Administração de Compras: Funções e Procedimentos

Prévia do material em texto

ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS 
 
 
 
2 
 
 
 
Sumário 
NOSSA HISTÓRIA .......................................................................................................... 3 
INTRODUÇÃO ................................................................................................................ 4 
FUNÇÕES E PROCEDIMENTOS (ETAPAS DE COMPRAS) ........................................ 4 
FUNÇÕES DO COMPRADOR ........................................................................................ 4 
O QUE O DEPARTAMENTO DE COMPRAS (DC) COMPRA? (NACIONAIS E 
IMPORTADOS) ............................................................................................................... 8 
QUANTO COMPRAR ...................................................................................................... 9 
FUNÇÕES DO USUÁRIO OU INTERESSADO DA COMPRA ...................................... 10 
FUNÇÕES DO USUÁRIO ............................................................................................. 10 
CONTEÚDO DO PEDIDO DE COMPRA ...................................................................... 11 
PROVIDÊNCIAS NO RECEBIMENTO DO MATERIAL COMPRADO .......................... 14 
TÓPICOS IMPORTANTES QUE DEVEM CONSTAR DE UM CONTRATO DE 
FORNECIMENTO (COMPRA) ...................................................................................... 15 
O CUSTO MÉDIO DA OPERAÇÃO DE COMPRA ....................................................... 16 
EXEMPLOS DE ESPECIFICAÇÕES DE COMPRAS ................................................... 17 
CARACTERÍSTICAS DE UM BOM NEGOCIADOR ...................................................... 20 
CUIDADOS E ESTRATÉGIAS BÁSICAS PARA O ÊXITO DE UMA NEGOCIAÇÃO ... 21 
ÉTICA EM COMPRAS .................................................................................................. 24 
COMPRAS PROGRAMADAS ....................................................................................... 26 
POLÍTICAS DE COMPRAS ........................................................................................... 28 
REFERÊNCIAS ............................................................................................................. 29 
 
 
 
 
 
3 
 
NOSSA HISTÓRIA 
 
 
A nossa história inicia-se com a ideia visionária e da realização do sonho de um 
grupo de empresários na busca de atender à crescente demanda de cursos de 
Graduação e Pós-Graduação. E assim foi criado o Instituto, como uma entidade capaz 
de oferecer serviços educacionais em nível superior. 
O Instituto tem como objetivo formar cidadão nas diferentes áreas de 
conhecimento, aptos para a inserção em diversos setores profissionais e para a 
participação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e assim, colaborar na sua 
formação continuada. Também promover a divulgação de conhecimentos científicos, 
técnicos e culturais, que constituem patrimônio da humanidade, transmitindo e 
propagando os saberes através do ensino, utilizando-se de publicações e/ou outras 
normas de comunicação. 
Tem como missão oferecer qualidade de ensino, conhecimento e cultura, de 
forma confiável e eficiente, para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base 
profissional e ética, primando sempre pela inovação tecnológica, excelência no 
atendimento e valor do serviço oferecido. E dessa forma, conquistar o espaço de uma 
das instituições modelo no país na oferta de cursos de qualidade. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4 
 
 
INTRODUÇÃO 
 A Administração de Compras na empresa tem as funções de procurar, negociar com 
o fornecedor, comprar e providenciar a entrega de matérias-primas, materiais de 
suprimentos, máquinas, equipamentos e serviços, dentro do especificado pelo 
usuário, com qualidade adequada, dentro do prazo solicitado e a um preço menor 
possível. 
 Compras atende a todos os departamentos da empresa: produção, manutenção, 
administração, engenharia, etc. 
 
Funções e Procedimentos (Etapas de Compras) 
 São funções da Administração de Compras: definir quantidades, qualidades, e nem 
prazos de entrega. O Dpto. De Compras deve obedecer às informações contidas na 
Especificação de Compra (ou Pedido de Compra – PC) emitido pelo Planejamento, 
Programação e Controle da Produção (PPCP) ou usuário da empresa. 
 O comprador não precisa ser uma pessoa entendida de tudo para atender as variadas 
necessidades de uma empresa, basta que ele obedeça às informações especificadas 
no Pedido de Compra (PC), ou na Ordem de Compra (OC). Quem tem que entender 
e fornecer todas as informações sobre o que deve ser comprado, bem como as 
condições de entrega em suas mãos, exatamente como desejado, é o usuário ou 
requisitante 
 
Funções do Comprador 
• Procurar onde comprar 
• Negociar com o fornecedor: 
 
 
 
5 
 Preço (o menor possível); 
 Condições de pagamento, 
 Condições de entrega, 
 Multas e reajustes de preços, 
 Transporte e seguros, 
 Proceder a concorrência e eleger o fornecedor final 
 Acompanhar administrativamente o processo de fornecimento, 
 Dar suporte ao acompanhamento técnico quando necessário, 
 Negociar as condições de devolução 
 Informar ao Dpto. Financeiro a liberação ou bloqueio do pagamento. 
 
