Manual Fornecedor - AEGEA

Prévia do material em texto

Manual do
Fornecedor Gestão
de Terceiros
Agosto, 2023
Sumário
1. Introdução 3
2. Definições 3
2.1 Tipos de Gestão 3
2.2 Tipos de Processos 3
2.3 Recursos 4
2.4 Eventos 4
2.5 Status dos Recursos 4
2.6 Status dos Documentos 5
3. Processo Sertras 5
4. Plataforma 7
4.1 Alteração de Senha 7
4.2 Suporte 8
4.3 Escolha de Contrato 10
4.4 Dashboard 11
5. Menu 12
5.1 Dados do contrato 12
5.2 Recursos 12
5.2.1 Integração 12
5.2.2 Competência Mensal 15
5.2.3 Cadastro de um novo recurso 16
5.3 Relatórios 17
5.3.1 Relatório de Integração 17
5.3.2 Relatório Mensal 17
6. Comunicações 18
6.1 Informe Recurso Irregular 18
6.2 Informe de Documentos Prestes a Vencer 19
6.3 Informe de Documentos Vencidos 19
6.4 Abertura de Competência 20
6.5 Lembrete de Competência 20
6.6 Contratou um novo funcionário? 21
7. Dúvidas Frequentes 21
1. Introdução
A Sertras é uma empresa parceira da AEGEA, responsável pela gestão
documental dos terceiros a fim de reduzir riscos de passivos trabalhistas.
2. Definições
2.1 Tipos de Gestão
Na gestão de terceiros possuímos dois tipos de gestão de análise
documental que são:
● Gestão Completa: Para contratos onde fica clara e objetiva a
terceirização, onde os recursos (pessoas, veículos e equipamentos)
são cedidos de forma exclusiva para a contratante.
Necessário o controle dos processos de integração e análise mensal
trabalhista. 
● Gestão de Integração: Para os contratos onde a prestação de serviço
ocorre de forma esporádica, mediante necessidade através de ordens
de serviço. Necessário o controle somente do processo de integração. 
2.2 Tipos de Processos
No processo de gestão de terceiros possuímos dois tipos de
processos que podem ser definidos da seguinte forma: 
● Integração/Mobilização: Tem por objetivo garantir que todos os
recursos que serão cedidos/utilizados estão aptos para prestação de
serviço, que todas as leis que envolvem a contratação de um
trabalhador foram respeitadas;
● Análise Mensal Trabalhista: Tem por objetivo garantir que os direitos
obrigatórios (por lei e convenção coletiva da categoria) foram pagos.
Direitos esses como pagamento de salários, FGTS, férias, 13° salários,
INSS e pagamento/compensação das horas extras.
2.3 Recursos
Dentro do sistema de gestão de terceiros consideramos recursos:
● Pessoas: colaboradores ou prestadores de serviços que irão executar
os serviços de um contrato ou pedido de compras;
● Veículos: carros, caminhões, Munck’s etc. Utilizados na prestação de
serviços;
● Equipamentos: betoneira, placa vibratória, retroescavadeira etc.
Utilizados na prestação de serviço;
● Empresa: documentos da empresa como PGR/PCMSO, GFIP, GRF,
CRF, DCTFWeb etc. 
2.4 Eventos
No acompanhamento mensal trabalhista possuímos os seguintes
eventos:
● Competência mensal (Folha de ponto e comprovante de
pagamento);
● Férias;
● Licença Médica;
● 13° salário;
● Acidente de trabalho;
● Demissão;
● Transferência.
2.5 Status dos Recursos
A situação de cadastro possui dois status, vejamos:
● Ativo: O recurso está prestando serviços para a contratante;
● Inativo: O recurso foi desligado e/ou foi alocado para atender outro
cliente da empresa terceira, sendo assim, não prestará mais serviços
para a contratante.
2.6 Status dos Documentos
Todos os documentos que são solicitados no sistema possuem um
status, que são eles:
● Pendente: O fornecedor não realizou o envio do documento
solicitado;
● Pendente Sertras: Documento enviado e está pendente avaliação da
Sertras;
● Pendente Correção: Após a análise, foi solicitada a correção do
documento;
● Pendente Sertras Correção: Fornecedor realizou a correção do
documento e enviou novamente;
● Aprovado: Documento atende os requisitos necessários;
● Rejeitado: Documento incapaz de atender os requisitos necessários;
● Vencido: Documento com a data de vencimento expirada;
● Não enviado: Não houve o envio do documento e não é possível
enviar mais (Status utilizados no evento mensal);
● Aguardando contratante: Sertras está aguardando confirmação da
contratante quanto aos requisitos/critérios para análise;
● Aguardando informação complementar: Sertras está aguardando o
envio de documentos acessórios para concluir a análise.
