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Projeto Normativo CQT 5S:2019 Brisot Consultoria & Treinamento 0. Introdução Nesse início de século, reduzir os desperdícios no seu mais amplo sentido e praticar a gestão da qualidade dos processos, tornou-se imprescindível para a sustentação de qualquer organização, diante de um mercado ágil e globalizado. Em função disso, este projeto normativo foi criado para orientar as organizaçãos, na implementação de um programa básico de qualidade, fundamentado na fusão dos conceitos da filosofia japonesa do 5S com alguns dos requisitos internacionais de gestão da qualidade, boas práticas de fabricação, responsabilidade social e compliance. É intenção que o Programa 5S seja adotado na forma deste projeto normativo, porém, em alguns casos existe a necessidade de adaptações através de adição ou exclusão de certos requisitos para atender situações específicas. 0.1 Princípios de gestão da qualidade Este projeto normativo é baseado nos princípios de gestão da qualidade descritos na ABNT NBR ISO 9000. As descrições incluem a declaração de cada princípio, a justificativa do porquê o princípio é importante para a organização, alguns exemplos de benefícios associados ao princípio e exemplos de ações típicas para melhorar o desempenho da organização quando aplicar o princípio. Os princípios de gestão da qualidade são: — foco no cliente; — liderança; — engajamento das pessoas; — abordagem de processo; — melhoria; — tomada de decisão baseada em evidência; — gestão de relacionamento. 0.2 Mentalidade de risco A mentalidade de risco é essencial para se conseguir um sistema de gestão da qualidade eficaz. O conceito de mentalidade de risco estava implícito nas versões anteriores deste projeto normativo, incluindo, por exemplo, realizar ações preventivas para eliminar não conformidades potenciais, analisar quaisquer não conformidades que ocorram e tomar ação para prevenir recorrências que sejam apropriadas aos efeitos da não conformidade. Para estar conforme com os requisitos deste projeto normativo, uma organização precisa planejar e implementar ações para abordar riscos e oportunidades. A abordagem de riscos e oportunidades estabelece uma base para o aumento da eficácia do sistema de gestão da qualidade, conseguir resultados melhorados e para a prevenção de efeitos negativos. Oportunidades podem surgir como resultado de uma situação favorável ao atingimento de um resultado pretendido, por exemplo, um conjunto de circunstâncias que possibilite à organização atrair clientes, desenvolver novos produtos e serviços, reduzir desperdício ou melhorar produtividade. Ações para abordar oportunidades podem também incluir a consideração de riscos associados. Risco é o efeito da incerteza, e qualquer incerteza pode ter um efeito positivo ou negativo. Um desvio positivo proveniente de um risco pode oferecer uma oportunidade, mas nem todos os efeitos positivos de risco resultam em oportunidades. 1. Objetivo Este projeto normativo estabelece requisitos para um sistema da qualidade onde a organização deve atender as expectativas das partes interessadas por meio da efetiva aplicação do Programa 5S, incluindo processos para melhoria e gerenciamento da qualidade. Os requisitos deste projeto normativo são aplicáveis a organizações de qualquer natureza, tipo e tamanho, independente do seu contexto, da complexidade dos seus processos ou aplicabilidade de seus produtos ou serviços. 2. Referências normativas 3. Termos e definições 4. Contexto da organização 4.1 Entendendo a organização e seu contexto A organização deve determinar questões internas e externas que sejam pertinentes para o seu propósito e para seu direcionamento estratégico e que afetem sua capacidade de alcançar o(s) resultado(s) pretendido(s) em seu Programa 5S. A organização deve monitorar e analisar criticamente informação sobre essas questões internas e externas. NOTA 1 O entendimento do contexto interno da organização depende de sua missão, visão e valores, bem como do conhecimento de seus pontos fortes e fracos. NOTA 2 O entendimento do contexto externo pode ser facilitado pela consideração de questões provenientes dos ambientes legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social e econômico, tanto internacionais, quanto nacionais, regionais ou locais. 