Prévia do material em texto

Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
Apresentação 
Oiê! Muito prazer me chamo Nicole. Por muito tempo estive aí do 
outro lado da tela como você estudando e sofrendo um pouquinho 
com essa vida de concurseiro. A trajetória até o serviço público foi 
longa, mas depois de bastante plantio e dedicação os resultados 
pouco a pouco foram surgindo. Sou Engenheira Ambiental e Pós 
Graduada em Engenharia de Segurança. Iniciei meus estudos 
voltados para área administrativa, fiz diversas provas e dentre elas fui aprovada na no cargo de 
Gestor Governamental – Área Administrativa, o qual hoje estou em exercício, atuo na Secretaria 
de Planejamento e Gestão no monitoramento e avaliação de resultados de políticas públicas; 
também fui aprovada na PGE-PE como Analista de Procuradoria e TJ CE como Técnico Judiciário 
– Área Administrativa. Senti na pele o quão difícil é essa vida de estudos, mas também sei que 
podemos torná-la mais leve a depender da forma como encaramos nosso objetivo e o caminho 
até ele. Espero te auxiliar nesse processo e que logo logo você também possa estar colecionando 
aprovações. 
Em caso de dúvidas me procure pelo instagram @prof.nicoleoliveira 
Bora lá? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
 
Rotinas administrativas e de escritórios: Utilização de 
equipamentos e Organização de Agenda 
 Nossa aula de hoje é sobre Rotinas administrativas e de escritórios: Utilização de 
equipamentos e Organização de Agenda, vamos entender sobre o processo administrativo, ou 
seja, as principais funções administrativas executadas nos escritórios. Além disso, trataremos da 
administração do tempo e organização da agenda. 
 Ao longo da aula deixei algumas questões, nem sempre é possível encontrar questões 
da FADESP para os tópicos, então para não deixarmos de praticar a teoria e reter melhor os 
conhecimentos, em alguns momentos vocês vão perceber que eu trouxe questões de outras 
bancas bem conhecidas. Não deixem de responder todas viu? 
 Vamos em frente! 
1. Processo Organizacional 
 Quando falamos de rotinas administrativas estamos tratando das funções desempenhadas 
nas organizações, também chamadas de Processo Organizacional. Essas funções descrevem 
como as atividades de uma organização são estruturadas e gerenciadas para atingir seus 
objetivos. 
 De acordo com Chiavenato a principal função da administração é “interpretar os objetivos 
globais propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional global por meio de 
planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as 
áreas e em todos os níveis da empresa a fim de atingir tais objetivos da melhor maneira possível. 
Assim, a administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar a aplicação das 
competências e o uso dos recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de 
maneira eficiente e eficaz.” 
 Podemos dizer então que o Processo Organizacional executado nas rotinas administrativas 
inclui: Planejamento, Organização, Direção e Controle. 
 Agora se liguem! A nomenclatura das funções do processo administrativo pode variar 
de acordo com diferentes autores. Abaixo, forneci um resumo comparativo para que você possa 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
perceber essas variações e não fique preso a termos específicos, é importante que 
compreendamos as atividades realizadas em cada etapa, de modo que, caso a banca 
examinadora utilize terminologia diferente, não nos deixemos confundir! 
 
 
 Pessoal NÃO precisa memorizar o nome de cada autor desses, só prestar atenção que 
podem aparecer termos diferentes (sinônimos) na prova de vocês! 
 Vamos agora conhecer cada uma das funções! 
1.1 Planejamento 
 
 Para que uma organização alcance o sucesso, o planejamento desempenha um papel 
crucial. É por meio dessa função que se realiza a análise da situação presente, se estabelecem os 
objetivos, metas e estratégias (os meios para atingir tais objetivos e metas), e se delineiam os 
planos de ação. Sem essa etapa, a ação organizacional se tornaria puramente casual e aleatória, 
sem direção, resultando na potencial desordem da empresa. 
 
 De acordo com Chiavenato, em todos os casos, o planejamento envolve a antecipação de 
decisões. Trata-se de decidir antecipadamente o que deve ser feito antes que a ação seja 
necessária. Não se trata simplesmente da previsão das decisões que deverão ser tomadas no 
futuro, mas da tomada de decisões que produzirão efeitos e consequências futuras. 
 Quer dizer que se eu me planejar não serei pego de surpresa? Não né, você deve ter 
planejado seus estudos, mas isso não significa que não possa ser surpreendido na hora da prova! 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
Porém, os riscos e impactos de elementos surpresas tendem a ser menores quando nos 
planejamentos. 
 Resumindo, o planejamento é a primeira etapa do processo organizacional e envolve a 
definição de metas, objetivos e estratégias para alcançar os resultados desejados. O 
planejamento ajuda a estabelecer a direção da organização e a identificar os recursos 
necessários. 
 
