5S_ Tudo o que você precisa saber! (com checklist para auditoria) » Blog SML Brasil

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24/05/2020 5S: Tudo o que você precisa saber! (com checklist para auditoria) » Blog SML Brasil
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5S: Tudo o que você precisa
saber! (com checklist para
auditoria)
5S é a abreviação de 5 palavras oriundas do idioma japonês que, juntas, formam o
que as empresas chamam de “Programa 5S”. É um programa que, se
implementado e mantido, faz uma grande diferença para o dia a dia dos
pro�ssionais.
5S faz parte do famoso sistema Toyota de
Produção
Eu já vi pessoas dizerem que 5S é besteira, simples demais. Entretanto, se a
�loso�a 5S não trouxesse resultado, não estaria implementada na fábrica da
Toyota (e em tantas outras fábricas por aí) e não faria parte do Lean
manufacturing e do Lean O�ce. Eu sempre acreditei na força que o 5S pode ter.
Filoso�a? Ou metodologia? 5S não é apenas uma série de passos que te levam a
uma implementação, é uma sementinha Lean sendo plantada em cada pro�ssional
para mostrar o quanto a redução de desperdício traz de benefício para o negócio.
 
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Checklist para Auditoria 5S
Auditoria de 5S é muito mais do que veri�car etiquetas. Utilize nosso
checklist que está baseado nas 7 perdas do Sistema Toyota de Produção e
faça uma auditoria poderosa.
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Benefícios
Exatamente na linha dos desperdícios, podemos a�rmar que um dos benefícios do
programa é reduzir o estoque de material, diminuir o tempo gasto na procura de
informações, eliminar o tempo perdido no transporte ou manuseio de
materiais/documentos, pra lá e pra cá, como também evitar o uso descontrolado
de recursos e aumentar o nível de organização dentro das empresas.
Então, se você deseja saber um pouco mais sobre essas cinco palavrinhas mágicas,
vem comigo!
5S: O que é?
Primeiramente, vale ressaltar que, o 5S normalmente é chamado dentro das
empresas de um programa. Um programa que objetiva a melhoria contínua do
ambiente de trabalho. Chama-se 5S, pois é originado da cultura Japonesa, e faz
parte do famoso sistema Toyota de Produção (também conhecido como Lean
Manufacturing) . Veja abaixo o signi�cado de cada palavra que inicia com a letra S.
1. Seiri – Utilização
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2. Seiton – Organização
3. Seiso – Limpeza
4. Seiketsu – Padronização
5. Shitsuke – Disciplina
História
Assim como as demais ferramentas e metodologias do Sistema Toyota, o 5S surgiu
em meados dos anos 50, momento em que o Japão se reerguia depois da derrota
sofrida na Segunda Guerra. Para competir com as demais indústrias, como Estados
Unidos e Europa, o Japão precisou se reinventar. A�nal, é da necessidade que
surgem as grandes ideais, não é mesmo?
1º S – Seiri – O Senso de Utilização
Para implementar este senso é necessário que você avalie o que você usa e o que
você não usa no seu local de trabalho. Não confunda este senso com organização.
Ou seja, a regra aqui é muito clara:
uso com frequência: mantenho por perto (na mesa ou na gaveta);
não uso com frequência: mantenho longe (armário);
não uso: jogo no lixo ou, se for útil, entrego a quem deseja usar;
Em uma das empresas em que eu coordenava o programa 5S nós criamos uma
espécie de “almoxarifado de materiais usados”. Este almoxarifado era alimentado
pelos pro�ssionais que limpavam seus ambientes e se desfaziam de certas coisas
úteis.
Antes de efetuar a compra (pedido de compra) de qualquer material de escritório
era obrigatório veri�car se aquele material não estava disponível no “almoxarifado
de usados”. Pois, eu posso a�rmar para você que existem muitos materiais queEste blog utiliza a política de cookies para garantir sua melhor experiência. Se você continuar a usar este site,
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estão pelas gavetas e armários dentro da empresa e ao mesmo tempo na lista de
compra para serem adquiridos.
