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GESTÃO DE DOCUMENTOS:
UMA PRÁTICA DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO
TEMA LIVRE
Ana Paola da Silva Salgado Araujo1
Isabella Souza Coelho2
RESUMO
Apresenta conceituação de gestão, documento e gestão de documentos, abordando breve contexto e histórico 
desta área do conhecimento. Explicita os objetivos dessa prática que evoluiu no momento de grandes mudanças 
na sociedade, resultante na Era da Informação. Também trata do ciclo de vida dos documentos de acordo com 
seu valor de informação ou histórico para sua eliminação ou guarda. Cita empresas que hoje trabalham a gestão 
documental e finaliza com uma breve relação com a gestão eletrônica de documentos.
Palavras-chave: Gestão de documentos. Gestão da informação. Organização do conhecimento. Ciclo de vida de 
documentos. Gerenciamento eletrônico de documentos.
1 INTRODUÇÃO
As grandes mudanças que ocorreram no mundo levaram as organizações e a 
sociedade à chamada Era da Informação. Logo, informação e conhecimento apoiados pela 
tecnologia, tomam o lugar dos recursos estratégicos da Era Industrial.
Esses acontecimentos proporcionaram grande desenvolvimento cultural e 
tecnológico do homem moderno, o que possibilita a geração e acesso a um gigantesco volume 
1 Universidade Federal do Rio de Janeiro, anapaola.forever@gmail.com, Rua Doutor Niemeyer, 113 apto 201 – 
Engenho de Dentro – RJ
2 Universidade Federal do Rio de Janeiro, isa.biblio.rp@gmail.com, Rua Almirante Barroso, 55 apto. 202 – 
Mutondo – São Gonçalo – RJ
mailto:anapaola.forever@gmail.com
mailto:isa.biblio.rp@gmail.com
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de informações, de diversas formas e em qualquer área do conhecimento, sem as quais muitas 
instituições modernas não mais sobrevivem.
Administrar, organizar e gerenciar informação é, hoje, uma preocupação entre as 
empresas e entidades públicas e privadas de pequeno, médio e grande porte, de diversos 
segmentos que encontram na tecnologia de Gestão de Documentos uma poderosa aliada para 
a tomada de decisões e um facilitador para a gestão de suas atividades, assim como maior 
controle sobre as informações que produzem e recebem.
A Gestão de Documentos assegura que a informação produzida e utilizada será 
bem gerenciada, garantindo a confidencialidade e a rastreabilidade das informações, além de 
proporcionar benefícios como: racionalização dos espaços de guarda de documentos, 
eficiência e rapidez no desenvolvimento das atividades diárias e o controle do documento 
desde o momento de sua produção até a destinação final.
Sendo assim, as organizações devem estar preparadas para suportar o crescente 
volume e rapidez de circulação de informações e conhecimento, pois o acúmulo de 
documentos nas instituições, quando não tratado, torna-se um conjunto de informações 
irrelevantes e sem utilidade. Mas, a informação deve, por conceito, ser útil e para isso 
estruturas organizacionais e tecnológicas flexíveis devem ser implantadas.
Essa atividade assumiu nas instituições papel tão relevante quanto à gestão de 
materiais e de recursos humanos, embora ainda não haja reconhecimento disso, pois, em 
geral, a documentação é uma prática pouco compreendida, e, por conseqüência, mal resolvida 
nas organizações, acarretando perda de eficiência e eficácia nos seus processos. Portanto é 
necessário seu tratamento nos processos de trabalho.
O presente trabalho utilizou pesquisa bibliográfica e observação de websites de 
empresas do ramo para conseguir atender o objetivo de relembrar a importância da gestão de 
documentos, área hoje pouco valorizada.
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2 GESTÃO DE DOCUMENTOS
2.1 O QUE É GESTÃO E O QUE É DOCUMENTO
Gestão é função de planejar, coordenar e direcionar as atividades de uma 
organização (ROSENBERG, 1983, tradução nossa); ou, gerir; dirigir como gerente 
(FERREIRA, 2007).
Documento é 
Informação registrada, produzida ou recebida no início, condução ou conclusão de 
uma atividade individual ou organizacional, e que compreende conteúdo, contexto 
e estrutura para fazer prova dessa atividade. [...] Informações registradas, 
independentes do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma 
instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos 
suficientes para servir de prova dessas atividades. (CUNHA, 2007).
Ou seja, é um meio que comprova a existência de um fato, a exatidão ou verdade 
de uma afirmação.
2.2 DOCUMENTO E SEU CICLO DE VIDA
A Gestão Documental significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos 
documentos de arquivo, desde sua produção, organização, tramitação e uso até sua destinação 
final, assegurando assim, a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor para a 
guarda permanente e a preservação daqueles de valor informativo probatório ou histórico.
