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SEGUNDA FASE
Capítulo 2 - Arrumando a casa
Inicie aqui a caminhada para a excelência no gerenciamento de sua área. Caso precise de ajuda (Ver Anexo D), procure a FALCONI Consultores de Resultado.
2.1 Como arrumar a casa
Para arrumar a casa, concentre sua mente e suas ações no seguinte:
a) Escolha uma área de sua empresa que não vai bem. Inicie a arrumação por esse pior local. Gerenciar é resolver problemas!
b) Defina os problemas dessa área (problema é resultado indesejável).
c) Podem surgir problemas localizados num setor ou problemas interfuncionais de caráter mais amplo.
d) Exemplo de problemas localizados: alto índice de refugos, excesso de quebra de equipamento, elevado número de erros de faturamento, excesso de erros em compras, etc.
e) Exemplo de problemas interfuncionais: reclamações de clientes, devolução de mercadorias, excesso de estoques, queda de vendas, etc.
f) Os problemas interfuncionais devem ser desdobrados em problemas localizados. g) Para cada problema localizado defina um item de controle. Por exemplo: índice de refugos. Faça um gráfico mostrando a situação atual e sua meta.
g) Planeje atingir a meta em seis meses, seguindo as recomendações contidas nos primeiros sete capítulos deste livro.
h) Tudo que você fizer deve ser focado nessa meta. Só faça aquelas coisas que o ajudem a atingir a sua meta. O resto é, no momento, desperdício de tempo e de recursos.
2.2 O que é gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia
a) Numa empresa a maioria das pessoas consome a maior parte do seu tempo trabalhando nas funções operacionais.
b) É muito difícil que as funções gerenciais possam ser conduzidas de forma eficaz, se as funções operacionais não funcionam bem.
c) Arrumar a casa significa essencialmente tomar providências para que as pessoas, ao exercerem as funções operacionais, sejam as melhores do mundo naquilo que fazem. (Se a padronização fosse perfeita e se todos cumprissem os padrões, não deveria haver anomalias!).
d) Além disso, arrumar a casa significa eliminar as anomalias (Eliminar completamente é impossível, mas podemos baixar o número de anomalias a níveis insignificantes!).
e) Essencialmente, arrumar a casa significa melhorar o seu gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia.
f) Hoje você já pratica esse gerenciamento, mas certamente existe espaço para melhorá-lo.
g) Esse tipo de gerenciamento é conduzido por todos os níveis hierárquicos até o nível individual.
h) O gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia é centrado:
1. Na perfeita definição da autoridade e da responsabilidade de cada pessoa (ver Quadro 8.2).
2. Na padronização dos produtos, dos processos e das operações.
3. Na monitoração dos resultados desses processos e sua comparação com as metas.
4. Na ação corretiva, nas operações e no processo, a partir dos desvios encontrados nos resultados, quando comparados com as metas.
5. Num bom ambiente de trabalho (5S) e na máxima utilização do potencialmental das pessoas (CCQ e sistema de sugestões).
6. Na busca contínua da perfeição.
i) Quanto melhor for o gerenciamento da rotina, mais tempo disporá o gerente (como mostrado na FIG. 2.1) para participar do gerenciamento interfuncional.
j) Quanto mais se sobe na hierarquia, mais se pratica tanto o gerenciamento pelas diretrizes como o gerenciamento da rotina de forma interfuncional, (FIG. 2.1) que é, na verdade, o gerenciamento interfuncional.
k) Finalmente, poderíamos definir o gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia como as ações e verificações diárias conduzidas para que cada pessoa possa assumir as responsabilidades no cumprimento das obrigações conferidas a cada indivíduo e a cada organização.
l) O gerenciamento da rotina é a base da administração da empresa e deve ser conduzido com o máximo cuidado, dedicação, prioridade, autonomia e responsabilidade.
2.3 Gerente como líder de mudanças
a) Uma empresa, para sobreviver à guerra comercial numa economia globalizada, tem que atingir metas rigorosas.
b) Não se atinge metas sem fazer mudanças.
c) Para se atingir metas rigorosas são necessárias mudanças rigorosas.
d) O processo gerencial é um processo de mudanças. Gerenciar é atingir metas.
e) Nós, seres humanos, não gostamos de mudanças. Inventamos as mais variadas, complexas e inteligentes explicações para não mudarmos.
f) Dizemos: "Gosto muito de aplicar este método! É sensacional! Mas acho que preciso de mais treinamento, pois sinto dificuldades..."
g) Dizemos também: "Fui a uma conferência e descobri outros conhecimentos... Vamos discutir mais essas coisas. Depois nós trabalharemos esse método..."
h) Dizemos ainda: "Puxa vida! Nunca estive tão ocupado na minha vida! Não estou tendo tempo para aplicar o método..."
i) Às vezes, falamos assim: "Acho que existem outros métodos mais apropriados ao caso de áreas administrativas e de serviço. O método proposto é muito bom para manufatura. O nosso caso é diferente..."
j) O papel do líder (gerente) é compreender essa situação e conduzir as pessoas sob sua autoridade para as mudanças necessárias para enfrentar uma economia globalizada e garantir a sobrevivência da empresa e dos empregos.