1.2 Organização 
 
Segundo Chiavenato, a organização é parte integrante do processo administrativo. 
Nesse sentido, organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos 
e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer relações entre eles e suas 
atribuições. 
Podemos dizer então que essa etapa estabelece quais são as 
atribuições/responsabilidades de cada participante; assim como quais os recursos 
necessários e onde serão alocados. Está relacionada à distribuição de tarefas, 
estabelecimento de autoridade e formação da estrutura organizacional. 
 Então tal qual você quando planejou seus estudos, traçou suas metas/objetivos no 
planejamento, a organização também irá definir os dela. Já nessa segunda etapa você 
distribui seus recursos, quais recursos Nicole? Seu tempo, por exemplo! O tempo também 
é um recurso gente, assim como os materiais, máquinas, pessoas nas empresas. 
 A organização envolve a alocação de recursos (como pessoas, dinheiro, e 
equipamentos) e a criação de estruturas organizacionais que permitam a execução dos 
planos. Isso inclui a definição de funções, responsabilidades e hierarquias. 
 
1.3 Direção 
 Depois de estabelecidos os objetivos a serem alcançados, é o momento de colocar as 
estratégias em prática e alocar os recursos necessários. A fase de direção envolve a 
interpretação dos planos para as equipes e a transmissão de instruções e orientações sobre 
como executá-los, tudo isso com o objetivo de assegurar o cumprimento das metas. Nesse 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
contexto, o administrador desempenha o papel de orientador, centrando-se em seu 
relacionamento interpessoal com os demais colaboradores. 
 Chiavenato afirma que é uma função administrativa que se distribui por todos os níveis 
hierárquicos das organizações. No nível institucional, denomina-se direção. Já no nível 
intermediário, é chamada de gerência e, no nível operacional, recebe o nome de supervisão de 
primeira linha. 
 Em outras palavras, a direção refere-se ao processo de orientar e influenciar os membros 
da organização para que trabalhem em direção aos objetivos definidos no planejamento. Isso 
envolve a liderança, motivação, comunicação e supervisão. 
 
 
1.4 Controle 
 O controle é a etapa final do processo organizacional e envolve a avaliação do 
desempenho em relação aos objetivos estabelecidos. Isso permite que a organização faça 
ajustes e correções, se necessário, para garantir que os resultados desejados sejam alcançados. 
 Assim, é através dessa funçãoque a organização consegue supervisionar as atividades e 
operações, assegurando que a execução dos planos estabelecidos esteja ocorrendo conforme o 
planejado. O controle funciona como um mecanismo de retroalimentação para o 
administrador, permitindo que ele revise, reavalie e, quando necessário, faça ajustes na 
alocação de recursos, adapte as estratégias e acompanhe o desempenho das ações. 
 Essa etapa é subdividida nas fases de: 
● estabelecimento de objetivos ou padrões de desempenho, ou seja, onde são definidos 
os níveis críticos aceitáveis, qual o resultado esperado; 
● avaliação ou mensuração do desempenho atual, é o monitoramento da atividade que 
está sendo desempenhada no momento; 
● comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos; 
● ação corretiva para corrigir possíveis desvios ou anormalidades, assim como 
realimentar o sistema com informações obtidas, afinal o Processo Organizacional é 
um ciclo em busca da melhoria contínua. Com base nas informações e aprendizados 
obtidos, o administrador pode repensar ações em cada etapa. 
 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
 
Se liga! 
 As etapas do processo organizacional são interdependentes, ou seja, não ocorrem de forma 
isolada. Assim como, são cíclicas, o processo é repetitivo, a busca é a melhoria contínua da 
empresa. 
 
 Vamos agora responder algumas questões sobre o Processo Organizacional #partiu 
 
Hora de Colocar os Neurônios para Funcionar! 
 
1. FADESP - COSANPA - 2017 
O controle é o processo de monitorar as atividades para garantir que estejam sendo realizadas 
conforme planejado e corrigir quaisquer desvios importantes. Para isso, são necessárias as 
etapas de mensuração do desempenho real, comparação do desempenho real em relação a 
um padrão e tomada de ação gerencial para corrigir desvios ou padrões inadequados. Neste 
sentido, é correto afirmar que os padrões de desempenho 
a) correspondem aos objetivos e devem ser estabelecidos no planejamento. 
b) não são os objetivos específicos em relação aos quais o progresso deve ser mensurado. 
c) não são tangíveis, por definição, nem mensuráveis e nem tão pouco verificáveis. 
d) oferecem maior grau de utilidade gerencial e empresarial quando se baseiam apenas em 
dados históricos. 
 
RESOLUÇÃO: 
Os padrões de desempenho na organização são geralmente definidos durante a fase de 
planejamento. No processo de planejamento, os objetivos e metas são estabelecidos, e junto 
com eles, são definidos os padrões de desempenho que a organização pretende alcançar. Esses 
padrões servem como critérios ou referências para avaliar o sucesso ou o progresso das 
atividades e operações da organização. 
Durante a etapa de controle, esses padrões são usados para comparar o desempenho real com 
o desempenho planejado, ajudando a identificar discrepâncias e tomar medidas corretivas, se 
 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
necessário. Portanto, a definição dos padrões de desempenho é um componente importante do 
processo de planejamento organizacional. 
Avaliando as alternativas, depois dessa explicação, temos como item correto a letra A 
a) Certo! correspondem aos objetivos e devem ser estabelecidos no planejamento. 
b) Errado. Não são os objetivos específicos em relação aos quais o progresso deve ser 
mensurado. 
c) Errado, não são tangíveis, por definição, nem mensuráveis e nem tão pouco verificáveis. 
Devem ser tangíveis, mensuráveis e verificáveis. 
d) Errado, oferecem maior grau de utilidade gerencial e empresarial quando se baseiam apenas 
em dados históricos. 
 