 Procura de onde comprar: O comprador deve manter um banco de dados e de 
pesquisa de informações que lhe permita localizar fornecedores que possam suprir as 
necessidades da empresa tanto comercialmente como tecnicamente. Para tanto, é 
comum que os Dpto. de Compras mantenham arquivos de fornecedores credenciados 
e desenvolvidos quanto a suas capacidades técnicas, comerciais e pronto 
atendimento, com quais a empresa possa contar nos momentos de grandes e de 
pequenas demandas de produção. Geralmente tais fornecedores são desenvolvidos 
em número de 3 a 5, no mínimo, para cada produto que a a empresa compra 
rotineiramente ou não. 
 Para tanto, o mercado disponibiliza revistas e guias de compras (Guia NEI, Revista 
P&S, etc.), catálogos técnicos que podem ser solicitados e arquivados para consultas, 
bem como a Internet. 
 
 
 
 
6 
 Determinação de quem Comprar: É função do Dpto. de Compras determinar qual 
fornecedor irá atender ao Pedido de Compras da fábrica, desde que esse fornecedor 
se enquadre na política de preços da empresa e atenda perfeitamente à especificação 
de compra e suas exigências, como emitida pelo Planejamento, Programação e 
Controle da Produção (PPCP) ou requisitante. As empresas costumam manter 
sempre um número mínimo de 3 a 5 fornecedores tecnicamente capacitados e 
certificados por força de normas ISO, JIT, ABNT dentre outras, para garantir a 
confiabilidade nas negociações e nos atendimentos. 
 A maioria das empresas adota política de proibição da indicação de fornecedor pelo 
requisitante, impedindo que se mencione até mesmo nomes fantasias e 
direcionamento que possa indicar o fornecedor. Em casos de não se observar essa 
proibição e o interessado indicar um fornecedor, recebera quase sempre uma 
pergunta característica –“Quanto você está ganhando desse fornecedor para indicar 
a compra de seu produto? ”. Por causa desse descuido, é comum a existência de 
inquéritos administrativos envolvendo requisitantes e representantes de fornecedores. 
 Nos casos de padronização bem como de necessidade de adoção de um fornecedor 
único ou exclusivo, o interessado deverá justificar a adoção de um fornecedor por 
razões técnica e comercial via relatório a ser analisado, aprovado e adotado por todos 
envolvidos no processo produtivo. 
 
 Estudo, desenvolvimento e certificação de fornecedores em relação a suas 
capacidades técnicas e comerciais. Para cada produto ou serviço que a empresa 
adquira faz se necessário a criação de um cadastro de fornecedores com no mínimo 
de 3 a 5 deles para que as negociações de preço e condições de fornecimento seja 
livre e busquem sempre as melhores condições para a empresa.Abertura de Concorrência ou Licitação para escolha do fornecedor. As empresas 
privadas de modo geral processam suas compras e contratos de fornecimento através 
de concorrência entre três ou mais fornecedores (em sua maioria cadastrados) e que 
 
 
 
7 
são convidados a apresentar suas ofertas e condições de fornecimentos baseadas 
em especificação de compra que lhes são oferecidas. 
 Já, as instituições públicas ou mistas são obrigadas a processar suas compras e 
contratos de fornecimento em conformidade com os dispositivos da Lei Nº 8.666 de 
21 de junho de 1993 – Licitações e Contratos Administrativos – e dispositivos 
concernentes. 
 Negociações e fechamento do pedido ou autorização de compra. O Dpto de 
Compras encerra o Pedido de Compra (PC) depois de esgotadas todas as 
negociações de aquisição, transporte, seguros e condições de pagamento. Nas 
empresas qualquer aquisição gera um contrato minucioso de compra e venda entre 
fornecedor e cliente. O encerramento do processo de compra se dá a partir de uma 
informação do Dpto de Compras ao Dpto. Financeiro da empresa para liberar o 
pagamento ao fornecedor Liberação do Pagamento. 
 A liberação do pagamento para fornecedor é feita após o cumprimento do processo 
de compra, entrega, recebimento e aceitação ter sido realizado de acordo com o 
planejamento. O que ocorre após a fábrica emitir um parecer de aceitação do material. 
Geralmente, os contratos de compras e fornecimentos preveem uma série de 
garantias, dependendo do tipo de fornecimento, tais como: 
• Qualidade 
• Funcionamento simples 
• Desempenho ou produtividade garantida 
• Período e formas de garantia, Devolução 
• Oferta de peças sobressalentes 
• Manuais de instalação, operação e manutenção 
• Assistência técnica de manutenção 
• Auxílio técnico no treinamento de operação 
 
 
 
8 
• Direitos de modificações, implementações 
 
 Itens esses que devem ser verificados e acompanhados preferencialmente no 
fornecedor, antes da liberação para entrega, para evitar que ocorram surpresas no 
recebimento e necessidade de devolução. 
 Em caso de devolução, Compras renegocia um novo fornecimento ou não e outra 
forma de pagamento onde devem ser renegociados transportes, multas, etc. 
 
