas 
conforme os padrões de qualidade estabelecidos.
Ferramentas como essas tornam o processo de gestão mais transparente e 
eficiente, facilitando o cumprimento de prazos e objetivos.
Bons estudos!
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Conceitos de Gerenciamento de 
Projetos e o Microsoft Project – 
Barras de Visões, Calendários e 
Recursos  
Autoria: Rubens Moriconi
Leitura crítica: Nirse Ruscheinsky Breternitz
Objetivos
• Relembrar aos alunos conceitos importantes do 
gerenciamento de projetos.
• Falar das barras de visões ou dos modos de exibição.
• Explicar os tipos de calendários e os recursos 
existentes no Ms Project.
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1. Relembrando alguns conceitos de gerenciamento 
de projetos
Conhecer somente uma ferramenta de gestão não é suficiente para planejar 
e controlar os seus projetos de forma eficiente. É muito importante que 
você saiba os conceitos de gerenciamento de projetos e dessa maneira 
conseguirá aplicar a utilização da ferramenta de gestão na fase ou etapa 
mais adequada.
Vamos começar pela definição de Projeto, que é um empreendimento ou 
esforço temporário com o objetivo de criar um produto único ou exclusivo. 
Para realizar o gerenciamento do projeto, é necessário aplicar as habilidades 
de liderança, negociação, comunicação, entre outras, e adotar técnicas 
para conseguir atingir os objetivos do projeto, que são as entregas, com 
qualidade e dentro do prazo e orçamento aprovados.
Lembre-se de que para todos os projetos, pequenos, médios ou grandes, 
sempre devemos conhecer os 5 grupos de processos: iniciação, 
planejamento, execução, controle e encerramento do projeto, sendo que 
você deverá utilizar a ferramenta de gestão, principalmente nas fases de 
planejamento e controle do projeto.
Para elaborar a estrutura de um cronograma completo do projeto, 
precisamos efetuar a criação das tarefas e atividades, criar todos 
os recursos necessários e atribuí-los às atividades do projeto. Após 
a atribuição dos recursos, nas atividades você irá analisar as datas 
de início e término das atividades e, caso estejam alinhadas com a 
expectativa do cliente ou usuário que irá receber o projeto, devemos 
salvar ou definir a linha de base para que possamos realizar o 
acompanhamento do projeto.
Nós podemos atualizar o progresso das tarefas e atividades e monitorar 
o status do projeto. Sempre iremos avaliar o progresso do projeto, 
comparando-o com o plano original ou baseline. Podemos apurar a 
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evolução planejada e comparar com a evolução realizada e, desta 
maneira, verificar se o projeto está em dia ou se apresenta algum atraso. 
Para nos ajudar a realizar este monitoramento e controle, podemos 
utilizar vários relatórios que ainda veremos.
Para um melhor aproveitamento da utilização da ferramenta de gestão, 
devemos conhecer alguns termos e definições importantes, como as 
tarefas, que são as atividades que têm início e fim e precisam ser realizadas 
para obtenção das entregas do projeto.
O recurso precisa ser alocado na atividade, uma vez que são as pessoas 
ou os equipamentos que irão executá-la, e não podemos esquecer dos 
materiais, que precisam ser associados também às atividades para que 
sejam consumidos durante a execução delas.
Outro ponto importante é o período de trabalho, ou seja, as horas 
designadas em um calendário de recurso ou do projeto, em que o trabalho 
ocorre. Não podemos esquecer ainda do calendário, mecanismo de horário 
que determina o período de trabalho para os recursos e as tarefas. No Ms 
Project, podemos utilizar quatro tipos de calendários, sendo o calendário 
base, calendário do projeto, calendário do recurso e calendário da tarefa. A 
linha de base é a referência do planejamento do projeto, portanto, é muito 
importante defini-la após o cronograma ser aprovado pelo cliente, assim 
podemos realizar o acompanhamento das atividades do cronograma.
Os principais objetos para elaborarmos o cronograma do projeto são os 
calendários, recursos e as tarefas, então precisamos criar os calendários 
com os feriados, os recursosde trabalho, os materias e as taxas de custos 
dos recursos de trabalho e materiais e também os outros custos, como 
alimentação, hospedagem, taxi etc., que são necessários para o projeto. 
Dessa forma, atribuiremos todos os recursos nas suas tarefas específicas e 
teremos uma estrutura completa de cronograma.
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2. Termos e Definições-chaves da ferramenta Ms 
Project
O MS Project é uma ferramenta robusta e amplamente utilizada para o 
gerenciamento de projetos. Entender seus termos e definições-chaves é 
essencial para utilizar a ferramenta de forma eficaz. O Quadro 1 detalha 
alguns dos principais conceitos.
Quadro 1 – Termos e definições de MS Project
Termo Definições
Tarefa Atividade que tem um início e um fim.
Recurso A pessoa, o profissional, o equipamento e o material 
usado para completar as tarefas em um projeto.
Período de trabalho Horas designadas em um calendário de recurso 
ou projeto em que o trabalho ocorre.
Calendário 
Mecanismo de horário que determina o período 
de trabalho para os recursos e as tarefas. O MS 
Project utiliza quatro tipos de calendário:
• Calendário base.
• Calendário do projeto.
• Calendário do recurso.
• Calendário da tarefa.
Linha de baseReferência do planejamento do projeto.
Custo Custo total da tarefa, recurso ou atribuição. A linha de 
base de custo refere-se ao orçamento do projeto.
Atribuição Recurso específico atribuído a uma tarefa específica.
Fonte: elaborado pelo autor.
Compreender esses termos e essas definições é fundamental para utilizar 
o MS Project de maneira eficaz. Eles fornecem a base para o planejamento, 
monitoramento e controle de projetos, ajudando a garantir que os objetivos 
sejam alcançados dentro do prazo e do orçamento.
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3. Ambiente do Microsoft Project – Barras de Visões
O ambiente do Microsoft Project é composto por tabelas ou barras de 
visões ou modos de exibição ou de visualização.
Vamos abordar as principais barras de visões, que são os calendários, 
diagrama de rede, ferramentas do formulário de tarefas, gráfico de Gantt, 
Gantt de controle, ferramentas da linha do tempo, ferramentas da planilha 
de tarefas, ferramentas do uso da tarefa, formulário de recursos, gráfico de 
recursos, planejamento da equipe, planilha de recursos e uso dos recursos.
Explorando um pouco mais as barras de visões, é importante reforçar que 
a barra de visão gráfico de Gantt é a mais utilizada pelo gerente de projeto, 
coordenador ou profissional que estiver à frente da gestão do projeto. 
Essa visão permite visualizar o nome das tarefas do projeto com as suas 
respectivas durações, datas de início e término, predecessoras, recursos 
atribuídos a elas e a barra de Gantt, que mostra a duração das tarefas, os 
vínculos e os recursos que foram atribuídos em cada tarefa. A Figura 1 
ilustra o formato de um gráfico de Gantt. O modo de exibição do calendário 
mostrará que as tarefas marcadas são exibidas em formato de agenda para 
representar a sua duração durante as semanas do mês.
Figura 1 – Gráfico de Gantt
Fonte: Andrey Popov/adobestock.com.
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Já o fluxograma do diagrama de rede exibirá o projeto com as tarefas em 
caixas ou nós. As linhas entre os nós representam elos entre as tarefas 
sucessoras e predecessoras. Cada nó exibe cinco campos de informação 
pertinente a essa tarefa.
O Gantt de controle exibe o acompanhamento do realizado com a linha de 
base (projetado).
4. Os tipos de calendários e os recursos
Aprofundando um pouco mais nos calendários, entendemos que eles 
servem para determinar a disponibilidade dos recursos e como as tarefas 
serão agendadas.