4.2 Entendendo as necessidades e expectativas de partes interessadas Devido ao seu efeito ou potencial efeito sobre a capacidade da organização para prover consistentemente produtos e serviços que atendam aos requisitos do cliente e aos requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis, a organização deve determinar: a) as partes interessadas que sejam pertinentes para o Programa 5S; b) as expectativas dessas partes interessadas que sejam pertinentes para o Programa 5S. A organização deve monitorar e analisar criticamente informação sobre essas partes interessadas e suas expectativas. 4.3 Determinando o escopo do Programa 5S A organização deve determinar os limites e a aplicabilidade do Programa 5S para estabelecer o seu escopo. Ao determinar esse escopo, a organização deve considerar: a) as questões internas e externas em 4.1; b) as expectativas das partes interessadas pertinentes referidos em 4.2; c) os produtos e serviços da organização. A organização deve aplicar todos os requisitos deste projeto normativo, se eles forem aplicáveis no escopo determinado do seu Programa 5S. O escopo do Programa 5S da organização deve estar disponível e ser mantido como informação documentada. O escopo deve declarar as áreas e fronteiras aplicáveis e prover justificativa para qualquer requisito deste projeto normativo que a organização determinar que não seja aplicável ao escopo do seu Programa 5S. A conformidade com este projeto normativo só pode ser alegada se os requisitos determinados como não aplicáveis não afetarem a capacidade ou a responsabilidade da organização de assegurar a conformidade de seu Programa 5S e a satisfação do cliente. 4.4 Programa 5S e seus processos 4.4.1 A organização deve estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um Programa 5S, incluindo os processos necessários e suas interações, de acordo com os requisitos desta Norma. A organização deve determinar os processos necessários para o Programa 5S e sua aplicação na organização, e deve: a) determinar as entradas requeridas e as saídas esperadas desses processos; b) determinar a sequência e a interação desses processos; c) abordar os riscos e oportunidades que possam impactar no Programa 5S; d) melhorar os processos e o Programa 5S. 4.4.2 Na extensão necessária, a organização deve: a) manter informação documentada para apoiar a aplicação do Programa 5S em seus processos; b) reter informação documentada para ter confiança em que o Programa 5S seja realizado conforme planejado em seus processos. 5. Liderança 5.1 Comprometimento da Alta Gestão A Alta Gestão da organização deve fornecer evidências do seu comprometimento com o Programa 5S e com a melhoria contínua de sua eficácia, mediante: a) a comunicação da importância do Programa 5S na redução do desperdício e melhoria da qualidade dos produtos e serviços na organização e para seus clientes; b) o estabelecimento de uma política de qualidade; c) a garantia de que são estabelecidos os objetivos da qualidade para o Programa 5S; d) a condução de análises críticas periódicas para acompanhar o desempenho do Programa 5S na organização; e) a garantia da disponibilidade de recursos para garantir a efetividade do Programa 5S. 5.2 Política da qualidade A Gestão da organização deve definir e divulgar sua política da qualidade, que inclua o seu comprometimento com o Programa 5S, com atendimento aos requisitos legais aplicáveis, com a redução de desperdícios e com a melhoria contínua. A políticada qualidade deve ser compreendida, implementada e mantida como informação documentada na organização e deve estar alinhada com o seu contexto (ver 4.1). 5.3 Responsabilidades e autoridades A Alta Gestão da organização deve definir e documentar a responsabilidade, a autoridade e a inter-relação do pessoal que administra e desempenha atividades relacionadas com o Programa 5S. A Alta Gestão da organização deve designar uma equipe, o qual, independentemente de suas funções e atividades, deve ter responsabilidade e autoridade para: a) garantir a implementação e manutenção do Programa 5S na organização; b) relatar o desempenho do Programa 5S à Alta Gestão da organização para ser analisado; c) assegurar que a integridade do Programa 5S seja mantido. 6. Planejamento 6.1 Ações para abordar riscos e oportunidades 6.1.1 Ao planejar o Programa 5S, a organização deve considerar as questões referidas em 4.1 e as expectativas referidas em 4.2, e determinar os riscos e oportunidades que precisam ser abordados para: a) assegurar que o Programa 5S possa alcançar seus resultados pretendidos; b) aumentar efeitos desejáveis; c) prevenir, ou reduzir, efeitos indesejáveis; d) alcançar melhoria. 