 Acompanhamento ativo durante o tempo decorrente entre o pedido e o recebimento 
do material. Para garantir o cumprimento do prazo de entrega de determinadas 
compras, o DC faz acompanhamento junto ao fornecedor com intuito de garantir o 
cumprimento do cronograma de fornecimento. Quando necessário solicita à fábrica 
pessoal técnico para o acompanhamento. 
 
 Assessoria comercial durante a inspeção técnica de qualidade e liberação para 
entrega. Também, o DC assessora equipes técnicas quando de visitas a 
fornecedores. 
 Negociação de Devoluções. Sempre que a fábrica informar a necessidade 
devolução de qualquer compra por estar em não conformidade com o PC, cabe ao 
DC a negociação da devolução. Essa negociação compreende: Custos do transporte 
retorno, seguros, prazo e transporte de reposição, multas de mora, lucro cessante, 
etc. 
 
O que o Departamento de compras (DC) compra? (Nacionais e 
importados) 
 
 
 
 
9 
• Matérias-primas 
• Componentes fabricados por terceiros 
• Suprimentos diretos e indiretos, Máquinas e equipamentos 
• Peças prontas produzidas em parcerias com terceiros 
 
• Prestação de Serviços em geral de acordo com contrato negociado entre 
interessados. 
 Preferencialmente, compra materiais padronizados de acordo com os padrões definidos 
no PPCP. A padronização de matérias-primas, suprimentos, máquinas e equipamentos, 
leva a empresa à economia de recursos e tempos, principalmente em estoques, 
manutenção, ferramental, assistência técnica e especialização do pessoal. 
Quanto comprar 
• Matérias primas: - Sempre, em concordância com o PPCP, o Lote de Suprimento 
Econômico para abastecimento do estoque ou, outra quantidade por ele 
solicitada. 
• Suprimentos - a quantidade de reposição do estoque definida pelo PPCP e ou 
Gestão de estoque. 
• Máquinas e equipamentos. 
• Serviços. 
 De acordo com o prazo de entrega solicitado através da data de entrega do Pedidos de 
Compra ou na data prevista pelo Ponto de Pedido. 
 Em compras a palavra “Urgente” geralmente acarreta elevação de custos ao processo. 
Urgente tem conotação de parar o que estiver fazendo para atender a urgência, e com 
isso, buscar a qualquer preço atender a solicitação. A palavra Urgente deve ser evitada 
e, ao invés dela, ser indicada uma data para que a compra seja executada. Os pedidos 
de Compras com “urgência” impõem alterações nas rotinas do trabalho de compras, de 
entrega e até mesmo nos controles de aceitação do bem ou serviço. 
 
 
 
10 
 Por outro lado, o profissional de engenharia é formado para medir, determinar valores, 
transformar dados e informações em unidades mensuráveis, não tendo sentido utilizar a 
palavra Urgente para definir um valor de tempo. Mesmo que uma compra mereça 
urgência no atendimento, seu prazo de entrega deve ser definido com uma data, o que 
dará ao comprador melhores condições de negociar e atender à solicitação. 
 
 
 
 Funções do usuário ou interessado da compra 
 Cabe ao usuário ou à pessoa que faz a solicitação de compra especificar o material ou 
serviço a ser adquirido nos mínimos detalhes, descrevendo e informando ao DC tudo a 
respeito do que dever ser comprado. Quem deve saber do que comprar é o interessado. 
Ao comprador cabe apenas a função de comprar. 
 
Funções do Usuário 
• Especificar detalhadamente o objeto ou serviço à comprar; 
• Definir quantidades a comprar; 
• Definir a qualidade; 
• Determinar o prazo de entrega único ou parcelado; 
• Acompanhar tecnicamente o fornecimento e solicitar acompanhamento 
administrativo do Depto. de Compras se necessário; 
 
 
 
11 
• Receber o produto da compra e proceder inspeções quantitativas e de qualidade 
aceitar ou devolver o produto; 
• Informar ao Dpto. de Compras para liberação ou bloqueio do pagamento. 
Especificação de compra é o conteúdo de um Pedido de Compra, PC, ou Ordem de 
Compra, OC, que descreve o objeto ou serviço a ser adquirido, a quantidade única ou 
em lotes, a data (prazo) de entregada, as condições de embalagem, de transporte, de 
embarque e desembarque, de aceitação técnica e de rejeição quando for o caso. 
 