No Microsoft Project, temos 3 tipos de calendários, o padrão ou standard, 
24 horas e o turno da noite, que é utilizado geralmente por fábricas com 
um horário diferenciado. Nesse calendário se estabelece o horário do turno 
noturno, que é definido de segunda a sexta, com períodos de trabalho entre 
23h e 8h, com uma hora de intervalo. É no calendário padrão que devemos 
criar os feriados nacionais, estaduais e municipais.
Após criarmos o calendário, podemos atribuí-lo para todo o projeto, para um 
recurso ou para uma tarefa. Algumas vezes, há a necessidade de um período de 
trabalho específico para um recurso ou para uma tarefa, diferente do período de 
trabalho dos recursos do resto do projeto. Para essas situações, é possível criar 
um novo calendário específico para o recurso ou para a tarefa.
Para criar um novo calendário é preciso clicar na faixa de opções “Projeto”, 
depois clicar em “Alterar período de trabalho” e na tela de calendário clicar 
na opção de “Criar novo calendário”. Posteriormente, você deverá informar 
o nome do calendário e clicar em “ok” para salvar o nome do calendário. 
A seguir, você seleciona os feriados que deseja informar no seu novo 
calendário. Também podemos utilizar a função “Organizador”, uma caixa de 
diálogo com guias que permitem gerenciar os objetos do Project.
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Usando o organizador é possível copiar elementos personalizados do 
arquivo global para outro projeto que esteja aberto no seu computador. 
Você também poderá usar o organizador para excluir ou renomear qualquer 
um dos elementos, tais como os nomes de calendários, tabelas, barras de 
visões, relatórios etc.
Agora vamos falar dos recursos, que são todas as pessoas, os materiais de 
consumo e equipamentos necessários para a realização das atividades e 
são os responsáveis pela conclusão efetiva das tarefas do projeto.
No MS Project são três os tipos de recursos existentes. Os recursos de 
trabalho são as pessoas e os equipamentos que concluem as tarefas, 
dedicando tempo a elas. Já os recursos materiais são aqueles consumidos 
durante as atividades do projeto (suprimentos, estoque etc.). Por último, 
temos o recurso custos, que são necessários durante o projeto, como 
exemplo temos os custos de alimentação, hospedagem, táxi etc.
Nós devemos criar os recursos na planilha de recursos, uma tabela que 
contém várias colunas com os nomes dos recursos, os tipos de trabalho; o 
material e os custos. O Quadro 2 exemplifica como ficam caracterizados os 
recursos de trabalho e material, por exemplo.
Quadro 2 – Características dos recursos trabalho e material no Ms Project
Característica Trabalho Material
Taxa de horas extras Permite Não permite
Grupo de trabalho (correio eletrônico e Web) Habilitado Desabilitado
Disponibilidade Permite Não permite
Nivelamento Permite Não permite
Calendário específico Permite Não permite
Fonte: elaborado pelo autor.
Temos também a coluna unidades máximas dos recursos, que mostra a 
porcentagem ou o número máximo de unidades que representam a capacidade 
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máxima na qual um recurso estará disponível para realizar qualquer tarefa. Por 
meio dela, podemos exibir e alterar informações adicionais dos recursos como 
disponibilidade, período de trabalho e custos dos recursos, que podem ser 
incluídos na tela “Informações sobre os recursos”, ativada com um duplo clique 
em um recurso. Também possibilita a digitação das informações do recurso 
como o nome, correio eletrônico, tipo etc.
Em suma, os custos dos recursos são a soma dos custos de seus recursos 
com os custos fixos incorridos. Assim, alguns tipos de recursos podem ser 
calculados como segue:
• Recursos do tipo TRABALHO:
Taxa padrão = taxa por hora do recurso * duração da atividade.
Custo/uso = taxa fixa para trabalhar em atividade “(preço 
fechado”).
Taxa por hora extra = taxa da mão de obra por hora adicional 
trabalhada.
• Recursos do tipo MATERIAL:
Taxa padrão = preço unitário de cada material = taxa padrão do 
recurso * o número de unidades atribuídas.
Custo/uso = taxa de utilização do material independentemente da 
quantidade utilizada.
Além de podermos informar um custo diferente por período, também 
podemos criar até 5 faixas de custos diferentes por recurso, que serão 
utilizadas na atribuição do recurso a uma tarefa.
A “tabela de taxa de custo” de recurso possibilita a utilização de até cinco 
conjuntos de taxas de custo, de modo a suportar diversos cenários de 
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custos. Cada um desses cenários permite até 25 taxas diferentes em cada 
uma das cinco tabelas de taxas de custos. Muitas vezes, o custo é um 
aspecto importante do planejamento e controle do projeto e, em alguns 
casos, o sucesso de um projeto pode ser medido por quão próximo os 
custos finais do projeto estão dos custos da linha de base.
Nós podemos atribuir custos a um projeto de algumas formas, baseando 
os custos das atividades em salários ou taxas de pagamento dos seus 
recursos. Para isso, o gerente do projeto poderá atribuir taxas regulares e 
de horas extras aos recursos. Assim, o Microsoft Project calcula o custo 
da atividade, multiplicando a taxa pela duração da atividade. É preciso 
incorporar os custos fixos a todos os custos baseados em taxas quando 
calcular o custo total de uma atividade.
Os custos de materiais são calculados de duas formas diferentes: taxa 
padrão e custo/uso. A taxa padrão refere-se ao custo unitário de cada 
material, e o custo/uso é o custo atribuído uma única vez na atividade para 
que se utilize o material, independente da sua quantidade. Basicamente, 
os custos do projeto sempre são atribuídos a partir das taxas (custos)associadas aos recursos da tarefa.
É muito importante saber os conceitos de gerenciamento de projetos para 
aplicar corretamente a ferramenta nas fases adequadas, montar uma 
estrutura completa de cronograma com os calendários, recursos e tarefas, 
realizando as atribuições de acordo com as atividades específicas e desta 
forma poderá ter um cronograma completo, que permitirá visualizar e 
acompanhar o projeto.
Referências
VARGAS, Ricardo. Microsoft Project Professional 2016. São Paulo: Saraiva Educação, 
2016.
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Organizando o Projeto – WBS (EDT) e 
Informações das Tarefas  
Autoria: Rubens Moriconi
Leitura crítica: Nirse Ruscheinsky Breternitz
Objetivos
• Apresentar aos alunos como devemos organizar o 
projeto.
• Mostrar como criar as tarefas e atividades do 
cronograma projeto.
• Explicar como utilizar o recuo das atividades e as 
predecessoras e sucessoras.
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1. WBS – Work breakdown structure (EAP/EDT)
Para iniciarmos a organização do projeto, precisamos identificar as tarefas 
e atividades a serem realizadas, e o ponto de partida é a Estrutura Analítica 
do Projeto (EAP), que é um “agrupamento dos componentes do projeto 
orientado pelos produtos a serem entregues (deliverables, em inglês, ou, em 
português, entregáveis), que organiza e define o escopo total do projeto” 
(PMBOK, 2021, [n.p.]).
O PMBoK (Project Management Body of Knowledge) é o Guia de 
conhecimento de gerenciamento de Projetos, publicado pelo Project 
Management Institute (PMI).
A EAP é representada por uma estrutura hierarquizada para divisão do 
projeto em atividades mensuráveis e controláveis. É importante sabermos 
que o trabalho não incluso na WBS está fora do escopo do projeto. A 
elaboração do WBS oferece muitas vantagens, entre elas, o aprimoramento 
da precisão de estimativas de custos, duração e recursos.