6.1.2 A organização deve planejar: a) ações para abordar esses riscos e oportunidades; b) como: 1) integrar e implementar as ações nos processos do seu Programa 5S (ver 4.4); 2) avaliar a eficácia dessas ações. Ações tomadas para abordar riscos e oportunidades devem ser apropriadas ao impacto potencial sobre a garantia e conformidade do Programa 5S. NOTA 1 Opções para abordar riscos podem incluir evitar o risco, assumir o risco para perseguir uma oportunidade, eliminar a fonte de risco, mudar a probabilidade ou as consequências, compartilhar o risco ou decidir, com base em informação, reter o risco. NOTA 2 Oportunidades podem levar à adoção de novas práticas, lançamento de novos produtos, abertura de novos mercados, abordagem de novos clientes, construção de parcerias, uso de novas tecnologias e outras possibilidades desejáveis e viáveis para abordar as necessidades da organização ou de seus clientes. 6.2 Objetivos da qualidade A Gestão deve assegurar que os objetivos da qualidade para o Programa 5S são estabelecidos nas funções pertinentes da organização e que são mensuráveis e coerentes com a política da qualidade. Os objetivos da qualidade devem ser monitorados e divulgados na organização. Ao planejar como alcançar seus objetivos da qualidade para o Programa 5S, a organização deve determinar: a) o que será feito; b) b) quais recursos serão requeridos; c) c) quem será responsável; d) d) quando isso será concluído; e) e) como os resultados serão avaliados. 6.3 Planejamento de mudanças Quando a organização determina a necessidade de mudanças no Programa 5S, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática (ver 4.4. A organização deve considerar: a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências; b) a integridade do Programa 5S; c) a disponibilidade de recursos; d) a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades. 7. Apoio 7.1 Provisão de recursos A organização deve planejar, determinar e prover recursos para a implementação e manutenção do Programa 5S e melhorar continuamente a sua eficácia. 7.2 Competência As necessidades de treinamentos de pessoal devem ser identificadas e um método para providenciá-los deve ser estabelecido. Deve ser considerado que os treinamentos ou capacitação sejam proporcionados a todos os níveis profissionais dentro da organização para garantir a efetiva implementação e manutenção do Programa 5S. Deve ser dada atenção particular à seleção e treinamento do pessoal recém contratado e do pessoal transferido para novas atribuições. Informações documentadas devem ser retidas para demonstrar a efetividade das ações de treinamento ou outras ações de capacitação na organização. 7.3 Conscientização A organização deve assegurar que pessoas que realizam trabalhos sob o controle da organização estejam conscientes: a) da política da qualidade; b) dos objetivos da qualidade do Programa 5S pertinentes; c) da sua contribuição para a eficácia do Programa 5S, incluindo melhorias aplicadas; d) das implicações de não estar conforme com os requisitos do Programa 5S. 7.4 Comunicação A organização deve determinar as comunicações internas e externas pertinentes para o Programa 5S, incluindo: a) sobre o que comunicar; b) quando comunicar; c) com quem se comunicar; d) como comunicar; e) quem comunica. 7.5 Controle de informações documentadas 7.5.1 Controle de informações documentadas mantidas A organização deve estabelecer e manter controle das informações documentadas mantidas referentes ao Programa 5S. As informações documentadas mantidas devem ser analisadas e aprovadas antes de serem emitidas. Uma sistemática de controle deve ser utilizada para identificar a situação de atualização das informações documentadas. As informações documentadas devem estar disponíveis para a sua utilização e aquelas não válidas ou ultrapassadas devem ser retiradas de circulação. As informações documentadas que sofrerem alterações devem ser analisadas e aprovadas antes de serem emitidas novamente. 7.5.2 Controle de informações documentas retidas. A organização deve definir sistemática para identificar, ordenar, guardar, recuperar e reter as informações documentadas eferentes ao Programa 5S. As informações documentadas retidas devem ser legíveis e terem sua integridade preservada. As informações documentadas retidas devem servir para demonstrar a aplicação e o desempenho do Programa 5S. 8. Realização do Programa 5S 8.1 Requisitos Gerais A organização deve estabelecer e manter informação documentada que definam a forma de aplicação dos sensos de utilização, ordenação, limpeza, saúde, disciplina e responsabilidade social. 