3. Processo Sertras
Assim que o contrato entre a AEGEA e a empresa terceira for
assinado, a Sertras deverá ser acionada para gestão do contrato, através de
uma solicitação via plataforma. Após a aprovação da solicitação, a Sertras
entra em contato com o fornecedor solicitando os documentos iniciais
(PGR, PCMSO e planilha com os recursos que serão disponibilizados na
prestação de serviços).
O fluxo do processo segue as seguintes etapas:
Este é o único momento em que a sua empresa enviará os documentos por e-mail. O
acesso à plataforma será disponibilizado ao final das análises desses documentos.
Após o envio dos programas, a equipe analisa se os mesmos estão de
acordo com a legislação vigente e se a planilha foi preenchida com as
informações solicitadas. Estando tudo de acordo seguimos os seguintes
processos: 
4.Plataforma
4.1 Alteração de Senha
Todos os usuários da plataforma recebem da Sertras uma senha de
acesso que pode ser alterada, e para isso basta clicar no avatar no canto
superior direito da tela e em “Perfil”.
 
Em seguida preencha o campo “Nova Senha”, com a senha desejada
que deve possuir no máximo 10 (dez) caracteres. E caso deseje, poderá ser
ativada a autenticação em 2 (dois) passos garantindo mais segurança.
4.2 Suporte
O suporte é uma ferramenta disponibilizada dentro da plataforma
para que o usuário possa tirar dúvidas e fazer solicitações.
Primeiramente, o usuário deve clicar no avatar no canto superior
direito da tela e em “Suporte”.
Em seguida, deverá clicar em “Enviar Solicitação".
Por fim, abrirá página para que seja preenchida a solicitação.
Ressalta-se que todos os campos destacados deverão ser preenchidos.Após
o preenchimento, clique em “Enviar”e a equipe Sertras entrará em contato
em até no máximo 24h.
4.3 Escolha de Contrato
Para as empresas que possuem mais de um contrato, para visualizar
todos eles, basta clicar no número do contrato na barra de tarefas da
plataforma. 
Em seguida, a plataforma irá redirecionar o usuário para a página
com a relação de todos os contratos vinculados ao login, e para acessá-lo
basta clicar no ícone do contrato que deseja.
4.4 Dashboard
Assim que o usuário logar na plataforma ele tem acesso ao
dashboard, onde é possível visualizar a relação de recursos aptos, aptos
com ressalva e inaptos.
Status de Integração:
● Apto: Toda a documentação do evento de integração foi enviada e
estão aprovados;
● Apto com Ressalva: Esse status indica que o recurso possui
pendência, porém esse documento não impede o início das
atividades, tendo o fornecedor o prazo de 10 dias para regularização;
● Inapto: Recurso possui pendência de documentos que impedem a
liberação das atividades e/ou não houve o envio de nenhum
documento.
5.Menu
5.1 Dados do contrato
Neste menu, é possível visualizar os dados do contrato.
5.2 Recursos
Neste menu, o fornecedor poderá inserir os documentos que são
solicitados para cada recurso.
Destaca-se que, em todos os recursos (pessoas, veículos,
equipamentos e empresas) e eventos (integração, competência mensal,
férias, licença médica, transferência, acidente de trabalho, 13° salário e
demissão) os documentos são inseridos seguindo o mesmo método,
conforme será demonstrado a seguir.
5.2.1 Integração
Para inserir os documentos referentes ao evento de integração dos
recursos, você deve clicar em “Recursos” >
Pessoa/Veículo/Equipamento/Empresa e o sistema trará a relação de todos
os recursos cadastrados na plataforma.
Para enviar os documentos clique em “Eventos”.
Para enviar os documentos referentes ao evento de integração, clique
no ícone “Documentação”, onde será possível anexar os itens solicitados
em seus devidos campos.
Caso seja necessário, é possível acrescentar uma “Descrição
adicional” ao documento. 
Assim, será direcionado a página de itens selecionados.
Nesseespaço, além de anexar o documento é possível visualizar o
seu status e comentário do analista.  No ícone de histórico ( ) você
consegue acompanhar todas as movimentações referentes ao documento.
Atente-se ao campo de data de vencimento, pois o status de Vencido
é gerado automaticamente pela plataforma de acordo com a data que foi
preenchida.
Destaca-se que para anexar documentação em Empresa, o único
diferencial é não precisar selecionar a empresa. Vejamos:  Recurso >
Empresa > Eventos.
5.2.2 Competência Mensal
 
Para enviar documentação em Competência Mensal, é necessário
clicar no mês/ano da competência atual. Caso haja necessidade
enviar/visualizar competências anteriores, poderá ser selecionado o
mês/ano de desejo, conforme demonstrado na imagem acima. 
5.2.3 Cadastro de um novo recurso
Para realizar o cadastro de um novo recurso, basta selecionar o tipo de recurso
o qual deseja cadastrar, e em seguida clique em “Adicionar Novo”.
Preencha as informações solicitadas e em seguida clique em “Cadastrar”.