Assim, tem-se a definição de uma base de referência (baseline) que será 
usada para medir e controlar o desempenho do projeto e irá facilitar 
a clara designação de responsabilidades. Ao aplicarmos a técnica da 
decomposição, podemos obter o pacote de trabalho (work package), que 
é o produto a ser entregue (deliverable) no mais baixo nível da WBS. Uma 
boa prática de gerenciamento de projetos é quando formos contratar outra 
organização (fornecedor) para realizar uma parte do escopo do trabalho, o 
pacote de trabalho pode ser decomposto em outra WBS de um subprojeto. 
As descrições dos componentes de trabalho são frequentemente agrupadas 
em um dicionário da WBS e a WBS e o dicionário são definidos pelos 
membros do time.
Na ferramenta Ms Project a WBS tem a denominação de EDT (Estrutura de 
Divisão de Trabalho), na qual podemos criar a estrutura de tópicos, recuando 
as subtarefas, utilizando as setas para a direita ou para a esquerda na barra 
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de ferramentas para criar os níveis. A tarefa que agrupa outras tarefas 
chama-se tarefa resumo ou tarefa mãe. Para exibir a estrutura de tópicos, 
basta inserir a coluna EDT no Project, em português, ou no Project, em 
inglês, WBS.
Explorando um pouco mais de como devemos construir a EDT no Microsoft 
Project, você precisa adicionar todas as tarefas necessárias para completar 
o projeto. Cada tarefa pode ser vista como um bloco de construção do 
projeto.
Assim, teremos a hierarquia de tarefas, em que a EDT é organizada em 
níveis hierárquicos, as tarefas de nível superior representam entregas ou 
fases maiores do projeto e as tarefas de nível inferior representam trabalhos 
menores e mais detalhados. No Microsoft Project, você pode criar essa 
hierarquia utilizando a funcionalidade de “recuo” e “avanço” das tarefas:
a. Recuo (indent): move uma tarefa para um nível inferior, tornando-a 
uma subtarefa da tarefa acima.
b. Avanço (outdent): move uma tarefa para um nível superior na 
hierarquia.
c. Para criar a EDT no Microsoft Project devemos iniciar um Novo 
Projeto: abra o Microsoft Project e comece um novo projeto.
d. Para adicionar tarefas: no modo de exibição gráfico de Gantt insira 
as tarefas que fazem parte do seu projeto e para organizar tarefas em 
hierarquia use os botões de recuo e avanço na barra de ferramentas 
ou no menu para criar a estrutura hierárquica da EDT.
e. Ajustar e refinar: continue ajustando a hierarquia e os detalhes das 
tarefas conforme necessário, adicionando dependências e relações 
entre as tarefas.
f. Revisar a EDT: use a exibição de “Organograma da EDT” ou outras 
visualizações para revisar e ajustar a estrutura, conforme necessário.
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A EDT é essencial para garantir que todas as partes do projeto sejam 
consideradas e gerenciadas adequadamente, permitindo um planejamento 
eficaz e um controle contínuo durante todo o ciclo de vida do projeto.
A EAP é uma ferramenta poderosíssima para gerentes de projeto para 
garantir que os projetos sejam bem organizados, claramente definidos e 
gerenciáveis. Ela é frequentemente criada durante a fase de planejamento 
do projeto e utilizada ao longo de todo o ciclo de vida do projeto para 
acompanhar o progresso e gerenciar mudanças.
2. Informações das Tarefas do Projeto
Agora vamos aprofundar um pouco mais nas tarefas que são as atividades 
específicas que devem ser executadas a fim de produzir os produtos e 
subprodutos a serem entregues, identificados na WBS. São definidas pela 
subdivisão dos pacotes de trabalho do projeto em componentes menores, 
mais fáceis de serem gerenciados, a fim de possibilitar um melhor controle 
gerencial e podemos classificá-las em: tarefas, tarefas resumo, milestones 
(marcos) e recorrente.
As tarefas são simplesmente atividades que têm início e fim. Utilizando a 
melhor prática, sempre devemos criar o nome da tarefa com o verbo no 
infinitivo. Exemplo: rebocar a parede, lixar a parede, pintar a parede.
As tarefas resumos, também são chamadas de tarefas mães. Elas podem 
ter subtarefas ou tarefas filhas, que estão dentro das tarefas resumos. 
Exemplo: pintura (tarefa resumo). Dentro dela, teremos as subtarefas: 
rebocar, lixar e pintar. Já os milestones ou (marcos) são os entregáveis 
do projeto. Podemos definir uma tarefa como marco, atribuindo zero na 
duração da atividade. Exemplo: pintura concluída.
As tarefas recorrentes ou periódicas são aquelas que terão uma recorrência 
no cronograma do projeto, esta recorrência poderá ser diária, semanal, 
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mensal ou anual. Exemplo: reunião de status report semanal ou quinzenal 
ou mensal. Podemos aplicar esta recorrência, por exemplo, na etapa de 
monitoramento e controle, na qual poderemos planejar as reuniões de 
status do projeto, que podem ser semanais, a nível gerencial, e a cada 
duas semanas ou quinzenalmente, para reuniões de comitês executivos 
(Diretoria). As informações das atividades podem ser alteradas pelo 
formulário informações sobre a tarefa. Para exibi-lo, dê duplo clique na 
tarefa. Podemos realizar muitos procedimentos para trabalhar com as 
tarefas, por exemplo, inserir as durações para as tarefas do projeto. A 
duração de uma tarefa pode ser inserida em:
• Meses (mê ou mês, com acento); Semanas (s, sem ou semana).
• Dias (d, di ou dia); Horas (h, hr ou hora); e Minutos (m, min ou minuto). 
Como padrão, o MS-Project assume: 1 dia de trabalho = 8 horas.
• 1 semana = 40 horas; 1 mês = 20 dias de trabalho (160 horas).
A Duração com “?” é uma duração estimada e caso queira confirmar a 
duração que está assinalada como estimada, basta digitar a duração 
pretendida da atividade. Importante lembrar que as tarefas resumo não 
permitem a digitação da duração, pois ela é calculada por meio das suas 
subtarefas.
Para inserirmos as tarefas, podemos acessar o modo de exibição gráfico de 
Gantt, selecionando a linha da coluna nome da tarefa, digitando um nome de 
tarefa e pressionando a tecla ENTER.
Por padrão, a duração será “1 dia?” e a data de início da tarefa será a data do 
início do projeto. “1 dia?” significa duração estimada. Para confirmar que a 
duração é 1 dia, basta digitar novamente o número 1 e a ? será desativada.
Para excluirmos uma tarefa do cronograma,devemos marcar a tarefa 
desejada e pressionar a tecla DELETE ou com o botão direito do mouse 
selecionar a opção de excluir tarefa. É importante saber que quando uma 
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tarefa resumo é excluída, todas as subatividades da tarefa será excluída 
também. Para apagar apenas o conteúdo de uma célula, devemos utilizar 
CTRL+DELETE ou F2 e Backspace.
Os indicadores das tarefas são pequenos ícones que representam as 
informações de uma tarefa ou um recurso e são exibidos no campo 
indicadores. A coluna indicadores é exibida como um ícone “i” e é demonstrada 
na primeira coluna do gráfico de Gantt. Esse campo está localizado à direita 
do campo “Id” e aparece em várias tabelas. Quando você aponta para um 
indicador, são exibidas informações adicionais associadas a ele para lembrá-lo 
de detalhes importantes. Basta apenas posicionar o mouse em cima da coluna 
de indicadores para as informações serem exibidas.
Quanto aos vínculos entre as tarefas, ou seja, o sequenciamento envolve 
identificar e documentar todos os relacionamentos lógicos entre atividades.
