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82 parte I – os novos desafIos da gestão de pessoas ponde à admissão de um substituto como reposição. Isso significa que o fluxo de saídas (desligamentos, de- missões e aposentadorias) deve ser compensado pelo fluxo equivalente de entradas (admissões) de pessoas. O desligamento ocorre quando uma pessoa deixa de ser membro de uma organização. Existem dois tipos de desligamento: o desligamen- to por iniciativa do funcionário e o desligamento por iniciativa da organização. 1. Desligamento por iniciativa do funcionário: ocorre quando o funcionário decide, por razões pes- soais ou profissionais, encerrar a relação de trabalho com o empregador. A decisão de desligar-se depende de duas percepções. A primeira é o nível de insatis- fação do funcionário com o trabalho. A segunda é o número de alternativas atrativas que ele visualiza fora da organização, isto é, no mercado de trabalho. O funcionário pode estar insatisfeito com o trabalho em si, com o ambiente de trabalho ou com ambos. Mas quando as organizações pretendem reduzir o tamanho de sua força de trabalho sem se enredar nos aspectos negativos de um corte unilateral, elas oferecem incentivos financeiros para tornar o desli- gamento mais atrativo para o funcionário, como os planos de demissão espontânea (PDE). Esses planos envolvem o pagamento de alguns meses de salário, dependendo do tempo de casa, e a extensão da assis- tência médico-hospitalar por alguns meses. 2. Desligamento por iniciativa da organização (demissão): ocorre quando a organização decide desligar o funcionário, seja para substituí-los por outros mais adequados às suas necessidades, seja para corrigir problemas de seleção inadequada, seja para reduzir sua força de trabalho. Algumas mudanças efetuadas no sistema de trabalho podem provocar redução de horas de trabalho, transferên- cias, recolocações, compartilhamento de tarefas e demissões de funcionários. Para reduzir o impac- to dessas mudanças organizacionais, o remédio tem sido o corte de horas extras, o congelamento de admissões, a redução provisória da jornada de trabalho, o trabalho em casa (home office) e, sobre- tudo, a reciclagem profissional pelo treinamento contínuo e intensivo. Quando a demissão se torna indispensável, as organizações utilizam critérios discutidos e negociados com seus funcionários ou sindicatos, para evitar problemas de queda do moral e da fidelidade que afetam a produtividade, acidentes, responsabilidades familiares e particulares e problemas de transporte para o local de trabalho. A motivação para a assiduidade é afetada pelas práticas organizacionais (como recompensas à assiduidade e punições ao absenteísmo), pela cultura de ausência (quando faltas ou atrasos são considerados aceitáveis ou inaceitáveis) e atitudes, valores e objetivos dos fun- cionários. Organizações bem-sucedidas estão incen- tivando a presença e desestimulando as ausências ao trabalho por meio de práticas gerenciais e culturais que privilegiem a participação, ao mesmo tempo que desenvolvam atitudes, valores e objetivos dos funcio- nários favoráveis à participação.21 avalIaçãO CrítICa: o elevado custo do absenteísmo O volume e a duração das ausências estão muito re- lacionados com a satisfação no trabalho. Os programas de controle de ausências devem focalizar as causas do absenteísmo. As organizações procuram influenciar a motivação para ausências, verificando as justificativas, comunicando regras de ausência e recompensando bons registros de assiduidade com prêmios. A gestão do problema de ausência traz retornos indiscutíveis. Uma pesquisa mostrou que os custos do absenteísmo de funcionários de seguradoras norte-americanas com um salário médio de US$ 9,21 por hora foram estimados em US$ 876.859 por ano, ou seja, US$ 1.096 anuais por empregado.22 Cada pequena redução nos índices de absenteísmo pode trazer razoável economia para a organização. Este é um dos aspectos no qual a GP pode trazer lucros para a organização. Rotatividade de pessoal A rotatividade de pessoal (turnover) é o resultado da saída de alguns colaboradores e a entrada