Fascículo 07-SECRETARIA

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7UNIVERSIDADE ABERTA DO NORDESTE
ensino a distância®
4ª EDIÇÃO
MÓDULO 2
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Noções Básicas 
sobre Excel e 
OpenOffice.org Calc
Eder L. Marques
Robson Negreiros Bezerra
Objetivos do módulo
O módulo 2, de Redação Oficial e Informática, é com-posto de 3 fascículos que buscam instrumentalizar o aluno para o exercício das inúmeras atividades exis-
tentes numa Secretaria Escolar. Os conteúdos estão organi-
zados em três fascículos, a saber: 
F5 – Noções de redação oficial
F6 – Editores de texto Word e Writer
F7 – Noções básicas sobre Excel e OpenOffice.org Calc
No fascículo 5, o aluno conhecerá modelos de docu-
mentos oficiais, bem como o tipo de texto mais adequado 
para cada um deles, noções básicas de gramática importan-
tes para a redação oficial, os pronomes de tratamento e as 
regras de pontuação. 
O fascículo 6 é dedicado a noções básicas de editores 
de texto, mais especificamente o Word da Microsoft Office 
e o Writer da OpenOffice.org. Nele, o aluno se familiarizará 
com a formatação, edição, salvamento e impressão de ar-
quivos eletrônicos. 
O fascículo 7 também trata de Informática, apresentando 
conceitos básicos para uso do Excel da Microsoft Office e do 
Calc da OpenOffice.org, muito úteis para as atividades relati-
vas à organização de dados da Secretaria Escolar, elaboração 
de gráficos e tabelas e outros tipos de pastas e arquivos ne-
cessários ao setor. 
Com este módulo, de caráter instrumental, espera-se que 
o aluno se aproprie das ferramentas imprescindíveis para 
que possa iniciar a sua prática profissional.
Objetivos do fascículo
Ao final deste fascículo, o aluno deverá ser capaz de: 
• Apresentar o processador de planilhas e gráficos Micro-
soft Excel e explicar como operacionalizar os principais 
comandos de edição.
• Mostrar, em janelas do Excel, os mecanismos de acesso 
através do mouse ou do teclado.
• Identificar componentes do OpenOffice Calc.
• Ser capaz de operações com linhas, colunas e células no 
Excel e no Calc.
• Trabalhar com fórmulas e funções.
• Localizar e substituir dados no Excel e no Calc.
Sumário
1. Planilha Eletrônica Excel.....179
2. Os Componentes do Excel ..181
3. Pasta de Trabalho 
e sua Importância ................ 183
4. Fórmulas do Excel ................ 185
5. Selecionando a Planilha ......187
6. Trabalhando 
com Planilhas ........................ 190
7. Substituição de Dados ........ 193
8. Economizando Tempo 
com Atalhos ........................... 198
9. Planilha eletrônica: CALC .. 199
10. Usando Fórmulas ...............206
11. Editando uma Planilha ......215
12. Substituição de Dados ..... 219
179Curso Técnico em Secretaria Escolar
1. Planilha Eletrônica Excel
O Excel é um software aplicativo da Microsoft, que tem dois am-bientes de trabalho - planilhas e gráficos - incluídos em um único pacote. Essa combinação faz do Excel uma ferramenta poderosa 
que lhe permite executar uma variedade de tarefas para a área comercial, 
científica e de engenharia.
É um programa de computador que consiste numa coleção de linhas e 
colunas que são expostas na tela em uma janela. As letras representam as 
colunas da planilha; e os números, suas linhas, como mostra a Figura 1.
Figura 1
1.1. O que é uma célula?
A célula é a menor unidade de uma planilha e é delimitada pela interseção 
entre as linhas e colunas. São nas células que as informações são armaze-
nadas. Cada célula possui um "endereço" específico, de modo que podem 
ser individualmente identificadas. Este endereço é formado pela interse-
ção da letra (coluna) com um número (linha). Por exemplo, a palavra "Excel" 
está na célula B3. Observe que o endereço aparece logo acima da barra de 
colunas, conforme Figura 2.
Figura 2
180 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
1.2. O que pode ser feito com o Excel
1. Planilhas eletrônicas podem ser utilizadas para uma infinidade de ta-
refas, que pode variar de uma lista de compras ao controle orçamentá-
rio da sua casa, de uma escola ou mesmo de uma empresa, incluindo 
gráficos e estatísticas. Uma vez criadas as fórmulas e a estrutura de sua 
planilha, ela pode ser reutilizada sempre que necessário.
2. Pode-se também fazer cálculos matemáticos com poucos comandos, 
apenas escrevendo a fórmula necessária uma única vez. Exemplo: Se você 
criou uma fórmula para calcular as prestações do seu aluguel, esta pode 
ser utiliza da para inúmeras planilhas que façam uso da mesma fórmula. 
3. Quando for recalcular dados, o resultado final será automaticamente al-
terado. Exemplo: Numa faixa onde o resultado é a soma de itens, se você 
acrescentar um novo item entre os anteriores, o Excel automaticamente 
ajustará a fórmula e fornecerá o resultado correto. 
4. O Excel também permite formatar os dados, de modo que seu visual 
seja mais adequado e com preensível para a apresentação da planilha, 
utilizando modelos já prontos. Veja a Figura 3.
Figura 3
5. Pode-se construir gráficos a partir de uma planilha com o mínimo de 
esforço, tornando as informações mais fáceis de interpretar. Exemplo: 
Com a planilha já pronta, basta seguirmos as etapas que o auxiliar gráfi-
co nos oferece, e chegaremos ao nosso gráfico.
6. Utilizando uma pequena operação, é possível ordenar alfabeticamente 
uma lista de nomes. Exemplo: Podemos organizar uma relação com no-
mes de clientes de uma empresa por ordem alfabética.
Assim que o Excel é inicia-
lizado, uma nova planilha 
é exibida, pronta para re-
ceber seus dados na célula 
ativa. Para movimentar-se 
pela planilha, usa-se as 
teclas de direção (seta para 
a direita, para baixo). É pos-
sível fazer o rolamento na 
janela para localizar uma 
célula. Utilize as barras de 
rolagem horizontal e verti-
cal para fazer o rolamento 
na planilha e, se quiser pas-
sar uma página completa 
use as teclas PgDn e PgUp.
181Curso Técnico em Secretaria Escolar
1.3. Como inicializar o Excel
Para inicializarmos o Excel é preciso:
1. Ir ao menu Iniciar. 
2. Selecionar Todos os Programas.
3. Escolher Microsoft Office.
4. E, em seguida, dar um clique em Microsoft Office Excel 2016.
2. Os Componentes do Excel
O Excel, assim como os demais programas da linha Microsoft, possui com-
ponentes semelhantes como barra de título, barra de status, barras de 
rolagem vertical e horizontal, menu de comandos, botões de controle da 
janela do Excel, barra de ferramentas, entre outros. Cada documento do 
Excel, também chamado de pasta de trabalho, é composto por uma ou mais 
planilhas. Veja abaixo seus principais componentes:
Barra de Fórmulas: utilizada para fazer a edição da célula (Figura 4).
Figura 4
Cabeçalho das Colunas: indica a referência das colunas da planilha 
(Figura 5).
Figura 5
Guia da Planilha: exibe o nome e permite acessar uma outra planilha 
da pasta de trabalho. A planilha ativa possui uma cor diferente (branca) das 
outras guias de planilhas. Os botões à esquerda servem para se movimentar 
entre as planilhas da pasta de trabalho (Figura 6).