As atividades devem ser sequenciadas de forma precisa, a fim de apoiar o 
desenvolvimento posterior de uma programação realística e realizável.
Vamos começar falando dos três tipos de dependências que são as 
mandatórias (mandatory ou lógica rígida ou hard logic), elas são inerentes 
à natureza do trabalho. Muitas vezes, implicam em limitações físicas. As 
dependências discricionárias ou arbritárias (discretionary), são aquelas 
definidas pela equipe de gerenciamento com base no conhecimento de 
melhores práticas ou em aspectos incomuns, em que se deseja uma seqüência 
específica, apesar de existirem outras aceitáveis. Por último, temos as 
dependências externas (external), que envolvem ligações entre atividades do 
projeto e atividades não pertencentes ao projeto, por exemplo, uma consulta 
com os órgãos do meio ambiente para a preparação do canteiro de obras.
O Microsoft Project permite utilizarmos quatro tipos básicos de vínculos 
(Precedence Diagramming Method ou PDM), que são:
• Término-a-Início (TI), em que o trabalho da atividade sucessora só 
pode iniciar após o término do trabalho da atividade predecessora.
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• No tipo Início-a-Início (II), o início do trabalho da atividade 
sucessora só pode acontecer após o início do trabalho da atividade 
predecessora.
• No tipo Término-a-Término (TT), a conclusão do trabalho da atividade 
sucessora só pode acontecer após a conclusão do trabalho da 
atividade predecessora.
Vamos ver agora o último tipo de predecessora, que é o Início-a-Término 
(IT), em que é preciso iniciar a atividade sucessora para finalizar a atividade 
predecessora. Nós podemos realizar os vínculos das tarefas de várias 
maneiras, como explicado a seguir: por meio do gráfico de Gantt, com 
o mouse, selecione a atividade predecessora e em seguida a atividade 
sucessora.
Pela tabela de entrada, você deverá utilizar o ponto-e-vírgula (;) para separar 
as predecessoras de uma tarefa e também poderá utilizar o retardo.
Por meio do formulário de informações sobre a tarefa que é mais utilizada 
para a criação de vários vínculos simultâneos em uma mesma tarefa. 
Aqui também pode-se utilizar o retardo. Ainda podemos utilizar a barra de 
ferramenta vincular tarefa, que é um atalho de vincular ou desvincular, para 
vincular tarefas que estejam distantes ou para sequenciar várias tarefas de 
maneira rápida.
Por fim, ainda podemos alterar o relacionamento entre as atividades, que 
pode ser facilmente editado e modificado pelo gráfico de Gantt ou da tabela 
de entrada. Basta clicar duas vezes na seta que representa a dependência.
E dividir uma tarefa, é possível? Sim, ao ajustar o cronograma, às vezes, é 
necessário que uma determinada tarefa seja dividida por um determinado 
período, sendo retomada posteriormente. Note que com a divisão da tarefa 
a duração dela é mantida. O Microsoft Project calcula a duração da tarefa 
tendo por base, ou não, a quantidade de recursos da tarefa.
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Os tipos de tarefas existentes são: unidades fixas, trabalho fixo e duração fixa. 
Ao calcular o agendamento, o Microsoft Project utiliza a seguinte fórmula:
Duração = Trabalho/Unidades
Essa relação é gravada na primeira vez que os recursos forem atribuídos 
à tarefa. Assim, quando se altera a quantidade de recursos, a duração e a 
quantidade de horas de trabalho são ajustadas para manter o equilíbrio entre 
os fatores, de acordo com o tipo definido para a tarefa. Temos também que 
os tipos de tarefas são controlados pelo empenho, para alterar o tipo da 
tarefa, abra o formulário de informações sobre a tarefa. Os tipos duração fixa 
e unidade fixa podem ainda ser controladas pelo empenho ou não. O controle 
pelo empenho especifica que o Microsoft Project mantém o trabalho total da 
tarefa no seu valor atual e podem ocorrer as seguintes situações: aumento 
ou diminuição da duração da tarefa e aumento ou diminuição da unidade de 
atribuição do recurso. O agendamento controlado pelo empenho indica que: 
à medida que você adiciona recursos a uma atribuição de tarefa, o trabalho 
será redistribuído entre todos os recursos para manter a mesma quantidade 
de trabalho no geral. Se você remover recursos das atividades, o trabalho será 
redistribuído entre os recursos restantes, novamente, para manter a mesma 
quantidade de trabalho no geral. Vamos observar o comportamento de cada 
tipo de tarefa quando utilizamos o conceito de controlado pelo empenho.
• Unidades fixas e controladas pelo empenho: quanto mais recursos 
forem atribuídos a uma tarefa, menor será o trabalho que cada recurso 
precisará executar. Como se trata de uma tarefa de unidades fixas, 
quando são adicionados recursos a duração também é reduzida.
• Duração fixa, controlada pelo empenho: quanto mais recursos você 
atribuir, menor será o número de unidades de recursos necessários 
para concluir a quantidade reduzida de trabalho da atribuição.
• Tarefa de trabalho (por natureza, é sempre controlada pelo empenho): 
se você adicionar recursos, o trabalho será distribuído entre as 
atribuições e a duração diminuirá.
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É muito importante saber os conceitos dos tipos de tarefas, pois 
dependendo de como a tarefa estiver sido configurada, com empenho 
ou sem empenho, o cronograma apresentará um comportamento com 
o cálculo das durações das atividades e, consequentemente, afetará a 
duração do projeto como um todo. Muitos profissionais não conhecem 
estes procedimentos e quando atribuiem vários recursos nas atividades 
ou simplesmente retiram os recursos das atividades automaticamente 
as durações são recálculadas, dando a impressão que o Project está 
maluco, por isso precisamos nos atentar à forma que as atividades estão 
configuradas.
Podemos utilizar a técnica crashing para reduzir a duração do caminho 
crítico do projeto, no qual devemos configurar o tipo de tarefa como unidade 
fixa por empenho e quanto mais recursos atribuirmos na atividade, mas 
rápido ela será realizada.
Referências
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Guia do conhecimento em gerenciamento 
de projetos (Guia PMBoK). 7. ed. Estados Unidos: PMI, 2021
VARGAS, Ricardo. Microsoft Project Professional 2016. São Paulo: Saraiva Educação, 
2016.
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Super alocação e nivelamento 
de recursos e acompanhando o 
cronograma do projeto  
Autoria: Rubens Moriconi
Leitura crítica: Nirse Ruscheinsky Breternitz
Objetivos
• Apresentar aos alunos como identificar a 
superalocação dos recursos.
• Mostrar como resolver as super alocações por meio do 
nivelamento de recursos.
• Explicar como definir a linha de base e realizar o 
acompanhamento da evolução do cronograma.
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1. Super alocação e nivelamento de recursos
Ao abrirmos um cronograma do projeto no Ms Project e nos depararmos 
com vários bonequinhos vermelhos na coluna do indicador da tabela de 
entrada da barra de visão do gráfico de Gantt, devemos ficar preocupados, 
pois isto indica que temos vários recursos superalocados e aquele 
planejamento com as datas deinício e fim das atividades e do projeto como 
um todo podem não ser factíveis, uma vez que as superalocações ocorrem 
quando o mesmo recurso foi atribuído a mais de uma atividade. Então, o 
que significa dizer que um recurso está superalocado?
A superalocação ocorre quando um recurso está sendo utilizado em 
uma quantidade superior ao máximo disponível naquele momento. 
Geralmente, as pessoas têm um entendimento errado de que o recurso está 
superalocado porque está trabalhando mais de 8, 10,12 horas por dia ou 
mais.
