Atividade 01- Elaborar, organizar e controlar documentos da organização

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SENAC EAD 
Curso Técnico em Administração 
Atividade 1 
 
Organização e controle de fluxo de documentos 
 
Contexto 
A academia Saúde e Vida está presente há 20 anos no mercado e conta com 
mais de dez filiais em todo o estado. Essa academia tem se destacado no 
mercado em razão de sua administração, havendo diversos setores, dentre eles 
o de RH. O RH é um dos setores que mais utiliza documentos nas suas 
operações, por exemplo: 
• Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa 
• Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual (EPIs) e 
uniformes da empresa 
• Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias 
• Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais 
 
Atualmente, não basta apenas organizar os documentos empresariais nas 
empresas, é necessário também gerenciar e controlar os fluxos desses 
documentos. Sabendo disso, a academia Saúde e Vida solicitou seu auxílio para 
gerenciar e controlar esses fluxos. 
 
Atividade 
Escolha um método de arquivamento para organizar e controlar cada tipo de 
documento do setor de RH da empresa e determine os tipos de arquivos que 
serão utilizados. Além disso, justifique sua resposta quanto aos métodos de 
arquivamentos e aos tipos de arquivos escolhidos para a organização dos 
documentos da academia. 
 
 
 
Nome do(a) estudante: Raweny Leticia de Oliveira Cambraia 
 
Organização e controle de fluxo de documentos: 
 
1. Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da 
empresa 
 
Método de arquivamento: Método alfabético. Pois o método alfabético é 
o sistema mais simples e de fácil entendimento. Quando os documentos 
são classificados por nomes ou categorias alfabéticas, é rápido encontrar 
um arquivo específico, economizando tempo na busca. Caso haja a 
necessidade de adicionar novos documentos ou colaboradores, o método 
alfabético se adapta facilmente ao novo ao que é desejado. 
 
Tipo de arquivo: Ativo, somente as planilhas do mês atual ou do período 
corrente, que serão utilizadas para monitorar a presença e a saída diária 
dos colaboradores. E nos arquivos temporário, estarão os arquivos que são 
mantidos por um período determinado, os que contém documentos sobre 
a movimentação de entrada e saída dos funcionários 
 
2. Controle de distribuição de equipamentos de proteção individual 
(EPIs) e uniformes da empresa 
 
Método de arquivamento: Específico ou por assunto, será utilizado 
esse método separando por pasta, uma para proteção individual (EPIs) e 
outra para os Uniformes da empresa, permitindo o rastreamento preciso da 
distribuição e do estoque de EPIs e uniformes. 
 
Tipo de arquivamento: Temporário registaremos apenas com os 
funcionários que faltam os EPIs regularmente, de entrega em vigente a seu 
período de uso e uniformes. Permitindo um controle detalhado do estoque 
e da distribuição, facilitando o gerenciamento de reposição. Inativo os 
funcionários que já receberam e não necessitam de controle ativo já 
receberam seus EPIs novos a cada mês, vigente ao seu período de uso. 
 
 
 
3. Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias 
 
Método de arquivamento: Alfabético, pois é o método mais 
simples, lógico e prático. Imagina que não apresentará grandes 
dificuldades nem para a execução do trabalho desejado, pois a 
consulta é direta. 
 
Tipo de arquivo Ativo, porque contém documentos que usamos 
todos os messes e arquivo morto, porque contém documentos de 
colaboradores que não estão mais ativos, como registros antigos de 
ex-colaboradores. 
 
 
4. Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos 
pessoal 
 
Método de arquivamento: Numérico simples, em razão de numerar as 
pastas de acordo com a ordem de entrada do correspondente ou 
assunto. 
 Tipo de arquivo: Ativo os documentos que são utilizados ativamente 
dos colaborados ativos e inativo os ex-colaboradores, porque são os 
contem documentos de menor frequência de uso, sendo uns poderão 
ficar no arquivo inativo e outros no arquivo morto