Guia Completo do Microsoft Excel

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COLÉGIO TÉCNICO 
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Sumário 
1. INTRODUÇÃO .................................................................................................. 3 
2. Teclas de Atalho ............................................................................................... 4 
3. Conhecendo o Excel ........................................................................................ 5 
3.1. Barra de Menus ....................................................................................... 5 
3.2. Barra de Fórmulas ................................................................................... 6 
4. PÁGINA INICIAL ................................................................................................ 6 
4.1. Fonte ........................................................................................................ 6 
4.2. Alinhamento ............................................................................................ 7 
4.3. Número .................................................................................................... 8 
4.4. Formatação Condicional ......................................................................... 9 
4.5. Formatar células .................................................................................... 10 
4.6. Classificar e Filtrar ................................................................................ 11 
4.7. Selecionando um Intervalo ................................................................... 11 
4.8. Diferenças entre cursores ..................................................................... 12 
5. CONGELAR PAINÉIS ....................................................................................... 12 
6. FÓRMULAS E FUNÇÕES MATEMÁTICAS .......................................................... 14 
6.1. Fórmulas Matemáticas Básicas ............................................................ 14 
6.2. Principais fórmulas ............................................................................... 15 
7. GRÁFICOS ...................................................................................................... 19 
8. TABELA DINÂMICA .......................................................................................... 21 
9. GRÁFICOS DINÂMICOS ................................................................................... 23 
 
 
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1. INTRODUÇÃO 
 A História do Excel: Linha do Tempo de um Sucesso 
 
O Microsoft Excel é um dos programas de planilha eletrônica mais famosos e utilizados no 
mundo. Mas você sabe como ele surgiu e evoluiu até se tornar o que é hoje? Vamos conhecer 
essa história por meio de uma linha do tempo: 
 
 1985 – O Primeiro Excel 
• A primeira versão do Excel foi lançada somente para computadores Macintosh (da 
Apple), com o nome Excel 1.0. 
• Nessa época, o grande concorrente era o Lotus 1-2-3, muito usado em empresas. 
• A Microsoft criou o Excel como uma maneira de facilitar a criação de planilhas com 
cálculos, gráficos e fórmulas. 
 
 1987 – Excel para Windows 
• A Microsoft lança o Excel 2.0, a primeira versão compatível com o sistema Windows. 
• Isso marcou o início da popularidade do Excel nos PCs. 
• Ele já permitia usar fórmulas, gráficos e automatizações simples. 
 
 1990 a 1995 – Evolução rápida 
• Versões: Excel 3.0 (1990), Excel 4.0 (1992), Excel 5.0 (1993) e Excel 95. 
• Novidades: 
o Gráficos mais bonitos e fáceis de criar 
o Introdução de macros em VBA (Visual Basic for Applications), que permitem 
automatizar tarefas. 
o Melhorias na formatação de células e interface mais amigável. 
 
 1997 a 2003 – Excel cresce nas empresas 
• Versões: Excel 97, Excel 2000, Excel XP (2002) e Excel 2003. 
• Excel passa a ser parte do pacote Microsoft Office, junto com Word e PowerPoint. 
• Surgem recursos importantes como: 
o Assistente de gráficos 
o Validação de dados 
o Funções novas, como PROCV, SEERRO e TABELA DINÂMICA 
 
 2007 – Mudança visual e novos formatos 
• Lançado o Excel 2007, com grandes mudanças: 
o Nova interface com a Faixa de Opções (menus em abas). 
o Novo formato de arquivo: .xlsx (mais leve e seguro). 
o Suporte a mais colunas e linhas na planilha. 
 
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 2010 a 2016 – Recursos inteligentes 
• Excel 2010, 2013 e 2016 trouxeram: 
o Preenchimento Relâmpago (preenche dados automaticamente com base em 
padrões). 
o Segmentação de dados em Tabelas Dinâmicas. 
o Gráficos dinâmicos e funções atualizadas. 
 
 2011 a 2020 – Excel na Nuvem 
• Microsoft lança o Excel Online, integrado ao OneDrive. 
• Você pode acessar suas planilhas pela internet, sem precisar instalar o programa. 
• Em 2020, o Excel passou a fazer parte do Microsoft 365, com atualizações constantes 
e planos por assinatura. 
 
As principais utilidades desse software são: 
• Organização geral de pIaniIhas para uso doméstico ou empresarial; 
• Utilização de recursos voltados à matemática financeira; 
• Controle de despesas em pequena ou grande escala; 
• Manipulação de tabelas e gráficos; 
• Programação em Visual Basic for AppIications (VBA). 
 
