Transporte e ciclo do pedido

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Logística
Transporte e ciclo do pedido
Dentre as atividades oferecidas pelas empresas que representam o nível de
serviço, está a administração do ciclo do pedido. Vamos, neste momento, conhecer
o que representa esta atividade para as empresas.
O ciclo do pedido é um conjunto de atividades que devem ser realizadas para
que os produtos solicitados pelos clientes possam ser entregues no nível de serviço
contratados. Desta forma, algumas atividades são exigidas para o bom
desenvolvimento deste processo, dentre elas, administrar e acompanhar.
Assim sendo, administrar e acompanhar todas as etapas do ciclo do pedido faz
com que a empresa consiga melhorar seus indicadores de desempenho, fator
importante nos dias de hoje, pois é mediante o acompanhamento que ampliamos a
possibilidade de melhorias em todos os serviços prestados. Portanto, é fundamental
observar em que medida a empresa satisfaz ou não seus clientes.
A seguir estão listadas as principais etapas compreendidas no ciclo do pedido,
desde a solicitação do cliente até a efetiva entrega. Em cada uma destas etapas,
algumas atividades são realizadas. Observe quais são:
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1º - Cliente faz o pedido - A primeira etapa é o momento em que o cliente
decide comprar os produtos e/ou adquirir os serviços do seu fornecedor, realizando
assim o pedido. Essa etapa marca o início de toda transação. 2º - Entrada do pedido
– A segunda etapa do ciclo ocorre quando o cliente transmite o pedido para o
fornecedor. Essa transmissão acontece de diversas maneiras, desde as mais
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simples – por e-mail, telefone e fax – até as mais tecnológicas possíveis – sistemas
de gestão EDI (Electronic Data Interchange) e ERP (Enterprise Resource Planning)
etc. 3º - Processamento do pedido – No processamento do pedido é fundamental a
realização de algumas atividades. Por exemplo: analisar as informações que estão
descritas no pedido (produtos, quantidades, preços etc.); conferir a disponibilidade
dos itens em estoque e organizar a documentação necessária para a realização do
faturamento. 4º - Montagem do pedido – Esta etapa destaca-se pelas atividades
físicas ao longo do seu conjunto. Por exemplo: separar e organizar os produtos para
o embarque, de acordo com o pedido solicitado pelo cliente; realizar a programação
do embarque do pedido, analisando alguns dados como peso, volume, quantidades
de pallets e também preparar os documentos para o embarque. 5º - Transporte – A
etapa de transporte é uma das mais importantes dentro do ciclo do pedido, pois é
nela que os pedidos serão transportados para ser entregues ao seu destino final.
Acompanhar e localizar o pedido ao longo do transporte, comunicar o cliente a
localização exata do pedido e informar a sua previsão de entrega são atividades
indispensáveis nesta etapa. Aprofundaremos esse assunto em breve. 6º - Pedido
recebido: O ciclo se completa nesta etapa, pois é o momento em que o pedido é
recebido pelo cliente.
1º- Cliente faz o pedido
A primeira etapa é o momento em que o cliente decide comprar os
produtos e/ou adquirir os serviços do seu fornecedor, realizando assim o pedido.
Essa etapa marca o início de toda transação.
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2º- Entrada do pedido
A segunda etapa do ciclo ocorre quando o cliente transmite o pedido para
o fornecedor. Essa transmissão acontece de diversas maneiras, desde as mais
simples – por e-mail, telefone e fax – até as mais tecnológicas possíveis –
sistemas de gestão EDI (Electronic Data Interchange) e ERP (Enterprise
Resource Planning) etc.
3º- Processamento do pedido
No processamento do pedido é fundamental a realização de algumas
atividades. Por exemplo: analisar as informações que estão descritas no pedido
(produtos, quantidades, preços etc.); conferir a disponibilidade dos itens em
estoque e organizar a documentação necessária para a realização do
faturamento.
4º- Montagem do pedido
Esta etapa destaca-se pelas atividades físicas ao longo do seu conjunto.
Por exemplo: separar e organizar os produtos para o embarque, de acordo com
o pedido solicitado pelo cliente; realizar a programação do embarque do pedido,
analisando alguns dados como peso, volume, quantidades de pallets e também
preparar os documentos para o embarque.
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Durante cada uma das etapas listadas, deverá existir muito controle e
acompanhamento, pois o ciclo só se completa quando o cliente recebe o seu pedido,
de acordo com o que ele solicitou, sem itens faltando, avarias, atraso na entrega etc.
Com a missão de garantir a satisfação dos clientes, a distribuição física, ou
seja, o transporte, como falamos anteriormente, é fator essencial para analisarmos o
quanto a empresa está entregando os pedidos na hora certa e no local correto. O
transporte pode fazer a diferença competitiva para uma empresa, pois é a área
operacional da logística que realiza a movimentação e o posicionamento dos
estoques. Devido à sua importância fundamental e ao custo visível, o transporte
tradicionalmente tem recebido considerável atenção dos gestores.
5º- Transporte
A etapa de transporte é uma das mais importantes dentro do ciclo do
pedido, pois é nela que os pedidos serão transportados para ser entregues ao
seu destino final. Acompanhar e localizar o pedido ao longo do transporte,
comunicar o cliente a localização exata do pedido e informar a sua previsão de
entrega são atividades indispensáveis nesta etapa. Aprofundaremos esse
assunto em breve.
6º- Pedido recebido
O ciclo se completa nesta etapa, pois é o momento em que o pedido é
recebido pelo cliente.
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No Brasil, ele representa dois terços do custo logístico, então, é evidente que
os gestores estão atentos às políticas de estoque, as quais podem definir uma maior
frequência de entrega de produtos e os meios de transportes mais adequados.