 As condições de técnicas do transporte devem ser definidas pelo usuário, como por 
exemplo: 
• Tipo de embalagem no transporte para proteção do bem; 
• Local, horário e forma de desembarque; 
• Condições de transporte para produtos que requeiram transporte especiais; 
• Dar acessória técnica ao DC quanto solicitada. 
• 
Conteúdo do Pedido de Compra 
 As informações imprescindíveis que devem conter um Pedido de Compra (PC), dentre 
outras se necessário são: 
• Número do documento – Número sequencial que identifique o PC; 
• Data de emissão; 
• Local, data e condições de entrega da compra; 
• Condições de pagamento; 
 
 
 
12 
• Número da Requisição que deu origem ao PC; 
13 
 
 
 
 
• Descrição (especificação), unidade e quantidade de cada item; 
• Preços unitários e totais; 
• Assinatura do responsável pela compra; 
• Assinatura de autorização da compra; 
• Cópias de desenhos e outros documentos quando necessário; 
• Identificação Comercial e fiscal do Comprador, Fornecedor e Transportadora. 
 
 Cópias do PC devem ser distribuídas para: Fornecedor, Setor de acompanhamento, 
Almoxarifado, Recebimento, Inspeção de qualidade Requisitante, Seção de Compras, 
Contabilidade e demais setores envolvidos. 
 Exemplo de um pedido de compra de material especificado através de Catálogo 
técnico do fabricante. (No caso, calçados de segurança). 
14 
 
 
 
 
 
Providências no Recebimento do Material Comprado 
• Recebimento e conferência dos dados do PC,da NF e Romaneio de transporte 
(responsável é a gestão de estoques). 
• Inspeção quantitativa (responsável gestão de estoques) e qualitativa 
(responsável controle de qualidade). 
• Baixa do Pedido Compra e comunicação à Seção de Compras e demais setores 
envolvidos (responsável gestão de estoques). 
• Comunicação do recebimento à seção requisitante (responsável gestão de 
estoques). 
• Remessa da NF e Romaneio à Contabilidade (responsável gestão de estoques). 
• Providências de controle de estoques (responsável gestão de estoques). 
15 
 
 
 
• Providências de liberação do pagamento ao fornecedor e transporte 
(responsável DC e administração financeira). 
• Providências de devolução quando necessária (responsável gestão de estoques 
e Compras). 
 
Tópicos Importantes que Devem Constar de um Contrato de 
Fornecimento (compra) 
 Além da Especificação Técnica, geralmente os contratos de compras preveem 
uma série de garantias bilaterais, dependendo do tipo de fornecimento, tais como: 
• Qualidade do material; 
• Acompanhamento do comprador em cronograma durante a produção; 
• Funcionamento simples no fornecedor antes da entrega; 
• Desempenho ou produtividade garantida; 
• Tempo de garantia; 
• Condições de devolução; 
• Oferta de peças sobressalentes; 
• Manuais de instalação; 
• Operação e manutenção; 
 
• Assistência técnica de manutenção; 
• Auxílio técnico no treinamento de operação; 
• Direito de modificações, implementações; 
16 
 
 
 
• Seguro em caso de sinistro ou devolução. 
 
O Custo Médio da Operação de Compra 
 A determinação do custo de compra, que corresponda à toda a despesa direta e 
indireta para a efetivação da aquisição é necessária para compor o custo unitário por 
produto, determinar o valor do Lote Econômico de Compra e verificação de 
necessidades de simplificação da operação em si. 
 
 Onde a parcela (0,2 ou 0,3) considera os custos contábeis e de almoxarifado 
correspondente, a grosso modo, ao valor de 20% a 30%. 
 
 
 
 
 
 
 
17 
 
 
 
Exemplos de Especificações de Compras 
Exemplo 1: Caneta Esferográfica para escrita simples. (Exemplo de como solicitar a 
aquisição de canetas BIC, sem mencionar o nome fantasia e nem indicar o nome do 
fornecedor, entretanto dirigindo a compra para a caneta desejada BIC). 
 
 Nota: Demais informações como: local de entrega, horário de descarga, dentre outras 
são de competência do Dpto. de Compras. 
 