8.2 Senso de utilização O pessoal deve separar o que é necessário do desnecessário para a realização das suas atividades, colocando o mais próximo possível do local de trabalho o que é usado constantemente, colocando um pouco afastado do local de trabalho o que é usado ocasionalmente e dispondo num outro local o que raramente é usado, mais ainda é necessário. O que for considerado desnecessário deve ser descartado, podendo ser: vendido, sucateado, reciclado, doado, utilizado em outro setor ou destinado. Devem ser retidas informações documentadas das atividades de descarte (ver 7.5.2). Nota: Eliminar materiais em desuso das áreas ao redor das edificações da organização. 8.3 Senso de ordenação A organização deve definir uma sistemática de arrumação de modo que o pessoal tenha a responsabilidade de colocar e manter os materiais e equipamentos sempre de forma definida e ordenada, facilitando o acesso aos mesmos. A sistemática de ordenação deve incluir: a) separação e identificação de materiais e equipamentos individualmente ou em grupos; b) acesso facilitado para materiais e equipamentos que são mais utilizados; c) utilização da regra do “primeiro que entrar é sempre o primeiro a sair” para materiais de uso e consumo; d) adequação e identificação das áreas utilizadas para armazenamento; e) conscientização do pessoal para devolução de qualquer documento, material ou equipamento utilizado a seu local de origem após o uso; f) localização e identificação de equipamentos de proteção contra incêndio, proteção individual e primeiros socorros; g) arrumação dos armários, estantes, prateleiras, mesas e gavetas durante e após a sua utilização; h) ordenação e identificação de pastas de arquivos físicos ou eletrônicos para facilitar a sua recuperação; i) Sinalização das áreas de acesso para facilitar o fluxo de pessoas, materiais e equipamentos. Todas as atividades de melhoriana organização da organização devem ser retidas como informações documentadas (ver 7.5.2). 8.4 Senso de limpeza A organização deve definir uma sistemática de controle da limpeza de modo que o pessoal tenha a responsabilidade de manter suas áreas de trabalho e áreas de uso comum sempre limpas. O controle da limpeza deve incluir: a) fornecimento de materiais de limpeza para todo o pessoal, quando apropriado; b) manutenção da limpeza e conservação de piso, paredes, teto, vidros e cortinas; c) manutenção da limpeza e conservação dos equipamentos; d) identificação das fontes de sujeira e aplicação de ações corretivas para eliminação das mesmas (ver 10.2); e) conscientização e treinamento do pessoal para a realização das tarefas de limpeza e a responsabilidade de não sujar (ver 7.2 e 7.3); f) manutenção da limpeza e conservação dos uniformes do pessoal; g) manutenção da limpeza e conservação de armários, estantes, balcões, bancadas, arquivos, vitrines e mesas; h) definição e implementação de programa de limpeza dos banheiros, vestuários, áreas comuns e externas; i) adequação das lixeiras para cada local de trabalho; j) separação e eliminação adequada do lixo sem prejuízos ao meio ambiente; k) utilização de uma sistemática para controle da limpeza de locais importantes e de difícil acesso. Devem ser retidas informações documentadas dessas atividades (ver 7.5.2). Durante as atividades de limpeza, o pessoal deve observar atentamente os pontos de desgaste que se iniciam nos equipamentos e na edificação, notificando ao superior imediato, para tomada de ação corretiva (ver 10.2). 8.5 Senso de segurança e saúde A organização deve definir e manter como informação documentada sistemática para controle de segurança e saúde no local de trabalho. A sistemática para controle de segurança e saúde no local de trabalho deve incluir: a) adequação da quantidade e qualidade da iluminação e ventilação nos locais de trabalho; b) manutenção, conservação e proteção contra acidentes nas instalações elétricas, pneumáticas e hidráulicas; c) manutenção das condições de higiene e asseio dos banheiros, pias, lavabos e bebedouros; d) manutenção dos sanitários com assento e tampa nos vasos sanitários, cesto de lixo tampado em bom estado de conservação e papel higiênico disponível; e) conservação e atualização dos quadros de avisos e cartazes; f) adequação e