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AULA 6 PERFIL DO GERENTE DE PROJETOS EM PROJETOS ÁGEIS Prof. Robson Vettori Ferezin 2 INTRODUÇÃO A aula de hoje finda os estudos sobre o perfil do gerente de projetos ágeis. Nós abordamos aspectos importantes sobre cultura e ambiente ágil, liderança, equipes ágeis, comunicação em projetos ágeis, escritório de projetos ágeis e agora chegamos ao tema de design thinking, abordagem utilizada para organizar o processo criativo e gerar soluções eficientes para a organização e para os projetos. Nesta aula, você terá a oportunidade de se aprofundar neste conceito, aprender a aplicação prática da abordagem para a criação de produtos, serviços ou projetos, explorar a aplicabilidade da abordagem no gerenciamento de projetos e compreender a vantagem competitiva e estratégica da utilização da abordagem no contexto organizacional. Os dois primeiros temas da aula abordam a teoria do design thinking de forma simples e sucinta, já o tema três apresenta a aplicabilidade da abordagem na prática, para criação de soluções para os problemas organizacionais e de projetos. Os temas quatro e cinco apresentam a aplicação do design thinking no gerenciamento de projetos. Esperamos que esta aula possa agregar valor à sua experiência com a gestão de projetos. TEMA 1 – O DESIGN THINKING O design thinking foi inventado por David Kelley e Tim Brown, da empresa de consultoria de inovação IDEO, quando lançaram o livro Design Thinking – uma metodologia poderosa para decretar o fim das velhas ideias, em 2009. Desde então, a abordagem tem sido cada vez mais difundida e aplicada para gestão empresarial e projetos. Antes de nos aprofundarmos no tema, é fundamental entendermos o conceito de design e thinking. Segundo Camargo e Ribas (2019), design pode ser definido como a concepção de um produto ou serviço, por meio das pessoas e necessidades. Literalmente, design significa desenhar, e thinking significa pensando, o que transparece pensamento de designer ou pensar como um designer. Brown (2018), autor do design thinking, define o tema como uma abordagem para inovação que usa ferramentas dos designers para integrar as necessidades das pessoas, possibilidades da tecnologia e requisitos para o sucesso dos negócios. 3 O tema da nossa aula de hoje pode ser entendido como uma nova forma de pensar ou um novo modelo mental para criar soluções para os problemas por meio da empatia, que é considerada a base do trabalho, pois não existe solução pensada no usuário sem que se pense como o usuário. Além da empatia, para praticar o design thinking, é necessário enxergar o mundo sob diferentes perspectivas e fazer uso da colaboração e da experimentação. Assim, segundo Camargo e Ribas (2019), as principais ferramentas e princípios básicos para que essa prática obtenha êxito são: • Empatia: se não for para melhorar a experiência do usuário, não pode ser considerado design thinking. É necessário pensar primeiro nas pessoas, antes mesmo de pensá-las como clientes ou usuários, e a empatia é valor fundamental para o design thinking. • Colaboração: fator importante para a criação de produtos e serviços que atendem diferentes perfis de clientes e pontos de vista. A colaboração também envolve a cocriação de soluções, pois envolve criar algo com pares da mesma empresa, profissionais de outras áreas da organização ou até mesmo em conjunto com as pessoas que utilizarão o produto ou serviço; • Experimentação: princípio que gera aprendizado e deve ser amplamente estimulado. O design thinking envolve errar rápido para errar barato, seguindo a lógica de que quanto mais cedo você descobre que sua ideia não funciona ou não tem aceitação, mais cedo você tenta uma nova opção. Não é possível criar algo inovador e disruptivo em ambientes que considerem o erro como falta grave, afinal errar faz parte do processo. Brown (2018) reforça que o design thinking busca liberar a criatividade para resolver problemas, desenvolver produtos e pensar projetos com base no processo cognitivo das pessoas e que a missão desta abordagem é traduzir observações em insights e estes em produtos e serviços para melhorar a vida