2. FADESP - COSANPA - 2017 
A tarefa da administração consiste em interpretar os objetivos propostos pela organização e 
traduzi-los em ação empresarial. Para atingir tais objetivos efetivamente, Henri Fayol definiu 
um conjunto de funções administrativas essenciais compostas pelos elementos da 
administração e que constituem o que chamamos de processo administrativo. Esse processo, 
em sequência lógica, é composto das seguintes funções: 
a) direção, organização, planejamento e controle. 
b) planejamento, organização, direção e controle. 
c) organização, coordenação, comando e controle. 
d) controle, direção, planejamento e coordenação. 
 
RESOLUÇÃO: 
Fácil né gente? O processo organizacional envolve as funções de Planejamento, Organização, 
Direção e Controle. As atividades são realizadas nessa ordem, são interdependentes e o 
processo é cíclico, buscando a melhoria contínua da instituição. 
Logo, nosso gabarito é a letra B 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
 
3. CEBRASPE - AGER Mato Grosso - 2023 
Cabe ao gestor público que desenvolve, em suas atividades diárias, a função de organização 
a) definir as metas organizacionais e planejar a sua realização. 
b) motivar funcionários e orientar sobre possíveis erros. 
c) estabelecer a hierarquia e a divisão de tarefas entre membros da equipe. 
d) monitorar o desempenho de funcionários e identificar oportunidades de melhoria. 
e) assegurar que a equipe realize suas atividades de forma eficiente. 
 
RESOLUÇÃO: 
A função organização no processo organizacional desempenha um papel fundamental na 
estruturação e na alocação de recursos dentro de uma organização para que ela possa alcançar 
seus objetivos de maneira eficaz e eficiente. Essa função envolve várias atividades e decisões 
importantes, que podem ser resumidas da seguinte maneira: 
● Alocação/distribuição de Recursos 
● Estrutura Organizacional: A função de organização também inclui a criação da estrutura 
organizacional da empresa. Isso envolve a definição de departamentos, divisões, 
unidades de negócios, cargos e níveis hierárquicos. 
● Definição de Funções e Responsabilidades 
● Delegação de Autoridade: A função de organização também envolve a delegação de 
autoridade e responsabilidade. 
● Criação de Sistemas de Comunicação 
● Definição de Políticas e Procedimentos 
Nosso gabarito então é a letra C 
 
4. CEBRASPE - TJ CE - 2023 
A função administrativa que monitora, compara, estabelece padrões e faz medidas corretivas 
chama-se 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
 
a) direção. 
b) planejamento. 
c) controle. 
d) organização. 
e) processos. 
 
RESOLUÇÃO: 
O controle é a etapa final do processo organizacional e envolve a avaliação do desempenho em 
relação aos objetivos estabelecidos. Isso permite que a organização faça ajustes e correções, se 
necessário, para garantir que os resultados desejados sejam alcançados. 
Assim, é através dessa função que a organização consegue supervisionar as atividades e 
operações, assegurando que a execução dos planos estabelecidos esteja ocorrendo conforme o 
planejado. 
Nosso gabarito então é a letra C! 
 
5. CEBRASPE - TCE SC - 2022 
Em relação a assuntos inerentes ao processo administrativo, julgue o item a seguir. 
Incluem-se entre as atribuições inerentes à direção, no que se refere às funções do ciclo do 
processo administrativo, a de exercer a liderança sobre os subordinados e a de motivá-los para 
o alcance dos objetivos organizacionais. 
 
RESOLUÇÃO: 
A função administrativa de direção, também conhecida como função de liderança, é uma das 
principais funções na gestão de uma organização e se concentra em guiar, influenciar e motivar 
os membros da equipe para alcançar os objetivos e metas da organização. Essa função é crucial 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
para garantir que as ações e atividades da organização estejam alinhadas com as estratégias e 
planos estabelecidos. Podemos dizer então que o item está correto. 
 
6. FGV - AGENERSA - RJ - 2023 
Amarildo, recém-formado em administração de empresas, depara-se, em um site devagas de 
empregos, com uma oportunidade de trabalho em uma multinacional. 
Ao analisar as atribuições do cargo, ele fica sabendo que o futuro ocupante deverá estabelecer 
os objetivos a serem alcançados e definir os meios para efetivá-los. 
Sobre as atribuições do cargo encontrado por Amarildo, assinale a opção que indica a qual 
função do processo administrativa elas estariam relacionadas. 
a) Direção. 
b) Controle. 
c) Comando. 
d) Organização. 
e) Planejamento. 
 