fornecimento de equipamentos de proteção individual e de higiene; g) realização de exame médico admissional adequado para o pessoal e a sua renovação periódica; h) conscientização e treinamento do pessoal para utilização adequada de equipamentos de proteção individual e de higiene nas áreas de risco (ver 7.2 e 7.3); i) utilização adequada de padrões de cores na sinalização de segurança estabelecidos por normas de segurança e saúde do trabalhador Nota: NR 26 - Sinalização de Segurança no Brasil ou norma similar em outros países. j) manutenção das áreas baixas com boa drenagem de forma a não proporcionar empoçamentos e alagamentos. A sistemática para controle de segurança e saúde no local de trabalho para organizações que trabalham com manipulação de alimentos ou produtos farmacêuticos e de saúde pública deve incluir também: k) implementação de sistemas adequados para tratamento de resíduos sólidos, efluentes e poluentes atmosféricos; l) localização adequada dos sanitários e vestiários de forma a não terem contato direto com a produção e sua devida separação para ambos os sexos; m) adequação dos vestiários com armários suficientes para guardar individualmente as roupas do pessoal; n) adequação dos lavatórios com sabão e solução sanitizante para higienização das mãos, torneiras com acionamento por pedal, alavanca ou sensor fotoelétrico e toalhas de papel de boa qualidade; o) realização da limpeza das áreas de produção durante a fabricação de tal forma a não gerar pó, respingos d'água ou outro tipo de contaminação; p) conscientização e treinamento do pessoal para respeitar a segurança e não transitar com materiais estranhos nas áreas de produção durante a fabricação (ver 7.2 e 7.3); q) conscientização e treinamento do pessoal de produção para não utilizar barba, adornos, esmalte e outros objetos durante o processo produtivo e seguir a recomendação de não utilizar aparelhos celulares, não fumar, não se alimentar e não mascar chicletes, palito ou outros objetos nas áreas de trabalho (ver 7.2 e 7.3); r) conscientização e treinamento do pessoal para lavar e sanitizar as mãos antes de entrar nas áreas de produção (ver 7.2 e 7.3); s) deslocamento de funcionários que possuem curativos nas mãos para serviços que não exigem contato direto com os materiais a serem processados; t) definição, manutenção e retenção de informações documentadas para garantir o controle de pragas. 8.6 Senso de disciplina A organização deve definir e manter como informações documentadas as regras de disciplina do Programa 5S e divulgá-las para todo o pessoal. As regras de disciplina devem incluir: a) cumprimento de normas e procedimentos internos; b) não juntar coisas desnecessárias nos locais de trabalho; c) manter os materiais ordenados e planejar diariamente os serviços a serem realizados; d) evitar sujar o ambiente de trabalho e caso suje, a responsabilidade da limpeza é de quem sujou; e) manter a higiene e segurança em relação a si próprio, aos colegas, à família e à organização. Nota: As regras de disciplina podem incluir também: a prática diária dos sensos de utilização, ordenação, limpeza, segurança e saúde por 5 a 10 minutos; não fumar em locais proibidos; desligar equipamentos/iluminação não necessários; não deixar resíduos de alimentos/bebidas no local de trabalho; não deixar torneiras/registros gotejando; realização de exames médicos periódicos; caso o funcionário apresente alguma lesão, avisar o superior imediato; utilização de uniforme limpo e completo; utilização correta de crachá de identificação individual, quando adotado pela organização. 8.7 Senso de responsabilidade social A organização deve fornecer evidências do seu comprometimento com os princípios de responsabilidade social, mediante: a) a não utilização e apoio em nenhuma circunstância a utilização de mão-de-obra infantil; b) ao não envolvimento ou apoio a utilização de trabalhos forçados; c) a garantia de um ambiente de trabalho seguro e saudável; d) ao respeito ao direito dos funcionários de formarem ou se associarem a sindicatos ou órgãos representativos de sua categoria sindical; e) a não utilização de práticas disciplinares ou qualquer tipo de discriminação (raça, classe social, religião, nacionalidade, sexo, orientação sexual e deficiência); f) ao respeito a jornada de trabalho e as horas extras permissíveis para todos os funcionários, remunerando-os de acordo com o definido na legislação ou acordo coletivo. g) a multiplicação desses princípios através da comunicação e conscientização das partes interessadas: clientes, fornecedores, acionistas e comunidade. 