Exemplo 2: Alumínio para transformação, nacional ou importado. 
 Alumínio no estado sólido para transformação em cabos elétricos, em forma de 
lingotes de 22,5 kg (50lb), embalados em fardos de 1,0 tonelada cada, sobre pallets, 
para poderem ser manejados por empilhadeira na descarga e na movimentação 
interna. 
 Cada fardo deverá ser identificado o número da Corrida de Fundição marcado em 
baixo relevo. O número da Corrida de Fundição deve estar estampado com punção na 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
18 
 
 
 
cabeça de cada lingote juntamente com o teor de Fe/Si que poderá ser em tinta 
indelével. 
 Análise: A cada remessa, o fornecedor deve enviar a análise real da composição 
química de cada corrida fornecida, incluindo especificamente todos os elementos 
mencionados na Tabela 1: 
 
 
Exemplo 3: Garrafão para água mineral. 
Características: - Embalagens retornáveis de material polimérico transparente com 
capacidade para 20 litros de água. 
- Material polimérico utilizado: Polietileno tereftalato (PET). 
- Cor: ligeiramente transparente com espectro mínimo na faixa de 
comprimento de onda de 700 a 780nm. 
 
 
19 
 
 
 
 
 O material polimérico deverá ser biodegradável e deverá atender às exigências do 
ministério da saúde para o uso exclusivo de água mineral potável. Portaria Nº 387 do 
D.N.P.M. – Departamento Nacional de Produção Mineral, no que diz respeito a galões 
de uso exclusivo e a galões intercambiáveis, definidos pela norma da ABNT NBR 
14222.2005 e demais dispositivos legais pertinentes. 
 Inspeção: Apresentação de um laudo quanto à qualidade final assegurada do produto 
para checagem no recebimento em 10% dos garrafões, quanto aos testes de: 
• Aspecto visual; 
• Estabilidade dimensional e capacidade volumétrica mínima de 25 litros; 
• Resistência mecânica: 
 Resistência à pressão interna de 50 kg/cm² (ar comprimido); 
 Resistência a queda livre de uma altura de 5 m, cheio de água, sem 
apresentar quebra, rachadura ou vazamento; 
 Resistência ao empilhamento mínimo de 120 Kg na posição em pé. 
 
 Carregamento e transporte: A amarração em engradados pallets, de fardos de 20 
peças cada, deve ser feita pelo maior diâmetro do garrafão. 
 
 Identificação: O fundo do garrafão deverá ser identificado em relevo com: volume, 
data de fabricação, prazo de validade da embalagem, identificação de material 
reciclável e marca do fabricante. 
 
 
 
 
20 
 
 
 
 
Localização do Depto. de Compras no Fluxogrma da 
Empresa 
 
 
 
CARACTERÍSTICAS DE UM BOM NEGOCIADOR 
 
1. Ver a negociação como um processo contínuo, no qual nenhum item é imutável, 
mesmo fechado o acordo e assinado o contrato; 
2. Ter mente aberta; 
3. Estar alerta para suas necessidades pessoais e de seu negócio, sem se 
descuidar das necessidades de seu oponente; 
4. Ser flexível e capaz de, rapidamente, definir metas e interesses mútuos; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
21 
 
 
 
5. Não tentar convencer o oponente de que o ponto de vista dele está errado e 
deve ser mudado; 
6. Desenvolver alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de 
seu oponente; 
7. Ser cooperativo porque a cooperação possibilita clima propício à solução de 
problemas, em harmonia; 
8. Ser competitivo, o que estimula as duas partes a serem mais eficientes na 
procura de benefícios mútuos desejados; 
9. Compreender que a manipulação de pessoas é incompatível com as metas de 
harmonia resultantes da cooperação e competição; 
10. Atingir os próprios objetivos e, ao mesmo tempo, fazer contribuições 
significativas para alcançar as metas da organização. 
 
CUIDADOS E ESTRATÉGIAS BÁSICAS PARA O ÊXITO DE UMA 
NEGOCIAÇÃO 
1. Comece sempre a negociação, fornecendo e solicitando informações, fatos, 
deixando opiniões, julgamentos e valores para depois. 
2. Procure “vestir a pele” do outro negociador, o que o ajudará a compreender 
melhor a argumentação e as idéias dele; 
3. Nunca esqueça que um bom negócio só é bom quando é bom para ambas as 
partes; logo, as idéias só serão aceitas, se forem boas para ambas as partes; 
4. Procure sempre fazer perguntas que demandem respostas além do simples sim 
ou não; 
5. A dimensão confiança é importantíssima no processo de negociação; procure 
ter atitudes geradoras de confiança em relação ao outro negociador; 
22 
 
 
 
6. Evite fazer colocações definitivas ou radicais; 
7. Nunca encurrale ou pressione o outro negociador, deixando sempre uma saída 
honrosa. 
8. Toda pessoa tem seu estilo de negociação e determinado tipo de necessidade 
e motivação; ao negociar lembre-se dessas diferenças; 
9. Saiba ouvir e procure não atropelar verbalmente o outro negociador; 
10. Procure sempre olhar os aspectos positivos do outro negociador; observe suas 
forças, evite concentrar-se em suas características negativas de 
comportamento e em suas fraquezas, porque ele pode perceber. 
 