RESOLUÇÃO: 
Gente, vamos analisar o enunciado. Amarildo irá realizar a definição de objetivos e meios para 
alcançá-los, essas são atividades do planejamento. Durante o planejamento o gestor avalia o 
cenário da organização, como está essa empresa internamente e externamente. Define onde a 
empresa quer chegar, quais seus objetivos e metas. Assim como define os meios/estratégias 
para alcançar essas aspirações. Nosso gabarito é a letra E. 
 
7. CEBRASPE – TRT 8º Região – 2022 
No processo administrativo, a função responsável por aferir o nível de atingimento de metas 
é denominada 
a) planejamento. 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
b) controle. 
c) direção. 
d) governança. 
e) organização. 
RESOLUÇÃO: 
Dentro do nosso processo organizacional temos: Planejamento, Organização, Direção e 
Controle. Essa última é responsável por: 
● Estabelecimento de critérios/padrões de desempenho 
● Monitorar os padrões de desempenho 
● Comparar os resultados com os padrões estabelecidos 
● Ações corretivas, se necessário. 
Logo, quando o enunciado trata de aferir o nível de atingimento de metas, temos o 
monitoramento e verificação com os padrões estabelecidos. Assim nossa etapa aqui é a de 
controle, gabarito letra B 
 
8. FGV – CGU - 2022 
O gerente do setor de ouvidoria de um órgão público criou o programa “Excelência no 
Atendimento”, cujo objetivo é reconhecer a excelência e a qualidade do trabalho dos seus 
funcionários. Os servidores que se destacam no atendimento aos cidadãos que procuram a 
Ouvidoria do órgão são homenageados pelo gerente em cerimônia pública, e recebem dele 
uma placa e uma medalha de condecoração. 
Na situação acima, o gerente exerce a função administrativa de: 
a) planejamento; 
b) direção; 
c) organização; 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
d) monitoramento; 
e) controle. 
RESOLUÇÃO: 
Questão tranquila demais, o gerente do enunciado cria uma forma de reconhecer a excelência 
e qualidade do trabalho dos seus funcionários, ou seja, de motivar a equipe através do 
reconhecimento/reforço positivo nas ações realizadas. A função responsável por motivar, 
liderar, direcionar as ações dos colaboradores é a de Direção! Gabarito letra B 
 
Vamos seguir agora com um pouco mais de teoria… 
 
2. Papéis do Administrador 
Henry Mintzberg descreve 10 papéis específicos do administrador (papéis 
gerenciais), dividindo em três categorias: papéis interpessoais, papéis informacionais e 
papéis decisórios. Vamos conhecer cada um deles! 
 2.1 Papéis Interpessoais 
 São aqueles que tratam das relações pessoais do administrador com os seus 
subordinados e chefes. Demonstram como o administrador interage com as outras pessoas 
e como influencia seus subordinados. Por exemplo, quando o administrador precisa 
representar a empresa em uma cerimônia, firmar um contrato ou liderar pessoas. Esse grupo 
se divide em: 
Representação/símbolo – nesse caso o administrador exerce o papel de representante da 
entidade a qual faz parte, ele torna-se a imagem, a “cara” da empresa. 
Liderança – o administrador irá motivar, influenciar, orientar os subordinados na realização 
correta das atividades. Esse papel é exercido no âmbito interno da organização. 
Elemento de ligação – aqui ele estabelece uma rede de contatos na organização, realiza troca 
de informações, seja no meio interno com os superiores e subordinados, seja no meio 
externo com os clientes e fornecedores. 
 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
 
2.2 Papéis informacionais 
 São as ações relacionadas à produção, coleta, processamento e disseminação de 
informações. Podem ser do tipo: 
Monitor/coletor – sabe aquela rede de contatos estabelecida no papel de elemento de 
ligação? Agora é o momento do administrador utilizá-la para coletar e analisar informações 
tanto no meio interno com os superiores e subordinados; como no meio externo. 
Disseminador – nesse momento o administrador realiza a disseminação das informações 
obtidas, fazendo com que as decisões tomadas pelo nível estratégico cheguem até a base no 
nível operacional e de execução. 
Porta voz – aqui ele irá repassar as informações relativas à organização para o meio 
externo, por exemplo em uma coletiva de imprensa ou reunião com acionistas. 
 2.3 Papéis decisórios 
 Nos papéis anteriores do Administrador coletou, processou e disseminou informações. 
Com as informações que obteve, o administrador irá utilizá-las para subsidiar as decisões que 
precisar realizar. Nesse caso, teremos os papéis de: 
 
Empreendedor – utiliza as informações que obtém para melhoria da sua organização, de 
forma a adaptá-la a mudanças. Ainda desenvolve novos projetos, buscando ideias e 
oportunidades para o desenvolvimento da empresa. 
Solucionador de conflitos – aqui o administrador precisará ter “jogo de cintura” para mediar 
e solucionar conflitos seja no ambiente interno (ex. entre funcionários), seja no ambiente 
externo (ex. com um cliente insatisfeito). 
Alocador de recursos – durante a execução da função administrativa de organização o 
administrador irá alocar/distribuir os recursos que dispõe (máquinas, pessoal, dinheiro) nos 
setores. 
 