de outros para substituí-los no trabalho. Para compensar as saí- das, as organizações passam por um processo contínuo e dinâmico de negentropia (ou entropia negativa, para manter a integridade e sobreviver). Como estão sempre perdendo energia e recursos, precisam se alimentar de mais energia e recursos para garantir o equilíbrio. A rotatividade refere-se ao fluxo de entradas e saídas de pessoas em uma organização, ou seja, às entradas de pessoas para compensar as saídas de pessoas das or- ganizações. Cada desligamento quase sempre corres- CapÍtULo 3 – pLaneJaMento estratÉgICo de gestão de pessoas 83 minimizar possíveis ações judiciais e assistir aos ex- -funcionários na procura de empregos comparáveis no mercado de trabalho por outplacement (recolo- cação profissional). O outplacement é um processo de recolocação conduzido por empresas de consul- toria contratadas pela organização que assessoram ex-funcionários na busca de uma recolocação no mercado de trabalho. Daí a necessidade de mensurar o nível de desliga- mentos na organização. O índice de desligamentos mede a proporção dos desligamentos em relação ao tamanho da força de trabalho. A fórmula mais utiliza- da é o número de pessoas que se desligaram durante determinado período (um mês ou um ano) em relação ao número médio de colaboradores existente. Essa fór- mula, contudo, funciona apenas em relação às saídas e não considera as entradas de pessoal na organização. Índice de rotatividade = Nº de colaboradores desligados Efetivo médio da organização avalIaçãO CrítICa: o elevado custo da rotatividade A rotatividade custa caro às organizações. Um estudo do American institute of Certified Public Accountants 23 mostra que o custo médio por admissão de um operário de linha de montagem é de US$ 300, o de um vendedor de varejo é de US$ 350, de uma secretária sobe para US$ 1.000, de um programador de computador chega a US$ 2.500, e o de um engenheiro bate em US$ 4.901. A razão é que a rotatividade envolve vários custos, como mostra a Figura 25. fIgura 25 Custos de reposição de funcionários em função da rotatividade.24 Custos de recrutamento Custos de seleção Custos de treinamento Custos de desligamento •» Processamento da requisição de empregado •» Propaganda •» visitas e escolas •» Atendimento aos candidatos •» Tempo dos recrutadores •» Pesquisas de mercado •» Formulários e custo do processamento •» Entrevistas de seleção •» Aplicação e aferição de provas de conhecimento •» Aplicação e aferição de testes •» Tempo dos selecionadores •» Checagem de referências •» Exames médicos e laboratoriais •» Programas de integração •» Orientação •» Custos diretos de treinamento •» Tempo de instrutores •» Baixa produtividade durante o treinamento •» Pagamento de salários e quitação de direitos trabalhistas (férias proporcionais, 13º salário, FGTS, etc.) •» Pagamento de benefícios •» Entrevista de desligamento •» Custos do outplacement •» Cargo vago até a substituição A rotatividade não é uma causa, mas o efeito de al- gumas variáveis externas e internas. Entre as variáveis externas estão a situação de oferta e procura do mercado de RH, a conjuntura econômica, as oportunidades de empregos, etc. Entre as variáveis internas estão a polí- tica salarial e de benefícios que a organização oferece, o estilo de gestão, as oportunidades de crescimento inter- no, o desenho dos cargos, o relacionamento humano, as condições físicas e psicológicas de trabalho. A estrutura e a cultura organizacional são responsáveis por boa par- te dessas variáveis internas. As informações a respeito dessas variáveis externas e internas são obtidas na entrevista de desligamento feita com os colaboradores que se desligam da organização e após a efetivação do desligamento para evitar qualquer compromisso pessoal. A entrevista de desligamentoé realizada por um especialista em GP ou gerente de linha e abrange os seguintes aspectos: •» Motivo que determinou o desligamento (por inicia- tiva da organização ou do colaborador). •» Opinião do colaborador a respeito da empresa, do gerente e dos colegas. •» Opinião a respeito do cargo, horário de trabalho e condições de trabalho. 