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1 2 Índice AULA 1 – O QUE É TELEMARKETING? ............................................................................ 3 Implantação e Preparação do Operador 7 EXERCICIO 10 AULA 2 – CALLCENTER E QUALIDADE NO ATENDIMENTO ........................................ 11 EXERCICIO 16 AULA 3 – PLANEJAMENTO DE PRÉ-CHAMADA, A ESTRATÉGIA DA CAHAMA E A POS CHAMADA ................................................................................................................. 17 EXERCICIO 24 AULA 4 – FALAR AO TELEFONE E TIPOS DE CLIENTES ............................................. 25 EXERCICIO 31 AULA 5 – 05 CLIENTE INSATISFEITO, COMO ORGANIZAR O FLUXO DE LIGAÇÕES E A IMPORTANCIA DO TRABALHO EM EQUIPE................................................................... 32 EXERCICIO 37 AULA 6 – NEGOCIAÇÃO E FIDELIZAÇÃO ...................................................................... 38 EXERCICIO 45 AULA 7 – NEUROLINGGUISTICA E MOTIVAÇÃO .......................................................... 46 O vendedor que entendeu e aprendeu 51 EXERCICIO 53 AULA 8 – CODIGO DE ÉTICA E ERGONOMIA NO TELEMARKETING .......................... 54 EXERCICIO 67 3 Aula 01 – O que é Telemarketing? Telemarketing é o termo que designa a promoção de vendas e serviços por telefone. Atualmente, o termo foge deste corpo, ao abranger também cobranças e outros serviços, como atendimento ao consumidor e o suporte técnico, por telefone. O telemarketing é feito, por empresas especializadas trabalhos de divulgação e de orientação aos clientes de vários segmentos do mercado, sendo praticado em grandes ambientes denominados call centeres ou centrais de atendimento, chamadas de SAC, que significa serviço de atendimento ao cliente, permitindo variantes, como o SAT, serviço de atendimento ao telespectador. Na década de 80, o serviço se expandiu para outras áreas, inclusive a política, quando o consultor em marketing Mauro Ferreira introduziu-o pela primeira vez, isto aconteceu mais precisamente na campanha para vereador e prefeito do Rio de Janeiro em 1988, podendo ser certificado com quem tenha acesso a Câmara do Rio de Janeiro. A partir daí foi-se desenvolvendo e hoje se tornou em uma das mais poderosas estratégias políticas e de venda. Tipos de Telemarketing: Receptivo (In Bound) Trata-se do estilo no qual os operadores recebem as chamadas efetuadas pelos clientes ou os possíveis clientes da empresa; Antigamente era conhecido como "Passivo", mas como o termo era impróprio para designar atitudes adequadas ao atendimento telefônico o nome foi abolido; É chamado In Bound, pois significa salto para dentro, ou seja, a iniciativa se dá de fora da empresa para dentro; O cliente liga para a empresa para receber uma informação ou efetuar uma compra; Em casos de venda, as ligações externas são sempre consequências de um estímulo provocado pela ação da propaganda de resposta direta. http://pt.wikipedia.org/wiki/Telefone http://pt.wikipedia.org/wiki/Call_center http://pt.wikipedia.org/wiki/Call_center http://pt.wikipedia.org/wiki/Central_de_atendimento http://pt.wikipedia.org/wiki/Central_de_atendimento http://pt.wikipedia.org/wiki/D%C3%A9cada_de_1980 http://pt.wikipedia.org/wiki/Pol%C3%ADtica http://pt.wikipedia.org/wiki/Marketing http://pt.wikipedia.org/wiki/Campanha http://pt.wikipedia.org/wiki/Vereador http://pt.wikipedia.org/wiki/Prefeitura_%28Brasil%29 http://pt.wikipedia.org/wiki/Rio_de_Janeiro_%28cidade%29 4 Ativo (Out Bound) Trata-se do estilo no qual os operadores ligam para os clientes ou os possíveis clientes da empresa. Serve em qualquer aplicação de Telemarketing, exceto no atendimento a consumidores, uma aplicação rigorosamente receptiva. Logo, podemos dizer que se chama Out Bound, porque a iniciativa da ação se dá de dentro da empresa para fora. A empresa vai até o cliente para obter informação ou efetuar uma venda. Bem diferente do estilo receptivo, as pessoas escolhem o momento ideal e ligam por seu próprio interesse, no estilo ativo cabe um apelo extra para atrair o interesse do público ao qual se dirigem as ligações, o que inclui a ação da propaganda e da resposta direta. Quais são as maiores vantagens desse setor? O setor contrata mais do que a indústria automobilística; Não há distinção de sexo, idade, cor e classe social; O que mais contrata pessoas que nunca trabalharam. 22% dos que começam na área como Operador crescem e tornam-se supervisores em menos de seis meses. Trabalha em média 6 horas por dia. Todos os ramos e áreas do mercado de trabalho já acresceram em sua folha de pagamento, funcionários especializados em telemarketing. Como podemos definir a palavra TELEMARKETING? 5 Para simplificar seu significado, podemos dizer que: História do Telemarketing A história do Telemarketing confunde-se com a do Telefone, 04 anos após Alexander Graham Bell ter patenteado o seu invento em 1876, na Inglaterra, um pasteleiro na cidade de Berlim, mantinha um rudimentar cadastro com cerca de 180 pessoas para as quais oferecia os pastéis por telefone. Nos anos 50 revistas e jornais já publicavam anúncios com telefone para onde as pessoas podiam ligar solicitando os produtos/serviços anunciados. Existe uma foto de 1954 da Eletropaulo mostrando uma mesa com 10 telefones que eram atendidos por homens de paletó e gravata prestando serviços aos consumidores da antiga “LIGHT”, as ligações demoravam de 30 a 60 minutos. Ainda nessa década, a Ford capacitou 15 mil mulheres americanas que fizeram 20 milhões de ligações de suas residências para definir o mercado potencial de compradores de carro. Na década de 70, 7 milhões de consumidores americanos eram abordados por telefone para pesquisas, ofertas ou vendas, quase 50% desses consumidores eram receptivos às ofertas, a atividade gerou 6 bilhões de dólares anuais. Nos EUA, nos anos 80 nasceu o termo Telemarketing, significando vendas por telefone e nessa época, administradoras de cartão de crédito e editoras iniciaram a atividade no Brasil. Na década de 90, houve o surgimento do termo Call Center, sendo utilizado nos diversos segmentos de mercado: Comércio, Indústria e Serviços, com isso sua aplicabilidade aumentou consideravelmente, atuando em outras áreas, como: Sac, pesquisa, cobrança, agendamento de visitas para vendedores, retenção, help desk e pós-venda. Com o advento do CTI (integração do computador à telefonia), as empresas passaram a tratar melhor sua base de dados, possibilitando agregar fax, conectar-se à Internet (Contact Center) e oferecer melhores serviços aos clientes, inclusive com ofertas bem direcionadas e pertinentes. Telemarketing transforma o telefone Em uma arma comercial. 6 As telecomunicações no mundo 1. Globalização da Economia 2. Necessidades de Mercado 3. Evolução tecnológica Telecomunicações Comunicação à distância utilizando tecnologias elétrica, eletrônica e através de meios eletromagnéticos, incluindo óticos. Exemplos: Telegrafia, Telefonia, Televisão, Paging, Teleprocessamento, Rádio AM/FM, etc. Histórico das Telecomunicações 1876 – Alexandre Graham Bell; 1923 – Nasce a CTB; 1962 – CTB é nacionalizada; 1972 – Criação da Telebrás; 1995 – Fim do Monopólio; 1997 – Criação da Anatel; 1998 – Privatização das Teles; 2002 – Abertura do Mercado; 2003 – Abertura da Telefonia Móvel. 7 Implantação e Preparação do Operador Essa ferramenta de marketing vem obtendo espantosocrescimento e ótimos resultados tanto em grandes como em pequenas empresas e em todos os setores da economia. Vários fatores contribuíram para este crescimento: - O Código de Defesa do Consumidor vem oferecendo credibilidade aos serviços oferecidos pelo telemarketing; - Mudanças culturais no mercado brasileiro; - Forma mais rápida e econômica de contatar clientes; - Desenvolvimento da informática e das telecomunicações; - Aferição imediata de resultados. Um serviço eficiente de Call Center reduz de maneira significativa a perda de clientes e aumenta o lucro das empresas o que ocasionou o enorme surgimento dos SACs (Serviço de Atendimento ao Consumidor). Passo-a-passo do processo de implantação: 1º passo: Análise e planejamento; 2º passo: Arquitetura (Telecomunicação, Instalação, Software e Hardware); 3º passo: Aplicação (Qualificação e Testes); 4º passo: Ativação (Campanhas e Ciclo de vendas); 5º passo: Avaliação (Controles e Relatórios). Atividades envolvendo Telemarketing: Atendimento e Informação (SAC); Venda; Promoção (queima de estoque); Propaganda; Serviços; Assistência Técnica; Pesquisa; Prospecção e qualificação; Pós-venda; Agendamento de visitas; Geração de tráfego (atrair pessoas); Atualização de cadastro; Reativação de clientes inativos. Como podemos ver, o Telemarketing é um mercado em pleno crescimento e você, futuro Operador de Telemarketing está sendo preparado para entrar nesse mercado. Mas não apenas como „mais um‟ e sim um operador preparado, capacitado e plenamente capaz de crescer e se destacar. 8 Na sequencia saiba mais o que é ser um operador, quais suas responsabilidades, requisitos básicos para exercer a função e mercado de trabalho disponível hoje em dia. Operador de Telemarketing Recebe e responde chamadas telefônicas de pessoas solicitando informações sobre um serviço, produto, reclamações ou compra. Alguns operadores fazem chamadas externas para venda de produtos ou serviços. O operador de telemarketing é o profissional que entra em contato com as pessoas, via telefone, para oferecer algum serviço, produto ou promoção, ou recebe ligações de clientes com objetivo de fornecer informações, solucionar problemas ou sanar dúvidas. O telemarketing pode ser ativo (faz a ligação), sistema que visa divulgar a marca e vender o produto ou serviço, ou receptivo (recebe a ligação), sistema que visa informar e solucionar problemas, garantindo assim a satisfação do cliente. A área de telemarketing é muito pessoal, e estabelece uma relação entre a empresa e o cliente, portanto o operador tem a responsabilidade de representar a marca. Atualmente, essa área tem sido muito motivada e incentivada, na tentativa de tornar o serviço cada vez mais pessoal e individualizar a forma de tratar os clientes. Quais são os outros nomes da profissão de Operador de Telemarketing? Atendente de SAC; Operador de Televendas. Quais são as tarefas e responsabilidades da profissão de Operador de Telemarketing? Atende e responde a chamadas telefônicas. Toma nota de consultas de informações. Registra informações no computador 9 Fornece informações ou aconselhamentos. Pode vender produtos ou serviços. Pode fazer atividades de acompanhamento de vendas tais como: enviar cartas, faxes ou e-mails. Pode ligar para clientes para promover ou vender produtos ou serviços. Quais são os requisitos para ser um Operador de Telemarketing? Excelente comunicação verbal. Habilidade de saber ouvir. Saber lidar com clientes. Boa habilidade em computadores para entrar com dados e consultar informações. Conhecimentos Necessários Deve entender bem os produtos ou serviços da empresa de modo a fornecer um bom serviço aos clientes. Qualidades Pessoais Boas maneiras ao usar telefone. Saber ficar calmo e paciente quando trabalhando sob pressão. Saber trabalhar em equipe. Requisitos Físicos Voz clara e boa audição. Permanecer sentado por longos períodos de tempo. No final do curso falaremos sobre Ergometria, preste muita atenção nesta parte de seu curso, ela será essencial a sua nova profissão, mas principalmente para sua qualidade de vida e para sua saúde. Como é o local de trabalho da profissão de Operador de Telemarketing? Trabalha-se em Call Centers (escritórios especializados em atendimento telefônicos) ou SAC (serviços de atendimento ao consumidor). Normalmente utilizando computadores e telefones. E fazem contatos diários com outras pessoas (profissionais de empresas ou clientes) via telefones. Qual é o futuro da profissão de Operador de Telemarketing? Excelente futuro, pois as empresas estão concentrando o atendimento a clientes em Call Centers (uma pessoa ou centenas de operadores). Grande crescimento de oferta de empregos. Talvez seja a profissão que mais crescerá nos próximos anos. 10 Exercícios 1 – O que é Marketing? 