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OKRS (OBJECTIVES AND KEY RESULTS) W B A 04 28 _v 1. 0 2 Marcello Eduardo Mônaco Londrina Editora e Distribuidora Educacional S.A. 2020 OKRS (OBJECTIVES AND KEY RESULTS) 1ª edição 3 2020 Editora e Distribuidora Educacional S.A. Avenida Paris, 675 – Parque Residencial João Piza CEP: 86041-100 — Londrina — PR e-mail: editora.educacional@kroton.com.br Homepage: http://www.kroton.com.br/ Presidente Rodrigo Galindo Vice-Presidente de Pós-Graduação e Educação Continuada Paulo de Tarso Pires de Moraes Conselho Acadêmico Carlos Roberto Pagani Junior Camila Braga de Oliveira Higa Carolina Yaly Giani Vendramel de Oliveira Juliana Caramigo Gennarini Nirse Ruscheinsky Breternitz Priscila Pereira Silva Tayra Carolina Nascimento Aleixo Coordenador Tayra Carolina Nascimento Aleixo Revisor Ana Julia Da Cunha Editorial Alessandra Cristina Fahl Beatriz Meloni Montefusco Gilvânia Honório dos Santos Hâmila Samai Franco dos Santos Mariana de Campos Barroso Paola Andressa Machado Leal Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) __________________________________________________________________________________________ Mônaco, Marcello Eduardo M734o OKRs (objeticves and key results)/ Marcello Eduardo Mônaco, – Londrina: Editora e Distribuidora Educacional S.A. 2020. 43 p. ISBN 978-65-86461-27-5 1. Administração por objetivos. 2. Cultura organizacional I. Mônaco, Marcello Eduardo . Título. CDD 658.4 ____________________________________________________________________________________________ Jorge Eduardo de Almeida CRB: 8/8753 © 2020por Editora e Distribuidora Educacional S.A. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida ou transmitida de qualquer modo ou por qualquer outro meio, eletrônico ou mecânico, incluindo fotocópia, gravação ou qualquer outro tipo de sistema de armazenamento e transmissão de informação, sem prévia autorização, por escrito, da Editora e Distribuidora Educacional S.A. 4 SUMÁRIO Metodologias de Gestão ____________________________________________ 05 Introdução aos OKR ________________________________________________ 22 Implantação e diminuição da resistência (fator cultural) ____________ 39 Execução e Acompanhamento _____________________________________ 55 OKRS (OBJECTIVES AND KEY RESULTS) 5 Metodologias de Gestão Autoria: Marcello Eduardo Mônaco Leitura crítica: Ana Julia da Cunha Objetivos • Compreender a evolução da teoria geral da administração e sua importância quanto ao estudo das estruturas organizacionais. • Assimilar os conceitos ligados à administração estratégica, que são a base para a definição dos objetivos organizacionais. • Entender o conceito de metodologias de gestão e seu papel para um acompanhamento adequado do atingimento ou não dos objetivos por parte da organização. 6 1. Introdução Vivemos em um mundo cada vez mais complexo. Nesse contexto, o ambiente corporativo vem sofrendo profundas transformações desde os anos 1980. Com o desenvolvimento das telecomunicações e da informática, foi criado um ambiente propício para o surgimento da internet e o aprofundamento do processo de globalização. Com isso, as distâncias foram diminuídas e a economia mundial se integrou de forma clara e irreversível. Diante disso, empresas que possuíam apenas concorrentes locais passaram a competir com players regionais e estrangeiros, o que fez com que a competição ficasse ainda mais acirrada. Empresas pequenas foram adquiridas por outras maiores e tal processo de consolidação dos negócios atingiu uma escala global, incluindo a compra da Time Warner pela AT&T em 1996, a fusão entre Exxon e Mobil em 1998, a compra da SAB Miller pela ABInBev em 2015, a fusão da Kraft com a Heinz em 2016, entre outros grandes negócios registrados. Em um contexto como o exposto, devemos pensar como uma empresa deve se organizar para ser competitiva e se destacar nos mercados em que atua. Certamente, será necessário que ela utilize técnicas de administração que orientem suas ações e esse será o objetivo inicial desta Leitura Digital. 2. Evolução da Teoria Geral da Administração Segundo Chiavenato (2014), a administração se desenvolveu como uma ciência que possui princípios bem definidos: uma tecnologia, que proporciona ferramentas que devem ser aplicadas para a obtenção de resultados, e uma arte, estabelecida para lidar com situações concretas e abstratas. 7 Porém, a situação nem sempre foi assim. Há alguns séculos, ainda que houvesse alguma ordenação nas atividades realizadas pelos humanos, não havia um estudo nem a formalização de sua coordenação. A partir do desenvolvimento da 1ª Revolução Industrial, ocorrida na Europa ao longo dos séculos XVIII e XIX, temos a passagem da manufatura (normalmente realizada por indivíduos) para o ambiente das fábricas, caracterizada pelo uso de máquinas. Com isso, os níveis de produção aumentaram significativamente e inúmeros produtos começaram a ser oferecidos a um mercado consumidor em potencial, demandando uma maior organização do trabalho. Assim, ao longo do tempo, os detentores dos meios de produção (donos das fábricas) começaram a se fazer a seguinte pergunta: como posso agir para produzir ainda mais e gerar mais lucro? Como devo organizar minhas atividades, que se tornam cada dia mais complexas? Foi nesse contexto que surgiram os primeiros estudos na área de administração, especialmente por meio da chamada Administração Científica. 2.1 Administração Científica Conforme Chiavenato (2014), a Administração Científica buscou aplicar métodos científicos aos problemas da administração das organizações, de forma a obter elevada eficiência industrial. O principal expoente dessa corrente é Frederick Taylor, que focou na eliminação do desperdício e das perdas no processo produtivo, elevando a produtividade por meio de métodos e técnicas de engenharia. Os estudos de Taylor se dirigiram inicialmente para a padronização dos métodos de trabalho empregados. Como o trabalho era realizado por cada indivíduo, a forma como ele era conduzido e as ferramentas utilizadas eram muito diversas, o que gerava uma total falta de padrão nas atividades realizadas. Dessa forma, ele iniciou o estudo dos tempos e métodos na atividade produtiva, com o desdobramento de tarefas 8 complexas em outras menores e mais simples. Esse foi o ponto de partida para a criação das chamadas linhas de produção, facilitando os processos de supervisão, controle e padronização dos métodos e utensílios de trabalho a serem utilizados. Um dos seguidores dessa corrente foi Henry Ford, que aplicou tais técnicas na produção de veículos e conseguiu elevar de forma significativa sua produção, o que acabou barateando o produto e popularizando os veículos no mercado norte-americano. Após a definição do método de trabalho do operário, as atenções se voltaram para o estabelecimento dos tempos e padrões de produção de forma mais quantitativa. Com isso, a busca era por um trabalho mais racionalizado e pela definição de um ritmo de produção, o qual passou a ser utilizado para o controle do desempenho dos trabalhadores. Nesse contexto, algumas ações foram tomadas para a otimização da produtividade: • Seleção dos trabalhadores mais aptos e que conseguiam produzir mais. • Oferecimento de treinamento para os trabalhadores. • Oferecimento de condições ambientais que permitissem minimizar os efeitos da fadiga. • Busca de engajamento dos trabalhadores, por meio de planos de incentivo e prêmios de produtividade (para as situações em que eles conseguissem exceder a meta definida). Entretanto, toda essa análise do trabalho focada no indivíduo acabou se revelando limitada, pois não considerava o todo organizacional. Tal abordagem seria avaliada pela Teoria Clássica, estruturada por Fayol. 9 2.2 Teoria Clássica Segundo essa linha de pensamento, uma organização formalse estabelecia considerando suas relações e funções. Pela Teoria Clássica, existem seis funções básicas em uma organização: • Função técnica: relacionada aos produtos e serviços que eram gerados e ofertados no mercado. • Função comercial: vinculada à compra, venda e permuta de produtos e serviços. • Função financeira: relacionada à busca e ao gerenciamento de capitais. • Função contábil: vinculada ao gerenciamento de inventário, registros, balanços, custos e estatísticas. • Função de segurança: relacionada com a proteção e preservação de bens e pessoas. • Função administrativa: aquela que coordena e sincroniza as outras cinco funções. Vale dizer que ela não está focada apenas na alta cúpula, apresentando-se distribuída de forma proporcional em todos os níveis hierárquicos da organização. 2.3 Teoria Burocrática Esta teoria foi desenvolvida por Max Weber e entendia que a burocracia devia ser compreendida de forma técnica. Por meio dela, seria possível orientar a organização para uma postura racional e eficiente. O modelo burocrático contava com sete dimensões: • Formalização: as atividades desempenhadas pela empresa deveriam ser registradas por escrito, e a organização deveria seguir leis, normas e regulamentos. 10 • Divisão do trabalho: segundo a teoria, cada indivíduo ocupa um cargo (ou posição) na empresa, que possui atribuições bem definidas. • Hierarquia: a estrutura organizacional era definida de forma clara, com a delimitação dos níveis de autoridade e o reporte bem definido. • Impessoalidade: a teoria burocrática está focada nos cargos que compõem a estrutura organizacional, não importando quem são as pessoas que os ocupam. • Competência técnica: a referência para a escolha e seleção das pessoas que ocuparão os cargos na empresa atenderá estritamente à competência técnica desses indivíduos. • Separação entre propriedade e administração: os recursos utilizados para a realização das tarefas pertencem à organização, e não aos seus proprietários. • Profissionalização do funcionário: o indivíduo que ocupava um cargo na organização deveria deter toda a qualificação técnica para tal, sendo treinado para desenvolver suas tarefas. Segundo Chiavenato (2014), a teoria burocrática fez com que a racionalidade nas organizações atingisse seu grau máximo, sendo aplicável a todos os tipos de empresas e organizações, independentemente de sua natureza, tipo de operação e porte. 2.4 Teoria Estruturalista Esta teoria foi construída a partir das limitações e da rigidez do modelo burocrático, introduzindo o conceito de “sistema aberto” no estudo das organizações, tendo foco na empresa como uma complexa mistura de estruturas formais e informais. Segundo a análise dos estruturalistas, a 11 existência da mudança e da inovação gera conflitos na organização, o que é visto como um sinal positivo. 2.5 Abordagem Humanística Esta abordagem corresponde a uma fase em que o estudo da Teoria Geral da Administração (TGA) se contrapõe à rigidez e ao aspecto mecânico das teorias clássica e burocrática. Ela defende que o mais importante em uma organização são as pessoas, deixando as tarefas e a estrutura da empresa em um segundo plano. Segundo os humanistas, uma organização rígida inibe o crescimento individual e o autodesenvolvimento do funcionário, criando uma empresa marcada pela apatia e desperdiçando o potencial humano existente. Ela se desdobra em duas correntes: a Escola das Relações Humanas e a Teoria Comportamental. Como descrito por Chiavenato (2014), a Escola das Relações Humanas surgiu com uma proposta de humanização e democratização da administração, negando ou omitindo todos os conceitos apresentados pela Teoria Clássica. Por outro lado, ela introduz conceitos ligados à Psicologia e Sociologia Industriais, incluindo organização informal, motivação, comunicação, liderança, incentivos sociais, entre outros. Os principais representantes dessa corrente foram Elton Mayo e Kurt Lewin. Já a Teoria Comportamental surgiu com Herbert Simon no meio do século XX. Nessa corrente, o foco está concentrado na dinâmica organizacional, e não em sua estrutura. As companhias são vistas como sistemas de decisões, considerando que as pessoas têm que lidar com as situações que aparecem e tomar decisões em relação a elas, tratando sobre questões como motivação, liderança, comunicação, entre outras. 