Figura 6
182 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Cabeçalho das Linhas: indica a referência das linhas da planilha (Figura 7).
Figura 7
Indicação da Célula Ativa: indica em que célula o cursor está posicio-
nado (Figura 8).
Figura 8
2.1. Inserindo informações e/ou dados numa planilha
Para inserir informações na planilha, basta digitar o conteúdo no local dese-
jado. Ao terminar de digitar, teremos que efetivar os dados na célula e, para 
isso, deveremos clicar em outra célula, através dos botões de direção, ou 
pressionar ENTER, o que faz o cursor ficar posicionado na célula seguinte, 
no sentido de cima para baixo. Após termos ativado a célula na qual serão 
introduzidos os dados, podemos, agora, digitar textos, números e fórmulas. 
À medida em que vamos digitando, os dados aparecem na célula ativa e na 
Barra de Fórmulas (Figura 9).
183Curso Técnico em Secretaria Escolar
Figura 9
2.2. Editando dados 
É possível editar o conteúdo de uma célula para acrescentar dados, ou cor-
rigir parte das informações digitadas. Esta edição pode ser feita na Barra 
de Fórmulas ou diretamente na célula, procedendo assim:
1. Posicione o cursor na célu la que deseja editar o conteúdo.
2. Para editar na Barra de Fórmulas, clique sobre ela (o ponteiro do mouse 
assumirá o formato de uma letra: "I").
3. Para editar diretamente na célula, pressione a tecla F2 ou dê um duplo 
clique sobre ela. 
3. Pasta de Trabalho e sua Importância
O arquivo em que você trabalha e armazena seus dados chama-se pas-ta de trabalho, e pode conter várias planilhas. Quando se inicia uma seção do Excel, a pasta de trabalho padrão contém uma planilha, 
com o nome Planilha 1, que está localizada na parte inferior da pasta de 
trabalho. Os nomes estão em guias na parte inferior da pasta de trabalho. A 
pasta de trabalho também pode armazenar gráficos. A sua importância está 
no fato de você poder utilizá-la como uma pasta comum, onde você vai guar-
dar todas as informações referentes a um determinado assunto (Figura 10).
Figura 10
184 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
3.1. Como gerenciar as pastas de trabalho
Abrindo uma Pasta: Caso deseje uma pasta de trabalho vazia, selecione a 
partir do menu Arquivo, a opção Novo, ou selecione o ícone Novo na Barra 
de Ferramentas, como mostra a Figura 11. Para abrir uma pasta de trabalho, 
a partir do menu Arquivo, selecione a opção Abrir. Também é possível se-
lecionar o ícone Abrir na Barra de Ferramentas, clicando na opção abrir 
conforme indicado na Figura 12.
Figura 11
Figura 12
Copiando: para copiar planilhas de uma pasta para outra, basta clicar 
sobre ela mantendo a tecla CTRL pressionada, e arrastar sobre as linhas de 
guias. Um triângulo preto indicará onde a planilha será inserida. Libere o 
botão do mouse e a planilha será copiada para o novo local.
Excluir: para excluir uma planilha da pasta de trabalho, clique sobre a 
guia da planilha para selecioná-la e a partir do menu Editar selecione o 
comando Excluir Planilha.
Selecionando várias planilhas: para selecionar mais de uma planilha, 
para copiar ou excluir, clique sobre a primeira guia e mantendo a tecla 
CTRL pressionada, clique sobre as outras guias. Para selecionar um inter-
valo de planilhas, clique sobre a primeira guia do intervalo e, mantendo a 
tecla SHIFT pressionada, clique sobre a última guia do intervalo.
Desagrupar: para desagrupar várias planilhas selecionadas, clique com 
o botão direito do mouse sobre uma das planilhas selecionadas e escolha 
Desagrupar Planilhas. 
185Curso Técnico em Secretaria Escolar
3.2. Digitando conteúdo em uma célula
Uma célula pode conter três tipos de dados: Texto, Valores e Fórmulas. Os 
textos são para os títulos, rótulos etc. Os valores são os números ou datas 
que você insere para realizar cálculos com eles. As fórmulas são os cálculos 
realizados com os valores. Para podermos fazer uma planilha, primeiro é ne-
cessário que você posicione o cursor na célula desejada. Por exemplo, vá até 
a célula D1, digite "Despesas Domésticas" e depois pressione ENTER. É assim 
que se faz para inserir dados do tipo texto. 
Como exemplo, vamos inserir mais alguns textos: 
Célula A3: Despesas Célula A6: Aluguel
Célula B3: Março Célula A7: Lazer
Célula C3: Abril Célula A8: Total
Célula D3: Maio Célula A9: Receitas
Célula A4: Carro Célula A10: Saldo.
Célula A5: Alimentação
Trabalhando com o exemplo acima, insira os seguintes valores:
Para a despesa de carro: B4: 80; C4: 110; D4: 90
Para as despesas de alimentação: B5: 350; C5: 330; D5: 350
Para as despesas de aluguel: B6: 600; C6: 600; D6: 600
Para as despesas de lazer: B7: 850; C7: 410; D7: 410.
A sua planilha ficou como mostra a Figura 13.
Figura 13
4. Fórmulas do Excel 
Para fazer um cálculo na planilha é só escrever a fórmula nor-malmente. Por exemplo, na célula B8, você quer ver a soma de B4+B5+B6+B7. Mas atenção: para que suas fórmulas não sejam 
confundidas com textos, sempre digite "=" antes das fórmulas. No nosso 
exemplo: =B4+B5+B6+B7. Escreva na célu la B8, tecle ENTER e veja que a 
planilha calculou a soma.
É possível utilizar também o botão AutoSoma. Para isso, vá à célula B8 e 
clique no botão AutoSoma, disponível na seção Fórmulas. Ao aparecer a fór-
mula =SOMA(B4:B7), pressione a tecla ENTER. Veja o resultado na Figura 14.
Para inserir valores, 
o procedimento é o 
mesmo que foi utilizado 
na inserção de um 
texto. O Excel classifica 
automaticamente o que 
você digitou como valor 
ou texto. Se forem somente 
números, ele considera um 
valor numérico. Se houver 
letras, é texto.
186 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Figura 14
Agora vamos experimentar o recurso mais importante das planilhas: a 
atualização automática. É só ir até a planilha, alterar alguns dos valores 
e observar que a soma é automaticamente recalculada, podendo ser usada 
qualquer operação matemática nas suas fórmulas: Soma(+), Subtração(-), 
Multiplicação(*), Divisão(/).
Coloque agora o valor 2.300 nas três células da receita. Depois crie as 
fórmulas de saldo, sendo o saldo o valor da receita menos a soma das des-
pesas (o total). Confira o exemplo na Figura 15.
Figura 15
187Curso Técnico em Secretaria Escolar
5. Selecionando a Planilha
Para que você possa fazer qualquer modificação na planilha, é neces-sário que primeiro ela seja selecionada, ou seja, informado o local onde se deseja aplicar o comando. Você deverá selecionar sempre 
que desejar aplicar algum comando a uma célula. Por exemplo: apagar ou 
modificar a fonte de caracteres. Visualmente, as células selecionadas ficam 
escurecidas. Veja o exemplo da Figura 16:
Figura 16
5.1. Selecionando colunas
Para selecionar uma ou mais colunas, você deverá clicar na letra corres-
pondente à coluna desejada, no cabeçalho de colunas na parte superior da 
planilha. Veja a Figura 17.