 Um dos instrumentos mais eficazes no relacionamento do comprador e seus 
fornecedores é a confiança mútua. Quanto mais aberta e clara a negociação, maiores 
são as chances de uma boa compra. As informações de ambas as partes devem 
circular abertamente, a fim de que distorções eventualmente detectadas sejam 
corrigidas por meio de um diálogo construtivo. Da mesma forma que o comprador quer 
estar seguro de receberseus produtos pelo melhor preço e da melhor qualidade no 
prazo determinado, o fornecedor quer ter garantia de clientes fiéis e satisfeitos. 
 Negociação não é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem prejuízo. 
Embora elementos de competição estejam obviamente ligados ao processo, ela é bem 
mais do que isso. Uma boa negociação ocorre quando ambas as partes saem 
ganhando. Daí porque saber negociar é um importante requisito para um bom 
comprador. 
 Basicamente qualquer processo de negociação obedece a cinco etapas que precisam 
ser cumpridas com igual cuidado, para que se tenha um resultado final positivo. 
 Preparação: onde se estabelecem os objetivos que devem ser alcançados de forma 
ideal e os que a realidade permitirá atingir. Aqui, reflete-se sobre o comportamento 
presumível do outro negociador. 
23 
 
 
 
 Abertura: serve para reduzir a tensão, consolidar o objetivo, destacar um objetivo 
mútuo e criar um clima de aceitação. 
 Apresentação: como é feito o relacionamento dos objetivos e expectativas iniciais 
com as necessidades da outra parte. 
 Clarificação: consiste em ouvir atentamente as objeções; aceitar não a objeção em 
si, mas o sentimento ou a lógica existente por detrás dela e mostrar ao outro que a 
entendemos. 
 Ação Final: é a procura de um acordo ou decisão. Vale lembrar que as pessoas 
compram um produto ou uma idéia com ajuda e não com um empurrão, mas isso não 
quer dizer que ela tome a decisão sozinha. O negociador que faz isso geralmente 
fracassa. 
 Operação do Sistema de Compras (Planejamento de Compras): Um sistema 
adequado de compras tem variações em função da estrutura da empresa e em função 
da sua política adotada. Periodicamente esse sistema vem sendo aperfeiçoado, 
acompanhado a evolução das relações comerciais, mas os elementos básicos 
permanecem os mesmos. Entre essas características destacam-se em: 
• Sistemas de compras a três cotações: Tem por finalidade partir de um 
número mínimo de cotações para encorajar novos competidores. A préseleção 
dos concorrentes qualificados evita o dispêndio de tempo com um grande 
número de fornecedores, dos quais boa parte não teria condição para fazer um 
bom negócio. 
• Sistema de preço objetivo: O conhecimento prévio do preço justo, além de 
ajudar nas decisões do comprador, proporciona uma verificação dupla no 
sistema de cotações. Pode ainda ajudar os fornecedores a serem competitivos, 
mostrando-lhes que suas bases comerciais não são reais e que seus preços 
estão fora de concorrência. 
• Duas ou mais aprovações: No mínimo duas pessoas devem estar envolvidas 
em cada decisão de escolha do fornecedor. Isso estabelece uma defesa dos 
interesses da empresa pela garantia de um melhor julgamento, protegendo o 
24 
 
 
 
comprador ao possibilitar revisão de uma decisão individual. Além do que o 
sistema de duas aprovações permite que os compradores estejam envolvidos 
pelo processamento da compra, uma vez que a sua decisão está sujeita a um 
assessoramento ou supervisão. 
• Documentação escrita: A presença de muito papel pode parecer 
desnecessária, porém fica evidente que a documentação escrita anexa ao 
pedido, além de possibilitar o exame de cada fase da negociação, permite a 
revisão e estará sempre disponível, junto ao processo de compra para 
esclarecer qualquer dúvida posterior. 
 
 
ÉTICA EM COMPRAS 
 
 A ética nas negociações é um requisito muito valorizado em qualquer empresa. 
 A adoção pela empresa de um Código de Conduta Ética é importante para disseminar 
uma cultura ética na condução dos negócios dessa empresa e pode cobrar a adesão 
de todos os seus funcionários. 
 
 
De acordo com o código de ética do Conselho Brasileiro dos Executivos de 
Compras: 
Não basta ser ético e honesto, é essencial parecer como tal. Devem ser 
evitadas situações, ações e comunicações que possam ser percebidas 
como comportamento impróprio ou antiético visto que as 
consequências disso poderão causar dano à imagem do profissional de 
compras como se, realmente, tivessem ocorrido. 
 