das pessoas. TEMA 2 – AS FASES DO DESIGN THINKING O design thinking não se trata de uma solução padronizada que serve para todos os tipos de problemas, projetos ou negócios igualmente, mas pode ser aplicada de forma adaptada na busca da melhor solução, apesar de ser melhor 4 recomendada para problemas ou projetos que abordam problemas com definição e circunstâncias incertas. Segundo Camargo e Ribas (2019), uma das abordagens mais utilizadas na busca de uma melhor solução para problemas ou oportunidades é o duplo diamante, criada pela Council, autorizada inglesa líder no uso de design estratégico. Esse modelo leva em consideração os pilares do design thinking e estabelece um processo que tem a finalidade de entregar para o usuário final uma possível solução que realmente se encaixe à sua necessidade. Zanban (2018) contextualiza que os dois diamantes da estrutura representam o pensamento divergente, em que há a exploração de um problema com a mente aberta, seguido do pensamento convergente, sendo que esse problema é solucionado em uma ação, conceitos apresentados como princípios do design thinking e aplicados nessa metodologia. A aplicação do design thinking com base neste modelo segue as etapas descritas na imagem a seguir: Créditos: arka38/Shutterstock. A primeira etapa do processo consiste em compreender o cliente ou usuário e obter o completo entendimento do problema por meio dos pontos de vista baseados nas necessidades dos usuários. Fazendo um brainstormig entre os participantes, é possível formatar algumas soluções criativas passíveis de prototipação. A partir do momento que a criação é testada, é possível determinar os resultados alcançados pela solução para o problema em questão. No próximo tema da nossa aula, veremos com mais detalhes cada uma das etapas deste processo. 5 TEMA 3 – O DESIGN THINKING NA PRÁTICA O design thinking deve ser praticado com regularidade e com o envolvimento de participantes-chave para que obtenha os resultados esperados. Segundo Brown (2018), a prática constante do design thinking leva a abordagem a se difundir por toda a organização, e a participação do cliente em todo o processo do ciclo de vida é fundamental para a obtenção dos melhores resultados. Acompanhe os próximos tópicos para que seja possível entender melhor cada uma das etapas do ciclo de vida da abordagem. 2.1 Observação/empatia A primeira etapa do método é entender o cliente ou usuário por meio de uma imersão realizada pela observação e pela empatia, valor fundamental da abordagem, cujo objetivo é compreender de forma clara o problema a ser resolvido. Como essa é uma fase de divergência, é um momento de coleta de requisitos normalmente caracterizada por ferramentas de observação e entrevistas, como também pode ser necessário realizar um trabalho de campo. O seguinte exemplo prático é mencionado por Camargo e Ribas (2019) para exemplificar essa imersão no mundo do cliente. Se o desafio é reduzir o tempo médio de atendimento de um call center, os participantes devem ligar algumas vezes para a central de atendimento, participar de atendimentos presenciais ao lado dos atendentes, entender a tecnologia envolvida para registrar os atendimentos e explorar como é realizada a gestão de conhecimento e bases de consulta. Assim será possível entender o problema tanto do lado de quem utiliza o serviço como do lado de quem o fornece. A entrevista também é uma das principais ferramentas utilizadas neste processo de observação e empatia, quando definidos o público-alvo e os questionamentos necessários para o completo entendimento do contexto, bem como a pesquisa etnográfica e o mapa da empatia, amplamente utilizadona aplicação de estratégias comerciais para melhor entendimento do seu cliente. 