Principais funções da administraçãio

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Técnico em contabilidade
Principais funções da administração
Conheça, neste conteúdo, as principais funções da administração, as quais, com
certeza, você precisará para exercer sua função de técnico em contabilidade, pois uma
empresa sem planejamento, organização, direção e controle dificilmente conseguirá se
manter no mercado.
Na prática, o que é administrar?
Administrar, no sentido amplo da palavra, compreende gerenciar uma empresa,
uma casa, a vida profissional, a trajetória pessoal, entre outros. Independentemente do
contexto, administrar é um processo dinâmico e contínuo. Há um fluxo a ser observado
e conduzido em direção a resultados, com base em processos decisórios que
acontecem com frequência – algumas vezes, com certa previsão, mas, em muitos
outros casos, de forma imprevisível.
Administrar significa conduzir racionalmente as atividades. No caso de uma
organização, por exemplo, significa conduzir as atividades eficaz e eficientemente,
buscando os melhores resultados organizacionais.
Porém, é permitido, por exemplo, refletir sobre o tema abordado em diferentes
espaços. Considere a atuação que você desempenha como técnico em contabilidade,
pois é um desafio administrar as demandas visando a concretizá-las de forma
produtiva.
Administrar pressupõe, portanto, planejar, organizar (estruturar), dirigir e controlar
todas as atividades, que são diferenciadas pela divisão do trabalho (CHIAVENATO,
2014, p. 1). Administrar é, então, uma ação fundamental para a existência, a
sobrevivência e o sucesso das organizações e dos profissionais de todas as áreas.
Inserido nesse contexto, você, como profissional técnico em contabilidade, será
desafiado a fazer a manutenção das atividades para agilizar dados e informações. A
precisão dos dados interfere no posicionamento da empresa e no mercado, pois eles
são fundamentais para os processos decisórios.
Veja a seguir as principais funções da administração, as quais são planejar,
organizar, dirigir e controlar. Lembre-se de que você precisará conhecer e executar
cada uma delas em seu dia a dia para que alcance o sucesso em todas as áreas de
sua vida.
Planejamento
O planejamento é importante para a gestão tanto das organizações quanto da vida
profissional e/ou pessoal. Tudo inicia com os objetivos, passando pela execução e
chegando ao controle. Em todas as etapas, percebe-se a necessidade de
planejamento.
Para que o planejamento seja desenvolvido, é fundamental:
A primeira função da administração é o planejamento. É importante reconhecer
que toda atividade, para ser adequadamente executada, deve conter um
planejamento. Tal prática faz parte do cotidiano das organizações e das pessoas.
Planejar, então, é uma ação necessária para as pessoas (tanto na vida pessoal quanto
na vida profissional) e fundamental para o crescimento das organizações.
Na contabilidade, o planejamento é uma ferramenta fundamental que facilita a
gestão organizacional, fornecendo dados e informações para a tomada de decisões.
Dessa forma, é possível ver que as funções estão, de certa forma, interligadas e
são interdependentes. Não existe planejamento sem organização, bem como não há
organização e controle sem delimitação dos objetivos (planejamento).
O planejamento deve ser visto como um processo, o qual é praticado pelas
organizações basicamente da seguinte forma:
Figura 1 – Modelo de processo de planejamento
Fonte: adaptado de Farias (2013, p. 169).
Portanto, na prática profissional, será necessário reconhecer o planejamento em
etapas.
Metas/objetivos
Primeiramente, parte-se do estabelecimento de metas/objetivos. Para definir
objetivos, é fundamental centrar o reconhecimento deles a partir da observação das
atividades que geram impacto nos resultados e podem colaborar para otimizar os
recursos.
Portanto, os objetivos não devem ser fixos. É preciso constante equilíbrio entre o
desafio e o resultado. Moldar as metas de acordo com o ambiente externo (mercado)
também é importante.
Alguns exemplos de objetivos encontrados nas organizações são:
Crescer a participação no mercado
Aumentar o faturamento
Elevar o nível de produtividade, entre outros
Situação
Em seguida, define-se a situação atual com relação aos objetivos traçados. Para
tanto, os responsáveis devem analisar a situação e avaliar os recursos e as pessoas
disponíveis.