Nota: Se no momento de um novo cadastro, a função desejada para o recurso
não estiver disponível na plataforma, é necessário que entrem em contato com
equipe Sertras e envie a FR 042 com a função desejada para cadastro.
5.3 Relatórios
Todos os relatórios são separados pelo tipo de recurso, basta clicar no
recurso desejado para acessar as informações.
5.3.1 Relatório de Integração
Relatório utilizado para consulta detalhada das pendências de integração
e acompanhar o envio dos documentos. Podem ser aplicados diversos
filtros e é possível exportar as informações em planilha do Excel.
Após selecionar os filtros desejado clique em “Filtrar”, e o sistema trará as
informações de acordo com o que foi preenchido. Para exportar a planilha
clique em “Exportar”.
5.3.2 Relatório Mensal
Relatório utilizado para consulta detalhada das pendências e
acompanhamento dos eventos: competência mensal, férias, licença
médica, acidente de trabalho, transferência, demissão e 13° salário. Podem
ser aplicados diversos filtros e é possível exportar as informações em
planilha do Excel.
6.Comunicações
O sistema possui três comunicados que são disparados de forma
automática para o fornecedor e o gestor do contrato. Comunicados esses
que são:
6.1 Informe Recurso Irregular
Enviado no último dia útil do mês, informando todas as pendências do
evento de integração de todos os recursos ativos. Ao receber este
comunicado, é importante que sua empresa regularize todos os
documentos necessários para que não haja nenhum empecilho na
prestação de serviços à AEGEA..
6.2 Informe de Documentos Prestes a Vencer
Enviado no primeiro dia do mês, informando todos os documentos de
integração de todos os recursos que irão vencer dentro desse mês.
Enviamos este comunicado para que sua empresa se programe para
regularização dos mesmos e realize o upload na plataforma assim que
possível!
6.3 Informe de Documentos Vencidos
Enviado no dia seguinte do vencimento de um documento, caso o mesmo
não tenha sido atualizado na plataforma.
6.4 Abertura de Competência
Todo primeiro dia do mês é enviado um comunicado informando que a
competência está disponível para o envio dos documentos mensais e
informando quais documentos devem ser enviados na plataforma.
6.5 Lembrete de Competência
Comunicado enviado todo o dia 10 de cada mês para reforçar que o prazo
para envio dos documentos mensais é até o dia 23.
6.6 Contratou um novo funcionário?
Enviado todo dia 12 de cada mês reforçando que o fornecedor
sempre que admitir um novo colaborador para prestar serviços para a
AEGEA Ambiental deve cadastrálo na plataforma.
7. Dúvidas Frequentes
Quando fui cadastrar um novo colaborador na plataforma não
encontrei a função. Como devo prosseguir?
Deverá solicitar através do e-mail gestao.terceiros@sertras.com.br ou
pelo suporte da plataforma e solicitar a inclusão da função do contrato. A
função será incluída se a função estiver nos programas (PGR e PCMSO)
vigentes da empresa.
mailto:gestao.terceiros@sertras.com.br
Omeu colaborador mudou de função, como posso fazer a alteração
na Plataforma?
Para alterar a função de um colaborador cadastrado na plataforma,
irá em Recurso> Pessoa > Selecionar o colaborador desejado > Alterar.
Selecionar a nova função e clicar em alterar, o mesmo aparecerá no
Recurso> Pessoa com a função atualizada. Após alterar a função os
documentos de integração precisarão ser anexados na plataforma.
Qual o prazo que a Sertras possui para realizar a análise dos
documentos?
Os documentos anexados na plataforma são analisados dentro do
prazo de até 3 (três) dias úteis.
Como comunico a Sertras um evento (férias, licença médica,
demissão, transferência e acidente de trabalho)?
Os eventos deverão ser informados dentro da plataforma através da
Relação de Colaboradores e Eventos Especiais que deverá ser inserida em
Recurso > Empresa > Eventos > Competência Mensal > Selecionar a
competência atual.
Ressaltamos que a planilha deverá ser preenchida com todos os
colaboradores que estão ativos no contrato e informar os eventos que
ocorreram dentro da competência atual.
Como faço para excluir um colaborador da plataforma que não vai
mais prestar serviços para AEGEA?
A Sertras não faz a exclusão de nenhum recurso da Plataforma, nos
inativamos. Neste caso, será necessário informar a data em que o
colaborador parou de prestar serviço para a contratante, o evento de
transferência será habilitado. Após o envio do termo de transferência e
análise, se os documentos de integração estiverem todos anexados na
plataforma o colaborador será inativado.
O sistema está solicitando a data de vencimento da ficha de EPI.
Qual data devo preencher? EPI não tem vencimento.
O campo de data deve ser preenchido contando 365 dias após a data do
último EPI entregue. O envio anual do documento é solicitado somente
como forma de manter sempre o documento atualizado na plataforma. Se
dentro desse período não houver atualização na ficha, poderá ser enviada a
mesma ficha no campo e atualizar somente a data.