12 2.6 Foco na Tecnologia O desenvolvimento da computação, automação e robotização vem influenciando de forma relevante tanto a estrutura como o funcionamento das organizações, sendo uma das mais recentes áreas de estudo por parte da TGA. Várias correntes foram desenvolvidas ao longo dos últimos anos, focando como as empresas estão respondendo diante de tantas transformações. 2.7 Foco no Ambiente Nesta fase, observou-se que não bastava analisar apenas as variáveis internas à empresa (chamadas de variáveis endógenas) para compreender de forma ampla o funcionamento e a estrutura organizacional. Em grande medida, as organizações são muito influenciadas por fatores externos, que fazem com que ela se adapte e busque assumir a melhor forma possível. Segundo muitos pensadores dessa corrente, as empresas bem-sucedidas são aquelas que conseguem a adaptação mais eficiente diante das demandas do ambiente em que estão inseridas, o que inclui consumidores, clientes, fornecedores, sociedade, entre outros. 2.8 Foco nas Competências e na Competitividade Corresponde a uma das correntes mais recentes de estudo da administração, sendo reflexo direto da Era da Informação, momento em que os fluxos de informação se intensificam de forma global, alavancados pelo desenvolvimento da telefonia, da tecnologia da informação e da internet. Nessa abordagem, as organizações deixam de ser vistas como conjuntos de recursos para serem então percebidas como um conjunto de competências, dinâmicas e articuladas, que apoiam a empresa no atingimento de seus resultados. 13 É importante estudar todas essas teorias devido à possibilidade de compreender melhor como funciona a estrutura de uma organização. Notemos que cada teoria analisa uma empresa sobre um determinado enfoque ou perspectiva. Para que consigamos definir a linha de gestão de uma empresa, é necessário levar em conta essas diferentes perspectivas, sob o risco de que as decisões tomadas não tragam os resultados esperados. Assim, conhecer as diferentes teorias da administração é uma base importante para a construção das estratégias e o atingimento dos objetivos de uma companhia no curto, médio e longo prazos. 3. Administração Estratégica Como vimos ao longo dos itens anteriores, para que uma empresa possa alcançar os resultados a que se propõe, ela deve se organizar para realizar suas tarefas de forma competitiva e consistente. Nesse sentido, o desempenho e a sobrevivência da entidade dependerão cada vez mais da efetividade de sua administração. Para tanto, muitas empresas passaram a estabelecer alguns objetivos a serem atingidos (para tornar a jornada mais facilmente mensurável) e as ações que seriam realizadas para o atingimento de tais objetivos. Esses são os elementos fundamentais para o que chamamos de administração estratégica. Segundo Barney e Hesterly (2011), o processo de administração estratégica consiste no “conjunto sequencial de análises e escolhas que podem aumentar a probabilidade de uma empresa escolher uma boa estratégia, isto é, uma estratégia que gere vantagem competitiva”. Parece muito complexo? Vamos destrinchar essa afirmação de forma detalhada, para facilitar o entendimento. 14 Neste momento, devemos entender uma vantagem competitiva como a capacidade de uma empresa gerar mais valor do que seus concorrentes de uma forma sustentável, ou seja, de uma maneira que não seja facilmente imitada por seus concorrentes. Vamos imaginar que a empresa TecnoEmbalagem criou um novo processo de fabricação de sacos plásticos, que são 100% biodegradáveis (se degradamem uma semana) e possuem custo praticamente igual aos sacos plásticos tradicionais. Nesse contexto, certamente a TecnoEmbalagem terá uma vantagem competitiva, pois, quando ela oferecer esses sacos no mercado, seus concorrentes não conseguirão oferecer um produto com as mesmas características e ficarão em uma situação de desvantagem. Enquanto a concorrência não conseguir desenvolver uma tecnologia similar, a TecnoEmbalagem certamente poderá aproveitar essa vantagem competitiva, conquistando mercado e alavancando suas vendas. Por outro lado, a definição da estratégia da companhia estará relacionada com três elementos fundamentais de sua administração estratégica, relacionados a seguir: • Missão: corresponde ao propósito de longo prazo da empresa, ou seja, a sua “razão de ser”. Como exemplo, consideremos a missão da empresa Magazine Luiza (MAGAZINE LUIZA, [s.d.]): “Ser uma empresa competitiva, inovadora e ousada, que visa sempre o bem-estar comum”. • Visão: está relacionada com o objetivo de longo prazo da empresa, ou seja, onde ela deseja estar (o que ela deseja ser) daqui a alguns anos. Veja a visão definida pela Magazine Luiza (MAGAZINE LUIZA, [s.d.]): “Ser o grupo mais inovador do varejo nacional, oferecendo diversas linhas de produtos e serviços para a família brasileira. Estar presente onde, quando e como o cliente desejar, seja em 15 lojas físicas, virtuais ou online. Encantar sempre o cliente com o melhor time do varejo, um atendimento diferenciado e preços competitivos.”. • Valores: correspondem às convicções que a empresa possui com relação às atividades que desempenha. São elementos norteadores para a atuação de seus colaboradores. Observemos os valores indicados pela Magazine Luiza em seu website: 1. “Gente que Gosta de Gente: Trabalhamos de forma colaborativa, com transparência, humildade e respeito. Temos energia positiva e comemoramos resultados”. 2. “Mão na Massa: Fazemos acontecer e trabalhamos duro, sem medo de errar”. 3. “Simplicidade e Inovação: Estamos em constante aprendizado, sempre exercendo autonomia com responsabilidade”. 4. “Cliente em 1º Lugar: Colocamos o cliente no centro das decisões e temos paixão por servir”. 5. “Atitude de Dono: Fazemos mais com menos e pensamos na empresa como um todo”. Com base na missão, na visão e nos valores definidos por uma empresa, ela estabelecerá toda a sua estratégia para um determinado período, ou seja, quais serão os volumes de vendas de seus produtos, de que forma realizará novos investimentos, em quais mercados atuará, entre outras inúmeras decisões que tomará. Assim, para garantir que os objetivos definidos pela empresa em suas atividades de planejamento estratégico estejam sendo cumpridos, como a empresa pode fazer tal acompanhamento? Nesse sentido, existem inúmeras ferramentas que podem ser aplicadas e que chamamos de metodologias (ou modelos) de gestão. 16 4. Metodologias de Gestão Como visto até aqui, para que uma empresa possa realizar a gestão de suas atividades, inúmeros modelos (ferramentas) podem ser aplicados, de acordo com a área que está sendo avaliada. Segundo Van Assen, Berg e Pietersma (2010), as metodologias de gestão podem ser classificadas de diferentes formas, sendo a mais relevante do ponto de vista estratégico a classificação, que será detalhada a seguir. 4.1 Modelos estratégicos Normalmente tais modelos são importantes para avaliar e planejar o posicionamento estratégico que uma empresa deseja assumir em um determinado mercado. Tais metodologias também ajudam a responder a algumas questões estratégicas. São exemplos de modelos estratégicos: • 5 Forças de Porter É um dos mais conhecidos modelos de avaliação quanto ao nível de atratividade de um determinado setor. Pode ser utilizado para avaliar um setor em que a empresa já atua ou até mesmo no processo de prospecção de novas oportunidades de segmentos em que a empresa possa atuar. O modelo considera cinco variáveis para a realização dessa análise: 1. Novos entrantes: existem barreiras para a entrada de novos competidores nesse segmento? Quão difícil seria a entrada de um novo player? 2. Substitutos: com qual facilidade o produto (ou serviço) poderia ser substituído por outro? 17 3. Poder de barganha: qual o poder de barganha que os compradores dos produtos desse mercado têm? 4. Fornecedores: qual o nível de influência que os fornecedores exercem nesse mercado? Trata-se de um mercado com poucos fornecedores (que tem força para definir os preços) ou é um mercado com muitos fornecedores? 5. Competidores: quais as vantagens competitivas que os concorrentes possuem nesse mercado? Algum deles se destaca em termos de sua competitividade? Com base na avaliação da situação realizada a partir dessas cinco variáveis, a companhia pode definir se a permanência em um dado segmento faz sentido, assim como pode decidir pela entrada (ou não) em um novo segmento de mercado. • Análise SWOT (PFOA ou FOFA) Esta é uma metodologia que é aplicada para avaliar a situação da empresa em seu ambiente competitivo. Na análise SWOT, são avaliados: Ambiente interno No ambiente interno da corporação, são avaliados seus pontos fortes (aquilo em que ela se destaca, como o atendimento aos seus clientes) e os pontos fracos (quais as fragilidades que ela possui diante de seus concorrentes, como a ineficácia de sua área de assistência técnica). Ambiente externo Já com respeito ao ambiente externo da corporação, são avaliadas as ameaças (eventuais mudanças que podem impactar a companhia, como mudanças na legislação que restrinjam sua atuação) e as oportunidades existentes (quaisquer circunstâncias que possam alavancar o desempenho da empresa, como a redução das taxas de juros, facilitando o acesso dos consumidores ao crédito). 18 Com base nesse mapeamento dos ambientes interno e externo, a empresa pode compreender a sua real situação e definir um plano de ação para aproveitar os aspectos positivos e minimizar eventuais impactos gerados pelos aspectos negativos. 4.2 Modelos Táticos Tais modelos são utilizados para organizar os recursos, processos e indivíduos dentro de uma organização. Em geral, tratam de assuntos bastante relevantes para que uma empresa possa ser capaz de atingir seus objetivos. Um exemplo desse tipo de metodologia é apresentado a seguir: • Benchmarking Segundo Van Assen, Berg e Pietersma (2010), consiste em uma metodologia em que os processos organizacionais são comparados com as melhores práticas existentes no mercado, de forma a orientar a melhoria contínua da corporação. Basicamente, existem quatro formas de benchmarking: Benchmarking interno: compara o desempenho entre diferentes áreas dentro de uma mesma organização (exemplo: compara o nível de perdas entre diferentes fábricas de uma mesma empresa). Benchmarking competitivo: compara o desempenho alcançado pela empresa com o desempenho de seus competidores diretos. Benchmarking funcional: compara o desempenho da empresa com outras organizações do mesmo ramo de negócios, mas que não necessariamente sejam concorrentes diretos (exemplo: fábrica de sorvetes compara seus indicadores com outras empresas do ramo alimentício). 19 Benchmarking genérico: compara entre o desempenho da empresa com outras organizações de diferentes áreas de negócio, com o objetivo de estabelecer melhores práticas genéricas existentes. A comparação dos indicadores de desempenho da empresa com outras organizações é sempre muito saudável, pois incentiva as diferentes áreas a buscarem o aperfeiçoamento contínuo de seus processos, simplificando-os e aumentando sua efetividade. 4.3 Modelos Operacionais Os modelos operacionais estão normalmente relacionados com o aumento da eficiência nos processos, de forma a aperfeiçoar a execução das atividades realizadas pela empresa. Um exemplo de metodologia operacional é: • Balanced Scorecard (BSC) Segundo Van Assen, Berg e Pietersma (2010), esta metodologia foi desenvolvidapor Kaplan e Norton em 1992 como uma alternativa aos modelos de gestão centrados especificamente em indicadores financeiros. O BSC tem como objetivo a definição de metas e objetivos organizacionais baseados nos conceitos de missão e visão da companhia, tendo como preocupação uma perspectiva de longo prazo. Segundo o BSC, o desempenho empresarial é medido com base em quatro perspectivas: • Financeira: os indicadores financeiros ainda são bastante relevantes para qualquer companhia. Ter acesso a informações como o lucro líquido do exercício e o retorno sobre o investimento (ROI) permite à companhia compreender como seus negócios estão gerando recursos e se os investimentos estão alcançando os resultados esperados. 