Na verdade, a superalocação acontece quando o recurso está trabalhando 
em mais de uma atividade ao mesmo momento. O recurso pode estar 
trabalhando 2 horas na atividade A, das 8h às 10h, mas se for alocado para 
trabalhar também na atividade B, das 8h às 10h no mesmo dia, então o 
recurso ficará superalocado.
E como podemos identificar que o recurso está superalocado?
Nós podemos identificar as superalocações dos recursos de algumas 
maneiras. Os modos de exibição “Gráfico recursos” e “Planilha de recursos” 
exibem os recursos superalocados em vermelho e a tabela de entrada da 
barra de visão do gráfico de Gantt, onde será exibido na coluna indicadores 
um bonequinho ou a figura de uma pessoa em vermelho.
Será que é possível resolver estas superalocações dos recursos? Sim, é 
possível e existem algumas maneiras de fazermos o nivelamento ou a 
redistribuição dos recursos.
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Nós podemos resolver as superalocações dos recursos de várias formas:
Por meio da contratação, ou seja, se os recursos do projeto já estão com 
uma carga de trabalho adequada e não posso atribuir mais nenhum recurso 
em outra atividade para não ficar superalocado ou sobrecarregado, então, 
devo contratar um novo recurso. Isso acontece com a inclusão de um novo 
recurso na planilha de recursos, que substituirá o recurso superalocado.
Pela substituição de recurso iremos analisar o cronograma e o recurso 
que estiver superalocado, podendo substituí-lo por outro recurso disponível 
naquele período que a atividade deverá ser realizada.
Podemos utilizar a tela “Substituir recurso” e realizar os procedimentos 
de selecionar a atividade em que o recurso será substituído, clicando em 
“Atribuir recurso”, depois selecione o recurso que deseja substituir e clique 
em “Substituir”. Selecione um ou mais recursos como substitutos e clique 
em “Ok”.
Ainda temos outras formas de resolver as superalocações, como alterar 
o perfil de alocação, que fornece opções sobre a forma de distribuição do 
trabalho em uma atribuição.
O Microsoft Project tem 8 tipos de perfis:
• Uniforme: o trabalho é agendado uniformemente (se uma tarefa dura 
10 dias e requer 80 horas de trabalho, será calculado 8 horas/dia de 
trabalho).
• Crescente: o trabalho é agendado na atividade de forma gradativa até 
que, no último dia, esteja plenamente utilizado.
• Decrescente: o trabalho é agendado de forma decrescente, até que, no 
último dia, não esteja mais sendo utilizado.
• Pico duplo: o trabalho é agendado com dois picos de trabalho.
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• Pico inicial: o trabalho é agendado com um pico nos primeiros 
momentos de trabalho, ocorrendo uma queda nos valores logo após o 
pico (velocidade lenta).
• Pico final: o trabalho é realizado de forma crescente até que o valor 
máximo seja atingido e depois ocorre uma queda mais rápida.
• Sino: o trabalho é realizado de forma crescente, atinge um máximo e 
cai logo em seguida, mantendo a velocidade de crescimento e queda 
na mesma proporção.
• Tartaruga: o trabalho é realizado em uma crescente, atinge um 
máximo, permanece nesse máximo por um período e cai, mantendo 
a queda na mesma proporção do crescimento. A alteração da 
delimitação do trabalho deve ser realizada pelos modos de exibição 
“Uso do recurso” ou “Uso da tarefa”.
Quando utilizamos a forma de resolver a superalocação pela troca de escala 
de trabalho do recurso, esta é realizada fazendo o recurso trabalhar em 
horas especiais em uma parte do calendário, seguindo os seguintes passos: 
alterar para o modo de exibição “Planilha de recursos”, dar duplo clique 
no recurso que terá sua escala alterada e alterar o período de trabalho do 
recurso de acordo com o desejado.
Já a resolução pelo trabalho em hora extra é utilizada quando a tarefa 
for agendada para ser executada além das horas de trabalho normais 
disponíveis para o recurso. O valor será cobrado como hora extra. Neste 
caso, devemos alterar para o modo de exibição “Uso do recurso” ou “Uso da 
tarefa”, inserir o campo “Trabalho de horas extras”, abrir o menu “Formatar” 
e selecionar “Estilos de detalhe...” e depois selecionar “Trabalho em horas 
extras” e entrar com o total de horas extras desejado.
A forma mais utilizada é a função do Ms Project de nivelamento ou 
redistribuição de recursos, pois o nivelamento de recursos tem como 
objetivo reagendar a atividade para um momento em que o recurso esteja 
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disponível. É o método mais usual de resolução de superalocação, porém 
apresenta certas vantagens e desvantagens, que devem ser analisadas:
• Vantagens: não altera o custo direto do projeto, alterando apenas 
o fluxo de pagamento. É um processo menos traumático para os 
recursos.
• Desvantagens: em mais de 90% dos casos gera atraso no cronograma 
do projeto. Algoritmo complexo de cálculo, sendo viável apenas se 
calculado por programas de computador.
O nivelamento pode ser indicado quando a sequência das atividades não for 
importante.
Para facilitar o trabalho com recursos, o Microsoft Project tem uma barra de 
ferramentas para o gerenciamento de recursos. Ela pode ser utilizada para 
algumas ações relativas a recursos, como: escolher entre o modo de exibição 
“alocação de recursos” e “Entrada de tarefas”, procurar por superalocações, 
atribuição de recursos e compartilhar (gerenciar) recursos do pool de recursos.
Para realizar o nivelamento, acesse o menu “Redistribuir recursos” e 
selecione o recurso que se deseja redistribuir.
Outra maneira de realizar o nivelamento é selecionando a opção “Opções 
de redistribuição”. O Project segue um método para aplicar a ordem de 
redistribuição:
• Somente identificação: determina como critério de desempate entre 
duas atividades com superalocação o número de identificação (ID), 
ou seja, quanto menor for o seu ID, menor a possibilidade de ser 
deslocada em consequência do nivelamento.
• Padrão: analisa, inicialmente, a folga de cada atividade. Quanto maior 
a folga, maior a possibilidade de deslocamento durante o nivelamento. 
Se ocorrer empate na folga, o critério passa a ser o ID da atividade.
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• Prioridade, padrão: utiliza, inicialmente, o critério de prioridade da 
atividade e, caso as atividades envolvidas no nivelamento tenham a 
mesma prioridade, a ordem de controle do nivelamento passa a ser 
a padrão.
Muito importante salientar que não existe solução ideal. Cada solução é o 
resultado do tipo de estratégia adotada no projeto.
2. Acompanhando ou controlando o Projeto
Agora vamos abordar pontos importantes que devemos seguir para 
conseguirmos realizar o acompanhamento da evolução do cronograma. 
O primeiro ponto a saber é que não conseguimos acompanhar ou 
controlar nada se não gravarmos a linha de base do projeto, então de 
que forma devemos iniciar a preparação do cronograma? Gravando e 
limpando a linha de base, pois não podemos comparar o que está sendo 
realizado se não tivermos as estimativas originais.
A linha de base é um conjunto de estimativas originais sobre as 
tarefas, recursos, atribuições e custos inseridos no plano do projeto. 
Assim, podemos determinar as atividades iniciadas antes ou depois do 
planejamento, se as atividades ultrapassam o orçamento original, se as 
atividades demoram mais tempo do que o previsto, e assim por diante.
A linha de base salva as seguintes informações: datas de início e de término; 
durações; trabalho dos recursos e das tarefas; custos dos recursos e das 
tarefas; tarefas divididas; trabalho dividido em fases; custos divididos em fases. 
