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Controladoria 8º Aula Controle de custos administrativos e avaliação de desempenho Depois de estudar os conceitos desta aula vocês conseguirão compreender as implicações que os custos de administração e controle das despesas administrativas são papéis fundamentais para o bom trabalho do controller. Aprenderemos sobre avaliação de desempenho, quais seus objetivos e estilos de liderança. Esse material foi preparado para que vocês não tenham dificuldades de entender os assuntos referentes à controladoria. Caso tenham dúvidas no decorrer deste estudo, anotem, acessem a plataforma e utilizem as ferramentas “quadro de avisos” ou “fórum”, para interagir com seus colegas de curso e com seu professor. Sua participação é muito importante e estamos preparados para tirar as dúvidas que venham a surgir. É muito importante que leiam e posicionem-se criticamente em relação aos objetivos de aprendizagem e às Seções de estudo da Aula 08. Tenham uma boa aula! Boa aula! Objetivos de aprendizagem Ao término desta aula, vocês serão capazes de: • entender sobre despesas administrativas; • conhecer controle das despesas de vendas; • entender sobre objetivos da avaliação de desempenho; • entender sobre teoria X; • entender sobre teoria Y; • entender sobre importância da participação. 39 Você Sabia? No campo do planejamento de longo prazo, o papel dos contadores é cooperar com o grupo de gestores. Os orçamentos podem exercer, com certa profundidade, controle sobre os custos administrativos. Controle orçamentário desses custos requer que a responsabilidade contábil seja claramente identifi cada com cada gestor em particular. 1 – Controle de Custos Administrativos 1 - Controle de custos administrativos 2 - Aspectos comportamentais da avaliação de desempenho Seções de estudo Tradicionalmente, os contadores de custos têm se preocupado com o controle dos custos fabris. Recentemente, o crescimento proporcional das despesas operacionais em relação a custo total tem levado a um aumento de interesse no controle de tais custos. Como esses custos incorrem sob o controle dos gestores, são frequentemente referidos como custos administráveis ou discricionários. Os custos fixos que se originam de decisões periódicas, geralmente anuais, sobre apropriações que refletem diretamente as políticas da administração geral. Os custos discricionários podem não ter nenhuma relação com o volume de atividade. Com o objetivo de controlar os custos de produção é possível estabelecer padrões de estimativa desses custos. No caso do custo da mão de obra direta, por exemplo, estudos de tempos e movimentos da engenharia determinam a quantidade requerida de horas de mão de obra em cada operação, e a aplicação das taxas apropriadas de salários por tempo trabalhado resultam em valor monetário para o custo de mão de obra num dado nível de atividades. Consequentemente, é possível estabelecer uma clara relação entre níveis de saída e custos de mão de obra direta. Em contraste, torna-se difícil controlar os custos discricionários devido à ausência de métodos que determinem os níveis apropriados, uma vez que os benefícios associados a esses custos nem sempre podem ser mensurados em termos financeiros. Custos de pesquisa e desenvolvimento, por exemplo, no final podem conduzir a melhores produtos ou processos de produção, mas existe pequena ou quase nenhuma conexão direta entre os custos incorridos no ano e os benefícios financeiros atribuídos a esses custos naquele ano. Da mesma forma, custos de propaganda incorridos num ano são difíceis de ser relacionados a algum benefício financeiro atribuído a esses custos no mesmo ano. Controle das Despesas Administrativas Essas despesas são relativamente fixas, no curto prazo, a menos que alterações no nível de atividades se processem. A aplicação cuidadosa dos procedimentos de controle de custos desenvolvidos nas atividades fabris ainda não é feita nas atividades administrativas. Os gestores certamente poderão arguir que as funções administrativas não são susceptíveis a métodos de pesquisa para quantifi cação desses gastos. Todavia, a certas tarefas de escritório é possível desenvolver estimativas de trabalho, e algumas organizações têm tentado estabelecer padrões de efi ciência para o desempenho