Multipliquem esta pequena ação por centenas de funcionários e verás uma grande
redução de despesas.
5 desperdícios no �uxo de trabalho em escritórios
Senso de utilização aplicado digitalmente
Na era em que as pessoas andam conectadas eu me obrigo a falar de 5S aplicado
também nas nossas máquinas, sejam notebooks, desktops ou celulares. Dentro
destes aparelhos existem uma série de programas e apps que a gente instala e não
usa. O senso de utilização serve para isso também. Descarte-os!
Minha máquina está lenta, preciso de uma nova! Antes de comprar faça um 5S nela
e elimine todo e qualquer programa que você instalou e nunca mais usou. Da
mesma forma, aqueles programas e apps que você usa e adora podem ser úteis
para outras pessoas, divulgue-os!
Dica importante
Quanto à utilização, não pense apenas nos materiais que estão no local e não
deveriam estar. Pense também naqueles que deveriam estar e não estão. Por
exemplo: você precisa se deslocar para executar alguma atividade?
Um dos desperdícios listados no sistema Toyota é a movimentação. Se você perde
tempo se deslocando, “algo de errado não está certo”.  O tempo gasto com o
movimento também deve ser considerado. Seja para ir até a impressora ou para
buscar alguma assinatura. Hoje em dia a tecnologia ajuda muito a superar este
obstáculo chamado distância.
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Da mesma forma vale a dica para o mundo digital. Ou seja, se existe alguma pasta
ou programa que você usa com frequência, coloque ele nos seus favoritos. Faça
uma lista de atalhos. Isso te traz, com certeza, um ganho de tempo!
Benefícios na aplicação deste senso
1. Ganho de espaço;
2. Redução dos desperdícios;
3. Aumento da produtividade;
4. Reaproveitamento de recursos;
5. Economia de energia e insumos;
6. Liberação de espaços;
7. Facilidade para a realização das tarefas;
8. Melhoraria no aspecto visual do ambiente;
2º S – Seiton – O Senso de Organização
Este é o senso mais fácil de explicar! Você já eliminou tudo o que não é útil para
você (no senso anterior) e alguns objetos ainda estão na sua mesa. Então,
organize-os de maneira funcional, possibilitando o acesso rápido e fácil.
Para a aplicação do senso de organização você deve de�nir locais apropriados e
alguns critérios para guardar os materiais que você utiliza. Cada coisa deve ter o
seu devido lugar, assim quando você precisar buscar alguma informação saberá
exatamente onde ela se encontra.
 
Checklist para Auditoria 5S
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Quando você precisa encontrar um documento pessoal seu, em sua casa, sabe
exatamente onde ele está? Como é o seu senso de organização pessoal? Eu já fui
barrada para embarcar em um voo, pois não estava com a certidão original da
minha �lha e sim uma cópia. Imaginem a correria para voltar em casa e buscar o
documento original. Sorte que eu sabia exatamente onde o documento estava e não
demorei 5 minutos para entrar em casa e sair correndo. Mesmo assim eu tive
muito desperdício de tempo e dinheiro (gasolina, estacionamento, etc).
Na nossa empresa não é diferente. Constantemente a gente perde tempo devido a
falta de organização. Seja procurando um e-mail, procurando um pdf, procurando
um papel; e muitas vezes solicitando ajuda do colega para conseguir encontrá-lo.
Esse desperdício de tempo não é contabilizado e quase não é enxergado, mas ele
afeta diretamente a nossa produtividade.
4 dicas para organização de arquivos no ambiente de trabalho
Senso de organização aplicado digitalmente
Para saber como é o seu senso de organização basta eu perguntar como está a sua
área de trabalho (computador) e como está a sua galeria de fotos (celular) (rsrsrs).
Brincadeiras a parte, o senso de organização digital é tão importante quanto o não
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digital. Pois, hoje em dia a quantidade de informações que a gente gera
digitalmente é incontrolável.