O conceito de ciclo de vida dos documentos transforma um conjunto de 
documentos quantitativamente importante. Sendo assim, apresentam-se suas fases 
denominadas: criação, publicação e distribuição, uso ativo, pós-decisão, arquivo e descarte.
O documento pode ser criado, adquirido ou selecionado, ou seja, ele é criado pelo 
sistema ou adquirido por fontes externas ou selecionado a partir de uma fonte externa. Ele é 
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distribuído ou publicado podendo ter um uso ativo ou não, logo se não existir esse uso 
contínuo pode garantir o seu arquivo (físico ou eletrônico) para futura recuperação, através do 
armazenamento. Na pós-decisão, visa-se uma organização para os documentos, onde ele 
também é classificado de acordo com um plano de classificação e descrição. No arquivo e 
preservação, analisa-se a questão eliminação ou conservação, que depende de uma avaliação 
da informação, onde se decide pelos prazos de retenção ou eliminação imediata.
(Fonte: BALDAM; VALLE; CAVALCANTI, 2002)
2.3 O QUE É GESTÃO DE DOCUMENTOS
A Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos técnicos e operacionais 
referentes às atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e 
arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua 
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eliminação ou recolhimento à guarda permanente. (MANUAL DE GESTÃO DE 
DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 2007).
É, também, uma operação arquivística, que abrange três fases: produção, 
utilização e destinação. 
A produção está ligada à elaboração dos documentos em decorrência das 
atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam 
criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e 
emissão de vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos alterados ou 
atualizados com certa freqüência, visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos; 
sugerir criação ou extinção de modelos e formulários; apresentar estudos sobre a adequação e 
o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos; contribuir para a difusão 
de normas e informações necessárias ao bom desempenho institucional; opinar sobre a 
escolha de materiais e equipamentos; participar da seleção dos recursos humanos que 
desempenharão tarefas arquivísticas e afins. 
A utilização inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, 
registro), como contribuição e tramitação de expedição, de organização e de arquivamento de 
documentos em fase corrente e intermediária bem como a elaboração de normas de acesso à 
documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao 
desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições. 
A destinação, considerada talvez a mais complexa das três fases da gestão de 
documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos 
arquivos, com vistas a estabelecer prazos de guarda, determinando quais serão objetode 
arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de 
prova e de informação para a instituição.
A atividade de gerenciar documentos é considerada por muitos esforços 
empenhados em selecionar e preservar somente documentos de valor permanente a partir do 
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momento que são criados e outros acreditam que a gestão de documentos é uma extensão da 
administração, visando economia e eficiência dos negócios.
Essa prática veio a contribuir para as funções arquivísticas em muitos aspectos, 
entre eles:
Garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas 
adequadamente;
Garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a 
documentos de valor permanente;
Garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase 
permanente;
 Inibir a eliminação de documentos de valor permanente;
Garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem 
o patrimônio arquivístico de um país, ou seja, de 2 a 5% da massa documental 
produzida.
Além disso, devem-se enfatizar as atividades de arquivamento na gestão de 
documentos, pois é a tarefa arquivística de maior importância.
3 BREVE EVOLUÇÃO E CONTEXTO
O século XIX foi consagrado à organização e à exploração da grande massa de 
arquivos herdados. Assim, lançaram-se, em meados desse século, as bases da arquivística com 
o princípio do respeito aos fundos, à proveniência, à ordem original e à centralização. 
Precedeu-se a grandes empreendimentos de classificação e inventário dentro de rigorosos 
princípios científicos.
Por influência dos historiadores, começou-se a compreender, no fim do século 
XIX, que os documentos recentes também formam arquivos e que é importante assegurar-lhes 
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a conservação. Os governos foram se tornando sensíveis a esse problema, e começou-se sentir 
a necessidade de sistematizar as transferências, precisar prazos de conservação e controlar as 
eliminações.
Assim, em função de problemas detectados nas administrações públicas dos 
Estados Unidos e do Canadá, referentes ao uso e guarda de documentos, teve seu ápice na 
década de 1950, período em que se começa a considerar o conceito informação e sua gerência.
Seguiu-se na História a fase dos Centros de Processamento de Dados, que tinham 
um nível organizacional um pouco mais elevado que a gestão de documentos, encarada como 
menor e mais desprezível nível, atividade predominantemente manual e voltada para a 
produção documental (em papel) interior a organização.
No contexto da gestão do conhecimento está inserida a gestão da informação, que, 
por sua vez, nos remete à gestão dos documentos, os quais têm cada dia tomando maior 
proporção, pois a informação, seja ela escrita, falada ou informatizada, é a mola propulsora 
para o desenvolvimento de instituições e empresas públicas e privadas. Já o conhecimento é 
fator de capital competitivo.
