Cadastro de clientes, fornecesores e bancos - coletas, atualização e organização de dados - TAD - Senac

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<p>TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO</p><p>Cadastro de clientes, fornecedores e bancos:</p><p>coleta, atualização e organização dos dados</p><p>No decorrer deste tópico estudaremos a definição de cadastro de</p><p>clientes, fornecedores e bancos; assim como, coleta, atualização e</p><p>organização dos dados. A realização da leitura deste material possibilitará</p><p>uma visão sobre cadastro de clientes da empresa.</p><p>Cadastro de clientes</p><p>Este cadastro é de especial interesse da área financeira, visto que está</p><p>intimamente ligado ao atendimento interno e externo da organização. O</p><p>cadastro permite a emissão de relatórios tais como: produtos por clientes,</p><p>vendas por clientes, clientes devedores, clientes bons pagadores, faturas</p><p>em atraso e, principalmente, a emissão de notas fiscais, identificando assim</p><p>os clientes mais importantes de uma organização.</p><p>As informações que ele fornece podem levar a empresa a obter</p><p>vendas mais seguras, controle maior do financeiro, dos pagamentos e dos</p><p>devedores, gerando mais segurança no momento de concessão de crédito,</p><p>reduzindo o índice de inadimplência da empresa e o pagamento de juros.</p><p>26/09/2024, 18:54 Versão para impressão</p><p>about:blank 1/6</p><p>Para ter um cadastro eficiente, colete todas as informações</p><p>necessárias, pois esta é a oportunidade de fidelizar o seu cliente. Ao</p><p>elaborar o cadastro, pense em todas as informações que você pode usar a</p><p>seu favor, como por exemplo:</p><p>Digitar ou escrever os nomes corretamente já que nomes</p><p>grafados de maneira errada são comuns, portanto uma atenção</p><p>na conferência dos documentos é muito importante para</p><p>garantir o registro correto.</p><p>O telefone é seu principal meio de comunicação com o cliente,</p><p>portanto tenha muita atenção na digitação dos números, para</p><p>não realizar ligações, mandar mensagens ou até mesmo cobrar</p><p>os clientes incorretos.</p><p>O e-mail, além de ser um meio de comunicação alternativo com</p><p>seus clientes, pode ser utilizado para divulgar serviços,</p><p>promoções e outras novidades.</p><p>O e-mail, o telefone, o endereço, entre outras informações, como</p><p>mudança de emprego - se cadastro de pessoa física - são informações</p><p>essenciais para o cadastro dos clientes, portanto é preciso ter uma</p><p>periodicidade de 12 meses para atualização.</p><p>Cadastro de bancos</p><p>Para que possamos efetuar pagamentos e emitir documentos para</p><p>clientes , necessitamos do cadastrado de instituições financeiras em nosso</p><p>sistema. Sendo que este cadastro depende muito do sistema gerencial que</p><p>26/09/2024, 18:54 Versão para impressão</p><p>about:blank 2/6</p><p>a empresa possui e também é preciso esclarecer com quais bancos a</p><p>empresa desenvolve transações comerciais.</p><p>Com um banco cadastrado há facilidade na emissão de boletos</p><p>bancários para os clientes e, consequentemente, no recebimento</p><p>automático de valores, através de relatórios emitidos pelas instituições</p><p>bancárias, por isso o sistema gerencial deve estar bem alinhado com os</p><p>processos do setor de contas a receber.</p><p>Coleta e atualização</p><p>Mas, afinal, os cadastros de clientes e fornecedores são importantes</p><p>para uma empresa? E como mantê-los atualizados?</p><p>Sim, o cadastro é uma ferramenta de grande utilidade, pois ele está</p><p>diretamente relacionado com os processos de tomada de decisões da</p><p>empresa.</p><p>26/09/2024, 18:54 Versão para impressão</p><p>about:blank 3/6</p><p>O cadastro atualizado possibilita a comunicação direta com o cliente,</p><p>reduzindo o tempo de efetivação do contato, já que no financeiro as</p><p>informações necessitam ser precisas e devem estar atualizadas.</p><p>A atualização constante é considerada um problema para algumas</p><p>empresas, pois demanda tempo e requer um funcionário para fazer este</p><p>serviço, mas, de qualquer maneira, estas informações são decisivas para</p><p>que a empresa atue no processo de cobrança de títulos que por ventura</p><p>estejam atrasados junto ao financeiro.</p><p>Desta forma a coleta e atualização adequadas do cadastro de clientes</p><p>possibilita a empresa conhecer o perfil e ainda manter um bom</p><p>relacionamento com os agentes envolvidos nas questões financeiras.</p><p>Existem algumas ações, a partir das quais podemos atualizar o banco</p><p>de dados, por exemplo: quando o cliente comparecer na empresa, para</p><p>compras ou efetuar algum pagamento, aproveite o momento e atualize as</p><p>informações (e-mail, redes sociais, site, telefone, data de aniversário e</p><p>outras que considere como necessárias para futuro contato).</p><p>Outra forma de controle é designar a tarefa de atualização de cadastros a</p><p>um funcionário da empresa. Permitir que uma pessoa específica seja</p><p>responsável por esta tarefa, pode ser uma ótima opção para a organização</p><p>e para a atualização dos dados, através de ligações e e-mails.</p><p>Da mesma forma, o cadastro de fornecedores também precisa ser</p><p>mantido atualizado, pois eventuais atrasos nos pagamentos necessitam do</p><p>contato para atualização dos valores, caso a data limite para pagamento já</p><p>tenha sido ultrapassada. Outra possibilidade é atualizá-lo no momento da</p><p>entrada de notas fiscais dos materiais adquiridos pela empresa.</p><p>26/09/2024, 18:54 Versão para impressão</p><p>about:blank 4/6</p><p>Organização dos dados</p><p>E o que fazer com os dados cadastrados no sistema?</p><p>Na verdade, não basta possuir as informações, pois devemos saber como e</p><p>quando utilizá-las.</p><p>Em um primeiro momento é necessário fazer uma triagem das</p><p>informações que estão disponíveis. Para facilitar, é possível construir um</p><p>esquema de classificação dos clientes e dos fornecedores de forma</p><p>separada. Para os clientes, de acordo com a intensidade de uso dos</p><p>serviços, valores em abertos, valores vencidos, data de vencimento e data</p><p>de emissão; é necessário classificar de uma forma que o relatório de</p><p>clientes seja compreensivo. Para os fornecedores, a mesma dinâmica é</p><p>26/09/2024, 18:54 Versão para impressão</p><p>about:blank 5/6</p><p>indicada. Podemos classificar por nome, por duplicatas a vencer, por data</p><p>de emissão, por CNPJ, entre outras formas. Por fim, é importante estar</p><p>atento para que aos dados relevantes e úteis sejam cadastrados de forma a</p><p>evitar a dualidade de dados.</p><p>26/09/2024, 18:54 Versão para impressão</p><p>about:blank 6/6</p>