Eu tenho certeza que você já procurou por algum material e não o encontrou.
Talvez porque você tenha 3 contas em Cloud (nuvem) diferente, mais (no mínimo)
2 e-mails, algumas pastas no computador e talvez um HD externo ou pendrive.
Logo, sem organização é bem provável que você gaste o dobro de tempo quando
for procurar por alguma coisa.
Benefícios na aplicação deste senso
Ganho de tempo;
Redução do retrabalho;
Aumento da produtividade;
Agilidade na transmissão das informações;
Diminui o cansaço;
Facilidade e rapidez para encontrar objetos e informações;
Dica
Mais importante do que organizar, é manter organizado.
3º S – Seiso – O Senso de Limpeza
A limpeza é algo naturalmente obrigatório. Entretanto, a ideia deste senso não é
limpar, é acima disso, não sujar. O que eu acho grandioso na cultura japonesa é o
fato de cada um se responsabilizar e não esperar que o outro faça. Por
exemplo, largamos a xícara de café na pia porque sabemos que alguém vai lavar.
Uma hora depois a pia estará cheia de xícaras de café e está feita a bagunça. A
xícara é apenas um exemplo de que a limpeza deve iniciar com o ato de não deixar
sujar e responsabilizar-se por isso.
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Quando agimos desta forma (responsabilização e cooperação), estamos pensando
no coletivo, em um bom ambiente de trabalho e não estamos pensando
individualmente que “eu não sou responsável por isso”.
Benefícios na aplicação deste senso
1. Higiene no local de trabalho;
2. Manter limpo os ambientes de uso comum;
3. Eliminação das causas da sujeira;
4. Redução dos riscos de acidentes;
5. Pensamento no bem estar coletivo acima do bem estar individual;
6. Tornar o ambiente de trabalho mais agradável;
4º S – Seiketsu – O Senso de Padronização
Eu gosto de explicar este senso com a seguinte frase: não basta você fazer o dia do
5S, o programa precisa ser rotina, precisa ser seguido, precisa de uma guia, um
manual, regras, precisa de um padrão. Logo, este senso refere-se à preocupação
com a padronização do que foi organizado. Como conservar tudo que foi feito?
Perceba que os 3 sensos anteriores eram “mão na massa”, execução, operação.
Mas, este senso trata-se da conscientização. De manter o que foi feito, de seguir
regras e padrões e entender a importância disso tudo.
Infelizmente, eu já vi vários casos em que as pessoas adaptam a sua maneira de
agir de acordo com o ambiente. Por este motivo é essencial que �que claro para
todas as pessoas qual é o padrão de comportamento que se espera naquele local.
Neste caso, é necessário que as pessoas tenham o conhecimento sobre o assunto.
Como colaborarei com o 5S, um programa dentro da minha empresa, se eu não sei
do que se trata? Treine os funcionários, passe o conhecimento para todos. Online,
presencial, vídeos, manuais, tanto faz. O importante é que o conhecimento seja
compartilhado.
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Benefícios na aplicação deste senso
1. Desenvolve o espírito de equipe
2. Melhora a imagem da empresa interna e externamente
3. Facilita o entendimento às regras
4. Implementa um padrão a ser seguido por todos
5º S – Seiketsu – O Senso de Disciplina
Este senso traz a ideia de que  a disciplina, e não a cobrança, deve ser a regra. O
programa deve ser algo natural dentro da empresa, importante para todos. Um não
deve cobrar o outro e sim todos devem ter a disciplina necessária para se
conscientizar de que esteja fazendo o certo ou o errado. Portanto, a colaboração e a
responsabilidade são palavras chave neste senso.