Nessa etapa, a informação representa um diferencial. Quanto mais informação,
mais profundidade de análise situacional. Com isso, identificam-se os elementos
facilitadores e dificultadores.
Fatores externos e internos
Nesse contexto, serão considerados fatores externos e internos, os quais
influenciam a organização.
Fatores externos: a organização pode ser influenciada por legislação,
fatores econômicos (taxa de juros, recursos naturais, infraestrutura etc.),
clientes, fornecedores, concorrência etc.
Fatores internos: estão relacionados à estrutura organizacional, à
(des)centralização das decisões, à qualidade dos produtos e dos serviços
etc.
Estratégias/plano de ação
Em seguida, são formulados as estratégias e o plano de ação; e, em conjunto,
delimitadas as formas de controle.
Por que é importante planejar?
O planejamento:
Proporciona direção e orientação
Facilita o processo de mudança
Minimiza impactos
Amplia a eficiência
Maximiza um trabalho mais coeso
Reduz a atuação com base em incertezas
Organização
Depois de realizar o planejamento, definindo objetivos e metas, chegou a hora de
organizar tudo o que foi proposto.
Sobre organização, a primeira informação que você precisa saber é que o
delineamento da estrutura organizacional da empresa tem relação direta com os
resultados operacionais. A organização impacta o alcance dos objetivos.
A função de organizar, portanto, é a ordenação e o agrupamento de atividades e
recursos, de tal forma que seja possível alcançar os objetivos e os resultados
estabelecidos na etapa do planejamento (OLIVEIRA, 2013, p. 65).
Contudo, as estruturas não são sempre as mesmas. As grandes organizações
têm estruturas mais complexas, explícitas e formalizadas. Já as organizações de
pequeno porte apresentam esquemas simples para definir quem realiza cada uma das
atividades, como explicou Maximiano (2011).
Você pode trabalhar na contabilidade de uma grande empresa ou em um
pequeno escritório contábil, mas a organização precisará fazer parte do dia a dia
dessas companhias, independentemente do porte da empresa.
São muitas as obrigações às quais a contabilidade precisa atender mensalmente,
por isso é importante que se tenha uma organização ágil e eficaz, desde o controle de
documentos e processos até a gestão de pessoas. Quanto mais organizado for o
processo, maior será a produtividade.
Observe a seguir o esquema que apresenta os subprocessos da função de
organizar, segundo Maximiano (2011, p. 180):
Figura 2 – Principais etapas do processo de organização
Fonte: Maximiano (2011, p. 180).
Conforme estudado, primeiramente, é necessário analisar os objetivos e o
trabalho a ser realizado para que as metas sejam atingidas. Em seguida, é
fundamental dividir o trabalho, conforme critérios adequados para a consolidação dos
objetivos.
A próxima etapa pressupõe a indicação das responsabilidades para a realização
do trabalho. Posteriormente, é importante determinar os níveis de autoridade. Por fim,
sempre mantendo um fluxo, deve-se desenhar a estrutura organizacional, adaptando-a
conforme a necessidade. Lembre-se de que não são etapas estagnadas. Ao contrário,
elas se complementam o tempo todo.
Como profissional técnico em contabilidade, sempre considere a definição dos
objetivos em todas as tarefas. Ao delineá-los, o trabalho deve ser dividido em
unidades, blocos, operações ou tarefas, de acordo com critérios estabelecidos por
você para que as metas sejam alcançadas apropriadamente. Com tal prática, você
otimiza o seu tempo e realiza as atividades de forma mais assertiva, evitando,
inclusive, retrabalho.
Na prática
Imagine que vocêacaba de ser contratado para trabalhar como técnico em
contabilidade em um escritório contábil, e o contador responsável solicitou que você
realize as seguintes tarefas:
1. Verificar se a documentação das empresas optantes pelo Simples
Nacional já se encontra na empresa
2. Entrar em contato com os clientes que não entregaram os documentos
ou que estão com alguns documentos faltando, segundo o checklist
organizado pelo escritório
3. Deixar no setor contábil, para a realização da escrituração contábil, toda
a documentação das empresas que estão com os documentos
organizados
Perceba que são várias tarefas, mas, se você for um profissional que trabalha
com planejamento e organização, conseguirá realizá-las com agilidade e da melhor
maneira possível.