Esta apostila abordará as principais funcionalidades oferecidas pelo programa Microsoft 
Office Excel 2023, cujo conteúdo será dividido em seis seções 
 
2. Teclas de Atalho 
 
Edição e Navegação 
Ação Atalho 
Copiar Ctrl + C 
Colar Ctrl + V 
Recortar Ctrl + X 
Desfazer Ctrl + Z 
Refazer Ctrl + Y 
Salvar Ctrl + B 
Selecionar tudo Ctrl + T 
Ir para célula específica Ctrl + U 
Inserir nova planilha Shift + F11 
 
 
 
 
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Formatação de Texto 
Ação Atalho 
Negrito Ctrl + N 
Itálico Ctrl + I 
Sublinhado Ctrl + S 
Abrir formatação de célula Ctrl + 1 
Alinhar à esquerda Alt + H + A + L 
Centralizar Alt + H + A + C 
Alinhar à direita Alt + H + A + R 
 
Manipulação de Células e Linhas 
Ação Atalho 
Inserir linha/célula Ctrl + Shift + "+" 
Excluir linha/célula Ctrl + "-" 
Preencher abaixo Ctrl + D 
Preencher à direita Ctrl + R 
AutoSoma Alt + = 
 
Navegação e Visualização 
Ação Atalho 
Ir para o início da planilha Ctrl + Home 
Ir para o fim da planilha Ctrl + End 
Alternar entre planilhas Ctrl + Page Up/Down 
Congelar painéis Alt + W + F + F 
Zoom Ctrl + Roda do mouse 
 
3. Conhecendo o Excel 
3.1. Barra de Menus 
 
 
 
• Página inicial: formatações de texto, de cores, estilos e outras funcionalidades; 
• Inserir: inserir tabelas, gráficos, ilustrações e outras funcionalidades; 
• Layout da Página: manipulação da planilha voltada à impressão; 
• Fórmulas: possibilidade de utilizar fórmulas sem escrever os atalhos nas células; 
 
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• Dados: classificar e filtrar, obtenção de dados externos, ferramentas de dados e 
estruturação de tópicos 
• Revisão: revisões de texto, inclusão de comentários e proteção de planilhas; 
• Exibição: modos de exibição da planilha, zoom e organizações de janela. 
 
3.2. Barra de Fórmulas 
 
 
 
 Espaço destinado para escrever, alterar ou deletar as funções e textos que serão 
utilizados nas células. Uma alternativa a essa barra é o preenchimento do próprio campo 
comportado pela célula, que escreverá simultaneamente na Barra de Fórmulas 
4. PÁGINA INICIAL 
 
4.1. Fonte 
 
1 
 
Fonte 
2 
 
Tamanho da fonte 
3 
 
Aumentar ou diminuir o tamanho da fonte 
4 
 
Negrito(Ctrl + N) 
Itálico (Ctrl + I) 
Sublinhado (Ctrl + S) 
5 
 
Borda inferior 
6 
 
Cor do preenchimento 
7 
 
Cor da fonte 
 
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7 
 
 
4.2. Alinhamento 
 
 
1 
 
Alinhar em cima 
2Alinhar no meio 
3 
 
Alinhar embaixo 
4 
 
Orientação 
5 
 
Quebrar texto automaticamente 
6 Alinhar à esquerda 
7 
 
Centralizar 
8 
 
Alinhar à direita 
9 
 
Diminuir recuo 
10 
 
Aumentar o Recuo 
11 
 
Mesclar 
 
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4.3. Número 
 
1 
 
Formato de Número 
2 
 
Formato de número de contabilização 
3 Estilo de porcentagem 
4 Separador de milhares 
5 
 
Aumentar casas decimais 
6 
 
Diminuir casas decimais 
 
 
 
 
 
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4.4. Formatação Condicional 
 
 
Realçar Regras das Células: preenchimento das células seguindo as condições estipuladas 
(maior que, menor que, etc.). 
Regras de Primeiros/Últimos: formata os primeiros/últimos elementos de uma 
tabela ou seleção. 
Barras de Dados: simulação de gráficos de colunas horizontais nas próprias células. 
Escalas de Cor: colorir as células seguindo uma escala de cor estipulada pelo usuário 
concordando com os dados. 
Conjunto de Ícones: formar um padrão de ícones nas células correspondentes aos 
valores selecionados. 
Nova regra...: serve para criar uma regra condicional de acordo com o valor informado na 
célula. 
Limpar regas: ele limpa a regra ou dentro de uma célula ou na planilha inteira 
Gerenciar regras: ele exibe e gerenciar todas as regras que estão sendo utilizadas na 
planilha. 
 
