PALESTRA - PAULO MAIA (1)

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“Introdução à gestão processual: o protagonismo do servidor público”
Organização: Núcleo de Estudos Legislativos - NEL
“Gestão de documentos em arquivos: um olhar para a SEMAS”
SEMAS
PAULO MAIA
PAULO CESAR CHAGAS MAIA
Bibliotecário e Geógrafo
Especialista em Informação Ambiental
Especialista em Informática e Educação
Mestre em Meio Ambiente
Doutorando em Meio Ambiente
Técnico em gestão pública DIORED
A organização do seu arquivo pode melhorar o seu ambiente de trabalho?
A definição de arquivo
“A acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro” (Marilena Leite Paes, 2005).
É guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização destes documentos, quando necessário de maneira rápida e segura.
É proporcionar acesso as informações contidas em seus acervos. 
Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize seus recursos.
OBJETIVOS
IMPORTÂNCIA
	Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administração e à história.
- Finalidade administrativa: 
	As informações contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usuários seriam, basicamente, os funcionários, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem informações relativas às atividades da instituição.
- Finalidade histórica
	O arquivo pode também preservar, através de sua documentação, aspectos históricos relativos à instituição a que está inserido e mesmo à sociedade em geral.
CLASSIFICAÇÃO
Os arquivos podem ser classificados da seguinte maneira: 
Públicos
São aqueles mantidos pelos órgãos públicos em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes (executivo, legislativo e judiciário).
Estadual - Arquivo Público do Pará 
b) Empresariais ( Arquivos privados) são aqueles mantidos por entidades privadas (pessoas físicas ou jurídicas) tais como as firmas, companhias, corporações. 
Exemplos: Arquivo do Grupo Líder.
CICLO VITAL / TEORIA DAS 3 IDADES 
	Para que os arquivos possam desempenhar suas funções torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir os usuários com precisão e rapidez. 
	Assim, a metodologia utilizada deverá atender tanto as necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio da evolução porque passam os arquivos. 
	Essas fases (ou estágios) constituem uma teoria segundo a qual os arquivos são considerados:
CORRENTES
INTERMEDIÁRIOS
PERMANENTES
Ciclo de Vida do Documento
(Fases do Documento)
Primeira Idade = Fase Corrente
(Arquivo Corrente)
os documentos têm uso frequente e 
são utilizados constantemente em
escritórios e repartições.
Documento deve Permanecer 
no setor, pois é acessado 
com frequência
Segunda Idade = Fase Intermediária
(Arquivo Intermediário)
Os documentos que já não são de uso
 freqüente, mas que são mantidos 
por razões jurídicas e administrativas.
Documento deve ser transferido
 para o Arquivo Central, Pois é 
acessado com menor Frequência.
Terceira Idade = Fase Permanente
(Arquivo Central)
Documento não poderá 
ser eliminado, pois possui 
valor informativo,
 probatório e/ou histórico
Eliminação
Depois de cumprir o prazo de 
guarda e se a sua destinação
final for esta.
O que é produzido pela Semas para armazenamento no arquivo?
São os documentos
Documento: Unidade de registro de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. 
Documento arquivístico 
É o documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. (CTDE, 2006). 
Documento arquivístico digital 
É o documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. (CTDE, 2006). 
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS PRODUZIDOS PELA SEMAS
São formados por três tipos :
-Processos composto pelos processos ambientais, denúncias, processos punitivos e autorizações;
-Relatórios e Projetos, formado pelos Relatório de Impacto Ambiental (RIMA), Plano de Engenharia Ambiental (PEA), Estudo de Impacto Ambiental (EIA), Plano de Controle Ambiental (PCA) e outros projetos que vêm em anexo aos processos ambientais e;
-Administrativos, onde são armazenados toda a documentação administrativa e ambiental da SEMAS.
Processo Ambiental - Outorga
RIMA
ADMINISTRATIVO- MEMORANDO PAE
A sua gestão?
GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DA SEMAS
É o conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, difusão, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento à guarda permanente.
Visa à racionalização e eficiência dos documentos de arquivo desde a produção até o seu destino final, que pode ser eliminação ou guarda permanente.
A Gestão de Documentos compreende 3 (três) fases básicas:
 
Produção, utilização e destinação de documentos.  
	