84 parte I – os novos desafIos da gestão de pessoas •» Opinião a respeito do salário, benefícios sociais e oportunidades e progresso. •» Opinião a respeito do relacionamento humano, mo- ral e atitude das pessoas. •» Opinião a respeito das oportunidades existentes no mercado de trabalho. Todos esses aspectos são registrados em um formu- lário de entrevista de desligamento para tratamento estatístico das causas da rotatividade na organização. gp de HOje: como processar a entrevista de desligamento Saber o que pensam as pessoas – principalmente as que saem da organização – é fundamental para o sucesso da GP. Sempre que um colaborador se desliga da orga- nização, ele passa por uma entrevista de desligamento – com a GP ou com seu gerente de linha – para coleta de informações a respeito de sua apreciação pessoal sobre a organização, sobre a GP e os motivos de sua decisão de sair. Os resultados coletados são tabulados oferecendo índices estatísticos a respeito de como os funcionários que saem visualizam a organização e suas políticas de pessoal. Com essa retroação, a GP pode corrigir distorções e melhorar seu desempenho. A entrevista de desligamento utiliza um questionário simples para obter os dados a fim de serem registrados e tabulados por meio de uma tabela de pontos (1 a 5) para efeito de estatísticas sobre as opiniões a respeito de: 1. Salário. 2. Tipo de trabalho. 3. Benefícios sociais. 4. Quantidade ou programação de trabalho. 5. Oportunidades de crescimento e de carreira. 6. Relacionamento com os gerentes. 7. Relacionamento com os colegas. 8. Reconhecimento pelo trabalho. 9. Tipo de supervisão recebida. 10. Condições ambientais de trabalho. 11. Condições psicológicas de trabalho. 12. Treinamento e desenvolvimento. O importante é extrair a opinião do funcionário que sai – e quando ele tem a liberdade de falar o que realmente pensa – sobre a qualidade da GP. As opiniões acumuladas e tabuladas permitem visualizar o que os ex-colaboradores andaram pensando da GP, do gerente ou da própria organização. Além disso, a entrevista de desligamento deve re- gistrar as razões do desligamento: se foi por iniciativa do funcionário (qual é a razão predominante para isso) ou se foi por iniciativa da empresa (e qual foi a razão oferecida para isso). Os dados do questionário são tabulados por área ou seção e por motivos para oferecer um diagnóstico sobre os principais motivos que levam à rotatividade na empresa, bem como oferecer meios para ações corretivas ou preventivas no sentido de reduzi-la. mudanças nos requisitos da força de trabalho A força de trabalho de uma organização apresenta variações ao longo do tempo. As organizações vivem em um contínuo processo de mudança que afeta pro- fundamente as pessoas que nelas trabalham. Fatores condicionantes, como o mundo em acelerada mudança, o impacto do desenvolvimento tecnológico, as novas formas de organização e configuração empresarial, novos produtos e serviços e novos processos de traba- lho, estão modificando profundamente os requisitos da força de trabalho. Com essa forte mudança, muitos segmentos da força de trabalho estão se tornando de- ficientes nas novas habilidades e competências neces- sárias para desempenhar as atividades requeridas. Os novos ingressantes na força de trabalho não estão sendo adequadamente preparados pelas escolas. Os novos gra- duados ressentem-se das necessárias habilidades técni- cas, humanas e conceituais. Boa parte não sabe sequer redigir um texto. Essas deficiências em habilidades e competências provocam perdas para a organização e resultam em trabalho de qualidade inferior, baixa produtividade, aumento nos acidentes de trabalho e constantes queixas de clientes, além da defasagem em relação aos concorrentes. Essas perdas podem atingir CapÍtULo 3 – pLaneJaMento estratÉgICo de gestão de pessoas 85 bilhões de reais em cada ano. Para atacar esse problema e começar a corrigir essa deficiência, são necessários enormes recursos das organizações no dimensiona- mento dos processos de agregar, aplicar, recompensar, desenvolver e manter pessoas. aPRecIação cRítIca dos