Análise Organizacional

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FMU
CENTRO UNIVERSITÁRIO DAS FACULDADES METROPOLITANAS UNIDAS
VITOR FERNANDO DOS SANTOS BENTO
RM:1080013
Análise Organizacional
São Paulo
2024
RESUMO
Esse trabalho foi criado com o objetivo inicial de analisar alguns temas, dentre eles: conceitos de estrutura organizacional, estratégia empresarial, diagnóstico estratégico, processos, fluxogramas de processos, reengenharia de processos, mapas de processo, blueprinting blueprinting e a importância da análise organizacional para o crescimento sustentável das organizações. O objetivo secundário é fornecer uma visão integrada desses conceitos, destacando suas definições, importância e aplicações práticas com base em referências confiáveis e em textos em português.
A metodologia utilizada envolve a pesquisa em fontes variadas, como livros, artigos e blogs especializados, assegurando uma compreensão abrangente e contextualizada dos temas abordados.
A estrutura organizacional define a hierarquia e os papéis dentro de uma empresa, permitindo uma melhor coordenação e alocação de recursos (ROBBINS; COULTER, 2020). A estratégia empresarial envolve a definição de diretrizes para alcançar vantagem competitiva, utilizando análises como a matriz SWOT. O diagnóstico estratégico é uma ferramenta essencial para a análise interna e externa da empresa, facilitando a formulação de estratégias adequadas (COSTA, 2017; OLIVEIRA, 2019). Os processos e fluxogramas representam graficamente as atividades, facilitando a compreensão e melhoria contínua dos processos (HARRINGTON, 1991; OLIVEIRA, 2019). A reengenharia de processos implica no redesenho radical dos processos de negócio para alcançar melhorias significativas (HAMMER; CHAMPY, 1993). Os mapas de processo e o blueprinting são ferramentas visuais que mapeiam e melhoram os fluxos de trabalho e interações com clientes (TOTVS, 2022; SEBRAE, 2024).
A aplicação prática desses conceitos permite às empresas otimizarem suas operações, reduzir custos, melhorar a qualidade dos produtos e serviços, e alcançar um crescimento sustentável. A adoção de uma abordagem integrada e bem fundamentada é essencial para a competitividade e sucesso a longo prazo das organizações.
Palavras-chave: Organizacional. Processos. Fluxogramas. Mapas. Estrutura. Corporações. Empresas.
Introdução
 
O tema deste trabalho é determinar alguns conceitos como por exemplo estrutura organizacional, estratégia empresarial, diagnóstico estratégico, processos, fluxogramas de processos, reengenharia de processos, mapas de processo, blueprinting e a importância da análise organizacional para o crescimento sustentável das organizações. 
O objetivo final da pesquisa é identificar e analisar os principais conceitos e ferramentas da análise organizacional, como estrutura organizacional, estratégia empresarial, diagnóstico estratégico, processos, fluxogramas, reengenharia de processos, mapas de processo e blueprinting, e destacar sua aplicação prática nas empresas para promover um crescimento sustentável.
A metodologia utilizada nesta pesquisa envolve uma revisão bibliográfica de fontes variadas, incluindo livros, artigos acadêmicos e blogs especializados. Foram selecionadas referências confiáveis e relevantes para assegurar uma compreensão abrangente e contextualizada dos temas abordados. Além disso, a pesquisa inclui a análise crítica dos conceitos e a apresentação de exemplos práticos de aplicação nas organizações.
CONCEITO ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Segundo Henry Mintzberg, estruturas organizacionais podem ser entendidas como “[...] a soma total das maneiras pelas quais o trabalho é divido em tarefas distintas e, depois, como a coordenação é realizada entre essas tarefas” (MINTZBERG, 2015, p.13). Pode-se entender então que estruturas organizacionais são divisões de tarefas corporativas e a gerência dessas tarefas no contexto organizacional. 
É de responsabilidade dos gestores das organizações redesenhar a estrutura com o objetivo de alcançarem os melhores resultados e usar os diferentes recursos para alterar a forma da organização com o objetivo de garantir harmonia interna entre todas as partes (LESSA, 2021, p.14).
Existem vários tipos de estruturas organizacionais., e a forma com que as empresas estão estruturadas possuem relação com ambientes situacionais: Tempo de vida da organização, tamanho, ambiente, sistemas que estão em uso, forma de crescimento, colaboradores, forma de crescimento entre outras formas. (LESSA, 2021, p.14-15). 
É importante ressaltar que Bruno Lessa coloca ênfase no conceito de design e fatores contingenciais, no qual design são meios para se determinar como uma atividade será dividida para que em seguida se estabeleça a forma para que tais atividades sejam coordenadas, além de salientar que é de extrema importância que os gestores tenham conhecimento de todas as estruturas e designs existentes na companhia, pois isso afeta diretamente a eficácia, trabalho, autoridade e como a organização será departamentalizada.