20 • Processos internos do negócio: essa perspectiva está ligada à busca da empresa em melhorar seus processos do ponto de vista operacional. Assim, são avaliados indicadores, como prazos de entrega, níveis de qualidade de produção, níveis de perdas no processo produtivo, entre outros. • Aprendizado e crescimento: sob essa perspectiva, a empresa avalia como a organização está trabalhando questões como recursos humanos, gestão do conhecimento e da inovação. Indicadores que podem ser utilizados nesse caso seriam o número de inovações propostas por funcionário, o percentual de turnover (% de funcionários que deixam a empresa por unidade de tempo), entre outros. • Clientes: nessa vertente, a empresa avalia as formas pelas quais os clientes estão sendo atendidos e qual o grau de satisfação deles diante do que está sendo oferecido pela companhia. O levantamento de indicadores relativos à satisfação e retenção dos clientes e o número de reclamações realizadas em um determinado intervalo de tempo trazem referências importantes para que a companhia avalie criticamente essa área, sempre buscando inovar e aperfeiçoar seus produtos e serviços. No BSC, a empresa define indicadores em cada uma dessas quatro áreas (em geral, durante o ciclo anual de planejamento estratégico), estabelecendo valores desejáveis a serem atingidos ao final de cada ano. Ao longo do período, a empresa monitora continuamente a evolução dos indicadores, sendo possível tomar medidas para corrigir eventuais desvios e ajustar suas ações estratégicas. Por trabalhar com áreas muito diversas, o Balanced Scorecard permite que a empresa não fique focada exclusivamente nos resultados financeiros, dando assim pouca atenção para outras áreas extremamente relevantes para que sejam atingidos os objetivos estratégicos de médio e longo prazos. 21 5. Conclusão Ao longo desta Leitura Digital, vimos como a administração se desenvolveu ao longo dos últimos séculos, aperfeiçoando de forma gradativa a maneira pela qual o gestor da empresa deve compreender a sua organização. Além disso, tivemos contato com diferentes metodologias de gestão, aplicáveis de acordo com as necessidades da organização e que permitem um gerenciamento efetivo e alinhado com as definições estratégicas da empresa. Bons estudos! Referências Bibliográficas BARNEY, Jay B.; HESTERLY, William S. Administração estratégica e vantagem competitiva. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2011. CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. Barueri: Manole, 2014. MAGAZINE LUIZA. Relações com investidores: nossa estratégia, [s.d.]. Disponível em: https://ri.magazineluiza.com.br/ShowCanal/Nossa-Estrategia?=LZKRKYC4fKjk6o PPJL7+xw==. Acesso em: 29 abr. 2020. VAN ASSEN, Marcel; BERG, Gerben van den; PIETERSMA, Paul. Modelos de Gestão: os 60 modelos que todo gestor deve conhecer. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010. https://ri.magazineluiza.com.br/ShowCanal/Nossa-Estrategia?=LZKRKYC4fKjk6oPPJL7+xw== https://ri.magazineluiza.com.br/ShowCanal/Nossa-Estrategia?=LZKRKYC4fKjk6oPPJL7+xw== 22 Introdução aos OKR Autoria: Marcello Eduardo Mônaco Leitura crítica: Ana Julia da Cunha Objetivos • Contextualizar a importância das metas como ferramenta de gestão nas organizações. • Apresentar o conceito de OKR (Objectives and Key Results), detalhando os elementos que o compõem. • Expor todas as potencialidades do uso da metodologia OKR como instrumento de desenvolvimento e inovação nas corporações. 23 1. Introdução Toda organização que busca desenvolver suas atividades em um ambiente competitivo como o atual necessita definir muito claramente as suas ações. Por meio de diferentes metodologias de gestão, como a análise SWOT, o balanced scorecard ou mesmo as análises de causa e efeito, as empresas conseguem avaliar o ambiente (interno e externo) em que atuam, definir as áreas prioritárias para suas ações e criar um conjunto de atividades a serem realizadas para que seus objetivos possam ser atingidos. Historicamente, as empresas utilizavam processos de planejamento estratégico estruturados em ciclos anuais. Como as mudanças no ambiente competitivo eram mais lentas, essa abordagem permitia que as companhias conseguissem trabalhar com planos mais estáveis, que eram menos vezes revisados e mais facilmente controlados. Entretanto, a última década trouxe o avanço da globalização e de um mundo cada vez mais digital, fundamentado na expansão da internet e da telefonia móvel. Tudo muda muito mais rápido, o que vem demandando uma revisão contínua e constante do planejamento por parte das empresas. É nesse contexto que surge o OKR, metodologia criada na Intel e que se popularizou após ser extensivamente aplicada pelo Google. 2. Evolução histórica até os OKRs O OKR é uma metodologia de acompanhamento das atividades empresariais, da mesma forma que outras metodologias existentes no mercado. Desde o período da Administração Clássica (com Taylor e Ford), as atividades realizadas pelas empresas passaram a ser analisadas, tendo sido o momento dos estudos na área de “tempos e 24 movimentos” e organização do layout das fábricas para que a máxima produtividades fosse alcançada. Com isso, os funcionários passaram a ser cobrados pelas atividades que realizavam, na comparação com a média de produtividade anteriormente medida. Segundo Mello (2019), os primeiros experimentos relacionados com metas de desempenho nas empresas foram conduzidos por Mace em 1935. Por meio desse estudo, foram levantadas algumas informações interessantes: • O atingimento de um determinado nível de desempenho dependia da existência de metas. • As metas poderiam ser atribuídas aos indivíduos, que as aceitavam bem (a não ser que a meta fosse pouco realista). • Na ausência de ações de motivação individual, caso não existissem metas, o desempenho do colaborador seria inferior. • As metas eram mais efetivas sobre o desempenho pelo prolongamento do esforço em comparação com a intensidade do esforço, ou seja, metas que exigiam grandes sacrifícios pontuais tendiam a ser menos produtivas do que metas que exigem um esforço médio por um período maior; • Para que as metas sejam eficazes, o feedback sobre o trabalho realizado pelo colaborador deve ser constante. • O dinheiro não é o único motivador dos propósitos de uma equipe. Já nos anos 1950, Peter Drucker percebeu que as metas poderiam ser uma importante ferramenta para medir o desempenho dos gestores. Com esse intuito, ele criou o Gerenciamento por Objetivos e Autocontrole (do inglês, Management by Objectives and Self Control”, ou apenas MBO). No MBO, as metas deveriam ser definidas por cada 25 unidade de negócio e validadas com a alta administração e teriam que versar sobre melhorias de produtividade e outros resultados mensuráveis da companhia. Ainda segundo Mello (2019), um trabalho derivado do MBO foi desenvolvido também no Japão, o hoshin kanri. Essa metodologia fazia parte do programa de Gestão da Qualidade Total (ou Total Quality Management, ou apenas TQM), na qual as metas (hoshins) eram desdobradas por toda a organização. Mas qual o propósito específico do uso das metas no ambiente corporativo? Inicialmente, elas eram definidas com base emdois objetivos fundamentais: • Gerencial: por meio delas, a corporação conseguiria gerar motivação e alinhamento entre os colaboradores. • Gestão da remuneração: as empresas quantificavam o desempenho dos seus funcionários com base no atingimento da meta inicialmente definida. Adicionalmente, uma outra teoria relacionada com as metas foi definida segundo Mello (2019), o Goal Setting Theory (GST). Segundo essa teoria, as metas gerariam três efeitos principais sobre os funcionários: • Foco: a definição de metas com base na estratégia da companhia ajudaria a corporação a concentrar seus esforços, seus recursos e sua energia nas ações que realmente importam. • Esforço: as metas têm o poder de energizar a força de trabalho, aumentando o nível de esforço que as pessoas aplicam em suas atividades. Aqui temos uma equação bastante complexa, pois, se as metas são agressivas demais, o esforço pode ser excessivo e levar à desmotivação de todos. 26 • Persistência: segundo a teoria, corresponde à “sustentação do esforço”, que deve ser dosado de maneira bastante responsável por parte da alta administração. Entretanto, se observarmos como a maioria das empresas aplica as metas em seu processo de gestão, notaremos que normalmente elas são definidas pela alta administração (CEO e Diretoria), sendo “cascateadas” para os níveis inferiores da corporação. Tal processo é bastante limitado, já que muitas vezes elas são difíceis de serem mensuradas e não se adequam às características de cada nível organizacional. No entanto, foi na empresa Intel que uma variação interessante dessa estrutura de metas foi desenvolvida. Trata-se do chamado iMBO (Intel MBO), no qual todos participavam da definição das metas, que deveriam ser estruturadas no formato SMART (termo do inglês que indicava que a meta deveria ser: S - Específica, M - Mensurável, A - Atingível, R - Relevante e T - Temporal). Tais metas deveriam ser definidas por área e apenas calibradas/validadas com os níveis superiores. Além disso, os funcionários eram também encorajados a definirem planos de ação para o atingimento das metas (chamados de key results). Esse modelo seria o ponto de partida para o desenvolvimento dos OKRs. 3. O que são os OKRs? John Doerr era um executivo que já havia trabalhado por muitos anos em empresas da área de tecnologia, como a Intel e a Sun Microsystems. Em 1999, ele decidiu investir em uma startup do mundo da tecnologia que possuía um lema bastante agressivo: “Organizar as informações do mundo e torná-las universalmente acessíveis e úteis”. Essa empresa era a Google. 27 Naquele momento, as pessoas envolvidas na administração da Google tinham muitas ideias e eram extremamente visionárias. Entretanto, o que lhes faltava era a experiência na gestão de uma empresa, o domínio de técnicas que permitissem à Google tomar as decisões certas nos momentos corretos. Foi com esse objetivo que John Doerr decidiu ajudar. Segundo Doerr (2019), o sistema que ele levou para ser implantado na Google era bastante simples, apesar de possuir uma imensa versatilidade. Era o chamado OKR, sigla para a expressão em inglês Objectives and Key Results, que corresponde a “Objetivos e Resultados- chave” em português. Segundo ele, o OKR é um protocolo colaborativo de metas para qualquer propósito, podendo ser aplicado por empresas, equipes ou mesmo indivíduos. Em última análise, seria “uma metodologia de gestão que ajuda a garantir que a empresa concentre esforços nas mesmas questões importantes em toda a organização” (DOERR, 2019). Vale destacar que a aplicação do OKR não resolve todos os problemas de uma companhia. Elementos como o elevado conhecimento do mercado em que atua, o bom senso e o desenvolvimento de uma liderança inspiradora e efetiva serão sempre essenciais para o sucesso de qualquer negócio. No entanto, o OKR permite uma orientação das ações da companhia na mesma direção, o que facilita e muito o trabalho de gestão, como será detalhado a seguir. Para que fique mais evidente a importância do método para a evolução da Google, vale destacar as palavras de Larry Page, um dos fundadores da companhia, no prefácio do livro de John Doerr sobre o assunto: Não tenho o costume de escrever muitos prefácios. No entanto, concordei em fazer este porque John deu ao Google um presente incrível por todos esses anos passados. Os OKRs nos ajudaram a crescer dez vezes mais. Até mais, em alguns casos. Eles ajudaram a tornar nossa missão louca de “organizar as informações do mundo” viável, talvez. Mantiveram a mim 28 e ao resto da empresa na hora certa e no caminho certo quando mais importava. E eu queria ter certeza de que as pessoas soubessem disso (DOERR, 2019, p. xi). Ainda segundo Doerr (2019), depois do sucesso alcançado pelos OKRs na Google, outras empresas de destaque também aplicaram a metodologia, tais como BMW, Disney, ExxonMobil, Spotify, LinkedIn, Dropbox, entre outras. 