modelos de Planejamento de gestão de Pessoas Modernamente, as organizações estão deixando de lado aspectos meramente quantitativos para focar e enfatizar aspectos qualitativos e intangíveis do capital humano necessário para conduzir a organização ao su- cesso em sua estratégia organizacional. Isso significa a adoção de modelos integrados de GP e estrategicamente orientados. Para tanto, devem funcionar como elemento de ligação entre políticas, estruturas, processos e práti- cas operacionais definidos pela organização. avalIaçãO CrítICa: a pesquisa do progep 25 A pesquisa conduzida pelo Programa de Estudos em Gestão de Pessoas (Progep) da Fundação instituto de Ad- ministração (FiA), que congrega professores da Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da Univer- sidade de São Paulo (FEA-USP), mostra que os princípios mais relevantes que deverão orientar o modelo de gestão de pessoas nos próximos cinco anos são os seguintes: •» Nos aspectos considerados de altíssima relevância estão duas diretrizes: »– gP contribuindo com o negócio da empresa: trata-se de um esforço que já vem sendo aplica- do em muitas organizações e é avaliado como de média complexidade. »– Gestão por competências: é outro esforço em que as organizações se encontram menos ajus- tadas, apesar de ser avaliado como de média complexidade. •» Nos aspectos considerados muito importantes estão: »– Comprometimento das pessoas com os objetivos organizacionais. »– Gestão do conhecimento: ainda pouco aplicada e considerada de alta complexidade. Falta a ade- quada compreensão do papel da GP mediante o desafio de implementá-la. »– Criatividade e inovação contínuas no trabalho. »– Modelo de gestão múltiplo envolvendo diferentes vínculos de trabalho (pessoal permanente, tempo- rário e terceiros). »– Autodesenvolvimento das pessoas. Os profissionais consultados pela pesquisa Progep indicam que o processo de reflexão sobre o papel da área de GP deve se tornar uma prática permanente. Além disso, a gestão estratégica de GP terá papel prioritário. Para tanto, é essencial que a área tenha entre suas atri- buições a função de criar as condições necessárias para que não só o corpo gerencial de linha, mas também os especialistas de GP (staff) estejam engajados na formu- lação e na implantação da estratégia da empresa. Atuar com foco em talentos e não a partir de políticas da em- presa é outra tendência estratégica, ao lado do apoio aos processos de mudança cultural indispensáveis no momento atual vivido pela maior parte das empresas.26 avalIaçãO CrítICa: a pesquisa do progep 27 A pesquisa do Progep identificou as seguintes ten- dências na dimensão da gestão estratégica de GP: •» Busca de participação de executivos e gerentes na for- mulação e na execução das estratégias corporativas. •» Os profissionais de GP (staff) devem ser envolvidos no processo de concepção e disseminação das estratégias e não devem se limitar à atuação de retaguarda. •» A área de GP deve oferecer apoio a processos de ges- tão da cultura e de mudanças organizacionais. •» A área de GP deve ser integradora dos processos de GP entre si e também aos objetivos da organização. Comentar cada uma dessas tendências e apresentar os meios necessários para que se tornem realidade. níVeIs de atuação da gestão de Pessoas Em função do exposto, a GP pode atuar em três ní- veis distintos. Em cada um desses níveis, a GP assume diferentes responsabilidades e papéis: 86 parte I – os novosdesafIos da gestão de pessoas fIgura 27 Possíveis níveis de atuação da GP. Foco nos negócios da empresa GP como parceiro no negócio Consultoria de negócios Foco na empresa como um todo GP estratégico Consultoria organizacional Foco nos gerentes como gestores de pessoas GP tático Consultoria interna GP operacional Foco nos processos de GP Gestão de processos de GP fIgura 26 Os três níveis de atuação da GP. GP estratégica Consultoria organizacional como facilitadora dos negócios da organização Consultoria interna aos gerentes como gestores de pessoas Execução dos processos de GP GP tática GP operacional Gerente como gestor de pessoas Alta direção Agregar pessoas Recompen- sar pessoas Manter pessoas Aplicar pessoas Desenvolver pessoas Monitorar pessoas Órgão de gestão de pessoas Gerente como gestor de pessoas Agregar pessoas Recompen- sar pessoas Manter pessoas Aplicar pessoas Desenvolver pessoas Monitorar pessoas Agregar pessoas Recompen- sar pessoas Manter pessoas Aplicar pessoas Desenvolver pessoas Monitorar pessoas Órgão de gestão de pessoas Órgão de gestão de pessoas 1. No nível operacional: ela se torna burocrática, roti- neira e executora de práticas e atividades especiali- zadas ao lidar direta e exclusivamente com pessoas. 