Para conduzir adequadamente todas as atividades, é necessário planejar e organizar a
ordem mais adequada para realizar as tarefas. A função de organizar maximiza os
resultados e, conforme o exemplo, amplia os resultados profissionais. Contudo, em um
contexto de uma empresa, deve-se considerar o impacto nos resultados da operação.
A base da divisão do trabalho está nos objetivos. Compreendendo o objetivo a
ser realizado, é possível dimensionar o trabalho necessário, para, então, dividi-lo entre
pessoas ou grupo de pessoas.
Todas as empresas organizam a divisão do trabalho visando a conduzir a ação
na realização de tarefas distintas, com foco nos objetivos planejados. Definidos os
objetivos, o trabalho pode ser dividido em unidades, blocos, operações ou tarefas, de
acordo com os critérios mais indicados para a maximização da produtividade.
Direção
Depois de realizar todo o planejamento e a organização, chegou o momento da
terceira função da administração, a direção. A direção é exercida por figuras de
autoridade, como chefes, gerentes, coordenadores, presidentes, gestores etc. Os
indivíduos que desempenham esses papéis são responsáveis pela função de direção.
À direção é conferido o poder de determinar a forma de utilizar os recursos
disponíveis.
A hierarquia gerencial, na maioria das organizações, está dividida em quatro
níveis principais: presidente (executivo); diretores (executivos); gerentes
intermediários; e supervisores e equipes autogeridas (MAXIMIANO, 2011, p. 186).
Observe o esquema a seguir:
Figura 3 – Hierarquia nas organizações
Analisando hierarquicamente, no topo do esquema estão os executivos. Eles
representam a alta administração e têm autoridade sobre todos os outros cargos.
Após, encontram-se os gerentes intermediários, que são os responsáveis por
coordenar as áreas especializadas (produção, finanças, contabilidade, marketing,
recursos humanos). Os gerentes intermediários são responsáveis por transformar os
objetivos, definidos pelos executivos, em objetivos específicos, ou seja, mobilizar os
recursos disponíveis (planejados e organizados pelos executivos) e controlar a
realização das atividades.
A autoridade pode ser atribuída a uma pessoa, a unidades de trabalho, como o
departamento de auditoria, ou a uma comissão de sindicância. Segundo Maximiano
(2011), “a autoridade é a contrapartida da responsabilidade”.
Em seguida, estão os supervisores das equipes operacionais ou autogeridas
(liderança exercida pelos próprios integrantes), as quais são responsáveis por realizar
as tarefas e fornecer produtos e serviços aos clientes.
Para refletir
Tente identificar as características do seu líder. Observe atentamente a missão e os
valores da empresa e dedique a sua ação para praticar a missão. Dessa forma, os
seus objetivos estarão alinhados aos da organização.
Todo líder, ao desenvolver a função de direção, precisa lidar com o conceito de
amplitude de liderança. Em qualquer nível, o líder tem determinado número de
pessoas para liderar. Esses profissionais podem estar agrupados em conjunto de
cargos ou em outros departamentos. O número de pessoas define a amplitude de
comando.
O líder, em todos os níveis, direciona os liderados para a realização de metas.
Isso somente acontece quando os liderados aceitam e são motivados por aquele que
desempenha o papel efetivo de líder. Para tanto, é preciso identidade de interesses
entre as necessidades, os valores e as aspirações de todos os envolvidos,
considerando as proposições do líder. É preciso identificar como realizar esse
alinhamento e executar a função de direção.
Controle
Veja agora a última função da administração: o controle. A função de controlar,
como parte integrante das principais funções da administração, é um processo que
procura assegurar a realização dos objetivos. Portanto, controlar consiste em
comparar as atividades realizadas com aquelas que foram planejadas, sempre focando
na realização de objetivos para atingir, assim, as metas propostas.
O processo de execução está relacionado ao controle, uma vez que pressupõe a
realização das atividades planejadas. Para que as atividades sejam executadas de
acordo com o planejado, os líderes utilizam o processo de controle (MAXIMIANO,
2011, p. 323).