2 – O que é SAT? 3 – Qual a Diferença do Marketing INBOUD para o Marketing OUTBOUND? 4 – Quais fatores contribuem para o crescimento do Telemarketing? 5 – Cite 5 atividades que envolvem Telemarketing? 6 – O que faz um Operador de Telemarketing? 7 – Quais os conhecimentos básicos obrigatórios para ser um Operador? 11 Aula 02 – Callcenter e qualidade no atendimento. CALLCENTER Como surgiu? O dinamarquês Agner Krarup Erlang foi a primeira pessoa a estudar o problema de redes de telefonia. Ao estudar a troca de ligações de um pequeno vilarejo ele criou uma fórmula, conhecida como a "fórmula de Erlang". A fórmula é utilizada no estudo de sistemas com perdas e para dimensionamento de recursos em qualquer sistema constituído por filas, inclusive troncos telefônicos, centrais de atendimento ou qualquer outro equipamento que receba tráfego. A concepção inicial da telefonia era ser um meio de comunicação à distância da voz humana. Hoje é enorme a quantidade e a diversidade dos serviços baseados em telefonia e que diariamente são usados no cotidiano como: fax, acesso a serviços bancários, Internet, etc. Para que esses serviços tivessem um funcionamento seguro e eficiente, foram necessários muitos estudos matemáticos e simulações computacionais para que chegássemos a entender como essas redes imensas devem ser projetadas e controladas. Ao longo do século XX, os engenheiros constataram que a natureza matemática de muitos dos problemas associados às redes telefônicas é essencialmente igual à encontrada em várias áreas da engenharia , como no estudo e projeto de redes de computadores, das malhas rodo e ferroviárias, bem como no agenciamento de tarefas industriais. Chegar – Esperar – Ser Atendido Desde que se conheça a demanda de ligações, tudo o que o engenheiro terá que fazer é calcular o número de linhas (ou canais, ou troncos telefônicos) que será suficiente para atender a tal demanda. http://pt.wikipedia.org/wiki/Dinamarca http://pt.wikipedia.org/wiki/Agner_Krarup_Erlang http://pt.wikipedia.org/wiki/Telefonia http://pt.wikipedia.org/wiki/Telefonia http://pt.wikipedia.org/wiki/Fax http://pt.wikipedia.org/wiki/Internet http://pt.wikipedia.org/wiki/Simula%C3%A7%C3%A3o http://pt.wikipedia.org/wiki/Engenharia http://pt.wikipedia.org/wiki/Rede_de_computadores http://pt.wikipedia.org/wiki/Demanda http://pt.wikipedia.org/wiki/Engenheiro 12 O que é Call center? Uma central de atendimento (ou call centre, ou ainda call center) é composta por estruturas físicas e de pessoal, que têm por objetivo centralizar o recebimento de ligações telefônicas, distribuindo-as automaticament e aos atendentes e possibilitando o atendimento aos usuários finais, realização de pesquisas de mercado por telefone, vendas, retenção e outros serviços por telefone, Web, Chat ou e- mail. Nas centrais de atendimento que usam tecnologiamais avançada nas posições de atendimento (PA's), os operadores contam com terminais de vídeo ou computadores ligados em rede que permitem consultar e efetuar registros das chamadas e dos atendimentos realizados. Também são utilizados softwares que monitoram e/ou gravam as ligações telefônicas e controlam o fluxo das chamadas, fornecendo dados para o melhor gerenciamento dos recursos humanos e tecnológicos. As maiores empresas/corporações utilizam as centrais de atendimento como forma de interagir e criar relacionamento com seus clientes. Os exemplos incluem companhias de serviço público, empresas de catálogos via correio, etc. Os Call centers são os principais setores contratante de call center é o serviço financeiro, seguido varejo, telecomunicações, seguros, saúde e editoras/gráficas, bebidas, recreação e lazer e por fim, linhas aéreas. Mais da metade dos call centers foram implantados após o processo de privatização do setor de telecomunicações, em 1998, mostrando que o ambiente mais competitivo permitiu a redução nos custos de implantação. Temas polêmicos em todas as centrais de telemarketing são o absenteísmo (faltas e ausências) e impontualidade. É importante que você, futuro Operador de Telemarketing esteja atendo a essa informação, afinal, a rotatividade de funcionários neste setor só vem crescendo. Talvez, esse seja a maneira mais fácil e rápida de se destacar no seu novo emprego. Algumas empresas estão tão preocupadas com isso que dão incentivos à presença, com premiações e comemorações. http://pt.wikipedia.org/wiki/Posi%C3%A7%C3%A3o_de_atendimento http://pt.wikipedia.org/wiki/Computadores http://pt.wikipedia.org/wiki/Rede http://pt.wikipedia.org/wiki/Softwares 13 Se o número dos atestados médicos cresce (lembre-se que falamos anteriormente da importância da Ergometria), a empresa oferece ginástica laboral, exercícios vocais, massagens anti-stress, salas de descompressão e etc. E por fim, as empresas utilizam todas as suas armas na motivação. Mas nenhuma estratégia da empresa funcionará se você não „vestir a camisa‟ da sua profissão, enfrentar as dificuldades, aprender a lidar com pressão e stress e principalmente acreditar no que faz e nos mercado que está entrando. Ou seja, só será um Operador de Telemarketing de sucesso se você acreditar que é possível ser um Operador de Telemarketing de sucesso. Utilize seus sonhos e objetivos como motivação diária. Utilize o que aprender nesse curso (sobre o crescimento deste mercado e a infinitas oportunidades neste ramo) como motor de impulsão para vencer o stress e mantê-lo sempre cordial, atencioso e ouvindo (realmente) quem está do outro lado da linha. Qualidade no Atendimento O atendimento telefônico talvez nos tempos atuais seja tão importante ou mais importante do que o atendimento presencial. Em grandes metrópoles a dificuldade de se locomover até o atendimento só vem crescendo e a internet e telefone são as maneiras mais rápidas, fáceis e seguras de se resolver problemas. Existem quatro tipos de chamadas: Auxílio (por exemplo: „Deu um problema em meu computador, me ajude‟), Pergunta (por exemplo „Gostaria de saber uma informação sobre produto X‟), Reclamação (por exemplo „Meu serviço não funciona, resolva‟) e Compra (por exemplo „Gostaria de comprar determinado serviço). Vamos aprender como um Operador de Telemarketing deve se portar em cada tipo de chamada. CHAMADA AUXÍLIO: Quem sofreu uma pane pensa que ele é o único nessa situação e exige que se faça IMEDIATAMENTE tudo por ele. É preciso rapidamente trazer a pessoa de volta à realidade, saber fazê-la esperar. 14 CHAMADA PERGUNTA Tem tempo, não tem pressa, quer todos os detalhes, quer saber tudo. Faz perguntas, uma atrás da outra! É preciso rapidamente trazer esta pessoa de volta à realidade, tranquiliza-la e concluir. CHAMADA RECLAMAÇÃO: É injusta, está com raiva, frustrada, não tem necessariamente razão. É preciso rapidamente trazer a pessoa de volta à realidade, acalmá-la, tirá-la das turbulências e conseguir que entenda as razões. CHAMADA COMPRA: Quer tudo e rápido, não quer incômodos. É preciso rapidamente trazer a pessoa de volta à realidade. Pelo preço que pode pagar não pode ter tudo. Saber atender por telefone é saber fazer que o cliente pouse na realidade sem se irritar, sem se sentir ofendido ou incompreendido. 15 O que o cliente avalia no Operador de Telemarketing? Educação, cortesia e simpatia; Tratamento personalizado; Confiança, lealdade e respeito; Simpatia e interesse no atendimento; Disposição para resolver seu problema; Atuação como parceiro/amigo. Características de uma boa venda: A venda de qualquer produto pode ser enquadrada em uma das seguintes categorias: - Venda PASSIVA: Venda passiva é aquela em que o comprador procura o vendedor para adquirir o produto ou o serviço. - Venda ATIVA: A venda ativa acontece quando o vendedor vai ao comprador para oferecer seus produtos ou serviços. Toda a sistemática e a técnica de venda por telefone, desenvolvida a seguir é dirigida à venda ativa, pelo fato de ser mais completa, portanto, englobando também todos os passos da venda passiva. Há uma escola de pensamento que crê que quanto melhor um vendedor se vestir, quanto mais sofisticado for seu carro, quanto mais joias usar, mais seu cliente confiará nele. Afinal de contas, ele não seria bem- sucedido se seu produto não fosse bom. Um vendedor por telefone não pode impressionar seu cliente com um relógio de diamantes e, se dissesse que tinha um, o cliente não acreditaria. Sua voz faz às vezes do seu terno, dos sapatos engraxados. Seu relógio caro, seu carro esporte vermelho, e todos os outros artifícios que os vendedores usam para ganhar a confiança dos clientes. Se sua voz for fraca, desanimada, triste, hesitante, ou alguma outra coisa que não firme, clara, dinâmica, você estará se arruinando antes que o cliente tenha chance de ouvir o que tem a dizer. Seja otimista! Fale com autoridade! Seja seguro de si mesmo e de seus objetivos. Tente ter em mente que, embora tenha invadido a paz e a calma do comprador, você tem um motivo para estar ligando. Está ligando para ajudá-lo a comprar o seu produto. Podemos dividir a venda por telefone em três etapas: - Planejamento pré-chamada; - Estratégia da chamada e Controle pós-chamada. Veremos cada uma dela, nos capítulos a seguir. 16 Exercícios 1 – O que é CALLCENTER? 2 – Como surgiu o CALLCENTER? 3 – Quais os principais setores contratantes dos CALLCENTERS? 4 – Como se portar em cada tipo de chamada: a) Chamada AUXILIO; b) Chamada PERGUNTA; c) Chamada RECLAMAÇÃO; d) Chamada COMPRA. 5 – Qual a diferença entre VENDA PASSIVA e VENDA ATIVA? 17 Aula 03 – Planejamento de Pré-Chamada, A Estratégia de Chamada e Pós-Chamada Pré-chamada A organização é uma característica insubstituível, o único ingrediente vital, encontrado em todos os grandes vendedores, independente do que vendam, onde ou como vendam. Antes que o telefone seja retirado do gancho, devemos nos certificar de que todo o material necessário ao nosso trabalho está à mão. Da mesma forma, o material desnecessário deve ser guardado. Uma lista pode ser feita, com o que precisamos para realizar nossa tarefa a cada dia: lápis, canetas, boletos, bloco para anotações, relatórios, etc. Não nos esqueçamos de desenvolver uma atitude positiva com relação à tarefa que temos pela frente e de nos certificar que conhecemos detalhadamente os produtos ou serviços com os quais iremos trabalhar. Podemos fazer o planejamento pré-chamada respondendo a três perguntas básicas: - Para que chamar?- Quem chamar? - Quando chamar? Para que chamar? Devemos ter claramente definido o objetivo da chamada. Exemplos típicos de objetivos são: a) Vender a um cliente novo; b) Recuperar um cliente inativo; c) Vender uma nova linha de produtos; d) Qualificar clientes potenciais; e)Vender produtos em promoção. É muito importante termos o cuidado de não misturar vários objetivos no mesmo telefonema. Não se deve, por exemplo, ligar para qualificar clientes e neste telefonema tentar vender algum produto. Outro motivo para fazermos chamadas para cumprirmos nossas metas. As metas são importantes. Um vendedor precisa delas para avaliar o seu progresso. Existem metas da empresa, da gerência e também você deve ter suas próprias metas. A meta deve ser realista, mas desafiadora. Quem chamar? Conforme o objetivo da chamada, telefonaremos a diversos segmentos de clientes. Antes de cada telefonema, devemos consultar nosso arquivo (database) de Informações sobre clientes. 