2. No nível tático ou intermediário: ela se transforma em consultoria interna para apoiar e ajudar executi- vos e gerentes como gestores de pessoas. 3. No nível institucional ou estratégico: ela se tor- na facilitadora e apoiadora dos negócios da organi- zação. O papel da GP como parceira do negócio da organização será discutido no Capítulo 17. Todas essas decorrências serão devidamente escla- recidas ao longo deste livro. O caminho pela frente é transformar a GP em uma futura parceira do negócio da organização por meio de consultoria à área de negócios. Na verdade, esse cami- nho poderia ser um quarto nível mais abrangente de atuação da área: a GP como facilitadora dos negócios da organização com foco em resultados (Figura 27). CasO para dIsCussãO: RH como carro-chefe da mudança organizacional 28 A empresa bem-sucedida deve funcionar como um conjunto coeso de habilidades e competências sempre pronto para ser aplicado às oportunidades que surgem CapÍtULo 3 – pLaneJaMento estratÉgICo de gestão de pessoas 87 no mercado. O seu planejamento estratégico concentra- -se no desenvolvimento e na integração dessas habili- dades e competências. Deve sempre valorizar o talento humano e a competência necessária para passar à ação concreta. Isso começa na linha de frente, isto é, no ponto de contato com o cliente. É aí que deve começar a ação. Um exemplo desse tipo de planejamento estratégico ocorreu na Scandinavian Airlines System (SAS). Quando assumiu a presidência da empresa, Jan Carlzon visitou ou- tros dirigentes das maiores companhias aéreas do mundo para trocar ideias e informações. Após algum tempo, de- sapontado, ele os classificou em duas categorias. Na pri- meira, estavam os dirigentes que só queriam falar sobre aeronaves e voos. Na segunda, estavam aqueles que não queriam falar de aviões, mas sobre negócios, mercados, clientes e recursos humanos como ferramentas para criar um bom serviço. Quando conferiu o desempenho dessas empresas, percebeu que somente aquelas da segunda categoria eram repetidamente lucrativas. Percebeu que as empresas aéreas dispõem dos mesmos aviões, aero- portos, docas, rotas, serviços e lojas. É difícil diferenciá-las. Carlzon então bolou um posicionamento estratégico diferenciado e difícil de ser imitado pelos concorrentes com base nos recursos humanos e nas atitudes geren- ciais da SAS. O primeiro passo foi buscar uma visão es- tratégica de serviços focalizada no cliente e com elevada consistência interna. Para fazer as mudanças na organiza- ção do trabalho da SAS, enviou um grupo de executivos de alto nível para fora da empresa com a finalidade de planejar a mudança, enquanto seus colegas continuavam a administrar o cotidiano da companhia aérea. Carlzon detonou a mudança organizacional e virou a estrutura da organização de cabeça para baixo – ou melhor, pelo avesso. Colocou toda a organização da SAS sobre a sua cabeça. O pessoal de linha de frente – que tem contato direto com o cliente e que antes ficava na base inferior do organograma – foi colocado no topo. Tornou-se responsabilidade de todas as pessoas, inclu- sive do presidente, prestar serviços aos funcionários da linha de frente que atendem diretamente o cliente. A empresa foi dividida em vários centros de lucro, cujo tamanho variava de uma divisão da empresa até uma rota específica, cujo gerente era considerado como um empreendedor, livre para decidir o horário e o nú- mero de voos, podendo alugar aviões e pessoal de voo de outras divisões. Carlzon notou que os centros de lucro aumentam a responsabilidade