Comunicação interna RH

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Recursos humanos
A comunicação interna é indispensável para o bom andamento dos projetos dentro das
organizações, e também para o aumento da produtividade, já que é uma forma de unir os
colaboradores para transmitir as informações e dessa forma evitar erros e mal-entendidos.
É de fundamental importância para qualquer negócio, principalmente em um momento de
crise, pois é no momento de crise que a organização precisa ter seus colaboradores do seu lado.
A área de comunicação interna tem o apoio do técnico em recursos humanos para garantir
a transparência nas informações, permitindo que os colaboradores estejam cientes da situação
que a organização está enfrentando, para se posicionar frente aos fatos e certezas, e não dar
espaço a rumores.
Planejamento de
comunicação
É fundamental a toda organização a cada ano rever o seu planejamento estratégico, pois é
quando são analisados os seus pontos fortes e fracos, é quando se verifica como a organização
está naquele momento, bem como o que não foi realizado e o que precisará ser alinhado para o
próximo ano.
O técnico em recursos humanos tem o papel de auxiliar a área de comunicação interna,
que é parte fundamental e que integra o planejamento estratégico, já que contribui diretamente
para que a organização cresça de forma sustentável.
Seguem alguns passos para a organização criar um plano de comunicação interna, e assim
verificar os resultados do engajamento dos seus colaboradores e mais produtividade no
ambiente organizacional.
São eles:
Análise da situação atual
Para iniciar, é necessário analisar em que estágio a organização se encontra. Para
isso, analise as áreas da organização e verifique como foi o crescimento de cada uma em
comparação a análise anterior.
Quanto à comunicação interna, verifique quais os meios utilizados nas ações
direcionadas para o público interno, que ocorreram durante o ano todo, para se comunicar
com os colaboradores.
É fundamental não esquecer de nenhum dos meios utilizados na comunicação interna
para analisar quais foram os que mais alcançaram o público interno, quais entregaram a
mensagem com menos ruídos e os formatos que mais chamaram atenção.
É importante, ainda, verificar se no decorrer do ano ocorreram conflitos internos por
conta da comunicação entre colaboradores e departamentos. A comunicação interna é uma
área que não deve ser negligenciada, já que tem efeito direto no engajamento e na
produtividade dentro da organização.
Identificar falhas
Identificadas quais foram as falhas na área de comunicação interna, é chegada a hora
de repensar sobre os meios utilizados e, se necessário, verificar qual é a melhor maneira de
reverter essa situação.
Se o meio de comunicação utilizado foi um mural de avisos e não teve muito sucesso
em fazer com que todos os colaboradores ficassem sabendo dos avisos, então é o
momento de identificar os motivos, por exemplo.
Alguns questionamentos devem ser levantados, tais como: o local onde o mural está
localizado é de fácil acesso? Fica em um local movimentado? Ou o problema está na
linguagem ou no material utilizado como meio?
Se a organização utiliza a TV corporativa e percebe que os colaboradores estão
alinhados com a cultura da organização e principalmente bem informados sobre o que
acontece, este é o melhor meio.
É preciso definir o que será deixado para trás e o que será aperfeiçoado para ter um
ano com a comunicação interna alinhada e eficaz.
Conhecer o público alvo
Para se obter o sucesso na comunicação interna, é preciso saber com quem estamos
falando. Da mesma forma, a equipe de marketing trabalha para alcançar um público-alvo,
que representa o seu cliente ideal. A equipe que atua na comunicação interna também deve
ter seu público-alvo bem definido para que o receptor da mensagem consiga se identificar e
entendê-la de forma clara.
É fundamental analisar os perfis, as necessidades de cada um, suas práticas de
consumo. Se os colaboradores se caracterizam como não tendo o costume habitual da
leitura, já se sabe então que elaborar textos extensos não resultará em bons resultados na
comunicação.
É preciso também compreender também como os colaboradores enxergam a
organização e a forma como a organização se comunica com os seus colaboradores, além
de identificar como a cultura da organização é percebida por esse público-alvo.