do staff . Exemplos de alguns desses fatores de controle são apresentados na tabela abaixo: Atividade Fator de Controle Compras Nº de Ordens Datilografi a Nº de Cartas Datilografadas Almoxarifado Nº de Requisições Geralmente, os serviços administrativos são utilizados indiretamente em vários departamentos, e é praticamente impossível estabelecer relação de entrada-saída que habilite uma avaliação geral. Assim, o controle dos custos administrativos é uma das tarefas mais difíceis do controle gerencial. As verbas requeridas pelos gestores divisionais precisam ser submetidas e aprovadas no orçamento administrativo. O orçamento administrativo geral torna-se então o padrão pelo qual esses gastos serão avaliados. A dificuldade no uso desse método de controle de despesas administrativas situa-se na determinação de um orçamento inicial aceitável para o nível proposto de atividade, pois não há como estabelecer padrão aceitável de gastos administrativos associados a um nível particular de atividades. Assim, as decisões a respeito do orçamento de custos administrativos serão baseadas, principalmente, no planejamento e na experiência dos executivos. Controle das Despesas de Pesquisa e Desenvolvimento Existem duas razões principais que dificultam o controle das despesas de pesquisa e desenvolvimento. Primeiro, mesmo que exista pequena ligação entre as despesas de pesquisa e desenvolvimento e seus beneficiários, esses gastos não são indicadores confiáveis da eficiência do departamento de pesquisas ou de um projeto de pesquisa. Segundo, há um lapso de tempo decorrido entre o custo incorrido e o correspondente benefício. Como pesquisa e desenvolvimento são uma atividade diretamente relacionada com planejamento de longo prazo, a eficiência desses gastos somente pode ser comparada com o atingimento das metas especificadas no planejamento de longo prazo. A direção geral deve relacionar as áreas prioritárias, onde esforços maiores devem ser dirigidos. Nessa concepção, os gastos com pesquisas devem ser concentrados em projetos específicos, que fazem parte dos esforços de pesquisa de uma área particular. O controle desses gastos deve ser exercido em relação ao progresso feito em direção ao término de cada projeto. Controle das Despesas de Vendas As despesas de marketing tornaram-se elemento significativo nos custos totais devido ao aumento da carga de gastos, tais como propaganda e desenvolvimento de mercado. Assim, maior atenção deve ser direcionada a métodos de Controladoria 40 controle dos gastos nessa área que proporcionem aos gerentes de marketing informações que os habilitem a tomar decisões mais eficientes do ponto de vista da empresa como um todo. As despesas de marketing cobrem grande número de atividades: obtenção de pedidos de venda, armazenagem e distribuição, devoluções e garantia, entre outras. E podem ser analisadas em três bases diferentes – a natureza do gasto, a função desempenhada e a seção especial da firma, como segue: 1. Classificação segundo a Natureza: • salários dos vendedores e comissões; • viagens; e • propaganda. 2. Classificação por Função: • vendas; • propaganda; • transporte; • cobrança; • armazenagem; e • faturamento. 3. Classificação por Seção: • localização; • produção; • canais de marketing; • divisões operacionais; e • consumidores. A análise das despesas de marketing auxiliam na obtenção de informações que são úteis a grande número de propósitos, tais quais: • determinação da lucratividade das vendas por território; • determinação da lucratividade dos produtos; • estabelecimentode preço de venda; • avaliação de desempenho dos vendedores; • determinação da importância de cada consumidor. Saber Mais Fica claro, por esses propósitos, que a análise das despesas de marketing preocupa-se essencialmente com a lucratividade, que é função tanto de controle de receitas quanto de controle de custos. Determinação da Lucratividade das Vendas por Território Muitas atividades de marketing são organizadas em bases territoriais. O primeiro estágio na análise da lucratividade territorial é classificar os custos diretos e indiretos. Custos diretos são aqueles que se referem a um território; custos indiretos são aqueles referentes a vários territórios de vendas. Os custos diretos são controlados pelos administradores