k) Nesse processo de mudanças, dois fatores são decisivos:
1. Liderança.
2. Educação e treinamento.
m) A experiência tem mostrado que a empresa vai bem quando tem um bom líder. Numa empresa que vai bem, algumas fábricas vão bem, e outras nem tão bem. Nas fábricas que vão bem, alguns departamentos vão bem, e outros não. Tudo depende do líder local.
n) Boa liderança é sinônimo de boas mudanças.
o) Quando uma pessoa vai a um curso ou lê um livro, ela adquire conhecimento mental. Com o tempo, esse conhecimento desaparece. Pior: a pessoa pensa que sabe as coisas, mas na verdade não sabe.
p) Quando uma pessoa faz alguma coisa com esse conhecimento, ela adquiriu o conhecimento prático. Esse conhecimento nunca acaba. Quem sabe faz.
q) O conhecimento prático é superior ao conhecimento mental porque o primeiro engloba o segundo.
r) Somente a prática do conhecimento agrega valor (traz benefício para as pessoas).
s) As mudanças numa empresa são a prática do conhecimento.
t) Então, o líder deve conduzir as mudanças da seguinte maneira:
1. Primeiro dê conhecimento do tema ao seu pessoal (educação).
2. Depois ensine seu pessoal a aplicar esse conhecimento, homem a homem, no local de trabalho (treinamento), imediatamente. Ensine-lhes como fazer, pessoalmente.
3. Deixe-os fazer acompanhando-os no início.
4. Elogie o bom resultado alcançado.
u) O líder sabe que as mudanças são o único caminho para a sobrevivência de sua empresa.
v) Lidere essas mudanças! Lembre-se: nós, seres humanos, detestamos mudanças.
Não é fácil liderar mudanças.
w) Gerência é lugar para líderes. Nem todos nós somos líderes.
2.4 Por que melhorar o gerenciamento da rotina em sua área?
a) Sua empresa só sobreviverá à guerra comercial global se ela estiver entre as melhores do mundo.
b) Sua empresa estará entre as melhores do mundo se a sua gerência estiver entre as melhores do mundo na sua especialidade.
c) Ter os seus resultados entre os melhores do mundo é sua responsabilidade como gerente ou diretor.
d) Um bom gerenciamento da rotina é um dos meios para atingir esse fim.
e) Passe esses conceitos para toda a sua equipe. O único jeito de nós melhorarmos de fato o nosso País é a partir da mente e dos corações das pessoas, mudando para novos níveis de competência.
2.5 Como planejar a melhoria do seu gerenciamento
a) O gerenciamento da rotina é baseado no método e no humanismo (Ver FIG. 2.2).
b) Não existe um método rígido de melhoria do seu gerenciamento. c) As frentes indicadas devem ser atacadas simultaneamente.
d) Algumas pessoas costumam dizer: "Primeiro vamos melhorar a padronização, depois melhoramos o resto".
e) Na linguagem da resistência às mudanças, primeiro quer dizer "bem devagar" e depois "nunca".
f) Portanto, vá trabalhando simultaneamente no PDCA (Ver Anexo A), padronização, itens de controle, 5S, eliminação de anomalias, etc.
g) Cada empresa é um caso diferente. Tem cultura diferente. Está num estágio deavanço gerencial diferente. Por isso é impossível ter um plano de melhoria do gerenciamento que seja igual para todas as empresas.
h) No entanto, aconselho-o a se colocar uma meta: tornar o seu gerenciamento da rotina excelente em dois anos! No máximo!
i) Depois monte um plano de melhoria do gerenciamento da rotina para sua própria gerência, baseado aproximadamente na FIG. 2.3.
j) Inicie simultaneamente pelas entradas indicadas na FIG. 2.3.
2.6 Promovendo mudanças por meio do 5S
a) Implantar o 5S é uma boa maneira de iniciar o melhoramento do seu gerenciamento da rotina (Ver FIG. 2.3).
b) O 5S potencializa o seu gerenciamento da rotina (Ver FIG. 2.4).
c) O 5S promove o aculturamento das pessoas a um ambiente de economia, organização, limpeza, higiene e disciplina, fatores fundamentais à elevada produtividade.
d) O 5S pertence a todas as pessoas.
e) Você deve fazer todo esforço para que o 5S seja muito bem-sucedido em sua área. Procure a FALCONI Consultores de Resultado para ajudá-lo a iniciar o 5S.
2.7 Tópicos para reflexão pelos Grupos de Cumbuca
a) Na última reunião do seu Grupo de Cumbuca, vocês propuseram ações para melhorar a empresa com base no Quadro 1.1. Elas coincidem com as ações propostas na FIG. 2.3? Discutam as diferenças.
b) Cite pelo menos cinco anomalias presentes em sua área de trabalho.
c) Sugiro que cada um exponha aos companheiros do grupo o que precisa ser mudado em sua própria área.
d) Como provocar as mudanças em sua área?
e) Seria interessante discutir a questão: conhecimento mental e conhecimento prático. Discutam treinamentos recentes, que não resultaram em nada.
f) Com a globalização da economia, todas as empresas, em qualquer lugar do mundo, devem ter desempenho de empresa boa de primeiro mundo. Concordam? Discutam esse tema. Como garantir que sua área de trabalho seja de primeiro mundo?
g) Vocês perceberam que, em qualquer posição hierárquica que vocês estiverem, vocês serão o presidente de sua empresa?
h) Discutam profundamente a FIG. 2.3.
i) Discutam o 5S. Solicitem filmes, cartilhas, textos sobre o tema.