Figura 17
188 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
5.2. Selecionando linhas
De maneira similar, a seleção de uma linha é feita clicando sobre seu núme-
ro identificador, na barra de cabeçalho de linhas, localizada verticalmente 
à esquerda. Há também um atalho de teclado para selecionar rapidamente 
toda a linha da célula atual: use as teclas SHIFT + Barra de Espaço, como 
mostra a Figura 18.
Figura 18
5.3. Selecionando a planilha inteira
Para selecionar a planilha inteira, posicione o ponteiro do mouse no quadrado 
do cruzamento do cabeçalho de colunas com o de linhas (Figura 19).
Figura 19
189Curso Técnico em Secretaria Escolar
5.4. Alterando a largura das colunas
Quando o conteúdo de uma célula é maior do que a largura da coluna atual, 
visualmente ele acaba "vazando" para as células que estão do lado direito. 
Embora isso não altere os valores das células, acaba dificultando a leitura. 
Para eliminar esse efeito, você pode alterar a largura das colunas (Figura 
20) utilizando uma das formas a seguir:
Figura 20
a) Diretamente na Coluna: posicione o ponteiro do mouse no cabeçalho 
das colunas, na linha que divide as duas colunas. Você perceberá que 
o ponteiro se transformará em uma seta escura de duas pontas. Nesse 
instante, pressione o botão do mouse e arraste-o para o lado direito 
para poder aumentar a largura da coluna até o tamanho desejado, 
soltando-o em seguida.
b) Utilizando o AutoAjuste: com o AutoAjuste você poderá alterar a 
largura automaticamente, ou seja, o próprio Excel é quem se encarrega 
de achar a largura ideal. Isso facilitará o ajuste de planilhas grandes, 
que têm muitas linhas. Para isso, selecione a área da planilha que deseja 
alterar, clique no botão Formatar e selecione a opção AutoAjuste da 
largura da coluna (Figura 21).
Figura 21
Há uma opção ainda mais prática: para que o Excel ajuste a largura detodas as colunas, selecione a planilha inteira (como vimos na seção 5.3), 
e, em seguida, dê um duplo clique na linha que divide duas colunas quais-
quer no cabeçalho de colunas. Pronto, todas as colunas terão sua largura 
ajustada corretamente!
Para seleção descontínua de 
células, mantenha a tecla 
CTRL pressionada e clique 
com o mouse onde desejar.
190 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
6. Trabalhando com Planilhas
Uma das tarefas mais utilizadas no trabalho com planilhas é a alte-ração de dados, seja devido à constatação de erros, ou à adição de novos dados. Caso você não esteja satisfeito com o local onde seus 
dados foram armazenados, não é preciso apagá-los e inseri-los novamen-
te em outra posição. Como veremos a seguir, o Excel também possui os 
comandos de Copiar, Recortar e Colar, disponíveis nos editores de texto.
6.1. Movendo células
Para mover células:
1. Após marcada a célula ou conjunto de células, clique no botão Recor-
tar (Figura 22). Com isso, o conteúdo selecionado foi movido para a 
Área de Transferência.
2. Agora, selecione a célula onde os dados deverão ficar e pressione o bo-
tão Colar, ou a tecla ENTER, para finalizar a operação. 
Figura 22
6.2. Copiando células
Para copiar células:
1. Com a seleção de células já feita, clique no botão Copiar (Figura 23).
2. Marque o novo local desejado e clique no botão Colar.
Figura 23
Uma maneira ainda mais prática é utilizar os atalhos de teclado:
Para recortar, pressione as teclas Ctrl+X.
Para copiar, pressione as teclas Ctrl+C.
Para colar, pressione as teclas Ctrl+V.
Para copiar o conteúdo 
de uma célula para outra 
usando o recurso Arrastar e 
Soltar, é só marcar as células 
e manter pressionada a te-
cla CTRL, enquanto arrasta o 
conteúdo selecionado com o 
mouse até o local de destino.
Para mover um 
conteúdo para um local 
onde já existem outros da-
dos, o Excel perguntará se 
você deseja sobrepor os an-
tigos dados com os novos. 
Se a resposta for afirmati-
va, os dados antigos serão 
perdidos.
191Curso Técnico em Secretaria Escolar
6.3. Limpando células
O botão Delete pode ser usado para apagar o conteúdo de uma célula, mas 
não tem nenhum efeito sobre comentários ou formatação especial. Quan-
do queremos limpar uma célula completamente, utilizamos o recurso Lim-
par, clicando com o botão direito do mouse na célula desejada, aparecen-
do posteriormente o menu edição, que possui a seguinte opção: Limpar 
conteúdo (Figura 24).
Figura 24
6.4. Inserindo colunas e linhas
Você pode inserir novas colunas ou linhas em qualquer posição da sua 
planilha, facilitando assim o trabalho de edição e inserção de novos dados 
em uma planilha já pronta. Para inserir uma nova linha/coluna, siga os 
passos abaixo:
1. Selecione uma célula. A nova linha ficará imediatamente acima da célu-
la selecionada, e caso seja uma nova coluna, imediatamente à esquerda.
2. No menu Células, selecione a opção Inserir e, em seguida, uma das opções 
Inserir Linhas na Planilha ou Inserir Colunas na Planilha (Figura 25).
Figura 25
192 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
6.5. Salvando uma planilha pela primeira vez
O Excel possui várias opções para salvar seus documentos. Para salvar uma 
planilha pela primeira vez, clique em Arquivo no canto superior esquerdo 
da tela, e, em seguida, selecione a opção Salvar. Na caixa “Salvar como” 
clique em procurar e salvar seu arquivo na pasta desejada (Figura 26).
Figura 26
Uma nova janela será exibida. Digite um nome para o seu documento, 
selecione o local (pasta/diretório) onde deseja que o ele seja salvo e, em se-
guida, clique no botão Salvar (Figura 27).
Figura 27
Uma outra opção é clicar no ícone do disquete localizado na barra de 
ferramentas de acesso rápido, exibida na Figura 28, ou utilizar o atalho de 
teclado Ctrl+B.
Figura 28
Para recomeçar linhas e co-
lunas basta usar o comando 
Excluir, do menu Editar. 
O Excel remove as células 
marcadas e move as células 
restantes ao redor para 
preencher o espaço das 
que foram eliminadas. Uma 
maneira de ativar a opção 
Incluir e Excluir, é utilizar 
o botão direito do mouse, 
onde será exibido um menu 
que inclui as opções Inserir 
e Excluir.
193Curso Técnico em Secretaria Escolar
6.6. Abrindo uma planilha criada anteriormente
Para abrir uma planilha já criada anteriormente, siga os seguintes passos:
1. Clique em Arquivo no canto superior esquerdo da tela e selecione a 
opção Abrir e logo após clicar na opção procurar ou, então, clique no 
botão Abrir na barra de ferramentas de acesso rápido. Uma nova janela 
será exibida.
2. Selecione o arquivo que deseja abrir e, em seguida, clique no botão 
Abrir, ou dê um duplo clique no arquivo (Figura 29).
Figura 29
7. Substituição de Dados
Algumas vezes, é necessário substituir alguma informação que apa-rece várias vezes no texto. Para fazermos isso de forma rápida, po-demos utilizar a função Localizar e Substituir, disponível através 
do atalho Ctrl+L ou do botão Localizar, no canto direito da barra de ferra-
mentas da seção Início. Selecione a aba Substituir. Em Localizar, informe 
o texto que deseja procurar. No campo Substituir por, informe o texto que 
deverá ser alterado (Figura 30).
