Classificação de Documentos

Prévia do material em texto

SISTEMA GED ECM
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
Soluções TAI 
Cases
Blog
App GED
Contato

Envie-nos uma mensagem
https://ged.taugor.com.br/
https://ged.taugor.com.br/cases-ged-ecm/
https://blog.ged.taugor.com.br/
https://ged.taugor.com.br/gedmobile/
https://ged.taugor.com.br/contato/
A classi�cação de documentos é feita por meio de um sistema de gestão de documentos, que tem como objetivo gerar mais e�ciência para as empresas e,
também, manter os arquivos seguros de extravios, danos ou perdas.
Isso porque existem documentos que não podem ser descartados, portanto, foram elaborados códigos de classi�cação e a tabela de temporalidade para
destinação dos documentos.
Nesse artigo, falaremos sobre o que é a classi�cação de documentos e os processos realizados a partir dela.
Se você deseja obter mais resultados, dinamismo e praticidade na administração da sua empresa, então continue a leitura, pois, este conteúdo é para você.
Importância da classi�cação e a avaliação em foco
A classi�cação de documentos pode ser descrita como uma sequência de operações que, de acordo com estruturas organizacionais, funções e atividades,
tem como objetivo distribuir documentos em categorias e subcategorias.
Contudo, é importante entender que depois da classi�cação é necessário fazer a avaliação dos documentos, que tem como foco descartar o que não é
importante para as atividades das empresas, embora alguns jamais possam ser descartados.
Por outro lado, não é possível e nem necessário que todos os documentos sejam preservados, a�nal, eles cumprem uma função importante durante
determinado tempo, depois disso, perdem seu valor original, o que resulta na eliminação para que a procura pelas informações ainda válidas, seja de
alguma forma atrapalhada.
Como é feita a categorização e subcategorização
A de�nição de categorias e subcategorias de um plano de classi�cação de documentos possuem três critérios:
Funcional: Categorias correspondem à função dos documentos;
Estrutural: De acordo com a estrutura organizacional;
Assunto: Referente aos conteúdos registrados nos documentos.
Enquanto isso, a tabela de temporalidade de documentos é de�nida como um instrumento aprovado por autoridade competente, que regula a destinação
�nal dos documentos, atribuindo prazos para a guarda dos documentos em função de seus valores administrativos, legais e �scais, determinando os
prazos para a sua transferência, recolhimento ou eliminação.
Inclusive, pode ser considerada o principal instrumento do processo de avaliação de documentos, proporcionando, como resultados práticos, a
inexistência de documentos acumulados e o descarte de informações desnecessárias.
A prática dessas ações permite que as empresas tenham controle sobre a recuperação de informações, orientação de atividades, �uxos documentais,
avaliação e destinação dos documentos, aumentando, dessa forma, a produtividade nos setores.
O nosso software, desenvolvido com inteligência arti�cial, consegue analisar cada documento individual e o lote documental digitalizado para entender
sua categoria ou �uxo de trabalho corretamente.
Ou seja, nossas tecnologias têm a mesma capacidade que um colaborador para aprender a identi�car palavras-chave e layouts.
Inclusive, a classi�cação de documentos também permite que sejam criados ou adicionados um banco de dados facilmente pesquisável.
Abaixo listamos a categorização dos documentos de acordo com suas características, bem como:
» Gênero;
» Espécie;
» Tipologia;
» Natureza do assunto;
» Formato;
» Forma.
Agora que já sabemos quais são as categorias, vamos nos aprofundar um pouco mais nisso e entender cada uma delas.
1. Gênero
Se refere à maneira de apresentar o documento de acordo com seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais, cartográ�cos – como plantas e
mapas, iconográ�co – pinturas, cartazes, �lmográ�cos, sonoros, micrográ�cos e informáticos ou digitais – doc ou pdf.
2. Espécie
É a de�nição a partir da disposição e da natureza das informações, por exemplo: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão e entre outras.
3. Tipologia
Tipologia documental é a con�guração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Contrato de prestação de serviço e
Certidão de nascimento.
4. Natureza do assunto Envie-nos uma mensagem
https://ged.taugor.com.br/tabela-de-temporalidade-dos-documentos/
http://taugor.com.br/
https://ged.taugor.com.br/guarda-fisica-de-documentos/
https://ged.taugor.com.br/inteligencia-artificial-e-ged/
Se trata da natureza do assunto que está sendo abordado no documento, no caso, se ela está prejudicando a administração ou não quando divulgado. Se
sua divulgação não acarreta nenhum prejuízo, se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica, ele é “sigiloso” e precisa de restrições de acesso.
5. Forma
A forma se refere ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original ou pós-original. Ou seja, se o documento é rascunho, dizemos que
ele é um pré-original e quando se con�gura em uma cópia idêntica ao original, chamamos de porta-original.
5. Formato
É determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, �chas,
caderno e pergaminho.
De�nir a classi�cação dos documentos e fazer a avaliação, são passos importantíssimos para quem deseja ter mais produtividade e resultados, já que lidar
com documentos não é uma tarefa simples, pelo contrário, caso esses processos sejam negligenciados podem acarretar problemas irreversíveis.
