Atividade 02- Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

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ACADEMIA SAÚDE E VIDA 
INTRODUÇÃO: BREVE HISTÓRIA DA ACADEMIA SAÚDE 
E VIDA 
A academia Saúde e Vida está presente há 20 anos no mercado e conta com mais de dez filiais
em todo o estado. Essa academia tem se destacado no mercado em razão de sua administração,
havendo diversos setores, dentre eles o de RH.
E com isto, O RH é um dos setores que mais utiliza documentos nas suas operações, por
exemplo:
➢ Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa
➢ Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual (EPIs) e uniformes da empresa
➢Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias
➢Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais
Na atividade 1 foi sobre a Escolha de um método de arquivamento para organizar e controlar 
cada tipo de documento do setor de RH da empresa e determinar os tipos de arquivos que serão 
utilizados. Além disso, justificar a resposta quanto aos métodos de arquivamentos e aos tipos de 
arquivos escolhidos para a organização dos documentos da academia.
Nos tópicos: 
❖ Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa
❖ Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual (EPIs) e uniformes da 
empresa
❖ Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias
❖ Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais
O objetivo: implementar um novo processo de arquivamento para organizar e controlar os
documentos do setor de RH de forma mais eficiente e seu Benefícios: Melhoria na organização,
acessibilidade e segurança dos documentos.
1. PLANILHAS DE CONTROLE DE ENTRADA E DE 
SAÍDA DO EXPEDIENTE DA EMPRESA
Método de arquivamento: Método alfabético. 
Tipo de arquivo: Ativo
Classificados por nomes ou categorias alfabéticas, é rápido encontrar um arquivo 
específico, economizando tempo na busca. Caso haja a necessidade de adicionar novos 
documentos ou colaboradores, o método alfabético se adapta facilmente ao que é 
desejado. Estará no tipo de arquivo ativo, pois é consultado e atualizado a cada vez que 
um funcionário ativo adentra ou a sua saída da empresa, já os inativos ( ex-colaboradores) 
estão no arquivo morto, que não é preciso acesso rotineiro.
2. CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE EQUIPAMENTOS DE 
PROTEÇÃO INDIVIDUAL (EPIS) E UNIFORMES DA 
EMPRESA
Método de arquivamento: Específico ou por assunto
Tipo de arquivo: Temporário e Inativo os funcionários que já receberam e não necessitam 
de controle ativo já receberam seus EPIs novos a cada mês, vigente ao seu período de 
uso.
Específico ou por assunto, será utilizado esse método separando por pasta, uma para 
proteção individual (EPIs) e outra para os Uniformes da empresa, permitindo o 
rastreamento preciso da distribuição e do estoque de EPIs e uniformes. Já no tipo de 
arquivo temporário foi localizado os registros apenas com os funcionários que faltam os 
EPIs regularmente.
3. FOLHAS DE PAGAMENTO, DÉCIMO TERCEIRO 
SALÁRIO E FÉRIAS
Método de Arquivamento: Alfabético
Tipos de Arquivo: Ativo: Documentos atuais de folha de pagamento e férias. Arquivo 
Morto: Documentos de ex-colaboradores.
Alfabético, pois é o método mais simples, lógico e prático. Ativo, porque contém 
documentos que usamos todos os messes e arquivo morto, porque contém 
documentos de colaboradores que não estão mais ativos
4. PASTAS DOS COLABORADORES COM FICHAS-
REGISTRO E DOCUMENTOS PESSOAL
Método de Arquivamento: Numérico Simples.
Tipos de Arquivo: Ativo: Documentos de colaboradores ativos. Inativo: Documentos 
de ex-colaboradores.
Numérico simples, em razão da organização de pastas numeradas por ordem de 
entrada ou assunto. Ativo os documentos que são utilizados ativamente e inativo os ex-
colaboradores, porque são os contem documentos de menor frequência de uso.
OBRIGADA!
Reafirmar os benefícios da nova estrutura de arquivamento e a importância de 
seguir os novos procedimentos. E para os próximos Passos a implementação do 
novo sistema e treinamento para todos os membros do setor de RH.
Nome do Aluna(o): Raweny Leticia de Oliveira Cambraia 
	Slide 1: ACADEMIA Saúde E Vida 
	Slide 2: Introdução: Breve História da Academia Saúde e Vida 
	Slide 3
	Slide 4
	Slide 5: Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa
	Slide 6: 2. Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual (EPis) e uniformes da empresa
	Slide 7: 3. Folhas de Pagamento, Décimo Terceiro Salário e Férias 
	Slide 8: 4. Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoal
	Slide 9