territoriais de vendas; já os custos indiretos estão fora de seu controle. No entanto, apesar das difi culdades na efetiva acurácia na apuração dos custos indiretos, cada apontamento é útil para prover o gestor regional com informações dos custos dos serviços anteriores, que embora suportem as atividades atuais, devem ser diferenciados dos itens controláveis nos relatórios. A Tabela demonstra como pode ser feita a análise da lucratividade de vendas territorial. Seu objetivo é identifi car territórios com ociosidade e problemas. Uma vez localizado, a ação gerencial deve ser pronta e inteligente e, por exemplo, decisões como redução do número de vendedores que opera na área ou uma melhoria nos serviços prestados podem ser tomados com efi ciência. Lembrem-se de que a existência de uma margem de contribuição garante a continuidade das operações no curto prazo, apesar de os cálculos convencionais indicarem prejuízo. Territórios 1 2 3 Total $ $ $ $ Vendas 500.000 300.000 100.000 900.000 Custo Direto: CPV 250.000 160.000 40.000 450.000 Transporte 30.000 20.000 10.000 60.000 Depesas: Escritório Regional 50.000 30.000 20.000 100.000 Com Vendedores 25.000 15.000 6.000 46.000 Outras Despesas 15.000 10.000 5.000 30.000 Total por Território 370.000 235.000 81.000 686.000 Margem de Contribuição 130.000 65.000 19.000 214.000 Custo Indireto: Adm. Central 50.000 22.000 8.000 80.000 Armazém Central 20.000 8.000 2.000 30.000 Propaganda 30.000 15.000 5.000 50.000 Total 100.000 45.000 15.000 160.000 Lucro Líquido 30.000 20.000 4.000 54.000 Lucro Líquido em % 56% 37% 7% 100% Vendas em % 56% 33% 11% 100% MC Sobre vendas 26% 22% 19% 23% Determinação da Lucratividade dos Produtos A análise da lucratividade dos diferentes produtos é útil para a administração de várias maneiras. Não somente indica a rentabilidade relativa dos diferentes produtos, mas também evidencia os pontos fortes e fracos que devem ser levados em conta no desenvolvimento da estratégia competitiva. A aplicação de técnicas, como a análise da margem de contribuição, auxilia a decidir quando uma linha de produto deve ou não ser descontinuada. As decisões de preço também podem ser baseadas na análise da lucratividade. A seleção de uma base apropriada pra determinação da lucratividade é tão complexa como as decisões que envolvem alocações de custos indiretos. 41 Até aqui estamos tranquilos? Vamos continuar? 2 – Aspectos Comportamentais da Avaliação de Desempenho A tabela mostra como essa análise pode ser desenvolvida. Ela indica que o produto “C” é o menos lucrativo, porém ele dá uma contribuição de $ 78.000 para cobrir custos fixos, despesas e formação do lucro, e um prejuízo de $ 28.000 está associado a sua fabricação. Assim, a análise implica que ações devem ser implementadas visando a melhorar sua lucratividade no futuro. Produtos 1 2 3 Total $ $ $ $ Vendas 350.000 300.000 250.000 900.000 Custo Variável dos Produtos Vendidos 90.000 85.000 125.000 300.000 Margem Bruta 260.000 215.000 125.000 600.000 Custo de Mercado Variável 30.000 20.000 10.000 60.000 Transportes 15.000 12.000 13.000 40.000 Despesas de Escritório 30.000 30.000 20.000 80.000 Despesas c/ Vendedores 20.000 30.000 10.000 45.000 Outras Despesas 6.000 5.000 4.000 15.000 Total 71.000 62.000 47.000 180.000 Margem de Contribuição 189.000 153.000 78.000 420.000 Custos e Despesas Fixas: Fabricação 55.000 50.000 45.000 150.000 Administração 30.000 25.000 25.000 80.000 Marketing 50.000 50.000 36.000 136.000 Total 135.000 125.000 106.000 366.000 Lucro Líquido 54.000 28.000 -28.000 54.000 Margem de Contribuição sobre Vendas % 54% 51% 31% 47% Controle das Despesas de Vendas As despesas de vendas classificam-se em dois tipos: para obtenção de pedidos e para atendimento dos pedidos. As primeiras estão associadas às atividades de propaganda, promoções e outras funções de vendas. As outras incorrem depois de obtidos os pedidos e cobrem custos como embalagem, armazenagem de produtos acabados, entrega e faturamento. Gastos para obtenção de Pedidos A efetividade desses custos pode ser satisfatoriamente avaliada quando relacionados com receitas de vendas. Muitos fatores que afetam as vendas, entretanto, estão fora do controle do departamento de vendas e, por essa razão, torna-se difícil estabelecer padrões de desempenho relevantes no