Essas informações direcionarão os responsáveis pela comunicação interna, no caso,
o departamento de recursos humanos, a adotarem práticas cada vez mais assertivas.
Alinhar os objetivos
Após analisar o ano que passou, é possível identificar os resultados e os gargalos, e
saber com quem se deseja falar. O que a organização espera alcançar por meio da
comunicação interna?
Surgem então diversas questões como: é preciso engajar colaboradores? Alinhar os
colaboradores com a cultura da organização? Manter a equipe informada sobre tudo o que
acontece? Diminuir retrabalhos e aumentar a produtividade?
Sem um objetivo bem claro e definido de onde a organização deseja chegar, fica ainda
mais difícil alcançar o resultado. Mas pela definição do objetivo é possível traçar um
caminho a ser seguido, com as ações corretas a serem feitas para alcançá-lo.
Planos de ação
Se a organização já sabe onde deseja chegar ao se dedicar melhor à comunicação
para o seu público interno, é o momento de pontuar as ações para alcançar os objetivos.
Novamente surgem questões como: quais práticas os responsáveis pela
comunicação interna deverão assumir no próximo ano? Será necessário o apoio de outros
departamentos? Produção de materiais? Eventos?
Atenção! Suas ações devem:
Ser realistas, para que sejam de fato executadas
Ter prazo determinado
Ser mensuráveis, para que os gestores possam mensurar os resultados, seja
durante e/ou no final do processo
Além disso, é preciso destacar e direcionar as ações aos seus respectivos
responsáveis diretos e às equipes envolvidas em sua execução, visando ao que poderá ser
alcançado ao concluir cada uma das ações e percebendo como isso irá auxiliar a
organização a alcançar seu objetivo maior.
Cronograma
Destaca-se a importância de montar um cronograma com todas as ações detalhadas
para que os envolvidos estejam informados sobre período de cada uma dessas ações.
É importante divulgar o cronograma a todos, e utilizar um gerenciador de tarefas para
criar um projeto e delegar cada uma das ações ao seu responsável, e ainda estipular prazo e
acompanhar o andamento.
O cronograma é parte fundamental da organização do plano de comunicação interna
para que tudo ocorra como planejado e para que o time à frente do planejamento
permaneça alinhado.
Mas você sabe qual é a importância de
planejar a comunicação interna?
Estas são apenas algumas formas de obter indicadores, mas cada organização deve
procurar apurar os dados baseando-se em sua cultura e realidade. Estes métodos servirão ainda
para medir o nível de assertividade que a comunicação interna está apresentando.
Selecionar os indicadores
Para saber se o que foi planejado está gerando resultados positivos, é importante
selecionar indicadores que comprovarão sua eficácia.
Assim, é possível identificar possíveis falhas ainda em tempo de corrigi-las para
encontrar as melhores formas de alcançar os objetivos.
Para extrair indicadores, pode-se utilizar:
Pesquisas internas – por meio de formulários, por exemplo
Softwares que forneçam indicadores da equipe, tais como níveis de
produtividade, retrabalhos – que podem ocorrer por uma comunicação
interna fraca e desalinhada, em que os colegas não entendem bem uns aos
outros
Participação dos colaboradores em eventos e processos da organização
Fidelização de clientes – já que eles possuem um relacionamento com parte
dos colaboradores
A organização pode alcançar resultados importantes que façam com que ela cresça mais,
por meio de um plano de comunicação interna bem-estruturado e seguido fielmente.
O planejamento da comunicação interna foca nos colaboradores,em como proporcionar
uma comunicação alinhada e um ambiente organizacional agradável, em que todos tenham voz.
Com isso, a organização ganha colaboradores engajados com a cultura da organização, já
que se sentem valorizados e com senso de pertencimento. Uma equipe engajada trabalha junto,
colaborando uns com os outros com ideias inovadoras e criativas, oportunizando a organização
insights e melhorias constantes.
