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2016 Escola de Negócios Gestão de Projetos O que estes eventos tem em comum? Conceitos O que é um Projeto? • “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.” (PMBOK) Projetos e Operações Rotineiras Conceitos P2 P5 P1 P4 P3 P6 P7 P8P9 P10 Projetos Programas Conceitos É um grupo de projetos relacionados, subprogramas, gerenciados de forma coordenada para obter benefícios que não seriam possíveis de serem obtidos se esses elementos fossem gerenciados separadamente Compartilham objetivos e recursos Portfólio um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos de negócios estratégicos. PMI,2013 OP1 OP2 • Critérios para seleção • Avaliação, priorização • Monitoramento ambiental Múltiplos Projetos AGENDAProjetos no contexto Organizacional Qualquer estrutura (área, departamento, gerência, coordenação, pessoa, equipe) que tenha como objetivo integrar e apoiar as atividades de Gerenciamento de Projetos de uma organização, de acordo com as suas metas, estratégias, prioridades e recursos. PMO (“Project Management Office”) Escritório de Projetos Os profissionais estão desenvolvendo o trabalho da melhor forma ? A organização possui ambiente e recursos suficientes e adequados? Gerente do projeto e equipe estão qualificados? Gerenciamento de Projetos O Projeto Patrocinador Gerente do Projeto Equipe de Gerência do Projeto Outros membros da Equipe Equipe do Projeto Outras Partes Interessadas Gerente de Portfólio Gerente de Programas Escritório de Gerência de Projetos Gerência de operações Gerentes Funcionais Fornecedores / Parceiros Cliente / Usuários Partes Interessadas Quem são as partes interessadas (stakeholders)? Stakeholders - Partes Interessadas Perfil adequado do gerente de projetos Pro atividade bem aguçada. Passividade como inimiga. Autoconfiança. Mix de habilidades técnicas e interpessoais. Vocês se lembram destes 2 personagens? "Oh céus! Oh vida! Oh azar! Este projeto não vai dar certo!” PROJECT MODEL CANVAS Como conceber projetos em uma única página e transformá-los em agentes de inovação e convergência na organização 01 • Premiado e reconhecido professor de Gerenciamento de Projetos do MBA da FGV Management • Consultor de implantação de PMO e Portfólio em empresas líderes nos segmentos industriais e de serviços, como Natura, Ambev, McDonald’s, Roche e COB – Comitê Olímpico Brasileiro • Por meio de oficinas e business games tem formado e educado gerentes de projetos adaptados à cultura específica de suas organizações, entre elas Petrobras, Bradesco, Votorantim, OAS, Andrade Gutierrez e Banco Central • Trabalhou como executivo de projetos nas empresas Hewlett Packard, Deloitte Consulting, BASF e Novartis • PMP (Project Management Professional), PMI-SP, PMI-RMP (Risk Management Professional), CCPM (Critical Chain Professional Management) • Recebeu o PMI Professional Development Award do PMI-USA • Autor de livros e artigos na área de gerenciamento de projetos • Mestrado em Engenharia pela Escola Politécnica da USP, MBA em Finanças Corporativas pela FEA-USP, Pós-Graduado em Administração pela EAESP-FGV e Graduado pela Universidade Federal de São Carlos José Finocchio Jr 02 O Criador da Metodologia •Índice •Sumário Executivo •Declaração de Escopo •EAP e Dicionário •Organização do Projeto (com papéis e responsabilidades) •Cronograma Detalhado •Orçamento •Plano de gerenciamento do escopo do projeto •Plano de gerenciamento do cronograma •Plano de gerenciamento de custos •Plano de gerenciamento da qualidade •Plano de gerenciamento das comunicações •Plano de gerenciamento de pessoal •Plano de gerenciamento de riscos •Plano de gerenciamento de aquisições •Controle Integrado de Mudança •Sistema de gestão da configuração •Aprovações e assinaturas BUROCRÁTICO DEMAIS PARA SER ASSIMILADO POR ALGUMAS ORGANIZAÇÕES…. Princípios Visual Agrupamentos Simplificações Estabelecer base com stakeholders Sequência 03 Metodologia