que diz respeito à manutenção ou aumento da eficiência na atividade de obtenção de pedidos. O controle orçamentário pode ser usado para determinar os limites de gastos, mas não é possível a aplicação de métodos de controle orçamentário, como os orçamentos flexíveis, em itens dessa natureza, por exemplo, propaganda. Para Refl etir Os orçamentos fl exíveis são utilizados para controlar gastos através de mudanças no nível de atividades. As despesas com propaganda são feitas com intuito de aumentar o nível de atividades e seria insensato usar essa metodologia para controle desses gastos. A procura de um método apropriado para controle dos gastos para obtenção de pedidos é contínua exatamente pelo fato de não existir um padrão que seja útil a todos os objetivos. As empresas usualmente optam por parâmetros, tais como: chamadas telefônicas ou chamadas diárias, visitas efetuadas. Essas medidas, porém, devem ser vistas com reserva, pois não refletem as dificuldades das vendas nos diversos mercados e ocasiões. As despesas com propaganda, em especial, envolvem um grande comprometimento financeiro, o que faz necessário que sua eficácia seja bem determinada. O departamento de pesquisas de marketing está mais bem equipado do que o departamento de contabilidade para estabelecer a eficácia da despesa de propaganda, pois seus efeitos vão além da expansão imediata de vendas. Gastos para Atendimento de Pedidos Relativamente, é mais fácil controlar gastos para atendimento de pedidos do que para obtenção de pedidos, pois estão associados a procedimentos internos. Esses procedimentos são uniformes e de natureza repetitiva, tornando-os passíveis de aplicação a métodos de controle padronizados. As despesas de faturamento, embalagem e expedição podem ser controladas por referências tão objetivas quanto número de faturas, quantidade e tamanho de embalagens, etc. Além disso, os orçamentos flexíveis podem ser aplicados para controle desses gastos. Em anos recentes, os aspectos comportamentais da tomada de decisão tem assumido uma crescente importância na literatura gerencial. Tradicionalmente, os contadores têm seguido os economistas quando assumem que o principal problema da organização é a maximização do lucro e a alocação dos recursos necessários para esse fim. Consequentemente, os contadores tendem a encarar a organização de um ponto de vista técnico, considerando o homem na medida de seu ajustamento ou substituição às máquinas, sendo este admitido e empregado no propósito de maximização do lucro e da produtividade. O reconhecimento de que a importância da contabilidade está relacionada com o processo decisorial tem evidenciado a necessidade de um entendimento do comportamento humano nas organizações. Objetivos da Avaliação de Desempenho Os objetivos da avaliação de desempenho podem ser estabelecidos como sendo os seguintes: 1. calcular a eficiênciacom que as responsabilidades assumidas pelos gestores têm sido desempenhadas; 2. identificar as áreas onde ações corretivas devem ser implementadas; 3. assegurar que os gestores estão motivados ao cumprimento dos objetivos da organização; 4. possibilitar uma comparação entre o desempenho dos Controladoria 42 diferentes setores da organização e descobrir as áreas onde melhorias devem ser objetivadas; Na análise do processo de controle foram discutidos dois importantes pré-requisitos para avaliação de desempenho: Primeiro, a identifi cação das áreas de responsabilidade sobre as quais os gestores exercem controle (contabilidade por responsabilidade); e o estabelecimento dos padrões usados na avaliação de desempenho. Alguns problemas comportamentais relacionados ao orçamento, como medida de avaliação de desempenho, foram também abordados. Estilo de Liderança e Problemas de Controle Os gestores tendem a esperar bons resultados quando técnicas adequadas estão sendo usadas, entretanto falham em não reconhecer que o sucesso do controle depende das ações dos responsáveis individuais e de suas apreciações, bem como da importância das relações interpessoais. A maneira como o processo orçamentário é visto depende do estilo de liderança adotado pelos gestores. Os dois estilos extremos de gestão, defi nidos na Teoria X e Teoria Y, estão condicionados pela visão que cada gestor tem do homem. Teoria X A visão do