Negociador - representa os interesses da organização durante as negociações, firmando 
contratos e parcerias. 
 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
 
3. Habilidades do Administrador. 
Para exercer esses papéis que vimos acima o administrador irá precisar de algumas 
habilidades, as quais veremos agora! 
Para Chiavenato, “habilidade é a capacidade de transformar conhecimento em ação 
e que resulta em um desempenho desejado”. Os administradores, segundo Rorbert L. 
Katz, necessitam de 3 habilidades para executarem seus papéis: habilidades técnicas, 
habilidades humanas e habilidades conceituais. 
● Habilidades Técnicas: estão relacionadas a aplicação de algum conhecimento técnico 
ou especializado para execução de um trabalho. Por exemplo, saber manipular um 
equipamento ou realizar a programação de uma máquina. As habilidades técnicas 
estão relacionadas com o fazer. 
● Habilidades Humanas: estão relacionadas com o trabalho com pessoas e referem-se à 
facilidade de relacionamento interpessoal e grupal. Envolvem a capacidade de 
comunicar, motivar, coordenar, liderar e resolver conflitos pessoais ou grupais. 
● Habilidades Conceituais: envolvem a visão da organização ou da unidade 
organizacional como um todo, a facilidade em trabalhar com ideias e conceitos, 
teorias e abstrações. São habilidades que envolvem a capacidade de interpretar 
situações, identificar oportunidades e planejar o futuro. 
 
Mais algumas questões, agora sobre as habilidades e papéis do administrador #coragem 
 
Hora de Colocar os Neurônios para Funcionar! 
 
9. FCC – ARTESP – 2017 
A informação é o insumo básico para as tomadas de decisão pelos administradores, assim 
sendo, receber e comunicar informações são os aspectos mais importantes no trabalho do 
dirigente. Neste contexto, pode-se destacar dois importantes papéis desempenhados pelos 
administradores para manter o bom funcionamento das organizações, são eles: papéis 
 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveirainformacionais e papéis decisórios. É considerado um papel decisório exercido pelo 
administrador o de ser: 
a) Coletor. 
b) Elemento de ligação. 
c) Negociador. 
d) Disseminador. 
e) Líder. 
 
RESOLUÇÃO: 
Vamos relembrar... São papéis decisórios: 
Empreendedor desenvolve novos projetos, buscando ideias e oportunidades para o 
desenvolvimento da empresa. 
Solucionador de Conflitos à para mediar e solucionar conflitos 
Negociador à alocar/distribuir os recursos que dispõe 
Alocador de Recursos à representa os interesses da organização durante as negociações 
Dessa forma nosso gabarito é a letra C 
 
10. IBFC – UFSBA – 2016 
O administrador é um líder dentro de uma organização, exerce alguns papéis. Aquele papel 
de planejar a maior parte das mudanças controladas da organização denomina-se: 
a) Porta-voz 
b) Empreendedor 
c) Disseminador 
d) Negociador 
e) Monitor 
 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
RESOLUÇÃO: 
Vamos analisar as alternativas 
a) Porta Voz - repassar as informações relativas à organização para o meio externo. 
b) Empreendedor - desenvolve novos projetos, buscando ideias e oportunidades para o 
desenvolvimento da empresa. 
c) Disseminador - disseminação das informações obtidas 
d) Negociador - representa os interesses da organização durante as negociações 
e) Monitor - coletar e analisar informações 
Ao planejar a maior parte das mudanças, o gestor precisa de uma visão sistêmica, voltada para 
o desenvolvimento da organização, novas ideias e caminhos. Logo, executa um papel de 
empreendedor. 
Nossa resposta é a letra B 
 
Calma, estamos chegando aos últimos tópicos! 
4. Gerenciamento da Rotina de Trabalho 
Bom, agora que vocês já compreenderam como funcionam as funções administrativas 
dentro da organização e quais os papéis e habilidades desenvolvidas pelo administrador, vamos 
ver agora como devem ser gerenciadas essas rotinas de trabalho, de forma a manter a melhoria 
contínua dos processos. 
De acordo com Falconi, o Gerenciamento da Rotina do Trabalho é centrado: 
● Na perfeita definição da autoridade e responsabilidade de cada pessoa; 
● No monitoramento dos resultados destes processos e sua comparação com as metas; 
● Na ação corretiva no processo, a partir dos desvios encontrados nos resultados, quando 
comparados com as metas; 
● Num bom ambiente de trabalho e na máxima utilização do potencial mental das pessoas; 
● Na busca contínua da perfeição. 
 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
 O mesmo autor define o Gerenciamento da Rotina de Trabalho no Dia a Dia como as ações 
e verificações diárias conduzidas para que cada pessoa possa assumir as responsabilidades no 
cumprimento das obrigações conferidas a cada indivíduo e a cada organização. 
 O objetivo do Gerenciamento de Rotina é nortear as ações cotidianas realizadas na 
organização, para que os colaboradores entendam suas responsabilidades e cumpram seus 
trabalhos, fazendo com que a empresa alcance melhoria contínua, qualidade, alinhamento, 
minimização dos custos e satisfação dos stakeholders. Nesse sentido, o Gerenciamento de 
Rotina controla as atividades realizadas na organização no intuito de maximizar a excelência das 
mesmas. 
 A padronização é a base de uma rotina bem gerenciada, por consequência irá gerar 
eficácia no ambiente laboral. O padrão é o instrumento básico do Gerenciamento da Rotina do 
Trabalho do Dia-a-dia. Ele quem indica a meta e os procedimentos para execução dos trabalhos. 
 Nesse sentido, é fundamental que todos os processos estejam no mesmo padrão, assim, 
obtendo maior velocidade, confiança e coesão na hora de pôr em prática as tarefas. Padronizar 
os processos também é benéfico para o trabalho em equipe, pois, dessa forma, uma mesma 
tarefa pode ser executada por diferentes colaboradores que já estarão familiarizados com o 
mesmo padrão. O que torna a equipe mais colaborativa. 
 