Para gravar a linhade base, devemos acessar o menu “PROJETO” e na “Barra 
de Ferramentas” selecionar a opção “Definir Linha de Base...”. Para limpar a 
linha de base, devemos acessar o menu “Projeto” e selecionar a opção “Definir 
Linha de Base” e, em seguida, “Limpar linha de Base”.
Para realizar o acompanhamento do progresso das atividades é importante 
verificar se as atividades estão sendo iniciadas e finalizadas pontualmente, 
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bem como se elas estão dentro da quantidade de trabalho prevista na linha 
de base. Pontos a serem observados:
As atividades que iniciam ou terminam com atrasos podem desviar um 
projeto inteiro do cronograma, atrasando as datas de início ou término 
das atividades relacionadas. As atividades que se iniciam ou terminam 
antecipadamente podem liberar recursos para apoiar o trabalho em outras 
atividades que estão atrasadas.
Para facilitar o acompanhamento, o Microsoft Project tem uma barra de 
ferramentas (controle) para a tarefa que será demonstrada durante as aulas. 
Essa barra de ferramentas possibilita:
• A análise estatística do projeto.
• A atualização e o deslocamento de um conjunto de atividades.
• O controle de linhas de andamento e dos percentuais de execução das 
atividades.
Temos também um ícone denominado estatística do projeto onde é exibida 
a tela de “Estatísticas do projeto”, mostrando as informações básicas 
originais e atuais do projeto de modo que elas possam ser comparadas.
Também podemos atualizar a tarefa como agendado, permitindo que 
ela seja atualizada com o percentual de conclusão automaticamente, 
levando em consideração a data atual. Podemos, ainda, reagendar o 
trabalho com a ferramenta que permite que a data de início da tarefa 
selecionada seja deslocada para a data atual. Esse procedimento cria 
uma restrição de data para a tarefa.
Outro procedimento que podemos adicionar são as linhas de andamento. 
No Microsoft Project, podemos exibir linhas de andamento no “Gráfico de 
Gantt”, para uma determinada data de avaliação. O programa desenha uma 
linha conectando as tarefas em andamento, criando pontas direcionadas 
para a esquerda toda vez que o trabalho estiver atrasado.
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A distância da ponta à linha vertical indica o quanto a tarefa está antecipada 
ou atrasada em relação à agenda. Outra maneira para incluir a linha de 
andamento é pelo menu “Ferramentas”, selecionando a opção “Controle” e, 
em seguida, “Linhas de andamento”.
E como faço para informar a % de conclusão?
É muito fácil, uma vez que com essas ferramentas podemos atualizar, 
de maneira rápida e objetiva, a % de conclusão das atividades que estão 
sendo executadas. É a forma mais rápida, porém menos precisa de 
acompanhamento, já que devo atualizar com 0% as atividades não iniciadas, 
25% as atividades iniciadas, 50% quando atingem a metade da atividade, 
75% quando passada a metade da atividade e 100% quando a atividade 
for concluída. Se fizermos a atualização das atividades de 25% em 25%, já 
teremos um grau de precisão muito bom, mas pode a forma mais precisa.
Além dessas, outras maneiras podem ser adotadas, que é pelo formulário 
de acompanhamento ou do formulário de “Informações da tarefa”, que será 
demonstrado mais adiante. Complementarmente, podemos observar também 
os indicadores das tarefas que são pequenos ícones que representam as 
informações de uma tarefa e que são exibidos no campo “Indicadores”.
A coluna indicadores é exibida como um ícone “i” e é demonstrada na 
primeira coluna do gráfico de Gantt. Esse campo está localizado à direita 
do campo “Id” e aparece em várias tabelas. Quando você aponta para 
um indicador, são exibidas informações adicionais associadas a ele para 
lembrá-lo de detalhes importantes. Basta apenas posicionar o mouse em 
cima da coluna de indicadores para as informações serem exibidas. No 
caso da % de conclusão das tarefas, será exibido um símbolo de ticado para 
demonstrar que as tarefas foram concluídas com a evolução de 100%.
O controle da evolução do cronograma é essencial em projetos por várias 
razões, tais como:
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• Acompanhamento do progresso: a prática de monitorar o cronograma 
permite identificar se as atividades estão sendo concluídas conforme o 
planejado, possibilitando uma visão clara sobre o andamento do projeto.
• Prevenção de atrasos: ao acompanhar a evolução do cronograma, 
é possível detectar atrasos ou desvios em tempo real, permitindo a 
adoção de ações corretivas antes que o problema se agrave.
• Gestão de recursos: o controle do cronograma ajuda a garantir que 
os recursos, como mão de obra, materiais e equipamentos, sejam 
alocados de forma eficiente, evitando sobrecarga ou ociosidade.
• Tomada de decisões: fornece informações para a tomada de decisões, 
ajudando a ajustar prazos, reavaliar prioridades e, se necessário, 
negociar mudanças no escopo ou prazo do projeto.
• Cumprimento de metas: garante que o projeto caminhe rumo 
ao cumprimento dos objetivos dentro dos prazos estipulados, 
minimizando impactos negativos no custo e na qualidade.
• Transparência com stakeholders: um cronograma controlado facilita a 
comunicação com as partes interessadas, proporcionando uma visão 
clara do progresso e possíveis ajustes necessários.
Em resumo, o controle da evolução do cronograma aumenta as chances de 
sucesso do projeto, garantindo que ele seja finalizado no prazo, dentro do 
orçamento e com a qualidade esperada.
Referências
VARGAS, Ricardo. Microsoft Project Professional 2016. São Paulo: Saraiva Educação, 
2016.
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Múltiplos Projetos, Pool de Recursos, 
Semáforos e Relatórios  
Autoria: Rubens Moriconi
Leitura crítica: Nirse Ruscheinsky Breternitz
Objetivos
• Apresentar aos alunos como aplicar o conceito de 
múltiplos projetos.
• Mostrar como criar o pool de recursos e compartilhar 
nos projetos.
• Explicar como atribuir os semáforos ou faróis nos 
projetos.
• Demonstrar os principais relatórios.
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1. Múltiplos Projetos
Vamos iniciar explorando múltiplos projetos, já que podemos adotar 
esse modo de trabalho em várias situações. Muitos projetos têm uma 
complexidade e dimensão que, na maioria das vezes, inviabiliza seu controle 
e gerenciamento por parte dos envolvidos. Esses projetos necessitam, 
portanto, serem subdivididos em partes menores (subprojetos), facilitando o 
controle e o acompanhamento.
O Microsoft Project permite inserir vários projetos (subprojetos) em um 
projeto mestre ou consolidado. Ao dividir um projeto, deve-se sempre 
considerar a sua reorganização em grupos lógicos, por exemplo: tarefas de 
fases separadas de um projeto, responsabilidades de diferentes gerentes de 
projeto, conjunto de tarefas interdependentes, agendamento de etapas, por 
local de trabalho, recursos relacionados e orçamentos diferentes.
Dentre as situações mais comuns para utilizar o conceito de múltiplos 
projetos, podemos citar como exemplo a execução de um programa. 
Programa é um conjunto de projetos relacionados, interdependentes, que 
são realizados para atingir um determinado resultado ou objetivo que não 
seria possível se fizéssemos somente um ou dois projetos. Podemos ter 
um programa de arquitetura de sistemas com 100 projetos acontecendo 
em paralelo e podemos facilmente identificar a evolução de cada projeto 
separadamente e apurar a evolução do programa como um todo, utilizando 
o conceito de múltiplos projetos.