Conceber Definição do projeto por meio de um fluxo de trabalho de 13 passos Integrar Agrupamento dos blocos para fazer as amarrações necessárias Resolver Encomenda de ações de balanceamento do projeto para equipe, clientes e patrocinadores Compartilhar Comunicação das informações do projeto (em grupos) 06 CONCEBER 07 GP PITCH JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS Pitch é uma frase pequena e rápida que consegue sumarizar o projeto. Project Model Canvas 08 Project Model Canvas GP PITCH JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS 04 Project Model Canvas GP PITCH POR QUE? O QUE? QUEM? QUANDO e QUANTO? COMO? 05 GP PITCH JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS Project Model Canvas 09 JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS GP PITCH Caçar a baleia cachalote branca conhecida como MD, que matou 17 arpoadores e destruiu 3 barcos . de1851 a 1853 Maior segurança p trabalhadores da ind. pesqueira Moby Dick Eliminada A morte deve- se dar por combate com arpoadores Dono do Navio Pequod Uma Baleia como MB pode ser morta com arpões de 2ª geração O Navio deve ter ao menos 3 botes de arpoadores MD destruir o barco e matar a todos • (1) 500k • (2) 700k • (3) 1.2mi • (4) 900k • (5) 400k Custo base entre 3 e 4 milhões Capitão Ahab Caçar e Eliminar Moby Dick Melhoria da imagem do Capitão Ahab Redução de custo associado a destruição de barcos Deve existir inequívoca identificação que trata-se de Moby Dick O Coração de Moby Dick deve ser extraído como troféu A Baleia Moby Dick O dono do barco concederá o barco para campanha de 1852 do capitão Ahab Os arpoadores selecionados precisam ter ao menos 10 anos de experiência Furacão no pacifico destruir o navio Dono do navio não conceder a embarcação Moby Dick destrói ativos dos pescadores Moby Dick ameaça vida dos trabalhadores Imediatos Gerente de projeto Arpoadores Mari- nheiros Ferreiro 1 Navio 2 Selec. tripulação 3 Produzir Arpões especiais 4 Busca 5 Enfrent a-mento e morte Project Model Canvas 21 INTEGRAR 11 STAKEHOLDER externo Autoridades Alfandegárias do Porto PREMISSAS Autoridades Alfandegárias do Porto Irão liberar peças em 3 dias úteis RISCOS Autoridades Alfandegárias do Porto podem entrar em greve e bloquear Liberação de peças RESTRIÇÕES Peças críticas deverão ser importadas considerando 3 semanas extras de lead time JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS GP PITCH • Implantar CRM no SAP na Unidade Tintas, com segmentação para 800 top clientes até out/2013 • Aumento de receita com clientes A – 3% (cross -selling) • Processo de CRM funcional e operando na Unidade Tintas • Deve integrar com o Business Intelligence atual • Revendedores (canais) • 80% revendas irão aderir ao novo modelo comercial • A equipe não poderá testar ou implantar na alta temporada • Revendas grandes podem atrasar a adesão • (1) 500k • (2) 700k• (3) 1.2mi • (4) 900k • (5) 400k • Custo base entre 3 e 4 milhões s Finocchio SAP CRM em Tintas • Redução de 5% da perda de receita para a concorrência • Diminuição do custo total da operação de vendas (2%) • Deve ter capacidade de análise preditiva segmentada • Deve também capturar e integrar informações de mídias sociais • Empresa SAP do Brasil • A SAP do Brasil liberará função mídias sociais até jan/2013 • O GP tem que liberar key use r do projeto por uma semana durante o fechamento mensal • SAP pode postergar o release • Baixa qualidade dos dados mestres • Informações sobre interações com clientes são perdidas • Não possuímos segmentação para focar em novos serviços • Consultor Funcional • Gerente de projeto • Consultor de Negócios Key User • Progra- mador 1 Estratégia 2 Processo 3 configu- ração SAP 4 carga de Dados 5 Testes Project Model Canvas 21 • Unidade de Negócia A • Unidade de Negócia B GP PITCH JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS OBJETIVO SMART: Transportar a organização de um passado com problemas, para