Portanto, o desenvolvimento da gestão de documentos e informações interfere, sim, na qualidade das informações utilizadas pelas empresas e, para que
isso não aconteça a classi�cação e avaliação se tornam indispensáveis.
Desenvolvimento da classi�cação de documentos
Com o SIGAD, é possível impedir que os documentos sejam inseridos em um sistema sem classi�cação, o que acontece, ocasionalmente, no meio físico.
O SIGAD nada mais é que um conjunto de procedimentos e operações técnicas com capacidade de controlar versões, prazos de guarda e destinação,
armazenamento seguro e procedimentos a médio e longo prazo de documentos digitais e não digitais, captura de documentos e aplicação do plano de
classi�cação.
Se um documento que deva ser guardado por apenas 5 anos for classi�cado equivocadamente em outra categoria que não re�ete suas funções e conteúdo,
seu clico de vida apresentará diferentes de�nições de prazos e guarda.
Isso representa sérias implicações no momento da avaliação, pois, documentos que não cumprem seus prazos, não podem ser eliminados, porque ainda
podem ser usados em atividades administrativas.
Portanto, realizar a classi�cação dos documentos requer muita atenção, tempo e comprometimento, ainda mais no que se refere ao ciclo de vida,
primordial para a efetividade da gestão documental.
Gerenciamento da classi�cação de documentos
Os sistemas de gerenciamento eletrônico possuem diversas funcionalidades para estabelecer ações para cada pessoa que possui acesso.
Sendo assim, apenas pessoas autorizadas poderão realizar modi�cações dentro do sistema, como a criação ou exclusão de categorias, atribuir
segmentações, entre outras ações.
Fique atento aos relatórios e estatísticas 
Os sistemas de gestão de documentos apresentam como uma de suas principais funcionalidades, a emissão de relatórios, planilhas e demais registros
estatísticos referentes à produção documental.
Podemos retomar aqui o SIGAD, que disponibiliza opções de emissão de relatórios e grá�cos estatísticos que podem se referir à produção, tramitação,
eliminação e demais parâmetros de�nidos pela pessoa autorizada a realizar tal ação.
Para deixar mais claro, con�ra abaixo os parâmetros que podem ser utilizados:
» Delimitação de acordo com o período de criação dos documentos;
» Delimitação de acordo com a criação e onde estão localizados os documentos.
» Delimitação de acordo com a classi�cação nas categorias e subcategorias,permitindo a mensuração da quantidade de documentos classi�cados em cada
uma.
» Espécies documentais criadas por cada setor ou de uso geral, identi�cando detalhadamente a produção documental da instituição.
O planejamento de ações de longo prazo para a gestão da informação necessita de subsídios consistentes para atingir objetivos que são traçados. Os
relatórios do SIGAD cumprem essa função.
De�nição de prazos de Temporalidade
A atividade de avaliação de documentos mantém uma relação direta com a classi�cação, pois, de acordo com os preceitos da gestão documental,
constituem-se etapas sequentes.
No caso do SIGAD, no momento da criação das categorias e subcategorias o sistema permite que sejam de�nidas a temporalidade correspondente a cada
uma.
Considerando que o SIGAD compreende a temporalidade das categorias e subcategorias através de dados quanti�cáveis, como anos, meses, dias e de
acordo com o e-ARQ, é gerado um impasse frente aos instrumentos de temporalidade usados pelas empresas.
Isso acontece porque não existe uma temporalidade exata para os documentos, o que faz com que eles recebam nomenclaturas como “enquanto vigora”,
“enquanto vigente” entre outras variáveis
Envie-nos uma mensagem
https://ged.taugor.com.br/o-que-e-ged-gestao-eletronica-de-documentos/
https://ged.taugor.com.br/tabela-de-temporalidade-dos-documentos/
https://ged.taugor.com.br/o-que-e-ged-gestao-eletronica-de-documentos/
Não se limite ao blog, veja também nossos Webinars, eBooks e muito mais!
 12 de Julho, 2019
Planejamento estratégico: Saiba porque ele é fundamental para o sucesso de uma empresa
 26 de Junho, 2019
Fique por dentro das novas exigências do MEC e quais são os prazos para se adequar.
Pesquisar
Search 
Categorias
9 Empreendedorismo 
25 GED 
7 Tecnologia 
Conteúdos completos
Con�ra! 
Outros posts
enquanto vigente , entre outras variáveis.
Este cenário retrata a realidade de muitas instituições públicas e privadas, porque a avaliação de�ne a existência temporária ou eterna de um documento,
a execução depende um estudo prévio, crítico e racional diante da importância do conteúdo registrado nos documentos.
Se esse conteúdo ajudou você e deseja ter mais informações sobre nosso software GED, fale agora com nossos especialistas e sane todas as suas dúvidas.
Envie-nos uma mensagem
https://ged.taugor.com.br/planejamento-estrategico/
https://ged.taugor.com.br/digitalizacao-de-documentos-para-ies/
https://ged.taugor.com.br/category/empreendedorismo/
https://ged.taugor.com.br/category/ged/
https://ged.taugor.com.br/category/tecnologia/
https://ged.taugor.com.br/materiais-educativos/
https://materiais.ged.taugor.com.br/fale-com-um-especialista
https://materiais.ged.taugor.com.br/demonstracao-ged
https://materiais.ged.taugor.com.br/demonstracao-ged
Taugor Corporation
Empresa especializada em Software GED,  com 13 anos no mercado e mais de 40 franquias em 16 estados brasileiros.
Con�ra na íntegra o que a VEJA tem falado sobre nós.
 