homem, nessa teoria, baseia-se num estilo autoritário de liderança. A gestão é responsável pela organização dos elementos de produção do empreendimento, dinheiro, materiais, equipamentos e pessoas, nas atividades direcionadas a fins econômicos. Em relação às pessoas, os gestores são responsáveis pelo direcionamento dos esforços, motivação e controle de suas ações e modificação de comportamento para que se adaptem ás necessidades organizacionais. Sem essa intervenção ativa dos gestores as pessoas seriam passivas ou mesmo resistentes às necessidades da organização; portanto devem ser persuadidas, premiadas, punidas e controladas. Em resumo, suas atividades devem ser dirigidas e nesse ponto é que se baseia a função dos gestores. O ser humano precisa de um emprego para suas energias físicas e intelectuais que proporcione sonhos e satisfações. Procura realização num sentido próprio, perseguindo um crescimento futuro e maior efi cácia pessoal. Essa visão é frequentemente resumida na premissa de que a gestão consiste em fazer as coisas acontecerem através das outras pessoas. Teoria Y Em contraposição à Teoria X, a Teoria Y apoia-se em um estilo de liderança mais democrático e participativo. A gestão é igualmente responsável pela organização dos elementos da produção do empreendimento, dinheiro, materiais, equipamentos e pessoas, nas atividades direcionadas para fins econômicos. As pessoas não são por natureza resistentes às necessidades organizacionais. Elas aparentam ter ficado assim em virtude de experiências negativas. A motivação, o potencial de desenvolvimento, a capacidade de assumir responsabilidades, a prontidão em direcionar o comportamento às metas da organização, tudo está presente nas pessoas. Os gestores não impõem essas qualidades. É responsabilidade da gestão tornar possível o desenvolvimento e o reconhecimento dessas características humanas. A tarefa essencial da gestão é proporcionar condições organizacionais e métodos de operação para que as pessoas alcancem suas próprias metas, direcionando seus esforços aos objetivos organizacionais. É evidente que o estilo de liderança da Teoria X é largamente predominante e claramente operacional. Aqueles que preferem as premissas da Teoria Y afirmam que o estilo de liderança da Teoria X tem como custo humano frustrações e falta de desenvolvimento pessoal. As tendências das pesquisas comportamentais sugerem que muitos benefícios podem ser derivados de lideranças e organizações baseadas nas premissas da Teoria Y. Essas premissas reconhecem, em particular, que as forças motivacionais básicas que afetam as pessoas no trabalho incluem fatores biológicos, egoísticos e sociais. As pessoas, em todos os níveis da organização, têm certas necessidades que condicionam seus próprios objetivos. Procuram compensações para seus esforços que possibilitam alcançar certos padrões de vida para si e para sua família. As pessoas procuram o reconhecimento de seus companheiros, dos seus superiores e subordinados. Gostam de ser identificadas com o sucesso conseguido. A fim de maximizar a contribuição dos empregados às atividades operacionais, espera-se que essas necessidades e metas pessoais tenham realização possível nas tarefas que elas desempenham. Um importante aspecto do controle é o conhecimento da natureza das necessidades pessoais. Necessidades de Diversas Medidas de Desempenho O uso de custo-padrão e orçamentos variáveis desempenham importante papel no controle das atividades e na avaliação do desempenho, mas atenção indevida ao controle dos custos tende a diminuir a importância de outros objetivos. Por exemplo, de um gestor de produção espera-se que mantenha um alto nível de eficiência na produtividade para manter a qualidade dos produtos, a programação da produção em dia, minimizar os custos e despesas e manter uma relação satisfatória com os empregados. A avaliação de desempenho, nesses casos, requer medidas quantitativas e qualitativas. É evidente que alguns dos objetivos organizacionais e departamentais podem conflitar, como por exemplo, a necessidade de minimizar custos e manter a qualidade do produto. A ênfase dada a objetivos específicos significa que alguns outros podem não ser atendidos. 