2.2 Definição do problema Após a coleta de percepções, base de respostas, insights e sintomas, a segunda etapa do processo consiste em processar todas as informações para um entendimento mais profundo do problema a ser resolvido ou do produto ou serviço 6 a ser criado. De acordo com Zaban (2018), neste momento, são reunidos todos os dados para que sejam priorizados como mais importantes e significativos para o problema ou projeto. De posse de todas as informações, é possível obter alguns insights e elaborar um briefing final para o entendimento do problema ou projeto. Camargo e Ribas (2019) destacam a importância dessa etapa de entendimento do problema em sua plenitude, pois uma das principais causas de falhas em produtos ou serviços estão relacionadas ao não entendimento do problema ou à resolução parcial da situação. Assim, é possível afirmar que essa etapa é fundamental para o alcance do objetivo quando utilizado o processo de design thinking. A prática mais comum nessa fase é reunir a equipe envolvida na fase de observação para que todos compartilhem suas percepções, discutam as causas possíveis e consigam ‘recortar’ o problema ou produto/serviço almejado. Após a concepção desta segunda etapa, o primeiro diamante está completo, pois ele é formado pelas fases de descoberta e definição, cujo foco é no desenho do problema ou projeto. As próximas etapas compõem o segundo diamante, quando será possível divergir novamente por meio do levantamento, agrupamento, refinamento e análise de ideias para possível resolução do problema, para que, em um segundo momento, seja realizada a conversão para a prototipação e testes. 2.3 Ideação De posse do problema definido e especificado, este é o momento de explorar ideias de soluções para resolver o desafio. Para tanto, é necessário contar com a ajuda de um time multidisciplinar para criar muitas ideias e combiná- las até que uma solução viável e criativa seja identificada. A principal ferramenta possível do processo de ideação é o brainstorming. Segundo Camargo e Ribas (2019), essa ferramenta produz resultados significativos quando bem estruturada, mas deve seguir as seguintes regras: • uma conversa por vez: cada participante deve ter o direito de explicar sua ideia; • quantidade importa: é necessário criar o maior número de ideias possíveis; 7 • construa com base na ideia dos outros: como a melhor ideia é uma combinação de insights, é necessário valorizar e incentivar o aprimoramento de ideias promissoras; • encoraje as ideias ‘fora da caixa’: como um valor fundamental do processo de design thinking é a experimentação, abra espaço e acolha o novo; • seja visual: aposte no poder das notas adesivas e no agrupamento de ideias complementares; este procedimento traz a sensação de que o processo está funcionando e de que todas as ideias estão sendo levadas em consideração; • mantenha o foco: para um processo criativo funcionar, é necessário manter o foco para que as ideias sejam direcionadas para uma proposta única; • não critique ou faça julgamento de valor: este não é um momento para julgar ou criticar ideias, pois essas atitudes limitam o pensamento criativo dos participantes; • use analogias ou metáforas: avalie se a solução para o problema já não foi implementada com sucesso em outros nichos de mercado diferentes do contexto em que se está sendo tratado. Camargo e Ribas (2019) também citam outra ferramenta muito utilizada nesta etapa do processo, a crawford slip, processo em que cada participante coloca suas ideias, em silêncio, em alguns post-its e as compartilha em um quadro comum. Normalmente chegam ideias inusitadas, diferentes ou algo que dificilmente alguém compartilharia em outras ocasiões, o que contribui fortemente para a ideação. A partir do momento que as ideias estão dispostas para o grupo, será necessário selecioná-las e priorizá-las para que possamos ingressar na convergência do segundo diamante, que consiste em validar as ideias eleitas por meio da prototipação. 2.4 Prototipação e testes A fase de prototipação e testes constitui um dos momentos-chave para o processo, pois são validadas todas as ideias criadas e priorizadas, seja para o produto, serviço ou problema, com o objetivo de aprovar a implementação da solução por meio de um projeto. Zaban (2018) ressalta que é necessário desenvolver algo mais próximo do projeto final como resultado, realizar todos os testes com os usuários e coletar feedbacks necessários para possíveis ajustes. 