Clique aqui para saber sobre oportunidades de negócio através de uma Franquia, ou aderir nossas soluções.
Fale agora com nossos especialistas
 21 de Junho, 2019
O guia completo sobre como abrir uma franquia
 21 de Junho, 2019
Documentos Jurídicos: Aprenda de�nitivamente a fazer uma boa gestão
Redes Sociais
 Facebook 
 Twitter 
Fique por dentro de todas as novidades!
Email Name SUBSCRIBE
Gostou do nosso site? Nós estamos sempre inovando e por dentro do que acontece no mercado. Por isso, assine nossa Newsletter e receba as novidades!
Envie-nos uma mensagem
https://www.facebook.com/taugor
https://www.facebook.com/taugor
https://www.youtube.com/canaltaugor
https://www.youtube.com/canaltaugor
https://www.instagram.com/taugorbr
https://www.instagram.com/taugorbr
https://veja.abril.com.br/economia/dino/franquia-de-digitalizacao-e-guarda-surpreende-mercado-com-high-tech/?fbclid=IwAR3YrNok50BA4-E96_QLklRbUsrKDuZ6Cq4rJq_qsezYOag2_ziRU1XIe14
https://materiais.ged.taugor.com.br/fale-com-um-especialista
https://ged.taugor.com.br/o-guia-completo-sobre-como-abrir-uma-franquia/
https://ged.taugor.com.br/como-fazer-a-gestao-de-documentos-juridicos/
https://www.facebook.com/taugor/
https://twitter.com/taugor_corp
 
0800 60494
Central de Atendimento 
51 3091 2271
Comercial/Expansão 
Chat Online
Fale com nossos especialistas
Copyright © 2020 Taugor Corporation
Envie-nos uma mensagem