 
 
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4.5. Formatar células 
 
 Para mudar a aparência de uma célula no Excel, clique nela com o botão direito do 
mouse e após aparecer um menu, escolha “Formatar Células...”. Vai aparecer uma janela com 
várias opções, onde você pode ajustar o tipo de número, alinhar o texto, mudar a fonte, 
colocar bordas, escolher uma cor de fundo e até proteger a célula contra alterações. 
 
 
 
 
 
 
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4.6. Classificar e Filtrar 
 
Classificar de A a Z: ordena as células 
seguindo crescentemente a ordem 
alfabética; 
Classificar de Z a A: ordena as células 
seguindo decrescentemente a ordem 
alfabética; 
Classificação Personalizada: opções para 
classificação; 
Filtro: adicionar filtros na planilha 
desenvolvida, facilitando a localização dos 
dados procurados. 
 
 
 
4.7. Selecionando um Intervalo 
 
 Para selecionar um intervalo em uma planilha do Excel, clique com o botão 
esquerdo do mouse e arraste até a última célula desejada. Ao soltar o botão, o intervalo 
ficará destacado. Se não for possível selecionar todas as células de interesse de uma só 
vez, ou se houver células que não pertencem ao mesmo intervalo, mantenha a tecla “Ctrl” 
pressionada e clique com o botão esquerdo do mouse apenas nas células que desejar 
selecionar. 
 
 
 
 
Intervalo selecionado arrastando o 
botão esquerdo do mouse 
 
 Intervalo selecionado com a tecla 
Ctrl pressionada 
 
 
 
 
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Outros comandos de teclado: 
CTRL + T Seleciona a planilha inteira 
CTRL + Shift + Seta para cima (↑ ) Seleciona o intervalo de todas as células 
preenchidas para cima da mesma coluna 
CTRL + Shift + Seta para baixo (↓ ) Seleciona o intervalo de todas as células 
preenchidas para baixo da mesma coluna 
CTRL + Shift + Seta para esquerda (← ) Seleciona o intervalo de todas as células 
preenchidas para esquerda da mesma linha 
CTRL + Shift + Seta para direita (→ ) Seleciona o intervalo de todas as células 
preenchidas para direita da mesma linha 
 
 
 
4.8. Diferenças entre cursores 
 
 
 Ponteiro de seleção: aparece quando o cursor está sobre uma 
célula. Ao clicar, a célula é selecionada; ao clicar e arrastar, um 
conjunto de células é selecionado. 
 
Ponteiro de mover: surge quando o cursor é posicionado sobre a 
borda de uma célula selecionada. Ao clicar e arrastar, o conteúdo 
dessa célula é movido para outro local, funcionando de forma 
semelhante ao comando "recortar e colar". 
 
Ponteiro de cópia e preenchimento: aparece ao posicionar o 
cursor no canto inferior direito de uma célula selecionada. Ao dar 
dois cliques, o conteúdo da célula será automaticamente copiado 
para as células abaixo, desde que exista uma coluna preenchida à 
esquerda como referência. Também é possível clicar e arrastar 
esse canto para baixo, o que copia o conteúdo da célula para as 
demais abaixo. 
Se duas células com valores forem selecionadas, o Excel preenche 
as células seguintes com uma sequência em progressão aritmética, 
considerando a diferença entre os dois valores iniciais. 
Caso a célula contenha uma fórmula, essa fórmula será copiada 
automaticamente para as células abaixo ao arrastar o ponteiro. 
 
5. CONGELAR PAINÉIS 
Quando temos muitas informações em uma planilha, é comum perder de vista o título das 
colunas ou as primeiras informações. O recurso "Congelar Painéis" serve para manter essas 
partes visíveis mesmo quando a gente rola a tela. 
 
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Veja como fazer: 
1. Clique em uma célula que esteja logo abaixo e à direita do que você quer deixar fixo. 
Por exemplo: para manter o título (linha 1) e a primeira coluna visíveis, clique na célula 
B2. 
 
2. Vá até a aba "Exibir". 
 
3. Clique na opção "Congelar Painéis". 
 
4. Um pequeno menu vai aparecer. Clique de novo em "Congelar Painéis" para confirmar. 
 
 
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5. Ao rolar para baixo a linha 1 está congelada e sempre ficará visível 
 
6. FÓRMULAS E FUNÇÕES MATEMÁTICAS 
As fórmulas no Excel são comandos que servem para realizar cálculos automáticos, como 
somar, subtrair, calcular médias, comparar valores, entre outras funções. 
Toda fórmula deve começar com o sinal de igual (=). Esse símbolo informa ao Excel que o 
conteúdo da célula não é apenas texto ou número, mas uma operação que precisa ser 
executada. 
Exemplo: =A1+A2 faz a soma dos valores das células A1 e A2. 
 