5. Administração do Tempo 
 Atualmente, é evidente que os gestores enfrentam uma sobrecarga de tarefas, enquanto 
dispõem de tempo limitado. Equilibrar suas funções gerenciais, interpessoais e administrativas 
é crucial. No entanto, a eficácia no planejamento de atividades não se limita aos gestores ou 
administradores; é essencial para o desenvolvimento de toda a equipe. 
 É como afirma o ditado popular "tempo é dinheiro", e nosso recurso mais valioso hoje 
consiste nas horas, minutos e segundos à nossa disposição. Portanto, é fundamental alocar esse 
recurso de forma eficiente para alcançar a melhoria contínua da organização. 
 A gestão do tempo é um processo contínuo de planejamento que busca uma mudança 
comportamental, estabelecendo prioridades para a execução de tarefas em um determinado 
período, visando alcançar resultados satisfatórios tanto no trabalho quanto na realização 
pessoal. Para definir essas prioridades, é crucial entender quais tarefas são urgentes e quais são 
importantes, sendo fundamentais para os processos da empresa. 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
 Stephen Covey propõe uma abordagem eficaz para a organização, na qual as atividades 
são classificadas de acordo com sua prioridade, considerando tanto a urgência quanto a 
importância. Isso permite tomar decisões mais acertadas sobre como agir. As tarefas urgentes 
são aquelas que nos são impostas por outros e nos forçam a reagir imediatamente para 
solucionar problemas. Muitas vezes, elas recebem mais atenção devido à gratificação 
instantânea que oferecem, mas seu valor real pode ser desconsiderado. Tarefas importantes, 
por outro lado, não geram pressão imediata, mas sua realização requer maior envolvimento 
e uma abordagem proativa para tomada de decisões assertivas. Em uma gestão eficaz do 
tempo, as tarefas mais importantes sempre têm prioridade. 
 Assim, existem situações em que atividades urgentes são lançadas sobre a equipe com 
prazos apertados, exigindo esforço e tempo dos membros, muitas vezes fazendo com que 
deixem de lado tarefas realmente importantes e prioritárias para o funcionamento da 
organização. Se isso ocorre com frequência, a administração do tempo se torna imprescindível. 
 Para aprimorar a gestão do tempo, podemos destacar algumas estratégias, como: 
● O planejamento envolve definir objetivos, metas e estratégias da instituição. Para 
compreender as prioridades, é fundamental saber qual é a visão da organização. 
● Estabelecimento de prazos. Ok, sabemos quais os nossos objetivos, mas do que adianta 
saber o que queremos sem definir em quanto tempo desejamos atingir aquilo que foi 
planejado? O estabelecimento de uma data limite complementa o pensamento iniciado 
com o planejamento. 
● Organização dos recursos disponíveis. Lembram lá do processo organizacional? Na etapa 
de organização realizamos a alocação/distribuição dos recursos disponíveis. Se o nosso 
recurso aqui é o nosso tempo, precisamos estabelecer como e com o quê iremos utilizá-
lo. Parece simples, mas ferramentas como calendários e organizadores eletrônicos têm 
um papel essencial aqui. 
● Comprometimento com as prioridades. Quando tudo é prioridade, nada é prioridade ao 
final. Acabamos de ver que existem atividades urgentes e atividades prioritárias. É 
preciso estabelecer limites para evitar assumir apenas tarefas urgentes e negligenciar 
as reais prioridades, os processos fundamentais para o andamento da empresa. 
● Delegar atividades, a centralização das atividades por parte dos gestores, especialmente, 
limita o desempenho da equipe. Quando o líder delega tarefas, o processo tende a ter 
maior fluidez, liberando o seu tempo para atividades que demandem maior 
conhecimento e autoridade. 
● Dispor de uma comunicação clara e objetiva. 
● Estabelecer espaços na rotina paraatividades não planejadas, são o caso dos 
imprevistos. O administrador precisa ter consciência que dificilmente o planejamento 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
ocorrerá em um cenário ideal, imprevistos acontecem frequentemente, é preciso 
delimitar “brechas/lacunas” na agenda. Ao propor intervalos de tempo livre no meio da 
rotina, é possível preenchê-los com outras tarefas sem comprometer o que há de mais 
importante no planejamento. 
 
