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ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DO DPO/ENCARREGADO DE DADOS, CONTROLADOR E PROCESSADOR DE DADOS. Letícia Botelho 11.08.2019 RESUMO Este texto tem como objetivo que o leitor entenda a função e as responsabilidades deste profissional cobiçado pelo mercado desde a aprovação da Lei nº 13.709/2018 1, que entra em vigor a partir de agosto de 2020. O Oficial de Proteção de Dados, ou DPO – Data Protectio Officer, na qualidade de operador de dados, por ser fundamental para manter a conformidade com a lei, deve ter uma competência sólida e vasta, com especialização em Processos e Organização, Sistemas e Aplicativos de TI, bem como Lei de Proteção de Dados. O artigo 39 da Lei nº 13.709/2018 prevê que o operador de dados deve seguir as instruções fornecidas pelo controlador, que verificará a observância das próprias instruções e das normas sobre a matéria. Deve, portanto, conhecer e dar conhecimento do risco associado às operações de tratamento, tendo em conta a natureza, âmbito, contexto e finalidades do tratamento. São exemplos de atividades abrangidas por tal responsabilidade, como consta no artigo “General Data Protection Regulation”2 controlar as operações e auditorias realizadas em relação ao tratamento de proteção de dados pessoais; monitorar processos específicos como , aumentar a conscientização dos funcionários para proteção de dados e treiná-los adequadamente; aconselhamento, se solicitado, quanto à avaliação do impacto e 1 Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/L13709compilado.htm 2 Disponível em: https://gdpr-info.eu/ http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/L13709compilado.htm https://gdpr-info.eu/ acompanhamento do desempenho na proteção de dados, além de cooperar com a autoridades fiscalizatórias. Conforme alerta a IAPP – International Association of Privacy Professionals, no artigo “Top 10 Operational Impacts of the GDPR: Part 2 - The mandatory DPO” 3, o funcionário que atua como Diretor de Proteção de Dados não deve ser demitido ou penalizado devido ao cumprimento de suas tarefas. Apesar de sua função de monitoramento, a própria empresa continua responsável por cumprir as leis de proteção de dados. Nesse sentido, a qualificação do DPO se justifica pelas obrigações, quanto ao manuseio seguro e adequado de dados, e pelas responsabilidades quanto à proteção de dados de todas as operações dentro da empresa. Este profissional não apenas ajuda a cumprir os requisitos, mas também atua como intermediário no relacionamento entre a empresa, a autoridade supervisora e o titular dos dados. Para tal, é essencial autonomia e independência do operador perante a empresa, o que é garantido pela não existência de um superior hierárquico, ou seja, sem receber regularização de dentro da empresa. Inclusive, a partir da leitura dos artigos do GDPR Registrer4,têm-se que a nomeação desta função pode ser feita à um empregado existente, na medida em que não resulte em conflito de interesses, ou na forma da contratação de um serviço terceirizado. De toda forma, o operador de dados não é pessoalmente responsável pela conformidade, vez que esta permanece com a empresa. Desta forma, o DPO deve aconselhar com base no risco demonstrado, mas cabe à empresa – e seus dirigentes, em seguir ou não a solução apresentada. Em caso negativo, recomenda-se que as razões sejam documentadas para demonstrar eventual responsabilidade. Quanto ao conflito de interesses, é ideal que o DPO não participe da decisão de quais dados pessoais serão processados, como fazem os Diretores, os Chefes de Operações, dos Recursos Humanos, da TI ou de Departamentos Jurídicos. 3 Disponível em: https://iapp.org/news/a/top-10-operational-impacts-of-the-gdpr-part-2-the-mandatory-dpo/ 4 Disponível em: https://www.gdprregister.eu/blog/ https://iapp.org/news/a/top-10-operational-impacts-of-the-gdpr-part-2-the-mandatory-dpo/ https://www.gdprregister.eu/blog/ O atendimento dos requisitos aqui apresentados é fundamental para evitar condutas como a publicação de informações médicas sem prévia autorização, dentre outras condutas fora de conformidade, que podem gerar a aplicação de multas previstas na Lei de até 20 milhões de euros ou 4% do faturamento global. Por fim, não será necessário indicar um DPO à empresa quando as informações pessoais não são inteiramente processadas ou são processadas em pequena escala, como no caso de empresas em que as principais atividades raramente envolvem o monitoramento de dados. Caso a empresa decida pela não nomeação deste profissional, mesmo quando necessário – como empresas em que as operações de processamento exigem uma monitorização regular e sistemática dos dados sujeitos em larga escala, ou grande escala de dados de categorias especiais e/ou dados pessoais relacionados a condenações e delitos penais estão sendo processados, poderá causar a não conformidade.