18 No database são registrados diversos dados necessários para se desenvolver uma abordagem bem sucedida, tais como: - Nome do cliente/contato chave; - Função/profissão; - Número do telefone (comercial ou residencial); - Melhor hora para telefonar; - Endereço para envio de correspondências; - CGC/CPF; - Histórico de negócios em geral e realizados por telefone; - Histórico de chamadas efetuadas; - Necessidades especiais/específicas; - Anotações pessoais (nome da esposa, nr. de filhos, hobbies, etc). Pode ser geral ou segmentado por tipo de produto ou serviço; arquivado em ordem alfabética/segmento de clientes, produtos/serviços. Deve ser revisado e atualizado periodicamente. Arquivo de Informações sobre clientes presta significativo apoio ao vendedor, na sua argumentação de venda, na medida em que possibilita conhecer detalhes específicos de cada cliente abordado. Pode ser manual ou computadorizado e variar de acordo com o tipo de empresa ou objetivo. O primeiro e mais importante passo para um telefonema de vendas bem-sucedido é fazer com que a pessoa certa atenda ao telefone. Certifique- se de que está falando com um comprador. A melhor conversa de vendedor do mundo de nada adianta se a pessoa com a qual se está conversando não for o responsável pela tomada de decisões. Quando chamar? Faz parte também do planejamento pré-chamada identificar os horários mais adequados para chamar cada cliente. Nunca devemos fazer uma chamada de vendas num horário em que o cliente esteja atarefado. Devemos perguntar-lhe qual a melhor hora para telefonar e fazer esta informação constar do Database. Vejamos, a seguir, alguns horários convenientes para alguns tipos de clientes em potencial: Executivos: 08:00 às 09:00 ou após as 17:00; 19 Donas de casa:15:00 às 17:00; Comerciantes: 10:00 às 11:00/ 15:00 às 16:00; Médicos: após 20:00, em casa. 20 A Estratégia da Chamada e Pós-Chamada O profissional de Telemarketing deve guiar e direcionar a conversação com o objetivo de efetivar a venda. Isto é feito tendo uma estratégia para a chamada que o mantenha no controle do início até o fim. Tendo um roteiro (script) para seguir podemos retomar a linha da conversa, sempre que ela se desviar do objetivo desejado. A seguir veremos os sete passos principais para um telefonema de vendas de sucesso. 1º. Identifique-se e à sua empresa: Faça isso com calma e simplicidade. 2º. Estabeleça um bom relacionamento: O primeiro contato é importantíssimo. A primeira impressão, geralmente, é a que fica. Para estabelecer um bom relacionamento você pode: - fazer um comentário agradável sobre a empresa do cliente; - mencionar algo que vocês tenham em comum; - dizer alguma coisa que estimule a vaidade ou orgulho do cliente. 3º. Faça um comentário que crie interesse: Chame a atenção do cliente para seu produto com um comentário rápido que crie interesse. Mencione, por exemplo, alguma promoção especial nos preços ou algum benefício que uma nova característica traz. Faça com que o cliente queira continuar lhe escutando. 4º. Transmita sua mensagem de vendas: Toda mensagem de vendas deve ser muito bem preparada, para persuadir o cliente a comprar, seja através dos seus argumentos ou das respostas às perguntas que ele vai fazer. Devemos preparar um "script", isto é, um guia da conversa telefônica no qual estão previstas as mensagens de vendas e as melhores respostas às eventuais objeções. Toda mensagem de vendas é única. 21 Ela é feita sob medida para cada tipo de produto ou serviço a ser vendido. Toda mensagem de sucesso tem dois elementos em comum: - Ressalta os benefícios mais que as características; - Usa terminologia adequada às vendas; As características descrevem o produto ou serviço. Os benefícios referem-se à satisfação do cliente ao adquirir o produto ou utilizar o serviço. É muito raro alguém comprar um produto ou serviço antes de saber como pode tirar vantagens dele. As vantagens são o que o cliente realmente compra, portanto as mensagens do vendedor devem ser baseadas nos benefícios ou vantagens e não nas características. Portanto, ao planejar sua chamada, liste cada característica e os respectivos benefícios que elas trazem. Na venda por telefone as palavras são uma grande arma. Importante usar palavras que causam impacto, atraentes, coloridas e personalizadas, que envolvam o cliente e o torne interessado no seu produto. 6º. Supere as objeções: Este é o ponto crucial de todo telefonema de vendas. O cliente pode demonstrar resistência à compra, ou seja, fará objeções. Não desista, supere as objeções baseando-se nas vantagens do seu produto. Existem passos bem definidos para superar objeções: I) Aceite a objeção: Não discuta. Você vencerá a discussão e perderá a venda. Concorde sempre. A palavra "discordo" não existe no dicionário do Telemarketing. As objeções são um bom sinal. Elas indicam que o cliente está ouvindo e pensando sobre o que você está dizendo. Aqui você tem que saber ouvir. II) Entenda a objeção: Faça perguntas ou reafirme a objeção até estar certo que compreendeu o sentido e o motivo real do cliente estar resistindo às suas colocações. Responder apressadamente pode ocasionar mal entendido e desvios do objetivo da conversa. As técnicas para entender rapidamente a objeção são: 22 - perguntar diretamente o que você acredita ser a objeção, ou reafirmar a objeção com suas palavras, dizendo o que realmente entendeu e esperar uma confirmação. III) Prepare o cliente para a sua resposta: Você deve estar seguro de que o cliente ouvirá sua resposta. Assim, desperte seu interesse e curiosidade. Faça com que ele fique receptivo. A ideia é fazer com que o cliente queira ouvir sua resposta. IV) Responda à objeção: A resposta à objeção surgirá naturalmente, desde que você tenha conhecimento profundo do seu produto ou serviço, o que dará argumentos para transformar as características em benefícios, superando qualquer objeção colocada. Um bom profissional de vendas é um estudioso, um pesquisador do seu produto, da concorrência, do mercado e das circunstâncias que podem influenciar suas vendas. V) Reforce as vantagens e os benefícios: Dê ao cliente outra razão persuasiva do porque da compra. Imediatamente após responder à objeção, reforce ou acrescente uma vantagem ou benefício que o seu produto traz. Esta técnica acentua os pontos positivos, contornando os motivos pelos quais o cliente não quer comprar, não permitindo que ele se detenha na objeção. 7º. Feche a venda: Superadas as objeções, tente fechar a venda, colocando o cliente em situação de optar: "Entregaremos a suageladeira pela manhã?” "O senhor deseja mais alguma informação sobre essa moderna geladeira?” Use perguntas de escolha forçada, onde qualquer resposta é sim para a venda: "O senhor prefere comprar com o cartão de crédito?" Anote tudo que ficou combinado e confirme com o cliente os pontos principais. 8º. Agradeça: Agradeça ao cliente, de maneira educada e procurando deixar claro que a sua empresa está sempre à disposição dele. Se for o caso, marque a data do próximo telefonema. 23 Controle de Pós-Chamada: O controle pós-chamada é o acompanhamento pós-venda, visando certificar-se que tudo que foi prometido ou combinado durante a venda será cumprido, garantindo assim, satisfação plena ao cliente. Este acompanhamento é composto de três etapas que consistem em: Anote tudo que foi combinado: - produto ou serviço vendido; - quantidades; - valores; - data; - condições de pagamento; - data para o próximo contato; - outros dados importantes. Providencie para que sejam cumpridos os acordos: - Preencher os formulários necessários; - Acionar os setores internos da empresa para que tudo saia conforme prometido ao cliente. - Deve-se ter atenção para cada detalhe e verificar os detalhes que mostram que tudo está conforme o entendimento com o cliente. Caso algo saia errado, deve-se entrar em contato com o cliente, imediatamente, (antes que ele o faça) e informar-lhe que as providências já estão sendo tomadas. 24 Exercícios 1 – Quais as perguntas básicas deve-se responder no Planejamento Pré-Chamada? 2 – Qual o melhor horário pra ligar: a) Executivo; b) Dona de Casa; c) Comerciantes; d) Médicos 3 – Quais são os 7 passos de uma venda de sucesso? 4 - Qual o favor mais importante no Pós-Venda? 25 Aula 04 – Falar ao Telefone e Tipos de Clientes Vender por telefone não é simples e nem fácil. Mas mesmo que tenham que realizar uma quantidade imensa de telefonemas e em poucos minutos, nunca devem esquecer- se de tratar de ganhar a simpatia do prospecto mediante atenção, gentileza, educação e um amplo conhecimento do produto ou serviço que irão oferecer. Falar bem ao Telefone: - Use volume certo de voz: Posicione o telefone ou microfone (em caso de fone de ouvido) corretamente junto ao ouvido e a boca. Assim, não precisará falar muito alto nem muito baixo. Fale normalmente. - Use a velocidade correta para falar: Falar muito rápido pode causar mal entendidos e gerar desconfiança. Não confundir "ser breve" com "ser veloz". Falar lentamente também é um problema. Sua voz soará como uma canção de ninar e fará você parecer enfadonho e desentusiasmado. Fale a uma velocidade regular de conversação. - Use riqueza de variação na sua voz: Pessoas gostam de falar com pessoas, não com máquinas. Através da entonação (mais grave ou mais aguda) uma mesma palavra, dentro de uma frase, pode transmitir emoções diferentes ao ser pronunciada. Sons graves são mais vigorosos e sérios enquanto os agudos são mais alegres e vivos. Use a combinação dos dois para enfatizar ideias ou argumentos. - Fale: Para ser bem compreendido, é preciso ter boa dicção e falar com voz clara e expressiva. Articule bem as palavras. Não coloque na boca lápis, caneta, palito, chicletes ou qualquer outra coisa, enquanto falar ao telefone. - Use as palavras certas: 26 O vocabulário usado deve ser do conhecimento do receptor. Use palavras e termos que o cliente conheça ou ele não compreenderá sua mensagem. O publicitário Duda Mendonça afirma: “comunicação não é o que a gente fala; é o que as pessoas entendem”. Caso na mensagem exista possibilidade de mal entendido (ruído de comunicação), então haverá mal entendido. - Crie uma boa imagem: Na comunicação por telefone não existe o contato visual, portanto, sua voz deve criar a imagem na mente do cliente. Desta forma, é importante não apenas "o que você diz", mas, também, "como você diz". Sua voz deve transmitir: "eu sou cortês, diplomático, prestativo e competente". Portanto, use a voz como um sorriso. - Diga: Uma pessoa pode falar e não dizer nada. Portanto, diga o que você tem a dizer de uma maneira ordenada. Expresse suas ideias e argumentos de uma maneira lógica e fluente. Envolva o cliente com a sua fala. Um amontoado de palavras soltas, destroem a atenção do interlocutor. Para ouvir bem ao telefone: - Não interrompa o interlocutor: Coloque-se no lugar dele e ouça sem interromper. LEMBRE-SE: Quando duas pessoas falam ao mesmo tempo, nenhuma está ouvindo. - Fique atendo: Concentre sua atenção no que o cliente está dizendo e não se distraia. Atente para as entonações de voz do interlocutor, isto pode ajudá-lo a perceber exatamente o que ele está sentindo. - Ele está convencido? É hora de fechar a venda. - Ele está confuso? É necessário uma informação adicional. - Entenda tudo que é dito: Se você não entender tudo, faça perguntas, pois se não esclarecer tudo imediatamente, um ponto perdido pode prejudicá-lo mais tarde. - Ouça: Assim como se fala sem dizer, pode-se escutar sem ouvir. Enquanto a pessoa fala, não fique pensando na resposta, faça isto antes, preparando bem seus argumentos. Nunca tire conclusões antecipadas do que o cliente está dizendo, nem tente terminar suas frases mentalmente. - Tome notas: É muito bom tomar notas, mas escreva apenas as idéias chaves. Você pode facilmente se perder na conversação, caso se concentre demais na sua escrita. 