8 A grande vantagem dessa etapa, segundo Camargo e Ribas (2019), é que permite errar rápido para replanejar rápido, com baixo custo. De acordo com os autores, após a prototipação e testes, os seguintes cenários são possíveis com base nos resultados obtidos: • Perseverar: o feedback obtido durante a prototipação mostra que a solução proposta para o problema, produto ou serviço foi um sucesso. Este é o cenário mais desejado, pois você validou suas ideais e poderá continuar desenvolvendo o seu produto ou serviço por meio da implementação de um projeto. • Pivotar: a ideia se mostrou boa, mas precisa de refinamentos que podem gerar outros protótipos de versões mais avançadas para a solução, produto ou serviço almejado. É uma forma de manter a base do projeto, mas alterar algumas variáveis que possam ser ajustadas nas fases anteriores com o propósito de provocar um novo protótipo. • Abandonar: o feedback recebido demonstra que a solução não é adequada para o problema escolhido. Diferentemente das duas alternativas anteriores, é possível que seja necessário abandonar, porém não foram realizados altos investimentos para a busca da solução. Neste momento, ao final da fase de prototipação e testes, é findado o ciclo do design thinking. Como foi possível perceber, essa abordagem integra a razão e a emoção e as coloca a serviço da criação colaborativa para desenvolver conceitos inovadores ou resolver os problemas esperados para o negócio/projeto. TEMA 4 – APLICAÇÃO DO DESIGN THINKING AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS As organizações de nível mundial que estão em franca expansão proporcionam negócios inovadores que transformam padrões existentes e mudam a forma de consumir produtos e serviços, muitas vezes por meio da aplicabilidade do design thinking. A utilização desta abordagem aliada à gestão de projetos pode ser encarada como uma sinergia que busca facilitar o entendimento do problema ou dos impedimentos para encontrar novas soluções. O design thinking é extremamente rico em técnicas centradas na experiência colaborativa e interação social, extremamente úteis na elicitação de requisitos do produto do projeto e na gestão de stakeholders ou na gestão de mudanças do projeto. 9 Quando o consumidor demanda praticidade e agilidade na obtenção de resultados, a organização deve oferecer opções inovadoras que atendam a essas necessidades, e o design thinking auxilia na valorização da inovação para solucionar possíveis problemas em projetos. Assim, o design thinking em projetos é o uso do processo de pensamento típico dos designers na solução de problemas de negócios, por meio de projetos que proporcionem a geração de novos processos, serviços ou produtos. Na gestão de projetos, a etapa de entendimento dos requisitos do projeto ou problemas e impedimentos é primordial para garantir bons resultados. Por meio do design thinking é possível não só compreender o projeto que será necessário estruturar, mas também os problemas e impedimentos que precisaremos resolver por meio de soluções inovadoras com base nos fatores internos e externos em que a empresa está inserida, colaboração dos clientes, usuários finais, equipe do projeto, pessoas de outros departamentos e, inclusive, benchmarking. SegundoEchos (2018), na prática, o design thinking segue caminhos que se cruzam com a gestão de qualquer projeto de forma simples, conforme a seguinte relação: • Empatia e observação: este é o momento em que devemos explorar a nossa capacidade de ver o mundo pelos olhos de outras pessoas, o que elas veem, o que elas sentem, e experienciar as coisas da forma que elas fazem, por meio do exercício da empatia. É muito importante entender realmente as necessidades das outras pessoas com relação ao problema ou ao produto que está sendo proposto, e este é o momento de deixar de lado as nossas próprias ideias e tentar entender as opiniões, pensamentos e necessidades de alguém. • Entendimento do problema: o início do design thinking é o entendimento profundo do problema que será resolvido, afinal, para se aproximar de uma questão complexa, é fundamental entendê-la com precisão e conseguir realizar o recorte preciso do problema. Quando falamos em projetos ágeis, existe uma relação direta com o levantamento dos requisitos do projeto e os impedimentos levantados ao longo das sprints, mas essa fase também pode ser aplicada a qualquer problema inerente aos projetos como um todo, como falta de recursos, estimativas mal realizadas, relacionamentos, entendimento de conceitos, entre outros. 