4 OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Traduzem-se em:
•Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, 
manutenção e destinação dos documentos;
•Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo de 
Arquivamento;
•Garantir o uso adequado de meios de reprografia e outras técnicas de gerenciamento 
eletrônico de documentos;
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•Assegurar o acesso a informação quando e onde se fizer necessária ao governo e aos 
cidadãos;
•Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, 
reconhecidos por seu valor para pesquisa histórica ou científica. (MANUAL DE 
GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 2007).
5 EMPRESAS TRABALHAM COM GESTÃO DE DOCUMENTOS
Existem empresas que trabalham, na prática, em Gestão de Documentos, 
prestando consultoria especializada em organização documental, em que uma imensa 
quantidade de dados bem organizados é uma vantagem competitiva. Mas para isso as 
informações documentais precisam ser guardadas e recuperadas em tempo hábil, ou seja, 
trabalham com a otimização da recuperação.
Sendo assim, essas empresas proporcionam a possibilidade de estruturação de 
arquivos empresariais de acordo com as necessidades dos clientes, utilizando-se das mais 
modernas técnicas, softwares e serviços disponíveis.
Esses trabalhos são executados por profissionais altamente qualificados, como os 
das áreas de Biblioteconomia, Arquivologia e Ciência da Computação, sobretudo com grande 
experiência no desenvolvimento de programas de retenção, classificação e indexação de 
documentos e engenharia da informação.
Tais empresas já dispõem de ferramentas adequadas para a eficiente 
administração dos seus arquivos, trabalhando com softwares de gerenciamento e serviços de 
digitalização. No entanto, o serviço de guarda de documentos e administração de arquivos é 
uma das soluções de melhor relação custo / benefício para preservação de acervos com 
praticidade e eficácia na localização de documentos e informação.
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O objetivo principal dessas organizações é a criação de um Centro de Gestão de 
Documentos dentro da estrutura do cliente, sendo responsável pela execução de todas as 
rotinas inerentes ao arquivo, tais como: atendimento aos usuários, pesquisas, localização e 
disponibilização dos documentos, organização, estruturação e disseminação da informação, 
aplicação das tabelas de temporalidade e taxonomia, digitalização de documentos e demais 
atividades, proporcionando assim racionalidade e eficiência às informações geradas externa e 
internamente.
Portanto, capturar, classificar e disponibilizar documentos; gerir o ciclo de vida de 
um documento ao longo de sua existência; localizar e imediatamente disponibilizar um 
documento, quando necessário e em qualquer parte; aumentar a qualidade da informação a 
disponibilizar aos utilizadores; garantir a gestão integrada do arquivo físico e eletrônico e 
garantir a escalabilidade, mantendo níveis de fiabilidade e performance adequados, são 
soluções de Gestão Documental que permitem às empresas a gestão de toda a informação não 
estruturada – documentos – crítica para o seu negócio.
5.1 VANTAGENS E BENEFÍCIOS PROPORCIONADOS
•Aumento da velocidade de localização e disponibilização de documentos; 
•Categorização e indexação dos documentos; 
•Segurança: evita extravio ou falsificação de documentos; 
•Mais agilidade nas transações, velocidade nos processos; 
•Redução de ônus por não localização de documentos; 
•Redução no tempo de localização e recuperação de documentos; 
•O processo utiliza ferramentas de segurança para o controle de acessos;
•Múltiplos usuários podem acessar simultaneamente; 
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•Dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os 
funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea e a multi-usuários 
de arquivos eletrônicos e imagens de documentos nas próprias estações de trabalho; 
•Concentra em um único sistema, a gestão, o armazenamento e o acesso das 
informações da empresa, independente da forma como estas se encontram: papel, 
imagens digitalizadas ou arquivos digitais (word, excel etc); 
•Categorias de permissão conforme o usuário; 
•Restrições de acesso a arquivos e imagens de documentos predeterminados; 
•Delimitações para visualização, alteração, exclusão e criação de arquivos; e
•Criação de um novo e eficiente canal de comunicação com clientes, fornecedores e 
público em geral, aos quais podem ser concedidas senhas de acesso com delimitações 
de uso dos recursos do software a critério do administrador do sistema.
5.2 EXEMPLOS DE EMPRESAS QUE TRABALHAM NESTA LINHA DE ATUAÇÃO
•GRUPO STORE;
•ARQUIVAR;
•ARK TEC;
•P3IMAGE.
As empresas que atuam em gestão de documentos podem ter duas linhasde frente: 
prestação de serviços ou fornecimento de tecnologia. As aqui citadas, majoritariamente, 
trabalham com prestação de serviços, dos quais os mais presentes são: guarda, organização e 
digitalização de documentos (arquivos inteiros ou não). Também microfilmagem, destruição 
segura, arquivo de segurança (salas-cofre) e segurança biológica.
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Apesar de já ser uma prática antiga, datada da década de 1950, a criação destas 
empresas (trabalhadas) datam do fim da década de 1980, até o início do ano 2000.