27 Expressões Proibidas ao Telefone: GÍRIAS “Tá legal”, “falow”, „valeu”, etc. EXPRESSÕES REPETITIVAS “Não, não é”, “tá, tá bom, “hãnran”, etc. EXPRESSÕES CONDICIONAIS “Eu gostaria”, “...poderia”, “...faria”, etc. EXPRESSÕES ÍNTIMAS “Gato(a)”, “amorzinho”, “filho(a)”, “querido(a)”, “meu bem”, etc. EXPRESSÕES NEGATIVAS “Não”, “não sei”, “não podemos”, “eu não consigo”, “nunca”, “impossível”, “difícil”, “isso é um problema”, etc. EXPRESSÕES AGRESSIVAS OU IMPOSITIVAS “O sr. ainda não entendeu?”, “O sr. Não está entendendo”, “tome nota”, “já anotou”, “o sr. tem que”, “isso não é verdade”, “engano seu”, etc. “Um segundo só”, “aguarde só um minutinho”, “por favor, ligue daqui a pouco”, “ligue mais tarde”, etc. Criticar o trabalho de outro colega de atendimento; Criticar a própria empresa e/ou funcionário de outro setor. O mais importante de tudo é o bom senso. Aja sempre como você gostaria de ser tratado por um Operador de Telemarketing. Educação, atenção e disposição nunca são demais. Grave em sua mente o princípio dos “3 AS”, e você será um Operador de Telemarketing que sempre se comunicará com maestria ao telefone: ATITUDE ATENÇÃO AÇÃO ATENDIMENTO COM OBJETIVIDADE 28 Principais tipos de Clientes Os três principais tipos de clientes que você encontrará são: Cliente Irritado! Cliente envergonhado! Cliente insistente! Vamos ver como proceder com cada tipo de cliente: 29 Cliente irritado: Esta pessoa requer de sua parte muita habilidade e técnica. Ela vai querer desabafar ou descarregar todo o seu descontentamento em você, pois naquele momento, é você quem está representado a empresa. Eis algumas dicas Fique calmo; Seja objetivo; Não se oponha ou discuta com seu interlocutor; Não se detenha nos seus sentimentos (isso não é pessoal); Não o interrompa. Deixe-o desabafar; Diga “Eu compreendo como o sr. Se sente”; Ajude-o. Peça para que diga como você deseja ajudá0lo; Transpareça empatia e vontade de resolver o seu problema; Desmembre o problema em partes administráveis; Estabeleça com o cliente as prioridades de ação; Repita e certifique-se oque foi combinado (prazos, etc.); Peça auxílio se não conseguir resolver sozinho (colega ou superior). Cliente envergonhado: Esse grupo se subdivide em vários tipos: os desorganizados, os confusos, os solidários, os caluniadores, os temerosos e os tímidos. Eis algumas dicas: Fique calmo; Seja objetivo. Procure saber exatamente o que ele quer; Seja afirmativo; Não tenha medo de ser firme, porém educado; Esforce-se e concentre-se para obter o controle da situação; Use perguntas diretas, para obter respostas custas; Evite ao máximo lhe fazer perguntas abertas ou pessoais; Se não conseguir êxito no relacionamento, passe para um colega ou para seu superior. Mas cuidado, faça isso 30 de forma educada garantindo-lhe que seu problema será resolvido por esta pessoa. Cliente insistente: É facilmente identificado: Quer sempre falar com seu chefe. Acredite que você não é capaz de resolver seu problema. É o único dono da verdade e não admite ser contrariado. Resumindo: é o famoso “chato”. Eis algumas dicas: Fique calmo; Não considere sua insistência como algo pessoa. Coloque-se humilde e com toda disponibilidade de lhe ouvir e resolver o seu problema; Fique seguro de si. Seja firme, porém educadamente; Mostre sua competência. Deixe bem claro que você tem condições de resolver o problema; Em último caso, se não tiver outra forma de resolver, não se aborreça. Passe-o para seu superior, avisando-o da personalidade do cliente. Você pode ter achado que nos esquecemos do grande problema do atendimento telefônico: o cliente insatisfeito. Por ser um caso que demanda mais atenção, postura e busca por soluções, vamos dedicar um capitulo exclusivo para eles. 31 Exercícios 1 – Quais os principais pontos de como falar bem ao telefone? 2 – Quais os principais pontos de como ouvir bem ao telefone? 3 – Cite 3 expressões proibidas do Telemarketing? 4 – Quais são os „3AS‟ do Telemarketing? 5 – Como agir com cada um dos tipos de clientes abaixo: a) Irritado; b) Envergonhado; c) Insistente. 32 Aula 05 – Cliente Insatisfeito, Como Organizar o Fluxo de Ligações e a Importância do trabalho em equipe É difícil saber o que fazer com a ira de um cliente quando ela nos atinge. O primeiro impulso é tirar o corpo fora – “Não grite comigo, não fui eu quem fez isso” – ou rebater com veemência. Nenhuma das opções é boa para o cliente, nem pra você. As pessoas que ligam às vezes já estão zangadas antes, outras ficam irritadas durante o telefonema – com frequência e inesperadamente. Em qualquer situação, quem está irado provavelmente lançara isso na sua cara. Afinal de contas, pelo telefone raramente você vê a raiva começando a surgir. Quando a raiva do cliente não é solucionada, você pode olha-lo por outro ângulo. Se você não fizer isso, vai perdê-lo para sempre, e sem clientes, não haverá realmente motivo para ficar ocupando o telefone. Tratar de forma adequada o cliente é positivo para você. Rebate-se a altura, está dizendo que não tem poderes – que não pode fazer nada para melhorar a situação. Essa mensagem desgastará a sua autoimagem mais do que qualquer outra coisa. Administrar a ira do cliente de forma positiva exige que você aprenda a pensar na raiva de uma nova maneira. Quando o cliente manifesta sua raiva com você, isso é sinal de que ele se preocupa com o que está acontecendo, que ele quer uma solução. Ou seja, este cliente você pode recuperar e cativa-lo. A estrada da Recuperação 1. Peça desculpas. Reconheça os sentimentos do seu cliente e desculpe-se pelos inconvenientes. 2. Ouça, mostre empatia e faça perguntas francas. Use suas técnicas para mostrar ao cliente que você se preocupa e quer saber qual é o seu real problema. 33 3. Conserte o problema de forma rápida e positiva. Faça tudo o que for necessário para dar ao seu cliente o produto ou serviço originalmente esperado. 4. Ofereça compensações. As vezes, fazer o que deveria ser feito desde o inicio, não basta. Um gesto de compensação diz: “Quero acertar as coisas com você.”; 5. Mantenha suas promessas. O serviço entra em pane quando o cliente acha que suas promessas não foram cumpridas. Certifique-se de cumpri-las e só faça as que puder cumprir durante o processo de recuperação. 6. Acompanhe. Depois de implementar sua solução, faça um acompanhamento em sua empresa. O novo pedido foi embarcado como prometido? O problema original foi resolvido? Faça um acompanhamento com o cliente também. A solução funcionou? Seu cliente está satisfeito? Vale a pena recuperar o cliente? Perder clientes é sempre sinal de que alguma coisa está errada no andamento de uma empresa, mas o custo para recuperar esses clientes perdidos pode ser mais alto do que o benefício que eles podem proporcionar à empresa. Para fazer essa logística é preciso medir o nível de rentabilidade que esses clientes trazem para a empresa e quanto a empresa pode perder com o seu afastamento. Para isso a consultora Carolina Calaça explica que a companhia precisa saber classificar seus clientes entre os de maior valor (que dão lucros para empresa), de maior potencial (que futuramente podem trazer bom retorno), de valor estratégico (formadores de opinião) e clientes Below Zero (que custam muito caro para a empresa e geram prejuízos). Para este último tipo os esforços de recuperação não valem a pena. Os demais precisam ser muito bem cuidados porque perdê-los é prejuízo certo. A consultora alerta que a recuperação de um cliente perdido pode custar dez vezes mais a uma empresa do que ganhar um novo cliente. “Recuperar um cliente perdido exige grandes investimentos e esforço sem garantias de resultados. É mais fácil e mais inteligente relacionar-se bem com os clientes já conquistados criando para eles diferenciais que os tornem leais à empresa”. Ela ressalta também que é necessário saber os reais motivos que levaram o cliente a desertar e mudar para o concorrente, fator que nem sempre estão dispostos a revelar. 34 Os fatores que mais causam às empresas perda de clientela são em 68% das situações o descaso de funcionários com o cliente, 14% correspondem insatisfação com os produtos ou serviços, 9% são atraídos por ofertas mais atrativas dos concorrentes, 5% são influenciados por terceiros, 3% se mudam de cidade e 1% morre. “Em média as empresas perdem 50% dos clientes em 5 anos”, diz. Para evitar que o cliente procure o serviço ou produto concorrente, é importante ampliar os canais de comunicação e monitorar SAC, redes sociais e sites de reclamações, canais que podem evitar a perda antes que ela aconteça e enquanto ainda é possível revertê-la. Ou seja, seu papel é primordial e imprescindível para manter ou recuperar clientes. 35 Como organizar o Fluxo de Ligações e a Importância do Trabalho em Equipe Para que a empresa tenha seu Fluxo de Ligações organizado, alguns pontos precisam ser levados em conta, mas o principal dele é o Pós- chamada. O Controle do Pós-Chamada: - O operador deve ter tudo anotado; - O controle de chamada deve estar todo preenchido (se for o caso); - Tudo que foi combinado tem que ser cumprido, na integra; - O operador deve recorrer à sua equipe e/ou à outros setores, a fim de resolver o problema do cliente, o mais breve possível; - O operador deve acompanhar todo o processo de resolução do problema; - Uma vez o problema solucionado – alternativas e opções para o cliente, ligar e informa-lo. Importância do trabalho em Equipe na Resolução dos Problemas: Veja no anagrama abaixo a diferença de um bom ou fraco trabalho em equipe: Bom trabalho em equipe gera: Satisfação dos clientes Baixo Turnover de clientes Baixo Turnoverde funcionários Margens de lucro mais elevadas Funcionários satisfeitos 36 Fraco trabalho em equipe gera: *Turnover = rotatividade de pessoal. Insatisfação dos clientes Alto Turnover de clientes Alto Turnover de clientes Margens de lucro mais Baixas Funcionários Insatisfeitos 37 Exercícios 1 – Cite 4 exemplos da „Estrada da Recuperação‟; 2 – Vale a pena recuperar o cliente? 3 – Como Fazer um Controle de PÓS-CHAMADA? 4 – Qual a principal diferença entre m BOM e um FRACO trabalho em equipe? 