Outra situação seria um projeto complexo ou muito grande, por exemplo, 
a construção de um empreendimento (prédio). Podemos dividir em 
subprojetos, tais como fundações, estrutura, acabamento, entre outros 
subprojetos. Cada gerente de projeto (engenheiro) poderá ser responsável 
por cada um dos subprojetos, mas quando um gerente geral, por exemplo, 
quiser ver a evolução do projeto prédio como um todo, realizamos os 
vínculos entre os projetos (múltiplos projetos), nos quais poderemos efetuar 
atualizações nos projetos origens (subprojetos), que refletirão no projeto 
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consolidado ou mestre, e caso efetuar alterações no projeto mestre, estas 
também serãorefletidas nos subprojetos.
Para vincular subprojetos em um projeto mestre consolidado, precisamos 
realizar alguns procedimentos, como salvar um arquivo novo no Project, por 
exemplo, com o nome de Projeto Prédio Consolidado ou Mestre e realizar 
os seguintes passos: no projeto consolidado do prédio, clicar na linha 1, 
coluna nome da tarefa, depois clicar na faixa ou guia de opções projeto, 
em seguida, clicar em subprojeto, selecionar o subprojeto desejado, por 
exemplo, fundações, e clicar em inserir, depois repetir os procedimentos 
para realizar a inclusão dos demais subprojetos no projeto consolidado.
Para facilitar o gerenciamento, é recomendado que todos os arquivos 
estejam na mesma pasta da rede. Depois de inserido o projeto, é possível 
alterar informações de prazo, dependências, recursos e custos. Todas as 
alterações realizadas no projeto mestre são refletidas automaticamente no 
arquivo do projeto inserido (subprojetos). Também é possível estabelecer 
relações de dependências entre os projetos inseridos no projeto mestre. Em 
programas, também é possível utilizar o conceito de múltiplos projetos? Sim, 
o conceito de múltiplos projetos para estabelecer vínculos também se aplica 
a programas.
Um programa é um conjunto de projetos inter-relacionados que são 
gerenciados de forma coordenada para obter benefícios e controle que não 
seriam possíveis se gerenciados isoladamente. Ao organizar vários projetos 
dentro de um programa, é possível obter sinergia, que facilita a identificação 
e exploração das interdependências entre os projetos, aproveitando 
recursos e conhecimentos comuns.
No gerenciamento de riscos, podemos monitorar e gerenciar riscos 
que possam afetar mais de um projeto, promovendo uma abordagem 
mais integrada. No alinhamento estratégico, garantimos que todos os 
projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos do programa 
e da organização e também na eficiência de recursos, onde podemos 
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melhorar a alocação e utilização de recursos compartilhados entre os 
projetos. Portanto, essa abordagem de múltiplos projetos é muito eficaz em 
programas, permitindo uma gestão mais coesa e integrada.
O maior destaque ao utilizar múltiplos projetos é a sinergia que se cria 
entre eles. Essa sinergia permite que os projetos compartilhem recursos, 
conhecimentos e melhores práticas, resultando em:
• Eficiência: redução de custos e tempo ao evitar duplicações e otimizar 
recursos.
• Inovação: a troca de ideias e experiências pode levar a soluções mais 
criativas e eficazes.
• Gerenciamento de riscos: a identificação de riscos comuns permite 
uma abordagem mais proativa e integrada.
• Alinhamento estratégico: garantir que todos os projetos contribuam 
para os objetivos maiores da organização.
Esses aspectos, juntos, potencializam os resultados e aumentam a 
probabilidade de sucesso de cada projeto individualmente e do conjunto 
como um todo.
2. Pool de Recursos
Agora vamos explorar um pouco mais o pool de recursos que podemos 
criar e compartilhar para vários projetos. Não seria mais fácil agendar os 
recursos se fosse possível verificar o status de todas as suas atividades 
em um único local de fácil acesso? Como analisar as superalocações de 
recursos que realizam trabalhos em diversos projetos?
O pool de recursos facilita a administração de pessoas ou equipamentos 
atribuídos a tarefas em mais de um arquivo de projeto. O pool de recursos 
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centraliza as informações sobre recursos, como seu nome, o calendário 
usado, suas unidades e tabelas de taxas de custo. Cada projeto que 
utiliza recursos do pool é denominado um arquivo participante do 
compartilhamento. Podemos criar um novo arquivo de projeto apenas 
para informações sobre recursos. Isso facilitará o gerenciamento das 
informações sobre recursos e das atribuições de tarefas entre os arquivos 
participantes do compartilhamento e o pool de recursos.
Antes de criar um pool de recursos, cada projeto deve conter suas próprias 
informações sobre recursos. Algumas dessas informações podem se 
sobrepor ou mesmo entrar em conflito com informações sobre os mesmos 
recursos utilizados em outros projetos. Após a criação de um pool de 
recursos compartilhado, as informações sobre os recursos em cada projeto 
passam a vir desse pool único. As informações sobre atribuições, bem 
como as taxas de custo e a disponibilidade de todos os recursos, residem 
em um ponto central. Também fica mais fácil analisar as superalocações de 
recursos provocadas por atribuições conflitantes em mais de um projeto. 
Comece com um arquivo normal do Project no qual você insere apenas 
informações sobre recursos e o salve com um nome que indique um arquivo 
de pool de recursos. Depois, conecte o arquivo de projeto ao arquivo de pool 
de recursos, assim o arquivo individual se tornará um arquivo participante 
do compartilhamento. Após isso, os recursos do pool de recursos estarão 
disponíveis no arquivo participante do compartilhamento e as informações 
sobre recursos serão exibidas nesse arquivo. Em seguida, essas 
informações são duplicadas no pool de recursos, para que cada arquivo 
participante do compartilhamento tenha disponível as informações sobre 
atribuições provenientes de outros arquivos participantes.
O maior destaque ao utilizar um pool de recursos é a flexibilidade na 
alocação e utilização de recursos. Isso permite:
• Otimização: recursos podem ser alocados onde são mais necessários, 
evitando desperdícios e aumentando a eficiência.
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• Reação ágil: a equipe pode se adaptar rapidamente a mudanças nas 
prioridades ou demandas dos projetos, realocando recursos conforme 
necessário.
• Maior colaboração: facilita a colaboração entre equipes, pois os 
recursos são compartilhados e podem ser utilizados em diferentes 
projetos simultaneamente.
• Redução de custos: menor necessidade de contratar ou manter 
recursos ociosos, já que os recursos são utilizados de maneira mais 
eficaz.
Esses fatores contribuem para uma gestão mais eficaz e ágil, aumentando a 
probabilidade de sucesso dos projetos.
3. Semáforos nos cronogramas
O que são os semáforos ou faróis que podemos utilizar nos cronogramas 
dos projetos?
Os semáforos verde, amarelo e vermelho nos cronogramas dos projetos 
são uma ferramenta visual de monitoramento do status dos projetos. Eles 
ajudam a comunicar rapidamente a situação de cada projeto em relação ao 
seu progresso, prazos e riscos. Aqui está o que cada cor representa:
• Verde: o projeto está no caminho certo. Todos os marcos e entregas 
estão sendo cumpridos conforme o planejado, sem grandes 
problemas.
• Amarelo: o projeto apresenta algumas preocupações que podem 
impactar o progresso. É um sinal de alerta para que a equipe monitore 
de perto a situação e tome medidas corretivas, se necessário. Pode 
indicar atrasos menores ou riscos que precisam ser gerenciados.
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• Vermelho: o projeto está enfrentando sérios problemas que podem 
comprometer seu sucesso. Isso pode incluir atrasos significativos, 
questões financeiras ou de recursos. A equipe deve agir rapidamente 
para identificar as causas e implementar soluções.
Esses semáforos ajudam os gerentes e as partes interessadas a ter uma 
visão clara e rápida da saúde dos projetos, facilitando a tomada de decisões 
e a priorização de ações. Vocês pensam que é difícil ou fácil trabalhar com 
os faróis no cronograma?