Sua equipe é diversificada, com profissionais que trabalham o conteúdo e o 
processo, sendo das áreas de informação e tecnologia. Já os clientes, vão desde empresas 
locais, de pequeno e médio porte, até empresas grandes, presentes em todo território nacional, 
ou internacionais.
6 RELAÇÃO ENTRE GESTÃO DE DOCUMENTOS E GESTÃO ELETRÔNICA DE 
DOCUMENTOS
Devido ao grande volume das informações, bem como a sua diversidade, indexar, 
armazenar, e recuperar informações torna-se uma tarefa difícil através de sistemas manuais. É 
necessária a implantação de um processamento racional e automático de informações com 
base na utilização de ferramentas de busca, a fim de disseminar com segurança e rapidez a 
informação desejada pelo usuário.
O quadro abaixo demonstra uma mudança de paradigma, que com o advento da 
globalização, o uso de novas ferramentas tecnológicas é essencial para o acesso contínuo e a 
busca de informação.
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Comparação entre atividades de recuperação de documentos em papel e GED
Atividade Papel GED
Capturar um documento São armazenados em armários e 
pastas.
Documentos são digitalizados para 
gerar imagens.
Uso de mais de uma forma 
de armazenar documentos 
ou arquivos setoriais
Cópias são feitas e armazenadas em 
diversos arquivos.
Busca por índice de diferentes maneiras 
para localizar o mesmo documento. 
Sem limite físico.
Recuperação Exemplo de fácil consulta: ir até a 
sala do arquivo, encontrar o 
documento, removê-lo, ir à copiadora, 
fazer cópia, retornar o original ao 
local de origem.
Ir ao computador, pesquisar pelo índice 
desejado, visualizar ou imprimir.
Tempos de recuperação Desde vários minutos até semanas Segundos
Distribuição do documento 
(imagem) Malote, correio interno
Via mensagem eletrônica, própria do 
sistema ou e-mail.
Espaço exigido para 
armazenamento 
(documentação por m³)
Alguns milhares Milhões
Potencial de perda de 
documentos
Alta Mínima
Impacto na infra-estrutura 
de computadores Nenhum Alto
Impacto no sistema 
atualmente em uso Nenhum
Potencialmente alto – pode requerer 
revisão de processos.
 (Fonte: BALDAM; VALLE; CAVALCANTI, 2002, adaptado)
 
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Apesar da gestão de documentos ter despontado no período pós Segunda Guerra 
Mundial, momento em que se “descobria” o valor da informação na sociedade mundial, ela, 
ainda hoje, é uma importante e eficiente maneira de gerir a informação, mesmo já se tendo 
passado mais de meio século e com tantas mudanças que ocorreram globalmente.
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Percebe-se que não é dada a devida importância à prática da gestão de 
documentos, esquecem que organização, controle e gestão de dados e papéis têm valor para os 
processos decisórios se organizados e disponibilizados em uma estrutura que contemple 
entrada, processamento, armazenamento e saída de informações, como em um sistema de 
informação.
Mesmo surgindo no contexto do governo, é hoje largamente utilizada por 
empresas privadas, visto sua capacidade de coletar, tratar, interpretar, recuperar e utilizar 
informações, contidas nos documentos internos à organização, sendo estes não apenas o papel 
(em sua grande maioria, quando se trata de GD) ou qualquer suporte, mas também seu 
conteúdo e informação, e que contribuem positivamente para a tomada das decisões e ações 
organizacionais.
Por este motivo, justifica-se a atuação do profissional bibliotecário neste 
segmento de mercado de trabalho, assim como outros que trabalhem informação, classificação 
e indexação. No entanto, faz-se necessário conhecimento de técnicas de arquivística, ou seja, 
mais uma especialidade que abre novas oportunidades para os bibliotecários. Apesar de serem 
áreas diferentes, complementa-se no que tange à documentação.
Em suma, indubitavelmente, gerenciar documentos é uma maneira de gerenciar 
informação, vinculada à Arquivologia, que com suas práticas e processos contribui (ou 
contribuirá) também para a gestão do conhecimento.
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DOCUMENT MANAGEMENT:
A MANAGEMENT INFORMATION PRACTICE
ABSTRACT
Presents concepts of management, document and document management, addressing brief context and history of 
this area of knowledge. It sets out the objectives of the practice which evolved in time of major changes in 
society, resulting in the Information Age. Also mentions the life cycle of documents according to their value as 
historical information or for elimination or storage. It cites companies that have a document management and 
ends with a brief relationship with the electronic document management.
Keywords: Document management. Information management. Knowledge Organization. Document life cycle. 
Eletronic document management.
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em: 08 set. 2009.
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http://www.arquivopublico.pr.gov.br/arquivos/File/pdf/gestao.pdf