	a) Produção de documentos: 	Refere-se ao momento em que o documento de arquivo surge, em decorrência das atividades de uma organização ou setor; 
	b) Utilização de documentos: 
	Essa fase inclui as atividades de: Protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; 
	c) Avaliação e destinação de documentos: 	A mais complexa das três fases da gestão se desenvolve mediante análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com objetivo de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão arquivados em caráter permanente e quais deverão ser eliminados.
Os passos para a gestão?
Conjunto de medidas e rotinas que otimizam a produção de documentos. Através desse controle, a informação pode ser produzida de forma estruturada e inteligível, registrada em um suporte adequado e inserida num canal de difusão apropriado, levando-se em conta questões administrativas, legais, financeiras e históricas. 
O controle da produção evita a criação de documentos inadequados, inúteis e não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado.
O Controle da Produção
A Classificação
Classificação é um conjunto de operações intelectuais e físicas que visa representar os documentos de arquivo de acordo com as estruturas, atividades e funções do organismo produtor. 
Através dela é possível visualizar a ligação dos documentos com as respectivas atividades e funções que lhe deram origem. Por isso a classificação é lógica.
Os instrumentos resultante da atividade de classificação são o Código de Classificação Documental e o Plano de Classificação Documental.
A Ordenação
Ordenação é a forma como se dispõe fisicamente os documentos de um mesmo tipo, de acordo com um elemento convencionado para sua recuperação. Seu objetivo é facilitar e agilizar a busca direta dos documentos. 
Note que, mesmo que os documentos pertençam a uma mesma função/atividade e a um mesmo tipo, eles podem atingir um volume significativo.
A Avaliação
Processo de análise de documentos, visando estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos;
Identificar valores para os documentos (imediato: administrativo e mediato: histórico, probatório, informativo) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação.
A avaliação de documentos tem por objetivos: 
Redução da massa documental; 
 Agilidade na recuperação dos documentos e das informações; 
Eficiência administrativa; 
Conservação dos documentos de guarda permanente; 
Liberação de espaço físico; 
INSTRUMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL
A TABELA DE TEMPORALIDADE
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
A FAMOSA TABELA DE TEMPORALIDADE
É um documento que define prazos de guardae destinação de documentos de valor corrente e/ou intermediário, produzidos e recebidos no âmbito dos órgãos públicos.
Ela estabelece a destinação de documentos, que pode ser por descarte e guarda permanente dos documentos de grande importância administrativa, científica, histórica e cultural.
A TTD apresenta-se dividida em campos de forma sucinta, permitindo fácil visualização e agilidade na sua aplicação. É composta por: assunto, prazos de guarda, destinação final e observação
	ASSUNTO / TIPOLOGIA DOCUMENTAL	FASE CORRENTE	FASE INTERMEDIÁRIA	DESTINAÇÃO FINAL	OBSERVAÇÕES
	ABONO PERMANÊNCIA
	Até a homologação da aposentadoria	5 anos	Eliminação	 
	ABONO DE FALTAS
	Enquanto vigora	5 anos	Guarda permanente	 
	ACORDOS	5 anos	95 anos	Guarda permanente	 
	AÇÃO DISCIPLINAR	5 anos	95 anos	Guarda permanente	 
	AÇÃO TRABALHISTA	5 anos	95 anos	Guarda permanente	 
	ADMISSÃO	5 anos	47 anos	Eliminação	 
	AUTORIZAÇÕES	5 anos	95 anos	Guarda permanente	Abastecimento de veículo, fornecimento de material, etc
	AFASTAMENTOS	5 anos	47 anos	Eliminação	Para exercer, mandado eletivo, para servir aos Tribunais
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
-É um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.
 
-A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.
	CÓDIGO	ASSUNTO/TIPOLOGIA DOCUMENTAL
	000	ADMINISTRAÇÃO GERAL/GESTÃO INSTITUCIONAL
	001	MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA
 
	002	PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO
	003	RELATÓRIOS DE ATIVIDADES
	004	ACORDOS, AJUSTES, CONTRATOS E CONVÊNIOS
	 	 
	010	ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
 
	010.1	REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES
 
	010.2	REGIMENTOS, REGULAMENTOS, ESTATUTOS, ORGANOGRAMAS
	010.3	AUDIÊNCIAS, DESPACHOS E REUNIÕES
	011	COMISSÕES, CONSELHOS, COMITÊS, ATAS
	012.12	ENTREVISTAS. NOTICIÁRIOS. REPORTAGENS. EDITORIAIS
 
A GUARDA DO DOCUMENTO
Equipamento/Mobiliário
- Estante aberta
- Arquivo deslizante (caixa box e pasta pendular)
Material para guarda
	1) CAIXA BOX
IDENTIFICAÇÃO
 2) PASTA PENDULAR
Manejo florestal
00274/2017
HIGIENIZAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
- Higienização de documentação
- A seleção e manuseio
- O desbaste (remoção dos documentos)
- O descarte (a eliminação)
- Destinação final dos documentos (empresas de reciclagem ou Cooperativas de reciclagem de papel) 
- Acondicionamento
- Área de Guarda
A IMPORTÂNCIA DA SEGURANÇA NO AMBIENTE DE TRABALHO
EQUIPAMENTO DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL (EPI)
É todo dispositivo ou produto, de uso individual utilizado pelo trabalhador, destinado à proteção de riscos suscetíveis de ameaçar a segurança e a saúde no trabalho (NR6).
Certo
Errado
A IMPORTÂNCIA DA DIGITALIZAÇÃO
A DIGITALIZAÇÃO - DEFINIÇÃO 
É o ato de transformar um documento físico em digital, que por sua vez pode ser armazenado em vários tipos de mídias.
Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.
 
FINALIDADES
- Permitir a captura de imagens e convertê-las para digital, registro/indexação, arquivamento/preservação e a disposição ao acesso de documentos arquivisiticos da empresa
	
-	Tem ainda o objetivo de organizar, armazenar e gerenciar documentos físicos, otimizando e dando praticidade ao acervo, permitindo o descarte do mesmo em sua temporalidade, reduzindo o volume documental de cada setor. 
VANTAGENS
- Diminuição do espaço físico;
- Segurança contra perda de documentos
- Controle de acesso e recuperação dos documentos
- Rapidez no acesso a informação
 
- Preservação do Meio Ambiente
- Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
 
- Redução de custo com recuperação e duplicação;
	
MOMENTOS DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
-Aquisição de scanner profissional;
-Aquisição do software de captura;
-Digitalização de documentos individuais ou em lote;
-Criação de campos de índice para posterior localização dos documentos;
-Gerar arquivos em diversos formatos, tais como: TIFF, JPEG, PDF ou arquivos de texto editável (através de OCR);
-O software de gerenciamento (GED);
-Organização através de pastas inteligentes;
-Controle de acesso e segurança.
	
OBRIGADO
FIM
 
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