 
6.1. Fórmulas Matemáticas Básicas 
 
=A1+A2 soma as células A1 e A2 
 
 
 
 
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=B1-B2 subtrai a célula B1 da B2; 
 
 
=C1*C2 multiplica as células C1 e C2; 
 
 
=D1/D2 divide a célula D1 pela E2; 
 
 
=E1^2 potencializa a célula E1 por E2. 
 
 
 
6.2. Principais fórmulas 
 
 1. SOMA 
Se você quiser somar várias células ao mesmo tempo, use a fórmula =SOMA(). 
Exemplo: =SOMA(B1:B3) soma os valores das células B1, B2 e B3. 
Lembre-se: sempre comece com = 
 
 
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 2. MÉDIA 
 
A fórmula =MÉDIA() calcula a média dos valores informados. 
Exemplo: =MÉDIA(C1:C3) soma todos os valores e divide pela quantidade de células. 
Cálculo: (5+4+3)/3 = 4 
 
 
 3. SE (condicional) 
A função =SE() testa uma condição e retorna um valor se for verdadeira e outro se for falsa. 
Com =SE(), você pode dizer “se isso acontecer, mostre isso; se não, mostre aquilo”. 
Exemplo: =SE(E1>=7;"Aprovado";"Reprovado") 
 
 
 
 
 
 4. PROCV (procura vertical) 
Use =PROCV() quando quiser procurar um valor e mostrar outro da mesma linha. 
Exemplo: procurar um nome do aluno pelo número de matrícula. 
Exemplo: =PROCV(B1;B4:C11;2;FALSO) 
 
 
 
 
 
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 5. CONT.SE (contagem condicional) 
Quer contarquantas vezes uma palavra aparece? Use =CONT.SE(). 
Exemplo: =CONT.SE(A1:A10;"Aprovado"), no intervalo de A1 a A10 verifica quantas vezes a 
palavra “Aprovado” aparece. 
 
 
 
 6. SOMASE() 
Se você quiser somar só os valores que atendem a uma condição (como “maior que 10”), 
use =SOMASE(). 
Exemplo: =SOMASE(B2:B6;"Sim”;C2:C6). 
A fórmula verifica se no intervalo de B2 a B6 se foi pago e os valores do intervalo C2 a C6 
serão somados. O valor total será de 500. 
No exemplo abaixo, Ana pagou 100, Carlos pagou 150 e Luana pagou 250. 
Somando os valores, o resultado será de 500. 
 
 
 
 
 
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 7. SEERRO() 
Quando alguma fórmula der erro, o =SEERRO() pode esconder esse erro e mostrar algo 
mais bonito. 
Exemplo: =SEERRO(A1/B1; "Não pode dividir por zero") 
A fórmula retorna uma mensagem se o resultado do der algum erro. 
No exemplo abaixo retorna o erro se a divisão for por 0 
 
 
 
 
 8. HOJE() 
O =HOJE retorna a data do dia corrente 
Exemplo: =HOJE(A1) 
 
 
 
 9. MÍNIMO() e =MÁXIMO() 
Quer saber o menor valor da lista? Use =MÍNIMO() 
Quer o maior valor da lista? Use =MÁXIMO() 
Exemplo: =MÍNIMO(C2:C6). Verifica qual o valor mínimo do intervalo de C2 a C6 
(100,200,150, 250 e 300) o resultado será de 100. 
 
 
 
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Exemplo: =MÁXIMO(C2:C6). Verifica qual o valor máximo do intervalo de C2 a C6 
(100,200,150, 250 e 300) o resultado será de 300. 
 
 
7. GRÁFICOS 
O Excel oferece uma grande variedade de gráficos para representar os dados: gráficos 
de pizza, colunas verticais e horizontais, gráficos de dispersão, entre outros. 
O próprio Excel organiza os eixos e insere os dados de forma automática, de acordo 
com o tipo de gráfico escolhido. Depois disso, o usuário ainda pode personalizar o gráfico 
conforme preferir. 
 
1- Selecionar a tabela com os dados informados 
 
 
2- Clicar no menu Inserir 
 
 
3- Selecionar o gráfico desejado 
 
 
 
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4- O gráfico escolhido será exibido na planilha. No exemplo a seguir, é um gráfico 
de pizza. 
 