A necessidade de transporte pode ocorrer de acordo com três maneiras
básicas:
1º - A empresa pode ter uma frota particular de veículos e/ou caminhões.
2º - A empresa pode contratar serviços terceirizados.
3º - A empresa pode contratar transportadoras que prestam diversos serviços
conforme os tipos de cargas.
A consistência do transporte refere-se às variações no tempo, necessárias para
realizar uma movimentação específica, em certo número de carregamentos, e
representa segurança do transporte. Os gerentes de transporte têm identificado a
consistência e a velocidade como o atributo mais importante do transporte de
qualidade.
Mas, de que forma essa consistência é analisada?
Se um envio entre dois locais leva três dias na primeira vez e seis na seguinte,
a variação inesperada pode gerar sérios problemas operacionais para a cadeia de
suprimentos.
Dessa forma, utilizando a tecnologia da informação, os profissionais logísticos
acompanham e controlam as entregas, informando os clientes sobre a situação dos
pedidos de maneira rápida e instantânea.
Mesmo com todo esse controle, alguns problemas podem ocorrer durante o
transporte dos pedidos, nesse sentido, mapear os erros e solucioná-los de forma
rápida e eficaz também representa uma das atividades que os profissionais de
logística devem desenvolver.
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Problemas e soluções que podem ocorrer durante
o transporte
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Não realizar o planejamento do transporte
O planejamento é essencial em todas as áreas. E no transporte não é diferente.
É necessário planejar as entregas para que os objetivos sejam alcançados.
Realizar um plano de ação traçando as rotas geograficamente e o melhor
caminho para que os produtos cheguem até o cliente dentro do prazo estimado.
Esse plano de ação deve ser desenvolvido em curto, médio e longo prazo,
informando a melhor rota a ser seguida.
Observeum exemplo na prática
Imagine que a sua empresa necessita entregar um lote de matéria-prima para
um cliente novo. O prazo de entrega combinado foi de 7 dias. Porém, ocorreu
atraso na entrega devido a falta de planejamento de rota, ocasionando um
atraso de 2 dias. Esse problema irá influenciar diretamente nos processos de
seu cliente, impactando no tempo do ciclo do pedido e o transporte do mesmo.
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Não realizar o rastreamento e controle dos pedidos
Monitorar e realizar o rastreamento dos pedidos é fundamental na etapa do
transporte. Essa atividade irá acompanhar a situação das entregas e irá
identificar qualquer problema desde a saída dos produtos da empresa até a
entrega no cliente. É importante manter esse controle, pois você terá disponível
a posição do pedido para repassar ao seu cliente. Lembre-se de que seu cliente
necessita saber onde o pedido se encontra e você precisa ter essas
informações, garantindo assim a credibilidade com ele e o controle dos
processos.
Veja um exemplo na prática
A transportadora XYZ coletou em sua empresa, em um determinado dia 15,
notas fiscais para cidades diferentes. Passaram-se duas semanas e um
determinado cliente ligou para saber a posição de seu pedido. O assistente de
logística foi realizar o rastreamento, e na situação do pedido constava entrega
pendente – motivo: endereço em desacordo, ou seja, o endereço que
constava na nota fiscal não estava de acordo com o endereço real do cliente.
Esse tipo de problema acontece frequentemente, acarretando atraso na
entrega. Em função disso, rastrear os pedidos diariamente possibilita agilizar os
processos para as devidas ações corretivas.
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Não utilizar embalagens adequadas para o acondicionamento dos produtos
Investir em embalagens adequadas é também essencial no transporte e
logística, pois pode evitar problemas na entrega decorrentes de alguns danos
causados durante a movimentação dos produtos.
Veja um exemplo na prática
A empresa ABC enviou para um determinado cliente 100 caixas de lâmpadas.
Os produtos chegaram antes do prazo estipulado, porém, ao abrir as caixas
para conferir os produtos, a expedição detectou que 90% das lâmpadas
estavam quebradas, resultando na devolução dos produtos e o cancelamento
do pedido pelo cliente.
Apesar de ser um exemplo fictício, esse erro ocorre em diversas empresas.
Dessa forma, é importante que a logística esteja atenta para essas situações,
acondicionando os produtos de maneira correta e evitando assim problemas no
transporte e no cancelamento do pedido pelo cliente.
Formas de controle de transporte
Existem diversas formas de controle de transporte, desde as mais simples até
as mais tecnológicas possíveis. A seguir, temos alguns exemplos:
Planilhas de controle de transportes
As planilhas de controle de transporte auxiliam no gerenciamento de toda a
frota. Por meio dessas planilhas é possível observar qual a melhor rota para ser
seguida de forma que os pedidos sejam entregues rapidamente.
Veja abaixo os itens de uma planilha de controle de transporte.
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Frequência de entrega
Data inicial
Total da NF
Número da NF
Código do veículo
Nome do motorista
Data prevista de entrega
Tipo do veículo
Melhor rota
Tempo de atraso
Marca do veículo
Cliente
Motivo do atraso
Modelo
Endereço de entrega
Responsável pelo recebimento
Cor
Telefone
Informações adicionais
Sistema de gestão TMS (Transportation
Management System)
O TMS é um sistema que realiza o gerenciamento do transporte e proporciona
qualidade, exatidão e produtividade de todos os processos de distribuição. Ele faz a
gestão do transporte de maneira integrada.
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Dentro das etapas do ciclo do pedido está o transporte. O transporte é a
atividade logística mais significativa, pois consome, em média, dois terços dos
custos logísticos. Entregar os produtos ao seu destino final, quer seja ao consumidor
final, ao varejo ou ao atacado, de forma rápida e eficaz é um dos maiores objetivos
das empresas. O objetivo é alcançar a satisfação dos clientes.
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