um futuro com benefícios e geração de valor. Project Model Canvas 12 GP PITCH JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS Verificar se o produto do projeto está claro e se as necessidades do cliente estão traduzidas em requisitos. Project Model Canvas 13 GP PITCH JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS Pesquisar o ambiente fora do controle na busca de premissas. Project Model Canvas 14 GP PITCH JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS As entregas somente podem ser produzidas pelos membros da equipe. Project Model Canvas 15 GP PITCH JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS Conferir se as restrições limitam o trabalho (entregas) realizado pela equipe. Project Model Canvas 16 RISCOSPREMISSAS GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO GP PITCH JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos TODA PREMISSA GERA UM RISCO. Verificar se os principais riscos associados às premissas e as entregas foram relacionados. Project Model Canvas 17 RISCOSPREMISSAS GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO GP PITCH JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos A espinha dorsal do cronograma deve ser as entregas. Project Model Canvas 18 CUSTOSRESTRIÇÕES RISCOSPREMISSAS GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO GP PITCH JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS EQUIPE PRODUTO BENEFÍCIOS Futuro STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos O orçamento deve ser quebrado na mesma estrutura de entregas. Project Model Canvas 19 RESOLVER 20 JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS GP PITCH • Implantar CRM no SAP na Unidade Tintas, com segmentação para 800 top clientes até out/2013 • Aumento de receita com clientes A – 3% (cross -selling) • Processo de CRM funcional e operando na Unidade Tintas • Deve integrar com o Business Intelligence atual • Revendedores (canais) • 80% revendas irão aderir ao novo modelo comercial • A equipe não poderá testar ou implantar na alta temporada • Revendas grandes podem atrasar a adesão • (1) 500k • (2) 700k • (3) 1.2mi • (4) 900k • (5) 400k • Custo base entre 3 e 4 milhões s Finocchio SAP CRM em Tintas • Redução de 5% da perda de receita para a concorrência • Diminuição do custo total da operação de vendas (2%) • Deve ter capacidade de análise preditiva segmentada • Deve também capturar e integrar informações de mídias sociais • Empresa SAP do Brasil • A SAP do Brasil liberará função mídias sociais até jan/2013 • O GP tem que liberar key use r do projeto por uma semana durante o fechamento mensal • SAP pode postergar o release • Baixa qualidade dos dados mestres O cliente não consegue listar requisitos O projeto não possui benefícios significativos identificados • Informações sobre interações com clientes são perdidas • Não possuímos segmentação para focar em novos serviços • Consultor Funcional • Gerente de projeto • Consultor de Negócios Key User • Progra- mador 1 Estratégia 2 Processo 3 configu- ração SAP 4 carga de Dados 5 TestesA equipe técnica não consegue identificar todo o trabalho a ser feito Project Model Canvas 21 COMPARTILHAR 22 JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS GP PITCH DEFINIÇÃO DO PROJETO Project Model Canvas 23 JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS GP PITCH QUALIDADE E REQUISITOS Project Model Canvas 24 JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS GP PITCH ORGANIZAÇÃO Project Model Canvas 25 JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS GP PITCH ESCOPO o trabalho a ser feito e as condições na qual será feito Project Model Canvas 26 JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS GP PITCH RISCOS Project Model Canvas 27 JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS GP PITCH PROGRAMAÇÃO TEMPO/CUSTO Project Model Canvas 28 30 Detalhando o Grupo de Entregas - Cronograma Festa Convidados Comida Local Logística