38 Aula 6 – Negociação e Fidelização Sua capacidade de ganhar dinheiro, para você e para sua empresa, depende de sua habilidade em negociar. Vamos ver algumas dicas que lhe permitirão negociar melhor e com mais segurança: Impasse: Quando você chegar a um impasse, a um beco sem saída, numa discussão de preço com o cliente, a melhor coisa a fazer é deixar o preço de lado por alguns momentos e resolver outros assuntos ainda estejam pendentes. Negocie a data de entrega, a garantia, a instalação e daí por diante, simplesmente para afastar o foco da negociação do tema preço e para poder progredir na mesma. A primeira oferta: Nunca aceite a primeira oferta, por mais atrativa que ela possa lhe parecer. Tenha muito cuidado para nunca dizer „sim‟ muito rapidamente, porque isso automaticamente dispara dois pensamentos na cabeça do cliente. a) Nós poderíamos ter conseguido um negócio melhor (e da próxima vez eles vão tentar, ou dar próxima vez nós vamos tentar). b) Alguma coisa deve estar errada aqui. Se este vendedor está aceitando a nossa proposta e nós pensávamos que ele nunca poderia aceita-la, é melhor a gente checar todos os detalhes novamente. Por isso sempre negocie, mesmo que a primeira oferta seja perfeitamente aceitável. Você sempre quer que o outro lado saia com um sentimento de vitória nas negociações. Na verdade isto é quase a definição de um bom negociador. Dois vendedores podem estar negociando o mesmo tipo de equipamento com dois clientes similares. Ambos acabam fechando negócio pelo mesmo valor em reais, mas o bom negociador deixa o cliente com a sensação de que ele (o cliente) venceu. O negociador amador sai da 39 mesa de negociação com a sensação de ele ter feito um bom negócio e o cliente perdido. Nunca se esqueça de que se o cliente sai da negociação com a sensação de ter pedido, ele provavelmente não voltará a fazer negócios com você. E se fizer, ele vai tentar na próxima negociação tirar essa diferença. A Mordida A mordida funciona tanto para o lado do vendedor quanto para o comprador. Ela simplesmente quer dizer que você tenta arrancar algo a mais do que aquilo que estava sendo negociado e normalmente isso é feito nos momentos finais da negociação. Vamos imaginar que você esteja vendendo um guindaste e logo de cara, no início da negociação, você mencione para o cliente que é importante ele comprar mais peças de reposição, peças sobressalentes. O cliente provavelmente vai dizer „nós sabemos que vocês ganham muito dinheiro com essas peças de reposição. Não se preocupe que quando a máquina quebrar a gente coloca o pedido e vocês fazem a entrega da peça. Não necessitamos investir esse capital agora.‟ Não se apavore. Depois que você chegou a um acordo em relação ao equipamento tente a mordida novamente. Você pode dizer, por exemplo, „agora que está tudo resolvido, nós poderemos dar uma nova olhada na questão das peças de reposição? Eu não as recomendo para todos os clientes, mas no seu caso, eu acho que elas são realmente importantes. Eu sei que vocês não querem deixar capital imobilizado, mas sai muito mais caro a hora de uma máquina parada do que o pequeno investimento necessário para se manter um estoque mínimo de peças de reposição essenciais.‟ Talvez o cliente nesse momento, quando a compra maior que é a do guindaste já está 40 resolvida, aceite a voltar a discutir a questão das peças de reposição e nesse momento você consegue obter o sucesso que não conseguiria quando mencionou essa possibilidade logo na abertura das negociações. Mas tome cuidado, o cliente também gosta sempre de dar uma mordida final. Depois de negociar duramente com você todos os detalhes da compra deste equipamento, o cliente está pronto para assinar o pedido. Você mentalmente já está até gastando a sua comissão, pensando em tudo aquilo que vai conseguir pagar com ela. Neste momento o cliente se vira para você e diz „é claro que com uma compra deste tamanho, eu vou receber treinamento de graça para os meus operadores, mais dois jogos do manual de operação e pelo menos, algumas peças de reposição com filtros, por exemplo‟. Neste momento você tem medo de arriscar e colocar tudo a perder. Você está frágil e não quer correr o risco de perder este negócio, afinal de contas tudo isso que o cliente lhe pediu não custa mais do que 1% e você acaba cedendo. Você foi mais uma vítima da famosa „mordida‟, que é tão bem empregada por compradores experientes que sabem que o vendedor tem muito medo de arriscar quando praticamente já está com o pedido nas mãos. Uma anti-tática para a mordida é ridicularizar o comprador fazendo uma brincadeira do tipo: „você já conseguiu o máximo de desconto possível, aliás muito mais do que aquilo do que a gente havia planejado lhe dar. Você não vai querer fazer uma coisa desse tipo e prejudicar a minha posição dentro da empresa, vai?‟. A ideia é que você consiga mostrar que o cliente está sendo por demais intransigente e que você estaria basicamente no seu limite de possibilidades. A careta É muito importante aprender a reagir de forma veemente quando o outro lado lhe disser uma proposta indecente. Parta do principio que eles acham que você não vai concordar com a proposta, eles estão fazendo isso somente para analisar qual seria a sua reação. Se você não parecer muito chocado ou surpreso de repente eles começam a pensar „bem, eles não pareceram muito chocados, talvez eles até concordem em fazer esta concessão. Ora, vamos continuar tentando e endurecer a parada‟. Por isso, prepare-se para fazer uma grande careta quando ouvir uma proposta indecente. Feche a cara, faça 41 ar de surpresa e diga „você está querendo que a gente faça O QUÊ?‟. Você não precisa estar negociando cara a cara para fazer essa careta. Esse tipo de comentário e um ligeiro aumento no tom de sua voz, podem funcionar perfeitamente nas negociações por telefone. Aprender a negociar será fundamental para a sua carreira como vendedor. O bom negociador traz lucros para a empresa, para ele mesmo e é sempre cobiçado por todo o mercado. Fidelização Numa economia cada vez mais competitiva, torna-se cada vez mais importante ser capaz de fidelizar os seus clientes, são eles o motivo (mais influente) do seu sucesso ou insucesso. Pode até ter os produtos ou serviços com preços mais baixos que a concorrência, se não souber cuidar dos seus clientes está condenado a falhar a curto/médio prazo. Considere o seguinte fato: - Vários estudos revelam que, adquirir um cliente novo, custa em média, 5 vezes mais que fidelizar um cliente atual. Hoje, um cliente pode valer 30, amanhã pode valer 3.000, ou mais. - Um cliente satisfeito recomenda-o aos seus conhecidos, enquanto que um cliente insatisfeito, não só deixa de ser seu cliente, como passa uma mensagem negativa sobre a sua empresa, o que faz com que perca outros tantos possíveis clientes. A maioria das empresas, só se preocupam em adquirir o cliente, elegendo para último lugar nas suas prioridades, o serviço prestado no período “pós-venda”. Destaque-se da demais concorrência e melhore a sua reputação, aplicando algumas técnicas que lhe trazem resultadosimediatos e que impulsionam a sua imagem e da sua empresa para o topo. 1- Seja um parceiro em vez de um vendedor Quem tem paciência para ouvir alguém que está desesperado para vender algo? Ninguém! Muitos menos nos dias de hoje, onde já muitas empresas utilizam técnicas e Marketing Multi- 42 Canal para contatar os seus clientes em várias frentes: sms, telefone, e-mail, correio, rede social, etc. Marque a diferença, mostrando de imediato, que não está ali para vender nada à força, pelo contrário, saiba identificar os sinais da conversa e desenvolva a conversa nesse sentido. Imagine uma conversa de café entre amigos, mas num contexto formal. 2 – Seja flexível Os seus produtos adequam-se às necessidades dos seus clientes? Estão atualizados? Não se esqueça de que, por vezes, temos tendência para criar os produtos ou serviços e não “mexer” mais. Foi-se o tempo em que era assim. Agora, é necessário estar permanentemente atento ao mercado, concorrência, tendências, etc. Muitas vezes é possível com alguma prospecção descobrir inovações, pequenas até, que podem fazer a diferença. Esteja atento! 3 – Saiba ouvir (peça feedback) Como se costuma dizer, “saber ouvir é uma virtude”. É cada vez mais verdade. Saber ouvir o que o seu cliente tem a dizer dos seus produtos e empresa é uma mais-valia, que pode ser determinante. Mentalize uma coisa: As opiniões dos seus clientes valem ouro! Não, não é um exagero. Através delas, você facilmente identifica problemas, aspectos a melhorar, falhas que a maior parte das vezes nem requerem muito para agilizar processos ou melhorar o desempenho de algo que não está 43 otimizado, e, com isso, consegue resolver situações antes destas se tornarem problemas. 4 – Mantenha contato Mantenha-se em contato com os seus clientes para evitar que se esqueçam da empresa/vendedor, e se possível, que lhe reconheçam valor. Com isto não quero dizer que deve estar constantemente chateando os seus clientes, pelo contrário, contate-os apenas se tiver algo de valor a transmitir. Se não tiver, não diga nada. Esta prática facilmente se adapta a qualquer negócio. Exemplo: se você tiver uma empresa de Contabilidade, pode mandar periodicamente aos seus clientes, dicas para poupar nos impostos. 5 – Trate as reclamações com prioridade máxima Acha que uma reclamação é uma situação negativa? Não, claro que não. Uma reclamação é uma excelente oportunidade de se aproximar do seu cliente, ouvi-lo e resolver-lhe o problema. O que é que ganha com isto? Muito! Mostra aos seus clientes que se importa, mostra capacidade e empenho em resolver problemas, e, se for bem gerida, a situação gera muitas vezes uma aproximação valiosa entre o fornecedor e o cliente. 6 – Seja um “solucionador” de problemas Seja proativo! Tente identificar as necessidades dos seus clientes e apresente- lhes soluções. A proatividade é uma característica muito poderosa, quando bem utilizada. Imagine que vendeu recentemente um carro ao seu cliente, portanto ele não precisará de um carro tão cedo. No entanto, pode contatá-lo e questioná-lo se ele está 44 satisfeito com a oficina que utiliza, ou com o seguro, ou qualquer outro assunto que poderá ser do interesse do seu cliente. Já viu alguma concessionária fazer isto? Eu não… 7 – Mime os seus clientes Quem não gosta de um mimo de vez em quando? Todos gostamos, uns mais que outros, de ser mimados. Os seus clientes também! Já reparou com numa feira ou exposição, as tendas que têm algo para dar aos visitantes têm sempre muitas pessoas à volta delas? Este fator tem 2 vantagens imediatas: 1 – Há mais pessoas vendo os produtos e serviços que essa tenda está promovendo; 2 – As outras pessoas, ao verem que aquela tenda tem um fluxo grande de pessoas, irão sentir curiosidade de ver o que é, e, juntam-se às que já lá estão, fazendo com que ainda mais pessoas vejam os produtos que estão sendo promovidos, a marca da empresa, etc. Muitas vezes, um pequeno “mimo” pode fazer a diferença. Pense nisso. 8 – Cumpra os prazos e compromissos que assume Não falhe com os compromissos que assume com os seus clientes! Eles irão sentir-se negligenciados e pensarão que você não lhes dá a importância que eles acham que merecem. (e que merecem mesmo!) Se porventura tiver agendado um compromisso, e por algum motivo não puder cumpri-lo, avise o seu cliente desse facto. Você também é cliente de outros, e certamente também não gostaria que lhe fizessem algo semelhante. 45 Exercícios 1 – O que fazer quando você em um impasse de preço com um cliente? 2 – O que fazer quando a primeira oferta é plenamente aceitável? Aceitar? Justifique sua resposta. 3 – Em vendas o que é „mordida‟ e como fugir dela? 4 – Em vendas quando usamos a „careta‟? 5 – Porque é tão importante fidelizar um cliente? 46 Aula 7 – Neurolinguística e Motivação Neurolinguística Neste capítulo aprenderemos técnicas avançadas de venda, aplicando o estudo da neurolinguística na prática das vendas diretas e como vender mais e melhor a partir da percepção dos canais sensoriais do cliente. Como sabemos todo atendimento em vendas deve ser customizado. Para aperfeiçoar ainda mais os resultados, devemos criar uma sintonia durante este atendimento, levando em conta o canal sensorial mais utilizado pelo cliente. Para criar empatia e facilitar o contato devemos pautar toda a argumentação e movimentos de venda com este canal. Desta forma, estaremos utilizando o canal de maior representação e mais fácil captação para o cérebro do cliente. Apesar do nosso atendimento ser por telefone, vamos aprender mais sobre todos eles. São três os canais sensoriais, que captam estímulos externos e os registram no cérebro. Os três canais são: o visual, o auditivo e o cinestésico. 