3.1 Elementos que compõem os OKRs Segundo Doerr (2019), a metodologia OKR é composta por dois elementos: • Objetivos: que correspondem a O QUE a empresa deseja alcançar. Dessa forma, tais objetivos deveriam ser significativos, concretos, orientados por ações e inspiradores. • Resultados-chave (KR): estabelecem COMO a empresa espera chegar aos objetivos determinados. Tais KRs devem ser verificáveis e mensuráveis. Nesse sentido, um resultado-chave é atingido ou não, inexistindo o meio termo nessa situação. A figura a seguir apresenta a estrutura de um OKR: Figura 1 – Estrutura de um Objectives and Key Results (OKR) Fonte: elaborada pelo autor. 29 Não existe uma definição fixa sobre quantos resultados-chave devem estar atrelados a um determinado objetivo. A única ressalva existente é que, se todos os resultados-chave foram atingidos, então necessariamente o objetivo foi atingido! Vejamos um exemplo de OKR definido por uma empresa fictícia do setor de alimentos: A empresa QFria apresentou queda em sua margem de lucro ao longo de 2020 e deseja elevar sua lucratividade em todas as suas áreas de vendas. Diante disso, a regional do Interior de SP definiu o seguinte OKR: • Objetivo – Elevar a lucratividade da linha de sorvetes (picolé) na região de Campinas/SP em 2021: • Resultado-chave 1: repassar um aumento real de 10% nos preços dos sorvetes (picolé) para os varejistas. • Resultado-chave 2: garantir que os custos de produção de sorvetes (picolé) em 2021 tenham variação máxima de 3% em comparação com 2020. • Resultado-chave 3: reduzir os custos logísticos e de transporte dos sorvetes (picolé) em 3%, na comparação entre 2021 e 2020. • Resultado-chave 4: garantir que o volume de vendas de sorvetes (picolé) em 2021 seja igual ao registrado em 2020. • Resultado-chave 5: manter o orçamento de ações de Marketing para 2021 igual ao que foi aplicado em 2020. Observe que, para que a QFria possa atingir seu objetivo, foram definidos quatro resultados-chave. Todos eles são numéricos e precisos. Assim, se todos forem atingidos, a companhia atingirá o seu objetivo, que é elevar a lucratividade dessa linha de produtos. Tais resultados- 30 chave nortearão as ações de diferentes áreas (como produção, compras, vendas e marketing) ao longo de 2021 para que o objetivo estratégico da empresa seja atendido. 3.2 Em quais áreas os OKRs podem ajudar? Segundo Doerr (2019), os OKRs podem ser ferramentas poderosas para qualquer empresa que deseja coordenar suas ações em uma dada direção estratégica. Em seu livro, ele indica que os quatro superpoderes dos OKRs são: 1) Foco e comprometimento É muito comum que as companhias definam objetivos a serem atingidos em um determinado período e que não fique claro para cada área em quais ações deve concentrar seus esforços. Afinal, tudo parece importante e urgente, não é mesmo? Assim, a metodologia OKR poderá ajudar a tornar tais direcionamentos mais claros em toda a organização. Inicialmente, vale destacar que a responsabilidade pelos OKRs nonível organizacional é da alta administração (ou liderança sênior da companhia). Sem o engajamento dos principais líderes da companhia, o processo não conseguirá ser implementado. Vale dizer ainda que tais líderes desempenham um papel de inspiradores dentro da companhia, pois, se nem eles acreditam no processo de metas via OKRs, os demais colaboradores não se sentirão motivados a se engajar efetivamente nesse processo. Adicionalmente, além dos líderes compreenderem efetivamente quais objetivos devem ser alcançados, é importante que percebam como tais objetivos se conectam de forma direta com a missão da empresa. Conforme expõe Doerr (2019), os colaboradores estão “sedentos por significado”, para compreender de forma efetiva como suas atividades 31 impactarão nos principais objetivos da companhia. Somente dessa forma, os funcionários estarão conectados com o desafio, aumentando o engajamento e o envolvimento de todos com as tarefas. Por outro lado, a busca apenas por objetivos de curto prazo por meio de OKRs pode impactar a longevidade da companhia, uma vez que ela pode ficar mais voltada a temas do dia a dia e esquecer de questões mais amplas ligadas ao longo prazo. Diante disso, Doerr (2019) propõe uma “cadência dupla e paralela”, composta por: • Conjunto de OKRs voltados ao curto prazo (que podem ser mensais ou trimestrais), atendendo a questões mais imediatas. • Conjunto de OKRs anuais, com uma visão de médio prazo. • Estratégias de longo prazo, que acabam funcionando como um “guia” para as ações de curto e médio prazos inicialmente definidas. Para compreender melhor essa situação, imaginemos que uma empresa de alimentos decidiu eliminar o uso de corantes artificiais na fabricação de todos os produtos de sua linha de sorvetes como parte de sua estratégia de oferecer opções cada vez menos artificiais aos seus consumidores. Nesse contexto, a estratégia “oferecer produtos cada vez menos artificiais” é a base para as ações que podem ser definidas em dois planos de OKRs: • Anual: pode prever, por exemplo, a eliminação do uso de corantes artificiais em 30% de sua produção. • Trimestral: pode prever, por exemplo, o desenvolvimento de alternativas naturais para o uso do corante vermelho e a definição 32 de linhas de produção que não usarão mais corantes artificiais após um determinado momento. Assim, o atingimento dos OKRs trimestrais impulsiona a companhia para que sejam cumpridos os OKRs anuais, os quais colaboram para que a empresa consiga atingir seus objetivos estratégicos. É importante destacar que não basta apenas definir OKRs agressivos para que os objetivos estratégicos sejam atingidos; nesse contexto, também se torna fundamental compreender como esses OKRs estão sendo cumpridos. Como exemplo, consideremos uma empresa de desenvolvimento de software (programas para computadores) que defina como um OKR para 2021 o desenvolvimento de três novos aplicativos para celulares. Se nos resultados-chave (KRs) não existir nenhuma métrica vinculada com a qualidade dos aplicativos desenvolvidos, corre-se o risco de ela atingir o objetivo por meio de aplicativos de baixa qualidade, que travam constantemente e deixam seus usuários completamente insatisfeitos. Assim, o OKR foi atingido, mas o resultado obtido não foi eficiente. Sob o ponto de vista do foco, Doerr (2019) indica que a empresa também não exagere quanto ao número de OKRs a serem acompanhados em um determinado período. Segundo ele, o número de OKRs trimestrais deve ficar entre três e cinco, de forma a permitir um adequado gerenciamento de questões efetivamente relevantes para o negócio. Quanto mais objetivos um colaborador tiver que acompanhar, menor será o seu foco no que realmente importa. 2) Alinhamento e conexão em prol do trabalho em equipe Na maior parte das empresas, as metas definidas por cada uma de suas áreas permanecem “invisíveis” para as demais. Tal situação traz uma série de consequências negativas para a companhia. Em primeiro lugar, pode ser que diferentes grupos ou áreas estejam trabalhando em um mesmo projeto/propósito, o que cria redundância e ineficiência. 33 Além disso, perde-se a oportunidade de desenvolver sinergia entre os grupos, por meio da ajuda àqueles que estão enfrentando dificuldades ou mesmo por meio do compartilhamento de boas práticas por parte daqueles que estão progredindo de forma mais rápida. Por esse motivo, Doerr (2019) defende a tese da “transparência das metas”, situação que aumenta a colaboração entre os times e aprofunda o alinhamento dos funcionários em relação aos principais objetivos da companhia. Por outro lado, uma situação que afeta de maneira importante o processo de acompanhamento de metas está relacionada com a maneira com a qual elas são estabelecidas. Na maior parte dos casos, tal definição ocorre de maneira top down, ou seja, a alta administração define suas metas, seguida pela Diretoria, pelas gerências e assim por diante, até chegar aos profissionais da linha de frente da companhia. Segundo Doerr (2019), embora em muitas situações tal processo crie um conjunto de metas consistente, existem alguns efeitos colaterais dessa abordagem: • Perda de agilidade: como todos esperam que as metas dos níveis superiores sejam estabelecidas para que possam criar as suas, o processo como um todo pode levar meses, o que, em um ambiente altamente competitivo como o atual, prejudica muito a gestão da companhia. • Falta de flexibilidade: como o processo de definição de metas é muito trabalhoso, as pessoas se tornam resistentes ao processo de revisão destas, o qual é necessário diante do ambiente dinâmico de negócios encontrado atualmente. • Colaboradores marginalizados: com essa estrutura de definição de metas “em cascata”, os colaboradores da linha de frente tendem a ser menos considerados, embora sejam aqueles que percebem mais rapidamente (e com maior clareza) as mudanças que estão acontecendo no mercado. 34 • Ligações unidimensionais: por ser mais focado no sentido vertical (da alta administração até a linha de frente da companhia), pouco acaba acontecendo em uma perspectiva horizontal (entre diferentes departamentos) no sentido de cooperação e colaboração. Na perspectiva dos OKRs, a definição dos objetivos e resultados-chave é conduzida de uma forma totalmente diferente. A partir de um conjunto de OKRs primordiais (de natureza organizacional), cada colaborador tem a liberdade de definir a maior parte de seus objetivos e praticamente a totalidade dos resultados-chave a serem perseguidos no período. Com isso, os funcionários tendem a se engajar mais com suas atividades e com o processo de gerenciamento como um todo. Vejamos o comentário de Lazslo Bock, ex-chefe de operações da Google sobre a importância do compartilhamento dos OKRs e seu processo de elaboração: Ter objetivos melhora o desempenho. No entanto, gastar horas estabelecendo metas em cascata para cima e para baixo na empresa não melhora nada...Temos uma abordagem baseada no mercado na qual, ao longo do tempo, nossos objetivos convergem para que os OKRs primordiais da empresa sejam conhecidos e os OKRs de todo mundo estejam visíveis. Equipes totalmente fora de alinhamento saltam aos olhos, e as poucas iniciativas de importância que tocam todos são fáceis de gerenciar diretamente (DOERR, 2019, p. 87) Por fim, vale destacar a importância da colaboração interdisciplinar surgida em consequência da utilização da metodologia OKR. Em um mundo de complexidade e desafios cada vez maiores, com a existência de metas visíveis para todos, é possível que uma “equipe de equipes” possa se mobilizar para atacar um problema ou desenvolver uma solução que atenda a uma oportunidade de mercado, aumentando a sinergia e a eficiência da organização. 35 3) O acompanhamento da responsabilidade Não basta implementar a metodologia dos OKRs e estabelecer os objetivos e resultados-chave necessários para coordenar as atividades dacompanhia. Mais do que isso, torna-se crucial realizar o acompanhamento dos OKRs de forma organizada e periódica para que se possa perceber se estamos efetivamente caminhando na direção dos resultados desejados. Segundo Doerr (2019), “os OKRs são organismos vivos e respiram”; sendo assim, devem ser acompanhados durante todo o seu ciclo de vida, que é composto por: • Definição: momento em que os OKRs são estabelecidos, devendo ser relevantes e alinhados com as estratégias corporativas. Para que sejam facilmente monitoráveis, as empresas vêm investindo em plataformas on-line (baseadas em dados disponíveis na nuvem) que permitam seu registro, alteração e acompanhamento a qualquer tempo e em qualquer lugar. Tal disponibilidade certamente melhora o engajamento do time com o monitoramento, já que todos podem ver seu progresso de forma praticamente instantânea. • Acompanhamento: processo em que o avanço dos colaboradores, das equipes e da organização como um todo é avaliado. Preferencialmente, tal avaliação (chamada por Doerr de check in) deveria ser realizada semanalmente. Na Google, elas devem ser pelo menos mensais, de forma a garantir o adequado seguimento das ações propostas. • Avaliação: segundo Doerr (2019), os OKRs não acabam com a conclusão do trabalho. Pelo contrário, a avaliação do processo como um todo pode trazer aprendizados para a definição de novos OKRs e apontar eventuais sinergias que possam ser exploradas nos períodos seguintes. Essa avaliação é composta por três etapas: classificação objetiva, autoavaliação subjetiva e reflexão. 