25 
 
 
 
 O objetivo de um código de ética é estabelecer os limites de uma forma mais clara 
possível, e que esses limitem também sejam de conhecimento dos fornecedores, pois, 
assim, poderão reclamar quando se sentirem prejudicados. 
 Conduta ética é um problema que vem influenciando dentro das organizações. A ética 
é muito importante nas empresas, pois é a ética que vai proporcionar ao indivíduo a 
capacidade que cada um tem em discernir entre o que é certo e o que é errado, a 
maneira de conduzir os negócios, fechar os contratos, estabelecer os relacionamentos 
comerciais entre a empresa onde o executivo de compras exerce as suas atividades e 
seus parceiros nos mais diversos segmentos e atividades. 
 Conduzindo assim de forma clara os objetivos determinados no início da negociação, 
respeitando os princípios e valores do lado de quem compram e de quem fornece, 
conduzindo as discussões de forma respeitosa e profissional e desse modo consiga 
ao final estabelecer um acordo acima de tudo justo e confortável para as empresas 
envolvidas. 
 Não há motivo em se agir com falta de ética profissional, ilegalmente ou de má-fé, pois 
o ambiente em que se trabalha sobre mentiras e falsas informações não são propicio 
ao sucesso, pois nunca haverá verdade, compromisso, motivação, respeito e lealdade 
dos que cercam à empresa. 
 Dessa forma os aspectos éticos e morais são extremamente importantes para aqueles 
que atuam em compras, fazendo com que muitas empresas estabeleçam um ―código 
de conduta ética‖ para todos os seus colaboradores. 
O que se estabelece é que a função de compras é dirigida a um colaborador 
que representa o nome da instituição e no exercício desta função procura-se fazer o 
melhor negócio, visando às melhores vantagens à empresa que representa e não para 
si próprio. 
 Deve-se levar em conta em relação aos brindes, lembranças e presentes que 
normalmente são distribuídos pelos fornecedores aos compradores. 
 Outro caso que não deve ser esquecido é em relação às empresas que oferecem 
comissões aos compradores. Muitas empresas quando recebem brindes, presentes e 
26 
 
 
 
lembranças, fazem sorteio ao decorrer ou a chegada do final do ano, e distribuem entre 
os colaboradores. 
 O mais adequado ao tratar desses assuntos é na formulação do código de conduta 
ética de como será o procedimento nesses casos e que leve em consideração a 
integridade pessoal dentro e fora da empresa, à competência pessoal, o cumprimento 
das legislações que afetam os negócios, o conflito de interesses, as manifestações de 
hospitalidade e presentes, o comportamento ético nas negociações e a 
responsabilidade social. 
 
COMPRAS PROGRAMADAS 
 A compra programada, mais conhecida como pedido programado é muito utilizado nos 
departamentos de compras nos dias de hoje, para Fonseca (2006, p. 
40) em relação à gestão de compra e a compra programada significa: 
Obter produto de fornecedor adequado: saber quem são os melhores 
produtores e quem oferece a melhor relação preço versus qualidade é uma das 
grandes vantagens de um comprador atualizado. O produtor deve não somente 
fornecer um produto bom, mas também deve estar atento a todas as regras de 
transporte, embalagem, e, acima de tudo, trabalhar em parceria com a empresa. 
Isso se dá de diversas formas, entre elas a compra programada, a redução de 
preços de acordo com o volume de compras ou com o tempo de relacionamento, 
a terceirização de estoques. 
Sobre à citação de Fonseca em relação à compra pode-se complementar que é 
importante a programação da compra, através dos pedidos programados que deverão 
ser subsequentes ao andamento das vendas, ou melhor, que vá de acordo com o giro 
do estoque, pois uma compra programada que seja totalmente diferente do planejado, 
é ineficaz, assim o planejado é que o pedidoprogramado seja entregue na data 
prevista, não gerando falta dos produtos e também que não ocorra o excesso do 
produto em estoque. Portanto por Mark Davis (2001, p. 482), posiciona o estoque como 
o seguinte: 
A meta ao determinar o nível apropriado de estoque para estes produtos é 
equilibrar o lucro bruto gerado pela venda de cada unidade com o custo incorrido 
27 
 
 
 
para cada unidade não vendida, após o período de tempo ter passado. Uma vez 
que a demanda para estes produtos seque uma distribuição de probabilidade, 
queremos chegar ao nível de estoque que maximiza nosso lucro esperado. 
Quando a distribuição de probabilidade é discreta, podemos resolver o 
problema usando uma matriz de valor esperado. 
 