Segundo Minztberg existem cinco modelos organizacionais que são capazes de explicar tendencias para a eficácia ou ineficácia das organizações: A Organização empreendedora ou estrutura simples, a organização mecânica ou burocrática mecânica, a organização profissional ou burocrática profissional, a organização diversificada ou forma divisionalizada e a organização inovadora ou adhocracia.
Conceito ESTRATÉGIA EMPRESARIAL
A estratégia empresarial é um plano abrangente que orienta uma organização em direção ao alcance de seus objetivos e metas de longo prazo. Ela envolve a definição de diretrizes para tomar decisões e alocar recursos de maneira eficaz, visando obter vantagem competitiva no mercado (Porter, 1980); (Johnson, Scholes, & Whittington, 2008).
Michael Porter, um dos principais teóricos sobre estratégia empresarial, define vantagem competitiva como a capacidade de uma empresa de desempenhar atividades de valor de forma mais eficaz ou distinta do que seus concorrentes (Porter, 1985). Existem duas principais formas de alcançar essa vantagem: liderança em custo e diferenciação. Além da vantagem competitiva, a análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) é uma ferramenta essencial no planejamento estratégico. Ela ajuda as empresas a identificarem suas forças e fraquezas internas, bem como as oportunidades e ameaças externas (Gürel, 2017).
As empresas também podem utilizar o planejamento estratégico que nada mais é do que um processo contínuo que envolve a definição de uma visão para o futuro da empresa, estabelecendo objetivos e metas claras, e desenvolvendo planos detalhados para alcançá-los (Bryson, 2018). Ele deve ser adaptativo, permitindo ajustes conforme as condições do mercado e os objetivos da empresa evoluem.
A implementação da estratégia é tão crucial quanto sua formulação. Isso envolve a comunicação clara dos planos estratégicos, a alocação de recursos, e a coordenação entre diversas partes da organização para garantir que todos estejam alinhados com os objetivos estratégicos (Hrebiniak, 2006).
CONCEITO DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO
O diagnóstico estratégico é uma ferramenta crucial no processo de planejamento estratégico de uma organização. Ele envolve a análise interna e externa da empresa para identificar oportunidades, ameaças, forças e fraquezas, permitindo a formulação de estratégias adequadas. Segundo Costa (2017), o diagnóstico estratégico é essencial para que a empresa compreenda seu ambiente de atuação e possa tomar decisões informadas.
A análise interna foca nos recursos e capacidades da organização, enquanto a análise externa examina o ambiente macroeconômico, a concorrência e outros fatores que podem influenciar a empresa. Oliveira (2019) destaca que a análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) é uma ferramenta eficaz para realizar esse diagnóstico.
Além da análise interna é possível utilizar a matriz SWOT para a identificar as forças e fraquezas internas da empresa, bem como as oportunidades e ameaças externas. De acordo com Gulinelli(2020), a matriz SWOT permite uma visão abrangente da situação da empresa e auxilia na formulação de estratégias eficazes.
A análise de recursos e capacidades da empresa ajuda a compreender as vantagens competitivas. Barney (1991), em sua teoria de Recursos e Capacidades, argumenta que recursos valiosos, raros, inimitáveis e não substituíveis são essenciais para a sustentação da vantagem competitiva. Costa (2017) reforça a importância dessa análise no diagnóstico estratégico.
A análise do ambiente externo envolve a identificação de fatores econômicos, sociais, tecnológicos e políticos que podem afetar a empresa. De acordo com Oliveira (2019), é importante utilizar ferramentas como o PESTEL (Político, Econômico, Social, Tecnológico, Ecológico e Legal) para mapear essas influências e entender seu impacto.
CONCEITO processos
Os processos são fundamentais para o funcionamento eficiente de uma organização. Eles são definidos como um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (inputs) em produtos ou serviços (outputs) com valor agregado. A gestão de processos envolve a identificação, documentação, análise, e melhoria contínua dessas atividades para alcançar os objetivos organizacionais (Harrington, 1991); (Hammer & Champy, 1993).
A gestão de processos é vital para a competitividade e sustentabilidade de uma organização. Segundo Oliveira (2019), uma gestão eficaz dos processos pode resultar em maior eficiência operacional, redução de custos, aumento da qualidade dos produtos e serviços, e maior satisfação do cliente.
A modelagem de processos é a representação gráfica das atividades de um processo, proporcionando uma visão clara e detalhada de como ele funciona. Segundo Rummler e Brache (1995), a modelagem é um passo crucial para identificar oportunidades de melhoria e otimizar os processos.