6. Organização de Agenda 
 A organização da agenda na administração pública é essencial para garantir a eficácia das 
ações governamentais, o cumprimento de compromissos e a prestação de serviços de qualidade 
à sociedade. Ela deve ser flexível o suficiente para acomodar mudanças e imprevistos, mas 
também seguir um planejamento estratégico bem definido. 
 Para organização da agenda e administração do tempo podemos citar como diretrizes: 
1. Definição de prioridades: Estabeleça prioridades claras com base nos objetivos e metas 
do governo. Determine as principais áreas de atuação e os projetos mais importantes. 
2. Agenda Institucional: Mantenha uma agenda institucional que registre eventos, 
reuniões, prazos e compromissos oficiais do governo. Essa agenda deve ser acessível a 
membros relevantes da administração. 
3. Transparência: Mantenha a agenda do governo aberta ao público, na medida do 
possível, para promover a transparência e permitir que os cidadãos acompanhem as 
atividades do governo. 
4. Uso de Tecnologia: Utilize sistemas de gerenciamento de agenda e ferramentas digitais 
para facilitar a organização e o compartilhamento de informações sobre a agenda do 
governo. 
5. Reserva de Tempo: Reserve tempo para atividades estratégicas, como revisão de 
políticas, planejamento de longo prazo e acompanhamento de indicadores de 
desempenho. 
6. Reuniões de Monitoramento: Realize reuniões regulares de monitoramento para 
revisar o andamento dos projetos e iniciativas governamentais. Isso ajuda a identificar 
problemas e fazer ajustes conforme necessário. 
7. Resposta a Eventos Inesperados: Mantenha tempo livre na agenda para lidar com 
eventos inesperados, crises ou situações de emergência que possam surgir. 
8. Delegação de Responsabilidades: Delegue a gestão da agenda a um membro da equipe 
que seja responsável por coordenar e atualizar os compromissos do governo. 
9. Planejamento de Comunicação: Planeje a comunicação relacionada a eventos e 
compromissos importantes com antecedência para garantir que as mensagens sejam 
claras e eficazes. 
10. Avaliação e Aprendizado: Após eventos e compromissos, faça uma avaliação para 
identificar o que funcionou bem e o que pode ser melhorado na organização da agenda. 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
 
Ufa, chegamos ao final de mais uma aula! E como sempre para fechar com chave de 
ouro vamos agora responder algumas questões sobre esses últimos tópicos. 
 
 
Hora de Colocar os Neurônios para Funcionar! 
 
11. FADESP - Prefeitura de Rurópolis - PA - 2019 
No momento do atendimento e da comunicação com o público, o agente administrativo 
representa a organização de que faz parte, motivo pelo qual ele deverá conhecer toda a 
estrutura desta, assim como seu funcionamento, para encaminhamento às unidades 
competentes na busca de informações corretas. Essa atitude deve ser adotada continuamente 
para que se possa obter, dia a dia, a/o 
a) centralização nas decisões. 
b) reforço na liderança. 
c) melhoria de processos. 
d) aumento no número de divisões. 
 
RESOLUÇÃO: 
O servidor deve ter uma visão sistêmica da organização, entender seus processos e sua estrutura 
organizacional. Dessa forma é possível dominar o funcionamento e saber a quem se reportar 
quando houver necessidade e assim no momento do atendimento e comunicação com o público 
repassar as informações corretas e sanar as necessidades do cidadão. O objetivo de tudo isso é 
a melhoria contínua, aprimoramento dos processos e qualidade no atendimento à população. 
Nosso gabarito é a letra C 
 
12. Prefeitura de Bauru - 2022 
Uma ferramenta administrativa para organização do trabalho e gestão do tempo é a agenda. 
Para garantir a eficiência no uso desse instrumento, deve-se: 
I. Consultar a agenda no início da jornada de trabalho para verificar os agendamentos pré-
existentes e assim organizar as atividades do dia. 
 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
II. Consultar a agenda próximo ao final da jornada de trabalho para verificar os agendamentos 
pré-existentes para os dias subsequentes e avaliar a necessidade de alguma providência 
antecipada. 
III. Anotar na agenda apenas e somente aquilo que pode “cair no esquecimento”, ou seja, que 
possa fugir da memória do colaborador. 
IV. Anotar na agenda de imediato ou o mais breve possível os novos compromissos ou 
demandas que surgirem. 
É CORRETO o que se afirma em: 
a) I, II e III, apenas. 
b) II, III e IV apenas. 
c) I, II e IV, apenas. 
d) I, II, III e IV. 
 