Benefícios na aplicação deste senso
1. Melhoria no relacionamento entre as pessoas;
2. Melhoria no ambiente de trabalho;
3. Redução do estresse no ambiente de trabalho;
4. Agiliza a implementação da cultura de excelência.
Resumindo…
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Resumo de 5S
Como fazer uma auditoria de 5S poderosa
Já falamos sobre conceitos, história e de�nição do Programa 5S. Hoje eu quero
trazer para vocês dicas de como realizar uma boa auditoria. Uma boa auditoria vai
além de veri�car se o objeto possui uma etiqueta de identi�cação ou não, uma boa
auditoria foca em resultados!
Vem comigo!
“Lá vem o chato com o checklist da auditoria de
5S”
Eu sei, você sabe e todos sabemos que os auditores de 5S muitas vezes são vistos
dessa forma. Inevitavelmente você é o chato por apontar quais são as melhorias
que devem ser feitas. Tudo bem. Em todos os treinamentos que eu já dei sobre
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Programa de 5S eu disse: Tudo bem sermos chatos quando vestimos o guarda pó de
auditor.
O importante é que a gente consiga melhorar a empresa e mostrar que o programa
de 5S tem muito valor. Portanto, não se preocupe com isso! Com o passar do tempo
as pessoas se acostumam com a auditoria. Eu vou te contar no decorrer desse post
como incentivar que as pessoas gostem do programa 5S.
Passo a passo para a auditoria
1) Não comece a auditoria despreparado
Antes de começar é necessário se organizar. Ou seja, há alguns fatores que são
fundamentais de serem vistos e revistos antes mesmo de iniciar a auditoria. Tudo
que fazemos no nosso dia a dia, seja pro�ssional ou pessoalmente, apresenta
maior probabilidade de sucesso se realizarmos, previamente, um planejamento.
 
Controle de Auditorias de 5S
Organize e controle o andamento das suas auditorias de 5S com esta
planilha pronta. Coloque todos os setores que serão auditados, o nome
dos auditores e o status da auditoria. Planilha pronta e com gestão visual
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Antes de auditar qualquer espaço, veri�que no seu histórico quais os pontos de
melhoria que foram apontados em auditorias passadas. Portanto, é importante
você chegar no local e veri�car se os problemas apontados foram sanados.
Melhoria contínua. Não adianta nada você listar mais 10 itens de melhoria se os
anteriores foram ignorados.
2) Tenha um checklist em mãos
É fundamental contar com um checklist em mãos, destacando todos os itens a
serem avaliados. Caso essa lista não seja feita, corre-se o risco de algo muito
importante ser esquecido, o que compromete todo o resultado do processo. Além
disso, caso você tenha mais de um auditor, a avaliação será mais justa. Pois, todos
os auditores olharão os mesmos itens nos lugares que forem auditar.
Vale ressaltar que não precisa ser o mesmo checklist. Por exemplo, você pode ter
um checklist para todas as áreas de escritórios e outro checklist para áreas de uso
comum (cozinhas, hall de entrada, atendimento, etc) e pode ainda ter um terceiro
checklist para áreas de produção. Baixe o exemplo que eu �z, no botão abaixo.
 
Checklist para Auditoria 5S
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3) Evite se apegar aos mínimos detalhes
Os detalhes são importantes, mas eles podem se tornar uma armadilha para a
auditoria 5S. Eles devem ser levados em consideração, porém não ao ponto de se
tornarem uma obsessão e atrapalharem o andamento das atividades como um
todo.
Lembre-se sempre que auditor que foca em etiquetas (se o móvel tem etiqueta ou
não) esquece os pontos relevantes.
4) Busque pontos de melhoria que tragam resultados
para a empresa
Quais são os pontos relevantes que trazem resultados? Eliminar as 7 perdas do
Sistema Toyota de Produção pode ser um bom início. Perda por:
Superprodução;
Tempo de espera;
Transporte;
Excesso de processamento;
Inventário;
Movimento;
Defeitos.
Faça essas 7 perdas estarem presente no seu checklist. Quer um exemplo?