Figura 30
7.1. Saindo do Excel
Existem três maneiras de fechar um documento já aberto e sair do Excel:
a. Através do campo “Arquivo” no canto superior esquerdo da tela, op-
ção Fechar.
b. Utilizando o atalho ALT+F4; ou
c. Clicando no botão "X" (fechar), localizado no canto superior direito 
(Figura 31).
194 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Figura 31
Caso você tenha feito alguma alteração no documento que ainda não 
tenha sido salva, uma janela será exibida, como mostra a Figura 32.
Figura 32
Selecione Sim para salvar as alterações ou Não para fechar o arquivo 
(assim, suas últimas alterações não serão salvas).
7.2. Configurando a orientação da página
Por padrão, as páginas de sua planilha estão configuradas na orientação co-
nhecida como "retrato" (vertical). Para alterá-la para "paisagem" (horizontal), 
vá à seção Layout da Página e, no menu Configurar Página, clique em 
Orientação (Figura 33).
195Curso Técnico em Secretaria Escolar
Figura 33
Caso deseje customizar ainda mais opções, como tamanho do papel e 
qualidade de impressão, clique no botão Configurar Página, exibido na 
Figura 34. Uma nova janela será exibida:
Figura 34
7.3. Personalizando o cabeçalho e rodapé
É possível formatar nossa planilha de modo a incluir um cabeçalho e um 
rodapé. O Excel já traz muitos formatos prontos, mas também existe a op-
ção de Personalizar. Para acessar, selecione a guia Inserir e clique no botão 
Cabeçalho e Rodapé (Figura 35). Uma nova aba chamada Design será exi-
bida. Na planilha, selecione a seção do cabeçalho e, em seguida, selecione 
uma das opções existentes, como número de página, data atual, nome do 
arquivo, etc., ou digite o seu texto personalizado. É possível escolher, tam-
bém, o local onde aparecerão o cabeçalho e o rodapé: na seção esquerda, no 
centro, ou na seção direita. Basta clicar na área correspondente.
196 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Figura 35
7.4. Visualizando a impressão 
Depois de pronta, você pode desejar imprimir a sua planilha. Contudo, nem 
sempre o tamanho dela permite que ela seja exibida corretamente em uma 
única página. Como visualizar como a planilha ficará caso seja impressa?
Para isso existe o recurso Visualizar Impressão. Para acessar, clique em 
“Arquivo” no canto superior esquerdo da tela, selecione a opção Impri-
mir e automaticamente aparecerá a Visualização de Impressão. É possível 
também acessar esse recurso através da Barra de Ferramentas de Acesso 
Rápido, conforme Figura 36.
Figura 36
A impressão será exibida conforme é possível ver na Figura 37.
197Curso Técnico em Secretaria Escolar
Figura 37
7.5. Impressão da planilha
Uma vez que nossa planilha está corretamente formatada, podemos impri-
mi-laclicando no botão Imprimir. Se quisermos imprimir diretamente, sem 
antes visualizar como será a impressão, podemos acessar essa função clican-
do em “Arquivo” e, em seguida, em Imprimir (Figura 38).
Figura 38
198 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Você pode também utilizar o atalho de teclado CTRL+P. A Figura 39 mos-
tra onde você poderá selecionar a impressora e configurar algumas opções:
Figura 39
8. Economizando Tempo com Atalhos
Para trabalharmos em uma planilha de Excel, podemos aprender al-guns caminhos alternativos e economizar tempo utilizando atalhos como podemos observar no quadro abaixo.
Atalhos
Ativa a Barra de Menus ALT ou F10
Ativa menu de atalho SHIFT + F10
Cancela o menu ESC
Exibe menu de controle do Excel Barra de espaço
Nova pasta de trabalho CTRL + O
Abrir CTRL + A
Salvar CTRL + B
Salvar como F12
Imprimir CTRL + P
Fechar o Excel ALT + F4
Recortar CTRL + X
Copiar CTRL + C
Quadro 1
199Curso Técnico em Secretaria Escolar
Atalhos
Colar CTRL + V
Voltar CTRL + Z
Repetir F4
Ir para F5
Exibe a caixa de diálogo Inserir CTRL + SHIFT + {+}
Inserir uma nova planilha SHIFT + F11
Exibe caixa de diálogo Definir nome CTRL + F3
Inserir data CTRL + {;}
Inserir a fórmula AutoSoma ALT + {=}
Inserir células vazias CTRL + SHIFT + {+}
Exclui a seleção CTRL + {-}
Hora da prática 
1. Abra um arquivo novo no Excel e salve-o com o nome "Despesas 
Mensais". Na primeira coluna da planilha, coloque o nome "Ativi-
dades" e, na segunda, "Valor em R$". Em cada linha vá colocando as 
suas atividades mensais e os valores de cada uma. Depois de listar 
todas as atividades com os respectivos valores, coloque uma linha 
denominada "Total". Na coluna "Valor em R$", efetue a soma de to-
das as linhas. Pronto, está feita a sua planilha de despesas mensais!
2. Observe as orientações sobre impressão e imprima a sua planilha.
9. Planilha eletrônica: CALC
O OpenOffice Calc é uma alternativa à altura do Microsoft Excel e não deixa nada a desejar. Usuários iniciantes encontrarão um am-biente intuitivo e fácil de aprender. Usuários experientes ficarão 
contentes e apreciarão a vasta gama de recursos e funções avançadas que 
o aplicativo possui. 
Entre os principais recursos podemos citar:
• Seu sistema de fórmulas em linguagem natural permite a criação de fór-
mulas usando palavras (ex.: soma, mínimo, máximo, etc).
• Seus assistentes permitem de maneira compreensiva o uso de recursos 
avançados, com poucos cliques de mouse.
Seus estilos e pré-formatações disponíveis tornam fácil e flexível a ta-
refa de formatar células e planilhas, incluir templates, imagens, bordas e 
muito mais.
200 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Além de tudo isso, o OpenOffice Calc também consegue ler e exportar 
documentos para outros formatos comumente utilizados, podendo também 
salvar seus documentos diretamente em PDF, sem a necessidade de adquirir 
qualquer outro software adicional.
9.1. Iniciando o OpenOffice Calc
Para inicializar o OpenOffice Calc, clique no botão Iniciar, Todos os Pro-
gramas, OpenOffice.org 4.1.3 e selecione OpenOffice Calc. A Fig. 40 nos 
mostra o caminho completo.
Figura 40
9.2. Descrição dos componentes
O ambiente de trabalho do Calc é composto por vários menus e botões 
(Fig. 41). A seguir, iremos explicar os principais componentes. Uma dica 
interessante: para se conhecer a função de cada ícone das várias barras 
existentes, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre ele. Uma pequena 
descrição será exibida.
201Curso Técnico em Secretaria Escolar
Figura 41
Barra de Títulos: assim como na maioria dos programas que você já co-
nhece, ela exibe o nome do aplicativo e do documento atual, bem como as 
opções de minimizar, restaurar e fechar o OpenOffice Calc.
Tipo e Tamanho da Fonte. Aqui podemos selecionar entre mais de 40 tipos a 
fonte que iremos utilizar, bem como qual tamanho (corpo) ela terá na célula.
Endereço da Célula Ativa: neste campo, podemos descobrir qual é a 
célula atualmente selecionada. Também útil para irmos direto para uma 
determinada célula, sem ter que navegar até ela. Para isso, basta digitar o 
endereço (veremos mais adiante esse conceito) da célula desejada, que o 
Calc a selecionará automaticamente.