36 Somente depois de seguir todos esses passos de forma organizada e consistente é que a companhia poderá ter a chance de implementar a metodologia de forma consistente e efetiva. 4) O esforço pelo surpreendente Ao atingir os resultados-chave, as companhias caminham além de suas zonas de conforto. Os funcionários percebem que podem produzir mais e contribuir de forma efetiva para o sucesso da organização, gerando engajamento e motivação da equipe. Segundo Doerr (2019), “quando metas que exigem esforço são escolhidas com sabedoria, a recompensa mais que premia o risco”. Isso foi comprovado por diversas pesquisas que relacionaram a dificuldade em se atingir as metas com os resultados efetivamente alcançados pelas pessoas. No mesmo sentido, Edwin Locke, que é considerado um dos ”pais da definição de metas estruturadas”, disse: Quanto mais difíceis são as metas, maior será o nível de desempenho... embora os indivíduos com metas muito difíceis atinjam seus objetivos com muito menos frequência do que aqueles com metas muito fáceis, os primeiros consistentemente se apresentavam em um nível de desempenho mais alto do que o segundo grupo (DOERR, 2019, p. 138). Dessa forma, segundo Doerr (2019), para que se obtenha desempenho e evolução por parte da força de trabalho, torna-se fundamental abastecer esse grupo de pessoas com desafios que as forcem a evoluir. Essa postura tira os profissionais da zona de conforto e estimula a inovação, fundamentais para quaisquer empresas que desejem competir no ambiente de negócios atual. Considerando essa dinâmica, a Google definiu dois tipos de OKRs: 37 • OKRs compromissados: são aqueles que estão vinculados às principais métricas de negócios da companhia (lançamentos de produtos, reservas, contratações e clientes). São exemplos as metas de vendas e de receita. Eles devem ser integralmente (100%) alcançados no período definido. • OKRs ambiciosos: são relacionados com ideias de maior risco, mais ligadas à visão de futuro da companhia. Eles podem surgir de qualquer âmbito (organizacional ou mesmo departamental) e têm o propósito de mobilizar toda a corporação, sendo difíceis de serem alcançados (por definição). A companhia não espera que todos eles sejam alcançados e – a taxa de sucesso média para esse tipo de OKR na Google é de 60% a 70%. Então por que definir OKRs que depois não serão alcançados? Na visão do Google, conseguir alcançar 60% a 70% dos OKRs ambiciosos é considerado um grande sucesso. Isso porque, ao realizar essas tentativas ousadas e ao expor a equipe a alguns “fracassos”, as pessoas conseguem dar vazão às suas ideias, compartilham suas opiniões para o aprimoramento do negócio e assim estimulam as ações de inovação da companhia. Tudo isso colabora com a evolução dos produtos e serviços oferecidos e sintoniza a empresa com as necessidades dos seus consumidores. 4. Conclusão Ao longo desta Leitura Digital, estudamos o conceito de OKR, suas principais características e de que maneira as organizações podem tirar proveito de sua utilização como metodologia de gestão. Considerando que a aplicação dos OKRs pode ser feita também no âmbito pessoal, podemos pensar sobre como poderia ser a aplicação da metodologia em nossas vidas. Assim, quais seriam os principais objetivos? E quais seriam os resultados-chave para cada um deles? Façamos esse exercício, 38 pois ele certamente nos ajudará a compreender melhor os conceitos trabalhados neste material. Bons estudos! Referências Bibliográficas DOERR, John. Avalie o que importa: como o Google, Bono Vox e a Fundação Gates sacudiram o mundo com os OKRs. Rio de Janeiro: Alta Books, 2019. MELLO, Francisco. S. Homem. OKRs, da Missão às Métricas: usando as OKRs para criar uma cultura de execução e inovação na sua empresa. São Paulo: Qulture, 2016-2019. SEBRAE. Saiba o que é e como implementar a metodologia OKR, 2019. Disponível em: https://m.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ artigos/artigosOrganizacao/gestao-de-metas-como-implementar-a- metodologia-okr,a67875d380a9e410VgnVCM1000003b74010aRCRD. Acesso em: 12 fev. 2020. https://m.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/artigosOrganizacao/gestao-de-metas-como-implementar-a-metodologia-okr,a67875d380a9e410VgnVCM1000003b74010aRCRD https://m.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/artigosOrganizacao/gestao-de-metas-como-implementar-a-metodologia-okr,a67875d380a9e410VgnVCM1000003b74010aRCRD https://m.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/artigosOrganizacao/gestao-de-metas-como-implementar-a-metodologia-okr,a67875d380a9e410VgnVCM1000003b74010aRCRD 39 Implantação e diminuição da resistência (fator cultural) Autoria: Marcello Eduardo Mônaco Leitura crítica: Ana Julia da Cunha Objetivos • Apresentar o conceito de CFRs (Conversa, Feedback e Reconhecimento) e o seu papel como ferramenta de engajamento dos colaboradores. • Discutir os impactos da cultura organizacional sobre a definição e o atingimento dos objetivos estratégicos. • Ressaltar a importância da aplicação da metodologia OKR em conjunto com o processo de planejamento estratégico da corporação. 40 1. Introdução Para que qualquer nova metodologia de gestão possa ser implementada, é muito importante que a companhia esteja sintonizada com essa mudança. Mais do que isso, as pessoas que fazem parte da empresa devem reconhecer essa novidade e torná-la parte do dia a dia, de forma que ela seja incorporada nas atividades diárias e no modo de pensar da corporação. Em qualquer processo de mudança, a implementação é uma das etapas mais importantes (e difíceis!) a serem realizadas. Em muitos casos, as pessoas apresentam resistência às alterações, por se sentirem em risco ou por saírem de sua zona de conforto. Além disso, toda corporação opera com base em um conjunto de valores e princípios (cultura organizacional) que deve estar alinhado com o que está sendo proposto. Nesta Leitura Digital, teremos contato com as dificuldades que podem surgir no processo de implementação dos OKRs e de que forma a cultura organizacional de uma companhia pode influenciar nesse cenário. 2. O que são CFRs e qual sua importância para os OKRs? Não basta que a empresa esteja decidida a implementar uma metodologia de gestão como os OKRs. Não é suficiente que a alta administração esteja engajada e que seja oferecido treinamento a todos os colaboradores para que as metas sejam definidascom base nas novas diretrizes. O mais importante é que a metodologia seja executada e acompanhada, sistemática e continuamente, para que o “hábito” possa ser incorporado e absorvido pelas equipes, passando a fazer parte do modus operandi (a maneira de agir) da companhia. 41 Entretanto, a forma como a maior parte das empresas faz o acompanhamento das atividades realizadas ainda se encontra vinculada aos padrões definidos no final do século XX. Baseadas em avaliações de desempenho anuais e focadas em metas que não estão necessariamente ligadas aos objetivos principais das empresas, as ferramentas de acompanhamento do avanço dos colaboradores eram bastante limitadas. Nesse contexto, em que a definição das metas havia sido “atualizada” (com a chegada dos OKRs), mas o seu acompanhamento permanecia “parado no tempo”, Doerr (2019) propôs uma nova ferramenta para que fosse possível realizar tal avaliação de progresso de forma mais consistente: surgia o conceito de CFRs. Segundo o autor, a sigla CFR corresponde às iniciais da tríade “Conversa, Feedback e Reconhecimento”, que corresponde a: • Conversa (C) Segundo Doerr (2019), Peter Drucker, um dos principais expoentes da administração moderna, foi um dos primeiros a defender a importância das conversas diretas entre supervisores e colaboradores como ferramenta de alinhamento das ações a serem tomadas. Elas correspondem à troca de ideias de forma sincera, autêntica e aberta entre gestor e colaborador, de forma a buscar a melhoria do seu desempenho. Nesse contexto, o autor encoraja as conversas individuais entre gestor e colaborador como um importante mecanismo para garantir: • Definição e reflexão sobre as metas: neste momento, o objetivo principal é garantir o alinhamento das metas do funcionário com os objetivos organizacionais. • Atualizações contínuas de progresso: por meio de check-ins (reuniões rápidas) e baseado em dados, o gestor acompanha a 42 evolução do colaborador e eles alinham eventuais soluções para problemas que tenham surgido. • Coaching bidirecional: além de proporcionar apoio aos colaboradores, as conversas também ajudam os gestores a desempenharem melhor suas atividades de coordenação do time. • Evolução de carreira: tais conversas geram maior aproximação entre gestor e subordinado, o que permite a identificação de oportunidades de crescimento, desenvolvimento de habilidades e ampliação da visão do colaborador sobre seu futuro na companhia. • Checagens de desempenho mais rápidas: por não substituírem as avaliações de desempenho tradicionalmente realizadas pela empresa, funcionam como um mecanismo de coleta de insumos sobre o que o colaborador vem realizando para o atingimento dos objetivos estratégicos da companhia. Vale destacar que os gestores, ao promoverem conversas frequentes e estruturadas com seus subordinados, tornam o trabalho destes mais focado e orientado para o que é essencial para a empresa. Além disso, os gestores passam a ser vistos como referências importantes pelos subordinados, que passam a considerá-los como verdadeiros mentores ou coaches, já que podem trazer orientações importantes para o seu desenvolvimento de carreira. • Feedback (F) Segundo Doerr (2019), a escritora Sherryl Sandberg indicou que a definição de feedback seria: “uma opinião fundamentada em observações e experiências, que nos permite saber qual impressão causamos nos outros”. De fato, o funcionário pode acreditar que está realizando um excelente trabalho, com uma performance que excede as expectativas, podendo tanto sua chefia como seus pares não pensarem da mesma maneira. Por isso, é tão importante que os colaboradores 43 recebam alguma informação sobre o trabalho que vêm realizando, pois, somente assim, eles poderão reforçar seus pontos fortes e fazer as correções necessárias nos seus pontos fracos. O feedback deve ser um processo contínuo, periódico e claro, transmitido de forma objetiva e fundamentado em exemplos. Ele pode envolver apenas o supervisor direto ou um grupo mais amplo de pessoas, de diferentes departamentos e que interagem com o colaborador (mesmo que não tenham nenhuma vinculação hierárquica com ele). Quanto mais ampla for a base de pessoas que participem dessa iniciativa, mais rico tenderá a ser o processo de feedback. • Reconhecimento (R) Segundo Doerr (2019), o reconhecimento é a ferramenta menos compreendida dentro dos CFRs. Antigamente, o reconhecimento era restrito a destacar aqueles que permaneciam por longos períodos nas empresas, como aqueles que faziam aniversários de 5, 10, 20, 30 anos na mesma companhia. Hoje, o reconhecimento deve ser focado no desempenho, nas entregas que o colaborador consegue realizar e que agregam valor efetivo para a companhia. E como se pode agregar valor para a empresa?. Pode-se agregar valor ao propor uma iniciativa que simplifique um processo, que atenda à necessidade de um cliente, que elimine um gasto desnecessário no processo produtivo. Não precisa ser uma iniciativa complexa e elaborada, basta que ela traga um efeito prático (e mensurável) para a corporação. Ainda segundo Doerr (2019), a prática do reconhecimento contínuo acaba funcionando como um “poderoso impulsionador do engajamento”, e não é muito difícil compreender por que isso acontece. Ao ser reconhecido, um colaborador sentirá que seu trabalho está fazendo diferença. Além disso, seus colegas perceberão que a empresa está atenta às contribuições que estão sendo apresentadas e desejarão serem reconhecidos também. Essa situação gera um ambiente em que 44 todos elevarão o seu grau de proatividade, buscando maior eficiência. O resultado acaba sendo positivo para todos. Doerr (2019) enumera algumas maneiras de instituir o reconhecimento nas empresas, como: • Instituir o reconhecimento entre colegas: quando as companhias incentivam que seus colaboradores reconheçam realizações de seus colegas, surge uma cultura de gratidão na corporação. • Estabelecer critérios claros: o critério para o reconhecimento que está sendo feito deve estar claro para todos, seja ele a conclusão de um projeto, o atingimento de metas corporativas ou a celebração de um contrato importante. • Compartilhar histórias de reconhecimento: utilizando-se de ferramentas de comunicação institucional (como blogs ou veículos de comunicação interna), é importante sempre buscar contar qual a história está por trás daquela realização, indicando as dificuldades enfrentadas e as soluções encontradas. Tais comunicações acabarão por inspirar outros colaboradores a enfrentarem obstáculos similares e perseguirem o atingimento do objetivo. • Tornar o reconhecimento frequente e atingível: de nada adianta fazer a sessão de reconhecimentos apenas uma vez ao ano, com base em metas absolutamente inalcançáveis. A celebração de pequenas conquistas é sempre importante, pois renova o ânimo da equipe e prepara o espírito de todos para os próximos desafios. • Vincular o reconhecimento aos objetivos e à estratégia da empresa: toda vez que ações ligadas diretamente aos objetivos estratégicos da companhia são atingidas, tal realização deve ser ressaltada pela corporação. Vale destacar que a estrutura dos OKRs facilita muito a realização de reconhecimentos como os descritos anteriormente. Com a definição 45 de metas trimestrais e o fato de elas serem visíveis para todos na companhia, acaba se tornando natural a celebração de pequenas e grandes conquistas pelas equipes. Assim, ao implementarem sistemas de avaliação das metas suportados pelos CFRs, as companhias darão mais um passo para que a implantação do modelo OKR seja possível. Mas será que apenas isso basta? Existem outras barreiras que devem ser contempladas nesse processo? Veremos tais questões a seguir. 3. A cultura e seus impactos sobre os OKRs Até aqui, estudamos como os OKRs podem ser definidos e a forma como podem ser incorporados nos processos de avaliação dos colaboradores de uma organização.Com isso, a companhia deveria conseguir estruturar suas ações de forma clara e transparente para toda a sua força de trabalho, direcionando as ações de todos para a mesma direção, alinhada com os desejos da companhia. Entretanto, como destaca Doerr (2019), tanto os OKRs como os CFRs são caminhos a serem seguidos dentro de um meio no qual a organização se encontra inserida. Esse meio é caracterizado por ele como sendo a cultura da companhia. Andy Grove, fundador da Intel e um dos precursores da metodologia OKR, percebeu precocemente a importância da cultura sobre a forma como a organização perseguirá os seus objetivos. Segundo Doerr (2019), Andy definiu a cultura de forma simplificada como sendo “um conjunto de valores e crenças, bem como a familiaridade com a forma como as coisas são feitas e devem ser feitas em uma empresa. O ponto fundamental é que uma cultura forte e positiva é absolutamente essencial”. Tomando como base a importância que a cultura tem para qualquer empresa, Grove definiu sete princípios culturais fundamentais para a Intel em 1985: 46 • Foco nas pessoas: • Valorização do comprometimento mútuo, o respeito a todos os tipos de trabalho e a busca por desafios e oportunidades. • Transparência: • Foco nos problemas existentes. • Resolução de problemas: • Abordagem simples e direta ao ponto. • Eventuais confrontos devem ser construtivos. • Resultados: • Todos os trabalhos devem ser orientados a resultados. • Desconsideração da superficialidade. • Recompensa aos sucessos por meio de feedback positivo. • Disciplina: • Gerar excelência em um ambiente complexo, altamente competitivo e exigente. • Propensão ao risco: • Característica fundamental em ambientes de alta tecnologia. • Ter pouco medo de falhar e de se expor. • Criar campeões. • Verdade e integridade 47 Vale destacar que tais valores defendidos por Grove há mais de 30 anos (na década de 1985) estão muito alinhados com o que se defende por meio da metodologia OKR: uma abordagem direta, focada nos problemas e em sua solução, transparente e capaz de gerar excelência em um ambiente de elevada complexidade. Podemos assim dizer que os valores OKR envolvem responsabilidade e engajamento, pois todos os objetivos individuais devem estar diretamente ligados com os focos estratégicos definidos pela empresa. Entretanto, alguns outros aspectos devem ser considerados nesse contexto. A cultura organizacional pode influenciar de forma determinante, tanto no alinhamento das estratégias entre todos os níveis organizacionais como na utilização da metodologia OKR para o acompanhamento de tais objetivos. Como destaca Costa (2007), a cultura está ligada à maneira como as pessoas que fazem parte da organização enxergam o mundo e a si mesmas. Muitas vezes, estabelece-se uma “maneira de fazer as coisas”, que o autor chama de paradigmas da corporação. Com isso, surgem resistências às novas ideias e ações inovadoras no ambiente de trabalho. O autor indica algumas fontes culturais de resistência: • Cultura centenária: muito comum em empresas familiares ou de tradição muito forte, elas tendem a definir políticas, práticas e crenças de forma absoluta, dificultando muito uma visão crítica e objetiva diante do futuro (e dando pouco espaço para a inovação). • Cultura de sucesso garantido no passado: correspondem às empresas que foram (ou podem continuar sendo até hoje) líderes incontestáveis de mercado e que acreditam que essa situação se manterá de forma indefinida. Porém, infelizmente, o sucesso anterior não garante os resultados futuros. Temos inúmeros exemplos de companhias que pensaram dessa forma (como a Kodak e a Olivetti) e que praticamente desapareceram do mercado. 48 Mas como fazer com que essa conexão entre OKRs e cultura seja estabelecida? Em primeiro lugar, é necessário criar engajamento nos colaboradores quanto à necessidade do uso da metodologia diante de um cenário tão competitivo como o atual. Nesse sentido, o uso dos CFRs será de fundamental importância. Por outro lado, a metodologia OKR deverá estar tão “enraizada” nas atividades realizadas pela empresa que se torna muito importante que ela já seja considerada durante os processos de planejamento estratégico da companhia. Como destaca Mello (2019), a estrutura de planejamento estratégico para uma companhia que utiliza a metodologia OKR se desdobraria como indicado na figura a seguir: Figura 1 – Estrutura do planejamento estratégico de uma companhia que utiliza a metodologia OKR Fonte: elaborada pelo autor. Vamos detalhar cada um desses elementos do processo de planejamento: • Missão: corresponde ao propósito da organização, ou seja, a razão pela qual ela existe. Ela deve ser um objetivo inspirador com o papel de alinhar toda a corporação em torno desse propósito. Vejamos, por 49 exemplo, a missão da Natura (multinacional do setor de cosméticos), apresentada em seu Relatório Anual 2018 (NATURA, 2018): “Nossa Razão de Ser é criar e comercializar produtos e serviços que promovam o bem-estar/estar bem”. Notemos que a missão da Natura está focada primeiramente em seus clientes, uma vez que está preocupada em levar o “bem-estar” e o “estar bem” a eles por meio de seus produtos. • Visão: com base na missão inicialmente definida, cria-se uma visão mais concreta a ser buscada ao longo dos próximos anos. É como a empresa quer ser no futuro e o impacto que ela deseja causar em seus clientes e na sociedade em que está inserida. No caso da Natura (NATURA, 2018), temos como visão: “A Natura, por seu comportamento empresarial, pela qualidade das relações que estabelece e por seus produtos e serviços, será uma marca de expressão mundial, identificada com a comunidade das pessoas que se comprometem com a construção de um mundo melhor através da melhor relação consigo mesmas, com o outro, com a natureza da qual fazem parte, com o todo” A partir desses marcos, a companhia deve criar um conjunto de objetivos que a permitam alcançar sua visão e que sejam mensuráveis. No caso da Natura, ela criou “diretrizes de futuro” da companhia como o “caminho” para alcançar a sua visão: • “Recuperar a preferência e o desejo pela marca”. • “Buscar maior diferenciação nas categorias-foco por meio de inovação”. • “Ampliar o poder da venda direta, melhorando a experiência de compra da consumidora e a rentabilidade da consultora”. 50 • “Expandir a presença multicanal”. • “Acelerar a transformação digital do negócio”. • “Entrar em mercados internacionais que permitam crescimento acelerado”. • “Adotar modelos inovadores de gestão e organização de pessoas, que viabilizem os negócios futuros”. Segundo Mello (2019), o próximo passo nesse processo seria a definição das estratégias que serão seguidas pela companhia, ou seja, serão definidos os focos prioritários que a empresa vai considerar para que a sua visão possa ser efetivamente atingida. Para que fique mais fácil a compreensão desse passo, vamos fazer uma analogia com o futebol: a visão de uma equipe pode ser a conquista de um campeonato ao final da temporada. Para isso, ela poderá adotar diferentes estratégias, como fazer contratações de jogadores renomados e experientes ou privilegiar os atletas das divisões de base; fazer uma preparação física especial para que os jogadores possam render mais em campo; e assim por diante. Vejamos alguns exemplos de avaliações que a companhia pode realizar nesse estágio do seu planejamento estratégico: • Competição por custo/preço ou diferenciação: corresponde aos caminhos identificados por Michael Porter quanto à proposta da companhia diante dos produtos e serviços que ela oferecerá. Em tese, ela não consegue competir com preço e se diferenciar por qualidade simultaneamente. Assim, ela deve definir qual posicionamento adotará como elemento inicial da definição da estratégia. • Geografia: a companhia precisa estabelecer em quais áreas geográficas concentrará suas atividades. Apenas localmente,51 nacionalmente ou atuará de forma internacional? Tal escolha irá guiar muitas das decisões que terão de ser tomadas posteriormente. • Portfólio de produtos e serviços: qual será o portfólio que a empresa deseja oferecer aos seus clientes? Ela manterá os produtos e serviços que proporciona atualmente ou ingressará em algum novo segmento de mercado? • Clientes: qual será o público-alvo dos produtos e serviços oferecidos pela empresa? Esse público será ampliado ou restringido nos próximos meses? Tomar essa decisão poderá impactar as estratégias de comunicação e marketing para cada uma das linhas de produto. • Crescimento orgânico ou via aquisições: ou seja, a empresa deseja crescer sua atuação no mercado com base em sua posição de mercado atual ou vai estruturar sua expansão baseada na aquisição de concorrentes? Um exemplo disso é a própria Natura, que ampliou sua presença internacionalmente por meio da aquisição de outras empresas de cosméticos, como a Aesop e a The Body Shop, e ampliou sua escala com a aquisição da concorrente Avon. Sendo assim, a companhia deverá inicialmente traduzir suas principais decisões estratégicas em uma visão estratégica, que funciona como a descrição objetiva do que a empresa deseja ser em um horizonte de tempo de cinco a dez anos. Vejamos o exemplo que será apresentado a seguir: “Imagine que você é o Diretor Presidente da empresa QFria, fabricante de sorvetes localizada na região Sul do Brasil e que definiu a seguinte visão estratégica ao de 2020: Chegamos a 2025 e nosso faturamento é de R$ 500 milhões. Hoje temos presença em todo o mercado nacional e somos líderes de mercado nas regiões Sul e Sudeste. Inauguramos nossa primeira fábrica na Argentina 52 para que ela possa abastecer os principais mercados da América Latina (Argentina, Chile, México e Colômbia). Nossa principal vantagem competitiva é a qualidade de nossos produtos, baseados apenas em matérias-primas naturais e sem corantes ou conservantes. Também conseguimos alcançar um nível de excelência na parte logística no território brasileiro, contando com quatro centros de distribuição (dois na região sudeste, um na região sul e um na região nordeste)”. Notemos que a visão estratégica corresponde à situação que a companhia deseja atingir dentro de cinco anos, mas ela não chegou lá ainda. Assim, a empresa deverá avaliar quais as principais diferenças entre a situação atual e sua visão estratégica, elaborando assim OKRs estratégicos a serem trabalhados. Com base no exemplo, poderiam ser elaborados os seguintes OKRs: Objetivo Estratégico 1 – Expansão das atividades da companhia no Brasil • Key Result 1: alcançar o faturamento de R$ 500 milhões até 2025. • Key Result 2: comercializar a marca QFria em todos as regiões do país. • Key Result 3: operar quatro centros de distribuição até o final de 2025. Objetivo Estratégico 2 – Desenvolver expansão internacional da companhia • Key Result 1: 15% do faturamento da QFria deve ser originário de vendas nos países da América Latina até 2025. • Key Result 2: a primeira fábrica da companhia fora do país deve estar em funcionamento até 2022 (na Argentina). 