SaladasBebidas EAP (usar substantivos) Lista de Atividades (usar verbos) Pratos quentes Definir tipos de bebidas Definir quantidade de bebidas Comprar itens no supermercado Grupo de Entregas Estimar os Recursos da Atividade Quais os recursos (material, pessoas, equipamentos ou suprimentos); Disponibilidade dos recursos; Onde eles estão localizados; Por quanto tempo eles podem estar disponíveis. Detalhando o Grupo de Entregas - Cronograma Estimar as Durações da Atividade Estimativa Análoga (histórico) Estimativa Paramétrica (metro linear, instalação) , etc.) Análise de Reservas (contingências) Desenvolver o Cronograma 43 Diagrama de Rede Duração das atividades Disponibilidade dos recursos Calendários Restrições Premissas Antecipações e esperas Riscos Lista das atividades e seus atributos Detalhando o Grupo de Entregas - Cronograma IMC IMC IMC IMC IMCIMC IMCIMCTMC TMC TMC TMC TMC TMC TMCTMC TMT TMT TMT TMT TMT TMT IMT TMT IMT IMTIMTIMT IMT IMT IMT IMT Início 0 dias Término 18 dias B 3 dias F 2 dias D 3 dias A 7 dias C 6 dias G 3 dias E 3 dias H 2 dias Qual o Caminho Critico? (Folga=0) _ _A A – C – G – H (18 dias) Método do Caminho Crítico Detalhando o Grupo de Entregas - Cronograma Ferramenta Elaboração Ferramentas automatizadas aceleram o processo de desenvolvimento do escopo e cronograma Use ferramentas adequadas... Editor de texto não serve! Desenvolver o Cronograma Exemplo de Cronograma 30 Detalhando os Custos- Orçamento Atividades Descrição Duração (semanas) Custo dos recursos materiais ($) Custo dos recursos humanos ($) Despesas de viagem ($) Custo total dos recursos por atividades ($) A Selecionar 3 500 1.000 600 2,100 B Criar 5 2.000 2.000 1.000 5,000 C Determinar 3 200 800 800 1,800 D Projetar 4 1.000 2.000 1.800 4,800 E Reformar 8 15.000 7.000 10.000 32,000 F Selecionar 2 200 600 200 1,000 G Contratar 4 2.000 500 300 2,800 H Mudar 2 3.000 2.000 2.000 7,000 I Abrir 5 1.000 2.000 1.000 4,000 J Treinar 3 10.000 5.000 15.000 30,000 K Comprar 3 800 200 500 1,500 TOTAL $ 35.700 $ 23.100 $ 33.200 $ 92,000 Define os recursos materiais Define os recursos humanos Define necessidade de viagens 48 Detalhando os Riscos – Gestão de Riscos 49 Como descrevermos os riscos? “ Como consequência de ( Causa do Risco ), ( Risco - Evento incerto ) poderá ocorrer, o que poderá / conduzirá / levará ao ( Efeito ) “ Evitar identificação muito genérica do risco prejudica a análise e a resposta adequada. Utilizar o formato CRE: Causa –Risco –Efeito Detalhando os Riscos – Gestão de Riscos Identificar os Riscos 30 1. Saída de um membro importante da equipe do projeto 2. Má alocação dos recursos disponíveis 3. Não aprovação da proposta do projeto 4. Utilização de parcerias com outros órgãos Detalhando os Riscos – Gestão de Riscos Identificar os Riscos 51 Avaliar os os Riscos Detalhando os Riscos – Gestão de Riscos 52 Detalhando os Riscos – Gestão de Riscos Tratar os os Riscos Riscos negativos Riscos positivos Evitar Explorar Transferir Compartilhar Mitigar Melhorar Aceitar 53 Detalhando os Riscos – Gestão de Riscos Tratar os os Riscos Risco P I P x I Estratégia Resposta ao Risco Custo da Resposta (US$) 1- Possível greve da receita federal, que pode atrasar a liberação das peças. M (0.5) A (0.9) 0.45 Aceitar (ativa- mente) Deixar em prontidão mais recursos humanos (max. de 5 por 10 dias) para acelerar montagem e testes; em último caso trabalhar fins de semana RH: Siamy; Armazenagem no porto: US$ 2.000 /dia 2 – Peças chegarem com defeito B (0.1) A (0.9) 0.09 Mitigar Testar a conformidade das peças antes do embarque Siamy Tokyo Probabilidade(P) ou Impacto(I): Alto=0.9 - Médio=0.5 - Baixo=0.1 Estratégia: Aceitar – Transferir – Mitigar - Evitar Para Refletir… “No começo de um projeto podemos fazer tudo, mas não sabemos nada. No final do projeto sabemos tudo, mas não podemos fazer mais nada”. Autor Desconhecido Conclusão Muito Obrigado profjosefernandojr@gmail.com José Fernando Pereira Jr