Perda por transporte: itens que podem estar no checklist:
1. Os itens de uso diário e rotineiro estão próximo as pessoas que o utilizam?
2. Os de uso contínuo (impressora) estão ao lado de quem utiliza?
3. Os objetos, documentos ou materiais do local de trabalho são necessários?
4. O �uxo está livre, sem bloqueio de passagem, sem di�culdade de
movimentação de materiais e para os funcionários da área?
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Pensando nas 6 outras perdas, elabore o seu checklist.
5) Seja imparcial
Deixe claro para seus amigos que ao vestir o traje de auditor do programa 5S:
“amigos… amigos, auditoria à parte”. Aqui é hora de listar pontos de melhoria nas
áreas e você DEVE se manter neutro. Não podemos favorecer áreasou ignorar erros
apenas porque temos mais a�nidade com uns e com outros.
Se caso você ignorar um ponto de melhoria porque você está auditando a área que
seu amigo trabalha, você estará diminuindo as forças do programa de 5S e fazendo
com que o programa perda a con�abilidade.
6) Não faça a auditoria de 5S sozinho
Imagine a cena. Você chega em um local, com um checklist na mão. Anota um
monte de coisa. Se despede. E depois comunica os resultados. Péssimo né? O 5S não
pode gerar medo nas pessoas. Algumas vezes ao receber o comunicado do
resultado da auditoria a área auditada pode contestar: “não, isso não é verdade.
Não estava assim”
A dica aqui é: chegue bem humorado, comunique o início da auditoria e escolha
alguém da área para acompanhar. Essa pessoa representará que o que você marcar
como ponto ruim é de fato verdadeiro.
7) Crie uma planilha para plano de ação e cobre as áreas
para acompanhar o plano
De nada adianta você listar uma série de melhorias, enviar a lista por e-mail e
nunca mais falar sobre elas. É parte do programa de 5S acompanhar o plano de
ação. Ou seja, o primeiro item do seu checklist pode ser: Há itens pendentes no
plano de ação sem ação? Pronto! Se existir algo pendente que não foi trabalhado, já
encontramos um problema.
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8) Registre todas as evidências detalhadamente
(máquina tal, operador tal…) se possível com imagens
Você não lembrará de tudo. As auditorias acontecem em “n” áreas diferentes.
Então, não grave tudo na mente, grave tudo no papel. Anote todas as informações
possíveis, onde, como, quando, etc. Faça fotos (hoje é tão fácil fotografar, né?).
Como as pessoas vão agir se elas não saberem exatamente o que aconteceu?
9) Parabenize as melhores áreas
 De nada adianta uma determinada área se esforçar para manter a metodologia em
dia e garantir bons pontos na auditoria se ao �nal dela não houver o
reconhecimento. Portanto, divulgue o resultado positivo, parabenize os envolvidos
e incentive que os demais departamentos sigam o exemplo.
Faça fotos da equipe. Coloque as fotos no portal da empresa. Crie bandeiras de
porta, selos, broches, bottons, qualquer coisa que traga RECONHECIMENTO. “Aqui
temos uma área 5S nota 10”.
Vou te contar um segredo: essa é a melhor dica desse post. Pois, em todos os
lugares que eu implementei 5S, o reconhecimento gerou uma competição saudável
e fez o programa dar super certo!
10) Divulgue muito bem os resultados
A �m de dar mérito aos bons resultados, além de alertar para os maus, é
importante divulgar os resultados da auditoria 5S para todos os colaboradores da
empresa. Dessa forma, a equipe pode identi�car áreas que são exemplos e o
programa ganha notoriedade e força.
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Espero que você tenha gostado do post! Se tiver dúvidas, pode me chamar que eu te
ajudo!
Um abraço,
Bruna Amaral
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Meu nome é Bruna Amaral Castro. Sou Engenheira de Produção, formada pela
Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos, sou CBPP e auditora de
processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Possuo oito
anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas
de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB
Global. Aqui na SML Brasil eu atuo com o desenvolvimento corporativo e projetos
estratégicos, além disso, sou apaixonada por Business Process Management e
melhoria contínua.
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