53 Notemos que a visão estratégica foi traduzida em objetivos estratégicos OKR, que poderão ser acompanhados e ajustados ao longo do caminho. A partir deles, a empresa deverá definir os objetivos OKR anuais, que corresponderão aos passos que serão dados para que a visão estratégica seja atingida. Vejamos um exemplo de objetivo OKR anual: Objetivo Anual 1 – Suportar o processo de expansão internacional da companhia • Key Result 1: Adquirir terreno para a implantação da fábrica na Argentina. • Key Result 2: Assinar contrato com três distribuidoras na Argentina para realizarem as vendas aos varejistas argentinos a partir de 2022. Notemos que, se a empresa cumprir o Objetivo Anual 1, ela estará caminhando no sentido de cumprir o Objetivo Estratégico 2. Assim, em última análise, estará cada vez mais próxima de realizar a sua visão estratégica. 4. Conclusão Ao longo desta Leitura Digital, aprendemos que a implementação da metodologia OKR depende de dois elementos fundamentais: a busca pelo engajamento dos colaboradores (processo em que o uso do conceito CFR pode ajudar de forma bastante importante) e a necessidade de aplicar os OKRs como pano de fundo para todo o processo de planejamento estratégico da empresa. Muitos obstáculos poderão surgir nesse processo de implementação (como o ambiente cultural), mas, se houver engajamento da alta administração e dos 54 colaboradores no uso do método, as chances de sucesso são bastante promissoras. Bons estudos! Referências Bibliográficas COSTA, Eliezer Arantes da. Gestão estratégica: da empresa que temos para a empresa que queremos. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2007. DOERR, John. Avalie o que importa: como o Google, Bono Vox e a Fundação Gates sacudiram o mundo com os OKRs. Rio de Janeiro: Alta Books, 2019. MELLO, Francisco. S. Homem. OKRs, da Missão às Métricas: usando as OKRs para criar uma cultura de execução e inovação na sua empresa. São Paulo: Qulture, 2016-2019. NATURA. Essência, 2018. Disponível em: http://wwwdlv.natura.com.br/www/a- natura/sobre-a-natura/essencia/. Acesso em: 29 abr. 2020. http://wwwdlv.natura.com.br/www/a-natura/sobre-a-natura/essencia/ http://wwwdlv.natura.com.br/www/a-natura/sobre-a-natura/essencia/ 55 Execução e Acompanhamento Autoria: Marcello Eduardo Mônaco Leitura crítica: Ana Julia da Cunha Objetivos • Contextualizar o processo de acompanhamento dos OKRs em uma corporação. • Apresentar as etapas do processo de avaliação dos OKRs, composto por classificação, autoavaliação e reflexão. • Destacar a característica contínua do uso da metodologia OKR, uma vez que sua aplicação permite a geração consistente de insights que permitirão a evolução da empresa na busca do atingimento de seus objetivos estratégicos. 56 1. Introdução Vamos imaginar que uma empresa decidiu utilizar os OKRs como metodologia de definição de objetivos e de planejamento estratégico corporativo. A alta administração se engajou nesse processo, definindo os valores básicos da companhia (como missão, visão e valores culturais), assim como os objetivos estratégicos de curto, médio e longo prazos. Em seguida, foram definidos objetivos e resultados-chave em todos os níveis da empresa, seguindo os critérios definidos pela metodologia. Diante desse cenário, o que deve ser feito? Chegou a hora de executar o planejamento baseado nos OKRs, desenvolvendo as atividades do dia a dia da empresa e fazendo avaliações periódicas sobre os resultados que vêm sendo obtidos. Tais ações correspondem ao conteúdo que veremos nesta Leitura Digital. Vamos em frente? 2. O processo de monitoramento Como destacado por Mello (2019), mais importante do que a fase de planejamento e implementação dos OKRs será a etapa de monitoramento. Isso porque será nessa fase que a empresa avaliará o andamento dos Objetivos (por meio da avaliação dos Key Results correspondentes) e poderá redefinir suas ações para que eles possam ser efetivamente atingidos. Vale dizer que, para corporações de maior porte, a existência de um sistema que permita o acompanhamento dos Objetivos e Resultados- chave é crucial, de forma que a empresa não se perca em um “oceano de metas”. Como aponta Doerr (2019), quando uma importante empresa norte-americana tentou implementar os OKRs com seus 82 mil colaboradores, eles registraram seus objetivos em arquivos do Microsoft 57 Word. Esses colaboradores geraram um arquivo de atualização a cada trimestre com sua evolução nos OKRs, o que resultou em cerca de 328 mil arquivos Word relativos a seus objetivos e resultados-chave na corporação! Ainda que eles estivessem disponíveis para que todos os funcionários na empresa, quem teria paciência (e condições) para compreender as conexões e o alinhamento entre as diferentes áreas do negócio refletidas em todos esses arquivos?Quem se encarregaria em garantir que os desalinhamentos dos OKRs com os objetivos estratégicos da companhia seriam corrigidos? No fundo, temos um exemplo de implementação que esbarra em aspectos práticos, que acabam por inviabilizar a adequada aplicação do modelo. Assim, para que a utilização da metodologia seja possível, empresas estão buscando cada vez mais programas de computador (softwares) que permitem a organização e sistematização das informações relacionadas com os OKRs, incluindo a possibilidade de acesso por meio de aplicações móveis (celulares), geração de relatórios analíticos, alertas em tempo real (sobre atrasos na criação ou atualização dos objetivos e resultados-chave) e integração com outros sistemas da empresa. Como destaca Doerr (2019), em geral as pessoas gostam de saber como estão progredindo em suas metas individuais. Um exemplo disso é o grande sucesso das pulseiras fitness, que registram informações como o número de passos dados em um dia, qualidade do sono e métricas relacionadas a atividades esportivas. Enxergar a evolução nesses parâmetros acaba por motivar os indivíduos a vencerem a preguiça e se manterem cada vez mais ativos, o que traz inúmeros benefícios para a sua saúde. O mesmo comportamento pode ser observado no ambiente de trabalho. Segundo estudos mencionados por Doerr (2019), os momentos em que os colaboradores mais progridem são aqueles em que se sentem motivados e engajados. Por esse motivo, a maior parte das plataformas de gerenciamento de metas emprega recursos visuais para 58 apresentar o progresso em relação aos objetivos e resultados-chave definidos, como é o caso dos softwares Perdoo, BetterWorks e Trello, por exemplo. Entretanto, para que esse acompanhamento seja eficiente, torna-se necessário que a revisão dos resultados-chave (chamados pela metodologia de check-ins) ocorra de forma periódica, preferencialmente em base semanal ou, no máximo, mensal. Além disso, devemos sempre ter em mente que os OKRs não são estáticos. Eles devem ser ajustados, se necessário, ao longo do período de avaliação, de forma a continuarem fazendo sentido. Segundo Doerr (2019), durante o processo de controle e avaliação dos OKRs, quatro ações são possíveis: • Continuar: se um objetivo tiver comportamento de “zona verde”, ou seja, está no rumo correto, e não apresentar nenhuma falha, não é necessário fazer nenhuma correção ou ajuste. • Atualizar: se um objetivo estiver na “zona amarela”, ou seja, aquela que requer atenção, é necessário pensar em alterações ou nos resultados-chave que respondam às mudanças que eventualmente aconteceram (como alterações no fluxo de trabalho ou no ambiente externo). Nesse sentido, é importante avaliar situações como: • O que deveria ser feito para que se retome o rumo certo para o atingimento do objetivo? • Seria necessário revisar o horizonte de tempo para o seu atingimento? • Outras iniciativas deveriam ser desconsideradas para que esta seja priorizada? 59 Tais perguntas devem ser feitas sempre considerando a relevância desse OKR para que os objetivos estratégicos da companhia possam ser atingidos. • Começar: significa adicionar um novo OKR sempre que as circunstâncias de negócios exigirem essa medida. Por exemplo, imaginemos que um surto de um vírus (como o H1N1 ou Coronavírus) possa colocar em risco o atingimento dos objetivos estratégicos da companhia; talvez essa situação requeira a adição de mais um OKR relacionado à mitigação dos efeitos dessa situação extraordinária sobre o negócio. • Parar: quando um objetivo tiver comportamento de “zona vermelha” (em risco) e já não tiver mais utilidade para a companhia, talvez a melhor solução possa ser abandoná-lo. Se o OKR relacionado com a mitigação dos efeitos do surto viral mencionado anteriormente já não tiver nenhuma importância (no caso de o surto ter sido totalmente controlado), ele pode ser abandonado pela companhia. O único cuidado que deve ser tomado é que todos os colaboradores que estavam relacionados com esse OKR devem ser adequadamente notificados. Para que o processo de acompanhamento possa ser feito de maneira adequada, a existência de um painel de resultados em tempo real pode ser de grande valia. Por meio dele, será possível compreender quais iniciativas estão sendo corretamente conduzidas e aquelas que devem ser revistas. Com base no acompanhamento e feedback contínuos, a chance de “surpresas” ao longo do caminho se torna significativamente menor. Nesse sentido, o processo de acompanhamento dos OKRs deve ser aplicado em duas dimensões: • Avaliações individuais: os OKRs devem ser examinados diversas vezes ao longo do trimestre pelos colaboradores e seus gestores. 60 Nessas discussões, os progressos devem ser relatados, os obstáculos encontrados devem ser indicados e, se necessário, os resultados-chave devem ser refinados. • Reuniões de avaliação: em paralelo aos processos individuais, as equipes e os departamentos devem avaliar o progresso alcançado com relação aos objetivos compartilhados. Nesse momento, se um determinado OKR está “fracassando” (observa-se grande dificuldade para que ele seja atingido) e ele tem relevância para o negócio, um “plano de resgate” deve ser estabelecido para que essa situação seja revertida. Nesse sentido, conforme destacado por Mello (2019), tais reuniões devem contemplar questões como: • Quais OKRs ou projetos estão off track? – ou seja, não estão apresentando resultados alinhados com o esperado. • Por que esses OKRs/projetos estão off track? • Quais ações corretivas serão tomadas ou já estão em curso para recolocar tais OKRs/projetos no caminho certo? Com relação à periodicidade do check in, na Google a frequência mínima é mensal, mas ela pode ser ainda menor, dependendo de alguns fatores, como: • Necessidades específicas do negócio em dado momento. • Diferença observada entre os resultados previstos e o que foi realmente alcançado. • Qualidade da comunicação dentro do grupo. • O tamanho e a localização dos grupos (quanto mais dispersos estiverem os componentes da equipe, eles deverão ser avaliados com maior frequência). 