10 • Ideação: sabendo o que precisa ser feito, como podemos fazer? O design thinking e a gestão de projetos novamente se unem para levantar hipóteses e ideias para encontrar os melhores caminhos e ter um resultado de sucesso para o desafio levantado, seja com relação ao projeto em que será implementado ou ao problema com o que estamos nos deparando. • Prototipagem e testes: durante qualquer projeto, chega a hora de avaliar os resultados propostos, e o design thinking coloca o trabalho em prova para validar seu valor por meio de testes de aceitação ou avaliação da evolução dos problemas. Essa etapa tem uma fase conclusiva nas reuniões de review realizadas nas entregas das sprints realizadas no gerenciamento de projetos ágeis, quando devem ser aprovadas pelo product owner. • Implementação: na aplicação do design thinking e da gestão de projetos, é possível considerarmos a implementação do projeto, uma vez que tenha sido considerada como sucesso a ideia testada na fase anterior. Neste contexto, a combinação dos dois conceitos pode garantir ao gerente de projetos um maior entendimento do produto a ser desenvolvido, bem como dos problemas a serem resolvidos. Em seguida, será possível entregar o projeto de forma mais ágil, com uma melhor gestão de recursos e de forma que o resultado seja muito mais aderente à necessidade das pessoas a quem ele se destina. É possível afirmar que ao implementar a abordagem do design thinking em seu status quo, a organização poderá estar mais competitiva em relação aos demais concorrentes do mercado e se diferenciará com produtos inovadores, construídos de forma colaborativa e com a visão do usuário, do cliente ou do consumidor final, por meio da empatia, definição do problema ou produto, ideação e prototipagem aliada aos testes. TEMA 5 – VANTAGENS DO DESIGN THINKING O design thinking traz inúmeros ganhos para as empresas e clientes, pois a criatividade aliada à colaboração proporciona o desenvolvimento de competências, além de produtos inovadores e resolução de problemas por meio da melhor construção possível de ideias. De acordo com a Echos (2018), as principais vantagens na utilização do design thinking em conjunto com a gestão de projetos são: 11 • Comunicação: a troca de informações, construção de alternativas colaborativas e abertura ao erro proporcionam uma melhor comunicação entre os profissionais das mais diversas áreas que não se sentem inibidos, mas encorajados a falar, contribuir e ouvir. • Ambiente organizacional: ao criar um ambiente de empatia, colaboração e experimentação, muitos sentimentos são reorganizados e trabalhados a fim de aumentar a produtividade dos profissionais que, por meio da abordagem, passam a utilizar as emoções a favor do processo criativo, uma vez que é necessário colocar em prática, interagir de maneira eficiente (habilidades sociais), ter autoconhecimento e empatia. Assim, fomenta-se a inteligência emocional e cria-se um ambiente estimulante, agradável e favorável à inovação. • Satisfação e fidelização: profissionais com atenção total ao problema do cliente têm a capacidade de melhor atendê-los, pois de fato se preocupam e entendem os problemas que a persona enfrenta. • Visão sistêmica: a abordagem traz a humanização sem perder o olhar para os resultados, o que demanda que o profissional tenha visão macro e micro de toda a cadeia, a fim de encontrar caminhos que melhor beneficiem e atendam aos propósitos traçados. • Adaptabilidade: mudanças costumam ser mal recebidas pelas pessoas, mas essa resistência é diariamente combatida na abordagem do design thinking aliada à gestão de projetos ágeis. Assim, os profissionais se tornam flexíveis e adaptáveis. • Engajamento: o propósito e a abertura proporcionados pela abordagem do design thinking trazem a liberdade e incentivam o potencial dos profissionais, o que faz com que sintam que