RESOLUÇÃO: 
Vamos analisar as alternativas 
I - Certo! É fundamental consultar a agenda antes de iniciar a jornada de trabalho, revisar quais 
as prioridades, entender quais demandas e prazos e assim administrar melhor o tempo. 
II - Certo! Assim como consultar a agenda no início do dia nos ajuda a verificar as prioridades, 
ao consultar no final também conseguimos verificar pré agendamentos, confirmar se estão 
mantidos, organizar nossos horários para o dia seguinte e antecipar demandas se possível. 
III - Errado. Como você vai saber se algo pode cair no esquecimento? O ideal é anotar todos os 
compromissos e demandas, justamente para não correr o risco de algo ser deixado de lado. 
IV - Certo. Quanto antes você anotar melhor, evita que novas demandas cheguem e as 
anteriores sejam esquecidas. 
Nossa resposta é a letra C. 
 
 
13. VUNESP - Prefeitura de Piracicaba - SP - 2023 
A agenda é uma das ferramentas que contribui para a organização do trabalho, sendo de 
importância no decorrer da rotina diária, uma vez que 
a) auxilia no alinhamento de compromissos e eventos, garantindo uma sistematização 
eficiente. 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
b) inviabiliza o planejamento, interferindo na distribuição adequada das atividades das áreas 
da organização. 
c) reduz os benefícios referentes à organização e agilidade dos processos internos. 
d) limita a produtividade e o atingimento de metas por demandar uma gestão de tempo. 
e) permite a distribuição visualizada, exclusivamente, das tarefas compartilhadas. 
 
RESOLUÇÃO: 
A agenda desempenha um papel fundamental nas rotinas administrativas de uma organização. 
Ela é uma ferramenta essencial para o planejamento, organização e acompanhamento de 
tarefas, compromissos e atividades diárias. 
a) Certo! Auxilia no alinhamento de compromissos e eventos, garantindo uma sistematização 
eficiente. A agenda permite que os administradores e funcionários planejem suas atividades 
com antecedência. Isso é essencial para definir metas, prioridades e prazos, garantindo que as 
tarefas sejam concluídas de maneira eficiente e dentro do prazo. 
b) Errado! Inviabiliza o planejamento, interferindo na distribuição adequada das atividades das 
áreas da organização. Ela é justamente uma ferramenta de planejamento. 
c) Errado, reduz os benefícios referentes à organização e agilidade dos processos internos. Ela 
aumenta os benefícios de organização e agilidade. 
d) Errado, limita a produtividade e o atingimento de metas por demandar uma gestão de tempo. 
Na verdade, ela aumenta a produtividade. 
e) Errado, permite a distribuição visualizada, exclusivamente, das tarefas compartilhadas. De 
qualquer tarefa, não só as compartilhadas. 
Gabarito letra A 
 
14. IADES - CRN - 3ª Região (SP eMS) - 2019 
A agenda representa uma importante ferramenta de trabalho na área administrativa, pois 
possibilita organizar, planejar e lembrar compromissos assumidos. Para garantir a eficiência 
da agenda, é necessário 
a) lançar nela os compromissos importantes e deixar os demais por conta da própria memória. 
b) anotar somente pagamentos a serem realizados. 
c) marcar muitos compromissos durante o dia, pois cada minuto é muito importante. 
d) fazer anotações pelo menos uma vez por semana. 
Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 03 
@prof.nicoleoliveira 
e) atualizá-la e organizá-la constantemente. 
 
RESOLUÇÃO: 
Vamos avaliar 
a) Errado. Lançar nela os compromissos importantes e deixar os demais por conta da própria 
memória. Todos os compromissos devem estar na agenda. 
b) Errado. Anotar somente pagamentos a serem realizados. Todos os compromissos devem 
estar na agenda. 
c) Errado. Marcar muitos compromissos durante o dia, pois cada minuto é muito importante. Se 
você marcar vários compromissos será difícil administrar o tempo e alinhar prioridades. 
d) Errado, fazer anotações pelo menos uma vez por semana. É importante anotar diariamente. 
e) Certo! Atualizá-la e organizá-la constantemente. Certifique-se de que sua agenda esteja 
sempre atualizada. Isso inclui a inclusão de novos compromissos, a remoção de tarefas 
concluídas e a atualização de informações conforme necessário. 
Gabarito letra E 
 
15. VUNESP - Prefeitura de Várzea Paulista - SP - 2021 
A agenda, física ou eletrônica, tem por finalidade registrar, datar e organizar compromissos 
assumidos diária, semanal ou mensalmente. Todo assistente sabe que o ponto principal para 
a utilização ideal da agenda está 
a) na preferência por agendas físicas porque estão sempre à mão. 
b) na opção feita, exclusivamente, por agendas eletrônicas. 
c) no modelo escolhido, que deverá ser do seu gosto e do gosto de todos. 
d) no compartilhamento e na coerência da sua agenda com a de seus superiores. 
e) na substituição de agenda por moleskine, para atender todo o corpo diretivo. 
 
RESOLUÇÃO: 
Se você compartilha sua agenda com colegas de trabalho, comunique-se sobre os horários 
disponíveis e prioridades. Isso ajuda a evitar conflitos de horários e a melhorar a colaboração. 
Nosso gabarito é a letra D.