Barra de Menus: aqui, localizam-se os menus para acesso às listas de co-
mando e funções. Assim como no Writer cada uma das opções possui vá-
rias outras, tais como verificação de ortografia, salvar e ajuste de zoom. 
Algumas dessas opções encontram-se na barra de ferramentas, por serem 
mais comumente utilizadas.
Barra de Ferramentas. nela, encontram-se os botões para acessar os co-
mandos básicos do Calc, como salvar, abrir, copiar, colar, etc. Essa barra 
pode ser personalizada, de modo a se acrescentar mais ícones de acesso 
rápido para recursos que utilizamos com mais frequência.
Barra de Objetos: nela, estão os ícones das tarefas de formatação mais 
comuns, tais como fonte, tamanho da fonte, negrito, entre outros. Assim 
como na barra de ferramentas, novos ícones podem ser adicionados.
Barra de Fórmulas: como você já deve ter imaginado, essa barra identifi-
ca a célula ativa ou o intervalo de células selecionado, além de seu conteú-
do, que pode ser um texto, número ou fórmula.
202 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Barra de Ferramentas Principal: aqui, ficam as principais funções da pla-
nilha, como inserção de gráficos, tabelas, funções etc. Reparem que essa é 
a única barra na vertical.
Barra de Status: Nela, se pode encontrar algumas informações de rápi-
do acesso, como: a planilha atual, estilo de formatação de texto utilizado, 
zoom da planilha e até uma forma rápida de cálculo de algumas funções, 
assunto que veremos no decorrer do fascículo.
Barra de Rolagem: utilize essas barras para se movimentar dentro da 
planilha.
Planilha Ativa: a aba com o fundo branco informa em qual planilha você 
está trabalhando atualmente.
Agora que estamos formalmente apresentados ao ambiente de trabalho 
do Calc, vejamos os principais componentes de uma planilha eletrônica. 
Estes conceitos são muito importantes para o bom aproveitamento do cur-
so, portanto, dedique algum tempo a aprendê-los bem.
A princípio, nosso ambiente sempre se inicia com três planilhas, sen-
do possível inserir outras posteriormente. Mas, afinal de contas, o que é 
uma planilha?
Uma planilha é uma grande tabela, usada para cálculos, operações mate-
máticas, projeções, análise de tendências, gráficos ou qualquer tipo de ope-
ração que envolva números. Elas contêm linhas e colunas. No Calc são dispo-
nibilizadas 32.000 linhas, numeradas de 1 a 32.000, e 256 colu nas, nomeadas 
de A até IV, em cujo cruzamento se dá o nome de célula, no total de 8.192.000.
Vejamos, detalhadamente, os elementos de uma planilha (Fig. 42):
Figura 42
Colunas: estão dispostas na posição vertical e são identificadas da esquer-
da para a direita começando com A até Z. Depois de Z, são utilizadas 2 le-
tras: AA até AZ, que são seguidas por BA até BZ, e assim por dian te, até a 
última (IV), perfazendo o total de 256 colunas.
Linhas: estão dispostas na posição horizontal e são numeradas de 1 até 32.000. 
A intersecção entre linhas e colunas gera 8.192.000 células disponíveis.
Célula: é quando há o encontro entre uma linha e uma coluna, definida na 
forma <linha><coluna>, como, por exemplo: A1, coluna A linha 1.
Alça de Preenchimento: marca existente no canto inferior direito da célu-
la, usada para copiar e criar sequências.
203Curso Técnico em Secretaria Escolar
Em nosso exemplo (Fig. 43), estamos selecionando a célula A1. De posse 
desses conceitos, aprenderemos a manipular tais elementos.
Figura 43
9.3. Operações com linhas, colunas e células
Aprenderemos, agora, como selecionar células e intervalos delas. Se qui-
sermos selecionar uma única célula, basta clicar sobre ela.
Também podemos selecionar várias células adjacentes, o que chamare-
mos de intervalo. Para tal, clique com o botão esquerdo do mouse sobrea 
célula inicial e o arraste por todas as células do intervalo até a final. Opcio-
nalmente, você pode segurar a tecla SHIFT e se mover com as setas do tecla-
do (veja Quadro 1 para atalhos de teclado). No exemplo da Fig. 44, selecio-
namos o intervalo B4:D6, representando as colunas B, C e D, linhas 4 até 6.
204 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Figura 44
Para selecionar células não adjacentes, posicione o cursor na primeira 
célula do intervalo e, mantendo o botão esquerdo do mouse pressionado, 
arraste-o sobre o intervalo desejado. A seguir, com a tecla CTRL pressiona-
da, posicione o mouse na primeira célula do próximo intervalo e repita os 
passos anteriores. Na Fig. 45, o primeiro intervalo compreende as colunas B 
e C, linhas 4 até 7. O segundo intervalo compreende a coluna E, linhas 2 e 3.
Figura 45
Porém, talvez seja preciso selecionar uma coluna inteira. Para isso, não 
será preciso arrastar o mouse por toda a planilha. Dica: para selecionar colu-
nas ou linhas inteiras, clique sobre a letra da coluna ou sobre o número da 
linha. Daí podemos usar nossa imaginação. Com o conteúdo aprendido, tente 
selecionar a linha 12 e a coluna B (Fig. 46). Fácil, não é?
205Curso Técnico em Secretaria Escolar
Figura 46
A seguir, mostramos as teclas de navegação. Elas poderão ser muito úteis 
quando você estiver editando sua planilha.
Quadro 2
Navegação via tecla do
Tecla Posição do cursor
Seta ↑ Célula para cima
Seta ↓ Célula para baixo
Seta ← Célula para a esquer da
Seta → Célula para Direita
Enter Vai para a célu la infe rior
Tab Vai para a célu la da direi ta
Ctrl + ← Vai para a pri mei ra célu la da linha atual
Ctrl + ↑ Vai para a pri mei ra célu la da colu na atual
Page Up Vai uma tela para cima
Page Down Vai uma tela para baixo
Ctrl + 
Home Vai para a célu la A1
End Vai para a últi ma célu la da linha (*)
Home Vai para a pri mei ra célu la da linha (*)
(*) A linha deve ter pelo menos uma célula preenchida.
206 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
10. Usando Fórmulas
Como agora estamos habituados com o ambiente do OpenOffice Calc, vamos começar a inserir dados em nossa planilha. As células podem receber vários tipos de dados, como letras, números e fórmulas. Este 
é o momento de aprendermos um novo conceito: fórmulas.
Fórmula é uma equação que efetua cálculos em uma célula, podendo 
utilizar soma, subtração, multiplicação ou divisão, entre várias outras ope-
rações. A seguir, mostramos as principais operações aritméticas no Calc e 
os seus respectivos símbolos.
Quadro 3
Operações arit mé ti cas e res pec ti vos sím bo los
Operação Símbolo
Adição +
Subtração -
Multiplicação *
Divisão /
Exponenciação ^
Como exemplo, vamos utilizar uma fórmula para calcular nossa despe-
sa com água, luz e telefone do mês. Insira na célula B1 o valor de da conta 
de água (R$ 67,00); na célula B2, o valor da fatura de energia elétrica (R$ 
119,45); e na célula B3 o valor da conta de telefone (R$ 59,90). Agora coloque 
na célula B4 a seguinte fórmula: =SOMA(B1:B3). Veja o que aparece (Fig. 47)!