1) O cliente visual: Sinais: O cliente que capta pelo canal visual normalmente movimenta os olhos para cima, para a esquerda e para a direita. O cliente visual percebe o mundo criando imagens na mente, portanto a apresentação deve ser feita, se possível, mostrando o produto ou no mínimo com grande material visual como fotos etc. Deve-se destacar e dar ênfase às imagens. Enquanto falamos sobre o produto podemos mostrar imagens, esquemas, miniaturas etc. Durante a argumentação utilize palavras que estimulem a criação de imagens na mente do cliente. Cuidado, normalmente o cliente visual não gosta de ser tocado por estranhos. Exemplos de estimulo para criação de imagens: “Visualize uma situação em que o senhor poderia necessitar de nossos serviços.” ou “veja os detalhes, as cores deste produto...” 47 2) O cliente auditivo: Sinais: O cliente que capta pelo canal auditivo normalmente movimenta os olhos para os lados esquerdo e direito horizontalmente e na direção dos ouvidos. Ainda pode apresentar o movimento à esquerda, para baixo, quando esta em diálogo interno. O cliente auditivo percebe o mundo principalmente através dos sons e palavras. Como este tipo de cliente gosta muito de conversar podemos direcionar a negociação através de apresentações principalmente verbais. Apresentando benefícios, serviços agregados e até características. Podemos ainda dar exemplos e contar histórias. Tendo cuidado de sempre manter o dialogo nas diretrizes e objetivos propostos, evitando ao máximo a dispersão de assunto. Exemplos de argumentos para estimulo do cliente auditivo: “Procure escutar o som deste televisor” ou “o senhor pode falar o que quiser, depois de andar neste carro. Escute este motor, parece uma orquestra”. 3) O cliente cinestésico: Sinais: O cliente que capta pelo canal cinestésico normalmente movimenta os olhos para a direita e para baixo.Ao contrário dos clientes visuais, o cinestésico gosta de ser tocado e principalmente tocar, sentir e cheirar o produto. Para facilitar a empatia e os resultados podemos estimular o “test-drive” e o ato do cliente tocar experimentar de alguma forma o produto. Quando trabalhamos somente com fotos e lâminas devemos colocar estes na mão do cliente, estimulando de alguma forma o contato físico com o produto ou serviço. Exemplos de estímulos na argumentação com clientes cinestésicos: ”O cheiro de novo deste sofá é ótimo” ou “experimente esta camisa, você vai sentir a leveza do tecido”. 48 O movimento dos olhos pode revelar se o cliente está falando a verdade ou mentindo. Pela movimentação dos olhos, podemos perceber se cliente está fazendo uma objeção falsa ou verdadeira. Todo movimento à esquerda significa que a pessoa já tem a informação armazenada no cérebro. Já os movimentos à direita significam a falta de registro, ou seja, a pessoa não passou pela experiência, portanto, está criando uma imagem em sua mente, antes de falar. Exemplo: - Um cliente que argumenta sobre o preço afirmando estar caro, olhando para direita, pode significar que está blefando. Pois ao olhar para direita o cliente demonstra que não existe registro sobre o fato narrado. Já quando nos deparamos com o cliente olhando para esquerda, ao argumentar, podemos perceber que existe registro sobre aquele fato no cérebro. Técnica de espelhamento (Rapport) O espelhamento aplicado nas vendas visa criar confiança e empatia. É percebido inconscientemente pelo cliente como uma demonstração de amizade e igualdade, facilitando assim o contato e a obtenção dos objetivos. Devemos captar o tom da voz do cliente, modulando nossa tonalidade, ritmo e intensidade a sua. Reproduza, sem exageros, os gestos. Tome uma postura corporal parecida e compatível com a do cliente. Mostre de forma discreta que pertence à mesma tribo do cliente. No caso de atendimento por telefone, preste atenção sempre no tom de voz do cliente. Esta técnica deve ser utilizada de maneira discreta e com muito tato, caso contrário, se percebida diretamente pelo cliente pode ser lida como um insulto ou brincadeira de mau gosto. Bem aplicado, o espelhamento cria uma empatia quase imediata. 49 Motivação É impossível ter sucesso em vendas sem motivação. Um vendedor sem motivação perde o poder de persuasão e não consegue mostrar para o cliente, com entusiasmo, as vantagens e os benefícios que o seu produto oferece. Seguem 5 dicas para obter sucesso e potencializar a sua motivação em vendas: Se apaixone por vendas e o sucesso estará ao seu alcance Sentir prazer e orgulho em vender é o primeiro e o mais importante passo que o vendedor deve dar para chegar ao sucesso. O que representa para você ser um vendedor? Você gosta de se relacionar com pessoas? Sente prazer em resolver os problemas dos clientes? Acorda feliz para ir trabalhar? Pensa no sucesso do cliente antes do seu? Se as respostas forem positivas, você é um apaixonado por vendas. O vendedor que tem paixão por vendas demonstra crença no seu produto, na sua proposta e, principalmente, nele mesmo. Evite a desmotivação Não deixe que detalhes desagradáveis no seu dia comprometam a sua vontade de vender, de atingir as suas metas, seus objetivos e realizações que estão propostas em sua mente. Uma pergunta: Você acredita em sucesso sem perseverança? Acha que o dia é feito só de momentos positivos? Se a resposta for não e você compreender que isto faz parte do processo de crescimento, a desmotivação irá desaparecer da sua vida. 50 Promova a felicidade interna Faça uma lista das coisas boas e ruins que você tem na vida. Provavelmente, terá uma ótima surpresa na coluna de coisas positivas e ela deve superar as negativas; portanto, coloque no papel e sinta todas as conquistas que foram realizadas com o seu esforço pessoal. “A felicidade está na somatória de pequenas conquistas diárias.” Busque a automotivação diariamente O que mais lhe motiva em vender? Família? Crescimento profissional? Conquistas materiais? A satisfação do cliente? Superar objeções? Vencer as adversidades? Atingir as metas? Ser reconhecido como um grande vendedor? Pense nisso e coloque na sua agenda os principais motivos que fazem você buscar o sucesso em vendas e leia esse check-list de motivos todos os dias. Procure pensar na sua trajetória profissional Lembra quando você começou a trabalhar com vendas ou na profissão que era exercida naquele determinado momento? Começou com medo, receio, dúvidas, insegurança e aos poucos foi entendendo as suas atividades, ganhou confiança, adquiriu experiência e foi vendo que era capaz de conseguir cumprir os seus objetivos profissionais. No decorrer de todo esse tempo, você aprendeu muitas coisas e hoje existe uma trajetória que eu espero que seja de conquistas, tanto pessoais como profissionais e isso deve servir de muito orgulho e satisfação para que você tenha na balança da motivação os aspectos positivos que foram alcançados no decorrer da sua vida. 51 O vendedor que entendeu e aprendeu: Há muito tempo atrás, havia uma vila com pouco mais de 1000 habitantes. Era uma boa vila para se morar, se você gostasse de trabalhar com plantas ou animais. A “cidade grande” ficava a mais ou menos 2 horas de carroça, 5 horas se estivesse chovendo. As pessoas que lá viviam, estavam acostumadas com aquela simplicidade, com aquela rotina. No mês de dezembro daquele ano, um dos moradores recebeu seu sobrinho em casa após o falecimento de sua irmã e cunhado. O jovem não gostou nada da cidade, não tinha nada para fazer, nada… Aos poucos o jovem foi sendo conhecido por todas as pessoas naquela vila, que não eram muitas. Mas sempre de mal humor, as vezes causando até problemas. Seu tio então, que tinha pouca cultura, mas era procurado por outros agricultores para ajudar a vender sua colheita, observava que o menino passava o dia inteiro sozinho, sentou-se numa tarde com o sobrinho e lhe disse: - Marcelo, como „tá‟ de amizades? - Ah tio, tá fogo, o pessoal daqui é muito diferente dos meus amigos. - Deve fazer falta sua turma, do que você sente mais falta? -Pô tio, de tudo!! Dos papos, das meninas, lá a gente falava a mesma língua. -É aqui o povo é mais „simprão‟. Na sua turma, quem era o que mais as pessoas ouviam? -Bem… se eu falar que era eu, estou mentindo. -Mais você queria que fosse você, né? -Claro que sim, né tio, todo mundo quer que as pessoas as ouçam. 52 -É verdade Marcelo, todo mundo quer, inclusive acredito que todo mundo da vila ia ouvi o que você tem pra falar da cidade grande, do que você viu, acho até que as meninas iam adorar você e os meninos iam querer ser seus amigos. De repente você podia até me ajudar nas vendas. -Acha mesmo, tio? -Acho sim, sobrinho, mas você tem que ter a coragem de contar pras pessoas o que você sabe, o primeiro passo tem que ser seu. Já em janeiro, o tio observava Marcelo rodeado de amigos e de amigas, numa vida que não trocaria por nada. Depois de alguns anos, o sobrinho, agora ele vendedor não mais da pequena vila. Perguntaram ao tio, o que ele fez para melhorar tanto a vida daquele sobrinho revoltado. O tio em sua simplicidade respondeu: - Eu entendi o que você precisava e dei um jeito de atender. Sabia que você precisava de uma horta, te vendi sementes e te mostrei como plantar, é uma das coisas que faz um vendedor de colheitas. Não é mais fácil vender se você entender o que o cliente quer? 53 Exercícios 1 – O que é Neolinguística? 2 – Quais são os três canais sensoriais? 3 – Fale sobre o cliente auditivo. 4 – O que é Rapport? 5 –Qual o primeiro e mais importante passo para um vendedor chegar ao sucesso? 5 – Na sua opinião qual foi o diferencial do „tio‟ na crônica que encerrou o capitulo 7? 