A melhoria contínua de processos é uma abordagem sistemática para a melhoria incremental dos processos ao longo do tempo. Segundo Hammer e Champy (1993), essa abordagem pode envolver técnicas como Six Sigma, Lean Manufacturing, e reengenharia de processos de negócios.
CONCEITO fluxograma de processos
O fluxograma de processos é uma ferramenta gráfica usada para representar visualmente as etapas e decisões de um processo. Ele ajuda a compreender e comunicar como o trabalho flui dentro de uma organização, identificar ineficiências, e encontrar oportunidades de melhoria. Segundo Harrington (1991), os fluxogramas são essenciais para a análise e a melhoria de processos. A utilização de fluxogramas permite uma compreensão clara e detalhada das atividades envolvidas em um processo. Oliveira (2019) destaca que essa ferramenta é fundamental para mapear processos de negócios, documentar procedimentos operacionais, e melhorar a eficiência organizacional. Além disso, fluxogramas ajudam a identificar gargalos e redundâncias, facilitando a implementação de melhorias contínuas.
Os fluxogramas utilizam diversos símbolos padronizados para representar diferentes tipos de atividades e fluxos. Entre os símbolos mais comuns, temos:
· Oval: representa o início ou o fim do processo.
· Retângulo: indica uma etapa ou atividade específica.
· Diamante: representa uma decisão que altera o fluxo do processo.
· Setas: mostram a direção do fluxo de atividades.
Existem dois tipos de fluxogramas: o fluxograma simples é utilizado para representar processos básicos e lineares. Ele é ideal para a documentação de procedimentos rotineiros e bem definidos (Oliveira, 2019). O fluxograma funcional, também conhecido como fluxograma de funções cruzadas, divide as atividades por departamentos ou funções dentro da organização. Esse tipo de fluxograma é útil para visualizar como diferentes áreas da empresa interagem entre si (Rummler & Brache, 1995).
CONCEITO reengenharia de processos
A reengenharia de processos é uma abordagem radical para a melhoria de processos organizacionais, focada na reestruturação total dos processos de negócio com o objetivo de obter melhorias significativas em desempenho, custo, qualidade, serviço e velocidade. Segundo Hammer e Champy (1993), a reengenharia de processos implica repensar e redesenhar radicalmente os processos empresariais para alcançar ganhos dramáticos em medidas críticas de desempenho. Esses dois pesquisados propuseram alguns princípios básicos para a reengenharia de processos, inicialmente o foco nos resultados, no qual a reengenharia deve estar orientada para alcançar resultados significativos e não apenas para melhorar gradualmente os processos existentes. Pensar em começar do zero, em vez de tentar melhorar os processos atuais, a reengenharia envolve começar do zero e imaginar formas totalmente novas de executar as atividades e por fim, o uso intensivo de tecnologia, a tecnologia deve ser utilizada de forma intensiva para possibilitar novas formas de organizar e executar os processos.
análise organizacional e sua importância para o crescimento sustentável
A análise organizacional é fundamental para o crescimento sustentável, pois permite que as empresas compreendam melhor suas forças e fraquezas, alinhando suas estratégias com as demandas do mercado e as expectativas dos stakeholders. Oliveira (2019) destaca que essa prática é essencial para a adaptação às mudanças do mercado e para a implementação de práticas sustentáveis que beneficiem a sociedade e o meio ambiente. A análise organizacional envolve várias etapas, incluindo a identificação de problemas, coleta e interpretação de dados relevantes, ação com base nas evidências e avaliação dos resultados. Esses elementos ajudam a criar um ambiente organizacional mais eficiente e responsável.
O crescimento sustentável é o desenvolvimento econômico que atende às necessidades do presente sem comprometer a capacidade das futuras gerações de atenderem às suas próprias necessidades. Segundo a TOTVS, a sustentabilidade empresarial envolve a organização dos processos corporativos de forma a não prejudicar o meio ambiente e a garantir resultados econômicos, sociais e ambientais positivos. O crescimento sustentável oferece várias vantagens, como a melhoria da reputação da empresa, a redução de custos operacionais e a criação de um relacionamento mais forte com os clientes e parceiros de negócios. Além disso, empresas que adotam práticas sustentáveis tendem a ser mais resilientes e capazes de enfrentar crises econômicas e sociais.
tÉcnicas de mapeamento e modelagem de processos
mapas de processo
Os mapas de processo são ferramentas visuais que representam o fluxo de atividades dentro de uma organização, mostrando como as tarefas são realizadas, quem é responsável por cada uma e como elas se conectam entre si. Eles são essenciais para a documentação, análise e melhoria de processos. Um mapa de processo, também conhecido como fluxograma, é uma representação gráfica que descreve os passos necessários para completar uma tarefa ou processo específico. O objetivo principal é fornecer clareza e organização, facilitando a comunicação e a compreensão entre os membros da equipe.
blueprinting
Blueprinting é uma ferramenta do design thinking usada para mapear e visualizar todas as interações que um cliente tem com uma empresa durante a prestação de um serviço. Essa técnica é particularmente útil em empresas que oferecem serviços complexos, onde diversas etapas e departamentos estão envolvidos. Os blueprints podem ter formas visuais diferentes, mas geralmente incluem os seguintes elementos-chave:
· Ações do usuário: atividades, passos e escolhas que o usuário pode tomar dentro da jornada de serviço.