 
5- Outro modelo de gráfico de colunas 
 
 
6- Outro modelo de gráfico de barras 
 
 
 
15%
33%
26%
15%
11%
Estados
Centro -Oeste
Nordeste
Norte
Sudeste
Sul
4
9
7
4 3
0
2
4
6
8
10
CENTRO -OESTENORDESTE NORTE SUDESTE SUL
Estados
Estados
4
9
7
4
3
0 2 4 6 8 10
CENTRO -OESTE
NORDESTE
NORTE
SUDESTE
SUL
Estados
Estados
 
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8. TABELA DINÂMICA 
Além das tabelas comuns que criamos diretamente nas células do Excel, existe uma 
ferramenta muito útil chamada Tabela Dinâmica. 
Ela ajuda a analisar dados de forma rápida e organizada, permitindo que você resuma, 
filtre, agrupe e reorganize as informações com poucos cliques. 
Com a Tabela Dinâmica, é possível transformar grandes volumes de dados em 
relatórios claros e visualmente estruturados, incluindo gráficos. 
 
1 Para criar uma Tabela Dinâmica, basta selecionar os dados da planilha (com os 
títulos das colunas) 
 
 
2 Clicar no meu Inserir 
 
 
3 Tabela Dinâmica. 
 
 
 
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4 A janela será aberta informando se deseja criar a tabela dinâmica em uma nova 
planilha ou na planilha existente 
 
 
5 Após escolher a opção desejada, a planilha será criada e a tela do relatório será 
exibida, solicitando para escolher os campos da tabela dinâmica, que está 
localizada do lado direito da planilha 
 
 
 
A imagem acima mostra do lado direito o painel depois de criado a Tabela 
Dinâmica no Excel. 
Na parte superior do painel, vemos os campos disponíveis, que são gerados com 
base nos títulos da nossa tabela original. 
Na parte inferior, temos as áreas onde podemos organizar os dados: Linhas, 
Colunas, Valores e Filtros. 
Para montar a Tabela Dinâmica, basta arrastar os campos desejados para essas 
áreas. 
 
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Na imagem acima, você vê uma Tabela Dinâmica pronta no Excel. 
Ela mostra quanto foi gasto (Despesa), quanto foi recebido (Receita) e o saldo final 
em cada mês, de janeiro até julho. 
Na parte da direita (onde se monta a tabela), os campos foram organizados assim: 
• Mês foi colocado em Colunas (de B até I); 
• Tipo de Lançamento (como Receita e Despesa) e Conta ficaram em Linhas; 
• E os valores foram somados na parte de Valores. 
O Excel fez toda a organização sozinho. Você pode mudar qualquer campo arrastando 
para outras áreas! 
 
9. GRÁFICOS DINÂMICOS 
Semelhante às Tabelas Dinâmicas, o Excel também nos oferece a opção de criarmos 
Gráfico Dinâmico que, como o próprio nome sugere, dinamiza as formas como alteramos as 
informações contidas no nosso gráfico. 
1 Para criar um Gráfico Dinâmico, basta selecionar os dados da planilha (com os 
títulos das colunas) 
 
 
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2 Clicar no meu Inserir 
 
 
3 Gráfico Dinâmico 
 
 
4 A janela será aberta informando se deseja criar um gráfico dinâmico em uma nova 
planilha ou na planilha existente 
 
 
5 Após escolher a opção desejada, a planilha será criada e a tela do relatório será 
exibida, solicitando para escolher os campos do gráfico dinâmico, que está 
localizada do lado direito da planilha 
 
 
 
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A imagem acima mostra do lado direito o painel depois de criado a Gráfico 
Dinâmico no Excel. 
Na parte superior do painel, vemos os campos disponíveis, que são gerados com 
base nos títulos da nossa tabela original. 
Na parte inferior, temos as áreas onde podemos organizar os dados: Linhas, 
Colunas, Valores e Filtros. 
Para montar a Gráfico Dinâmico, basta arrastar os campos desejados para essas 
áreas. 
 
 
 
A imagem mostra um Gráfico Dinâmico, ou seja, um gráfico que foi criado com base 
em uma Tabela Dinâmica. 
Esse gráfico mostra quanto foi gasto (Despesa), recebido (Receita) e o Saldo final 
nos meses de janeiro e fevereiro de 2025. 
No lado direito da tela, aparece o painel de montagem do gráfico: 
• Em Legendas, está o campo Mês (para identificar as cores das barras), 
• Em Eixos, está Tipo de Lançamento (para mostrar Despesa, Receita e Saldo no 
eixo vertical), 
• E os Valores são as somas de cada lançamento. 
Esse gráfico facilita entender, visualmente, o que aconteceu em cada mês.