Temos o valor de nossa despesa mensal, no total de R$ 246,35, exibido 
corretamente na célula B4. Observe a barra de fórmulas, que mostra o con-
teúdo da célula selecionada. Caso tenha digitado incorretamente os valo-
res, pressione F2 ou dê um duplo clique com o mouse na célula que deseja 
editar e tente novamente.
Figura 47
Você deve estar se perguntando sobre o porquê deste sinal de igual 
(=), no início da fórmula. Este é um símbolo de fundamental importância 
para nós. Além disso, sempre que escrevermos uma fórmula devemos 
colocar o = na frente.
207Curso Técnico em Secretaria Escolar
Vamos nos deter um pouco mais no =. Ele também nos permite "clonar" 
o conteúdo de uma célula. Vejamos como: suponha que você deseja exibir 
o valor da célula B4 em outra célula. Podemos clonar seu valor para a célula 
C6, por exemplo, utilizando a fórmula =B4. Veja que o valor da célu la C6 
na barra de fórmulas é =B4, mas seu conteúdo é 246,35 (R$) um clone da 
célula B4 (Fig. 48). Fácil, não?
Figura 48
Vamos, então, salvar nossa primeira planilha. Para isso, vá no menu Ar-
quivo e selecione a opção Salvar, como mostra a Fig. 49.
Figura 49
A caixa Salvar Como aparecerá (Fig. 50). Clique no botão Salvar, a fim 
de que sua planilha seja salva no diretório selecionado. Observe também a 
opção Salvar Todos. Ela é utilizada quando desejamos salvar todos os do-
cumentos abertos no Calc de uma só vez, economizando tempo.
10.1. Um pouco mais de fórmulas
Agora que sabemos como funcionam as fórmulas e de que modo podemos 
utilizá-las, passemos a um exemplo um pouco mais elaborado de como so-
mar uma sequência direta de células. Para isso, usa-se o sinal ":" entre a 
primeira e a última célula da sequência. Isto é muito útil quando queremos 
somar valores de uma lista, por exemplo (Figura 51).
208 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Figura 50
Figura 51
Para ilustrar, que tal fazermos uma feijoada? Na coluna A listamos os 
ingredientes que iremos precisar. Na coluna B, os respectivos valores. A 
planilha da Fig. 51 nos fornece o custo dos ingredientes.
Observe, na barra de fórmulas, o valor da célula B14, =SOMA (B4:B12), 
cujo resultado é a soma de todos os valores existentes nas células: B4, B5, 
B6, B7, B8, B9, B10, B11 e B12.
Uma outra maneira de utilizar o recurso de soma é por meio do sinal 
soma (na barra de fórmulas). Com a célula B14 selecionada, clique nesse 
ícone de soma. Automaticamente serão marcadas as células B4 a B13. Al-
tere na barra de fórmulas de B13 para B12. Para aparecer o resultado, tecle 
ENTER. Isto irá "validar" a fórmula criada.
Agora vamos salvar a planilha com outro nome, sem sobrescrever a an-
terior. Na barra de menus, vá na opção Arquivo e, em seguida, Salvar Como. 
Esta opção é utilizada quando queremos fazer uma cópia de um documento 
com um outro nome, ou quando queremos salvar as modificações de um 
arquivo em um novo arquivo, para não perder o original.
Na caixa de diálogo que irá aparecer (semelhante a Fig. 50), digite Feijo-
ada no campo Nome do arquivo e clique no botão Salvar. 
209Curso Técnico em Secretaria Escolar
10.2. Funções
Para facilitar os cálculos mais complexos, você pode utilizar as funções 
presentes no Calc. Para tanto, selecione o menu Inserir e, em seguida, Fun-
ção ou dê um clique no ícone , localizado na barra de fórmulas. Observe 
que será apresentada uma janela conforme a Fig. 52.
Figura 52
Para trabalharmos com as funções, vamos simular outra situação: um bo-
letim escolar para acompanhar o desempenho dos alunos. Preencha a plani-
lha com dados sobre disciplinas e etapas de avaliação. As disciplinas são: Por-
tuguês, Matemática, História, Geografia, Química, Física, Biologia e Filosofia. 
As etapas são: 1º Bim, 2º Bim, 3º Bim e 4º Bim. Deve ficar semelhante à Fig. 53.
Figura 53
A estrutura do nosso boletim conterá 8 disciplinas e 4 etapas, e ainda 
terá algumas informações a mais, como a maior e a menor média de cada 
disciplina, a média final e a situação final em cada disciplina.
Para começar, é preciso preencher os dados referentes a um aluno fictício. 
Após o término do fascículo, você poderá adaptar facilmente os dados a sua 
realidade. Depois de preenchida, a planilha deverá ficar conforme a Fig. 54.
210 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Figura 54 
Agora que temos as informações necessárias, é possível utilizar fun-
ções para executar cálculos na planilha. A primeira função a ser utilizada 
denomina-se MÍNIMO. Essa função irá calcular o valor mínimo dentro de 
um intervalo de células. Em outras palavras, ela irá procurar o menor valor 
a partir de um grupo de células selecionadas. Em nosso exemplo, para ter-
mos a menor média dos 4 bimes tres é preciso selecionar a célula que guar-
dará essa informação. Neste caso, como a primeira disciplina é Português, 
selecione a célula F5 mediante um clique em cima dela.Para trabalhar com a função MÍNIMO, vá em menu Inserir e, em seguida, 
Função. Na janela que se apresenta, na opção Categoria, escolha Estatís-
ticas e, logo abaixo, utilize a barra de rolagem no quadro intitulado Função 
para localizar a função MÍNIMO. Dê dois cliques em cima da palavra corres-
pondente ao nome da função MÍNIMO. A janela ficará conforme a Fig. 55.
Figura 55
Para inserir casas decimais 
nos dados da sua planilha, 
basta selecionar as células 
que deseja, logo após clique 
com o botão direito do mou-
se na área selecionada, vá 
em “Formatar células” e na 
opção “Número” selecione 
na área “Casas decimais” a 
quantidade de casas deci-
mais que desejar.
211Curso Técnico em Secretaria Escolar
Observe que na Fig. 55 temos algumas informações valiosas, como o 
nome da função, o resultado da função, a descrição da função e algumas 
condições necessárias para o seu uso correto. Utilize essas informações 
para aprender a utilizar as outras funções presentes no Calc. Nela há al-
guns elementos que você utilizará para preencher os valores necessários 
para a função MÍNIMO. Onde é apresentada a opção nomeada de número 1 
coloque os endereços das células que conterão os valores utilizados no cál-
culo do valor mínimo, ou seja, o intervalo B5:E5. Você ainda pode utilizar 
o botão Selecionar. Neste caso, ao pressioná-lo, você retornará à planilha 
para selecionar os valores conforme Fig. 56.
Figura 56 
Após selecionar as células que contêm os dados, clique no botão Ma-
ximizar para retornar à janela da Fig. 55. Agora basta clicar em OK. Será 
mostrada a tela da Fig 57.
Figura 57 
Para se obter o cálculo para as demais disciplinas, repita o processo que, 
de forma resumida, é:
1. Selecionar a célula que conterá o resultado da função.
2. Ir no menu Inserir e clicar em Função (fx).
3. Selecionar o tipo da função.
4. Definir o intervalo das células e as opções a serem usadas no cálculo.
5. Verificar e confirmar as opções.
Após esses passos, você deverá ter sua planilha conforme a Fig. 58.