e a autoridade dos geren- tes operacionais da linha de frente, e estes exigem que o desempenho das outras pessoas da organização seja melhorado para atender às atividades operacionais da linha de frente. Verificou que as respostas rápidas da li- nha de frente exigem linhas de comunicação mais curtas e intensas e menor número de níveis intermediários de gerência. Enxugou os níveis intermediários e deu força (empowerment) às pessoas, aumentando sua capacidade profissional e dando-lhes responsabilidade pessoal pelas decisões. O tradicional organograma da SAS foi virado de pernas para o ar (Figura 28). Foi preciso muito tempo para que as pessoas da organização absorvessem as profundas mudanças do redesenho da SAS. É que foi dada plena autonomia às pessoas, graças à tecnologia da informação, aliada à total liberdade de ação, medidas de desempenho e recom- pensas que encorajavam soluções criativas e inovadoras. Carlzon inverteu as bolas:em vez das pessoas servirem à organização, esta é que passou a servir às pessoas para que elas pudessem atender ao cliente. Na verdade, as pessoas passaram a ocupar o topo da organização e a estrutura organizacional passou a servir como retaguarda para que elas pudessem resolver eficazmente as expec- tativas e os problemas do cliente. A estrutura organizacional da SAS passou a ser uma ferramenta de trabalho para os funcionários atenderem ao cliente. O segredo estava na rede de informações dentro da companhia: a informação fornece a cada funcionário o conhecimento de suas oportunidades e possibilidades. A pessoa que possui informação não consegue deixar de assumir e ampliar suas responsa- bilidades. A SAS oferece uma lição: a ARH deve acompanhar as mudanças que ocorrem na organização. Mas ela não deve ficar a reboque. Nem servir de lanterninha na popa ou ser aquela que chega por último. Na verdade, a ARH deve funcionar como o agente de mudanças es- truturais e comportamentais dentro da empresa. Essa é a sua missão. Servir como o principal guia orientador, o carro-chefe, a ponta de lança e a área de vanguarda. A pioneira que desbrava novos caminhos e que indica a direção a seguir. Infelizmente não é isso o que acontece na maioria dos casos (Figura 29). Quase sempre a ARH vai aos trancos e tropeços no rastro das mudanças organizacionais. Isso precisa ser mu- dado pela adoção de novas ideias e práticas para lidar com as pessoas. A SAS foi uma das primeiras empresas a demonstrar isso. 88 parte I – os novos desafIos da gestão de pessoas Questões 1. Como foi feita a amarração entre a estratégia organi- zacional e a estratégia de RH? 2. Como você classificaria a estratégia da SAS? 3. Descrever as alterações estruturais e comportamentais ocorridas na SAS. 4. Como se pode definir o papel da ARH na SAS? exerCíCIOs 1. Definir a missão organizacional. Dar exemplos. 2. Definir a visão organizacional. Dar exemplos. 3. Qual é o papel dos slogans das organizações? 4. Definir os objetivos organizacionais. Dar exemplos. 5. Quais são as diferenças entre objetivos rotineiros,inovadores e de aperfeiçoamento? 6. Definir estratégia organizacional. 7. Qual é o papel da missão e da visão na estratégia organizacional? fIgura 28 Novo organograma da SAS.29 Mercado Setor: rotas ásia, áfrica e Oriente Médio Divisão de serviços de tráfego Divisão térmica Divisão de operações Divisão administrativa Companhias associadas Setor: rotas América do Norte e do Sul Setor: rotas Europa Setor: rotas domésticas Dinamarca SAS Dinamarca Divisão comercial Presidente vice-presidenteFinanças Unidades centrais de administração Planejamento e controle Setor: rotas domésticas Noruega SAS Noruega Setor: rotas domésticas Suécia SAS Suécia Setor: rotas Cargueiros Recursos fIgura 29 Novo formato organizacional da SAS. Suportam Apoiam Serve diretores Estabelecem os propósitos da organização e a direção geral clientes e consumidores Beneficiários finais dos esforços organizacionais Pessoal operacional Os funcionários trabalham diretamente afetando a satisfação dos clientes/consumidores gerentes Ajudam o pessoal operacional a executar as suas tarefas e resolver problemas