61 3. Etapas do processo de avaliação Para que um conjunto de OKRs possa ser adequadamente avaliado, normalmente é aplicado um processo composto por três etapas, como segue: 3.1 Classificação Durante a etapa de classificação, ocorre a discussão sobre o que foi efetivamente alcançado. Para tanto, segundo Doerr (2019), a Google utiliza um sistema de escala, como o apresentado na Figura 1. Figura 1 – Escala de classificação dos OKRs usada pela Google Fonte: elaborada pelo autor. Segundo essa escala, temos que: • Se o OKR apresenta uma classificação entre 0,7 e 1,0 (verde), considera-se que ele foi “entregue” pelo indivíduo ou pela equipe. • Se o OKR apresenta classificação entre 0,4 e 0,6 (amarelo), isso indica que houve progresso no objetivo, mas que ele ainda não foi concluído. • Se o OKR está classificado com coeficiente entre 0,0 e 0,3 (vermelho), observa-se que não foram detectados progressos reais com relação a ele. 62 Em seu livro, Doerr (2019) apresenta um exemplo de OKR definido pela Intel na década de 1980 para o seu negócio de microprocessadores e a avaliação realizada diante desse cenário. Assim: Período: 2º trimestre de 1980. Objetivo: Estabelecer o 8086 como a família de microprocessadores de 16 bits de maior desempenho. Resultados-chave: 1. Desenvolver e publicar cinco benchmarks mostrando um desempenho superior na família do 8086 (classificação obtida: 0,6). 2. Trocar a embalagem de toda a família de produtos 8086 (classificação obtida: 1,0). 3. Obter a peça de 8MHz em produção (classificação obtida: 0,0). 4. Enviar amostras do coprocessador aritmético até o dia 15 de junho (classificação obtida: 0,9). Antes de estabelecer essas classificações, a empresa refletiu sobre tudo o que conseguiu alcançar no período de análise, como descrito a seguir: • Para o item1, a Intel conseguiu publicar 3 benchmarks (diante dos 5 benchmarks desejados), indicando desempenho superior de seu processador, o que justifica a nota 0,6 atribuída, já que o resultado foi atingido apenas parcialmente. • Para o item 2, a empresa de fato trocou a embalagem de todos os processadores 8086, por isso a classificação máxima de 1,0. • Para o item 3, a produção da peça de 8MHz estava prevista para o mês de maio e isso não se confirmou, por problemas com o componente polissilício, o que explica a classificação mínima de 0,0. 63 • Por fim, para o item 4, a meta de envio de amostras do coprocessador era de 500 peças, mas 470 peças foram efetivamente enviadas; por isso, a classificação atribuída foi igual a 0,9. O mais importante a ser observado neste momento é que esta é uma avaliação de caráter objetivo, baseada em fatos e na comparação entre o que estava inicialmente planejado e o efetivamente alcançado. É necessário que ela seja acompanhada, sistemática e continuamente, para que o “hábito” possa ser incorporado e absorvido pelas equipes, passando a fazer parte do modus operandi (a maneira de agir) da companhia. De forma bastante usual, as empresas avaliam o resultado no objetivo em questão por meio da média aritmética das notas encontradas, como mostra a Figura 2: Figura 2 – Equação para cálculo da nota média de classificação dos OKRs usada pela Google Fonte: elaborada pelo autor. Para o exemplo apresentado, obteríamos o seguinte resultado: Nota média = 0,6 + 1,0 + 0,0 + 0,9 = 2,5 = 0,625 4 4 A nota obtida nessa avaliação foi bastante satisfatória, pois mostra que a equipe está no caminho certo para atingir o objetivo. Porém, indica que existem ações que precisam ser melhor desenvolvidas, como é o caso da produção da peça de 8MHz, que precisa ser priorizada. 64 3.2 Autoavaliação Entretanto, a avaliação objetiva entre o planejado e o realizado não deve ser a única fonte de informação sobre o andamento das ações realizadas pela companhia. Cabe à pessoa que definiu as metas uma segunda avaliação, de caráter subjetivo, sobre o contexto em que as metas foram (ou não) atingidas. Mas por que isso deve ser feito? Conforme aponta Doerr (2019), imaginemos que a área de atendimento ao cliente da empresa X tenha como objetivo buscar novos clientes para a empresa e que o resultado-chave individual para atingir esse objetivo seja a realização de 50 ligações telefônicas. Caso um funcionário faça apenas 40 chamadas, fechando com 8 novos clientes, esse resultado pode ser considerado pior ou melhor do que o alcançado por outro funcionário que efetivou as 50 chamadas, mas conseguiu apenas 1 novo cliente? Nesse contexto, a autoavaliação serve como uma referência a ser considerada para a atribuição das notas de classificação. Vejamos outro exemplo a seguir, expresso na Tabela 1, extraída de Doerr (2019): Tabela 1 – Variações entre classificações, derivadas do processo de autoavaliação OKR Progresso Classificação Autoavaliação Conseguir dez novos clientes 70% 0,9 Devido a uma queda no mercado, o OKR estava significativamente mais difícil de alcançar do que eu pensava. Nossos sete clientes representaram produtividade e esforços excepcionalmente bons Conseguir dez novos clientes 100% 0,7 Quando cheguei ao objetivo no prazo de apenas oito semanas no trimestre, percebi que havia estabelecido um OKR muito baixo. Fonte: adaptado de Doerr (2019). Observemos que, no segundo caso apresentado pela tabela, ainda que o colaborador tenha alcançado integralmente o resultado-chave 65 (conseguir os dez clientes), sua autoavaliação detectou que o objetivo estabelecido no OKR era muito fácil de ser atingido, o que levou à atribuição de 0,7 como sua nota de classificação. Por outro lado, no primeiro caso, o colaborador não alcançou os dez clientes estabelecidos, mas, como o contexto em que atuou era extremamente desafiador, a conquista de sete clientes permitiu que a nota de classificação atribuída a ele fosse de 0,9. Assim, a autoavaliação funciona como uma mediadora entre o indicador objetivo alcançado de progresso e o contexto no qual ele está inserido, de forma a garantir que a classificação atribuída ao key result seja a mais razoável possível diante do esforço e da dificuldade apresentada no período. Um ponto a ser destacado neste momento é a característica subjetiva do processo de autoavaliação. Com isso, muitas pessoas se classificarão de forma muito severa, enquanto outras serão muito complacentes quanto à sua performance. Nesse contexto, caberá ao líder de equipe interferir no processo, com sua maior experiência e senioridade, de forma a recalibrar as avaliações e classificações atribuídas por seu time. Vale ressaltar que, mais importante do que os valores finais de classificação atribuídos a cada resultado-chave, será a conversa com cada um dos colaboradores e o feedback oferecido sobre sua performance e os pontos de desenvolvimento detectados ao longo do processo. Nessa fase, não deve ser feito nenhum julgamento, mas sim devem ser identificados os aprendizados que deverão ser aplicados daquele momento em diante. 3.3 Reflexão Mais do que apenas executar um grande conjunto de ações em uma determinada corporação, é fundamental que os colaboradores possam aprender com o que foi realizado. Como destaca Doerr (2019), os OKRs 66 não “expiram” com a conclusão do trabalho, uma vez que a análise posterior do que foi realizado pode trazer insights de um valor incrível para a companhia. Ainda segundo Doerr (2019), a chave para garantir a satisfação dos colaboradores diante dos ciclos de aplicação da metodologia OKR seria a combinação de uma série de ações, destacadas na Figura 3: Figura 3 – Ações a serem seguidas para manter a satisfação dos colaboradores diante do uso do OKR Fonte: elaborada pelo autor. Assim, para que se possa extrair o máximo do método OKR não basta apenas executar tarefas e alcançar objetivos. Será necessário que refletir sobre aquilo que foi feito, identificar pontos que podem ser aprimorados, comemorar as vitórias e trazer renovação para o ciclo 67 seguinte. Esse é o caminho ideal para estabelecer um círculo virtuoso na aplicação e efetividade no uso da metodologia OKR. Ainda segundo Doerr (2019), algumas das questões que podem ser feitas nesse momento de reflexão seriam: • Cumpri todos os meus objetivos? Se sim, o que contribuiu de forma relevante para o meu sucesso? • Se não consegui cumprir todos os meus objetivos, quais obstáculos foram encontrados e que atrapalharam meu progresso? • Se eu pudesse reescrever uma meta alcançada integralmente, o que eu mudaria? • Qual aprendizagem eu tive nesse processo e que pode alterar minha abordagem diante dos OKRs do próximo ciclo? Segundo Mello (2019), tal reflexão pode ser registrada em um formulário simples a ser preenchido em um aplicativo de avaliação de desempenho e/ou colocada na forma de slides para ser compartilhada com toda a equipe. O crucial é que ela seja fundamentada em depoimentos honestos e reais, uma vez que eles fundamentarão uma série de reflexões e aprendizados a serem capturados a partir de todo o processo. Na verdade, ao finalizar um ciclo de OKRs, a empresa possuirá um material extremamente valioso sobre a forma como ela opera e os principais pontos de desenvolvimento que podem ser trabalhados, com o objetivo de aprimorar seus resultados. Como destaca Doerr (2019), “os resumos de um OKR são retrospectivos e, ao mesmo tempo, voltados para o futuro”. Isso porque, da mesma maneira que mostram como a empresa atuou ao fim de um trimestre ou ano, eles trazem pistas importantes para a definição de novos OKR e de alterações relevantes a serem feitas na forma de condução das atividades no 68 futuro. Certamente, este é um dos grandes legados que a metodologia traz para as empresas que o aplicam: a capacidade de estabelecer uma visão crítica sobre o trabalho realizado, os resultados alcançadose o alinhamento (ou não) aos objetivos estratégicos da companhia. Por fim, conforme descrito por Mello (2019), uma parte importante do desafio enfrentado no momento de acompanhamento dos OKRs está relacionado com a disseminação de uma cultura focada em resultados e aprendizado. Se a mentalidade de todos for orientada a esses dois elementos, as chances de sucesso da implementação da metodologia aumentarão consideravelmente. 4. Conclusão Ao longo desta Leitura Digital, observamos a importância das ações de acompanhamento no processo de implementação dos OKRs em uma dada corporação. Para isso, deve ser desenvolvido um processo coordenado, sistemático e periódico que permita que os gestores consigam avaliar como os objetivos e resultados-chave definidos com os colaboradores estão evoluindo, devendo essa avaliação ser realizada, se possível, com o apoio de programas de computador (softwares) que permitam a organização e análise de todos os dados obtidos. Nesse contexto, torna-se fundamental que sejam conduzidas avaliações individuais e em grupo, de forma a oferecer o feedback necessário aos colaboradores e garantir que os eventuais problemas detectados para o atingimento dos objetivos possam ser solucionados. Entretanto, é muito importante compreendermos que, mais do que um processo de definição de acompanhamento de objetivos por parte da companhia, a metodologia OKR é uma ferramenta para orientar a empresa a realizar as tarefas que realmente importam e que estão 69 voltadas ao atingimento dos objetivos estratégicos corporativos, desenvolvendo uma cultura voltada a resultados e ao aprendizado contínuo. Bons estudos a todos! Referências Bibliográficas DOERR, John. Avalie o que importa: como o Google, Bono Vox e a Fundação Gates sacudiram o mundo com os OKRs. Rio de Janeiro: Alta Books, 2019. MELLO, Francisco. S. Homem. OKRs, da Missão às Métricas: usando as OKRs para criar uma cultura de execução e inovação na sua empresa. São Paulo: Qulture, 2016-2019. BONS ESTUDOS! Sumário Metodologias de Gestão Objetivos 1. Introdução 2. Evolução da Teoria Geral da Administração 3. Administração Estratégica 4. Metodologias de Gestão 5. Conclusão Referências Bibliográficas Introdução aos OKR Objetivos 1. Introdução 2. Evolução histórica até os OKRs 3. O que são os OKRs? 4. Conclusão Referências Bibliográficas Implantação e diminuição da resistência (fator cultural) Objetivos 1. Introdução 2. O que são CFRs e qual sua importância para os OKRs? 3. A cultura e seus impactos sobre os OKRs 4. Conclusão Referências Bibliográficas Execução e Acompanhamento Objetivos 1. Introdução 2. O processo de monitoramento 3. Etapas do processo de avaliação 4. Conclusão Referências Bibliográficas