212 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Figura 58
Iremos trabalhar agora com a função MÁXIMO. Para tanto, realize todos 
os passos seguidos para utilizar a função MÍNIMO, apenas trocando a sele-
ção da função de MÍNIMO para MÁXIMO. Então, vá para a célula G5 e, ao in-
vés de utilizar o menu para alcançar a opção, selecione o botão Assistente: 
Funções na barra de fórmulas (Fig. 59).
Figura 59
Será apresentada a janela Assistente de Funções (Fig. 52), semelhante a 
quando utilizamos a função MÍNIMO. Ela é apresentada na Fig. 60, com os 
novos valores já preenchidos.
Para preencher as demais células (da G6 até a G12), será utilizado ou-
tro recurso para facilitar a sua vida. Observe que, ao terminar de inserir 
a função e, estando selecionada a célula que contém o resultado, no seu 
canto inferior direito ela terá um quadrado. Se você colocar a ponta do cur-
sor do mouse sobre ele, o ponteiro se transformará em uma pequena cruz. 
Se clicar e segurar o cursor do mouse e selecionar as células, logo abaixo, 
equivalentes às demais disciplinas, notará que, ao soltar o botão, ele terá 
copiado a fórmula que você inseriu na célula de origem (G5). Além disso, o 
programa fez as adaptações necessárias nas funções seguintes para que se 
adequassem à situação, ou seja, ele passou a considerar automaticamente 
os valores contidos nas outras células referentes às outras disciplinas.
213Curso Técnico em Secretaria Escolar
Figura 60
Até esse momento, foram calculados os valores correspondentes a 
maior e menor média de cada disciplina. Vamos agora calcular a média fi-
nal de cada uma das disciplinas. Para isso, será utilizada a função MÉDIA.
Insira a fun ção da forma que quiser: a par tir do menu Inserir ou do bo-
tão na barra de fórmulas. Vá na opção Categoria e sele cio ne Todas. Assim, 
você terá todas as funções disponíveis no programa. Se quiser diminuir a 
quantidade, selecione a categoria Estatísticas e a função desejada. Esco-
lha o intervalo, lembrando que os valores mínimos e máximos não entram 
no cálculo, pois o cálculo envolve apenas as 4 médias. Por exemplo, para 
calcular a média da disciplina Português, selecione o intervalo B5:E5. Após 
selecionar o intervalo correspondente às médias, você deverá ter uma tela 
conforme a Fig. 61. Ao final, clique em OK.
Figura 61
214 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Proceda da mesma forma para os valo res referentes às outras disciplinas. 
Após isso, teremos as médias calculadas.
Note que em uma das médias é apresentado o valor ''5'', inferior ao valor 
da média para aprovação "7". Logo, seria interessante que o programa nos 
apresentasse a situação final do aluno, baseado em um critério que nós pu-
déssemos escolher, neste caso, a média.
Agora você deve estar se perguntando: "Quer dizer que se a média for 
maior ou igual a 7 o aluno está aprovado; e se for menor ele está de recupera-
ção?". Sim, é exatamente isso! Será essa a instrução que passaremos através 
de uma função, para ser mais preciso a função SE.
Basicamente a função SE é composta de três elementos:
Condição ("Testar"): será um teste realizado pela função, caso a condi-
ção seja satisfeita, retornará um valor; mas caso seja falsa, retornará outro.
Caso verdadeiro ("Valor_então"): valor especificado pelo usuário, 
que será retornado à célula, caso a condição seja verdadeira.
Caso falso ("Valor_senão"): valor especificado pelo usuário que será 
retornado à célula, caso a condição seja falsa.
Os valores especificados pelo usuário podem ser número, texto ou outra 
função. Você pode fazer com que uma função seja utilizada dentro de outra. 
E mais: pode utilizar o resultado de uma função como parâmetro para outra.
Selecione a célula I5, abra a janela Assistente: Funções e, na categoria 
Lógicas, escolha a função SE. Você poderá preencher com os valores cons-
tantes na Fig. 62.
Figura 62
A condição "H5>=7" em "Teste" informa que, se o valor especificado na 
célula H5 for "maior ou igual" a 7, será apresentado o "Valor_então". Este 
contém o texto (incluindo as aspas duplas) "aprovado". Caso a condição 
não seja satisfeita, isto é, o valor na célula H5 for menor do que 7, será mos-
trado o valor presente em "Valor_senão". Este traz o texto "Recuperação". 
Ao final, clique OK.
Agora insira a função nas outras células referentes às demais discipli-
nas. Você terá a seguinte situação, apresentada na Fig. 63.
Para saber mais sobre 
expressões regulares, vá 
em "http://aurelio.net/
er/", conteúdo alta-
mente recomendado, 
principalmente para 
aqueles que almejam 
ter flexibilidade 
no seu trabalho 
com o programa.
215Curso Técnico em Secretaria Escolar
Figura 63
Temos mais algumas maneiras de especificar condições. Os símbolos, 
conforme Quadro 3, ao lado:
11. Editando uma Planilha
Ao criarmos uma planilha, às vezes precisamos copiar dados de uma célula para outra, como fizemos no exemplo anterior do boletim. Contudo, em alguns casos, os ajustes feitos pelo programa não são 
a situação desejada. Neste caso, devemos ter um cuidado a mais com as 
informações a serem trabalhadas, como veremos a seguir.
11.1. Copiando dados
Para copiar dados das células, utilize a combinação de teclas CTRL+C na 
origem dos dados. Para colar o conteúdo desejado, selecione a célula de 
destino e use a combinação CTRL+V. Opcionalmente, é possível utilizar o 
menu Editar Copiar ou Editar e Colar, respectivamente, ou utilize os íco-
nes correspondentes a essas funções na barra de ferramentas.
11.2. Cópias relativas e valor absoluto
Quando queremos copiar o valor de células que contêm fórmulas, caímos 
em uma situação. Ao colarmos este conteúdo em outra célula, na fórmula, 
tanto a informação que identifica a linha como a da coluna das células 
envolvidas no cálculo são modificadas de acordo com a célula atual. Para 
verificar essa situação, basta observar o resultado nos cálculos realizados 
no exercício do boletim, em que se utilizoua estratégia denominada de 
cópia relativa, ou seja, o resultado do processo de copiar e colar depende 
das células envolvidas.
Vamos trabalhar com um exemplo muito simples, representando uma 
folha de pagamento. Nela, teremos um salário-base para o cálculo dos 3 
funcionários existentes.
Quadro 4
Símbolos das condições
Símbolo Descrição
> Maior que
< Menor que 
>= Maior ou igual a 
<= Menor ou igual a
 = Igual a
216 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Nesse exemplo, o salário base é R$ 622,00. Pelo que vimos, até agora, 
bastaria realizar o seguinte cálculo na célula B6, que representa o salário 
do funcionário João: =B4*2. B4 é a célula que contém o valor do salário-
-base e *2 seria o elemento multiplicador, resultando no salário final de R$ 
1.244,00 (Fig. 64).
Figura 64
Para você obter os salários dos outros funcionários, seguindo o mesmo 
critério (salário-base x 2), bastaria clicar em cima do quadrado do canto 
da célula e selecionar as células posteriores, a fim de que seu conteúdo 
seja copiado, evitando, assim, ter que inserir novamente os cálculos neces-
sários para cada um dos funcionários. Após esse procedimento, temos a 
situação mostrada na Fig. 65.
Figura 65 
Observe: os valores deveriam ser iguais, pois esse foi o nosso critério. 