estão se desenvolvendo, sendo ouvidos em função de algo que vale a pena. O design thinking é estratégico por natureza, pois aprimora todas as etapas e integra as partes envolvidas no projeto com foco no negócio. Como vimos nesta aula, é preciso que os gerentes de projetos prezem por métodos, planejamentos estratégicos, processos e abordagens que otimizem a gestão e impactem positivamente nos resultados. É certo que não há um único caminho a ser seguido e nem um único método de gestão, mas a busca por inovação deve ser constante, e o design thinking surge para ajudar nesse campo. https://escoladesignthinking.echos.cc/blog/2019/06/inteligencia-emocional/ https://brasil.pmi.org/brazil/KnowledgeCenter/Articles/PlanejamentoEstrategico.aspx https://brasil.pmi.org/brazil/KnowledgeCenter/Articles/PlanejamentoEstrategico.aspx 12 Este modelo trata-se de uma abordagem que nos ajuda a mudar o nosso estado mental e nos estimula a resolver problemas por meio de novas perspectivas, encontrar soluções e dar respostas colocando sempre as pessoas no centro das decisões e envolvendo-as em todo o processo, desde o entendimento até a entrega das soluções. De forma geral, é possível relacionarmos vantagens fundamentais para o gerenciamento de projetos quando envolvemos o design thinking, como a contribuição efetiva para a estratégia do projeto e da organização, resolução prática e colaborativa na resolução de problemas (especialmente aqueles mais complexos), coleta de dados e geração de ideias, foco no cliente ou usuário no intuito de facilitar a gestão das partes interessadas e utilização da rápida gestão conhecimento, uma vez que as correções e adequações ocorrem rapidamente após as falhas. É importante ter ciência de que, em um processo criativo, tudo deve ser visto como lição aprendida. Estar aberto a experimentar novos caminhos, testar hipóteses, errar e aprender são características fundamentais para você ter êxito no desenvolvimento de novas ideias. Experimente o design thinking em seus projetos! Com o término desta aula, encerramos este tema importante e atual que trata da utilização do design thinking em projetos. Espero que você tenha aproveitado a fase de definição e principalmente da aplicação do design thinking no gerenciamento de projetos, tanto para remoção de impedimentos, mas principalmente para estruturação de um novo produto ou serviço. É possível imaginarmos que o design thinking, assim como o gerenciamento de projetos, possa ser utilizado para diversas situações profissionais ou até pessoais, pois trata-se de uma abordagem criativa para a solução de problemas. Com o final desta aula, concluímos tambéma nossa disciplina Perfil do Gerente de Projetos em Projetos Ágeis. Espero que tenha agregado valor para que possa aplicar seus conhecimentos no âmbito profissional e desejo muito sucesso em sua jornada! 13 REFERÊNCIAS BROWN, T. Design thinking: uma metodologia poderosa para decretar o fim das velhas ideias. Rio de Janeiro: Alta Books, 2018. CAMARGO, R.; RIBAS, T. Gestão ágil de projetos: as melhores soluções para suas necessidades. São Paulo: Saraiva, 2019. DESIGN thinking: entenda o que é e como aplicar. Guia do Estudante, 2020. Disponível em: . Acesso em: 16 mar. 2021. GESTÃO de projetos: como o design thinking pode ajudar? Echos Escola Design Thinking, 2018. Disponível em: . Acesso em: 16 mar. 2021. LEWRICK, M.; LINK, P.; LEIFER, L. A jornada do design thinking: transformação digital prática de equipes, produtos, serviços, negócios e ecossistemas. Rio de Janeiro: Alta Books, 2019. MASSARI, V. L. Gerenciamento ágil de projetos. Rio de Janeiro: Brasport, 2018. PROJECT Management Institute PMI. Guia Ágil. Pennsylvania: PMI, 2017. ______. Guia PMBOK: um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. 6. ed. Pennsylvania: PMI, 2017. PROVINCIATTO, M.; CAROLI, P. Sprint a sprint: erros e acertos na transformação cultural de um time ágil. São Paulo: Caroli, 2020. WILLIAMS, R. Design para quem não é designer: noções básicas de planejamento visual. 3. ed. São Paulo: Callis, 2009. ZABAN, Y. Design thinking: método duplo diamante. 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