Alinhar a comunicação por meio de um plano de comunicação interna diminui os
problemas de falta de compreensão e consequentemente retrabalhos. Diminuindo os
retrabalhos, a produtividade aumenta e resulta em trabalhos finalizados com mais qualidade.
Tipos de linguagem
O profissional responsável pela comunicação interna tem uma preocupação que faz pare
do seu dia a dia que está relacionada ao estilo de linguagem utilizada nos canais de
comunicação direcionados aos colaboradores.
É fundamental que todos os colaboradores entendam com clareza as mensagens
transmitidas, diminuindo os possíveis ruídos na comunicação. Inicialmente, pode parecer fácil e
óbvio, mas muitas organizações ainda pecam nessa questão.
A seguir, veremos alguns aspectos a serem considerados na elaboração das mensagens
para o público interno.
Comunicação da organização
Algumas organizações ainda têm a tradição como valor forte, que determina as
nuances do discurso organizacional.
Essas organizações utilizam a linguagem formal em qualquer circunstância. Porém,
outras organizações acreditam na modernidade, o que permite uma comunicação formal
com espaço para o uso de figuras de linguagem, com um texto mais livre, ou seja, informal.
Isso não quer dizer que sejam utilizadas palavras excessivamente coloquiais ou de
desrespeito à norma culta da língua portuguesa, significa apenas que as organizações
podem utilizar termos do cotidiano para se aproximar de seus colaboradores em sua
comunicação interna.
É importante ressaltar que não existe certo ou errado, há somente uma identidade a
ser respeitada.
Teor da mensagem
É necessário levar em consideração o que está sendo comunicado para determinar o
estilo de escrita. No caso de assuntos delicados, como um grande número de demissões
(em diversas áreas da organização) ou venda da organização, é preciso que seja adotada
uma postura séria, que precisa ser reflatida no discurso.
A comunicação interna ideal é aquela que melhor se encaixa nas necessidades dos
colaboradores, por isso não há uma fórmula única para isso.
Estes aspectos que foram detalhados acima são percebidos no contexto organizacional. A
pratica diária, em conjunto com o feedback dos colaboradores sobre os canais de comunicação
interna, auxilia na construção de uma comunicação ideal para a organização.
Formas de abordagem
Multiplicidade de públicos
Esta é uma questão bem complicada, principalmente no caso de uma organização
que tenha colaboradores de diferentes níveis de formação.
Os colaboradores com alto nível educacional irão exigir muito da comunicação, ao
mesmo tempo que palavras não corriqueiras podem interferir no entendimento dos
colaboradores com um menor nível educacional.
É incorreto afirmar que o colaborador com menor nível educacional é incapaz de
entender uma mensagem. Porém, é necessário tomar alguns cuidados, principalmente se o
assunto for complexo, como, por exemplo, a explicação dos cálculos que incidem sobre as
férias, ou ainda sobre os indicadores de participação nos lucros da organização.
Os canais de comunicação interna servem para facilitar a compreensão da mensagem
enviada aos colaboradores pela organização.
Vamos conhecer os canais de comunicação mais utilizados pelas organizações e entender
as vantagens e a forma de abordagem de cada um deles.
Mural de avisos
Uma das formas mais tradicional utilizada pelas organizações para se comunicar com
o público interno são os murais de avisos. Os murais são utilizados com panfletos e
cartazes fixados periodicamente.
Mesmo tendo um baixo custo, os murais têm perdido espaço para outros canais de
comunicação na medida em que não são atrativos e exigem um grande esforço de
atualização.
A dica é colocá-los em locais de grande circulação, como um refeitório ou espaço
comum e ainda nomear um colaborador em cada área para ficar responsável por sua
atualização periódica.
Figura 1 – Mural de avisos
Fonte: <https://endomarketin g.tv/wp-content/upload s/2017/03/jornal-mur al.jpg>.
E-mail
Os e-mails são muito utilizados nas organizações para a comunicação interna, por
meio de grupos que podem englobar toda a organização ou apenas as áreas específicas.
Dessa forma as mensagens enviadas serão acessadas pelos colaboradores e efetivamente
transmitidas.