9 Avaliação de desempenho 9.1 Monitoramento, medição, análise e avaliação 9.1.1 Análise de resultados e melhoria A organização deve determinar, coletar e analisar dados apropriados para demonstrar a adequação, eficácia e desempenho do Programa 5S e para avaliar onde melhorias contínuas podem ser realizadas. Isso deve incluir dados gerados como resultado do monitoramento e das medições do Programa 5S. 9.1.2 Avaliação da compliance com requisitos legais e outros requisitos Em intervalos planejados, a organização deve avaliar a compliance com requisitos legais e outros requisitos (ver 4.2) relativos ao seu Programa 5S. A organização deve reter informações documentadas (ver 7.5.2) sobre os resultados da avaliação da compliance e quaisquer ações tomadas. 9.2 Auditoria interna A organização deve planejar e implementar auditoriasinternas, para verificar se as atividades do Programa 5S estão sendo mantidas conforme planejado. As auditorias internas do Programa 5S devem ser executadas por pessoal independente daquele que tem responsabilidade direta área que está sendo auditada. Os resultados das auditorias internas devem ser retidos como informações documentadas e levados ao conhecimento do pessoal que tenha responsabilidade pela área auditada (ver 5.3), para tomar ações corretivas (ver 10.2), em tempo hábil, para eliminar as causas dos possíveis problemas encontradas durante a auditoria. 9.3 Análise pela Alta Gestão A Alta Gestão deve analisar criticamente o Programa 5S da organização, a intervalos planejados, para assegurar sua contínua adequação, suficiência, eficácia e alinhamento com o direcionamento estratégico da organização. Entradas de análise crítica pela Alta Gestão A análise crítica pela Alta Gestão deve ser planejada e realizada levando em consideração: a) a situação de ações provenientes de análises críticas anteriores pela direção; b) mudanças em questões externas e internas que sejam pertinentes para o Programa 5S; c) informação sobre o desempenho e a eficácia do Programa 5S, incluindo tendências relativas a: 1. retroalimentação de partes interessadas pertinentes; 2. extensão na qual os objetivos da qualidade do Programa 5S foram alcançados; 3. não conformidades e ações corretivas; 4. resultados de monitoramento e medição; 5. resultados de auditoria; d) a suficiência de recursos; e) a eficácia de ações tomadas para abordar riscos e oportunidades (ver 6.1); f) oportunidades para melhoria. Saídas de análise crítica pela Alta Gestão As saídas da análise crítica pela Alta Gestão devem incluir decisões e ações relacionadas com: a) oportunidades para melhoria; b) qualquer necessidade de mudanças no Programa 5S; c) necessidade de recurso. A organização deve reter informação documentada como evidência dos resultados de análises críticas pela Alta Gestão (ver 7.5.2). 10.1 Melhoria A organização deve determinar e selecionar oportunidades para melhoria e implementar quaisquer ações necessárias para atender expectativa das partes interessadas e requisitos do Programa 5S. Essas devem incluir: a) corrigir, prevenir ou reduzir efeitos indesejados; b) melhorar o desempenho e a eficácia do Programa 5S. 10.2 Controle de não-conformidades e ações corretivas 10.2.1 Ao ocorrer uma não conformidade, a organização deve reagir à não conformidade e, como aplicável: a) tomar ação para controlá-la e corrigi-la; b) lidar com as consequências; c) avaliar a necessidade de ação para eliminar a(s) causa(s) da não conformidade, a fim de que ela não se repita ou ocorra em outro lugar: d) analisando criticamente e analisando a não conformidade; e) determinando as causas da não conformidade; f) determinando se não conformidades similares existem, ou se poderiam potencialmente ocorrer. g) implementar qualquer ação necessária; h) analisar criticamente a eficácia de qualquer ação corretiva tomada; i) atualizar riscos e oportunidades determinados durante o planejamento, se necessário; j) realizar mudanças no sistema de gestão do Programa 5S, se necessário. Ações corretivas devem ser apropriadas aos efeitos das não conformidades encontradas. 10.2.2 A organização deve reter informação documentada como evidência: a) da natureza das não conformidades e quaisquer ações subsequentes tomadas; b) dos resultados de qualquer ação corretiva. Autor: Valério Garcia Brisot – Brisot Consultoria & Treinamento