Então o que aconteceu? Analisando-se o conteúdo das células "com proble-
mas", encontra-se seguinte conteúdo:
O símbolo "$" pode ser usado 
nas fórmulas. Você deverá 
somente ter cuidado ao 
usá-lo porque, dependendo 
da situação, ele poderá 
influenciar o resulta 
do final dos cálculos.
Quadro 5 
Linha A B
6 João =B4*2
7 Paulo =B5*2
8 Pedro =B6*2
A célula que informa no cálculo onde está o salário-base está variando 
conforme a posição da célula que a contém. Surge a pergunta: como resol-
ver isso? Precisamos informar para o Calc que ele não poderá alterar o valor 
do salário-base quando fizer a sua cópia, ou seja, esse valor deve permane-
cer o mesmo, deve ser estático, absoluto.
Para tornar uma identificação de célula um valor absoluto, você deve 
recordar um conceito fundamental: quando temos uma célula, por exem-
plo, representada por B6, há nessa identificação duas informações: a co-
luna B e a linha 6. Logo, para deixar valores especificados na forma está-
tica, ou seja, sem variação, à medida que são copiados e colados, deve-se, 
na sua origem, identificá-lo conjuntamente com o símbolo $ . Ficará da 
seguinte forma: $B$6. Nesse caso, o endereço especificado não irá variar 
na identificação da coluna e nem de linha, pois a coluna, informada por 
$B, e a linha, informada por $6, estão com um cifrão na sua frente.
Outros casos são possíveis, como $C10. Nessa situação, a coluna não irá 
variar, somente a linha. Em D$11, a identificação da coluna poderá variar, 
mas a identificação da linha não irá.
No exemplo proposto, para corrigir a variação encontrada, é preciso mo-
dificar a fórmula original da célula B6 para =B$4*2, pois a única porção a 
variar é a identificação da linha. Após corrigir a fórmula, obtém-se a situa-
ção apresentada na Fig. 66.
Pronto, agora temos a situação solucionada.
Figura 66
11.3. Movendo dados entre planilhas ou documentos
Para mover dados na atual planilha e até entre elas, utilize as teclas CTRL+X, 
para recortar o valor da célula ou conjunto de células, e as teclas CTRL+V, a 
fim de colar na célula desejada. Opcionalmente, pode-se utilizar as opções 
da barra menu, selecionando Editar e Cortar e, em seguida, Editar e Colar, 
ou os ícones correspondentes na barra de ferramentas.
217Curso Técnico em Secretaria Escolar
218 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
11.4. Alteração de linhas e colunas
Figura 67
Para alterar o tamanho das linhas e das colunas é muito simples. No 
caso de linhas, é preciso somente clicar em uma célula e ir no menu For-
matar, Linha e Altura. Altere a seu gosto a altura da linha e depois pres-
sione o botão OK (Fig. 67). Quando a opção Valor Padrão está marcada, o 
tamanho da linha ou da coluna retornará ao tamanho padrão. Portanto, 
para alterar o tamanho de linhas e colunas fora do tamanho padrão, essa 
opção precisará estar desmarcada.
Com as colunas, o procedimento é semelhante: vá em Formatar, Colu-
na e clique em Largura. Defina a largura desejada e clique em OK, como 
mostra a Figura 68.
Figura 68 
O procedimento de ocultar linhas e colunas pode ser necessário quando 
se quer visualizar alguma informação sem ter outras no campo visual, a fim 
de não atrapalhar ou, até mesmo, para deixar mais visível uma informação 
que se queira destacar.
No caso do boletim exemplificado, iremos ocultar as linhas referentes às 
disciplinas com a situação "aprovado" (linhas 5, 7, 8, 10, 11 e 12). Para reali-
zar o processo de ocultação de linha, selecione a linha que deseja ocultar e 
vá no menu Formatar, Linha e selecione Ocultar. Observe na Fig. 69 como 
ficaria o boletim exibindo apenas as disciplinas em recuperação.
Note que, entre as linhas 4 e 6, 6 e 9, e 9 e 13 o traço que as separa é 
mais acentuado, indicando existir, entre essas linhas, alguma linha oculta.
Para voltar a mostrar linhas ocultas, selecione a linha anterior e a linha 
posterior à linha ou ao intervalo de linhas ocultas (por exemplo, as linhas 
6 e 9). Depois vá em Formatar, Linha e clique em Mostrar. Pronto, seus 
dados serão mostrados novamente.
Para trabalhar com colunas, o procedimento é o mesmo utilizado com as 
linhas, adaptando-se apenas a sequência para Formatar, Colunas e selecio-
nar Ocultar/Mostrar. Tente ocultar as colunas Menor Nota e Maior Nota.
219Curso Técnico em Secretaria Escolar
Figura 69 
12. Substituição de Dados
Localizando e substituindo dados
Figura 70
Para substituir os dados, utilize o atalho de teclado CTRL+ F ou vá ao menu 
Editar, selecione a opção Localizar e Substituir. Basta preencher os dados 
a serem substituídos em Procurar por e os dados substitutos em Substituir 
por. Em seguida, você pode clicar no botão Substituir, se desejar substituir 
apenas uma vez, ou para ser questionado sobre esse procedimento a cada 
ocorrência do termo a substituir. Se desejar automatizar a substituição de 
todas as ocorrências do dado a substituir, pressione o botão Substituir Todos. 
Na Fig. 70, trocaremos as ocorrências de "Geografia" por "Educação Artística".
Podemos ver que os recursos presentes nesse programa podem ser a 
solução de problemas para muitos usuários que utilizam computadores em 
casa ou no trabalho. Por outro lado, este programa é um exemplo de que 
o esforço de uma comunidade mundial pode tornar um software livre em 
uma alternativa economicamente viável e de muita qualidade.
Hora da prática 
1. Abra um arquivo novo no Calc e salve-o com o nome "Viagem 
inesquecível". Na primeira coluna da planilha coloque o nome 
"Roteiro e atividades" e, na segunda, "Valor em R$". Em cada linha 
vá colocando o que você vai fazer na viagem e os valores de cada 
atividade. Depois que listar todas as atividades com os respecti-
vos valores, coloque uma linha com o nome "Total". Na coluna do 
"Valor em R$", efetue a soma de todas as linhas. Pronto, está feita 
a sua planilha para uma viagem de férias!
2. Observe as orientações sobre impressão e imprima a sua planilha.
220 Fundação Demócrito Rocha - Universidade Aberta do Nordeste
Expediente 
Fundação Demócrito Rocha (FDR)
Presidente
João Dummar Neto
Diretor Geral
Marcos Tardin
Universidade Aberta 
do Nordeste (Uane)
 Coordenadora Geral
Ana Paula Costa Salmin
Secretário Escolar
Joel Bruno de Lima Silva
Núcleo de Design Editorial (NDE)
Editor de Design
Amaurício Cortez
Projeto Gráfico
Amaurício Cortez 
Giselle Fernandes 
Karlson Gracie 
Miqueias Mesquita
Editoração Eletrônica
Giselle Fernandes 
Miqueias Mesquita
Ilustrações
Karlson Gracie
Catalogação na Fonte
Kelly Pereira
Este fascículo é parte integrante 
do Módulo 2 do Curso Técnico em 
Secretaria Escolar da Fundação 
Demócrito Rocha(FDR)/Universidade 
Aberta do Nordeste(Uane).
ISBN 978-85-7529-820-6978-85-7529-827-5