· Pontos de interação: locais onde as interações acontecem para que o usuário consiga atingir um objetivo específico.
· Palco: todas as ações que ocorrem com a presença do usuário e podem ser humanas ou computadorizadas.
· Bastidores: o que acontece sem que o usuário saiba, mas que são ações de suporte para as atividades do palco.
· Suporte: processos que ajudam os funcionários a criarem a experiência do usuário e colaboram para atingir o objetivoespecífico.
· Evidências: objetos que funcionários e usuários entram em contato ao longo da jornada.
mapofluxogramas
Os mapofluxogramas, também conhecidos como mapeamento do fluxo de valor (ou value-stream mapping em inglês), são ferramentas utilizadas na filosofia do lean manufacturing para analisar o estado atual e projetar um estado futuro para os eventos que levam um produto ou serviço desde o início do processo produtivo até chegar ao cliente.
Os mapofluxogramas geralmente empregam símbolos padronizados para representar itens e processos, exibindo todas as etapas críticas em um processo específico e quantificando facilmente o tempo e o volume tomados em cada etapa. Os principais elementos incluem:
· Entradas: materiais e informações que entram no processo.
· Processos: etapas específicas onde ocorre a transformação dos materiais e informações.
· Saídas: produtos ou serviços finais entregues ao cliente.
· Tempo: duração de cada etapa do processo.
· Volume: Quantidade de materiais ou informações processados em cada etapa.
Considerações Finais
Este trabalho demonstrou que a análise organizacional é um processo essencial para o funcionamento eficiente e o crescimento sustentável das empresas. Este trabalho também abordou conceitos fundamentais como estrutura organizacional, estratégia empresarial, diagnóstico estratégico, processos, fluxogramas, reengenharia de processos, mapas de processo e blueprinting. A aplicação prática dessas ferramentas permite às empresas otimizarem suas operações, reduzir custos, melhorar a qualidade dos produtos e serviços, e promover um crescimento sustentável.
A estrutura organizacional define a hierarquia e os papéis dentro de uma empresa, facilitando a coordenação e alocação de recursos. A estratégia empresarial, por sua vez, envolve a definição de diretrizes que permitem às empresas obterem vantagem competitiva. O diagnóstico estratégico é crucial para identificar forças e fraquezas internas, bem como oportunidades e ameaças externas, orientando a formulação de estratégias adequadas.
Os processos e fluxogramas são ferramentas gráficas que permitem a visualização das atividades, facilitando a compreensão e melhoria contínua dos processos. A reengenharia de processos representa uma abordagem radical para a transformação dos negócios, visando melhorias significativas em desempenho. Os mapas de processo e o blueprinting são ferramentas visuais importantes para mapear e melhorar os fluxos de trabalho e as interações com os clientes.
A pesquisa realizada demonstrou que a adoção de uma abordagem integrada e bem fundamentada, baseada em uma análise organizacional detalhada, é essencial para a competitividade e o sucesso a longo prazo das organizações. Portanto, investir em análise organizacional não é apenas uma necessidade, mas um imperativo estratégico para qualquer empresa que busque crescimento sustentável e excelência operacional.
REFERÊNCIAS
LESSA, Bruno De Souza et al. Prática em Gestão: Modelagem Organizacional. Porto Alegre: SAGAH EDUCAÇÃO S.A, 2021. 14-23 p. (Minha Biblioteca FMU)
MINTZBERG, H. Criando Organizações eficazes: estruturar em cinco configurações. São Paulo: Atlas, 2015.
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Hammer, M., & Champy, J. (1993). Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution. HarperCollins.
Davenport, T. H. (1994). Process Innovation: Reengineering Work through Information Technology. Harvard Business School Press.
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Setting. (2024). O que é mapa de processos? Como fazer? 5 dicas + 3 exemplos. Disponível em: https://setting.com.br/processos/mapa-processos/. Acesso em 01 de dezembro 2024.
Conta Azul. (2023). Tudo sobre mapeamento de processos para seu negócio. Disponível em: https://blog.contaazul.com/mapeamento-de-processos/. Acesso em 01 de dezembro 2024.
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