54 Aula 8 - Código de Ética e Ergonomia no Telemarketing Existem diversas informações referentes ao código de ética do programa de auto-regulamentação do setor de relacionamento com clientes e consumidores que são rotineiras na vida do Vendedor. Por ser um setor novo de nova sociedade, está em plena mudança e adaptação as necessidades empresariais, sociais e dos clientes. Para que a aula não fique muito cansativa, colocamos todos os temas necessários para o entendimento deste conteúdo em sua apostila. Leia atentamente sua apostila, afinal, esta será sua nova profissão. E é importante conhecer tudo que a regulamenta. Capítulo I – Introdução Artigo 1º. Este Código de Ética é uma iniciativa das três entidades representantes do mercado de Relacionamento com Clientes e Consumidores no país - ABEMD, ABRAREC e ABT, que identificaram a necessidade das definições de parâmetros de auto-regulamentação no segmento, de forma a consolidar e aprimorar o atendimento aos Consumidores e aos clientes contratantes. Este Código de Ética está em conformidade com a legislação vigente e o Código de Defesa do Consumidor. Artigo 2º. Durante o processo de desenvolvimento deste documento, foram envolvidas aproximadamente 70 empresas, dentre elas, prestadores de serviços, fornecedores e contratantes. Por meio de um processo transparente e participativo, essas empresas tiveram a oportunidade de revisar as versões preliminares e sugerir melhorias, tornando o conteúdo do Código de Ética alinhado à realidade do mercado e às necessidades de todas as partes interessadas. Capítulo II – Responsabilidades A responsabilidade pela observância das normas de conduta neste Código cabe à Empresa/Contratante e sua Central de Relacionamento (própria ou terceirizada), doravante chamados de “responsáveis pelo serviço”. As responsabilidades específicas da Empresa/Contratante ou da Central de Relacionamento estão descritas neste Código. Este Código de Ética é aplicável às Centrais de Relacionamento, também chamadas de Call Center, Contact Center, Help Desk, SAC (Serviços de Atendimento ao Consumidor) e/ou Telemarketing, próprias ou terceirizadas, que executam atividades de atendimento ativo e/ou receptivo, para Consumidores (pessoas físicas e jurídicas), por meio de telefone, e- mail, Chat, fax, cartas para, dentre outros, os seguintes serviços: • Atendimento e relacionamento com o Consumidor (pessoas físicas e jurídicas) - marketing de relacionamento; • Consultas de pré, vendas e pós-vendas; 55 • Suporte técnico; • Pesquisa; • Recuperação de Consumidores; • Serviço de Atendimento ao Consumidor (sugestões, reclamações, acionamento e agendamento de serviços, pedidos, informações.); • Processamento de Transações (pagamentos, transferências, desbloqueio de cheques, abertura e ativação de contas.); • Avaliação da percepção do Consumidor sobre produtos e serviços; • Ouvidoria. A Central de Relacionamento deve ter evidências formais de que a Empresa/Contratante conhece e está de acordo com este Código de Ética, para cada serviço/contrato elaborado. Para Centrais de Relacionamento próprias, cabe a explicitação do conhecimento e concordância com os termos do Código de Ética, a qual se dá no momento de adesão. Os responsáveis pelo serviço se comprometem a colaborar em quaisquer procedimentos de investigação sobre sua conduta em relação a este Código de Ética, realizado pela Ouvidoria do Programa de Auto- regulamentação ou em seu nome. Capítulo III – Requisitos do Código de Ética Artigo 1º – Apresentação: Em todo contato o Agente deve apresentar-se, identificar claramente a Empresa/Contratante que representa, e no caso de contato ativo, informar o seu objetivo. Parágrafo 1º. Não devem ser feitas ofertas ou solicitações sob pretexto de pesquisa, sorteio ou serviço similar, quando o verdadeiro objetivo for à venda. Parágrafo 2º. Sempre que o Consumidor manifestar a sua contrariedade quanto ao prosseguimento do contato naquele momento, a sua vontade deverá ser respeitada. Artigo 2º – Clareza As ofertas devem ser claras, honestas e completas. Parágrafo 1º. O preço, eventuais taxas extras, condições de pagamento e obrigações nas quais incorre o Consumidor ao aceitar a transação, incluindo limitações da oferta (quantidade e tempo, se aplicável) e riscos à saúde ou segurança devem ser esclarecidos. Parágrafo 2º. Não devem ser oferecidos produtos e serviços que atentem contra a legislação vigente. Parágrafo 3º. Não devem ser oferecidos produtos e serviços quando estes não estejam disponíveis ou quando não houver previsão de entrega ou fornecimento, salvo concordância explícita do Consumidor por aguardar. Parágrafo 4º. Na comercialização (venda) de produtos e/ou serviços, tanto no ativo como no receptivo, antes do encerramento da venda, devem 56 ser plenamente ratificados: a especificação clara do produto ou serviço, o prazo previsto para entrega, o preço total do produto/serviço, as condições ou planos de pagamento, a existência de quaisquer despesas extras (fretes, impostos, seguro, manipulação de produto), o tempo de garantia do produto/serviço, o prazo de desistência do contrato, endereço ou telefone para que o Consumidor possa entrar em contato com a Empresa/Contratante ou Central de Relacionamento e confirmação expressa do consentimento do Consumidor. Parágrafo 5º. A Central de Relacionamento deve possuir evidências da Empresa/Contratante de que as informações prestadas são verdadeiras e factíveis para cada serviço, incluindo adendos e modificações. Essa declaração pode estar contida dentro do contrato de prestação de serviços, no caso de Centrais de Relacionamento terceirizadas e no próprio instrumento de adesão ao Código de Ética, no caso de Centrais de Relacionamento próprias. Parágrafo 6º. A Central de Relacionamento se, durante a operação de um serviço, descobrir que as informações são falsas ou inviáveis, deve formalmente reportar o fato à Empresa/Contratante, para que sejam tomadas ações. Parágrafo 7º. São vedadas publicidade ou alegações inverídicas, enganosas ou fraudulentas. Parágrafo 8º. Informações sobre organizações concorrentes devem ser passíveis de comprovação. Parágrafo 9º. Qualquer produto ou serviço oferecido ao Consumidor sem custos ou obrigações pode ser apresentado como "grátis". Quando a oferta exigir que o Consumidor compre outro produto ou serviço, todos os termos e condições devem ser apresentados junto à palavra "grátis" ou ao termo semelhante. Parágrafo 10º. Os responsáveis pelo serviço devem conduzir os processos de sorteios ou loterias, de acordo com a legislação vigente. Parágrafo 11º. As condições de participação em processos de premiação e existência de eventuais taxas devem ser previamente informadas. Parágrafo 12º. Nas ações feitas pela Internet, como suporte às operações da Central de Relacionamento, todo texto ou imagem deve ser redigido de forma que possibilite o perfeito entendimento pelo destinatário. Parágrafo 13º. Nas ações de arrecadação de fundos e doações para instituições sem fins lucrativos, os responsáveis pelo serviço deverão certificar-se da autenticidade da instituição. Artigo 3º – Acessibilidade Deve ser respeitado o direito do Consumidor de entrar em contato com a Empresa/Contratante após a transação ser efetuada. Parágrafo 1º. Em qualquer transação ativa, deverá ser fornecido canal de comunicação para o Consumidor. Parágrafo 2º. Os canais de comunicação devem prever possibilidade de obtenção de informações adicionais, reclamações, alteração em tempo da transação efetuada, inclusive nos casos de devolução e cancelamento.57 Parágrafo 3º. Os canais de comunicação para reclamações não devem ser mais onerosos que os canais de venda, para atendimento via telefone. Artigo 4º – Crianças e Adolescentes É vedada a formulação de ofertas por telefone/internet e o fechamento de vendas para crianças e adolescentes. Parágrafo 1º. Os responsáveis pelo serviço devem possuir instrumentos para verificação se as transações não estão sendo feitas com crianças e adolescentes. Parágrafo 2º. O fechamento de vendas para adolescentes poderá ser realizado apenas quando há liberdade autorizada dos pais ou responsáveis para consumo, como cartão de crédito em seu nome. Artigo 5º – Relacionamento com Consumidor O relacionamento com o Consumidor deve ser respeitoso e não discriminatório. Parágrafo 1º. É vedada a discriminação de qualquer pessoa ou grupo com base em raça, cor, religião, nacionalidade, sexo, idade ou estado civil. Parágrafo 2º. Táticas de coerção ou constrangimento não devem ser usadas de forma alguma. Parágrafo 3º. A Empresa/Contratante deve assegurar que qualquer modificação em relação à transação original seja imediatamente comunicada ao Consumidor, inclusive recusa ao crédito. Artigo 6º – Relacionamento com Equipe de Agentes A Central de Relacionamento deve garantir condições de trabalho adequadas à equipe de Agentes. Parágrafo 1º. É vedada a discriminação de qualquer pessoa ou grupo com base em raça, cor, religião, nacionalidade, sexo, idade ou estado civil. Parágrafo 2º. Coerção ou constrangimento não deve ser usado de forma alguma. Parágrafo 3º. A Central de Relacionamento deve possuir práticas escritas de monitoração e divulgadas para a equipe de Agentes. Parágrafo 4º. A Central de Relacionamento deve possuir infraestrutura mobiliária e de equipamentos que atendam às condições de ergonomia adequadas e normas aplicáveis. Parágrafo 5º. Os Agentes devem ser treinados e capacitados antes de iniciar os contatos (ativos ou receptivos) com Consumidores, em relação aos aspectos comportamentais, técnicos, legais e a este Código de Ética. Parágrafo 6º. A Central de Relacionamento não deve contratar colaboradores desrespeitando a legislação vigente. Artigo 7º – Respeito à Privacidade do Consumidor Os responsáveis pelo serviço devem utilizar as informações dos Consumidores de maneira adequada e respeitar o seu desejo em retirar estas informações das bases de dados. 58 Parágrafo 1º. A Central de Relacionamento deve remover ou solicitar a remoção do nome de Consumidores que não desejarem figurar nas listas, para a Empresa/Contratante, sempre que for solicitado. Por sua vez, a Empresa/Contratante deve assegurar esta remoção ou ainda encaminhar solicitação ao proprietário da lista. Parágrafo 2º. A gravação de conversa telefônica para resguardar a fidelidade das transações somente poderá ser realizada com a ciência do interlocutor, com exceção das gravações para fins exclusivos de monitoração. Parágrafo 3º. Informações que possam ser consideradas de natureza pessoal ou íntima não poderão ser compartilhadas com outras organizações. Parágrafo 4º. Toda ação feita através da Internet, como apoio à Central de Relacionamento, deve permitir ao destinatário retirar o seu nome do cadastro do emitente, caso não haja interesse no conteúdo das mensagens enviadas. Parágrafo 5º. A Central de Relacionamento deve proteger as informações dos Consumidores por meio de procedimentos de conduta, supervisão da equipe e termos de confidencialidade. Artigo 8º – Respeito à propriedade e acordos para uso das listas Nenhuma lista ou informação nela contida poderá ser usada em violação aos direitos legais ou contratuais do proprietário da lista. Parágrafo 1º. A Empresa/Contratante deve garantir a idoneidade da lista (origem comprovada e métodos de formação), antes de utilizá-la. Parágrafo 2º. Informações advindas de um Contratante não podem ser utilizadas em abordagens para um outro Contratante, a não ser que haja acordo formal entre os mesmos (específico para Centrais de Relacionamento terceirizadas) Parágrafo 3º. A Central de Relacionamento, para não gerar conflitos de interesse entre seus Contratantes, não deve possuir base própria de listas (específico para Centrais de Relacionamento terceirizadas). Artigo 9º – Contatos Ativos Os responsáveis pelo serviço devem assegurar que os contatos ativos respeitem os Consumidores, sendo que somente podem ser feitos de segunda a sexta-feira, das 9:00 às 21:00 horas, e aos sábados das 10:00 às 16:00 horas; não são admitidas ligações a cobrar para os Consumidores, nem ligações aos domingos e feriados nacionais. Parágrafo 1º. É vedada a realização de chamadas a cobrar para os Consumidores ou fora dos dias e horários estabelecidos neste Código, salvo com seu consentimento expresso. Parágrafo 2º. Os responsáveis pelo serviço que utilizam Internet nas suas operações devem estar preparados técnica e operacionalmente para o atendimento da demanda que este meio exige. Parágrafo 3º. As ofertas devem ser dirigidas para os segmentos do público que mais provavelmente estarão interessados ou que sejam usuários em potencial dos produtos ou serviços oferecidos. 