Prévia do material em texto

Aluna: Amanda Rodrigues Grillo
Curso: Técnico em Administração
Instituição: Senac – RS
Academia Saúde e Vida
Contexto: A academia Saúde e Vida está presente há 20 anos no mercado e conta com mais de dez filiais em todo o estado. Essa academia tem se destacado no mercado devido à sua administração. Há nela diversos setores, entre eles o de RH. Este é um dos que mais utilizam documentos nas suas operações. Sabendo que atualmente nas empresas não é mais suficiente apenas organizar, é necessário gerenciar e controlar os fluxos de documentos empresariais, a academia Saúde e vida solicitou seu auxílio para gerenciar e controlar o fluxo de tais documentos.
Atividade: Escolha um método de arquivamento para organizar e controlar cada tipo de documento do setor de RH da empresa e determine os tipos de arquivos que serão utilizados. Além disso, justifique sua resposta quanto aos métodos de arquivamentos e os tipos de arquivos escolhidos para a organização dos documentos da academia.
DOCUMENTOS - MÉTODOS UTILIZADOS - TIPOS DE ARQUIVAMENTOS
Planilha de controle de entrada e saída do expediente da empresa
· Tipo de arquivo: Ativo e Inativo/Intermediário.
· Método: Alfabético numérico.
· Justificativa: Facilita e agiliza o acesso as informações dos arquivos por ano e mês, como os nomes dos colaboradores em ordem alfabética, sendo ativo com 3 meses (uso frequente) e inativo/intermediário a partir dos 3 meses para eventuais consultas futuras. 
Os controles de distribuição de EPIs e uniformes da empresa 
· Tipo de arquivo: Inativo intermediário.
· Método: Específico ou por assunto e ordem alfabética.
· Justificativa: Utilizamos esses documentos com menor frequência sendo eles apenas na admissão, demissão e renovação de EPIs e uniformes onde serão separados por pastas de cada assunto e na ordem alfabética. Porém estarão sempre disponíveis nos arquivos da empresa para atualização. 
As folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias 
· Tipo de arquivo: Ativo/Inativo intermediário.
· Método: Alfabético Numérico. 
· Justificativa: É um sistema mais simples e fácil pois ajuda na organização dos documentos, não apresentará dificuldades no manuseio e terá agilidade na recuperação de informações, porque contém documentos que usamos todos os meses assim como os documentos de frequência praticamente nulas. 
Pastas dos colaboradores com fichas – registro e documentos pessoais 
· Tipo de arquivo: Inativo intermediário.
· Método: Alfabético numérico. 
· Justificativa: Por se tratar de documentos que não são consultados com frequência, mas deve ser permanentemente guardada na empresa para qualquer tipo de consulta de atualização ou demissão após se tornando um arquivo morto, onde estarão organizadas em pastas e em ordem alfabética desta forma fica mais eficaz e conseguimos manusear tudo com rapidez.