Adicionar semáforos nos cronogramas é geralmente considerado uma 
tarefa fácil, especialmente se você já tem um cronograma estruturado. A 
implementação pode ser feita de forma simples, seguindo estes passos:
• Definição de critérios: estabeleça critérios claros para cada cor (verde, 
amarelo e vermelho) com base em marcos, prazos e riscos.
• Avaliação regular: periodicamente, avalie o progresso do projeto e 
atualize os semáforos, conforme necessário.
• Visualização: utilize ferramentas de gerenciamento de projetos, como 
planilhas ou software específico, que permitam a fácil aplicação das 
cores.
• Comunicação: certifique-sede que a equipe e as partes interessadas 
entendam o significado dos semáforos e como eles são utilizados.
Embora o conceito seja simples, a dificuldade pode surgir na definição 
dos critérios e na avaliação objetiva do status do projeto. Éimportante ser 
consistente e transparente para que os semáforos realmente reflitam a 
realidade do projeto.
É importante saber que precisamos utilizar os campos personalizados 
para adicionar “faróis” (semáforos) em cronogramas, o que geralmente 
envolve a criação de indicadores que ajudam a visualizar o status das 
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tarefas em um projeto. Esses campos podem ser utilizados em softwares 
de gerenciamento de projetos, planilhas ou até mesmo em sistemas 
desenvolvidos sob medida. Como funciona:
• Definição de campos personalizados: você pode criar campos que 
representem o status de cada tarefa, como estado, prioridade ou 
situação. Os valores desses campos podem ser verde, amarelo e 
vermelho.
• Implementação em ferramentas: em uma planilha, você pode criar 
uma coluna chamada status e usar formatação condicional para 
colorir as células com base nos valores (por exemplo, verde para em 
andamento, amarelo para em espera e vermelho para bloqueado).
• Softwares de gerenciamento: ferramentas como Trello, Asana ou 
Jira permitem adicionar campos personalizados e etiquetas que 
podem ser usados para representar esses estados e criar filtros para 
visualizar as tarefas por status.
• Atualização dos campos: o status deve ser atualizado regularmente, 
com base no progresso real das tarefas. Isso pode ser feito 
manualmente ou por meio de automações, dependendo da ferramenta 
utilizada. Exemplo em planilha: colunas: tarefa, responsável, prazo, 
status (aqui você pode usar “verde”, “amarelo”, “vermelho”).
• Formatação condicional: se o status for verde, a célula fica verde. Se 
o status for amarelo, a célula fica amarela. Se o status for vermelho, a 
célula fica vermelha.
• Criação de dashboards: pode também criar dashboards que exibem 
gráficos de progresso baseados nesses estados, com o benefício de 
visualização clara, pois os faróis ajudam a visualizar rapidamente o 
status das tarefas, além da facilidade de comunicação, em que todos 
os membros da equipe podem entender rapidamente a situação atual 
sem precisar de discussões longas.
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Também temos algumas curiosidades relevantes sobre o uso de faróis (ou 
semáforos) em cronogramas e gerenciamento de projetos:
• Visualização eficiente: o uso de cores para representar status (como 
nos faróis) melhora a compreensão visual e acelera a identificação 
de problemas, permitindo que as equipes respondam rapidamente a 
atrasos ou obstáculos.
• Origem do conceito: a ideia de usar cores para sinalização remonta 
aos primeiros sistemas de tráfego. Esse conceito foi adaptado para o 
gerenciamento de projetos, em que as cores transmitem informações 
de forma intuitiva.
• Redução de ambiguidade: o uso de cores claras reduz a ambiguidade 
nas comunicações. Por exemplo, amarelo indica que algo precisa de 
atenção, enquanto vermelho sinaliza um bloqueio claro, evitando mal-
entendidos.
• Agilidade e proatividade: sistemas que implementam esses faróis 
ajudam as equipes a serem mais ágeis. A visualização do status 
permite que as decisões sejam tomadas proativamente, evitando que 
problemas cresçam.
• Adaptação em diversos contextos: o conceito de faróis pode ser 
aplicado não apenas em cronogramas de projetos, mas também 
em contextos como gestão de tarefas, controle de qualidade e 
monitoramento de desempenho.
• Aprimoramento contínuo: muitas equipes usam os faróis como parte 
de uma metodologia ágil, em que as revisões periódicas ajudam a 
ajustar os status e melhorar a eficiência dos processos.
Essas características tornam o uso de faróis em cronogramas uma prática 
valiosa no gerenciamento moderno de projetos.
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4. Relatórios nos cronogramas
Por fim, vamos abordar os relatórios em cronogramas, que são documentos 
ou resumos que fornecem uma visão geral do progresso, desempenho e 
status de um projeto ou tarefa ao longo do tempo. Eles são ferramentas 
essenciais para a comunicação entre membros da equipe, gerentes e outras 
partes interessadas. Aqui estão algumas características e tipos comuns de 
relatórios em cronogramas:
• Visibilidade: oferecem uma visão clara do que foi realizado, o que está 
em andamento e o que ainda precisa ser feito.
• Métricas e indicadores: frequentemente incluem métricas como 
prazos, custos e progresso em relação às metas estabelecidas.
• Identificação de riscos: ajudam a identificar problemas ou riscos 
potenciais que podem impactar o cronograma.
• Atualizações periódicas: podem ser gerados em diferentes 
frequências, como semanalmente, mensalmente ou em marcos 
importantes do projeto.
Os tipos mais comuns de relatórios podem ser listados como:
• Relatório de progresso: resume o progresso em relação ao 
cronograma planejado. Pode incluir porcentagens de conclusão e 
tarefas concluídas.
• Relatório de status: foca no estado atual do projeto, destacando áreas 
de sucesso e problemas. Muitas vezes, inclui o uso de semáforos para 
indicar status (verde, amarelo, vermelho).
• Relatório de desempenho: compara o desempenho atual com o 
planejado, utilizando métricas como CPI (Índice de Desempenho de 
Custo) e SPI (Índice de Desempenho de Prazo).
• Relatório de risco: identifica riscos atuais e potenciais, juntamente 
com os planos de mitigação.
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• Relatório de encerramento: fornecido ao final do projeto, resume o que 
foi alcançado, as lições aprendidas e recomendações para projetos 
futuros.
A partir dos tipos de relatórios, a sua importância pode ser entendida para:
• Tomada de decisão: ajudam líderes e partes interessadas a tomar 
decisões informadas sobre recursos, cronogramas e prioridades.
• Responsabilidade: promovem responsabilidade ao documentar o que 
foi feito e o que ainda precisa ser realizado.
• Transparência: melhoram a comunicação e transparência entre os 
membros da equipe e as partes interessadas.
É muito importante saber os conceitos de multiplos projetos para utilizá-los 
em programas ou projetos muito grandes ou complexos, nos quais podemos 
ter uma visão de cada projeto ou subprojeto individualmente, mas quando 
precisarmos ter uma visão consolidada, basta efetuarmos os vínculos dos 
projetos. O pool de recursos possibilita a criação de um único arquivo com 
todos os recursos do departamento ou da empresa e compartilhe com 
todos os projetos que estão em andamento.
Os semáforos são de rápida visualização para sabermos se estamos no 
prazo ou se temos algum atraso. Neste tópico dos faróis cabe muito bem 
a célebre frase popular: “uma imagem vale mais do que mil palavras”. 
Para finalizar, temos vários tipos de relatórios, cada um com as suas 
especifidades e que podem nos ajudar muito na tomada de decisão.
Referências
VARGAS, Ricardo. Microsoft Project Professional 2016. São Paulo: Saraiva Educação, 
2016.
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