Observe na figura a seguir o que os líderes procuram ao utilizar o processo de
controle:
Figura 4 – Processo de controle
Caso seja identificado, no processo de controle, desequilíbrio entre o planejado e
o alcançado, ações corretivas devem ser planejadas e executadas. Em seguida,
devem ser novamente controladas, para manutenção do equilíbrio dos resultados da
empresa. Porém, em algumas situações, as ações corretivas não são suficientes.
Então, o desafio é rever os objetivos. Muitas vezes, o controle deles possibilita
equilíbrio.
Igualmente a todos os demais processos da administração, o controle está
presente em muitos aspectos da vida das pessoas e das organizações. Quando você
consulta o seu saldo no banco, por exemplo, ou pesquisa um trajeto em um mapa, a
finalidade é encontrar informação para que ela sustente o seu processo de decisão. No
caso do extrato, você pode consultá-lo para decidir o que julga mais adequado:
comprar o que deseja ou esperar o próximo mês.
As organizações produzem informações sobre os seus processos com o objetivo de
mantê-las dentro de um padrão desejado (MAXIMIANO, 2011, p. 324). O controle,
portanto, pode ser interpretado como um processo social.
Os códigos legais, os semáforos, os crachás e as faixas de sinalização, por
exemplo, são instrumentos de controle social. Quando você identifica uma placa de
“pare” em um cruzamento de carros, sabe que precisa parar. Os sinais de trânsito são
exemplos de instrumentos de controle e organizam a circulação pelas cidades.
Figura 5 – Placas de trânsito
Fonte: .
Cabe ressaltar que nem tudo pode ser previsto nas organizações. Portanto, após
a execução de toda tarefa, é importante monitorá-la e controlá-la para que os
resultados sejam avaliados. Caso eles não estejam alinhados aos objetivos propostos,
as atividades devem ser ajustadas. Para todas as organizações, esse processo é
dinâmico e constante.
Na prática
Agora, pense nos seus objetivos profissionais e identifique se a sua prática
possibilita alcançá-los. Caso afirmativo, persista e maximize os aspectos positivos da
sua ação como técnico em contabilidade. Porém, se os objetivos não estão sendo
atingidos conforme o planejado, pare e reveja a sua prática. Capacite-se
constantemente e amplie o seu espaço de atuação no mercado de trabalho. Ofereça
soluções e ideias inovadoras para as empresas, mostrando, assim, o seu diferencial.
Na função de controlar, o indivíduo (ou um grupo) trabalha como um piloto de
avião, monitorando constantemente o aparelho (a organização) para que a rota seja
mantida, evitando turbulência e buscando atingir o objetivo, que é chegar ao destino.
O processo de controlar possibilita que a organização decida sobre:
Objetivos a serem atingidos
Comparação entre objetivos delineados e atingidos (desempenho da
organização)
Riscos e oportunidades
Possibilidadespara assegurar a realização dos objetivos com o menor
gasto possível
Necessidade de modificação dos objetivos
Figura 6 – Informações produzidas pelo processo de controle
Fonte: Maximiano (2011, p. 326).
O quadro demonstra os itens citados anteriormente, como garantir objetivos,
resultados comparados com objetivos etc., os quais auxiliam na organização do
processo de controle.
Para finalizar, os componentes do processo de controle são: padrões de controle,
aquisição de informações, comparação, ação corretiva (também denominada de
tomada de decisão) e recomeço do ciclo de planejamento. Cada um deles faz parte do
processo de controlar. Lembre-se de todos, identifique-os nas organizações e insira-os
na sua prática profissional.
Considerando o que você estudou até aqui, você, como profissional técnico em
contabilidade, estará habilitado para fazer a manutenção das atividades em empresas
de qualquer porte e de qualquer ramo de atuação. Ainda, com a prática, você poderá
atuar em empresas de pequeno, médio e grande porte, multinacionais etc., sempre
com o objetivo de agilizar dados e informações, os quais são fundamentais para os
processos decisórios.
Isso significa que você está diretamente ligado ao aumento da rentabilidade, pela
agilidade no movimento das informações, sendo responsável por manuseá-las e
controlá-las.
Leia mais, conheça o mercado de trabalho e sempre planeje, organize, dirija e controle
as suas demandas profissionais.