 Podemos analisar que um controle ideal do estoque pode proporcionar a obtenção de 
maior lucro entre a compra e a venda do produto. Então esse equilíbrio depende da 
disponibilidade ideal do produto, que pode ser encontrada por analise de um 
determinado período em que consta a quantidade vendida, fazendo com que o gestor 
não compre o produto em demasia ou que tenha escassez do mesmo. 
 Um dos aspectos positivos do pedido programado é em relação ao preço, podendo 
ser mais atrativo, pois como a empresa está se antecipando na hora de comprar, vai 
ser uma garantia de uma venda realizada ao fornecedor já com uma previsão de 
entrega, podendo ser o pedido programado para entregar entre algumas semanas para 
também como alguns meses. 
 Muito interessante é a programação do pedido em relação algum produto que seu 
preço no mercado vem subindo com excesso, ou seja, algum produto que se encontra 
em falta no mercado, assim o pedido programado normalmente poderá segurar o 
preço, por exemplo, o algodão que ultimamente vem subindo com excesso, para a 
empresa que programou pedido, ou mesmo se antecipou, com certeza deve ter lucrado 
com essa situação, ou ao menos amenizado algum tipo de prejuízo que poderia ter 
ocorrido. 
 Temos que levar em conta, que o pedido programado é muito eficaz para os 
fornecedores que detêm normalmente em um atraso em sua produção, se analisarmos 
os fornecedores que são pontuais, ou seja, que entregam com rapidez, não à 
necessidade da programação de pedido, ao menos uma antecipação na hora de 
comprar já é suficiente desse modo não é necessário programar pedidos. 
 Como citado anteriormente o pedido programado é interessante e também muito 
importante para a empresa, e por esse motivo que deve haver um sincronismo e um 
28 
 
 
 
controle certo do estoque. Assim o gestor poderá comprar de acordo com o estoque 
disponível, que seja subsequente a rotatividade do produto ao decorrer do período, 
sendo um determinado produto que vende o ano todo, ou um produto que sofre de 
sazonalidade ou mesmo um produto que decorre de uma demanda irregular. 
 
POLÍTICAS DE COMPRAS 
 As empresas de uma maneira geral necessitam estar atentas a todas as variáveis que 
influenciam os seus resultados, uma delas é as compras que são realizadas, tanto para 
produção como para manutenção das diversas áreas. Sendo assim, as políticas podem 
auxiliar na definição dos parâmetros de controle e promover uma diretriz para as 
compras. 
 Política de compras baseia no mesmo conceito básico de política, onde a política tem 
como objetivo principal a organização e administração do estado, que em nosso caso 
se trata da empresa. 
 É a política de compras que irá determinar regras ou normas, para se estabelecer 
normas e procedimentos sobre a aquisição dos produtos visando assegurar a sua 
contínua provisão de forma a atender às necessidades da empresa no desempenho 
de suas atividades. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
29 
 
 
 
Referências 
ANDRADE, Ronaldo Alves de. Curso de Direito do Consumidor. São Paulo: 2006. 
 
ARKADER, Rebecca (org). Compras e gerência de fornecimento no Brasil: estudos e 
casos. Rio de Janeiro: 2004. 
 
CZAPSKI, Claudio Andre. Qualidade em estabelecimentos de saúde. São Paulo: 
1999. 
 
DAVIS, Mark; CHASE, Richard B.; AQUILANO, Nicholas J.. Fundamentos da 
Administração da Produção. São Paulo: 2001. 
 
FONSECA, Marcelo Traldi. Tecnologias Gerencias de Restaurantes. São Paulo: 2006. 
3ª edição 
 
GARCIA, Eduardo Saggioro; dos REIS, Letícia Mattos Tavares; MACHADO, Leonardo 
Rodrigues; FERREIRA FILHO, Virgílio José Martins. Gestão de estoques: 
Otimizando a logística e a cadeia de suprimentos. Rio de Janeiro: 2006. 
 
GITMAN, Lawrence Jeffrey. Princípios de administração financeira: essencial. Trad. 
Jorge Ritter. Porto Alegre: 2001. 2ª edição. 
 
LUPETTI, Marcélia. Administração em publicidade: A Verdadeira Alma do Negócio. 
São Paulo: 2003 
30 
 
 
 
 
 
MARQUES, Wagner Luiz. Diário de Um Empreendedor. Paraná, 2009. 
 
NASCIMENTO, Luiz Otavio da Silva. Êxodo: da visão à ação: uma proposta para o 
varejo brasileiro. São Paulo: 2005. 2ª edição 
 
OLIVEIRA, Gilson Batista. Uma discussão sobre o conceito de desenvolvimento. 
Curitiba: 2002. 
 
OLIVERIA, Otávio J. (org). Gestão da Qualidade: Tópicos avançados. São Paulo: 
2003. 
 
VASCONCELOS, Marco Antonio; GARCIA, Manuel Enriquez. Fundamentos de 
economia. São Paulo: 1998.