É importante destacar que os e-mails já são bem comuns nas organizações e que ao
utilizar esse canal se corre o risco de ter as mensagens ignoradas, principalmente se os
colaboradores têm dificuldade de se interessar pelos conteúdos da organização.
Por isso, se for para investir nos e-mails como forma de comunicação interna, é
fundamental dedicar uma atenção maior aos títulos para garantir sua abertura e elaborar o
conteúdo de maneira clara e atrativa, para que a mensagem seja compreendida da melhor
forma.
Figura 2 – Caixa de e-mail
Fonte: <http://www.oficinade sistemas.com.br/s ite/01AdvCorpSystem 
/03OQueOferece/03EMail/Images /EnviandoEmail.jpg>.
TV corporativa
Uma forma de deixar a comunicação interna mais dinâmica e efetiva é a utilização da
TV corporativa, com notícias e informações exibidas em aparelhos de TV posicionados
estrategicamente na organização.
Desta forma, os colaboradores ficam a par de tudo que acontece na organização e
também podem receber treinamentos e capacitações a distância.
O ideal é que cada área tenha um espaço para postar suas novidades e que o formato
de vídeo seja utilizado com frequência.
Figura 3 – TV corporativa
Fonte: <https://www.suatv.com.b r/wp-content/uplo ads/2016/03/s olucao1.jpg>.
Canal de vídeos interno
Atualmente, o conceito de TV corporativa se expandiu para além dos aparelhos de TV,
sendo possível utilizar computadores, smartphones e tablets dos colaboradores, utilizando-
se de um canal de vídeos interno, que tem as mesmas funções da TV corporativa, porém de
forma muito mais acessível e simples. Cada área poderá ter seu espaço para divulgar
notícias e novidades e todos poderão acompanhar por seus próprios aparelhos.
O canal de vídeos interno pode servir, ainda, como meio para que a organização
ofereça treinamentos e capacitações de forma simples.
Mas é importante garantir a segurança dos conteúdos postados no canal, porque
podem conter informações sigilosas e estratégicas da organização.
Tanto para a TV quanto para o canal de vídeos interno é se tenha uma plataforma
estável e segura para gerenciar os conteúdos e mantê-los privados.
Figura 4 – Canal de vídeos interno
Fonte: <http://blog.screen corp.com.br/wp-conte nt/uploads/2015/07/ McAfee.jpg>.
Intranet
A intranet é muito utilizada quando se trata de comunicação interna. É por meio
dessas redes privadas que os colaboradores podem compartilhar arquivos e informações
confidenciais e se manterem conectadas a toda a organização.
Porém, a intranet é limitada em termos de comunicação e assim como os e-mails
pode perder sua efetividade em determinados contextos.
Figura 6 – Jornal interno
Fonte: material interno Senac
Jornal interno
O jornal interno é outro canal possível para realizar a comunicação interna, pois é
organizado de forma a destacar as notícias mais importantes e também tem um espaço
para cada área da organização. Mas este meio de divulgação de notícias tem perdido
espaço dentro das organizações, que querem economizar tempo e dinheiro, já que se trata
de um material difícil e caro de ser produzido por questões como edição e impressão.
Investir no relacionamento com o público interno por meio de uma boa comunicação
interna é tão importante quanto construir uma imagem de confiança e admiraçãode clientes,
fornecedores e sociedade. Ou seja, o que a organização apresenta para o mundo deve ser
totalmente alinhado com o que ela faz internamente, já que os colaboradores representam o
negócio e poderão engrandecer ou minar sua credibilidade.
É por isso que a comunicação empresarial precisa ser trabalhada de forma abrangente
para que os colaboradores estejam alinhados ao discurso oficial da organização, com seus
valores e crenças.
E isso é um diferencial que auxiliará a fortalecer o negócio tanto nos bons quanto nos
maus momentos, para desfazer mal-entendidos e boatos.
Figura 5 – Intranet
Fonte: <http://www.santodigital.com.br /wp-content/uploads /2017/03/lumapps-1 .png>.