59 Parágrafo 4º. É vedada a prática de chamadas aleatórias ou para números sequenciais. Todo contato ativo humano deve identificar a pessoa alvo ou a área da empresa desejada. Parágrafo 5º. Em toda mensagem gravada, é necessário que haja informações como: nome da Empresa/Contratante responsável pela chamada, objetivo da ligação e número de telefone para contato no caso de dúvidas ou informações adicionais. Parágrafo 6º. Todo contato realizado com o Consumidor através de mensagem gravada deve vir precedido de um alerta de que se trata de mensagem gravada. Parágrafo 7º. Os sistemas automáticos de envio de mensagens gravadas devem respeitar o direito do Consumidor de, a qualquer momento, interromper a ligação e ter sua linha liberada imediatamente. Artigo 10º – Contatos Receptivos Os responsáveis pelo serviço devem assegurar padrões adequados para atendimento receptivo dos Consumidores. Parágrafo 1º. Fora dos horários pré-definidos pela Empresa/Contratante devem ser usadas mensagens informativas sobre horários e dias de atendimento. Parágrafo 2º. Antes de divulgar um canal (telefone, e-mail, chat.) para atendimento receptivo, os responsáveis pelo serviço devem tomar os cuidados necessários para dimensionar e controlar a infraestrutura adequada à demanda estimulada, garantindo padrões mínimos de atendimento. Parágrafo 3º. Todo canal eletrônico (URA, Internet, Fax.) deve oferecer opção de atendimento pessoal, durante horários pré-definidos de atendimento. Capítulo IV – Infrações e Penalidades O método de avaliação da conformidade em relação aos requisitos do Código de Ética, forma de operação do Selo de Ética, definição de infrações e penalidades, assim como responsabilidades pela revisão, controle e aplicação deste Código de Ética estão no documento do Regulamento do Selo de Ética (emitido e aprovado pelo Conselho Gestor). Os procedimentos de operação da Ouvidoria estão no documento do Regulamento da Ouvidoria (emitido e aprovado pelo Conselho Gestor). Capítulo V – Glossário Adolescente: no Estatuto da Criança e do Adolescente considera-se “Adolescente” a pessoa entre doze e dezoito anos de idade. Agente: colaborador da Central de Relacionamento que interage com os Consumidores, também conhecido como Operador ou Representante. Ativo: contato originado pela Central de Relacionamento. 60 Central de Relacionamento: parte da empresa (no caso de Central de Relacionamento Própria) ou organização especializada (no caso de Central de Relacionamento terceirizada) que realiza os serviços de Call Center, Contact Center, Help Desk, SAC (serviço de atendimento ao Consumidor)e/ou Telemarketing. Suas atividades abrangem, dentre outros serviços, vendas, consultas, pesquisas, sorteios, campanhas de arrecadação, transações financeiras, retenção, suporte técnico, agendamento, serviço de atendimento ao Consumidor, marketing de relacionamento, ouvidoria, avaliação da percepção do Consumidor sobre produtos e serviços, para Consumidores (ver definição de Consumidor). Consumidor/Cliente: pessoa física ou jurídica que utiliza os serviços da Central de Relacionamento. Em caso de Centrais de Relacionamento terceirizadas, normalmente, o Consumidor é o cliente da contratante. Contratante: empresa que contrata e utiliza os serviços da Central de Relacionamento, mediante um contrato formal (também chamado de Cliente Institucional). Contrato: acordo estabelecido entre a Central de Relacionamento e o Contratante, que pode abranger um ou mais serviços. Para o caso de Central de Relacionamento própria, os termos contrato ou requisitos contratuais devem ser interpretados como o conjunto de requisitos explícitos ou implícitos, acordados entre a Central de Relacionamento e as áreas da organização que utilizam os serviços de relacionamento. Criança: no Estatuto da Criança e do Adolescente considera-se “Criança” a pessoa até doze anos incompletos. Empresa: pessoa jurídica que possui a Central de Relacionamento. Também pode ser entendido como área, departamento ou setor da empresa que se utiliza os serviços da Central de Relacionamento. Exemplos: Departamento de Marketing que utiliza a Central de Relacionamento para efetuar pesquisas qualitativas e quantitativas para a empresa, Departamento Comercial que utiliza a Central de Relacionamento para venda de seus produtos, Direção da empresa que utiliza a Central de Relacionamento para busca da opinião do Consumidor por meio de canal de Ouvidoria. Listas: conjunto de informações individuais sobre Consumidores (pessoas físicas e jurídicas), que direcionam os serviços da Central de Relacionamento. Monitoração: atividade de escuta telefônica realizada pela Central de Relacionamento com o objetivo de controlar a qualidade do serviço prestado, a consistência do atendimento e gerar ações de melhorias internas. Normalmente seus registros somente são usados para fins internos, sem o objetivo de comprovar transações junto aos Consumidores. 61 Oferta: proposta comercial. Ouvidoria (como serviço): atividade da Central de Relacionamento que tem como objetivo levar a “voz do Consumidor” para dentro da organização. Ouvidoria do Programa de Auto-Regulamentação: organização responsável por coletar informações sobre potenciais transgressões ao Código de Ética, apurar fatos, fazer investigações e recomendar sanções aos responsáveis pelo serviço. Sua composição, forma de atuação e procedimentos estão descritos em Regulamento próprio, constante do Programa de Auto-Regulamentação. Posto de Trabalho: entidade organizacional mínima que responde pela execução das atividades relacionadas a um contrato ou serviço. Receptivo: contato recebido pela Central de Relacionamento. Responsáveis pelo serviço: ver definição no capítulo II. Transação: operação da Central de Relacionamento com a finalidade de: venda, alteração de contrato, pedido de informação, cancelamento de serviços, operação financeira. 62 Ergonomia no Telemarketing O que é Ergonomia? Em agosto de 2000, a IEA (Associação Internacional de Ergonomia) adotou a definição oficial apresentada abaixo: A Ergonomia (ou Fatores Humanos) é uma disciplina científica relacionada ao entendimento das interações entre os seres humanos e outros elementos ou sistemas, e à aplicação de teorias, princípios, dados e métodos a projetos a fim de aperfeiçoar o bem estar humano e o desempenho global do sistema. Os Ergonomistas contribuem para o planejamento, projeto e a avaliação de tarefas, postos de trabalho, produtos, ambientes e sistemas de modo a torná-los compatíveis com as necessidades, habilidades e limitações das pessoas. Domínios de especialização da Ergonomia: A palavra Ergonomia deriva do grego Ergon [trabalho] e nomos [normas, regras, leis]. Trata-se de uma disciplina orientada para uma abordagem sistêmica de todos os aspectos da atividade humana. Para darem conta da amplitude dessa dimensão e poderem intervir nas atividades do trabalho é preciso que os Ergonomistas tenham uma abordagem holística de todo o campo de ação da disciplina, tanto em seus aspectos físicos e cognitivos, como sociais, organizacionais, ambientais, etc. Frequentemente esses profissionais intervêm em setores particulares da economia ou em domínios de aplicação específicos. Esses últimos caracterizam-se por sua constante mutação, com a criação de novos domínios de aplicação ou do aperfeiçoamento de outros mais antigos. De maneira geral, os domínios de especialização da ergonomia são: Ergonomia física: está relacionada com às características da anatomia humana, antropometria, fisiologia e biomecânica em sua relação a atividade física. Os tópicos relevantes incluem o estudo da postura no trabalho, manuseio de materiais, movimentos repetitivos, distúrbios http://www.iea.cc/ 63 músculo-esqueletais relacionados ao trabalho, projeto de posto de trabalho, segurança e saúde. Ergonomia cognitiva: refere-se aos processos mentais, tais como percepção, memória, raciocínio e resposta motora conforme afetem as interações entre seres humanos e outros elementos de um sistema. Os tópicos relevantes incluem o estudo da carga mental de trabalho, tomada de decisão, desempenho especializado, interação homem computador, estresse e treinamento conforme esses se relacionem a projetos envolvendo seres humanos e sistemas. Ergonomia organizacional: concerne à otimização dos sistemas sócio técnicos, incluindo suas estruturas organizacionais, políticas e de processos. Os tópicos relevantes incluem comunicações, gerenciamento de recursos de tripulações (domínio aeronáutico), projeto de trabalho, organização temporal do trabalho, trabalho em grupo, projeto participativo, novos paradigmas do trabalho, trabalho cooperativo, cultura organizacional, organizações em rede, tele trabalho e gestão da qualidade. LER/DORT O termo L.E.R. (Lesões por Esforços Repetitivos) vem sendo substituído por D.O.R.T. (Distúrbios Osteomusculares Relacionados ao Trabalho). A substituição que ocorre é porque o termo L.E.R. supõe que a pessoa tenha um machucado, esteja lesionada, já o termo D.O.R.T. admite que os sintomas podem aparecer nos braços, ombros, cotovelos e mãos, sem que a pessoa esteja lesionada ou machucada. Muitos utilizam os dois termos juntos: "LER/DORT". LER/DORT abrangem diversas patologias, sendo as mais conhecidas a tenossinovite, a tendinite e a bursite, entre outras que atingem milhares de trabalhadores. O conceito básico é de que se tratam de alterações e sintomas de diversos níveis de intensidade nas estruturas osteomusculares (tendões, sinovias, articulações, nervos, músculos), além de alteração do sistema modulador da dor. Esse quadro clínico é decorrente do excesso de uso do sistema osteomuscular no trabalho. O que é Ginástica laboral? Ginástica Laboral é a prática de exercícios físicos, realizada coletivamente, durante a jornada de trabalho, prescrito de acordo com a função exercida pelo trabalhador, tendo como finalidade à prevenção de 64 doenças ocupacionais, promovendo o bem- estar individual por intermédio da consciência corporal. Quais são os benefícios da Ginástica Laboral? A ginástica laboral pode contribuir para diminuir o número de afastamentos nas empresas, pois ajuda a reduzir a incidência de doenças ocupacionais. Além dos benefícios físicos, a prática voluntária da ginástica laboral proporciona ganhospsicológicos, diminuição do estresse, aumento no poder de concentração, motivação, moral e consequentemente pode aumentar a produtividade dos funcionários. Ergonomia no computador Segundo a Norma Regulamentadora 17, os equipamentos utilizados no processamento eletrônico de dados com terminais de vídeo devem observar o seguinte: a) condições de mobilidade suficientes para permitir o ajuste da tela do equipamento à iluminação do ambiente, protegendo-a contra reflexos, e proporcionar corretos ângulos de visibilidade ao trabalhador; b) o teclado deve ser independente e ter mobilidade, permitindo ao trabalhador ajustá-lo de acordo com as tarefas a serem executadas; c) a tela, o teclado e o suporte para documentos devem ser colocados de maneira que as distâncias olho-tela, olho-teclado e olho-documento sejam aproximadamente iguais; d) serem posicionados em superfícies de trabalho com altura ajustável. Quando os equipamentos de processamento eletrônico de dados com terminais de vídeo forem utilizados eventualmente poderão ser dispensadas as exigências previstas acima, observada a natureza das tarefas executadas e levando-se em conta a análise ergonômica do trabalho. 65 Finalizamos assim o curso de Operador de Telemarketing. Faça os exercícios da sua apostila, seus testes e sua apostila de fixação, todas as etapas irão complementar seu aprendizado e sua formação. Exercícios para alongar frente ao computador 66 Postura ideal frente ao computador Parabéns por ter concluído seu curso. Ficamos agradecidos por ter escolhido a Ouro Moderno para ser sua parceira nessa empreitada de aprendizado. Boa sorte! 67 Exercícios 1 – Destaque as partes mais importantes do Código de Ética do Telemarketing. 2 – O que é Ergonomia? 3 – O que é LER? Quais patologias estão envolvidas no diagnostico? Como evita-la? 4 – O que é Ginástica Laboral? 5 – Quais os benefícios da Ginastica Laboral?