43 Para Refl etir Os objetivos da avaliação de desempenho estipulados requerem uma visão equilibrada do desempenho, levando em consideração as várias áreas de responsabilidade gerencial envolvidas. Se a administração usa somente mensurações convencionais de receitas e despesas, lucro, custo e volumes, é possível que os ganhos econômicos de curto prazo sejam transformados em despesas nas metas de longo prazo. A falha na consideração correta do impacto das técnicas de controle na responsabilidade dos indivíduos pelas atividades da organização pode afetar negativamente o moral, a lealdade, as crenças e a motivação dos empregados. Importância da Participação A participação ativa dos gestores no processo de planejamento não somente estimula o senso pessoal de envolvimento com a organização, mas aperfeiçoa a eficiência do processo de planejamento. Além disso, a participação estabelece um entendimento comum dos propósitos e promove a aceitação dos objetivos e metas organizacionais em todos os níveis. Desse modo, adiciona-se ao processo de controle a ativa participação dos gestores na investigação das variações, na avaliação e na seleção de soluções apropriadas e no desenvolvimento de políticas a elas relacionadas. O grau de esforço despendido pelos membros de uma organização na tentativa de atingir as metas designadas é particularmente dependente do seu nível pessoal de aspiração. O nível de aspiração pode ser definido como o nível de desempenho futuro que um indivíduo supera na execução de uma tarefa, levando em conta seu nível de desempenho anterior. Por exemplo, o nível de aspiração de um gestor em relação a custos é o nível de gasto que ele aceita como realístico e ao qual ele se esforçará para atingir. Assim podemos identificar três níveis potenciais de desempenho de custos: 1. o nível do orçamento. 2. o nível aspirado pelo gestor. 3. o nível real. Desde que o nível aspirado seja a meta particular aceitável pelo gestor, a proposta é trazer o nível aspirado em harmonia com os níveis orçados (ou vice-versa). Conclui-se claramente que um nível orçamentário com significante variação em relação ao nível aspirado causará um efeito negativo no comportamento gerencial. Para Refl etir Portanto, os gestores devem ser motivados enão persuadidos a atingir suas metas orçamentárias. Elas podem ser alcançadas pelo reconhecimento da importância do nível aspirado no estágio do planejamento e a constante comunicação dos resultados como base de aperfeiçoamento de desempenho onde for necessário. A proposta de participação no processo de controle é, além de motivadora para os gestores, geradora de desejo em cada participante de atingir ou mesmo aperfeiçoar seu nível de desempenho. Retomando a aula Parece que estamos indo bem. Então, para encerrar esta aula, vamos recordar: 1 - Controle de custos administrativos Com o objetivo de controlar os custos de produção é possível estabelecer padrões de estimativa desses custos. No caso do custo da mão de obra direta, por exemplo, estudos de tempos e movimentos da engenharia determinam a quantidade requerida de horas de mão de obra em cada operação, e a aplicação das taxas apropriada de salários por tempo trabalhado resultam em valor monetário para o custo de mão de obra num dado nível de atividades. Consequentemente, é possível estabelecer uma clara relação entre níveis de saída e custos de mão de obra direta. 2 – Aspectos comportamentais da avaliação de desempenho Em anos recentes, os aspectos comportamentais da tomada de decisão têm assumido uma crescente importância na literatura gerencial. Tradicionalmente, os contadores têm seguido os economistas quando assumem que o principal problema da organização é a maximização do lucro e a alocação dos recursos necessários para esse fim. Consequentemente, os contadores tendem a encarar a organização de um ponto de vista técnico, considerando o homem na medida de seu ajustamento ou substituição às máquinas, sendo este admitido e empregado no propósito de maximização do lucro e da produtividade. FIGUEIREDO, Sandra; CAGGIANO, Paulo César. Controladoria: teoria e prática. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2006. SCHMIDT, Paulo; SANTOS, José Luiz dos. Fundamentos da Controladoria. Coleção Resumo de Contabilidade, V. 17. São Paulo: Atlas, 2006. Vale a pena Vale a pena ler www.cfc.org.br http://www.crcsp.org.br Vale a pena acessar